¿QUÉ ES POWER BI?

Power BI Desktop es una aplicación que permite conectarse a datos (bases de datos de variados
orígenes y eventualmente con acceso simultaneo combinando esos datos, lo que se conoce como
modelado) transformar esos datos y visualizarlos (presentarlos en gráficas y tablas). Creando
recopilaciones de esos objetos visuales los que se pueden compartir como informes escritos o
computacionales con otras personas dentro de la organización. La mayoría de los usuarios que
trabajan con proyectos de inteligencia empresarial usan Power BI Desktop para crear informes y
luego usan el servicio Power BI para compartir sus informes con los demás online.

¿QUÉ NO ES POWER BI? No es otro tipo de Excel, es un complemento de Excel. No es software

especializado para informáticos pues es intuitivo, es una herramienta para la toma de decisiones.

Los usos más comunes de Power BI Desktop son los siguientes:

• Conectar a datos: SQL – Access -otras bases de datos – Excel etc.

• Transformar y limpiar datos, para crear un modelo de datos. Trabajar los datos para
suministrar información idónea, datos que luego se transforman en Gráficos y tablas de
información.
• Crear objetos visuales, como gráficos o grafos, que proporcionan representaciones
visuales de los datos
• Crear informes que son colecciones de objetos visuales, en una o varias páginas de
informes.
• Compartir informes con otros usuarios mediante el servicio Power BI la Red.

Hay tres vistas en Power BI Desktop, que se muestran a lo largo del lado izquierdo del lienzo. Las
vistas, que se muestran en el orden en que aparecen, son las siguientes :

• (3) Vista de informe: es aquí donde crea informes y objetos visuales y donde pasa la mayor parte
del tiempo de creación.

• (1) Vista de datos: es aquí donde puede ver las tablas, las medidas y otros datos que se usan en
el modelo de datos asociado con el informe y transformar los datos para usarlos de mejor manera
en el modelo del informe.

• (2) Vista de modelo: en esta vista, puede ver y administrar las relaciones entre las tablas del
modelo de datos.
Ejemplo de creación de informes con Power BI . (Ejemplo usando tablas
Relacionadas)

Las tablas con la que se trabajará se encuentran contenida en el libro Excel “Appol
Datos.xlxs” y en las hojas “Tabla Datos” y “Tabla Productos”. Las tablas se encuentran
relacionadas dentro del Libro Excel. Las tablas están alojadas en las hojas citadas, pero
también válidamente podrían estar alojadas en Power Pivot.
Paso n°1: Obtener datos de Excel --- ir a barra de herramientas ir a –obtener datos—clic en --
Orígenes de datos comunes—y clic en –Excel—

Otra forma es en la pestaña –Libros de Excel—

Otra forma adicional en el centro de la pantalla –Importar datos Excel—

Por cualquiera de los caminos señalados hacer clic y seleccionar “ Appol Datos.xlxs” que es el
archivo Excel que hemos colocado en la carpeta y que contiene las tablas, hacer clic sobre él, lo
que origina se abra el navegador de Power BI Desktop y a continuación clic sobre las tablas
seleccionándolas—luego hacer clic en el botón cargar. Y las dos tablas han quedado cargadas, esto
es el mundo de la fantasía.

Anomalías en el origen de los Datos: En una situación más realista en el extremo superior del libro
Excel ingresamos una nueva fila con el título “título de esta tabla” con tamaño de letra 16, luuedo
insertamos una fila en blanco y guardamos el libro Excel, abrimos Power BI actualizamos y surgen
problemas debido a que la tabla esta precedida por un Título, “título de esta tabla”, situación que
confunde a Power BI que supone se trata del rotulo de una columna. Por otro lado, si volvemos a
Excel y a la derecha de la tabla agregamos una columna en blanco guardamos el libro, entonces
Power BI también y la considera también un error al encontrar un campo entero en blanco pues es
una inconsistencia.

La Solución la encontramos en el siguiente paso:

Paso n°2: Preparación de datos cargados en Power BI --- Para ello se debe ir al botón –Pestaña
Transformar Datos—hacer clic lo que abre una pestaña llamada “Editor de Power Query”. Power
Query se utiliza solo cuando la estructura de datos es deficiente (una forma sencilla de solucionar
los dos problemas planteados es sencillamente eliminar la fila superior y eliminar la columna de la
derecha, sin embargo, muchas veces el propietario no da permiso para esto).

En el menú – home—de power query se pueden realizar ajustes generales y transformaciones

comunes (modificar fuentes de datos, remover columnas o filas, combinar tablas).
En el menú –transformar—todos los ajustes que en el se hagan se aplican en la o las pestañas
seleccionadas, tales como extraer valores , reemplazar valores, pívot/unpivot etc.

En el menú --agregar columnas--, se agregan nuevas columnas por lo general haciendo referencias
a otras columnas,

En este primer uso de power query nos afanamos por que la importación de datos tenga
expresadas correctamente los encabezados y no muestre columnas vacías (Tabla Datos). Por otro
lado, en la Tabla Productos podemos corregir los encabezados,

Estando en Power Query vamos al panel derecho a – encabezados promovido-- al hacer clic
muestra nuestro molesto título del archivo Excel, Seleccionamos –menú inicio--, -- reducir filas-- --
quitar filas—quitar filas superiores—aprobar cuadro emergente que nos notifica que vamos a
incorporar un paso a fin de arreglar la tabla, marcamos “insertar”, se abre otro cuadro e indicamos
que vamos a eliminar una fila. Todo quedo más ordenado pero la cabecera está en la segunda fila,
debemos en –menú inicio—seleccionar primera fila como encabezado, ahora se corrigió todo en
términos de encabezado. Ahora solucionemos el problema de la columna de la derecha vacía. Se
selecciona nuestra coluna vacía llamada “muela”, vamos a –menú inicio – luego a –administrar
columnas—y finalmente en clic en “quitar columnas” de ese modo desaparece la columna
indeseada.

Si seleccionamos la tabla productos vemos que la cabecera está señalando nombres de campo
erróneos, debemos en –menú inicio—seleccionar primera fila como encabezado y ahora toda esta
listo.

En este segundo uso de power query vamos a revisar que los campos tengan el tipo de datos
adecuados, para ello vamos a una revisión campo por campo en las Tablas Datos y en la Tabla
Productos.

El campo -periodo- está marcado como texto porque las partes numéricas deben ser consideradas
como texto. -Accesorios- y -Región- son campos texto en esencia. Ingreso y Gastos son campos
decimales. En resumen, esta tabla está bien y no requiere modificaciones por power query. La
tabla columna con sus dos campos también está bien.

Modificación de la columna periodo con el objeto de extraer el año en una nueva columna y el
trimestre en otra columna con un nombre más representativo.

La forma general de un miembro del campo --- Periodo – es por ejemplo “Q1 2017”, la idea es
suprimir este campo –periodo-- y crear dos campos, uno de ellos de la forma por ejemplo “T1” y el
otro campo de la forma “2017”. Veamos cómo hacerlo. Seleccionar el campo –periodo— hacer clic
sobre la pestaña – Agregar Columna—y luego – extraer— y seleccionamos “primeros caracteres”
entonces se genera una nueva columna que contiene “Q1”, “Q2”, “Q3”, “Q4” etc. Manteniendo
intacta la columna --- Periodo ---. Ahora seleccionar la nueva columna seleccionarla ir a la ficha –
Transformar – ubicar la ficha –transformar valores – y en el cuadro emergente que aparece
colocar valor buscado “Q” y por valor aceptado “T”, a propósito, se ha reemplazado por T en
asociación de trimestre.

seleccionamos “primeros caracteres” entonces se genera una nueva columna que contiene “Q1”,
“Q2”, “Q3”, “Q4” etc. Manteniendo intacta la columna --- Periodo ---

Ahora si Seleccionar el campo –periodo— hacer clic sobre la pestaña – Agregar Columna—y luego
– extraer— y seleccionamos “últimos caracteres” y señalamos 4 caracteres entonces se genera
otra nueva columna que contiene “2017”, etc.

Finalmente dar clic derecho sobre el campo --- Periodo – y lo elimino pues ya no se necesita-
Ahora arrastramos las nuevas columnas o campos llamados “primeros caracteres” y “últimos
caracteres” el ultimo al principio y el siguiente a continuación.

Modificación de la columna –Región-- con el objeto de extraer el continente en una nueva

columna y también el país.

Ahora si Seleccionar el campo – Región — hacer clic sobre la pestaña – Agregar Columna—y luego
– extraer— y seleccionamos “texto entre delimitadores” y señalamos “-” y “/” hecho esto se
genera otra nueva columna que contiene por ejemplo “Africa”, Procedemos a cambiar nombre a la
columna posicionándonos en ella y renombrándola como –Continente-- etc.

Ahora si Seleccionar el campo – Región — hacer clic sobre la pestaña – Agregar Columna—y luego
– transformar— y seleccionamos “texto después de delimitadores” y señalamos y “/” hecho esto
la columna –Región-- se transforma y muestra solo el pais que contiene por ejemplo “Chile”,
Procedemos a cambiar nombre a la columna posicionándonos en ella y renombrándola como –
País-- etc. Finalmente se posicionan convenientemente arrastrando las columnas ..continente—y –
pais--

Nota importante, mediante query se arreglan los entuertos de los orígenes de datos, pero hay que
tener en cuenta que, si bien el origen de datos no se modifica y por tantos los datos están
preservados, los pasos empleados ralentizan la generación de informes.

Paso n°3 clic Pestaña Informe: clic en --Modelado de datos--: Un Modelo de Datos es un conjunto
de tablas organizadas y relacionadas entre sí de manera tal que respondan a una necesidad de
análisis de negocio.

Si nos vamos a la ficha –modelo—a la izquierda mostrando un logo de tres bases de datos y
hacemos clic se muestran gráficamente las tablas –Tabla Datos— y --Tabla Productos—y al
acercarse a la conexión de las relaciones entonces se muestra el campo común en la relación “Tipo
de Producto”. Los campos relacionados deben ser idénticos en todo incluso en su nombre.
Haciendo clic en la --Pestaña Informe—y luego en la pestaña –Administrar relaciones—que al
hacer clic sobre la relación muestra detalles completos del tipo de relaciones y muestra si todo
está bien.

En principio las relaciones entre tablas se crean de forma natural, hay ocasiones en que ella se
deben hacer manualmente, cosa que veremos en un tercer tutorial.

Importancia de conformar la Relación entre Tablas: Si por ejemplo vamos a la ficha modelo y nos
posicionamos en el hilo de las relaciones y lo suprimimos con clic derecho y aprobamos ello, ahora
las dos tablas no están relacionadas es decir no comparten una lógica de funcionamiento común
que es la lógica del modelo relacional de SQL. Vamos a la ficha izquierda –informes—haga doble
clic en ficha –visualizaciones— y clic en –tablas-- esto tres veces para crear 3 tablas. Para la
primera tabla arrastre los campos “tipo de producto” e “Ingresos” de la tabla Datos, para la
segunda tabla arrastre los campos “tipo de producto” e “Categoría Productos” de la tabla
Productos y finalmente para la tercera tabla arrastre los campos “Categoría Productos” (tabla
Productos) e “Ingresos” de la tabla Datos. La última tabla que agrupa campos de tablas distintas
agrupa de una forma errónea los ingresos por categoría Producto debido a que nosotros hemos
rota artificialmente la asociación para recalcar la importancia. Pero si ahora vamos a la ficha
modelo y arrastramos el campo común de una tabla a la otra y se crea de nuevo la relación si
luego vamos a informes y examinamos el que era un error ahora esta con valor coherentes. Como
era un simple ejemplo borramos las tres tablas.

Expresiones para el análisis de datos (DAX) – Esto es parte del modelado de datos—con Dax se
generan medidas explicitas de cálculo. Power BI también genera medidas implícitas al operar
sobre los campos como sumatorias, conteos etc.-. Crear una medida explicita (DAX), Vamos a la
ficha informes en visualizaciones hacemos clic sobre tablas y luego arrastrar hasta valores los
campos –país—e –ingresos—al final de la tabla aparece la suma total que es una medida implícita
de power bi, si vamos a visualizaciones campo –ingresos—hacemos clic y aparece una larga lista
de medidas implícitas como suma (actual), promedio, mínimo etc.--- por favor experimentar.

Bueno ahora la misión es generar una nueva medida explicita (DAX) para ello ir a la ficha --Datos –
a la izquierda. Seleccionamos el campo –ingresos— seleccionamos la ficha –herramientas de
Columna—luego seleccionemos “Formato numérico decimal” marcar seleccionar coma como
separador decimal, seleccionar 0 decimales, repetir exactamente igual para el campo “Gastos”,
Luego vamos al menú --herramienta de tabla -- –nueva columna—hacemos clic y tipiamos en la
barra de ingreso:

Utilidad = 'Tabla Datos'[Ingresos] - 'Tabla Datos'[Gastos]

Esto generara el nuevo campo “Utilidad” que es una nueva medida explicita (DAX), le damos
formato tal como Gastos, ahora debemos incorporar el campo al informe vamos al informe ya esta
presente en campo seleccionamos nuestra tabla virtual y solo arrastramos el campo “utilidad”.

Por otro lado también se requiere que agreguemos una nueva columna para ello vamos al menú --
herramienta de tabla -- –nueva medida—hacemos clic y tipiamos en la barra de ingreso:
Margen = sum ('Tabla Datos'[Utilidad]) /sum ('Tabla Datos'[Ingresos])
Esto ingresara una nueva Dax “Margen” no accesible de este menú pero si desde el informe,
bastara con arrastrarlo, seleccionamos el campo “Margen” y % y marcamos 2 posiciones
decimales.
Esto generara el nuevo campo “Margen” que es una nueva medida explicita (DAX), le damos
formato tal como Gastos, ahora debemos incorporar el campo al informe vamos al informe ya esta
presente en campo seleccionamos nuestra tabla virtual y solo arrastramos el campo “Margen”.

En vez país podríamos cambiar por continente y todo sigue funcionando igual.

Paso n°4: Visualización de Datos: Una vez que se tenga un modelo de datos y a partir del editor de
consultas se debe ir a la ficha informes. En nuestro caso vamos a “Visualizaciones” ubicamos la
ficha “Tabla” hacemos clic y aparece en el lienzo un objeto visual de tabla. Así se hizo en el tutorial
anterior_ en este se crea una tabla virtual y se le agregan los campos –Continente-- --país-- --
Ingresos-- --utilidad-- --margen—

Las páginas o pestañas que aparecen en los pies de cada visualización tienen por objeto agregar
múltiples grupos de visualizaciones. Se les puede cambiar el nombre al gusto de cada uno.

La próxima visualización que vamos a utilizar es un gráfico circular: para ello doble clic en ese tipo
de gráfico, el cual se arrastra y dimensiona en forma conveniente como de muestra en nuestro
informe. Luego arrastro los Campos “Utilidad” a –valores—u “Continentes” a – leyenda--. Ahora
hacemos clic y agregamos un gráfico virtual de barras apiladas, agregamos el campo –utilidad—a –
valores—y el campo año al “eje x” y el campo continente a –leyendas--. Vamos a agregar como
toltip el campo márgenes.

Otra visualización que vamos a utilizar es un gráfico de Barras Apiladas: para ello doble clic en ese
tipo de gráfico de barras apiladas, el cual se arrastra y dimensiona en forma conveniente como de
muestra en nuestro informe. Luego arrastro los Campos “Utilidad” a –valores— y “Continentes” a
– leyenda--. Vamos a agregar como toltip el campo márgenes.

Otra visualización que vamos a utilizar es una “tarjeta”, para ello hacemos previamente hacemos
clic sobre un área del lienzo vacía y luego doble clic en ese tipo de visualización luego arrastramos
de campos “utilidad” hasta “visualizaciones” y hasta campos. Ahora nuevamente clic en el lienzo
en zona desocupado y clic sobre nuevo lienzo y agregamos con el mismo método visto el campo
“Margen”

Otra visualización que vamos a utilizar es “treemap” este control divide un área total en sub áreas
representativas porcentualmente del total. para ello hacemos previamente hacemos clic sobre un
área del lienzo vacía y luego doble clic en el control “treemap” y aparece el control virtual en el
lienzo. Ahora seleccionamos el control treemap y a continuación arrastramos el campo “utilidad” a
visualizaciones “valores” y luego arrastramos el campo país a a visualizaciones “Grupo”, vamos
ahora a obtener un área general con subáreas rectangulares de distintos tamaños lo que esta
condicionados por las utilidades generadas. En la parte superior del control al igual que en todos
los demás controles hay un “modo enfoque” para agrandar el elemento visual y estando
agrandado hay botón para volver al informe original.

Otra visualización que vamos a utilizar es agregar un gráfico de línea: de campos arrastramos
“año” a visualizaciones “eje” luego en el nuevo grafico hacemos clic en los tres puntitos del gráfico
y ordenamos por año y orden ascendente. Ahora arrastramos “utilidad” a visualizaciones a
“valores”, y trimestre a eje debajo de año y finalmente clic al lado izquierdo del embudo en
jerarquía- ahora podemos agregar el campo “Continente” a visualizaciones “Leyenda” para
segmentar.

Otra visualización que vamos a utilizar es agregar un gráfico de Mapa: Esta visualización
correlaciona el continente y país con una representación descargada de la Web de los continentes
y países así demarcados agregando por los que estén asociados burbujas proporcionales por
ejemplo a los ingresos obtenidos. Seleccionar el grafico de mapa, seleccionar el campo “País” ,
seleccionar en la –Ficha herramientas de columna—en “categoría de datos” seleccionar --- país o
región --- esto hará que nuestro campo original “país” ahora tenga un logo de internet.
Nuevamente seleccionar el grafico de mapa, seleccionar el campo “Continente” , seleccionar en la
–Ficha herramientas de columna—en “categoría de datos” seleccionar --- país o región --- esto
hará que nuestro campo original “Continente” ahora tenga un logo de internet. Ahora arrastrar el
campo Utilidad a visualizaciones y a –ubicación-- , arrastrar el campo país a visualizaciones y a –
tamaño--, aun mas podemos lograr una segmentación por colores para ello arrastramos el campo
“continente” como leyenda-

Otros tipos especiales de visualización son las interacciones y los filtros: -- interacciones entre
elementos gráficos – cuando se tiene un elemento grafico como un grafico de pastel conteniendo
por ejemplo 6 manzanas y nueve peras y por otro lado un grafico de barras que muestra el total de
ventas, entonces ese grafico muestra correctamente 15 unidades. Bueno entre estos dos gráficos
existen 3 interacciones entre ello:

a) interacción de filtro – si se hace clic en manzanas en el grafico de Pastel, entonces en el

grafica de barras se muestran 6 manzanas.
b) Interacción de Resaltado - si se hace clic en manzanas en el gráfico de Pastel, entonces en
el grafica de barras se muestran resaltadas las manzanas y sin resaltar las 9 peras.
c) Interacción nula: -- en este caso cualquiera interacción en el grafico de pastel no genera
cambios en el gráfico de barras.

Las interacciones entre elementos visuales son necesarias que queden bien definidas y su uso esta
condicionado con la información que corresponda que transmitan los elementos.

Si, por ejemplo, en el gráfico de Pastel hacemos clic sobre América entonces se muestra una
interacción de resaltado (grafico de barras) y en otros casos con interacción de filtro ( en las
tarjetas, en el gráfico de líneas, en el mapa) y también en otros casos con interacción nula (en
visualización mapa, en visualización tabla.). Por suerte para nosotros en la mayoría de las veces la
interrelación es dada en forma automática y siempre del modo más conveniente. Parece que en
esta nueva edición de Power bi ya no es posible intervenir las interacciones (ver 1;47 minutos)

FILTROS; La manera mas expedita de aplicar y quitar variedades enormes de filtro y en forma
interactiva es mediante la pestaña derecha filtros,

Formatos condicionales (son un tipo de filtro): En este caso vamos a aplicar formatos
condicionales a nuestra tabla. Primero vamos a la ficha visualizaciones luego a ---agregar datos a
sus objetos visuales --- luego a la ficha –valores—luego vamos a –utilidad—clic en – formato
condicional-- marcar -- barra de datos --

Paso n°4: Dar Formato al Informe

La presentación del informe es también determinante al transmitir información que luego se usara
en la toma de decisiones.

Temas: Es un elemento indispensable del formato del informe.

Para ello se debe seleccionar la ficha superior –ver—que muestra un control deslizante que
muestra veinte temas a elegir más otros más que se pueden importar. Para efectos de continuar
homogéneos en el desarrollo se ha elegido el tema superior de la derecha.

Títulos de los gráficos y sus bordes: También es un elemento del formato del informe, que influye
en la presentación. En este caso hacemos clic en el grafico de ventas por año y Región.

Luego vamos a la ficha –formato visual—seleccionamos --ficha general-- y luego –Título--

expandimos el botón Título y en –ajustes de texto—marcamos centrado. También cambiamos el
color de fondo a azulino y el color de la fuente a color blanco del título.

También añadimos un borde de color rojo al grafico de ventas por año y Región, para hacer esto
vamos a la ficha –formato visual—seleccionamos --ficha general-- y luego –Título-- expandimos el
botón Título y vamos –Borde Visual—y marcamos el color rojo que deseamos.

Estos formatos recién aplicados al grafico de ventas por año y Región, también pueden ser
aplicados a los demás gráficos sin necesidad de repetir todo. Basta con seleccionar el grafico de
ventas por año y Región, luego seleccionar el menú inicio y el icono de brocha, esto en forma
repetida en la selección y luego en brocha por cada gráfico. Por tener una estructura diferente la
tabla y el logo grande de ventas no aceptan la brochita, de hecho, ellos no tienen título. El logo
grande con la cantidad de unidades vendidas también se le puede dar formato en cuanto al color
como respecto al formato de representación de las unidades. Para dar color de fondo seleccionar
ficha “Visualizaciones” luego clic sobre –formato visual—luego ficha –General—Luego –efectos—
marcar fondo y se activan los colores, se eligió color azulino con transparencia 0%. Para dar color a
las etiquetas de categorías seleccionar ficha “Visualizaciones” luego clic sobre –formato visual—
luego ficha –Objeto Visual—Luego –etiquetas de categoría—marcar color y se activan los colores,
se eligió blanco para ventas (mil). Para dar color a las etiquetas numérica seleccionar ficha
“Visualizaciones” luego clic sobre –formato visual—luego ficha –Objeto Visual—Luego –valor de
globo—marcar color y se activan los colores, se eligió blanco para ventas (mil), aprovechar en
cambiar en –valor de globo—mostrar unidades numéricas y poner –ninguna--.

Los deslizadores de la parte superior son faltos de un fondo más coloridos. Una solución es colocar
sobre ellos una capa con niveles de transparencia y con bordes redondeados, todo para efectos de
mejorar aún más la presentación. Nos vamos al menú –insertar—y luego hacemos clic en el menú
formas, seleccionamos –rectángulo-- y acomodamos en la cabecera respecto a largo y ancho,
vamos a –formato de forma—y luego seleccionamos la ficha –ficha forma—seleccionamos
rectángulo redondeado con un 25% de esquinas redondeadas y más abajo en la misma ficha
activar --rellenar—elegir un color azulino y lo principal elegir un nivel de 85% de transparencia,
con el objeto de permitir que se vean los deslizadores que están por debajo. Finalmente estando
seleccionado el rectángulo vamos –formato—ficha –selección—y arrastramos “forma” que es
nuestro rectángulo hasta el final de la lista. Ahora ya podemos acceder a los deslizadores en forma
normal.

1. CREACIÓN DE OBJETOS VISUALES

COMPARTIR INFORMES
Una vez que un informe esté listo para compartirlo con otras personas,
puede publicarlo en el servicio Power BI, a fin de que esté disponible para
cualquier persona de su organización que tenga una licencia de Power BI.
Para publicar un informe de Power BI Desktop, seleccione el botón Publicar
en la cinta de opciones Inicio en Power BI Desktop. Una vez que seleccione
Publicar, Power BI Desktop se conectará al servicio Power BI con su cuenta de
Power BI y, a continuación, le pedirá que seleccione en qué lugar del servicio
Power BI le gustaría compartir el informe; por ejemplo, el área de trabajo, un
área de trabajo de equipo o alguna otra ubicación del servicio Power BI. Debe
tener una licencia de Power BI para compartir informes en el servicio Power
BI.