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REGLAS PARA ARCHIVAR:
REGLA 1: NOMBRES DE PERSONAS
Se invierte el nombre tomando como primera unidad, el apellido. Como siguiente
unidad el segundo apellido, como tercera unidad el primer nombre, cuarta unidad el
siguiente nombre si lo tiene.
Primer caso de la Regla 1:
Unidades diferentes, deciden el orden alfabético.
Ejemplo: Se archiva:
Carlos Abarca. Abarca, Carlos.
María Elena Morales Castillo. Castillo, Rosario.
Rosario Castillo. Morales Castillo, María Elena.
Segundo caso: En unidades iguales deciden el orden alfabético la unidad
diferente.
Ejemplo: César Núñez Núñez, Adela
Olga Núñez Núñez, César
Adela Núñez Núñez, Olga
Tercer caso: Una unidad más corta precede una más larga si tiene la misma raíz.
Ejemplo:
Moreno
Moreira
M.
Morales
Mora
Cuarto caso: Apellidos que aparecen solos, preceden a los mismos apellidos con
iniciales o nombres.
Ejemplo:
Ejemplo Se archiva
Gutiérrez Gutiérrez
Gutiérrez A. Gutiérrez A.
Rigoberto Gutiérrez,
Gutiérrez Rigoberto
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Quinto caso
Una inicial precede a un nombre comenzando con la misma letra:
Ejemplo Se archiva
Miguel Angel Abdalah
Antonio Abdalah A,B,C y Cía
Miguel Abdalah Abac F. R
Juan Manuel Abac Abac Juan Manuel
Abac F.R. Abdalah Antonio
A, B, C y Cía. Abdalah Miguel
Abdalah Miguel Angel
Sexto caso
Cuando un prefijo o articulo precede al apellido dicho prefijo o articulo se considera
como parte del apellido.
Ejemplo Se archiva
Dolores del Río De la Rocha Manuel
Manuel de la Del Carmen Jorge
Rocha
Rebeca D” Escoto Del Río Dolores
Jorge del Carmen De” Escoto Rebeca
Séptimo caso: Cuando el nombre completo, en ingles o en español de una
persona hay dos o más apellidos unidos por un guión, se consideran como una sola
unidad de:
Ejemplo Se archiva
Adela Castillo- Alemán Aguirre- Rocha Humberto
Humberto Aguirre- Rocha Castillo- Alemán Humberto
Carlos Wang - Valle Wang- Valle Carlos
Regla 2: Nombres de casas comerciales.
Se clasifican y se ordenan tal como su razón social.
Ejemplo:
Café El Mejor.
Restaurante Topkapi.
Laboratorio Abbot.
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Regla 3: Nombres de casa comerciales con nombres completos de personas.
Ejemplo Almacén Carlos Sánchez.
Sánchez Carlos, Almacén
Regla 4 Apellidos compuestos.
Son aquellos que contienen una preposición articulo y se consideran como una sola
unidad.
Ejemplo: Víctor De la Rocha
De la Rocha, Víctor.
Regla 5: Títulos y Grados
Al preceder o seguir el nombre un titulo o grado académico, esté no se considera al
ordenar alfabéticamente y se escribe entre paréntesis después del nombre.
Regla 6: Abreviaturas
La abreviaturas se consideran como si el nombre estuviera completo sin embargo
cuando hay iniciales o letras solas que no son abreviaturas se consideran como
unidad inseparable.
Ejemplo:
Línea Área Costarricense S. A (LACSA).
Transportes Aéreos Centroamericanos (T.A.C.A)
I.B.M
Regla 7: Conjunciones y preposiciones.
Conjunciones y preposiciones y, para, de, del no se toman en cuenta al clasificar y
archivar pero no se omiten, ni se pierde el orden en las tarjetas o fólder, se colocan
entre paréntesis para indicar que no se consideran al archivar.
Ejemplo: Ernesto Chamorro y Cía Ltda..
Chamorro Ernesto (y) Compañía Limitada.
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Al clasificar y ordenar los nombres de las casas comerciales se consideran como
una unidad de clasificación, además que deberán escribirse completo aplicando las
reglas de las abreviaturas.
Regla 8: Gobiernos
En archivo los gobiernos de los países se expresan con el nombre oficial completo
de cada país. Al clasificarlo se deberá considerar primero el nombre del país, luego
la división mayor y por ultimo la subdivisión menor.
Ministerio de Salud República de Nicaragua.
Nicaragua República (de) Salud Ministerio (de).
Regla 9 : Subdivisiones políticas.
Los nombres que pertenecen a otra subscripciones políticas como: estado,
departamento, provincia, ciudades, municipios, cantones y distritos se clasifican y
se archivan bajo el nombre de la subdivisión políticas.
Ejemplo: Departamentos de Carreteras, municipio de Chichigalpa.
Chichigalpa Municipio (de) Carreteras Departamento (de)
Regla 10: Bancos
Los nombres de los bancos se archivan primero por el nombre del banco y segundo
por el nombre de la ciudad, departamento, país.
Regla 11: Mujeres casadas.
En varios países de América Latina se ha establecido la costumbre de identificar a
la mujer casada con el apellido del esposo, sin tomar en cuenta como primera
instancia el apellido de soltera de la mujer. En estos casos el apellido del esposo se
considera como primera unidad, como segunda unidad el primer nombre de la
mujer, como tercera unidad el siguiente nombre y como cuarta unidad el apellido de
soltera de la mujer y al final la preposición de entre paréntesis.
Ejemplo:
María Mercedes Ruiz de Sánchez.
Sánchez María Mercedes Ruiz (de)
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