Introducción a

Junio/Julio 2009
 Agenda
• Introducción de la Gerencia del Proyecto
• Objetivo del curso
• ¿Qué es SAP? Aspectos generales
• Alcance de la implantación
• El rol de usuario y su responsabilidad en el uso de la tecnología
• Terminología clave de SAP
• Navegación y herramientas básicas
• Datos en SAP
• Repaso
• Factores de éxito
• Revisión de Expectativas
• Ejercicios
 ¿Cuál es el objetivo del Proyecto
e-volution SAP?

El objetivo del proyecto es modernizar y

optimizar los procesos financieros y de
recursos humanos de Cativen mediante la
implantación SAP ERP en su versión 6.0 a fin
de:
• Integrar los procesos
• Obtener información actualizada y
oportuna para la toma de decisión
• Mantener un nivel competitivo respecto a
otras empresas del área/sector
 Proyecto e-volution: ¿Por qué decidimos
cambiar a SAP?

¿Qué debemos cambiar?

Procesos Gente Tecnología

• Falta de controles • Pérdida de • Ausencia de una
internos conocimiento por la plataforma estable de
• Poca integración de rotación de personal tecnología que integre
procesos • Visión de silos los procesos
• Falta de conciencia • Inconsistencia de la
• Tiempos de
de costos información
respuesta deficientes
• Sistemas múltiples para
• Dificultad para hacer alcanzar un resultado
seguimiento
• Falta de seguridad en
los perfiles
 Proyecto e-volution: ¿Por qué decidimos
cambiar a SAP?
¿A dónde queremos llegar?

Procesos Gente Tecnología

• Mejor control y • Desarrollo y • Sistemas integrados y
seguimiento mantenimiento del fiables
• Integración y conocimiento • Accesos limitados y
simplificación de • Visión integral: trabajar organizados al sistema
procesos por procesos
• Consistencia en la
• Automatización de • Estructura organizativa información
actividades para que soporta los nuevos
incrementar la procesos
velocidad de
respuesta
 Importancia para Cativen

Objetivos del Grupo Casino:

• Acelerar el crecimiento orgánico
• Impulsar la globalización de las actividades
• Asegurar la rentabilidad
• Respetar la disciplina financiera
• Favorecer la integración

Desarrollar las sinergias y mejores prácticas de
procura, logística y tecnología: SAP y GOLD

El proyecto e-volution SAP forma parte de la

estrategia del grupo
 Importancia para Cativen:
Alcanzar el nivel de los mejores

El objetivo del Grupo es estar en los primeros lugares del mundo del
retail. Esto se logrará alcanzando la excelencia y utilizando una
tecnología de punta8 SAP forma parte de este programa global

Durante los próximos meses vamos a vivir

momentos de cambio. Para que sea un éxito,
hay tres valores claves para tener en mente y
vivir cada día:
1. Trabajo en equipo
2. Disciplina
3. Compromiso
 Reglas del juego

1 Desconectarse . . . “recuerda apagar el celular y

el portátil”

2 Centrarse en . . . “¿cómo puedo aportar valor?”

3 Ser participativo . . . “tu opinión es importante”

4 Receso 5 “se llevará a cabo según la

agenda del curso”
 Expectativas

Coméntanos, ¿qué esperas de este curso?

? ? ?
 ¿Cuál es nuestro objetivo hoy?

El objetivo de este curso es brindarle

una visión general de SAP, de sus
componentes y herramientas básicas de
navegación, con el fin de prepararlo
para trabajar con el sistema y también
poder continuar con los cursos SAP
siguientes a este entrenamiento
 Al terminar este tema usted debería
comprender:

• ¿Qué es SAP?
• Visión general del sistema
• ¿Por qué SAP?
• Importancia de este proyecto para
Cativen
• Módulos de SAP que se estarán
utilizando en Cativen
• Beneficios
 ¿Qué significa SAP ERP?

• El nombre SAP se forma con las siglas en

alemán: “Sistemas, Aplicaciones y
Productos”

• Las siglas ERP (Enterprise Resource

Planning o Planeación de Recursos de la
Empresa) se refieren a que es un sistema de
información integral que incorpora los
procesos operativos y de negocio.

• Para mayor información visita:

http://www.sap.com/index.epx
 SAP: Aspectos generales
• SAP es un sistema de información integrado que
ejecuta diferentes procesos de negocio, como por
ejemplo: Contabilidad Financiera, Contabilidad
Gerencial, Recursos Humanos, Procura, Producción, Alemania
Ventas y Distribución, entre otros 1972
• SAP es más que un sistema: representa una nueva
cultura y una nueva manera de trabajar, lo cual
implica una importante adaptación por parte de sus
usuarios
Versión
• SAP incorpora las mejores prácticas de negocio de mySAP
las empresas más exitosas del mundo ECC 6.0

• Es una solución incremental que permite realizar

actualizaciones fácilmente e inclusión de nuevas
funcionalidades
Interfaz Gráfica de Usuario (GUI)
SAP: Algunos clientes
 Beneficios del proyecto e-volution

• Simplificación, optimización, estandarización

e integración de los procesos del negocio
• Automatización de actividades y procesos,
sustituyendo controles manuales
• Acceso a información confiable, exacta, en
línea y en tiempo real
• Reducción de documentos físicos y papel
• Disminución del nivel de errores y de
retrabajo, lo que conllevará a una mejora de
los índices de productividad
• Acceso del personal a documentos y reportes
para el seguimiento de los procesos
 Alcance de SAP por proceso de
negocio
Área Financiera:
• Contabilidad financiera
• Gestión de tesorería
• Gestión de activos fijos Ver detalle
• Contabilidad de costos
• Gestión de la inversión
Área de Recursos Humanos:
• Nómina
• Administración personal
Ver detalle
• Gestión de Beneficios
• Gestión de Tiempos
• Gestión de la organización
 Alcance Recursos Humanos

Administración de Gestión de Gestión de Tiempos

Personal (PA) Beneficios (BN) (PT)

• Gestionar el Ingreso de • Gestionar el Ingreso/Exclusión • Gestionar el registro de

Personal de los Planes y Beneficios del sobretiempo del personal
• Gestionar la promoción del Empleado y/o Familiares para: • Gestionar el registro de
personal  póliza HCM permisos del personal
• Gestionar la transferencia del  póliza servicios funerarios • Gestionar el registro de reposos
personal  póliza vehículos del personal
• Procesar el Egreso de • Gestionar ayuda educativa • Procesar la solicitud de
Personal empleados Vacaciones del Personal
 por renuncia o incapacidad • Gestionar Bono de nacimiento
laboral de hijo y Bono por matrimonio
 por fallecimiento • Gestionar Préstamos
 por despido  Oftalmología, Útiles
• Procesar la Actualización o Escolares, Plan Vacacional,
Ajustes de Datos Maestros Gimnasio, Contingencia

Volver
 Alcance Recursos Humanos

Gestión de Nómina Gestión de

(PY) Organización (OM)

• Gestionar pagos variables para: • Gestionar la Estructura Organizativa

 Tiendas y CEDIS • Gestionar la Actualización de la Estructura
 Sede corporativa Organizativa
• Gestionar trámite, pago y contabilización de:
 Nómina regular
 Utilidades
• Gestionar emisión y entrega de recibos de salario
• Gestionar reportes y pagos por
 Seguro Social, INCES, RPVH, servicios funerarios,
servicios médicos, ayudas por defunción, caja de ahorro
• Procesar la retención del ISRL
• Gestionar embargos judiciales
• Gestionar la apertura de cuentas fideicomiso
• Gestionar los aportes regulares del fideicomiso de empleados
• Gestionar el descuento a empleados por concepto de
Préstamos Bolívar Banco
• Gestionar el pago del beneficio alimentación Volver
 Alcance: Administración y Finanzas
Contabilidad Financiera Tesorería

• Gestionar Datos Maestros • Administrar la Caja Chica

 Contables (General Ledger)
 Moneda Nacional
 Deudores (Accounts Receivable)
 Moneda Extranjera
 Acreedores
• Gestionar el Pago a Acreedores Nacionales
• Gestionar las cuentas por cobrar
 Gestionar la Anulación de Pagos Nacionales.
 Gestionar la facturación de deudores
 Procesar la cobranza • Gestionar el Pago a Acreedores Internacionales
• Gestionar las cuentas por pagar • Gestionar la Conciliación de Medios de Pago
 Gestionar el registro de facturas de acreedores • Manejar el Riesgo Financiero
no comerciales  Elaborar el Flujo de Caja
 Gestionar la solicitud y registro de los anticipos a • Manejar el Efectivo
empleados  Manejar el Fondo de Sencillo en Tienda
 Gestionar el registro de los anticipos a • Gestionar Datos Maestros
acreedores
 Gestionar el mantenimiento y actualización de
• Gestionar Activo Fijos la data maestra de bancos
 Gestionar Data Maestra de Activo Fijo
 Gestionar el mantenimiento y actualización de
 Gestionar Desincorporación de un Activo Fijo la data maestra de las tasas de cambio
 Gestionar Traslado de un Activo Fijo
 Gestionar conciliación bancaria
Volver
 Alcance: Administración y Finanzas

Contabilidad Gerencial Gestión de la Inversión

• Gestionar la Planificación de • Elaborar la planificación y

presupuestos de Ingresos y Gastos presupuesto de inversiones
• Gestionar el Cierre del Período • Gestionar la Revisión
• Gestionar el Reporte de Información Presupuestaria
Financiera y Comercial a la Casa • Gestionar el Cierre del Período
Matriz
• Gestionar la Contabilización de
• Administrar los datos maestros de Órdenes Internas y Centros de
centros de beneficios y de costos Costos
• Crear clase de costos

Volver
 El rol de usuario y su responsabilidad en el
uso de la tecnología
La implantación de SAP implica:
• Integrar procesos y gente con la nueva tecnología
• Hacer las cosas de diferente manera (nuevos
procesos)
• Cuidar la data maestra (velar por calidad del dato)
• Trabajar en tiempo real
• Sustituir algunas actividades manuales por
procesos electrónicos
• Tener más actividades analíticas que operativas
• Contar con más información a disposición de todos
que requiere ser manejada cuidadosamente
 Terminología Clave
• SAP GUI: es el programa estándar para acceder a casi todas
las soluciones de SAP. El programa SAP GUI conecta el
equipo front end con un sistema SAP concreto.
Para iniciar SAP GUI, existe otro programa: SAPlogon, el cual
despliega una ventana con una lista de los sistemas SAP Transacción
para los que se puede iniciar el proceso de acceso
Logística Finanzas
• Modo o Sesión: Pantalla en la que se ejecuta una MM
MM
SD
SD FI
FI
CO
CO
transacción PP
PP SAP
ECC 6.0ERP
mySAP
TR
AA

QM
QM
QM PS
PS
• Transacción: Actividad que se realiza en el sistema PM
PM TR
OC
HR
HR IS
WF
• R/3 Cliente - Servidor: La información no está en nuestro RRHH Apoyo

PC, sino en el servidor Modular

• Modular: Actividades ordenadas por módulos
• Integración: Interrelación de actividades
• Mandante: Base de datos Mandante
 Beneficios de SAP

FI CO $ £
SAP ¥
TR HR
Mejores prácticas de
Integración de Procesos Sistema abierto empresas
multinacionales

Automatización
Información actualizada al
de Procesos
instante
 Módulos de SAP

Logística Finanzas
Ventas y Distribución
SD
SD Contabilidad Financiera
FI
FI
Gestión de Materiales
MM
MM CO Contabilidad Gerencial
CO
Planificación de
la Producción PP
PP SAP TR
AA
Tesorería

ECC 6.0
mySAP ERP
Gestión de Calidad QM
QM
QM Funcionalidad PS
PS
Integrada Sistema de Proyectos
Mantenimiento de PM
PM WF
TR
Planta Workflow
HR WF
IS
Recursos Humanos HR Soluciones de
Industria
Recursos Aplicaciones
Humanos de apoyo

Dentro del alcance

del proyecto
Fuera del alcance
del proyecto
 Navegación en SAP: cómo conectarse

1 2
Seleccionar este
icono en el
escritorio
y hacer doble clic
Navegación en SAP: cómo conectarse
NOTA: Se Ingresa al Mandante
“310” para entrar al mandante
de entrenamiento, y “300” para entrar
al Productivo o Definitivo.

Coloque el código
de usuario SAP

Introduzca la clave
de acceso al sistema
 Pantalla inicial: SAP Easy Access

Despliegue de
carpetas a través del
Easy Access
 Navegación en SAP
Barra de Menú

Barra de Título

Barra de
Herramientas Estándar

Barra de Botones de Aplicaciones

Zona de Campos

Barra de Estado
 Navegación en SAP
Describir el
Validar datos campo
indicado por
(Enter) el cursor (F1)

Ingresar
comandos Crear una nueva
(código de Grabar datos sesión de trabajo
transacción) (hasta 6 sesiones)
(Ctrl+S)

Búsqueda
Retornar a la pantalla
anterior sin grabar Avanzar páginas
(F3) Imprimir (primera, anterior,
(Ctrl+P) siguiente o
Retornar a la primera última)
pantalla de la función o Salir de la tarea
al menú principal actual sin grabar
(Shift+F3) (F12)
 Navegación en SAP:
Estructura Zona de Campos

Campos Libres Pestaña:

Tabla
Permiten moverse fácilmente
entre pantallas
Proveen una clara visión del
alcance de transacciones con
Ventana múltiples pantallas
 Tipos de Campos

Campos de Entrada Por defecto

• Obligatorios • Manual

• Opcionales • Selección Automática

Campos de Selección Visualización

• Casilla • Indicadores

• Botón
 Cómo conocer el código de una transacción
En SAP Easy Access, activando los nombres técnicos, a través de la ruta
de menú: Detalles → Opciones...

2
 Cómo conocer el código de una transacción
En la transacción, a través de la ruta de menú: Sistema →Status5

2
1
 Cómo conocer el código de una transacción
En la Barra de Estado, seleccionando la opción Transacción de la
Lista Desplegable

1
2
 Mensajes del sistema

Área de Mensajes

Error: Problemas con el desenvolvimiento de la transacción (por ejemplo,

campos obligatorios).

Advertencia: Posible problema en el proceso. El usuario decide el camino

a seguir para continuar.

Información: Indica acerca de los eventos de una transacción. (Por ej, el

número del documento creado).
 Uso de los favoritos
SAP ofrece la facilidad de crear listas de favoritos que contengan
las transacciones, archivos y direcciones Web de mayor uso para
cada usuario.

Para insertar una transacción del menú de

usuario:
• Seleccione la opción “Favoritos” en la
Barra de Menú
• Seleccione Favoritos > Añadir
• Aparecerá la transacción seleccionada en
su lista de favoritos

También puede seleccionar la transacción

con el mouse (manteniendo el botón izquierdo
presionado), arrastrándolo hasta la posición de
la lista donde quiera insertarlo.
 Uso de los favoritos
Para crear una carpeta:
• Seleccione la opción “Favoritos” en la Barra de Menú
• Seleccione Favoritos > Insertar carpeta
Uso de los favoritos
 Cómo imprimir desde
cualquier parte del sistema
Para imprimir desde cualquier
parte del sistema:
• Seleccione la lista, pantalla o reporte
a imprimir
• Haga clic en el botón o seleccione la
correspondiente opción de menú
• Suministre la información requerida
por el sistema para imprimir. Por
ejemplo, impresora a utilizar, número
de copias, etc.
• Inicie el proceso de impresión
• Verifique el status de la orden de
impresión
• Retire el listado de la impresora
 La pantalla de impresión
En esta pantalla se indican los datos de la orden de impresión

Impresora

No. de copias

Cantidad de páginas a imprimir

Parte II:
Datos en SAP
 Datos en SAP

Al finalizar este tema Ud. debería

comprender:
• El concepto de Jerarquía SAP
• Las diferencias entre data maestra y
transaccional
• Cómo buscar a través de la data maestra
utilizando “matchcode”
 Terminología Clave

• Matchcode: Herramienta para buscar información

• Estructura Organizativa: Representación de la empresa en SAP R/3

• Data Maestra: son los datos relativos a objetos individuales que no

varían durante un largo período de tiempo

• Data Transaccional: Varía de una actividad a otra

 Estructura Organizativa

Sociedad CO_CATI

Plan de Cuenta_PC01

Sociedad FI Sociedad FI Sociedad FI

Sociedad FI Sociedad FI
Servicios Desarrollos Cativen
Cativen_VE01 Bonuela_VE04
Cativen_VE02 Cativen_VE03 IFRS_VE05
 Estructura Salarial
Divisiones y Subdivisiones de Personal
CATIVEN

Corporativo CEDIS Galería CADA EXITO Q´PRECIOS Maxy´s Estacionamiento

Caracas Maracay Valencia Caracas Este Caracas Caracas Oeste Mariara Valencia

Maracay Cagua Caracas Oeste Valencia Guarenas

Nuevo Litoral Maracaibo Sur Nuevo Litoral Barquisimeto Charallave

Valencia Mérida Valencia Maracaibo Sur Cúa

Guanare Barcelona Cúa Pto. la Cruz Oeste S. Teresa del Tuy

Barquisimeto Barquisimeto Ocumare

Cabimas Cabimas Turmero

San Cristóbal San Cristóbal Valencia

Barcelona Barcelona S. Juan de los M.

Cumana Cumana

Puerto Ordaz Puerto Ordaz

Puerto La Cruz
 Estructura Salarial
Clases de Convenio

Corporativo CEDIS Expats CADA SINBONATRA EXITO SINTRUCO ´PRECIOS

Q´
CADA ANDELARA ÉXITO SINTRAEXITO
CADA SUTRACOP ÉXITO SINBOTRACEB

CADA BARINAS ÉXITO STEMA

CADA JUDIBANA ÉXITO SINUTRACOMERCIO

CADA ZULIA

CADA MERIDA

CADA ANZOATEGUI

CADA SINTRAPROAL

CADA SINTRACATIVEN
CADA SAN CRISTOBAL

CADA SINTRASUP

CADA SIND.UNIC.OBR.REST.
 Estructura Salarial
Grupos y Subgrupos Salariales

Nivel D
Directores
Nivel A
Nivel 01
Nivel 02
Nivel 03
Gerencia Media y Nacional
Nivel 04
Nivel 05
Nivel 06
Prof. Senior, Jefaturas y Gerencia Básica
Nivel 07
Nivel 08
Nivel 09
Soporte Operativo y Operacional
 Data maestra en SAP

• La Data Maestra es la espina dorsal de nuestros procesos de negocio. Son

los datos que no varían durante un largo período de tiempo
• Toda la información, todo lo que sucede, cada transacción toca la data
maestra en algún momento
• Si no tenemos una data maestra confiable y coherente, afectaremos toda la
cadena de valor de Cativen

¿Quién velará por la calidad de la Data Maestra en SAP?

• Los usuarios finales de SAP serán quienes velarán por la calidad de la
data maestra
• No sólo es importante ingresar el dato cuidando su calidad y confiabilidad,
sino velar por su actualización oportuna
 Data maestra en SAP
Ejemplo: Clientes (Deudores)

Información
Ramo
Fiscal RIF

Grupo de
Dirección, Cuenta
Teléfonos, Correo (NAC / INT /
Electrónico ESP / EMPl)

Persona Estado, País,

Contacto Apartado, Código
Postal
 Data maestra en SAP
Ejemplo: Trabajadores

° S.S.O.
N° Cédula de
Identidad

Hijos Fecha de
Nacimiento

Sexo Lugar de
Nacimiento
 Data maestra en SAP

La información clave de Cativen estará en la data maestra de SAP

¿Cuáles serán las consecuencias de no tener

una data maestra confiable?

• Retraso en la velocidad de respuesta a los procesos

• Retrabajo
• Falta de confianza al momento de tomar decisiones
• Impacto negativo en la cadena de valor de Cativen
 Data maestra en SAP
• Debes velar por que los formatos de donde se documente la información estén
completos.
• Si ves que la data en algunos de los formatos está incompleta, debes sensibilizar a
quien está haciendo la actividad.
• Debes ser cuidadoso al momento de ingresar la información.
• Es clave actualizar oportunamente la data con base en los lineamientos y políticas
de la organización.
• Para ingresar/modificar la data maestra debes estar debidamente capacitado.
Aprovecha al máximo el entrenamiento y no dudes en preguntar o aclarar cualquier
inquietud.
• Toma siempre en cuenta que cualquier modificación que hagas a la data maestra
puede impactar otros procesos de la cadena de valor de Cativen.
• Para ingresar/modificar la data maestra, debes estar autorizado por el dueño del
proceso.
 Matchcodes

1 2
 Tipos de Matchcode
Calendario Lista

1 2

Filtro

3 Búsquedas
ampliadas
 Matchcodes: opciones de búsqueda

Comodín Significado
*Y+ Caracteres desconocidos
* Varios caracteres desconocidos

+ Exactamente un carácter desconocido

Ejemplo Significado
Z* Comienza por Z: Ej. ZPROD
*Tuerca* Contiene en cualquier ubicación la palabra tuerca
*15+ Aparece en las penúltimas posiciones el texto 15: 9151, 150,
511156
RA++CH Comienza por RA termina en CH y puede contener cualquier
valor en las 2 posiciones disponibles: Ej. RABUCH, RAAACH
 Ayuda en línea

Ayudas disponibles en SAP:

• Documentación acerca de un campo
• Información adicional acerca de mensajes
 En ventanas
 En la barra de status
• Ayuda disponible desde cualquier parte
del sistema
 Glosario
 Biblioteca de R/3
 Ayuda de aplicación
 Ayuda en línea
Para obtener la documentación acerca de un campo

Haga clic en el ícono

Presione F1 en el campo
 Ayuda en línea
Para obtener más información acerca de un mensaje en la barra de
status 8el sistema muestra la información disponible acerca del mensaje
 Ayuda en línea
Ayudas disponibles desde cualquier parte del sistema

Ayuda de Aplicación:
Ayuda específica en el
contexto de la aplicación

Biblioteca R/3:
Documentación en línea
de todos los módulos del
sistema

Glosario:
Definición de todos los
términos usados por el
sistema
 Repaso
• ¿Qué es SAP?
• ¿Por qué SAP?
• Navegación
• Formas de Conocer Códigos de Transacción
• Jerarquía SAP
• Tipos de Información
• Manejo del Matchcode
• Ayuda en línea
 Información de interés

Para consultar esta presentación

ingresa a la intranet a través de la ruta:
pordefinir.com

Palabras clave para ubicar el

documento: por definir, por definir