CÓDIGO: PC08
PROCEDIMIENTO DE COMPRAS VERSIÓN: 1
NOMBRE DE LA PLANTA: PRODUCTOS SKSFARMS CIA. LTDA. FECHA DE 13/8/2022
PUBLICACIÓN:
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1. OBJETIVO.
Establecer ordenadamente las actividades a seguir para la adquisición de productos o
servicios requeridos por las diferentes áreas en cumplimiento de los requisitos establecidos
por el SGCS.
2. ALCANCE.
Este procedimiento aplica para todas las compras que se realiza, garantizando la calidad y
la seguridad de que todo bien que ingrese y salga de bodega esté libre de alguna
contaminación cumpliendo con el SGCS de la compañía PRODUCTOS SKSFARMS CIA.
LTDA.
3. RESPONSABILIDAD.
Representante de la alta dirección y jefe de bodega responsable de revisar y aprobar el
procedimiento de selección de proveedores.
4. DEFINICIONES.
Requisición de compra: documento generado por un departamento usuario o personal
de una institución para notificar al departamento de compras los productos que se
necesitan pedir.
Orden de compra: es el documento formal mediante el cual se le comunica al proveedor
la intención de comprar de un bien o contratación de un servicio.
5. PROCEDIMIENTO.
5.1. Solicitud de pedido
Ante la necesidad de la adquisición de un bien o servicio, el interesado realiza una
Solicitud de pedido en el que especifica la descripción de los bienes o servicios
(especificaciones técnicas), código, cantidad necesaria y además de esto debe estar
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firmada por el solicitante y revisada y autorizada por el jefe de área.
5.2. Solicitud de cotizaciones
Con la solicitud de pedido del área de compras procede a solicitar las cotizaciones
correspondientes entre los proveedores del “listado de proveedores”.
5.3. Requisición
En esta se detalla código, especificaciones de los productos, cantidad, precio, fecha,
Nº de solicitud de compra, donde se utilizará el bien, y quien solicita; tomando en
cuenta:
• La requisición lo realiza el área de compras, por lo tanto, estos deben archivar las
solicitudes empezando por las compras que han sido autorizadas como respaldo de
las requisiciones emitidas.
• Para productos nuevos se procede con el ingreso al sistema que mantiene la empresa
para generar los respectivos códigos, en la que constará la solicitud de compra y
podrá dar paso a los demás procedimientos.
5.4. Trámite de orden compra
Una vez seleccionado el proveedor el área de compras elabora la orden de compra
para que se realice el respectivo despacho de las cantidadesy características
solicitadas.
5.5. Seguimiento a la compra
Mantener contacto con el proveedor para realizar seguimiento de la compra y
cualquier necesidad de cambio que se requiera ajustar a la orden de compra.
5.6. Recepción y verificación de los productos
Bodega procede a revisar que los artículos enviados por el proveedor cumplan las
características y cantidades acordadas en la orden de compras caso contrario estas
serán devueltas.
Además de esto procede a revisar minuciosamente que los productos recibidos
estén libres de alguna contaminación.
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5.7.Material
El material será entregado únicamente al responsable de cada área que este
correctamente asignado,autorizado y registrado en bodega.
6. DOCUMENTOS Y REGISTROS APLICABLES.
• Solicitud de pedido
• Solicitud de cotizaciones
• Solicitud de orden de compra
• Listado de proveedores frecuentes
• Listado de proveedores de internacionales
• Procedimiento de selección, evaluación y reevaluación de proveedores.
Elaborado por: Revisado por: Aprobado por: Fecha:
Pablo Coronel Constanza Franco Jaime Alvarez 13/08/2022
