MANUAL DE DEPARTAMENTO DEL 02 DE
PROCEDIMIENTOS : AGOSTO 2022 AL
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BIA S.A DE C.V 2
CAPÍTULO
II
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
CONTABLE
BIA S.A DE C.V
AGOSTO 2022
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ÍNDICE
2.2 INTRODUCCIÓN.....................................................................................................3
OBJETIVO DEL MANUAL..........................................................................................4
ALCANCE.......................................................................................................................5
¿CÓMO USAR EL MANUAL?.....................................................................................5
POLÍTICAS.....................................................................................................................7
REVISIÓN Y RECOMENDACIONES........................................................................8
2.3 ORGANIGRAMA.....................................................................................................9
DESCRIPCIÓN DEL ORGANIGRAMA...................................................................10
ENLISTADO DE ACTIVIDADES..............................................................................13
DIAGRAMA DE FLUJO..............................................................................................15
2.5 ESTRUCTURA PROCEDIMENTAL...................................................................18
CONCLUSIÓN..............................................................................................................20
VALIDACIÓN...............................................................................................................21
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2.2 INTRODUCCIÓN
Un manual de procedimientos contable es una herramienta que tiene como función ser
una guía efectiva que proporciona información detallada y especifica acerca de la
gestión de las operaciones contables para la ejecución de las actividades en la
organización, la cual está enfocada para todos los empleados de la empresa.
Es un instrumento de trabajo necesario para acudir cuando se requiera en el área de
finanzas, sin embargo, de igual manera sirve para aquel trabajador que le interese saber
cómo se trabaja en el área y comprenda las operaciones que se desarrollan en la
organización.
Por otro lado, el manual debe cumplir con políticas, normas y actualizaciones cada
cierto periodo de tiempo, logrando mediante su adecuada implementación la
correspondencia funcional para la realización de actividades contables, el cual está
diseñado de manera sistematizada y flexible para que sirva como ayuda en el desarrollo
de las actividades de manera eficiente permitiendo conocer la ubicación de los
documentos en general, eliminado confusiones, incertidumbre y duplicidad de
funciones, del mismo modo sirve de base para el adiestramiento y la capacitación al
personal de nuevo ingreso.
Contar con un manual de procedimientos contables genera múltiples beneficios a la
unidad administrativa para la que se diseña y para el empleado, contribuyendo
enormemente a alcanzar los objetivos institucionales.
El uso correcto del presente manual funcionará en la empresa BIA S.A DE C.V en área
de finanzas para el proceso contable desde el registro de pólizas, estado de pérdidas y
ganancias, estado de posición financiera, entre oros.
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OBJETIVO DEL MANUAL
Contar con un sistema de información contable en la empresa BIA S.A DE C.V
dirigidos para el departamento de finanzas, con la finalidad de que dicho departamento
cuente con un manual de procedimientos contable el cual se basa en datos de registro,
documentos contables, para presentar un informe de las operaciones realizadas en la
organización, así como para exponer con claridad cada uno de los procedimientos, con
el propósito de generar información contable veraz, suficiente y oportuna para una
adecuada toma de decisiones.
ALCANCE
El presente manual es de aplicación obligatoria para el área correspondiente, que en este
caso es finanzas y los empleados involucrados en la gestión del proceso contable de
BIA, para que se utilice en el procedimiento contable, es decir para el registró en
pólizas, llenado de esquemas de mayor, hoja de trabajo, estado de pérdidas y ganancias,
estado de posición financiera entre otros. Por otro lado, que lo pueden consultar
aquellos trabajadores de nuevo ingreso en la empresa.
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¿CÓMO USAR EL MANUAL?
1. Como primer parte, en el encabezado se le coloca el logotipo de la empresa.
2. Se encuentra en otro apartado el nombre del documento, que en este caso lleva
por nombre el manual de procedimientos contable y en la parte de abajo el
nombre de la empresa.
3. En el tercer apartado se indica el departamento, o bien el área responsable el
cual se ve que es el departamento de finanzas.
4. Después se observa que en último apartado se le coloca la fecha de inicio y la
fecha de vencimiento, su tiempo de vigencia es alrededor de 1 a 2 años y
posteriormente está el número de páginas.
5. Para la compresión del siguiente manual será de suma importancia saber o al
menos tener noción en qué consiste cada formato contable, para un mejor
entendimiento.
6. El uso correcto del presente funcionará en la empresa BIA S.A DE C.V en área
de finanzas para el proceso contable desde el registro de pólizas, estado de
pérdidas y ganancias, estado de posición financiera, entre otros, con la finalidad
de que sean guiados para la planificación de la información contable.
7. Este manual se divide en secciones para orientar a quien lo lea, se recomienda
leer desde la introducción, el objetivo y el alcance ya que son una parte
importante para comenzar con un adelanto de lo que se pretende lograr.
8. Después de podara ver lagunas recomendaciones para este documento y
posteriormente la estructura organizacional en la cual es descrita cada área y
función que desempeña dentro de la organización, de la misma manera que se
ven reflejados los niveles jerárquicos, es decir los responsables.
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9. Como siguiente se tienen unas graficas de un balance como guía y
representación de cómo se realizan, posteriormente se ve en el presente
documento el diagrama de flujo de la realización de un registro contable, todo el
procedimiento a realizar y por ultimo las actividades desglosadas del diagrama
de flujo y los responsables a los que les compete su elaboración.
10. En la parte final de la página se encuentran las firmas de validación y nombres
de quién lo elaboró, quién revisó y quién autorizó.
11. Para el diagrama de flujo a continuación se presenta una tabla de simbología
SIMBOLO NOMBRE DESCRIPCION
Indica cuando comienza o
Inicio o fin de proceso termina un proceso.
También conocido como
"símbolo de acción", esta
figura representa un proceso,
Símbolo de proceso una acción o una función. Es
el símbolo más ampliamente
usado en los diagramas de
flujo
Decisión Toma de decisiones entre las
alternativas
Conecta los símbolos
Líneas de flujo señalados con su
elaboración.
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POLÍTICAS
Supervisar la correcta aplicación de los registros contables y las pólizas que
elabora el personal y una vez echa su correcta revisión deberá firmar las pólizas
contables que supervisa.
Tener el catálogo de cuentas oficial de la empresa y hacer los registros
colocando en orden las cuentas con sus respectivas subcuentas.
Se deben elaborar los registros contables, en el ámbito de su competencia, con la
debida oportunidad conforme a las normas contables vigentes.
Foliar la documentación comprobatoria de los registros contables que elabora. c.
Firmar las pólizas contables que elabora y/o revisa.
Revisar que la documentación de las pólizas contables cumpla con los requisitos
de autorización, suficiencia, fiscales de lo contrario gestionar el rechazo
correspondiente.
Revisar el encabezado, cuero y pie de los estados financieros, es decir y los
estados de pérdidas y ganancias y el de posición financiera.
Respetar el modo de uso del manual de procedimientos contable, cada punto es
indispensable cubrir.
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REVISIÓN Y RECOMENDACIONES
Revisar periódicamente cada uno de los manuales, para asegurar su aplicación
continua y sobre todo analizar y estudiar cada propuesta de cambio sugerida por
cada uno de los miembros de la organización y que muestren una mejora
positiva.
Llevar un control, para poder desempeñarnos en cada una de las actividades que
se desarrolle dentro de la empresa, y sobre todo guiarse bajo los términos y
políticas que se emplee en el manual de procedimientos contable.
Mantener y velar por el progreso tanto de procesos, formas, manuales y métodos
de trabajo dentro de la institución, mediante una evolución, para poder estar cada
vez más cerca de la mayor eficiencia posible dentro de la institución y así poder
ser ejemplo dentro de las organizaciones dentro de los diferentes países del área.
Dar a conocer por medio de un despliegue total el contenido de cada uno de los
manuales a todos y cada uno de los miembros que conforman la institución.
Crear un comité de calidad dentro de la institución, cuya función sea velar
porque las políticas, objetivos, procesos, deberes y responsabilidades sean
cumplidos en la organización, mediante la comunicación, el trato profesional y
responsable entre jefes y subordinados.
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2.3 ORGANIGRAMA
DIRECCION GENERAL
Finanzas Administraci Producción R. Humanos Jurídico Marketing
ón
Contador
DESCRIPCIÓN DEL ORGANIGRAMA
BIA necesita este organigrama vertical, ya que se ve reflejado nuestra dirección general,
puesto que somos una Sociedad Anónima de Capital Variable; es decir tenemos un
interés en común con un mismo propósito el cual es ofrecer harina a base de fibra de
nopal para ayudar a la salud de las personas y ser sustentable.
DIRECCIÓN GENERAL
En la empresa BIA, se ocupa la gestión y dirección donde se lleva a cabo un control y un orden
para el cumplimiento de las actividades dentro de las diferentes áreas, se toman las decisiones
más importantes que favorezcan a la empresa y se hace cumplir las decisiones adoptadas por la
asamblea y la Junta Directiva, apoyando las actividades de la empresa
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FINANZAS
La principal función que tiene el departamento financiero es la de realizar las
cancelaciones de las obligaciones económicas de la empresa. Simultáneamente
gestionar las partidas de ingresos y gastos que pueda tener la empresa BIA.
CONTADOR
La principal función del contador es determinar cuál será la forma en que presentará las
cuentas de la empresa ya que él será quien registre y controle dicha nomenclatura.
ADMINISTRACIÓN
Dentro de este departamento se encarga de hacer cumplir de manera eficiente y eficaz la
misión mediante la organización, planeación estratégica, integración y dirección con la
finalidad de llevar un control.
PRODUCCIÓN
En esta área tendrán que realizar y medir los tiempos de ejecución, control de la calidad,
la coordinación del proceso de elaboración, analizar las herramientas de producción y
aprovechar el máximo de los recursos.
JURÍDICO
Este departamento será el responsable de asuntos legales o jurídicos que tienen que ver
con la compañía. Se encarga de la elaboración de normas, la representación legal ante
conflictos o litigios, juicios y negocios, teniendo un marco legal de la actividad de la
compañía con funciones evaluadoras, mediadoras y normalizadoras.
MARKETING
Esta es otra área en la que se llevará a cabo la creación de contenido, haciendo uso de la
mezcla mercadológica, ya que se considera el desarrollo y la integración de los 4 pilares
o fundamentos para constituir una estrategia de comercialización, la cual está integrada
por el producto, precio, plaza y promoción.
RECURSOS HUMANOS
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Esta es un área administrativa, con la función de medir el tiempo de entrada a cada
trabajador, generar estrategias para los empleados, el reclutamiento, entrevistas a los
postulados en las vacantes, contratos del empleado, nóminas y resolución de conflictos
entre empleados.
2.4 GRÁFICAS
BALANCE GENERAL
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ESTADO DE RESUTADOS
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ENLISTADO DE ACTIVIDADES
DESCRIPCIÓN RESPONSABLE
¿Se cuenta con un catálogo de cuentas?
1 Elegir un catálogo de cuentas que se Contador
ajuste a las necesidades de la empresa.
Se debe contar con la información a
2 Contador
registrar.
Se hace el registro a póliza de diario,
Contador
3 ingreso y egresos clasificándolo,
dependiendo de la actividad económica.
Se realizan el registro de las pólizas a
4 esquemas de mayor, poniendo sus Contador
respectivos cargos y abonos.
Se obtienen los saldos de los
5 movimientos en los esquemas de mayor, Contador
determinando si es deudor o acreedor.
Se registra los movimientos y saldos en
6 Contador
la balanza de comprobación
¿Hay un impuesto a favor?
Contador
7 Se hacen los ajustes de los impuestos en
la hoja de trabajo.
8 Realizar saldos ajustados Contador
¿Hay cuentas sin registrar o errores?
9 Realizar las pólizas correspondientes a la Contador
hoja de trabajo incluyendo IVA y los
distintos tipos de proveedores o deudores.
Se realiza todo el proceso para depreciar Contador
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10 equipos de oficia, computo o maquinaria que
se usa a lo largo del tiempo.
11 Determinar el proceso de los saldos ajustados Contador
Se elabora, el estado de resultados y se
12 determina si se obtienen pérdidas o Contador
ganancias.
13 Se elabora estados de situación
financiera. Contador
Se hacen las firmas de validación y se
14 entrega el informe a la persona a cargo. Contador
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DIAGRAMA DE FLUJO
INICIO
Elegir un catálogo de cuentas que se ajuste
a las necesidades de la empresa.
NO
¿Se cuenta con un
catálogo de cuentas?
SI
Se debe contar con la información a
registrar.
Se hace el registro a póliza de diario, ingreso y
egresos clasificándolo, dependiendo de la
actividad económica.
Se realizan el registro de las pólizas a esquemas de
mayor, poniendo sus respectivos cargos y abonos.
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Se obtienen los saldos de los movimientos en los
esquemas de mayor, determinando si es deudor o
acreedor.
Se registra los movimientos y saldos en la
balanza de comprobación
NO
¿Hay un impuesto
a favor?
SI
Se hacen los ajustes de los impuestos en la
hoja de trabajo.
Realizar saldos ajustados
NO
¿Hay cuentas
sin registrar o
errores?
SI
2
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Realizar las pólizas correspondientes a la
hoja de trabajo incluyendo IVA y los
distintos tipos de proveedores o deudores.
Se realiza todo el proceso para depreciar equipos
de oficia, computo o maquinaria que se usa a lo
largo del tiempo.
Determinar el proceso de los saldos
ajustados
Se elabora, el estado de resultados y se
determina si se obtienen pérdidas o
ganancias.
Se elabora estados de situación financiera.
Se hacen las firmas de validación y se entrega
el informe a la persona a cargo.
FIN
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2.5 ESTRUCTURA PROCEDIMENTAL
CÓDIGO NOMBRE DEL DESCRIPCIÓN
PROCEDIMIENTO
[Link]. P001 Elección del catálogo Identificación de cuentas
de cuentas
Se registran las operaciones
Pólizas (egreso, que afectan económicamente a
[Link]. P002 ingreso y diario) la empresa, en pólizas de
diario, ingresos y egresos
Se realizan las depreciaciones
de equipos de oficina,
[Link]. P003 transporte, computo,
Pólizas de ajustes maquinaria, que se usa a largo
plazo, se registran los cambios
de saldos, en los estados por
cualquier motivo.
Esquemas de mayor Se trasladan las cuentas de la
póliza de diario, ingreso y
[Link]. P004 egreso a esquemas de mayor,
obteniendo los movimientos y
saldos, determinando si es un
saldo deudor o acreedor.
Se hacen los registros de las
cuentas en forma de listado,
Balanza de ordenándolos de activos a
comprobación pasivos de este modo se pasan
[Link]. P005 tanto los movimientos como el
resultado de los saldos que se
obtuvieron en los esquemas de
mayor y efectuando que las
sumas del movimiento y los
saldos sean iguales
Se hace el registro de la
balanza de comprobación,
obteniendo los movimientos y
saldos, así como hacer los
[Link]. P006 Hoja de trabajo ajustes correspondientes por si
llegara suceder alguna
modificación, se obtienen las
pérdidas y ganancias de la
empresa y se hacen los
cálculos correspondientes para
el registro del balance general.
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Muestra detalladamente los
ingresos, los gastos y el
[Link]. P007 Estado de resultados beneficio o perdida que ha
tenido o generado una empresa
durante un periodo de tiempo
determinado.
Se hace el registro de las
cuentas que se encuentran en la
hoja de trabajo al balance
general, pues es un estado de
situación financiera en donde
muestra detalladamente el
orden de los activos y pasivos,
primero los activos circulantes,
[Link]. P008 se hace la sumas y después se
Balance general suman los activos fijos,
obteniendo así el total de
activos, de igual forma se hace
el registro de los pasivos, se
suman los pasivos circulantes,
y se suma el capital contable
como: capital social, perdida
de ejercicios anteriores, y la
utilidad que es el resultado del
estado de resultados, de esta
manera haciendo la sumatoria
de pasivos y capital, debe de
ser el mismo resultado al de los
activos.
CONCLUSIÓN
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El Manual de Procedimientos permite implementar mecanismos de control interno y
actualización del activo de forma continua. Con éste se pretende organizar los
procedimientos para proteger y resguardar los activos, verificar la exactitud y
confiabilidad de los datos contables, así como también llevar la eficiencia,
productividad y custodia en las operaciones de su manejo.
Una actualización y un control del activo fijo permite presentar valores correctos y
fiables en el Balance General. Constituye también una base para el análisis de la
situación financiera de la empresa.
Los procedimientos indicados en el presente manual posibilitarán valorar los activos a
su valor comercial, permitiendo desde el punto de vista comercial, a determinar el
patrimonio al que asciende la empresa y, desde el punto de vista impositivo, permite
fijar las sumas sobre las cuales se debe tributar.
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PEÑA PÉREZ MIGUEL ANDREA CHAVARRIA PERRY
ANTONIO JEFE DE
JEFE DEL DEPARTAMENTO
DEPARTAMENTO JURIDICO
ADMINISTRATIVO
FONSECA REYES ARIATNA DE LA LUZ AGUILAR JESÚS
ESTEFANY ALESSANDRI
JEFE DEL JEFE DEL
DEPARTAMENTO DEPARTAMENTO DE
PRODUCCIÓN.
FINANCIERO.
LARDINOIS MONTIEL SILVIA PALOMERO JUÁREZ
KARINA
JEFE DEL
DEPARTAMENTO JEFE DEL
DEPARTAMENTO DE
MARKETING
RECURSOS HUMANOS
REVISÓ
FATIMA DANIELA LUNA
LARA
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