Microsoft Excel

Informe Excel
INTRODUCCIÒN DE EXCEL 2
Ingreso al programa 2
Pantalla inicial Excel 2
EMPEZANDO A TRABAJAR CON EXCEL 3
OPERACIONES CON ARCHIVOS 5
FUNCIONES 6
CELDAS 9
HOJAS 11
IMPRESION 12
GRAFICOS 13

Introducción de Excel:

Excel es un programa del tipo Hoja de Cálculo que permite realizar operaciones con números organizados en una
cuadrícula. Es útil para realizar desde simples sumas hasta cálculos de préstamos hipotecarios. Veremos cuáles son los
elementos básicos de Excel, la pantalla, las barras, etc., para saber diferenciar entre cada uno de ellos. Aprenderás cómo
se llaman, dónde están y para qué sirven. También cómo obtener ayuda, por si en algún momento no sabes cómo seguir
trabajando.

Ingreso al programa:

 hacemos clic en INICIO PROGRAMAS MICROSOFT EXCEL o podemos hacer doble clic si existiese el acceso
directo en el Escritorio.

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Pantalla inicial de Excel:

 Barra de título: muestra el

nombre del programa y el
nombre de la planilla con el
que se está trabajando, si este
todavía no tiene nombre se lo
denomina Libro1.
 Barra de menú: contiene todas
las funciones de Excel
agrupadas en ventanas
desplegables. Barra de
herramientas Formato:
contiene los botones para
acceder de manera más rápida
a las funciones utilizadas con
mayor frecuencia.
 Barra de fórmulas: nos muestra el contenido de la celda activa, es decir, la casilla donde estamos situados. Cuando
vayamos a modificar el contenido de la celda, dicha barra variará ligeramente, pero esto lo estudiaremos más
adelante.

 Cursor: es el indicador que nos muestra en que celda nos hallamos ubicados.
 Planilla: formada por 256 columnas y 65535 filas. Cada intersección entre una columna y una fila se llama
celda.
 Barra de etiquetas: conjunto de solapas Hoja1, Hoja2, la cuál nos permite desplazarnos por las hojas que
forman lo que se denomina un Libro de trabajo que es almacenado en un archivo.
 Barras de desplazamiento: permite moverse a distintas áreas de la planilla cuando esta ocupa más de una
pantalla, se accede con la ayuda del mouse pulsando clic en las flechitas o arrastrando el rectángulo. También
se llama “scroll”.
 Barra de estado: situada en la parte inferior de la planilla, nos muestra diferente información acerca de un
comando seleccionado o de una operación en curso. Sobre el lado derecho de la planilla nos informa si las
teclas BloqNum (teclado numérico), BloqMay (mayúsculas), Bloques (desplazamiento) se encuentran
activadas.
Libro de Excel: los documentos creados con Microsoft Excel se denominan libros. Cada uno de ellos se compone de
varias hojas de cálculo almacenadas en un mismo archivo. Las hojas contenidas en un libro son, por defecto, tres
aunque este número puede aumentarse sin límite alguno. El hecho de que un libro contenga varias hojas de
cálculo, permite tener mejor relacionados documentos que contengan vínculos entre sí.
Los archivos de tipo libro de Excel se identifican por su extensión .xls. Es conveniente conservar esta extensión aún
cuando se modifique el nombre del archivo.
Uso de la ayuda: la manera más rápida y fácil de conseguir ayuda en Excel es recurrir al ayudante para esto se debe
hacer: ◊ hacer clic en el botón representado con un signo de pregunta (ayudante) que se encuentra ubicado en la
barra de herramientas. ◊ se puede pulsar F1. ◊ elegir el menú ?  Ayuda de Microsoft Excel.
Empezando a trabajar con Excel
Desplazamiento por la hoja: existen numerosas maneras de desplazarse por una hoja de cálculo de Microsoft Excel
utilizando el ratón o las teclas y combinaciones de teclas.
En general, podemos dividir en dos tipos los modos de desplazarse: los que desplazan la celda activa y aquéllos que
no lo hacen. Dentro del primer grupo, se encuentra la simple selección de una tecla mediante la pulsación sobre la
misma con el ratón. También, la función “Ir a” del menú Edición y los movimientos efectuados utilizando las teclas
de desplazamiento del teclado. Las funciones que no desplazan la celda activase limitan a mostrarnos otra parte de
la hoja de cálculo sin cambiar la celda seleccionada. Se incluye dentro de este grupo el desplazamiento vertical u
horizontal utilizando las barras de desplazamiento.

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Hojas: en la parte inferior tenemos una barra que nos permite cambiar entre las distintas hojas. Igual que en una
carpeta, en Excel podemos tener varias hojas. Podemos realizar por ejemplo en cada hoja un presupuesto y
posteriormente integrarlos.
Es aconsejable ser ordenado y utilizar distintas hojas para los distintos proyectos, presupuestos o apartados
analizados. Activamos por ejemplo la "Hoja número 2". Haciendo doble clic sobre el
nombre de la hoja (“Hoja2, por ejemplo) le podemos cambiar el nombre a un
nombre significativo al contenido de cada hoja
Desplazamiento por el libro: nos centramos en el modo de desplazarnos por diferentes hojas del libro o, utilizando
una expresión coloquial, la manera de “pasar las páginas del libro”.
Esta operación puede ser tan sencilla como pulsar sobre la etiqueta de la hoja a la que se quiere acceder. Algunas
veces, no obstante, debido al gran número de hojas existentes, algunas de las etiquetas pueden quedar ocultas y
deberemos desplazarlas previamente. Finalmente, recordaremos que la función “Ir a” del menú Edición sirve tanto
para desplazarse por la misma hoja como de una a otra hoja del mismo libro.
Desplazamientos:
Cursor derecho una celda a la derecha. Alt+Av.Pag una pantalla a la derecha.
Cursor izquierdo una celda a la izquierda. Alt+Re.Pag una pantalla hacia la izquierda.
Cursor arriba una celda arriba. Un clic selecciona una celda.
Cursor abajo una celda abajo. Un clic y arrastro selecciono un rango de
Inicio comienzo de una fila. celda.
Ctrl+Fin final de la hoja Manteniendo pulsado Ctrl pulsar clic en la
Ctrl+Inicio comienzo de la hoja. celda o rango selecciona celdas o rangos
Av.Pag una pantalla hacia abajo. no adyacentes.
Re.Pag una pantalla hacia arriba.
Clic en la primera celda, pulso la
tecla Mayús y manteniéndola pulsada
hago un clic en la última celda selecciona Clic en la primera letra de columna ó
un rango de celdas amplio. número de la primera fila, luego Ctrl
Clic en el número de la fila selecciona toda la fila. mientras selecciono el resto de las filas
Clic en la letra de columna selecciona toda la columna. o columnas selecciona filas o
Clic en el primer número de fila ó primera letra de la columnas no continuas.
columna a seleccionar, y arrastro el Clic en cualquier lugar de la
mouse para seleccionar todas las filas o columnas planilla desactiva la selección.
que deseo selecciona filas o columnas continuas.

Deshacer y Rehacer cambios: deshacer significa anular algún cambio que hemos efectuado en la planilla. Rehacer
significa anular la acción del botón deshacer y dejar la planilla como estaba originalmente. Para cada una de las
operaciones se hace un clic en el ícono correspondiente.
Ingreso de datos:
 Se ubica el cursor en la celda a escribir, haciendo clic con el botón izquierdo del mouse
o con las teclas de cursor del teclado.
 Se tipean los datos (numéricos o alfanuméricos).
 Para confirmar el valor en la celda se puede utilizar cualquiera de estos tres métodos
nombrados a continuación:
INTRO (ENTER): Se valida el valor introducido en la celda y además la celda activa pasa
a ser la que se encuentra justo por debajo.

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 TECLAS DE MOVIMIENTO: Se valida el valor introducido en la celda y además la celda
activa cambiará dependiendo de la flecha pulsada, es decir, si pulsamos FLECHA
DERECHA será la celda contigua hacia la derecha.
CUADRO DE ACEPTACIÓN: Es el botón de la barra de fórmulas, al hacer clic
sobre él se valida el valor para introducirlo en la celda pero la celda activa seguirá siendo
la misma.
Modificar datos
Se puede modificar el contenido de una celda al mismo tiempo que se esté escribiendo o más tarde, después de la
introducción. Si aún no se ha validado la introducción de datos y se comete algún error, se puede modificar
utilizando la tecla Retroceso del teclado para borrar el carácter situado a la izquierda del cursor, haciendo
retroceder éste una posición. No se puede utilizar la tecla FLECHA IZQUIERDA porque equivale a validar la entrada
de datos. Si ya se ha validado la entrada de datos y se desea modificar, seleccionaremos la celda adecuada, después
activaremos la Barra de Fórmulas pulsando la tecla F2 o iremos directamente a la barra de fórmulas haciendo clic
en la parte del dato a modificar. La Barra de Estado cambiará de Listo a Modificar. En la Barra de Fórmulas
aparecerá el punto de inserción o cursor al final de la misma, ahora es cuando podemos modificar la información.
Después de teclear la modificación pulsaremos INTRO o haremos clic sobre el Cuadro de Aceptación. Si después de
haber modificado la información se cambia de opinión y se desea restaurar el contenido de la celda a su valor
inicial, sólo hay que pulsar la tecla Esc del teclado o hacer clic sobre la Caja de Cancelación de la barra de fórmulas.
Así no se introducen los datos y la celda muestra la información que ya tenía. Si se desea reemplazar el contenido
de una celda por otro distinto, se selecciona la celda y se escribe el nuevo valor directamente sobre ésta.
Tipos de datos
Veamos que los distintos tipos de datos que podemos introducir en las celdas de una hoja de cálculo: Valores
Constantes: Es un dato que se introduce directamente en una celda. Puede ser un número, una fecha u hora, o un
texto. Números Para introducir números puedes incluir los caracteres 0, 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9 y los signos especiales
+ - ( ) / % E ó e €. Los signos (+) delante de los números se ignoran, y para escribir un número negativo éste tiene
que ir precedido por el signo (-). Al escribir un número entre paréntesis, Excel lo interpreta como un número
negativo, lo cual es típico en contabilidad. El carácter E o e es interpretado como notación científica. Por ejemplo,
3E5 equivale a 300000 (3 por 10 elevado a 5). Se pueden incluir los puntos de miles en los números introducidos
como constantes. Cuando un número tiene una sola coma se trata como una coma decimal. Si al finalizar un
número se escribe €, Excel asigna formato Moneda al número y así se verá en la celda, pero en la barra de fórmulas
desaparecerá dicho símbolo. Si introducimos el símbolo % al final de un número, Excel lo considera como símbolo
de porcentaje. Si introduces fracciones tales como 1/4, 6/89, debes escribir primero un cero para que no se
confundan con números de fecha. Si un número no cabe en su celda como primera medida se pasa
automáticamente a anotación científica. Por defecto los números aparecen alineados a la derecha en la celda.
Fecha u hora: Para introducir una fecha u hora, no tienes más que escribirla de la forma en que deseas que
aparezca. Al igual que los números (ya que realmente lo son), las fechas y las horas también aparecen alineados a la
derecha en la celda. Cuando introduzcas una fecha comprendida entre los años 1929 y 2029, sólo será necesario
introducir los dos últimos dígitos del año, sin embargo para aquellas fechas que no estén comprendidas entre dicho
rango, necesariamente deberemos introducir el año completo.
Ejemplos:

Texto: Para introducir texto como una constante, selecciona una celda y escribe el texto. El texto puede contener letras,
dígitos y otros caracteres especiales que se puedan reproducir en la impresora. Una celda puede contener hasta 16.000
caracteres de texto. Si un texto no cabe en la celda puedes utilizar todas las adyacentes que están en blanco a su
derecha para visualizarlo, no obstante, el texto se almacena únicamente en la primera celda. El texto aparece, por
defecto, alineado a la izquierda en la celda.

Operaciones con archivos

Guardar un archivo:

 Se va al menú Archivo

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  Se elige la opción Guardar como.
 Se escribe el nombre del archivo hasta 255 caracteres.
 Se elige la unidad de disco y a continuación la carpeta.

Cerrar un archivo: se elige la opción Cerrar de menú Archivo.

Abrir un archivo:

 Se elige la opción Archivo.

 Se elige Abrir.
 Se selecciona la unidad de disco y/o carpeta.
 Se elige el archivo.
 Se hace clic en la opción Abrir.

Salir de Excel: hacemos clic sucesivamente en menú Archivo y la opción Salir (habiendo
previamente guardado el archivo con el que estábamos trabajando. También podemos elegir el
símbolo de la X que se encuentra en la parte superior derecha.

Crear un libro nuevo: cuando entramos en Excel automáticamente se inicia un libro de trabajo
vacío, pero supongamos que queremos crear otro libro nuevo, la operación se denomina Nuevo.
Para empezar a crear un nuevo libro de trabajo, seguir los siguientes pasos: Selecciona el menú
Archivo y elige la opción Nuevo...

O bien hacer clic sobre el botón Nuevo de la barra de herramientas. En caso de utilizar el
botón Nuevo, aparecerá un nuevo libro automáticamente, pero si utilizamos el menú se abrirá el
panel de tareas en la parte derecha de la ventana con el siguiente aspecto:

Haz clic sobre el enlace para empezar un libro de trabajo vacío. (Se podría
utilizar otra opción de la barra pero en estos casos se crearía el libro de trabajo a partir de otros
libros ya creados). Automáticamente se abrirá un nuevo libro de trabajo.

Funciones
Fórmulas
Una fórmula es una secuencia formada por valores constantes, referencias a otras celdas,
nombres, funciones, u operadores.
Una fórmula es una técnica básica para el análisis de datos. Se pueden realizar diversas
operaciones con los datos de las hojas de cálculo como *, +,-,Sen,Cos,etc...
En una fórmula se pueden mezclar constantes, nombres, referencias a otras celdas, operadores y
funciones. La fórmula se escribe en la barra de fórmulas y debe empezar siempre por el signo =.

Los distintos tipos de operadores que se pueden utilizar en una fórmula son:

 OPERADORES ARITMÉTICOS se emplean para producir resultados numéricos. Ejemplo: + -

*/%^
 OPERADOR TIPO TEXTO se emplea para concatenar celdas que contengan texto. Ejemplo:
&

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  OPERADORES RELACIONALES se emplean para comparar valores y proporcionar un valor
lógico (verdadero o falso) como resultado de la comparación. Ejemplo: < > = <= >= <>
 OPERADORES DE REFERENCIA indican que el valor producido en la celda referenciada debe
ser utilizado en la fórmula. En Excel pueden ser:
 OPERADOR DE RANGO: indicado por dos puntos (:), se emplea para indicar un rango de
celdas. Ejemplo: A1:G5
 OPERADOR DE UNIÓN: indicado por una coma (,), une los valores de dos o más celdas.
Ejemplo: A1,G5

Cuando hay varias operaciones en una misma expresión, cada parte de la misma se evalúa y se
resuelve en un orden determinado. Ese orden se conoce como prioridad de los operadores.
Se pueden utilizar paréntesis para modificar el orden de prioridad y forzar la resolución de algunas partes de una
expresión antes que otras. Las operaciones entre paréntesis son siempre ejecutadas antes que las que están fuera del
paréntesis. Sin embargo, dentro de los paréntesis se mantiene la prioridad normal de los operadores.

Cuando hay expresiones que contienen operadores de más de una categoría, se resuelve antes las que tienen
operadores aritméticos, a continuación, las que tienen operadores de comparación y por último las de operadores
lógicos. Los operadores de comparación tienen toda la misma prioridad, es decir que son resueltos de izquierda a
derecha, en el orden en que aparecen. Son:

• OPERADORES LÓGICOS Y ARITMÉTICOS son resueltos en el siguiente orden de prioridad (de mayor a menor):

Cuando hay multiplicación y división en la misma expresión, cada operación es resuelta a

medida que aparece, de izquierda a derecha. Del mismo modo, cuando se presentan
adiciones y sustracciones en una misma expresión, cada operación es resuelta en el orden
en que aparece, de izquierda a derecha.
El operador de concatenación de cadenas de caracteres (&) no es realmente un operador
aritmético pero es prioritario respecto a todos los operadores de comparación.
Una función es una fórmula especial escrita con anticipación y que acepta un valor o
valores, realiza unos cálculos con esos valores y devuelve un resultado.
Todas las funciones tienen que seguir una sintaxis y si ésta no se respeta Excel nos
mostrará un mensaje de error.

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1) Los argumentos o valores de entrada van siempre entre paréntesis. No dejes espacios
antes o después de cada paréntesis.
2) Los argumentos pueden ser valores constantes (número o texto), fórmulas o funciones.
3) Los argumentos deben de separarse por un punto y coma ";". Ejemplo:
=SUMA(A1:B3) esta función equivale a =A1+A2+A3+B1+B2+B3 Más adelante veremos
cómo utilizar funciones.

Ingreso de fórmulas y funciones

Toda fórmula se ingresa desde la celda del resultado con el signo “=” luego irá la celda de
datos, el signo de operación, y la 2° celda de datos, así sucesivamente según la operación
a realizar. Por ejemplo:

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Copiar a un rango la misma fórmula

 Se ubica en la celda del resultado

 Ir a Edición Copiar.
 Se selecciona el rango donde se va a calcular la misma fórmula.
 Ir a Edición Pegar.
 Pulsar Esc para desactivar la indicación de los datos a copiar.
 Clic en cualquier celda para desactivar la selección.

“Las fórmulas se habrán repetido para el resto de los productos”.

Recálculo automático de fórmulas: una de las características más importantes de una planilla de
cálculo es que si se modifica el valor de una celda que interviene en una celda que interviene en
una fórmula, el resultado de este se actualiza automáticamente, siempre y cuando se hayan
utilizado para las fórmulas las celdas y no los valores dentro de ellas.

Celdas
Inserción de columnas o filas:

 Posicionarse en donde se quiere insertar la columna o fila.

 Ir a Insertar columnas o Insertar fila tantas veces como se necesite.

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 Todas las columnas por la derecha de la nueva se incrementarán una posición y todas las
filas para abajo se incrementarán en una posición.
En caso de no haber seleccionado ninguna columna o fila, Excel toma la columna o fila
donde estamos situados como columna o fila seleccionada.
Si quieres añadir varias columnas o filas, basta con seleccionar tantas columnas o filas, en
el primer paso, como columnas o filas a añadir.
Añadir columnas o filas a nuestra hoja de cálculo no hace que el número de columnas o
filas varíe, seguirán habiendo 256 columnas y 65535 filas, lo que pasa es que se eliminan
las últimas, tantas como columnas o filas añadidas. Si intentas añadir columnas o filas y no
te lo permite, seguro que las últimas columnas o filas contienen algún dato.
Cambiar el ancho de una columna o fila:
 Ubicarse en la columna.
 Ir a Formato/Columna Autoajustar a la selección.
Otra forma es posicionarse en la división de cada columna y arrastrar con el botón
izquierdo del mouse al tamaño deseado.
Ocultar Columnas o Filas:
 Acceder a la opción Formato Columna o Fila según la ocasión.
 Elegir Ocultar.
 Para desocultar, en la misma opción elegir Mostrar.
Para todos los formatos que tengan que ver con las celdas (relleno, bordes, tipo de datos,
combinar celdas, formato de la fuente) debemos ir al menú Formato Celda o teniendo
seleccionadas las celdas a las cuales les queremos dar formato hacemos clic con el botón
derecho sobre ellas y hacemos clic en Formato de celdas.
Estilo de letra: el estilo de letra es el formato que se le puede dar usando los botones
Negrita (N), Subrayado(S) y Cursiva (K). Se puede seleccionar el botón y luego se escribe, o
se escribe directamente, luego se selecciona la o las celdas, y luego se hace clic en los
botones correspondientes.

Tipo y tamaño de letra: para el tipo se elige el ícono Fuente y para el tamaño el ícono Tamaño de
Fuente, para cada caso se elige el que más desee.

Copiar formato: mediante esta opción se puede asignar un mismo tipo de formato a cualquier
otra celda. Para esto: Seleccionar el rango de celdas que tiene el formato original.

 Hacer un clic en el ícono Copiar formato representado con una brocha.

 Seleccionar el rango destinatario.
 Hacer un clic en cualquier celda para desactivar la selección.

Alineación del contenido de una celda: el contenido de una celda se puede escribir Centrado, a la
izquierda, a la derecha. Para cada caso seleccionar el ícono que corresponda a cada caso.

Formato moneda: para pasar todo un rango o celda al formato de $, se selecciona el rango o
celda y se hace un clic en el ícono $.

Para disminuir decimales, luego de seleccionar el rango o celda se elige el ícono correspondiente.

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Para aumentar decimales, luego de seleccionar el rango de celdas o celda se elige el ícono
correspondiente.

Añadir bordes a la planilla

 Seleccionar el rango al cual se va a aplicar algún borde.

 Hacer un clic en el ícono correspondiente simbolizado con un recuadro.
 Aparece un cuadro en el cual se elige el borde deseado.
 También para mejorar aún más el aspecto de la planilla se pude ir al menú Formato Bordes y
sombreado.

Tramado de fondo

 Seleccionar la celda o el rango de celdas a aplicar una trama.

 Ir al menú Formato Celdas Tramas.
 Hacer un clic en la solapa Trama.
 Elegir la deseada.

Copiar celdas: la operación de copiar duplica una celda o rango de celdas a otra posición. Cuando
utilizamos el portapapeles entran en juego 2 operaciones Copiar y Pegar. La operación de Copiar
duplicará las celdas seleccionadas al portapapeles de Windows y Pegar copia la información del
portapapeles a donde nos encontramos situados. Para copiar unas celdas a otra posición, tenemos
que realizar hacerlo en dos tiempos:

1. Copiamos al portapapeles las celdas a copiar:

a. Seleccionar las celdas a copiar.
b. Seleccionar el menú Edición.
c. Elegir la opción Copiar.

O bien, hacer clic sobre el botón Copiar de la barra de herramientas. Observa como aparece
una línea de marca alrededor de las celdas copiadas indicándote la información situada en el
portapapeles.

2. Las trasvasamos del portapapeles a la hoja:

a) Seleccionar las celdas sobre las que quieres copiar las primeras.
b) Seleccionar el menú Edición.
c) Elegir la opción Pegar.

O bien, hacer clic sobre el botón Pegar de la barra de herramientas Cuidado, ya que al pegar
unas celdas sobre otras no vacías, se borrará el contenido de éstas últimas. No tienes por qué
seleccionar el rango completo sobre el que se va a pegar, ya que si se selecciona una única celda,
Excel extiende el área de pegado para ajustarlo al tamaño y la forma del área copiada. La celda
seleccionada será la esquina superior izquierda del área pegada. Para quitar la línea de marca
alrededor del área copiada, pulsar la tecla ESC del teclado, mientras tengas la línea de m7arca puedes volver
a pegar el rango en otras celdas sin necesidad de volver a copiar.

Autollenado de valores para un rango de celdas: el autollenado es que varias celdas seguidas contengan
una progresión de valores, ya sea una fórmula, números sueltos (1,2,3,etc.). Para esto tiene que haber dos
celdas escritas con datos, luego se deben seleccionar ambas, se verá en la esquina inferior derecha de la

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selección hay un cuadradito, se lleva la flecha del mouse hasta el, ésta se transformará en un “+”,
manteniendo pulsado el botón izquierdo del mouse se arrastra hacia abajo, a la derecha o izquierda, según
se necesite. Al soltar se verán las celdas rellenadas con la fórmula inicial de las dos primeras con el
reemplazo de valores.

Corrección ortográfica: Excel dispone de un corrector ortográfico que nos permitirá detectar errores
ortográficos dentro de nuestra hoja de cálculo. Para ello Excel busca cada palabra en su diccionario, y
cualquier palabra que no encuentre la considerará como posible palabra errónea Evitar que haya errores en
nuestros textos es ahora mucho más fácil. No obstante conviene saber que si al revisar un documento, Excel
no encuentra ningún error no quiere decir que, necesariamente, sea así. Ya que hay errores que Excel no
puede detectar puesto que dependen del contexto, por ejemplo esta y está como las dos palabras están en
el diccionario.

Para corregir una hoja de cálculo o parte de ella, seguir los siguientes pasos:

1. Situarse en la primera celda de la hoja de cálculo.

2. Seleccionar el menú Herramientas y elegir la opción Ortografía... O bien haz clic sobre el
botón Ortografía de la barra de herramientas.

En caso de encontrar algún posible error ortográfico, aparecerá el cuadro de diálogo Ortografía.

Observa como en la barra de título aparece el diccionario que está utilizando para corregir la ortografía, si
queremos cambiar de diccionario porque el idioma es diferente o queremos utilizar un diccionario personal
con palabras propias, solo tenemos que elegir el nuevo diccionario de la lista desplegable del recuadro
Idioma del diccionario.

Hojas
Cambiar de nombre a una hoja

 Acceder a Formato Hoja

 Elegir Cambiar Nombre
 Escribir el nombre donde queda marcada Hoja… y Enter

Ocultar Hoja

 Acceder a Formato Hoja.

 Elegir Ocultar
 Para desocultar en la misma opción elegir Mostrar.

Vista preliminar

Se hace en el ícono que simboliza una lupa. Esto mostrará como guardará la planilla en una hoja.

Uso del zoom

Cuando entramos a la presentación preliminar, nos aparece una vista que no da idea general de la planilla,
pero si lo deseamos podemos ampliar el tamaño para verla más detalladamente. Hacer un clic en zoom.

Configurar página

 Hacer un clic en Configurar dentro de la vista preliminar o ir al menú Archivo Configurar página.
 Dentro de esta opción se determina la orientación de la hoja (horizontal o vertical), el
tamaño de la hoja, los márgenes.
 También se puede determinar un encabezado y pie de página.

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  Hacer un clic en Personalizar encabezado.
 Hacer clic en la selección donde irá (derecha, izquierda o centrado).
 Escribir el texto y hacer clic en Aceptar.
 Para pie de página, hacer un clic en Personalizar pie de página.
 Elegir la sección o ubicación.
 Escribir el texto y hacer clic en Aceptar.
 Otro clic en Aceptar para conformar ambas opciones.

Ordenar una planilla: ordenar las celdas significa acomodar los datos en forma ascendente o descendente
por algún dato o columna en común. Para esto se selecciona las columnas a ordenar (NO MÁS DE 3 POR
VEZ), luego se va al menú Datos Ordenar. Se verá en la ventana de ordenamiento que dice: ordenar
por….., luego por……, luego por……. En cada uno de los cuadros se escribe o se selecciona de las opciones la
columna que corresponda para cada caso. Luego en cada una si es ascendente o descendente. Por último en
esa pantalla dice si la pantalla tiene encabezamiento (SI/NO), significa títulos de las columnas, según el caso
cliquear en lo que corresponda y dar Aceptar.

Uso del Filtro: filtrar es realizar búsquedas en las planillas, estas pueden ser automáticas o personalizadas.
Las primeras se eligen directamente el dato que se quiere ver. Por ejemplo de las columnas de nombres se
selecciona a Roberto (mostrará todos los Roberto que haya); en las segundas se establecen condiciones para
ver todos los datos coincidentes. Por ejemplo se quieren ver todos los Roberto pero a su vez que sean
menores de 28 años. Para cualquiera de los dos filtros se deben seleccionar la planilla con todos sus datos o
posicionarse en la primera celda de la tabla, luego ir al menú Datos Filtro Autofiltro. Se verá que en
cada columna aparece una flecha, al cliquear en ella se despliegan un ejemplo de cada dato de cada
columna. Para hacer un filtro automático: se hace clic sobre la columna que se desea hacer filtro y se elige
de que queremos seleccionar datos y mostrará todas las coincidencias.

Para hacer un filtro personalizado: se elige después de pulsar en la opción personalizar, se verán cuadros de
diálogo en donde comienza diciendo que lo que contiene es columna es igual que…..y se escribe lo que se
necesita, sino también se puede cambiar por las opciones (mayor que, menor que, comienza por, finalice en,
etc). Luego se elige Aceptar.

En cualquiera de los dos filtros para volver a los datos de la planilla se accede al menú Datos Mostrar
todo o se hace clic sobre la columna que se realizaron los filtros y elegimos la opción “Todas”.

Impresión
Impresión rápida: se elige el ícono de la impresora y se imprimirán todas las celdas con contenido de la
planilla con las opciones de tamaño de hoja y de margen que vienen por defecto.

Impresión de una planilla: dentro de la vista preliminar se elige la solapa Imprimir o en el menú Archivo
Imprimir o pulsando CTRL+P.

 Se determina el n° de copias.
 Desde que hoja hasta que hoja se imprime.
 Y se hace clic en Aceptar.

Gráficos
Crear un gráfico : para crear un gráfico se deben realizar los siguientes pasos:

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 1. Selecciona los datos de la tabla para crear el
gráfico en Excel.

2. Ve a la parte superior de Excel, haz

clic en Insertar y, luego, en el tipo de
gráfico de Excel que quieras crear. En
este caso, por la información que
tenemos en la tabla, crearemos un
gráfico de columnas.

3. Selecciona el tipo de gráfico de columnas en

Excel que quieres crear y... ¡Así aparecerá tu
gráfico en la hoja de Excel! 

Modificaciones del gráfico en pantalla: cuando el gráfico recién se inserta verá marcado a sus
costados por cuadraditos de otro color, estos sirven para cambiar su tamaño.

 Arriba se va a ver la barra de herramientas de gráficos. Esta barra sirve para:

o Cambiar el tipo de gráfico, en caso de que el elegido anteriormente no haya
quedado bien. Esto se hace haciendo un clic en el ícono que corresponde.
 También esta compuesta por el ícono Área de Formato del gráfico, esta sirve para:
 Cambiar las tramas del gráfico (en caso de que sea personalizado), eligiendo la solapa
Tramas, en donde se podrá variar el borde del gráfico en tipo de línea, color y grosor.
También se puede dar un sombreado y hacer que las esquinas del gráfico sean
redondeadas. También se le puede cambiar de color, con el ícono área y darle efectos de
relleno, con icono del mismo nombre (en donde se pueden hacer los colores degradados
en 1 o dos colores, cambiar las texturas, la trama, la imagen). Después de haber hecho los
cambios se hace un clic en Aceptar.
 Otra opción de la barra de herramientas es Leyenda, que se utiliza para mover de lugar la
leyenda identificatoria de los datos.

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  También está el icono de Tabla de datos, esta muestra o no los valores de las series dentro
del área del gráfico.
 Los íconos Por fila y Por columna, hacen que el gráfico varíe según la elección del
ordenamiento de las series, si es horizontal o vertical.

Ajustar el tamaño del gráfico: para variar el tamaño del gráfico se debe:

 Hacer un clic en el área del gráfico si es que no está ya seleccionado.

 Para agrandar o achicar a lo ancho, se hace un clic en los cuadrados del centro de los
laterales, manteniendo pulsado el botón izquierdo del mouse se arrastra a la derecha para
agrandar o a la izquierda para achicar.
 Para agrandar o achicar a lo alto, se pulsa en los cuadrados de los laterales superior o
inferior, y se hacen los pasos que para el caso anterior.
 Para agrandar o achicar a todos los lados se hace clic en los cuadros de las esquinas.
 Para terminar las modificaciones se hace un clic fuera del gráfico.

Mover un gráfico

 Se selecciona el gráfico y se mantiene pulsado.

 Cuando el puntero del mouse toma la forma de 4 flechas, sin soltar se arrastra el mouse
hasta lograr la ubicación deseada.
 Se hace un clic fuera del gráfico para desactivar la selección.

Borrar un gráfico

 Se selecciona el gráfico.
 Se elige Edición Cortar.

Deshacer una operación

 Se va al menú Edición Deshacer.

Imprimir un gráfico: los gráficos se imprimen junto con la planilla en caso que así estén o solos,
solo basta con hacer clic en el ícono de la impresora o ir al menú Archivo Imprimir.

INTEGRANTES grupo 5
Keiko Shumiko Cueva Ramirez (N00283129)
Caterini Margot Ruiz Ramirez . (N00272402)
Diana Esthefany Rimarachin Salazar. (N00216157)
Freddy Alexander loza masías (N00283811)

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