LA CAPACITACIÓN Y SUS PROCESOS BÁSICOS

Principios del aprendizaje

Los principios de aprendizaje (llamados también principios pedagógicos) constituyen
las guías de los procesos por los que las personas aprenden de manera más efectiva.
Mientras más se utilicen estos principios en el aprendizaje, más probabilidades habrá
de que la capacitación resulte efectiva. Estos principios son los de participación,
repetición, relevancia, transferencia retroalimentación.

Participación. El aprendizaje suele ser más rápido y de efectos más duraderos cuando
quien aprende puede participar en forma activa. La participación alienta al aprendiz y
posiblemente permite que participen más sus sentidos, lo cual refuerza el proceso.
Como resultado de la participación aprendemos de manera más rápida y podemos
recordar lo aprendido durante más tiempo. Por ejemplo, la mayor parte de las
personas siempre recuerda cómo montar en bicicleta, porque participan activamente
en el proceso de aprendizaje.

Repetición. Aunque no sea considerada muy entretenida, es posible que la repetición

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deje trazos más o menos permanentes en la memoria. Al estudiar para un examen, por
ejemplo, se repiten las ideas clave, para que se puedan recordar durante el examen. La
mayor parte de las personas aprenden el alfabeto y las tablas de multiplicar mediante
técnicas de repetición.

Relevancia. El aprendizaje recibe gran impulso cuando el material que va a estudiar

tiene sentido e importancia para quien va a recibir la capacitación. Por ejemplo, los
capacitadores usualmente explican el pro-pósito general de una labor o tarea, o de
toda una función. Esta explicación permite que el empleado advierta la relevancia de
cada tarea y la relevancia de seguir los procedimientos correctos

Transferencia. A mayor concordancia del programa de capacitación con las demandas

del puesto corresponde mayor velocidad en el proceso de dominar el puesto y las
tareas que conlleva. Por ejemplo, generalmente los pilotos se entrenan en simuladores
de vuelo, porque estos aparatos semejan en gran medida la cabina de un avión real y
las características operativas de una aeronave. Las similitudes entre el avión y el
simulador permiten a la persona en capacitación transferir rápidamente su aprendizaje
a su trabajo cotidiano.
Retroalimentación. La retroalimentación proporciona a las personas que aprenden,
información sobre su progreso. Contando con retroalimentación, los aprendices bien
motivados pueden ajustar su conducta, de manera que puedan lograr la curva de
aprendizaje más rápida posible. Sin retroalimentación, el aprendiz no puede evaluar su
progreso, y es posible que pierda interés.

ASPECTOS DEL APRENDIZAJE EN CAPACITACIÓN Y DESARROLLO

La capacitación y el desarrollo de los empleados presenta una oportunidad para que
las organizaciones aumenten la base de conocimientos de los empleados, inculquen
habilidades importantes y los ayuden a desempeñarse bien en el trabajo. Sin embargo,
muchos usuarios hoy en día piensan que la capacitación y el desarrollo de los
empleados son demasiados excesivos con un bajo retorno de la inversión y provocan
un retraso en la finalización del trabajo y el incumplimiento de los plazos. En este
artículo, analizaremos los aspectos clave del aprendizaje en la formación y el desarrollo
y los beneficios de una formación eficaz, es decir, una que incorpora los aspectos del
aprendizaje.

Hay varias áreas importantes en las que los empleados deben recibir capacitación, 2
como recursos humanos, administración, ventas, administración de proyectos, etc. Sin
embargo, los empleados que reciben capacitación en habilidades de administración de
proyectos y lograrán aplicar su aprendizaje de manera efectiva son, sin duda, los
activos más importantes de las empresas en las que trabajan.

Formación eficaz de los empleados

El concepto erróneo más grande sobre la capacitación y el desarrollo de los empleados
es que solo los capacitadores deben comprender cómo aprenden los empleados. En
realidad, es igualmente importante que los gerentes, supervisores, gerentes de línea y
líderes de equipo sepan cómo aprenden los miembros de su equipo.

Los gerentes y supervisores son los que analizan el desempeño de los empleados y
esta es una forma en que pueden aumentar la productividad. Deben tener una visión
más profunda de cómo aprenden los miembros de su equipo, qué tipo de habilidades
requieren para desempeñarse bien y qué áreas necesitan mejorar.

A continuación, se presentan 7 aspectos del aprendizaje que deben tener en cuenta al

planificar un programa de capacitación para los empleados.
Aspectos claves del aprendizaje para la capacitación de los empleados
1. El aprendizaje es un proceso activo
La mayoría de los lugares de trabajo actuales esperan que sus empleados aprendan
simplemente memorizando los conceptos y los datos que se comparten con ellos,
independientemente de si se presentan verbalmente o en blanco y negro.

Ulrich Boser, autor del libro Learn Better: Mastering the Skills for Success in Life,
Business, and School, dice que este enfoque hacia el aprendizaje y la capacitación de
los empleados es totalmente ineficaz. Él y sus compañeros de equipo enfatizan que el
aprendizaje es un proceso activo y que la mejor manera de ayudar a los colaboradores
a aprender es a través del compromiso.

Una forma sencilla de hacerlo es mediante el uso del "método de recuperación", en el

que se pide a las personas que expliquen y resuman probablemente los puntos clave
de la formación. Esto puede hacerse verbalmente o por escrito.

2. Comprender el impacto del conocimiento y las experiencias pasadas

Otro aspecto de aprendizaje en la capacitación y el desarrollo es comprender el
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impacto de las experiencias pasadas. La forma en que una persona percibe todo lo que
se comparte con ella depende en gran medida de lo que sabe y ha experimentado en
el pasado.

El giro aquí es que el conocimiento previo y la experiencia pasada pueden ser tanto
positivo como negativo. Puede ser una positivo porque la experiencia y el
conocimiento facilitan que los colaboradores comprendan rápidamente los conceptos
o la información que se comparte. Por otro lado, podría se muy negativo porque el
mismo conocimiento y experiencia pueden convertirse en un obstáculo cuando están
aprendiendo y explorando nuevos conceptos. Esto se debe a que los colaboradores
tienden a rechazar nuevos conceptos si difieren de lo que han experimentado antes.

En este último caso, las personas a menudo terminan confundidos entre lo que
aprenden, y lo que han experimentado. Se encuentran atrapados entre lo que es
correcto y lo que no lo es y, en última instancia, se desvían.

3. Aprender no significa cargar con mucha información a la vez

Este es un aspecto muy importante en la formación y el desarrollo. Muchos
capacitadores dejan a las personas frustrados al compartir mucha información a la vez.
Este error no solo desmotiva a los colaboradores y los deja desanimados, sino que
también termina desperdiciando todo el esfuerzo, el dinero y el tiempo invertidos en
el programa de capacitación.

La parte de nuestro cerebro que se enfoca en la memoria a corto plazo puede agotar
rápidamente y no almacena la información que se comparte si se presenta en grandes
cantidades. Por lo tanto, para aprovechar al máximo su inversión y permitir que los
colaboradores aprendan, los temas que son extensos deben dividirse en subtemas más
pequeños para la discusión.

Esta es una de las razones por las que el microaprendizaje se ha convertido en una
técnica de aprendizaje popular en todo el mundo.

4. Los participantes siempre piensan que saben más de lo que realmente saben
Los capacitadores siempre deben recordar que a los colaboradores les gusta creer que
saben mucho más de lo que realmente saben, lo cual es completamente natural. Como
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formador, a menudo encontrará un par de personas en sus sesiones de formación
avanzada que carecen de conocimientos básicos. Permitir que esas personas se
inscriban y asistan a una capacitación que no es adecuada para ellos desperdiciará su
presupuesto de capacitación además de privar a los candidatos que lo merecen de la
oportunidad.

Dicho esto, los capacitadores deben considerar encontrar una forma que les permita
preseleccionar a los candidatos correctos. Esto se puede hacer fácilmente realizando
mini-cuestionarios o entrevistas cortas.

5. La retroalimentación es extremadamente importante

A la mayoría de participantes les resulta difícil juzgar sus conocimientos y habilidades
actuales. Del mismo modo, pueden llegar a conclusiones equivocadas mientras se dan
retroalimentación. Aquí es donde entra en juego el papel de los formadores y
educadores. Deben asegurarse de que los colaboradores reciban comentarios
detallados pero constructivos que son esenciales para su aprendizaje y desarrollo.

6. Retención de lo aprendido
El sexto aspecto de aprendizaje de esta lista que fomenta el aprendizaje de alto
impacto se centra en la importancia de las actividades que ayudan a los colaboradores
a recordar lo que han aprendido.

La mayoría de las veces, lo que hemos aprendido se olvida si no se revisa, se convierte

en una experiencia o se recuerda a través de la asociación con otra cosa. Este es un
problema muy típico, pero genera mucha frustración tanto para los capacitadores
como para los colaboradores.

Sin embargo, para abordar este problema, los formadores siempre pueden incluir una
actividad en el plan de formación que ayude a los colaboradores a retener lo que han
aprendido. Alternativamente, si los capacitadores interactúan con los colaboradores a
diario, deben recordar los puntos clave una y otra vez. Se pueden organizar más
sesiones de capacitación sobre el mismo tema después de unos meses de la
capacitación inicial para garantizar que los objetivos de capacitación se hayan
cumplido por completo y para aumentar la retención del colaborador.

7. Crear un entorno de aprendizaje relajado

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No se puede esperar que una persona aprenda en un entorno inseguro, e incómodo.
La investigación demuestra que el entorno en el que las personas aprenden tiene un
impacto directo en sus mentes, cuerpos y su capacidad de aprender. Los mejores
formadores son aquellos que tienen en cuenta este aspecto del aprendizaje y se
aseguran de crear un entorno que fomente el aprendizaje.

8. Discutiendo el panorama general

Por 'panorama general', nos referimos a las metas y objetivos finales que busca lograr
al final de un programa de capacitación. Los capacitadores deben tratar de discutir
estos objetivos desde el aspecto para que los colaboradores puedan aprender en la
dirección correcta.

Todas las personas que asistan a una sesión de formación deben ser conscientes de lo
que se le va a enseñar, el objetivo final de la formación y la aplicación práctica o la
importancia de las lecciones aprendidas.

9. Centrarse en el aprendizaje práctico

Los formadores deben exigir en el aprendizaje práctico mediante el uso de escenarios.
Este es un aspecto de aprendizaje que, cuando se implementa de manera eficiente,
permite a los colaboradores comprender mejor los conceptos que se comparten con
ellos. Crea un vínculo entre los temas de capacitación y los escenarios de la vida real.
De esta manera, los colaboradores no solo aprenden rápida y fácilmente, sino que
también retienen bien la información compartida.

10. Permitir la socialización

El último aspecto de aprendizaje en capacitación y desarrollo que debe recordar es
permitir la socialización en la capacitación. Esto va de la mano con el aspecto de
aprendizaje número 7 de esta lista.

De hecho, no todo el mundo es extrovertido. A algunas personas les gusta socializar

con personas de ideas afines y buscan oportunidades para hacerlo, mientras que otras
no. Habrá tanto introvertidos como extrovertidos en tus sesiones de entrenamiento.
De todos modos, es una gran idea actividades incorporar en la capacitación que
permiten socializar, ya que hace que el ambiente de aprendizaje sea más relajado,
amigable y cómodo.
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Todos los aspectos del aprendizaje mencionados anteriormente son muy útiles para
diseñar programas de capacitación que sean efectivos y exitosos.

Proceso básico de la Capacitación

a. La capacitación efectiva
 Comienza mucho antes de que un capacitador imparta una sesión de
capacitación, y continuara hasta después de que se complete esa sesión.
 Siempre se tendrán presentes las normativas, el presupuesto, el plan
estratégico, la información de la organización. . .
 Es un proceso compuesto por cinco etapas, donde cada una de estas, reflejan la
línea de acción a seguir durante el desarrollo de la capacitación.

b. Valoración de necesidad
Analizar las condiciones de la organización a largo plazo, y considerar el alcance de lo
que se espera de los colaboradores.
Es así que los desajustes que se presentan entre las habilidades, y los conocimientos
requeridos, hace significar que hay una brecha de aprendizaje; y para evaluar esa
brecha, se examinarán tres elementos fundamentales:

- Análisis de la organización: Se estudian los objetivos, y el resultado esperado

por la organización. Se examina el contexto de cómo se utilizan los recursos para
lograrlo. También se considera el entorno interno y externo de las organizaciones.
- Análisis de operación: la línea de trabajo requiere de una combinación de
diferentes actividades para completarse con éxito. El análisis de operaciones se enfoca
en las necesidades, habilidades, conocimientos y actitudes requeridas para completar
el trabajo de manera eficiente.
- Análisis de persona: el foco está en el desempeño del colaborador, que es
quién realiza la tarea, y si está en condiciones de lograr la meta organizacional.

c. Definición de objetivos

Al analizar la brecha de aprendizaje, las organizaciones deben definir el objetivo

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Las metas y objetivos de formación se convierten en la base de las iniciativas de
formación. Por lo tanto, la determinación de los objetivos, son los que rigen la
dirección de todo el programa de aprendizaje.

d. Diseño
- Quién será el formador: Según la habilidad y los conocimientos necesarios para
una formación eficaz; debe decidirse quién llevará a cabo el programa de
capacitación.
- Quién necesita ser capacitado: Se debe decidir quién necesita ser capacitado
para llenar el vacío de aprendizaje.
- Métodos de formación: El formador debe tener información sobre los
participantes, y su perfil para que pueda elegir los métodos de aprendizaje que mejor
se adapten a sus necesidades. El contenido de la capacitación se prepara en función de
las áreas específicas que necesitan desarrollo.

e. Implementación del Programa

Se refiere a la puesta en marcha del plan de formación.
 - Crearse un entorno adecuado que sea propicio para el aprendizaje.
- Ser preferiblemente tener un enfoque participativo, donde el capacitador
pueda promover: juego de roles y juegos interactivos para mantener involucrados a los
participantes.

f. Evaluación y Seguimiento
La evaluación de la formación se realiza para comprobar si se han alcanzado o no las
metas y objetivos de la formación. Es necesario obtener retroalimentación de los
participantes sobre los resultados de la capacitación.

Se puede hacer un seguimiento preguntando a los supervisores si los

participantes están aplicando las habilidades aprendidas en el programa de
aprendizaje en su trabajo diario.