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Curso
Ofimática Básica:
Microsoft Word

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CIBERCENTRO
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1. INTRODUCCIÓN ................................................................................ 1
2. ELEMENTOS BÁSICOS DE WORD...................................................... 2
3. CREACIÓN Y EDICIÓN DE DOCUMENTOS ....................................... 11
4. GUARDAR UN DOCUMENTO. .......................................................... 12
5. RECUPERAR (ABRIR) UN DOCUMENTO........................................... 13
6. IMPRIMIR UN DOCUMENTO............................................................. 14
7. EDICIÓN DE DOCUMENTOS ............................................................ 16
8. VISTAS DE UN DOCUMENTO........................................................... 18
9. FORMATO DE FUENTE .................................................................... 18
10. FORMATO DE PÁRRAFO............................................................... 20
11. IMÁGENES EN DOCUMENTOS...................................................... 27
12. TABLAS. ....................................................................................... 28
13. COLUMNAS PERIODÍSTICAS ........................................................ 31
14. BORDES Y SOMBREADO. ............................................................. 32
15. LETRA CAPITAL ............................................................................ 33
16. CAMBIAR MAYÚSCULAS Y MINÚSCULAS...................................... 33
17. ENCABEZADOS Y PIES DE PÁGINA. ............................................. 34
18. WORDART ................................................................................... 36
19. SOBRES Y ETIQUETAS ................................................................. 36
20. HERRAMIENTAS DE WORD. ......................................................... 37
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1. INTRODUCCIÓN

El procesador de texto fue, en un principio, un programa de propósito general destinado a

simular el funcionamiento de una máquina de escribir. Con el avance de la informática, esta
simulación ha quedado muy superada, ya que un procesador de texto permite manipular el texto
a gusto del usuario (distintos tipos de letra, formatos, introducción de gráficos, personalización
de los documentos, etc.), operaciones que una máquina de escribir no puede realizar.

El objeto de todo procesador de texto reside en obtener una copia impresa del documento
creado, que se obtiene por medio de la impresora conectada al ordenador. La calidad que
consiguen estos dispositivos es notablemente superior a cualquier máquina de escribir, lo que
hace al procesador de texto uno de los programas informáticos más difundidos y utilizados en
cualquier ambiente profesional.

Esta aplicación se encuentra muy generalizada en las empresas. Cada día es más frecuente
entrar en una oficina en la que han desaparecido las máquinas de escribir y en su lugar se han
colocado ordenadores e impresoras.

Las ventajas que han proporcionado el ordenador y el procesador de texto con respecto a la
máquina de escribir son múltiples, entre ellas almacenar en discos los documentos creados para
su posterior manipulación.

Existen distintos tipos de programas capaces de manipular texto. Según las posibilidades de
cada uno de ellos y del sector al que van dirigidos, se pueden distinguir los siguientes:

• Editor de Texto. Posee las operaciones elementales de almacenamiento, edición e

impresión, pero sin poder manipular el texto con distintos formatos. Los textos que generan
son textos sin formato, en código ASCII y están destinados a los programadores o a la toma
de notas de forma rápida. Dentro de este grupo destaca el BLOC DE NOTAS de Windows.
• Procesador de Texto. Capaz de dotar a los textos de distintos formatos y que posee infinidad
de operaciones: inserción de gráficos, tablas, diseño de páginas, entre otras. Son los más
utilizados en oficinas y por el usuario, entre ellos podemos citar los siguientes: Microsoft
Word, WordPerfect, Open Office o MS Wordpad , éste último incorporado en el propio
sistema operativo.
• Autoedición. Programa superior al procesador de texto que permite el diseño completo de
páginas para periódicos o revistas, se podrían citar los siguientes: PageMaker, QuarkXPress,
etc.

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2. ELEMENTOS BÁSICOS DE WORD

Word se comporta como cualquier aplicación, por lo que para iniciarlo debemos buscar
su icono en el Escritorio y hacer doble clic sobre él. También es posible ejecutarlo a través del
Menú Inicio haciendo un click en el icono Microsoft Word.
Una vez abierto el programa se nos presenta su pantalla de trabajo que vamos a analizar
por partes.

a. BARRAS DE HERRAMIENTAS
En la parte superior de la pantalla Word nos presenta la barra de título de la ventana
activa. En ella se muestra el nombre del documento en el que estamos trabajando en ese
momento. Si aún no hemos archivado el documento Word le asigna automáticamente el nombre
de Documento 1, Documento 2, etc.

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Debajo de la barra de título se encuentra la barra de menú. En ella se especifican las
principales opciones que podemos utilizar al trabajar con el procesador. Si ponemos el puntero
del ratón encima de cualquiera de las palabras que aparecen en la barra y pulsamos una vez el
botón izquierdo del ratón se nos desplegará el menú correspondiente a dicha opción.

Debajo de la barra de menú aparecen normalmente dos barras más; la barra estandar y la
de formato. Estas dos barras nos permiten realizar de una forma rápida determinados comandos
de Word.

Barra estándar: Esta barra, como todas las demás, es enteramente configurable, se le
pueden añadir o eliminar iconos. Si colocamos el puntero del ratón encima de cualquier icono
aparecera un mensaje exlicando la función que realiza el botón señalado.

Barra de formato: En esta barra podemos ver el tipo, tamaño y diseño de la letra y del
texto que estamos utilizando en cada [Link] igual que en la anterior si desplazamos el
puntero por encima de los iconos conoceremos la función de cada elemento de la barra.

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MOSTRAR/OCULTAR BARRAS DE HERRAMIENTAS

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En el menú Ver/Barras de herramientas aparece una lista de todas las barras de

herramientas disponibles, las activas tienen una u a la izquierda.
Señalando con el ratón se pueden activar o desactivar las que interesen. Normalmente
estarán activadas únicamente las barras de herramientas de Estándar y Formato.
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b. BARRAS DE DESPLAZAMIENTO

En el lateral derecho y en la parte inferior, justo debajo de la zona de escritura, nos

encontramos con las barras de desplazamiento. Nos ayudarán a desplazarnos a través del
documento.

•
c. BARRA DE ESTADO
J
En la parte inferior podemos ver la barra de estado que nos informa, entre otras cosas,
del número de páginas que componen nuestro documento, de la página en la que nos
encontramos, la línea, la columna, la sección, el idioma del diccionario que estamos utilizando,
etc.

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d. LA REGLA HORIONTAL
En la parte superior de la zona de escritura y en la parte izquierda podemos ver la regla
superior y la regla vertical. Estas nos permiten controlar los márgenes y las sangrias y las
tabulaciones.

Mediante la regla es posible cambiar las sangrías y tabuladores desde el propio

documento sin necesidad de entrar en los menús. Las sangrías se pueden modificar con los
triángulos de la regla. Hay tres: dos a la izquierda y uno a la derecha.

Los dos triángulos de la izquierda marcan la sangría de la primera línea y la sangría

francesa. El triángulo de la derecha marca la sangría de la derecha.

Para modificar la sangría izquierda, se debe pulsar el botón cuadrado que hay en la zona

-
izquierda de la regla. Al pinchar sobre el cuadrado se moverán los dos triángulos también.

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•I • 1 •2• 1
•]j
SM-q� ..... ,da¡
La sangría en primera línea: el triángulo que se debe desplazar es el superior. La
primera línea empezara en el punto que se marque con el triángulo superior, el resto de las líneas
empezaran donde este situado el triángulo inferior izquierdo.

ría de primer a !Ílea

La sangría francesa: para dar a un párrafo una sangría francesa se modifica el triángulo
inferior izquierdo de la regla. La primera línea del párrafo empezará donde marca el triángulo
superior izquierdo, el resto de las líneas donde marca el triángulo inferior izquierdo.

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BARRAS DE HERRAMIENTAS A FONDO: BARRA DE HERRAMIENTAS ESTÁNDAR

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D Nuevo documento en blanco

Crea un documento en blanco basado en la plantilla predeterminada.
Abrir (menú Archivo)
� Abre o busca un Archivo.
Guardar (menú Archivo)
� Guarda el documento activo con el nombre de archivo, ubicación y formato
actuales.

ia Destinatario de correo
En Microsoft Word, envía el contenido del documento como el cuerpo del
mensaje de correo electrónico.
Imprimir (menú Archivo)
� Imprime el archivo activo o los elementos seleccionados. Para seleccionar las
opciones de impresión haga clic en Imprimir, en el menú Archivo.

ru Vista preliminar (menú Archivo)

Muestra la apariencia de un archivo al imprimirlo.

l;j Ortografía y gramática (menú Herramientas)

Comprueba el documento activo por si existieran posibles errores de ortografía,
gramática y estilos de escritura y muestra sugerencias para corregirlos.
Para configurar las opciones de revisión de ortografía y gramática, haga clic en
Opciones en el menú Ortografía y gramática.

i Cortar (menú Edición)

Quita la selección del documento activo y la ubica en el Portapapeles.
Copiar
� Copia la selección en el Portapapeles.
Pegar (menú Edición)
� Inserta el contenido del portapapeles en el punto de inserción, reemplazando
cualquier selección. Este comando sólo está disponible si se ha cortado o copiado
un objeto, texto o contenido de una celda.
Copiar formato (barra de herramientas Estándar)
� Copia el formato de un objeto o texto seleccionados y lo aplica en el objeto u hoja
en la que se haga clic. Para copiar el formato a más de un elemento, haga doble
clic en [Q] y haga clic en todos los elementos a los que desee dar formato.
Cuando haya terminado presione la tecla ESC o vuelva a hacer clic en [Q] para
desactivar Copiar formato.
Deshacer (menú Edición)
� Invierte el último comando o elimina la última entrada que haya escrito. Para
invertir varias acciones al mismo tiempo, haga clic en la flecha ubicada junto a
El y, a continuación, haga clic en las acciones que desee deshacer. El nombre del
comando cambia a Imposible deshacer si no se puede deshacer la última acción.
C> .j Rehacer
Invierte la acción del comando Deshacer. Para rehacer varias acciones al mismo
tiempo, haga clic en la flecha ubicada junto a lc,I y, a continuación, haga clic en
las acciones que desee rehacer.
Hipervínculo
� Inserta un hipervínculo nuevo o modifica el hipervínculo seleccionado.
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811 Tablas y bordes

Muestra la barra de herramientas Tablas y bordes que contiene herramientas para
crear, modificar y ordenar una tabla, y para agregar o cambiar los bordes de texto,

g
párrafos, celdas u objetos seleccionados.
Insertar tabla
Inserta una tabla en el documento con el número de filas y columnas que
especifique.
Inserta hoja de cálculo de Microsoft Excel
� Inserta una nueva hoja de cálculo de Microsoft Excel en el punto de inserción.
Arrastre para seleccionar el número de filas y columnas.

l•�J Columnas
Cambia el número de columnas de un documento o de una sección de un
documento.
Dibujo
� Muestra u oculta la barra de herramientas Dibujo.
Mapa de documento (menú Ver)
� Desactiva o activa el Mapa del documento, panel vertical ubicado en el lado
izquierdo de la ventana del documento, que esquematiza la estructura del
documento. Utilice el Mapa del documento para examinar rápidamente un
documento largo o en pantalla y para realizar un seguimiento de su ubicación en

-
el mismo.
Mostrar u ocultar
11 Muestra u oculta las marcas de formato como tabulaciones, marcas de párrafo y
texto aculto.
�IOO'"k
el Zoom
Escriba unja variación entre el 10 y el 400 por ciento para reducir o aumentar la
presentación del documento activo.
G) Ayudante de Office
El Ayudante de Office proporciona temas de ayuda y sugerencias para ayudarle a
realizar sus tareas.

BARRAS DE HERRAMIENTAS A FONDO: BARRA DE HERRAMIENTAS FORMATO

[Link] !
,, Estilo
Haga clic en el estilo que desee aplicar a los párrafos seleccionados.
ITrnes New Rom.,11 @I Fuente
Cambia la fuente del texto y los números seleccionados. En el cuadro
Fuente, seleccione un nombre de fuente.
l:::Ij Tamaño de fuente
Cambia el tamaño del texto y los números seleccionados. En el cuadro
Tamaño de fuente, escriba un tamaño. Los tamaños del cuadro Tamaño de
fuente, dependen de la fuente seleccionada y de la impresora activa.

l!J Negrita
Pone el texto y los números seleccionados en formato Negrita. Si la selección
00
ya está en negrita, haga clic en para quitar este formato.

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Cursiva
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X Pone el texto y los número seleccionados en formato cursiva. Si la selección

ya está en cursiva, haga clic en ¡¡j para quitar este formato.

l!J Subrayado
Subraya el texto y los números seleccionados. Si la selección ya está
subrayada, haga clic eniil para quitar este Formato.
Alinear a la izquierda
lle Alinear el texto, números u objeto entre líneas seleccionadas a la izquierda
con el borde derecho discontinuo.

--
Centrar
� Centrar el texto, número u objetos entre líneas seleccionadas.
Alinear a la derecha
Alinear el texto, números u objetos entre líneas seleccionadas a la derecha
con el borde izquierdo discontinuo.
Justificar
� En Microsoft Word y Microsoft PowerPoint, alinear los párrafos
seleccionados a los márgenes o sangrías izquierda y derecha.

IEl Numeración
Agregar o quitar números de los párrafos seleccionados.

·-•
• Viñetas
Agregar o quitar viñetas de los párrafos seleccionados.
Disminuir sangría
� Reduce la sangría del párrafo seleccionado hasta la tabulación anterior o
aplica una sangría a la izquierda al contenido de los elementos seleccionados,
equivalente al ancho de un carácter en fuente estándar.
�!l' Aumentar sangría
Aumentar la sangría del párrafo seleccionado hasta la tabulación siguiente o
aplica una sangría a la derecha al contenido de los elementos seleccionados,

ru
equivalente al ancho de un carácter en fuente estándar.
Bordes externos
Agregar o quitar el borde que rodea al texto, párrafos, celdas, imágenes u
otros objetos seleccionados.

l!:..:J Resaltar
Marca el texto con el fin de resaltarlo y que destaque del texto que lo rodea.
Haga clic en lll y seleccione texto u objeto que desee resaltar. Cuando ya
esté resaltado, vuelva a hacer clic en lll . Para cambiar el color del resaltado,
haga clic en la ficha ubicada junta a lll y, a continuación, haga clic en el
color que desee.

lb.:J Color de fuente

Aplica al texto seleccionado el formato de color en el que haya hecho clic.

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BARRAS DE HERRAMIENTAS A FONDO: BARRA DE TABLAS Y BORDES

_, ()_ • •1, • .[Link]-�- D·IEHlil �-9!iñ mlllt UHt:

1

..1 Dibujar tabla

Insertar una tabla al arrastrar el puntero del ratón en el documento. Una
vez insertada la tabla, arrastre el ratón dentro de la tabla para agregar
celdas, columnas o filas. Puede crear celdas de varios altos o con número
variado de columnas por cada fila. También es posible crear tablas
anidadas.
Borrador
(2 Quita la línea de una celda de tabla y combina el contenido de las celdas
adyacentes. Si la celda tiene un borde, Word lo quita pero no combina las
celdas. Haga clic en Borrador lª1 y, a continuación, arrastre el puntero
del borrador sobre las líneas o los bordes de las celdas de la tabla que no
desee.
1 •I Estilo de borde
Haga clic en el estilo y grosor que desee para la línea seleccionada.

1 1h 1• l Ancho de borde
Haga clic en el ancho que desee para el borde del objeto seleccionado.
;.e,1 Color del borde
Haga clic en el color de borde que desee.

o� Bordes externos
Agrega o quita el borde que rodea al texto, párrafos, celdas, imágenes u
otros objetos seleccionados.
I!>, •l Color de relleno
Agrega, modifica o quita el color o efecto de relleno del objeto
seleccionado. Los efectos de relleno ni cluyen degradados, texturas, trama
e imágenes.

ID.:J Insertar tabla

Inserta una tabla con el número de filas y columnas que especifique.
lg Combinar celdas
Combina el contenido de las celdas adyacentes seleccionados en una
única celda.
Dividir celdas / Separar celdas
� Divide las celdas seleccionadas en el número de filas y columnas que
especifique.
l=]¡j Alineación del texto de la celda
Tiene nueve opciones diferentes, que permiten alinear el texto de las
celdas seleccionadas a la parte superior, en el centro, o en la parte inferior
de la celda, y a la izquierda, en el centro o a la derecha.

lfilJ Distribuir filas uniformemente

Convierte la filas o las celdas seleccionadas en filas con el mismo alto.

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li:liJ Distribuir columnas uniformemente

Convierte las columnas o celdas seleccionadas en columnas con el mismo
ancho.

l l.i1il Autoformato (menú Tabla)

En Microsoft Word, los formatos se aplican de forma automática,
incluidos los bordes y el sombreado de tabla predefinidos. Cambia el
tamaño de forma automática para ajustar el contenido a las celdas dela
tabla.

llffiJ Cambiar dirección del texto

Orienta horizontalmente el texto seleccionado en un cuadro del texto, en
una celda o en un marco, de izquierda a derecha.

lW Orden ascendente
Ordena los elementos seleccionados comenzando por la primera por la
primera letra del alfabeto, el número más bajo o la fecha más antigua,
mediante la utilización de la columna que contenga el punto de inserción.
Si anteriormente se establecieron otras opciones de ordenación, ésta
permanecerán vigentes.

WJ Orden descendente
Ordena los elementos seleccionados comenzando por última letra del
alfabeto, el número mayor o la fecha más reciente, mediante la utilización
de la columna que contenga el punto de inserción. Si anteriormente se
establecieron otras opciones de ordenación, éstas permanecerán vigentes.
Autosuma
� En Word, insertar un campo = (fórmula) que calcula y presenta la suma
de los valores en celdas de una tabla situada encima o la izquierda de la
celda que contenga el punto de inserción.

BARRAS DE HERRAMIENTAS A FONDO: BARRA DE HERRAMIENTAS DIBUJO

1 °""" . j Menú Dibujo

Engloba todas las opciones más importantes para el trabajo con objetos.

lW Seleccionar objetos
Transforma el puntero en una flecha de selección para poder seleccionar
objetos en la ventana activa. Para seleccionar uno o varios objetos, arrastre la
flecha sobre los objetos que desee seleccionar.
1(:í 1 Girar libremente
Gira un objeto seleccionado hacia cualquier ángulo. Seleccione el objeto, haga
clic en Girar libremente � y, a continuación, arrastre una esquina del objeto
en la dirección que desee.
LA\tolmr>H .1 Autoformas
Colección de diferentes autoformas, separadas en diferentes categorías.

L::J Línea (barra de herramientas Dibujo)

Dibuja una línea recta en el lugar de la ventana activa donde haga clic o

-
arrastre. Para dibujar la línea en ángulo de 15 grados desde su punto de inicio,
mantenga presionada la tecla MAYÚS mientras arrastra.
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1, 1 Flecha
Inserta una línea con una flecha en el lugar donde hacer clic o arrastrar en la
ventana activa. Para mantener la línea sujeta para dibujar un ángulo de 15
grados desde su punto de inicio, mantenga presionada la tecla MAYÚS
mientras arrastra.
lQj Rectángulo
Dibuja un rectángulo en lugar de la vent6ana activa donde haga clic o arrastre.
Para dibujar un cuadrado, arrastre manteniendo presionada la tecla
MAYÚSCULAS.
Elipse
� Dibuja una elipse en lugar de la ventana activa donde haga clic o arrastre. Para
dibujar un círculo, arrastre manteniendo presionada la tecla MAYÚSCULAS.
Cuadro de texto
� Dibuja un cuadro de texto al hacer clic o arrastrar en la ventana activa. Utilice
un cuadro de texto para agregar texto (título o llamada) a las imágenes y
gráficos.
Insertar WordArt
� Crea efectos de texto insertando un objeto dibujo de Microsoft Word.
Imágenes prediseñadas
� Abre la galería de imágenes, donde puede seleccionar la imagen que desee
insertaren el archivo o actualizar la colección de imágenes.
Color de relleno
� Agrega, modifica o quita el color o efecto de relleno del objeto seleccionado.
Los efectos de relleno incluyen degradado, textura, trama e imágenes.
Color de línea
� Agrega, modifica o quita el color de la línea del objeto seleccionado.
Color de fuente
rÁ. ·• Aplica al texto seleccionado el formato de color en el que haya hecho clic.
Ancho de línea
� Haga clic en el ancho que desee para la línea seleccionada.
Estilo de guión
� Haga clic en el tipo de línea discontinua o de línea de puntos discontinua que
desee para la forma o borde seleccionado. Si no desea una línea discontinua,
haga clic en la línea continua.
¡:=;j Estilo de flecha
Haga clic en el estilo de flecha que desee para la línea seleccionada.
Sombra
� Permite dar un efecto de sombra a los distintos objetos seleccionados.
1j'J 3D
Permite dar diferentes efectos 3D a los objetos seleccionados.

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3. CREACIÓN Y EDICIÓN DE DOCUMENTOS

a. INTRODUCCIÓN DE TEXTO
El texto se introducirá en el área de documento que ocupa la mayor parte de la pantalla
del procesador. En él se pueden distinguir una línea vertical (|) llamada puntero de inserción, a
partir del cual se irá introduciendo el texto en el documento.
La introducción del texto se realiza a través del teclado. Al teclear las letras se irán
situando una tras otra, de izquierda a derecha, en el lugar donde estaba situado el punto de
inserción. El punto de inserción va avanzando a la vez que se van introduciendo las letras,
mostrando en todo momento el punto en donde se situará el nuevo carácter a teclear.
Cuando se llega al final de la línea no es necesario pulsar la tecla <INTRO> para avanzar
de línea, sino que el procesador avanzará automáticamente continuando con la introducción del
texto. Sólo se debe rá pulsar esta tecla si se desea cambiar de párrafo.
Al llegar al final de la hoja, el programa se encargará de crear una nueva página para
continuar escribiendo. Para añadir una página al documento pulsa Ctrl + Enter.
MOVIMIENTOS DEL PUNTO DE INSERCIÓN

Al trabajar sobre un documento, una de las operaciones más habituales es mover el punto
de inserción de un lugar a otro del documento, bien sea al principio, al final o a mitad de línea.
Este movimiento se puede realizar por medio de los cursores, del ratón o de teclas especiales y
variará según se realicen en un párrafo concreto o en el documento entero.
La localización del punto de inserción se podrá cambiar actuando de las siguientes
formas:
• Moviendo el ratón: situándolo en el punto exacto y pulsando el botón principal, quedando
el punto de inserción fijado en la nueva posición.
• Con las teclas del cursor: pulsando dichas teclas se desplazará el punto de inserción
según muestra el siguiente cuadro:

TECLAS ACCIÓN DEL PUNTO DE INSERCIÓN

Flecha izquierda / derecha Desplaza el cursor derecha / izquierda

Flecha arriba / abajo Desplaza el cursor arriba / abajo

Ctrl + flecha izquierda / derecha Se mueve una palabra hacia izda /dcha
Ctrl + flecha arriba / abajo Se mueve al párrafo anterior / posterior

Inicio Se mueve al comienzo de la línea

Fin Se mueve al final de la línea

AvPág o RePág Se mueve página a página

Ctrl + Inicio Se va al inicio del documento

Ctrl + Fin Se va al final del documento

Ctrl + RePág Se mueve al principio de la página anterior

Ctrl + AvPág Se mueve al principio de la página siguiente

-
F5 Se nos preguntará a qué página queremos ir

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Alt + izquierda Se mueve a la primera columna de una tabla

Alt + derecha Se mueve a la última columna de una tabla

Si se sitúa el punto de inserción entre palabras o letras escritas, al introducir texto las
letras situadas a la derecha se irán desplazando hacia la derecha y dejarán sitio al nuevo texto.

¡OJO! El cursor solo se podrá posicionar en la parte del documento escrita.

4. GUARDAR UN DOCUMENTO.
Recordamos que se debe tener presente que mientras se teclea un texto sólo se debe
pulsar la tecla Enter cuando hayamos terminado de escribir un párrafo, esto es, cuando tengamos
que poner un punto y aparte.

Una línea en blanco no es más que un párrafo que empieza y termina en el mismo punto,
osea un párrafo vacío.

Una vez tecleado el texto debemos guardar el documento para conservarlo en nuestro
computador. Hay varias formas de hacerlo. Una de ellas es colocando el puntero del ratón sobre
la palabra Archivo de la barra de menú, pulsar una vez con el botón izquierdo del ratón y del
submenú elegir la opción "Guardar como..." pulsando el botón izquierdo del ratón. Se abrirá la
ventana titulada "Guardar como...".

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Pulsaremos sobre el cuadro combinado situado en la parte superior de la ventana a la

derecha de la opción "Guardar en...", seleccionaremos el lugar en el que queremos guardar el
documento. Una vez seleccionado el lugar en donde vamos a guardar el documento
(generalmente se debe crear carpetas para organizar y guardar la información), escribiremos en la
caja titulada Nombre de archivo el nombre que deseemos darle al documento. Para ello
borramos el nombre de "[Link]" y escribimos el nombre que deseemos. A continuación
pulsamos una vez con el botón principal del ratón sobre el botón Guardar (abajo a la derecha).

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5. RECUPERAR (ABRIR) UN DOCUMENTO.

En la sesión anterior aprendimos a escribir un documento, darle nombre y guardarlo. De
nada serviría el trabajo realizado si no pudiéramos recuperar aquel documento para volver a
trabajar sobre él.

Para recuperar un documento hay, como siempre, varios modos. Uno de ellos es el de
abrir el programa Word (tal como hicimos la última vez) y una vez en la pantalla principal
hacemos clic en el icono "Abrir", en la barra estándar. Se nos abrirá una ventana titulada "Abrir:

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3 1

Esta ventana la podríamos haber abierto, también, a través del menú Archivo, colocando
el puntero del ratón sobre la palabra Archivo de la barra de menú, pulsar una vez con el botón
principal del ratón, y luego volver a hacerlo sobre la opción "Abrir...".

Debemos fijarnos en el nombre de la carpeta que aparece en la caja de texto superior

titulada "Buscar en...". En esa ventana debe aparecer el nombre de la carpeta en la que está el
documento que queremos abrir. Si no es el correcto pulsaremos la punta de flecha y se
desplegará la lista de directorios y unidades para que podamos seleccionar la unidad o carpeta.

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6. IMPRIMIR UN DOCUMENTO

a. CONFIGURACIÓN DE LA PÁGINA

onfigurar pagin,11
Antes de comenzar a
t1>f<p>e< l 1...,.,,.,.,del� 1 tuertedel� 1 ll!<d<> l trabajar con un documento
s..--"' 1mm ±1 -- se deben configurar
J¡i«"' jo,32 cm ±1
parámetros tales como los
!¡-do 13 cm :fl márgenes, la orientación del

_J
�echo 12,59cm ±1
papel (vertical o horizontal)
E¡r:c;oó«MOÓn jo cm ±1 o el tamaño del papel, esto

[r;:,:,::le
se realiza desde la opción
11,iscm ±1
Configurar Página del Menú
j1,2Scm :fl
f'io<le""'7>o
&>kar•= jrodo .. docu:roento Archivo.
rMÍr-�KO< Po,,:,6ndel-rtemo
r Do< págr,a$ por ""1o r.� rs,.-

Hay que tener en cuenta [00,gur;u- página .IJ2!l

que la configuración del papel
se puede modificar en cada una
de las secciones del
documento, pudiendo ser
distinta en cada una de ellas.
Debajo del dibujo que en la
ventana representa la vista
previa, podemos ver un cuadro
combinado que nos permite
&Picor• lrodo .. doc..rflto
aplicar la configuración de la
página a todo el documento o a
la sección en la que nos
encontramos y de ahí en
adelante.

b. PRESENTACIÓN PRELIMINAR
Si quieres ver a vista de pájaro cómo quedará la página impresa, selecciona la opción del
menú Archivo/Presentación Preliminar; se mostrarán páginas completas a tamaño reducido,
pudiendo ver el documento en otro tamaño, seleccionándolo a través del Zoom, y en una o varias
páginas.

Método rápido: hacer clic sobre el botón de la barra de herramientas.

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c. IMPRESIÓN

il

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..,...,.._.....,
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_1 ca "'�---
"-'"'""'"' !· .i

fl
-
,-� ¡.,_ ....
~··
fl

El objetivo final de un procesador de texto es conseguir una copia impresa del documento
creado.
Antes de imprimir un documento, se podrá observar su aspecto final eligiendo la opción
Presentación preliminar dentro del menú Archivo de la barra de menús.
Para imprimir un documento se debe elegir la opción Imprimir del menú Archivo,
apareciendo el cuadro de diálogo de la ilustración.
El proceso de impresión se realizará mediante los siguientes pasos:
1. Elegir la impresora en la lista desplegables Nombre.
2. En la lista desplegable Imprimir (parte inferior de la ventana) seleccionará lo que se desea
imprimir (documento, resumen, estadísticas, propiedades, combinación de teclas). Lo
habitual es dejarlo como esta.
3. Indicar el número de copiar en el cuadro Copias.
4. En intervalo de páginas:
• Todo: se imprimen todas las páginas del documento.
• Página actual: se imprime solamente la página en la que se está trabajando
• Páginas: Podemos imprimir páginas sueltas (se teclean los números de las páginas
separadas por comas) o rangos de páginas (se teclean la página de comienzo y final,
separadas por un guión) o las dos cosas a la vez separado todo por comas.
• Selección: Imprime el bloque seleccionado.
5. Imprimir sólo: selección del grupo de páginas a imprimir de entre:
− Intervalo: grupo de páginas indicadas en el apartado anterior.
− Páginas pares o impares. Imprime las que se indiquen.

Opciones: para configurar qué se imprimirá (caracteres ocultos, dibujos, marcadores, etc.).

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LA '"
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7. EDICIÓN DE DOCUMENTOS

a. SELECCIONAR TEXTO:
• Con el ratón à Llevar el puntero del ratón hasta el primer carácter que va a componer el
bloque. Hacer clic con el botón principal y arrastrar.
• Con el teclado à Pinchar con el ratón a la izquierda del primer carácter y . . .
• Presionar mayúsculas y sin soltar, mover las teclas direccionales hasta el final del bloque.
• Pinchar con el ratón a la derecha del último carácter que queramos seleccionar,
manteniendo pulsada mayúsculas.

PARA SELECCIONAR ...:

• Una palabra à Haz doble clic en la palabra.

• Una línea de texto à Lleva el puntero del ratón al margen izquierdo de la línea, y cuando se
transforme en una flecha que apunta hacia la derecha, haz clic.
• Varias líneas à Lleva el puntero del ratón al margen izquierdo de la línea y, cuando se
transforme en una flecha que apunta hacia la derecha, arrástralo por el margen hasta cubrir
todas las líneas.
• Una frase à Mientras pulsas la tecla Ctrl, haz clic en cualquier lugar de esa frase.
• Un párrafo à Lleva el puntero del ratón al margen izquierdo del párrafo y, cuando se
transforme en una flecha haz doble clic, o haz triple clic sobre cualquier palabra del párrafo.
• Todo el documento à Triple clic en el margen izquierdo del escrito. O con la opción del
menú Edición/Seleccionar todo (CTRL+E).

b. MOVER, PEGAR Y COPIAR TEXTO:

Para copiar y mover texto Word utiliza un área en la memoria de almacenamiento
temporal llamada “Portapapeles”.

Existen tres comandos para mover y copiar la información: Cortar, Copiar y Pegar.

1. Mover texto:
a) Seleccionar el texto a mover.
b) Seleccionar el comando irol o el botón correspondiente (¡]
c) Situar el cursor en el sitio de destino de la información.
d) Seleccionar el comando iiñííl o el botón correspondiente iJ
2. Copiar texto:
a) Seleccionar el texto a copiar.
b) Seleccionar el comando ffiíar-1 o el botón correspondiente
c) Situar el cursor en el sitio de destino de la información.
d) Seleccionar el comando o el botón correspondiente

�--
Para cortar, copiar y pegar también se puede usar la combinación de teclas siguiente:

i Cortar Ctrl+X
Ctrl+c
@Pegar Ctrl+\I

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c. BORRAR BLOQUES DE TEXTO

Una vez seleccionado el texto podemos hacer varias operaciones con él, por ejemplo
borrarlo. Podremos hacerlo de la siguiente forma:
• Seleccionar el texto deseado y luego presionar Supr.
• Seleccionar el texto deseado y luego seleccionar la opción del menú Edición/Borrar.

d. DESHACER Y REHACER ACCIONES

COMANDO DESHACER
Ocurre con más frecuencia de la debida que justo después de borrar un bloque de texto
nos damos cuenta de que hemos eliminado más de la cuenta; daríamos entonces algo por
retroceder sobre lo hecho y volver a empezar la operación.
No hay problema, todo está previsto y la opción deshacer nos permite volver atrás de la
última operación realizada. De esta forma, se puede recuperar el texto eliminado, pero también
eliminar el texto que acabamos de escribir.
Un modo rápido de deshacer la última operación es hacer clic sobre el botón deshacer
de la barra de herramientas. También con la opción del menú Edición/Deshacer, o
presionando la combinación de teclas Ctrl+Z.
Aparentemente, seleccionar la opción de menú Edición/Deshacer o hacer clic en el botón
deshacer da como resultado la misma operación; pero hay una sutil
diferencia entre ellos.
Observa que al lado del botón Deshacer hay otro botón de
flecha abajo lil . Al hacer clic sobre él se despliega la lista de las
últimas tareas que has realizado en orden inverso, es decir, si
hacemos clic sobre la primera tarea de la lista, es ésta la que se
deshace, si se hace sobre la cuarta se deshacen las cuatro
últimas.
COMANDO REHACER
La opción Deshacer que acabamos de ver tiene su contrapartida en la opción Rehacer,
que repone la acción que acabamos de deshacer. Por ejemplo, podemos poner un texto en negrita
y con la opción deshacer eliminar la negrita. Si luego pulsásemos rehacer volvería a ponerse en
negrita.

La puedes seleccionar rápidamente si haces clic sobre el botón rehacer que hay en
la barra de herramientas. Si además haces clic sobre la flecha abajo que hay a su derecha, se
desplegará la lista de las últimas tareas que se han deshecho.
También se puede rehacer con la opción del menú Edición/Repetir, o presionando la
combinación de teclas Ctr+Y.

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8. VISTAS DE UN DOCUMENTO
Word puede trabajar con el mismo documento de distintas formas. Cada una de ellas es
adecuada para unas necesidades determinadas. La mayor parte de los modos disponibles, se
encuentran, para su selección, en el menú “Ver”, sólo uno se encuentra en el menú “Archivo”
que es el de “Vista Preliminar”. Todos los modos o presentaciones son incompatibles entre sí, lo
que significa que, seleccionando uno, se anula el que hubiera escogido con anterioridad. Veamos
las formas más usadas:
MODO, VISTA O
INDICADO PARA: CARACTERÍSTICAS
PRESENTACIÓN
♦ Se ve el formato de párrafo o fuente
(tipo de letra) tal y como se imprimirá.
Escribir y editar documentos de texto básicos. ♦ Los saltos de página se ven mediante
VISTA NORMAL
Es el modo por defecto tras la instalación. una línea horizontal de puntos.
♦ No muestra: encabezados, pies, regla,
columnas, etc.
♦ La edición del documento se hace más
Visualizar el documento tal y como aparecerá lenta, dado que el programa debe
al imprimir. Por ello es la presentación más mostrar todos los códigos y símbolos
DISEÑO DE
acertada para la creación de documentos con no imprimibles. Pueden desactivarse
IMPRESIÓN
diferentes formatos, imágenes, encabezados, éstos en la barra de herramientas
notas..., etc. estándar.
♦ Permite cambiar márgenes (reglas).
Mostrar las páginas completas a un tamaño
reducido, para poder observarlas en pantalla ♦ Permite verificar los saltos de página y
el aspecto global del documento.
VISTA O antes de imprimirlas. Es por ello un modo
obligado de trabajo, antes de proceder a ♦ Se pueden realizar las siguientes
PRESENTACIÓN
imprimir el documento; especialmente si la acciones: imprimir, modificar los
PRELIMINAR
impresora seleccionada en la edición del márgenes, reducir el nº de páginas,
documento, es distinta a la que finalmente modificar el zoom, etc. .
imprime.

9. FORMATO DE FUENTE

E Color de la Fuente
s
t
i Tipo y tamaño de la fuente. Negrita Cursiva Subrayado Resaltador de texto
l
o

a. CAMBIAR TIPO TAMAÑO Y COLOR DEL TEXTO

Al empezar a escribir un documento, éste se realiza con el tamaño y tipo de le tra
(fue nte ) asignados por defecto y visualizados en la barra de “Formato”. Éste se puede cambiar
antes de iniciar la escritura; para ello se desplegará la lista de fuentes o tamaños y se seleccionará
la deseada. Todo el texto se escribirá a partir de entonces tomará el tamaño y tipo elegido. Para
cambiar sólo una parte del texto, se seleccionará dicha parte y después se realizará la misma
operación que antes.

b. TEXTO EN NEGRITA / CURSIVA / SUBRAYADO

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Se pueden añadir e s tilos de fue nte al texto, tales como negrita, cursiva y subrayado. Para
ello, se deberá seleccionar el texto y pulsar los botones que identifican cada estilo en la barra de
“Formato”.

Estas operaciones también se pueden realizar desde la opción Fuentes del menú Formato.
Además se pueden añadir efectos como superíndices para potencias, subíndices, sombras,
modificar el espaciado entre caracteres, su posición respecto a la línea, etc.

El botón Predeterminar... de esta opción cambia la fuente y el tamaño de la letra que

aparecen por defecto al iniciar la escritura de un nuevo documento.

--- ,_,_
,,.,., 3
3
3
- ,. •
•
¡,,.,
:)

-"--
"-· _
.........
,-,..,."
,. ....... - .. ,(1,n. .:1 ...... -

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1

, . ... ., .......
,..,..

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10. FORMATO DE PÁRRAFO

Dar formato a un documento es darle un aspecto concreto. En un documento pueden
aparecer diferentes formatos, a aplicar a los caracteres o a los párrafos, que se podrán variar
seleccionando un texto, y con la opción FORMATO de la barra de menús:
Como será una referencia importante, debe tenerse claro que, un párrafo está compuesto
por una o varias líneas de texto que se van escribiendo hasta pulsar <Intro>. Al pulsar <Intro>,
se introduce la marca de final de párrafo (¶); ésta incluye, además, las opciones de formato
aplicadas al mismo, que son “arrastradas” al párrafo siguiente.
El formato de párrafo afecta a todas las líneas que lo componen. Para formatear un
párrafo se debe seleccionar previamente o bien definir su formato antes de escribirlo. Este
formato estará vigente hasta que se defina uno nuevo, puesto el formato se arrastra al siguiente
párrafo al pulsar <INTRO>.

q Fuente...: para elegir el tipo de fuente, el tamaño y

modelo de la letra, así como el color de la fuente.
A f\¡ettt .. q Párrafo...: formatea los párrafos seleccionados.
ª' PO(fofo q Tabulaciones...: Modifica las posiciones a partir de las
== t;..mc,ooónymew, ... q
cuales se alineará el texto.
Numeración y viñetas...: da el formato de viñeta o lista
' ¡\orde< y fGODeado ...

' ,,�--
numerada a un párrafo seleccionado.
' q Bordes y sombreado...: Añade bordes y efectos de
Ia!:waone< ... sombreado (y relleno) a la parte seleccionada.

1 '"
q Columnas...: Define el formato de columnas a insertar.
w q Letra capital...: Realza una letra al principio de un
párrafo.
COfl"D!Of....,,:,.c,Jas:ynrúa.w •• q Cambiar mayúsculas y minúsculas...: cambiar la
1Íl /p.�---
escritura de la palabra o frase.
!,aiera do esdos ...

,:;- "" • Las operaciones más comunes que se pueden realizar

con la opción Párrafo del menú Formato son:
'JI'

-·......- ,_
•

-- ,_ ••
q Alineación. q Interlineado. 1 ..... , ............ 1
q Espacio entre párrafos. q Control de líneas.
••�= ¡, 3 ...... ,_ 1-- 3
, ••
• ..... 3 j.,_,w
"
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·-··-- • r:::.
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a. ALINEACIÓN
Alinear un párrafo es indicar la colocación que van a tener las líneas que lo componen
con respecto a los márgenes izquierdo y derecho del documento.
Los tipos de alineación posibles son (se muestra en la ilustración el botón identificativo
de la barra de herramientas):
• Izquierda: los caracteres de principio se ajustan al margen izquierdo; los caracteres
finales se sitúan según su longitud y no estarán justificados.
• Derecha: los caracteres finales de cada línea se ajustan al margen derecho, mientras que
los del principio de línea no estarán justificados al margen izquierdo.
• Centrada: los caracteres que componen la línea se situarán centrados con respecto a los
márgenes izquierdo y derecho que se hayan establecido.
• Justificada: los caracteres de principio y final de línea se pegan a los márgenes izquierdo
y derecho respectivamente, ocupando así la totalidad del espacio disponible para cada
línea.
Para cambiar la alineación de un párrafo se seleccionan los párrafos elegidos (o se
sitúa el cursor sobre el párrafo que se prefiera) y, con el ratón, se pulsa el botón de la barra de
herramientas que identifica la alineación deseada, aunque también se puede realizar a través del
menú Formato-Párrafo.
b. INTERLINEADO
Es el espacio de separación que hay entre las líneas de un párrafo. Se mide en puntos y su
amplitud depende de la fuente de la letra utilizada. Consta de los puntos que utiliza la fuente,
más un pequeño espacio adicional.
El interlineado se puede modificar con las opciones existentes en el cuadro de diálogo de
la ficha “Sangría” y “Espacio”, de la opción Párrafo del menú Formato. Las opciones posibles
son:
- Sencillo, que equivale a una línea.
- 1’5 líneas, interlineado de una línea y media de separación.
- Doble, equivalente a dos líneas. Compuesto por el doble del tamaño de la letra utilizada,
más un espacio adicional.
- Mínimo, establece un espacio mínimo de separación, indicado en el cuadro “En:”.
- Múltiple, aumenta o disminuye el espacio entre líneas, según el porcentaje indicado en el
cuadro “En:”.
- Exacto, la separación será la especificada en el cuadro “En:”.
c. ESPACIO ENTRE PÁRRAFOS
El espacio que se deja entre el final de un párrafo y principio del siguiente.
Después de finalizar un párrafo se suele pulsar <Intro> para dejar una línea en blanco
antes del párrafo siguiente. En el caso de que se quisiera dejar más espacio, se pulsaría
sucesivamente la tecla <Intro>.
Se puede incluir la cantidad de puntos que se quiere dejar de separación en los cuadros
“Anterior” (puntos antes del párrafo, es decir, el espacio entre el párrafo anterior y el principio
del actual) y “posterior” (puntos después del párrafo, es decir, el espacio entre el párrafo actual y
el principio del siguiente).

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d. SANGRADO DEL TEXTO

Una sangría es la distancia que existe entre los límites del texto y los márgenes de la
página; se utiliza para distinguir el comienzo de un párrafo. Según su disposición, existen cuatro
tipos de sangría:
a) Positiva: el área del texto es más estrecha que el espacio entre los márgenes.
b) Negativa: permite al texto ocupar parte, o todo el espacio reservado a los márgenes.
c) Francesa: la primera línea del párrafo se acerca más a la izquierda que el resto del
párrafo. Se utiliza para incluir párrafos con números o viñetas.
d) Americana o sin sangría.

Para realizar un sangrado, se pueden utilizar las opciones del menú, o bien la regla:
• Con el menú: se darán los siguientes pasos:
1. Se sitúa el cursor sobre el párrafo elegido, o bien se seleccionan varios, si están
consecutivos.
2. Ir a la opción Párrafo del menú Formato de la barra de menús. En la hoja “Sangría y
espacio” elegir la sangría en cm., (si se deja en cero, el texto comenzará donde comience
el margen) y el tipo que se desea. En la lista “Sangría especial” distinguimos una nueva
opción: Primera línea. Esta opción hará que la primera línea del párrafo sea más corta el
resto (contraria a la sangría francesa).
3. Pulsar el botón aceptar.

• Con la regla: la operación se realiza moviendo los marcadores de la regla; para ello hay que
situar el cursor sobre el párrafo (o bien seleccionar parte de cada uno de los párrafos a
modificar) y pulsar con el ratón el marcador que sirva para realizar la operación que se desee.
Los marcadores que se distinguen son:

Margen izquierdo Marcador que nos indica el comienzo de Margen derecho

la primera línea del párrafo (superior).

Marcador que nos indica la alineación del Cuadro de arrastre:

resto de líneas del párrafo. mueve a la vez el Marcador que nos indica el límite
marcador superior y el derecho del párrafo
inferior izquierdo. Si se
mantiene pulsada la
tecla Mayús. sólo se
moverá un marcador.

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e. TABULACIONES
Esta función se utiliza para colocar el texto en determinadas posiciones, a lo largo de una
línea. El nombre de la función viene del latín “tabula”, que significa tabla. Su utilidad principal
es crear diferentes columnas en cada una de las líneas.
A cada pulsación de la tecla <Tabulador> se introduce una marca de tabulación (al
activar los caracteres ocultos aparece representada por à), que distará un espacio
“predeterminado” (1,25 cms.) desde la posición anterior del cursor.

Ejemplo de tabuladores:

[L'.�•I 1 l•'l_•l•J•l•4•1 5•1 3,•1] L•8 I•', l•w.•I 11•1 U•l•lJ

••Ji...:..;.
Nombre Importe Cuota Clave de acceso
Antonio 400,000 0,25% 848A
Felisa 8.200,000 12,5% 9Z

' ' ' . '� ' . • ' '

• ' ' ' i·••7•••8•1
'Cuota
' , " ' u •
" ' � ' ,
➔ Nombre ➔ lmJ;!Qrle ➔ ➔ Clave de-acceso,r
➔ Antonio ➔ 400,000 ➔ 0,251/� ➔ 848Al
➔ Pehsa ➔ 8.200,000 ➔ 12,51/� ➔ 9ZU
' En el ejemplo pueden verse 4 columnas, con la siguiente tabulación:

PRIMERA COLUMNAè Tabulación izquierda. A 2 cms. desde el margen izquierdo.

SEGUNDA COLUMNAè Tabulación decimal (por ser de contenido numérico).
A 4 cms. de la 1ª columna.
TERCERA COLUMNAè Tabulación derecha. A 4 cms. de la 2ª.
CUARTA COLUMNAè Tabulación centrada. A 4 cms. de la 3ª.

La marca de tabulación no se m i prime, aunque aparece para indicar cómo se presentaría

en la pantalla (con los caracteres ocultos). En la regla aparecerán los tipos de tabulación elegida.
El recuadro izquierdo, antes del margen izquierdo, irá mostrando los distintos tipos de tabulación
permitidas que se podrán ir añadiendo con cada clic del ratón sobre la regla.

Existen 5 tipos de tabulaciones:

a) Izquierda: coloca el texto a la derecha de la marca establecida, quedando éste pegado
a la tabulación.
b) Centro: coloca el texto centrado con respecto a la marca de tabulación.
c) Derecha: sitúa el texto a la izquierda de la marca establecida, quedando éste pegado a
la marca de tabulación.
d) Decimal: coloca la parte entera de un número a la izquierda de la marca, la coma justo
en la marca y los decimales a la derecha de la marca establecida.
e) Barra: aparece una barra vertical en el lugar seleccionado. Esta opción sólo está
operativa a través del menú Formato-Tabulaciones. No sirve para ordenar el texto, sólo
para mostrar la separación, por lo que no se usa, prácticamente.

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 m,.,. LILA
LA
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Para colocar las tabulaciones, se puede utilizar la regla o bien el cuadro de diálogo de
Formato-Tabulaciones.

A) CON EL CUADRO DE DIÁLOGO: es la Tabulaciones IJEi

forma que ofrece más posibilidades, aunque es
"""'"
Tat',Liaccries p,9determTladas

ifJ
menos intuitiva. Puede verse en la ilustración 12cm
.
11,25 cm

el cuadro que se presentaría si tuviésemos el ,Cm

Alne¡o:ó:,
cursor sobre uno de los 3 párrafos tabulados 10cm"· ¡;- t;q.J"'"'cl;, r Q!!c<mal
r..,,
en el ejemplo anterior. En él encontramos: 14cm r �[Link]
• La posición (en cms. desde el margen r "'"'"'
Relleno
izquierdo). En nuestro ejemplo, aparecen r ;i •••••••
..:J ¡;- lNnp-,:, r,_
las posiciones de las 4 marcas de
tabulación, aunque la configuración que
r,
se muestra es la de la primera marca (2
cms., izquierda y sin carácter de relleno). 1
El1mra l¡:d,s
• La distancia de las tabulaciones
predeterminadas (las que se aplican si
no se indica otra distancia).
• El tipo de alineación seleccionada para la posición activa (en el ejemplo, la primera
columna).
• El carácter de relleno (los caracteres que se añaden entre columna y columna) elegido
para la posición activa (en el ejemplo, no existe ningún carácter de relleno).
• Tres botones para seleccionar las acciones a aplicar:
FIJAR: añade la combinación de posición, tipo de alineación y carácter de
relleno seleccionado.
ELIMINAR: borra la marca seleccionada.
ELIMINAR TODAS: se eliminan todas las posiciones que hubiesen fijadas.

Para proceder a colocar las tabulaciones se siguen los siguientes pasos:

1) Al ir escribiendo el texto del primer párrafo, se van colocando las marcas de tabulación
(con la tecla <Tabulador>). En caso de que el texto esté ya escrito, basta con situar el
cursor sobre el párrafo, o bien seleccionar los párrafos (sin son varios son consecutivos)
a los que se quiera dar este formato; pero en todo caso, es preciso que tengan las marcas
de tabulación perfectamente colocadas.
2) Se accede al cuadro de diálogo y se indica la posición, el tipo de alineación y el carácter
de relleno preferido.
3) Tras completar los datos de cada posición, se pica en FIJAR.
4) Se repite el proceso para cada marca a colocar.
5) Se ACEPTAN finalmente las configuraciones.
B) CON LA REGLA: es la opción más rápida, aunque la menos potente. Estos son los pasos:
1) Igual que el del método anterior.
2) Haz clic en el botón del extremo izquierdo de la regla horizontal hasta que aparezca el
tipo de tabulación que desees (aparece en la ilustración). En la ilustración se muestran,
de izquierda a derecha, el botón de alineación de tabulaciones, a continuación aparecen
los símbolos que identifican la alineación izquierda, derecha, centro y decimal.
3) Haz clic en la posición de la regla horizontal donde desee establecer una tabulación.

Posteriormente podrás MOVER las marcas, sencillamente arrastrándolas sobre la regla.

También podrás ELIMINAR las marcas, arrastrándolas fuera de la regla.

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f. NUMERACIÓN Y VIÑETAS
La utilización de listas numeradas y
viñetas, constituyen una fórmula perfecta para

Brrr
separar distintos elementos y textos en un
documento, enfatizando cada uno de los párrafos
de la forma más conveniente para una mejor
lectura del documento. También se pueden

rrrr
utilizar para numerar los pasos a seguir en un
proceso, enumerar las características de un
producto, etc.

También se pueden crear listas con varios

niveles (distintas sangrías con diferente
numeración/viñetas). Éstas son útiles para , � 1 1 .... 1 """"'1
esquemas y documentos técnicos o legales, o bien
para numerar los títulos de un documento al que se haya dado formato con alguno de los estilos
de títulos incorporados por Word

Para utilizar estas opciones se debe acceder a “Formato-Numeración y viñetas...”. El

procedimiento para crearlas comprende los siguientes pasos:
1. El primer paso puedes realizarlo de dos formas:
a. Pulsa uno de los botones de la barra de herramientas. El primero se
utilizaría para crear una lista numerada y el segundo para crear una lista con
viñetas.
b. Activando la opción del menú “Formato/Numeración y viñetas”, donde podemos
escoger entre usar viñetas, números y esquemas numerados.
2. Escribe el contenido de la primera entrada y pulsa ENTER. El cursor se desplaza al comienzo
de la línea siguiente y muestra el signo de la segunda viñeta o del segundo número.
3. Repetir el segundo paso para cada una de las entradas que quieras introducir en la lista.
4. Cuando quieras terminar la lista, vuelve a pulsar el botón y verás como se borra el signo de la
última viñeta o del último número, puesto que ya no vas a introducir más entradas o bien
pulsa INTRO dos veces seguidas y saldrás del formato numeración y viñetas.

Lista con viñetas Lista numerada

1. Microsoft Word
• Papel de cartas
• Tarjetas de visita 2. Microsoft Excel
• Tarjetones de visita
3. Microsoft Access

Esquemas numerados y con viñetas

1. Tema 1 § Tema 1
1.1. Capítulo 1 • Capítulo 1
1.1.1. Apartado 1 ♦ Apartado 1

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En los esquemas numerados, cuando:

• queramos pasar al siguiente nivel de numeración, pulsaremos el Tabulador y cuando
• queramos pasar al nivel anterior, pulsaremos las teclas Mayúsculas + Tabulador.
Un truco para incorporar viñetas, o listas numeradas, sin utilizar las opciones contempladas,
consiste en escribir el número 1) al comienzo de un párrafo (si se desea crear una lista
numerada), o bien el asterisco (*) (en caso de desear colocar viñetas). Así, automáticamente, al
pulsar INTRO, el párrafo actual y el siguiente adoptarán el formato deseado, así como los demás;
siempre que pasemos con la tecla mencionada.
Si esto ocurriese de manera automática y nosotros no lo deseásemos, simplemente
tendríamos que utilizar el comando deshacer (Ctrl. + Z) y Word desharía lo último, es decir,
desharía el formato viñeta aplicado por él automáticamente pero no lo último escrito por
nosotros. Este procedimiento es válido para cualquier formato no deseado que Word aplique
automáticamente.

Nota respecto a la relación entre el formato viñeta y las sangrías y tabuladores:

Veamos el siguiente ejemplo:

, . , , . il 1,,.4,,,5.,.,.,.7.,,s,,,�.,.,o,,,11,,�2 ,,11•••14•>•
8
• ... Haz-e h e-e n· la-pcsicié n-de- la· regla· honzon tal·donde·desee·
estable cer·una· tabulaci6rfl
En cualquier viñeta:
• El triángulo superior marca la posición del símbolo de la viñeta
• La marca del tabulador establece la distancia entre el símbolo de la viñeta y el texto de la
primera línea.
• El triángulo inferior marca el comienzo del resto de líneas del párrafo

g. APLICAR, COPIAR Y PEGAR FORMATOS

Word, par ahorrar tiempo, permite copiar un formato de carácter (fuente, tamaño...) o de
párrafo (alineación, tabulación, sangría...) que ya esté definido en un texto anterior.
Para utilizar este comando, hay que utilizar el botón que representa una brocha, , en la
barra de herramientas estándar. Esto son los pasos:

1). Se sitúa el cursor sobre el texto o párrafo del que se quiera copiar el formato.

• Si lo que vamos a copiar es un formato de fuente : seleccionar la palabra que contiene el

formato.

• Si lo que vamos a copiar es un formato de párrafo basta con hacer clic sobre cualquier
parte del párrafo que contiene el formato deseado.

Aunque en este segundo caso también se puede seleccionar el párrafo completo, esto se
hará haciendo un doble clic sobre el párrafo que contiene el formato deseado.

2). Se pica sobre el botón mencionado ( ), entonces el puntero habitual del ratón se verá
convertido en una brocha.

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3). Se comienza a seleccionar con el ratón el texto al que se quiera dar igual formato.
O se hace clic sobre el párrafo al que se quiera transferir el formato.

En este segundo caso, si no se pegase correctamente el formato entonces habría que

repetir el proceso desde el punto 1 seleccionando todo el párrafo origen de formato y para
pegarlo (punto 3) habrá que seleccionar el párrafo destino completo.

4). Automáticamente se habrá transferido el mismo.

De igual modo, para aplicar formatos, habrá que tener en cuenta que si lo que vamos a
hacer es aplicar un Formato de Fuente, entonces habrá que seleccionar la palabra o el
conjunto de palabras a las que vamos a dar formato, pero si lo que vamos a hacer es aplicar un
Formato de Párrafo, entonces bastará con hacer clic en el párrafo al que le vamos a dar
formato. A continuación se hará clic en los botones o menús que correspondan para dar o quitar
formatos.

11. IMÁGENES EN DOCUMENTOS.

A veces necesitamos que nuestros documentos contengan una imagen, un dibujo, un
logotipo... creado con otro programa u obtenido de la galería de imágenes que nos ofrece Word.
a. IMAGEN DE LA GALERIA DE WORD
Para colocar en un documento una imagen desde la galeria de Word debemos pulsar
Insertar à Imagen à Imágenes prediseñadas. Se abrirá la ventana de la galería de imágenes y
sólo deberemos seleccionar la que más nos guste o interese. Una vez marcada, pulsaremos el
botón insertar y la imagen se colocará en la página en la que estemos trabajando.
Una vez tenemos el dibujo en la .!J.l!l
página, lo seleccionaremos con el ratón y si
queremos cambiar su tamaño pulsaremos y
w• 1

arrastraremos desde una de sus esquinas. No

debemos agrandarlo o empequeñecerlo
desde los lados porque si lo hacemos así
variaremos su relación de aspecto ancho- Enptconeltexto Qlnado � 12,tráodeHe>to Oelan:[Link]

alto y lo deformaremos. Una vez obtenido el

tamaño adecuado, colocaremos el cursor del
ratón sobre la imagen y pulsaremos el botón
auxiliar del ratón seleccionando “Formato
de Imagen . . .”. De todas las posibilidades
de esta ventana las más útiles son la de
Diseño (nos permite posicionar la imagen
de distintas maneras con respecto al texto) e,
la de Colores Y Líneas y la de Tamaño.

b. IMAGEN DESDE ARCHIVO.

También podemos insertar en un documento cualquier otra imagen que hayamos obtenido
de otro programa, mediante un escaner o sacada de Internet.

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en un <>001,menlo c1>11:'.¡u,., 01,a im11
"' proprna. mo:i>anlo un m,w¡-o ..,..;,ó, ln1emo11

O) &e1U>Umoo ele fom-. ,irn,1.,- al punlo anleno,, ,xep1<

Para ello actuaremos de forma similar al punto anterior, excepto que en lugar de
seleccionar la opción imágenes prediseñadas pulsaremos la opción Desde archivo y deberemos
buscar la imagen en nuestro disco duro o disquetera o unidades ópticas.
Así pues, pulsaremos Insertar à imagen à Desde archivo; seleccionaremos la imagen y
a continuación actuaremos de igual forma a la explicada en el apartado anterior.
c. TRABAJAR CON DIBUJOS
Word dispone de una buena cantidad de herramientas para realizar dibujos, recuadros
gráficos, cuadros de texto, llamadas para resaltar partes, bordes y sombreados de páginas, etc. Su
utilización pasa por el despliegue de una barra de herramientas específica, denominada Dibujo.
En ella están incluidos los diversos botones de comandos para casi todas las operaciones de
edición de elementos gráficos.
Los gráficos sólo se ven cuando se trabaja en modo de diseño de página.
Para poner una línea gráfica en un texto hay que hacer clic sobre el botón que representa
una línea e inmediatamente el puntero del ratón adopta forma de cruz. Luego haz clic en el punto
donde quieras que empiece la línea, y sin soltar, arrastra el puntero hasta el punto donde quieras
que se termine.
De forma similar se pueden trazar un rectángulo, un óvalo, un arco o un polígono; en
cada caso habrá que hacer clic sobre el botón adecuado.
Haciendo clic sobre un elemento gráfico, se muestran los controladores de tamaño y
posición que permiten modificar el tamaño y la posición de la figura con simples movimientos
de ratón. También es posible cambiar el estilo, grosor, sombreado, etc., y si una figura es
cerrada, ponerle un relleno.
Hay posibilidad de superponer figuras y también girarlas y obtener sus imágenes
especulares. Cuando se trabaja con texto y gráficos hay posibilidad de poner uno u otro en
primer o segundo plano, lo que se puede aprovechar para escribir texto con trasfondo.
Seleccionando el gráfico y con la tecla Supr se borrará el dibujo.

12. TABLAS.
La información de un documento es posible presentarla de diversas formas. Una de las
más útiles, cuando se domina un poco su funcionamiento, es la de utilizar tablas que contengan
la información. Las tablas permiten adecuar los contenidos a un cierto orden lógico que favorece
la visualización y la comprensión del contenido expuestos.
a. CREAR UNA TABLA.
Crear una tabla simple es rápido y sencillo. Ahora bien, si queremos evitarnos la
corrección o reforma de la tabla deberemos diseñarla mentalmente o en un papel antes de editarla
en Word.
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Para crear una tabla tenemos varios caminos: dibujarla o insertarla.

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En la barra de menú pulsamos sobre Tabla à Insertar tabla . En la ventana

correspondiente, definiremos el número de columnas y el número de filas que debe contener la
tabla a crear. Para ellos podemos ir lnser1ar tabla HEI
�1
aumentando o disminuyendo los valores
pulsando sobre las puntas de flecha -"' ..%l
t-ümero de ¡;_oUrmas: 11 Aceptar

situadas a la derecha de las cajas de texto o J\ümero de filas: ¡, � Can::el.3-

simplemente escribir directamente el
número en la caja de texto.
é_n:ro de ccurma: jAutomátlCO
:½l Autoformato .
Fer-mato de tabla: (nhg..m)
Una vez definido el tamaño de la
tabla deberemos pulsar sobre el botón
aceptar y la tabla se incluirá en el lugar en el
que tengamos situado el punto de inserción,
mostrándose como a continuación aparece:

Ahora, sólo debemos ir rellenando los datos en la tabla. Para pasar de una celda a la
siguiente podemos utilizar la tecla tabulador, la teclas del cursor o señalar la celda en la que
queremos trabajar pulsando el botón izquierdo del ratón sobre la misma.
b. FORMATO DE TABLA.
• "" V _, •• ,
Una vez rellenada la tabla podemos ir
D
...... 1-•-- !iP-I editando el formato de las celdas, de los bordes o del
texto en ella contenido. Podemos cambiar el ancho
1•1 --
1 11 j de las columnas pinchando sobre la línea de división
�g y arrastrando a nuestra conveniencia el ratón para
•••••
•••••
■rrr■ ensancharla o estrecharla. También podemos editar
•••••
■■rr■ la celda, la fila o la columna para cambiar el color de
fondo o el diseño del borde. Para ello deberemos
colocarnos dentro de la celda y pulsar el botón
,-1
derecho del ratón seleccionando la opción Bordes y
■ :J sombreado. Aparecerá la ventana que nos permite
cambiar los bordes y el color del interior de la tabla,
de la fila o de una sola celda. Simplemente
deberemos ir eligiendo las opciones que deseamos y se irá cambiando el aspecto de nuestra tabla.
El texto contenido en las celdas se edita de igual forma que cualquier texto, es decir,
debemos seleccionarlo y proceder a modificar los parámetros que queramos: fuente, tamaño,
color, alineación, etc. También podemos modificar la alineación o dirección del texto contenido
en cada celda de la tabla. Para ello deberemos situarnos en la celda elegida, pulsar el botón
derecho del ratón y seleccionar la opción deseada: Dirección del texto o Alineación del texto.
c. MODIFICACIÓN DE UNA TABLA.
Una vez creada la tabla, se pueden añadir y eliminar filas y columnas.
• Añadir filas. Situamos el cursor en la fila sobre la que queramos añadir otra fila. A
continuación hacemos clic sobre el botón de la barra de herramientas tablas y bordes o
sobre la opción del menú Tabla/Insertar filas.

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• Eliminar filas. Seleccionamos las filas que queramos eliminar y a continuación la opción
del menú Tabla/Eliminar filas.
• Añadir columnas. Seleccionamos la columna a la izquierda de la cual vamos a añadir otra.
Después hacemos clic sobre el botón de la barra de herramientas tablas y bordes o sobre
la opción del menú Tabla/Insertar columnas.
• Eliminar columnas. Seleccionamos las columnas que queramos eliminar y a continuación
la opción del menú Tabla/Eliminar columnas.
Es posible modificar el tamaño de las filas y columnas de la tabla, bien precisando la
medida del ancho y alto de cada una dentro de la opción del menú Tabla/Alto y ancho de celda o
bien arrastrando los bordes de las filas o columnas con el ratón. Podemos también cambiar el
ancho de una celda seleccionando esa celda y a continuación arrastrando los bordes de la celda
con el ratón. Las filas se redimensionan automáticamente para ajustarse al contenido que
tratamos de introducir en las celdas.
Se puede adornar una tabla poniéndole líneas, bordes o rellenos. También se puede
modificar el estilo del texto. El formato se puede especificar para toda la tabla o sólo para una
parte de la misma (columnas, filas o conjunto de celdas seleccionadas).
A una tabla creada se le puede dar un formato de conjunto por medio de la opción del menú
Tabla/Autoformato de tablas o bien haciendo clic en el botón ¡\Jij de la barra de herramientas
tablas y bordes. Esta opción abre una caja de diálogo que permite seleccionar entre múltiples
estilos predefinidos y dar formatos especiales a la primera y/o última fila y/o columna, es decir, a
las que contienen los títulos o los resultados globales.
Es posible unir varias celdas de una tabla o dividir una celda en otras varias. En el primer
caso, después de seleccionar las celdas que se quieran unir, haremos clic sobre el botón de la
barra de herramientas tablas y bordes o bien sobre la opción del menú Tabla/Combinar celdas.
En el segundo, después de seleccionar la celda que queremos dividir, haremos clic sobre el botón
de la barra de herramientas tablas y bordes o bien sobre la opción del menú Tabla/Dividir
celdas. A continuación le indicaremos el número de filas y de columnas en que deben ser
divididas.
Se puede dividir una tabla en dos, o unir dos tablas que tengan la misma estructura. En el
primer caso hay que llevar el cursor a la que va a ser la primera fila de la segunda tabla y
seleccionar la opción del menú Tabla/Dividir tabla. En el segundo, hay que eliminar cualquier
carácter y retorno de carro que haya entre las dos tablas.
Orientación del texto de una celda, seleccionando dicha celda y haciendo clic sobre el
botón llifil de la barra de herramientas tablas y bordes, o bien en la opción del menú
Formato/Orientación del texto.
Alineación vertical del contenido de las celdas haciendo clic sobre uno de los botones
[Efag de la barra de herramientas tablas y bordes.
Para ordenar el contenido de una tabla haremos clic sobre uno de los botones de la
barra de herramientas tablas y bordes o bien a través de la opción del menú Tabla/Ordenar.
En las tablas se pueden realizar cálculos mediante la introducción de fórmulas. Hay que
llevar el cursor al punto de la celda en el que se quiere introducir y seleccionar la opción del
menú Tabla/Fórmula. En las fórmulas se pueden utilizar operadores normales y también
funciones que se insertan directamente haciendo clic sobre el botón de flecha hacia abajo de la
lista Pegar funciones y eligiendo la adecuada.

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NOTA: Además de poder insertar una tabla se puede utilizar la herramienta lápiz de la
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barra de herramientas “Tablas y Bordes” para dibujar a nuestro gusto la tabla que deseemos.
Existe además otro botón que nos permite borrar segmentos de la tabla como si de una goma se
tratase:

13. COLUMNAS PERIODÍSTICAS

Puede que no sea labor de todos los días (eso dependerá de tu trabajo), pero tal vez
necesites escribir documentos que estén en formato de columnas múltiples; por ejemplo,
boletines informativos, artículos de revistas, etc., presentan este formato.

Para escribir un texto en columnas hay que seleccionar Formato/Columnas. En la caja de

diálogo que se abre se podrá definir el número de columnas, el ancho de las mismas, y el espacio
entre columnas contiguas, si se va a insertar una línea vertical entre ellas, si van a ser iguales o
no, etc. El formato se podrá establecer para todo el documento o sólo para una parte del mismo.

Se pueden definir columnas a través de la opción del menú Formato/Columnas haciendo

clic sobre el botón : , de la barra de herramientas.

Columna, CTJ(g]
Estando escribiendo en esa

_,_
columna, escribirá hasta que se acabe
la página. Si queremos ir a otra
columna antes de que se acabe,
haríamos clic sobre la opción del menú :,J r
Insertar/Salto/Salto de columna.
QJI. n": A,-,:h,: Espoao:
\: 115,ilan -±1 1 -±1

..:l r

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14. BORDES Y SOMBREADO.

Es posible agregar un borde y un sombreado a uno o varios bloques de texto para
destacarlos del resto. La forma de utilizar este formato es muy simple:

Un borde es una línea alrededor de un párrafo u otro elemento; y un sombreado es una

zona oscurecida con un determinado porcentaje determinado de cualquier color.
Estas dos operaciones se pueden realizar de forma independiente, en un texto
seleccionado, o en un párrafo en el que se encuentre el punto de inserción, a través de la barra de
herramientas de bordes o por medio de la opción Bordes y Sombreado del menú Formato.

□
'L..-
l�• boulo,
0.1.
□re· I"" U ll
D _I
w+-1
Líneas predefinidas y Sombreados.

Color de la línea
Borrar una línea.

Dibuja una línea o cambia el Tipo y tamaño de

color de una ya existente. la línea.

Para añadir un borde o un sombreado a un párrafo se efectúan los siguientes pasos:

1. Seleccionar el texto o hacer clic sobre un párrafo.
2. Pulsar el botón deseado.
O bien con la opción Bordes y Sombreado del menú Formato:

--
.1J2'1

V8:

□-
�dc.,....,dolos,MQI"-
de La� o use los botones
par• 0:- IDdes

[IT -·
[IT -· ;,·----· .!I
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Asegurarse de que el punto de inserción está situado en el párrafo en el que desee añadir
bordes o sombreado, o bien seleccione el conjunto de párrafos que deban de resultar
afectados.
• Seleccionar Bordes y Sombreado en el menú Formato
• Activar Bordes y elegir uno de los tipos de borde y ajustar Estilo, Color, ancho de línea, (en
la parte derecha puede seleccionar, haciendo clic en los iconos, los bordes que se deben
marcar en el párrafo)
• Pulsar en la página Sombreado y seleccionar un color de relleno o una densidad y color de
trama. Pulsar Aceptar para aplicar los efectos seleccionados.

El tamaño de la línea y el tono de sombreado se pueden cambiar pulsando la flecha

derecha de la opción y eligiendo el tamaño o el tono que se desee, respectivamente.
De igual forma se pueden aplicar bordes y sombreados al conjunto de una hoja haciendo
clic en la segunda ficha del cuadro de dialogo, pero ¡OJO! estos bordes se aplicarán a todo el
documento a no ser que estemos trabajando con secciones y podamos decidir en cuales si y en
cuales no.

15. LETRA CAPITAL

-��fi
--· �- �-
Se localiza al principio de un párrafo y se suele l�hacopdal UD
realizar sobre la primera letra. Consiste en aumentar su
tamaño eligiendo el número de líneas que ocupará,
realzando así el comienzo del párrafo.

Los pasos para crear una letra capital son los

siguientes:
ji-._ __ .:1

�- . -=
1, !l

-
1. Seleccionar la letra, grupo de letras o palabras que ¡,.....q.,e,:,cw.,·

se desee resaltar. loan ::1

2. Elegir la opción Letra capital... del menú
Formato. Aparecerá un cuadro de diálogo como el 1 �
que sigue:

16. CAMBIAR MAYÚSCULAS Y MINÚSCULAS

Cambiamos de mayúsculas a
minúsculas o viceversa el texto seleccionado
ifihiiN
haciendo clic en la opción del menú
Formato/Cambiar mayúsculas y minúsculas
(' Mt?i.VÚ[Link]
También se puede hacer con el teclado: (" T,pg_Tb.:1
Mayúsculas + F3 (" tie_Q f'MRSO

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17. ENCABEZADOS Y PIES DE PÁGINA.

En algunos documentos, como este manual, podemos encontrar textos que se repiten en
todas o en algunas páginas y que están situados en la parte superior o inferior de las páginas. Son
los llamados encabezados o pies de página respectivamente.
En los encabezados o pies de página suele aparecer información relativa al documento:
nombre del documento, fecha de realización, autor, número de página, etc.
Para diseñar un encabezado o un pie de página debemos seleccionar, en la barra de menú
las opciones Ver à Encabezado y pie de página. Se nos abrirá entonces el modo de edición de
encabezado que consiste en la posibilidad de editar una porción de la página a la que es
imposible acceder si no ejecutamos esta opción. Además aparecerá la barra de herramientas
específica para esta función:
• Encabez<1do y pie de págm<1
l�tar Autotexto •

Esta barra presenta diversas utilidades que podremos conocer si vamos desplazando el
puntero del ratón por encima de los iconos.
Insertar autotexto: Permite la introducción automática de una serie de textos
predefinidos.
Insertar número de página: Coloca de forma automática el número de página
correspondiente a cada una de las páginas en las que aparece el encabezado o el pie de página.
Insertar números de páginas: Coloca el número total de páginas que tiene el
documento.
Formato de números de página: Nos permite elegir el formato que debe presentar la
numeración de las páginas: números, letras, numeración romana....
Insertar fecha: Coloca la fecha del sistema en el lugar elegido.
Insertar hora: Cola la hora del sistema en el lugar elegido.
Configurar página: Nos permite variar la configuración de la página: márgenes, papel,
etc.
Mostrar u ocultar texto: Podemos ocultar el texto del documento y dejar sólo visible el
encabezado.
Igual que el anterior: Conecta o desconecta el encabezado de otras páginas situadas en
diferentes secciones del documento. Es útil cuando queremos establecer varios encabezados
distintos para un mismo documento o cuando deseamos que en alguna página no aparezca el
encabezado. Para activar está opción es indispensable haber creado distintas secciones dentro del
documento.
Cambiar entre encabezado y pie: Sirve para cambiar de lugar de edición, para ir del
encabezado al pie o viceversa. Es necesario hacer clic aquí si queremos editar el pie de página,
ya que Word por defecto siempre nos muestra el encabezado.
Mostrar el anterior: Si el documento tiene varias secciones nos mostrará el encabezado
correspondiente a la sección anterior.
Mostrar el siguiente: Si el documento tiene varias secciones nos mostrará el encabezado
correspondiente a la sección siguiente.
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Cerrar el encabezado y pie de página: Cuando hemos terminado la edición nos devuelve
al documento general.

La forma de componer un encabezado o pie de página es igual que el de componer

cualquier texto. Simplemente debemos escribir y editar el texto deseado y cuando terminamos de
hacerlo pulsamos el botón cerrar que está situado a la derecha de la barra de herramientas.
Al texto contenido en un encabezado o pie de página le podemos aplicar el formato que
deseemos igual que si estuviéramos trabajando con cualquier texto del documento. También
podemos, si lo deseamos, crear un estilo para los encabezados o pies de página y aplicarlo a
todos los que vayamos creando.

a. NUMERACIÓN DE PÁGINAS
Como hemos visto anteriormente, se pueden utilizar encabezados o pies de página para
numerar las páginas de un documento, pudiendo en este caso controlar a la perfección es estilo
de la numeración. No obstante si de lo que se trata es simplemente de insertar un número de
página, sin más elementos adicionales, existe un procedimiento abreviado:
• Elija Números de página del menú Insertar

Numero, de pag,,,... DEi

IP.,te rl•nor (po do�) ..:J

r=
p� � �

AceQ!• 1 c....,.
• Establezca la posición del número, así como el tipo de alineación, utilizando las listas
desplegables correspondientes
• Deje desactivada la casilla “Número en la primera página” si desea que no aparezca el
número en la pagina inicial
Pulse Formato para establecer el tipo de numeración y el número de inicio

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18. WORDART
WordArt permite Galería de WordArt
introducir textos limitados muy
elaborados desde el punto de Selemone un estilo de [Link]:
vista gráfico. Se accede a él
haciendo clic sobre el botón
de la barra de
herramientas dibujo o por
medio de la opción del menú
Insertar/Imagen/WordArt.

Sobre el texto escrito,

se pueden hacer efectos de
deformado, sombreados, o
rellenos. Para abandonar
WordArt y volver a la pantalla
normal de edición del
documento hay que hacer clic
sobre el botón Aceptar. Acept&- CMKelar

19. SOBRES Y ETIQUETAS

Word permite generar y trabajar con -•�• y �t<qu�I<>• .!lB
sobres y etiquetas de manera directa
mediante la opción Herramientas\Sobres y w · r Lls.!t. ctrecdón <1e ,ern1:.
::l
Etiquetas:

Bastará con:
• Cubrir los recuadros Dirección y Remite,
• Elegir el tamaño del sobre el formato
del texto y las opciones de impresión en
el botón opciones,
• Imprimir.

�obre• y dlqudH .!J2!J

�es ltkl,.etas 1

t;irecclón ID •" r l!Sl(.dncclón de reml:e 1/'lvmlt

El trabajo con etiquetas es similar.

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20. HERRAMIENTAS DE WORD.

El procesador de textos Word incluye algunas herramientas que prestan una estimable
ayuda a la hora de redactar y editar los documentos. Las herramientas más importantes son:
a. ORTOGRAFÍA Y GRAMÁTICA.
Las herramientas de corrección ortográfica y gramatical nos permiten disponer de una
ayuda importante a la hora de escribir un documento. Estas herramientas facilitan enormemente
la tarea de revisión y corrección de los documentos aunque hemos de tener presente que no son
infalibles y que, entre otras cosas, no detectan las palabras homófonas o los acentos diacríticos.
Por ello no debemos descargar en estas herramientas la responsabilidad total de la corrección del
documento.

b. REVISIÓN DEL DOCUMENTO (ORTOGRAFÍA Y GRAMÁTICA).

Si tenemos activada la corrección automática mientras escribimos el programa irá
subrayando de rojo las palabras escritas incorrectamente o aquellas que desconozca. Ante una
palabra mal escrita podemos proceder de dos formas: corregirla inmediatamente o dejar la
corrección para cuando terminemos de escribir el documento. Si queremos corregirla
inmediatamente seguiremos los siguientes pasos: colocaremos el cursor sobre la palabra y
pulsaremos el botón derecho del ratón. Nos aparecerá un menú contextual con una relación de
palabras entre las que puede estar la correcta. Si en la lista aparece la palabra correcta, la
seleccionaremos pulsando sobre ella y el procesador corregirá automáticamente el error.

Revisión del documento.

S1 tenemos activada la corrección automática mientras

rojo las palabras escritas [Link] o aquellas que descor
mos proceder de dos fonnas corregirla mmediatameníe o dejar Qm,tr �
escribir el documento S1 queremos corregirla inmediatamente t;g-�
remos el cursor sobre la palabra y pulsaremos el botón derecho rá t
textual con una relación de palabras entre las que puede estar j¡ Autlxorra'.:cr'in ► apf
ccrrecta, la seleccionaremos pulsando sotre ella y el sad � Qr1D::Tafu ni.

---
'"''"",¡~•�>' •-'•(' , .. , "'M-'' ... , • •1 OCI
Puede suceder que la palabra que el
programa nos señala no aparezca en su

-
•
�-.
•1r, .. ,en.,..,,..,"'""''_"'"_ ji
a¡�pa->�lbl¡ltout<l'"""4>< 1 diccionario y en ese caso no nos mostrará
1 opciones. Debemos asegurarnos que la
-
¡---
,J 1 palabra está bien escrita y pulsar Agregar. El
..:-....- .....
) El programa la añadirá al diccionario y no
volverá a mostrar error cuando la escribamos
., -

- -
de nuevo.

� . . .,.- 1 ' 1

También podemos prescindir de la revisión automática desactivándola y proceder a la

corrección al terminar. Para ello escribiremos todo el documento y cuando finalicemos
pulsaremos Herramientas à Ortografía y gramática. Se nos mostrará una ventana como la de
la imagen e irán apareciendo las palabras que el procesador considera incorrectas. Procederemos
de forma similar al apartado anterior.

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1 1
. / •1 1
1�
•

El ciclo de vida de un sistema

de información

Un sistema de información es un sistema, automatizado o manual, que engloba a personas,

máquinas y/o métodos organizados para recopilar, procesar, transmitir datos que representan
información. Un sistema de información engloba la infraestructura, la organización, el
personal y todos los componentes necesarios para la recopilación, procesamiento,
almacenamiento, transmisión, visualización, diseminación y organización de la información.
2 Diseño de Bases de Datos

El ciclo de vida de un sistema

de información
Las etapas del proceso de desarrollo de software ..............3
Planificación............................................................... 4
Análisis....................................................................... 9
Diseño...................................................................... 12
Implementación........................................................ 18
Pruebas.................................................................... 19
Instalación / Despliegue........................................... 20
Uso y mantenimiento ............................................... 21

Modelos de ciclo de vida ......................................................23

El ciclo de vida de una base de datos .................................30

El proceso de diseño de una base de datos.......................32

Fase 1: Análisis de requerimientos.......................... 33
Fase 2: Diseño conceptual ...................................... 34
Fase 3: Elección del SGBD ..................................... 35
Fase 4: Diseño lógico .............................................. 36
Fase 5: Diseño físico ............................................... 37
Fase 6: Instalación y mantenimiento ....................... 38

Bibliografía.............................................................................40

© Fernando Berzal
El ciclo de vida de un sistema de información
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3

Las etapas del proceso de desarrollo de software

Cualquier sistema de información va pasando por una serie de fases a lo largo de su vida. Su
ciclo de vida comprende una serie de etapas entre las que se encuentran las siguientes:

- Planificación

- Análisis

- Diseño

- Implementación

- Pruebas

- Instalación o despliegue

- Uso y mantenimiento

Estas etapas son un reflejo del proceso que se sigue a la hora de resolver cualquier tipo de
problema. Ya en 1945, mucho antes de que existiese la Ingeniería del Software, el matemático
George Polya describió este proceso en su libro How to solve it (el primero que describe la
utilización de técnicas heurísticas en la resolución de problemas). Básicamente, resolver un
problema requiere:

- Comprender el problema (análisis)

- Plantear una posible solución, considerando soluciones alternativas (diseño)

- Llevar a cabo la solución planteada (implementación)

- Comprobar que el resultado obtenido es correcto (pruebas)

Las etapas adicionales de planificación, instalación y mantenimiento que aparecen en el ciclo

de vida de un sistema de información son necesarias en el mundo real porque el desarrollo de
un sistema de información conlleva unos costes asociados (lo que se hace necesaria la
planificación) y se supone que, una vez construido el sistema de información, éste debería
poder utilizarse (si no, no tendría sentido haber invertido en su desarrollo).

Para cada una de las fases en que hemos descompuesto el ciclo de vida de un sistema de
información se han propuesto multitud de prácticas útiles, entendiendo por prácticas aquellos

[Link]
4 Diseño de Bases de Datos

conceptos, principios, métodos y herramientas que facilitan la consecución de los objetivos de

cada etapa.

En los párrafos siguientes se mencionan algunas de las actividades que han de realizarse en
cada una de las fases del ciclo de vida de un sistema de información:

Planificación
Antes de que se le de oficialmente el pistoletazo de salida a un proyecto de desarrollo de un
sistema de información, es necesario realizar una serie de tareas previas que influirán
decisivamente en la finalización con éxito del proyecto. Estas tareas se conocen popularmente
como el fuzzy front-end del proyecto al no estar sujetas a plazos. Las tareas iniciales que se
realizarán esta fase inicial del proyecto incluyen actividades tales como la determinación del
ámbito del proyecto, la realización de un estudio de viabilidad, el análisis de los riesgos
asociados al proyecto, una estimación del coste del proyecto, su planificación temporal y la
asignación de recursos a las distintas etapas del proyecto.

Delimitación del ámbito del proyecto

Resulta esencial determinar el ámbito del proyecto al comienzo del mismo. Han de
establecerse de antemano qué cuestiones han de resolverse durante la realización del proyecto
y cuáles se dejarán fuera. Tan importante es determinar los aspectos abarcados por el proyecto
como fijar aquéllos aspectos que no se incluirán en el proyecto. Estos últimos han de indicarse
explícitamente. Si es necesario, se puede especificar todo aquello que se posponga hasta una
versión posterior del sistema. Si, en algún momento, fuese necesario incluir en el proyecto
algún aspecto que no había sido considerado o que ya había sido descartado, es obligatorio
reajustar la estimación del coste del proyecto y su planificación temporal.

Como resultado de la delimitación del ámbito del proyecto se obtiene un documento breve, de
1 ó 2 páginas, en el que se describe el problema que nuestro sistema de información pretende
resolver. Este documento, denominado a veces mission statement o project charter, debe
existir siempre en todo proyecto. En él se recogerá la descripción de más alto nivel de la
funcionalidad que tendrá nuestro sistema de información, sus características principales y sus
objetivos clave. Obviamente, este documento debe formar parte del contrato que se firme con
el cliente en el arranque oficial del proyecto.

Además de ser breve, una buena descripción del proyecto debe superar con éxito la prueba
del ascensor. Debe estar escrito en un lenguaje que cualquiera pueda entender, evitando un
vocabulario excesivamente técnico. Además, debe recoger todo lo que le contaríamos a un
conocido en unos segundos acerca del proyecto en el que estamos trabajando si nos lo
cruzáramos por la calle o nos lo encontrásemos en un ascensor.

© Fernando Berzal
El ciclo de vida de un sistema de información
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5

Estudio de viabilidad
Con recursos ilimitados (tiempo y dinero), casi cualquier proyecto se podría llevar a buen
puerto. Por desgracia, en la vida real los recursos son más bien escasos, por lo que no todos
los proyectos son viables. En un conocido informe de 1994 (el informe Chaos del Standish
Group), se hizo un estudio para determinar el alcance de la conocida como "crisis crónica de
la programación" y, en la medida de lo posible, identificar los principales factores que hacen
fracasar proyectos de desarrollo de software y los ingredientes clave que pueden ayudar a
reducir el índice de fracasos. De entre los proyectos analizados:

- Sólo uno de cada seis se completó a tiempo, de acuerdo con su presupuesto y con
todas las características inicialmente especificadas.

- La mitad de los proyectos llegó a completarse eventualmente, costando más de lo

previsto, tardando más tiempo del estimado inicialmente y con menos
características de las especificadas al comienzo del proyecto.

- Por último, más de un 30% de los proyectos se canceló antes de completarse.

Dado que cinco de cada seis proyectos analizados no se ajustaron al plan previsto, no es de
extrañar que resulte aconsejable realizar un estudio de viabilidad antes de comenzar el
desarrollo de un sistema de información para determinar si el proyecto es económica, técnicas
y legalmente viable. De hecho, lo primero que deberíamos hacer es plantearnos si la mejor
opción es desarrollar un sistema informatizado o es preferible un sistema manual. Algo así
debieron hacer los rusos cuando decidieron llevar lápices al espacio (según dicen, los
americanos gastaron una fortuna hasta que inventaron un bolígrafo que funcionaba en
ausencia de gravedad).

Antes de comenzar un proyecto, se debería evaluar la viabilidad económica, técnica y legal

del mismo. Y no sólo eso, el resultado del estudio de viabilidad debería ajustarse a la realidad.
A Jerry Weinberg, un conocido consultor, se le ocurrió preguntar a los asistentes a una
conferencia suya, en el Congreso Internacional de Ingeniería del Software de 1987, cuántos de
ellos habían participado en un estudio de viabilidad en el que se hubiese determinado que el
proyecto no era técnicamente viable. De los mil quinientos asistentes, nadie levantó la mano.

Análisis de riesgos
Independientemente de la precisión con la que hayamos preparado nuestro proyecto, siempre
se produce algún contratiempo que eche por tierra la mejor de las planificaciones. Es algo
inevitable con lo que hemos de vivir y para lo cual disponemos de una herramienta
extremadamente útil: la gestión de riesgos, que tradicionalmente se descompone en
evaluación de riesgos y control de riesgos.

[Link]
6 Diseño de Bases de Datos

La evaluación de riesgos se utiliza para identificar "riesgos" que pueden afectar

negativamente al plan de nuestro proyecto, estimar la probabilidad de que el riesgo se
materialice y analizar su posible impacto en nuestro proyecto. ¿Qué sucedería si algún
miembro clave del nuestro equipo abandona la empresa, se va de vacaciones, se pone enfermo
o pide una baja por depresión causada por un entorno de trabajo hostil? ¿y si al final nos
encontramos con algún problema de compatibilidad del sistema que hemos desarrollamos con
la configuración de los equipos sobre los que ha de funcionar? ¿si, inadvertidamente,
borramos o modificamos erróneamente algún que otro fichero clave? ¿si nuestro ordenador se
avería?

Una vez analizados los riesgos potencialmente más peligrosos, podemos recurrir a distintas
técnicas de control de riesgos. Por ejemplo, podemos elaborar planes de contingencia para los
riesgos que sean más probables y de consecuencias más desastrosas para el proyecto. O tal
vez seamos capaces de eliminar el riesgo de raíz (o mitigarlo) si buscamos alguna alternativa
en la que el riesgo identificado no pueda presentarse (o se presente debilitado).
Independientemente de la solución por la que optemos, el análisis de riesgos nos enseña que
hemos de dejar un margen para imprevistos previsibles y añadir cierta holgura a la
planificación de nuestro proyecto. Las hipótesis barajadas al analizar riesgos potenciales
pueden convertirse en realidad y nunca está de más dejar algo de margen de maniobra.

Estimación
Sin duda, una de las tareas más peliagudas de cualquier proyecto de desarrollo de software es
la estimación inicial del coste de algo que aún no conocemos. De hecho, la realización de
malas estimaciones ha sido identificada como una de las dos causas más comunes del fracaso
de un proyecto de desarrollo de software (Glass, 2003). La otra es la existencia de
requerimientos inestables sujetos a continuos cambios.

Como dijo Böhr, la predicción es difícil, especialmente si se trata del futuro. Además, la
estimación del coste asociado se suele realizar en el peor momento posible: al comienzo,
cuando menos conocemos del proyecto y mayor es el margen del error de la estimación.
Afortunadamente, existen algunas reglas heurísticas que nos pueden ayudar a estimar con una
precisión razonable el coste y duración de un proyecto. El arte de una buena estimación está
basado, fundamentalmente, en la experiencia del estimador. Haber participado en proyectos
de similares características puede ser esencial para que seamos capaces de realizar una buena
estimación. También podemos obtener resultados aceptables si tenemos en cuenta lo
siguiente:

- Nunca se ha de realizar una estimación sobre la marcha, por mucho que nos
presionen. Una respuesta apresurada sólo sirve para pillarnos los dedos y que
después no podamos cumplir con las expectativas que nosotros mismos hemos
creado. Una estimación siempre ha de ser meditada, tras un estudio
pormenorizado de los distintos factores que pueden afectar a la realización de
nuestro proyecto.

© Fernando Berzal
El ciclo de vida de un sistema de información
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7

- La incertidumbre en la estimación es inevitable, pero en ocasiones puede

reducirse. Cuantos más datos históricos recopilemos y más precisa sea la
información de la que dispongamos acerca de nuestro proyecto, mejor será nuestra
estimación.

- Hemos de descomponer nuestro proyecto en tareas de la granularidad adecuada.

El error que se comete al estimar el conjunto de las actividades del proyecto es
mayor que el que se comete cuando estimamos cada una de las actividades por
separado. Los errores que cometamos en las distintas estimaciones tenderán a
compensarse (la ley de los grandes números en acción).

- Es muy frecuente subestimar el esfuerzo necesario cuando descomponemos un

problema complejo en multitud de tareas. Esto se debe a que, durante el
transcurso del proyecto, también han de realizarse otras muchas tareas que
probablemente hayamos olvidado incluir en nuestra estimación. Además,
consideradas de forma independiente, las distintas tareas del proyecto resultan
aparentemente más fáciles de realizar de lo que en realidad son.

- Resulta aconsejable utilizar varias técnicas de estimación y contrastar los

resultados con ellas obtenidos. Por ejemplo, podemos realizar una estimación en
función del coste un proyecto similar, utilizar algún modelo matemático de
estimación (COCOMO o similar) y realizar una tercera estimación
descomponiendo nuestro proyecto en tareas. Si los resultados obtenidos con las
distintas técnicas de estimación son similares, probablemente nuestra estimación
sea buena.

Planificación temporal y asignación de recursos

Una vez que hemos decidido seguir adelante con nuestro proyecto, hemos de planificar su
temporización. Una planificación excesivamente detallada (con el proyecto descompuesto en
tareas de un día, por ejemplo) puede resultar contraproducente. Cualquier error de
planificación causado por algún imprevisto nos forzará a replanificar el resto del proyecto,
retrasando aún más nuestro proyecto. Una planificación por semanas suele ser razonable para
afrontar con comodidad las contingencias con las que nos vayamos encontrando sin tener que
estar continuamente reajustando el plan del proyecto.

Pase lo que pase, la planificación del proyecto ha de reajustarse cada vez que cambien las
circunstancias del mismo. Si no se ha podido terminar una tarea en el tiempo inicialmente
establecido, no nos vale suponer alegremente que posteriormente se recuperará el tiempo
perdido. Los proyectos se retrasan poco a poco. Debemos aprovechar las primeras señales de
alarma y no esconderlas debajo de la alfombra fingiendo que todo marcha según lo previsto.

Tampoco vale decir que algo está casi terminado. O lo está o no lo está. Si no lo está, el plan
ha de ajustarse a la situación real del proyecto. Pensar que algo está casi acabado sólo sirve

[Link]
8 Diseño de Bases de Datos

para darnos una falsa sensación de seguridad. Además, el 10% final de algo tiende a requerir
el 90% del tiempo, así que no nos sirve de nada saber que hemos realizado 80% del esfuerzo
si no podemos asegurar a qué parte corresponde el 20% que nos queda (¿a la que se termina
rápidamente o a la que consume la mayor parte de nuestro tiempo?). Como dice un viejo
adagio: "la primera mitad se lleva el 90% del tiempo; la segunda, el 90% restante". No use
nunca en su planificación el hecho de que determinadas actividades del proyecto están casi
terminadas.

La planificación es fundamental en la gestión de un proyecto de desarrollo de software.

Procure siempre mantener su plan al día. Un plan que no se ajusta a la realidad no sirve de
mucho. Cuando algún retraso indique que posiblemente le será imposible cumplir los plazos
establecidos, hable con su cliente. A él le interesa saberlo y, aunque probablemente no se lo
agradezca, a la larga resultará beneficioso y usted habrá cumplido con su obligación
profesional.

Algunos errores comunes

Cuando las cosas no marchen del todo bien, hemos de evitar tomar algunas medidas
que lo único que conseguirán es perjudicarnos. Aquí van algunas de las más comunes:

- Abreviar las etapas iniciales del proceso de desarrollo de software (planificación

y análisis, generalmente) para pasar directamente a la "construcción" del sistema.
Los errores cometidos en las fases iniciales de un proyecto son mucho más
costosos de corregir a la larga, por lo que abreviar las etapas iniciales tiene
graves consecuencias.

- No gestionar adecuadamente los cambios que inevitablemente ocurren durante el

proyecto. Tan malo es permitir cualquier cambio de forma indiscriminada como
ser excesivamente rígidos a la hora de no admitir cambios aunque éstos sean
razonables.

- Reducir la interacción con el cliente, ya que aparentemente sólo se dedica a

entorpecer nuestro trabajo con sus continuos cambios de opinión y sus
expectativas poco realistas. Craso error. Al fin y al cabo, el cliente es la persona
cuyas necesidades hemos de descubrir y satisfacer.

- Olvidar que añadir personal a un proyecto retrasado, por lo general, sólo lo

retrasa más (la ley de Brooks). La curva de aprendizaje que se necesita para
comenzar a ser productivo ha de tenerse siempre en cuenta. Además, ¿quién le
resuelve las dudas al recién incorporado? El tiempo que empleen los demás
miembros del equipo será tiempo que no podrán utilizar en otras cosas.

- Someter a los miembros de nuestro equipo a continuas interrupciones durante su

jornada de trabajo (llamadas telefónicas, reuniones, consultas...). Las calidad del
trabajo intelectual depende de la capacidad del trabajador de mantener su "estado

© Fernando Berzal
El ciclo de vida de un sistema de información
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Algunos errores comunes

de flujo" (un estado relajado de inmersión total en un problema que facilita su

comprensión y la generación de soluciones). Se tarda unos 15 minutos en
conseguir este estado, por lo que una simple interrupción cada 10 minutos afecta
drásticamente al rendimiento del trabajador.

- Hacer trabajar horas extra a los miembros del equipo de desarrollo sólo sirve
para disminuir su productividad (trabajo realizado por unidad de tiempo). Tras
un larga jornada de trabajo, la mente pierde su frescura y comete errores que
luego tendrán que corregirse. ¿Adivina cómo? Con más horas extra.

- No informar de pequeños retrasos pensando que más tarde se recuperará el

tiempo perdido. La planificación temporal del proyecto debe ir ajustándose
conforme vamos aprendiendo más cosas acerca del problema al que nos
enfrentamos. En el peor de los casos, se deben negociar algunos recortes con el
cliente si éste desea mantener los plazos estipulados al comienzo del proyecto.

- Confiar excesivamente en la mejora de rendimiento que se producirá gracias al

uso de una nueva herramienta, tecnología o metodología (error conocido como el
"síndrome de la bala de plata" en honor a un artículo muy recomendable escrito
por Fred Brooks: No silver bullets - Essence and accidents of Software
Engineering, Computer, 1987).

Observe el tipo de errores comunes que aparece en la lista anterior. En general, no

prestar la debida atención a las necesidades de los integrantes del equipo de desarrollo
o a las del cliente garantiza que un proyecto no terminará con éxito. El factor humano
es más importante que el técnico.

Análisis
Lo primero que debemos hacer para construir un sistema de información es averiguar qué es
exactamente lo que tiene que hacer el sistema. La etapa de análisis en el ciclo de vida del
software corresponde al proceso mediante el cual se intenta descubrir qué es lo que realmente
se necesita y se llega a una comprensión adecuada de los requerimientos del sistema (las
características que el sistema debe poseer).

¿Por qué resulta esencial la etapa de análisis? Simplemente, porque si no sabemos con
precisión qué es lo que se necesita, ningún proceso de desarrollo nos permitirá obtenerlo. El
problema es que, de primeras, puede que ni nuestro cliente sepa de primeras qué es
exactamente lo que necesita. Por tanto, deberemos ayudarle a averiguarlo con ayuda de
distintas técnicas (algunas de las cuales aprenderemos a utilizar más adelante).

[Link]
10 Diseño de Bases de Datos

¿Por qué es tan importante averiguar exactamente cuáles son los requerimientos del sistema
si el software es fácilmente maleable (aparentemente)? Porque el coste de construir
correctamente un sistema de información a la primera es mucho menor que el coste de
construir un sistema que habrá que modificar más adelante. Cuanto antes se detecte un error,
mejor. Distintos estudios han demostrado que eliminar un error en las fases iniciales de un
proyecto (en la etapa de análisis) resulta de 10 a 100 veces más económico que subsanarlo al
final del proyecto. Conforme avanza el proyecto, el software se va describiendo con un mayor
nivel de detalle, se concreta cada vez más y se convierte en algo cada vez más rígido.

¿Es posible determinar de antemano todos los requerimientos de un sistema de información?

Desgraciadamente, no. De hecho, una de las dos causas más comunes de fracaso en proyectos
de desarrollo de software es la inestabilidad de los requerimientos del sistema (la otra es una
mala estimación del esfuerzo requerido por el proyecto). En el caso de una mala estimación,
el problema se puede solucionar estableciendo objetivos más realistas. Sin embargo, en las
etapas iniciales de un proyecto, no disponemos de la información necesaria para determinar
exactamente el problema que pretendemos resolver. Por mucho tiempo que le dediquemos al
análisis del problema (un fenómeno conocido como la parálisis del análisis).

La inestabilidad de los requerimientos de un sistema es inevitable. Se estima que un 25% de

los requerimientos iniciales de un sistema cambian antes de que el sistema comience a
utilizarse. Muchas prácticas resultan efectivas para gestionar adecuadamente los
requerimientos de un sistema y, en cierto modo, controlar su evolución. Un buen analista
debería tener una formación adecuada en:

- Técnicas de elicitación de requerimientos.

- Herramientas de modelado de sistemas.

- Metodologías de análisis de requerimientos.

Técnicas de elicitación de requerimientos

En la fase de análisis, los errores más difíciles de corregir son los causados por
"requerimientos ausentes", generalmente en la forma de suposiciones que se dan por sabidas
pero nunca se llegan a plasmar explícitamente. Por este motivo, elicitar los requerimientos de
un sistema de información (esto es, obtener de algún modo cuáles son realmente esos
requerimientos) resulta una actividad esencial en cualquier proceso de desarrollo de software.

La elicitación de requerimientos requiere previamente la identificación de las personas

afectadas por el proyecto, sus stakeholders (literalmente, los que apuestan algo), lo que
incluye desde el cliente que paga el proyecto hasta los usuarios finales de la aplicación, sin
olvidarse de terceras personas y organizaciones relacionadas indirectamente con el sistema
que se va a desarrollar (por ejemplo, empresas competidoras y organismos reguladores).

© Fernando Berzal
El ciclo de vida de un sistema de información
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En la elicitación de requerimientos se recurre a distintas técnicas que favorezcan la

comunicación entre el analista y el resto de personas involucradas, como puede ser la
realización de entrevistas (en las que importa no sólo lo que se pregunta, sino cómo se
pregunta), el diseño de cuestionarios (cuando no tenemos tiempo ni recursos para entrevistar
personalmente a todo el mundo) o el desarrollo de prototipos (para recoger información que,
de otra forma, no obtendríamos hasta las etapas finales del proyecto, cuando cualquier
rectificación saldría mucho más cara). También se puede observar el funcionamiento normal
del entorno en el que se instalará nuestro sistema o, incluso, participar activamente en él (por
ejemplo, desempeñando temporalmente el trabajo de los usuarios de nuestro sistema). Por
último, también podemos investigar por nuestra cuenta consultando documentos relacionados
con el tema de nuestro proyecto o estudiando productos similares que ya existan en el
mercado.

Herramientas de modelado de sistemas

Un modelo, básicamente, no es más que una simplificación de la realidad. El uso de modelos
en la construcción de sistemas de información resulta esencial por los siguientes motivos:

- Los modelos ayudan a comunicar la estructura de un sistema complejo (y, por

tanto, a comunicarnos con las demás personas involucradas en un proyecto).

- Los modelos sirven para especificar el comportamiento deseado del sistema

(como guía para las etapas posteriores del proyecto).

- Los modelos nos ayudan a comprender mejor lo que estamos diseñando (por
ejemplo, para detectar inconsistencias y corregirlas).

- Los modelos nos permiten descubrir oportunidades de simplificación (ahorrarnos

trabajo en el proyecto actual) y de reutilización (ahorrarnos trabajo en futuros
proyectos).

En resumidas cuentas, los modelos, entre otras cosas, facilitan el análisis de los
requerimientos del sistema, así como su posterior diseño e implementación. Un modelo, en
definitiva, proporciona "los planos" de un sistema. El modelo ha de capturar "lo esencial"
desde determinado punto de vista. En función de para qué queramos el modelo, lo haremos
más o menos detallado, siempre de acuerdo a su relevancia y utilidad.

Un sistema de información es un sistema complejo, por lo que a (casi) nadie se le ocurriría

intentar describirlo utilizando un único modelo. De hecho, todo sistema puede describirse
desde distintos puntos de vista y nosotros utilizaremos distintos tipos de modelos dependiendo
del aspecto del sistema en que deseemos centrar nuestra atención:

- Existen modelos estructurales que nos ayudan a la hora de organizar un sistema

complejo. Por ejemplo, un diagrama entidad/relación nos indica cómo se

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12 Diseño de Bases de Datos

estructuran los datos de un sistema de información, mientras que un diagrama de

flujo de datos nos da información acerca de cómo se descompone un sistema en
subsistemas y del flujo de datos que existe entre los distintos subsistemas.

- También existen modelos de comportamiento que nos permiten analizar y

modelar la dinámica de un sistema. Por ejemplo, un diagrama de estados
representa los distintos estados en que puede encontrarse un sistema y cómo se
puede pasar de un estado a otro, mientras que la descripción de un caso de uso nos
ayuda a comprender la secuencia de pasos involucrada en la consecución de un
objetivo concreto por parte de un usuario del sistema.

Más adelante aprenderemos las notaciones asociadas a distintos tipos de modelos cuya
utilización resulta recomendable en el diseño de un sistema de información. Aprenderemos su
significado, veremos su utilidad y ofreceremos algunos consejos heurísticos acerca de su
correcto uso.

Metodologías de análisis de requerimientos

Las técnicas de elicitación de requerimientos y las herramientas de modelado de sistemas de
las que hemos hablado en los párrafos anteriores deben utilizarse acompañadas de una
metodología adecuada. En este contexto, una metodología no es más que un conjunto de
convenciones que han resultado útiles en la práctica y cuyo uso combinado se recomienda.

Las metodologías de análisis particulares, de las que hay muchas, usualmente están ligadas, o
bien al uso de determinadas herramientas (por lo que el vendedor de la herramienta se
convierte, muchas veces, en el único promotor de la metodología), o bien a empresas de
consultoría concretas (que ofrecen cursos de aprendizaje de la metodología que proponen).

En general, no obstante, la elección adecuada de las técnicas utilizadas dependerá de la

situación concreta en la que se encuentre nuestro proyecto. Por este motivo, lo más adecuado
es aprender cuantas más técnicas mejor y averiguar en qué situaciones resulta más efectiva
cada una de ellas.

Diseño
Mientras que los modelos utilizados en la etapa de análisis representan los requisitos del
usuario desde distintos puntos de vista (el qué), los modelos que se utilizan en la fase de
diseño representan las características del sistema que nos permitirán implementarlo de forma
efectiva (el cómo).

Un software bien diseñado debe exhibir determinadas características. Su diseño debería ser
modular en vez de monolítico. Sus módulos deberían ser cohesivos (encargarse de una tarea

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El ciclo de vida de un sistema de información
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concreta y sólo de una) y estar débilmente acoplados entre sí (para facilitar el mantenimiento
del sistema). Cada módulo debería ofrecer a los demás unos interfaces bien definidos (al
estilo del diseño por contrato propuesto por Bertrand Meyer) y ocultar sus detalles de
implementación (siguiendo el principio de ocultación de información de Parnas). Por último,
debe ser posible relacionar las decisiones de diseño tomadas con los requerimientos del
sistema que las ocasionaron (algo que se suele denominar "trazabilidad de los
requerimientos").

En la fase de diseño se han de estudiar posibles alternativas de implementación para el

sistema de información que hemos de construir y se ha de decidir la estructura general que
tendrá el sistema (su diseño arquitectónico). El diseño de un sistema es complejo y el
proceso de diseño ha de realizarse de forma iterativa. La solución inicial que propongamos
probablemente no resulte la más adecuada para nuestro sistema de información, por lo que
deberemos refinarla. Afortunadamente, tampoco es necesario que empecemos desde cero.
Existen auténticos catálogos de patrones de diseño que nos pueden servir para aprender de los
errores que otros han cometido sin que nosotros tengamos que repetirlos.

Igual que en la etapa de análisis creábamos distintos modelos en función del aspecto del
sistema en que centrábamos nuestra atención, el diseño de un sistema de información también
presenta distintas facetas:

- Por un lado, es necesario abordar el diseño de la base de datos, un tema que

trataremos detalladamente más adelante.

- Por otro lado, también hay que diseñar las aplicaciones que permitirán al usuario
utilizar el sistema de información. Tendremos que diseñar la interfaz de usuario
del sistema y los distintos componentes en que se descomponen las aplicaciones.
De esto último hablaremos en las dos secciones siguientes.

Arquitecturas multicapa
La división de un sistema en distintas capas o niveles de abstracción es una de las técnicas
más comunes empleadas para construir sistemas complejos. Esta división se puede apreciar en
el hardware, donde el diseño de un sistema en un lenguaje de alto nivel como VHDL o
Verilog se traduce en un diseño a nivel de registros lógicos (RTL); éste se implementa
mediante puertas lógicas, a partir de las cuales se obtiene un diseño a nivel de transistores; los
transistores, finalmente, se crean en un circuito integrado con una serie de máscaras. Los
protocolos de red también se diseñan utilizando distintas capas: la capa de aplicación (HTTP)
utiliza los servicios de la capa de transporte (TCP), la cual se implementa sobre la capa de red
(IP) y así sucesivamente hasta llegar a la transmisión física de los datos a través de algún
medio de transmisión.

En realidad, el uso de capas es una forma más de la técnica de resolución de problemas

conocida con el nombre de "divide y vencerás", que se basa en descomponer un problema

[Link]
14 Diseño de Bases de Datos

complejo en una serie de problemas más sencillos de forma que se pueda obtener la solución
al problema complejo a partir de las soluciones a los problemas más sencillos. Al dividir un
sistema en capas, cada capa puede tratarse de forma independiente (sin tener que conocer los
detalles de las demás).

Desde el punto de vista de la Ingeniería del Software, la división de un sistema en capas

facilita el diseño modular (cada capa encapsula un aspecto concreto del sistema) y permite la
construcción de sistemas débilmente acoplados (si minimizamos las dependencias entre
capas, resultará más fácil sustituir la implementación de una capa sin afectar al resto del
sistema). Además, el uso de capas también fomenta la reutilización ([Link]. TCP/IP se utiliza en
una amplia variedad de aplicaciones, desde HTTP y FTP hasta telnet y SSH).

Como es lógico, la parte más difícil en la construcción de un sistema multicapa es decidir

cuántas capas utilizar y qué responsabilidades asignarle a cada capa.

En las arquiecturas cliente/servidor se suelen utilizar dos capas. En el caso de las

aplicaciones informáticas de gestión, esto se suele traducir en un servidor de bases de datos en
el que se almacenan los datos y una aplicación cliente que contiene la interfaz de usuario y la
lógica de la aplicación.

El problema con esta descomposición es que la lógica de la aplicación suele acabar mezclada
con los detalles de la interfaz de usuario, dificultando las tareas de mantenimiento a que todo
software se ve sometido y destruyendo casi por completo la portabilidad del sistema, que
queda ligado de por vida a la plataforma para la que se diseñó su interfaz en un primer
momento.

Mantener la misma arquitectura y pasar la lógica de la aplicación al servidor tampoco resulta

una solución demasiado acertada. Se puede implementar la lógica de la aplicación utilizando
procedimientos almacenados, pero éstos suelen tener que implementarse en lenguajes
estructurados no demasiado versátiles. Además, suelen ser lenguajes específicos para cada
tipo de base de datos, por lo que la portabilidad del sistema se ve gravemente afectada.

La solución, por tanto, pasa por crear nueva capa en la que se separe la lógica de la aplicación
de la interfaz de usuario y del mecanismo utilizado para el almacenamiento de datos. El
sistema resultante tiene tres capas:

- La capa de presentación, encargada de interactuar con el usuario de la aplicación

mediante una interfaz de usuario (ya sea una interfaz web, una interfaz Windows
o una interfaz en línea de comandos, aunque esto último suele ser menos habitual
en la actualidad).

- La lógica de la aplicación [a la que se suele hacer referencia como business logic

o domain logic], usualmente implementada utilizando un modelo orientado a
objetos del dominio de la aplicación, es la responsable de realizar las tareas para
las cuales se diseña el sistema.

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El ciclo de vida de un sistema de información
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- La capa de acceso a los datos, encargada de gestionar el almacenamiento de los

datos, generalmente en un sistema gestor de bases de datos relacionales, y de la
comunicación del sistema con cualquier otro sistema que realice tareas auxiliares
([Link]. middleware).

Cuando el usuario del sistema no es un usuario humano, se hace evidente la similitud entre las
capas de presentación y de acceso a los datos. Teniendo esto en cuenta, el sistema puede verse
como un núcleo (lógica de la aplicación) en torno al cual se crean una serie de interfaces con
entidades externas. Esta vista simétrica del sistema es la base de la arquitectura hexagonal de
Alistair Cockburn.

No obstante, aunque sólo fuese por las peculiaridades del diseño de interfaces de usuario,
resulta útil mantener la vista asimétrica del software como un sistema formado por tres capas.
Por ejemplo, la interfaz de usuario debe permitir que el usuario se pueda equivocar (y
rectificar de la manera menos traumática posible) y estar especialmente diseñada para agilizar
su trabajo (y nunca entorpecerlo). Además, suele ser recomendable diferenciar lo que se
suministra (presentación) de lo que se consume (acceso a los servicios suministrados por otros
sistemas).

A pesar del atractivo de esta arquitectura con tres capas (basta con pensar lo que facilitaría la
conversión de aplicaciones Windows en aplicaciones web), esta arquitectura no se ha
impuesto del todo porque las herramientas de desarrollo suelen estar diseñadas para construir
aplicaciones cliente/servidor ligadas a algún productor de software. De hecho, puede resultar
difícil (e incluso imposible) descomponer un sistema en tres capas con determinadas
herramientas de desarrollo.

Notas acerca del diseño de las aplicaciones

Si suponemos que hemos sido capaces de separar el núcleo de la aplicación de sus distintos
interfaces, aún nos queda por decidir cómo vamos a organizar la implementación de la lógica
asociada a la aplicación. Como en cualquier otra tarea de diseño, tenemos que llegar a un
compromiso adecuado entre distintos intereses. Por un lado, nos gustaría que el diseño
resultante fuese lo más sencillo posible. Por otro lado, sería deseable que nuestro diseño
estuviese bien preparado para soportar las modificaciones que hayan de realizarse en el
futuro.

Por lo general, el diseño de la lógica una aplicación se suele ajustar a uno de los tres
siguientes patrones de diseño:

- Rutinas: La forma más simple de implementar cualquier sistema se basa en

implementar procedimientos y funciones que acepten y validen las entradas
recibidas de la capa de presentación, realicen los cálculos necesarios, utilicen los
servicios de aquellos sistemas que hagan falta para completar la operación,

[Link]
16 Diseño de Bases de Datos

almacenen los datos en las bases de datos y envíen una respuesta adecuada al
usuario. Básicamente, cada acción que el usuario pueda realizar se traducirá en un
procedimiento que realizará todo lo que sea necesario al más puro estilo del
diseño estructurado tradicional. Aunque este modelo sea simple y pueda resultar
adecuado a pequeña escala, la evolución de las aplicaciones diseñadas de esta
forma suele acabar siendo una pesadilla para las personas encargadas de su
mantenimiento.

- Módulos de datos: Ante la situación descrita en el párrafo anterior, lo usual es

dividir el sistema utilizando los distintos conjuntos de datos con los que trabaja la
aplicación para crear módulos más o menos independientes. De esta forma, se
facilita la eliminación de lógica duplicada. De hecho, muchos de los entornos de
desarrollo visual de aplicaciones permiten definir módulos de datos que
encapsulen los conjuntos de datos con los que se trabaja y la lógica asociada a
ellos. Las herramientas de Borland, Delphi y C++Builder, son un claro ejemplo,
igual que el Developer de Oracle. Microsoft, en su arquitectura DNA [Distributed
interNet Application], fomenta este estilo al emplear conjuntos de datos (resultado
de ejecutar consultas SQL) sobre los cuales operan directamente las distintas
capas de una aplicación multicapa. En el caso de la plataforma .NET, la clase
DataSet proporciona la base sobre la que se montaría todo el diseño de una
aplicación (algo que obviamente facilita el Visual Studio .NET).

- Modelo del dominio: Una tercera opción, la ideal para cualquier purista de la
orientación a objetos, es crear un modelo orientado a objetos del dominio de la
aplicación. En vez de que una rutina se encargue de todo lo que haya que hacer
para completar una acción, cada objeto es responsable de realizar las tareas que le
atañen directamente.

En la práctica, no todo es blanco o negro. Aunque empleemos un modelo orientado a objetos

del dominio de la aplicación, es habitual crear una capa intermedia entre la capa de
presentación y la lógica de la aplicación a la que se suele denominar capa de servicio. La
interfaz de la capa de servicio incluirá métodos asociados a las distintas acciones que pueda
realizar el usuario, si bien, en vez de incluir en ella la lógica de la aplicación, la capa de
servicio delega inmediatamente en los objetos responsables de cada tarea. En cierto modo, la
capa de servicio se encarga de la lógica específica de la aplicación, dejando para el modelo
del dominio la lógica del dominio (común a cualquier aplicación que se construya sobre el
mismo dominio de aplicación).

Cualquier aplicación sufre modificaciones de mayor o menor importancia a lo largo de su

vida útil. Dichas modificaciones alteran el diseño inicial de la aplicación y tienden a aumentar
su entropía. Si utilizamos rutinas para implementar la lógica de nuestra aplicación en el
sentido tradicional, las modificaciones pueden suponer tener que revisar el código completo
de la aplicación para descubrir lo que hay que actualizar. Es como si tuviésemos una
habitación completamente desordenada en la que hay que encontrar algo en particular. En el
caso de los módulos de datos, el impacto de las modificaciones suele ser más fácil de

© Fernando Berzal
El ciclo de vida de un sistema de información
T
17

determinar pero, aún así, podemos encontrarnos con sorpresas desagradables si todos los
módulos de nuestra aplicación trabajan sobre un conjunto de datos cuya estructura debemos
alterar ligeramente. Por último, si diseñamos un buen modelo orientado a objetos, la
encapsulación proporcionada por los objetos de nuestra aplicación permitirá que el impacto de
las modificaciones sea de carácter local en la mayoría de las ocasiones. En cierto modo,
estamos limitando el aumento de la entropía al interior de los cajones (algo que la mayoría de
nosotros tolera sin demasiados problemas).

Sobre el acceso a los datos

Existen distintas formas en las que una aplicación implementada utilizando un
lenguaje de programación de propósito general puede acceder a los datos, almacenados
por lo general en una base de datos relacional:

- La primera opción que se nos puede ocurrir cuando diseñamos un sistema

orientado a objetos es utilizar un registros activos, objetos que encapsulan
directamente las estructuras de datos externas ([Link]. las tuplas de las tablas de la
base de datos) e incorporan la lógica del dominio que les corresponda, aparte de
las operaciones necesarias para obtener y guardar objetos en la base de datos.

- Algo más adecuado puede resultar el empleo de gateways, clases auxiliares que
se corresponden con las tablas de la base de datos e implementan las operaciones
necesarias para manipular la base de datos [CRUD: Create, Retrieve, Update &
Delete]. Estas clases auxiliares nos permiten no mezclar la lógica de la
aplicación con el acceso a los datos externos, tal como sucede si utilizamos
registros activos.

- La tercera opción (y siempre hay una tercera opción) es la más compleja pero la
más flexible: O/R Mapping. Se basa en establecer una correspondencia entre el
modelo orientado a objetos del dominio y la representación de los distintos
objetos en una base de datos relacional. En las dos alternativas anteriores, los
objetos de la aplicación han de ser conscientes de cómo se representan en la base
de datos. En el caso del O/R Mapping, los objetos pueden ignorar la estructura de
la base de datos y cómo se realiza la comunicación con la base de datos. La
inversión de control característica de esta opción independiza el modelo
orientado a objetos del dominio de la capa de acceso a los datos: se puede
cambiar la base de datos sin tener que tocar el modelo orientado a objetos del
dominio y viceversa. De esta forma, se facilita el desarrollo, la depuración y la
evolución de las aplicaciones.

Cuando para implementar la aplicación se utiliza una herramienta de programación

visual (tipo Visual Studio .NET, C++Builder, Delphi o Developer), generalmente no
podemos elegir la forma en que nuestra aplicación accederá a los datos. Pese a ello,
siempre existe cierto margen de maniobra que podemos aprovechar para diseñar
nuestro sistema lo mejor posible.

[Link]
18 Diseño de Bases de Datos

Aviso
Las etapas posteriores del ciclo de vida de un sistema de
información (implementación, pruebas, despliegue, uso y
mantenimiento) se describen a continuación con menor grado
de detalle que las anteriores (planificación, análisis y diseño)
porque su influencia es significativamente menor sobre el
proceso de diseño de bases de datos.

Implementación
Una vez que sabemos qué funciones debe desempeñar nuestro sistema de información
(análisis) y hemos decidido cómo vamos a organizar sus distintos componentes (diseño), es el
momento de pasar a la etapa de implementación, pero nunca antes. Antes de escribir una sola
línea de código (o de crear una tabla en nuestra base de datos) es fundamental haber
comprendido bien el problema que se pretende resolver y haber aplicado principios básicos de
diseño que nos permitan construir un sistema de información de calidad.

Para la fase de implementación hemos de seleccionar las herramientas adecuadas, un entorno

de desarrollo que facilite nuestro trabajo y un lenguaje de programación apropiado para el tipo
de sistema que vayamos a construir. La elección de estas herramientas dependerá en gran
parte de las decisiones de diseño que hayamos tomado hasta el momento y del entorno en el
que nuestro sistema deberá funcionar.

A la hora de programar, deberemos procurar que nuestro código no resulte indescifrable. Para
que nuestro código sea legible, hemos de evitar estructuras de control no estructuradas, elegir
cuidadosamente los identificadores de nuestras variables, seleccionar algoritmos y estructuras
de datos adecuadas para nuestro problema, mantener la lógica de nuestra aplicación lo más
sencilla posible, comentar adecuadamente el texto de nuestros programas y, por último,
facilitar la interpretación visual de nuestro código mediante el uso de sangrías y líneas en
blanco que separen distintos bloques de código.

Además de las tareas de programación asociadas a los distintos componentes de nuestro

sistema, en la fase de implementación también hemos de encargarnos de la adquisición de
todos los recursos necesarios para que el sistema funcione (por ejemplo, las licencias de uso
del sistema gestor de bases de datos que vayamos a utilizar). Usualmente, también
desarrollaremos algunos casos de prueba que nos permitan ir comprobando el funcionamiento
de nuestro sistema conforme vamos construyéndolo.

© Fernando Berzal
El ciclo de vida de un sistema de información
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19

Control de versiones
En todo proyecto de desarrollo de software resulta fundamental una adecuada gestión
de la configuración del software (SCM, Software Configuration Management), más
conocida vulgarmente por uno de sus aspectos, el control de versiones. De hecho, es
una actividad clave en el nivel 2 del CMM (Capability Maturity Model), un modelo de
madurez del proceso de desarrollo del software en el cual el nivel 1 representa la
anarquía.

Independientemente de su importancia en el control del proceso de desarrollo de

software (algo innegable), su valor es incalculable para evitar pérdidas irreparables
(siempre y cuando se hagan copias de seguridad de la base de datos de nuestra
herramienta de control de versiones) y también para volver cómodamente a una
versión anterior de nuestro código si nuestras últimas modificaciones del código no
resultaron del todo acertadas.

Pruebas
Errar es humano y la etapa de pruebas tiene como objetivo detectar los errores que se hayan
podido cometer en las etapas anteriores del proyecto (y, eventualmente, corregirlos). Lo suyo,
además, es hacerlo antes de que el usuario final del sistema los tenga que sufrir. De hecho,
una prueba es un éxito cuando se detecta un error (y no al revés, como nos gustaría pensar).

La búsqueda de errores que se realiza en la etapa de pruebas puede adaptar distintas formas,
en función del contexto y de la fase del proyecto en la que nos encontremos:

- Las pruebas de unidad sirven para comprobar el correcto funcionamiento de un

componente concreto de nuestro sistema. Es este tipo de pruebas, el "probador"
debe buscar situaciones límite que expongan las limitaciones de la
implementación del componente, ya sea tratando éste como una caja negra
("pruebas de caja negra") o fijándonos en su estructura interna ("pruebas de caja
blanca"). Resulta recomendable que, conforme vamos añadiéndole nueva
funcionalidad a nuestras aplicaciones, vayamos creando nuevos tests con los
medir nuestro progreso y también repitamos los antiguos para comprobar que lo
que antes funcionaba sigue funcionando (test de regresión).

- Las pruebas de integración son las que se realizan cuando vamos juntando los
componentes que conforman nuestro sistema y sirven para detectar errores en sus
interfaces. En algunas empresas, como Microsoft, se hace una compilación diaria
utilizando los componentes del sistema tal como estén en ese momento (daily
build) y se somete al sistema a una serie de pruebas básicas (la prueba de humo,
smoke test) que garanticen que el proyecto podrá seguir avanzando al día

[Link]
20 Diseño de Bases de Datos

siguiente. El causante de que la compilación diaria falle suele tener que quedarse a
hacer horas extra para que sus compañeros puedan seguir trabajando al día
siguiente...

- Una vez "finalizado" el sistema, se realizan pruebas alfa en el seno de la

organización encargada del desarrollo del sistema. Estas pruebas, realizadas desde
el punto de vista de un usuario final, pueden ayudar a pulir aspectos de la interfaz
de usuario del sistema

- Cuando el sistema no es un producto a medida, sino que se venderá como un

producto en el mercado, también se suelen realizar pruebas beta. Estas pruebas
las hacen usuarios finales del sistema ajenos al equipo de desarrollo y pueden
resultar vitales para que un producto tenga éxito en el mercado.

- En sistemas a medida, se suele realizar un test de aceptación que, si se supera

con éxito, marcará oficialmente el final del proceso de desarrollo y el comienzo de
la etapa de mantenimiento.

- Por último, a lo largo de todo el ciclo de vida del software, se suelen hacer
revisiones de todos los productos generados a lo largo del proyecto, desde el
documento de especificación de requerimientos hasta el código de los distintos
módulos de una aplicación. Estas revisiones, de carácter más o menos formal,
ayuden a verificar la corrección del producto revisado y también a validarlo
(comprobar que se ajusta a los requerimientos reales del sistema).

Aunque es imposible garantizar la ausencia de errores en el software, una adecuada

combinación de distintas técnicas de prueba puede ayudar más del 90% de los errores que se
encontrarán a lo largo de toda la vida del sistema. Aunque podamos ser reacios a admitirlo, lo
normal es que el 40% de nuestro tiempo lo "perdamos" eliminando errores, mientras que sólo
empleamos un 20% en la etapa de análisis, otro 20% en el diseño y el 20% restante en la
implementación del sistema (Robert Glass, Building quality software, 1992).

Al realizar cualquiera de los tipos de prueba descritos, es importante recordar que el

desarrollo de software es una actividad que se realiza en equipo, por lo que pueden surgir
roces personales y disputas políticas entre los miembros del equipo. Las pruebas resultan
particularmente delicadas en este sentido, ya que su objetivo es, al fin y al cabo, encontrar
defectos.

Instalación / Despliegue
Una vez concluidas las etapas de desarrollo de un sistema de información (análisis, diseño,
implementación y pruebas), llega el instante de que poner el sistema en funcionamiento, su
instalación o despliegue.

© Fernando Berzal
El ciclo de vida de un sistema de información
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21

De cara a su instalación, hemos de planificar el entorno en el que el sistema debe funcionar,

tanto hardware como software: equipos necesarios y su configuración física, redes de
interconexión entre los equipos y de acceso a sistemas externos, sistemas operativos
(actualizados para evitar problemas de seguridad), bibliotecas y componentes suministrados
por terceras partes, etcétera.

Para asegurar el correcto funcionamiento del sistema, resulta esencial que tengamos en cuenta
las dependencias que pueden existir entre los distintos componentes del sistema y sus
versiones. Una aplicación puede que sólo funcione con una versión concreta de una biblioteca
auxiliar. Un disco duro puede que sólo rinda al nivel deseado si instalamos un controlador
concreto. Componentes que por separado funcionarían correctamente, combinados causan
problemas, por lo que deberemos utilizar sólo combinaciones conocidas que no presenten
problemas de compatibilidad.

Si nuestro sistema reemplaza a un sistema anterior o se despliega paulatinamente en distintas

fases, también hemos de planificar cuidadosamente la transición del sistema antiguo al nuevo
de forma que sus usuarios no sufran una disrupción en el funcionamiento del sistema. En
ocasiones, el sistema se instala físicamente en un entorno duplicado y la transición se hace de
forma instantánea una vez que la nueva configuración funciona correctamente. Cuando el
presupuesto no da para tanto, tal vez haya que buscar un momento de baja utilización del
sistema para realizar la actualización (por la noches o en fin de semana, por ejemplo).

Uso y mantenimiento
La etapa de mantenimiento consume típicamente del 40 al 80 por ciento de los recursos de
una empresa de desarrollo de software. De hecho, con un 60% de media, es probablemente la
etapa más importante del ciclo de vida del software. Dada la naturaleza del software, que ni se
rompe ni se desgasta con el uso, su mantenimiento incluye tres facetas diferentes:

- Eliminar los defectos que se detecten durante su vida útil (mantenimiento

correctivo), lo primero que a uno se le viene a la cabeza cuando piensa en el
mantenimiento de cualquier cosa.

- Adaptarlo a nuevas necesidades (mantenimiento adaptativo), cuando el sistema

ha de funcionar sobre una nueva versión del sistema operativo o en un entorno
hardware diferente, por ejemplo.

- Añadirle nueva funcionalidad (mantenimiento perfectivo), cuando se proponen

características deseables que supondrían una mejora del sistema ya existente.

De las distintas facetas del mantenimiento, la eliminación de defectos sólo supone el 17% del
coste de mantenimiento de un sistema, mientras que el diseño e implementación de mejoras es
responsable del 60% del coste de mantenimiento. Es decir, más de un tercio del coste total del

[Link]
22 Diseño de Bases de Datos

software se emplea en añadirle características a software ya existente (el 60% del 60%). La
corrección de errores supone, en contraste, "sólo" en torno al 10% del coste total del software.
Aún menos cuanto mejores sean las técnicas usadas en su desarrollo.

Se ha observado que, cuanto mejor sea el software, más tendremos que invertir en su
mantenimiento, aun cuando se emplee menos esfuerzo en corregir defectos. Este hecho, que
puede parecer paradójico, se debe, simplemente, a que nuestro sistema se usará más (a veces,
de formas que no habíamos previsto). Por tanto, nos llegarán más propuestas de modificación
y mejora que si el sistema hubiese quedado aparcado, cogiendo polvo, en algún rincón.

Si examinamos las tareas que se llevan a cabo durante la etapa de mantenimiento, nos
encontramos que en el mantenimiento se repiten todas las etapas que ya hemos visto del ciclo
de vida de un sistema de información. Al tratar principalmente de cómo añadirle nueva
funcionalidad a un sistema ya existente, el mantenimiento repite "en miniatura" el ciclo de
vida completo de un sistema de información. Es más, a las tareas normales de desarrollo
hemos de añadirle una nueva, comprender el sistema que ya existe, por lo que se podría decir
que el mantenimiento de un sistema es más difícil que su desarrollo (Glass, 2003).

© Fernando Berzal
El ciclo de vida de un sistema de información
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23

Modelos de ciclo de vida

Todas las actividades descritas en las distintas secciones del apartado anterior están presentes
en cualquier proyecto de desarrollo de software (además de otras muchas relativas a la gestión
de un proyecto o a su control de calidad). Sin embargo, las tareas concretas que se realicen (y
su grado de rigor) dependerán de la naturaleza del proyecto al que nos enfrentemos y de las
características de nuestro entorno de trabajo.

El director de un proyecto, contando con el asesoramiento de los demás miembros del equipo,
debe elegir los métodos y herramientas más adecuados en cada momento para satisfacer las
necesidades específicas del proyecto, además de establecer las medidas oportunas que
permitan controlar la evolución del proyecto. Las decisiones tomadas en este sentido han de
tener como objetivo satisfacer los tiempos de entrega pactados con el cliente sin comprometer
la calidad del producto final.

Existen distintas formas de organizar el orden concreto en el que se acometerán las distintas
etapas del ciclo de vida de un sistema de información. En los siguientes párrafos se describen
algunas de las alternativas que deberían tenerse en cuenta:

Ciclo de vida clásico

El modelo de ciclo de vida clásico, también denominado "modelo en cascada", se basa en
intentar hacer las cosas bien desde el principio, de una vez y para siempre. Se pasa, en orden,
de una etapa a la siguiente sólo tras finalizar con éxito las tareas de verificación y validación
propias de la etapa. Si resulta necesario, únicamente se da marcha atrás hasta la fase
inmediatamente anterior.

Este modelo tradicional de ciclo de vida exige una aproximación secuencial al proceso de
desarrollo del software. Por desgracia, esta aproximación presenta una serie de graves
inconvenientes, entre los que cabe destacar:

- Los proyectos reales raramente siguen el flujo secuencial de actividades que

propone este modelo.

- Normalmente, es difícil para el cliente establecer explícitamente todos los

requisitos al comienzo del proyecto (entre otras cosas, porque hasta que no vea
evolucionar el proyecto no tendrá una idea clara de qué es lo que realmente
quiere).

- No habrá disponible una versión operativa del sistema hasta llegar a las etapas

[Link]
24 Diseño de Bases de Datos

finales del proyecto, por lo que la rectificación cualquier decisión tomada

erróneamente en las etapas iniciales del proyecto supondrá un coste adicional
significativo, tanto económico como temporal (y eso sin tener en cuenta la mala
impresión causada por un retraso en la fecha de entrega).

Planificación

Análisis

Diseño

Implementación

Pruebas

Mantenimiento

El ciclo de vida clásico: Modelo "en cascada".

Tal cual, el modelo de ciclo de vida en cascada no nos indica nada acerca de la relación
contractual existente entre el cliente y la organización encargada del desarrollo de software.
Desde el punto de vista de una empresa de desarrollo de software, formalizar la firma de un
contrato al final de la etapa de análisis, por ejemplo, puede ayudar a reducir el riesgo que
supone elaborar un presupuesto cuando aún no se dispone de toda la información necesaria
para que la estimación del esfuerzo requerido por el proyecto sea lo suficientemente precisa.
Este tipo de contrato obliga a que el cliente se haga cargo de los costes adicionales
ocasionados por cambios en los requerimientos, mientras que la empresa de desarrollo de
software deberá asumir los gastos ocasionados si el producto finalmente entregado no cumple
todas las condiciones pactadas a la firma del contrato.

Por desgracia, un modelo contractual como el descrito en el párrafo anterior no siempre

resulta aceptable para el cliente, que puede verse obligado a invertir dinero a cambio de nada.
Esto podría pasar si, tras la etapa de análisis, el proyecto se desestima por no ser técnica o

© Fernando Berzal
El ciclo de vida de un sistema de información 25

económicamente viable. Es más, si el cliente acepta a regañadientes la firma de un contrato al

final de la etapa de análisis, la imagen de la empresa desarrolladora de software puede verse
seriamente deteriorada en cuanto surja cualquier tipo de problema.

Para limar las asperezas que pueden surgir en la relación cliente-proveedor y mejorar el
rendimiento del equipo del proyecto, hoy en día se suele recurrir a modelos iterativos como
los que se describirán a continuación.

Desarrollo de prototipos
Normalmente, el cliente es capaz de definir un conjunto general de objetivos para el sistema
que hemos de construir, pero no identifica los requisitos detallados. En otros casos, puede que
nosotros no estemos seguros de la eficiencia de un algoritmo, de la capacidad de nuestro
diseño para soportar los requerimientos del sistema o de la forma en que debe diseñarse la
interfaz de usuario. En cualquiera de estas situaciones, resulta adecuado construir un
prototipo.

Recolección y
refinamiento
de requisitos

Diseño
rápido

Construcción
del prototipo

Evaluación

Desarrollo
del producto

Prototipado

El desarrollo de prototipos reduce el riesgo de que nuestro proyecto fracase y facilita la

especificación de requerimientos de productos que desconocemos. Sin embargo, también
tiene sus inconvenientes: el cliente puede pensar que el prototipo es el sistema definitivo,
ignorando que un prototipo no es un sistema acabado aunque tenga el mismo aspecto externo.
Esto puede conducir a la consolidación de aspectos de baja calidad de un prototipo en el

[Link]
26 Diseño de Bases de Datos

sistema final que se entrega si el prototipo no se desecha a tiempo.

Fred Brooks nos aclara lo que hay que hacer cuando un prototipo ya ha cumplido con su
propósito: "En la mayoría de los proyectos, el primer sistema que se construye apenas resulta
utilizable. Puede que sea demasiado lento, demasiado grande, difícil de usar o las tres cosas
a la vez. No queda más remedio que comenzar de nuevo y construir una versión rediseñada
que resuelva los problemas... Cuando se utiliza un concepto nuevo... hay que construir un
sistema para desecharlo, porque incluso la mejor planificación no puede asegurar que vaya a
salir bien la primera vez. Por tanto, la cuestión no es si hay que construir un sistema piloto y
desecharlo. Se desechará. La única cuestión es si planificar de antemano la construcción de
algo que se va a desechar, o prometer la entrega del desecho a los clientes..." (The Mythical
Man-Month, "El mítico hombre-mes", 1975, uno de los libros de gestión de proyectos de
desarrollo de software más populares que jamás se han escrito).

A veces, los prototipos desechables no se llegan a desechar. Pero los prototipos no siempre
son desechables. En tal caso, estaremos utilizando un modelo iterativo de refinamiento de
prototipos en el que, tras varias iteraciones, seremos capaces de construir un sistema que se
adapte mejor a las necesidades de nuestro cliente.

Modelos iterativos
En 1994, el Departamento de Defensa de Estados Unidos (el mayor contratista mundial de
proyectos de desarrollo de software) cambió oficialmente sus estándares de desarrollo de
software y descartó el modelo en cascada para introducir el estándar 498, que utiliza un
modelo iterativo de desarrollo de software.

Los modelos iterativos consisten en descomponer un proyecto de desarrollo de software en

una serie de subproyectos de menor envergadura. Estos subproyectos deben diseñarse de tal
forma que cada uno de ellos aporte funcionalidad nueva para el sistema desde el punto de
vista del usuario final del mismo.

Usualmente, las personas involucradas en el proyecto establecen prioridades entre los

requerimientos iniciales del sistema para decidir qué parte del mismo se construirá primero.
El cliente y los usuario finales abogarán por darle prioridad a las funciones más útiles del
sistema (o las más "vendibles"). Por otro lado, los diseñadores del sistema deberán determinar
las dependencias existentes entre sus distintos componentes y priorizar aquéllos que supongan
un riesgo mayor para la viabilidad final del proyecto. Las prioridades de unos y otros habrán
de consensuarse razonablemente y servirán para determinar el ámbito de los subproyectos en
que se descompondrá el proyecto inicial.

Los modelos iterativos de desarrollo de software permiten adelantar el momento en el que se

determina si un proyecto es técnicamente viable o no (con lo que se eliminan costes
innecesarios si, finalmente, el proyecto hubiese de cancelarse). También promueven una
mejor comunicación con el usuario/cliente, ya que se dispondrá antes de una versión operativa

© Fernando Berzal
El ciclo de vida de un sistema de información
T
27

del sistema, aunque sea de funcionalidad reducida. Estas versiones intermedias del producto
ayudan a la eliminación de malentendidos que pueden surgir en la etapa de elicitación de
requerimientos. Además, ayudan a que el usuario se forme una idea más clara de lo que
realmente necesita.

¿Secuencial o iterativo?
El modelo de desarrollo más adecuado para un proyecto
dependerá del tipo de sistema que se ha de construir:

- En general, se elegirá un modelo secuencial cuando los

requerimientos se conocen bastante bien y son estables,
cuando el diseño será similar al de otros sistemas con los
que tenemos experiencia, cuando los integrantes del
equipo de desarrollo ya se conocen y están familiarizado
con el entorno de desarrollo, o cuando el coste de tener
que cambiar algo en las etapas finales del proyecto
resultaría prohibitivo.

- En la práctica, no obstante, los modelos iterativos se

adaptan mejor a la realidad del desarrollo de software
(especialmente en sistemas medianos y grandes). Nos
decantaremos por un modelo iterativo cuando los
requerimientos no se conocen con exactitud o se prevé
que puedan cambiar en el futuro, cuando el diseño del
sistema es complejo o no tiene precedentes para nosotros,
cuando el proyecto en sí es arriesgado económicamente y
cuando podamos controlar el coste de futuros cambios en
el sistema (algo que siempre tendremos que hacer si
tenemos en cuenta lo que aprendimos al estudiar la etapa
de mantenimiento).

Al seguir un modelo iterativo, puede que le dediquemos muy

poco tiempo a las etapas iniciales del ciclo de vida de un
sistema, lo que puede causar una tasa de cambios tan alta que
impida que el proyecto progrese. Del mismo modo, si les
dedicamos demasiado tiempo, hasta el punto de seguir a pies
juntillas los requerimientos iniciales del sistema, puede que
estemos negando la realidad con la que nos encontramos y, de
nuevo, impidamos que el proyecto progrese adecuadamente.

Para planificar un proyecto que siga un modelo iterativo, primero se prepara una
descomposición a grandes rasgos del proyecto en una serie de iteraciones, cada una de las
cuales se considerará como un proyecto independiente. En vez de realizar una planificación

[Link]
28 Diseño de Bases de Datos

detallada de todo el proyecto, sólo se detallará el plan correspondiente a la primera iteración.

Sí se establecerán las fechas de inicio y finalización de las distintas iteraciones y se definirán
los objetivos principales de cada una de ellas. Llegado el caso, estos objetivos se pueden
redefinir conforme avance el proyecto.

Evaluación
Planificación
de alternativas
( determinación
de objetivos)

Revisión Desarrollo

El modelo en espiral de Boehm

A lo largo de los años se han propuesto multitud de modelos iterativos de desarrollo de

software. A continuación se describen algunos de los más conocidos:

- El modelo en espiral de Barry Boehm hace especial hincapié en la prevención de

riesgos. Este modelo define cuatro actividades principales: planificación
(determinar los objetivos, alternativas y restricciones del proyecto), análisis de
riesgos (análisis de alternativas e identificación/resolución de riesgos), ingeniería
(desarrollo del producto) y evaluación (revisión por parte del cliente y valoración
de los resultados obtenidos de cara a la siguiente iteración). En cada iteración
alrededor de la espiral se construyen versiones cada vez más completas del
software.

- Los modelos evolutivos (como el modelo Evo de Tom Gilb o los modelos ágiles
populares hoy en día, entre los que se encuentra la auto-denominada
programación extrema) se caracterizan por realizar entregas por etapas del
sistema. Usualmente, el proyecto se descompone en iteraciones de longitud fija
(de 1 a 6 semanas) y cada iteración ha de proporcionar algún aspecto completo de
la funcionalidad del sistema. Cada ciclo se concentra en las funciones de mayor
valor añadido. De esta forma, si se cancelase el proyecto en cualquier momento, el
usuario siempre tendrá lo máximo que se puede conseguir con los recursos

© Fernando Berzal
El ciclo de vida de un sistema de información
T
29

invertidos hasta el momento. Igualmente, se puede prorrogar el proyecto si se

considera interesante seguir añadiéndole funcionalidad al proyecto.

- También existen otros modelos, conocidos por el nombre de modelos de

estabilización y sincronización, en los que se sigue la misma estrategia que en
los modelos iterativos pero sin llegar a realiza una entrega por etapas del sistema.
Éste es el caso, por ejemplo, del modelo de desarrollo de software utilizado
internamente en empresas como Microsoft.

Marcos para el proceso de desarrollo de software

Como hemos visto, existe una amplia variedad de propuestas en lo que respecta a
cómo organizar el proceso de desarrollo de software. La mayoría de las propuestas son
prescriptivas (definen qué actividades hay que realizar y en qué orden), si bien algunas
propuestas van más allá y definen marcos para organizar el conjunto de actividades y
tareas involucradas en un proyecto de desarrollo de software. Estos marcos sugieren
qué combinaciones de actividades son las más indicadas en cada etapa del proceso de
desarrollo de software y cuáles deberían ser los resultados que se obtengan de cada una
de ellas. Los siguientes son algunos de los más populares hoy en día:

- El modelo CMMI (Capability Maturity Model - Integrated, propuesto por el

Instituto de Ingeniería del Software de la Universidad de Carnegie-Mellon)
identifica una serie de áreas clave en términos de objetivos específicos y
prácticas necesarias para lograr esos objetivos. Los objetivos establecen las
características que el proceso de desarrollo de software debe tener para que las
actividades de cada área puedan ser efectivas. En cierto sentido, CMMI viene a
ser como una certificación de calidad ISO 9000 adaptada a proyectos de
desarrollo de software. Una certificación de este tipo puede ayudar a conseguir
determinados tipos de proyectos (gubernamentales, principalmente), si bien sólo
garantiza que el proyecto se realiza siguiendo un proceso definido, no que las
distintas tareas se realicen correctamente. De hecho, el proceso puede estar
perfectamente definido y "certificado" sin ser el proceso adecuado para el
proyecto que tengamos entre manos.

- El Proceso Unificado de Rational (RUP, Rational Unified Process, propuesto

originalmente por una empresa llamada Rational Software Corporation que hoy
es una división de IBM) describe un marco adaptable para procesos iterativos de
desarrollo de software. El ciclo de vida de un proyecto RUP se divide en ciclos
de desarrollo individuales que, a su vez, se descomponen en cuatro fases
principales (incepción, elaboración, construcción y transición). Para cada una de
estas fases, RUP identifica qué disciplinas (actividades) son las más relevantes.
Finalmente, en un proyecto concreto cada fase viene definida por una serie de
objetivos y se descompone en iteraciones de duración fija (de, por ejemplo, 3
semanas).

[Link]
30 Diseño de Bases de Datos

El ciclo de vida de una base de datos

Una base de datos no es más que un componente de un sistema de información. Por tanto, el
ciclo de vida del sistema de información incluye el ciclo de vida de la base de datos que forma
parte de él. En particular, desde el punto de vista de la base de datos, centraremos
principalmente nuestra atención en las siguientes actividades:

- Definición del sistema: Durante la etapa de análisis de requerimientos del

sistema, nos fijaremos especialmente en todos los requerimientos asociados a los
datos con los que ha de trabajar nuestro sistema.

- Diseño de la base de datos: El análisis de los requerimientos del sistema nos

permitirá organizar los datos con los que nuestro sistema habrá de trabajar. Este
proceso de diseño, que está íntimamente ligado a la futura base de datos de
nuestro sistema, lo descompondremos en tres fases:
· Diseño conceptual (descripción del esquema de la base de datos utilizando
un modelo de datos conceptual).
· Diseño lógico (descripción de la base de datos con un modelo de datos
implementable, como puede ser el caso del modelo relacional).
· Diseño físico (descripción de la base de datos a nivel interno, de acuerdo
con las características del sistema gestor de bases de datos que decidamos
utilizar).

- Implementación de la base de datos (la parte de la implementación del sistema

correspondiente a la creación de la base de datos).

- Carga o conversión de los datos: Como parte de la instalación o despliegue del

sistema, tendremos que introducir en la base de datos todos aquellos datos que
resulten necesarios para que las aplicaciones de nuestro sistema de información
puedan funcionar. Como parte de esta inicialización de la base de datos, puede
que resulte necesario extraer datos de otro sistema y convertirlos a un formato
adecuado para nuestro sistema (entre otras cosas, porque el esquema de nuestra
base de datos probablemente diferirá del esquema de las bases de datos de las que
se extraigan los datos necesarios para arrancar nuestro sistema).

- Conversión de aplicaciones: Si determinadas aplicaciones (que ya existiesen

anteriormente al diseño de nuestro sistema) han de seguir funcionando, dichas
aplicaciones deberán adaptarse al esquema de nuestra base de datos. Por tanto,
como parte del mantenimiento de dichas aplicaciones, tendremos que diseñar los
mecanismos adecuados para que estas aplicaciones puedan seguir funcionando

© Fernando Berzal
El ciclo de vida de un sistema de información
T
31

correctamente sobre una base de datos diferente a la base de datos sobre la que
fueron diseñadas inicialmente. A veces, podremos solucionar este problema
creando vistas adecuadas de nuestra base de datos para tales aplicaciones. Otras
veces, tendremos que modificar la implementación de las aplicaciones antiguas e,
incluso, rehacerlas casi por completo.

- Verificación y validación: Como en todo sistema de información, deberemos

verificar que la base de datos y las aplicaciones funcionan correctamente.
Además, deberemos comprobar que el sistema construido se ajusta a las
necesidades reales que promovieron su proyecto de desarrollo (esto es, validar el
sistema y sus requerimientos).

- Operación, supervisión y mantenimiento: Finalmente, una vez puesto en

marcha el sistema, se llega a la etapa "final" del ciclo de vida de todo sistema de
información (en la que, como ya vimos, se repetirá todo el ciclo cada vez que
tengamos que realizar modificaciones sobre el sistema ya existente).

De las actividades descritas en los párrafos anteriores, todas ellas relacionadas directamente
con la base o bases de datos utilizadas en un sistema de información, estudiaremos a fondo las
correspondientes a las etapas iniciales del ciclo de vida de la base de datos. Antes de estudiar
técnicas concretas, no obstante, detallares algo más el proceso de diseño que utilizaremos para
construir correctamente una base de datos.

[Link]
32 Diseño de Bases de Datos

El proceso de diseño de una base de datos

El problema de diseñar bases de datos consiste en diseñar la estructura lógica y física de una o
más bases de datos para atender las necesidades de información de los usuarios de un
conjunto definido de aplicaciones. Estos usuarios pueden pertenecer todos a una organización
concreta (como sucede con los trabajadores de una empresa o los funcionarios de un
organismo público), o bien formar parte de un colectivo con intereses comunes (tal es el caso
de los usuarios de multitud de aplicaciones web, desde un buscador como Google hasta un
servicio de información geográfica tipo Páginas Amarillas).

Antes de pasar a ver la metodología que utilizaremos para diseñar bases de datos, hay que
recordar que el diseño de bases de datos es sólo una de los procesos involucrados en la
construcción de un sistema de información. Generalmente, para construir un sistema de
información se llevarán a cabo distintas actividades paralelas:

- Por un lado, será necesario diseñar el contenido y la estructura de la base de datos

que dará soporte al sistema de información.

- Por otro, también será imprescindible diseñar el conjunto de aplicaciones que le

permitirán al usuario sacar partido del sistema de información.

Tanto en las actividades relacionadas con los datos del sistema (todo lo relativo a la base de
datos) como en aquéllas relacionadas con los procesos del mundo real que el sistema trata de
mejorar (mediante un conjunto de aplicaciones), resulta recomendable el uso de una
metodología apropiada.

En esencia, la metodología utilizada en un proyecto no es más que el conjunto de

convenciones que los integrantes de un equipo de trabajo acuerden emplear. Esta definición
incluiría, por ejemplo, a la metodología ASDM utilizada por algunas empresas de desarrollo
de software (una referencia irónica al hecho de ir haciendo las cosas "a salto de mata"). Sin
embargo, por metodología usualmente se entiende algo más. Si acudimos a un diccionario,
encontraremos que una metodología es un conjunto de métodos (sic), aplicados de forma
sistemática.

Una buena metodología de diseño ha de incluir todo lo que normalmente resulte necesario
para obtener un buen diseño. Generalmente, una metodología, que implicará el uso de
métodos y técnicas adecuadas a nuestro problema, se centrará en la coordinación de las
actividades que han de realizarse. De acuerdo con las etapas del ciclo de vida de un sistema de
información, una metodología de diseño descompone el proceso de diseño en una serie de
etapas. Para cada una de las etapas, propondrá el uso de determinadas técnicas y herramientas
de diseño, así como la generación de una serie de documentos que facilitarán la transición de
una etapa a la siguiente.

© Fernando Berzal
El ciclo de vida de un sistema de información
T
33

A continuación, presentaremos las distintas fases en las que descompondremos el proceso de

diseño de bases de datos. Para cada una de las fases, mencionaremos sus objetivos concretos,
las técnicas particulares que recomendamos utilizar en cada etapa y los documentos que se
deberían obtener como resultado de cada una de ellas.

FASES DEL DISEÑO DE BASES DE DATOS

- Análisis de requisitos

- Diseño conceptual

- Elección del sistema gestor de bases de datos

- Diseño lógico

- Diseño físico

- Instalación y mantenimiento

Fase 1: Análisis de requerimientos

Objetivo
Recabar información sobre el uso que se le piensa dar a la base de datos.

Tareas
Elicitación de los requisitos del sistema:

- Identificación de las principales áreas de la aplicación y grupos de usuarios.

- Estudio y análisis de la documentación existente relativa a las aplicaciones.

- Estudio del entorno de operación actual.

- Estudio del uso de la información (transacciones, frecuencias y flujos de datos).

[Link]
34 Diseño de Bases de Datos

Resultados
Documento de especificación de requerimientos:

- Descripción del sistema en lenguaje natural.

- Lista de requerimientos (organizados de forma jerárquica).

- Diagramas de flujo de datos (DFD).

- Casos de uso.

Fase 2: Diseño conceptual

Objetivo
Producir un esquema conceptual de la base de datos (independiente del sistema gestor de
bases de datos que luego vayamos a utilizar).

Tareas

- Comprensión de la estructura, semántica, relaciones y restricciones asociados a

los datos que deben almacenarse en la base de datos.

- Modelado de los datos del sistema (obtención de una descripción estable de lo que
será el contenido de la base de datos).

- Comunicación entre usuarios finales, analistas y diseñadores para comprobar la

validez del modelo obtenido.

Resultados

- Diagrama E/R, diagrama CASE*Method o diagrama de clases UML.

- Diccionario de metadatos.

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El ciclo de vida de un sistema de información
T
35

Fase 3: Elección del SGBD

La elección del sistema gestor de bases de datos que vayamos a utilizar se realiza en dos
etapas:

- Primero se realiza la elección del modelo de datos, el tipo de sistema gestor de

bases de datos que vamos a usar: relacional, objeto-relacional, orientado a objetos,
multidimensional...

- A continuación se elige el sistema gestor de bases de datos concreto (y su

versión). Por ejemplo, si decidimos utilizar un sistema gestor de bases de datos
relacionales, podemos recurrir al gestor de bases de datos de Oracle, al DB2 de
IBM, al SQL Server de Microsoft, al Interbase de Borland o a cualquier otro de
los muchos sistemas gestores de bases de datos relacionales que existen en el
mercado.

Selección de un sistema gestor de bases de datos

Un sistema gestor de bases de datos (SGBD o DBMS si nos atenemos a sus siglas en
inglés) es un producto software con capacidad para definir, mantener y utilizar bases
de datos. El sistema de gestión de bases de datos que decidamos utilizar debe
permitirnos, entre otras cosas, definir estructuras de almacenamiento adecuadas y
acceder a los datos de forma eficiente y segura. A continuación se enumeran algunos
de los aspectos en que deberíamos fijarnos para elegir un SGBD concreto:

Factores técnicos

- Organización de los datos independientemente de las aplicaciones que los vayan

a usar (independencia lógica) y de los ficheros en los que vayan a almacenarse
(independencia física).

- Datos y aplicaciones accesibles a los usuarios y a otras aplicaciones de la manera

más amigable posible (mediante lenguajes de consulta como SQL o
Query-by-example).

- Datos gestionados de forma centralizada e independiente de las aplicaciones.

- No redundancia (los datos no deben estar duplicados), consistencia e integridad.

- Fiabilidad (protección frente a fallos en el hardware).

- Seguridad (no todos los datos deben ser accesibles a todos los usuarios y el
SGBD debe ayudarnos a controlar esto).

[Link]
36 Diseño de Bases de Datos

Selección de un sistema gestor de bases de datos

- Capacidad de replicación y distribución.

- Disponibilidad de herramientas adecuadas de desarrollo de software.

- Portabilidad.

Factores no técnicos

- Coste de la adquisición del software (licencias de uso del SGBD).

- Coste del hardware necesario para el uso del SGBD.

- Costes asociados al mantenimiento de la base de datos.

- Coste de creación y conversión de la base de datos.

- Coste de personal (tanto de formación como de operación de la base de datos).

- Disponibilidad de servicios por parte del proveedor del SGBD.

Fase 4: Diseño lógico

Objetivo
Crear el esquema conceptual de la base de datos (y todos los esquemas externos asociados a
las distintas aplicaciones del sistema) de acuerdo con el modelo de datos del sistema gestor de
base de datos elegido.

Tareas
Para realizar el diseño lógico de la base de datos, hay que transformar los esquemas obtenidos
en el diseño conceptual en un conjunto de estructuras propias del modelo abstracto de datos
elegido. En el caso de las bases de datos relacionales tendremos que realizar las siguientes
tareas:

- Paso del diagrama E/R (o equivalente) a un conjunto de tablas.

- Normalización de las tablas

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El ciclo de vida de un sistema de información
T
37

Resultado
Un conjunto de estructuras propias del modelo abstracto de datos del SGBD elegido (esto es,
un conjunto de tablas si trabajamos con bases de datos relacionales).

Fase 5: Diseño físico

Objetivo
El diseño físico de la base de datos consiste en elegir las estructuras de almacenamiento
apropiadas (tablas, particiones de tablas, índices...) para que el rendimiento de la base de
datos sea el adecuado para las distintas aplicaciones a las que ha de dar servicio.

Sobre el rendimiento de la base de datos

Por rendimiento de las aplicaciones se entiende el tiempo de
respuesta del sistema a las peticiones del usuario, el
aprovechamiento del espacio de almacenamiento en disco
utilizado por la base de datos, la productividad de las
transacciones de la base de datos y cualquier otro aspecto que
pueda afectar a la percepción del sistema por parte del
usuario.

Usualmente, el rendimiento del sistema dependerá del tamaño

de la base de datos, del número de registros de cada tipo que
ha de almacenar y del número de usuarios que accederán
concurrentemente a la base de datos, así como de los patrones
concretos de inserción, actualización y obtención de datos.

Tareas

- Estimar adecuadamente los diferentes parámetros físicos de nuestra base de datos,

para lo cual podemos recurrir a técnicas analíticas (modelos matemáticos del
rendimiento de un sistema) y a técnicas experimentales (como la construcción de
prototipos, el uso de técnicas de simulación o la realización de pruebas de carga).

- Preparar las sentencias DDL correspondientes a las estructuras identificadas

durante la etapa de diseño lógico de la base de datos.

[Link]
38 Diseño de Bases de Datos

Resultado
Un conjunto de sentencias DDL escritas en el lenguaje del SGBD elegido (incluyendo la
creación de índices, la selección de parámetros físicos de la base de datos, etcétera).

Fase 6: Instalación y mantenimiento

Como en cualquier sistema de información, casi siempre resulta necesario modificar el diseño
de la base de datos, ya sea porque el rendimiento observado después de la implementación del
sistema de bases de datos no sea el adecuado o porque haya que introducir cambios en el
esquema de la base de datos como consecuencia del mantenimiento del sistema de
información. Por ambos motivos se incluye explícitamente esta fase en el proceso de diseño
de bases de datos.

Instalación y puesta en marcha

- La instalación de la base de datos suele ser responsabilidad del administrador de

la base de datos (DBA: Database Administrator), que se encarga de recopilar
todas las sentencias DDL necesarias para crear los distintos esquemas de la base
de datos.

- Una vez creados estos esquemas, se procede a la carga inicial de los datos en la
base de datos, para lo cual puede ser necesaria la implementación de rutinas de
conversión, tal como vimos al describir el ciclo de vida de una base de datos.

Mantenimiento

- Casi todos los sistemas gestores de bases de datos incluyen alguna utilidad que
nos permite supervisar el funcionamiento del sistema. Dichas utilidades de
monitorización recopilan información estadística del uso del sistema para su
análisis posterior, lo que nos facilitará todas las tareas relacionadas con la
optimización del rendimiento del sistema.

- Cuando los requisitos del sistema cambien y haya que actualizar las aplicaciones
de nuestro sistema de información, el esquema de la base de datos también se verá
sometido a algunas modificaciones.

© Fernando Berzal
El ciclo de vida de un sistema de información
T
39

Cuando se detecta un rendimiento deficiente del sistema, no

siempre es suficiente con ajustar los parámetros de
configuración del sistema gestor de bases de datos.

En ocasiones, basta con la reorganización de las estructuras

internas de la base de datos (por ejemplo, mediante la
creación de los índices adecuados) pero también hay veces en
que resulta necesaria la creación de tablas redundantes (vistas
materializadas). En estos casos, debemos ser especialmente
cuidadosos para asegurar la consistencia de los datos
almacenados en la base de datos (algo que, generalmente, se
puede conseguir mediante la implementación de disparadores
o triggers en el propio gestor de bases de datos).

[Link]
40 Diseño de Bases de Datos

Bibliografía

E
Ramez A. Elmasri & Shamkant B. Navathe: "Fundamentos de Sistemas de Bases
de Datos", Addison-Wesley, 2002 [3ª edición]. ISBN 8478290516

En este libro se puede encontrar una buena descripción del proceso

de diseño de bases de datos, tal como lo acabamos de contar en la
sección anterior.

e!
¡ Software .; Robert L. Glass: "Facts and Fallacies of Software Engineering",
Addison-Wesley, 2003. ISBN 0321117425

El título original de este excelente libro da una buena pista sobre lo

que nos podemos encontrar al abrirlo: Fifty-Five Frequently
Forgotten Facts (and a Few Fallacies) about Software Engineering
[55 hechos comúnmente olvidados (y unas cuantas falacias) sobre
Ingeniería del Software]. Al editor pareció no gustarle el título
original para el libro "F" y éste fue modificado. Esperemos que no
fuese porque su base de datos no admitía un título tan largo...

■
Steve McConnell: "Rapid Development: Taming wild software schedules",
Microsoft Press, 1996. ISBN 1556159005

Este libro, bastante más ameno e informativo que la mayor parte de

libros de texto de Ingeniería del Software (aunque también algo más
sesgado que ellos, a decir verdad), incluye información relativa a
una amplia variedad de técnicas útiles en las distintas etapas de un
proyecto de desarrollo de software. En particular, se puede
encontrar en él gran cantidad de información relativa a la fase de la
planificación de un proyecto y, también, a la gestión de un proyecto
a lo largo de todo su ciclo de vida.

© Fernando Berzal
El ciclo de vida de un sistema de información 41

Bibliografía complementaria
Los siguientes libros resultan altamente recomendables para aprender más acerca de las fases
del ciclo de vida de un sistema de información que aquí apenas se han mencionado:

Martin Fowler: "Patterns of Enterprise Application Architecture",

Addison-Wesley, 2003. ISBN 0321127420

Este libro está dedicado íntegramente al diseño de las aplicaciones

que se utilizan en la gran mayoría de los sistemas de información de
cualquier empresa. En particular, describe cómo crear arquitecturas
multicapa utilizando técnicas de diseño orientado a objetos e
incluye un catálogo de patrones de diseño extremadamente útil para
cualquier diseñador de aplicaciones de gestión.

Steve McConnell: "Code Complete: A practical handbook of software

construction", Microsoft Press, 2ª edición, 2004. ISBN 0735619670

Si el libro de Fowler cubre aspectos de diseño de aplicaciones, el de

McConnell no se queda corto a la hora de analizar todo lo
relacionado con la construcción de software, desde el diseño
detallado de módulos de un programa hasta el uso de técnicas de
optimización de código, sin olvidar (casi) ningún detalle relativo al
uso de variables o estructuras de control en un programa.

Cem Kaner, James Bach & Bret Pettichord: "Lessons learned in software testing",
Wiley Computer Publishing, 2002. ISBN 0471081124

La etapa de pruebas suele estar peor vista que las de análisis, diseño
e implementación, por lo que resulta algo más difícil encontrar
buenos libros sobre el tema (entre otras cosas, por ser el destino
inicial de muchos al ser contratados por una empresa, tras lo cual
suelen ascienden a programadores, de programadores a analistas, y
de analistas a jefes de proyecto). Este libro, no obstante, es bastante
bueno y tiene un estilo similar al libro "F" de Robert Glass.
Además, incluye todas las referencias necesarias para el que desee
profundizar más en el tema.

[Link]
42 Diseño de Bases de Datos

PD
La etapa de mantenimiento esta aún peor vista que la de pruebas y, acerca de ella, es
prácticamente imposible encontrar una referencia en condiciones que cubra el tema
con exhaustividad. Sí existen, no obstante, buenas monografías dedicadas a temas
específicos relacionados con el mantenimiento. Éste es el caso de Working Effectively
with Legacy Code de Michael Feathers (Prentice Hall PTR, 2004, ISBN 0131177052).

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Área de Tecnologías de la Información y
las Comunicaciones Aplicadas

MANUAL BÁSICO
DE CREACIÓN DE
PÁGINAS WEB
Pág. 2 Creación de páginas Web
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Área de Tecnologías de la Información y
las Comunicaciones Aplicadas

INDICE________________________________________________

WORLD WIDE WEB________________________________________________________ 6

Utilización del servicio World Wide Web.___________________________________________ 6
Servicio de Almacenamiento de páginas WWW de la UM _____________________________ 7
Introducción_____________________________________________________ __________ 9
El LENGUAJE HTML.___________________________________________ ___________ 9
MI PRIMER DOCUMENTO HTML.__________________________________________ 10
CARACTERÍSTICAS GENERALES DEL LENGUAJE HTML._________ ___________ 11
Marcas y atributos. ____________________________________________________________ 11
Concatenación de marcas._______________________________________________________ 12
CUATRO NORMAS FUNDAMENTALES____________________________ _________ 12
HTML es simplemente texto_____________________________________________________ 12
Igualdad de mayúsculas y minúsculas. ____________________________________________ 13
No importan los tabuladores, ni los saltos de línea ___________________________________ 13
Caracteres especiales ___________________________________________________________ 13
ESTRUCTURA DE UN DOCUMENTO HTML._______________________ __________ 14
COMANDOS BÁSICOS DE HTML_____________________________ ______________ 14
Definición de párrafos: P _______________________________________________________ 15
Ruptura de líneas: BR. _________________________________________________________ 15
Titulos de encabezamiento ______________________________________________________ 15
Dando estilo al texto____________________________________________________________ 16
Tipos de letras _______________________________________________________________________ 16
Tamaño del texto. ____________________________________________________________________ 16
Colores del texto. ____________________________________________________________________ 17
Listas ________________________________________________________________________ 18
Listas ordenadas: OL. _________________________________________________________________ 18
Listas desordenadas: UL. ______________________________________________________________ 19
Listas de definición: DL._______________________________________________________________ 19
Texto preformateado: PRE. _____________________________________________________ 20
Centrando texto. ______________________________________________________________ 20
Líneas horizontales. ____________________________________________________________ 20
Comentarios no visibles en la pantalla_____________________________________________ 21
ENLACES: A._____________________________________________________________ 23
Enlaces a otras zonas de la misma página __________________________________________ 24
Enlaces a otras páginas _________________________________________________________ 27
Enlaces a una zona de otra página ________________________________________________ 29

Pág. 3 Creación de páginas Web

IMÁGENES__________________________________________________ ____________ 29
Principales formatos gráficos en Internet. _________________________________________ 30
Formato GIF.________________________________________________________________________ 30
Formato JPEG. ______________________________________________________________________ 30
Inclusión de imágenes __________________________________________________________ 31
Tamaño de las imágenes. ______________________________________________________________ 31
Escalado de imágenes. ________________________________________________________________ 31
Bordes de la imagen. __________________________________________________________________ 31
Alineación de texto con las imágenes. ____________________________________________________ 32
Imágenes con texto alternativo.__________________________________________________________ 32
Uso de imágenes como enlaces. _________________________________________________________ 32
Imágenes como fondo de un documento. __________________________________________________ 32
Mapas sensibles. _____________________________________________________________________ 33
TABLAS________________________________________________________ _________ 36
Título de la tabla. ______________________________________________________________ 36
Bordes de la tabla. _____________________________________________________________ 37
Cabeceras de filas y de columnas. ________________________________________________ 37
Tamaño de la tabla. ____________________________________________________________ 37
Justificación de la tabla. ________________________________________________________ 38
Espacio dentro de las celdas._____________________________________________________ 38
Forma de las celdas individuales. _________________________________________________ 38
Justificación del texto de las celdas. ______________________________________________________ 38
Celdas de diferentes tamaños. ___________________________________________________________ 39
Celdas irregulares.____________________________________________________________________ 39
Color de cada celda. __________________________________________________________________ 39
Texto en una solo línea. _______________________________________________________________ 40
FRAMES (MARCOS)_____________________________________________ _________ 40
Formularios (FORMS)_____________________________________________ ________ 44
Campos de entrada ____________________________________________________________ 45
Campos de selección ___________________________________________________________ 47
Áreas de texto_________________________________________________________________ 48
Hojas de estilo_____________________________________________________________ 51
EDITORES Y CONVERSORES____________________________________ __________ 52
Editores______________________________________________________________________ 52
Conversores __________________________________________________________________ 53
PUBLICAR LAS PÁGINAS EN INTERNET._________________________ __________ 53
DIRECCIONES INTERNET DE INTERÉS.____________________________________ 54
BIBLIOGRAFÍA._________________________________________________ _________ 55

Pág. 4 Creación de páginas Web

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las Comunicaciones Aplicadas

INTRODUCCIÓN AL WORLD
WIDE WEB

Pág. 5 Creación de páginas Web

WORLD WIDE WEB__________________________________________

El servicio World Wide Web (La Telaraña Mundial), también conocido como WWW o
simplemente Web, es un Sistema de Información distribuido por Internet basado en la
tecnología hipertexto/hipermedia, que proporciona una interface común a los distintos
formatos de datos (texto, gráficos, vídeo, audio, etc.) y a los servicios de Internet existentes
(FTP, news, telnet,...). Todo esto hace que el servicio Web sea el servicio de más utilizado en
Internet.

Un documento hipertexto, es un texto en que cualquier palabra puede ser especificada como
un enlace a otros documentos que contienen más información sobre dicha palabra, por lo que
la lectura de un documento hipertexto no es secuencial o lineal, sino que se puede acceder a la
información que nos interese desde otros conceptos relacionados (simplemente haciendo clic
con el ratón en la palabra relacionada), y de esta forma avanzar de documento en documento
hasta encontrar la información deseada. Estas palabras que poseen enlaces a otros documentos
están marcadas de alguna manera para poder diferenciarlas.

Un documento hipermedia es un hipertexto, pero que no incluye sólo información textual

sino también información multimedia, es decir, puede incluir gráficos, vídeo, y sonido.

A pesar de las diferencias de estos dos conceptos, a menudo se utiliza el término hipertexto
para designar el significado de hipermedia.

Los documentos Web o también llamados páginas Web pueden estar localizados en
diferentes sitios de Internet, estos sitios son llamados servidores Web. De manera que un
documento WWW puede contener enlaces a otros documentos que se encuentran en el mismo
servidor Web o en otros servidores Web, logrando así formar una telaraña mundial de
información.

El lenguaje estandarizado para la creación de páginas Web es el lenguaje HTML (HyperText

Markup Language, Lenguaje de Marcas Hipertexto). HTML es un lenguaje muy sencillo que
permite describir documentos hipertexto. La descripción se basa en especificar en el texto la
estructura lógica del contenido (títulos, párrafos de texto normal, enumeraciones,
definiciones, citas, etc) así como los diferentes efectos que se quieren dar (especificar los
lugares del documento donde se debe poner cursiva, negrita, o un gráfico determinado).

Utilización del servicio World Wide Web.

Para utilizar el servicio Web se necesita una aplicación cliente capaz de entender o interpretar
información HTML, a este tipo de aplicaciones se le conoce como browsers o navegadores o
visualizadores o hojeadores. Mediante el browser el usuario puede acceder a los documentos
HTML y moverse de un documento a otro a través de sus vínculos o enlaces, este hecho de
moverse con el browser por las páginas WWW a través de sus enlaces se le conoce como
Navegar por Internet.

Pág. 6 Creación de páginas Web

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Área de Tecnologías de la Información y
las Comunicaciones Aplicadas

El browser sabe cómo acceder a cada recurso de Internet, sabe cómo acceder a un servidor de
FTP anónimo, a un servidor de News, ..., y por supuesto cómo conectarse a los servidores
Web. El mecanismo que utiliza el browser para acceder a un recurso en cualquier lugar de
Internet es el URL (Uniform Resource Locator, Localizador de Recursos Uniforme),
comúnmente llamado dirección Internet.

Los URLs combinan el protocolo a utilizar para obtener el recurso: http (es el del Web), ftp,
telnet, ...; junto con el nombre del host servidor, y el path completo del recurso (directorios y
nombre de archivo). Los URLs constituyen en realidad los enlaces que permiten movernos de
una pagina a otra, es decir Navegar por Internet, y que las podemos identificar dentro de una
página WWW porque estas incluidos comúnmente como Texto en color subrayado, también
puede ir incluidos dentro de una imagen, etc.

Servicio de Almacenamiento de páginas WWW de la UM

Con motivo de la gran demanda del Servicio de Información World Wide Web el Servicio de
Informática ofrece a los Centros, Departamentos, Servicios, Grupos de trabajo e investigación
universitarios la posibilidad de incorporar sus propias páginas de Web al servidor central de la
Universidad de Murcia. De esta manera, la unidad podrá hacer pública información de interés
de la misma (trabajos, personas del grupo, seminarios, programas, etc.) para que sea
visualizada desde toda la Red Internet.

Este servicio se ofrece con carácter genérico a los distintas unidades, con el objeto de
introducir información de interés del departamento o unidad, y en ningún caso se podrá
utilizar con fines no académicos o de I+D.

Para poder hacer uso de este servicio es necesario solicitar el alta de una cuenta por centro,
departamento, grupo en el servidor WWW del Área de Tecnologías de la Información y las
Comunicaciones Aplicadas (ATICA) [Link], para ello hay que leer normas del servicio
WWW y rellenar y enviar el formulario de WWW que se encuentran en
[Link]

En breve se le comunicara que ha sido de alta y que ya puede utilizarlo.

Esta cuenta permitirá la ubicación de las paginas WWW que deberán ser creadas con los
medios propios de la sección correspondiente.

Pág. 7 Creación de páginas Web

 HTML

Pág. 8 Creación de páginas Web

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las Comunicaciones Aplicadas

Introducción_____________________________________________________
Este manual está pensado para aprender los conceptos básicos necesarios para construir sus
propias páginas Web. Para quien quiera ampliar sus conocimientos se suministran también
unas referencias de consulta a otros sitios del Web.

En su confección se ha procurado seguir siempre un criterio eminentemente práctico. Para

mejor asimilar los conceptos tratados, se propone al final de cada apartado un ejemplo
práctico.

Primeras herramientas: Para comenzar sólo son necesarios dos elementos:

• Un editor de texto. Vale cualquiera, siempre que no formatee el texto. Por ello, los más
adecuados son los más sencillos (como por ej., el block de notas de Windows 95). Si se
utilizan procesadores como el Word, se deben guardar los ficheros como 'Sólo Texto',
para que no introduzca órdenes de formateo, que pueden provocar errores al cargarlo en el
navegador.
• Un visualizador o navegador del Web: Netscape, Microsoft Explorer, Mosaic, Opera, etc.

El editor de texto lo usaremos para ir escribiendo los documentos HTML, que será
posteriormente interpretado por el navegador, con lo que iremos comprobando los cambios y
añadidos que vayamos efectuando.

Existen ciertos programas que nos ayudan a automatizar este proceso, pero es muy
conveniente comenzar a hacerlo de una manera manual, para comprender bien la estructura
del lenguaje HTML

Método de trabajo: Con el editor de texto crearemos un fichero con el nombre que queramos
(p. ej. ejemplo1), pero que debe tener necesariamente la extensión .html (o .htm si nuestro
sistema operativo no soporta extensiones de más de tres letras).

Habrá un fichero distinto para cada apartado; conviene crear un directorio específico en su
ordenador e irlos guardando en él, para poder repasar lo aprendido, aparte de que pueden ser
necesarios para ejecutar otros ejemplos prácticos.

El LENGUAJE HTML.___________________________________________

HTML es un lenguaje que se utiliza para la creación de páginas en la WWW. Por página
entenderemos el documento que aparece en el visualizador o navegador.

HTML se compone de una serie de comandos, que son interpretados por el visualizador, o
programa que utilizamos para navegar por el WWW. En última instancia es el visualizador el
que ejecuta todas las órdenes contenidas en el código HTML, de forma que un visualizador
puede estar capacitado para unas prestaciones, pero no para otras. Así, podremos especificar
que una página tenga una imagen de fondo, o un texto parpadeando, pero si nuestro
visualizador no está capacitado para esas funciones, no podremos verlas.

En esta guía se expondrán los comandos fundamentales de HTML.

Pág. 9 Creación de páginas Web

MI PRIMER DOCUMENTO HTML._______________________________

Siga las siguientes instrucciones atentamente; ellas le permitirán crear un documento HTML
en su ordenador.

Le recomiendo que cree un directorio en su ordenador para almacenar las páginas web que
vaya haciendo al aprender; y que practique un tiempo antes de poner páginas en Internet.

1. Abra el editor de textos: en Windows 95 abra el Block de Notas

2. Teclee lo siguiente:

<HTML>

<HEAD>
<TITLE>Ejemplo 1 - Mi primera pagina Web</TITLE>
</HEAD>

<BODY>
<CENTER><H1>Mi primera pagina Web</H1></CENTER>
<HR>
Esta es mi primera pagina, aunque todavía es muy sencilla. <BR>Como
el lenguaje HTML no es difícil, pronto estaré en condiciones de hacer
cosas mas interesantes.
<P> Aquí va un segundo párrafo.</P>
</BODY>

</HTML>

3. Grabe este archivo con el nombre: [Link]

4. Abra el visualizador. No necesita conectarse a Internet para ver las páginas en su
ordenador. Puede trabajar en local.
5. Elija "Archivo/Abrir página" en la barra de menú del navegador.
6. Seleccione el archivo [Link] que acaba de crear, y debe de ver la siguiente
pantalla:

Pág. 10 Creación de páginas Web

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las Comunicaciones Aplicadas

Mi primera pagina Web

Esta es mi primera pagma, aunque todavía es muy sencilla
Como el [Link] HTML no es dúictl, pronto estaré en ccndrcrcnes de hacer cosas mas mteresantes.

Aquí va un segundo párrafo.

Las líneas en blanco y las indentaciones del texto se han puesto para mayor claridad, pero no
son necesarias. De hecho, podría estar todo en una sola línea. Lo importante es el orden
correcto de las etiquetas. Por cierto, una etiqueta puede estar anidada dentro de otra. Véase en
el ejemplo cómo lo está la etiqueta <CENTER> dentro de la etiqueta <H1>. Es muy
importante, en estos casos, que las etiquetas de inicio y de cierre vayan en el orden correcto,
pues de lo contrario se producirían errores.

¡Usted ha creado su primer documento HTML!.

CARACTERÍSTICAS GENERALES DEL LENGUAJE HTML._________

Marcas y atributos.

El lenguaje HTML se estructura utilizando marcas o etiquetas o comandos (a partir de ahora

utilizaremos indistintamente uno de 3 términos para denominar a los elementos que se
estructura HTML). La forma general de una marca es la de un comando HTML encerrado
entre dos signos de menor y mayor como a continuación se muestra:

<marca [atributos]> ......................................[</marca>]

El mecanismo de funcionamiento de estas marcas es muy sencillo. Cuando el visualizador

encuentra el signo menor (<), examina todos los caracteres hasta que encuentra el final de la
marca - el símbolo mayor (>). Entonces, interpreta el contenido de la marca, y aplica esa
propiedad al texto que viene a continuación.

Hay marcas que se aplican a todo el documento HTML, o sólo desde el punto en que son
insertadas hasta el final del documento. Otras se aplican exclusivamente a un fragmento del
texto. En ese caso, el final de la aplicación se especifica con la misma marca precedida de la
barra inclinada hacia atrás (/).

Las marcas pueden contener de forma opcional u obligatoria, lo que se denominan atributos o
modificadores. Los atributos matizan el significado de la marca, y que se expresan de la
siguiente forma:

Pág. 11 Creación de páginas Web

 <marca atrib1=“valor1” atrib2=“valor2”..............>

El valor de los atributos se expresan encerrados entre comillas.

En la mayor parte de los visualizadores es posible omitir las comillas y colocar directamente
el valor del atributo. Esta práctica. a pesar de estar extendida, no es muy aconsejable ya que
no está normalizada, y no esta soportada por la totalidad de los visualizadores.

Algunos atributos sólo viene definidos por su nombre (no tienen valor); son los atributos
llamados compactos.

Concatenación de marcas.

Las marcas se pueden anidar o encadenar una a continuación de otra, de forma que se pueden
aplicar simultáneamente varias propiedades a una misma porción de documento. Así el texto
encerrado en las marcas:

<MARCA1><MARCA2> Texto </MARCA2></MARCA1>

queda afectado tanto por las propiedades de la MARCA1 como por los de la MARCA2.
Todas las marcas son independientes entre sí, por los las siguientes líneas de código HTML,
tiene efectos idénticos, sean cuales sean las marcas concretas:

<MARCA1><MARCA2> Texto </MARCA2></MARCA1>

<MARCA1><MARCA2> Texto </MARCA1></MARCA2>
<MARCA2><MARCA1> Texto </MARCA1></MARCA2>
<MARCA2><MARCA1> Texto </MARCA2></MARCA1>

A pesar de que son expresiones completamente idénticas, es recomendable seguir el orden

lógico de la concatenación, ya que esto facilita de forma sustancial la edición de documentos
HTML. De las cuatro opciones anteriores, las correctas serían la primera y la tercera.

CUATRO NORMAS FUNDAMENTALES____________________________

HTML es simplemente texto

Lo primero es saber que un documento HTML es un archivo de texto simple, luego, se puede
editar con cualquier editor de texto sencillo, como por ejemplo el Block de Notas de Windows
95/98/NT.

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Igualdad de mayúsculas y minúsculas.

HTML no distingue entre mayúsculas y minúsculas en la especificación de marcas y sus

atributos. Sin embargo, por legibilidad, es aconsejable codificar tanto marcas como atributos
en mayúsculas.

No importan los tabuladores, ni los saltos de línea

Los visualizadores no toman en cuenta las tabulaciones, los saltos de línea ni los espacios en
blanco extra. Esto tiene ventajas y desventajas. La principal ventaja es que permite obtener
resultados uniformes y de buena presentación de manera bastante fácil.

La principal desventaja es que un documento HTML, por lo menos se debe usar las marcas
<P>...</P> o <BR> para evitar que quede todo el texto en una sola línea.

Caracteres especiales

En HTML existen algunos caracteres que son especiales porque juegan un papel dentro del
mecanismo del funcionamiento de HTML, como sucede con los símbolos mayor que (>) y
menor que (<), y otros porque en los primeros tiempos de HTML, no formaban parte del
juego de caracteres internacionales del alfabeto, como sucede con los acentos.

Sea por los motivos que fuere, el caso es que existen ciertos símbolos que no pueden
escribirse directamente, sino que deben sustituirse por una cadena de caracteres que el
visualizador interpretará de forma correcta. Estas cadenas de caracteres comienzan siempre
por el símbolo (&) seguido de una combinación de caracteres alfabéticos que tienen un
significado especial en HTML. En la siguiente tabla se muestra cómo escribir algunos de
estos caracteres:

Carácter especial Transcripción HTML Comentario

Los acentos &<vocal a acentuar> acute; En la actualidad la mayoría
de los browsers los soportan
Símbolo menor que (<) &lt:
Símbolo mayor que (>) &gt;
La eñe &ntilde; En la actualidad la mayoría
de los browsers la soportan
Espacios en blanco &nbsp; (non breaking HTML sólo reconoce un
space) espacio en blanco entre
palabras

De manera más general, para representar símbolos reservados o símbolos particulares, se

puede utilizar el código ASCII del símbolo mediante la sintaxis siguiente:

Pág. 13 Creación de páginas Web

 &#código_ASCII;

ESTRUCTURA DE UN DOCUMENTO HTML._______________________

Un documento HTML, no es más que el texto definido entre las marcas:

<HTML>
.....................
</HTML>

Un documento HTML siempre se compone de las siguientes 2 partes:

<HTML>

<HEAD> Cabecera del documento

</HEAD>

<BODY> Contenido del documento

</BODY>

</HTML>

• Cabecera: Se inicia mediante el comando <HEAD> y se termina con </HEAD>. Dentro

de la cabecera hay información del documento, que no se ve en la pantalla principal, y que
precisa las características del documento, principalmente el título del documento.
El título del documento se declara entre las etiquetas <TITLE> y </TITLE>. El título debe
ser breve y descriptivo de su contenido, pues será lo que vean los demás cuando añadan
nuestra página a su bookmark (o libro de direcciones favoritas).
• Cuerpo: se inicia mediante el comando <BODY> y se termina con el comando
</BODY>. Este comando acepta numerosos modificadores. Dentro del cuerpo del
documento se incluye cualquier carácter imprimible.

En la práctica algunos visualizadores no necesitan las etiquetas de comienzo y cierre de

<HTML>, <HEAD>, y <BODY> para interpretar un documento HTML. Sin embargo,
cuando diseñemos un página Web debemos tener en cuenta a la mayoría de usuarios posibles,
por lo que es muy recomendable incluir estas marcas.

COMANDOS BÁSICOS DE HTML_____________________________

A continuación se describen las marcas básicas de HTML que se pueden incluir en el cuerpo
de un documento HTML.

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Definición de párrafos: P

La marca <P> sirve para separar párrafos en HTML. Además de introducir un retorno de
carro, fuerza un segundo retorno de carro para dejar una línea en blanco entre un párrafo y el
siguiente. De esta manera los párrafos quedan más espaciados y el texto se vuelve más legible

En esta marca la etiqueta de fin es opcional.

Por defecto, el párrafo de un documento HTML está justificado a la izquierda. Pero podemos
modificar la alineación horizontal de un párrafo mediante el atributo ALIGN de la marca <P>,
que puede tomar los valores siguientes.

• LEFT: el párrafo es justificado a la izquierda. Valor por defecto.

• CENTER: el párrafo es centrado.
• RIGHT: el párrafo es justificado a la derecha.

Ruptura de líneas: BR.

La marca <BR> introduce un retorno de carro (o salto de línea) en el punto del documento en
el que es colocada. Es equivalente al punto y aparte de un texto normal.

Esta marca es vacía de manera que no necesita de la etiqueta de fin de marca.

Titulos de encabezamiento

HTML dispone de seis cabeceras, o tipos de letra predefinidos de distinto tamaño, que se
utilizan para marcar los títulos o resaltes en las páginas. Se activan con el comando <Hn> y se
desactivan con </Hn>, donde n es un número de 1 a 6. siendo el número indicativo del
tamaño. El tamaño mayor es el correspondiente al número 1.

<H1>Nivel de encabezado 1</H1>

<H2>Nivel de encabezado 2</H2>
<H3>Nivel de encabezado 3</H3>
<H4>Nivel de encabezado 4</H4>
<H5>Nivel de encabezado 5</H5>
<H6>Nivel de encabezado 6</H6>

Puede experimentar en el ejemplo anterior, cambiando el número para comprobar el efecto

que se logra.

Los títulos de encabezado requieren la marca de fin, y siempre provocan un salto de línea,
aunque no se le indique.

Pág. 15 Creación de páginas Web

Dando estilo al texto

Las marcas de estilo de texto especifican el tipo de letra (negrita, cursiva, ..), tamaño, color
que se desea que aparezca el texto.

Tipos de letras

Algunas de las marcas que permiten especificar la tipografía de los caracteres son las
siguientes:

<B>Negrita (Bold)</B>
<I>Cursiva (Italic)</I>
<BLINK>Parpadeante (Blink)</BLINK>
<TT>Tamano fijo (TypeWriter)</TT>

<EM>énfasis (Emphasis)</EM>
<STRONG>Gran énfasis (Strong)</STRONG>
<U>Subrayado (Underline)</U>

Todas estas marcas requieren etiquetas de comienzo y fin, y se pueden anidar.

Tamaño del texto.

Para modificar el tamaño se utiliza el atributo SIZE de la marca <FONT>, de la manera

siguiente:

<FONT SIZE="tamaño">Texto</FONT>

El comando <FONT> requiere la etiqueta de cierre.

HTML define siete tamaños de letra distintos, siendo el tamaño 3 el que se adopta por
defecto. Sin embargo, la mayoría de los navegadores permiten establecer cuál es la
correspondencia real del tamaño 3. Así, se puede hacer que el tamaño 3 corresponda a una
fuente Arial de 16, o a una Times de 8.

Existen dos formas de establecer el tamaño de un trozo de texto.

• Tamaño de texto absoluto.

<FONT SIZE=”argumento”>Texto</FONT>
donde argumento es un número entre 1 y 7

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• Tamaño de letra relativos.

<FONT SIZE=”argumento”>Texto</FONT>
donde argumento es una cadena de caracteres que nos indica, con un signo + ó
-, el número de veces que esa fuente va ser mayor o menor que el tamaño de la
fuente por defecto

El uso de tamaños relativos nos permite olvidarnos de cual es el tamaño de letra que se está
utilizando en el momento actual, por lo que, en general, será preferible a utilizar tamaños de
letra absolutos.

Si queremos modificar el tamaño de todo el texto del documento, una forma de hacerlo sería
englobar todo el cuerpo del documento en una etiqueta con el tamaño de letra que queremos
utilizar. Así escribiremos algo parecido a lo que sigue:

<HTML>
<HEAD>
...........
</HEAD>
<BODY><FONT SIZE=“4”>
........
(contenido del documento)
.......
</FONT></BODY>
</HTML>

Sin embargo, hay otra forma de hacerlo más elegante y legible, utilizando la siguiente
etiqueta:

<BASEFONT SIZE="tamaño">

Este etiqueta puede situarse en cualquier lugar del documento. Sin embargo, como se trata de
una etiqueta que afecta a todo el documento, para mantener la legibilidad lo más lógico es
colocarlo en la cabecera.

Si fijamos un tamaño de letra básico distinto del 3, debemos tener en cuenta que es posible
que alguno de los tamaños relativos no pueda llevarse a cabo, puesto que se sale de los límites
especificados.

Colores del texto.

Para dar color a un texto se utiliza el comando siguiente:

<FONT COLOR="color">Texto</FONT>

En un principio la forma de especificar un color en HTML, era mediante el formato

hexadecimal. Consistía en tres números hexadecimales (números expresados en base 16) de

Pág. 17 Creación de páginas Web

dos dígitos cada uno. Con un número hexadecimal de dos dígitos podemos expresar hasta 256
valores distintos. El primer número hexadecimal nos va a indicar la cantidad de rojo que tiene
nuestro color, el segundo la cantidad de verde, y el tercero la cantidad de azul (el blanco será
FFFFFF, el negro 000000). Esta forma de definir los colores como combinación de los
colores rojo, verde, y azul se denomina RGB (red - green - blue).

Afortunadamente, la mayoría de los visualizadores, al menos en sus últimas versiones,

admiten otra forma de insertar colores. En lugar de expresarlos, en formato hexadecimal, se
expresan como cadena de caracteres. Esta cadena es el nombre del color en inglés.

Para dar color a todo el texto del documento podemos hacerlo con:

<BODY TEXT=“blue”>

Para especificar el color de fondo del documento deberemos utilizar:

<BODY BGCOLOR=“blue”>

Listas

Las listas en HTML proporcionan una forma de clasificar la información, y hacer que ésta sea
más inteligible por parte del visitante de las páginas.

Listas ordenadas: OL.

También llamadas listas numeradas son aquellas en las que cada elemento tiene delante un
número que indica el orden del elemento dentro del conjunto de la lista.

La marca para crear una lista ordenada es <OL> .... </OL>. Son obligatorias las etiquetas de
comienzo y fin de estas marcas.

Cada elemento de la lista ordenada se identifica escribiéndolo dentro de la marca <LI> ....
</LI>. La etiqueta de fin puede ser omitida.

Con la marca LI no es necesario introducir un retorno de carro detrás de cada elemento de la

lista.

Es posible especificar el tipo de numeración que se dará (números arábigos, números

romanos, letras, etc.), por defecto se sigue la numeración árabe.

Las listas numeradas pueden ser anidadas una dentro de otra.

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Listas desordenadas: UL.

También llamadas listas no numeradas son listas en las que no es necesario numerar de alguna
manera los elementos que la componen, sino que cada elemento tiene delante un símbolo (un
punto, un cuadrado, etc..).

La forma de especificar una lista desordenada es mediante la marca <UL>. Las etiquetas de
comienzo y fin de esta marca son obligatorias.

Cada elemento de la lista se identifica mediante la marca <LI>. La etiqueta de fin para la
marca <LI> se puede omitir

También es posible en las listas desordenadas especificar el símbolo que va a aparecer delante
de cada elemento de la lista.

Las listas desordenadas también pueden ser anidadas una dentro de otra.

Listas de definición: DL.

A diferencia de los dos tipos anteriores de listas, las listas de definición, se utilizan para
presentar la información sin marcas, ni números, sino que utiliza los sangrados de los
párrafos.

Las listas de definición están constituidas por términos y su subsiguiente definición.

La forma de implementar las listas de definición es con la marca <DL> de la siguiente forma:

<DL>
<DT> Nombre del termino
<DD> Definición del término
</DL>

Cada término de la lista de definición se indica con la marca <DT> y no sangrará, mientras
que la descripción del término se indica con la marca <DD> y sangrará hacia la derecha para
resaltarla del término.

Antes y después de la descripción de cada palabra clave, las listas de definición incorporan un
retorno de carro,

Las listas de definición también pueden anidarse.

Pág. 19 Creación de páginas Web

Texto preformateado: PRE.

El hecho de que HTML ignore los retornos de carro a la hora de mostrar un texto no es un
comportamiento arbitrario, sino que es la forma que tenemos de que, independientemente de
la ventana del visualizador, nuestro párrafo quede convenientemente justificado

Sin embargo, es posible que en alguna ocasión queramos que el texto aparezca en el
visualizador tal y como lo hemos introducido, respetando los retornos de carro e incluso los
espacios que podamos haber dejado entre caracteres. Para ello podemos utilizar la marca
<PRE> y englobar en ella todo el texto del documento.

La marca <PRE> respeta tanto los retornos de carro como los espacios en blanco del archivo
original, y la letra aparece como tipo de letra de espacio no proporcional (El tipo de letra
usado por el texto preformateado es el mismo que el de <TT> ... </TT>), y no con el tipo de
letra habitual del visualizador. Esta marca permite mostrar el texto preformateado tal cual.

Además, en el texto preformateado no se interpretan los caracteres especiales HTML: <, > y
&.

Esta marca requiere de las etiquetas de comienzo y fin.

Centrando texto.

Para centrar una parte del documento, se delimita lo que se desea centrar mediante el
comando <CENTER> ... </CENTER>.

Líneas horizontales.

La marca <HR> permite trazar una líneas horizontales para separar distintas secciones de una
página HTML

Por defecto, las líneas horizontales van de la parte izquierda de la ventana del visualizador a la
derecha.. Por otro lado tienen la parte superior oscura y la inferior clara, por lo que dan una
sensación de relieve.

Esta marca sólo requiere la etiqueta de comienzo.

Esta etiqueta tiene varios modificadores que permite cambiar el aspecto de la línea horizontal
(ancho, longitud,...).

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Comentarios no visibles en la pantalla

A veces es muy útil escribir comentarios en el documento HTML sobre el código que
escribimos, que nos pueden servir para recordar posteriormente sobre lo que hicimos, y que
no queremos que se vean en pantalla.

Esto se consigue encerrando dichos comentarios entre estos dos símbolos: <!-- y -->

Ejemplo:

<!-- Esto es un comentario al código que no se verá en pantalla -->

Pág. 21 Creación de páginas Web

 Ejemplo práctico nº2

En el editor de textos copiamos:

<HTML>
<HEAD>
<TITLE>Ejemplo 2 - Comandos básicos</TITLE>
</HEAD>

<BODY>
<CENTER><H1>Comandos b&aacute;sicos</H1></CENTER>
<!-- Este documento contiene todo lo que he aprendido hasta ahora sobre
HTML -->
<H2>Párrafos</H2>
<P>Este es mi primer párrafo del ejemplo 2</P>
<P>Este es mi segundo parráfo. Aquí hay una ruptura de línea<BR>de
texto</P>
<HR>
<H2>Listas</H2>
<H3>Ordenadas</H3>
<P>La <FONT SIZE="+1"><I>musica</I></FONT> que más me gusta es <I> (en
orden de preferencia): </I></P>
<OL>
<LI>El rock</LI>
<LI>El jazz <!-- la marca LI no necesita de la etiqueta de cierre -->
<LI>La musica clasica
</OL>
<H3>Desordenadas</H3>
<P>Sin un orden particular, mis <FONT COLOR="green"><B> aficiones
</B></FONT> son las siguientes:</P>
<UL>
<LI>El cine
<LI>El deporte
<LI>Natación
<LI>Baloncesto
</UL>
<H2>De definición</H2>
<DL>
<DT>Descripcion</DT>
<DD>Es nombrar las propiedades de algo
<DT>Lista descriptiva</DT>
<DD>Es nombrar las propiedades de varios objetos
</DL>

<HR>

<CENTER>También sabemos centrar el texto</CENTER>

<PRE> y escribir preformateado </PRE>

<BLINK>y a escribir texto parpadeante</BLINK>

<HR>

</BODY>
</HTML>

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Guardamos el fichero de texto con el nombre [Link] y lo abrimos en el navegador, y

nos deberá aparecer las siguiente pantalla:

Comandos básicos
Párrafos
Este es mi pnmer párrafo del ejemplo 2

Este es mi segundo parráfo. Aquí hay una ruptura de línea

de texto

Listas
Ordenadas

La must ca que más me gusta es (en orden de preferenaa):

1. El rock
2 El Jazz
3. La musica cíaaca

Desordenadas

Sin un orden particular, mis aficiones son las siguientes

.. El eme

. El deporte
Natación
Baloncesto

De definición
Descnpc,on
Es nombrar las propiedades de algo
Llsta descriptiva
Es nombrar las propiedades de vanos objetos

También sabemos centrar el texto

y eacr ab a r pre:Cormateado

y a escnbtr texto parpadeante

ENLACES: A._______________________________________________

La clave de la facilidad de uso de los documentos HTML, reside fundamentalmente en los

enlaces. Los enlaces (o links) proporciona al que visita las páginas un mecanismo muy
sencillo para moverse entre distintos documentos, permitiéndole moverse en aquellos aspectos
que considere más importantes, mientras que desde el punto de vista del que crea las páginas

Pág. 23 Creación de páginas Web

permite distribuir de forma transparente al visitante el lugar o lugares en los que se van a
almacenar los distintos documentos.

Para definir enlaces hipertexto se utiliza la marca <A> de la manera siguiente:

<A HREF=”direccion”>Texto del enlace</A>

donde:
‰ direccion: es el destino del enlace.
‰ texto del enlace: es el texto indicativo del enlace que aparece en la pantalla
normalmente con color especial y subrayado.

<A> requiere de la marca de fin.

Vamos a distinguir tres tipos de enlaces:

1. Enlaces a otras zonas de la misma página

2. Enlaces a otras páginas.
3. Enlaces a otras zonas de otras páginas.

Enlaces a otras zonas de la misma página

A veces, en el caso de documentos (o páginas) muy extensos, nos puede interesar dar un salto
desde una posición a otra determinada.

Así es posible hacer enlaces que lleven al usuario de una parte del documento a otra dentro
del mismo documento con solo hacer click. A este tipo de enlaces los llamaremos enlaces
locales.

Estos enlaces constan de dos objetos:

• El enlace:
Corresponde a la zona en la cual el usuario hará click, para viajar a otra parte del
documento.
Esta zona aparece subrayada en el documento. Un enlace local se crea delimitando la
zona con el comando <A href="#nombre"> ... </A>, en que nombre es la etiqueta que
se está referenciando.

• El nombre enlazado o referenciado

Corresponde a la zona del documento a la cual el usuario llegará al hacer click en la
referencia correspondiente. Un nombre local se crea delimitando la zona con el
comando <A NAME="nombre"> ... </A>, en que nombre es la etiqueta que
asignamos a esta zona.

Pág. 24 Creación de páginas Web

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Ejemplo práctico nº 3 de enlaces locales

<HTML>
<HEAD>
<TITLE>Ejemplo 3 - Enlaces locales</TITLE>
</HEAD>

<BODY>
<H2>Enlaces locales</H2>
<H3><A NAME="indice">Indice</A></H3>
<UL>
<LI><A HREF="#uno">Sección uno</A>
<LI><A HREF="#dos">Sección dos</A>
<LI><A HREF="#tres">Sección tres</A>
<LI><A HREF="#cuatro">Sección cuatro</A>
<LI><A HREF="#cinco">Sección cinco</A>
<LI><A HREF="#seis">Sección seis</A>
<LI><A HREF="#siete">Sección siete</A>
<LI><A HREF="#ocho">Sección ocho</A>
</UL>
<H3><A NAME="uno">Sección uno</A></H3>
<P>Esta es la secci&oacute;n 1 de la página de enlaces locales</P>
<P>Click aqui para <A href="#indice">volver al índice</A>

<H3><A NAME="dos">Sección dos</A></H3>

<P>Esta es la secci&oacute;n 2 de la página de enlaces locales</P>
<P>Click aqui para <A href="#indice">volver al índice</A>

<H3><A NAME="tres">Sección tres</A></H3>

<P>Esta es la secci&oacute;n 3 de la página de enlaces locales</P>
<P>Click aqui para <A href="#indice">volver al índice</A>

<H3><A NAME="cuatro">Sección cuatro</A></H3>

<P>Esta es la secci&oacute;n 4 de la página de enlaces locales</P>
<P>Click aqui para <A href="#indice">volver al índice</A>

<H3><A NAME="cinco">Sección cinco</A></H3>

<P>Esta es la secci&oacute;n 5 de la página de enlaces locales</P>
<P>Click aqui para <A href="#indice">volver al índice</A>

<H3><A NAME="seis">Sección seis</A></H3>

<P>Esta es la secci&oacute;n 6 de la página de enlaces locales</P>
<P>Click aqui para <A href="#indice">volver al índice</A>

<H3><A NAME="siete">Sección siete</A></H3>

<P>Esta es la secci&oacute;n 7 de la página de enlaces locales</P>
<P>Click aqui para <A href="#indice">volver al índice</A>

<H3><A NAME="ocho">Sección ocho</A></H3>

<P>Esta es la secci&oacute;n 8 de la página de enlaces locales</P>
<P>Click aqui para <A href="#indice">volver al índice</A>

</BODY>
</HTML>

Guardamos el fichero de texto con el nombre [Link] y lo abrimos con el navegador, y

debe aparecer la siguiente pantalla:

Pág. 25 Creación de páginas Web

 Enlaces locales
buHce

.. Secctón uno

.. Secctón dos
Secctón tres

.. Secc,on cuatro
Seccton cmco

.. Seccton seis
Seccrén ;,ele
Sección ocho

SttdOll uno

&ta es la secctón l de la pág¡,ia de enlaces locales

Chclc aqut para volver al mdice

SecriOll des

&ta es la secc,on 2 de la pág¡,ia de enlaces locales

Chclc aqlll para volver al índice

SttdOll U'es

&ta es la sección 3 de la pág¡,ia de enlaces locales

Chclc aqut para volver al mdtce

SecriOll cuaU'o

&ta es la secc,on 4 de la pág¡,ia de enlaces locales

Chclc aqlll para volver al índice

SttdOll cinco

&ta es la sección 5 de la pág¡,ia de enlace, locales

Chclc aqu,. para volver al índice

SecriOll sels

&ta es la secc,on 6 de la pág¡,ia de enlaces locales

Chclc aqlll para volver al índice

Stt<:iOll siete

Esta es la sección 7 de la pág¡,ia de enlace, locales

Chclc aqu,. para volver al índice

SecriOll ocho

Esta es la secc,on 8 de la pag,na de enlaces locales

Chclc aqlll para volver al mdice

Pág. 26 Creación de páginas Web

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Como vemos, las referencias locales son muy útiles para crear índices al comienzo del
documento.

Enlaces a otras páginas

Para enlazar a otro documento, es necesario conocer la ubicación exacta del documento que se
referenciará. Una ubicación, puede ser referenciada en forma relativa o absoluta

• Ubicación relativa:
Se indica especificando la posición del documento en la estructura de subdirectorios a
partir de la ubicación del documento actual. Sólo se puede usar para documentos
ubicados en el mismo ordenador.
Una referencia relativa a otro documento se hace usando el comando:
<A HREF="ubicación"> ... </A>
• Ubicación absoluta:
Se indica especificando el URL (uniform resurce locator) de la página que se está
referenciando.
Los URL son una manera universal de especificar una dirección. La forma más básica
de referenciar un hypertexto es usar el comando:
<A href="[Link] ...
El ordenador indica la máquina donde se encuentra el documento. El directorio y
archivo indican su posición dentro de ese ordenador. Los URL tienen muchas formas
distintas para referenciar distintos objetos.

Pág. 27 Creación de páginas Web

 Ejemplo práctico nª 4

<HTML>
<HEAD>
<TITLE>Ejemplo 4 - Enlaces a otras p&aacute;ginas</TITLE>
</HEAD>

<BODY>
<H1>Enlaces a otras p&aacute;ginas</H1>
<H2>Referencias relativas</H2>
<P>Se puede referenciar, por ejemplo, a un archivo localizado en el
mismo directorio, como por ejemplo, al <A
href="[Link]">ejemplo número 1</A>. También a un archivo
localizado en otro directorio, por ejemplo, esta
<A HREF="../[Link]">guia HTML</a></P>

<H2>Referencias absolutas</H2>

<H3>Algunos servicios WWW en España</H3>

<P>La <A
HREF="[Link] de la Universidad de Murcia</A>
que permite
acceso al catalogo de la biblioteca. También está el servidor WWW de <A
HREF="[Link] y el servidor
de <A HREF="[Link] para leer consultar de BOEs
</P>

<H3>Algunos servicios en el extranjero</H3>

<P>Para informarse de la actualidad mundial, se puede acceder al
servicio <A HREF="[Link] Para los amantes de
la música se encuentra el servidor oficial de la <A
HREF="[Link] y para localizar distintos tipos de
información está <A HREF="[Link]

</BODY>
</HTML>

Guardamos el fichero de texto con el nombre [Link] y lo abrimos en el navegador, y

debe aparecer la siguiente pantalla:

Enlaces a otras páginas

Referencias relativas
Se puede r,,6'rmctar, por eJemp!o, a un archivo localizado en el m1smo drreclono, como por eJemplo, al e¡emplo nUmero 1
Tambtkt a un ardnvo [Link] en otr◊ du-ectono, por eJemplo, esta wa lIDJL

Referencias absolutas
A111111os srrvirios WWW en España

La bibkoteca de la Uruvemdad de Muma c¡ue pemute eccesc al catalogo de la b1bholeca También está el itf\lldor WWW de
Redlru y el semdor de BOE para leer [Link] de BOE1

Alpnos srrvidos m � t.'-""'anjtro

Para ,nfonnarse de la actuahdad mundial, se puede acceder al se1V1c10 CNN Para 101 aman1e1 de la música se encuentra el
servidor oficial de la MTV y para locahw- distintos tipos de mfcrmacrén está Yahool

Pág. 28 Creación de páginas Web

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Enlaces a una zona de otra página

Para este tipo de enlaces se utiliza una mezcla de las dos formas anteriores. Se indica el URL
de la página a referenciar, luego un signo # y luego el nombre de la zona a referenciar.

Ejemplo práctico nº5

<HTML>

<HEAD>

<TITLE>Ejemplo 5- Enlaces a zonas de otras páginas</TITLE>

</HEAD>

<BODY>
<H1>Enlaces a zonas de otras páginas</H1>

<P>Enlazamos a la
<A HREF="[Link]#uno">la
seccion 1 del ejemplo 3</A>.</P>

<P>Enlazamos a la
<A HREF="[Link]#cinco">la
secci&oacute;n 5 del ejemplo 3</A>.</P>

</BODY>

</HTML>

Guardamos el fichero de texto con el nombre [Link] y lo abrimos con en el navegador,

y debe aparecer la siguiente pantalla:

Enlaces a zonas de otras páginas

Enlazamos a la la secc1on 1 del ejemplo 3

Enlazamos a la la secc16n 5 del e1emplo 3

IMÁGENES__________________________________________________

Las imágenes son un elemento esencial para diseñar páginas atractivas. No obstante, un
excesivo número de imágenes en una página pueden hacer ralentizar el proceso de
visualización (las imágenes son las partes de las páginas que más espacio ocupan, por lo que
su transferencia requiere más tiempo que la del texto). Es importante conseguir un

Pág. 29 Creación de páginas Web

compromiso entre una página atractiva (lo que lleva incluir gráficos), y una página que pueda
cargarse en un tiempo razonable

Principales formatos gráficos en Internet.

Existen una gran cantidad de formatos gráficos en el mundo de los ordenadores, cada uno de
ellos con sus ventajas e inconvenientes. Sin embargo, a la hora de publicar en Internet,
solamente debemos tener en cuenta dos formatos muy específicos: el GIF y el JPEG. Su
elección no es en absoluto un capricho, además de la alta resolución que consiguen, se trata
como veremos, de dos formatos que comprimen el tamaño de las imágenes, por lo que éstas
pueden transmitirse más rápidamente por Internet.

Para crear y manipular imágenes hay que utilizar un editor de imágenes, entre los más
conocidos se encuentran: Paint Shop Pro, Gif Construction Set, y Graphic Workshop.

Formato GIF.

Las siglas GIF provienen del inglés Graphics Interchange Format o formato de intercambio de
gráficos. Est formato fue desarrollado por CompuServe para proporcionar un mecanismo de
transmisión de archivos de imágenes mediante líneas telefónicas. Este mecanismo consiste en
comprimir las imágenes para una transmisión más rápida en un medio de baja capacidad
como son los hilos telefónicos.

Las imágenes en formato GIF están limitadas a 256 colores simultáneos.

Una propiedad interesante del formato GIF es la de poder seleccionar un color “transparente”.
Así, cuando la imagen en cuestión es mostrada en un visualizador, la zona de la imagen con el
color transparente toma el color del fondo del documento.

Otra propiedad interesante del formato GIF, es la poder crear gráficos animados, el formato
de este tipo de imágenes se le denomina GIF 89.

Los archivos de imágenes en este formato tienen asociados la extensión .gif.

Formato JPEG.

JPEG son las iniciales de Joint Photographic Expert Group (Grupo de Expertos Fotográficos
Reunidos). Al igual que el formato GIF, comprime las imágenes para una transmisión más
rápida, aunque difiere en el algoritmo de compresión.

Mientras que con el formato GIF la comprensión de un archivo de imágenes viene

determinada, JPEG nos permite especificar la relación de compresión deseada, por lo que
podemos variar el tamaño del archivo. Naturalmente, a mayor relación de compresión, menor

Pág. 30 Creación de páginas Web

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tamaño y peor calidad en la imagen final. Disminuyendo la compresión obtenemos imágenes

de mayor calidad pero también de mayor tamaño.

No debemos obsesionarnos con la calidad de las imágenes. Hay que tener presente que
Internet es en ocasiones un medio de transmisión bastante lento, por lo que a veces es
preferible perder algo de calidad en las imágenes antes de aburrir al visitante con nuestros
documentos.

Los archivos de imágenes en este formato tienen asociado la extensión .jpg.

Inclusión de imágenes

La etiqueta que se utiliza para la inclusión de imágenes en una página Web es la siguiente:

<IMG SRC=”[Link]”></IMG>

donde [Link] es un archivo de imagen

Tamaño de las imágenes.

Si no especificamos nada más, las imágenes aparecerán en el navegador con el tamaño que
tienen originalmente.

Para modificar el tamaño de las imágenes se utilizan los siguientes modificadores en la

etiqueta <IMG>:

• WIDTH: especifica la anchura en pixels de la imagen.

• HEIGTH: especifica el número de pixels que tendrá de alto la imagen.

Escalado de imágenes.

Con el uso de loa modificadores HEIGHT y WIDTH podemos ampliar, y reducir las
imágenes sin deformarlas, es decir, escalarlas. Una manera cómoda de hacerlo es solamente
especificar una de las dos dimensiones, se asume que la reducción o la ampliación es
proporcional a la otra.

Bordes de la imagen.

Mediante el modificador BORDER se puede añadir bordes a nuestras imágenes.

Pág. 31 Creación de páginas Web

Alineación de texto con las imágenes.

La alineación del texto con las imágenes se realiza mediante el modificador ALIGN. Los
valores que este modificador puede tomar son: TOP, TEXTOP, CENTER, ABSCENTER,
MIDDLE, ABSMIDDLE, BOTTOM, LEFT, y RIGTH.

Además podemos especificar la distancia que queremos establecer entre el gráfico y el texto.
Si este parámetro no se establece, el texto es situado justo a continuación de la imagen. Para
introducir espacios horizontales y verticales a continuación de la imagen se utilizan los
modificadores VSPACE y HSPACE.

Imágenes con texto alternativo.

Los visualizadores tienen la opción de no mostrar las imágenes, en un intento de acelerar el

acceso a las páginas. Muchas veces, las imágenes incluidas en una página son fundamentales
para comprender la información que se ofrece. Por ejemplo, una
página destinada a alumnos universitarios de asignaturas de estadística o matemáticas puede
contener imágenes de fórmulas matemáticas. Para estos casos se puede añadir a la imagen un
texto ALTernativo, que dé una idea del contenido de la imagen. Para añadir un texto
alternativo, se utiliza la orden como se muestra a continuación:

<IMG SRC="nombre_imagen" ALT="Texto_alternativo">

Uso de imágenes como enlaces.

Para utilizar una imagen como enlace a otra parte de la página o a otra página, simplemente
hay que introducirlas dentro de la etiqueta <A HREF> de la siguiente manera:

<A HREF=”enlace”> <IMG SRC=”imagen”> </A>

Imágenes como fondo de un documento.

Un efecto muy utilizado es el uso de imágenes como fondo de un documento HTML. La

manera de hacerlo es con el atributo BACKGROUND de la marca <BODY>.

La imagen de fondo en general será más pequeña que el área de documento del navegador. Lo
que hace entonces el navegador es repetir, partiendo de la esquina superior izquierda, la
imagen que hemos elegido como fondo del documento.

A la hora de elegir la imagen de fondo, es preciso tener en cuenta que el texto del documento
debe ser legible por encima de la imagen, por lo que hay que evitar colocar imágenes con
colores demasiado fuertes.

Pág. 32 Creación de páginas Web

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Mapas sensibles.

Los mapas sensibles o mapas de imágenes es un mapa que permite realizar diferentes
hiperenlaces en función de la “zona” de la imagen en que se pulse. Constituyen una
herramienta de gran potencia, aunque son algo complicados de construir y mantener.

Los mapas sensibles están compuestos de dos elementos fundamentales: la imagen del mapa y
los enlaces de cada zona del mapa.

Para crear un mapa debemos tener ficheros distintos. Uno será el de la imagen propiamente
dicha y otro será un fichero de texto que tenga la extensión .map donde indicaremos las
coordenadas de la imagen que nos enlazarán con cada página del hiperenlace. Por último,
necesitamos un programa externo (CGI) que pueda procesar el fichero .map.

El contenido del fichero .map, que indica las coordenadas de nuestro mapa, debe tener la
siguiente estructura:

• default URL por defecto si se pulsa en una zona sin hiperenlace.

• figura URL de hiperenlaces, coordenadas. La figura puede ser:
ƒ circle define una zona circular, el primer par de coordenadas indica el centro del
círculo y el segundo la situación de un punto de la circunferencia.
ƒ rect define una zona rectangular, el primer par de coordenadas indica el vértice de la
esquina superior izquierda y el segundo el vértice de la esquina inferior derecha.
ƒ point define un punto. El par de coordenadas indica la situación del punto.

Una vez creado el fichero .map, la instrucción a incluir en nuestra página Web para activar el
mapa sería:
<A HREF=”cgi-bin/imagemap/mipagina/[Link]”>
<IMG SRC=”[Link]” ISMAP>
</A>
donde:
• cgi-bin/imagemap: Es el nombre del programa que procesa el mapa
• mipagina/[Link]: Es el camino y nombre del fichero .map
• [Link]: Es el nombre del fichero de imagen
• ISMAP: Indica que la imagen es considerada un mapa

En los nuevos navegadores, existen unas etiquetas nuevas para crear mapas, que no necesitan
de la ayuda auxiliar de un programa externo y son:
• <MAP>…</MAP>
Indica al mapa, su parámetro es:
name= nombre, damos el nombre de nuestro mapa con la extensión .map
• <AREA>
Define las áreas sensibles de la imagen con los siguientes parámetros:
ƒ shape=”tipo” (Forma)
Indica el tipo de área a definir, hay 3 tipos:
ƒ rect (Área rectangular) se tienen que especificar las coordenadas de la esquina
superior izquierda y de la esquina inferior derecha.

Pág. 33 Creación de páginas Web

 ƒ poly (Polígono) se tienen que especificar las coordenadas de todos los vértices del
polígono. El visualizador se encargará de cerrar la figura
ƒ circle (Círculo) se tienen que especificar en primer lugar, las coordenadas del
centro del círculo y, a continuación, el valor del radio (en puntos)
ƒ coords=”coordenadas” (Coordenadas)
Indica las coordenadas de la figura, es decir, dónde está cada una de esas áreas.
ƒ href=”URL” (Dirección)
Indica la dirección a la que se accede si se pulsa en la zona delimitada por el área
indicada.

Si dos áreas se superponen, se ejecutará la que se encuentre en primer lugar en la definición

del mapa. Es importante definir una última área que abarque la totalidad del gráfico para
direccionar a una URL por defecto, con el objeto de contemplar el caso de que no se pulse
sobre un área definida. Veamos un ejemplo:

<AREA name=”casa”>
<AREA shape=”poly”coords=”2,23,76,85,2” href=”[Link]”>
<AREA shape=”rect”coords=”23,78,65,122” href=”[Link]”>
<AREA shape=”circle”coords=”36,75,95” href=”[Link]”>
<AREA shape=”rect”coords=”2,23,76,85” href=”[Link]”>
</MAP>

Para activar el mapa debemos escribir el nombre de la imagen a mostrar y después indicar que
dicha imagen está tratada como un mapa sensible. Esto se escribe así:
<IMG SRC=”[Link]” USEMAP=”#casa”>

Pág. 34 Creación de páginas Web

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Ejemplo práctico nº6

<HTML>
<HEAD>
<TITLE>Ejemplo 6 - Imagenes </TITLE>
</HEAD>
<BODY BACKGROUND="[Link]" TEXT="#AA0000">
<CENTER>
<H1>Im&aacute;genes</H1>
</CENTER>
<HR>
Esta es mi p&aacute;gina del Web. No es muy extensa, pero tiene todos los
elementos b&aacute;sicos. Espero que os guste. Poco a poco le ir&eacute;
a&ntilde;adiendo m&aacute;s cosas interesantes.
<P> <A HREF="[Link]"> <IMG SRC="[Link]"> </A> <FONT SIZE=+3>Mis
aficiones</FONT>
<P> <A HREF="[Link]"> <IMG SRC="[Link]" BORDER=”0”> </A> <FONT
SIZE=+3>Mis p&aacute;ginas favoritas</FONT>
<CENTER>
<H3> Un lugar ideal para mis vacaciones </H3>
<IMG SRC="[Link]" ALT="isla">
</CENTER>
<HR>
<CENTER>
<H3>Expediente X - Mulder</H3>

<IMG SRC="[Link]" WIDTH=119 HEIGHT=160></CENTER>

<HR>
</BODY>
</HTML>

Guardamos el fichero de texto con el nombre [Link] y lo abrimos en el navegador, y

aparecerá la siguiente pantalla:

Imágenes
Esta es tn1p;lg,n.a del Web No e, muy extensa, pero llene todos los elementos básicos Espero
que os guste Poco a poco !e iré añadiendo más cosas lflkresantes

IIIMis aficiones
�Mis páginas favoritas
Un lu1,ar ideal para mis vacadonH

Expediente X - Muldtt

Pág. 35 Creación de páginas Web

TABLAS________________________________________________________

Una tabla es una manera muy compacta y clara de mostrar la información. Una tabla en
HTML se entiende como un conjunto de filas (fila=horizontal), apiladas una sobre otra. Cada
fila contiene a su vez un conjunto de celdas, puestas una al lado de la otra.

Una tabla se declara usando el comando <TABLE> ... </TABLE>. Dentro de la tabla, se usa
<TR>.. </TR>para indicar una fila y dentro de una fila, <TD> ... </TD> para delimitar el
contenido de una celda. El elemento de cierre de fila y de celda es optativo.

El texto incluido dentro de cada celda puede ser formateado con cualquiera de las etiqueta
vistas anteriormente

Todos estos comandos aceptan numerosos modificadores. Se pueden, entre otras cosas, unir
celdas, especificar la alineación del contenido de la celda, y mucho más.

Para entender mejor el comando <TABLE> ... </TABLE>, está disponible una muy amplia
gama de ejemplos.

Ejemplo de tabla

Aquí se muestra una tabla muy simple:

<TABLE>
<TR><TD>Celda A1</TD><TD>Celda B1</TD><TD>Celda C1</TD></TR>
<TR><TD>Celda A2</TD><TD>Celda B2</TD><TD>Celda C2</TD></TR>
<TR><TD>Celda A3</TD><TD>Celda B3</TD><TD>Celda C3</TD></TR>
</TABLE>

Título de la tabla.

Es conveniente que las tablas tengan un título que las identifique y aclare su contenido.
Aunque ese título puede ser contenido colocando texto formateado antes de la tabla, HTML
dispone de la etiqueta <CAPTION> para darle nombre a la tabla, de la siguiente forma:

<TABLE>
<CAPTION> Nombre de la tabla </CAPTION>
……….
</TABLE>

Pág. 36 Creación de páginas Web

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Esta etiqueta tiene la ventaja que el texto formateado se coloca automáticamente en el centro
de la anchura de la tabla.

Bordes de la tabla.

Para colocar bordes a una tabla en HTML se utiliza el modificador BORDER dentro de la
etiqueta <TABLE>. La sintaxis es:

<TABLE BORDER="anchura">
……….
</TABLE>

donde anchura indica la anchura en pixels del borde exterior de la tabla.

El modificador BORDER coloca bordes externos e internos en la tabla, pero la anchura que se
especifica solo afecta a los bordes externos.

El efecto de sombreado del borde exterior se produce cuando el modificador BORDER toma
un valor superior a uno. Si queremos que el borde exterior de la tabla sea igual que los bordes
interiores, debemos hacer BORDER=”1”.

Cabeceras de filas y de columnas.

La inclusión de cabeceras en cada fila y columna ayuda a comprender el contenido de la tabla.

No hay ninguna dificultad para hacer esto con las etiquetas que hemos visto. Sin embargo,
existe una forma alternativa de indicar la cabecera de una fila o columna mediante la etiqueta
<TH>. La desventaja de usar esta etiqueta es que el texto que va dentro de ella no admite
formateado como el de las otras celdas.

Tamaño de la tabla.

Por defecto el tamaño de la tabla viene dado por el texto o los gráficos que contiene. Sin
embargo, es posible que en ocasiones queramos cambiar la anchura de nuestra tabla.

La forma de establecer una anchura fija en una tabla es utilizar el modificador WIDTH dentro
de la etiqueta <TABLE>. La sintaxis es:

<TABLE WIDTH="anchura"> ……… </TABLE>

Pág. 37 Creación de páginas Web

Aquí anchura puede ser un número que especifique en pixels la anchura absoluta de la tabla, o
bien un porcentaje que indique la anchura de la tabla en relación a la anchura del área del
documento del navegador.

A pesar de que podemos especificar la anchura de la tabla, si el texto de las celdas ocupa una
anchura mayor, la tabla tomará la anchura mínima para que el texto de las celdas pueda verse
íntegramente.

Justificación de la tabla.

Por defecto, nuestra tabla quedará justificada a la izquierda. La forma de centrarla es mediante
la etiqueta <CENTER>.

Espacio dentro de las celdas.

Es posible que queramos que nuestro texto no quede apretado dentro de las celdas, sino que
exista más espacio entre los textos de las celdas contiguas de forma que pueda leerse mejor.
Esto puede hacerse mediante los dos siguientes modificadores:

• CELLPADDING: establece la distancia mínima en pixels entre los bordes de cada

celda y el texto que va encerrado en ellas. Su valor por defecto es 1.
• CELLSPACING: establece la anchura en pixels de los bordes de cada celda.

Forma de las celdas individuales.

Justificación del texto de las celdas.

HTML permite justificar horizontal y verticalmente el texto dentro de cada celda. Para ello
implementa los modificadores ALIGN y VALIGN dentro de la etiqueta <TD>. La forma de
hacerlo es:
<TABLE>
<TR>
<TD ALIGN=”horizontal” VALIGN=”vertical”>
…..
</TD>
</TR>
……….
</TABLE>

Pág. 38 Creación de páginas Web

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donde:
• horizontal puede tomar los valores CENTER, LEFT y RIGHT. Por
defecto vale LEFT.
• vertical: puede tomar los valores TOP, MIDDLE, BOTTOM, y
BASELINE. Por defecto vale CENTER.

Si queremos que una determinada justificación horizontal o vertical afecte a todas las celdas
de una fila, podemos hacerlo incluyendo el modificador ALIGN o VALIGN dentro de la
etiqueta <TR>.

Celdas de diferentes tamaños.

Por defecto, todas las celdas que constituyen una tabla en HTML tienen el mismo tamaño. Sin
embargo, es posible establecer el tamaños de una determinada celda mediante dos
modificadores de la etiqueta <TD>, que son WIDTH y HEIGHT:

• WIDTH: especifica la anchura del texto en una celda concreta. Se puede

especificar como valor absoluto o bien como relativo en forma de porcentaje de la
anchura de la tabla.
• HEIGHT: establece la altura de una celda individual.

No es posible usar los modificadores WIDTH y HEIGTH para aplicarlos a toda una fila. La
única forma de hacerlo es poniendo en cada celda de la fila los valores correspondientes de
WIDTH y HEIGHT.

Celdas irregulares.

Podemos desear que una de nuestras celdas ocupe varias filas y/o columnas. La forma de
hacerlo es introducir los modificadores COLSPAN y ROWSPAN en la etiqueta <TD>:

• COLSPAN: especifica la altura de una celda en concreta en función de la altura de

las celdas adyacentes. Se especifica en número de celdas adyacentes.
• ROWSPAN: especifica la anchura de una concreta en función del celdas que están
debajo. Se especifica en número de celdas de debajo.

Color de cada celda.

Para especificar el color de cada celda de la tabla se utiliza el modificador BGCOLOR en la

etiqueta <TD>. Como formato de colores se acepta el hexadecimal o una cadena de
caracteres.

Pág. 39 Creación de páginas Web

Texto en una solo línea.

Si hemos indicado la anchura de una celda y ésta es menor que el texto incluido en ella, y
queremos que el texto no ocupe más líneas, sino que se amplíe la anchura de la celda,
debemos añadir el modificador NOWRAP dentro de la etiqueta <TD>.

Ejemplo práctico nº7

<HTML>
<HEAD>
<TITLE>Ejemplo 7 - Tablas</TITLE>
</HEAD>

<BODY>
<CENTER><H1>Tablas</H1></CENTER>
<H2>Demostracion de COLSPAN y Encabezados</H2>
<TABLE WIDTH="100%" BORDER="1">
<TR>
<TH COLSPAN="2">Head1</TH>
<TH COLSPAN="2">Head2</TH>
</TR>
<TR>
<TD>A</TD> <TD>B</TD> <TD>C</TD> <TD>D</TD>
</TR>
<TR>
<TD>E</TD> <TD>F</TD> <TD>G</TD> <TD>H</TD>
</TR>
</TABLE>

</BODY>
</HTML>

Guardamos el fichero de texto con el nombre [Link] y lo abrimos con en el navegador,

y debe aparecer la siguiente pantalla:.

Tablas
Demostracion de COLSPAN y Encabezados
Headl Head2
IA B e

' F G '" 1

FRAMES (MARCOS)_____________________________________________

Los frames (marcos) es una técnica que se utiliza para subdividir la pantalla del visualizador
en diferentes ventanas, con la característica de que cada una de ellas se podrá manipular por
separado, es como si cada una de ellas fuera una página Web. Esto es muy útil para, por

Pág. 40 Creación de páginas Web

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ejemplo, para mostrar permanentemente en una ventana los diferentes contenidos de nuestra
página y, en la otra mostrar el contenido seleccionado.

Para definir las diferentes subventanas o frames su utilizan las marcas:

<FRAMESET> </FRAMESET> y <FRAME>.

Con <FRAMESET> indicamos cómo se va a dividir la pantalla principal, donde podrán ir

varias directivas frameset anidadas con el fin de subdividir cualquiera de las subdivisiones.
Sus atributos son:

• rows= "número o %" (Número de filas)

Se indica el número de filas en que subdividiremos la pantalla. El grupo de números que
acompañan se indican en puntos o en tanto por cierto de cada una de las subventanas; en
este caso se entiende que el primer valor que escribimos corresponde a la ventana
superior, el segundo a la ventana inmediatamente inferior y así sucesivamente.

1ª Fila
2ª Fila
3ª Fila

Pongamos como ejemplo <FRAMESET rows= "25%, 50%, 25%" >, la pantalla quedaría así

25%
50%

25%

• cols= "número o %" (Número de columnas) Se indica el número de columnas en que

subdividiremos la pantalla. Los números también se indican en puntos o en tanto por
cierto. Aquí los valores se aplican de izquierda a derecha.

1ª Columna 2ª Columna 3ª Columna

Pongamos como ejemplo <FRAMESET cols= "120, *, 80" >, la pantalla quedaría así:

Esta ventana tiene un ancho fijo: Esta ventana ocupará Esta ventana tiene un
mide 120 puntos el resto de la medida ancho fijo: mide 80
que no hayan ocupado puntos
las otras medidas fijas

Claro que también los podemos tener anidados, como por ejemplo:

<FRAMESET cols= "250%,*" rows= "15%, *" > la pantalla quedaría así:

Pág. 41 Creación de páginas Web

Con la marca <FRAME> indicamos las propiedades de cada subventana y necesitamos una
marca <frame> para cada subventana creada; los atributos son:

• name= "nombre" (Nombre)

Indica el nombre por el que nosotros nos vamos a referir a esa ventana.

• src= "URL" (Lugar de localización)

Indica un fichero .html cuyo contenido se mostrará en esa ventana.

• marginwidth= número (Ancho del margen)

Indica el margen izquierdo y derecho de la subventana, se da en puntos.

• marginheight= número (Alto del margen)

Indica el margen superior e inferior de la subventana, se da en puntos.

• scrolling= "yes/no/auto" (Desplazamiento)

Indica si se aplica una barra de desplazamiento (típica barra para moverse de arriba y
abajo que aparece en Windows) a la subventana. en el caso en que la página que se cargue
en ella no quepa en los límites de la subventana. El valor "yes" muestra siempre esta barra
de desplazamiento, el valor "no" no la mostrará nunca (es decir, la parte del frame que no
quepa en la pantalla no la veremos) y, por último, "auto" la mostrará sólo en caso de que
sea necesario.

• noresize
Si se escribe este atributo, el usuario no podrá redimensionar las subventanas con el visor;
ya que un usuario podría cambiar el tamaño de las subventanas con solo situar el cursor en
un borde de la pantalla y desplazarlo.

Hay que tener en cuenta que todos aquellos navegadores que no soporten estas marcas de la
versión HTML 3.0 no verán nada de los contenidos de nuestros frames. Es por ello que existe
otra marca llamada <NOFRAMES> ... </NOFRAMES>
y todo lo que se escriba aquí dentro será lo que vean esos visualizadores, mientras que no
afectará a los visualizadores más potentes.

Pág. 42 Creación de páginas Web

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Ejemplo práctico nº8:

<HTML>
<HEAD> <TITLE> Página con frames </TITLE> </HEAD>

<FRAMESET rows= "35%, *" >

<!--Creo dos subventanas horizontales, la de arriba ocupa un 35% de la
pantalla y la de abajo el resto -->

<FRAMESET cols= "20%, *" >

<!--Creo dos subventanas verticales, la de la izquierda un 20% de la
pantalla y la de la derecha el resto -->

<FRAME name= "botones" src= "[Link]" scrolling="auto">

<!--lamo a la subventana horizontal superior izquierda con el nombre de
"botones" y muestro el documento "[Link]" -->

<FRAME name="logo" src="[Link]" scrolling="auto">

<!-- llamo a la subventana horizontal superior derecha con el nombre de
"logo" y muestro el documento "[Link]" -->

</FRAMESET>
<!--Cierro la definición de las subventanas verticales que están en la 1ª
subventana horizontal -->

<FRAME name= "menu" src= "[Link]" scrolling= "auto">

<!--Llamo a la subventana vertical inferior "menu" para que muestre los
contenidos de mi pantalla "[Link]" -->

<NOFRAMES>
<!--Indico las órdenes para aquellos navegadores que no soporten frames -->
<BODY>
Su navegador no muestra frames. Por favor pulse <A RREF=
"aplicació[Link]">Aquí</A> para ir a la página sin frames.
</BODY>
</NOFRAMES>

</FRAMESET>
<!--Cierro la definición de las subventanas verticales -->
</HTML>

Guardamos el fichero de texto con el nombre [Link] y lo abrimos con en el navegador.

Pág. 43 Creación de páginas Web

Al usar frames nos encontramos con un problema, cuando queramos mostrar una página Web
debemos indicarle al visualizador en qué subventana queremos que se muestre. Por defecto lo
mostrará en la ventana donde se encuentre el enlace. Para poder elegir la subventana de
destino del hiperenlace se añade nuevo atributo a la marca <A HREF= > ... </A> que se llama
target que a su vez tiene estos valores:

• target= "nombre-ventana"
Muestra el hiperenlace en la ventana cuyo nombre se indica.
<A HREF= [Link] target="home" >
Muestra la página de IBM en la subventana llamada "home".

• target="_blank"
Abre una nueva ventana del navegador y muestra el hiperenlace en esta (Si usamos
Netscape esto provoca que tengamos funcionando dos copias del programa.)
<A HREF= [Link] target="_blank" >
Muestra la página de Microsoft en una nueva ventana del navegador.

• target= " _self"'

Se muestra el hiperenlace en la subventana activa.

• target= " _parent"

El hiperenlace se muestra en el frameset definido anteriormente al actual. Si no hay
ningún frameset anterior se muestra a pantalla completa suprimiendo todas las
subventanas de la pantalla.

• target= "_top"
Suprime todas las subventanas de la pantalla y muestra el hiperenlace a pantalla completa.
<A HREF= [Link] target="_top" >
Muestra la página del buscador de yahoo a pantalla completa.

Formularios (FORMS)_____________________________________________

Los formularios o también llamados forms, se utilizan para la entrada y envío de datos (el
procesamiento de los mismos es otro asunto) desde una página HTML. Podremos utilizar
formularios para diseñar cuestionarios de todo tipo, por ejemplo, datos referentes al tipo de
usuario que visita nuestra página, para hacer pedidos de algún producto, encuestas,
subscripción a algún tipo de servicio, etc.
En un formulario podremos solicitar diferentes datos (campos) cada uno de los cuales quedará
asociado a una variable. Una vez introducidos los valores en los campos, el contenido de éstos
será enviado a la dirección (URL) donde esté el programa que pueda procesar las variables, a
este programa externo se le suele denominar CGI (Common Gateway Interface, Interface de
Compuerta Común).

La marca es <FORM> ... </FORM> cuyos atributos son:

• action= "programa" (Acción)

Se refiere a la acción a realizar cuando se pulsa el botón de envío del formulario. Esta

Pág. 44 Creación de páginas Web

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acción puede ser enviar por correo el contenido del formulario (action= mailto: <dirección
e-mail> o activar algún otro URL, como por ejemplo un mensaje que nos indique que el
envío se ha realizado con éxito.

• method= POST / GET

Que sirve para especificar el método según el cual se transferirán las variables. GET lo
utiliza por defecto y no produce cambios en el documento destino, por ejemplo si
consultásemos una base de datos. POST produce la modificación del documento de
destino, por ejemplo, cuando se envían por correo las variables.

La información del formulario es devuelta en forma de una única lista o cadena compuesta
por pares nombre/valor (NAME/VALUE), es decir, el nombre de cada campo seguido del
valor que tiene. Cada campo se separa con el carácter &.

Campos de entrada

Los elementos de entrada de datos se denotan con la marca <INPUT> que tiene un atributo
type con varias especificaciones:

• type= text (Campos de texto para una única línea)

Indica que el campo a introducir será un texto; se utilizan generalmente para introducir
cadenas de texto cortas como nombres, direcciones, e-mail..

• name= campo
Define cada campo de un formulario y es necesario para identificar los valores asignados
al mismo a la hora de procesar la información devuelta.

• maxlenght= número
Número máximo de caracteres a introducir en el campo.

• size= número
La anchura visible del campo en caracteres.

• value= "texto"
Valor inicial del campo, normalmente seráes decir, vacío.

Ejemplo:
<INPUT type= "text" name="e-mail" maxlenght=300 size= 60>

• type= password (Campo password)

Indica que el campo será una palabra de paso, por tanto los caracteres tecleados por el
usuario en pantalla se verán como asteriscos. Sus atributos opcionales son los mismos que
para type= text: name, maxlenght, size y value.
Ejemplo:

Pág. 45 Creación de páginas Web

 <INPUT type="password" name="clave" size=12 >

• type= checkbox (Campos de chequeo de opción)

Indica que el campo se elegirá marcando una casilla, o más de una. El campo aparece
como una cajita que puede estar marcada o no, según se active o desactive
respectivamente. Sólo se devuelve el par nombre/valor correspondiente a un "checkbox"
cuando está activada.

• value= "valor"
• name= campo
• checked: Sirve para iniciar un botón en su
estado activado

Ejemplo:
<INPUT type= "checkbox" name=activado >

• type= radio (Botones Circulares)

Indica que el campo se elegirá marcando una casilla y sólo una, siendo los botones
circulares. Como sólo se Puede tomar un valor, todos los elementos de este tipo que
pertenezcan a un mismo grupo, deben tener el mismo valor para name. Sólo el botón
seleccionado será el que genere un par nombre/valor en los datos devueltos del
formulario.

• value="valor"
• name=campo

Ejemplo:
<INPUT type= "radio" name="edadf'" value= "menosl7" >

• type= range (Campo para Rangos)

Permite elegir un valor determinado entre los posibles de un rango delimitado por los
tributos mín y máx. Se puede iniciar con un valor concreto utilizando.

• value= "valor"

Ejemplo:
<INPUT type= "range" name= nota min=1 max= 10 >

• type= image (Campo Imagen)

Indica que el campo contendrá el valor de las coordenadas del punto de la imagen
pinchada, la imagen se indica con el atributo:

• src= "fichero de imagen"

Ejemplo:
<INTPUT type= "image" src= [Link] >

Pág. 46 Creación de páginas Web

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Área de Tecnologías de la Información y
las Comunicaciones Aplicadas

• type= hidden (Campo para Datos Ocultos)

No aparece ningún campo rellenable por el usuario, sino que se envía algún tipo de
información de interés interno, como por ejemplo, la versión de un programa (si queremos
saber cuál está utilizando el usuario), un identificador de cualquier tipo, información de
estado, etc.

• value= "valor"
• name= campo

Ejemplo:
<INPUT type= "hidden" name= version value= "[Link] >

• type= submit (Botones de envío)

Aparece en forma de botón que es el que debe pulsarse, una vez lo hemos completado,
para enviar la información del formulario al programa indicado en <form>.

• value= "texto"
Que indica el texto que aparecerá en el botón, por ejemplo, Pulse aquí.

• src=imagen
Imagen que sustituya al típico botón.

• name= campo

Ejemplo:
<INPUT type= "submit" value= "Enviar" >

• type= reset (Botones de borrado)

Devuelve los campos del formulario a los valores de inicio especificados. De igual forma
que para los botones de envío tiene los mismos atributos.

• value= "texto"
Que indica el texto que aparecerá en el botón, por ejemplo, Pulse aquí.

• src= imagen
Imagen que sustituya al típico botón.

• name= campo

Ejemplo:
<INPUT type= "reset" value= "Borrar" >

Campos de selección

Este tipo de campos despliegan una lista de opciones, entre las que deben escoger una o

Pág. 47 Creación de páginas Web

varias. Se utiliza para ellos la marca <SELECT> ... </SELECT> y sus atributos son:

• name= campo
Nombre del campo.

• size= número
Número de opciones visibles. Si se indica uno se presenta como un menú desplegable, si
se indica más de uno se presenta como una lista con barra de desplazamiento.

• múltiple
Permite seleccionar más de un valor para el campo.

Las diferentes opciones de la lista se indican con la marca <OPTION> que puede incluir el
atributo:

• selected
Para indicar cuál es la opción por defecto, si no se especifica por defecto sale la primera
opción de la lista.

Ejemplo:

<SELECT name= Ciudades >

<OPTION= Jaen >
<OPTION= Palencia >
<OPTION= Soria >
<OPTION= Lugo >
</SELECT>

Áreas de texto

Representan un campo de texto de múltiples líneas y aparecen como una caja. Normalmente
se utiliza para que se incluyan en ellas comentarios. La marca es <TEXTAREA> ...
</TEXTAREA> y sus atributos son:

• name= campo
Nombre del campo

• cols= número
Número de columnas de texto visibles

• rows= número
Número de filas de texto visibles

• align= valor
Puede ser top (arriba), middle (medio), bottom (abajo), left (izquierda) y right (derecha)

Pág. 48 Creación de páginas Web

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• wrap= VIRTUAL / PHYSICAL

Justifica el texto automáticamente en el interior de la caja. La opción physical envía las
líneas de texto separadas en líneas físicas. La opción virtual envía todo el texto seguido.

Ejemplo
<TEXTAREA name= dirección rows= 60 cols=5>
IBM Company Ine.
1221 Beverly Hills. Massachusetts 90876ET56
</TEXTAREA>

Ejemplo práctico nº9:

<HTML>
<HEAD>
<TITLE>Ejemplo 9 - Formularios </TITLE>
</HEAD>
<BODY>
<FORM action="[Link] method="post">
Tu Nombre: <INPUT type=text name=nombre size=30>
Tu Clave: <INPUT type=password name=clave size= 8>
<P>
Archivos a Enviar: <BR>
<INPUT type=checkbox name=archivo value="Manual" > Manual de Html
<INPUT type=checkbox name=archivo value="Mapthis">Programa Mapthis
<INPUT type=checkbox name=archivo value="Help" > Archivo de Ayuda
<P>
Tu Edad: <BR>
<INPUT type=radio name=edad value="-20" > Menos de 20 años
<INPUT type=radio name=edad value="20-40" > Entre 20 y 40 años
<INPUT type=radio name=edad value="+40" > Más de 40 años
<P>
<INPUT type=hidden name=lugar value="página personal" >
¿Cómo encontraste mi página?
<SELECT name=donde >
<OPTION> De casualidad
<OPTION> Por el buscador Ole
<OPTION> Por el buscador Yahoo
<OPTION> Me la recomendaron
</SELECT>
<P>
Tus comentarios:
<BR>
<TEXTAREA name=comentario rows=5 cols=40 wrap=virtual>
</TEXTAREA>
<P>
<INPUT type=submit value="Enviar" >
<INPUT type=reset value="Borrar" >
</FORM>
</BODY>
</HTML>

Guardamos el fichero de texto con el nombre [Link] y lo abrimos con en el navegador,

y debe aparecer la siguiente pantalla:.

Pág. 49 Creación de páginas Web

 Tu Nombre Tu Clave

Archivos a En"1ar
r Manual de Html r Programa Mapthis r Archivo de Ayuda
Tu Edad
r Menos de 20 aí'ios r Entre 20 y 40 aí'ios r Más de 40 aí'ios

0C6mo encontraste mi página? 1 De cuual,dad

Tus comentanos
•

1
En,iar j l Borrar J

Pág. 50 Creación de páginas Web

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Hojas de estilo____________________________________________________

Este es un nuevo concepto que ha surgido gracias a la posibilidad que ofrecen algunos
navegadores más avanzados, por tanto recordemos que no siempre es posible su visualización.
Viene del término CSS (Cascading StyleSheet, Hojas de Estilo en Cascada) y está recogido en
la W3C.

El CSS1 es un simple mecanismo que permite al diseñador y a los usuarios hacer una unión
de estilo en el que se incluyen fuentes, tamaños, color, espacios, etc., (como si estuviésemos
maquetando una página de una revista) y añadirlo a una página HTML. De hecho,
necesitamos insertarlo dentro de las marcas y atributos que hemos aprendido del HTML.
Existen 4 posibles formas de combinar:

<HTML>
<HEAD>
<TITLE>menu</TITLE>
<LINK REL=STYLESHEET TYPE="text / css" HREF= "[Link]
TITLE="cool">
<STYLE TYPE= "text/css">
@import url ([Link]
H1 {color: blue}
</STYLE>
</HEAD>

<BODY>
<Hl> La cabecera es azul </HI>
<P STYLE= "color: green"> Mientras que el párrafo es verde
</BODY>
</HTML>

1 Usando un LINK que llama a una CSS externa.

2 Una marca <STYLE> dentro de la <HEAD>.

3 Una hoja de estilo importada del CSS denominada "@import".

4 Un atributo de style usado dentro del <BODY>.

Su aprendizaje es sencillo pero lleno de propiedades (cerca de 50 que pueden determinar el

aspecto de una página html), veremos con algunos ejemplos cómo funciona.

Si quisiéramos que todos los textos comprendidos dentro de <H1> fuesen azules
escribiríamos esto:

Marca html propiedad valor

H1 { color: blue}

Pág. 51 Creación de páginas Web

Se puede agrupar un número de marcas comunes para reducir las órdenes:

• Hl, H2, H3 (font-family: helvetica)

• H1{ font-weight: bold;

Font-size: 12pt;
Line-height: 14pt.
Font-family: helvetica;
Font-variant: normal;
Font-style: normal; }

Y hay otras que se pueden agrupar así:

• H1 { font: bold 12pt/14pt helvetica } que es igual que el ejemplo anterior.

EDITORES Y CONVERSORES____________________________________

En el presente apartado se provee de algunos comentarios y reflexiones acerca del uso de

herramientas automatizadas para la generación de páginas Web: editores y conversores.

Editores

Seguramente usted ha visto o conoce programas que pueden asistir a una persona en la
creación de páginas Web, y quizás se ha preguntado: ¿ uso un editor o aprendo HTML ?

La respuesta que yo le daría es la misma que si usted me preguntara si es mejor saber

aritmética o ocupar una calculadora: ambas cosas no se contraponen entre sí.

Un editor HTML es una gran ayuda al diseñador Web: brinda la posibilidad de disponer y ver
la página mientras se crea, y de observar inmediatamente cómo aparecerán distribuidos los
colores y los elementos dentro del documento, es una ayuda para recordar las marcas y sus
atributos, sin embargo; puede resultar inadecuado por lo siguiente:

• Poca flexibilidad, y en algunas ocasiones el código que generan en general es difícil de

editar o mantener.
• El conjunto de comandos que incorpora puede ser limitado, en caso de que sea un
editor producido por alguna empresa que haga visualizadores, o puede estar obsoleto.
• El HTML que generan está fuertemente orientado al formato físico, más que a la
estructura, con lo cual se pierde universalidad en el documento.

Es recomendable comenzar por lo básico, procurando aprender HTML bien, creando

documentos con editores de texto plano. Después si se desea se puede ocupar una
combinación editor de texto plano más editor HTML para crear documentos, a fin de explotar
al máximo las capacidades de ambos sistemas.

Pág. 52 Creación de páginas Web

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las Comunicaciones Aplicadas

Los editores HTML se clasifican en dos tipos:

• Wysiwyg "what you see is what you get": en ellos se puede ir viendo en pantalla
inmediatamente lo que se va creando. son muy útiles para apreciar los colores y la
disposición en pantalla de los elementos.
• No Wysiwyg: ellos usualmente invocan una aplicación externa (un browser) para mostrar
lo que se va creando. Son muy útiles para recordar los comandos HTML y sus atributos.

Existen editores mixtos: presentan la pantalla dividida en dos segmentos, uno con el código
HTML y otro con el resultado final.

Por ejemplo, uno de los editores HTML Wysiwyg más completos es el FrontPage 98 de
Microsoft ([Link] aunque es Wysiwyg, también permite
trabajar en modo comando.

Conversores

Las herramientas de conversión permiten transformar un documento escrito en otro formato a

un documento HTML.

El código HTML que generan es casi imposible de leer, debido a que hay muchas distinciones
que existen en lenguajes de formateo de texto que no existen en HTML, y deben ser
simuladas, con algún grado de truculencia.

¿Cuándo usarlos? cuando no hay otra alternativa, porque es inviable o ya se hizo un gran
trabajo previo en otro sistema.

¿Cómo usarlos? la idea básica es simplificar al máximo el documento (eliminar las sangrías,
uniformar los tamaños de letra, etc.) para luego pasar el conversor, generando un documento
HTML.

Finalmente conviene revisar la salida usando un editor de texto, revisando que el código
obtenido sea sintácticamente correcto, y dejando el documento lo suficientemente ordenado y
legible como para que sea fácil de modificar al momento de realizar futuras actualizaciones.

Por ejemplo, el paquete ofimático Oficce 97 (Word, Excel, PowerPoint, ...) de Microsoft
incorpora un conversor de documentos en formato Word a HTML. También el editor
FrontPage 98, anteriormente mencionado, incorpora un conversor de distinto tipos de formato
de documentos a HTML.

PUBLICAR LAS PÁGINAS EN INTERNET._________________________

Hasta ahora sólo hemos realizado páginas qué no son visibles desde Internet, sino que
solamente se pueden visualizar en modo local en nuestro ordenador.

Pág. 53 Creación de páginas Web

Para publicar nuestras páginas en Internet para que sean accesibles por cualquier otro usuario
de Internet debemos transferirlas a un servidor Web, para ello hay que realizar los siguientes
pasos:

1. Probar de forma local el correcto funcionamiento de las páginas creadas.

2. Solicitar la apertura de una cuenta en dicho servidor Web.
3. Transferirlas mediante FTP a la cuenta asignada en dicho servidor Web. Teniendo en
cuenta que las páginas de deben transferir en modo ASCII, y los gráficos incluidos en las
páginas en modo binario.
4. Probar desde Internet el acceso a dichas páginas.

Concretamente en la Universidad de Murcia, el Área de Tecnologías de la Información y las

Comunicaciones Aplicadas (ATICA) ofrece a los Centros, Departamentos, Servicios, Grupos
de trabajo e investigación universitarios la posibilidad de incorporar sus propias páginas de
Web al servidor central de la Universidad de Murcia. Puede encontrar más información sobre
este Servicio de Almacenamiento de páginas en Web en [Link]

DIRECCIONES INTERNET DE INTERÉS.__________________________

Las siguientes direcciones Internet contienen guías y manuales donde puede encontrar más
información sobre el lenguaje HTML:

Diversos manuales HTML - [Link]

Dpto. Informática y Comunicaciones
Universidad de Chile

WebMaestro – [Link]
Francisco Arocena

Tutorial HTML - [Link]

Mercedes Doffi mdoffi@[Link]
Universidad Nacional de Córdoba
Argentina

Taller HTML - [Link]

Universidad de Cádiz
España

Especificación del Consorcio W3 (W3C) ·del lenguaje HTML - [Link]

Caracteres especiales en HTML –

[Link]

Pág. 54 Creación de páginas Web

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las Comunicaciones Aplicadas

BIBLIOGRAFÍA._________________________________________________

Tejedores del Web - [Link]

Carlos Castillo
Dpto. Informática y Comunicaciones
Universidad de Chile

Tutorial de HTML - [Link]

Juan José López García [ jjloga@[Link] ]
Dpto. Psicología Básica y Metodología
Universidad de Murcia

WebMaestro – [Link]
Francisco Arocena

Pág. 55 Creación de páginas Web

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DE MURCIA ATICA
Área de Tecnologías de la Información y
las Comunicaciones Aplicadas
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Microsoft Office ( Excel 201 O

llJ bri,ilt [Link]
Índice
Capítulo 1: Introducción - Elementos de Excel ................................................................................... 5
1.1. Iniciar Excel 2010 ...................................................................................................................... 6
1.2. La pantalla inicial ...................................................................................................................... 7
1.3. La ficha Archivo ........................................................................................................................ 8
1.4. Las barras ................................................................................................................................. 8
1.5. La ayuda ................................................................................................................................. 11
Capítulo 2: Empezando a trabajar con Excel ..................................................................................... 12
2.1 Conceptos Básicos de Excel ..................................................................................................... 12
2.2. Movimiento rápido en la hoja ................................................................................................ 14
2.3. Movimiento rápido en el libro ............................................................................................... 15
2.4. Introducir datos ...................................................................................................................... 16
2.5. Modificar datos ...................................................................................................................... 17
2.6. Tipos de datos ........................................................................................................................ 17
2.7. Errores en los datos................................................................................................................ 18
Capítulo 3: Operaciones con archivos ............................................................................................... 20
3.1. Guardar un libro de trabajo ................................................................................................... 20
3.2 Cerrar un libro de trabajo........................................................................................................ 21
3.3. Empezar un nuevo libro de trabajo ........................................................................................ 22
3.4. Abrir un libro de trabajo ya existente .................................................................................... 23
Capítulo 4: Manipulando celdas........................................................................................................ 25
4.1. Selección de celdas................................................................................................................. 25
4.2. Añadir a una selección ........................................................................................................... 26
4.3. Ampliar o reducir una selección ............................................................................................. 26
4.4. Copiar celdas utilizando el Portapapeles ............................................................................... 26
4.5. Copiar celdas utilizando el ratón ............................................................................................ 29
4.6. Copiar en celdas adyacentes .................................................................................................. 30
4.7. Pegado Especial ...................................................................................................................... 31
4.8 Mover celdas utilizando el Portapapeles ................................................................................ 33
4.9. Mover celdas utilizando el ratón............................................................................................ 33
4.9 Borrar celdas ........................................................................................................................... 34
Capítulo 5: Los datos ......................................................................................................................... 36

1
llJ bri,ilt [Link]
5.1. Eliminar filas duplicadas ......................................................................................................... 36
5.2. La validación de datos ............................................................................................................ 36
5.3. Ordenar datos ........................................................................................................................ 38
5.4. Buscar y reemplazar datos ..................................................................................................... 40
Capítulo 6: Las funciones................................................................................................................... 42
6.1. Introducir funciones ............................................................................................................... 42
6.2. Autosuma y funciones más frecuentes .................................................................................. 43
6.3. Insertar función ...................................................................................................................... 44
6.4. Funciones de fecha y hora...................................................................................................... 47
6.5. Funciones de texto ................................................................................................................. 49
6.6. Funciones de búsqueda.......................................................................................................... 51
6.7. Funciones financieras ............................................................................................................. 53
6.8. Otras funciones ...................................................................................................................... 55
6.9. Controlar errores en funciones .............................................................................................. 57
6.10. Enlazando y consolidando hojas de trabajo ......................................................................... 59
Capítulo 7: Formato de celdas .......................................................................................................... 60
7.1. Fuente .................................................................................................................................... 60
7.2. Alineación ............................................................................................................................... 62
7.3. Bordes .................................................................................................................................... 66
7.4. Rellenos .................................................................................................................................. 68
7.5. Estilos predefinidos ................................................................................................................ 69
7.6. Copia rápida de formato ........................................................................................................ 70
7.7. Formato de los valores numéricos ......................................................................................... 70
7.8 El formato condicional ............................................................................................................ 72
7.9. Los temas................................................................................................................................ 75
Capítulo 8: Cambios de estructura .................................................................................................... 76
8.1. Alto de fila .............................................................................................................................. 76
8.2. Autoajustar ............................................................................................................................. 77
8.3. Ancho de columna.................................................................................................................. 78
8.4. Autoajustar a la selección ...................................................................................................... 79
8.5 Ancho estándar de columna ................................................................................................... 80
8.6 Cambiar el nombre de la hoja ................................................................................................. 81

2
llJ bri,ilt [Link]
8.7. Cambiar el color a las etiquetas de hoja ................................................................................ 82
8.8. Ocultar hojas .......................................................................................................................... 82
8.9. Mostrar hojas ocultas............................................................................................................. 83
Capítulo 9: Insertar y eliminar elementos ......................................................................................... 84
9.1. Insertar filas en una hoja ........................................................................................................ 84
9.2. Insertar columnas en una hoja ............................................................................................... 85
9.3. Insertar celdas en una hoja .................................................................................................... 85
9.4. Insertar hojas en un libro de trabajo...................................................................................... 86
9.5. Eliminar filas y columnas de una hoja .................................................................................... 87
9.6. Eliminar celdas de una hoja.................................................................................................... 87
9.7. Eliminar hojas de un libro de trabajo ..................................................................................... 88
Capítulo 10: Corrección ortográfica .................................................................................................. 89
10.1. Configurar la Autocorrección ............................................................................................... 89
10.2. Verificación de la ortografía ................................................................................................. 91
Capítulo 11: Impresión ...................................................................................................................... 93
11.1. Vista de Diseño de página .................................................................................................... 93
11.2. Configurar página ................................................................................................................. 95
11.3. Imprimir................................................................................................................................ 98
Capítulo 12: Gráficos ....................................................................................................................... 100
12.1. Introducción ....................................................................................................................... 100
12.2. Crear gráficos ..................................................................................................................... 100
12.3 Añadir una serie de datos ................................................................................................... 101
12.4 Características y formato del gráfico .................................................................................. 104
12.5. Modificar el tamaño y distribución de un gráfico .............................................................. 107
12.6. Modificar la posición de un gráfico .................................................................................... 108
12.7. Los minigráficos .................................................................................................................. 109
Capítulo 13: Imágenes, diagramas y títulos .................................................................................... 110
13.1. Introducción ....................................................................................................................... 110
13.2. Insertar imágenes prediseñadas ........................................................................................ 110
13.3. Insertar imágenes desde archivo ....................................................................................... 111
13.4. Insertar captura de pantalla ............................................................................................... 112
13.5. Manipular imágenes........................................................................................................... 113

3
llJ bri,ilt [Link]
13.6 Insertar Formas y dibujar .................................................................................................... 115
13.7 Modificar gráficos................................................................................................................ 115
13.8. Insertar diagramas con SmartArt ....................................................................................... 118
13.9 Insertar WordArt ................................................................................................................. 120
13.10 Insertar un cuadro de texto .............................................................................................. 121
Capítulo 14: Tablas de Excel ............................................................................................................ 122
14.1 Introducción ........................................................................................................................ 122
14.2 Crear una tabla .................................................................................................................... 122
14.3 Modificar los datos de una tabla ......................................................................................... 123
14.4 Modificar la estructura de la tabla ...................................................................................... 125
14.5 Estilo de la tabla .................................................................................................................. 127
14.6 Ordenar una tabla de datos ................................................................................................ 127
14.7 Filtrar el contenido de la tabla ............................................................................................ 131
Capítulo 15: Macros ........................................................................................................................ 134
15.1 Introducción ........................................................................................................................ 134
15.2 Crear una macro automáticamente .................................................................................... 134
15.3 Ejecutar una macro ............................................................................................................. 136

4
llJ bri,ilt [Link]

Capítulo 1: Introducción - Elementos de Excel

¿Qué es y para qué sirve Excel 2010?

Excel 2010 es una aplicación que permite realizar hojas de cálculo, que se encuentra
integrada en el conjunto ofimático de programas Microsoft Office. Esto quiere decir que si
ya conoces otro programa de Office, como Word, Access, Outlook, PowerPoint, ... te
resultará familiar utilizar Excel, puesto que muchos iconos y comandos funcionan de
forma similar en todos los programas de Office.

Una hoja de cálculo sirve para trabajar con números de forma sencilla e intuitiva. Para
ello se utiliza una cuadrícula donde en cada celda de la cuadrícula se pueden introducir
números, letras y gráficos.

Por ejemplo, para sumar una serie de números sólo tienes que introducirlos uno debajo
de otro, como harías en un papel, colocarte en la celda donde irá el resultado y decirle a
Excel que quieres hacer la suma de lo que tienes encima.

Quizás pienses que para hacer una suma es mejor utilizar una calculadora. Pero piensa
qué ocurre si te equivocas al introducir un número en una suma de 20 números, tienes
que volver a introducirlos todos; mientras que en Excel no importa si te equivocas al
introducir un dato, simplemente corriges el dato y automáticamente Excel vuelve a
calcularlo todo.

Esto es importante cuando los cálculos son un poco más complicados, imagina que estás
haciendo la declaración de la renta a mano y al final descubres un error, tendrías que
volver a calcularlo todo. Si lo haces con Excel sólo tienes que corregir un dato.

Esta característica de recalculo automático te permite también hacer simulaciones

fácilmente. Por ejemplo, si estás calculando lo que tendrás que pagar al mes al pedir un
préstamo hipotecario, basta que vayas introduciendo diferentes cantidades en el importe
del préstamo para que veas lo que tendrías que pagar en cada caso.

Así de fácil e intuitivo es Excel. Seguro que ya estás deseando seguir el resto del curso
para aprender a utilizarlo.

Otra cosa buena de Excel es que no es necesario saber matemáticas para utilizarlo. En
muchas ocasiones es suficiente con utilizar las operaciones básicas. Por supuesto, si
sabes matemáticas mucho más partido podrás sacar de Excel.

Aunque en este ejemplo no se ve, Excel también es capaz de dibujar gráficos a partir
de los datos introducidos, del estilo de los gráficos en forma de tarta y en forma de
barras que se ven en las encuestas.

Excel se puede utilizar para multitud de cosas, tanto en el plano personal como en el
plano profesional. Desde llevar las cuentas familiares hasta los más complejos cálculos
financieros.

5
(i btiil( [Link]
1.1. Iniciar Excel 2010

Formas básicas de iniciar Excel 2010.

Desde el botón Inicio situado, normalmente, en la esquina inferior izquierda de la pantalla. Coloca
el cursor y haz clic sobre el botón Inicio se despliega un menú; al colocar el cursor sobre Todos los
programas, aparece otra lista con los programas que hay instalados en tu ordenador; coloca el
puntero del ratón sobre la carpeta con el nombre Microsoft Office y haz clic sobre Microsoft
Excel, y se iniciará el programa.

lj Juegos
lj Mantel'llmiento
lj Microsoft Lif,ú1m
lj Microsoft Office
@ Microsoft Access 2010 Documentos
00 Microsoft Excel 2010
(I] Microsoft lnfoPath Oesigner 2010 lmág,n�
(I] Microsoft lnfoPath Filler 2010
Música
(N] Microsoft OneNote 2010
(!!] Microsoft Outlook 2010
Juegos
(!] Microsoft PowerPoint 2010

1
@ Microsoft Publisher 2010
Equipo
00 Microsoft SharePoint Workspace 201
@] Microsoft Visio 2010
P.:mel de control
� Microsoft Word 2010

[Link] Herramientas de Microsoft Ottrce 20¡= Dispositivos e impresoras

� Motilla Fircfox
¡j NCH Software Suite Program.,s predeterminados
¡j SharePoint
¡j Universal Oocument Converter Ayuda y soporte técnico
� VideolAN
ij Windows Lwe

◄ [Link]

1
Bu seor progromos y orchrvos PI
11
Desde el icono de Excel del escritorio.

�
Mi crosoft Exc el
2010

Puedes iniciar Excel 2010 ahora para ir probando todo lo que te explicamos.

Para cerrar Excel 2010, puedes utilizar cualquiera de las siguientes operaciones:

Hacer clic en el botón cerrar 1: f¾I, este botón se encuentra situado en la parte superior derecha
de la ventana de Excel.

6
(i btiil( [Link]
También puedes pulsar la combinación de teclas ALT+F4, con esta combinación de teclas cerrarás
la ventana que tengas activa en ese momento.
1

Hacer clic sobre el menú P.M&l·F y elegir la opción i;jj '>alir �0>---�
.

1.2. La pantalla inicial

Al iniciar Excel aparece una pantalla inicial como ésta, vamos a ver sus componentes
fundamentales, así conoceremos los nombres de los diferentes elementos y será más fácil
entender el resto del curso. La pantalla que se muestra a continuación (y en general todas las de
este curso) puede no coincidir exactamente con la que ves en tu ordenador, ya que cada usuario
puede decidir qué elementos quiere que se vean en cada momento, como veremos más adelante.

Barra de herramientas de Barra de Barra de menús

acceso rápido Título
J, J,
llli�. 11 •:_ln-,-r, t-,---}1, .-ñ', ."'o-,- , -�;l::::::1:.,u.:.,.: : :M:::i<_•:: R .-.,---V-
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D E F' \ G H 1 -
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1 I 1
2
3
Banda de opciones
4
Banda de formulas
5
6 •
7
8
9 Barras de desplazamiento :!Ji
10 Barra de etiquetas -
11
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13
14 ' I ' I .
1◄ ◄ ► ►11 Hoial /Hola2 _, Hota3 ti 1 111 ◄ 1

--. ►
1

Listo 1 1 ,= llfU"I (::) 1.1 í.!)

Barra de estado
T Vistas Zoom
T

7
(i btiil( [Link]
1.3. La ficha Archivo

Haciendo clic en la pestaña Archivo que se encuentra en la

parte superior izquierda de la pantalla podrás desplegar un
menú desde donde podrás ver las acciones que puedes realizar liil Guardar

sobre el documento, incluyendo Guardar, Imprimir o crear lii!. Guardar como

uno Nuevo.
� Abrir
A este menú también puedes acceder desde el modo de acceso
LJ"' Cerrar

--
por teclado tal y como veremos en la Cinta de opciones.
ínícrmación
Contiene dos tipos básicos de elementos:

Los que muestran un panel justo a la derecha con más Reciente

opciones, ocupando toda la superficie de la ventana Excel.
Como Información o Imprimir. Al situar el cursor sobre las Nuevo
opciones de este tipo observarás que tienen un efecto verde
oscuro. El color permanecerá al hacer clic para que sepas qué Imprimir
panel está activo.
Guardar y enviar
Los que abren un cuadro de diálogo. Como Abrir, o Guardar
como. Al situar el cursor sobre las opciones de este tipo Ayuda
observarás que tienen un efecto verde claro. El color sólo
permanece mientras el cursor está encima, ya que al hacer clic, � Opciones

el propio cuadro de diálogo abierto muestra el nombre de la � Salir

acción en su barra de título.

Para cerrar la ficha Archivo y volver al documento pulsamos ESC o hacemos clic en
otra pestaña.

1.4. Las barras

La barra de título

Librol - Microsoft Excel 1 =i@) I' &r/l

Contiene el nombre del documento sobre el que se está trabajando en ese momento.
Cuando creamos un libro nuevo se le asigna el nombre provisional Libro1, hasta que lo
guardemos y le demos el nombre que queramos. En el extremo de la derecha están los
botones para minimizar GJ, maximizar y cerrar 1: f3 .

La barra de acceso rápido

La barra de acceso rápido contiene las operaciones más habituales de Excel

como Guardar , Deshacer o Rehacer .

8
(i btiil( [Link]
Esta barra puede personalizarse para añadir todos los botones que quieras. Para ello haz
clic en una opción y aparecerá marcada. De igual forma, si vuelves a hacer clic sobre ella
se eliminará de la barra. Si no encuentras la opción en la lista que te propone, puedes
seleccionar Más comandos....

Inicio Personalizar barra de [Link] de acceso rápido

Nuevo
Cali
Abrilí
Pegar
N0 Guardar

Portapap .. , � Correo electrónico

D10 Impresión rápida

Vista preümtnar
A
1 o Ortografía

2 0 Deshacer

3 0 Rehacer
4 Orden ascendente
5 Orden descendente
6 Abrir archivo reciente
7
Más comandos ...
8
[Link] debajo de la cinta de opciones
'9

La cinta de opciones

,: . w
ln�fd&i FlHll'lulac� [Link] Á(rOb�I

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_J -ti.
¡¡ C&1ibri 11 --�¡g
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C�ld;sJ
a. , Ordnw,r EIUHilr!f'
flllfar • StlUdoMr
M,:;idr11(JU
T

La cinta de opciones es uno de los elementos más importantes de Excel, ya que

contiene todas las opciones del programa organizadas en pestañas. Al pulsar sobre
una pestaña, accedemos a la ficha.

Las fichas principales son Inicio, Insertar, Diseño de

página, Fórmulas, Datos, Revisar y Vista. En ellas se encuentran los distintos botones
con las opciones disponibles.

Pero además, cuando trabajamos con determinados elementos, aparecen otras de forma
puntual: las fichas de herramientas. Por ejemplo, mientras tengamos seleccionado un
gráfico, dispondremos de la ficha Herramientas de gráficos, que nos ofrecerá botones
especializados para realizar modificaciones en los gráficos.

9
(i btiil( [Link]
Pulsando la tecla ALT entraremos en el modo de acceso por teclado. De esta forma
aparecerán pequeños recuadros junto a las pestañas y opciones indicando la tecla (o
conjunto de teclas) que deberás pulsar para acceder a esa opción sin la necesidad del
ratón.

Dntfto©PIQIN fo�,
_ tMI_ w
OJ!lli
·� '1'¡,'r 'º�'""' � ..
IS' 11.J Pora1110 <on�I • ..i- lnmtlf • � •
K§•A· •··· iil.
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000 • 011 fOIIMIO (O.O U1CUI • � fllimtnlt • ,i) •
<l>·á· � Eit1Jo1 dt u-Ida• fil FOf•IIO • ..2. •
Ordtnlf 8US<M J
r hltra.r • 1rl«<1on.w •
Port¡pap, fUtnlt Nuatto fst11os Ct�S Moddl(lf

Las opciones no disponibles en el momento actual se muestran con números

semitransparentes. Para salir del modo de acceso por teclado vuelve a pulsar la
tecla ALT.

Si haces doble clic sobre cualquiera de las pestañas, la barra se ocultará, para disponer
de más espacio de trabajo. Las opciones volverán a mostrarse en el momento en el que
vuelvas a hacer clic en cualquier pestaña. También puedes mostrar u ocultar las cintas
desde el botón con forma de flecha, que encontrarás en la zona derecha superior .

La barra de fórmulas

E22

Nos muestra el contenido de la celda activa, es decir, la casilla donde estamos

situados. Cuando vayamos a modificar el contenido de la celda, dicha barra variará
ligeramente, pero esto lo estudiaremos más adelante.

La barra de etiquetas

◄ ◄ ► ►I 1
1 Hojal /Hoja2 /Hoja3 &/
Permite movernos por las distintas hojas del libro de trabajo.

Las barras de desplazamiento

◄ 1111
►
Permiten movernos a lo largo y ancho de la hoja de forma rápida y sencilla,
simplemente hay que desplazar la barra arrastrándola con el ratón, o hacer clic en los
triángulos.

10
(i btiil( [Link]
La barra de estado
1
Listo
1

Indica en qué estado se encuentra el documento abierto, y posee herramientas para

realizar zoom sobre la hoja de trabajo, desplazando el marcador o pulsando los botones
+ y -. También dispone de tres botones para cambiar rápidamente de vista (forma en
que se visualiza el libro). Profundizaremos en las vistas más adelante.

1.5. La ayuda

Tenemos varios métodos para obtener Ayuda con Excel.

Un método consiste en utilizar la Cinta de opciones, haciendo clic en

el interrogante:

Otro método consiste en utilizar la tecla F1 del teclado. Aparecerá la ventana de ayuda
desde la cual tendremos que buscar la ayuda necesaria.

11
(i btiil( [Link]

Capítulo 2: Empezando a trabajar con Excel

2.1 Conceptos Básicos de Excel

Libro de trabajo

Un libro de trabajo es el archivo que creamos con Excel, es decir, todo lo que hacemos
en este programa se almacenará formando el libro de trabajo.

Los libros de trabajo de Excel tienen la extensión .XLSX para que el ordenador los
reconozca como tal.

Cuando se inicia una sesión de Excel automáticamente se abre un nuevo libro de

trabajo con el nombre provisional de Libro1. Esto lo puedes comprobar en la pantalla de
Excel, en la barra de título en la parte superior de la ventana verás como pone Libro1 -
Microsoft Excel.

Librol - Microsoft Exccl l=l@JIW? '1

Cada vez que empezamos un nuevo trabajo con Excel el número del libro irá variando
dependiendo de cuántos se hayan creado en esta sesión. Así si empezamos otro trabajo,
el nombre que se asigna será Libro2, el siguiente Libro3, y así sucesivamente.

Cuidado que el nombre asignado sólo sirve como referencia para identificar los trabajos
mientras no se hayan guardado, en ningún caso significa que el archivo ya se encuentra
guardado.

Un libro de trabajo está formado por varias hojas, en principio constará de 3 hojas aunque
el número de éstas puede variar entre 1 y 255, Si miras en la parte inferior de la ventana
de Excel encontrarás las diferentes hojas del libro de trabajo, cada una de ellas
nombradas de la forma Hoja1, Hoja2...

◄ ◄ ► ►I
I
1
Hojal /Hoja2 /Hoja3 m/
Los libros de trabajo son una gran herramienta de organización, ya que por ejemplo todas
las hojas referidas a un mismo proyecto o trabajo podrían agruparse en un sólo libro.

Hoja de cálculo

La hoja de cálculo es uno de los distintos tipos de hojas que puede contener un libro de
trabajo. Es una herramienta muy útil paratodas aquellas personas que trabajen con
gran cantidad de números y necesiten realizar cálculos u operaciones con ellos.

Es como una gran hoja cuadriculada formada por 16384 columnas y 1.048.576 filas.

Las hojas de cálculo están formadas por columnas y filas.

12
(i btiil( [Link]
Una columna es el conjunto de celdas seleccionadas verticalmente.
Cada columna se nombra por letras, por ejemplo A, B, C,.......AA, AB,........IV.

A B e D E ]
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11

Cada fila se numera desde 1 hasta 1.048.576 y es la selección horizontal de un conjunto

de celdas de una hoja de datos.

A B e D E
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11

La intersección de una columna y una fila se denominan Celda y se nombra con el

nombre de la columna a la que pertenece y a continuación el número de su fila, por
ejemplo la primera celda pertenece a la columna A y la fila 1 por lo tanto la celda se llama
A1. Si observas la ventana de Excel podrás comprobar todo lo explicado anteriormente.

Cuando el cursor está posicionado en alguna celda preparado para trabajar con ésta,
dicha celda se denomina Celda activa y se identifica porque aparece más remarcada que
las demás.

De igual forma tenemos la fila activa, fila donde se encuentra la celda activa y columna
activa, columna de la celda activa.

Otro concepto muy importante en una hoja de cálculo es el de Rango, que es un bloque
rectangular de una o más celdas que Excel trata como una unidad. Los rangos son vitales
en la Hoja de Cálculo, ya que todo tipo de operaciones se realizan a base de rangos. Más
adelante veremos las distintas formas de definir un rango.

13
(i btiil( [Link]
2.2. Movimiento rápido en la hoja

Tan solo una pequeña parte de la hoja es visible en la ventana de documento. Nuestra
hoja, la mayoría de las veces, ocupará mayor número de celdas que las visibles en el
área de la pantalla y es necesario moverse por el documento rápidamente.

Cuando no está abierto ningún menú, las teclas activas para poder desplazarse a
través de la hoja son:

MOVIMIENTO TECLADO

Celda Abajo FLECHA ABAJO

Celda Arriba FLECHA ARRIBA

Celda Derecha FLECHA DERECHA

Celda Izquierda FLECHA IZQUIERDA

Pantalla Abajo AVPAG

Pantalla Arriba REPAG

Celda A1 CTRL+INICIO

Primera celda de la columna activa FIN FLECHA ARRIBA

Última celda de la columna activa FIN FLECHA ABAJO

Primera celda de la fila activa FIN FLECHA IZQUIERDA o INICIO

Última celda de la fila activa FIN FLECHA DERECHA

Otra forma rápida de moverse por la hoja cuando se conoce con seguridad la celda
donde se desea ir es escribir su nombre de columna y fila en el cuadro de nombres a la
izquierda de la barra de fórmulas:

111 ti-1
Por ejemplo, para ir a la celda DF15 deberás escribirlo en la caja de texto y pulsar la
tecla INTRO.

Aunque siempre puedes utilizar el ratón, moviéndote con las barras de

desplazamiento para visualizar la celda a la que quieres ir, y hacer clic sobre ésta.

14
(i btiil( [Link]
2.3. Movimiento rápido en el libro

Dentro de nuestro libro de trabajo existen varias hojas de cálculo. Por defecto aparecen 3
hojas de cálculo aunque el número podría cambiarse.

En este apartado trataremos los distintos métodos para movernos por las distintas
hojas del libro de trabajo.

Empezaremos por utilizar la barra de etiquetas.

I◄ ◄ ► ►1 J
Hojal /Hoja2 /Hoja3 Z!;í_/
Observarás como en nuestro caso tenemos 3 hojas de cálculo, siendo la hoja activa, es
decir, la hoja en la que estamos situados para trabajar, la Hoja1.

Haciendo clic sobre cualquier pestaña cambiará de hoja, es decir, si haces clic sobre la
pestaña Hoja3 pasarás a trabajar con dicha hoja.

Si el número de hojas no caben en la barra de etiquetas, tendremos que hacer uso de los
botones de la izquierda de dicha barra para visualizarlas:

I ◄ Para visualizar a partir de la Hoja1.

◄ Para visualizar la hoja anterior a las que estamos visualizando.

► Para visualizar la hoja siguiente a las que estamos visualizando.

► Para visualizar las últimas hojas.
I

Una vez visualizada la hoja a la que queremos acceder, bastará con hacer clic sobre la
etiqueta de ésta.

Si todas las hojas del libro de trabajo caben en la barra, estos botones no tendrán ningún
efecto.

También se pueden utilizar combinaciones de teclas para realizar desplazamientos

dentro del libro de trabajo, como pueden ser:

MOVIMIENTO TECLADO

Hoja Siguiente CTRL+AVPAG

Hoja Anterior CTRL+REPAG

15
(i btiil( [Link]
2.4. Introducir datos

En cada una de las celdas de la hoja, es posible introducir textos, números o fórmulas.
En todos los casos, los pasos a seguir serán los siguientes:

Situar el cursor sobre la celda donde se van a introducir los datos y teclear los datos que
desees introducir.

Aparecerán en dos lugares: en la celda activa y en la Barra de Fórmulas, como puedes

observar en el dibujo siguiente:

� (
1
Al X v' f,. Esto es una prueba
A 1 B e D E
1 Esto es una �rueba

Para introducir el valor en la celda puedes utilizar cualquiera de los tres métodos que te
explicamos a continuación:

INTRO: Se valida el valor introducido en la celda y además la celda activa pasa a ser la
que se encuentra justo por debajo.

TECLAS DE MOVIMIENTO: Se valida el valor introducido en la celda y además la celda

activa cambiará dependiendo de la flecha pulsada, es decir, si pulsamos FLECHA
DERECHA será la celda contigua hacia la derecha.

CUADRO DE ACEPTACIÓN: Es el botón v' de la barra de fórmulas, al hacer clic

sobre él se valida el valor para introducirlo en la celda pero la celda activa seguirá
siendo la misma.

Si antes de introducir la información cambias de opinión y deseas restaurar el contenido

de la celda a su valor inicial, sólo hay que pulsar la tecla Esc del teclado o hacer clic sobre
el botón Cancelar X de la barra de fórmulas. Así no se introducen los datos y la celda
seguirá con el valor que tenía.

Si hemos introducido mal una fórmula posiblemente nos aparezca un recuadro dándonos
información sobre el posible error cometido, leerlo detenidamente para comprender lo que
nos dice y aceptar la corrección o no.

Otras veces la fórmula no es correcta y no nos avisa, pero aparecerá algo raro en la
celda, comprobar la fórmula en la barra de fórmulas para encontrar el error.

En ocasiones, es posible que nos interese introducir varias líneas dentro de una
misma celda, pero al pulsar INTRO para realizar el salto de línea lo que ocurre es que se
valida el valor y pasamos a la celda inferior. Para que esto no ocurra deberemos
pulsar ALT+INTRO.

16
(i btiil( [Link]
2.5. Modificar datos

Se puede modificar el contenido de una celda al mismo tiempo que se esté escribiendo o
más tarde, después de la introducción.

Si aún no se ha validado la introducción de datos y se comete algún error, se puede

modificar utilizando la tecla Retroceso del teclado para borrar el carácter situado a la
izquierda del cursor, haciendo retroceder éste una posición. No se puede utilizar la tecla
FLECHA IZQUIERDA porque equivale a validar la entrada de datos.

Si ya se ha validado la entrada de datos y se desea modificar, Seleccionaremos

la celda adecuada, después activaremos la Barra de Fórmulas pulsando la tecla F2 o
iremos directamente a la barra de fórmulas haciendo clic en la parte del dato a modificar.

La Barra de Estado cambiará de Listo a Modificar.

En la Barra de Fórmulas aparecerá el punto de inserción o cursor al final de la misma,

ahora es cuando podemos modificar la información.

Después de teclear la modificación pulsaremos INTRO o haremos clic sobre el

botón Introducir .

Si después de haber modificado la información se cambia de opinión y se desea restaurar

el contenido de la celda a su valor inicial, sólo hay que pulsar la tecla Esc del teclado o
hacer clic sobre el botón Cancelar de la barra de fórmulas. Así no se introducen los
datos y la celda muestra la información que ya tenía.

Si se desea reemplazar el contenido de una celda por otro distinto, se selecciona la celda
y se escribe el nuevo valor directamente sobre ésta.

2.6. Tipos de datos

En una Hoja de cálculo, los distintos TIPOS DE DATOS que podemos introducir son:

VALORES CONSTANTES, es decir, un dato que se introduce directamente en una celda.

Puede ser un número, una fecha u hora, o un texto.

FÓRMULAS, es decir, una secuencia formada por: valores constantes, referencias a otras
celdas, nombres, funciones, u operadores. Es una técnica básica para el análisis de
datos. Se pueden realizar diversas operaciones con los datos de las hojas de cálculo
como +, -, *, /, Sen, Cos, etc. En una fórmula se pueden mezclar constantes, nombres,
referencias a otras celdas, operadores y funciones. La fórmula se escribe en la barra de
fórmulas y debe empezar siempre por el signo =.

17
(i btiil( [Link]
2.7. Errores en los datos

Cuando introducimos una fórmula en una celda puede ocurrir que se produzca un error.
Dependiendo del tipo de error puede que Excel nos avise o no.

Microsoft Office Excel

Error en la fórmula introducida. illesea aceptar la corrección propuesta?

=A3

• Para aceptar la corrección, haga die en Sí.

• Para cerrar este mensaje y corregir la fórmula manualmente, haga die en No.

No

• Cuando nos avisa del error, el cuadro de diálogo que aparece tendrá un aspecto similar
al que ves a la derecha:

Nos da una posible propuesta que podemos aceptar haciendo clic sobre el botón Sí o
rechazar utilizando el botón No.

Dependiendo del error, mostrará un mensaje u otro.

• Podemos detectar un error sin que nos avise cuando aparece la celda con un símbolo

en la esquina superior izquierda tal como esto: t ol .

Al hacer clic sobre el símbolo aparecerá un cuadro como <I> que nos permitirá saber más
sobre el error.

Dependiendo del tipo de error, al hacer clic sobre el cuadro anterior se mostrará un
cuadro u otro, siendo el más frecuente el que aparece a continuación:

1 f#lNOMBRE?■;,-================,
<l> �
2
Error de nombre no válido
3
A!,'u da sobre este error
4
5 Mostrar pa�os de cálculo..

5 Omitis enor
7 Modificar en la _barra de fórmulas
g
Opciones de comprobación de errores.¿
q

18
(i btiil( [Link]
Este cuadro nos dice que la fórmula es incoherente y nos deja elegir entre diferentes
opciones. Posiblemente el error sea simplemente que la fórmula de la celda no tiene el
mismo aspecto que todas las demás fórmulas adyacente (por ejemplo, ésta sea una resta
y todas las demás sumas).

Si no sabemos qué hacer, disponemos de la opción Ayuda sobre este error.

Si lo que queremos es comprobar la fórmula para saber si hay que modificarla o no,
podríamos utilizar la opción Modificar en la barra de fórmulas.

Si la fórmula es correcta, se utilizará la opción Omitir error para que desaparezca el

símbolo de la esquina de la celda.

o Puede que al introducir la fórmula nos aparezca como contenido de la celda #TEXTO ,
siendo TEXTO un valor que puede cambiar dependiendo del tipo de error. Por ejemplo:

##### se produce cuando el ancho de una columna no es suficiente o cuando se utiliza

una fecha o una hora negativa.

#¡NUM! cuando se ha introducido un tipo de argumento o de operando incorrecto, como

puede ser sumar textos.

#¡DIV/0! cuando se divide un número por cero.

#¿NOMBRE? cuando Excel no reconoce el texto de la fórmula.

#N/A cuando un valor no está disponible para una función o fórmula.

#¡REF! se produce cuando una referencia de celda no es válida.

#¡NUM! cuando se escriben valores numéricos no válidos en una fórmula o función.

#¡NULO! cuando se especifica una intersección de dos áreas que no se intersectan.

También en estos casos, la celda, como en el caso anterior, contendrá además un

símbolo en la esquina superior izquierda tal como:

[•
lli DIV /O! :l . Este símbolo se
utilizará como hemos visto antes.

19
(i btiil( [Link]

Capítulo 3: Operaciones con archivos

Vamos a ver las operaciones referentes a archivos como abrir, nuevo, guardar, guardar
como y cerrar para poder manejarlas sin problemas a la hora de trabajar con libros de
trabajo de Excel. Básicamente todas estas operaciones se encuentran en el
menú Archivo.

3.1. Guardar un libro de trabajo

Cuando empezamos a crear un libro de trabajo y queremos poder recuperarlo en otra

ocasión para modificarlo, imprimirlo, en fin, realizar cualquier operación posterior sobre
éste, tendremos que almacenarlo en alguna unidad de disco, esta operación se
denomina Guardar..

Existen dos formas de guardar un libro de trabajo:

1. Guardar como. Cuando se guarda un archivo por primera vez, o se guarda una copia
de uno existente.

2. Guardar. Cuando guardamos los cambios que haya podido sufrir un archivo,
sobrescribiéndolo.

Para almacenar el archivo asignándole un nombre:

Haz clic el menú Archivo y elige la opción Guardar como...

Inicio Insertar

Q Guardar

� Guardar como
�________,�
:J
t'5 Abrir

�"' Cerrar

Aparecerá el siguiente cuadro de diálogo:

00 G�rd•• como
00•1;.a ► 8obll0!.KI$ ►
- •] 't 11 8uscor8ob/JQtecoi

Or91mur •
¡-
00 M1cro,oft Excel Bibliotecas

*
Abra una b1bholtt1 para v� ,u, uchovo,y organictl<l'.'l por carpd.a, fttha ..

Favorito,
� 0Hcugas j�
� Bobl,oteu
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m Escntcno
91 Siti01a r«Í<,ntn t'"� Imágenes
�B,bholtta

':A B•bloote<:as
1�
�
Ql Documtntos MO""
B,bl,ottu
�[Link]

liomb,t de archivo: l,brol

I,po: l libro de b:cel

Autor� UPA Et,qud.1<: Agregar una du1um

� Gu1,d1r m1n,1tur1

• Ocultar carpd.1, .(iua<dar 1 1 Cancelar

1 20 1
(i btiil( [Link]
Si el fichero ya existía, es decir ya tenía un nombre, aparecerá en el recuadro Nombre de
archivo su antiguo nombre, si pulsas el botón Guardar, sin indicarle una nueva ruta de
archivo, modificaremos el documento sobre el cual estamos trabajando. Por el contrario si
quieres crear otro nuevo documento con las modificaciones que has realizado, sin
cambiar el documento original tendrás que seguir estos pasos:

Selecciona la carpeta donde vas a grabar tu trabajo. Para ello deberás utilizar el
explorador que se incluye en la ventana.

En el recuadro Nombre de archivo, escribe el nombre que quieres ponerle a tu archivo.

Y por último haz clic sobre el botónGuardar.

Para guardar los cambios realizados sobre un archivo:

Selecciona la opción Guardar del menú Archivo

• Inicio Insertar

i;;¡ Guardar LJ
� Guardar como

. ft5 Abrir

O bien, haz clic sobre el botón Guardar de la Barra de Acceso Rápido. También
puedes utilizar la combinación de teclas Ctrl+G.

Si tratamos de guardar un archivo que aún no ha sido guardado nunca, aparecerá el

cuadro de diálogo Guardar como... que nos permitirá darle nombre y elegir la ruta donde
lo vamos a guardar.

3.2 Cerrar un libro de trabajo

Una vez hayamos terminado de trabajar con un archivo, convendrá salir de él para no
estar utilizando memoria inútilmente. La operación de salir de un documento recibe el
nombre de Cierre del documento. Se puede cerrar un documento de varias formas.

Una de ellas consiste en utilizar el menú Archivo

Selecciona el menú Archivo y elige la opción Cerrar.

L].., Cerrar t0
En caso de detectar un archivo al cual se le ha realizado una modificación no
almacenada, Excel nos avisará de ello mostrándonos un cuadro de diálogo que nos dará
a escoger entre tres opciones:

21
(i btiil( [Link]

Microsoft Excel
1.;;p¡;.1

IDesea guardar los cambios efectuados en

Planning_Excel2010, xlsx'?

1 Guardar ! 1 ['!o guardar 1 1 Cancelar

-

Cancelar: El archivo no se cierra.

Guardar: Se guardan los cambios y luego se cierra el archivo. Si aún no se había

guardado aparecerá el cuadro Guardar como para asignarle un nombre y ubicación.

No guardar: Se cierra el archivo sin guardar los cambios realizados desde la última vez
que guardamos.

Otra forma consiste en utilizar el botón Cerrar de la barra de menú, que está justo
debajo del botón que cierra Excel.

Si lo que cierras es la aplicación, ya sea desde el menú M@:11+1 o desde el

botón Cerrar 1: f¼! , se cerrarán todos los libros que tengas abiertos, en caso de que
estés trabajando con más de uno. El funcionamiento será el mismo, si algún libro no ha
guardado los cambios se mostrará el mismo cuadro de diálogo para preguntarnos si
queremos guardarlos.

3.3. Empezar un nuevo libro de trabajo

Cuando entramos en Excel automáticamente se inicia un libro de trabajo vacío, pero

supongamos que ya estamos trabajando con un documento y queremos crear otro libro
nuevo. Ésta operación se denomina Nuevo.

Para empezar a crear un nuevo libro de trabajo, deberás seguir los siguientes pasos:

Selecciona el menú Archivo y elige la opción Nuevo.

O bien utilizar la combinación de teclas CTRL+U.

Se mostrará, a la derecha del menú, un conjunto de opciones:

22
(i btiil( [Link]
Librol - M1nosoft Excel

!meto [Link] 01uño de pó!gma Fórmulas Datos Rn11ar Vista

Q Guardar
Pl�ntillH disponibles libro en bl�nco
ltJ, [Link] como
+ � lnlcío
�Abrir

[;J� Cerrar

Información

Reciente Libro en blanco Plant,Has Plantillas de

recientes ejemplo

Nuevo

Imprimir

Guardar y enviar Mis plantillas Nuevo a partir de

exlsteote

Ayuda Plantillas de [Link] !Buscar plant,!las en [Link] +

t:) Opcionn

E'j Salir

Agendas Calendarios Diseño de fondo

D
(rt"ar

Facturas Horarios Informes

Lo habitual será seleccionar Libro en blanco en la lista de opciones y a continuación

hacer clic en Crear, en el panel situado más a la derecha.

3.4. Abrir un libro de trabajo ya existente

Si queremos recuperar algún libro de trabajo ya guardado, la operación se

denomina Abrir.

Para abrir un archivo ya existente selecciona la opción Abrir del menú Archivo.

MM:11 1·1
1
Inicio Ins e

!;;! Guardar

fi!, Guardar como

Id' Abrir :1
�____,h¡__J
Se abrirá un asistente de exploración similar al de la opción guardar.

Explora tus carpetas hasta encontrar el libro que te interesa, selecciónalo con un clic y
después pulsa el botón Abrir.

Si en la carpeta donde se encuentra el archivo que buscas hay muchos otros archivos,
puedes optar por escribir el Nombre de archivo en el recuadro. A medida que vayas

23
(i btiil( [Link]
escribiendo, se mostrará un pequeño listado de los archivos que coincidan con los
caracteres introducidos. Simplemente haz clic sobre él.

Nota: La forma de explorar las carpetas puede variar en función del sistema operativo que
utilices.

Otra forma disponible también para abrir un documento, consiste en utilizar una lista de
documentos abiertos anteriormente.

Selecciona Reciente en el menú Archivo y haz clic sobre el que quieras abrir. Se
mostrarán ordenados por fecha de última utilización, siendo el primero el más
recientemente utilizado.
Lrbrel. - Microsoft Excel

lnk10 lnurtar 01seño de [Link] Fo1mula1 Datos Rn111r Vht1

Q Guardar
Libros recientes Lug;ares recientes
fil Guardar (OfflO

�Abrir
�
Bue Excel
l:\CCEE\MANUALES J MANUALES
nCCEE\MANUALES

�:J Cerrar PLANEACION CURSOS � PLAN DE ESTUDIOS

� l:\CCEE\PLAN DE ESTUDIOS 11...i l:\CCEE\PLAN DE ESTUDIOS
Información
�
rtudenb_r.rlmgs {l)
C:\Users\UPA\Oownloads J Oownloads
(;\Users\UPA\Oownlo1ds
Reciente
�
rtudimts_ratings
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l:\CCEE
Nuevo

�
CRONOLOGIA
l;\CCEE\PLAN DE ESTUDIOS J Deslctop
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(a') CRONOLOGIA
l:\CCEE i3 PLAN DE ESTUDIOS
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PLANEACION CURSOS
i::I Opciones � P.\CCEE\[Link] DE ESTUDIOS

íJ s,11,

□ Obtener acceso rjpido a este número de libros recientes: ------=-- 2:3' Recupere libros no guardados

Si quieres que un documento se muestre siempre en la lista de Libros recientes haz clic
sobre la chincheta que se encuentra a su derecha. Esto lo fijará en la lista hasta que
lo vuelvas a desactivar.

24
[lij b,iil( [Link]

Capítulo 4: Manipulando celdas

Vamos a ver los diferentes métodos de selección de celdas para poder modificar el
aspecto de éstas, así como diferenciar entre cada uno de los métodos y saber elegir el
más adecuado según la operación a realizar.

4.1. Selección de celdas

Antes de realizar cualquier modificación a una celda o a un rango de celdas con Excel
2010, tendremos que seleccionar aquellas celdas sobre las que queremos que se realice
la operación. A continuación encontrarás algunos de los métodos de selección más
utilizados.

Te recomendamos iniciar Excel 2010 ahora para ir probando todo lo que te explicamos.

A la hora de seleccionar celdas es muy importante fijarse en la forma del puntero del ratón
para saber si realmente vamos a seleccionar celdas o realizar otra operación. La forma
del puntero del ratón a la hora de seleccionar celdas consiste en una cruz gruesa

blanca, tal como se ve a continuación: [j o i]

.

Selección de una celda: Sólo tienes que hacer clic sobre ella.

Selección de un rango de celdas:

D
Para seleccionar un conjunto de celdas adyacentes, pulsar el botón izquierdo del ratón
en la primera celda a seleccionar y mantener pulsado el botón del ratón mientras
se arrastra hasta la última celda a seleccionar, después soltarlo y verás como las celdas
seleccionadas aparecen con un marco alrededor y cambian de color.

También puedes indicar un rango a seleccionar, es decir, seleccionar de la celda X a la

celda Y. Haz clic sobre una celda, mantén pulsada la tecla Mayus (SHIFT) y luego pulsa
la otra.

Selección de una columna: Hacer clic en el identificativo superior de la columna a

J

seleccionar. B

Selección de una fila: Hacer clic en el identificativo izquierdo de la fila.

ffi
■
----L----

25
(i btiil( [Link]
Selección de una hoja entera:

A B
1
t
2
3
t
4
t
5

Hacer clic sobre el botón superior izquierdo de la hoja situado entre el indicativo de la
columna A y el de la fila 1 o pulsar la combinación de teclas Ctrl + E.

Si realizamos una operación de hojas como eliminar hoja o insertar una hoja, no hace
falta seleccionar todas las celdas con este método ya que el estar situados en la hoja
basta para tenerla seleccionada.

4.2. Añadir a una selección

Muchas veces puede que se nos olvide seleccionar alguna celda o que
queramos seleccionar celdas NO contiguas, para ello se ha de realizar la nueva
selección manteniendo pulsada la tecla CTRL.

Este tipo de selección se puede aplicar con celdas, columnas o filas. Por ejemplo
podemos seleccionar una fila y añadir una nueva fila a la selección haciendo clic sobre el
indicador de fila manteniendo pulsada la tecla CTRL.

4.3. Ampliar o reducir una selección

Si queremos ampliar o reducir una selección ya realizada siempre que la selección sea
de celdas contiguas, realizar los siguientes pasos, manteniendo pulsada la
tecla MAYÚS, hacer clic donde queremos que termine la selección.

4.4. Copiar celdas utilizando el Portapapeles

La operación de copiar duplica una celda o rango de celdas a otra posición. Cuando
utilizamos el portapapeles entran en juego 2 operaciones Copiar y Pegar. La operación
de Copiar duplicará las celdas seleccionadas al portapapeles de Windows y Pegar copia
la información del portapapeles a donde nos encontramos situados.

Para copiar unas celdas a otra posición, tenemos que hacerlo en dos tiempos:

En un primer tiempo copiamos al portapapeles las celdas a copiar:

Selecciona las celdas a copiar y pulsa CTRL + C. O bien selecciónalas y haz clic en el
botón Copiar de la barra Inicio.

26
(i btiil( [Link]

[o�
Pegar
•

Portapap
r J;;op1ar

Copiar como 1magen ...

Observarás como aparece una línea punteada que la información que se ha copiado en el
portapapeles.

Además, en la versión Excel 2010 se ha incluido una pequeña flecha que permite
seleccionar la forma en que queremos copiar los datos. Si elegimos Copiar como
imagen, aparecerá un pequeño cuadro que nos permite convertir los datos seleccionados
en una única imagen.

Copiar imagen 1 'il 1�1

Apariencia

@tomo. en .�ntalla!
i:E) Como en impresora

Formato

@ [magen
e) !1•P" de bits

Aceptar 1 [ Cancelar

En un segundo tiempo las trasladamos del portapapeles a la hoja:

Sitúate sobre la celda donde quieras insertar los datos copiados en el portapapeles. Y haz
clic en la opción Pegar de la barra Inicio, o bien pulsa la combinación de teclas Ctrl+V.

IM:ih 41 [nicio

-i
��·
Pe?ar
(!
Portapapeles �

Excel 2010 extiende el área de pegado para ajustarlo al tamaño y la forma del área
copiada. La celda seleccionada será la esquina superior izquierda del área pegada. En
caso de que lo que quieras sea sustituir el contenido de unas celdas por la información
copiada, selecciónalas antes de pegar la información y se sobreescribirán.

Para quitar la línea de marca alrededor del área copiada, pulsar la tecla ESC del teclado.
Mientras tengas la línea de marca puedes volver a pegar el rango en otras celdas sin
necesidad de volver a copiar

27
(i btiil( [Link]

ia,.
Pe2ar
</
Calibri

Portapapel... íi Fuent•
C5

Portapapeles 5 de 24

[o!, Pegar todo ] [�

Borrar todo
]

Haga die en el elemento que desea

pegar:

it) Como estas

@ Hola

1 1
Opciones �

Con el Portapapeles podremos pegar hasta 24 objetos almacenados en él con sucesivas

copias.

Puedes acceder al Portapapeles haciendo clic en la pequeña flecha que aparece en la

parte superior derecha de la sección Portapapeles de la pestaña Inicio.

Esta barra tiene el aspecto de la figura de la derecha.

En nuestro caso puedes observar que hay 4 elementos, aunque indica que hay 18 de 24
objetos en el portapapeles.

Para pegar uno de ellos, hacer clic sobre el objeto a pegar.

[� J
Pegar todo
Para pegar todos los elementos a la vez, hacer clic sobre el botón .
[� J
Borrar todo
Y si lo que queremos es vaciar el Portapapeles, hacer clic sobre el botón .

Si no nos interesa ver la Barra del Portapapeles, hacer clic sobre su botón cerrar X del
panel o volver a pulsar el botón con el que lo mostramos.

Podemos también elegir si queremos que aparezca automáticamente esta barra o no a la

hora de copiar algún elemento. Para ello:
J J
Opciones �
Hacer clic sobre el botón .

28
(i btiil( [Link]
� O¡xiones T j
Mostrar aytC>máticamente el Portapapeles de Office
Mostrar Portapapeles de Office al presiona, Ctr!- C _g_C>s veces
ftecopillar sin mostrar el Porta papeles de Office

E] Mostrar el [cono del Portapapeles de Office en la baua de tareas

E] [Link] e,?Íado cerca de la barra de tareas al copiar

Seleccionar la opción Mostrar automáticamente el Portapapeles de Office, para activar

en caso de querer visualizarla automáticamente, o para desactivarla en caso contrario.

Al desplegar el botón de opciones también podemos activar algunas de las siguientes

opciones descritas a continuación:

Si activamos la opción Recopilar sin mostrar el Portapapeles de Office copiará el

contenido del portapapeles sin mostrarlo.

Si activamos la opción Mostrar el icono del Portapapeles de Office en la barra de

tareas aparecerá en la barra de tareas del sistema (junto al reloj del sistema) el icono del

portapapeles .

Si activamos la opción Mostrar estado cerca de la barra de tareas al copiar mostrará

en la parte inferior derecha de la ventana un mensaje informándote del número de
� Portapapetes 6 de 24
elementos copiados Elemento recopilado. .

4.5. Copiar celdas utilizando el ratón

Para duplicar un rango de celdas a otra posición dentro de la misma hoja, sin utilizar el
portapapeles, seguir los siguientes pasos:

1. Seleccionar las celdas a copiar.

2. Situarse sobre un borde de la selección y pulsar la tecla CTRL.

3. Observa como el puntero del ratón se transforma en E� J .

4. Manteniendo pulsada CTRL, pulsar el botón del ratón y manteniéndolo pulsado,

arrastrarlo hasta donde se quiere copiar el rango.

5. Observa como aparece un recuadro que nos indica dónde se situará el rango en
caso de soltar el botón del ratón.

6. Soltar el botón del ratón cuando estés donde quieres copiar el rango.

7. Soltar la tecla CTRL.

29
(i btiil( [Link]
4.6. Copiar en celdas adyacentes

Vamos a explicarte un método muy rápido para copiar en celdas adyacentes. Dicho
método utiliza el autorrelleno, a continuación te explicamos cómo utilizarlo y qué pasa
cuando las celdas que copiamos contienen fórmulas.

Para copiar un rango de celdas a otra posición siempre que ésta última
sea adyacente a la selección a copiar, seguir los siguientes pasos:

1. Seleccionar las celdas a copiar.

2. Situarse sobre la esquina inferior derecha de la selección que contiene un cuadrado

negro, es el controlador de relleno.

3. Al situarse sobre el controlador de relleno, el puntero del ratón se convertirá en una

cruz negra.

4. Pulsar entonces el botón del ratón y manteniéndolo pulsado, arrastrarlo hasta donde
quieres copiar el rango.

Observa como aparece un recuadro que nos indica dónde se situará el rango.

5. Soltar el botón del ratón cuando estés donde quieres copiar el rango.

6. Después de soltar el botón del ratón aparecerá en la esquina inferior derecha de las

celdas copiadas el icono de Opciones de autorrelleno .

Desplegando el botón podemos ver el Cuadro y elegir el tipo de copiado:

� .(;opiar celdas

O Rellenar formatos sólo

O Rellenar sin [Link]

Nota: Si no aparece el controlador de relleno podemos activarlo entrando en el

menú Archivo, Opciones, en la ficha Avanzadas activar la casilla Permitir arrastrar y
colocar el controlador de relleno y las celdas.

Cuando copiamos celdas con fórmulas que contienen referencias a otras celdas,
como por ejemplo =A2+3, la fórmula variará, dependiendo de donde vayamos a copiar la
fórmula, esto es porque las referencias contenidas en la fórmula son lo que denominamos
REFERENCIAS RELATIVAS son relativas a la celda que las contiene.

Así, si en la celda B3 tenemos la fórmula =A2+3 y copiamos la celda B3 a la celda B4,

esta última contendrá la fórmula =A3+3. A veces puede resultar incómoda la actualización

30
(i btiil( [Link]
anterior a la hora de trabajar y por ello Excel 2010 dispone de otros tipos de referencias
como son las ABSOLUTAS y las MIXTAS.

Para indicar una referencia absoluta en una fórmula tendremos que poner el signo $
delante del nombre de la fila y de la columna de la celda, por ejemplo =$A$2, y así
aunque copiemos la celda a otra, nunca variará la referencia.

Para indicar una referencia mixta, pondremos el signo $ delante del nombre de la fila o
de la columna, dependiendo de lo que queremos fijar, por ejemplo =$A2 o =A$2.

4.7. Pegado Especial

En algunas ocasiones nos puede interesar copiar el valor de una celda sin llevarnos la
fórmula, o copiar la fórmula pero no el formato o aspecto de la celda, es decir, elegir
los elementos del rango a copiar. Esta posibilidad nos la proporciona el Pegado especial.

Para utilizar esta posibilidad:

Copia las celdas, y luego, en vez de pulsar el botón Pegar de la pestaña Inicio, haz clic
en la pequeña flecha que hay bajo él. Se desplegará un menú con más opciones para
pegar. Deberás elegir Pegado especial....

Pegado especial

p-
@h'odo, CE) Todo !,lblizando el tema de oriOen
Pegar O Eórnws e, Todo e�cepto bordes
O Valo(es O Ancho de las [Link]
Pegar e, Formatos O Formatos de rúneros y fórmulas
illSl [Jx]� � e, �ornentarios
e, �alidación
15 Formatos de núneros y v�_lores
Todos los formatos condioonale:s de combnaoón

[!][El� Operación
@[:!ng<.na
Pegar valores
0.......-
8fiil� e, Rtstar
Otras opciones de pegado
E] Saltar !21ancos ['.'.'.] Ir ansponer

1 1 1 [ 1
Pega, vooJos Acep"" Cancela,
PegaQo especial. ..

Aparecerá el cuadro de diálogo Pegado especial en el que tendrás que activar las
opciones que se adapten al pegado que quieras realizar:

 Todo: Para copiar tanto la fórmula como el formato de la celda.

 Fórmulas: Para copiar únicamente la fórmula de la celda pero no el formato de

ésta.

 Valores: Para copiar el resultado de una celda pero no la fórmula, como tampoco
el formato.

31
(i btiil( [Link]
 Formatos: Para copiar únicamente el formato de la celda pero no el contenido.

 Comentarios: Para copiar comentarios asignados a las celdas (no estudiado en

este curso).

 Validación: Para pegar las reglas de validación de las celdas copiadas (no
estudiado en este curso).

 Todo excepto bordes: Para copiar las fórmulas así como todos los formatos
excepto bordes.

 Ancho de las columnas: Para copiar la anchura de la columna.

 Formato de números y fórmulas: Para copiar únicamente las fórmulas y todas

los opciones de formato de números de las celdas seleccionadas.

 Formato de números y valores: Para copiar únicamente los valores y todas los
opciones de formato de números de las celdas seleccionadas.

Pegar

Plegar vatores

��li]
otras opctones de pegado

Pega_g_o especial ...

Como hemos visto, al hacer clic sobre la flecha del botón aparece una lista desplegable
en la que, a parte de la opción Pegado especial, aparecen las opciones más importantes
de las vistas anteriormente.

Sólo tendremos que elegir el tipo de pegado.

32
(i btiil( [Link]
4.8 Mover celdas utilizando el Portapapeles

La operación de mover desplaza una celda o rango de celdas a otra posición. Cuando
utilizamos el portapapeles entran en juego dos operaciones Cortar y Pegar. La operación
de Cortar desplazará las celdas seleccionadas al portapapeles de Windows y Pegar
copia la información del portapapeles a donde nos encontramos situados.

ra ��
Pe2ar
<J
Portapapeles l'i

Para mover unas celdas a otra posición, sigue los siguientes pasos:

Seleccionar las celdas a mover.

Seleccionar la pestaña Inicio y hacer clic en el botón Cortar.

O bien, utiliza la combinación de teclado CTRL + X.

Observa como aparece una línea de marca alrededor de las celdas cortadas indicándonos
la información situada en el portapapeles.

A continuación seleccionar las celdas donde quieres que se sitúen las celdas cortadas (no
hace falta seleccionar el rango completo sobre el que se va a pegar, ya que si se
selecciona una única celda, Excel extiende el área de pegado para ajustarlo al tamaño y
la forma del área cortada. La celda seleccionada será la esquina superior izquierda del
área pegada).

Seleccionar la pestaña Inicio y haz clic en el botón Pegar.

O bien, utiliza la combinación de teclado CTRL + V.

Cuidado, ya que al pegar unas celdas sobre otras no vacías, se borrará el contenido
de éstas últimas, no podemos utilizar el pegado especial visto en el tema anterior.

Tampoco se modifican las referencias relativas que se encuentran en la fórmula asociada

a la celda que movemos.

4.9. Mover celdas utilizando el ratón

Para desplazar un rango de celdas a otra posición dentro de la misma hoja, sin
utilizar el portapapeles, seguir los siguientes pasos:

1. Seleccionar las celdas a mover.

2. Situarse sobre un borde de la selección.

33
(i btiil( [Link]
3. El puntero del ratón se convertirá en una flecha blanca apuntando hacia la
¡:¡:ri
izquierda y una cruz de 4 puntas, tal como esto: � .
4. Pulsar el botón del ratón y manteniéndolo pulsado, arrastrarlo hasta donde quieres
mover el rango.
5. Observa como aparece un recuadro que nos indica dónde se situará el rango en
caso de soltar el botón del ratón.
6. Suelta el botón del ratón cuando hayas llegado a donde quieres dejar las celdas.

Si queremos mover algún rango de celdas a otra hoja seguiremos los siguientes pasos:

1. Seleccionar las celdas a mover.

2. Situarse sobre un borde de la selección.
3. El puntero del ratón se convertirá en una flecha blanca apuntando hacia la
¡:¡:ri
izquierda y una cruz de 4 puntas, tal como esto: � .
4. Pulsar el botón del ratón y sin soltarlo pulsar la tecla ALT, después pasar el
puntero del ratón sobre la pestaña de la hoja a la cual quieras mover el rango de
celdas que hayas seleccionado, verás que esta hoja pasa a ser la hoja activa.
5. Una vez situado en la hoja deseada soltar la tecla ALT.
6. Después, soltar el puntero del ratón una vez situado en el lugar donde quieres
dejar las celdas.

4.9 Borrar celdas

Puede que alguna vez introduzcas información en una celda y a continuación decidas
borrarla.

Para ello debes seleccionar la celda o rango de celdas a borrar y a continuación...

L·
lil. z
!J7 �
Ordenar Buscairy
Illtrar • seleccíonar v
.... y

c2. Borrar tQdo

� Borrar formatos
Borrar fontenido

-ª.01iTalí comentarios

Borrar hipe-rvíncl!.Jlos

r;.i Quitar hlp ervínculos

Ir a la pestaña Inicio.

Escoger la opción Borrar, entonces aparecerá otro submenú.

34
llJ bri,ilt [Link]
Seleccionar una de las opciones disponibles entre:

- Borrar Todo: Elimina el contenido de las celdas seleccionadas, los comentarios

ligados a esas celdas y cualquier formato excepto la anchura de la columna y la altura
de la fila.

Ejemplo: En una celda tenemos introducido el siguiente valor: 12.000 €, borramos la celda
con la opción Todo. Si ahora introducimos el valor 23000 aparecerá tal como lo
acabamos de escribir sin formato.

- Borrar Formatos: Borra el formato de las celdas seleccionadas que pasan a asumir el
formato Estándar, pero no borra su contenido y sus comentarios. Cuando hablamos
de formato nos referimos a todas las opciones disponibles en el cuadro de
diálogo Formato Celdas estudiadas en el tema correspondiente.

Ejemplo: En una celda tenemos introducido el siguiente valor: 12.000 €, borramos la celda
con la opción Formato. Ahora en la celda aparecerá 12000 ya que únicamente hemos
borrado el formato o aspecto de ésta, no el contenido.

- Borrar Contenido: Elimina el contenido de las celdas seleccionadas, tengan o no

fórmulas, pero mantiene sus comentarios y su formato.

Ejemplo: En una celda tenemos introducido el siguiente valor: 12.000 €, borramos la celda
con la opción Contenido. Si ahora introducimos el valor 23000 aparecerá con el formato
anterior, es decir 23.000 €.

- Borrar Comentarios: Suprime cualquier comentario ligado al rango de las celdas

seleccionadas, pero conserva sus contenidos y formatos. El estudio de los
comentarios no es objeto de este curso.

- Borrar Hipervínculos: Si seleccionas ésta opción se borrará el enlace pero el formato

que excel aplica (color azul y subrayado) se mantendrá. Para eliminar también el formato
deberás pulsar el icono junto a las celdas seleccionadas y seleccionar Borrar
hipervínculos y formatos. O bien elegir en el menú borrar la opción Quitar
hipervínculos.

Otra forma de eliminar el contenido de una celda:

Seleccionar la celda a borrar y pulsar la tecla SUPR. Con esta opción únicamente se
borrará el contenido de la celda.

35
ll btiil( [Link]

Capítulo 5: Los datos

Ya hemos visto que Excel se utiliza principalmente para introducir datos, ya sean literales
como fórmulas. En este tema nos vamos a centrar en algunas de las operaciones típicas
que se pueden realizar sobre ellos.

5.1. Eliminar filas duplicadas

Frecuentemente, cuando trabajamos con un gran volumen de información o recopilamos

datos desde varios orígenes diferentes, aparecen en nuestro libro de trabajo filas
idénticas. A menos que lo que nos interese sea estudiar la frecuencia con la que aparece
un determinado registro, la mayoría de las veces no nos interesará tener duplicados,
porque no aportan información adicional y pueden comprometer la fiabilidad de las
estadísticas basadas en los datos.

Por ejemplo, si disponemos de un listado de trabajadores y queremos saber la media de

edad, el cálculo se vería comprometido en el caso de que un mismo trabajador apareciese
varias veces.

Para eliminar filas duplicadas:

- Deberemos tener como celda activa uno de los registros a comprobar, de forma que,
si existen varias tablas distintas, Excel sepa interpretar a cuál nos referimos. Visualizarás
un marco alrededor de todos los registros que se verán afectados por la comprobación.

Quitar
- En la pestaña Datos pulsamos Quitar duplicados duplicados .

Si te quieres asegurar de que realmente se comprueban las filas que deseas, puedes
seleccionarlas manualmente antes de pulsar el botón.

5.2. La validación de datos

La validación de datos nos permite asegurarnos de que los valores que se introducen en
las celdas son los adecuados; pudiendo incluso mostrar un mensaje de error o aviso si
nos equivocamos.

Para aplicar una validación a una celda.

- Seleccionamos la celda que queremos validar.

- Accedemos a la pestaña Datos y pulsamos Validación de datos. En él podremos

escoger remarcar los errores con círculos o borrar estos círculos de validación. Pero nos
vamos a centrar en la opción Validación de datos....

36
(i btiil( [Link]
ii'validación de datosR

� '!!'alidlación de datos .. ,
Cl+ Rodear con un circulo datos rro válidos

j!orrar clrculos de validación

Nos aparece un cuadro de diálogo Validación de datos como el que vemos en la imagen
donde podemos elegir entre varios tipos de validaciones.

Validación de [Link] l'iil�l

Configuración [ Mensaje de entrada I Mensaje de error [

Criterio de validación

1�1 [t]
[:ermitir:
1
Cualquier valor Omitir blancos

1�1
Datos:
1

entre

D Aplicar estos cambios a otras celdas con la misma configuración

1
!2_orrar todos Aceptar Cancelar
1 1 1 1 1

En la sección Criterio de validación indicamos la condición para que el datos sea

correcto.

Dentro de Permitir podemos encontrar Cualquier valor, Número

entero, Decimal, Lista, Fecha, Hora, Longitud de texto y personalizada. Por ejemplo
si elegimos Número entero, Excel sólo permitirá números enteros en esa celda, si el
usuario intenta escribir un número decimal, se producirá un error.

Podemos restringir más los valores permitidos en la celda con la opción Datos, donde,
por ejemplo, podemos indicar que los valores estén entre 2 y 8.

Si en la opción Permitir: elegimos Lista, podremos escribir una lista de valores para que
el usuario pueda escoger un valor de los disponibles en la lista. En el recuadro que
aparecerá, Origen: podremos escribir los distintos valores separados por ; (punto y coma)
para que aparezcan en forma de lista.

En la pestaña Mensaje de entrada podemos introducir un mensaje que se muestre al

acceder a la celda. Este mensaje sirve para informar de qué tipos de datos son
considerados válidos para esa celda.

37
(i btiil( [Link]
En la pestaña Mensaje de error podemos escribir el mensaje de error que queremos se
le muestre al usuario cuando introduzca en la celda un valor incorrecto.

5.3. Ordenar datos

Cuando disponemos de muchos datos, lo más habitual es ordenarlos siguiendo algún

criterio. Esta ordenación se puede hacer de forma simple, es decir, ordenar por una
columna u ordenar por diferentes columnas a la vez, siguiendo una jerarquía.

Para hacer una ordenación simple debemos posicionarnos en la columna que queramos

ordenar y, desde la pestaña Datos y los botones tt H de la sección Ordenar y filtrar,

para que la ordenación sea ascendente o descendente respectivamente. También
podemos pulsar sobre Ordenar... y escoger el criterio de ordenación, aunque en este
caso esta opción es menos rápida. Esto ordenará todo el conjunto de la fila.

Aquí puedes ver un ejemplo de ordenación.

Datos ordenados por Datos ordenados por

Datos sin ordenar
filas columnas
Letra Numero Letra Numero Letra Numero
a 1 a 1 a 1
f 3 b 4 e 2
b 4 e 2 f 3
e 6 d 5 b 4
e 2 e 6 el 5
d 5 f 3 e 6

El botón Ordenar está más enfocado a ordenar por más de un criterio de

ordenación. Al pulsarlo, nos aparece el cuadro de diálogo donde podemos

seleccionar los campos por los que queremos ordenar.

Ordenar

Ordenar5e9Sl Olterio de ordenación

L"'OO
-e=a----=
O,denaqx• !Letra
"°' I""""º
EJI
E]
¡vai«es
¡vakm
81 Jl••ZmfflOramayor
E] �
8
B!

Acepta, 1 1 C..-ceta, 1

38
(i btiil( [Link]

En el desplegable Ordenar por elegiremos la columna. Si los datos tienen un encabezado

que les da nombre, Excel los mostrará. Si no, mostrará los nombres de columna
(columna A, columna B, ...).

Deberemos indicar en qué se basa nuestra ordenación (Ordenar según). Se puede elegir
entre tener en cuenta el valor de la celda, el color de su texto o fondo, o su icono.

Y cuál es el Criterio de ordenación: Si ascendente (A a Z), descendente (Z a A). O bien

si se trata de un criterio personalizado como: lunes, martes, miércoles...

Cuando hemos completado un criterio, podemos incluir otro pulsando Agregar nivel,
como se muestra en la imagen. De forma que podremos ordenar por ejemplo por nombre
y en caso de que dos o más registros tengan el mismo nombre, por apellido.

Seleccionando un nivel, y pulsando las flechas hacia arriba o hacia abajo, aumentamos o
disminuimos la prioridad de ordenación de este nivel. Los datos se ordenarán, primero,
por el primer nivel de la lista, y sucesivamente por los demás niveles en orden
descendente.

En la parte superior derecha tenemos un botón Opciones..., este botón sirve para abrir el
cuadro Opciones de ordenación dónde podremos especificar más opciones en el criterio
de la ordenación.

. Opciones de ordena e ión [ ty IÉÉ/.

Orientación

@ Ordenar de ªrriba hada abajo

() Ordenar de igquierda a derecha

L-_c_
A pe c..ta_r__.J! 1
Cancelar
dJl

39
(i btiil( [Link]
5.4. Buscar y reemplazar datos

Cuando manejamos una cantidad importante de datos, en ocasiones necesitamos

localizar en el libro un dato concreto. Para facilitarnos esta tarea existe la herramienta de
búsqueda. La encontraremos en la pestaña Inicio > Buscar y seleccionar.

Buscar... (CTRL+B) abrirá un cuadro de diálogo que te permite introducir el dato que
deseas encontrar.

Buscar y reemplazar [TI=.¡·

!!t,lscar I B_eernplazar 1

E3\!.scar: 11 lvl

1 1
o,,c;ones »

1 1 1 1
Buscar todos Buscar "9Liente Cerrer
1 1

Al hacer clic en Buscar siguiente iremos pasando de una celda a otra, de entre las que
contienen el valor introducido. Buscará a partir de donde estemos situados, por lo que
deberemos situarnos en la primera celda para que busque en toda la hoja. Además, si
tenemos varias celdas seleccionadas, sólo buscará en ellas.

También podemos pulsar Buscar todos, para mostrar en la propia ventana un listado con
la localización de cada una de las celdas en que se encuentra el dato. La lista de
resultados será un conjunto de enlaces y simplemente haciendo clic sobre uno de ellos
nos situará en la celda en cuestión.

El botón Opciones nos permite ampliar la ventana de búsqueda con opciones extra.
Podremos elegir dónde buscar (si en la hoja en que estamos o en todo el libro), si
buscamos únicamente las celdas con un formato concreto (por ejemplo, sólo las celdas
con formato de moneda), etc.

En la pestaña Reemplazar de esta misma ventana, o bien en la opción Reemplazar... del

botón Buscar y seleccionar (teclas CTRL+L) podremos realizar una sustitución de los
datos, cambiando un valor original por otro. La opción de reemplazo no se limita
únicamente a valores, también puede referirse a formatos. Por ejemplo, podríamos buscar
todos las celdas que contengan el valor 0 en formato moneda y reemplazarlo por el
mismo valor pero con un color de celda rojo, para destacarlos.

Buscar y reemplazar ---

� &••••[Link] 1

11
"""''
R�zarcon: 1
l•I
l•I

1 °""""' » 1
1R-,M!<>dos11-,M1 1 "'= ...,, 1 1 � .....,, .. 1 1 C,nM 1

40
(i btiil( [Link]
La opción Ir a... (teclas CTRL+I) nos permite situarnos en una celda en concreto. La
ventaja que tiene frente a otras formas de desplazarnos entre las celdas es que guarda un
historial de las celdas que se van visitando, de forma que si vamos a trabajar con las
mismas celdas todo el tiempo, es posible que nos interese utilizar esta opción.

Luego encontramos una serie de opciones: Fórmulas, Comentarios, Formato

condicional, Constantes, Validación de datos, Seleccionar objetos que nos permiten
seleccionar todas las celdas que contengan este tipo de información a la vez. Es decir,
seleccionar todas las fórmulas del documento, por ejemplo.

�
Buscar y
seleccionar ....

rMi
...
.§.1!.Jscar ...

•� Re ernplagar ... '

,
llí a ...
I! a Especial ...

Eórmulas
&,omerntarios

Formato condtcronat
Constanteg

�alidaciÓlil de datos

C} Selecciona, _g_bjetos

&. eanel de selección ...

41
llJ bri,ilt [Link]

Capítulo 6: Las funciones

Esta unidad es la unidad una de las más importantes del curso, pues en su
comprensión y manejo está la base de Excel. Qué es una hoja de cálculo sino una base
de datos que utilizamos con una serie de fórmulas para evitar tener que recalcular por
cada cambio que hacemos. Por eso esta unidad es fundamental para el desarrollo del
curso y la buena utilización de Excel.

Vamos a profundizar en el manejo de funciones ya definidas por Excel 2010 para

agilizar la creación de hojas de cálculo, estudiando la sintaxis de éstas así como el uso
del asistente para funciones, herramienta muy útil cuando no conocemos muy bien las
funciones existentes o la sintaxis de éstas.

6.1. Introducir funciones

Una función es una fórmula predefinida por Excel (o por el usuario) que opera con uno
o más valores y devuelve un resultado que aparecerá directamente en la celda o será
utilizado para calcular la fórmula que la contiene.

La sintaxis de cualquier función es:

nombre_función (argumento1; argumento2; ...; argumentoN )

Siguen las siguientes reglas:

- Si la función va al comienzo de una fórmula debe empezar por el signo =.

- Los argumentos o valores de entrada van siempre entre paréntesis. No

dejes espacios antes o después de cada paréntesis.

- Los argumentos pueden ser valores constantes (número o texto), fórmulas

o funciones.

- Los argumentos deben de separarse por un punto y coma ;.

-
Ejemplo: =SUMA(A1:C8)

Tenemos la función SUMA() que devuelve como resultado la suma de sus argumentos. El
operador ":" nos identifica un rango de celdas, así A1:C8 indica todas las celdas
incluidas entre la celda A1 y la C8, así la función anterior sería equivalente a:

=A1+A2+A3+A4+A5+A6+A7+A8+B1+B2+B3+B4+B5+B6+B7+B8+C1+C2+C3+C4+C5+
C6+C7+C8

En este ejemplo se puede apreciar la ventaja de utilizar la función.

Las fórmulas pueden contener más de una función, y pueden aparecer funciones
anidadas dentro de la fórmula.

42
(i btiil( [Link]
Ejemplo:

=SUMA(A1:B4)/SUMA(C1:D4)

Existen muchos tipos de funciones dependiendo del tipo de operación o cálculo que
realizan. Así hay funciones matemáticas y trigonométricas, estadísticas, financieras, de
texto, de fecha y hora, lógicas, de base de datos, de búsqueda y referencia y de
información.

Para introducir una fórmula debe escribirse en una celda cualquiera tal cual introducimos
cualquier texto, precedida siempre del signo =.

6.2. Autosuma y funciones más frecuentes

Una función como cualquier dato se puede escribir directamente en la celda si

conocemos su sintaxis, pero Excel dispone de herramientas que facilitan esta tarea.

En la pestaña Inicio o en la de Fórmulas encontrarás el botón

I: Autosuma •
de Autosuma que nos permite realizar la función SUMA de forma más
rápida

puto suma IJ
:E Syma
Eromedio

�ontair números
Má�
Mílil
e
Más funciones ...
.

Con este botón tenemos acceso también a otras funciones utilizando la flecha de la
derecha del botón. Al hacer clic sobre ésta aparecerá la lista desplegable de la imagen. Y
podremos utilizar otra función que no sea la Suma, como puede ser Promedio (calcula la
media aritmética), Cuenta (cuenta valores), Máx (obtiene el valor máximo) o Mín (obtiene
el valor mínimo). Además de poder accesar al diálogo de funciones a través de Más
Funciones....

Para utilizar éstas opciones, asegúrate de que tienes seleccionada la celda en que
quieres que se realice la operación antes de pulsar el botón.

43
(i btiil( [Link]
6.3. Insertar función

Para insertar cualquier otra función, también podemos utilizar el asistente. Si queremos
introducir una función en una celda:

Situarse en la celda donde queremos introducir la función.

Hacer clic en la pestaña Fórmulas

Elegir la opción Insertar función.

f'? Lógicas•
Jx
Insertar
:E Autosmma •
@- ReG:i entes • B Texto >

función �Financieras• ffi'¡i Fecha y hora •

Biblioteca defunciones

O bien, hacer clic sobre el botón .f,, de la barra de fórmulas.

Aparecerá el siguiente cuadro de diálogo Insertar función:

Insertar función [ 'y �-

!!uscac una ñ.ndón, 1

[11 i•$íi•i•[Link]$j9@\k4Ni7 1 I(

O selecccoe- una ,;,,tegoria, JUsadas ,edentemente J J

y

Seleccionar i..na f¡..nción:

B
PROMEDIO
SI
HIPER VINCULO
CONTAR
MAX
SENO
SUMA(númerol;númerol;-)
Suna todos los números en IS1 rango de celdas.

Ayuda sobre esta [Link]ón l Aceptar

J
l Cancelar

Excel 2010 nos permite buscar la función que necesitamos escribiendo una breve
descripción de la función necesitada en el recuadro Buscar una función: y a

continuación hacer clic sobre el botón l.

][ J
, de esta forma no es necesario conocer
cada una de las funciones que incorpora Excel ya que el nos mostrará en el cuadro de
lista Seleccionar una función: las funciones que tienen que ver con la descripción
escrita.

44
(i btiil( [Link]
Para que la lista de funciones no sea tan extensa podemos seleccionar previamente una
categoría del cuadro combinado O seleccionar una categoría:, esto hará que en el
cuadro de lista sólo aparezcan las funciones de la categoría elegida y reduzca por lo tanto
la lista. Si no estamos muy seguros de la categoría podemos elegir Todas.

En el cuadro de lista Seleccionar una función: hay que elegir la función que deseamos
haciendo clic sobre ésta.

Observa como conforme seleccionamos una función, en la parte inferior nos aparecen los
distintos argumentos y una breve descripción de ésta. También disponemos de un
enlace Ayuda sobre esta función para obtener una descripción más completa de dicha
función.

A final, hacer clic sobre el botón Aceptar.

La ventana cambiará al cuadro de diálogo Argumentos de función, donde nos pide

introducir los argumentos de la función: Este cuadro variará según la función que
hayamos elegido, en nuestro caso se eligió la función SUMA ().

Argumentos de función 1 'i/ 1

í:l r
SUMA

Númerol número

Número2 número

Suma todos los números en un rango de celdas.

Número 1: número l;número2;,,, son de 1 a 255 números que se desea sumar, Los
valores lógicos y el texto se omiten en las celdas, induso si están escritos
[Link] argumentos.

Resultado de la fórmula =
) 1
Ayuda sobre esta función Aceptar Cancelar

En el recuadro Número1 hay que indicar el primer argumento que generalmente será
una celda o rango de celdas tipo A1:B4 . Para ello, hacer clic sobre le botón para que
el cuadro se haga más pequeño y podamos ver toda la hoja de cálculo, a continuación
seleccionar el rango de celdas o la celda deseadas como primer argumento (para
seleccionar un rango de celdas haz clic con el botón izquierdo del ratón sobre la primera
celda del rango y sin soltar el botón arrástralo hasta la última celda del rango) y pulsar la
tecla INTRO para volver al cuadro de diálogo.

45
llJ bri,ilt [Link]
En el recuadro Número2 habrá que indicar cuál será el segundo argumento. Sólo en
caso de que existiera.

Si introducimos segundo argumento, aparecerá otro recuadro para el tercero, y así

sucesivamente.

Cuando tengamos introducidos todos los argumentos, hacer clic sobre el botón Aceptar.

Si por algún motivo insertáramos una fila en medio del rango de una función, Excel
expande automáticamente el rango incluyendo así el valor de la celda en el rango. Por
ejemplo: Si tenemos en la celda A5 la función =SUMA(A1:A4) e insertamos un fila en la
posición 3 la fórmula se expandirá automáticamente cambiando a =SUMA(A1:A5).

Utilizar Expresiones como argumentos de las Funciones

Excel permite que en una función tengamos como argumentos expresiones, por ejemplo
la suma de dos celdas (A1+A3). El orden de ejecución de la función será primero resolver
las expresiones y después ejecutar la función sobre el resultado de las expresiones.

Por ejemplo, si tenemos la siguiente función =Suma((A1+A3);(A2-A4)) donde:

A1 vale 1

A2 vale 5

A3 vale 2

A4 vale 3

Excel resolverá primero las expresiones (A1+A3) y (A2-A4) por lo que obtendremos los
valores 3 y 2 respectivamente, después realizará la suma obteniendo así 5 como
resultado.

Utilizar Funciones como argumentos de las Funciones

Excel también permite que una función se convierta en argumento de otra función, de esta
forma podemos realizar operaciones realmente complejas en una simple celda. Por
ejemplo =MAX(SUMA(A1:A4);B3) , esta fórmula consta de la combinación de dos
funciones, la suma y el valor máximo. Excel realizará primero la suma SUMA(A1:A4) y
después calculará el valor máximo entre el resultado de la suma y la celda B3.

46
• briilt [Link]
6.4. Funciones de fecha y hora

De entre todo el conjunto de funciones, en este apartado estudiaremos las funciones

dedicadas al tratamiento de fechas y horas.

Y estas son todas las posibles funciones ofrecidas por Excel.

En varias funciones veremos que el argumento que se le pasa o el valor que nos devuelve
es un "número de serie". Pues bien, Excel llama número de serie al número de días
transcurridos desde el 0 de enero de 1900 hasta la fecha introducida, es decir coge la
fecha inicial del sistema como el día 0/1/1900 y a partir de ahí empieza a contar, en las
funciones que tengan núm_de_serie como argumento, podremos poner un número o bien
la referencia de una celda que contenga una fecha.

Función Descripción

AHORA Devuelve el número de serie correspondiente a la fecha y hora

actuales

AÑO Convierte un número de serie en un valor de año

DIA Convierte un número de serie en un valor de día del mes

[Link] Devuelve el número de serie de la fecha que tiene lugar antes o

después de un número determinado de días laborables

[Link] Devuelve el número de serie de la fecha anterior o posterior a un

número especificado de días laborables mediante parámetros
para indicar cuáles y cuántos días son días de fin de semana

[Link] Devuelve el número de todos los días laborables existentes entre

dos fechas

DIAS360 Calcula el número de días entre dos fechas a partir de un año de

360 días

DIASEM Convierte un número de serie en un valor de día de la semana

FECHA Devuelve el número de serie correspondiente a una fecha

determinada

[Link] Devuelve el número de serie de la fecha equivalente al número

indicado de meses anteriores o posteriores a la fecha inicial

FECHANUMERO Convierte una fecha con formato de texto en un valor de número

de serie

47
• briilt [Link]
[Link] Devuelve el número de serie correspondiente al último día del
mes anterior o posterior a un número de meses especificado

FRAC.AÑO Devuelve la fracción de año que representa el número total de

días existentes entre el valor de fecha_inicial y el de fecha_final

HORA Convierte un número de serie en un valor de hora

HOY Devuelve el número de serie correspondiente al día actual

MES Convierte un número de serie en un valor de mes

MINUTO Convierte un número de serie en un valor de minuto

NSHORA Devuelve el número de serie correspondiente a una hora

determinada

[Link] Convierte un número de serie en un número que representa el

lugar numérico correspondiente a una semana de un año

SEGUNDO Convierte un número de serie en un valor de segundo

VALHORA Convierte una hora con formato de texto en un valor de número

de serie

48
• briilt [Link]
6.5. Funciones de texto

Una hoja de cálculo está pensada para manejarse dentro del mundo de los números, pero
Excel también tiene un conjunto de funciones específicas para la manipulación de texto.

Estas son todas las funciones de texto ofrecidas por Excel.

Función Descripción

CARACTER Devuelve el carácter especificado por el número de código

CODIGO Devuelve un código numérico del primer carácter de una

cadena de texto

CONCATENAR Concatena varios elementos de texto en uno solo

DECIMAL Da formato a un número como texto con un número fijo de

decimales

DERECHA, Devuelve los caracteres del lado derecho de un valor de

DERECHAB texto

ENCONTRAR, Busca un valor de texto dentro de otro (distingue

ENCONTRARB mayúsculas de minúsculas)

EXTRAE, EXTRAEB Devuelve un número específico de caracteres de una

cadena de texto que comienza en la posición que se
especifique

HALLAR, HALLARB Busca un valor de texto dentro de otro (no distingue

mayúsculas de minúsculas)

IGUAL Comprueba si dos valores de texto son idénticos

IZQUIERDA, Devuelve los caracteres del lado izquierdo de un valor de

IZQUIERDAB texto

LARGO, LARGOB Devuelve el número de caracteres de una cadena de texto

LIMPIAR Quita del texto todos los caracteres no imprimibles

MAYUSC / MINUSC Convierte el texto en mayúsculas o en minúsculas

respectivamente

MONEDA Convierte un número en texto, con el formato de moneda $

(dólar)

49
• briilt [Link]
NOMPROPIO Pone en mayúscula la primera letra de cada palabra de un
valor de texto

REEMPLAZAR, Reemplaza caracteres de texto

REEMPLAZARB

REPETIR Repite el texto un número determinado de veces

SUSTITUIR Sustituye texto nuevo por texto antiguo en una cadena de

texto

T Si el valor es un texto lo devuelve, y si no devuelve una

cadena vacía

TEXTO

TEXTOBAHT Convierte un número en texto, con el formato de moneda ß

(Baht)

50
• briilt [Link]
6.6. Funciones de búsqueda

En una hoja de Excel es muy importante coger los datos correctos para trabajar con las
fórmulas diseñadas. Por eso existe una agrupación de funciones específicas para realizar
búsquedas de datos.

Comprendamos qué es en sí una búsqueda, cuando queremos encontrar alguna

información de algo no buscamos directamente por lo que buscamos pues lo
desconocemos, realizamos una búsqueda de una propiedad o algo similar que
conocemos que puede tener lo que buscamos. Por ejemplo, si buscamos a una persona,
describimos su aspecto físico, si buscamos el nº de teléfono de un restaurante, buscamos
en la guía de teléfonos por el nombre del restaurante. Normalmente el dato que queremos
encontrar no lo conocemos por eso buscamos por otros datos que sí conocemos.

Estas son las funciones disponibles por Excel para realizar búsquedas:

Función Descripción

AREAS Devuelve el número de áreas de una referencia

BUSCAR Busca valores de un vector o una matriz

BUSCARH Busca en la fila superior de una matriz y devuelve el

valor de la celda indicada

BUSCARV Busca en la primera columna de una matriz y se

mueve en horizontal por la fila para devolver el valor
de una celda

COINCIDIR Busca valores de una referencia o matriz

COLUMNA Devuelve el número de columna de una referencia

COLUMNAS Devuelve el número de columnas de una referencia

DESREF Devuelve un desplazamiento de referencia respecto

a una referencia dada

DIRECCION Devuelve una referencia como texto a una sola

celda de una hoja de cálculo

ELEGIR Elige un valor de una lista de valores

FILA Devuelve el número de fila de una referencia

FILAS Devuelve el número de filas de una referencia

51
• briilt [Link]
HIPERVINCULO Crea un acceso directo o un salto que abre un
documento almacenado en un servidor de red, en
una intranet o en Internet

IMPORTARDATOSDINAMICOS Devuelve los datos almacenados en un informe de

tabla dinámica

INDICE Usa un índice para elegir un valor de una referencia

o matriz

INDIRECTO Devuelve una referencia indicada por un valor de

texto

TRANSPONER Devuelve la transposición de una matriz

52
• briilt [Link]
6.7. Funciones financieras

Excel es una de las herramientas más potentes para trabajar con información y cálculos
financieros, ofrece una amplia gama de funciones prediseñadas para crearte tu propia
"caja de ahorros en casa".

Todas estas funciones están agrupadas en la categoría de Financieras.

Vamos a estudiar la amplia gama de funciones financieras que nos ofrece Excel:

Función Descripción

[Link] Devuelve la amortización de cada uno de los períodos

contables

[Link] Devuelve la amortización de cada período contable mediante

el uso de un coeficiente de amortización

[Link] Devuelve el número de días del período (entre dos cupones)

donde se encuentra la fecha de liquidación

[Link].L1 Devuelve el número de días desde el principio del período de

un cupón hasta la fecha de liquidación

[Link].L2 Devuelve el número de días desde la fecha de liquidación

hasta la fecha del próximo cupón

[Link].L1 Devuelve la fecha de cupón anterior a la fecha de liquidación

[Link].L2 Devuelve la fecha del próximo cupón después de la fecha de

liquidación

[Link] Devuelve el número de pagos de cupón entre la fecha de

liquidación y la fecha de vencimiento

DB Devuelve la amortización de un bien durante un período

específico a través del método de amortización de saldo fijo

DDB Devuelve la amortización de un bien durante un período

específico a través del método de amortización por doble
disminución de saldo u otro método que se especifique

DVS Devuelve la amortización de un bien durante un período

especificado usando el método de amortización acelerada
con una tasa doble y según el coeficiente que se especifique.

DURACION Devuelve la duración anual de un valor bursátil con pagos de

53
• briilt [Link]
interés periódico

[Link] Devuelve el interés acumulado de un valor bursátil con pagos

de interés periódicos

[Link].V Devuelve el interés acumulado de un valor bursátil con pagos

de interés al vencimiento

[Link] Devuelve la tasa de interés anual efectiva

[Link] Calcula el interés pagado durante un período específico de

una inversión. Esta función se incluye para proporcionar
compatibilidad con Lotus 1-2-3.

[Link] Convierte una cotización de un valor bursátil expresada en

forma fraccionaria en una cotización de un valor bursátil
expresada en forma decimal

[Link] Convierte una cotización de un valor bursátil expresada en

forma decimal en una cotización de un valor bursátil
expresada en forma fraccionaria

NPER Devuelve el número de pagos de una inversión, basada en

pagos constantes y periódicos y una tasa de interés
constante.

[Link] Devuelve el interés acumulado pagado entre dos períodos

[Link] Devuelve el capital acumulado pagado de un préstamo entre

dos períodos

PAGOINT Devuelve el pago de intereses de una inversión durante un

período determinado

PAGOPRIN Devuelve el pago de un capital de una inversión determinada,

basado en pagos constantes y periódicos y una tasa de
interés constante.

SYD Devuelve la depreciación por método de anualidades de un

bien durante un período específico.

TASA Devuelve la tasa de interés por periodo de un préstamo o una

inversión.

[Link] Devuelve la tasa de descuento de un valor bursátil

54
• briilt [Link]
6.8. Otras funciones

Además de las funciones anteriormente mencionadas, existe un gran abanico de

funciones de diferentes categorías que nos pueden ser de gran utilidad.

En este capítulo veremos algunas de ellas clasificándolas por categorías.

Función Descripción

ABS Devuelve el valor absoluto de un número

ALEATORIO Devuelve un número entre 0 y 1

COMBINAT Devuelve el número de combinaciones para un número

determinado de elementos

COS Devuelve el coseno de un ángulo

ENTERO Redondea un número hasta el entero inferior más próximo

EXP Realiza el cálculo de elevar "e" a la potencia de un número

determinado

FACT Devuelve el factorial de un número

[Link] Devuelve el número pasado en formato decimal a número

Romano

PI Devuelve el valor de la constante pi

POTENCIA Realiza el cálculo de elevar un número a la potencia indicada

PRODUCTO Devuelve el resultado de realizar el producto de todos los

números pasados como argumentos

RAIZ Devuelve la raiz cuadrada del número indicado

RESIDUO Devuelve el resto de la división

[Link] Devuelve la media armónica de un conjunto de números positivos

MAX Devuelve el valor máximo de la lista de valores

MIN Devuelve el valor mínimo de la lista de valores

MEDIANA Devuelve la mediana de la lista de valores

MODA Devuelve el valor que más se repite en la lista de valores

55
• briilt [Link]
PROMEDIO Devuelve la media aritmética de la lista de valores

VAR Devuelve la varianza de una lista de valores

[Link] Devuelve el valor k-ésimo mayor de un conjunto de datos

[Link] Devuelve el valor k-ésimo menor de un conjunto de datos

FALSO Devuelve el valor lógico Falso

VERDADERO Devuelve el valor lógico Verdadero

SI Devuelve un valor u otro, según se cumpla o no una condición

NO Invierte el valor lógico proporcionado

Y Comprueba si todos los valores son verdaderos

O Comprueba si algún valor lógico es verdadero y devuelve

VERDADERO

ESBLANCO Comprueba si se refiere a una celda vacía

ESERR Comprueba si un valor es un error

ESLOGICO Comprueba si un valor es lógico

ESNOTEXTO Comprueba si un valor no es de tipo texto

ESTEXTO Comprueba si un valor es de tipo texto

ESNUMERO Comprueba si un valor es de tipo numérico

TIPO Devuelve un número que representa el tipo de datos del valor

56
(i btiil( [Link]
6.9. Controlar errores en funciones

Al igual que podíamos definir condiciones de validación para los datos, podemos controlar
los errores en las fórmulas. Para corregirlos necesitaremos, primero, localizarlos.

Por ejemplo, al introducir una fórmula manualmente podemos cometer un error sintáctico
como =PROMEDO(A1:A9), lo que provocaría que apareciese en la celda un error de
tipo #¿NOMBRE?.

Si pulsamos sobre la pestaña Formulas encontraremos el botón Comprobación de

errores... dentro del grupo Auditoría de fórmulas.

"4) Com,Ho!l:ació11 de errores ...

<1> Ra sb�a r erro r
� Referencias firculares ►
Desde la pequeña flecha de la derecha podemos desplegar un menú, con opciones
interesantes como localizar Referencias circulares. Si hay alguna, aparece su
localización en el submenú.

En éste apartado vamos a ver la primera opción, Comprobación de errores..., que

realiza la misma acción que pulsar directamente sobre el botón sin desplegar el menú.

Aparece el cuadro de diálogo Comprobaciones de errores como el que vemos en la

imagen donde nos informa de qué tipo de error se ha detectado y en ocasiones nos puede
ofrecer una corrección.

Comprobación de errores 1 'il 16t61

Error en la celda F 12
![.�.�alizar
fórm�!�para induir.. ��-1-�.'.:1.� .. JI
-SUMA{F8:F ll;G88)

La fórmula omite celdas adyacentes Ayuda sobre este error

La fórmula de esta celda se refiere a un rango

con números adicionales adyacentes. Omitir error

Modificar en la º-arra de fórmulas

1 1
Qpdones ... �terior 1 1 Siguiente

La parte más interesante es la descripción del error. Lo normal es que con ella sepamos
cuál es el problema y pulsando Modificar en la barra de fórmulas, la rectifiquemos
manualmente.

57
(i btiil( [Link]
Con los botones Anterior y Siguiente podremos ir moviéndonos entre los errores del
libro, si es que hay más de uno.

Además, disponemos de herramientas útiles como la Ayuda sobre este error, u Omitir
error, para dejar la fórmula tal y como está.

El botón Mostrar pasos de cálculo... nos abre un cuadro de diálogo donde evalua la
fórmula y nos informa dónde se encuentra el error, si es en el nombre de la función o si
está en los parámetros de la fórmula.

Otras herramientas de Auditoría de fórmulas

En la pestaña de Fórmulas también hay disponibles otras opciones útiles.

�):, Rasttear precedentes

C::� Rasttear dependientes
Ventana
/(. Quitar flechas •
Inspección
Auditoría de fórmulas

- Rastrear precedentes dibuja unas flechas indicando dónde están las celdas
involucradas en la fórmula.

- Rastrear dependientes dibuja flechas indicando a qué fórmula pertenece la celda

seleccionada, si es que pertenece a alguna fórmula.

También se pueden rastrear desde la opción Rastrear error del menú Comprobación de
errores.....

- Quitar flechas elimina las flechas indicativas de celdas creadas con Rastrear
dependientes o Rastrear precedentes.

- Evaluar fórmula abre un cuadro de diálogo que muestra la fórmula de la celda

activa y sus resultados.

1
�
Ventana
Inspección
- La Ventana inspección permite hacer un seguimiento del valor de las
celdas.

58
llJ bri,ilt [Link]
6.10. Enlazando y consolidando hojas de trabajo

Ya hemos visto cómo trabajar con datos y cómo trabajar con fórmulas. Es inevitable
hablar de los conceptos enlazar y consolidar hojas.

Enlazar hojas de trabajo.

El concepto de enlazar en Excel es el hecho de utilizar fórmulas de varias hojas para

combinas datos. Al enlazar hojas de trabajo estamos creando una dependencia de una
con respecto a la otra, apareciendo así dos conceptos:

- el libro de trabajo dependiente: es el que contiene las fórmulas.

- el libro de trabajo fuente: es el que contiene los datos.

La cuestión que debemos plantearnos antes de enlazar hojas de trabajo, es si realmente

nos hace falta complicarnos tanto o sencillamente podemos hacerlo todo en una misma
hoja.

No existe una respuesta genérica, dependerá de la envergadura de los datos y de las

fórmulas; si las hojas las van a utilizar varias personas, etc.

Para crear un libro de trabajo dependiente debemos crear fórmulas de referencias

externas, es decir fórmulas que hacen referencia a datos que se encuentran en una hoja
externa a la que está la fórmula.

59
(i btiil( [Link]

Capítulo 7: Formato de celdas

Excel nos permite no solo realizar cuentas sino que también nos permite darle una buena
presentación a nuestra hoja de cálculo resaltando la información más interesante, de
esta forma con un solo vistazo podremos percibir la información más importante y
así sacar conclusiones de forma rápida y eficiente. Por ejemplo podemos llevar la
cuenta de todos nuestros gastos y nuestras ganancias del año y resaltar en color rojo las
pérdidas y en color verde las ganancias, de esta forma sabremos rápidamente si el año
ha ido bien o mal.

A continuación veremos las diferentes opciones disponibles en Excel 2010 respecto al

cambio de aspecto de las celdas de una hoja de cálculo y cómo manejarlas para
modificar el tipo y aspecto de la letra, la alineación, bordes, sombreados y forma de
visualizar números en la celda.

7.1. Fuente

Excel nos permite cambiar la apariencia de los datos de una hoja de cálculo cambiando
la fuente, el tamaño, estilo y color de los datos de una celda.

Para cambiar la apariencia de los datos de nuestra hoja de cálculo, podemos utilizar los
cuadros de diálogo o la banda de opciones, a continuación te describimos estas dos
formas, en cualquiera de las dos primero deberás previamente seleccionar el rango de
celdas al cual se quiere modificar el aspecto:

Utilizando los cuadros de diálogo:

En la pestaña Inicio haz clic en la flecha que se encuentra al pie de la sección Fuente.

�.:�1
Calibri . 11 K • fo,rnato de celdes �

-
H K § ¡:-¡::¡ ..
Ninefo I Aln!!odón 11 Fuomte 11 - 1 -.O Pro� 1
T_,
1
fuente fu!n�:
Cob; """'
- ....--- - 11 --i
Se abrirá el cuadro de . -. ..
'JIT'I Cambria mhJo,,,;:l . . 1:,o .
"'"" .
u,,¡.,.,
diálogo Formato de celdas, y "°""'1:..0 el [il
AIMJl'.!Sm �l!IOJg,,'a
más concretamente la 1ª,-c.""'"'º
El [Link]! [Link] Prn 8old . . 11·" .
�""''
pestaña Fuente �aybdo;
"'"9000
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Esta l!S� fuetlte: Trud�. S@: usaráL!misma fuentl!: tantomlai'rpl!SOfa amo en la prar,taL!.

1 Ac�tor 11 c,,-,:ol¡w
1

60
(i btiil( [Link]
Una vez elegidos todos los aspectos deseados, hacemos clic sobre el botón Aceptar.

Conforme vamos cambiando los valores de la ficha, aparece en el recuadro Vista

previa un modelo de cómo quedará nuestra selección en la celda.

Esto es muy útil a la hora de elegir el formato que más se adapte a lo que queremos.

A continuación pasamos a explicarte las distintas opciones de la ficha Fuente.

- Fuente: Son los tipos de letra disponibles. Hay que elegir una de la lista.

Si elegimos un tipo de letra con el identificativo delante de su nombre, nos indica que la
fuente elegida es True Type, es decir, que se usará la misma fuente en la pantalla que la
impresora, y que además es una fuente escalable (podemos escribir un tamaño de fuente
aunque no aparezca en la lista de tamaños disponibles).

- Estilo: Se elegirá de la lista un estilo de escritura. No todos los estilos son disponibles
con cada tipo de fuente. Los estilos posibles son: Normal, Cursiva, Negrita, Negrita
Cursiva.

- Tamaño: Dependiendo del tipo de fuente elegido, se elegirá un tamaño u otro. Se puede
elegir de la lista o bien teclearlo directamente una vez situados en el recuadro.

- Subrayado: Observa como la opción activa es Ninguno, haciendo clic sobre la flecha
de la derecha se abrirá una lista desplegable donde tendrás que elegir un tipo de
subrayado.

- Color: Por defecto el color activo es Automático, pero haciendo clic sobre la flecha de
la derecha podrás elegir un color para la letra.

- Efectos: Tenemos disponibles tres efectos

distintos: Tachado, Superíndice y Subíndice. Para activar o desactivar uno de ellos,
hacer clic sobre la casilla de verificación que se encuentra a la izquierda.

- Fuente normal: Si esta opción se activa, se devuelven todas las opciones de fuente que
Excel 2010 tiene por defecto.

En la Cinta de opciones disponemos de unos botones que nos permiten modificar

algunas de las opciones vistas anteriormente y de forma más rápida. Si seleccionas
previamente un texto, los cambios se aplicarán a él, y si no se aplicarán al nuevo texto
que escribas. Puedes encontrar los botones para:

Calibri .... 11 ..,.

- Elegir el tipo de fuente y el tamaño del texto. . Para cambiar el

tamaño también puedes utilizar los botones , que aumentan o disminuyen el

tamaño un nivel por cada clic, respectivamente.

- Cambiar los estilos:

61
(i btiil( [Link]
N Activa o desactiva la Negrita. Anteriormente se representaba con una B.

K Activa o desactiva la Cursiva. Anteriormente se representaba con una I.

Activa o desactiva el Subrayado simple.

Puedes utilizar los tres a la vez sobre el mismo texto.

O colorear la celda (bote de pintura) o el texto (A). respectivamente. Al

hacer clic sobre la flecha de la derecha se abrirá la paleta de colores para escoger uno.

7.2. Alineación

Se puede asignar formato a las entradas de las celdas a fin de que los datos queden
alineados u orientados de una forma determinada.

Para cambiar la alineación de los datos de nuestra hoja de cálculo, seguir los siguientes
pasos:

Seleccionar el rango de celdas al cual queremos modificar la alineación.

Haz clic en la flecha que se encuentra al pie de la sección Alineación.

Alineación r.

Aparecerá la ficha de la imagen.

Formato d� ceídes -·-

Elegir las opciones deseadas y flünero I f Alin@aoón71. Fuente I Bordes I Releno I Prole9er .l
Alneaaón del texto Oneit:adón
pulsar el botón Aceptar. - •
� .
!jorizontal:

[Link]:
=:E ¡, sanona,
@ T
•
� H '
X T@xto-·♦
t
0 Otstriudo JJSbficado o
Control del texto •
�AJJStar te!W •
1E1 Reó..lcr hasta ajustar
� !;.ombllar celdas
E _ill"'"'°'
DI! �!!<ha a ,zqu6da
Direcoón del !exto:
Contexto
l ·I

Aceptar C&'mY
1 1 1 1

62
(i btiil( [Link]
Las opciones de la ficha son:

Alineación del texto Horizontal: Alinea el contenido de las celdas seleccionadas

horizontalmente, es decir respecto de la anchura de las celdas. Al hacer clic sobre la
flecha de la derecha podrás elegir entre una de las siguientes opciones:

Horizontal:
General
Á

Izquierda (sangría)
Centrar
Deredia (sangría}
Rellenar
Justificar
Centrar en la selección
Distribuido ísannríal ..,..

GENERAL: Es la opción de Excel 2010 por defecto, alinea las celdas seleccionadas
dependiendo del tipo de dato introducido, es decir, los números a la derecha y los textos a
la izquierda.

IZQUIERDA (Sangría): Alinea el contenido de las celdas seleccionadas a la izquierda de

éstas independientemente del tipo de dato. Observa como a la derecha aparece un
recuadro Sangría: que por defecto está a 0, pero cada vez que se incrementa este valor
en uno, la entrada de la celda comienza un carácter más a la derecha, para que el
contenido de la celda no esté pegado al borde izquierdo de la celda.

CENTRAR: Centra el contenido de las celdas seleccionadas dentro de éstas.

DERECHA (Sangría): Alinea el contenido de las celdas seleccionadas a la derecha de

éstas, independientemente del tipo de dato. Observa como a la derecha aparece un
recuadro de Sangría: que por defecto está a 0, pero cada vez que se incrementa este
valor en uno, la entrada de la celda comienza un carácter más a la izquierda, para que el
contenido de la celda no esté pegado al borde derecho de la celda.

RELLENAR: Esta opción no es realmente una alineación sino que que repite el dato de la
celda para rellenar la anchura de la celda. Es decir, si en una celda tenemos escrito * y
elegimos la opción Rellenar, en la celda aparecerá ************ hasta completar la anchura
de la celda.

JUSTIFICAR: Con esta opción el contenido de las celdas seleccionadas se alineará tanto
por la derecha como por la izquierda.

CENTRAR EN LA SELECCIÓN: Centra el contenido de una celda respecto a todas las

celdas en blanco seleccionadas a la derecha, o de la siguiente celda en la selección que
contiene datos.

DISTRIBUIDO (Sangría): El contenido se alinea a izquierda y derecha, y además trata de

ocupar todo el espacio de la línea vertical, separando las palabras tanto como sea
necesario.

63
(i btiil( [Link]
Alineación del texto Vertical: Alinea el contenido de las celdas seleccionadas
verticalmente, es decir, respecto de la altura de las celdas. Esta opción sólo tendrá
sentido si la altura de las filas se ha ampliado respecto al tamaño inicial. Al hacer clic
sobre la flecha de la derecha podrás elegir entre una de las siguientes opciones:

tertical:
Inferior
Superior Á

Centrar

Justificar
Distribuido

SUPERIOR: Alinea el contenido de las celdas seleccionadas en la parte superior de

éstas.

CENTRAR: Centra el contenido de las celdas seleccionadas respecto a la altura de las

celdas.

INFERIOR: Alinea el contenido de las celdas seleccionadas en la parte inferior de éstas.

JUSTIFICAR: Alinea el contenido de las celdas seleccionadas tanto por la parte superior
como por la inferior.

DISTRIBUIDO: Distribuye el texto en la celda, de forma que no se solape con las

colindantes. Si es necesario amplía el tamaño de la celda.

Orientación
- ♦
♦
T
e
X Texto--♦
1
o
♦
♦

lo �!Grados

Orientación: Permite cambiar el ángulo del contenido de las celdas para que se muestre
en horizontal (opción por defecto), de arriba a abajo o en cualquier ángulo desde 90º en
sentido opuesto a las agujas de un reloj a 90º en sentido de las agujas de un reloj. Excel
2010 ajusta automáticamente la altura de la fila para adaptarla a la orientación vertical, a
no ser que se fije explícitamente la altura de ésta.

Ajustar texto: Por defecto si introducimos un texto en una celda y éste no cabe, utiliza las
celdas contiguas para visualizar el contenido introducido, pues si activamos esta opción el
contenido de la celda se tendrá que visualizar exclusivamente en ésta, para ello
incrementará la altura de la fila y el contenido se visualizará en varias filas dentro de la
celda.

64
(i btiil( [Link]
Reducir hasta ajustar: Si activamos esta opción, el tamaño de la fuente de la celda se
reducirá hasta que su contenido pueda mostrarse en la celda.

Combinar celdas: Al activar esta opción, las celdas seleccionadas se unirán en una
sola.

Dirección del texto: Permite cambiar el orden de lectura del contenido de la celda. Se
utiliza para lenguajes que tienen un orden de lectura diferente del nuestro por ejemplo
árabe, hebreo, etc.

En la Cinta de opciones disponemos de unos botones que nos permitirán modificar

algunas de las opciones vistas anteriormente de forma más rápida, como:

Los botones de alineación vertical (superior, medio e inferior). Si nos

situamos en una celda con texto se marcará la que esté siendo utilizada.

Los botones de alineación horizontal (izquierda, centrado y derecha).

13- .
�o1AJustartexto
La opción para ajustar el texto en la celda que amplia la celda si el texto no
cabe.

�
m
J;;ombi11a1 y centrar

1 � C.Q.mbi11a1 honaontalrnente
1 ¡j:;j CombiJ1a1 celdas
¡lij �eparar celdas

El botón Combinar y centrar unirá todas las celdas seleccionadas para que formen
una sola celda y a continuación nos centrará los datos. Pulsando en la pequeña flecha de
la derecha se puede acceder a otras opciones de combinación.

65
(i btiil( [Link]
7.3. Bordes

Excel nos permite crear líneas en los bordes o lados de las celdas.

Formato de celdas 1 'rlCEGI

Número I Alineación I Fuente ] ! Bordes ! [�--�-�-�-----------
Relleno I Proteger 1
,---�---�--�························

Línea Preestableddos
�stilo:
Ninguna

�inguno Cgntcmc Interior

Borde

OTil _J
L

[=l Texto
Color:
1
Automático ¡::¡::¡¡ �7 r�

[g] OTil O] OTil OTil

El estilo de borde seleccionado puede aplicarse al hacer die en alguno de los preestablecidos, en el
diagrama de vista previa o en los botones de arriba.

1
Aceptar ! 1
Cancelar
1

Para cambiar la apariencia de los datos de nuestra hoja de cálculo añadiendo bordes,
seguir los siguientes pasos:

1. Seleccionar el rango de celdas al cual queremos modificar el aspecto.

2. Seleccionar la pestaña Inicio.

3. Hacer clic sobre la flecha que se encuentra bajo la sección Fuente.

4. En el cuadro de diálogo que se abrirá hacer clic sobre la pestaña Bordes.

5. Aparecerá el cuadro de diálogo de la derecha.

6. Elegir las opciones deseadas del recuadro.

7. Una vez elegidos todos los aspectos deseados, hacer clic sobre el botón Aceptar.

Al elegir cualquier opción, aparecerá en el recuadro Borde un modelo de cómo quedará

nuestra selección en la celda.

66
(i btiil( [Link]
A continuación pasamos a explicarte las distintas opciones del recuadro.

Preestablecidos:Se elegirá una de estas opciones:

Ninguno: Para quitar cualquier borde de las celdas seleccionadas.

Contorno: Para crear un borde únicamente alrededor de las celdas seleccionadas.

Interior: Para crear un borde alrededor de todas las celdas seleccionadas excepto
alrededor de la selección.

Borde: Este recuadro se suele utilizar cuando no nos sirve ninguno de los botones
preestablecidos. Dependiendo del borde a poner o quitar (superior, inferior, izquierdo,...)
hacer clic sobre los botones correspondientes. ¡CUIDADO! Al utilizar los botones
preestablecidos, el borde será del estilo y color seleccionados, en caso de elegir otro
aspecto para el borde, primero habrá que elegir Estilo y Color y a continuación hacer clic
sobre el borde a colocar.

Estilo: Se elegirá de la lista un estilo de línea.

Color: Por defecto el color activo es Automático, pero haciendo clic sobre la flecha de la
derecha podrá elegir un color para los bordes.

• En la Cinta de opciones disponemos de un botón que nos permitirá modificar los

bordes de forma más rápida:

Si se hace clic sobre el botón se dibujará un borde tal como viene representado en
éste. En caso de querer otro tipo de borde, elegirlo desde la flecha derecha del botón.
Para abrir la ventana con las opciones que hemos visto, elegir Más bordes....

67
(i btiil( [Link]
7.4. Rellenos

Excel nos permite también sombrear las celdas de una hoja de cálculo para remarcarlas
de las demás. Para ello, seguir los siguientes pasos:

Formato de celdas l 'il IPSiil

Número I Alineación I Fuente I Bordes 1 , .. Relleno . .' 1 Proteger 1
'---"--'---------�
[;olor de fondo: Color Q.e Trama:

íl Sin color lí Automático

Egtilc de Trama:

□■□••·····
□•□•□□□□□□ Fl
□••·••□••□
••••••••••
••••••••••
••••••••••
••••••••••
[ EfectQs de relleno.,, 1 1 Más colores.,,

Muestra

1 1
Aceptar Cancelar

Seleccionar el rango de celdas al cual queremos modificar el aspecto.

1. Seleccionar la pestaña Inicio.

2. Hacer clic sobre la flecha que se encuentra bajo la sección Fuente.

3. Hacer clic sobre la pestaña Relleno.

4. Aparecerá la ficha de la derecha.

5. Elegir las opciones deseadas del recuadro.

6. Una vez elegidos todos los aspectos deseados, hacer clic sobre el botón Aceptar.

Al elegir cualquier opción, aparecerá en el recuadro Muestra un modelo de cómo quedará

nuestra selección en la celda.

A continuación pasamos a explicarte las distintas opciones del recuadro.

68
(i btiil( [Link]
Color de fondo: Se elegirá de la lista un color de fondo o se pulsará el botón Sin Color.

Color de trama: Se elegirá de la lista desplegable un estilo de trama, así como el color de
la trama.

En la Cinta de opciones disponemos de un botón que nos permitirá modificar el relleno de

forma más rápida:

Si se hace clic sobre el botón se sombreará la celda del color indicado en éste, en
nuestro caso, en amarillo. En caso de querer otro color de sombreado, elegirlo desde la
flecha derecha del botón. Aquí no podrás añadir trama a la celda, para ello tendrás que
utilizar el cuadro de diálogo Formato de celdas.

7.5. Estilos predefinidos

Si no quieres perder mucho tiempo en colorear las celdas y aplicar estilos, la mejor opción
son los estilos predefinidos. En la ficha Inicio, dentro de la sección Estilos encontrarás

Dar formato Estilos de

como tabta r celda·

los botones Dar formato como tabla y Estilos de celda. Estilos

o Si vas a dar formato a las celdas, deberás seleccionarlas y pulsar el botón Estilos de
celda. Verás muchas opciones entre las que elegir. Al hacer clic sobre una de ellas, el
estilo se aplicará automáticamente.

Uno de los estilos predefinidos es Normal, de forma que si quieres que una celda
formateada, ya sea con un estilo predefinido o con uno personalizado, recupere el formato
normal, sólo tendrás que elegir esta opción.

o Si vas a dar formato a varias celdas, para formar una tabla, selecciónalas y pulsa Dar
formato como tabla. La forma de proceder es similar a la anterior, elegirás de un listado
el estilo que prefieras y se aplicará. La única diferencia es que aparecerá un pequeño
cuadro de diálogo para que selecciones las celdas que quieres que formen parte de la
nueva tabla y elijas si ésta contendrá encabezados.

Una vez finalices el formateo, lo que habrás creado será una tabla, por lo que aparecerá
la pestaña Herramientas de tabla. Profundizaremos en esta ficha y las distintas opciones
que contiene posteriormente, en el tema dedicado a las tablas.

Ambas opciones, los estilos de celda y el formato como tabla, tienen en común que te
permiten crear un Nuevo estilo. Si quieres aprender cómo crear estilos de celda
predefinidos, puedes visitar el siguiente avanzado .

69
(i btiil( [Link]
7.6. Copia rápida de formato

Si queremos que una celda tenga el mismo formato que otra, lo más rápido muchas veces
es copiar el formato.

La forma de hacerlo es:

1. Primero, seleccionar la celda con el formato que queremos copiar.

2. Luego, en la pestaña Inicio, seleccionar la herramienta Copiar formato <I . Está

situada en la categoría Portapapeles, junto a las opciones para copiar, cortar y
pegar.

3. Observarás que al pasar el cursor por la hoja de cálculo, el cursor tiene el

siguiente aspecto Oli.

4. Seleccionaremos la celda o el conjunto de celdas al que queremos aplicar el

formato.

Y ya está. De esta sencilla forma nos ahorraremos el trabajo de tener que volver a
establecer todos y cada uno de los parámetros de formato a mano: color, fuente, relleno,
bordes, etc.

7.7. Formato de los valores numéricos

Excel nos permite modificar la visualización de los números en la celda. Para ello,
seguir los siguientes pasos:

Seleccionar el rango de celdas al cual queremos modificar el aspecto de los números.

Seleccionar la pestaña Inicio y hacer clic sobre la flecha que se encuentra bajo la
sección Número.

.
orma to d e ce Id as

..
General tünero I AllrM!:aoón I futtJt!- _ ¡ Bordes 1 � 1 Pro�e' 1

�- ¾ 000 1
♦0 00
00 �0
\;a<••"'"
. .....,
Número ,. """'º
Moneda
ContabOdad las cedas con formato �al no llenen Lfl formato especifico de rúne"o.
v-!'

-
F«ha

"°''
Porcentaje
Fracción
Científica
reste
Personaizada

1 "'"'"" 11 Can< ... 1

1 70 1
llJ bri,ilt [Link]
Se abrirá el cuadro de diálogo Formato de celdas, situado en la pestaña Número.

Elegir la opción deseada del recuadro Categoría:

Hacer clic sobre el botón Aceptar.

Al elegir cualquier opción, aparecerá en el recuadro Muestra un modelo de cómo quedará

nuestra selección en la celda.

A continuación pasamos a explicarte las distintas opciones del recuadro Categoría: se

elegirá de la lista una categoría dependiendo del valor introducido en la celda. Las
categorías más utilizadas son:

 General: Visualiza en la celda exactamente el valor introducido. Es el formato que

utiliza Excel por defecto. Este formato admite enteros, decimales, números en
forma exponencial si la cifra no toma por completo en la celda.

 Número: Contiene una serie de opciones que permiten especificar el número de

decimales, también permite especificar el separador de millares y la forma de
visualizar los números negativos.

 Moneda: Es parecido a la categoría Número, permite especificar el número de

decimales, se puede escoger el símbolo monetario como podría ser € y la forma
de visualizar los números negativos.

 Contabilidad: Difiere del formato moneda en que alinea los símbolos de moneda y
las comas decimales en una columna.

 Fecha: Contiene números que representan fechas y horas como valores de fecha.
Puede escogerse entre diferentes formatos de fecha.

 Hora: Contiene números que representan valores de horas. Puede escogerse

entre diferentes formatos de hora.

 Porcentaje: Visualiza los números como porcentajes. Se multiplica el valor de la

celda por 100 y se le asigna el símbolo %, por ejemplo, un formato de porcentaje
sin decimales muestra 0,1528 como 15%, y con 2 decimales lo mostraría como
15,28%.

 Fracción: Permite escoger entre nueve formatos de fracción.

 Científica: Muestra el valor de la celda en formato de coma flotante. Podemos

escoger el número de decimales.

 Texto: Las celdas con formato de texto son tratadas como texto incluso si en el
texto se encuentre algún número en la celda.

 Especial: Contiene algunos formatos especiales, como puedan ser el código

postal, el número de teléfono, etc.

71
(i btiil( [Link]
 Personalizada: Aquí podemos crear un nuevo formato.

En la Cinta de opciones Formato disponemos de una serie de botones que nos permitirán
modificar el formato de los números de forma más rápida:

Si se hace clic sobre el botón, los números de las celdas seleccionadas se

convertirán a formato moneda (el símbolo dependerá de cómo tenemos definido el tipo
moneda en la configuración regional de Windows, seguramente tendremos el símbolo €).

¾ Para asignar el formato de porcentaje (multiplicará el número por 100 y le añadirá el

símbolo %).

000 Para utilizar el formato de millares (con separador de miles y cambio de alineación).

+0
00
Para quitar un decimal a los números introducidos en las celdas seleccionadas.
00
+0
Para añadir un decimal a los números introducidos en las celdas seleccionadas.

7.8 El formato condicional

El formato condicional sirve para que dependiendo del valor de la celda, Excel aplique un
formato especial o no sobre esa celda.

El formato condicional suele utilizarse para resaltar errores, para valores que cumplan una
determinada condición, para resaltar las celdas según el valor contenido en ella, etc.

Formato
m �
Dar formato Estilos de
□
6
Im
•

condicional .... como tabla > celda ....

q ,[Link] reglas de celdas ►

�
R�glas su perfores e inferlores ►

�
Barras de gatos ►

f[i! j
�lasdeoolor ►

l�hj �omjwntos de iconos ►

(I? Nue,va regla ...

ll!} l;!orralí reglas ►

IIJ Administrar reglas ...

72
ll btiil( [Link]
Cómo aplicar un formato condicional a una celda:

- Seleccionamos la celda a la que vamos a aplicar un formato condicional.

- Accedemos al menú Formato condicional de la pestaña Inicio.

Aquí tenemos varias opciones, como resaltar algunas celdas dependiendo de su relación
con otras, o resaltar aquellas celdas que tengan un valor mayor o menor que otro.

Utiliza las opciones Barras de datos, Escalas de color y Conjunto de iconos para
aplicar diversos efectos a determinadas celdas.

Nosotros nos fijaremos en la opción Nueva regla que permite crear una regla
personalizada para aplicar un formato concreto a aquellas celdas que cumplan
determinadas condiciones.

Nos aparece un cuadro de diálogo Nueva regla de formato como el que vemos en la
imagen.

Nueva regla de formato

S,elecdonar oo tipo de reQla:

™
► Aplicar formato a todas las celdas según sus valores
► Apiicar formato únicamente a las celdas que contengan ...
► Aplicar formato únicamente a los valores con rango in�rior o superior
► Aplicar formato únicamente a los veicres c.e estén por encima o por debajo del promedio
► Aplicar formato únicamente a los valores Lllicos o duplicados
► Utilice una fórmtja que determine las celdas para aplicar formato.
�ditar LN descripción de regla:

Dar fQrmato únicamente a las cektas con:

1 Valor de la celda
BI lentre BII [!!!.) y
1
[!!!.)

1
Vista previa: Sin formato establecido 1 Eormato ... 1
1

1 Aceptar
1 Cancelar 1
1

En este cuadro seleccionaremos un tipo de regla. Normalmente querremos que

se aplique el formato únicamente a las celdas que contengan un valor, aunque
puedes escoger otro diferente.

En el marco Editar una descripción de regla deberemos indicar las condiciones que
debe cumplir la celda y de qué forma se marcará.

De esta forma si nos basamos en el Valor de la celda podemos escoger entre varias
opciones como pueden ser un valor entre un rango mínimo y máximo, un valor mayor que,
un valor menor que y condiciones de ese estilo.

73
llJ bri,ilt [Link]
Los valores de las condiciones pueden ser valores fijos o celdas que contengan el valor a
comparar.

Si pulsamos sobre el botón Formato... entramos en un cuadro de diálogo donde podemos

escoger el formato con el que se mostrará la celda cuando la condición se cumpla. El
formato puede modificar, el color de la fuente de la letra, el estilo, el borde de la celda, el
color de fondo de la celda, etc.

Al pulsar sobre Aceptar se creará la regla y cada celda que cumpla las condiciones se
marcará. Si el valor incluido en la celda no cumple ninguna de las condiciones, no se le
aplicará ningún formato especial.

Si pulsamos sobre Cancelar, no se aplicarán los cambios efectuados en el formato

condicional.

74
(i btiil( [Link]
7.9. Los temas

Un tema es un conjunto de formatos que conforman el estilo general que presenta un

libro. Engloba los colores, la fuente y los distintos efectos que utilizará por defecto del
documento al completo. Ésto no implica que no se pueda personalizar las celdas de forma
independiente, como hemos aprendido anteriormente, pero sí deberemos tener en cuenta
que, si utilizamos colores del tema al colorear un relleno o un texto, éstos cambiarán si
modificamos el tema.

Para cambiar el tema nos situaremos en la pestaña Diseño de página, en la

sección Temas.

[A] Fuentes •
Temas
1---�[§] ttectos •

E]EJ
Arta costura Angulos

1 �?.JI
..... 1
o
Aa
•••••• • •••• .Aa

�:::.. ]l 1�.] �
Aspecto Austin Botrcano Brío

Aa
••••••
Cartont

�::.:.ll 1 �:..ll l ��J 1

Chmcheta Civll Clartdad

Aa
••••••
Compuesto Concurrencia Cuadrícula Ejecutivo

El
Etiqueta ..,
Habilitar actualizaciones de contenido de [Link] ...

� �uscar temes ..
� Gyardar tema actual

Desde el botón Temas, podremos seleccionar de una amplia lista el que más nos guste.

Si habilitamos las actualizaciones de contenido de [Link], Excel se conectará con la

página web de Microsoft para adquirir más temas cuando éstos estén disponibles.

Podemos crear nuestro propio tema. Si establecemos los estilos con los colores de
nuestra empresa, por ejemplo, podemos pulsarGuardar tema actual... para conservarlo y
utilizarlo en otros documentos.

Para recuperar un tema personalizado y aplicarlo a nuestro libro, haremos clic en Buscar
temas... y lo buscaremos entre las carpetas de nuestro equipo, allá donde lo hayamos
guardado.

75
(i btiil( [Link]
Si hay un tema que se aproxima a lo que buscas, pero no es exactamente lo que
desearías, puedes cambiar alguno de sus aspectos mediante los
botones Colores, Fuentes y Efectos.

Capítulo 8: Cambios de estructura

Vamos a utilizar los métodos disponibles en Excel 2010 para modificar el aspecto de las
filas, columnas, el aspecto general de una hoja de cálculo y obtener así un aspecto
más elegante.

8.1. Alto de fila

Excel 2010 ajusta automáticamente la altura de una fila dependiendo del tipo de
letra más grande utilizado en esa fila. Por ejemplo, cuando el tipo de letra mayor de la
fila 2 es Arial de 10puntos, la altura de esa fila es 12,75. Si aplicamos Times New
Roman de 12 puntos a una celda de la fila 2, la altura de toda la fila pasa
automáticamente a 15,75.

Si deseamos modificar la altura de alguna fila, podemos utilizar dos métodos:

El primer método consiste en utilizar el menú. Para ello, seguiremos los siguientes
pasos:

Seleccionar las filas a las que quieras modificar la altura. En caso de no seleccionar
ninguna, se realizará la operación a la fila en la que nos encontramos.

En la pestaña Inicio, pulsar el botón Formato del menú Celdas.

w
tor�ato1

Tamaño de celda
!O Alto de fil'a ...

/),utoajustar alto de fil'a

□
++
A![Link] de columna ...

Autoajustar ancno de columna

AITTclno predeterminado ...

76
(i btiil( [Link]

Elegir la opción Alto de fila...

Alto de fil'a 1 'il l'=ifilñfl

'---
12_ 17---'---
I .S
!>,_lto de fila: ______,

! Aceptar j I
Cancelar
1

Aparecerá el cuadro de diálogo Alto de fila en el que tendrás que indicar el alto de la fila,
para indicar decimales utilizar el punto decimal de teclado numérico, debido a que según
el sistema puede variar entre sistema decimal (punto) o el sistema inglés (coma).

Escribir la altura deseada, en este caso está 12,75 que es la altura que tiene la fila por
defecto.

Hacer clic sobre el botón Aceptar para que los cambios se hagan efectivos.

El segundo método consiste en utilizar el ratón. Para ello:

1. Colocar el puntero del ratón en la línea situada debajo del número de la fila que
desees modificar, en la cabecera de la fila.

2. El puntero del ratón adopta la forma de una flecha de dos puntas, tal como:

3. Mantener pulsado el botón del ratón, y arrastrar la línea a la nueva posición.

�ºt l
Conforme movemos el ratón, la altura de la fila cambia.

4. Al final soltar el botón del ratón.

8.2. Autoajustar

Si hemos modificado la altura de una fila, podemos redimensionarla para ajustarla a la

entrada más alta de la fila, utilizando dos métodos distintos.

El primer método consiste en utilizar el menú. Para ello:

1. Selecciona las filas a las que desees modificar la altura.

2. Seleccionar del menú Formato que se encuentra en la pestaña Inicio.

3. Elige la opción Autoajustar alto de fila.

77
(i btiil( [Link]

w
¡For�atoj

Tamaño de celda
t□ Alto de fila ...
¡l,utoajustar alto de fila

Este segundo método es mucho más rápido:

1. Situarse sobre la línea divisoria por debajo de la fila que deseas modificar, en la
cabecera de la fila.

2. Tal como vimos a la hora de modificar la altura con el ratón, el puntero del ratón se
convertirá en una flecha de dos puntas.

3. Haz doble clic, el tamaño se reajustará automáticamente.

8.3. Ancho de columna

En Excel 2010 la anchura por defecto de una columna es de 8,43 caracteres o 10,71
puntos. A menudo, la anchura estándar de una columna no es suficiente para visualizar
el contenido completo de una celda.

Si deseamos modificar la anchura de alguna columna, podemos utilizar dos métodos:

El primer método consiste en utilizar el menú. Para ello, seguiremos los siguientes
pasos:

w
tor�atoj

Tamaño de celda

t□ Alto de fil'a ...

/1,utoajustar alto de filia

□
++
A.!![Link] de columna ...
Auto ajustar ancno de columna
Anclno p_redetNminado ...

Seleccionar las columnas a las que quieres modificar la anchura. En caso de no

seleccionar ninguna, se realizará la operación a la columna en la que nos encontramos.

78
(i btiil( [Link]
Desplegar el menú Formato de la pestaña Inicio.

Se abrirá otro submenú.

Elegir la opción Ancho de columna...

Aparecerá el siguiente cuadro de diálogo.

Ancho de columna 1- 'i/ '

Ancho de ,olumna: " ] •=•=-

• --'
J j
Acoplar Cerceler

Escribir la anchura deseada.

Hacer clic sobre el botón Aceptar.

El segundo método consiste en utilizar el ratón. Para ello:

1. Situar el puntero del ratón en la línea situada a la derecha del nombre de la

columna que desees modificar, en la cabecera de la columna.

2. El puntero del ratón adopta la forma de una flecha de dos puntas, tal como: EE .

3. Mantener pulsado el botón del ratón, y arrastrar la línea a la nueva posición.

4. Observa como conforme nos movemos la anchura de la columna va cambiando.

5. Soltar el botón del ratón cuando el ancho de la columna sea el deseado.

8.4. Autoajustar a la selección

Podemos modificar la anchura de una columna para acomodarla al dato de entrada

más ancho, utilizando dos métodos distintos.

l or�ato
Tamaño de celda
![ Alto de fila ...
autoajustar alto de fila

H Ancho de columna ...

Autoajustar ancho de columna
Ancho 12redtterminado.,,

El primer método consiste en utilizar el menú. Para ello:

Seleccionar las columnas a las que desees modificar la anchura.

79
(i btiil( [Link]
Desplegar el menú Formato de la pestaña Inicio. Se abrirá otro submenú.

Eligir la opción Autoajustar ancho de columna.

El segundo método es mucho más rápido.

Situarse sobre la línea divisoria a la derecha de la columna que deseas modificar, en la

cabecera de la columna.

Tal como vimos a la hora de modificar la anchura con el ratón, el puntero del ratón se
convertirá en una flecha de dos puntas.

Hacer doble clic, automáticamente se ajustará el tamaño de la columna al mayor texto

que hayas introducido en la columna.

8.5 Ancho estándar de columna

Excel 2010 nos permite modificar la anchura estándar para todas las columnas de la
hoja que tienen asignada dicha anchura. Si deseamos modificarla, seguir los siguientes
pasos:

�
[°r�ato
Tamaño de celda
![ Alto de fila ...

!:utoajustar atto de fila

'r-3 Ancho de columna ...

AutoaJustar ancho de columna
Ancho Qredeterminado ...

Desplegar el menú Formato de la pestaña Inicio. Se abrirá otro submenú.

Elegir la opción Ancho predeterminado...

rrAncho estándar 'Cl)ij

�o estándar de columna: [111]
Aceptar 1
! Cancelar
Aparecerá el siguiente cuadro de diálogo.

Escribir la anchura estándar deseada y pulsar el botón Aceptar.

Todas las columnas pasan a tener la anchura estándar, excepto aquellas que tuvieran
asignada una anchura particular.

80
(i btiil( [Link]
8.6 Cambiar el nombre de la hoja

Como ya sabes, en Excel 2010 creamos libros de trabajo formados por varias hojas. Por
defecto cada hoja se referencia como Hoja1, Hoja2, ...

Si trabajamos con varias hojas dentro del libro es aconsejable utilizar un nombre de
hoja para identificarla de forma más rápida, así si utilizamos una hoja para manejar los
ingresos y gastos de cada mes, la primera hoja se podría nombrar Enero, la
segunda Febrero, ...

La longitud máxima de los nombre de las hojas es de 31 caracteres.

No puede haber dos hojas de cálculo dentro del mismo libro de trabajo con el mismo
nombre.

Si deseamos modificar el nombre de una hoja, podemos utilizar dos métodos:

01ganf!lar lilojas

i;;ambi<a1 el nombre de la hoja

Mover o copjar noja ...

CQl01 de etiqueta ►
El primer método consiste en utilizar el menú. Para ello, seguir los siguientes pasos:

Situarse en la hoja a la cual se quiere cambiar el nombre.

Seleccionar el menú Formato y Elegir la opción Cambiar el nombre de la hoja, dentro

del apartado Organizar hojas.

Si te fijas en la etiqueta de la hoja, su nombre Hoja1 se seleccionará, tal como: 1 l!?ffll ¿.

Escribir el nuevo nombre y pulsar INTRO.

El segundo método es mucho más directo y rápido:

Hacer doble clic sobre el nombre de la hoja en su etiqueta J l!?ffll ,".'..

Escribir el nuevo nombre de la hoja.

Pulsar INTRO.

81
(i btiil( [Link]
8.7. Cambiar el color a las etiquetas de hoja
Organf�ar hojas

_ki3mbi ar el nombre de la hoja

1

Mover o copiar hoja ...

r CQlor de etiq�ta Colores del tema

Protección kr ■ ■■■■■■■
Excel 2010 también nos permite cambiar o asignar un color a las etiquetas de las
hojas de cálculo. Para ello, seguir los siguientes pasos:

1. Seleccionar el menú Formato de la pestaña Inicio.

2. Elegir la opción Color de etiqueta. Aparecerá otro submenú.

3. Seleccionar el color deseado.

Aquí te mostramos como quedarían si colorearemos las etiquetas de las hojas.

Resumen 4ii$ffi 11, LJeneficiosj Hojal'I /ti 7

Es posible que no aprecies el cambio mientras la hoja que hayas coloreado esté activa.
Selecciona otra para ver los cambios aplicados.

Para quitar el color de la etiqueta de la hoja hay que seguir los mismos pasos, pero en
vez de elegir un color, elegimos la opción Sin color.

Otra forma de cambiar el color es hacer clic con el botón derecho sobre la propia etiqueta.
En el menú contextual encontrarás la opción Color de etiqueta.

8.8. Ocultar hojas

Si deseas ocultar hojas de cálculo del libro de trabajo, seguir los siguientes pasos:

Visibilidad
[Link] mostrar ---> Ocultar lilas
Organizar hojas �, Ocultar �olumnu
{ambiar el nombre de la hoja Ocultar !!oja

1. Seleccionar las hojas a ocultar. Para seleccionar más de una recuerda que debes
hacer clic sobre las pestañas inferiores mientras pulsas la tecla Ctrl. No se pueden
seleccionar todas las hojas, deberá quedar al menos una en el libro de trabajo.

2. Seleccionar el menú Formato.

3. Elegir la opción Ocultar y mostrar.

82
(i btiil( [Link]
4. Aparecerá otro submenú.

5. Seleccionar la opción Ocultar hoja.

8.9. Mostrar hojas ocultas

Si deseamos mostrar hojas ocultas, seguir los siguientes pasos:

1. Seleccionar el menú Formato.

2. Elegir la opción Ocultar y mostrar. Aparecerá otro submenú.

3. Elegir la opción Mostrar hoja.... Aparecerá el cuadro de diálogo Mostrar con las
hojas ocultas.

Mostrar l'il�
!'io<lrar hoja:
' . A

Acei,tar Cancelar
1 11 1

4. Seleccionar la hoja a mostrar.

5. Hacer clic en Aceptar.

83
(i btiil( [Link]

Capítulo 9: Insertar y eliminar elementos

Vamos a ver las diferentes formas de insertar y eliminar filas, columnas, celdas y
hojas operaciones muy útiles cuando tenemos un libro ya creado y queremos retocarlo o
cuando a mitad del diseño de una hoja nos damos cuenta que se nos ha olvidado colocar
una fila o columna.

9.1. Insertar filas en una hoja

En muchas ocasiones, después de crear una hoja de cálculo, nos daremos cuenta de
que nos falta alguna fila en medio de los datos ya introducidos.

Para añadir una fila, seguir los siguientes pasos:

1. Seleccionar la fila sobre la que quieres añadir la nueva, ya que las filas siempre se
añaden por encima de la seleccionada.

2. Seleccionar el menú Insertar del apartado Celdas en la pestaña Inicio.

3. Elegir la opción Insertar filas de hoja.

r:a•
Insertar

9..,, Insertar C.{ldas ...

�-a jnserter filas de hoJa

ut Insertar columnas de hoja

lij In1ertar hoja

Todas las filas por debajo de la nueva, bajarán una posición.

En caso de no haber seleccionado ninguna fila, Excel toma la fila donde está situado el
cursor como fila seleccionada.

Si quieres añadir varias filas, basta con seleccionar, en el primer paso, tantas filas
como filas a añadir.

Añadir filas a nuestra hoja de cálculo no hace que el número de filas varíe, seguirán
habiendo 1048576 filas, lo que pasa es que se eliminan las últimas, tantas como filas
añadidas. Si intentas añadir filas y Excel no te deja, seguro que las últimas filas contienen
algún dato.

Cuando insertamos filas con un formato diferente al que hay por defecto, nos aparecerá el
botón para poder elegir el formato que debe tener la nueva fila.

84
(i btiil( [Link]
9.2. Insertar columnas en una hoja

Excel 2010 también nos permite añadir columnas, al igual que filas.

Para añadir una columna, seguiremos los siguientes pasos:

□+cll
8 Insertar c�ldas ...

�+Cil
Insertarfillas de hoja
uu
� Insertar columnas de hoja

w¡j Iniertar hoja

Seleccionar la columna delante de la cual quieres añadir otra, ya que las columnas
siempre se añaden a la izquierda de la seleccionada.

Seleccionar el menú Insertar de la pestaña Inicio.

Elegir la opción Insertar columnas de hoja.

Todas las columnas por la derecha de la nueva se incrementarán una posición.

En caso de no haber seleccionado ninguna columna, Excel 2010 toma la columna donde
estamos situados como columna seleccionada.

Si quieres añadir varias columnas, basta con seleccionar tantas columnas, en el

primer paso, como columnas a añadir.

Añadir columnas a nuestra hoja de cálculo no hace que el número de columnas

varíe, seguirán habiendo 16384 columnas, lo que pasa es que se eliminan las últimas,
tantas como columnas añadidas. Si intentas añadir columnas y Excel no te lo permite,
seguro que las últimas columnas contienen algún dato.

Cuando insertamos columnas con un formato diferente al que hay por defecto, nos
aparecerá el botón para poder elegir el formato que debe tener la nueva columna.

9.3. Insertar celdas en una hoja

En ocasiones, lo que nos interesa añadir no son ni filas ni columnas enteras sino
únicamente un conjunto de celdas dentro de la hoja de cálculo.

Para añadir varias celdas, seguir los siguientes pasos:

Seleccionar las celdas sobre las que quieres añadir las nuevas y pulsa el menú Insertar.

De forma predeterminada se insertarán las celdas sobre las seleccionadas. Si no quieres

que sea así deberás:

85
(i btiil( [Link]
Seleccionar la flecha del menú Insertar.

�� [nsertarl �1
"B+cll Insertar Cfldas .. ,
�+i:ii
!nse-rtarfil as de hoja
1

uu
CI Irrse-rtar columnas de hoja

U In1ertar hoja

Elegir la opción Insertar celdas...

Esta opción no aparecerá si no tienes celdas seleccionadas.

Aparece el cuadro de diálogo Insertar celdas.

k
Insertar celdas

Insertar
O Desplazar las celdas hada la [Link]
0foesplazar las celdas hada a�ajéii
O Insertar toda una fila
O Insertar toda una �olumna

1hr Aceptar .J I Cancelar

Elegir la opción deseada dependiendo de si las celdas seleccionadas queremos que se

desplacen hacia la derecha o hacia abajo de la selección.

Fíjate como desde aquí también te permite añadir filas o columnas enteras.

Hacer clic sobre Aceptar.

Al añadir celdas a nuestra hoja de cálculo, el número de celdas no varía ya que se

eliminan las del final de la hoja.

Cuando insertamos celdas, con un formato diferente al que hay por defecto, al igual que
para las filas y columnas, nos aparecerá el botón para poder elegir el formato que
debe tener la nueva celda. Dependiendo de si se inserta desplazando hacia la derecha o
hacia abajo nos aparecerá el cuadro visto anteriormente para la inserción de columna o
fila. Este cuadro funciona de la misma forma que para columnas o filas.

9.4. Insertar hojas en un libro de trabajo

Si necesitas trabajar con más de tres hojas en un libro de trabajo, tendrás que añadir
más. El número de hojas puede variar de 1 a 255.

86
(i btiil( [Link]
�� [nsertarl
e
�1
8+cll Insertar Cfldas .. ,
�+Cil
[ns ertar fijas de hoja
uu
� Insertar columnas de hoja

U In1ertar hoja

Para añadir una hoja, seguiremos los siguientes pasos:

Situarse en la hoja posterior a nuestra nueva hoja, ya que las hojas siempre se añadirán a
la izquierda de la seleccionada.

Seleccionar el menú Insertar.

Elegir la opción Insertar hoja.

O bien pulsar la combinación de teclas Mayus + F11.

Otra forma es pulsar el botón Insertar hoja de cálculo de la zona inferior.

En este caso se insertará a continuación de las existentes, es decir, a la derecha del todo.

9.5. Eliminar filas y columnas de una hoja

f EliminarH

El"" 11iminar celdas ...

� Eliminar filas de hoja

� Eliminar columnas de rioja

� Eliminar hoja

Para eliminar filas, seguir los siguientes pasos:

Seleccionar las filas o columnas a eliminar.

Seleccionar el menú Eliminar de la pestaña Inicio.

Elegir la opción Eliminar filas de hoja o Eliminar columnas de hoja.

Al eliminar filas o columnas de nuestra hoja de cálculo, no varía el número de filas o

columnas, seguirá habiendo 1048576 filas y 16384 columnas, lo que pasa es que se
añaden al final de la hoja, tantas como filas o columnas eliminadas.

9.6. Eliminar celdas de una hoja

Para eliminar varias celdas, seguir los siguientes pasos:

87
(i btiil( [Link]
Seleccionar las celdas y despliega el menú Eliminar de la pestaña Inicio. Luego, elige la
opción Eliminar celdas....

O bien seleccionar las filas y pulsa la combinación de teclas CTRL + -.

Eliminar celdas [<yl�I

Eliminar
@l�·e·sp¡aziir··¡a�·-·_�-�-iaiiS·ha·da··r�·- _¡iq·�"i�-�4�"1
e) Desplazar las celdas hacia ªrriba
O Toda la Jjla
O Toda la ¡;olumna

Aceptar ! 1
Cancelar
I
j

Aparecerá el cuadro de diálogo de la imagen. Elige cómo quieres realizar el

desplazamiento. Observa como desde aquí también te permite eliminar filas o columnas
enteras.

Por último, hacer clic sobre Aceptar.

9.7. Eliminar hojas de un libro de trabajo

Para eliminar una hoja, seguir los siguientes pasos:

f EliminarH

� f_liminar celdas ...

� Eliminar filas de hoja

� Eliminar columnas de hoja

� Eliminar hoja

1. Situarse en la hoja a eliminar.

2. Seleccionar el menú Eliminar de la pestaña Inicio.

3. Elegir la opción Eliminar hoja.

88
(i btiil( [Link]

Capítulo 10: Corrección ortográfica

Vamos a ver la herramienta Autocorrección de Excel para que el programa nos corrija
automáticamente ciertos errores que se suelen cometer a la hora de escribir texto en
una hoja de cálculo, así como manejar la corrección ortográfica y dejar nuestras hojas
de cálculo libres de errores lo que las hace más presentables.

10.1. Configurar la Autocorrección

Esta herramienta nos ayuda a corregir automáticamente errores habituales de

escritura. Para visualizar y poder modificar algunas de las opciones de autocorrección
asignadas por defecto, seguir los siguientes pasos:

1. Hacer clic en el menú Archivo MM&l·f.

2. Seleccionar Opciones.

3. En el cuadro de diálogo que se abrirá selecciona la categoría Revisión.

Aquí tienes muchas de las opciones que conciernen a la corrección de textos en Excel.
Opciones de Excel - . -
G,nu111 �
Cambie el modo en el que Excel corrige y aplica el formato a su texto.
Fórmulas
CRev,s,on
1 Opciones de Autocorr«clÓn

Gu,rdar Cambie la forma tn que Exul cornot y da [Link] 1

.Qpcionts ee Autocorremón ... 1
111 texto mientras escribe:
Idioma
Al correg11 lil ortoor¡,fÍil en los proorilmH de M1CJosoft Otfoce
Avanzadas
� Omitir palabras en MAYÚSCULAS
seeonemer cmta de opciones � Omrtir palabras que contienen númuos
631r11 de htiramientas de acceso r.ip1do � Omrtlr arc!lN0S y dlrewonu de Internet
� Marcar palabras repetidas
Complementos
� Prrmitir ma�sculas acentuadas en francts
Centro de conlianz.11 � Sólo del diccionario principal
1 Dimonanos penonali¡ados ... 1
j
M0.IJ0S del lrands; @..6iorafia treeeteeet y�
Modos del es2añol: �formas vubalu de tuteo
1-1
Modos del portugués �ras1leño: �ioralaref�

}dioma del d1cciona1io: 1 Español (México)

1-1

1 Acrptar 1 1 Cancrlar
1

Veamos las más importantes.

Haz clic en el botón de Opciones de Autocorrección...

Aparecerá el cuadro de diálogo Autocorrección como el que te mostramos en la imagen.

89
(i btiil( [Link]
Autocorrección: Español (alfab. [Link]) 1 'rl IR3iil
Acciones 1 Autocorrecdón matemática
Autocorrecdón 1 Autoformato mientras escribe

� Mosp-ar los botones de las opciones de [Link]ón

i'l] Corregir QOs MAyúsculas SEguidas 1

E�cepdones, , ,
� Poner en mayúscula la primera letra de una [Link]ón 1

� Poner en mayú§.rula los nombres de días

i'l] Corregir el uso ecddentel de �LOQ MAYÚS
� Reemplazar texto mienb"as escribe

ReeQJPlazar: �on:
1
!
11

(e) © � j
(e)
(r)
<e
®
□ j
(trn) '"
T
"'

fillregar �iminar
!
1 1 1 1

l
-
1 Aceptar 1 1
Cancelar 1
lj

Si activas la casilla Corregir DOs MAyúsculas SEguidas, no permitirá que a la hora de

escribir una palabra las dos primeras letras estén en mayúscula y el resto en minúscula.
Este es un error frecuente a la hora de escribir, por lo que interesa que esta opción esté
activada.

Si activas la casilla Poner en mayúscula la primera letra de una oración, Excel

comprueba a la hora de escribir una frase, si la primera letra está en mayúscula, en caso
de que no lo esté automáticamente la cambiará. Si escribimos la frase toda con
mayúscula, no se cambiará. Esta opción también interesa que esté activada.

Si activas la casilla Poner en mayúscula los nombres de días, en caso de encontrar

una palabra que corresponda a un día de la semana, Excel pondrá automáticamente la
primera letra en mayúscula. Esta opción no siempre interesa que esté activada.

Si activas la casilla Corregir el uso accidental de bloq mayus, en caso de empezar una
frase, si la primera letra está en minúscula y el resto en mayúscula, Excel entiende
que BLOQ MAYUS del teclado está activado por error y automáticamente corrige el texto
y desactiva la tecla. Esta opción interesa que esté activada.

La opción Reemplazar texto mientras escribe, activa la lista de sustituciones de la parte

inferior del cuadro de diálogo, donde se encuentran muchos de los elementos comunes a
sustituir, de esta forma Excel reemplazará el texto que coincida con alguno de la columna
de la izquierda por el texto que aparece en la columna de la derecha.

90
(i btiil( [Link]
Si deseas añadir algún elemento a la lista bastará con escribir en el
recuadro Reemplazar: el error frecuente que deseamos que se corrija automáticamente,
en el recuadro Con: escribir la corrección a realizar, y hacer clic en el botón Agregar.

Si deseas eliminar algún elemento de la lista, seleccionarlo de la lista y hacer clic sobre el
botón Eliminar.

A final cuando hayamos configurado la autocorrección hacemos clic sobre el

botón Aceptar para aceptar los cambios y cerrar el cuadro de diálogo.

10.2. Verificación de la ortografía

Excel dispone de un corrector ortográfico que nos permitirá detectar errores ortográficos
dentro de nuestra hoja de cálculo. Para ello Excel busca cada palabra en
su diccionario, y cualquier palabra que no encuentre la considerará como posible
palabra errónea.

Evitar que hayan errores en nuestros textos es ahora mucho más fácil. No obstante
conviene saber que si al revisar un documento, Excel no encuentra ningún error no quiere
decir que, necesariamente, sea así. Ya que hay errores que Excel no puede detectar
puesto que dependen del contexto, por ejemplo esta y está como las dos palabras están
en el diccionario si escribimos Esta hoja esta bien, no detectará el error en el
segundo esta.

Para corregir una hoja de cálculo o parte de ella, seguir los siguientes pasos:

Situarse en la primera celda de la hoja de cálculo.

Seleccionar la pestaña Revisar y elegir la opción Ortografía.

Ortografía nererence Sinónimos

R�mon

En caso de encontrar algún posible error ortográfico, aparecerá el cuadro de

diálogo Ortografía.
Ortografía: Español (México)

No tStá l!n l!I dicoonano:

IL"""'--------------
� � 1 °"'"'"" ,,., 1
1

1 °"'"' !odas J

1 �- • d<dona,� 1
Sogerendas:
I�- '"" 1
to:.
• I ¡;am,� 1
:::
1 c-toQa, J

1 J
• A,¿tocorr«dón
�.,=
¡ ==(=. M=é=>ó<o=)=====c;,�
¡!.
loma
. �del-do<donano
. -.-
- ,
'._.,.
1
-----�
1 J
Qpoone, ... De""= cancela.-

91
(i btiil( [Link]
Observa como en la barra de título aparece el diccionario que está utilizando para corregir
la ortografía, si queremos cambiar de diccionario porque el idioma es diferente o
queremos utilizar un diccionario personal con palabras propias, solo tenemos que elegir el
nuevo diccionario de la lista desplegable del recuadro Idioma del diccionario.

En la parte superior aparece un mensaje que nos advierte de la palabra que no ha

encontrado en su diccionario, y por lo tanto puede ser errónea.

En el recuadro Sugerencias: tenemos una lista con posibles soluciones a nuestra

corrección.

Si la palabra es correcta, podremos utilizar cualquiera de los siguientes botones:

OMITIR UNA VEZ para ignorar esta palabra.

OMITIR TODAS para ignorar todas las ocurrencias de la palabra en la hoja de cálculo.

AGREGAR AL DICCIONARIO para añadir la palabra al diccionario que aparece en el

recuadro Idioma del diccionario:

Si la palabra es errónea, y la palabra correcta se encuentra en la lista

de Sugerencias: la seleccionaremos, si no se encuentra en la lista de Sugerencias la
escribiremos directamente en el recuadro No está en el diccionario:, y a continuación
utilizaremos cualquiera de los siguientes botones:

CAMBIAR para sustituir la palabra errónea por la que hemos escrito.

CAMBIAR TODAS para sustituir todas las ocurrencias de la palabra errónea por la que
hemos escrito.

AUTOCORRECCIÓN para que además de realizar la corrección en la hoja, la sustitución

se añada a la lista de autocorrecciones, explicadas en el punto anterior.

Al utilizar cualquiera de los botones anteriores, Excel seguirá con la corrección hasta el
final, si encuentra otro error nos volverá a avisar con un mensaje.

Cuando Excel haya llegado al final del documento nos avisará, hacer clic sobre el
botón Aceptar.

Microsoft Exce 1 l443íñíJ

Ha conduido la revisión ortográfica de toda la hoja.

92
(i btiil( [Link]

Capítulo 11: Impresión

Vamos a ver las diferentes técnicas relacionadas con la impresión de datos, como
puede ser el diseño y la configuración de las páginas a imprimir y la operación
de imprimir los datos.

11.1. Vista de Diseño de página

En anteriores versiones existía la vista preliminar como herramienta para visualizar

nuestra hoja antes de imprimirla y modificar ciertos aspectos estéticos. En Excel 2010
la vista preliminar como tal está mucho más limitada y sirve únicamente para dar una
última ojeada al aspecto general antes de imprimir. Lo veremos más adelante.

En Excel 2010, para ver y ajustar las celdas y objetos de nuestro documento para la
impresión se utiliza el Diseño de página. Accedemos a esta opción desde la
pestaña Vista.

11 IITl C:O 1
10 �
Normal Diseño Ver salt. Vistas Pantalla
de página Pág. personalizadas completa
Vistas de libro

La forma de visualizar la hoja cambiará de aspecto:

•I
D
9�Eiu��-k�
•p.:
Haga ele para agregar encabezado

1
2
3
4

[!
7
8 T

◄ ◄ ► ►1
1 Ho· 1 Ho'a2 Ho'a3 t:l ► IIf
Desde esta vista podemos seguir trabajando con la hoja de cálculo como hasta ahora, la
única diferencia es que sabremos cómo quedará la hoja al imprimirla. Veremos los saltos
de página, márgenes, encabezados y pies de página y sabremos cuántas hojas ocuparán
y cómo se ajustan los datos a la página.

Si los datos ocupan más de una página, deberemos utilizar las barras de desplazamiento
para ir viéndolas:

93
(i btiil( [Link]
.(
,, .,
G4 J;- 1

e 46
1
D
9�

E
t ul____.!..E.I i Bj
t·cJ 1 111 1111 1 11111
H

�l 47
48

•'.,
e

e 50

"¡,¡-
1- e para agregar pie de págna.

�
e

ic para agregar encabezado

11 ◄ • •11 Hoi:r.1 / Ho1a2 H01a3 ti

Al mover las barras de desplazamiento, un pequeño cuadro informativo nos indicará en

qué columna o fila estamos situados.

También aparecen las reglas superior e izquierda. En ellas podremos ajustar los
márgenes de forma sencilla, arrastrándo sus límites.

La pestaña Vista permite personalizar qué elementos mostrar.

Fórmulas Datos Revisar Vista L
ll] Regla � Barra de tórmutas

r;zJ Líneas de cuadrícula l't] Títulos

Mostrar

Podemos ocultar o mostrar la Regla, las Líneas de cuadrícula, la Barra de fórmulas y

los Títulos.
En caso de estar en la vista normal, y no en la de diseño, también dispondremos de estas
opciones, exceptuando la regla.

Otra opción muy utilizada es la de Zoom.

Zoom 100% Ampliar

selección
Zoom

Con la opción Zoom, se abre una ventana que te permite escoger entre varios valores.
La opción central devuelve la vista al 100%, es decir, al tamaño real.
Y Ampliar selección aumenta el zoom a 400%, centrándolo en la celda u objeto
seleccionado.

Cuando volvemos a la vista Normal, aparecerán unas líneas discontinuas que nos
indicarán donde hará Excel los saltos de página. Estas líneas no se imprimirán.

94
(i btiil( [Link]
11.2. Configurar página

Antes de imprimir una hoja de cálculo, es conveniente que configuremos la página,

para modificar factores que afectan a la presentación de las páginas impresas, como
la orientación, encabezados y pies de página, tamaño del papel, ...

Para ello, nos situaremos en la pestaña Diseño de página.

[] �
Márgenes Orientación Tamaño
][j 0 ·1ª1
Área de
� �
Saltos Fondo Imprimir
impresión• títulos
Configurar página

En la sección Configurar página encontraremos botones rápidos a muchas de las

opciones: para configurar márgenes, la orientación del papel, el tamaño, etc.

Pero si lo que queremos es acceder a todas las opciones de configuración, deberemos

pulsar el pequeño botón de la esquina inferior derecha. Como siempre, se abrirá una
nueva ventana.

El cuadro de diálogo Configurar página está organizado en varias pestañas: La primera

de las fichas se denomina Página y permite indicar características como la orientación del
papel, el tamaño del papel que utilizamos y otros parámetros.

Configurar página

Lt'�_J l ,,.genes I Encabezado y p;e de pqla 1 H<>� 1

""'"""" @ :!'_erbcal
[A'.! e !jonzontal
�
AJuste de escala
@Ai,,tsLYal: l 100 fB % dd tanaño normal
f) �tara: �paginas de "1Cho por �dealto

!ll!Mm del papel: IM l•I

'aldad de �esaón: =r::J
1 Prrner !imero de págna:
"""""
¡:¡;;--...... ,.;-i
1
1

'
1 �--· 1 ¡ ..� ..-1 1- 1
.,,..., 1 1
1
""""" 1
Selecciona la orientación del papel, vertical u horizontal. (En la impresora se colocará
el papel siempre de la misma forma).

En el recuadro Escala nos permitirá indicarle si deseamos que la salida a impresora

venga determinada por un factor de escala (100%, 50%, 200%,...) o bien ajustando
automáticamente la hoja en un número de páginas específico (una página de ancho por 1
de alto, así se imprimirá en una sola hoja,...).

95
(i btiil( [Link]
Para modificar los márgenes superior, inferior, derecho e izquierdo de las hojas a
imprimir, utilizar la ficha Márgenes.

Configurar página 1->1---

� r��_j I Encabelado y pe de� 1

""' J �zado:
"'""""
¡1,9 � ¡,,,y.,¡

□
I¡_o:µerdo; 12efecho;
,1,a � 1,8_�1

Infelor: Plede�:
1,:, Ea. 0,8 �I
' Centr«enla�
� !jorizontameltr,
� [Link],

1 �--· 1 l ','lstapr�

1
_... 1

1 1
1- .. 1
[Link]
1

Si la hoja tiene encabezado: o pie de página:, también nos permite indicar a cuántos
centímetros del borde del papel queremos que se sitúen.

Si deseas que tu salida tenga centradas las hojas tanto horizontal como verticalmente,
Excel nos lo realizará automáticamente activando las casillas Horizontalmente
y/o Verticalmente respectivamente.

En la ficha Encabezado y pie de página podrás personalizarlos y ajustar diferentes

parámetros.

Configurar página 1 � -

Pagn!I I Mároenes j, Encabezado v_�"�-�J 1 1-b)!I 1

1 1
�zMlo:
,.....,,i =8
( Personalizar encabe¡ado ... 1 1 Petsonalizar pie de � 1
Piede�:
,.....,,i H

1 1
D Pagrla:¡ �es y pa-,es dlfn-en�
� Prmera � diferen�
� A)IJS!a" la escala con el [Link]

_.
� Awiear con mároenes de p.,orla

1 ww,w ... 1 1 .. � "'""'"" 11 0,,00,,,, ... 1

1 11 CaocM 1

96
(i btiil( [Link]
La última ficha es Hoja, que nos permite definir cómo queremos que se impriman los
datos contenidos en la hoja.

Configurar página

Página I Margenes I Encabezado y pie de página 1 �-�} I

'
ÁI_eade�=ón:
L �

-
�bhlos
Repetir fiasen extremo superior: 111!¡
Repetr coumas a la il�da: L N
�!.iieMdeciVISión i:_omentanos: 1 ,,..,....,.,¡ ¡.¡
��y negro
r:J qidad de borrad«
□ �iados de fias y «:Ul'l'Wls
�orcs de celda awno: [Link] =s

n
Q-den de las p,,gnas
@ Haca aba)O, lJego haca la derec:NI
f) !jaoll la derM'la, � haca aba)O

1 i.,,.. .. 1 1 v;,� """""" 1 1 - 1

1 Acep�
11
,�..., 1

En Área de impresión: podrás indicar el rango de celdas a imprimir.

En Imprimir títulos podrás activar las siguientes opciones:

- Repetir filas en extremo superior para que en cada página que se

imprima aparezca como título de columnas aquella fila que está indicada
en ese recuadro.

- Repetir columnas a la izquierda para que en cada página que se imprima

aparezca como título de la fila aquella columna indicada en el recuadro.

En el recuadro Imprimir podrás activar opciones, como:

- Líneas de división para imprimir las líneas que delimitan cada celda de la
hoja.

- Blanco y negro para no gastar las tintas de colores.

- Calidad de borrador para realizar una impresión rápida pero menos bonita
de nuestra hoja. Sólo tendrá sentido si la impresora dispone de esta
herramienta.

- Encabezados de filas y columnas para imprimir los encabezados de filas

(los números de filas de la izquierda) y columnas (las letras de los nombres
de las columnas superiores) de la hoja.

97
(i btiil( [Link]
- Comentarios te permite elegir si quieres imprimir o no los comentarios que
hayas podido incluir, y si quieres hacerlo donde los has insertado o al final
de la hoja.

- También podrás elegir si quieres imprimir las celdas con errores.

Por último, podrás elegir el Orden de las páginas, es decir, la dirección que seguirán
para la impresión.

Tanto en ésta ficha como en las otras, podrás acceder a las Opciones específicas de la
impresora seleccionada para la impresión, así como dirigirte a la opción Imprimir...,
desde sus correspondientes botones.

11.3. Imprimir

Si hemos pulsado Imprimir o Vista previa desde la ventana anterior, o bien si

seleccionamos la opción Imprimir del menú Archivo, veremos la siguiente ventana:
L1brol · Microsoft Excel Herr.im1en� �

Inicio Diaño de p,ililma Fórmutu Dalos R"1ur Vista Formato

Q Guardar
Imprimir
li! Gui5rdar como
Copias:
dAbrir
lmpnrmr

Información Impresora

� Microsoft XPS Document ..

Reciente �listo

Nuevo
Configuración
Propiedades di; impresora
..
Impnm.!.,.

Guardar y enviar
O Imprimir hojas activas
Imprime solo las hoJas ecn ...

Ayuda
� Intercaladas
1;2;3 1;2;3 1;2;3
d Opciones

i;J Sahr [j Orientación vertical

n .. ◄ 1 del ► l!il�

También podemos utilizar la combinación de teclas Ctrl + P para acceder a ella.

En la zona izquierda dispondremos de una serie de opciones de configuración de la

impresión, que nos permitirán:

 Elegir cuántas copias imprimir del documento.

 Escoger qué impresora queremos utilizar en la impresión del documento, en caso

de que no queramos utilizar la predeterminada que viene seleccionada por
defecto. También podremos modificar lasPropiedades de
impresora seleccionada.

98
(i btiil( [Link]
Opciones de Configuración como:

- Qué hojas imprimir: Las hojas activas, todo el libro, o bien la selección
realizada.

- La intercalación. Cuando imprimimos varias copias sin intercalación se

imprime X veces cada página, por ejemplo: 1,1,1 2,2,2 3,3,3 4,4,4 sería la
impresión de tres copias de un libro que ocupa cuatro páginas. En cambio, si
utilizamos el intercalado, se imprime el trabajo completo, una vez tras otra. El
mismo ejemplo sería: 1,2,3,4 1,2,3,4 1,2,3,4

- La orientación y el tamaño del papel.

- Modificar los márgenes.

- Ajustar la escala de impresión.

- Acceder a la Configuración de página.

En la zona de la derecha vemos la vista previa de la página. caso de tener más de una
página, podremos cambiar la página a visualizar utilizando los botones inferiores o
�
escribiendo el número de la página a visualizar
◄ 1 del ► . Si nuestra hoja sólo tiene 1
página éstos botones estarán inactivos.

También en la zona inferior derecha, encontramos dos botones para personalizar la vista
previa, pudiendo mostrar/ocultar los márgenes y elegir si visualizar la página
completa.

ª
Cuando esté todo listo para la impresión y quede como deseas, podrás pulsar el

f 1
Imprimir
botón de la zona superior.

99
9i bri,ilt [Link]

Capítulo 12: Gráficos

12.1. Introducción
Un gráfico es la representación gráfica de los datos de una hoja de cálculo y facilita
su interpretación.

Vamos a ver en esta unidad, cómo crear gráficos a partir de unos datos introducidos
en una hoja de cálculo. La utilización de gráficos hace más sencilla e inmediata la
interpretación de los datos. A menudo un gráfico nos dice mucho más que una serie de
datos clasificados por filas y columnas.

Cuando se crea un gráfico en Excel, podemos optar por crearlo:

- Como gráfico incrustado: Insertar el gráfico en una hoja normal como

cualquier otro objeto.

- Como hoja de gráfico: Crear el gráfico en una hoja exclusiva para el

gráfico, en las hojas de gráfico no existen celdas ni ningún otro tipo de
objeto.

Veamos cómo crear de un gráfico.

12.2. Crear gráficos

Para insertar un gráfico tenemos varias opciones, pero siempre utilizaremos la
sección Gráficos que se encuentra en la pestaña Insertar.

Columna Línea Circular Barra Área Dispersión Otros

Gráficos

Es recomendable que tengas seleccionado el rango de celdas que quieres que

participen en el gráfico, de esta forma, Excel podrá generarlo automáticamente. En caso
contrario, el gráfico se mostrará en blanco o no se creará debido a un tipo de error en los
datos que solicita.

Como puedes ver existen diversos tipos de gráficos a nuestra disposición. Podemos
seleccionar un gráfico a insertar haciendo clic en el tipo que nos interese para que se
despliegue el listado de los que se encuentran disponibles.

En cada uno de los tipos generales de gráficos podrás encontrar un enlace en la parte
inferior del listado que muestra Todos los tipos de gráfico...

Hacer clic en esa opción equivaldría a desplegar el cuadro de diálogo de Insertar

gráfico que se muestra al hacer clic en la flecha de la parte inferior derecha de la sección
Gráficos.

100
(i btiil( [Link]
Insertar gráfico

� Plantilas Columna .
� Columna

� <na
1 li]@J [M] [lD] [i!] [JI] [g �
[Ji] � [8] W] � [M] [1M]
ti c;-a.w
� Barra

[ü � M] [M] �
� Ám
6, X Y (t)ispe,oón)

lhl Cotizaciones

B � [W [E] � B �
línea
� S..,,.,fici<

e» Anlos

:: 8'sbuja

l'l!I/ Gradar

.
Rad�I
lr-.11....._11�1 lr,•I [.r,I l.,ul
1 é,cmnistrar plandlas ... 1 1 Establece< como p,o_detemw>ado 1 1 Acepta, 1 1 Cancela,
1

Aquí puedes ver listados todos los gráficos disponibles, selecciona uno y
pulsa Aceptar para empezar a crearlo.

Aparecerá un cuadro que contendrá el gráfico ya creado (si seleccionaste los datos
previamente) o un cuadro en blanco (si no lo hiciste).

Además, verás que aparece en la barra de menús una sección nueva, Herramientas de
gráficos, con tres pestañas: Diseño, Presentación y Formato.

Diseño Presentación Formato

12.3 Añadir una serie de datos

Este paso es el más importante de todos ya que en él definiremos qué datos queremos
que aparezcan en el gráfico. Si observamos la pestaña Diseño encontraremos dos
opciones muy útiles relacionadas con los Datos:

-'-
Cambiar tipo Guardar como
de gráfico plantilla
u.t �

filas y columnas datos

�
Cambiar entre Seleccionar
�
Diseño
rápido ...
1111
Estilos
rápidos ....
[liJ
Mover
gráfico
Tipo Datos Diseños de ... Estilos de dis ... Ubicación

Primero nos fijaremos en el botón Seleccionar datos. Desde él se abre el siguiente

cuadro de diálogo:

Seleccionar
datos

101
(i btiil( [Link]
Seleccionar origen de datos. 1 'il 1: si
8,_ango de datos del gráfico:
11
118jl

Entradas de le;:enda (Series)

r [ 2'J �ambiar fila/columna 1
7
Etiquetas del eje horizontal (categoría)
1
��regar
11
:1 �ditar 11
X Quitar IB� 1
:1 Eg_itar 1

1 1
Celdas ocultas y taáas 1 Aceptar
1 1
Cancelar 1

En el campo Rango de datos del gráfico debemos indicar el rango de celdas que se
tomarán en cuenta para crear el gráfico. En el caso de la imagen, hemos englobado de la
celda A1 a la B13 (26 celdas). Para escoger los datos puedes escribir el rango o bien,
pulsar el botón y seleccionar las celdas en la hoja.

Una vez hayamos acotado los datos que utilizaremos, Excel asociará unos al eje
horizontal (categorías) y otros al eje vertical (series). Ten en cuenta que hay gráficos que
necesitan más de dos series para poder crearse (por ejemplo los gráficos de superficie), y
otros en cambio, (como el que ves en la imagen) se bastan con uno solo.

Utiliza el botón Editar para modificar el literal que se mostrará en la leyenda de series
del gráfico, o el rango de celdas de las series o categorías.

El botón Cambiar fila/columna permuta los datos de las series y las pasa a categorías y
viceversa. Este botón actúa del mismo modo que el que podemos encontrar en la banda
de opciones Cambiar entre filas y columnas que hemos visto antes en la
pestaña Diseño.

Si haces clic en el botón Celdas ocultas y vacías abrirás un pequeño cuadro de diálogo
desde donde podrás elegir qué hacer con las celdas que no tengan datos o estén
ocultas.

Los cambios que vas realizando en la ventana se van viendo plasmados en un gráfico.
Cuando acabes de configurar el origen de datos, pulsa el botón Aceptar.

102
(i btiil( [Link]

Ventas
140000,00
120000,00
100000,00
80000,00
60000,00
40000,00 ■ Ventas
20000,00
0,00
o
� o
� o ·e o o o o .,� .,� .,� .,�
., .,� � -" > e: "ti -"
¿"
::,
o --" --" --"
¿"'
e: <( ::,
E., ::,
E., E
lJ.J .,
--"
""
<( tl .,
LL :¡:¡ o ·s; ·¡:¡
.,
"-
z
o e,
"'
Gráfico Ventas - Mes

140000,00 ■ Enero
120000,00 ■ Febrero
■ Marzo
100000,00
■ Abril
80000,00 ■ Mayo

50000,00 ■ Junio
■ Julio
400JO,OO
■ Agosto
20000,00
■ Se ptie m bre
0,00 ■ Octubre
Ventas

Gráfico Mes - Ventas

103
[lij b,iil( [Link]
12.4 Características y formato del gráfico
En la pestaña Presentación podrás encontrar todas las opciones relativas al aspecto del
gráfico.

Por ejemplo, en la sección Ejes podrás decidir que ejes mostrar o si quieres
incluir Líneas de la cuadrícula para leer mejor los resultados:

Ejes Líneas de la
cuadricula r

Ejes

En ambos casos dispondrás de dos opciones: las líneas o ejes verticales y

los horizontales. Y para cada uno de ellos podrás escoger entre distintas opciones:
cuántas líneas mostrar, si los ejes tendrán o no etiquetas descriptivas, o qué escala de
valores manejarán, entre otras. Te recomendamos que explores estas opciones, inclusive
la última opción "Más opciones de...".

llll
Líneas de la
cuadrícula ....

[� Ninguna
[6]
Líneas horizontales de la cuadricula primarias �
No mostrar líneas horizontales de la rnadrícula
li!l Líneas yerttcates de 11a cuadrícula primarias

[i] Líneas de división principales

Mostrar Hneas horizontales de la cuadrícula para
unidades mayores

[B]
Líneas de división secandauas
Mostrar Hneas de cuadrícula h onzonta! para
unidades menores

En la sección Etiquetas podrás establecer qué literales de texto se mostrarán en el

gráfico o configurar la Leyenda:

[¡] li� 1 � ml [i]

Título del Rótulos Leyenda Etiquetas Tabla de
gráfico .... del eje .... de datos .... datos•
Etiquetas

Pulsando el botón Leyenda puedes elegir no mostrarla (Ninguno) o cualquiera de las

opciones para posicionarla (a la derecha, en la parte superior, a la izquierda, etc.).

También puedes elegir Más opciones de leyenda. De esta forma se abrirá una ventana
que te permitirá configurar, además de la posición, el aspecto estético:relleno, color y
estilo de borde, el sombreado y la iluminación.

Si lo que quieres es desplazarlos, sólo deberás seleccionarlos en el propio gráfico y

colocarlos donde desees.

104
(i btiil( [Link]
Finalmente destacaremos las opciones de la sección Fondo que te permitirán modificar el
modo en el que se integrará el gráfico en el cuadro de cálculo.
� cuadro Gráfico ....

� Plano inferior del gráfico •

Área de
trazado éjl Girn 3D
Fondo

La primera opción Área de trazado, sólo estará disponible para los gráficos
bidimensionales.

Cuadro Gráfico, Plano interior del gráfico y Giro 3D modifican el aspecto de los
gráficos tridimensionales disponibles:

Excel 2010 ha sido diseñado para que todas sus opciones sean sencillas e intuitivas, así
que después de un par de pruebas con cada una de estas opciones entenderás
perfectamente sus comportamientos y resultados.

Practica primero con unos cuantos gráficos con datos al azar y verás el provecho que
puedes sacarle a estas características.

Puedes dar un estilo rápidamente a tu gráfico utilizando la pestaña Diseño.

Diseños de gráfico

En función del tipo de gráfico que hayas insertado (líneas, barras, columnas, etc.) te
propondrá unos u otros.

Estos estilos rápidos incluyen aspectos como incluir un título al gráfico, situar la
leyenda en uno u otro lado, incluir o no las etiquetas descriptivas en el propio gráfico,
etc.

Para terminar de configurar tu gráfico puedes ir a la pestaña Formato, donde encontrarás

la sección Estilos de forma (que utilizaremos también más adelante para enriquecer la
visualización de los objetos que insertemos), y los Estilos de WordArt.

El : A/4 .ii·
� Relleno de forma ....

(3 (3 ¡zcontornodeform ..
. . Ct Efectos de formas ....
ry �·
Estilos
rápidos· R.·
Estilos de forma r;. Estilos de WordArt r;.

Estas opciones te permitirán aplicar diversos estilos sobre tus gráficos.

Para ello, simplemente selecciona el área completa del gráfico o de uno de sus
componentes (áreas, barras, leyenda...) y luego haz clic en el estilo que más se ajuste a
lo que buscas.

105
(i btiil( [Link]
Si no quieres utilizar uno de los preestablecidos puedes utilizar las listas Relleno de
forma/texto, Contorno de forma/texto y Efectos de forma/texto para personalizar aún
más el estilo del gráfico.

Al aplicar estilos, normalmente hablamos de un estilo genérico para todo el gráfico, pero
también podemos personalizar cada uno de sus elementos: el área de trazado,
la leyenda, las líneas de división principales, etc.

Para hacerlo, lo más cómodo es seleccionar en el propio gráfico el elemento que quieres
modificar, o bien seleccionarlo en el desplegable de la ficha de Presentación o en la
de Formato.

Título del gráfico

�Aplicar formato a la selección

� Restablecer para hacer coincidir el estilo

Selección actual

En la imagen vemos que está seleccionada el área de trazado.

A continuación, podemos pulsar el botón Aplicar formato a la selección, para iniciar la

ventana que ya comentábamos al configurar la leyenda.

Dependiendo del elemento seleccionado podremos modificar unos aspectos u otros. Por
ejemplo, las líneas de división principales no tienen opción de modificar el relleno, porque
obviamente no se puede rellenar una línea. En cambio, la serie de datos sí que permite
colorear el relleno, e incluso establecer el grado de transparencia.

Si la modificación que hemos realizado no nos convence, siempre podemos pulsar el

botón Restablecer para hacer coincidir el estilo. Así recuperará el aspecto del estilo
predeterminado que le hubiésemos aplicado.

Por último, no hemos de olvidar también que los elementos de texto que contenga el
gráfico no dejan de ser eso, texto, con lo cual podremos utilizar las herramientas de la
pestaña Inicio como son lanegrita, la cursiva, el tipo de fuente o su tamaño, el relleno,
etc. En ocasiones, éstas herramientas se comportarán de forma "inteligente". Por ejemplo,
si tratamos de cambiar el color de relleno de un elemento de la leyenda con la
herramienta , lo que hará Excel será asignar el color indicado tanto al cuadro de
muestra de color de la leyenda como a las barras, sectores o líneas, es decir, a la serie
que identifique en el gráfico. Lo mismo ocurrirá a la inversa. Si cambias con la
herramienta de relleno el color de una serie, automáticamente se modificará el de la
leyenda.

106
(i btiil( [Link]
12.5. Modificar el tamaño y distribución de un gráfico
También puedes seleccionar un elemento del gráfico para modificarlo.

Cuando tienes un elemento seleccionado aparece una especie de marco en el gráfico,

este marco consta de 8 conjuntos de 3 puntos cada uno

rr
r

Ventas

30000,00

25000,00

20000,00

�
•:¡sooo,oo
.�.
10000,00

[Link]

[Link]

Los controles que se encuentran al medio de cada una de las esquinas establecen
el ancho y largo del objeto, haz clic sobre ellos y arrástralos para modificar sus
dimensiones.

Haciendo clic y arrastrando los controles de las esquinas podrás modificar su tamaño
manteniendo el alto y ancho que hayas establecido, de esta forma podrás escalar el
objeto y hacerlo más grande o pequeño.

107
(i btiil( [Link]
12.6. Modificar la posición de un gráfico
Excel te permite decidir la posición del gráfico en el documento. Para ello:

Selecciona el gráfico.

Sitúate en la pestaña Diseño de las Herramientas de gráficos.

Pulsa sobre el botón Mover gráfico que encontrarás en la sección Ubicación

�
Ubicación .

Se abrirá el siguiente cuadro de diálogo:

Mover gráfico l '11 IEtcJ

Seleccione dónde desea colocar el gráfico:

ffi] @ tj_oja nueva:

1
Gráfico 11

I�� I[) Qbjeto en: IHojal

Aceprar ! 1
Cancelar
1

- La primera opción te permite establecer el gráfico como una Hoja nueva. Tendrás la
ventaja de que no molestará en la hoja de cálculo, pero no podrás contrastar los datos
numéricos si la mantienes en una hoja a parte. Depende del formato que quieras utilizar.
Escribe el nombre para la hoja en la caja de texto y pulsa Aceptar.

- Eligiendo Objeto en, podremos mover el gráfico a una hoja ya existente. Si utilizas este
método, el gráfico quedará flotante en la hoja y podrás situarlo en la posición y con el
tamaño que tú elijas. Ésta es la forma en que se inserta por defecto, cuando se genera un
nuevo gráfico.

Además, también puedes mover el gráfico arrastrándolo dentro de la misma hoja o bien a
otra

108
(i btiil( [Link]
12.7. Los minigráficos
Ahora que ya sabes cómo utilizar gráficos, vamos a hablar de los minigráficos. Se trata de
una novedad de Excel 2010 que permite insertar un pequeño gráfico representativo en
una única celda que representará a una única serie de datos. De esta forma podrás
ver de una ojeada la tendencia que representan unos determinados valores.

El grupo Minigráficos se encuentra también en la pestaña Insertar de la cinta de

opciones.

Línea Columna ¾-/-

Mini gráficos

Disponemos de tres posibles tipos de gráfico: de línea, de columna y de ganancia o

pérdida.

Si insertamos uno de ellos, dispondremos de una nueva barra de herramientas en la

cinta: Herramientas para minigráfico. En ella encontrarás la ficha Diseño que te
permitirá realizar acciones básicas, como cambiar las celdas que se utilizan como fuente
de datos, el tipo de gráfico (para cambiarlo a posteriori por cualquiera de los tres tipos
disponibles), los estilos, o remarcar determinados puntos (el más alto, el más bajo...).

A pesar de que el minigráfico se contiene en una única celda, no es posible borrarlo

seleccionándola y pulsando SUPR, como haríamos con otro tipo de contenido. Para ello,
debemos utilizar la opción Borrar que se encuentra en la pestaña Diseño de
las Herramientas para minigráfico. Seleccionaremos el minigráfico o minigráficos a
eliminar para que aparezca la barra y pulsaremos el botón Borrar.

Un detalle a tener en cuenta, es que se ajusta automáticamente al tamaño de la celda, por

lo que, si consideramos que es demasiado pequeño, sólo debemos aumentar el ancho de
la columna que lo contiene para darle más ancho o modificar la altura de la fila para darle
más altura. Si lo que queremos es cambiar el grosor de la línea, por ejemplo, podremos
hacerlo desde sus herramientas de estilo.

109
(i btiil( [Link]

Capítulo 13: Imágenes, diagramas y títulos

13.1. Introducción

Una vez tengamos nuestro libro definido, podemos mejorarlo incluyendo ilustraciones.
Excel permite insertar:

l!'.llil l{j) Formas ....

�[]
� Smartart
Imagen Imágenes =····=
prediseñadas in+ Captura ....
Ilustraciones

Imágenes desde archivo,

Imágenes prediseñadas, pertenecientes a una galería que tiene Excel,

Formas, es decir, líneas, rectángulos, elipses, etc., para diseñar nuestros propios dibujos,

SmartArt, varias plantillas para crear organigramas,

WordArt, rótulos disponibles de una galería que se pueden personalizar con diversas
opciones.

Sobre las imágenes y los dibujos pueden realizarse multitud de operaciones, como mover,
copiar, cambiar el tamaño, variar la intensidad, etc. Para ello disponemos de varias barras
de herramientas que iremos viendo, fundamentalmente las pestañas de Diseño y
Formato que vimos para los gráficos.

Con todos estos elementos no hay excusa para no diseñar hojas de cálculo con una
componente gráfica atractiva.

13.2. Insertar imágenes prediseñadas

Para insertar una imagen prediseñada del catálogo de Office o de nuestra propia
colección debemos seguir los siguientes pasos:

�□
lil
Imágenes
Hacer clic sobre el botón prediseñadas de la pestaña Insertar. Aparecerá el
panel Imágenes prediseñadas a la derecha de la ventana de Excel.

- Las ilustraciones de la galería están etiquetadas bajo conceptos. De forma que, por
ejemplo, la imagen de la torre Eiffel está relacionada con los conceptos arquitectura,
edificios, Europa, Francia, París, etc. En el recuadro Buscar: podemos escribir el
concepto que buscamos. Si se trata de una de las palabras clave relacionadas a una
imagen, se mostrará.

110
(i btiil( [Link]

****Las palabras clave asociadas a cada Imágenes. prediseñadas

ilustración se pueden editar desde la flecha Buscar:
que aparece si situamos el cursor sobre una Buscar
ilustración de la galería***.
Los resultados deben ser:
ITodos los tipos de archivos multimedia
- En Los resultados deben ser: podemos
especificar qué tipo de archivos multimedia iC] Induir contenido de [Link]

estamos buscando (imágenes, fotografías, sonido,

etc )

- Si tienes conexión a internet y marcas la casilla

para Incluir contenido de [Link], permitirás
□
que se busquen más recursos en la web. R A A 91

- Cuando ya tengamos todos los parámetros de la

búsqueda definidos pulsamos sobre el

s
botón Buscar y nos aparecerá una lista con una
vista previa con los archivos localizados.

Si no encuentras nada con las palabra clave que

has introducido, puedes pulsar el botón Buscar sin �
escribir ningún concepto. De esa forma se
mostrará la lista completa. G Buscar más en [Link]
- Para añadir la ilustración a la hoja de cálculo,
O Sugerencias para buscar imágenes
simplemente haremos clic sobre ella.

Al realizar búsquedas de imágenes puede que el sistema solicite que insertes el CD-ROM
de Office 2010 para copiar la imagen a tu disco duro.

13.3. Insertar imágenes desde archivo

También podemos insertar imágenes no clasificadas como prediseñadas, como

pueden ser imágenes fotográficas creadas por nosotros o descargadas desde internet.

Para insertar cualquier archivo de imagen debemos hacer clic en el botón

Imagen
.

Aparecerá el cuadro de diálogo Insertar imagen para escoger la imagen desde el disco
duro. El aspecto del cuadro puede variar en función del sistema operativo que utilices.

111
(i btiil( [Link]
(;] Insertar imagen

@0•[ « Imágenes ► Imágenesdemuestra ____:J_±,- j I Buscar Jmogenes de muestro P 1

Organizar .... Nueva carpeta

�• Biblioteca Imágenes
00 Mocrosoft Excol Organizar por: Carpeta .....

*
lmagenes de muestra

Favoritos E

1111
_. Descargas
• Escritcric
i!l Sitios recientes
a
:;3 Btbliotecas Crisantemo Desierto Hortensias Medusa
[] Documentos
� Imágenes
,/i Música
11!1 VíriPnc;

Nombre de archivo: Desierto 1 Todas las ..... ]

imágenes

!:::!erramientas 1 Insertar !•I I Cancelar ]

Una vez seleccionado el archivo que queremos importar pulsaremos el botón Insertar y
la imagen se copiará en nuestra hoja de cálculo.

13.4. Insertar captura de pantalla

Una opción que puede resultar útil es la de Captura de pantalla.

La captura de pantalla es una imagen exacta de lo que se está visualizando en la pantalla

de tu ordenador. Los pasos para realizar una captura de pantalla, normalmente son:

1. Pulsar la tecla Imp pant (Imprimir pantalla). Para hacer la "foto" (copia de lo que
estamos visualizando) y que se guarde en el portapapeles.

2. Pegar la imagen a un editor de dibujo, como puede ser el paint.

3. Guardar la imagen.

4. Insertar la imagen en Excel desde la pestaña Insertar y la opción Imagen desde

archivo.

112
(i btiil( [Link]
En Excel 2010 podemos evitarnos todos estos pasos simplemente con un botón.
ªCaptura•

Ventanas disponibles

-- -··
•
i·
•
il
,-
cii'
¡iif. [Link] de pantalla

Al hacer clic sobre Captura de pantalla, se despliega un menú que permite escoger qué
captura queremos.

Esto se debe a que, esta herramienta lo que hace es una imagen por cada una de las
ventanas abiertas no minimizadas.

También dispone de la opción Recorte de pantalla. Es similar a la herramienta Recorte

incluida en Windows 7. Te permite escoger con qué zona concreta de la ventana quieres
quedarte.

Otro punto interesante a tener en cuenta es que la propia ventana de Excel no aparece en
la captura, se omite como si no existiera, de forma que podemos disponer de las capturas
sin preocuparnos por que Excel nos tape zonas de la ventana o nos quite espacio en la
pantalla.

Las capturas se insertarán en su tamaño real, pero no te preocupes, porque podrás

manipular la imagen para cambiarle el tamaño y otras propiedades.

13.5. Manipular imágenes

De forma general para manipular cualquier objeto (imagen, dibujo, WordArt...) insertado
en nuestra hoja de cálculo, deberemos seguir los mismos pasos:

Para mover un objeto tenemos que seleccionarlo haciendo clic sobre él, una vez
seleccionado aparecerá enmarcado en unos puntos, los controladores de tamaño. Si
posicionamos el puntero del ratón sobre el objeto, cambiará de aspecto a una flecha

parecida esta , sólo tienes que arrastrar la imagen sin soltar el botón del ratón hasta
llegar a la posición deseada.

113
(i btiil( [Link]
Para modificar su tamaño, situar el cursor en las esquinas del objeto y cuando cambie
de forma a una doble flecha, hacer clic y arrastrarlo para conseguir el nuevo tamaño.

Para cambiar otras propiedades del objeto deberemos utilizar las opciones definidas para
ese objeto y que iremos viendo a lo largo del tema.

Para manipular una imagen deberemos seleccionarla haciendo clic en ella. En ese
momento aparecerá el menú Herramientas de imagen, con la pestaña Formato.

,._
�
:.. al
111 Trur adelante
1·11 �
l.t' Corrtmonts • IZ, Contorno ee imagen • I�· Y]
�
20,32 cm

Qurta,
�Colo,· Ir> � �
\oJ Electos dt la imagen • � Enviar ahu !ei
E;¡:!
fondo � Electos artísticos • tJ • • li; Diseño dt imagen • 3t) Panel dt selernón �� •
Rtc�rtar 27,09 cm

Ajustar Estilos de 1maqen 011111n1zar Tamaño

Utilizando esta barra, podremos realizar modificaciones como:

�Color•
• Efectos artísticos ....
Permite cambiar el aspecto de la imagen, tiñéndola con un
determinado color o utilizando efectos artísticos como el Enfoque, el Texturizador o el
efecto Fotocopia.

.!'r.1 Cambiar imagen Permite cambiar la imagen existente por otra almacenada en disco.

-3:;t Correccíones •
En Excel 2010, el brillo y el contraste se ajustan desde el mismo
botón: Correcciones.

'4t;¡ Restablecer imagen Permite hacer volver a la imagen a su estado original, antes de que le
hubiésemos aplicado ningún cambio.

)( Comprimir imágenes
Hace que la imagen se comprima, ocupando mucho menos espacio
en el documento de Excel. Si ejecutas esta opción es posible que no puedas volver al
estado original. Además la imagen puede perder resolución.

RecortarPuedes recortar la imagen utilizando esta herramienta, simplemente selecciona el

área (rectangular) de la imagen que quieras mantener, el resto de desechará.

Girar. Te voltear horizontal o verticalmente la imagen.

� Contorno de imagen ...

Permite elegir entre los diferentes bordes para la imagen.

Estilos de imagen. Permite aplicar un estilo rápido a la

imagen para hacerla más atractiva.

114
(i btiil( [Link]
O Efectos de la imagen ....
Puedes aplicar diferentes estilos (muchos de ellos en 3
dimensiones) a tu imagen utilizando este menú de
configuración.

13.6 Insertar Formas y dibujar

' formas usadas reoentemente

Word dispone de herramientas que nos permiten realizar

E]'-,_ '--.□OOL'lc. c.c:>◊c,
'.'J\.{ }*
nuestros propios dibujos. Líneas

Rectangulos
Si no eres muy hábil dibujando con el ratón, no te preocupes,
000000□□□
mediante las Formas dispondrás de multitud de formas listas Formas básicas
para usar que te permitirán realizar esquemas, diagramas de EJOL'l't::,.OD◊OO00®
@Q;,C>oarcspooEJEll
flujo, y otros muchos gráficos.
□@@AO©<v"'-©·(( o,
[ ]{} [ J { }
Y si te gusta realizar tus propios dibujos también dispones de Flechas de bloque
rectas, curvas ajustables y dibujo a mano alzada para que tu e:> <:::i ◊ ◊ � � ,no � rr Ir' o1t d1
(; ;¡l W U1> "◊ 9 D D C:, Q <:[] éj
imaginación se ponga a trabajar.
O◊�
formas de ecuackín
Al hacer clic en el menú Formas aparecerá el listado de todas
las formas disponibles en el programa. Diagrama de flujo
□ooo□□Déi'=O[Link]JD
Selecciona la que más te guste y haz clic sobre ella, ooO�®EllKG61JGD
QEJ(]O
enseguida podrás volver a la hoja de cálculo y establecer el Cintas y estrenes

tamaño que tendrá la forma. ◊ó-9-*00©®®®0®

¡¡¡¡ !tll (llJ Qj1 .IT o=l � �
1

u.......
Para ello haz clic en una zona de la hoja y sin soltar el ratón CJCJQ'.,'.:),a,ac!']� ,< e'/ r
arrástralo hasta ocupar toda la zona que quieres que tome la
forma.
� ,.o ,<J
.., �u,vo
"°
nenze de d1buJ0

13.7 Modificar gráficos

Los gráficos y formas, admiten multitud de modificaciones como giros y cambios de

tamaño y proporciones. Para modificar un gráfico lo primero que hay que hacer es
seleccionarlo, para ello hacer clic sobre él y aparecerán unos puntos de control a su
alrededor. (Figura 1)

Para modificar el tamaño, situar el cursor en los puntos de control y, cuando cambie de
forma a una doble flecha, hacer clic en el punto y arrastrarlo para conseguir el nuevo
tamaño. (Figura 2)

115
(i btiil( [Link]

Figura 1) Figura 2)

Figura 3) Figura 4)

. ►�
1
Figura 5)

Para mantener la proporción mantener pulsada la tecla MAYÚSCULAS mientras se

arrastra desde una de las esquinas. Como se puede ver en esta imagen que se ha hecho
un poco más grande que la original. (Figura 3)

Algunos gráficos también tienen un rombo amarillo que sirve para distorsionar o cambiar
la forma del gráfico. En este caso un triangulo isósceles se ha convertido en escaleno.
(Figura 4)

Para girar el gráfico, seleccionarlo y hacer clic sobre el circulo verde que vemos en la
parte superior central de la imágen, y mover el ratón para hacer girar el objeto, para
acabar el proceso dejamos de presionar el ratón. (Figura 5)

También se pueden cambiar los colores de las líneas, el color de relleno, añadir efectos
de sombra y 3D, ... Estas modificaciones se pueden realizar a partir de la
pestaña Formato.

116
(i btiil( [Link]
Con estos iconos de la barra de dibujo se pueden realizar muchas de las acciones que ya
vimos para las imagenes, además deestilos rápidos y de forma.

P.@:i: j,¡ Dm�ño de péqme ccrresncnoencre Revisar Vista "'G

■[jJ�
Inicio Insertar Referencias Formato

[Q) :'.<:· �· A 11� ünecocn del texto

Formas
E] E) ¡z,.
.:¡.
� �
Estilos
recrees
,,. .
E] Alinl!ar texto
s..- Crear vmculo
>
Organizar Tamaño

insertar formas Estilos de forma Estilos de WordArt Texto

En esta imagen se ha aplicado color verde degradado de fondo, color azul del contorno,
grosor de 3 ptos. y tipo de contorno discontinuo.

Añadir texto a los gráficos

Se puede añadir texto a un dibujo mediante el botón Cuadro de texto de la

pestaña Formato, deberemos hacer clic y arrastrar para dibujar el cuadro de texto en la
zona en la que queremos insertar el texto, y a continuación insertar el texto.

Otra forma más cómoda de añadir texto en el interior ,I' Coita,

de un gráfico es haciendo clic en el gráfico con el botón i,b ,op11r

� OpoonnM�:
derecho del ratón, para que aparezca el menú li3l
contextual, elegir la opción Modificar texto y E:] Av•toartr¡to
:Z M0dd1car ¡¡unto,
automáticamente nos creará el cuadro de texto

."'
!,i ,,,
ajustándolo al espacio disponible en el gráfico. Tr1r,1llr•nt• 1.
frma, al {ando 1.

-�
1, !:!.•puvinculo .. ,
Aquí tienes un ejemplo de un dibujo con texto.
!,] [nsrna,Ht.1,110 ..

.
l><l

.
AJu1tartv:lo

. E1t1blurr como to•ma prrdt1e,mlr,.¡id1

� Mis 11pclont1 dt d!stño ..
� formato do forma,

• Texto • Atlal • 11 • A. ,,: ijt' �Jt t:¡¡ C!i

-=•=-.a·�·ll.·V
• •
N K
•

117
(i btiil( [Link]
13.8. Insertar diagramas con SmartArt

Si lo que queremos es crear un diagrama de procesos u organigrama no será necesario

que lo creemos a partir de formas. Podría ser muy tedioso ir dibujando cada uno de sus
� SmartArt
elementos. Para esa función existe la opción SmartArt , que encontraremos
en la pestaña Insertar.

Al hacer clic en ella, se abre una ventana que nos permite elegir el tipo de diagrama que
queremos. Hay muchos tipos entre los que podremos elegir: listas, procesos, ciclos,
jerarquías, pirámides, etc.

Elegir un gráfico SmartArt 1 r) e,:;¡·

--
t� J
Usta

••
Todos

••
:: lista

--
� Proceso

"\,) Odo
Q Jerarqúa

E
$
A
Relación
Matr;,

"'•rrude 111 o o
iii
¡¡¡¡¡ . ' •-
Usta de bloques básica

ªªª
Imagen
Udicelo para mostrar los bloques no

ªª� llli seruenciales o agrupados de informaoón.

Maximiza el espacio de visuahzación
horizontal y vertical de las formas.
■-
-■
■- J [
Ac,pta, Cancela,

Hay que seleccionar uno y pulsar Aceptar. De esta forma se insertará en la hoja de
cálculo y apreciaremos algunos cambios en el entorno de trabajo.

Mientras el diagrama esté seleccionado, veremos en la zona superior una nueva barra de
Herramientas de SmartArt, que incluye dos pestañas: una para el Diseño y otra para
el Formato.

----... ··�
t'.J Ag,tgar lorma

&
• � Promo•u ♦ Sub,r
� ••• O D �- �
.!:3 Agffgar v,ñtta ♦ D,smmuor nrvel ♦ Ba¡1r
.<'"!: DO DO
mi'.:ntl fu3 ;: ne dfrtcha a llqu,e,da � o,seño
Cambia,
colorn •
Rntabltct, Corwut11
[Link] enfo1mas
Cru, o•afoco 011eño1 Estilos SmllrtArt [Link]

Las herramientas de formato son similares a las que ya hemos visto.

En la pestaña Diseño, la opción más utilizada es la de Agregar forma, que nos permite ir
añadiendo elementos al diagrama en la posición que necesitemos. La posición será
relativa al elemento que tengamos seleccionado.

118
(i btiil( [Link]

Agregar forma � ,¡. Promover

[tJ �grega1 forma detrás

� Agrega1 forma !)_ella17te

� Agregar forma superior

� Agregar forma de!!.ajo

:¡:¡;i Agregar asistente

Otra opción muy utilizada es De derecha a izquierda, que cambia de lado el elemento
seleccionado.

Todo lo dicho hasta ahora sobre SmartArt concierne a la organización y formato de sus
elementos. Pero un diagrama no tiene sentido si sus elementos no contienen un texto.

Cuando creamos un diagrama con SmartArt y se inserta en la hoja de cálculo, se incluye

además un pequeño recuadro con el esquema que sigue el mismo. Podremos modificar el
texto de los elementos desde ahí, o bien directamente desde el interior de los elementos.

r Escribir aquí el texto

• [Texto]
• {Texto]
• {Texto]
• [Texto]
l [Texto]
1
]

• (Texto]
• {Texto] [Texto] [Texto]
. • .
xto] [Texto]

Si borras todo el texto de uno de los elementos desde el panel izquierdo, éste se eliminará
del diagrama. Del mismo modo si pulsas la tecla Intro desde un elemento, se creará uno
nuevo al mismo nivel. Puedes convertirlo en hijo pulsando la tecla Tabulación, y en padre
pulsando Retroceso.

119
(i btiil( [Link]
13.9 Insertar WordArt

Mediante WordArt se pueden crear títulos y rótulos dentro de nuestra hoja de cálculo.
Sólo tenemos que introducir o seleccionar el texto al que queremos aplicarle un estilo de
WordArt y automáticamente Word creará un objeto gráfico WordArt.

Una vez hemos aplicado WordArt a un texto, dejamos de tener texto y pasamos a tener
un gráfico, esto quiere decir que, por ejemplo, el corrector ortográfico no detectará un
error en un texto WordArt, y también que el texto WordArt seguirá las reglas de alineación
de los gráficos.

Para iniciar WordArt hacemos clic en el botón WordArt de la pestaña Insertar.

�
1
A -1 Elementos rápidos • � •
- -4l
WordArt • rn1
Cuadro _
de texto+ A= Letra capital ►� •
Texto

Al hacer clic sobre el icono aparecerá un listado con la Galería de WordArt como la que
vemos aquí. Haciendo clic seleccionaremos el tipo de letra que más nos guste.

'...j WordArt ..

A continuación se mostrará el texto en la hoja de

cálculo dispuesto para ser modificado. 1k !A A A� l,

Si hemos seleccionado texto previamente no será

necesario teclearlo ya que aparecerá ya escrito. /A 1k fa, !A �
También podemos elegir la fuente, el tamaño y el
estilo del texto desde las /A/AAA/A
AAAAA
pestañas Inicio y Formato.

i\ t. A A é
/k A A A A,.

Espacio para el texto

120
(i btiil( [Link]
13.10 Insertar un cuadro de texto

Al igual que WordArt crea objetos de tipo imagen que representan un título, el cuadro de
texto también sirve para contener texto.

Se suele utilizar cuando necesitamos escribir sobre una imagen, por ejemplo, o queremos
dejarlo "flotando" entre varias celdas, sin que el texto se encuentre contenido en una de
ellas. La principal ventaja que ofrece pues, es la flexibilidad a la hora de situarlo en
cualquier parte de la hoja, sin las limitaciones que tiene el texto plano.

Además, conserva algunas características del texto: desde la pestaña Inicio se puede
aplicar formato de negrita, cursiva y subrayado, modificar la fuente y su tamaño, entre
otras propiedades. También se somete a la revisión ortográfica.

Por contra, también tiene limitaciones: al tratarse de un objeto, se comporta como tal. Esto
significa que no se pueden hacer cálculos ni trabajar con los datos escritos dentro de él.
Por esta razón no conviene utilizarlo más que cuando es necesario.

Para insertarlo, pulsa la pestaña Insertar y luego haz clic en el botón Cuadro de texto

Cu adrn
1

de texto
.

Deberás hacer clic en cualquier zona del libro de cálculo para introducir el texto.

Aprovecharemos este objeto para explicar algunos conceptos:

Los objetos de tipo imagen, como son las autoformas, las imágenes importadas desde un
archivo o de la galería multimedia, y por supuesto los cuadros de texto, tienen
características que en ocasiones nos pueden resultar muy útil.

Podrás establecer en qué orden quieres que se encuentre cada uno de los objetos en la
tercera dimensión, es decir, cuál está encima de cuál.

De forma predeterminada, cuando insertamos un objeto y luego insertamos otro y lo

colocamos sobre el anterior, el último insertado es el que se muestra delante. Pero es
posible que eso no nos interese, para eso existen los botones Traer adelante y Enviar
atrás, del grupo Organización, en la ficha Formato.

Además, también es posible que quieras agrupar objetos, para que se comporten como
uno solo.

Para ello, dispones del botón Agrupar, también en el grupo Organización. Así no
tendrás, por ejemplo, que mover uno a uno los objetos hasta otra posición, sino que
podrás moverlos todos juntos. Por supuesto, podremos Desagrupar los objetos que han
sido agrupados previamente utilizando el botón con este nombre.

121
[lij b,iil( [Link]

Capítulo 14: Tablas de Excel

14.1 Introducción

Una tabla en Excel es un conjunto de datos organizados en filas o registros, en la que la

primera fila contiene las cabeceras de las columnas (los nombres de los campos), y las
demás filas contienen los datos almacenados. Es como una tabla de base de datos, de
hecho también se denominan listas de base de datos. Cada fila es un registro de entrada,
por tanto podremos componer como máximo una lista con 255 campos y 65535 registros.

Las tablas son muy útiles porque además de almacenar información, incluyen una serie
de operaciones que permiten analizar y administrar esos datos de forma muy cómoda.

Entre las operaciones más interesantes que podemos realizar con las listas tenemos:

Ordenar la los registros.

Filtrar el contenido de la tabla por algún criterio.

Utilizar fórmulas para la lista añadiendo algún tipo de filtrado.

Crear un resumen de los datos.

Aplicar formatos a todos los datos.

En versiones más antiguas de Excel, las tablas se denominaban Listas de datos. Incluso
es posible que en algunos cuadros de diálogo, se referirá a las tablas como listas.

En este tema profundizaremos sobre este tipo de tablas.

14.2 Crear una tabla

Para crear una tabla tenemos que seguir los siguientes pasos:

- Seleccionar el rango de celdas (con datos o vacías) que queremos incluir en la lista.

- Seleccionar del Tabla en la pestaña Insertar.

Tabla Tabla
dinámica+
Tablas

Aparecerá a continuación el cuadro de diálogo Crear tabla.

122
(i btiil( [Link]
Crear tabla 1 r 1: FLI
l.Qónde están los datos de la tabla?
1
�$11$ l: $C$8'

'i'.J La ta�la tiene encabezados,

�-A_c_e_p_ta__,I
r [ Cancelar

Si nos hemos saltado el paso de seleccionar previamente las celdas, lo podemos hacer
ahora.

- Si en el rango seleccionado hemos incluido la fila de cabeceras (recomendado),

activaremos la casilla de verificación La lista tiene encabezados.

- Al final hacer clic en Aceptar.

Al cerrarse el cuadro de diálogo, podemos ver que en la banda de opciones aparece la

pestaña Diseño, correspondiente a las Herramientas de tabla:

----- .
Nombrt dt la tabla: � Ruumir con tabla dmámla IS" fl) F,ta dt tnabHado □ Primua columna
l!l�iii
� □ □ ----- -----
"",, ----- .
Tlbla2 ¡-5 Quitar duplicados Fila dt totalu Última columna -----
,:;¡. Cambiar tamaño ee la tabla ,.l'.Jconvtrllf en ,anoo
Exportar Actualizar ,
� Filas con bandas □ Columnu con banda, .
PY0p1td1dt, H,rr1m10nlu Dato, •xttrno, d• tabla Opoonu dt ,,t,lo dt tabla Estola, d• tabla

Y en la hoja de cálculo aparece en rango seleccionado con el formato propio de la tabla.

A B e
Nombre a Direcciona Telefono

5
6
7
8

14.3 Modificar los datos de una tabla

Para modificar o introducir nuevos datos en la tabla podemos teclear directamente los
nuevos valores en ella, o bien podemos utilizar un formulario de datos. Esta segunda
opción viene muy bien sobre todo si la lista es muy grande.

Veamos un ejemplo, tenemos la siguiente lista con información de nuestros clientes.

Un formulario de datos es un cuadro de diálogo que permite al usuario escribir o mostrar

con facilidad una fila entera de datos (un registro).

123
(i btiil( [Link]
e
.
A
-
B D E

2
3
4
5
6

Para abrir el formulario de datos, tenemos que posicionarnos en la lista para que esté
activa, y pulsar en el icono Formulario . rn
�omandos disponibles en:G)
1 ¡ ... 1
Comandos que no están en la ci .. ,

Como esta opción no está directamente disponible en la Cinta de opciones, vamos a

añadirla a la Barra de acceso rápido. Pulsando el
menú Archivo > Opciones > Personalizar Cinta, yAgregar el icono Formulario..., en la
sección de Comandos que no están en la cinta de opciones.

f-lojal

No!!!bre : �==�I
I
1
O Nuevo registro

�=�
[Link]: �uevo

�=�
Ielefono: Eliminar

Restaurar

Ema[I:
Buscar ª-nterior

Buscar siguiente

Criterios

�errar

Al crear el formulario, disponemos de siguientes botones:

Nuevo: Sirve para introducir un nuevo registro.

Eliminar: Eliminar el registro que está activo.

Restaurar: Deshace los cambios efectuados.

124
(i btiil( [Link]
Buscar anterior: Se desplaza al registro anterior.

Buscar siguiente: Se desplaza al siguiente registro.

Criterios: Sirve para aplicar un filtro de búsqueda.

Cerrar: Cierra el formulario.

Para cambiar los datos de un registro, primero nos posicionamos sobre el registro,
luego rectificamos los datos que queramos (para desplazarnos por los campos podemos
utilizar las teclas de tabulación), si nos hemos equivocado y no queremos guardar los
cambios hacemos clic en el botón Restaurar, si queremos guardar los cambios pulsamos
la tecla Intro.

Para crear un nuevo registro, hacemos clic en el botón Nuevo, Excel se posicionará en
un registro vacío, sólo nos quedará rellenarlo y pulsar Intro o Restaurar para aceptar o
cancelar respectivamente.

Después de aceptar Excel se posiciona en un nuevo registro en blanco por si queremos

insertar varios registros, una vez agregados los registros, hacer clic en Cerrar.

Para buscar un registro y posicionarnos en él podemos utilizar los botones Buscar

anterior y Buscar siguiente o ir directamente a un registro concreto introduciendo un
criterio de búsqueda. Pulsamos en el botón Criterios con lo cual pasamos al formulario
para introducir el criterio de búsqueda, es similar al formulario de datos pero encima de la
columna de botones aparece la palabra Criterios.

Por ejemplo, si buscamos un registro con el valor Ana en el campo Nombre,

escribimos Ana en Nombre y pulsamos el botón Buscar Siguiente, Excel vuelve al
formulario de datos y nos posiciona en el registro de nombre Ana.

14.4 Modificar la estructura de la tabla

Nombre de I1a tabla:

labial

•D• Cambiar tamaño de la tabla

T Propiedades �

Pulsando en el icono Cambiar tamaño de la tabla, podemos seleccionar un nuevo rango

de datos. Pero si la tabla contiene encabezados, estos deben permanecer en la misma
posición, así que sólo podremos aumentar y disminuir filas.

Podemos modificar directamente el rango de filas y columnas, estirando o encogiendo la

tabla desde su esquina inferior derecha.

125
(i btiil( [Link]
Cuando necesitemos añadir una fila al final de la tabla para continuar introduciendo datos,
sólo tendremos que pulsar la tecla TAB desde la última celda y aparecerá una fila nueva.

Si necesitamos insertar filas y columnas entre las filas existentes de la tabla, podemos
hacerlo desde el botón Insertar, en la pestaña de Inicio. También desde el menú
contextual de la tabla.

toa InsertMFl
�oa Insertar egidas ...
�+ui
Inselítalí filas de hoja
ut Irrsertalí columnas de hoja

C tnsestar filas de t.[bla encima

fil! Insertar columnas de tabla a la izquierda

- 1B In1ertalí hoja

Para eliminar filas o columnas, deberemos posicionarnos sobre una celda, y

elegiremos Filas o Columnas de la tabla en el botón Eliminar, disponible en la pestaña
de Inicio y en el menú contextual de la tabla.

�Eliminar ....

eak !;liminar celdas ...

� Eliminar filas de hoja

W Eliminar columnas de hoja

� �liminar filas de tabla

\jB Eliminar columnas de tabla

� Eliminar .b_oja

Seleccionando una celda, fila o columna, y pulsando la tecla SUPR, eliminamos los datos
seleccionados, pero no la estructura de la tabla.

Para eliminar la tabla completa, seleccionamos toda la tabla y pulsamos SUPR. Si

deseamos eliminar la estructura de la tabla, pero conservar los datos en la hoja, entonces
pulsamos ,..lffll Convertir en rango
en la pestaña de Diseño de la tabla.

126
(i btiil( [Link]
14.5 Estilo de la tabla

Una forma fácil de dar una combinación de colores a la tabla que resulte elegante, es
escogiendo uno de los estilos predefinidos, disponibles en la pestaña Diseño de la tabla.

rl] Fila de encabezado D Primera columna

D Fila de totales D Última columna

l't] Filas con bandas D Columnas con bandas

Opciones de estilo de tabla Estilos de tabla

En Opciones de estilo de la tabla, podemos marcar o desmarcar otros aspectos, como

que las columnas o filas aparezcan remarcadas con bandas, o se muestre un resaltado
especial en la primera o última columna.

Las bandas y resaltados dependerán del estilo de la tabla.

Por lo demás, a cada celda se le podrán aplicar los colores de fuente y fondo, fondo
condicional, etc. que a cualquier celda de la hoja de cálculo.

1�1-lul•l#J . . ¡¡�¡¡;444¡.¡,¡ . . litiftíi,i,l•l ... liíl:i . . ¡ Email a

•
En está tabla, se ha cambiado el estilo, y se han marcado las opciones Primera y Última
columna.

14.6 Ordenar una tabla de datos

Para ordenar los datos de una tabla lo haremos de la misma forma que ordenamos los

datos en celdas sin ninguna estructura: a través de los botones situados en la

pestaña Datos, o bien desde el botón

La única diferencia será que, al estar los datos tan bien delimitados, la ordenación
siempre se realizará sobre la propia tabla y no sobre columnas completas.

Pero además, si nos fijamos en los encabezados de la propia tabla, vemos que contienen
una pequeña flecha en el lateral derecho. Si la pulsamos se despliega un menú que nos
proporciona las opciones rápidas de ordenación, así como la posibilidad de ordenar por
colores

127
[lij b,iil( [Link]
.La ordenación por colores no incluye los colores predefinidos de la tabla, como la que se
ve en la imagen que alterna el color de las filas entre blanco y azul. Sino que afecta a las
que han sido coloreadas de forma explícita, para destacarlas por algún motivo.

16.7. Filtrar el contenido de la tabla

Filtrar una lista no es ni más ni menos que de todos los registros almacenados en la
tabla, seleccionar aquellos que se correspondan con algún criterio fijado por
nosotros.

Excel nos ofrece dos formas de filtrar una lista.

 Utilizando el Filtro (autofiltro).

 Utilizando filtros avanzados.

 Utilizar el Filtro.

Para utilizar el Filtro nos servimos de las listas desplegables asociadas a las cabeceras
de campos (podemos mostrar u ocultar el autofiltro en la pestaña Datos, marcando o
desmarcando el botón Filtro).

½t Ordenar .Q.e A a Z

u Ordenar de Za A

Qrdenar por color ►

� -ª.orrar filtro de Dirección"

Filtrar por CQlor ►

Filtros de texto ►
![Link]
PI
, .... � (Seleccionar todo)
e....�(Vaáas)

1 [
Aceptar Cancelar

Si pulsamos, por ejemplo, sobre la flecha del campo 1er Apellido, nos aparece un menú
desplegable como este, donde nos ofrece una serie de opciones para realizar el filtro.

Por ejemplo, si sólo marcamos Moreno, Excel filtrará todos los registros que
tengan Moreno en el 1er apellido y las demás filas 'desaparecerán' de la lista.

128
(i btiil( [Link]
Otra opción, es usar los Filtros de texto que veremos en ese mismo menú, donde se
despliegan una serie de opciones:

_!;s igual a ...

!',!o es lqual a .

J;;omie11za por .

Iermina con ...

J;;ontiene ...

!',!o contiene ...

Filtrn personaügado ...

En cualquier opción, accedemos a una ventana donde podemos elegir dos condiciones de
filtro de texto, y exigir que se cumpla una condición o las dos. Excel evaluará la condición
elegida con el texto que escribamos, y si se cumple, mostrará la fila. Usaremos el
carácter ? para determinar que en esa posición habrá un carácter, sea cual sea, y el
asterisco * para indicar que puede haber o no un grupo de caracteres.

Autofiltro personalizado

Mostrar las filas en las ruales:

Direcdon
1
es igual a

@r oe

Use ? para representar cualquier carácter individual

Use * para representar cualquier serie de caracteres

Aceptar 1 1 Cancelar

En el ejemplo de la imagen, solo se mostrarán los registros cuyo 1er Apellido tenga
una o en el segundo carácter y no contenga la letraz.

Para indicarnos que hay un filtro activo, la flecha de la lista desplegable cambia de icono.

Para quitar el filtro, volvemos a desplegar la lista y elegimos la opción (Seleccionar

Todo), reaparecerán todos los registros de la lista. También podemos quitar el filtro
pulsando en Borrar filtro � Borrar en la pestaña Datos.

Utilizar Filtros avanzados.

129
(i btiil( [Link]
Si queremos filtrar los registros de la lista por una condición más compleja, utilizaremos el
cuadro de diálogo Filtro avanzado. Previamente deberemos tener en la hoja de cálculo,
unas filas donde indicaremos los criterios del filtrado.

Filtro avanzado [ 'il IAal

Acción
@ Eiltrar la lista sin moverla a otro lugar
e) �opiar a otro lugar

Rango de la lista: $C$2:$E$61 l� I

1:============��
&ango de criterios: 1�==�� l� I
--------"'�=Il
L I

Copiar a:

ICj �ólo registros únicos

1 1
Acept,r Cancelar

Para abrir el cuadro de diálogo Filtro avanzado, pulsaremos en Y.:I' Avanzadas en la

sección Ordenar y filtrar de la pestaña Datos.

Rango de la lista: Aquí especificamos los registros de la lista a los que queremos aplicar
el filtro.

Rango de criterios: Aquí seleccionamos la fila donde se encuentran los criterios de

filtrado (la zona de criterios).

También podemos optar por guardar el resultado del filtrado en otro lugar, seleccionando
la opción Copiar a otro lugar, en este caso rellenaremos el campo Copiar a: con el
rango de celdas que recibirán el resultado del filtrado.

Si marcamos la casilla Sólo registros únicos, las repeticiones de registros (filas con
exactamente los mismos valores) desaparecerán.

Para volver a visualizar todos los registros de la lista, acceder al menú Datos - Filtro -
Mostrar todo.

130
(i btiil( [Link]
14.7 Filtrar el contenido de la tabla

Filtrar una lista no es ni más ni menos que de todos los registros almacenados en la
tabla, seleccionar aquellos que se correspondan con algún criterio fijado por
nosotros.

Excel nos ofrece dos formas de filtrar una lista.

- Utilizando el Filtro (autofiltro).

- Utilizando filtros avanzados.

Utilizar el Filtro.

Para utilizar el Filtro nos servimos de las listas desplegables asociadas a las cabeceras
de campos (podemos mostrar u ocultar el autofiltro en la pestaña Datos, marcando o
desmarcando el botón Filtro).

Nombre 1:1 Direccion 1:1 Telefono 1:1

u Ordenar Qe A a Z

u Ordenar de Za A

Qrdenar por color ►

� §.orrarfiltro de 'Nombre·

Filtrar por CQlor ►

Filtros de texto ►
![Link] PI
····!.'l (Seleccionar todo)
···-� Angel Ricardo
····!.'l Carlos Cabrera
···-� Jose de Jesus
···-� Juan Perez
····!.'l Maria Soledad
L. .. � Rodo Lomas

) 1
Aceptar Cancelar

Si pulsamos, por ejemplo, sobre la flecha del campo Nombre, nos aparece un menú
desplegable como este, donde nos ofrece una serie de opciones para realizar el filtro.

Por ejemplo, si sólo marcamos Angel Ricardo, Excel filtrará todos los registros que
tengan Angel Ricardo en el Nombre y las demás filas 'desaparecerán' de la lista.

131
(i btiil( [Link]
Otra opción, es usar los Filtros de texto que veremos en ese mismo menú, donde se
despliegan una serie de opciones:

Filtros de texto ----►� !;s igual a .. ,

No es igu al a .
1

�omienza por .

Iermina com ...

�ontiene ...

No contiene ...

Filtro peirsonali�ado ...

En cualquier opción, accedemos a una ventana donde podemos elegir dos condiciones de
filtro de texto, y exigir que se cumpla una condición o las dos. Excel evaluará la condición
elegida con el texto que escribamos, y si se cumple, mostrará la fila. Usaremos el
carácter ? para determinar que en esa posición habrá un carácter, sea cual sea, y el
asterisco * para indicar que puede haber o no un grupo de caracteres.

Autofiltro personalizad o 1 'il IGtcT

Mostrar las filas en las cuales:
Nombre
L
c_
lm_
o e_n
i _a_po_
z r
__
_._ l
T.. , [�o? ��
[ 1T
eº
l

@r
lno contiene

Use? para representar rualquier carácter individual

Use * para representar cualquier serie de caracteres

Aceptar ) 1
Cancelar

En el ejemplo de la imagen, solo se mostrarán los registros cuyo Nombre tenga una o en
el segundo carácter y no contenga la letra z.

Para indicarnos que hay un filtro activo, la flecha de la lista desplegable cambia de icono.

Nombre Ei Direccion a Telefono a

Para quitar el filtro, volvemos a desplegar la lista y elegimos la opción (Seleccionar
Todo), reaparecerán todos los registros de la lista. También podemos quitar el filtro
pulsando en Borrar filtro 'y¡ Borrar en la pestaña Datos.

132
(i btiil( [Link]
Utilizar Filtros avanzados.

Si queremos filtrar los registros de la lista por una condición más compleja, utilizaremos el
cuadro de diálogo Filtro avanzado. Previamente deberemos tener en la hoja de cálculo,
unas filas donde indicaremos los criterios del filtrado.

Filtro avanzado l 'El le3iiil

Acción
@¡["iltrar la lista �� ..moverla a otro l�g�r¡
(E) Copiar a otro lugar

Ranqo de la lista:
1
l�I
$A$1:$C$7
8,_ango de criterios:
1
l�I
:==='=='=='======;.�
;======;::=:
-----------�=]
[
L I

Copiar a:

[O �ólo registros únicos

1 1
Aceptar Cancelar

Para abrir el cuadro de diálogo Filtro avanzado, pulsaremos en Y.:? Avanzadas en la

sección Ordenar y filtrar de la pestaña Datos.

Rango de la lista: Aquí especificamos los registros de la lista a los que queremos aplicar
el filtro.

Rango de criterios: Aquí seleccionamos la fila donde se encuentran los criterios de

filtrado (la zona de criterios).

También podemos optar por guardar el resultado del filtrado en otro lugar, seleccionando
la opción Copiar a otro lugar, en este caso rellenaremos el campo Copiar a: con el
rango de celdas que recibirán el resultado del filtrado.

Si marcamos la casilla Sólo registros únicos, las repeticiones de registros (filas con
exactamente los mismos valores) desaparecerán.

Para volver a visualizar todos los registros de la lista, acceder al menú Datos - Filtro -
Mostrar todo.

133
(i btiil( [Link]

Capítulo 15: Macros

En esta unidad estudiaremos qué son las Macros, en qué nos pueden ayudar y
cómo crear macros automáticamente.

15.1 Introducción

Cuando trabajamos con un libro personalizado, es decir, que nos hemos definido con una
serie de características específicas como puedan ser el tipo de letra, el color de ciertas
celdas, los formatos de los cálculos y características similares, perdemos mucho tiempo
en formatear todo el libro si disponemos de muchas hojas.

Con las macros lo que se pretende es automatizar varias tareas y fusionarlas en una sola,
añadiendo por ejemplo un botón en nuestro libro que al pulsar sobre él realice todas esas
tareas.

15.2 Crear una macro automáticamente

La forma más fácil e intuitiva de crear macros es crearlas mediante el grabador de macros
del que dispone Excel.

Este grabador de macros te permite grabar las acciones deseadas que posteriormente las
traduce a instrucciones en VBA, las cuales podemos modificar posteriormente si tenemos
conocimientos de programación.

)ler macros .. ,
Grabar macro .. ,
Í;;.
]Jsar referencias �¿'Jat1vas

Para grabar una macro debemos acceder a la pestaña Vista y despliega el

submenú Macros y dentro de este submenú seleccionar la opción Grabar macro...

Además de esta opción en el menú podemos encontrar las siguientes opciones:

Ver Macros... - Donde accedemos a un listado de las macros creadas en ese libro.

Usar referencias relativas - Con esta opción utilizaremos referencias relativas para que
las macros se graben con acciones relativas a la celda inicial seleccionada.

134
(i btiil( [Link]
Grabar macro 1 'il 1ctcI·
�ombre de la macro:
Macro�

□
�étodo abreviado:
CTRL+
�uardar macro en:
1
Este libro

Qescripción:

1 1
Aceptar Cancelar

Al seleccionar la opción Grabar macro..., lo primero que vemos es el cuadro de

diálogo Grabar macro donde podemos dar un nombre a la macro (no está permitido
insertar espacios en blanco en el nombre de la macro).

Podemos asignarle un Método abreviado: mediante la combinación de las tecla CTRL +

"una tecla del teclado". El problema está en encontrar una combinación que no utilice ya
Excel.

En Guardar macro en: podemos seleccionar guardar la macro en el libro activo, en el

libro de macros personal o en otro libro.

En Descripción: podemos describir cuál es el cometido de la macro o cualquier otro dato

que creamos conveniente.

Para comenzar la grabación de la macro pulsamos el botón Aceptar y a continuación, si

nos fijamos en la barra de estado, encontraremos este botón en la barra de estado donde
tenemos la opción de detener la grabación.

! Listo Se encontraron 6 de 6 registros I Bloq Mayús

A partir de entonces debemos realizar las acciones que queramos grabar, es conveniente
no seleccionar ninguna celda a partir de la grabación, ya que si seleccionamos alguna
celda posteriormente, cuando ejecutemos la macro, la selección nos puede ocasionar
problemas de celdas fuera de rango.

Una vez concluidas las acciones que queremos grabar, presionamos sobre el
botón Detener 8 de la barra de estado, o accediendo al menú de Macros y haciendo
1:31 Qetener grabación
clic en .

135
(i btiil( [Link]
15.3 Ejecutar una macro

Una vez creada una macro, la podremos ejecutar las veces que queramos.

Antes de dar la orden de ejecución de la macro, dependiendo del tipo de macro que sea,
será necesario seleccionar o no las celdas que queramos queden afectadas por las
acciones de la macro.

Por ejemplo si hemos creado una macro que automáticamente da formato a las celdas
seleccionadas, tendremos que seleccionar las celdas previamente antes de ejecutar la
macro.

Macro 1 'il lwa-1

Nombre de la macro:
Macro ti �erutar
Macrol Á

Pa�o a paso

Mogificar

Crear

Elimina[

Qpdones ...

�acros en: ITodos los libros abiertos

Descripción

1
Cancelar

Para ejecutar la macro debemos acceder al menú Ver Macros..., que se encuentra en el
menú Macros de la pestaña Vista, y nos aparece el cuadro de diálogo Macro como el
que vemos en la imagen donde tenemos una lista con las macros creadas.

Debemos seleccionar la macro deseada y pulsar sobre el botónEjecutar. Se cerrará el

cuadro y se ejecutará la macro.

En cuanto al resto de botones:

Cancelar - Cierra el cuadro de diálogo sin realizar ninguna acción.

Paso a paso - Ejecuta la macro instrucción por instrucción abriendo el editor de

programación de Visual Basic.

136
llJ bri,ilt [Link]
Modificar - Abre el editor de programación de Visual Basic para modificar el código de la
macro. Estos dos últimos botones son para los que sapan programar.

Eliminar - Borra la macro.

Opciones - Abre otro cuadro de diálogo donde podemos modificar la tecla de método
abreviado (combinación de teclas que provoca la ejecución de la macro sin necesidad de
utilizar el menú) y la descripción de la macro.

Un detalle importante a tener en cuenta es que, si ejecutamos una macro, no es posible

deshacer la acción desde la herramienta deshacer común, por lo que es interesante ir
con pies de plomo al ejecutar macros que vayan a realizar cambios importantes.

137
llJ bri,ilt [Link]

138
 Visita:
[Link]<.com

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139
[Link]