Mauricio Bonett Brieva

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LOS SOPORTES CONTABLES

Los soportes contables son los documentos que sirven de base para registrar las
operaciones comerciales de una empresa, es por ello que se debe tener un
especial cuidado en el momento de elaborarlos
Todas las operaciones económicas que realizan las empresas deben ser
registradas en los libros de contabilidad, pero a su vez para que cada uno de estos
registros sean justificables deben soportarse con los documentos pertinentes para
cada una de ellas, es por ello que a continuación se presentan los principales
papeles comerciales y títulos valores que pueden ser utilizados en el ciclo contable,
su definición y sus principales características.

GENERALIDADES

Todos los soportes contables deben contener la siguiente información general:

Nombre o razón social de la empresa que lo emite. Nombre, número y fecha del
comprobante. Descripción del contenido del documento. Firmas de los
responsables de elaborar, revisar, aprobar y contabilizar los comprobantes. Los
principales soportes de contabilidad son:

1. Recibo de caja
El recibo de caja es un soporte de contabilidad en el cual constan los ingresos en
efectivo recaudados por la empresa, este es la constancia que se le entrega a la
persona que realiza el pago como soporte.. El original se entrega al cliente y las
copias se archivan una para el archivo consecutivo y otra para anexar al
comprobante diario de contabilidad.
El recibo de caja se contabiliza con un débito a la cuenta de caja y el crédito de
acuerdo con su contenido o concepto del pago recibido. Generalmente es un
soporte de los abonos parciales o totales de los clientes de una empresa por
conceptos diferentes de ventas al contado ya que para ellas el soporte es la factura.
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Comprobante de ingreso

Sirve de comprobante de todos los ingresos monetarios y de constancia de los

pagos recibidos. Se diligencia cuando ingresan dineros en efectivo o cheque bien
por venta o por cualquier otro concepto
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Diferencia entre comprobante de ingreso y recibo de caja general

Su diferencia es que el comprobante de ingreso es el soporte que se queda dentro

de la empresa y la contabilidad de esta, mientras que el recibo de caja general es
el que la empresa emite o da ala persona que aporta dinero a dicha empresa.

2. Recibo de consignación bancaria

Este es un comprobante que elaboran los bancos y suministran a sus clientes para
que lo diligencien al consignar. El original queda en el banco y una copia con el sello
del cajero o el timbre de la máquina registradora, sirve para la contabilidad de la
empresa que consigna.
Hay dos tipos de consignaciones, una para consignar efectivo y cheques de bancos
locales y otro para consignar remesas o cheques de otras plazas. Necesidades
varias Los soportes de contabilidad se elaboran en original y tantas copias como las
necesidades de la empresa lo exijan
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3. Comprobante de depósito y retiro de cuentas de ahorros

Las corporaciones de ahorro y crédito han diseñado unos formatos que suministran
a sus clientes, en libretas, para que sean diligenciados al depositar, o retirar dinero
de su cuenta de ahorros. Este soporte tiene dos opciones para elegir solo una;
depósitos en efectivo o cheques de bancos locales y retiro en efectivo o en cheque,
de acuerdo con la cuantía y exigencia del cliente.

4. Factura de compra-venta
La factura comercial es un soporte contable que contiene además de los datos
generales de los soportes de contabilidad, la descripción de los artículos comprados
o vendidos, los fletes e impuestos que se causen y las condiciones de pago.
Desde el punto de vista del vendedor, se denomina factura de venta y del
comprador, factura de compra. Generalmente, el original se entrega al cliente y se
elaboran dos copias, una para el archivo consecutivo y otra para anexar al
comprobante diario de la contabilidad.
La factura se debe expedir con los siguientes requisitos: Estar denominada
expresamente como factura de venta. (Pre impreso). Numeración en orden
consecutivo. (Pre impreso). Apellidos y nombre o razón social y NIT del vendedor o
de quien preste el servicio. (Pre impreso). Apellidos y nombre o razón social del
adquiriente los bienes o servicios. Fecha de expedición. Descripción específica o
genérica de los artículos vendidos o servicios prestados. El nombre o razón social
y NIT del impresor de la factura. (Pre impreso). Indicar la calidad de retenedor del
impuesto sobre las ventas.

Art. 617. Requisitos de la factura de venta.

Para efectos tributarios, la expedición de factura a que se refiere el artículo 615
consiste en entregar el original de la misma, con el lleno de los siguientes requisitos:
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a. Estar denominada expresamente como factura de venta.

b. Apellidos y nombre o razón y NIT del vendedor o de quien presta el servicio.
c. *Modificado* Apellidos y nombre o razón social y NIT del adquirente de los
bienes o servicios, junto con la discriminación del IVA pagado.
d. Llevar un número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de
facturas de venta.
e. Fecha de su expedición.
f. Descripción específica o genérica de los artículos vendidos o servicios
prestados.
g. Valor total de la operación.
h. El nombre o razón social y el NIT del impresor de la factura.
i. Indicar la calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas.
j. *- Declarado Inexequible Corte Constitucional-
Al momento de la expedición de la factura los requisitos de los literales a), b), d) y
h), deberán estar previamente impresos a través de medios litográficos, tipográficos
o de técnicas industriales de carácter similar. Cuando el contribuyente utilice un
sistema de facturación por computador o máquinas registradoras, con la impresión
efectuada por tales medios se entienden cumplidos los requisitos de impresión
previa. El sistema de facturación deberá numerar en forma consecutiva las facturas
y se deberán proveer los medios necesarios para su verificación y auditoría.
PAR. En el caso de las Empresas que venden tiquetes de transporte no será
obligatorio entregar el original de la factura. Al efecto, será suficiente entregar copia
de la misma.
PAR 2. ** Adicionado- Para el caso de facturación por máquinas registradoras será
admisible la utilización de numeración diaria o periódica, siempre y cuando
corresponda a un sistema consecutivo que permita individualizar y distinguir de
manera inequívoca cada operación facturada, ya sea mediante prefijos numéricos,
alfabéticos o alfanuméricos o mecanismos similares.
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5. Cheque

Es un título valor por medio del cual una persona llamada girador (quien posee una
cuenta corriente bancaria) ordena a un banco llamado girado, que pague una
determinada suma de dinero a la orden de un tercero llamado beneficiario.

Librador o Girador: Es la persona que emite el cheque y ordena su pago al banco.

Librado o Girado: Es el banco o entidad de crédito a la que se le ordena pagar el
cheque con los fondos que el librador tiene.
Tenedor, Tomador o Beneficiario: Es la persona que posee el cheque (tomador
es el primer tenedor).Como queda dicho el cheque es una orden de pago, no una
promesa de pago como el caso del pagaré; entonces se deduce que debe
ejecutarse por el banco a la presentación del documento con las modalidades
particulares establecidas para cada tipo de cheque.
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Contenido del cheque

Los componentes esenciales que debe presentar todo título valor denominado
cheque son los siguientes:

 El nombre de quien ha de pagar el cheque a su presentación, que

necesariamente ha de ser un banco o entidad de crédito.
 Lugar de pago.
 Fecha de emisión del cheque.
 Un espacio en blanco precedido del signo “$” en donde se registra el valor
del cheque en números.
 La indicación “PÁGUESE A” o “PÁGUESE A LA ORDEN DE”, en donde va
el nombre del beneficiario del cheque.
 La orden incondicional de pagar una determinada suma de dinero implícita
en la formula “LA SUMA DE”, delante de la cual se registra el valor del cheque
en letras.
 Firma del que expide el cheque. La firma ha de ser de puño y letra no
admitiéndose impresa o estampada.
 En caso de que el Girador sea una empresa legalmente constituida, la firma
deberá estar acompañada por los respectivos sellos debidamente
registrados con anterioridad en el banco, ya que la falta de alguno de ellos
dará origen al no pago del cheque. Cuando se presente la cláusula “Y/O”,
que tantas veces se ha utilizado en los Títulos valores, es inadmisible que la
entidad bancaria alegue contradicción, inconveniencia o duda, pues al
hacerse efectivo el derecho incorporado a uno de los beneficiarios
automáticamente se excluye a los demás.

Negociabilidad

La negociabilidad de los cheques podrá limitarse insertando en ellos una cláusula que
así lo indique. Dependiendo de la cláusula que se inserte podemos hablar de dos
clases de restricciones: absoluta y relativa.

La restricción absoluta se presenta cuando el cheque lleva la cláusula “NO

NEGOCIABLE”, evento en el cual, además de no poderse negociar, su tenedor
legitimo solo podrá cobrarlo por conducto de un banco y no por ventanilla.

La restricción relativa ocurre con los cheques que tienen inserta la leyenda
“PÁGUESE ÚNICAMENTE AL PRIMER BENEFICIARIO”, la cual solo afecta a la
negociabilidad misma del cheque y no la presentación y forma de cobro, es decir, el
beneficiario no puede negociarlo y solo él puede cobrarlo, pero lo puede hacer bien
en forma directa presentándolo en la ventanilla o bien por conducto de un banco.
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Presentación y pago

El cheque siempre será pagadero a la vista, por lo tanto cualquier anotación que
determine lo contrario se omitirá. Aquellos cheques posdatados y presentados al
cobro antes del día indicado como fecha de emisión serán pagaderos el día de su
presentación.

El tenedor o beneficiario de un cheque debe presentarlo al cabo de los siguientes

plazos contados a partir de la fecha de emisión:

Dentro de los quince días a partir de su fecha, si fueren pagaderos en el mismo lugar
de su expedición.
Dentro de un mes, si fueren pagaderos en el mismo país de su expedición, pero en
lugar distinto al de esta.
Dentro de tres meses, si fueren expedidos en un país latinoamericano y pagaderos en
algún otro país de América Latina
Dentro de cuatro meses, si fueron expedidos en algún país latinoamericano para ser
pagados fuera de América Latina.

La orden de no pagar un cheque no tiene efecto dentro del plazo de presentación

salvo por robo o extravió del mismo.

El librador de un cheque presentado en tiempo y no pagado por su culpa abonara al

tenedor, como sanción, el 20% del importe del cheque, sin perjuicio de que dicho
tenedor persiga por las vías comunes la indemnización de los daños que le ocasione.

Cuando sin causa justa se niegue el librado a pagar un cheque o no haga el

ofrecimiento de pago parcial, pagara al librador, a un título de sanción, una suma
equivalente al 20% del importe del cheque o del saldo disponible.

Clases de cheques

Al portador

Son los cheques que llevan escrita la indicación al portador y se caracterizan por que
deben pagarse solo a la persona que lo presente al cobro.

Nominativo
Son aquellos que van destinados a una persona determinada con o sin la cláusula a
la orden. Estos cheques se han de pagar a la persona física o jurídica que los presente
al cobro.

Cheques especiales
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Cheque cruzado
El cheque cruzado es aquel que el librador atraviesa por dos líneas paralelas y
diagonales en el anverso.

Cheque para abono en cuenta

Es aquel que lleva insertada la leyenda “PARA ABONO EN CUENTA” u otra

equivalente como “PARA CONSIGNAR EN CUENTA”. Se utiliza para prohibir que el
cheque sea pagado en efectivo.

Cheque de gerencia
Es el cheque expedido por el banco a cargo de sus propias dependencias.

Cheque Certificado o Conformado

Es aquel en el que el banco librado ha manifestado que todos los datos reseñados
son conformes y que en ese momento puede ser satisfecho, es decir, garantiza la
firma y la existencia de fondos para su pago.
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6. Comprobante de Egresos
Llamado también orden de pago o comprobante de egreso, es un soporte de
contabilidad que respalda el pago de una determinada cantidad de dinero por medio
de un cheque. Generalmente, en la empresa se elabora por duplicado, el original
para anexar al comprobante diario de contabilidad y la copia para el archivo
consecutivo.
Para mayor control en el comprobante de pago queda copia del cheque, ya que el
titulo valor se entrega al beneficiario. Los soportes contables deben asentarse en
forma ordenada y resumida, expresando claramente las transacciones que
diariamente se realizan en una empresa.
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7. Letra de cambio

Este documento negociable o título valor es una orden incondicional de pago que
da una persona llamada “girador” a otra llamada “girado”, para que pague a la
orden o al portador, cierta suma de dinero, a la vista o en una fecha determinada.
En el comercio se utiliza la letra de cambio como garantía de pago en compras y
ventas a crédito. El vendedor hace firmar letras de cambio a sus clientes y se
denominan letras por cobrar; el comprador acepta las letras a sus proveedores y
se llaman letras por pagar.

8. Pagaré
Es un título valor mediante el cual una persona se obliga a pagar cierta cantidad de
dinero en una fecha determinada. Este documento se utiliza para respaldar los
créditos bancarios.
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9. Nota Débito

Es un comprobante que utiliza la empresa para cargar en la cuenta de sus clientes,

un mayor valor por concepto de omisión o error en la liquidación de facturas y los
intereses causados por financiación o por mora en el pago de sus obligaciones.

10. Nota Crédito

Cuando la empresa concede descuentos y rebajas que no estén liquidados en la
factura o cuando los clientes hacen devoluciones totales o parciales de las
mercancías, para su contabilización se utiliza un comprobante llamado nota crédito.
Este comprobante se prepara en original y dos copias; el original para el cliente, una
copia para el archivo consecutivo y otra para anexar al comprobante diario de
contabilidad.
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11. Recibo de caja menor

El recibo de caja menor es un soporte de los gastos pagados en efectivo, por
cuantías mínimas que no requieren el giro de un cheque, para ello se establece un
fondo denominado caja menor.
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DOCUMENTOS NO CONTABLES

Estos son llamados documentos informativos, porque solo son para información
únicamente de la empresa y no sirven como soporte para reclamar o afirmar un
compromiso u obligación comercial.

REMISION

Una nota de remisión es un tipo de documento que se utiliza cuando existe una
relación de compra entre dos partes, y se extiende a la hora en la que una de las
partes hace entrega de artículos o productos a la otra. Es importante destacar que
no tiene el mismo valor que una factura, si no que actúa como un comprobante de
que los artículos han sido entregados por una parte y recibidos por la otra. Es un
documento que sirve para realizar verificaciones y no posee valor tributario alguno.
De hecho, sólo puede tener validez cuando la parte que recibe la mercadería firma
en conformidad dicha nota que extiende la parte que entrega.

ENTRADA Y SALIDA DEL ALMACEN

Entrada de almacén: Se utiliza para registrar los ingresos de la mercancía del

almacén.
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Salida del almacén: Documento indispensable para el registro de salida de

mercancías del almacén.
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COTIZACIÓN

Una vez los distintos dptos. Hacen entregan al dpto. de compras las requisiciones
con todo aquellos que necesitan el dpto. de compras procede a solicitar cotizaciones
a sus proveedores. La cotización es un documento que contiene información
suministrada por un vendedor a solicitud de un cliente referente a los artículos o
servicios que se ofrecen en venta, así como las condiciones bajo las cuales se
plantea la negociación; el objetivo de esta es la de facilitar al cliente la toma de
decisiones acerca de la mejor opción por esta razón se debe realizar varias
cotizaciones antes de realizar un negocio.
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Requisición

Este documento es utilizado para solicitar materiales, insumos, productos o

servicios que se necesiten dentro de la organización. Este es un documento interno,
que se da entre los distintos dpto. de la empresa y el dpto. de compras.
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Pedido

Este documento es elaborado por el vendedor en atención a lo solicitado por el

comprador, en caso de existir una orden de compra el pedido deberá contener
exactamente lo solicitado en esta.

Orden de Compra

Es el documento que emite el comprador para pedir mercancía al vendedor,

indicando la cantidad, detalle, precio y condicione de pago entre otros.
Participan en esta:
VENDEDOR: Es quien suministra o provee al comprador de la mercancía que se
solicita.
COMPRADOR: Es quien solicita la mercancía al vendedor.

Requisitos:
Lugar y fecha de emisión
Nombre y numero de orden del comprobante
Nombre y domicilio del comprador y vendedor
Detalle de la mercancía solicitada
Firma del comprador o encargado de las compras
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Datos de la empresa que imprime el documento, habilitación municipal, fecha de

impresión y numeración de los documentos impresos
Debe aclararse que es documento no valido como factura ante ningún acto de
compra, su emisión será de la siguiente manera:

El documento original es para el vendedor

El primer duplicado es para el comprador
El segundo duplicado es para archivo

Importancia
Al comprador le sirve como constancia de la mercancía solicitada
Al vendedor le sirve para preparar el pedido y dar curso a la facturación en caso
de ser aceptada.

12. Comprobante diario de contabilidad

Es un documento que debe elaborarse previamente al registro de cualquier
operación y en el cual se indica el número, fecha, origen, descripción y cuantía de
la operación, así como las cuentas afectadas con el asiento. A cada comprobante
se le anexan los documentos y soportes que lo justifiquen.

Procedimiento contable Clasificación:

Análisis y codificación de los soportes Elaboración de asientos en borrador
Preparación del comprobante diario de contabilidad.
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Los documentos comerciales son todos los comprobantes extendidos por escrito en
los que se deja constancia de las operaciones que se realizan en la actividad
mercantil, de acuerdo con los usos y costumbres generalizadas y las disposiciones
de la ley. Estos son de vital importancia para mantener un apropiado control de
todas las acciones que se realizan en una compañía o empresas.
Su misión es importante ya que en ellos queda precisada la relación jurídica entre
las partes que intervienen en una determinada operación. También ayudan a
demostrar la realización de alguna acción comercial y por ende son el elemento
fundamental para la contabilización de tales acciones.
Finalmente estos documentos permiten controlar las operaciones practicadas por la
empresa o el comerciante y la comprobación de los asientos de contabilidad.
La misión que cumplen los documentos comerciales es de suma importancia,
conforme surge de lo siguiente:

 En ellos queda precisada la relación jurídica entre las partes que

intervienen en una determinada operación, o sea sus derechos y
obligaciones.
 Por lo tanto, constituyen un medio de prueba para demostrar la
realización de los actos de comercio
 Constituyen también el elemento fundamental para la contabilización de
dichas operaciones.
 Permiten el control de las operaciones practicadas por la empresa o el
comerciante y la comprobación de los asientos de contabilidad.

Utilidad:
 Son una constancia de las operaciones realizadas.
 Constituyen la base del registro contable de las operaciones realizadas.

Clasificación:
 Externos
 Internos De uso interno

De uso externo
Los comprobantes externos son aquellos emitidos fuera de la empresa y luego
recibidos y conservados en la empresa. Ej.: facturas de compras, recibos de pagos
efectuados, etc.
Los comprobantes internos son los documentos emitidos en la empresa que pueden
entregarse a terceros o circular en la misma empresa. Ej.: facturas de ventas,
recibos por cobranzas, presupuestos, vales.
Por otra parte, no solamente se registran los documentos comerciales: los
instrumentos públicos (escrituras, hipotecas) y privados (contratos de
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arrendamiento, depósito) y cualquier comprobante que sea respaldo de una

registración contable, es fuente de información (planillas de sueldos, informes).

Obligados a emitir documentos comerciales:

 Quienes comercializan cosas muebles.
 Quienes comercializan o prestan servicios.
 Quienes se dedican a la locación de bienes.
Conservación:
Los documentos comerciales deben ser conservados por diez años contados
desde la fecha de emisión del documento