MANUAL DEL PROCESO

GESTIÓN DE AGENDA

DIRE CC IÓ N D EL S EGU RO G EN ERA L DE SALUD IND IV IDUAL Y

FAMIL IA R
SUB D IR ECC IÓN NAC IONAL DE PR OV IS IÓN DE SE RV IC IO S D EL
SEGURO DE SALUD

NOVIEMBRE, 2020
 DIRECCIÓN DEL SEGURO GENERAL DE SALUD INDIVIDUAL Y FAMILIAR
SUBDIRECCIÓN NACIONAL DE PROVISIÓN DE SERVICIOS DEL SEGURO DE SALUD
MANUAL DE PROCESOS DE GESTIÓN DE AGENDA
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ACTA FINAL DE APROBACIÓN

MANUAL DEL PROCESO DE GESTIÓN DE AGENDA

APROBACIÓN CARGO FECHA

Mgs. Carlos Luis Tamayo Director General del Instituto

Pendiente
Delgado Ecuatoriano de Seguridad Social

Director del Seguro General de Salud

Esp. Julio Javier López Marín 24-11-2020
Individual y Familiar

REVISIÓN TÉCNICA CARGO FECHA

Mgs. María Susana Salas Subdirectora Nacional de Provisión de

24-11-2020
Noblecilla Servicios de Salud, Encargada

REVISIÓN DE ASESORÍA CARGO FECHA

Lcda. Elena Ivonne Zambrano

Directora Nacional de Procesos 09-10-2020
Melo

ELABORACIÓN CARGO FECHA

Planificador
Ing. Raúl Chamorro Subdirección Nacional de Provisión 24-11-2020
de Servicios de Salud

Administrador
Ing. José Páez Mantilla 09-10-2020
Dirección Nacional de Procesos

DOCUMENTO DE APROBACIÓN

Dirección del Seguro General Memorando Nro. IESS-DSGSIF-2020-8365-M de fecha 24

de Salud Individual y Familiar de noviembre de 2020
Dirección Nacional de Memorando Nro. IESS-DNPR-2020-0489-M de fecha 09
Procesos de octubre de 2020
Dirección General del Instituto
Ecuatoriano de Seguridad Pendiente
Social

RÚBRICAS

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CONTROL DE CAMBIOS

NOMBRE DEL DESCRIPCIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN APROBADO

VERSIÓN FECHA
DOCUMENTO MODIFICACIÓN OBSOLETA POR

Mgs. Carlos
Tamayo Delgado
Director General
del Instituto
Ecuatoriano de
Seguridad Social
Manual del
proceso Gestión 1.0 31-10-2020 Documento Inicial N/A
Esp. Julio Javier
de Agenda
López Marín
Director del
Seguro General
de Salud
Individual y
Familiar

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ÍNDICE

1. IDENTIFICACIÓN DEL PROCESO.......................................................................................... 4

2. BASE LEGAL ............................................................................................................................. 5
3. GLOSARIO DE TÉRMINOS Y ABREVIATURAS .................................................................. 5
4. DISPOSICIONES GENERALES .............................................................................................. 6
5. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO .............................................................................................. 7
5.1. DIAGRAMA DE FLUJO ......................................................................................................... 7
5.2. PROCEDIMIENTO PARA PROCESO DE GESTIÓN DE AGENDA ................................. 8
6. IDENTIFICACIÓN DEL SUBPROCESO MODIFICACIONES DE AGENDA ..................... 13
7. DESCRIPCIÓN DEL SUBPROCESO .................................................................................... 14
7.1. DIAGRAMA DE FLUJO ....................................................................................................... 14
7.2. PROCEDIMIENTO PARA MODIFICACIONES DE AGENDA ......................................... 15
8. FORMATOS.............................................................................................................................. 16
9. ANEXOS ................................................................................................................................... 16

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1. IDENTIFICACIÓN DEL PROCESO

FICHA TÉCNICA

NOMBRE DEL PROCESO Gestión de agenda

TIPO DE PROCESO Sustantivo

 Director/a del Seguro General de Salud Individual y

RESPONSABLE(S) DEL Familiar
PROCESO  Subdirección Nacional de Provisión de Servicios del
Seguro de Salud

Administrar la programación de la agenda, disponibilidad

de la misma y gestionar modificaciones generadas a las
OBJETIVO GENERAL
citas médicas para consulta externa en las
especialidades de los diferentes niveles de atención.

El presente proceso inicia con la creación de la

disponibilidad de agenda o modificación de las
ALCANCE
existentes; hasta la asignación y administración de la
misma.

El presente documento aplica para todos los

ÀMBITO DE APLICACIÓN
Establecimientos de Salud del IESS.

 Usuario / paciente
 Requisito: afiliado / pensionista / beneficiarios
ENTRADAS
validado a través de la cédula de identificación que
tengan derecho a la prestación.

SUBPROCESOS  Modificación de agenda.

PRODUCTOS / SERVICIOS DEL

 Agendas y citas médicas.
PROCESO
Internos:
 N/A
TIPO DE CLIENTE
Externos:
 Usuario/paciente.

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2. BASE LEGAL

NORMATIVA ARTÍCULO VIGENCIA

Constitución de la República del Art. 32, 34, 314, 359,

20 de octubre de 2008
Ecuador, Registro Oficial 449 360, 370
Ley Orgánica de Salud, Registro
Art. 1, 2 y 10 22 de diciembre de 2006
Oficial Suplemento 423
Ley de Seguridad Social, Registro Art. 103, 108, 110,
Oficial Suplemento 465 111, 112, 114, 115 y 30 de noviembre de 2001
132
Ley de Derechos y Amparo del
Paciente, Registro Oficial Suplemento Art. 2 y 4 03 de febrero de 1995
626
Aprobar el documento denominado
“Manual de Modelo de Atención
Integral de Salud, MAIS”, Acuerdo Todo el documento 8 de diciembre de 2011
00001162, Registro Oficial 620, de
fecha 17 de enero de 2012
Acuerdo ministerial 4431, de tema:
Aprobar y autorizar la publicación de
la "Norma del subsistema de
referencia, derivación, Todo el documento 26 de diciembre de 2013
contrareferencia del Sistema Nacional
de Salud", Registro Oficial 151, de
fecha 26 de diciembre de 2013.
Reforma integral al Reglamento
Orgánico Funcional del IESS,
Resolución C.D. 535, Registro Oficial Numeral 3.1.3 06 de mayo de 2017
Edición Especial 5, de fecha 01-06-
2017

3. GLOSARIO DE TÉRMINOS Y ABREVIATURAS

TÉRMINO /
DEFINICIÓN
ABREVIATURA
Admisión Es el área encargada de la gestión de pacientes, desde su ingreso
hasta su salida del establecimiento de salud, para facilitar al usuario
los trámites administrativos en la obtención de los servicios que
solicita.
Cita Procedimiento administrativo que se establece cuando el
establecimiento de salud otorga al usuario/a una fecha, hora y

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especialidad para ser atendido.

E.S. Establecimiento/s de salud
MIS AS-400 Sistema de información médica (Medical Information System – MIS);
corresponde al sistema informático automatizado que actualmente
es utilizado en todos los establecimientos de salud del IESS.
MSP Ministerio de Salud Pública del Ecuador.
Todo aquel que recibe asistencia sanitaria porque necesita cuidados
Usuario/ Paciente para el mantenimiento o recuperación de la salud (tomado del
reglamento para la confidencialidad del paciente AM 5216-A).

4. DISPOSICIONES GENERALES

 Respecto a la “Gestión de Agenda” se deben considerar todos los lineamientos, directrices,

normas, pautas, guías, entre otras disposiciones emitidas por la Dirección del Seguro
General de Salud Individual y Familiar vigentes.

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5. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO

5.1. DIAGRAMA DE FLUJO

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5.2. PROCEDIMIENTO PARA PROCESO DE GESTIÓN DE AGENDA

No DESCRIPCIÓN DE LA DOCUMENTOS
ACTIVIDAD RESPONSABLE
. ACTIVIDAD / SISTEMAS
Inicio múltiple.- Existe opción de inicio para establecimientos IESS y para prestadores
externos.
Para Establecimientos
IESS:
Director/a del
Prepara memorando que
Notificar a Seguro General
permita informar sobre la
1.1 Subdirección de de Salud Memorando
creación del
Provisión Individual y
establecimiento de salud a
Familiar
la Subdirección Nacional
de Provisión de Servicios
de Salud.

Elabora memorando para

solicitar la ejecución de las Subdirector/a
Notificar a
acciones necesarias para Nacional de
Coordinación
2 la creación de la unidad Provisión de Memorando
Provincial de
médica a la Coordinación Servicios de
Salud
Provincial de Prestaciones Salud
de Salud.

Solicita se ejecuten las Coordinador/a

Solicitar creación acciones que permitan Provincial de
3 Memorando
de E.S. crear la unidad médica en Prestaciones del
el sistema MIS As-400. Seguro de Salud

Ejecuta el proceso de
“Gestión de incidentes y
requerimientos”; siendo el
objetivo la creación de la
unidad médica en la base Director/a
Gestión de
de datos del sistema MIS Nacional de
incidentes y NA
As-400. Tecnologías de la
requerimientos
Información
Posteriormente continúa el
proceso con la actividad
Nro.7 “Autorizar servicios
y medicamentos”.

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Dispone elaboración de
memorando para solicitar
Director/a del
la ejecución de las
Notificar a Seguro General
acciones necesarias para
1.2 Coordinación de Salud Memorando
la creación de la unidad
Provincial Individual y
médica a la Coordinación
Familiar
Provincial de Prestaciones
de Salud.

Solicita se ejecuten las Coordinador/a

Solicitar creación acciones que permitan Provincial de
4 Memorando
de E.S. crear la unidad médica en Prestaciones del
el sistema MIS As-400. Seguro de Salud

Ejecuta el proceso de
“Gestión de incidentes y
Director/a
Gestión de requerimientos”; siendo el
Nacional de
incidentes y objetivo la creación de la NA
Tecnologías de la
requerimientos unidad médica en la base
Información
de datos del sistema MIS
As-400.

Prepara oficio solicitando

Coordinador/a
Solicitar a prestador la información
Provincial de
5 información a necesaria para habilitar N/A
Prestaciones del
prestador los servicios y uso del
Seguro de Salud
sistema MIS As-400.

Elabora información
Formulario de
Elaborar solicitada en el formulario Responsable de
creación de
6 formulario para y remite para continuar agenda en
VPN/ Acuerdo
creación de VPN con la habilitación del prestador externo
confidencialidad
sistema.
Ejecuta el proceso cuyo Director/a
Gestión de objetivo es la creación y Nacional de
N/A
identidades acceso de los usuarios vía Tecnologías de la
VPN (Red Privada Virtual). Información

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Realiza visita física para

confirmar los servicios y Coordinador/a
Autorizar
medicamentos a ser Provincial de GCA-P01-F01
7 servicios y
aprobados en la unidad Prestaciones del Informe técnico
medicamentos
médica o en el prestador Seguro de Salud
externo.

Permite acceso a los Responsable

servicios y medicamentos Provincial de
Habilitar servicios
8 aprobados para la unidad Administración de MIS As-400
y medicamentos
médica o el prestador Sistema MIS As-
externo. 400
Memorando/
Prepara memorando/ Coordinador/a
Solicitar GCA-P01-F02
oficio con formatos para Provincial de
9 capacidad Matriz de
solicitar información de Prestaciones del
instalada capacidad
capacidad instalada. Seguro de Salud
instalada
SI: Continúa con actividad
Nro.10 “Generar correo a
Coordinador/a
prestador”
¿Es prestador Provincial de
NA
externo? Prestaciones del
NO: Continúa con
Seguro de Salud
actividad Nro.12 “Preparar
capacidad Instalada”

Prepara correo electrónico

Coordinador/a
a prestador externo
Generar correo a Provincial de Correo
10 solicitando ingreso de
prestador Prestaciones del electrónico
información en matriz de
Seguro de Salud
capacidad instalada.

Elabora información de
capacidad instalada; GCA-P01-F02
Preparar
posteriormente se conecta Prestador Matriz de
11 capacidad
con la actividad Nro.13 Externo capacidad
instalada
“Solicitar ingreso de instalada
capacidad instalada”
Elabora información de
capacidad instalada y la GCA-P01-F02
Preparar
envía por correo Responsable de Matriz de
12 capacidad
electrónico a la Unidad Médica capacidad
Instalada
Coordinación Provincial de instalada
Salud.

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Elabora correo a
“Operador para
administrar sistema”
solicitando ingreso de
capacidad instalada de los
nuevos establecimientos Coordinador/a
Solicitar ingreso
de salud y prestadores Provincial de Correo
13 de capacidad
externos de la provincia; Prestaciones del electrónico
instalada
con copia a la Seguro de Salud
Subdirección Nacional de
Provisión de Servicios de
Salud (Responsable
Nacional de Gestión de
Agenda).

Realiza el ingreso de cada

uno de los horarios
conforme a la capacidad
instalada presentada para
los médicos; en caso de Correo
Ingresar encontrarse Operador para electrónico
14 capacidad inconsistencias administrar confirmando
instalada (duplicaciones, etc.); los sistema información
mismos se solventarán ingresada
directamente con la
Coordinación Provincial
para completar la
información ingresada.

SI: Continúa con la

ejecución del Subproceso:
¿Es necesario “Modificaciones de
Responsable de
modificar agenda”.
Establecimiento N/A
planificación
de Salud
agenda? NO: Continúa con la
actividad Nro.15 “Verificar
capacidad instalada”.
Ejecuta el Subproceso
cuyo objetivo es modificar Responsable de
Modificaciones de
la planificación de agenda Establecimiento N/A
agenda
realizada con la matriz de de Salud
capacidad instalada.

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Confirma la información
Verificar de la planificación de la Responsable de
15 capacidad agenda realizada con Establecimiento N/A
instalada base en la matriz de de Salud
capacidad instalada.

Realiza cita médica a

través de los siguientes
Usuario del
16 Solicitar cita canales: Llamada/ Pagina MIS As-400
Sistema de Salud
Web/ Unidad Médica/ App
móvil y otros.

SI: Continúa con la

ejecución del Subproceso:
“Modificaciones de
agenda”.
¿Requiere Usuario del
N/A
modificar cita? NO: Continúa con la Sistema de Salud
ejecución del proceso de
Consulta Externa y
posteriormente el proceso
llega a su fin.

Ejecuta el Subproceso
Modificaciones de cuyo objetivo es modificar Usuario del
N/A
agenda una cita médica Sistema de Salud
programada.
Ejecuta el proceso cuyo
objetivo es: “Otorgar
atención para consulta
externa en las
especialidades de los
diferentes niveles de
Consulta Externa atención, con la finalidad N/A N/A
de establecer un
diagnóstico y plan
terapéutico o de
prevención para lograr el
bienestar del usuario/
paciente”
FIN

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6. IDENTIFICACIÓN DEL SUBPROCESO MODIFICACIONES DE AGENDA

FICHA TÉCNICA

NOMBRE DEL
Modificaciones de agenda.
SUBPROCESO
 Director/a del Seguro General de Salud Individual y
RESPONSABLE(S) DEL Familiar.
SUBPROCESO  Subdirección Nacional de Provisión de Servicios del
Seguro de Salud.
Gestionar modificaciones generadas sobre la planificación
de la agenda y citas médicas otorgadas para consulta
OBJETIVO GENERAL
externa en las especialidades de los diferentes niveles de
atención.
El proceso inicia con la notificación o solicitud de
ALCANCE modificación y termina con la ejecución de las
modificaciones.
El presente documento aplica para todos los
ÁMBITO DE APLICACIÓN
Establecimientos de Salud del IESS.
ENTRADAS Notificación y soportes / Solicitud de modificación.
PRODUCTOS / SERVICIOS
Modificación de agenda y / o citas médicas.
DEL SUBPROCESO

Internos:
 N/A
TIPO DE CLIENTE
Externos:
 Usuario/ paciente

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7. DESCRIPCIÓN DEL SUBPROCESO

7.1. DIAGRAMA DE FLUJO

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7.2. PROCEDIMIENTO PARA MODIFICACIONES DE AGENDA

DESCRIPCIÓN DE LA DOCUMENTOS
No. ACTIVIDAD RESPONSABLE
ACTIVIDAD / SISTEMAS
Ejecuta acciones necesarias
para modificación de cita, de
acuerdo a los medios por los
que se ejecutó la misma.
Usuario Sistema
1.1 Solicitar modificación Llamada/ Pagina Web/ MIS As-400
de Salud
Unidad Médica/ App móvil y
otros.
Posteriormente continúa con
la actividad Nro.9.
Prepara correo a
Coordinación Provincial con
información sobre
modificaciones; para inicios
Responsable de
Notificar sobre de periodo o cambios Correo y
1.2 Establecimiento
modificaciones significativos en la unidad soportes
de Salud
médica debe completarse la
matriz de capacidad
instalada para soporte de la
modificación.
Examina la documentación y
el pedido de modificación;
Coordinador/a
respecto al cumplimiento de
Revisar Provincial de
2 los lineamientos emitidos por N/A
documentación Prestaciones del
la Subdirección Nacional de
Seguro de Salud
Provisión de Servicios de
Salud.
Si: Continúa con la actividad
Nro.3 “Informar
Coordinador/a
observaciones”.
¿Existen Provincial de
N/A
observaciones? Prestaciones del
NO: Continúa con la
Seguro de Salud
actividad Nro.5 “Solicitar
modificaciones provinciales”.
Prepara correo con Coordinador/a
Correo
Informar observaciones encontradas Provincial de
3 electrónico con
observaciones en la solicitud de Prestaciones del
observaciones
modificación. Seguro de Salud
Modifica las observaciones
solicitadas por la
Responsable de
Corregir Coordinación Provincial de
4 Establecimiento N/A
observaciones Salud y continúa el flujo
de Salud
desde la actividad Nro.2
“Revisar documentación”.

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Elabora correo a
Subdirección Nacional de Coordinador/a
Solicitar Correo con
Provisión de Servicios de Provincial de
5 modificaciones Solicitud de
Salud; solicitando las Prestaciones del
provinciales Provincia
modificaciones una vez que Seguro de Salud
fueron revisadas.
Responsable
Revisar Revisa el cambio solicitado y Nacional de
6 N/A
documentación soportes. Gestión de
Agenda
SI: Sigue con la actividad
Nro.7 “Notificar
Responsable
modificaciones”.
¿Existen Nacional de
N/A
observaciones? Gestión de
NO: Sigue con la actividad
Agenda
Nro.8 “Solicitar ejecución
cambios”.
Prepara correo solicitando a
Responsable
provincia la corrección; Correo
Notificar Nacional de
7 posteriormente se ejecuta el electrónico con
modificaciones Gestión de
flujo desde la actividad Nro.3 observaciones
Agenda
“Informar observaciones”.
Responsable Correo
Prepara correo solicitando
Solicitar ejecución Nacional de electrónico con
8 las modificaciones
cambios Gestión de modificaciones
autorizadas.
Agenda autorizadas
Realiza las modificaciones Operador para
Ejecutar
9 solicitadas sobre panificación administrar MIS As-400
modificaciones
de agenda y citas otorgadas. sistema
FIN

8. FORMATOS
Código Nombre del Formato
GCA-P01-F01 Informe técnico
GCA-P01-F02 Matriz de capacidad instalada

9. ANEXOS
Código Nombre del Anexo
GCA-P01-A01 Ficha de indicador de proceso

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