¿QUÉ ES POWER BI?

Power BI Desktop es una aplicación que permite conectarse a datos (bases de datos de variados
orígenes y eventualmente con acceso simultaneo combinando esos datos, lo que se conoce como
modelado) transformar esos datos y visualizarlos (presentarlos en gráficas y tablas). Creando
recopilaciones de esos objetos visuales los que se pueden compartir como informes escritos o
computacionales con otras personas dentro de la organización. La mayoría de los usuarios que
trabajan con proyectos de inteligencia empresarial usan Power BI Desktop para crear informes y
luego usan el servicio Power BI para compartir sus informes con los demás online.

Los usos más comunes de Power BI Desktop son los siguientes:

• Conectar a datos: SQL – Access -otras bases de datos – Excel etc.

• Transformar y limpiar datos, para crear un modelo de datos. Trabajar los datos para
suministrar información idónea, datos que luego se transforman en Gráficos y tablas de
información.
• Crear objetos visuales, como gráficos o grafos, que proporcionan representaciones
visuales de los datos
• Crear informes que son colecciones de objetos visuales, en una o varias páginas de
informes.
• Compartir informes con otros usuarios mediante el servicio Power BI la Red.

Hay tres vistas en Power BI Desktop, que se muestran a lo largo del lado izquierdo del lienzo. Las
vistas, que se muestran en el orden en que aparecen, son las siguientes :

• (3) Vista de informe: es aquí donde crea informes y objetos visuales y donde pasa la mayor parte
del tiempo de creación.

• (1) Vista de datos: es aquí donde puede ver las tablas, las medidas y otros datos que se usan en
el modelo de datos asociado con el informe y transformar los datos para usarlos de mejor manera
en el modelo del informe.

• (2) Vista de modelo: en esta vista, puede ver y administrar las relaciones entre las tablas del
modelo de datos.
Ejemplo de creación de informes con Power BI . (Ejemplo usando una tabla
no Relacionada)

La tabla con la que se trabajará se encuentra contenida en el libro Excel “Ventas-

Videojuegos.xlxs” y en la hoja “ventas videojuegos”. La tabla es única en este ejemplo y no
se encuentra relacionada con otras tablas del Libro Excel ni otros orígenes de datos. La
tabla esta alojada en la hoja citada, pero también válidamente podría estar alojada en
PowerPivot.
Paso n°1: Obtener datos de Excel --- ir a barra de herramientas ir a –obtener datos—clic en --
Orígenes de datos comunes—y clic en –Excel—

Otra forma es en la pestaña –Libros de Excel—

Otra forma adicional en el centro de la pantalla –Importar datos Excel—

Por cualquiera de los caminos hacer clic y seleccionar “Ventas-Videojuegos.xlxs” que es el archivo
Excel que hemos colocado en la carpeta y que contiene la tabla, hacer clic sobre él, lo que origina
se abra el navegador de Power BI Desktop y a continuación clic sobre la tabla ventas videojuegos –
Debemos marcar la tabla seleccionándola—luego hacer clic en el botón cargar.

Paso n°2: Preparación de datos cargados en Power BI --- Para ello se debe ir al botón –Pestaña
Transformar Datos—hacer clic lo que abre una pestaña llamada “Editor de Power Query”. La
primera acción que emprenderemos conducente a la preparación de los datos importados en
Power Bi y visualizados en su “Editor de Power Query” será eliminar la columna o el campo”
ventas globales” en vista que acumula información duplicada, para ello se debe hacer clic derecho
en el encabezado del campo y luego clic en –quitar--. Por otra parte, se deben segmentar las
ventas acumuladas por regiones, para ello mantener presionado – ctrl— mientras se hace clic en
las ventas , cuando se termine de seleccionar ir a cualquiera de las columnas seleccionadas hacer –
clic derecho—sobre la opción “Anulación de Dinamización de columnas” que da como resultado la
creación de una columna “ Atributo” (contiene la Región) y otra columna “valor” (contiene los
valores de ventas), ahora para tener mejor informada los campos de la tabla vamos a la columna “
Atributo” y la cambiamos por “Región” hacemos lo mismo con la columna “valor” doble clic y
tipeamos “Ventas”. Otra Forma de preparar los Datos cargados consiste en hacer entendibles los
datos de los campos para ello por ejemplo nuestra nueva columna renombrada “Región” contiene
nombres como “Ventas JP”, “Ventas Otros”, “Ventas NA”, “Ventas EU”, “Ventas NA” los cuales son
poco entendibles, para ello ir a la Columna “Región” hacer clic derecho y seleccionar “ Seleccionar
valores”, entonces se abre un cuadro de dialogo que indica un sub cuadro de texto que indica
valor que buscar en el que colocamos -- Ventas NA -- debajo aparece un sub cuadro texto que
indica .. Remplazar con – Norteamérica – se acepta y todas las entradas - - Ventas NA -- se
transforman en – Norteamérica – de esta manera se prosigue con “Ventas EU” que se cambia por
el mismo modo “Europa”, “Ventas JP” cambiar por mismo método con “Japón”, “Ventas Otros”
cambiar por “Otros”.
Otra situación que debe ser revisada al objeto de que no se cometan errores en los informes
creados es la coherencia del tipo de campo con los valores contenidos, veamos si vamos al campo
Ventas en su extremo izquierda hay un recuadro con 1.2 si hacemos clic se nos muestra un
desplegable con diferentes tipos de campo. Los datos contenidos en “Ventas” son todos del tipo
decimal es decir hay valores enteros y otros decimales, luego todo bien. La salvedad cabe en el
campo “Año” que está marcado como números enteros, se debe cambiar el campo al tipo texto, la
razón es que internamente Power BI se confunde cuando un año esta como entero y tiende a
sumar u operar con ellos, luego expresado como texto no se confunde.

Por otra parte, en la preparación de los datos en Power BI es factible en el encabezado de cada
campo en una flechita que al hacerla clic desplegar una lista que permite ordenar
ascendentemente o descendentemente , también aplicar sobre el campo “Filtros” (-- es igual a , –
no es igual a --, -- comienza por --, -- no empieza por --, -- termina con--, -- no acaba con --, --
contiene--, --no contiene--) otro filtro es Buscar y finalmente el filtro seleccionar todos, algunos o
alguno, quitar filtros, quitar orden.

Finalmente, respecto a la preparación de datos, hemos terminado y debemos guardar nuestros

cambios, para ello ir al menú inicio y luego clic en cerrar y aplicar cambios.

Paso n°2: Pestaña Informe: Modelado de datos en Power BI -- Un Modelo de Datos es un conjunto
de tablas organizadas y relacionadas de manera tal que respondan a una necesidad de análisis de
negocio. Como trabajamos con una única tabla no relacionada no podremos usar el concepto de
modelado, no obstante, aprenderemos conceptos.

Paso n°3 : Visualización de Datos: Una vez que se tenga un modelo de datos y a partir del editor de
consultas se debe ir a la ficha informes. En nuestro caso vamos a “Visualizaciones” ubicamos la
ficha “Tabla” hacemos clic y aparece en el lienzo un objeto visual de tabla que nos invita a
seleccionar o arrastrar campos, este objeto visual se puede agrandar arrastrando por los lados. La
forma de agregar campos es abrir “Ventas Videojuegos” haciendo clic en la ficha se abre el
conjunto de campos, luego se procede agregando un campo tomando y arrastrando por ejemplo
“año” hasta el objeto visual, otra forma es tomar y arrastrar el campo hasta la ficha “Valores” y
por último para seleccionar un campo hacer clic en el campo de “Ventas Videojuegos”. Para el
ejemplo que tratamos se han seleccionado los campos “Nombre”, “Ventas (millones)”,” Año” que
se han incorporado al objeto visual Tabla, he decido que los campos tengan la disposición de
“Nombre”,” Año”, “Ventas (millones)” para lograr esto basta con arrastrar los campos deseados a
la posición correspondiente en la ficha “Valores”. Otra interacción respecto al campo “Año” en el
objeto visual tabla es hacer clic en el encabezado del campo “Año” para obtener ordenación
ascendente o descendente, esto aplica de igual modo en cualquiera de los campos.

La próxima visualización que vamos a utilizar es un gráfico de barras: Para colocar en el lienzo
para ello salimos de la tabla virtual con un –esc-- o haciendo clic fuera de la tabla virtual.
Seleccionamos en “Visualizaciones” el icono de “Grafico de Columnas Apiladas” haciendo clic se
posiciona el grafico virtual el cual podemos arrastrar y jalando de los lados modificar el tamaño. A
continuación, en “Visualización” arrastrar o hacer clic sobre “Año” para posicionar en el eje x de
títulos (en este eje van normalmente títulos como “peras”, “bananas” …… “1998”, “2003” etc.
También arrastramos en “Visualizaciones” y hacemos clic sobre “Ventas (mill)” para posicionar en
el eje y de valores (en este eje van normalmente los valores no como rótulos. Se genera un gráfico
de barras que ordena las ventas de mayor a menor, por otro lado, cabe destacar que cada barra al
pasar sobre ella tiene un --Toltip--, es decir una leyenda emergente que indica los valores en cada
eje. También cabe destacar que al hacer clic sobre cualquiera de las columnas entonces la tabla se
filtra para ajustarse a la columna. Sobre la que se hizo clic. Al hacer clic sobre los 3 puntitos del
grafico de barras en el borde inferior o en el superior entonces se despliega un menú donde entre
otras opciones muestra –ordenar ejes—seleccione –Año—como campo y selecciones –ascendente
—. Por favor probar e interpretar otras combinaciones.

La próxima visualización que vamos a utilizar es un gráfico de Donuts: Para colocar en el lienzo
para ello salimos de la del elemento virtual en que estemos, lo más probable el grafico de barras
recién creado, ello con un –esc-- o haciendo clic fuera del grafico de barras. Seleccionamos en
“Visualizaciones” el icono de “Grafico de Anillos” haciendo clic se posiciona el grafico virtual el cual
podemos arrastrar y jalando de los lados modificar el tamaño.

A continuación, en “Visualización” arrastrar o hacer clic sobre “Región” para posicionar los títulos
como “Norteamérica”, “Japón” …… “1998”, “2003” etc. También arrastramos en “Ventas (mill)” y
hacemos clic sobre “Ventas (mill)” esto determina el conjunto de valores.

Ahora respecto al grafico Donuts se pueden efectuar diferentes cambios a las leyendas y a la
presentación de los datos, los colores etc. Con respecto a la posición en el gráfico de la leyenda
“Región” por estética es bueno que este centrada en la parte superior del gráfico, para esto ir a
“Visualizaciones” activar el botón central con toltip “Dar formato a sus objetos visuales”, dar clic
sobre el desplegable “Leyenda” y en opciones seleccionar en posición “arriba en el centro”, que es
la posición elegida de la leyenda “Región”. Por otra parte, las ventas aparecen en miles de millones
cuando no sería malo que aparecieran en términos porcentuales para ello ir a “Visualizaciones”
activar el botón central con toltip “Dar formato a sus objetos visuales”, dar clic sobre el
desplegable “Etiquetas de detalle” y en opciones seleccionar en contenido de la etiqueta
“porcentaje del total”, que es la forma elegida para mostrar las ventas (mill). Un toltip mostrara
sobre los diversas Regiones mostrara el detalle completo respecto a la Región, su porcentaje y las
ventas asociadas.

Por último, también se podría agregar al grafico de barras las ventas detalladas por región
seleccionando el grafico de barras seleccionando campos y doble clic sobre “Región”. Esto se
puede hacer en la creación del grafico de barras no existiendo el grafico de Donut, o una vez
creado el grafico de Donas.

Visualizaciones de yapa (a): Vamos a crear una visualización nueva y que contiene el campo –
género-- de los Videos y el campo --plataforma empleada--, todo ello para dar una toma de
decisiones más enriquecida al agregar esta nueva visualización. – A continuación, nos vamos a
aprovecharnos de lo ya creado-- Nos vamos a valer de nuestro propio grafico de columnas. Nos
situamos en nuestro grafico de columnas lo seleccionamos con --ctrl C—y fuera del área del
grafico de columnas hacemos --ctrl V— vamos a obtener una copia idéntica del grafico de
columnas original que ya habíamos creado, en la copia que es un nuevo elemento visual vamos a
ejercer modificaciones. La primera transformación que haremos en esta nueva visualización de los
campos “Género” y “Plataforma empleada” es cambiar el tipo de gráfico representado a –Grafico
de Barras Apiladas-- para ello ir al área de visualizaciones y hacer clic en –Grafico de Barras
Apiladas-- , esto genera un gráfico idéntico al original pero contra orientación. Ahora si vamos al
Área de visualizaciones sección campos y arrastramos el campo –plataforma—a la sección
visualizaciones ficha –Eje— y eliminamos de la ficha –Año— entonces ahora tenemos un grafico de
venta por tipo de plataforma y por región.

Visualizaciones de yapa (b): Vamos a crear una visualización nueva y que contiene el campo –
Región-- de los Videos y el campo --Género--, todo ello para dar una toma de decisiones más
enriquecida al agregar esta nueva visualización. A continuación, nos vamos a aprovecharnos de lo
ya creado-- Nos vamos a valer de nuestro propio –Grafico de Barras Apiladas—que recién hemos
creado. Nos situamos en nuestro Grafico de Barras Apiladas lo seleccionamos con --ctrl C—y fuera
del área del grafico de barras apiladas hacemos --ctrl V— vamos a obtener una copia idéntica del
grafico de barras apiladas original que ya habíamos creado, en la copia que es un nuevo elemento
visual vamos a ejercer modificaciones.

La segunda transformación que haremos en esta nueva visualización de los campos “Género” y
“Región”. Ahora si vamos al Área de visualizaciones sección campos y arrastramos el campo –
Género—a la sección visualizaciones ficha –Eje— y eliminamos de la ficha –Plataforma— entonces
ahora tenemos un gráfico de venta por tipo de Género y por región.

Visualizaciones de yapa (c): En este caso se va a colocar una tarjeta superior izquierda que muestre
de un modo agrandado -- las ventas totales -- , para ello en un lugar donde no hayan
visualizaciones hacer clic y luego en el apartado –Visualizaciones—hacer clic sobre la ficha
“tarjeta” lo cual desplegará el icono tarjeta virtual luego en el apartado –campo—arrastrar
“Ventas (mil)—y llevar hasta –Visualizaciones— y soltar en “campos”. Seleccionando en cualquiera
de los gráficos un ítem cualquiera entonces se muestra dinámicamente el total de ventas del ítem.

Visualizaciones de yapa (d): En este caso la nueva visualización corresponderá a una

“segmentación de datos” esta segmentación se obtiene mediante -- deslizadores – también
conocidos como –slider--. Se selecciona un espacio vacío en el área de visualización haciendo clic
para luego en la ficha visualizaciones hacer clic sobre la ficha de --segmentaciones—lo cual va a
generar el despliegue de un nuevo control de segmentación de datos. Como primera medida
vamos a arrastrar desde la ficha campos para soltar en visualizaciones en campos el valor de
“Años”, hecho esto aparece un largo listado de años y en extremo superior del control hay una
flechita al lado de toptil “borrar todo” se presionamos la flechita aparece un menú desplegable
donde debemos seleccionar –Menú Desplegable-- . Al hacer clic en el menú desplegable se puede
seleccionar uno o más años (varios años se seleccionan con crl clic), lo cual se muestra
interactivamente en todos los demás gráficos, si se requiere borrar los datos bordes superior del
toltip presionar la “goma”. A su vez a objeto de añadir información grafica adicional se puede
copiar el deslizador y llenarlo con campos diferentes como se muestra en nuestro ejemplo d de
Power BI.

Paso n°4: Dar Formato al Informe

La presentación del informe es también determinante al transmitir información que luego se usara
en la toma de decisiones.

Temas: Es un elemento indispensable del formato del informe.

Para ello se debe seleccionar la ficha superior –ver—que muestra un control deslizante que
muestra veinte temas a elegir más otros más que se pueden importar. Para efectos de continuar
homogéneos en el desarrollo se ha elegido el tema superior de la derecha.

Títulos de los gráficos y sus bordes: También es un elemento del formato del informe, que influye
en la presentación. En este caso hacemos clic en el grafico de ventas por año y Región.

Luego vamos a la ficha –formato visual—seleccionamos --ficha general-- y luego –Título--

expandimos el botón Título y en –ajustes de texto—marcamos centrado. También cambiamos el
color de fondo a azulino y el color de la fuente a color blanco del título.

También añadimos un borde de color rojo al grafico de ventas por año y Región, para hacer esto
vamos a la ficha –formato visual—seleccionamos --ficha general-- y luego –Título-- expandimos el
botón Título y vamos –Borde Visual—y marcamos el color rojo que deseamos.

Estos formatos recién aplicados al grafico de ventas por año y Región, también pueden ser
aplicados a los demás gráficos sin necesidad de repetir todo. Basta con seleccionar el grafico de
ventas por año y Región, luego seleccionar el menú inicio y el icono de brocha, esto en forma
repetida en la selección y luego en brocha por cada gráfico. Por tener una estructura diferente la
tabla y el logo grande de ventas no aceptan la brochita, de hecho, ellos no tienen título. El logo
grande con la cantidad de unidades vendidas también se le puede dar formato en cuanto al color
como respecto al formato de representación de las unidades. Para dar color de fondo seleccionar
ficha “Visualizaciones” luego clic sobre –formato visual—luego ficha –General—Luego –efectos—
marcar fondo y se activan los colores, se eligió color azulino con transparencia 0%. Para dar color a
las etiquetas de categorías seleccionar ficha “Visualizaciones” luego clic sobre –formato visual—
luego ficha –Objeto Visual—Luego –etiquetas de categoría—marcar color y se activan los colores,
se eligió blanco para ventas (mil). Para dar color a las etiquetas numérica seleccionar ficha
“Visualizaciones” luego clic sobre –formato visual—luego ficha –Objeto Visual—Luego –valor de
globo—marcar color y se activan los colores, se eligió blanco para ventas (mil), aprovechar en
cambiar en –valor de globo—mostrar unidades numéricas y poner –ninguna--.

Los deslizadores de la parte superior son faltos de un fondo más coloridos. Una solución es colocar
sobre ellos una capa con niveles de transparencia y con bordes redondeados, todo para efectos de
mejorar aún más la presentación. Nos vamos al menú –insertar—y luego hacemos clic en el menú
formas, seleccionamos –rectángulo-- y acomodamos en la cabecera respecto a largo y ancho,
vamos a –formato de forma—y luego seleccionamos la ficha –ficha forma—seleccionamos
rectángulo redondeado con un 25% de esquinas redondeadas y más abajo en la misma ficha
activar --rellenar—elegir un color azulino y lo principal elegir un nivel de 85% de transparencia,
con el objeto de permitir que se vean los deslizadores que están por debajo. Finalmente estando
seleccionado el rectángulo vamos –formato—ficha –selección—y arrastramos “forma” que es
nuestro rectángulo hasta el final de la lista. Ahora ya podemos acceder a los deslizadores en forma
normal.

1. CREACIÓN DE OBJETOS VISUALES

COMPARTIR INFORMES
Una vez que un informe esté listo para compartirlo con otras personas,
puede publicarlo en el servicio Power BI, a fin de que esté disponible para
cualquier persona de su organización que tenga una licencia de Power BI.
Para publicar un informe de Power BI Desktop, seleccione el botón Publicar
en la cinta de opciones Inicio en Power BI Desktop. Una vez que seleccione
Publicar, Power BI Desktop se conectará al servicio Power BI con su cuenta de
Power BI y, a continuación, le pedirá que seleccione en qué lugar del servicio
Power BI le gustaría compartir el informe; por ejemplo, el área de trabajo, un
área de trabajo de equipo o alguna otra ubicación del servicio Power BI. Debe
tener una licencia de Power BI para compartir informes en el servicio Power
BI.