CONCEPTO
Es la estructuración de las relaciones que deben existir entre
las funciones niveles y actividades de los elementos
materiales y humanos de un organismo social, con el fin de
lograr su máxima eficiencia dentro de los planes y objetivos
señalados.
La organización es el diseño de un estructura formal, en
donde se establecen las funciones a desempeñar y sus
relaciones, la jerarquía y los niveles de autoridad, de acuerdo
con las actividades y objetivos de la empresa.
La Estructura Organizacional se define como la serie de
actividades que deben desempeñarse en un puesto
determinado por un individuo que cubre un perfil específico
para llevarlas a cabo con profesionalismo.
La Estructura Organizacional cumple con tres funciones
básicas:
• Producir resultados y objetivos
• Superar las diferencias individuales
• Ser un medio para ejercer el poder
Tipos de Estructuras Organizacionales
Organización Lineal o Militar
Organizacional Funcional
Organización Lineo Funcional
Organización Staff
La naturaleza y propósito de la Organización
Está definida por las funciones que sus integrantes llevan a
cabo. Es decir que toda empresa debe sujetarse a las
funciones administrativas (Planear, organizar, dirigir y
controlar) que le diseña y proporciona una estructura
adecuada en donde el personal conoce y cumple con sus
responsabilidades.
Principios generales de Organización
1. Del Objetivo
2. Especialización
3. Jerarquía
4. Paridad de autoridad y responsabilidad
5. Unidad de mando
6. Difusión
7. Amplitud o tramo de control
8. Coordinación
El diseño de una organización se encuentra basado en las
premisas siguientes:
• Division del trabajo
• Unidad de Mando
• Autoridad
• Jerarquización
• Centralización y descentralización
• Departamentalización
Estructura horizontal
Departamentos de línea
Unidades que tratan directamente con los
bienes o servicios primarios de la
organización.
Tienen responsabilidad en las principales
actividades de la organización.
Departamentos de staff Departamentalización
Unidades que dan soporte a los Subdividir una organización en
departamentos de línea. subunidades más pequeñas.
Organización funcional
La departamentalización de actividades
especializadas, como producción, mercadeo
y recursos humanos.
El enfoque funcional tradicional de la departamentalización
tiene un buen número de ventajas
potenciales para una organización:
1. Pueden hacerse economías de escala
2. El monitoreo del entorno es más eficiente
3. Los estándares de desempeño se mantienen mejor
4. La gente tiene mayores oportunidades de obtener
capacitación especializada y desarrollo profundo de
habilidades
5. Los especialistas técnicos están relativamente libres del
trabajo administrativo.
6. La toma de decisiones y las líneas de comunicación son
simples y fáciles de entender.
Organización divisional
Una departamentalización que agrupa
unidades alrededor de productos, clientes o
regiones geográficas.
TABLA 8.1
Ejemplos de organización funcional y
divisional
Organización matricial
Una organización compuesta de relaciones de reporte duales en
las que algunos directores reportan a dos superiores: un director
funcional y uno divisional.
Principio de la unidad de mando
Estructura en la que cada trabajador reporta a un jefe,
quien a su vez informa al suyo.
TABLA 8.2 Ventajas del diseño matricial
TABLA 8.3 Desventajas del diseño matricial
FIGURA 8.6 El diamante matricial
Organización de red
Una colección de empresas independientes, y
casi todas con una sola función, que colaboran
para producir un bien o servicio.
Red dinámica
Un acuerdo temporal entre socios que
puede ensamblarse y reensamblarse para
adaptarse al entorno.
Broker
Una persona que reúne y coordina a los
participantes dentro de una red.
Departamentalización
De acuerdo con la situación específica de cada empresa los
tipos de departamentalización más usuales son por:
Departamentalización por funciones
Departamentalización por productos o servicios
Departamentalización geográfica
Departamentalización por clientela
Departamentalización por proceso
Departamentalización por proyecto
Es común encontrar una combinación de los diversos tipos de
departamentalización, ya sea en el mismo o en diferentes
niveles jerárquicos de la organización. Alternativas para hacer
una departamentalización:
1. Principal
2. Intermediaria
3. Combinada
OBJETIVOS
CON LOS OBJETIVOS, SE PRETENDE CREAR UNA COMUNIÓN
DE INTERESES Y PARTICIPACIÓN EN TODA LA
ORGANIZACIÓN.
ORGANIZACIÓN FORMAL.- ESTE TIPO DE ORGANIZACIÓN
REPRESENTA LA ESTRUCTURA INTENCIONAL DE LOS
PAPELES EN UNA EMPRESA ORGANIZADA FORMALMENTE.
CARACTERÍSTICAS:
- ES DELIBERADAMENTE PLANIFICADA
- DA GRAN IMPORTANCIA A LA COORDINACIÓN DE
ACTIVIDADES
- SE ESTRUCTURA JERÁRQUICAMENTE
ORGANIZACIÓN INFORMAL.- TOMA COMO BASE LA
DISPOSICIÓN Y RELACIONES INFORMALES DE TRABAJO, ES
DECIR, LAS INTERACCIONES DEL PERSONAL Y LA SOCIEDAD
QUE NO ESTÁN PREESCRITAS POR LA ORGANIZACIÓN
FORMAL.
CARACTERÍSTICAS:
- FLEXIBLE Y POCO ESTRUCTURADA
- SUS RELACIONES SON EN PARTE INDEFINIDAS
- HAY GRADOS DE LIBERTAD EN LA ACTUACIÓN DE SUS
MIEMBROS
ESTRUCTURAS
LAS ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES PUEDEN DEFINIRSE
COMO LAS DIVERSAS COMBINACIONES DE LA DIVISIÓN DE
FUNCIONES Y AUTORIDAD, A TRAVÉS DE LAS CUALES SE
REALIZA LA ORGANIZACIÓN.
ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES BÁSICAS:
- ORGANIZACIÓN LINEAL
- ORGANIZACIÓN FUNCIONAL
- ORGANIZACIÓN MATRICIAL
ORGANIZACIÓN LINEAL
ORGANIZACIÓN FUNCIONAL
ORGANIZACIÓN MATRICIAL
CULTURA ORGANIZACIONAL
LA CULTURA DE UNA EMPRESA ES, EN CIERTA FORMA, SU
MANERA HABITUAL Y TRADICIONAL DE PENSAR Y HACER
LAS COSAS.
ELEMENTOS DE LA CULTURA:
- VALORES.- SON ELEMENTOS CENTRALES DE LA CULTURA.
- CREENCIAS.- SON SENTIMIENTOS PROPENSOS A LA ACCIÓN
QUE INFLUYEN EN LA PERCEPCIÓN, INTERPRETACIÓN E
INTEGRACIÓN DE LAS SENSACIONES; Y EN LA MANERA DE
PENSAR, OPINAR Y COMPORTARSE.
ORGANIGRAMAS
Son sistema de organización que representa con objetividad la
estructura interna de una empresa.
Los organigramas sirven para:
- Representar la división que existe entre las divisiones
- Representar los niveles jerárquicos
- Representar las líneas de autoridad y responsabilidad
- Representar los canales formales de comunicación
- Representar la naturaleza
- Representar los jefes de cada grupo
- Representar las relaciones existentes entre los diversos
puestos
- Son una fuente oficial de consulta
REQUISITOS PARA ELABORAR UN ORGANIGARMA
- Deben ser claros
- Deben contemplar los niveles jerárquicos
- Deben contener los nombres de funciones a desempeñar y
no así, los de las persona
- Se debe usar un solo tipo de figura para cada elemento
- Se deben emplear líneas para conectar a las unidades
- Se debe mantener el mismo grosor de líneas de conexión en
todo el organigrama
- Las relaciones de Staff se representan con líneas punteadas
cuando es externa, cuando es interna se utilizan líneas
continuas pero con trazo fino.
CLASIFICACION
LAS FORMAS EN QUE SE PUEDEN REPRESENTAR LOS
ORGANIGRAMAS SON:
VERTICALES:
HORIZONTALES
CIRCULARES
MIXTO
BLOQUE
DEPARTAMENTALIZACION
TIPOS DE DEPARTAMENTALIZACIÓN:
- POR FUNCIÓN
- POR PRODUCTO
- POR AREA GEOGRÁFICA
- POR CLIENTES
- POR PROCESO DE FABRICACIÓN
- MATRICIAL
REORGANIZACIÓN
U.6 MANUALES ADMINISTRATIVOS 93/99
CONCEPTOS
Los manuales e consideran como el producto de un
pensamiento sistemático, es decir, después de una
investigación se plasman los resultados en forma ordenada
para el entendimiento e implantación de un proceso hacia una
tarea.
Un manual es una fuente (documento o archivo) en donde se
registran los elementos más relevantes para desarrollar una
labor.
Definición: Es un documento que contiene, en forma ordenada
y sistemática, información y/o instrucciones sobre historia,
organización, políticas, procedimientos de una empresa,
indispensables para la mejor ejecución del trabajo.
OBJETIVOS
Uno de los objetivos de un manual, aunque no esté escrito
como tal, es asentar de manera formal una cultura
organizacional: la historia de la empresa, sus políticas, reglas y
normas, así como su constitución jurídica; es decir, en la cultura
organizacional están la identidad y caja negra de cada
institución.
Objetivos que cumple el manual:
• Comunicación interna y externa
• Capacitación
• Documento básico para la toma de decisiones
• Estandariza las actividades de una función
• Delimita responsabilidades
• Promueve el aprovechamiento de los recursos de una
empresa
PROCEDIMIENTO GENERAL PARA LA ELABORACIÓN DE MANUALES
ADMINISTRATIVOS
Diseño del proyecto
La tarea de preparar manuales administrativos requiere de mucha
precisión, toda vez que los datos tienen que asentarse con la mayor
exactitud y objetividad posibles para no confundir a quien los consulta.
Responsables
Para iniciar los trabajos que conducen a la preparación de un manual
es indispensable que no se diluya en diversas personas la
responsabilidad de conducir las acciones, por lo que debe designarse a
un coordinador general, auxiliado por un equipo técnico integrado por
Lideres de proyecto, asistentes y analistas, que dirija su diseño,
implementación y actualización. De esta manera se logra
homogeneidad en el contenido y presentación de la información.
Estudio preliminar
Este paso es indispensable para conocer en forma general los procesos,
funciones y actividades que se realizan en el área o áreas donde se va a
actuar.
Fuentes de información
Referencia de las instituciones, áreas de trabajo, documentos, personas y
mecanismos de información de donde pueden obtenerse datos para la
investigacion.
Entre las más representativas se destacan las siguientes Instituciones:
• Organizaciones que trabajan coordinadamente o pertenecen al mismo
sector de la que es objeto de estudio.
• Organizaciones líderes en el mismo campo de trabajo.
• Organizaciones que se desenvuelven en un contexto o sector de actividad
distinto, pero cuyas prácticas administrativas constituyen un marco de
referencia enriquecedor.
• Organismos internacionales que formulan pautas para estandarizar
acciones y orientar aspectos de competitividad.
• Organizaciones normativas que dictan lineamientos de carácter obligatorio.
• Organizaciones que prestan servicios o suministran insumos necesarios
para el funcionamiento de la organizaci6n que se estudia.
Archivos de la organización:
• General
• De las áreas de estudio
• Directivos y empleados
• Personal del nivel directivo que maneja información idónea para percibir
cualquier modificación del comportamiento de la organización y su entorno.
• Personal del nivel medio, que cumple con la función de supervisión.
• Personal operativo cuyas opiniones y comentarios son de gran.
Preparación del proyecto
Una vez recabados los elementos preliminares para elaborar el manual debe
prepararse el documento de partida que quedara integrado de la siguiente
manera: Propuesta técnica, que debe incluir:
• Naturaleza
• Alcance • Resultados
• Justificación • Información complementaria
• Antecedentes
• Objetivos
• Estrategia
• Acciones
• Recursos
• Costo
Programa de trabajo, que debe especificar:
• Identificación
• Responsable(s)
• Área(s)
• Clave
• Actividades
• Fases
• Calendario
• Representación gráfica
• Formato
• Reportes de avance
• Periodicidad
• Presentación del proyecto de manual a las autoridades competentes
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A los participantes
Para depurar el contenido del proyecto, perfeccionar sus parámetros y
determinar su viabilidad operativa, es recomendable presentarlo a las
siguientes unidades:
• Áreas que intervendrán directamente en su aplicación, por lo cual tienen la
obligación de conocer el proyecto en forma detallada.
• Área responsable del manejo de los recursos económicos, para que
cuantifique el costo del proyecto en forma específica.
AI responsable de su autorización
EI proyecto debe someterse a la aprobación del titular de la organización o al
responsable designado para elaborarlo.
Captación de los datos
Como primer paso de esta etapa debe obtenerse una lista del personal que va a
participar en el levantamiento de los datos, considerando la magnitud y
especificaciones de las cargas de trabajo.
Capacitación del personal
Una vez integrado el equipo de trabajo, debe capacitársele no solo respecto del manejo
de medios de investigación que se utilizaran para levantar los datos, sino también en
todo el proceso que se sigue para preparar el manual.
Cuando el equipo de trabajo sea numeroso o el proyecto resulte muy complejo es
conveniente formar equipos por unidad administrativa, programa, proyecto, producto o
servicio, coordinados cada uno por un Líder de proyecto, quien debe encargarse de lo
siguiente:
• Coordinar las tareas del o los equipos.
• Revisar y homogeneizar la informaci6n.
• Llevar el registro y control de los avances.
• Aclarar dudas.
• Mantener en alto el espíritu de los integrantes.
Levantamiento de los datos
Los esfuerzos de recopilación deben enfocarse en el registro de hechos que permitan
conocer y analizar datos verdaderamente titiles para el manual, pues de lo contrario se
puede incurrir en interpretaciones erróneas, que generaran retraso y desperdicio de
recursos.
Para recabar la información en forma ágil y ordenada puede utilizarse alguna o una
combinación de las técnicas de recopilación siguientes:
Investigación documental
Observación directa
Cuestionario
Para que los cuestionarios apoyen elementos de juicio valiosos para los
manuales es conveniente considerar los criterios siguientes:
1. Utilizar preguntas introductorias claras y amables para atraer la atención del
entrevistado.
2. En la medida en que se avance en la aplicación del cuestionario, formular
preguntas precisas en relación con el tema central.
3. Incluir preguntas filtro para ubicar el contexto de los puntos claves.
Asimismo, prever posibles "saltos de pregunta", en función del conocimiento y
manejo del tema, para garantizar la continuidad en la recopilación de datos.
4. De acuerdo con la profundidad o algidez del tema, incluir preguntas
accesibles para obtener respuestas concretas de manera gradual.
Cedula
Las cedulas representan un recurso valioso para recopilar y ordenar datos ya que
están conformadas por formularios cuyo diseño incorpora casillas, bloques y
columnas que facilitan la agrupación y división de su contenido para su revisión y
análisis, además de que abren la posibilidad de ampliar el rango de respuesta.
Entrevista
Esta herramienta consiste básicamente en que el personal del equipo se reúna con
una o varias personas con el fin de interrogarlas en forma adecuada para obtener
información.
Para que una entrevista se desarrolle en forma positiva es conveniente observar estos
aspectos:
Tener claro el objetivo.
Establecer anticipadamente la distribución del.
Concertar previamente La cita.
Para lograr un desarrollo más eficaz es conveniente observar los pasos siguientes:
a) Concentrarse de manera relajada.
b) Seguir un mapa mental para captar la información de manera lógica y
consecuente.
c) Utilizar preguntas abiertas en las cuales la respuesta correcta no sea tan obvia.
d) No hacer preguntas irrelevantes.
e) En la medida de lo posible escuchar, no hablar.
j) Asegurarse de no presionar al entrevistado.
