Características del software de

contabilidad
Un software de contabilidad, puede favorecer sin duda a nuestro
negocio en muchos ámbitos. Actualmente, existen cientos de
programas que podremos encontrar si realizamos una búsqueda por
internet.

Sin embargo, podemos preguntarnos cuáles son los mejores, o cuáles

realmente significan una mejora real y valiosa a nuestro negocio o
emprendimiento.

Existen ciertas características que cualquier software contable debería

cubrir como mínimo: 1) Facilidad de uso, 2) Informes, 3) Flexibilidad, 4)
Seguridad, 5) Integración y 6) Portabilidad.

Facilidad de uso
Cuando buscamos un software para manejar los datos y la contabilidad
de nuestra empresa, una de las principales cosas que esperamos del
mismo es que sea sencillo de utilizar.

Estamos buscando simplificar esta área de nuestra empresa con esta

herramienta, no dificultarla aún mas, claro está.

Por ello, una de las características principales que tenemos que buscar
en un programa contable, es que sea fácil de utilizar y claro de
entender.

Existen muchas alternativas, por lo que, si no nos convence un

determinado programa, podemos intentar con otro, y así
sucesivamente hasta hallar uno que se adecúe a nuestras posibilidades
y que sea de nuestro agrado.

El principal beneficio de un software contable es automatizar el trabajo

que antes se hacía de forma manual.

Además, debe ser lo suficientemente sencillo de manejar para que

pueda hacerlo cualquier persona, sin que tenga que tener
conocimientos elevados de informática o manejo de ordenadores, a fin
de efectuar el trabajo de forma más rápida y con menos errores.

Informes
Gráficas detalladas. Control de ingresos y egresos. Compras, ventas,
gastos, proveedores, clientes, etc.

Un software de contabilidad nos puede ofrecer un sinnúmero de

reportes e informes detallados sobre la actividad de nuestra empresa y
su día a día, facilitándonos la tarea de su control, y además,
brindándonos información valiosa sobre hacia dónde se dirige nuestra
empresa, y situaciones que podamos prever gracias a los datos
obtenidos.

Flexibilidad
Es fundamental poder adaptar el programa contable para nuestra
empresa o negocio sin ningún tipo de problemas. Para ello, el software
que utilicemos debe ser lo suficientemente flexible para adaptarse a las
operaciones de nuestra empresa, y gestionar todos los movimientos y
transacciones de forma eficaz.

Seguridad
Uno de los aspectos principales en un negocio, es la seguridad. Se
debe tener en cuenta que los sistemas pueden fallar en algún
momento.

Todo sistema informático, especialmente el que está conectado a

Internet, está expuesto a riesgos por factores externos. Delincuentes
informáticos como hackers, robos de información, pérdida de datos,
fallas en software o hardware, fallas en la conectividad, entre otras
cosas.

Por eso, un software contable, debe ofrecer una seguridad intachable,

además de un mantenimiento y soporte especializado que permita que
la aplicación esté constantemente en funcionamiento, y la información
siempre actualizada y segura. Los sistemas contables pueden ser
offline, o bien estar en la nube informática.
Cada uno de ellos ofrece distintas medidas de seguridad, y también
tienen riesgos que varían entre uno u otro. Por esto, debemos elegir un
sistema confiable y que nos brinde un soporte humano especializado.

Integración
Una de las características de más utilidad que presentan los programas
de contabilidad, es la posibilidad de integración de módulos.

Estos módulos, pueden representar características o funcionalidades

que se le pueden adicionar al programa para aplicar su funcionalidad y
servicios.

Por ejemplo, podremos integrar el control de facturación de nuestra

empresa en el programa a través de la adición de un módulo.

La capacidad de integración del software contable, permitirá obtener

un mayor control en distintas áreas del negocio, mediante un sistema
automatizado y centralizado, que nos permita efectuar la tarea de
gestión, contabilidad y control desde un mismo lugar, aumentando la
eficiencia y velocidad del trabajo.

Portabilidad
En el pasado, tener la gestión de nuestra empresa o negocio en
formato físico de papel, conllevaba una limitación sobre la información
y el acceso a la misma. Hoy en día, una de las ventajas principales de
los programas contables, es la portabilidad.

Contar con un software que nos brinde acceso a la información de

nuestro negocio desde cualquier lugar y en cualquier momento, es
algo sumamente valioso.

Con esto, podremos controlar nuestro negocio en cualquier momento

y lugar. A su vez, nos brinda mayor seguridad, permitiendo una
eficiencia de trabajo mucho mayor, mas sencilla y automatizada.

Tipos de software contable

Existen varias clases o tipos de software contable cuyas características
varían de uno a otro.
Específicamente, existen los siguientes 4 tipos, que varían dependiendo
principalmente la magnitud del negocio al cuál se aplica, o el tipo de
programa que se requiere para el mismo, dependiendo de las
funciones que ofrece al negocio.

Hojas de cálculo
Las hojas de cálculo, programas como Excel, entre otros, resultan una
muy buena herramienta para administrar de forma mas sencilla un
negocio u empresa.

Es mas eficiente para negocios o empresas pequeñas, o de mediano

tamaño, o aquellas que no necesitan emplear un programa muy
complejo para llevar la contabilidad, y además, ahorrar el costo de este.

Las hojas de cálculo pueden configurarse para controlar ingresos y

egresos, flujo de caja, nóminas, entre muchas otras opciones y datos
financieros. Incluso pueden realizarse gráficos y tablas con estos datos.
Existen programas de hoja de cálculos tanto offline como en la nube.

Software contable personal

Por lo general, un software contable personal es creado por la misma
empresa que lo requiere, y está adaptado a sus necesidades y
gestiones de forma personalizada y específica.

Esta clase de programa, surge debido a la necesidad por parte de los

empleados de una empresa para facilitar sus tareas y trabajos en el
área contable, por lo que la misma empresa lleva a cabo el desarrollo
del programa.

Este software puede estar desarrollado mediante hojas de cálculo

adaptadas a las necesidades de la empresa, o bien puede ser un
programa informático propio.

Estos tipos de programa, al estar adaptados y extremadamente

personalizados para una empresa específica, no suelen ser
comercializados para el uso en otras empresas, negocios o rubros.

Software contable comercial

Por el contrario del software personal, un software contable comercial
(diferente a un software comercial) está específicamente diseñado para
su venta o comercialización. Estos programas, suelen incluir
características de contabilidad general para cualquier tipo de empresa,
negocio o rubro, y suelen ser bastante genéricos y adaptables a
cualquier tipo de negocio o empresa.
Software contable empresarial
Un software contable empresarial, es similar a un software contable
comercial, aunque presenta muchas mas funciones y está orientado
principalmente a empresas grandes, con un altos niveles de
transacciones. No están enfocados únicamente a la contabilidad, sino
que también presentan funciones para la gestión administrativa de la
empresa.

Ofrecen herramientas robustas, con amplias funcionalidades, y su uso

es más avanzado. Puede integrar herramientas o módulos como
planificación de proyectos, gestión de flujo laboral, gestión y control de
área administrativa y reportes estadísticos avanzados y personalizados.

Software contable gratis

En la actualidad, es posible contar con un software de contabilidad
gratuito. En su mayoría, estos programas servirán a empresas
pequeñas, como Pymes o empresas administradas por sus propios
dueños, que puedan llevar la contabilidad ellos mismos.

Esto es debido a que las opciones que ofrecen los programas de

contabilidad gratuitos, son mas limitados, y por lo tanto pueden
quedar muy cortos para empresas medianas o de gran tamaño.

Muchos de los programas contables gratuitos, son en realidad,

versiones básicas de programas de contabilidad que ofrecen distintos
paquetes para distintas empresas.

Como estas versiones suelen ser un poco acotadas, cumplen la función

de prueba para luego poder pasarse a un paquete de pago y disponer
de mayores características y funcionalidades.
Aunque, es posible que para una empresa pequeña o que recién está
comenzando, la versión gratuita sea más que suficiente. La mayoría de
estos programas en la actualidad son en la nube y de acceso online,
incluso desde varios dispositivos.

Contabilidad Autónomos
Contabilidad Autónomos, es un programa de contabilidad enfocado
principalmente a autónomos y pymes. Ofrece distintos planes, cuyo
plan básico es gratuito. Permite llevar a cabo distintas funciones de
contabilidad, facturación, órdenes de compra, entre otros.
Presenta una interfaz sencilla e intuitiva, por lo que puede facilitar
mucho el trabajo de la contabilidad y gestiones en dicho ámbito.
También presenta almacenamiento en la nube y posibilidad de utilizar
el programa desde varios dispositivos.
ContaSimple
ContaSimple, es otra gran opción para gestionar la contabilidad para
autónomos o pymes. Podrás acceder a este programa desde cualquier
lugar, ya que presenta guardado en la nube. Permite controlar
ingresos, egresos, facturas, dar de alta fichas de clientes y productos,
entre otras funcionalidades.
Cuenta con varios planes para seleccionar. El plan básico es gratuito.
Sin duda es una gran herramienta para ahorrar tiempo y dinero,
controlando la contabilidad de un negocio mediante una interfaz
sencilla y visualmente eficiente.

Ejemplos de Software Contable online en la

nube
El software contable en la nube, o software contable online, es uno de
los mayores avances en la tecnología de la contabilidad.

Al ver el éxito y las ventajas que presentan estos sistemas, muchos

desarrolladores que antiguamente presentaban el software contable en
formato físico, comenzaron a desarrollar sus aplicaciones en la web, e
incluso apps móviles de contabilidad, lo que les permitió afianzar sus
tecnologías.
A diferencia del software contable en formato físico (en CD), los
programas en la nube no requieren de instalación. Por lo tanto, son
accesibles desde casi cualquier dispositivo con acceso a Internet, desde
cualquier parte.

A su vez, esto los vuelve seguros, ya que el sistema se actualiza

constantemente en la nube, por lo que las fallas en los sistemas físicos
y ordenadores deja de ser un problema.

Incluso, se vuelve un sistema mucho mas económico, ya que no es

necesario invertir en sistemas informáticos de forma física para poder
utilizar el programa o instalarlo en varios equipos.

También se ahorran parte de los gastos en técnicos y soporte de los

sistemas físicos o de instalación y mantenimiento.

Existen varias clases de programas de contabilidad en la nube. Desde

hojas de cálculo, hasta programas sumamente complejos que pueden
utilizarse en grandes empresas o negocios.

Si bien las opciones en el mercado actual son variadas y extensas, es

importante que cada empresa busque la opción que mejor se adapte a
sus negocios y necesidades. Algunos programas contables en la nube,
son los siguientes:

Quaderno
Quaderno es un programa contable online que se presenta como uno
de los mas destacados. Permite manejar de forma sencilla la gestión
contable de un negocio o empresa.

Facilita los cálculos de impuesto en tiempo real, además de presentar

algunas opciones que facilitarán la facturación de cualquier negocio,
como por ejemplo enviar facturas de forma automática, dependiendo
de la regulación fiscal de cada país y en su propia moneda.

También permite realizar cálculo de impuestos con mucha facilidad. Se

presenta en varios planes o paquetes, los cuales varían en precio y
características.
Sage
Otro programa que destaca por permitir llevar la contabilidad online
de un negocio con facilidad, es Sage. Este software permite manejar de
forma rápida y eficiente tareas como el control de gastos, créditos,
devoluciones, facturación, entre otras herramientas.

El software, también se ofrece con una variedad de planes y distintas

características entre si.

Anifx
Anfix es un programa contable online bastante popular. Permite la
automatización de las áreas de facturación y contabilidad de un
negocio, simplificando el trabajo y brindando una mayor fluidez al
mismo.

Además de brindar un ambiente sencillo y eficaz, también ofrece una

seguridad al usuario con respecto a manejo de datos y fiabilidad.
También permite gestionar impuestos del negocio, controlar gastos,
gestión de stock, entre otras características.

Elegir un software contable en la nube, no es una opción sencilla en

principio, ya que con tantas opciones que ofrece el mercado, se debe
invertir tiempo y dinero en buscar la mas adecuada y adaptable a un
negocio.

Sin embargo, una vez que cuentas con un programa que permite
gestionar de forma sencilla y automatizar la contabilidad del negocio,
sin duda que habrá significado una muy buena inversión.

Ventajas y Desventajas del software de

contabilidad
Como la gran mayoría de las cosas de las que podemos disponer, un
software contable también presenta ventajas y desventajas. Es posible
que, dependiendo el tipo de negocio o la capacitación de las personas,
algunas de las desventajas que podemos listar, no resulten como tal.
Entonces, grandes rasgos, podemos decir que un programa contable
puede presentar las siguientes ventajas y desventajas.

Ventajas
 Automatización de tareas. Informes, gráficos, datos y
resúmenes de forma totalmente automática a partir de los
datos generados en el sistema.
 Gestión de datos facilitada. Permite rapidez al trabajar
con los datos del negocio, así como también una gestión
sencilla de los mismos.
 Mayor velocidad de gestión. Una de las ventajas
principales de cualquier software contable, es sin lugar a
dudas que brinda una rapidez en los procesos que
involucren facturación, cálculos y reportes, actualización de
inventarios, gestiones bancarias y comerciales, entre otras.
 Facilidad de procesos y cálculos. Permite realizar cálculos
y procesos complejos con mayor facilidad y rapidez.
Procesos como control de inventario, cálculo de nóminas,
impuestos, transacciones de compra y venta, conciliación,
registros contables. Todo esto se vuelve mucho mas
sencillo y rápido.
 Minimización de errores. Como seres humanos, los
contadores también pueden cometer errores en cálculos y
gestiones manuales. Por lo tanto, podemos minimizar
estos errores al contar con un programa contable que
realice estos cálculos de forma automática.
 Facilidad de integración. Un software contable, permite
facilitar la integración con sistemas de cobro, sistemas ERP,
POS, o sistemas de bancarización.
 Reducción de gasto operativo. Gracias a un software
contable, podemos reducir el costo de mantenimiento del
trabajo manual para la misma o mayor carga laborar, e
incluso contar con menos personal para cubrir dichas
tareas.
 Disponibilidad. Podremos acceder al sistema contable y
disponer de la información centralizada desde cualquier
punto, en cualquier momento. Los sistemas almacenados
 en la nube, nos permiten tener acceso constante a la
información desde cualquier lugar y momento.
Como vemos, una de las principales ventajas de un sistema contable,
es la simplificación, automatización y velocidad de trabajo contable.
Ahora, veamos algunas de sus desventajas.

Desventajas
Como todo sistema, el software contable presenta algunas desventajas.
Aunque quizás algunas de ellas puedan llegar a ser minimizadas, o
incluso no consideradas como desventajas, dependiendo el tipo de
negocio o personal.

 Capacitación necesaria. Es posible que la persona que se

encargará de controlar el sistema contable, deba ser
primero capacitada para su uso. Claro que, luego de la
capacitación, el personal ya podrá manejar el sistema y
aprovechar todas sus ventajas.
 Costos. Muchos programas contables tienen un costo de
mantenimiento e implementación. Quizás tengamos que
considerar la adquisición de cierta infraestructura para
poder utilizar estos sistemas. Por otra parte, algunos de
estos programas son gratuitos, o cuentan con versiones
libres. Muchos de estos programas tienen limitaciones,
tanto en las funciones que brindan, así también como
pueden resultar muy genéricos y poco personalizable para
algunos tipos de negocios. Los programas mas completos
o personalizables, generalmente, tienen un costo para su
utilización, mantenimiento, soporte de uso y sus licencias.
 Limitaciones y tiempo de elección. Algunos programas
contables pueden adaptarse fácilmente a todo tipo de
negocios. Otros, quizás sean un poco mas difíciles de
adaptarlos. Por eso, es posible que tengamos que
considerar varias opciones, o dedicar bastante tiempo a
analizar todas las opciones, antes de dar con la adecuada
para nuestro negocio o nuestras necesidades.
Luego de considerar las ventajas y desventajas de contar con un
sistema automatizado de contabilidad, podemos encontrarnos con la
siguiente inquietud: ¿Cuál es el mejor?
¿Cuál es el mejor software contable hoy en
día?
Si bien podemos pasarnos mucho tiempo y gastar dinero en probar
distintos tipos de software contable o varios programas, es una
inversión que vale la pena, pues, a largo plazo, podremos contar con
áreas de la empresa de forma automatizada, gestionando nuestro
negocio de forma mucho mas sencilla y eficiente, reduciendo errores
humanos, e incluso ahorrando gastos.

Para ayudarte y ahorrarte un poco de tiempo, a continuación

brindamos algunos ejemplos de software contables que hemos
recopilado en algunos países. Estos programas, están muy bien
valorados en dichos países, por lo que si tu empresa o negocio es de
allí, sin duda puedes intentar con alguna de estas opciones.

Mejor software contable internacional

Alegra
Alegra es uno de los mejores softwares contables del mercado, y
también es de los más utilizados internacionalmente. Cuenta con
versiones específicas para México, Colombia, España, Argentina,
Estados Unidos, entre otros países.
Por ello, es una de las principales opciones de las que listamos en esta
sección del artículo. No lo destacaremos en cada país, y si lo
destacamos inicialmente, ya que está disponible en decenas de países.

Es ideal para pequeñas empresas o empresas de tamaño medio.

Presenta una interfaz visual agradable y un sistema sencillo de utilizar y
administrar.

Incorpora a su vez distintas funcionalidades que permiten administrar

el sistema de forma online, tanto desde un ordenador, como desde tu
móvil o tablet, desde cualquier lugar.

Cuenta con Soporte del sistema sin costo adicional, totalmente

gratuito e ilimitado. Permite la sincronización de documentos desde
Excel, además de brindar reportes detallados.
Además, cuenta con integración con sistema POS, sin necesidad de
acceso a Internet y con sincronización en tiempo real de facturación al
sistema administrativo. Sin dudas este software contable es uno de los
más destacados de forma Internacional.

Quickbooks
Quickbooks, es uno de los programas contables mas utilizados en
Estados Unidos, y además, es Internacional. Presenta versiones para
una variedad de países en todos los continentes, abarcando mas de 80.
Está principalmente adaptado para pequeñas empresas, Pymes y
empresas medianas. Este software contable internacional, se presenta
en distintos paquetes con una variedad de soluciones de todo tipo.

Cuenta con períodos de prueba gratuitos para que los usuarios puedan
explorar el programa y luego decidirse a contratar un plan
determinado para su negocio.

Este software se basa principalmente en la nube, permitiendo el acceso

al sistema a los usuarios administradores desde cualquier parte del
mundo y tanto con sus ordenadores como con sus dispositivos
móviles.

Incluso permite conectar a un administrador contable de la empresa al

resto de los administradores de forma individual, para que éste pueda
controlar el software y los datos de forma separada.

Presenta ademas un sistema de copias de seguridad automatizadas

para que todos los datos estén respaldados siempre.

Además de permitir todo tipo de transacciones contables y

administrativas del negocio, también implementa un sistema de
facturación personalizable. También permite generar reportes y
balances de contabilidad, a partir de los datos manejados en el
sistema.

El software está protegido por certificados de seguridad, y además, se

incluye soporte ilimitado y totalmente gratuito. También existe un
manual con preguntas frecuentes y con información en caso de
problemas con el sistema.