Ximena Reyes

Alejandra Chavez
Thais Santa Cruz

CASO DISTRIBUIDORA IDEAL (A)

1) ¿Qué indicios llevaron a detectar el fraude?

El fraude se descubrió a partir de la auditoría fiscal, donde salió a relucir que existían
faltantes y comprobantes extraviados que causan un descuadre en los registros contables y
de sistemas. Teniendo diferencias entre caja y cobranza; y entre las ventas y bonificaciones
a clientes.

La primera alerta surgió a partir de la diferencia en las notas de crédito, que era el
documento a partir del cual se realizaba descuentos a clientes sobre el precio de lista. En
teoría se debía de mantener 2 copias de estas notas físicas en contabilidad y en tesorería
para asegurar que cuadraran, sin embargo, al momento de ser liquidadas entre ellas había
diferencias y aunque no cumpliera con los requisitos, se realizaba el pago. Y la cajera que
realizaba este pago siempre era la misma.

2) ¿Es típico descubrir fraudes de este modo?

Es normal que existan intentos de fraudes como el del caso, sin embargo, que sucedan
depende directamente de lo estrictos que sean los sistemas de control en las empresas,
pues son estos los encargados de reducir riesgos a partir de la solicitud de diferentes
aprobaciones, donde cada firma indica un responsable por área, limitando asi los fraudes
pues existe a quien culpar.

3) ¿De quién sospechan? ¿Por qué?

Consideramos que en este caso el fraude se está realizando en equipo, a través de un
acuerdo en la cadena de aprobaciones, causando que así el sistema de control falle y no
exista un reporte de anomalías.
- Inicia con el pago de liquidaciones de parte de María Mendoza, quien realiza el pago
de las notas de crédito, sin cotejar que cuadren las copias y contengan todos los
datos de cliente, al momento de registrarlas para contabilidad y tesorería.
- En el control de documentos, Xóchitl Guzmán también tendría que haber reportado
anomalías al momento de notar problemas en las copias azules de la caja de Maria.
- En el contador de ingresos Gustavo Victoria también falla al no detectar las notas
falsas, que eran fáciles de detectar pues no estaban impresos con la impresora de
puntos.
- Finalmente Felipe Cáceres, en el tablero de control falla al no reportar las
variaciones en el patrón de bonificaciones y justificar las mismas.
Y al momento de haber un cambio en la organización, Felipe solicita que quien se quede
con su puesto sea Gustavo.

4) ¿Es lógico pensar que una persona que se ha comportado correctamente

durante mucho tiempo comete de repente un fraude? ¿Que puede llevarla a
hacerlo?
No, definitivamente no es lógico. Se considera que las personas éticas tienen tendencia a
seguir sus principios y valores los cuales no llevan a cometer un fraude. Sin embargo,
siempre existen excepciones al caso. En algunas ocasiones, la necesidad extrema de
dinero puede llevar a una persona al límite donde se ve en la necesidad de robar dinero. Al
momento de que una persona agota sus opciones de poder obtener dinero para saldar
necesidades económicas extremas, se sienten en la errónea obligación de romper sus
principios, ética y valores para poder cumplir con otras obligaciones monetarias tales como
deudas o incluso pago de necesidades básicas (alimentos, vivienda, etc).

5) Comenten los principales factores que pueden llevar al fraude en cualquier

empresa, de acuerdo con lo visto en clase:
Según los visto en clase existen 3 factores que pueden influir en que exista un fraude en las
empresas:
1) Existe la oportunidad
En este caso la oportunidad surge a partir de la falla en los sistemas
de control y regularización de la empresa, donde aunque existe una
auditoría interna no es corroborada de forma externa hasta el final del
periodo, causando que la diferencia se note cuando ya ha habido una
diferencia monetaria muy grande.
2) Racionalización de esta sea consciente o no
Al saber que no había auditorías externas periódicamente el equipo
sabía que aunque hubieran diferencias en el ejercicio contable no
iban a ser notadas hasta que fuera muy tarde y al ser ellos quienes
tenían el control de todos los procesos de cobranza y liberación del
dinero existía un vulnerabilidad del sistema de control.
3) Presión
No existía ningún reconocimiento por asegurar los resultados y que el
proceso se diera de forma correcta, por lo cual aprovechaban la
situación que pasaba de forma desapercibida.

6) ¿Por qué pueden fallar los sistemas de control en las empresas?

Los sistemas de control en las empresas son indispensables para el buen funcionamiento
de la misma, pues ayudan a las empresas a no descuidar de los procesos de control y
enfocarse únicamente en los resultados
Una razón de fallo en el sistema de control es la falta de una correcta implementación del
mismo, pues en un buen sistema de control nos permite tener claridad en los valores de la
empresa, seguido de una falta de periodicidad en los diagnóstico a tiempo que involucra
factores y elementos tanto internos como externos para asegurar una correcta
implementación de los mismos y evitar así que haya problemáticas que no sean detectadas
hasta una instancia tardía donde las consecuencias de los mismos afecten negativamente a
los empleados, al dueño y a la empresa.
Una mala tecnología o la falta de actualización y capacitación sobre los sistemas de control
que permitan que los colaboradores reporten fallos en el proceso y el mismo sea más
riguroso.

7) ¿Qué recomendaciones harían a la empresa para manejar la situación?

Debido a que la situación de fraude ya lleva sucediendo bastante tiempo y apenas se
descubrió, notamos que ya existe una mala cultura organizacional donde los valores de los
colaboradores no son los adecuados y por esto es que están sucediendo estos fraudes.
Nuestra primera recomendación sería recabar la evidencia y mostrarla a los colaboradores
que se vieron involucrados en el fraude, después de tomar acciones sobre esto se debe
establecer un código de ética que debe ser periódicamente reforzado con los colaboradores
haciendo énfasis en los correctos valores y mejorando las acciones de los empleados.
Tener claridad del manual de procedimientos donde se establezcan los límites de decisión y
acción de cada colaborador para que se alinee con el sistema de control ya establecido .
Capacitación constante de los sistemas operativos, especialmente cuando sean
actualizados con una nueva tecnología que los colaboradores no sepan utilizar, asegurando
que de esta forma los procesos establecidos si sean realizados como están planificados.
Realizar un control de auditoría interno y externo periódicamente para evitar que las
diferencias contables salgan hasta el final del periodo y sea demasiado tarde para tomar
acciones correctivas.
Aprovechar la tecnología en que las copias del primer juego de las notas de crédito que se
imprimían fueran también “canceladas por sistemas” para evitar que esas copias azules se
utilizaran y ser más rigurosos en los sistemas de control ya establecidos no sólo
dependiendo de una persona, sino que la escalera de aprobaciones dependa de personal
de diferentes áreas.
Finalmente implementar sanciones por no seguir los procesos establecidos, coordinado por
el código de ética

8) ¿Qué controles emplean y cuales surgerían? Explique las razones.

Actualmente un sistema de control que emplea Distribuidora Ideal es el "beliefs system"
donde por medio de confianza en su propio equipo controlaban la operación como tal. Este
es un sistema donde se le carga un valor al empleado, estos controles se implementan en el
momento en el que confiaban en empleados que llevaban mucho tiempo en la empresa y
que no aparentaban cometer errores. Es importante tener un balance entre la confianza que
se le brinda a los empleados y el control. Se les deben de dar un límite de poder de
decisiones para que manejen la operación diaria pero siempre controlando por medio de
auditorías que estas operaciones y decisiones sean las mejores para la empresa.

Otro sistema de control implementado en la empresa es el sistema interactivo donde los

propios empleados podían sugerir y exigir la manera en la que se llevan los procesos de
manera que pueda hacer la operación más funcional. Este sistema de control fue llevado al
límite donde Maria podía exigir que se cambiaran proceso ya establecidos de manera que
se pudiera "facilitar" su trabajo. En este caso se recomienda que antes de realizar un
cambio operativo, se audite el proceso donde se pueda evitar tener "cabos sueltos". La
auditoría debería ser externa al equipo de manera que se busque siempre la mejor opción
para la empresa. Los empleados pueden hacer sugerencias los cuales deben ser tomados
en cuenta en el área gerencial pero la decisión final debería de estar en un grupo externo a
la operación como tal.

En este caso ambos sistemas fueron llevados a cabo erróneamente donde los empleados
exigían a su conveniencia el cambio de sistemas operativos. Además el sistema de control
se basaba en la confianza que le tenían a ciertos empleados que no solían cometer errores
y llevaban un largo periodo de tiempo en la empresa.
Se recomienda implementar un sistema de balance entre empoderamiento y control donde
las personas puedan tener un límite de toma de decisiones y un sistema de control donde
ciertas decisiones que alteren la operación, requieran una auditoría externa para comprobar
que los procesos serán realizados con el fin de hacer crecer a la empresa. La operación de
esta empresa puede ser complicada. Se recomienda en este caso el sistema de control
"boundary" donde se le puedan colocar límites a los tomadores de decisiones operativas
para que siempre puedan pasar por un sistema de auditoría y asesoramiento.