Definiciones:
1.Los manuales son una guía de instrucciones de todos los procedimientos de las
actividades que las personas realizan en un área específica de una empresa.
Como objetivos y beneficios es de fijar políticas, definir funciones, determinar y
delimitar responsabilidades, permitir ahorro de tiempo, evitar desperdicios, reducir
los costos, facilitar la selección de personal, construir una base, servir base de
adiestramiento, comprender el plan de la empresa. Los manuales tienen normas y
procedimientos que se utilizan dentro de la organización para realizar por
secuencia lógica cada una de las actividades, unificar y controlar las rutinas de
trabajo y evitar
duplicaciones. Las normas y procedimientos ayudan a tener actividades que
integran los procesos, se complementan con diagramas de flujo, formularios,
reportes que se usan en cada uno de los procedimientos que se realizan en la
institución. Todo manual debe contener información detallando cada una de las
actividades que realiza cada responsable que trabaja en un departamento; es
decir, paso a paso lo que debe realizar y quien es el responsable de cada tarea.
Todo proceso exige llevar el seguimiento de las acciones a través de serie de
formatos, documentos, mensajes, comunicados entre otros.
2. para registrar y transmitir la información, respecto a la organización, y
funcionamiento de la dependencia; es decir, entenderemos por manual de
organización en general el documento que contiene, en forma ordenada y
sistemática, la información y/o las instrucciones sobre historia, organización,
política y/o procedimientos de una institución, que se consideren necesarios para
la mejor ejecución del trabajo.
El manual de organización es un documento oficial que describe claramente la
estructura orgánica y las funciones asignadas a cada elemento de una
organización, así como las tareas específicas y la autoridad asignada a cada
miembro del organismo.
En nuestro ámbito de acción se define como una herramienta o instrumento de
trabajo, y consulta en el que se registra y actualiza la información detallada,
referente a los antecedentes históricos, el marco jurídico-administrativo, objetivo,
estructura orgánica, organigrama que representa en forma esquemática la
estructura de la organización, las funciones de los órganos que integran una
unidad administrativa, los niveles jerárquicos, los grados de autoridad,
responsabilidad, así como las líneas de comunicación y coordinación existentes,
que esquematiza y resume la organización de una unidad responsable.
El manual de organización es, por tanto, un instrumento de apoyo administrativo,
que describe las relaciones orgánicas que se dan entre las unidades
administrativas de una dependencia, enunciando sus objetivos y funciones, siendo
por ello, un elemento de apoyo al funcionamiento administrativo.
3. El autor Duhalt K.M. define al manual así:
Es un documento que contiene en forma ordenada y sistemática
información y/o instrucciones sobre historia, políticas, procedimientos,
organización de un organismo social, que se consideran necesarios para la
mejor ejecución del trabajo.t
Como puede deducirse, es un instrumento importante en la administración,
puesto que los manuales persiguen la mayor eficiencia y eficacia en la ejecución
del trabajo asignado al personal para alcanzar los objetivos de la empresa.
Los manuales, por otra parte, deben servir para explicar las normas más
generales con un lenguaje que pueda ser entendido por los empleados de todos
los niveles, y en su caso por los administradores, dando énfasis a la información
de los procesos y procedimientos administrativos. Los manuales administrativos
facilitan además, el adiestramiento y orientación del personal; coadyuvan a
normalizar y controlar los trámites de procedimientos y a resolver conflictos
jerárquicos, así como otros problemas administrativos que surgen cuando el
sistema de comunicación tiende a ser rígido.
Fuentes:
María Isabel Asanza Molina, Marisol Massiel Miranda Torres, Rafael Mario Ortiz
Zambrano y Jorge Alfredo Espín Martínez (2016): “Manual de procedimiento en la
empresa”, Revista Caribeña de Ciencias Sociales (noviembre 2016). En línea:
https://www.eumed.net/rev/caribe/2016/11/manual.html
http://hdl.handle.net/20.500.11763/caribe1611manual
2. OFICIALÍA MAYOR
DIRECCIÓN GENERAL DE PROGRAMACIÓN, ORGANIZACIÓN Y
PRESUPUESTO
DIRECCIÓN DE ORGANIZACIÓN (2005)
GUÍA TÉCNICA PARA LA ELABORACIÓN DE MANUALES DE ORGANIZACIÓN
(Enero 2005)
En línea:
https://www.uv.mx/personal/fcastaneda/files/2010/10/guia_elab_manu_org.pdf
3.el manual como herramienta de comunicación (2006) Capítulo 12 (febrero2006)
En línea http://biblio3.url.edu.gt/Libros/2011/est_sis/12.pdf
