MANUAL DE ACCESS

LECCIÓN SEGUNDA (algunas cosillas sobre tablas)

Índice de contenido
LAS TABLAS......................................................................................................................................2
TERMINOLOGÍA INICIAL...........................................................................................................2
SUPUESTO PRÁCTICO................................................................................................................2
ANTES DE EMPEZAR..............................................................................................................2
EMPEZAMOS CON LA BASE DE DATOS.............................................................................3
LA CLAVE PRINCIPAL............................................................................................................9
CONFIGURANDO NUESTROS SITIOS DE CONFIANZA.................................................10
Y SEGUIMOS CON NUESTRAS TABLAS...........................................................................12
RELACIONES...............................................................................................................................20
TIPOS DE RELACIONES.......................................................................................................20
PROPIEDADES DE LAS RELACIONES...............................................................................21
DEFINIENDO RELACIONES.................................................................................................21
¿Y QUÉ PASA CON MI EXCEL DE FAMILIA DE PRODUCTOS? IMPORTAR DATOS
DESDE EXCEL.............................................................................................................................24
OTRA APLICACIÓN ACCESS. ¿NO ESTARÉ DUPLICANDO TRABAJO?...........................26
ÚLTIMOS COMENTARIOS SOBRE LAS TABLAS..................................................................27
ALGO MÁS SOBRE TIPOS DE DATOS................................................................................28
VISTA DISEÑO VS. VISTA HOJA DE DATOS.....................................................................28
ANALIZANDO LA BASE DE DATOS...................................................................................28
PROPIEDADES Y DEPENDENCIAS.....................................................................................29
OTROS......................................................................................................................................29
COMENTARIO FINAL.....................................................................................................................29
BASES DE DATOS DE EJEMPLO...................................................................................................29

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LAS TABLAS
Las tablas son el corazón de Access. En ellas se recoge toda
la información que queremos almacenar. Vamos a ver un
poco de terminología antes de entrar en materia:

TERMINOLOGÍA INICIAL

• Campo: serían nuestras “cabeceras de columna de Excel”

que hemos apuntado en la lección primera. Identifican el
dato que va a contener.
• Tipo de campo: nos dirá qué tipo de valor puede coger la información que se
introduzca en ese campo (un número, un texto, una fecha...)
• Registros: son cada una de las líneas de información que contiene la tabla.
• Vistas: tenemos varias posibilidades de visualizar la tabla:
• Vista diseño: con la vista diseño podemos ver la estructura de la tabla (los campos)
• Vista hoja de datos: podemos ver la información que contiene la tabla (los registros)
• Relaciones: vínculos que se establecen entre diferentes tablas y que las relacionan.

SUPUESTO PRÁCTICO
Vamos a realizar una base de datos de un pequeño distribuidor de productos de alimentación.
Los elementos que quieren controlarse son el listado de productos, un listado de clientes y un
control de las compras por parte de estos.

ANTES DE EMPEZAR
No resulta demasiado conveniente ponerse a crear tablas sin un mínimo de planificación.
Recomiendo coger papel y lápiz y hacer un borrador, aunque sea muy básico, de lo que
queremos hacer.

Los elementos que suelo tener en cuenta son los siguientes:

• Qué tablas van a contener un sólo campo (o, a lo sumo, dos), para escribir una sola vez
la información.
• Qué tablas van a contener el grueso de datos.
• Qué relaciones se van a establecer entre ellas.

Os animo a pensar cómo lo haríais antes de ver un ejemplo de cómo podría plasmarse lo
anterior. En la siguiente página se muestra un posible boceto:

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Borrador base de datos

En base al anterior borrador vemos que:

En base al anterior borrador vemos que:

– La tabla PRODUCTOS enlaza con la tabla FAMILIAPRODUCTOS, de la cual extraerá

información.
– La tabla VENTAS enlaza, en primer lugar, con la tabla CLIENTES, extrayendo la
información del nombre del cliente, y, en segundo lugar, con la table PRODUCTOS,
extrayendo la información del nombre del producto.

Vemos que podemos distinguir unas relaciones directas, que son las que se han citado antes,
pero también se pueden sacar unas relaciones indirectas, mediante las consultas, que nos
permitirán, por ejemplo, entrelazar información entre clientes y familias de productos.

Un par de observaciones más:

– Se ha introducido una tabla auxiliar de meses, con el número de mes y su nombre, a

efectos de ordenación de cara a la obtención de informes. Adelantando un poco la idea,
la información que muestran los informes se puede ordenar, pero si sólo tuviéramos el
nombre de mes el orden sería alfabético. Con el número de mes podremos ordenarlo
correctamente.
– ¿Cómo voy a relacionar la tabla de meses? Pues a través de una función que extrae el
número de mes de la fecha introducida en la tabla VENTAS
– Los campos marcados con asterisco son lo que se denominan “claves principales”. Se
hablará de ellas a medida que vayamos construyendo nuestra base de datos.
– Nótese que, por ahora, no nos preocupamos de los impuestos ni del total compra. Eso
lo dejaremos para más adelante, y haremos que Access los calcule automáticamente.

EMPEZAMOS CON LA BASE DE DATOS

Vamos a empezar a crear nuestra base de datos. Abrimos Access y, en la pantalla que se nos
presenta, elegimos “Base de Datos en Blanco” (1), y abajo, a la derecha, elegimos la ruta

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donde guardarla (2) y le asignamos el nombre: Distribuidor (3). Creamos la base de datos
(4).

En la pantalla que se abre podríamos ir introduciendo datos a fin de crear nuevos campos. Sin
embargo, nosotros vamos a trabajar en la vista diseño. Así pues pulsamos el botón de “Vista
diseño”

Nos pedirá que asignemos un nombre a la tabla.

Nosotros le llamaremos “TMes”.

Una vez ya en la vista diseño podremos observar que

nos encontramos tres “columnas”. Vamos a ver qué
significan:

1.- Nombre del campo: será el que definirá el nombre

de nuestro campo (en nuestro caso habrá dos campos:
el número del mes y el nombre del mes)
2.- Tipo de datos: aquí habremos de especificar si los datos que contiene el campo son de tipo
texto, número, fecha, memo, etc.
3.- Descripción: aquí indicaremos una breve descripción del campo. Además de poder
servirnos de ayuda en un futuro, si revisamos la tabla, la información que aquí introduzcamos
aparecerá en la barra de estado, con lo que también servirá de ayuda a un hipotético usuario
de la base de datos.

Borramos la primera línea que nos sale, pues por ahora no la necesitaremos. Para ello
hacemos click con el botón de la derecha sobre el icono de la llave y, en el menú contextual
que se despliega, elegimos “eliminar fila”. Nos aparece un mensaje de confirmación, que
aceptamos.

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Rellenamos ahora la primera línea de la manera siguiente:

– Nombre del campo: NoMes

– Tipo de datos: número
– Descripción: número de mes

Vamos a fijarnos ahora en la parte inferior. Cada tipo de datos tiene una serie de propiedades
que podemos manipular. En este caso vamos a ver las propiedades de nuestro campo
“NoMes”:

• Tamaño del campo: dependiendo del tipo que elijamos el número tendrá una serie de
características, y el tamaño que se reserve para este dato será mayor o menor.
Nosotros los vamos a situar en “entero”
• Formato: podríamos asignarle un formato de los que se muestran en la lista
desplegable. En este caso lo dejaremos en blanco.
• Lugares decimales: nosotros cambiaremos el valor que aparece por defecto por cero (0)
• Máscara de entrada: es una especie de “plantilla” para que el usuario introduzca los
datos de manera uniforme. Dejaremos este campo en blanco

La ayuda de Access lleva una explicación bastante clara de los símbolos

 que se pueden utilizar como máscaras de entrada. Recomiendo una

lectura de la misma para saber más sobre el tema.

• Título: es el nombre que aparecerá en la etiqueta de formulario. Si no escribimos nada

la etiqueta tomará, por defecto, el nombre del campo (NoMes). Nosotros lo dejaremos
en blanco porque no utilizaremos ningún formulario, sino que introduciremos los datos
directamente en la base de datos.
• Valor predeterminado: es el valor que tomará el campo en cada nuevo registro que
creemos. Lo dejamos en blanco.
• Regla de validación: es el requisito que debe cumplir el valor que se introduzca para ser
considerado válido. Para hacer una prueba, nosotros vamos a escribir que el valor debe
ser mayor que cero. Escribimos: >0

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 • Texto de validación: es el mensaje que aparecerá cuando se introduzca un valor que no
cumpla los requisitos de la regla de validación. Escribimos: El número de mes debe ser
mayor que cero.
• Requerido: indicamos si el campo se puede dejar en blanco
o no. Nosotros indicamos que SÍ
• Indexado: ya que vamos a convertir este campo en clave
principal no tocamos el valor por defecto.
• Etiquetas inteligentes

 No trabajo con etiqetas inteligentes. Si estáis interesados podéis consqltar

algqnos artcqlos sobre ellas en la sigqiente
htp://[Link]/es-es/access-help/[Link]
dirección:

• Alineación del texto: simplemente sirve para indicar cómo estará alineado del valor.

 Podemos movernos entre ambos paneles pqlsando la tecla F6

Ahora hacemos click en la línea de debajo de nuestro NoMes para añadir otro campo.
Rellenamos los datos siguientes:

– Nombre del campo: NombreMes

– Tipo de datos: texto
– Descripción: Nombre del mes

Y en propiedades cambiamos los siguientes valores:

• Tamaño del campo: 10

• Requerido: Sí
• Permitir longitud cero: No

Y, finalmente, guardamos la tabla (icono del disquete).

Vamos a rellenar los datos de la tabla TMes. Para ello pasamos a “Vista Hoja de Datos”
pulsando sobre el icono correspondiente (1A):

Para comprobar el funcionamiento de la regla de validación podemos introducir un cero como

número de mes, para ver qué ocurre. Añadimos los números de mes con su correspondiente

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nombre.

Después de introducir la información podemos comprobar

que tenemos 12 registros. Es decir, la línea “2 – Febrero” es
un registro, por ejemplo. El navegador de registros (2) lo
podemos encontrar en la parte inferior. También tenemos
un buscador a su derecha (3) o en la barra de botones (4):

Si nos interesara darle formato a los datos de la tabla podríamos emplear las diferentes
opciones de los botones de formato (5B). Os animo ahora a hacer diversas pruebas 

Veamos un par de utilidades más:

¿Vemos una especie de “flechita” a la derecha de los nombres de campos (1)? Si hacemos
click sobre ella se nos ofrecen dos posibilidades:

1. Ordenar de mayor a menor, y viceversa.

2. Aplicar un filtro con los valores que seleccionemos.

Podemos hacer también la ordenación con los botones correspondientes de la barra de botones
(2). Asimismo, podemos aplicar también filtros utilizando las herramientas de filtro de esa
misma barra (3).

Podemos hacer lo mismo que se ha explicado antes a través del menú contextual. Para ello,
nos situamos sobre el número 8 del campo NoMes y pulsamos el botón derecho del ratón. Las
opciones que os salen (4) son claras y no requieren explicación. Si ahora hacemos lo mismo
veremos que hay pequeñas variaciones en las opciones del menú contextual. Ello es debido a
que los tipos de datos son diferentes (tipo “número” el primero, tipo “texto” el segundo). Os
animo ahora a hacer diversas pruebas 

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Sólo nos queda una última cosa. Volvemos a poner la tabla en “Vista Diseño” (5), nos
situamos sobre el campo NoMes y pulsamos el icono de clave principal (1A). Ahora vemos que
a la izquierda del campo nos ha aparecido una llave (explicaremos un poco más adelante el
tema de la clave principal).
Ya podemos cerrar nuestra primera tabla (2A), guardando los cambios.

Creemos nuestra segunda tabla, a la que

llamaremos TFamiliaProductos. Para ello hacemos
click sobre /menu/Crear, y a continuación sobre el
icono “Tabla” (1).

Volvemos a situarla en “Vista Diseño”. Nos pedirá

que le asignemos un nombre (TFamiliaProductos), lo (1)
cual haremos.

Como en el caso anterior, eliminamos la fila que nos

aparece (campo Id).

Rellenamos los campos como sigue:

• Nombre del campo: FamProd

• Tipo de datos: texto
• Descripción: Familia genérica de productos.

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En las características del campo modificamos lo siguiente:

• Tamaño del campo: 25

• Título: Familia Producto
• Requerido: Sí
• Permitir longitud cero: No

Ahora asignamos ese campo como clave principal.

El resultado debería ser como se muestra en la ilustración

siguiente:

LA CLAVE PRINCIPAL
¿Por qué es importante definir una clave principal? Hay varios motivos. Veamos algunos:

– Acelera las consultas

– Los registros de la tabla, en vista hoja de datos, aparecen inicialmente ordenados por la
tabla principal.
– Es determinante cuando se establecen las relaciones entre tablas (hablaremos de las
relaciones más adelante)
– Impide introducir información duplicada.

Por ejemplo, en nuestra futura tabla de clientes estableceremos el campo DNI como clave
principal. Es lógico pensar que cada cliente tiene un solo número de DNI. Así, cuando demos
de alta un nuevo cliente que ya esté en la base de datos, al introducir este dato Access se dará
cuenta de la duplicidad y nos avisará. Lo mismo podríamos decir del campo “referencia de
producto”, de nuestra futura tabla de productos.

Ahora, si nos fijamos en nuestra tabla TFamiliaProductos, veremos que en el espacio

“propiedades del campo” hay una propiedad que ha cambiado de valor. Se trata del apartado

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“Indexado”, que ha tomado el valor “Sí (sin duplicados)”, y si no lo hubiera tomado se lo
establecemos nosotros.

Como ya se ha comentado, la indexación acelera las

consultas. Por ello, podemos indexar cualquier campo que
no sea clave principal y, además, indicarle si queremos que
los datos introducidos se puedan duplicar. Si desplegamos
las opciones veremos que podemos elegir las opciones “Sí
(Sin duplicados)”, “Sí (Con duplicados)” o “No”.
Decir finalmente que una tabla puede tener varias claves
principales.

CONFIGURANDO NUESTROS SITIOS DE CONFIANZA

Por defecto Access viene con un alto perfil de seguridad, lo que implica que bloquea la
ejecución de macros (automatizaciones). Vamos a probar la seguridad de Access.

Para ello, salimos de la aplicación (cerramos Access) y la volvemos a abrir a continuación. A la

derecha de la pantalla vemos nuestra base de datos “Distribuidor” (si no podemos utilizar la
opción “Abrir...” y navegar por el equipo hasta encontrarla). De una manera u otra la abrimos
y nos encontramos con la agradable sorpresa de que Access se ha permitido el lujo de
deshabilitar algunas opciones (1).

(1)

Si hacemos click sobre el recuadro “Opciones...” nos

aparece una ventana con una explicación sobre el
bloqueo. Nosotros deberíamos marcar la opción de
habilitar contenido, tal y como se muestra en la
siguiente ilustración.

Tener que hacer cada vez la misma operación cuando

abrimos nuestra base de datos es un poco absurdo.
Vamos a decirle pues a Access que el lugar donde
tenemos nuestra base de datos es un sitio de confianza.

Para ello, hacemos click sobre el Botón de Office (1A)

y después elegimos “Opciones de Access” (2A).

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A continuación elegimos la opción “centro de confianza” (3A) y pulsamos el botón
“Configuración del centro de confianza” (4A).

En la nueva ventana que aparece, seleccionamos la opción

“Ubicaciones de confianza” (5). Si tuviéramos nuestra base
de datos en red marcaríamos la casilla “Permitir ubicaciones
de confianza que estén en la red (6). Como en nuestro
caso está en local, vamos al botón “Agregar nueva
ubicación...” (7).

Mediante el botón “Examinar...” (8) navegamos hasta la carpeta

donde hemos guardado nuestra base de datos. Si nos interesara
también podríamos marcar la casilla “Las subcarpetas de está
ubicación también son de confianza” (9).

Vamos saliendo de las pantallas siempre con el botón “Aceptar”.

Las ilustraciones que siguen muestran el proceso:

(1A)

(2A)

(3A)
(4A)

(5)

(6)
(7)

(9) (8)

Si ahora cerramos de nuevo Access y volvemos a abrir nuestra base de datos veremos que ya
no se deshabilitan contenidos.

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Y SEGUIMOS CON NUESTRAS TABLAS
Vamos a acabar de crear las tablas que nos hacen falta. Así repasaremos el proceso de
creación de tablas y su diseño.

Creamos una nueva tabla y le asignamos el nombre

TClientes.

Volvemos a eliminar el campo “Id” que aparece y creamos

los siguientes campos, con sus características:

Nombre del campo: DNI Tipo de datos: texto Descripción: DNI

* Tamaño del campo: 9
* Máscara de entrada: >A0000000>A;;_
* Requerido: Sí
* Permitr lonnitud cero: No
Nombre del campo: NomCli Tipo de datos: texto Descripción: Nombre del cliente
* Tamaño del campo: 75
* Título: Cliente
* Requerido: Sí
* Permitr lonnitud cero: No
Nombre del campo: Dir Tipo de datos: texto Descripción: Dirección del cliente
* Título: Dirección
Nombre del campo: Tfn Tipo de datos: texto Descripción: Teléfono del cliente
* Tamaño del campo: 9
* Máscara de entrada: 999999999
* Título: Teléfono

Las máscaras de entrada que se han puesto son para “guiar” la entrada de datos de un
hipotético usuario de nuestra base de datos. Insisto en que la ayuda de Access es bastante
clara sobre este punto. Además, si nos fijamos, al situarnos sobre la opción máscara nos
aparece un botón a la derecha con puntos suspensivos (1). Si hacemos click sobre él Access
nos muestra algunas plantillas de máscara más comunes, aunque, evidentemente, podemos
construir nosotros nuestras propias máscaras. Os animo ahora a hacer diversas pruebas 

(1)

Ahora vamos a crear dos claves principales, que van a ser el DNI y el nombre de cliente. Para
ello, nos situamos sobre el cuadro que hay a la izquierda del campo DNI, hacemos click con el
botón izquierdo y, sin soltarlo, arrastramos hasta que se nos marque también el campo NomCli
(1).

Una vez seleccionados los dos campos hacemos click sobre el icono de clave principal (2).

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 (1)

(2)

Comprobamos ahora que el campo DNI es indexado: Sí (Sin duplicados), y que el campo
NomCli es indexado: Sí (Con duplicados).

Guardamos los cambios y cerramos la tabla.

Vamos a crear la TProductos. Creamos una nueva tabla como ya sabemos y le asignamos de
nombre “TProductos”. De nuevo borramos la clave principal que aparece por defecto. Los
campos y sus propiedades serán, en principio, los siguientes:

Nombre del campo: RefProd Tipo de datos: texto Descripción: Referencia del producto
* Tamaño del campo: 5
* Título: Referencia
* Requerido: Sí
* Permitir longitud cero: No
Nombre del campo: NomProd Tipo de datos: texto Descripción: Nombre del producto
* Tamaño del campo: 20
* Título: Producto
* Requerido: Sí
* Permitir longitud cero: No
Nombre del campo: FamProd Tipo de datos: texto Descripción: Familia genérica del
producto
* Tamaño del campo: 25 Fijaos iqe el tamaño del campo es 25; el mismo tamaño
* Título: Familia iqe defnimos para la tabla TFamiliaProdqctos. Pensad
* Requerido: Sí iqe “chqparemos” la información de este campo de esa
* Permitir longitud cero: No tabla TFamiliaProdqctos
Nombre del campo: CosteProd Tipo de datos: Descripción: Coste del producto
moneda
* Formato: Euro
* Lugares decimales: 2
* Título: Coste
* Regla de validación: >=0
* Texto de validación: El coste no puede ser negativo
* Alineación: Derecha

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Nombre del campo: PVProd Tipo de datos: Descripción: Precio venta del producto
moneda
* Formato: Euro
* Lugares decimales: 2
* Título: PVP
* Regla de validación: >=0
* Texto de validación: El precio no puede ser negativo
* Alineación: Derecha

Vamos a añadir ahora un nuevo tipo de campo que nos va a ser muy útil, sobre todo a la hora
de filtrar. Este campo nos servirá para saber si el producto está dado de baja del inventario o
no. La definición de este campo sería la siguiente:

Nombre del campo: BajaProd Tipo de datos: Sí/No Descripción: Baja de inventario
* Título: ¿Baja inventario?
* Valor predeterminado: Falso

El valor predeterminado puede ser “verdadero” (Sí) o “falso” (No). En este caso lo ponemos
como falso por defecto porque, inicialmente, los artículos que demos de alta evidentemente no
están de baja.

Ahora debemos decirle a Access que queremos que el dato de la familia de producto tiene que
ser obtenido de la tabla TFamiliaProductos. Debemos indicarle en definitiva que queremos que
haya una relación entre ambas tablas. Para ello vamos a seguir los pasos siguientes:

– Seleccionamos el campo FamProd y, en tipo de datos, desplegamos las opciones.

Hacemos click sobre la opción “Asistente para búsquedas” (1A)
– En la ventana que nos aparece dejamos la opción marcada por defecto “Deseo que la
columna de búsqueda busque los valores en una tabla o consulta”. Hacemos click sobre
el botón “Siguiente” (2A)
– En la nueva ventana que aparece seleccionamos nuestra tabla TFamiliaProductos. Fijaos
que podemos extraer información de tablas, consultas o de ambas. Hacemos click sobre
el botón “Siguiente” (3)
– Seleccionamos el campo que nos interesa y lo pasamos al recuadro de la derecha
utilizando el botón “>” (4). Podemos seleccionar varios campos (si los hubiera).
Hacemos click en el botón “Siguiente” (5)
– En la nueva ventana se nos permite una ordenación. Como a nosotros, por comodidad,
nos interesa tener las familias de productos ordenadas alfabéticamente, del primer
cuadro desplegable elegimos el campo a ordenar (6). Si pulsásemos sobre el botón
“Ascendente” (7) este cambiaría a “Descendente”, con lo que la ordenación sería de Z-
>A. Dejamos este botón con el texto “Ascendente” y hacemos click en “Siguiente” (8)
– Ahora podemos definir el ancho de las columnas. Basta con que arrastremos el extremo

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derecho del límite de la columna hacia la derecha (9). Hacemos click en “Siguiente”
(10).
– Dejamos el nombre de etiqueta que aparece por
defecto y pulsamos el botón “Finalizar” (11).
– Nos pide guardar la tabla para crear las relaciones.
Aceptamos y ya tenemos creada la relación (que no
definida. Se explicará cómo definirla un poco más
adelante).

El proceso gráfico se muestra a continuación:

(1A)

(2A)

(3)

15
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 (4)
(6)

(7)
(5)

(8)

(9)

(10)

Ahora seleccionamos el campo RefProd y lo (11)

establecemos como clave principal. Establecemos
la propiedad Indexado en Sí (Sin duplicados).
Seleccionamos también el campo NomProd y, sin
hacerlo clave principal, sí establecemos su
propiedad Indexado como Sí (Sin duplicados).

Guardamos nuestra tabla.

Vamos a crear nuestra última tabla. Le ponemos de nombre TVentas. La situamos en modo
diseño y esta vez no eliminamos el primer campo, sino que lo dejamos. El campo Id es de tipo
de datos “Autonumérico”. Es simplemente una especie de “contador de entradas de registro”,
que comienza en el 1 con el primer registro y, a medida que vamos añadiendo registros, va
sumando una unidad. Hay que tener en cuenta que si borramos registros el contador sigue en
el último número que se dejó. Es decir, si introducimos 5 registros, por ejemplo, el campo Id
cogerá los valores 1, 2, 3, 4 y 5. Si ahora borramos los registros cuatro y cinco, e introducimos
posteriormente otro nuevo registro, el valor que asumirá Id será el 6.

La importancia de este campo se explicará al hablar de relaciones.

Seguimos configurando los campos de nuestra tabla con los datos que se muestran a
continuación:
• Nombre del campo: DNI_Vta
• Descripción: DNI Cliente
• Tipo de datos: Asistente para búsquedas, con el siguiente proceso:
• Deseo que la columna de búsqueda busque los valores en una tabla o consulta
• Elegimos Tabla:TClientes
• Seleccionamos, por este orden, DNI y NomCli (1)
• Seleccionamos el campo NomCli para una ordenación ascendente.

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 • Deseleccionamos la opción “Ocultar la columna clave (se recomienda)” y
redimensionamos las columnas a nuestro gusto, previendo el tamaño de los datos
de los campos.
• Es interesante leer la explicación que aparece en la nueva
ventana que sale. Nosotros seleccionaremos el campo DNI
porque nos interesa relacionar DNI con DNI_Vta
• Aceptamos el nombre de etiqueta propuesto y pulsamos el
botón “Finalizar”
• A la petición de guardar la tabla contestamos
afirmativamente.

Cambiamos también las siguientes opciones

de campo:

(1) – Título: DNI

Seguimos introduciendo más campos:

• Nombre del campo: Prod_Vta

• Descripción: Producto vendido
• Tipo de datos: Asistente para
búsquedas, con el siguiente proceso:
• Deseo que la columna de
búsqueda busque los valores en
una tabla o consulta
• Elegimos Tabla:TProductos
• Seleccionamos, por este orden, Ref y NomProd
• Seleccionamos el campo NomProd para una ordenación ascendente.
• Deseleccionamos la opción “Ocultar la columna clave (se recomienda)” y
redimensionamos las columnas a nuestro gusto, previendo el tamaño de los datos
de los campos.
• Seleccionaremos el campo NomProd
• Aceptamos el nombre de etiqueta propuesto y pulsamos el botón “Finalizar”
• A la petición de guardar la tabla contestamos afirmativamente.

Los siguientes campos se indican a continuación:

Nombre del campo: Ud_Vta Tipo de datos: Número Descripción: Unidades vendidas
* Tamaño del campo: Entero
* Lunares decimales: 0
* Título: Unidades
* Valor predeterminado: 0
* Renla de validación: >=0
* Texto de validación: No se pueden vender unidades nenatvas
Nombre del campo: Fecha_Vta Tipo de datos: Descripción: Fecha venta
Fecha/Hora
* Formato: Fecha corta
* Máscara de entrada: ##/##/##
* Título: Fecha
* Valor predeterminado: vamos a analizar a contnnación cómo creamos nn valor
predeterminado

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Nos situamos sobre el espacio en blanco junto a “Valor predeterminado”. Veremos que aparece
un pequeño botón con puntos suspensivos (1). Pulsamos sobre ese botón y se nos abre una
ventana un poco especial (2). Es el generador de expresiones.

(1)

(2)

(3B)

Vamos pues a crear una expresión utilizando una función. Hacemos doble click sobre la carpeta
señalada como funciones (3B). Pulsamos sobre Funciones Incorporadas (4), lo cual nos
muestra una lista a la derecha de las mismas. Volvemos a pulsar sobre Fecha/Hora (5), que
son las que ahora nos interesan, y de nuevo se abre otro listado a la derecha con todas las
funciones de este tipo (6). Para nuestra tabla necesitaremos la función fecha (7). Hacemos
doble click sobre ella y Access nos muestra, en la parte superior, el elemento que hemos
seleccionado (8). Pulsamos el botón “Aceptar”.

Con esta función logramos que Access tome como dato del campo la fecha del sistema en el
momento en que vayamos a rellenar el registro.

18
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 (8)

(6) (7)
(4)
(5)

La ayuda de Access proporciona información sobre todas estas funciones y subfunciones.

Además, se pueden encontrar explicaciones en Internet sobre las mismas y, con un poco de
suerte, incluso ejemplos. Os animo ahora a hacer diversas pruebas con las funciones y cómo
Access va escribiendo los valores en el generador de expresiones. Tened en cuenta que se
puede escribir cualquier cosa en el generador de expresiones (que sea correcto o no ya es
harina de otro costal). Examinad a vuestro gusto funciones, constantes y operadores 

Para que quede un poco más claro haremos un ejemplo sólo para practicar (y que no
incorporaremos a nuestra tabla final). Supongamos que queremos cobrar las compras a treinta
días. Añadiremos un campo más que tenga por nombre Fecha_Vto. En la propiedad “Valor
predeterminado” llamamos al generador de expresiones. Seguimos todos los pasos
mencionados anteriormente pero ahora, antes de pulsar sobre el valor aceptar, escribimos en
(8) lo siguiente: +30

Nos debería quedar una cosa así:

Si ahora pulsamos el botón Aceptar

ya tenemos predeterminado el valor
de nuestro nuevo campo.

Vamos a ver si funciona. Guardamos

los cambios y pasamos la tabla a vista
“Hoja de Datos”. Podemos comprobar
que nuestro primer registro está en
blanco exceptuando los campos
Fecha_Vta, que tiene la fecha del
sistema, y Fecha_Vto, que muestra la
fecha 30 días más tarde. (1)

De nuevo volvemos a la vista diseño.

Nos situamos sobre el campo
Fecha_Vto y pulsamos el botón
“Eliminar filas” (1) para eliminar este
campo.

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Vamos a añadir un último campo, que va a servir para introducir observaciones. Hemos visto
que el tipo de datos “Texto” servía para escribir un texto, pero debemos tener en cuenta que
estamos limitados a 255 caracteres. ¿Y si queremos escribir más? Para ello tenemos el campo
denominado “Memo”, que es el utilizaremos.

Así pues:

Nombre del campo: Obs Tipo de datos: Memo Descripción: Observaciones venta
* Título: Observaciones

Uno de los inconvenientes, para mí, de Access, y, en concreto, de este tipo de campo, es que
no permite la alineación justificada. Por ello dejamos la alineación en general. Podríamos poner
la alineación “Distribuir”, pero ello nos obligaría, en algunos casos, en hacer malabarismos
para que el texto nos quedara correcto.

Guardamos y cerramos la tabla.

Ya tenemos pues las tablas básicas de nuestra base de datos. Sin embargo, antes de introducir
los datos debemos definir las relaciones que existen entre ellas. Vamos a ponernos pues
manos a la obra.

RELACIONES

TIPOS DE RELACIONES

Anteriormente hemos dicho que en la tabla TClientes incluíamos un campo para evitar que se
produjeran registros duplicados: su DNI. El DNI es un identificador único y es el que le indica a
Access que “sólo puede haber uno”. La pregunta que hago a continuación es la siguiente:
¿puede un cliente realizar varias compras (en distintos días, se entiende)? Claramente la
respuesta es sí. Acabamos de establecer una relación uno a varios.
Veamos otro caso: hemos indicado en la tabla TProductos hemos introducido un campo, que el
de su referencia, de manera que a cada producto le corresponda una sola referencia (y evitar
de nuevo así datos duplicados). En estos momentos la pregunta sería: ¿puede un producto
(con su referencia única) ser objeto de varias compras? La respuesta es sí: Pepito puede
comprar champiñones, y Juanito puede comprar mañana también champiñones. Volvemos a
tener una relación de uno a varios.

Esta relación de uno a varios es la más usual en Access, aunque puede haber otras. Las
relaciones posibles son:

– Uno a varios
– Uno a uno
– Varios a varios

Access no puede manejar directamente relaciones del tipo varios a varios, por lo cual deben
utilizarse tablas intermedias que establezcan relaciones de uno a uno o de uno a varios entre
sí, a fin de que sea el conjunto el que permita esta relación de varios a varios.

Como ejemplo de una relación uno a uno imaginemos una asociación que tiene los datos de
sus socios en una tabla, y por el motivo que sea tiene otra tabla con las identificaciones de los

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números de socios. Ya hemos visto que un DNI sólo puede corresponder a un socio, y al
mismo tiempo un socio sólo puede tener un número de socio. La relación entre ambas tablas
sería entonces de uno a uno.

Las relaciones de varios a varios son un poco más

complicadas y no las explicaremos aquí1.

PROPIEDADES DE LAS RELACIONES

A Access se le puede indicar que, en una relación, se exija “integridad referencial”. Eso
significa que Access utiliza un conjunto de reglas por las que asegura que las relaciones entre
las tablas sean válidas, con lo que se reduce la posibilidad de que se produzcan errores.

Por otra parte también se le puede indicar a Access que “actualice los campos en cascada” y
que “elimine los campos en cascada”. Son dos propiedades con las que debemos tener un poco
de cuidad, sobre todo con la última.

Imaginemos que tenemos un cliente al que hemos dado de alta con el nombre de José Urtado.
Este cliente, durante un año, nos hace diversas compras. En nuestra base de datos tendremos
doscientos registros, por ejemplo, de compras de José Urtado.

Ahora este cliente viene y nos comenta que se ha dado cuenta de que hemos escrito su
apellido sin hache, y que el correcto es Hurtado. Nosotros, solícitamente, buscamos al cliente y
le modificamos el apellido en nuestra base de datos. ¿Qué pasará entonces? Lo que pasará es
que tendremos doscientos registros que nos indicarán que José Urtado ha comprado, y que a
partir de la fecha de la modificación quien ha comprado ha sido José Hurtado.

¿Tenemos que modificar los doscientos registros a mano? No. Si hemos sido previsores y
hemos definido la propiedad de la relación con “actualizar campos en cascada” Access se
encargará de, precisamente, actualizar toda la información de la tabla, y todas las compras,
pasadas y futuras, nos saldrán con José Hurtado.

El mecanismo es el mismo si marcamos “Eliminar registros en cascada”. Si borramos un cliente

y no hemos definido esa propiedad en la relación nos quedará un histórico con las compras de
ese cliente; si hemos establecido esa propiedad automáticamente se borrarán todos los
registros de compras que haya realizado ese cliente.

Si iqeréis profqndizar qn poco más en diferentes opciones podéis echarle qn

 vistazo a los artcqlos de esta web de Microsoft o realizar qna búsiqeda en
Internet. htp://[Link]/es-es/access-help/[Link]

Ya tenemos clara (espero) la teoría. ¿Cómo hacemos eso en Access?

DEFINIENDO RELACIONES
Lo anterior podemos implementarlo en Access a través de la “ventana de relaciones”. Para
abrirla basta con que vayamos a /menu/Herramientas de base de datos y pulsemos el botón
“Relaciones” (1)

1 . Si alguien se anima a enviarme un ejemplo de relación varios a varios y cómo se debería reflejar en Access la
añadiría en la próxima revisión.

21
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 (1) Se nos debería abrir una ventana que
nos muestra las tablas que hemos
relacionado. Si no es así vamos a
añadirlas nosotros.

Recordemos que hemos establecido las

siguientes relaciones:

– Tabla
TFamiliaProductos con tabla TProductos
– Tabla TClientes con tabla TVentas
– Tabla TProductos con tabla TVentas

Por lo tanto, deberíamos tener, en la ventana relaciones, las siguientes tablas:

TFamiliaProductos, TProductos, TClientes y TVentas.

Para añadir una o varias tablas a la ventana relaciones simplemente pulsamos sobre el botón
“Mostrar tabla” (2A) y, en la ventana que aparece, seleccionar las tablas (3A) que queremos
que se muestren (recordad que si mantenéis pulsada la tecla CTRL podéis hacer una selección
múltiple) y aceptamos. Ahora deberíamos poder todas las tablas que nos interesan (4).

(2A)

(3A)

(4)

Fijémonos en los siguientes puntos:

• Podemos relacionar tablas y consultas. Podéis ver las pestañas correspondientes en la

ventana de selección (3A).
• Ya nos salen por defecto las relaciones que nosotros habíamos establecido
anteriormente al definir la tipología de los campos.
• Podemos definir otras relaciones, además, si nos interesara.

¿Cómo definir otras relaciones? Por ejemplo, vamos a realizar una relación absurda. Vamos a
establecer una relación entre el campo “BajaProd” (TProductos) con el campo “Tfn”
(TClientes). Para ello hacemos click sobre el campo “BajaProd” y lo arrastramos (sin soltar el

22
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botón izquierdo del ratón) hasta que el puntero se sitúe sobre el campo “Tfn”. Al soltar el
botón del ratón nos aparecerá una ventana que nos pide las propiedades de la relación (5A).
Para este ejemplo nosotros simplemente pulsamos sobre el botón “Aceptar” (6A) y vemos que
aparece una línea que nos une ambos campos (7A).

Para eliminar esta relación basta que marquemos esta línea

de

(8)

relación con un click izquierdo del ratón (la línea se vuelve

un poco más gruesa) y, tras pulsar el botón derecho del
ratón, seleccionamos la opción “Eliminar” (8).

(6A)

(5A)

(7A)

Vamos a definir las propiedades de nuestras relaciones. Empezaremos con la relación entre los
campos “FamProd” (TFamiliaProductos – TProductos). Para ello, hacemos click sobre la línea
de relación que une ambas tablas y, o bien
pulsamos el botón correspondiente en la barra de
botones (1) o bien hacemos click con el botón
derecho y elegimos la opción “Modificar relación...”
(2). Nos aparece entonces la ventana para la
definición de propiedades (5A).
(2)
Tal y como habíamos comentado en un epígrafe
anterior, Access nos indica que la relación entre
ambas tablas es de uno a varios (3). Simplemente
dejar apuntado que se pueden “modificar” las
combinaciones si pulsamos sobre el botón “Tipo de
combinación...” (4). No profundizaremos en este
(1)
23
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tema en este manual.

(5) (4)

(3)

Marcaremos las casilla “Exigir integridad referencial”, “Actualizar campos en cascada” y

“Eliminar campos en cascada” (5) (os recuerdo que es importante plantearse en cada caso si
es conveniente marcar esta última casilla por la pérdida de datos que puede suponer).
Aceptamos estas propiedades.
Si os fijáis ahora Access nos está indicando con un uno y un símbolo de infinito que es una
relación de tipo uno a varios.

Hacemos lo mismo con el resto de relaciones con las siguientes características:

– Campo “NomProd” (TProductos) y campo “Prod_Vta” (TVentas)

– Exigir integridad referencial y actualizar campos en cascada (no eliminamos campos
en cascada porque nos interesa guardar un historial)
– Debería salirnos una relación de tipo uno a varios
– Campo “DNI_Vta” (TVentas) y campo “DNI” (TClientes)
– Exigir integridad referencial y actualizar campos en cascada (no eliminamos campos
en cascada porque nos interesa guardar un historial)
– Debería salirnos una relación de tipo uno a varios

Ya tenemos nuestra relaciones definidas. Salimos de la ventana relaciones (si pide guardar le
decimos que sí, obviamente).

¿Y QUÉ PASA CON MI EXCEL DE FAMILIA DE PRODUCTOS? IMPORTAR DATOS DESDE

EXCEL

Imaginemos que antes de tener este fabuloso manual en nuestras manos (es broma, claro)
habíamos empezado a hacer un listado en Excel con las familias de productos. ¿Tenemos que
volver a “picar” toda la información en Access? La respuesta (por suerte nuestra) es NO.
Vamos a crear un Excel que contendrá los siguientes datos, según se muestra en la ilustración
siguiente:

¿Recordamos qué nombre de campo hemos puesto en nuestra

tabla TFamiliaProductos? Hemos puesto “FamProd”. Para evitar
sorpresas nos situamos, en el Excel, en la casilla A1 y cambiamos
el nombre “Familia Producto” por “FamProd”. Vamos a importar los
datos de Excel a Access. Para ello nos situamos en Access sobre la
tabla TFamiliaProductos y hacemos click con el botón derecho del
ratón. Elegimos la opción importar y, a continuación, elegimos la
opción Excel, tal y como se muestra en la ilustración siguiente (A):

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 (A)

Nos aparece una ventana que nos ofrece

varias opciones. Es interesante echar un
vistazo a las descripciones que hace de cada
una de ellas para que tengamos
conocimiento de las cosas que en este punto
pueden hacerse. Nosotros, ya que vamos a
importar los datos a nuestra tabla
TFamiliaProductos, seleccionamos la segunda opción (1) y navegamos, a través del botón
“Examinar...” (2), por nuestro ordenador hasta el Excel donde tenemos los datos.

Tras aceptar nos aparece una ventana que

(2) nos indica que nuestro Excel tiene varias
pestañas (Hoja1...) y, abajo, nos muestra
unos datos ejemplo. Si para nosotros es
correcto (que en este caso sí lo es)
pulsamos siguiente.

La nueva pantalla que aparece ya entiende

que la primera fila (la celda A1) es el
encabezado de columna, por lo que ya nos
(1) aparece marcado por defecto. En el caso
de que, por lo que fuera, no apareciera
marcado, sí deberíamos indicarle esta
circunstancia a Access. Pulsamos el botón
“Siguiente”.

La última pantalla que nos aparece nos muestra en qué tabla se van a introducir los datos y, si
todo nos parece correcto, pulsamos el botón “Finalizar”.

La última pantalla que se muestra nos solicita si queremos guardar el proceso de importación.
Podemos leer una explicación en la misma. Nosotros no guardaremos el proceso y cerraremos
a través del botón correspondiente.

El proceso a base de ilustraciones se muestra a continuación:

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Si ahora abrimos nuestra tabla
TFamiliaProductos podremos comprobar que
en ella aparecen todos los datos que había
introducidos en el Excel.

Sólo me queda comentar que el proceso

contrario, es decir, la exportación, también
es posible (como imagino que ya habréis
visto). De manera resumida podemos decir
que simplemente hay que elegir la tabla que
contiene los datos y hacer click con el botón
de la derecha. Elegir la opción “Exportar” del
menú contextual y seguir los pasos que se
nos marcan. Os animo ahora a hacer una
exportación a Excel de los datos que tenemos en nuestra tabla TFamiliaProductos, a ver cómo
os va 

OTRA APLICACIÓN ACCESS. ¿NO ESTARÉ DUPLICANDO TRABAJO?

Nuestro emocionado amigo distribuidor, ahora que ya controla el tema, quiere crear otra
aplicación de Access para otros “asuntillos” suyos. Y cuando diseña el borrador de esta nueva
futura aplicación se da cuenta de que va a necesitar los datos de la tabla TClientes. Bueno.
Hacemos una exportación de datos y ya está. Fácil.

Pero nuestro sesudo amigo piensa: ¿qué pasa si, después de la importación, en la aplicación
Distribuidor se añaden nuevos clientes? O, al contrario, en la futura aplicación también se
añaden nuevos clientes? ¿Deberé
“picar” esos datos en una y en
otra? ¿Me pasaré la vida haciendo
exportaciones e importaciones? (3)
Por suerte para él (y para
nosotros) Access permite la (1)
“vinculación de datos”. Es decir,
que si añado un registro en una
tabla automáticamente también se
añade en la otra. Veamos cómo
hacer esto. (2)

Creamos una nueva aplicación de

26
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Access y le ponemos por nombre “Vinculacion”. Como vamos a necesitar la tabla TClientes
hacemos lo siguiente:

Abrimos la aplicación Vinculación. Nos vamos a

/menu/Datos Externos y pulsamos sobre el botón Access
(1). Se nos abre una ventana que nos solicita algunas
opciones. En nuestro caso le marcamos la opción de que
queremos crear una tabla vinculada (2) y navegamos con
el botón “Examinar...” (3) hasta encontrar la aplicación
Distribuidor.

En la nueva ventana que nos aparece elegimos la tabla

TClientes (4).

(4) Aceptamos y veremos que se nos ha guardado la tabla.

El hecho de que esté vinculada nos lo indica una pequeña
“flechita” que aparece a la izquierda del nombre de la
tabla (5).

Vamos a hacer una prueba. Abrimos la tabla en modo

“Vista hoja de datos” y escribimos los datos que pueden verse en la ilustración siguiente (ojo,
estamos en la aplicación Vinculacion):

(5)

Cerramos la aplicación Vinculacion y abrimos la aplicación Distribuidor. En esta abrimos en

vista hoja de datos la tabla TClientes. Si todo ha ido bien deberíamos encontrarnos también
nuestro cliente Antonio Pérez.

¡Vaya! Nuestro amigo distribuidor ya sabe vincular tablas.

Comentaros que, lo mismo que acabamos de hacer entre las aplicaciones Distribuidor y
Vinculacion, puede hacerse entre Access y Excel. Es decir, vinculamos un Excel y la
información que escribamos en el Excel nos aparecerá en Access. Pero en es este caso tened
en cuenta que la información sólo va en un único sentido. Es decir, en Excel podemos escribir
los datos que queramos, y nos aparecerán en Access, pero, desde Access, no se pueden añadir
registros. Tened esto en cuenta para evitar sorpresas. Os recuerdo que esto se encuentra
en /menu/Datos Externos

Finalmente también indicar que se pueden importar otros formatos que no explicaremos aquí,
pero el proceso es básicamente el mismo para todos, con pequeñas particularidades. Os animo
ahora a echar un vistazo sobre los formatos que son susceptibles de importación y, si tenéis
algún archivo de los admitidos, a hacer diversas pruebas 

ÚLTIMOS COMENTARIOS SOBRE LAS TABLAS

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Con todo lo explicado anteriormente ya tenemos una base más que suficiente para manejarnos
“con soltura” con las tablas de Access. Sin embargo, hay una serie de características y
opciones que quizá puedan interesarnos para nuestras futuras aplicaciones. Las dejaremos
aquí simplemente apuntadas (y no serán todas las que son) pero yo al menos
las considero como mínimo interesantes.

ALGO MÁS SOBRE TIPOS DE DATOS

Ya hemos visto que al definir un campo podíamos elegirle
un tipo de datos (texto, número, fecha...). Hay algunos
otros sobre los que vale la pena incidir quizá por su
aplicación práctica.

• Objeto OLE: este tipo de campo nos permite utilizar objetos OLE, vinculados o
incrustados. Por ejemplo, imaginaos que queremos tener un Excel que nos indicara
características del producto vendido en cada una de las ventas. Podríamos definir un
campo OLE para poder insertar una hoja de cálculo y poder escribir en ella dichas
características. En nuestra tabla, al visualizar los registros, veríamos simplemente que
se trata un objeto de Microsoft Excel. Para poder verlo deberíamos hacer doble click
sobre él, y se nos abriría Excel para mostrarnos lo que escribimos en su día.
• Hipervínculo: como su nombre indica, nos permite crear un enlace a modo “navegador”.
Supongamos que tenemos una carpeta llamada “Champiñones” donde hemos ido
metiendo fotos de champiñones. En la tabla TProductos, al introducir el producto
Champiñón, quizá nos podría interesar crear un campo hipervínculo a la carpeta donde
tenemos las fotos. Así, al consultar los productos, con un simple click sobre este campo
se nos abriría la carpeta con las fotos, y podríamos deleitarnos con fotos de esta seta.
• Datos adjuntos: lamento deciros que nunca he utilizado este tipo de datos y no sé cómo
funciona. Si alguien se anima a enviarme información la podría incluir en próximas
revisiones del manual.

VISTA DISEÑO VS. VISTA HOJA DE DATOS

Por “deformación profesional” a mí me gusta trabajar siempre en la vista diseño. Sin embargo,
cabe la posibilidad de realizar todas las acciones que hemos descrito a través de la vista hoja
de datos. Abierta una tabla en vista hoja de datos podemos ir a /menu/Hoja de datos y, en la
barra de botones asociada, podéis ir probando cada uno de los botones. Doy por supuesto que
ya sabréis la utilidad de cada uno de ellos.

ANALIZANDO LA BASE DE DATOS

Existen un par de utilidades de análisis de base de datos que en algún momento pueden ser
útiles. Nos vamos a /menu/Herramientas de base de datos y vemos que existe un grupo de
botones bajo el nombre de “Analizar”. Las opciones posibles son:

• Documentador de la base de datos: sirve para extraer un informe de las características

de los distintos objetos que contiene nuestra aplicación. Os animo ahora a extraer un
informe de, por ejemplo, la tabla TClientes 
• Analizador de rendimiento: utilidad que, como su nombre indica, analiza el rendimiento
de los objetos de Access que queramos y nos muestra sugerencias para optimizarlo.
• Analizar tabla: si creemos que una tabla no está bien definida, o nos encontramos con
problemas técnicos con la tabla, podemos ejecutar esta opción que nos guía en un
proceso para intentar solventar el problema o diseñar mejor la tabla.

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PROPIEDADES Y DEPENDENCIAS
Podemos editar las propiedades de los objetos de Access
para escribir algún comentario que consideremos
interesante. También podemos examinar las dependencias
del objeto. Por ejemplo, si tuviéramos un formulario basado
en la tabla TClientes, una consulta también basada en esa
tabla, además de las relaciones entre tablas que ya hemos
comentado en otro epígrafe, podríamos tener toda esta
información al examinar las dependencias de la tabla
TClientes.

Esta opción puede ser útil si tenemos una macro-aplicación y nos perdemos en un momento
determinado.

Se pueden encontrar estas dos opciones en /menu/Herramientas de base de datos, junto al

botón para mostrar la ventana de relaciones.

OTROS
Dejo esta sección abierta por si alguien considera que existe alguna utilidad u opción que valga
la pena explicar explicar aquí. Si me la envía la añadiré en futuras revisiones.

COMENTARIO FINAL
Aunque quizá sea un poco “prematuro” a estas “bajas” alturas de curso quizá os pueda
interesar echar un vistazo, para complementar lo anterior, al artículo que en la web podréis
encontrar sobre tablas. Si lo queréis consultar podéis clickar aquí.

BASES DE DATOS DE EJEMPLO

Por si queréis consultar alguna cosa os podéis bajar la base de datos de los ejemplos que aquí
se han desarrollado en este link (no os asustéis si encontráis otros elementos en la BD, puesto
que corresponden a lecciones posteriores. Ya llegaremos...)

¡Suerte!

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