PowerPoint 2016
PowerPoint 2016 es un programa que puedes utilizar para realizar presentaciones en las cuales puedes incluir
animaciones, texto, imágenes, videos y mucho más. En esta lección principalmente reconocerás cómo está
compuesto tu espacio de trabajo.
Es la última actualización del programa especializado para realizar presentaciones. Es similar a las versiones
PowerPoint 2013 y 2010. Si las has usado, PowerPoint 2016 no será desconocido para ti. Pero si eres nuevo en el
mundo de PowerPoint y la creación de presentaciones una buena forma de iniciar es conociendo el programa y su
espacio de trabajo.
Pantalla de Inicio
Cuando abres PowerPoint 2016 por primera vez, aparece la pantalla de inicio. Desde allí, puedes iniciar la creación
de una nueva presentación. escoger una plantilla o acceder a tus presentaciones recientes. Ahora, desde la Pantalla
de inicio, selecciona la opción Presentación en blanco y así accederás a la interfaz de este programa.
Interfaz PowerPoint 2016
A continuación, harás un recorrido en la interfaz de PowerPoint 2016 para que vayas conociendo y familiarizándote
con tu espacio de trabajo.
1. Barra de herramientas de acceso rápido:
Te permite acceder rápidamente a algunos comandos sin necesidad de buscarlos entre las pestañas. Puedes elegir
qué comandos quieres ubicar allí, todo depende de tu gusto y necesidades.
2. Pestaña Archivo:
Cuando haces clic en esta pestaña se abre una ventana donde podrás crear nuevos archivos, guardarlos, imprimirlos,
compartirlos, exportarlos, etc.
3. La cinta de opciones:
Contiene todos los comandos que necesitas para crear tus presentaciones en PowerPoint 2016. Está compuesta de
múltiples pestañas y estas, a su vez, contienen los comandos agrupados según su función.
4. Cuenta Microsoft:
Desde aquí, puedes acceder a la información de tu cuenta Microsoft, ver tu perfil y cambiar de cuenta.
5. Indicar
Esta pestaña te ayudará a buscar y encontrar rápidamente algunas herramientas y comandos que desees usar para
crear tu presentación.
6. Panel de navegación de diapositivas:
Este panel te permite ver todas tus diapositivas y organizarlas según como vayas a realizar la presentación.
7. Panel de diapositiva:
Aquí puedes ver y editar la diapositiva seleccionada en el panel de navegación de diapositivas.
8. Número de diapositiva:
Puedes ver rápidamente el número de diapositivas que tiene la presentación y en cuál de ellas estás trabajando.
9. Notas:
Cuando hagas clic en esta opción podrás agregar notas en la diapositiva que te pueden ayudar cuando estés
realizando tu presentación en público.
10. Modos de visualización:
Encontrarás cuatro formas de ver una presentación. Simplemente, haz clic sobre el comando para aplicar el modo
como quieres ver la presentación.
11. Zoom:
Aquí puedes deslizar el cursor sobre la línea y podrás ver la diapositiva más grande, si lo mueves hacia la derecha o
el símbolo (+); o más pequeña, si lo mueves hacia el lado contrario, es decir, al lado del signo menos (-).
Página 3: La cinta de opciones
La cinta de opciones
PowerPoint 2016 usa un sistema de Fichas o Pestañas en lugar del menú tradicional. La cinta de opciones está
compuesta de múltiples Fichas las cuales contienen los comandos agrupados según su función. Por ejemplo, si haces
clic en la pestaña Inicio, encontrarás un grupo llamado Dibujo donde estarán los comandos relacionados con esa
función.
Si te fijas bien en la interfaz del programa, podrás notar que en algunos grupos de comandos vas a encontrar un
botón en forma de flecha diagonal, ubicado en la esquina inferior derecha. Este botón contiene más opciones para
ese grupo. Si deseas conocerlas o acceder a ellas haz clic allí.
¿Cómo mostrar o esconder la cinta de opciones?
La cinta de opciones está diseñada para responder a las diferentes tareas que necesites realizar en PowerPoint 2016,
aunque, mientras estás utilizando tu espacio de trabajo, puedes elegir si deseas minimizarla o esconderla. Haz clic
en el botón Opciones de presentación de la cinta de opciones, ubicado al lado izquierdo del botón minimizar, para
desplegar el menú.
Ocultar automáticamente la cinta de opciones:
Con esta opción puedes configurar la cinta de opciones para que se oculte automáticamente y tu espacio de trabajo
ocupe la totalidad de la pantalla. Para volver a mostrar la Cinta de opciones, haz clic en el botón Opciones de
presentación de la cinta de opciones y elige la opción Expandir Cinta de opciones.
Mostrar pestañas:
Esta opción solo te muestra las Pestañas y oculta el resto de la cinta de opciones. Si deseas acceder a algún
comando, solo tienes que hacer clic en la pestaña que necesitas.
Mostrar pestañas y comandos:
Esta opción mantiene activa la cinta de opciones: muestra todas las pestañas y los comandos que la componen.
Cómo usar la opción Indicar
Si tienes problemas al momento de buscar un comando que quieras usar, con la opción Indicar lo puedes ubicar
fácilmente. Esta pestaña trabaja similar a una barra de búsqueda. Para usarla, solo haz clic sobre esta pestaña y
escribe el nombre del comando o palabras claves relacionadas con este. Además, puedes usar el comando
directamente desde la lista de opciones que sale allí.
Barra de herramientas de acceso rápido
La barra de herramientas de acceso rápido se encuentra ubicada justo en la parte superior izquierda de Cinta de
opciones. Desde allí podrás acceder fácilmente a algunos comandos. Por defecto, vas a encontrar: Deshacer, Repetir
o salir y Presentación desde el principio, pero tu puedes agregar o eliminar algunos comandos según tu preferencia.
¿Cómo agregar comandos en la barra de herramientas de acceso rápido?
Paso 1:
Haz clic en la flecha que se encuentra al lado derecho de los comandos que se encuentran en la Barra de
herramientas de acceso rápido, así podrás desplegar el menú.
Paso 2:
En el menú selecciona uno de los comandos que se encuentra en lista. Si no se encuentra el que deseas agregar,
selecciona la opción Más comandos.
Si eliges uno de los comandos que aparecen en la lista se ubicará automáticamente en la Barra de herramientas
de acceso rápido.
Paso 3:
En cambio, si eliges la opción Más comandos se abrirá una ventana donde podrás hacer algunos ajustes y
personalizaciones en la interfaz de Power Point 2016.
Verás que en el panel izquierdo se encuentra seleccionada la opción Barra de herramientas de acceso rápido. En
el panel derecho aparecerá un cuadro con todos los comandos, busca y elige aquellos que desees agregar en esta
barra. Luego, haz clic en el botón agregar. Los comandos elegidos pasarán al cuadro que se encuentra al lado
derecho. Cuando finalices, haz clic en el botón Aceptar que se encuentra ubicado en la parte inferior derecha de la
pantalla.
Si miras ahora la Barra de herramientas de acceso rápido encontrarás los comandos que elegiste.
Regla y tipos de vista
Reglas, cuadriculas y guías
PowerPoint incluye algunas herramientas como las reglas, cuadrículas y guías para ayudarte a organizar y poner
los objetos en tus diapositivas. Estas herramientas hacen más fácil alinear los objetos en las diapositivas de la
presentación que estás creando. Para acceder a ellas solo tienes que hacer clic en pestaña Ver y marcar los cuadros
de las opciones que se encuentran en el grupo Mostrar.
Tipos de vista y Zoom
PowerPoint 2016 tiene una variedad de opciones para visualizar las presentaciones. Puedes elegir si quieres ver tu
presentación en la vista normal, clasificador de diapositivas, vista de lectura o Presentación con diapositivas.
También, tendrás la posibilidad de hacer acercar (zoom in) o alejar (zoom out) tus diapositivas.
¿Cómo acercar (zoom in) o alejar (zoom out)?
Para acercar (hacer zoom in) o alejar (hacer zoom out) solo tienes que mover el botón de control hacia la derecha
o izquierda de la barra de control. Si mueves el botón hacia el lado del signo menos alejas la diapositiva, es decir, se
vuelve más pequeña. Si mueves el botón hacia el signo más, la diapositiva se hace más grande.
Vista Backstage
La Vista Backstage es la forma de acceder a las opciones Guardar, Abrir, Guardar, Guardar como, Imprimir,
Compartir, Exportar, Cerrar y otros. Para acceder a la Vista Backstage solo tienes que hacer clic sobre la pestaña
Archivo, ubicada en la Cinta de opciones. Conozcamos con un poco más de detalle para qué sirven cada una de las
opciones que encuentras ahí:
1. Volver a Power Point:
Este botón te servirá para volver a tu espacio de trabajo en Power Point cada vez que te encuentres en la Vista
Backstage.
2. Información:
Este panel te aparecerá cada vez que accedas a la Vista Backstage. Allí, encontrarás la información necesaria
acerca de la presentación en la que estás trabajando.
3. Nuevo:
Desde esta opción puedes crear una nueva presentación en blanco o elegir sobre las diferentes plantillas.
4. Abrir:
Desde aquí, puedes abrir las presentaciones que hayas creado recientemente. También las presentaciones que se
encuentren guardadas en OneDrive o en tu computador .
5. Guardar y Guardar como:
Puedes usar estas opciones para guardar las presentaciones en tu computador o OneDrive.
6. Imprimir:
Desde el panel Imprimir puedes acceder a todos los ajustes que desees realizar antes de imprimir tus diapositivas.
También puedes obtener una vista previa de tu presentación.
7. Compartir:
Desde esta opción puedes invitar a algunas personas para que colaboren con tu presentación. También, puedes
compartir tu presentación vía correo electrónico como un documento adjunto.
8. Exportar:
Puedes exportar tus presentaciones en otros formatos o en versiones anteriores del programa como PowerPoint 97-
2003.
9. Cerrar:
Haciendo clic sobre esta opción puedes cerrar la presentación actual en la que estés trabajando.
10. Cuenta:
Desde el panel de cuenta, puedes acceder a la información de tu cuenta, modificar el tema y el fondo. También,
puedes salir de tu cuenta.
11. Opciones:
Desde aquí puedes acceder a algunas opciones de ajustes de PowerPoint y las preferencias de lenguaje.
Cómo crear una nueva presentación
Los archivos de Power Point 2016 son llamados presentaciones. Siempre que quieras empezar un nuevo proyecto
en Power Point, debes crear una nueva presentación. Puedes escoger si lo haces desde la opción de presentación
en blanco o desde una plantilla. Debes saber que también puedes abrir presentaciones ya existentes.
¿Cómo crear una nueva presentación?
Cuando vas a iniciar un nuevo proyecto en Power Point, podrías usar la opción Presentación en blanco. Para ello,
sigue estos pasos:
Paso 1:
Elige la pestaña Archivo para acceder a la Vista Backstage.
Paso 2:
En el panel de opciones del lado izquierdo, haz clic en la opción Nuevo. Luego, haz clic en la opción Presentación
en blanco.
Paso 3:
Verás que se abrirá tu espacio de trabajo con una diapositiva en blanco para que puedas empezar a diseñar tu
presentación.
¿Cómo crear una presentación desde una plantilla?
Una plantilla es una presentación prediseñada que puedes usar para crear nuevas diapositivas rápidamente. Por lo
general, estas incluyen sus formatos y diseños, lo que puede ayudarte a ahorrar tiempo y esfuerzo al momento de
crear una nueva presentación. Veamos cómo se hace desde una plantilla:
Paso 1:
Haz clic en la pestaña Archivo para acceder a la Vista Backstage.
Paso 2:
Ahora, en la lista de opciones que se encuentra en el panel izquierdo de la Vista Backstage, haz clic en la opción
Nuevo.
Paso 3:
Puedes elegir entre las plantillas que se te sugieren en el panel derecho o buscar alguna más adecuada para el tema
que vas a tratar. Haz clic sobre la plantilla que vayas a elegir.
Paso 4:
Verás una vista previa de la plantilla junto con la información adicional sobre cómo puede ser usada.
Paso 5:
Haz clic en el botón Crear para empezar a usar la plantilla.
Paso 6:
Verás que en tu plantilla aparecerá en el espacio de trabajo de Power Point 2016.
Ten en cuenta que no todas las plantillas son creadas por Microsoft. Muchas son creadas por otros proveedores o
personas. Algunas funcionan mejor que otras.
¿Cómo abrir una presentación existente?
Es posible que en algunos momentos necesites acceder a presentaciones guardadas en tu computador. Desde Power
Point 2016 puedes acceder a estas. Veamos cómo hacerlo:
Paso 1:
Selecciona la pestaña Archivo para acceder a la Vista Backstage.
Paso 2:
En la lista de opciones que se encuentra en el panel izquierdo de la Vista Backstage, selecciona la opción Abrir.
Paso 3:
Verás que aparecerán varias opciones en el panel derecho de la Vista Backstage. Allí, puedes elegir entre las
opciones Reciente, OneDrive, Este PC o Examinar, si haces clic en esta última opción, abres el Explorador de
Windows y podrás acceder a todos los lugares de tu computador. Escoge la opción según el lugar donde tengas
guardada tu presentación.
Paso 4:
Se abrirá un cuadro de diálogo que te permitirá buscar la presentación que tienes guardada. Una vez la encuentres,
haz clic en el botón Abrir que se encuentra ubicado en la parte inferior derecha de la pantalla.
¿Cómo guardar una presentación?
Cada vez que creas una nueva presentación en PowerPoint, también debes conocer cómo guarda, así podrás
acceder a ellas y editarlas cuando quieras.
Así como en las versiones anteriores del programa, puedes guardar las presentaciones en tu computador o en la
nube, usando OneDrive. También puedes exportarlas y compartirlas directamente desde PowerPoint.
PowerPoint ofrece dos formas de guardar archivos: Guardar y Guardar Como. Estas opciones trabajan de forma
similar, aunque cuentan con diferencias importantes.
Guardar:
Cuando creas o editas una presentación, necesitas usar el comando Guardar para almacenar los cambios realizados,
puedes usar este comando más de una vez. Cuando guardas un archivo por primera vez, y usas este comando,
debes definir el nombre y el lugar de tu computador donde quedará ubicado. Después de eso, solo tienes que hacer
clic en Guardar para almacenar los cambios que vayas realizando.
Guardar como:
Puedes usar este comando para crear una copia de la presentación y mantener la original. Cuando uses Guardar
como, debes poner un nombre diferente o escoger un lugar diferente de tu computador para guardar la copia de la
versión.
Entre las características de Microsoft Office, incluyendo PowerPoint, tienes la posibilidad de guardar y compartir tus
documentos en línea usando OneDrive, un espacio en la red con el que cuentas para alojar tus archivos y
documentos. Si quieres hacer uso de la nube de Microsoft, debes asegurarte de iniciar sesión en PowerPoint con tu
cuenta Microsoft. Haz clic en el siguiente enlace si quieres saber más sobre cómo usar OneDrive.
Es importante guardar una presentación cada vez que inicies un nuevo proyecto o hagas cambios en una
presentación existente. Guardar previene que todo un trabajo realizado en las diapositivas se pueda perder. Debes
tener presente el lugar de tu computador donde guardas la presentación para que la encuentres fácilmente.
Ahora veamos, paso a paso, cómo guardar un documento creado en PowerPoint 2016:
Paso 1:
Ubica y haz clic en el comando Guardar que se encuentra ubicado en la Barra de herramientas de acceso rápido.
Paso 2:
Si estás guardando un archivo por primera vez, se abrirá la opción Guardar como, ubicado en la Vista Backstage.
Recuerda que para acceder a esta vista puedes hacer clic en la pestaña Archivo ubicada en la Cinta de opciones.
Paso 3:
Escoge el lugar donde deseas guardar la presentación que estás creando y ponle un nombre al archivo. Haz clic en
la opción Examinar, si deseas guardarla en el computador o en la opción Onedrive, si deseas guardarla en la nube.
Paso 4:
Se abrirá el cuadro de diálogo Guardar como. Allí, elige el lugar del computador donde quieres guardar tu
presentación.
Paso 5:
Escribe el nombre que llevará la presentación en el campo Nombre de archivo. Luego haz clic en el botón Guardar.
Paso 6:
Una vez la presentación esté guardada, puedes hacer clic en el comando Guardar cada vez que realices cambios
en la presentación.
Cómo exportar una presentación
Por defecto, PowerPoint guarda tus archivos con una la extensión .pptx. Sin embargo, es posible que en algunos
momentos tengas que guardar tus archivos como PDF o PowerPoint 97-2003. Es muy fácil exportar tu presentación
desde la versión 2016 a diferentes tipos de archivos.
En este caso exportaremos la presentación en versión PDF. Veamos cuál es el procedimiento:
Paso 1:
Haz clic en la pestaña Archivo para que puedas acceder a la Vista Backstage.
Paso 2:
En el panel izquierdo de la Vista Backstage encontrarás varias opciones, haz clic en Exportar.
Paso 3:
Verás que en el panel derecho de la pantalla aparecerán varias opciones. Allí haz clic en Crear documento PDF/XPS.
Paso 4:
El panel se expandirá un poco más mostrándote las características de cómo se exportará el documento. Allí haz clic
en el botón Crear documento PDF/XPS.
Paso 5:
Verás que se abre el cuadro de diálogo Guardar como para que selecciones el lugar de tu computador donde
quedará guardado el archivo y le pongas un nombre. También podrás darte cuenta que en el campo Tipo aparecerá
marcado PDF. Finalmente, solo debes hacer clic en Publicar.
Puedes usar el cuadro de diálogo Guardar como para almacenar tus presentaciones como un tipo de archivo
diferente. Para ello, solo tienes que hacer clic en la flecha que se encuentra a la derecha del espacio Tipo. Verás que
se despliega un menú donde debes escoger el formato cómo deseas guardar el documento. Una vez hayas elegido
haz clic en el botón Guardar.
Cómo insertar una nueva diapositiva
Cada presentación que realices en PowerPoint está compuesta por una serie de diapositivas donde ubicarás y
organizarás contenido. A continuación, veamos qué se debe hacer para insertar nuevas diapositivas en la creación
de presentaciones:
Paso 1:
Haz clic en el comando Nueva diapositiva, ubicado en el grupo Diapositivas de la pestaña Inicio.
Paso 2:
Se abrirá un menú con los diferentes diseños de diapositivas que puedes usar. Selecciona aquella que más se adapte
al contenido ubicar allí.
Paso 3:
La nueva diapositiva aparecerá en tu espacio de trabajo. Ahora solo debes hacer clic en cualquiera de los cuadros
para empezar la edición del contenido.
Si quieres agregar una diapositiva rápidamente en tu presentación, haz clic en el comando nueva diapositiva.
Cómo organizar las diapositivas
Una presentación creada en PowerPoint 2016, puede estar compuesta de las diapositivas que necesites. El panel
de navegación de diapositiva que tienes a la izquierda de la pantalla hace que sea más fácil las organización de
cada diapositiva. Desde este lugar puedes duplicar, mover o eliminar diapositivas en tu presentación.
¿Cómo duplicar diapositivas?
Si quieres copiar y pegar una diapositiva de forma rápida, puedes usar la opción Duplicar. Para realizar este
procedimiento solo tienes que hacer clic derecho sobre la diapositiva que deseas duplicar. Verás que aparece un
menú, y allí, seleccionar la opción Duplicar diapositiva. También puedes duplicar múltiples diapositivas una vez las
hayas seleccionado primero.
Mover diapositivas
Es muy fácil cambiar el orden de tus diapositivas. Solo tienes que hacer clic sostenido sobre la diapositiva que deseas
mover y arrastrarla al lugar donde la quieras que ubicarla.
Eliminar diapositivas:
Si quieres eliminar una diapositiva de tu presentación, solo tienes que seleccionar la diapositiva que deseas eliminar
y presionar la tecla borrar en tu teclado.
Cómo copiar y pegar diapositivas
Si quieres crear varias diapositivas que tengan la misma disposición en el espacio, podrías hacer más fácil copiando
y pegando una diapositiva. Veamos cómo hacerlo:
Paso 1:
Selecciona la diapositiva que deseas copiar en el panel de navegación. y haz clic en el comando Copiar o presiona
las teclas Ctrl + C en tu teclado.
Paso 2:
En el panel de navegación haz clic justo debajo de la diapositiva selecciona o en el espacio que hay entre dos
diapositivas para que escojas el lugar donde vas a pegar la diapositiva. Verás que aparece una línea de inserción
horizontal.
Paso 3:
Haz clic en el comando Pegar, ubicado en la Cinta de opciones o presiona la combinación de teclas Ctrl + V en tu
teclado.
Paso 4:
Verás que la diapositiva copiada aparecerá en el espacio seleccionado.
