Articulate 1.

2 Mapa de Procesos
Qué es un proceso
Explicación
Un proceso es un conjunto de actividades tareas y pasos interrelacionados que
permiten procesar o transformar los insumos o entradas en un resultado o producto
final es decir cada uno de ellos utiliza insumos equipos y horas hombres interactúan
para producir o generar uno o varios productos bienes y servicios específicos en
proceso es parte de un conjunto de elementos que interactúan con un propósito
común al cual se le conoce como sistema.
Sistema
Qué sistemas estructura de varios procesos lo que se desarrollan mediante una serie
de Procedimientos y actividades relacionadas en una secuencia lógica.
Explicación
La opción el enfoque sistémico de gestión por procesos en los hospitales se inicia con
la reflexión sobre cuáles son los sistemas que deben conformar la estructura
organizacional del hospital es decir identificar los sistemas que permitirán lograr su
visión y misión los cuáles deben funcionar armónica y complementariamente para que
le permitan ejecutar su funciones sustantiva de tal forma que cada hospital según su
complejidad pueda establecer su propia estructura sistémica en ese contexto evitar
comprender la secuencia de actividades que conducen a la generación de productos y
servicios en definitiva se concibe a la organización como un sistema tal sistema está
inmerso en un entorno que procesa entradas input y generar resultados output
constituyendo un sistema de procesos un sistema es una serie de políticas funciones
normas procesos recursos y dependencia mutuamente interrelacionadas e
interdependientes que conforman un conjunto operativo integrado en otras palabras
cada sistemas se estructura de varios procesos lo que se desarrollan mediante una
serie de procedimientos y actividades relacionadas en una secuencia lógica entre los
sistemas más comunes de la organización identificamos el sistema de planificación
sistema de información sistema de control sistema de suministros sistema financiero
sistema de desarrollo recursos humanos sistema de provisión de servicios clínicos
hospitalarios sistema de provisión de servicios clínicos ambulatorios sistema de
servicios de laboratorio sistemas de servicio de radiodiagnóstico entre otros.
Características de los procesos
Explicación
Cualquier organización debe regirse y funcionar bajo un enfoque de procesos como
punto de partida debe plantearse todas y cada una de las actividades que realiza
establecer las interrelaciones que mantienen entre sí y a partir de ahí definir los
procesos que deben reunir las características y los distinguen para hacer un proceso
entre estas características están: debe tener un principio y un fin límites
La finalidad de un proceso de generar un producto o servicio
Existen para satisfacer la necesidad de un cliente
Transforman o complementan las entradas valor agregado
todo proceso tiene un dueño que representa en un diagrama deben ser evaluados
deben ser mejorado.
Tipos de procesos según el cliente al cual vayan dirigidos
Explicación
Entre los tipos de procesos según al cliente que vayan dirigidos están:
Procesos claves este tipo de proceso afecta de modo directo la prestación de un
servicio y por lo tanto la satisfacción del cliente
Procesos estratégicos estés tipos de procesos permiten desarrollar e implementar
estrategias en una institución
Procesos de soporte permitir la operación de la institución por ejemplo procesos
administrativos para nomina entre otras actividades
estos procesos están clasificados de tal manera que permitan identificar cada uno de
acuerdo a las necesidades del cliente y definir los objetivos estratégicos de los
diferentes departamentos la definición y clasificación permite a la empresa institución
u organización organizar sus funciones las cuales son múltiples y dentro de las que se
pueden enumerar las siguientes alinear los objetivos de cada área y actividad con los
de la compañía definir roles y responsabilidades dentro de la plantilla Resaltar todo el
trabajo que se lleva a cabo por los diferentes empleados mejorar la comunicación
entre los distintos trabajadores y de departamentos determinar las necesidades y
expectativas de los clientes identificar metas competitivas de la empresa detectar
posibles desviaciones con errores de forma rápida y descubrir posibles mejoras en
gestión de proyectos en cuanto a tiempo o calidad.
Qué es un mapa de procesos
Los mapas de procesos se desarrollan con el objetivo de conocer mejor y más
profundamente el funcionamiento y el desempeño de los procesos así como de las
actividades en los que se hayan involucrados.
Explicación
Lo mapa de procesos de una empresa u organización se contemplan durante la
elaboración de su plan estratégico con el objetivo de conocer mejor y más
profundamente el funcionamiento y el desempeño de los procesos y las actividades en
las que se hayan involucrado los mapas de procesos son una representación gráfica de
los procesos existentes en la organización en expresar procesos y relaciones entre sí y
con el exterior al mismo tiempo atienden a la clasificación de los procesos según su
naturaleza de procesos claves estratégicos y de soporte.
Beneficios de los mapas de procesos
Explicación
Como consecuencia los mapas de proceso llevara mucho beneficio para la empresa u
organización entre los cuales se pueden enunciar adaptación y flexibilidad mayor
capacidad ante nuevos retos eficacia de todos los departamentos incremento
optimización de los recursos de la empresa aumento de la participación de los
empleados mejor coordinación interdepartamental e interpersonal ajuste de la
actividad de los objetivos comunicación mayor en el seno de la organización análisis de
datos más facilidad y exactitud de miel utilidad mejora de los resultados de la empresa
e incluso de la competitividad en este contexto los sistemas actúan a través de proceso
responsable de la producción de resultados de hecho cualquier actividad se entiende
Como integrada en un proceso una organización que pretenda una gestión sólida y
bien orientada hacia sus objetivos estratégicos que requiere de una perspectiva loal y
transversal solo puede obtenerse mediante una visión de procesos por eso es
importante la clasificación de la misma el mapa de procesos refleja aquello que
gestionan la relación de la organización con el entorno y la forma en que se toman
decisiones sobre planificación y mejora de la organización para poder gestionar los
procesos es necesarios primero identificar los procesos claves Mientras que el
organigrama puede ser conocido y fácil de representar los procesos aparecen los
fructuos y pueden casi siempre ser agrupado de diversas formas la representación de
los procesos de la organización mostrando la relación entre ellos constituye el mapa de
proceso.
La organización como sistema de procesos
Un mapa de procesos es consistente con la perspectiva de la organización como un
sistema de procesos gestionar requiere percibir a la organización como un sistema esto
incluye subsistemas que hacen posible el logro de los objetivos.
Explicación
Gestionar quiere percibir a la organización como un sistema estos incluyen
subsistemas que hacen posible el logro de los objetivos las instituciones que han
toman conciencia de ellos han reaccionado ante la ineficiencia aprovechando el
enfoque sistémico de gestión por procesos para gestionar la organización centrándose
en los sistemas y procesos de trabajo que facilitan Identificar y compartimentalizar
funcionalmente los diferentes componentes sistemas y procesos que lo conforman Y
así convertir su complejidad en algo más simple y sencillo de rediseñar en un corto
plazo la opción del enfoque sistémico de gestión por procesos en los hospitales se
inician con la reflexión sobre Cuáles son los sistemas que deben conformar la
estructura organizacional del hospital es decir identificar los sistemas que permitirán
lograr su misión y la visión y que les permitirá ejecutar sus funciones sustantivas de tal
forma que cada hospital según su complejidad puede establecer su propia estructura
sistémica por lo tanto cada sistema puede desarrollar uno o varios procesos de
atención o producción de bienes y servicios que así lo requiere.
Definición de procesos clave
Tiene como fin principal la satisfacción de necesidades de los clientes y demás grupos
de interés este tipo de procesos son por ejemplo los Implicados En el diseño
planificación supervisión de las estrategias comerciales entre otros.
Explicación
Los procesos claves agrupan aquellos procesos que añaden valor al usuario o inciden
directamente en su satisfacción o insatisfacción son los que representan la razón de
ser de una institución dirección departamento o unidad Asimismo intervienen en la
misión de la institución pero no es necesariamente la visión los procesos claves son
aquellos que afectan de modo directo la prestación del producto bien o servicio y por
tanto la a la satisfacción del usuario externo el aspecto crítico para definir los procesos
claves es el entender las necesidades de los clientes y demás grupos de interés los
medios que se pueden emplear para conocer dichas necesidades y expectativas son
muy variados desde el contacto directo hasta las encuestas de satisfacción en general
de ellos depende la posibilidad de cumplir con los requerimientos y expectativas del
cliente hay más consume la mayor parte de los recursos de la organización su
optimización es decisiva para la competitividad y contribuye al cumplimiento de la
misión y visión así como a la consecución de los objetivos estratégicos.
Proceso estratégico
Explicación
Corresponde a los cargos de dirección y gerencia atender principalmente los procesos
de Gran significado estratégico que condicionan la definición y la conspiración de los
demás procesos y actividades con vistas a ofrecer soporte para la toma de decisiones
permiten definir desarrollar implantar y desplegar las estrategias y los objetivos de una
institución este tipo de procesos son numéricos comunes y afectan a la mayor parte de
la institución suele referir a las leyes normativas directrices etcétera aplicadas al
servicio y que no son controladas por el mismo estos proceso intervienen en la
formulación de la visión institucional y proporciona directrices a todos los demás
procesos.
Procesos de soporte
Los procesos de apoyo o soporte son todos aquellos que permiten la operación de la
institución y que sin embargo no son considerados clave por la misma este tipo de
procesos tienen como misión apoyar a uno o más procesos clave.
Explicación
Los procesos de soporte proporcionar recursos y apoyo a los procesos clave aquí se
incluyen la mayor parte de los procesos internos no pertenecientes a los otros grupos
estos procesos dirían en sus resultados son obtenidos directamente por el cliente son
fundamentales para que los procesos claves operen correctamente por ejemplo las
actividades y los procesos relacionados con el abastecimiento de la materia prima con
las herramientas las aplicaciones y los equipos de informática con la formación de
personal son procesos que no están ligados directamente a la misión de la
organización pero resultan necesarios para que los procesos primarios y estratégicos
puedan cumplir sus objetivos son procesos transversales a toda la organización.
Cómo hacer un mapa de procesos paso a paso
Paso 1
Definición del proceso se elabora la ficha de proceso Misión del servicio y los objetivos
a alcanzar así como también se da una clasificación y caracterización del sistema de
servicio sus entradas salidas clientes en el mercado y los límites.
Explicación
Para elaborar un mapa de procesos con garantía de éxito hay que considerar tres
factores importantes los clientes o partes interesadas los procesos de transformación
que se van a realizar y los resultados de los mismos lo más habitual es que el mapa se
pueda leer de izquierda a derecha para elaborar el mapa se requieren acciones
metódicas con las cuales se pueden decidir los servicios de salud actualmente están
necesitados de incorporar nuevo modelo de gestión que le permita reducir al máximo
la debilidad que le característica de su procesos clínicos y luego ordenar flujos de
trabajo para dar una atención y respuesta única dirigida tanto aumenta la satisfacción
de los pacientes como facilitar el trabajo de Los profesionales los pasos para elaborar
un mapa de procesos son 1 definición del proceso en este paso se elabora la ficha de
procesos misión de servicio y los objetivos alcanzar debe iniciarse en la clasificación y
caracterización del tipo de sistema y de servicio objeto de análisis la determinación del
grado y contacto del cliente con el proceso grado de interacción y adaptación junto al
grado de intensidad así como los límites de entrada y salida.
Cómo hacer un mapa de proceso paso a paso segunda parte
Paso 2 identificación de actividades y tareas trata identificar claramente las actividades
que son parte del proceso
Explicación
2 identificación de las actividades y tareas en este paso se trata identificar claramente
las actividades que son parte del proceso que se va a realizar y plasmar la línea
operativa Qué significa establecer la línea que se siguen en el proceso o él no proceso
de analizar en este paso toda preguntas te ayudarían a esclarecer la identificación y
determinación de las actividades que conforman el proceso por ejemplo cuáles
actividades suceden siempre y cuáles suceden solo a veces.
Cómo hacer un mapa del proceso paso a paso tercera parte
Paso 3 tipo de mapa o enfoque su realización permite visualizar cómo funciona y se
interrelacionan los procesos y actividades de la empresa Y por consiguiente detectar
oportunidades de mejora.
Explicación
El Paso 3 consiste en la representación de procesos mediante mapas es una etapa
esencial para la gestión y mejora de los mismos su realización permite visualizar cómo
funciona y se interrelacionan los procesos y actividades de la empresa Y por
consiguiente detectar oportunidades de mejora las técnicas de mapeo utilizadas en la
actualidad son la base para maximizar las expectativas de los clientes por medio del
manejos de los procesos y sus alineaciones desde calidad y rendimiento hasta tiempo
de respuesta o costo es por eso que a pesar de sus desventajas los mapas de procesos
son reconocidos como elementos fundamentales en la gestión por procesos la técnica
sí a comeda dependiendo de los objetivos que se persiguen puede que un momento
determinado se utiliza una determinación de técnicas pero los diagramas son ideales
en este caso por su posibilidad de representar actividades y conexiones tal cómo
sucede en la realidad operativa en esta herramienta se plasman todo esto proceso en
el mapa y se establecen las relaciones entre ellos de manera que con un simple vistazo
quede claro cual es la función de cada proceso y cuál es su importancia para el
desarrollo de la actividad de la empresa.
Cómo hacer un mapa de procesos paso a paso cuarta parte
Paso 4 diagrama y documentación se documenta cada paso en la secuencia y mediante
el mapa de procesos se identifica claramente Quién es el responsable del proceso
evitando la duplicidad y la ineficiencia
Explicación
En el cuarto pasó que el diagrama y documentación se documenta cada paso en la
secuencia para cada paso se debe hacer preguntas como que produce este paso quién
recibe este resultado que pasa después luego mediante el mapa de procesos se
identifica claramente Quién es el responsable del proceso en cambio la duplicidad y la
eficiencia en la empresa a la que pertenece De igual forma Este paso se debe realizar
entrevista con los ejecutantes del proceso verificar las actividades que realmente
ocurre y de comentar sobre errores o fallas que se cometen en el proceso.
Cómo hacer un mapa de proceso paso a paso parte 5
Paso 5 revisar y verificar que el mapa este completo con el propósito de chequear que
el diagrama o mapa este completo existe otro grupo de preguntas que también puede
ayudar a esclarecer ciertos aspectos.
Explicación
El quinto paso se trata de revisar y verificar que el mapa este completo para esto
podemos ayudar con algunas preguntas como todas las actividades están incluidas
Existe alguna que no pertenece a estos procesos todos implicados están de acuerdo en
que ese es el proceso parte no es como sucede en la realidad de los procesos también
puede generarse pregunta sobre otros aspectos después de completar el diagrama de
flujo por ejemplo de acuerdo con el propósito que se hace realmente porque la
actividad es necesaria que otra cosa Se podría hacer o se debería hacer de acuerdo con
el lugar a donde se lleva a cabo Por qué se lleva a cabo en ese lugar en particular de
acuerdo con la secuencia de cómo se hace Por qué se hace en ese momento en
particular cuando se podría o se Debería ser de acuerdo con la gente quién lo hace
porque lo hace esa persona quién más podría ser o debería hacerlo por el método
Cómo se hace De qué otra forma se podría o se debería hacer.
Cómo hacer un mapa de procesos paso a paso parte sexta
Paso 6 detectar oportunidades de mejora se busca la posibilidad de mejorar los
procesos a partir de la eliminación o minimización de los efectos de varios elementos.
Explicación
En el sexto pasó se buscan identificar aquellos elementos que nos pueden servir como
punto importante de mejora y que nos permita habitar entre otras cosas despilfarros
inventarios excesivos gasto elevado de recursos actividades innecesarias retrocesos
minimización de tinta por actividad.
Flujogramas
Explicación
Es una representación gráfica de la secuencia de las actividades y procesos los
elementos claves son la secuencia de la actividad que se realizan las personas
responsables que realizan esta actividad para este efecto se debe definir claramente la
utilización del diagrama de flujo propósito y los resultados que se espera obtener uno
de los objetivos fundamentales del flujograma es indicar el flujo de todo el trabajo de
un departamento Y representar gráficamente las distintas etapas del proceso y sus
interacciones con el fin de facilitar la compresión y sus funcionalidad.
Simbología del flujograma
Explicación
Para la construcción del flujograma se utiliza una serie de símbolos los cuales se
pueden apreciar en la diapositiva pero para la construcción del mismo se debe definir
los límites del proceso de estudio decidir Cuáles son el primer y el último paso del
diagrama inicio y fin del proceso esquematizar el proceso en grandes bloques reales de
actividades identificar los grupos de acción y más relevantes de un proceso y
establecer su secuencia temporal cuidando los puntos de decisión o implicación
escribir la decisión identificar los posibles caminos escoger la rama más frecuente y
usar demótico más frecuente hasta complicarlo retroceder la diputación desarrollar el
resto del diagrama y comprobar que no se ha omitido los pasos ya que el proceso tiene
una frecuencia misma