Tema 4: La organización del Archivo
1. La organización de fondos
Cuando hablamos de organización de archivo aprenderemos qué es, qué tareas deben llevarse a
cabo, y el cuadro de clasificación de fondos. Clasificar significa separar y ordenar significa unir, la
clasificación más la ordenación es lo que se llama organización de archivo. Para organizar, primero
hay que realizar una tarea de clasificar (separar) y luego la tarea de ordenar (unir).
El principio de procedencia es el básico para la organización de cualquier fondo. La organización
es, según Pedro López, la operación intelectual (clasificación) y mecánica (ordenación) por la que
diferentes agrupaciones documentales se relacionan de forma jerárquica con criterios orgánicos o
funcionales para revelar su contenido e información. Se necesita para esta tarea un profesional de
archivo que conozca las técnicas y prácticas archivísticas. Clasificar, a diferencia de ordenar,
requiere unos conocimientos previos. Una clasificación podrá ser natural (la que tiene le archivo de
forma vigente) o aplicada (la que hace el archivero), no es lo mismo tratar con archivos vivos que
con archivos muertos. Clasificar y ordenar son tareas previas a las descripción de un fondo, de vital
importancia pues están relacionados. Todo archivo que no está organizado se convierte en el
preludio de una destrucción, pues presenta problemas de conservación y un descontrol para el
archivero. La clasificación se aplica a la totalidad de un fondo o sección, mientras que la ordenación
se aplica a unidades documentales (documentos, expedientes, libros).
2. Literatura archivística
Haremos un recorrido por una serie de profesionales que trataron el tema de clasificar, ordenar y
organizar dentro de la literatura archivística. Marcelo Núñez Cepeda en su manual de 1947 dirá
que las dos operaciones fundamentales que se deben practicar en los archivos para que sus fondos
se encuentren bien ORDENADOS son la clasificación y la catalogación (error). Luis Piazalli dice
que clasificar es la acción de ordenar o disponer por clases (error). Tanodi dirá que la ordenación es
la actividad de poner en orden los documentos y el método principal para ellos es su buena
clasificación (vuelve a relacionar ambos elementos). Otros autores lo empeoran porque dicen que
los mejores sistemas de clasificación son el alfabético, numérico, cronológico, geográfico o material
(nunca, en todo caso serían de ordenación). También habrá expresiones erróneas como que los
documentos se clasifican cronológicamente o que se clasifican por materias. Es Schellenberg quien
delimita las tareas de clasificar y de ordenar, insiste en que clasificar es imprescindible a la hora de
organizar y conservar la documentación y que la ordenación es clave para proceder a las
descripción, aporta que ambas tareas se engloban en la tarea de organización. En los Archivos
administrativos la clasificación viene dada por la misma producción de los documentos de forma
natural y la ordenación cronológica aparece también de forma natural en estos expedientes. En los
archivos históricos habrá documentación organizada (colocar en cada serie documental la
documentación suelta, o creación de nuevas series) y documentación desorganizada (tras el estudio
de la institución, sus atribuciones, funciones y actividades deberá elaborar el correspondiente
Cuadro de Clasificación).
3. La clasificación documental y el cuadro de clasificación de fondos
La preocupación por la clasificación de fondos se inicia en los siglos XVIII y XIX (se siguieron
criterios bibliotecarios), ya con el principio de procedencia se impone pero no siempre se acompaña
de la práctica, a principios del [Link] aún muchos archiveros seguían criterios de biblioteca o incluso
temática (es un ejemplo la Casa de Priego). La clasificación no la crea el archivero sino que viene
impuesta por el organismo, esta puede reflejar: órganos (orgánica), funciones (funcional) y de
órganos y funciones (orgánico-funcional). La clasificación se refleja en el llamado Cuadro de
clasificación de fondos (no hay 2 iguales), que representa la estructura orgánica de la institución y
luego ir adjudicando en cada dependencia la documentación correspondiente, refleja el organigrama
de la institución. Cada fondo tendrá su propio cuadro de clasificación, la clasificación se aplica a la
totalidad del fondo.
4. La ordenación
La ordenación es la segunda tarea que realizamos dentro de un fondo, es unir la documentación
siguiendo una unidad orden dependiendo de la naturaleza de la misma.
Los tipos de ordenación serán varios, el cronológico (año, mes y día) tendrá que tener en cuenta
los documentos sin fecha (siempre van al principio), la reducción de fechas (no siempre se datan las
fechas de la misma manera), la data archivística, los expedientes se organizan según el primer y
último año. El criterio alfabético (primer apellido, segundo apellido y nombre) no siempre ha sido
igual, hay casos que solo se conoce el nombre de pila (esclavos o indios), en los siglos XVI-XVII
los índices van también por nombre de pila, con las probanzas (de limpieza de sangre) ocurre lo
mismo, se intenta que la ortografía sea siempre la actual (se normalizan nombres por ejemplo) y los
temas de geografía influyen (hay que especificar los lugares de los que se habla). La ordenación
numérica se utilizará para las unidades de instalación (cajas de archivo), los archivos centrales
tienen una sola numeración mientras hay otros archivos a los que les dan dobles numeraciones para
libros y legajos, en el [Link] se organizaba en estantes, cajones y legajos (estante 1, cajón 1, legajo 9,
por ejemplo, ya no se hace así), el problema que esto tiene sobre todo en archivos históricos es que
mucha documentación está signada con esta signatura de estante-cajón-legajo, y habrá tantas
numeraciones como fondos de archivos históricos.
Habrá una serie de operaciones relacionadas con la ordenación: el desdoble o despliegue de la
documentación (los folios eran enormes y para guardarlos se doblaban, siempre se procura que el
documento esté plano), el signaturado y sellado (se procura que sea reversible para no dañar la
documentación, se suele hacer en la parte inferior derecha del documento con lápiz, se ponen las
iniciales del archivo y el patronato, mientras el sellado es un pequeño sello en la parte inferior
izquierda para evitar su apropiación indebida), foliación y numeración (antes de foliar un legajo hay
que ordenarlo, se hace en la parte superior derecha poniendo el número de folio, y la numeración
nos ayuda a ubicar los documentos dentro de sus series), y agregación (hay documentación que no
se sabe donde pertenece y se traslada, se agrega a otro, pero siempre hay que dejar una referencia de
que eso se hizo).
