ACTIVIDAD 2
ANALISIS DE SISTEMA DE INFORMACION
Angie Katherine Quintero Triana ID 811237
María Rikey Ramos Muñoz ID 814468
Natalia Claritza Varón Jiménez ID 666335
Angie Lorena Ordoñez Arias ID 728164
Corporación universitaria minuto de Dios
Contaduría Publica
Sistemas de información gerencial NRC 31554
Alexander Calderón Martínez
Abril 19 de 2022
Introducción
Los sistemas de información son el conjunto de actividades o pasos que se deben cumplir
para logar un objetivo final según la actividad comercial de una empresa u organización,
un sistema de información permite llevar el control de calidad de un determinado proceso
para así, de esta manera determinar el buen funcionamiento del mismo y si este al final
del ejercicio arroja los resultados esperados.
Para el primer análisis de sistemas de información hemos escogido una empresa de
producción de la ciudad de Ibagué con una vigencia de fundación de más de 20 años y
que cuenta con unos determinados protocolos para el desarrollo de su actividad
comercial, esta empresa está constituida legalmente y hace parte del gremio de la
construcción de la ciudad.
CARACTERIZACION INICIAL DE LA EMPRESA
Nombre Comercial: Mallas Metálicas Tolmallas
NIT: 65751918-4
Actividad comercial principal: Fabricación de otros productos elaborados de metal
Código CIIU: 2599
DESCRIPCION DE LA OPERACIÓN DE LA EMPRESA
Mallas metálicas tolmallas, es una empresa dedicada principalmente a la fabricación de
mallas metálicas para cerramientos externos e internos, se deriva de esta actividad la
fabricación de todos los insumos necesarios para dichos cerramientos tales como, postes
metálicos galvanizados, tapas galvanizadas, ángulos, platinas y demás accesorios para
culminar con este tipo de cerramientos, además cuenta con el servicio de instalación de
los mismos. Como segunda actividad, realizan productos de ornamentación y carpintería
metálica, estructuras metálicas a grandes escalas, cerramientos con concertina sin
energía eléctrica y derivados del metal.
Tolmallas cuenta con una actualmente con una nómina de aproximadamente 30
trabajadores entre oficiales de construcción, auxiliares, operarios y administrativos. Al
tratarse de una empresa de producción, cuenta con diferentes procesos y mecanismos
para cumplir finalmente con un producto terminado para entregar a los clientes, cada uno
de estos procesos cuenta con un protocolo establecido por la administración de la
empresa.
Cuentan con un software contable para temas de facturación, cotización y contabilización
de gastos en general, pero para temas de producción se lleva el control mediante medio
magnéticos, pero sin sistematización como tal establecida, la gran mayoría de los
procesos se llevan a cabo por medio de plantillas y formatos de Excel donde se
encuentras toda la información relevante para la producción.
DIAGNOSTICO DE LOS SISTEMAS DE INFORMACION
Tolmallas es una empresa que no cuenta con los sistemas de información adecuados
para controlar la información, sin embargo a medida de las necesidades que se han ido
presentando se han diseñado “sistemas” de manera manual en aplicaciones y
herramientas como Excel para llevar un mejor control de la información.
Básicamente tolmallas cuenta con 7 sistemas de información principales para el desarrollo
de su actividad, los cuales son: Venta, programación, fichas de producción, productos en
proceso, producto terminado, sistema de inventario, sistema, y facturación / entregas.
Cada uno de ellos cuenta con formatos previamente diseñados en Excel en los cuales se
maneja el control de cada proceso de forma manual teniendo la información de manera
actual y precisa, estos sistemas fueron desarrollados con el paso del tiempo y de las
necesidades de la empresa por la parte de la gerencia y el área administrativa, con
pequeños cambios al pasar de los años actualizando funciones y formas de hacerlo para
mejorar la calidad de los procesos y a su vez la calidad del producto final.
El sistema de facturación se lleva a cabo por un medio digital parametrizado para esta
función, pero actualmente no se encuentra vinculado dentro del mismo sistema el control
de inventarios, por lo tanto, este último se debe llevar de manera manual y separada.
CARACTERIZACION DE CADA SISTEMA DE INFORMACION
A continuación, se dará una breve explicación del funcionamiento de cada sistema de
información utilizado para el cumplimiento de estos procesos
VENTA: El primer paso es la venta, se atiende de manera presencial, cuenta con un único
punto de venta en la ciudad de Ibagué, exactamente en la carrera 4 estadio Nº 26 – 85,
los clientes que llegan al almacén siempre encontrar4an una asesora de ventas quien en
la persona encargada de realizar el proceso de cotización y asesoramiento para la
necesidad del cliente, una vez confirmado el material que la persona necesita s procede a
realizar el pedido formalmente, esto se hace de manera sistematizada por medio de un
documentos llamado Anticipo en el cual se hace la descripción del producto a realizar, los
materiales que se utilizaran y la fecha de entrega del producto terminado, también se
estipula el monto pagado por anticipado para iniciar el trabajo y el saldo pendiente por
cobrar. Este documento se realiza a nombre del cliente con los datos personales
correspondientes, se imprimen 2 copias (la de la empresa que se hace firmar y la copia
que se lleva el cliente).
PROGRAMACION: Una vez terminado el proceso de venta, la misma persona que la
realizó debe hacer el proceso de programación, esto consiste en llevar a un formato de
inventario de material en Excel el pedido realizado por el cliente para llevar el control del
material que se necesita para terminarlo, en este proceso se hace una caracterización
previa del material que se necesita por metro cuadrado para el pedido del cliente, y se
separa cada uno de los insumos a utilizar, se maneja una hoja de Excel por cada material
( tipo kardex) se estipula la cantidad que se utilizara en dicho pedido, de esta manera
conocemos si el material que tenemos en inventario nos alcanza para realizar el pedido y
que material queda disponible para posibles futuros pedidos. Dentro de la programación
también se utiliza un mecanismo manual para tener conocimiento de los pedidos
pendientes a la fecha, este proceso se realiza mediante un tablero borrable ubicado
estratégicamente dentro de la oficina en el cual se escriben todos los pedidos que se
encuentran en producción, los datos más relevantes para esta información son, el nombre
del cliente, las características del pedido, sumatoria de metros cuadros (si aplica) y fecha
de entrega. Esto con el fin de tener conocimiento actualizado de los pedidos existentes
para así tener la noción de la nueva programación, es decir poder determinar las fechas
de entrega para próximos pedidos.
FICHAS DE PRODUCCION: Después de tener programado el material a utilizar para el
pedido, se procede a realizar la ficha de producción del mismo, este documento es un
formato realizado por la administración de la empresa en el cual se estipula a detalle lo
solicitado por el cliente, medidas, colores, formas etc., este formato se pasa al área de
producción donde los trabajadores la reciben de manera física e impresa y es el insumo y
guía principal para la realización del material, es muy importante que todos los datos allí
estipulados sean correctos y perfectos, pues finalmente bajo este documento se elaborar
el pedido. Esta ficha contiene imágenes alusivas al trabajo a realizar para que de esta
manera el trabajar tenga una idea más clara del cómo debe quedar el producto final.
PRODUCTO EN PROCESO: Una vez el trabajador recibe la ficha de producción se
procede a la fabricación el producto, dentro de la ficha de producción existe un recuadro
en el cual las personas implicadas en la fabricación deben estipular de manera correcta y
precisa la cantidad exacta de material que utilizaron para la fabricación, cada ficha de
producción cuenta con el paso a paso de fabricación, y así mismo dentro de cada paso se
manifiesta el material utilizado. Cada proceso o paso de fabricación debe ir firmado por la
persona responsable de dicho proceso, ejemplo: Quien corta el material, quien pule el
material, quien pinta el material etc., para así, poder tener el control de calidad
correspondiente a la hora de la revisión final y saber quién es el responsable de cada
situación.
PRODUCTO TERMINADO: Luego de diligenciar correctamente la ficha de producción
correspondiente al trabajo realizado, el trabajador se dispone a realizar la firma de
terminación y debe pasar nuevamente la ficha debidamente firmada a la oficina
nuevamente.
INVENTARIO: Cuando el asesor o la persona encargada de las ventas tiene nuevamente
en sus manos la ficha de producción con las firmas respectivas, se da a entender que el
producto ya está terminado y listo para entregar, se agregan los datos de la ficha de
producción al inventario del formato Excel, es decir se descarga del inventario la cantidad
real que se utilizó en el pedido para así actualizar el material del cual disponen para la
venta en ese momento
FACTURACION Y ENTREGA: Finalmente se procede a realizar la entrega del material,
para este paso es necesario conocer todas las condiciones iniciales de la venta para así
mismo saber cómo llevar el proceso de entrega y que documentos se deben utilizar en
ese momento, ejemplo: si la venta se realizó por medio anticipo el documento para la
entrega será una factura electrónica o POS (según como lo solicite el cliente), por el
contrario si ya se realizó la facturación previa a la entrega se debe realizar una remisión
de entrega con el membrete de la empresa. Esta información de entrega se pasa al
mismo formato de inventario llevado por Excel para saber que dicho material ya fue
entregado y no afecte el inventario del material para pedido futuros.
DOCUMENTOS RELEVANTES: adicional a los procesos anteriormente mencionados, la
empresa cuenta con una serie de documentos en los cuales se basan para el
funcionamiento y la información de estos procesos, son documentos elaborados de forma
manual que se han ido desarrollando gracias a la necesidad de tener la información
precisa en el momento de una venta, uno de los documentos más importantes es el
VADEMECUM, este archivo (digital y físico) es el que recopila toda la información de los
materiales utilizado para los pedidos y el tiempo estimado de fabricación, ejemplo: que
cantidad se necesita de alambre por metro cuadrado de malla, el tiempo en horas por
metro cuadrado, metros lineales de malla o cerramiento por cada kilo de alambre entre
otras muchas cosas que se encuentran en este importante documentos.
Existe otro archivo denominado lista de precios, en un gremio como la construcción y la
ornamentación el material cambia constantemente de precio, es por esta razón que se
debe tener una lista de precios la cual, en el caso de tolmallas es actualizada
semanalmente.
NIVEL DE RELACIONAMIENTOS
Todos los sistemas anteriormente estipulados tienen relación el uno con el otro, pues una
cadena que se debe alimentar debidamente por cada pedido realizado, todos los
documentos y procesos se manejan en todas las áreas, es decir tanto la administración,
como las ventas, como la producción debe tener pleno conocimiento y la capacidad de
manejar estos documentos.
Si alguno de los pasos anteriores falla, se ve afectada toda la producción.
VALOR COMO ACTIVO INFORMATICO
Como se mencionó, esta empresa ha realizado bajo las necesidades surgidas a lo largo
del tiempo todos los sistemas y protocolos en base a la satisfacción de estas
necesidades, pero, su gran mayoría de manera empírica y manual, aunque cuenta con
sistema de información contable, actualmente no se llevan todos los procesos por ese
medio sin embargo se hace de igual forma de manera digital por medio de herramientas
ofimáticas como Excel.
RESPUESTA PREGUNTAS DEL AULA
1) ¿Qué criterios consideraron de mayor importancia para elegir la organización
sobre la cual trabajaron finalmente?
R/ Uno de los criterios más importantes que pusimos en consideración par
finalmente elegir a Tolmallas como la empresa a analizar fue el hecho de que sea
una empresa de producción, pues este tipo de organización por su actividad
comercial exigen un amplio campo de procesos y pasos para finalmente llegar a
cumplir con su ejercicio. Los sistemas de información por áreas se ven mejor
reflejados ya que se ve la variedad de mecanismos que se deben utilizar para
culminar un producto.
También tuvimos en cuenta otros factores como, el gremio en el que se encuentra,
que sea de origen tolimense e ibaguereño y que fuese una empresa que
conociéramos y supiéramos su funcionamiento (uno los integrantes del grupo
laboro en este lugar)
2) ¿Qué tipo de dificultades presentaron al momento de identificar y desarrollar los
diferentes aspectos en la organización seleccionada?
R/ Como conocíamos la empresa, nos fue un poco más sencillo identificar cada
proceso de esta organización, en embargo el hecho de ser una empresa que no
cuenta con todas las herramientas digitales para llevar un mejor proceso hace que
sea un poco más complejo el análisis realizado.
Propuesta de aplicación – 2da parte
Como propuesta de aplicación para el sistema de información de Tolmallas, por su
actividad económica y por sus tareas a desarrollar a diarios hemos escogido 2 sistemas
que traerían a la empresa grandes beneficios al momento de su aplicación, el objetivo
principal con la aplicación de estos sistemas es que la empresa crezca de manera notable
a nivel de clientes y de reconocimiento, es por esta razón que hemos escogido los dos
sistemas que describiremos a continuación.
Sistema de planificación de recursos empresariales ERP
Descripción: Es un conjunto de aplicaciones o software que permiten llevar un control
automatizado de la información y diferentes actividades de las empresas, este tipo de
sistema esta enfocado en ayudar a las empresas que dentro de sus actividades cuentan
con la producción de su producto final, ya que estos sistemas permiten el control de este
tipo de información, tiene una amplia gama de características que los hace llamativos a la
hora de buscar la digitalización de información en una empresa.
Beneficios:
optimizar y unificar la información de todas las áreas que tenga la empresa y asi
mejorar la eficiencia de los resultados
Brinda mayor seguridad a la información, todo lo que alli reposa esta
salvaguardado y se puede acceder a la información en cualquier momento.
Permite seccionar las tareas en módulos, lo que hace que la información sea más
clara y detallada.
Se adapta a las necesidades de la empresa, este tipo de sistema permite ser
parametrizado según las tareas que desarrolle la entidad.
Características: Una de las principales características de este tipo de sistema es la
integración de toda la información en un solo sistema, esto sin importar cuantos módulos
o tareas sean, los ERP suelen ser sistemas de información propios de una empresa de
producción por su alta diversidad de actividades y las secciones de información que
manejan, otro factor que caracteriza los ERP es la facilidad de generar reportes a la hora
de
BIBLIOGRAFIA
1) AMAYA AMAYA, J. Sistemas de información gerenciales: hardware, software,
redes, internet, diseño (2a. Ed.). ed. Bogotá: Ecoe Ediciones, 2010. 229 p.
Disponible en: [Link] Consultado en:
19 Apr 2022
2) [Link]
categoria/501-sistema-de-informacion
3) Kenneth C. Laud on Jane P. Laudon, Sistemas de informacion gerencial. Ed 12
© 2012: Pearson Educación Disponible en: [Link]
[Link]/?il=3682.
