INFORME DEL EVENTO

Presentado por:

Tecnólogo de Gestión Empresarial

Id de ficha:

2379350

Presentado a:

Taylor Pover Vargas

CENTRO DE GESTIÓN Y DESARROLLO SOSTENIBLE SURCOLOMBIANO

SENA

PITALITO-HUILA

2022
COMPETENCIA

 Organizar eventos que promuevan las relaciones empresariales, teniendo en cuenta el

objeto social de la empresa.

RESULTADOS DE APRENDIZAJE

o Divulgar el evento teniendo en cuenta el medio, el protocolo y las normas de la

organización.

INTRODUCCIÓN

En el siguiente informe se presenta la realización del evento académico con el objetivo de la

graduación de los aprendices del tecnólogo Gestión Administrativa con ID de ficha 2322384, el día
martes 06 de septiembre de 2022, teniendo en cuenta los diferentes comités seleccionados para
intervenir y ayudar en el desarrollo del evento. Además, se brinda información de los procesos y
pasos que se implementaron en cada etapa de lo proyectado en el evento y las funciones de cada
comité.

Funciones de cada comité.

1. Comité organizador: es el comité que llevara a cabo la apertura del evento,

además estará al mando de la coordinación de todo el evento, por otro lado
estará pendiente de todo lo que se lleve a cabo dentro de los diferentes comités.
2. Comité financiero: es el comité que llevara a cabo las cuentas financieras del
presupuesto del todo el evento, de las cosas comprada para la realización de
dicho evento.
3. Comité logístico: El comité de logística se encargó de brindar apoyo a lo largo de
la realización del evento cómo en la adaptación del establecimiento que es la
decoración de los graduados y sus detalles para cada uno de ellos, en el arreglo de
silletería y mesas, también en la organización y verificación de equipos
audiovisuales, banderas y en el arreglo de comidas y bebidas. Ayudaron a
supervisar y controlar todos los pasos del evento.
a. subcomité de recepción y registro: El subcomité de recepción y registro
se encontraran dando la bienvenida todos los invitados que asisten al
evento, desde su llegada se llevara un registro, con el fin de solo dejar
entrar al evento a las personas que fueron invitadas, luego de hacer el
registro de la asistencia de la persona, se hará un acompañamiento con
el fin de guiar a la persona a su lugar correspondiente, debido a esto
existen dos personas de recepción y registro para tener así una mejor
organización. Esta actividad de recepción y de registro tendrá una
 duración de 1:30 pm a 1:40 es el tiempo estimado de llegada de los
invitados.
b. subcomité de alimentos y bebidas: se encargó de suministrar los
alimentos y bebidas en el evento académico.
Las aprendices Johana Samboni y Yésica Gabriela se encargaron de la
debida entrega de los alimentos en los horarios establecidos por el
comité organizar cumpliendo así con todas las medidas higiénicas.
c. subcomité de seguridad y bioseguridad:
Seguridad:
Revisión a invitados que no tengan armas corto punzantes u armas de
fuego que puedan afectar la seguridad del evento, seguido de eso hacer
revisión dentro del evento para que cumplan con los estándares de
bioseguridad.

Bioseguridad:
Brindarles alcohol al entrar al evento, seguido de esto si la persona no
tiene su respectivo tapaboca se le dará uno para así cumplir con los
estándares de bioseguridad. Una vez ya comenzado el evento supervisar
que las personas no se quiten los tapabocas porque son de uso
obligatorio en lugares cerrados seguido de esto prevenir algún patógeno
y su contagio.
4. comité de comunicación: es el comité que llevara a cabo el protocolo y funcionara
como intermediario en cada punto o actividad dentro del evento.

Funciones de cada respectivo aprendiz

Comité organizador

 Luz Solania Ruiz Chaux: se encargó de establecer un lugar adecuado para llevar a cabo la
realización del evento y, por ende, asumir la responsabilidad de lograr el permiso del sitio.
Además, Se establecieron diferentes comités para que se encargarán de objetivos
específicos, teniendo en cuenta su rol para llevar a cabo el cumplimiento de las metas
fijadas.
 Erika Yurley Ariza Pérez: se encargó de establecer un lugar adecuado para llevar a cabo
la realización del evento y, por ende, asumir la responsabilidad de lograr el permiso del
sitio. Además, Se establecieron diferentes comités para que se encargarán de objetivos
específicos, teniendo en cuenta su rol para llevar a cabo el cumplimiento de las metas
fijadas.
 Comité financiero

 Jhonatan Felipe Quisoboni Quintero: se encargaron de realizar una cuota de

presupuesto para llevar a cabo las herramientas que se necesitaran en el evento,
además llevaron todas las finanzas de gastos en el evento.

Comité de logístico

 Ingrid Anyury Lopez Astudillo: El día 06/09/2022 mi rol es grabar cada actividad
del evento que se realizó desde las horas 01:30 Pm hasta las 06:00 pm.
 Yudy Ximena Peralta Lopez: En la realización del evento estuve encargada de
indicarle a todos los invitados y llevarlos a sus respectivos puestos, esto se
planeó y se hizo con el fin de tener una buena organización y mejor
desempeño durante la realización de este mismo.
 Ludy Ximena García Sánchez: : en el evento académico mi principal función era
tomar las fotos de los graduados y en general de toda la organización del evento. A
cada comité en la hora de organización les tome la foto para ver todo el progreso que
tuvo el evento. El evento dio apertura a la 1:30 pm en el cual en la entrada tome una
foto a la recepción, otra foto en la que tome fue el guardia haciendo su debido
proceso de revisión, en bioseguridad tome otra foto de cómo se hacia la desinfección
de zapatos de los invitados. los graduandos pasaron a recibir su diploma el cual les
tome foto con el coordinador y director del Sena con sus medallas por mérito, al
finalizar los graduados pidieron las fotos con sus madres, lo cual se las tome en donde
se había organizado con bombas y el letrero de mi graduación. También según el
protocolo había foto recibiendo su detalle, el cual las encargadas de dar este detalle se
los daban a las graduadas y yo estaba ahí para tomar su respectiva foto. A la hora de
pasar a escoger su snack tome una foto de cómo se repartían los alimentos y como
cada comité pasaba a recibirlo.
 Marlen Sofia Sabi Cuellar: Recibir a los padres y aprendices, momento antes de
que sé de inicio al acto protocolario, el cual inicia a la 1:30 Pm, para acomodar
a cada uno de los asistentes se tendrán 10 minutos predeterminados para
continuar según lo planeado, indicando cuál es el lugar en el que va ubicando
cada uno de los asistentes a este, supervisar recepción y registro, para prevenir
y solucionar cualquier inconveniente que pueda surgir.
 Maritza Carrillo Ibarra: Durante la organización del evento, nos encargamos de
verificar que funcionará a la perfección el sonido, probamos el micrófono y
ensayamos lo que era la conexión vía bluetooth, adecuamos el espacio donde
iba conectado el sonido y estuvimos pendientes por si llegaba a ocurrir
 cualquier imprevisto, al final del evento nos encargamos de recoger todo,
cables y demás implementos, colocándolos en su sitio correspondiente.
 Karol Juliana Agudelo Hernández: Durante la organización del evento, nos
encargamos de verificar que funcionará a la perfección el sonido, probamos el
micrófono y ensayamos lo que era la conexión vía bluetooth, adecuamos el
espacio donde iba conectado el sonido y estuvimos pendientes por si llegaba a
ocurrir cualquier imprevisto, al final del evento nos encargamos de recoger
todo, cables y demás implementos, colocándolos en su sitio correspondiente.

subcomité de recepción y registro

 German Humberto Munar Gaviria: todo el cronograma que se tenía planeado se

cumplió de la mejor manera, al inicio del evento se dio la bienvenida a los
invitados, luego se procedió a verificar en la lista de asistencia si la persona era un
invitado, después de corroborar que si se encontraba se resaltaba el nombre del
invitado y se procedía a pedir la firma de la persona para tener el registro de su
asistencia. A continuación, se procedía a dirigir a las personas a sus puestos
correspondientes con el acompañamiento de los acomodadores. Esta actividad
inició a la 1:30 pm. Y finalizó a la 1:40 pm. Luego de esto recepción y registro
estuvo en su lugar correspondiente atento a las dudas o inquietudes que tuviesen
los invitados, hasta finalizar el evento.
 Karolay Valentina Hoyos Inchima: todo el cronograma que se tenía planeado se
cumplió de la mejor manera, al inicio del evento se dio la bienvenida a los
invitados, luego se procedió a verificar en la lista de asistencia si la persona era un
invitado, después de corroborar que si se encontraba se resaltaba el nombre del
invitado y se procedía a pedir la firma de la persona para tener el registro de su
asistencia. A continuación, se procedía a dirigir a las personas a sus puestos
correspondientes con el acompañamiento de los acomodadores. Esta actividad
inició a la 1:30 pm. Y finalizó a la 1:40 pm. Luego de esto recepción y registro
estuvo en su lugar correspondiente atento a las dudas o inquietudes que tuviesen
los invitados, hasta finalizar el evento.

Subcomité de alimentos y bebidas:

 Yesica Gabriela Guaca Semanate: suministro de alimentos y bebidas para los

invitados y comités. Además, les brindamos a los graduandos, acompañantes y
directivos académicos un brindis por el logro obtenido de los aprendices, seguido
de este punto se organizó respectivamente una fila para que cada integrante de los
diferentes comités y invitados pasará por la zona de los alimentos.
  Maryori Johana Samboni Córdoba: suministro de alimentos y bebidas para los
invitados y comités. Además, les brindamos a los graduandos, acompañantes y
directivos académicos un brindis por el logro obtenido de los aprendices, seguido
de este punto se organizó respectivamente una fila para que cada integrante de los
diferentes comités y invitados pasará por la zona de los alimentos.

Subcomité de seguridad y bioseguridad:

 Alexander Muñoz Cabrera: Lo que realice en el evento fue inspeccionar a los

invitados para evitar algún suceso dentro del evento, seguido de eso mantener en
constante movimiento para verificar que todo estuviera en control.
 Neli Yurani Hurtado Puque: ,mis funciones dentro del evento fueron las siguientes:
En primer lugar me correspondió indicarles que dentro del evento tenían que
hacer un buen uso del tapabocas, seguidamente a cada uno de los invitados se les
indica que deben aplicarse el gel antibacterial en las manos y finalmente me
correspondió , aplicarle a cada uno de los asistentes alcohol en las zuelas de sus
zapatos, además estar atenta que todos los participantes tuvieran el adecuado
distanciamiento social y que durante el evento cada invitado tuviera un buen uso
del tapabocas.

comité de comunicación:

 Anggie Liceth Muñoz Ramos: Se encargó de la presentación del protocolo dando

inicio del evento de manera que se llevara a cabo, de acuerdo a la organización
como se había planeado, en la realización del evento, se inició con palabras de
bienvenida seguidamente con los himnos, se dio paso a las palabras del
coordinador e instructor seguidamente se dio la entrega de diplomas se realizó el
brindis, para continuar con el evento se dio paso al catering, se siguió con la
presentación del artista invitado, prosiguiendo con la entrega de detalles a los
graduados, llevando cabo el proceso de protocolo.

Personajes extras:

 Juan Sebastián Espinoza Silva: Cómo artista invitado, mi presentación estaba

establecida a las 2:40 PM, después del Catering y tuvo una duración de 10 minutos.
Conté con el acompañamiento del organizador del evento, quien también participó
conmigo en el show realizado.
 Laura Daniela Jiménez Tovar: En el evento educativo realizado el día 06 de
septiembre del 2022 fui la madre de la señorita Karen graduada del tecnólogo G.E,
 este evento se realizó en el auditorio del SENA y tuvo inicio a la 1:30 de la tarde y
tuvo final a las 3:00 de la tarde.
 Karen Dayana Claros Peña: Mi función en el evento fue realizar el rol de una aprendiz
graduada, en el cual estuve presente en toda las actividades desarrolladas en este evento,
como la entrega de diplomas la cual se realizó en el tiempo de 2:20 hasta las 2:55, además
de esto recibí un obsequio y por último la sesión de fotos con los familiares.
 Ingrid Tatiana Fernández Claros: Madre de la graduada. Funciones: En el evento
académico mi principal papel fue el del acompañamiento de un familiar de la graduada,
cada comité organizo lo acordado. El evento se inició a la 1:30 pm.
 German Raúl Vargas Conda: Instructor líder de ficha, fue parte de los invitados
principales, Debido al acompañamiento en sus ámbitos educativos, encargado de
darles unas palabras de motivación y agradecimiento a sus aprendices, por haber
cumplido su objetivo, encargado igual que él coordinador, en la entrega de
diplomas y medallas a los graduandos para su vida.
 Erika Tatiana Valencia Cruz: En el evento educativo realizado el día 06 de
septiembre del 2022 fui la madre de una de las graduadas de un tecnólogo que
realizó en el SENA, este evento se realizó en el auditorio del SENA y tuvo inicio a la
1:30 de la tarde y tuvo final a las 3:00 de la tarde
 Karen Yulieth Martínez Bocanegra: En el evento Académico realizado el 6 de
septiembre que dio inicio a la [Link] Karen yulieth Martínez bocanegra tuve el rol
de ser una aprendiz graduada. Donde atreves del transcurso del evento tuve una
serie de fotos, recibí el diploma y una medalla por haber culminado la etapa de
estudio en el Sena
 John Jairo Muñoz Cabrera:

Presupuesto de comités

1. Comité organizador:
Carnets de comités: $3.000 pesos.
Mensajes detalles: $1.000 pesos.
Cinta detalle: $1.600 pesos.
2. Comité logístico:
Globos: $ 12.000 pesos
Cinta transparente: $ 4.800 pesos
Papel seda: $ 3.000 pesos
Cartel mi graduación: $ 4.000 pesos
Birretes: $3.000 pesos.
 subcomité de recepción y registro:
 2 planillas de asistencia = $1.000 pesos.
Un resaltador = $2.000 pesos.
Cartel de bienvenida = $5.000 pesos.

Cronograma del evento

CRONOGRAMA DEL EVENTO

06 DE SEPTIEMBRE DEL 2022 TIEMPO

ACTIVIDAD RESPONSABLE 1:30 p.m- 1:40 p.m - 1:45 p.m - 1:50 p.m - 2:05 p.m - 2:15 p.m- 2:20 p.m- 2:25 p.m- 2:40 p.m- 2:50 p.m- 2:55 pm-
1:40 p.m 1:45 m.m 1:50 p.m 2:05 p.m 2:15 p.m 2:20 p.m 2:25 p.m 2:40 p.m 2:50 p.m 2:55 p.m 3:00 p.m
Recepción de los Subcomité de
invitados recepción y registro.

Apertura del evento. Comité organizador.

conocimiento de Comité de
protocolo. comunicación.
Entonación de himnos. Comité logistico.

Palabras del coordinador comité logístico.

Palabras del instructor
comité logístico.
lider.
Entrega de diploma comité organizador.
comité de bebidas y
Catering
alimentos.
Presentación del artista. comité logístico
Comité organizador y
Detalle aprendizes.
comité logístico.
Cierre del acto
Comité organizador y
protocolar y fotos con
comité logistico.
los familiares.
Desarrollo del evento
Pre-evento: se empezó a organizar el área del evento a las 12:00 pm preparando la
decoración y distribución de la silletería, verificando el sonido, simulando el protocolo y
supervisar que cada uno de los comités cumpla con sus tareas establecidas.

Durante el evento: la graduación dio inicio a la 1:30 pm dónde el comité de seguridad y

bioseguridad se encargó de requisar y desinfectar a cada persona que entraba al
auditorio, seguidamente, el comité de recepción y registro recibió a todos los invitados y
registraron sus nombres. El comité de logística le indicó a cada invitado su respectivo
lugar, también se encargaron de grabar y tomar fotos de todo el proceso del evento, de
gestionar el sonido y audio. El líder de comité organizador dio palabras de bienvenida,
continuamente, el comité de comunicación presentó cada uno de los pasos del protocolo,
mientras los otros integrantes del comité organizador supervisaban y coordinaban los
procesos del evento para que se logrará el objetivo, el coordinador e Instructor líder
dieron sus palabras de agradecimiento al público y a los graduados, el comité de
alimentos y bebidas se encargó de festejar el brindis ofreciendo un buen servicio a los
invitados, a las 2:25 pm se les informo sobre el catering a los invitados para que pasaran a
disfrutar de la exquisita comida, luego se presentó el artista convocado a dar su show de
rap, el comité de comunicación se encargó de dar clausura a el evento realizado el martes
06 de septiembre de 2022 a las 3:00 de la tarde.

Post-evento: el comité organizador se encargó de crear y compartir la encuesta de

satisfacción a cada uno de los invitados para conocer y recopilar información y detalles de
lo sucedido en el evento académico, por ende, hacer un análisis entre lo planeado y lo
ejecutado de la graduación.

Evidencias de campo
Conclusión
En conclusión, podemos decir que a través de un evento académico se puede alcanzar
múltiples propósitos. Consiste en la aplicación de funciones, las normas y procedimientos
ya definidas y delineadas, debidamente aprobadas por el líder de equipo y comité
organizador, y por las cuales deberán regirse cada uno de sus miembros cuando les
corresponda ser representantes; y ejerzan sus responsabilidades en nombre del Sena, ya
que un evento nos acerca a la posibilidad de fortalecer nuestra responsabilidad
institucional y promover nuevas formas de relacionamiento corporativo.

A partir de un evento podemos iniciar un proceso para incrementar nuestra cartera de

clientes para lograr nuestras metas. La organización es una función gerencial de las
relaciones públicas que requiere de: planificación lógica y equilibrada; administración
apropiada y un control constante y eficaz. contribuyen a la difusión de versiones
preliminares de trabajos de investigación y favorecen su análisis crítico por otros.

Los factores principales del éxito del evento son: El manejo eficaz y efectivo del conjunto
de técnicas y procesos acordes con el acto a realizar, por parte del representante de la
Institución. “líder” general del evento, así como también por el equipo de trabajo que lo
acompañará en la ejecución del mismo.