El archivo: finalidad y funciones

Nace por la necesidad de contar con información de calidad sobre la cual apoyar la toma de
decisiones. A diario se produce y recibe gran cantidad de documentos con multitud de
datos; por ello, deben ser correctamente tratados, ordenados y clasificados para que
puedan considerarse información válida para una correcta toma de decisiones.

Naturaleza y finalidad de la labor del archivo

En el ámbito empresarial podemos referirnos al archivo como:
● Lugar físico en el que una persona, empresa o institución ordena, clasifica y
guarda documentos de una determinada actividad.
● Institución, organismo o departamento encargado de conservar documentos.

En la labor que nos ocupa, entenderemos que un archivo es un conjunto ordenado de

documentos producidos en el ejercicio y el desarrollo de unas funciones o
actividades empresariales concretas, al servicio de la empresa, con el fin de facilitar
su actividad.

El archivo de documentos debe gestionarse de forma adecuada porque:

1. Determinados documentos pueden servir como elemento probatorio ante un

tercero.
2. Existe la obligación legal de conservar cierta documentación durante un
tiempo desde su elaboración.
Se considera un instrumento para generar información de calidad. Por ello es
necesario:
1. Guardar y conservar los documentos objeto de archivo
2. Localizar cualquier documento de una forma fácil y rápida
3. Establecer procedimientos que regulen cuándo un documento debe
archivarse y cuándo ha de destruirse

¿Cómo debe desarrollarse la labor de archivo?

1. Los documentos se deben ordenar para que cualquier persona pueda encontrar uno
fácilmente
2. Es necesario registrar todas las entradas y salidas de cualquier documento
3. No hay que acumular excesiva documentación pendiente de archivo para evitar
extravíos.
4. Es preciso ser selectivos, diferenciando lo útil de lo poco relevante
5. Debemos asegurar que no ha sido abierto con anterioridad con una denominación
distinta
6. Se ha de facilitar la visibilidad de los documentos en una posterior búsqueda, como
doblándolos para que se vea a su inicio
 7. En documentos con respuesta interesante ajustar una copia del documento al que
respondemos
8. Se tienen que establecer medidas de seguridad para evitar la modificación, el daño o
la distribución de documentos
9. Es importante eliminar periódicamente documentos que ya no sean útiles
10. Es recomendable utilizar señales visuales al clasificar documentos con objeto de
facilitar su localización.

Tipos de archivo empresariales

En función del soporte de archivo utilizado:
● Archivo convencional: en soporte papel. Tradicionalmente se han utilizado
archivadores, carpetas…Lo podemos encontrar en casi todas las empresas, pero
abusar de él conlleva inconvenientes como el uso excesivo de espacio y personal,
además de la complicación de la localización rápida y fluida de documentos cuando
el volumen de archivos aumenta.
● Archivo informático. Su utilización está totalmente generalizada en el ámbito
empresarial, y reduce al mínimo posible el uso de papel. Este tipo de archivos
representa múltiples ventajas, como la facilidad y analizar datos. Además, los costes
de mantenimiento son menores y la productividad es mucho mayor.

En función de la frecuencia de uso de los documentos:

● Archivo activo: Se suele denominar archivo de oficina o de gestión. Contiene
documentos que son utilizados con cierta frecuencia. Este tipo de archivos debe
ubicarse en un lugar accesible y cercano a los puestos de trabajo
● Archivo semiactivo. Por lo general, recibe el nombre de archivo central. Contiene
documentos de consulta reducida, pero que deben conservarse por razones legales.
suelen localizarse en dependencias específicas para dicha labor. Periódicamente
han de revisarse para eliminar aquellos que hayan perdido su valor; el resto pasará
al archivo inactivo.
● Archivo inactivo. A él nos podemos referir como archivo pasivo, histórico o
definitivo. Contiene documentos que rara vez son consultados. Incluye archivos sin
utilidad operativa, pero con alto valor documental o legal. se suelen consultar previa
solicitud del interesado. Cuando su documentación deja de tener valor, debe ser
destruida.

En función de la localización física del archivo:

● Archivo de gestión centralizada: Supone guardar toda la documentación en un
mismo lugar. Este sistema establece un único responsable de archivo, que se
encarga de la clasificación y ordenación de la documentación, de su guarda y
custodia. Este sistema dificulta la localización rápida de documentos.
● Archivo de gestión descentralizada. Sistema basado en la utilización de distintos
espacios de archivo en cada departamento o sección empresarial. Así, cada
departamento tendrá su propio archivo, donde guardará y almacenará su propia
documentación, con lo que se puede acceder rápidamente a ella. No obstante,
pueden surgir diferencias en la forma de clasificar y eso puede dificultar la
localización de archivos e incluso ser causa de posibles pérdidas.
 ● Archivo de gestión mixta. Se basa en la convivencia de archivos activos y
semiactivos en los departamentos, con un único archivo inactivo centralizado en la
sede central de la empresa. Se configura como un sistema a medio camino entre
una gestión centralizada y una descentralizada.

Sistemas de clasificación de documentos

Un buen sistema de clasificación debe cumplir una serie de requisitos:

1. Ser fácil de entender. cualquier persona debe aplicarlo, aunque no lo conozca

2. Ser sencillo de aplicar. Cuanto más sencillo sea, menos errores se cometerán.
3. Ser resolutivo. Ha de dar solución a cualquier tipo de archivo
4. Ser flexible. El volumen de documentación puede aumentar

El sistema alfabético
El sistema alfabético permite clasificar los documentos que se van a archivar según el
orden establecido por el alfabeto. Para ello, es necesario determinar en cada caso una
palabra clave, denominada palabra ordenatriz, que lo represente frente al resto. A partir de
ella se ordenará toda la documentación, pudiendo establecerse un orden ascendente (de la
A a la Z) o descendente (de la Z a la A).

El sistema numérico
El sistema numérico permite ordenar la documentación del archivo a partir de un número
natural determinado, siguiendo un orden ascendente o descendente.

El sistema alfanumérico
El sistema alfanumérico surge de combinar el sistema de clasificación alfabético y el
numérico. En él se utiliza como palabra ordenatriz un término en el que se combinan tanto
letras como números.

El sistema cronológico
La clasificación cronológica consiste en clasificar los documentos por fechas, ya sea por
orden de entrada o fecha de emisión, de recepción, de vencimiento, etc. La ordenación se
puede hacer desde la fecha más reciente a la más antigua, o viceversa. La principal ventaja
del archivo cronológico está en su sencillez y rapidez de localización

El sistema geográfico
El sistema geográfico sigue como criterio de ordenación una localización física concreta
referente en el documento, como por ejemplo el domicilio de la persona o empresa emisora
o receptora del documento. La principal ventaja de este sistema radica en su flexibilidad, ya
que permite intercalar subdivisiones.
El sistema temático
El sistema temático de clasificación no es de los más usuales. Este sistema necesita acudir
a cualquier otro para la ordenación posterior de los documentos contenidos en cada uno de
los temas establecidos. Las principales ventajas de este sistema radican en su rapidez y en
la flexibilidad para intercambiar documentos.

Recepción y archivo de documentación en

papel
No es posible guardar materialmente todos y cada uno de los documentos escritos que se
originan en la actividad empresarial. La labor de archivo debe tener como fin permitir el
tratamiento fluido de dicha documentación, conservando sólo aquella que sea
verdaderamente útil en el presente y el futuro de la organización.

Materiales de archivo en soporte papel

Los materiales más utilizados en la actividad empresarial son los siguientes:

1. Cajas de archivo: De cartón o de plástico, se utilizan para el archivo definitivo de

documentos. suele hacerse una anotación en un lugar visible para reconocer su
contenido sin tener que abrirla
2. Archivadores A-Z. Son carpetas de anillas con apertura mediante un sistema de
palanca. Los documentos se perforan en el margen izquierdo o se guardan en
fundas ya perforadas. Se alojan dentro de una caja contenedora.
3. Estanterías. Están formadas por una serie de baldas horizontales donde se colocan
tanto carpetas como archivadores en posición horizontal o vertical. Pueden tener
puertas.
4. Carpetas colgantes. Tienen soportes en sus solapas y pestañas o visores en el
borde superior. pueden colocarse de forma suspendida sobre los bastidores de un
armario.
5. Carpetas simples. Sirven para proteger y clasificar expedientes en estanterías o
cajas. Los documentos pueden quedar sueltos dentro de ellas o fijos.
6. Armarios de carpetas suspendidas. Son archivadores con guías en los extremos,
donde se colocan las carpetas colgantes. Algunos modelos incluyen ruedas en su
base.
7. Armario de seguridad. En el caso de documentación especialmente sensible se
suele utilizar mobiliario con claves de seguridad y sistemas de alarma para proteger
la información.
Recomendaciones para archivar
documentos escritos
1. Confirmar que el documento que se va a archivar no va a ser requerido por ningún
empleado ni departamento empresarial en ese momento
2. Determinar el valor presente y futuro de los documentos susceptibles de archivo.
Aquellos que no necesiten ser conservados por su escaso valor serán destruidos.
3. Realizar las copias de seguridad, fotocopias o digitalización de los documentos
originales que el responsable de archivo determine oportuno para evitar el extravío
del original
4. Referenciar aquellos documentos que deben estar guardados más de un expediente
por su contenido
5. Prearchivar la documentación susceptible de archivo aplicando el mismo criterio
establecido para la documentación ya archivada.
6. Proceder al archivo definitivo de los documentos

Recepción y archivo de documentación en

digital
Se define archivo informático como el conjunto de datos almacenados en soporte
informático, que pueden ser aplicaciones, imágenes, documentos de texto, archivos de
audio o vídeo, etc.

Equipamiento informático para el archivo

Para el tratamiento y archivo informático de datos es necesario contar con el equipamiento
tecnológico adecuado. Hoy en día, el ordenador es una herramienta indispensable para el
desarrollo de cualquier trabajo de oficina.

Existen muchas soluciones de software de gestión que permiten controlar la contabilidad, la

facturación, las nóminas, etc., pero también están muy extendidos los paquetes o suites
ofimáticos que incluyen procesadores de texto, hojas de cálculo, navegadores web,
gestores de bases de datos y de eventos personales, software para la elaboración de
presentaciones o programas cliente de correo electrónico.

Adicionalmente al software, el archivo en soporte informático y la realización de copias de

seguridad se apoya en la utilización de distintas herramientas de hardware:

● Disco duro interno del equipo informático. Unidad interna de almacenamiento

donde el equipo informático guarda la información del sistema, las aplicaciones u
otros archivos.
● Disco duro extraible. Su funcionamiento es similar al disco duro interno, pero su
reducido tamaño y peso permiten el transporte de información de un equipo a otro
mediante una conexión USB.
 ● CD, CD-RW, DVD y Blu-Ray disk. Se trata de discos ópticos que permiten el
almacenamiento de archivos. Se diferencian en función del espacio de
almacenamiento, la velocidad de acceso a su contenido o a la posibilidad de
sobrescribir datos.
● Memorias USB y tarjetas de memoria. Utilizan una memoria flash para almacenar
datos. Se caracterizan por su resistencia al polvo y a los arañazos, así como por su
alta capacidad de almacenamiento y reducido tamaño.
● Almacenamiento en la nube. Es una red de servidores remotos que permite , a
través de Internet, almacenar datos y archivos. Dropbox, Google drive o iCloud son
algunos ejemplos.

Archivo en soporte informático

Todo archivo informático tiene una ruta y un nombre identificativo mediante el cual es
posible localizarlo entre los distintos directorios, subdirectorios y carpetas alojados en un
dispositivo de almacenamiento determinado.

La labor de archivo de documentos en soporte informático supone ordenar, clasificar y

conservar estos siguiendo un determinado criterio, quedando así disponibles y accesibles
para cualquier consulta posterior.

Consulta y conservación de la documentación

Tanto el archivo en soporte papel como en soporte informático tienen como fin servir como
fuente de información sobre la cual se apoya la toma de decisiones en la empresa.

Conservación y uso de documentos escritos

La documentación escrita contenida en un archivo convencional debe ser conservada hasta
que se determine que ya no es útil para la actividad empresarial. Para usar dicha
documentación, es necesario seguir una serie de normas:

● Hay que dejar constancia en un registro auxiliar de la entrada o salida de un

documento previamente archivado. Así se conocerá la localización exacta y la
persona responsable del documento.
● Cuando se utilice un documento ya archivado, es recomendable dar salida del
archivo al expediente completo donde está contenido para conservar una
organización adecuada de la documentación.
● Una vez utilizado un documento, se recomienda disolverlo lo antes posible al
archivo, ya que es el lugar más adecuado para la guarda y custodia de la
documentación.

Conservación y uso de documentos escritos

Una de las mayores preocupaciones de cualquier responsable de archivo es incrementar la
eficiencia de los recursos invertidos. Por ello, las empresas aplican los principios de:.

● Reducir el uso de materiales de archivo a lo estrictamente necesario.

 ● Reutilizar al máximo todos los materiales posibles.
● Reciclar, para lo que se deben colocar papeleras de reciclaje en el archivo.

Purga y destrucción de documentos

La purga y eliminación periódica de documentación no útil evita la acumulación innecesaria
de documentación con escaso valor operativo o legal.

La destrucción de documentación ha de realizarse con cierta frecuencia, utilizando para ello

cualquier método que evite el acceso a la información contenida en ella por parte de
cualquier persona no autorizada. Para ello se suelen utilizar máquinas destructoras de
documentación, las cuales convierten los documentos en finas tiras de papel de las que es
prácticamente imposible rescatar cualquier información.

Gestión de datos en soporte informático

Un sistema de gestión de bases de datos es un programa informático capaz de obtener
información regulando el acceso, la consulta y la eliminación de los datos alojados y
organizados. Algunos de los más utilizados son Microsoft Access, MySQL, Oracle o dBase.

La actual gestión informática de una base de datos presenta una serie de ventajas frente
al tratamiento de la información conservada en soporte papel:
● Dispone de motores de búsqueda muy poderosos, los cuales facilitan la
obtención y la localización de información de una forma más rápida que los archivos
tradicionales.
● No ocupa tanto espacio físico como el archivo de documentos en papel. Supone
un ahorro de espacio, costes y recursos para la empresa.
● Gracias a Internet, los sistemas informáticos de gestión permiten la obtención y la
consulta en cualquier momento y lugar del planeta.

Tratamiento de la correspondencia
empresarial
La correspondencia es uno de los principales cauces que una empresa tiene para
comunicarse con clientes, proveedores, empleados, la Administración pública, etc. Por ello,
suele haber una persona, departamento o sección encargada de esta tarea.

Hay diferentes tipos de correspondencia:

● Correspondencia de entrada. Es necesario recibirla, clasificarla, registrarla y
distribuirla a los departamentos o las personas de la empresa.
● Correspondencia de salida. Se debe recoger de los servicios o departamentos de
la empresa, clasificarla, registrarla y enviarla en los plazos y formas establecidos.
● Comunicaciones interiores. Esta labor se realiza de manera conjunta con
distribución de la correspondencia de entrada y recogida de la correspondencia de
salida.
Tratamiento de la correspondencia de
entrada
La correspondencia de entrada es la que se recibe del exterior, tanto por el servicio de
Correos como de las empresas de mensajería, fax, correo electrónico, etc. Su tratamiento
requiere una serie de etapas:

1. Recepción. Los documentos se pueden recibir por correo, fax o mensajería. La

manipulación de los sobres y paquetes debe realizarse de acuerdo con los principios
de seguridad y confidencialidad, y se han se seguir estos pasos:
a. Firmar el albarán o acuse de recibo que puede acompañar a la
correspondencia
b. Abrir el correo ordinario; sin embargo, el correo personal tiene que
entregarse cerrado a la persona que va dirigido.
c. Escribir en el borde superior derecho del documento la fecha en caso de que
faltase
d. Revisar que aparezcan la dirección del remitente del documento. Si no figura,
grapar el sobre con la dirección del remitente al documento.
e. Comprobar que dentro del sobre está toda la documentación; cuando se
adjuntan documentos, suele indicarse al pie del escrito.
Tras abrir y comprobar el contenido, la correspondencia se coloca en la bandeja de entrada

2. Clasificación. Una vez recibida, la correspondencia se clasifica, y para ello se suele

disponer de bandejas o estantes clasificadores. Es necesario observar las siguientes
normas:
a. El correo que viene dirigido a nombre de una persona o de un departamento
concreto debe clasificarse en los casilleros correspondientes.
b. Cuando un documento afecta a más de un departamento, se hacen
fotocopias
c. El correo en el que no se especifique persona o departamento se aparta para
ser abierto y revisarlo por el departamento administrativo
d. Si la correspondencia no está identificada correctamente, se aparta para
aclarar su posible identificación.
e. Cuando recibimos por error correo que no viene dirigido a la empresa, se
aparta para remitirlo de nuevo a la oficina postal
3. Registro. El correo se tiene que registrar conforme a las normas internas de cada
entidad, utilizando los medios convencionales o informáticos que la organización
establezca.
El registro consiste en estampar un sello en la parte superior del documento,
asignando un número correlativo y la fecha de la recepción.
En algunos organismos públicos, el tradicional sello se sustituye por una impresión
mecánica o pegatina que contendrá los mismos datos.
Una vez numerada y fechada la correspondencia ,la registraremos en el registro de
entrada, dejando constancia de ciertos datos, como la fecha de entrada, el
remitente, el destinatario, la clase de documento o el asunto tratado.
 El formato de registro de entrada de correspondencia no está normalizado, porque
no es un registro obligatorio.
4. Distribución. Una vez recibida, clasificada y registrada, la correspondencia debe ser
distribuida a los departamentos o personas correspondientes, teniendo en cuenta
que:
a. Siempre debe priorizarse la entrega del correo urgente y los telegramas
b. Es preciso planificar el recorrido que se va a realizar en las entradas antes de
comenzar con la distribución de la correspondencia.
c. En algunas empresas y organismos, la correspondencia se entrega en
bandejas especialmente para ello. En ese caso existirán al menos dos: una
para la correspondencia de entrada y otra para la de salida.

Tratamiento de la correspondencia de salida

1. Preparación/ comprobaciones previas. La persona que conoce el asunto redacta
el documento y se presenta a la persona responsable para su firma. Este es el
momento de preparar los anexos que sea necesario incluir. Es aconsejable archivar
una copia del documento en el que el expediente o la carpeta correspondiente para,
si fuera preciso, proceder a su comprobación posterior
2. Recogida. Al igual que veíamos en la distribución de la correspondencia de entrada,
la recogida de la correspondencia de salida suele depender del personal de
conserjería o secretaría. Es importante hacer un recorrido a diario por los
departamentos de la empresa en busca de la correspondencia que hay que enviar.
No obstante, en algunos organismos la correspondencia de salida se coloca en
bandejas para su recogida.
3. Registro. La correspondencia de salida también debe ser registrada. Lo haremos
siguiendo las normas internas de cada entidad y utilizando los medios
convencionales o informáticos de la organización. Es importante indicar la fecha de
salida, el destinatario, la clase de documento, el asunto tratado, etc. El formato de
registro de salida será muy similar al utilizado para la entrada de correspondencia.
4. Expedición o envío. Una vez recibida la correspondencia que se va a enviar, la
persona encargada de ella comprueba que aparecen todos los datos del destinatario
y que se adjuntan los anexos necesarios. Posteriormente se procede al plegado,
ensobrado y franqueo de los envíos para presentar la correspondencia en las
oficinas postales o agencias de mensajería o bien avisar para que la recojan.

Servicios de correspondencia y paquetería

Para llevar a cabo correctamente el tratamiento de la correspondencia y la paquetería, las
empresas pueden optar entre hacerlo por sus propios medios o utilizar el servicio de
Correos o el servicio de empresas de mensajería privadas.

● Correos. Es el operador designado para prestar servicio postal universal en España.

Distribuye documentos escritos y otros paquetes por todo el mundo, entrega
certificada, pago contra reembolso, franqueo electrónico o recogida en domicilio,
entre otros.
 ● Compañías privadas. Son una alternativa al servicio de Correos para el envío de
documentación y paquetería urgente, tanto en envíos nacionales como
internacionales. Su utilización supone una ventaja para muchas empresas, ya que
suele adaptar sus horarios de recogida y entrada a las necesidades del cliente, sin
tener en cuenta una franja horaria de reparto específica.

Tratamiento telemático de la
documentación
Actualmente, las nuevas tecnologías de la información y la comunicación posibilitan que los
servicios de correspondencia y paquetería tradicionales se adapten a los nuevos
requerimientos de inmediatez que los clientes demandan cada vez más.
Algunos son de ellos son los siguientes:
1. Oficina de Correos. A través de la oficina virtual disponible en su web, Correos
permite gestionar servicios online.
a. Correo digital.
b. Franqueo electrónico. Con él es posible pagar a través de Internet una
relación de envíos. El pago del servicio se puede realizar mediante tarjeta
bancaria u otros sistemas de pago electrónico.
c. Identificación de certificados y notificaciones.
d. Telegramas.
e. Tu sello. Se emplea para encargos de sellos personalizados con nuestras
propias imágenes
2. Servicios de compañías de mensajería. Los servicios ofrecidos por estas
compañías son distintos en cada una de ellas, pero en general ofrecen la posibilidad
de encargar los envíos online, pagar desde la web o hacer seguimiento del estado
de los envíos por internet.
3. Administraciones públicas. La mayoría ofrece a los ciudadanos la posibilidad de
hacer sus trámites administrativos a través de Internet.
La eficacia del registro electrónico requiere una óptima interconección entre los
distintos organismos públicos, a fin de que pueda darse una adecuada comunicación
de documentos electrónicos entre ellos, desde el registro de entrada hasta el órgano
que se encargue de su tramitación.

Tratamiento telemático de la
documentación
La adecuada transmisión de información utilizando medios telemáticos se apoya en la
utilización de dos herramientas principales:

● Portafirmas electrónico: Es una herramienta que facilita a los órganos y las

unidades administrativas el uso de la firma electrónica, con la consiguiente afiliación
de la actividad administrativa. La firma electrónica de un documento a través de esta
herramienta incluye un código seguro de verificación mediante el cual se puede
contrastar su integridad y autenticidad.
 El portafirmas electrónico facilita tanto la firma de un documento o fichero por un
único firmante como por varios en un orden determinado.
● Certificado digital. Se trata de un documento electrónico que establece que a un
ciudadano (nombre y NIF) le corresponde una clave pública determinada. La firma
digital o electrónica equivale a la firma autografiada. Gracias a la existencia de una
entidad de certificación se garantiza que esta asociación entre clave pública e
identidad ciudadana sea válida.
En España existen varias autoridades certificadoras, como la Fábrica Nacional de
Moneda y Timbre o la ACE (Agencia de Certificación Electrónica)

Seguridad y confidencialidad de la información

Todo documento conservado en un archivo debe ser protegido de cualquier uso
inadecuado.

Medidas para la protección de la

información
● Para documentación que no tenga información especialmente sensible
○ Crear un procedimiento claro y sencillo que guíe su uso y manipulación
○ Elaborar un plan de actuación ante cualquier tipo de incendio, inundación o
fallo electrónico que pudiera poner en riesgo la documentación escrita
○ Nombrar a un responsable de seguridad del archivo físico
○ Establecer mecanismos que impidan la divulgación de aquella
documentación cuyo conocimiento externo pudiese ocasionar perjuicios a la
empresa o a terceras personas.
○ Exigir a los trabajadores secreto y confidencialidad respecto de la
información proporcionada por los clientes de la empresa. Lo que se
denomina secreto profesional.
● Para datos almacenados en soporte electrónico
○ Hacer copias de seguridad de dichos datos con frecuencia para evitar una
posible pérdida accidental de información relevante
○ Establecer accesos restringidos a los equipos informáticos estableciendo
contraseñas individuales y permitiendo el acceso a la información según el
perfil del usuario
○ Permitir, en el caso de algunos archivos, solo su lectura y no su modificación.
○ Instalar en todos los equipos informáticos un software para protegerlos de
posibles virus, así como un firewall con el que eviten accesos externos no
autorizados al equipo
○ Usar, en el caso del correo electrónico, programas de cifrado y encriptación
que eviten accesos no autorizados. Dichas protecciones también deben
aplicarse a la documentación con información muy sensible
● Para documentación escritos e informáticos que contienen datos personales y
confidenciales
 ○ Utilizar, tratándose de documentos que contengan datos identificativos de
personas o empresas, sistemas de archivo con mecanismos que dificulten el
acceso a ellos por parte de personal no autorizado
○ Desarrollar, en el caso de documentación donde se encuentren datos
relativos a niveles de ingresos, datos financieros, multas, antecedentes
penales, etc., una auditoría de seguridad de datos adicional con una
periodicidad no superior a dos años.
○ En documentación con datos relativos a investigaciones policiales, ideología,
afiliación sindical, creencias, salud, orientación sexual, etc., establecer,
adicionalmente a las medidas anteriores, un acceso restringido con llave al
archivo. Este acceso se permitirá solo a personal autorizado,
estableciéndose controles tanto en la reproducción de dicha documentación
como en la destrucción de copias.

Aplicación de la Ley de Protección de Datos

La legislación se ha encargado de establecer límites al acceso y la cesión de datos
personales. La protección de datos personales está regulada en la Ley Orgánica
3/2018, de Protección de Datos y Garantías y Derechos Digitales (LOPDGDD). Dicha
normativa tiene por objeto «garantizar y proteger los derechos y las libertades de las
personas físicas, en especial su honor y su intimidad», siendo de aplicación a toda
empresa con archivos en España, independientemente de si esta es nacional o
extranjera.

Esta normativa establece que toda empresa o empresario que desarrolle una
actividad empresarial en territorio español y trabaje con datos personales estará
obligado a cumplir con una serie de aspectos relativos a la protección de datos.

La Agencia Española de Protección de

datos
La Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) es la entidad estatal independiente
del resto de administraciones públicas encargada de velar por el cumplimiento de la
normativa sobre protección de datos. Su principal labor es garantizar y velar por la
preservación del derecho a la protección de datos de carácter personal de los ciudadanos.

Se establecen como principales funciones de la AEPD las siguientes:

● Atiende las peticiones y las reclamaciones de los titulares de los datos,

informándoles de los derechos que tienen reconocidos por ley.
● En relación con las empresas y organizaciones encargadas de almacenar y tratar
datos personales, la AEPD emite las autorizaciones necesarias para poder
desarrollar tal labor, reclamando las medidas de corrección oportunas ante
 actuaciones contrarias a la ley y ordenando, en su caso, el cese en el tratamiento y
la cancelación de los datos.
● En lo concerniente a la elaboración de legislación, la AEPD realiza informes
consultivos previos sobre cualquier proyecto de norma que desarrolle la LOPD o
incida en una materia relacionada.
● La AEPD tutela los derechos y las garantías de los usuarios en el ámbito de las
comunicaciones electrónicas, incluyendo el envío de comunicaciones comerciales no
solicitadas a través de correo electrónico (spam).

Adaptación de la actividad empresarial a la

LOPD
El proceso de adaptación a la LOPD seguido por cualquier empresa suele pasar por las
siguientes fases:
1. Análisis inicial de la información para evitar posibles errores de las obligaciones
impuestas por la LOPD.
2. Localización e identificación de los ficheros. Se debe prestar especial atención al
origen de cada fichero y al tratamiento de cada uno de ellos.
3. Clasificación y análisis legal de cada uno de los ficheros.
4. Establecimiento del nivel de seguridad aplicable a cada uno de los ficheros.
5. Confección del manual de seguridad por parte del responsable del fichero, de
acuerdo con las necesidades y los requerimientos de este.
6. Implantación del manual de seguridad. Esto requiere la adaptación de toda la
empresa al manual y la puesta en marcha de una concienciación de los trabajadores
para su correcta aplicación
7. Inscripción y notificación de los ficheros en la AEPD a través del sistema telemático
NOTA.
8. Auditoría de las medidas de seguridad implantadas al menos dos veces al año, así
como en cualquier momento que se produzca una modificación relevante en el
funcionamiento de la organización.