Provisiones de nómina
Cada que se liquida la nómina del trabajador se deben liquidar las provisiones
de nómina correspondientes, a fin de crear las provisiones para los distintos
conceptos que la empresa debe pagar a sus trabajadores.
Tabla de contenido
Qué es una provisión de nómina.
Conceptos que se debe provisionar.
Como se hace la provisión de nómina.
Provisión de la prima de servicios.
Provisión de cesantías.
Provisión de los intereses sobre cesantías.
Provisión de vacaciones.
Porcentajes en las provisiones de nómina.
Contabilización de las provisiones de nómina.
Qué es una provisión de nómina.
La liquidación de la nómina tiene como finalidad pagar al trabajador lo que se
ha ganado en el mes respectivo, o en la quincena, dependiendo de su periodo
de pago.
Pero adicional al salario que se debe pagar al trabajador, la empresa debe
pagar algunos cargos sobre esa nómina, pero no se pagan en el mismo mes
sino a mitad de año, o al finalizar.
Es por ello que en cada liquidación se va provisionando lo que
correspondiente para que, al finalizar el año, o cuando haya que pagarlo, ya se
tengan provisionados los recursos necesarios.
Conceptos que se debe provisionar.
Básicamente se debe hacer las provisiones correspondientes a las
prestaciones sociales, que son:
1. Prima de servicios.
2. Auxilio de cesantías.
3. Intereses sobre las cesantías.
4. Vacaciones.
La idea de la provisión es que al llegar la fecha de pagar esos conceptos ya se
tenga una liquidación aproximada, y la empresa tenga provisionada esas
sumas.
Como se hace la provisión de nómina.
La provisión se hace cada vez que se liquide la nómina, que por regla general
es mensual, aunque puede ser quincenal, pero para efectos de simplicidad
haremos un ejemplo con una nómina mensual.
Provisión de la prima de servicios.
Para el caso de la prima de servicios, se tiene que por cada año de trabajo se
debe pagar un mes de salario por ese concepto.
Como el año tiene 12 meses, pues es en cada mes provisionamos la doceava
parte del salario para que el finalizar el año tengamos provisionado el salario
de un mes.
Suponiendo un salario mensual de $1.200.000 debemos hacer la provisión
mensual equivalente a la doceava parte de 1.200.00, que es:
1.200.000/12 = 100.000 mensuales.
Así, al cabo de 12 meses tendremos el 1.200.000 que se debe pagar por prima
de servicios.
Pero para hacerlo más sencillo, tomaremos el salario como un 100% y lo
dividimos entre 12:
100/12 = 8.3333%.
Entonces, cada mes provisionamos el 8.333% del salario para que al cabo de
12 meses hayamos provisionado el 100% de un salario mensual, y así se hace
con los otros conceptos.
Provisión de cesantías.
La provisión de cesantías se calcula igual que la provisión de la prima de
servicios, en razón a que corresponde a la misma suma, es decir, a 1 mes de
salario por cada año trabajado.
En consecuencia, se aplica el 8.33% sobre el salario del mes respectivo,
incluyendo el auxilio de transporte.
Provisión de los intereses sobre cesantías.
En el caso de los intereses sobre cesantías, la provisión se determina aplicando
el 12% a la provisión de cesantías que se determine, tema explicado con más
detalle en el siguiente artículo.
Provisión mensual de los intereses sobre las cesantías.Fórmula y
procedimiento para calcular la provisión mensual por intereses de cesantías.
Provisión de vacaciones.
La provisión de las vacaciones se determina multiplicando el salario del mes
respectivo por el 4.17%, teniendo en cuenta que no se debe incluir el auxilio de
transporte, concepto que sí se incluye en la provisión de la prima de servicios y
las cesantías.
De esta forma se provisiona el equivalente a 15 días de vacaciones, que no es
un valor preciso por cuanto las vacaciones son días hábiles, y estas pueden ser
de 17, 18, 9, etc., tema desarrollado en el siguiente artículo.
Porcentajes en las provisiones de nómina.
Los porcentajes para la provisión de las prestaciones sociales son los
siguientes:
Prima de servicios: 8.33%
Auxilio de cesantías: 8.33%
Intereses sobre las cesantías: 12%
Vacaciones: 4.17%
El porcentaje de la provisión de vacaciones es la mitad del de las cesantías y
prima de servicios, porque las vacaciones corresponden a 15 días por año de
trabajo, en tanto los otros conceptos son 30 días por año de trabajo.
Contabilización de las provisiones de nómina.
La provisión una vez calculada se debe contabilizar, para que el efecto
financiero de esas provisiones se vea reflejado en la contabilidad.
Recordemos que las prestaciones sociales hacen parte de los gatos de nómina,
y por tanto se deben contabilizar como un gasto, y su contrapartida es un
pasivo, por cuanto no se pagan de inmediato sin a fin de año, o a mitad de
año, o cuando el contrato de trabajo se termine.
Suponiendo un salario mensual de 1.200.00 tendríamos la siguiente
liquidación en un mes determinado:
Prima de servicios 100.000
Auxilio de cesantías 100.000
Intereses sobre las cesantías 12.000
Vacaciones 50.000
Y la contabilización sería:
Código Cuenta Débito Crédito
510530 Cesantías 100.000
510533 Intereses cesantías 12.000
510536 Prima de servicios 100.000
510539 Vacaciones 50.000
261005 Cesantías 100.000
261010 Intereses cesantías 12.000
261015 Vacaciones 50.000
261020 Prima de servicios 100.000
Total 262.000 262.000
Como se puede observar, las provisiones quedaron registradas en el pasivo
(cuenta 26), y una vez se paguen se sacan del pasivo contra caja o bancos,
según corresponda, y el pasivo queda en ceros.
Como los anteriores cálculos son provisionales, al liquidar definitivamente las
prestaciones sociales al momento de pagarlas, el resultado puede ser
diferente al valor provisionado, caso en el cual se hace el ajuste respectivo
para que en el gasto figure el valor definitivo
