Matriz RACI
Myriam Quiroa
5 min
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La matriz RACI se utiliza para asignar y definir el grado de responsabilidad que le
corresponde a cada una de las personas que están involucradas en la realización de
un proyecto.
También se conoce con el nombre de matriz de asignación de responsabilidades. Su
propósito es poder establecer los diferentes roles y responsabilidades que deberá asumir
cada persona que forma en la realización de un proyecto.
Como consecuencia, es recomendable que se elabore al inicio de la realización de un
proyecto. De manera que desde el principio quede claro y establecido el papel y la
responsabilidad que asumirá cada persona que participa en un proyecto. Esto también
asegura que se logre una mayor colaboración por parte de todos los participantes.
Qué significa cada letra que forma el nombre de la
matriz RACI
El nombre de la matriz RACI, está formada por cuatro letras y cada letra tiene un
significado. El significado de cada letra es el siguiente:
Letra R
Sin duda, la R es la letra que indica quien asume la responsabilidad. Esta letra define el
rol de la persona que se encuentra encargada de realizar una determinada tarea. Por lo
tanto, toma la responsabilidad de entregar la tarea terminada en el tiempo y de la forma
establecida.
Letra A
De manera similar, la letra A determina quién aprueba. El papel de la persona que
actuará como aprobador es aceptar y aprobar la tarea entregada por la persona
responsable. En otras palabras, el aprobador certifica que el trabajo ha sido realizado
conforme a los requerimientos exigidos.
Letra C
Por su parte, la letra C indica quien es consultado. Por lo general son personas expertas
o conocedoras sobre un tema y tarea que son consultadas para que opinen y sugieran
sobre algún aspecto de las tareas del proyecto. El consultado externa su opinión sobre
algún aspecto que debe ser tomado en cuenta en la realización del proyecto, dado que es
experto en el tema.
Letra I
Por último, la letra I determina quién informa. El rol de estas personas involucra a todo
individuo que debe ser informado sobre el proceso de evolución y desarrollo de la tareas
que forman parte del proyecto. También deben ser informados cuando las tareas se han
terminado.
Matriz RACI
Beneficios de realizar una matriz RACI
Los principales beneficios que se alcanzar cuando se realiza un matriz RACI son:
Quedan claramente definidos los roles y las responsabilidades de cada uno de los
participantes involucrados en un proyecto.
Se logra determinar qué persona asume la responsabilidad de rendir de cuentas
respecto a las tareas o trabajos que deben de realizarse.
Permite equilibrar las cargas de trabajo entre las personas, los equipos o los
departamentos involucrados en el desarrollo del proyecto.
Facilita llevar un seguimiento controlado en la evolución y la realización de las
tareas y de los trabajos requeridos para llevar a feliz término el desarrollo del
proyecto.
Cómo se elabora una matriz RACI
Para elaborar una matriz RACI se deben seguir los siguientes pasos:
Paso 1
En primer lugar, se determina las tareas que se deberán realizar dentro de un proyecto y
se colocan como las filas que conforman la matriz.
Paso 2
En segundo lugar, se identifica a las personas involucradas en el desarrollo del proyecto
y son colocados en forma de columnas dentro de la formación de la matriz.
Paso 3
En tercer lugar, se colocan las letras de la palabra que componen el nombre de la matriz
RACI. Al asignar cada letra en cada tarea se logra definir quién de las personas
involucradas será el responsable, el que aprueba, el que es consultado y el que debe ser
informado en la ejecución de cada tarea del proyecto.
Paso 4
Finalmente, se podrá determinar si todo el trabajo queda bien distribuido, si queda algún
espacio vacío y si existen duplicidades. Esto con el fin de verificar que todo quede bien
conformado y evitar problemas posteriores.
Matriz RACI
cómo se elabora
Ventajas y desventajas de aplicar una matriz RACI
Las ventajas que se pueden conseguir en la realización de un proyecto aplicando la
matriz RACI son las siguientes:
1. Se da un proceso de comunicación ágil y simple
Habitualmente, la comunicación resulta ser más sencilla y rápida, puesto que la matriz
RACI permite visualizar claramente el rol y la función que debe desempeñar cada
persona. Esto no elimina, pero si minimiza los problemas de comunicación entre las
personas que participan en el proyecto.
2. Mejora la productividad
Evidentemente, al minimizarse los problemas de comunicación, esto contribuye a que el
tiempo se utilice de mejor forma y como consecuencia se logre un aumento de
productividad. El tiempo de realización de cada tarea se reduce y esto agiliza el proceso
de ejecución general.
3. Distribución adecuada del trabajo
Además, la matriz RACI permite visualizar las responsabilidades y funciones, por lo
que se puede identificar si la carga de trabajo se encuentra distribuida de forma
proporcionada. Si se logra determinar que algún responsable tiene asignada una carga
excesiva de trabajo, se hacen los ajustes necesarios previos a la ejecución del proyecto.
Logrando una distribución más equilibrada de las cargas y responsabilidades.
4. Se cumple con las expectativas
En efecto, al aplicar esta herramienta los resultados que se obtienen al final de la
realización de un proyecto son muy parecidos a los resultados que se esperan obtener al
inicio del proyecto. Esto se produce porque se puede llevar un mejor control de todas las
tareas que deben ser desarrolladas. Además, cada persona sabe específicamente que le
corresponde realizar en todo el proceso de ejecución del proyecto.
Aunque las ventajas son grandes y numerosas, también pueden existir desventajas de la
matriz RACI.
Al principio puede ser excesivamente compleja a la hora de aplicarlo, lo que
tiene un efecto negativo sobre su comprensión.
A pesar de que la matriz RACI es una estupenda herramienta, no vale solo con
crearla, sino que además hay que cumplirla.
En línea con lo anterior, para los que no están familiarizados con la matriz,
puede resultar costoso generarla por primera vez.
Existe la posibilidad de que haya proyectos que no exijan una planificación de
este tipo, por lo que la creación de la matriz puede ser más algo que frene el
proyecto, que algo que lo impulse.
A manera de conclusión, la matriz RACI es una herramienta muy útil que se puede
aplicar en cualquier tipo de proyecto. Puesto que determina los roles y las funciones de
todas las personas que participan en su realización. Esto favorece un mejor control y la
consecución de mejores resultados al término de la realización del proyecto.
