ACTA DE CONSTITUCIÓN
DE PROYECTO
AUTOMATIZACIÓN DE FICHAS CLÍNICAS
UNIDAD DE URGENCIA SERVICIO DE SALUD
DUOC UC
VERSIÓN 3.0
Fecha: 04/04/2019
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TABLA DE CONTENIDO
DESCRIPCIÓN PÁGINA
Información del Proyecto 3
Datos 3
Patrocinador / Patrocinadores 3
Propósito y Justificación del Proyecto 3
Descripción del Proyecto y Entregable 4
Requerimientos de Alto Nivel 5
Requerimientos del Proyecto 5
Requerimientos del Sistema 5
Objetivos 6
Alcances de Proyecto 6
Alcances del Sistema 6
Cronograma 7
Costos 7
Calidad 7
Riesgos y Restricciones 8
Riesgos Iniciales de Alto Nivel 8
Cronograma de Hitos Principales 8
Presupuesto Inicial Asignado 8
Lista de Interesados (Stakeholders) 9
Requerimientos de Aprobación del Proyecto 9
Criterios de Cierre o Cancelación 9
Asignación del Gerente de Proyecto y Niveles 10
de Autoridad
Gerente de Proyecto 10
Niveles de Autoridad 10
Personal y Recursos Pre asignados 10
Aprobaciones 10
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INFORMACIÓN DEL PROYECTO
DATOS
Empresa / Organización CONSULTORIA ASTUCIA S.A.
Automatización Fichas Clínicas Unidad de
Proyecto Urgencia Servicio de Salud DUOC UC
Fecha de preparación 23 de marzo de 2019
Cliente Servicio de Salud DUOC UC
Mario Galán- Director Servicio de Salud
Patrocinador principal DUOC UC
Alexis Cruz- Sub director Servicio de Salud
Gerente de proyecto DUOC UC
Empresa / Organización CONSULTORIA ASTUCIA S.A.
PATROCINADOR / PATROCINADORES
Rama Ejecutiva
Nombre Cargo Departamento/División
(Vicepresidencia)
Servicio de Salud
Mario Galán Director N/A
DUOC UC
Servicio de Salud
Enrique Sanhueza Sub director N/A
DUOC UC
PROPÓSITO Y JUSTIFICACIÓN DEL PROYECTO
El Servicio de Salud DUOC UC, nos ha contactado para solicitar un Proyecto de
Modernización del Registro de Fichas Clínicas de su unidad de Urgencia, las cuales se
utilizan para la Atención de Pacientes en dicha unidad.
En la actualidad, los Pacientes son quienes llenan en forma manual dicho
documento, y un funcionario administrativo es quien completa este registro
realizando preguntas técnicas antes de pasar a la Atención médica. Generando
con ello una demora significativa en la atención.
También existe la problemática de Duplicidad de Información no controlada, esto
debido al mal llenado de dicha ficha.
No existe un “Registro Histórico del Paciente Atendido”, lo cual dificulta al Médico
iniciar su tratamiento al no saber los tratamientos previos del paciente, o que
medicamentos le han recetado con anterioridad. Esto de vital importancia para el
correcto diagnóstico del paciente. En el mismo caso, no generaría duplicidad en
el despacho de recetas.
DESCRIPCIÓN DEL PROYECTO Y ENTREGABLES
Crear un Sistema de Fichas Electrónicas para la Unidad de Urgencia del Servicio
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de Salud DUOC UC, optimizando y mejorando el registro de pacientes al
momento del Ingreso, fortaleciendo la seguridad, evitando la duplicidad de
información, disminuyendo el tiempo del proceso de atención entre llegada del
paciente y atención médica.
Crear un enlace con la unidad de Farmacia para el control de Despacho de
Recetas.
Generar un Registro Histórico de Atención del Paciente, para que el o los Médicos
consulten sobre Atenciones Anteriores y Tratamientos, y así llevar a cabo una
correcta atención.
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REQUERIMIENTOS DE ALTO NIVEL
REQUERIMIENTOS DEL PRODUCTO
R. Funcional R. No Funcional
RF_1. El Sistema debe validar el ingreso RNF_1. El Sistema debe controlar los
de los usuarios. respaldos de información en la Nube y en
Servidores Propios
RF_2. El Sistema debe administrar la Ficha
Electrónica o DAU (Dato de Atención de RNF_2. Se deben entregar manuales de
Urgencia). Usuario del Sistema
RF_3. El Sistema debe realizar consultas RNF_3. El Sistema debe ser amigable con
en BD de FONASA o PREVIRED. el usuario y de fácil manejo
RF_4. El Sistema debe realizar consultas
en BD de Farmacia.
RF_5. El Sistema debe administrar la
Canasta de Especialistas Médicos, generar
consultas por atenciones previas de los
pacientes, administrar las Recetas Médicas
y Despacho de Medicamentos.
RF_6. El Sistema debe administrar el cobro
de las prestaciones según Previsión del
paciente (copagos)
REQUERIMIENTOS DEL PROYECTO
R. Funcional R. No Funcional
RF_1. Definir las fases entregables de RNF_1. Presupuesto definido U$
Ingeniería de Software 700.000
RF_2. Definir Marcha Blanca
RF_3. Determinar riesgos asociados a
marcha blanca
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OBJETIVOS
ALCANCES DEL PROYECTO
Objetivo Indicador de Éxito
El proyecto se llevará a cabo mediante Coordinar reuniones, las cuales se
reuniones programadas y formalizadas. formalizarán incluyéndolas en la Carta
Gantt del proyecto.
La fecha de inicio del proyecto se definirá a Elaboración de Contrato, firmado por
contar de la Firma del Contrato por ambas ambas partes.
partes.
ALCANCES DEL SISTEMA
Objetivo Indicador de Éxito
Solucionar el problema del Registro de Que el ingreso del paciente a la unidad de
pacientes en la unidad de Urgencia, urgencia se realice en forma más eficiente,
asegurando una pronta atención, canalizando el registro de este a través de
disminuyendo la espera por realizar un sistema integrado a PREVIRED o
trámites administrativos. FONASA. Suprimiendo los procesos
manuales de llenado de Ficha de Atención.
Solucionar el problema de Despacho de Que el médico se pueda conectar con
Medicamentos, previendo el Stock de estos Farmacia para poder ver el Stock real de
en Farmacia y generando Receta medicamentos y realizar las solicitudes a
Electrónica (para despacho interno) o través de una receta electrónica.
Receta Impresa (para despacho externo)
Solucionar el problema de no contar con un Que el o los médicos tengan acceso a un
“Registro Histórico” del paciente, Historial con los registros cronológicos de
asegurando el correcto tratamiento de este, consultas, tratamientos y despacho de
inclusive con derivaciones a otros medicamentos del paciente, sin necesidad
especialistas de la unidad de Urgencia. de contar con una Ficha Física (papel),
mediante el sistema informático.
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CRONOGRAMA
Objetivo Indicador de Éxito
Identificación de Recursos de
Hardware disponible
Identificación de casos y creación de
los modelos de BD.
1º Iteración
Creación de los modelos de captura
de información, enlaces de BD
internas y externas. Identificación y
creación de los modelos de Reportes
necesarios para la atención.
Marcha blanca del proyecto como
modelo finalizado.
2º Iteración
Producto finalizado según
requerimientos.
3º Iteración Implementación y Cierre
COSTOS
Objetivo Indicador de Éxito
La suma disponible para el desarrollo del El costo del proyecto debe estar dentro de
sistema es de U$ 700.000, la cual está la suma definida, no excediendo el 10% de
destinada a: la suma límite
Contratación del personal para
llevar a cabo el proyecto.
Compra de Licencias de Software
Imprevistos
CALIDAD
Objetivo Indicador de Éxito
Establecer un sistema informático Aprobar el 80% de los casos realizados
cumpliendo con las normas de calidad de durante la marcha blanca testeados a nivel
desarrollo de software definidas por la funcional y no funcional
norma ISO vigente
Accesibilidad de Usuarios a través de un Que la iteración entre usuario y sistema
sistema amigable, disponible en los sea de fácil acceso y comprensión,
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equipos de escritorio necesarios. instalados en todos los equipos de
escritorio necesarios.
PREMISAS Y RESTRICCIONES
El proyecto no debe durar más de 24 semanas, ya que los plazos de entrega
son acotados a dicho periodo, una vez definidos los plazos.
El desarrollo del sistema se realizará bajo ambiente SQL (Bases de Datos) y la
iteración con el usuario será mediante una aplicación en ambiente Windows.
El S.O., debe ser Windows 7 o superior.
Los equipos deben ya contar con una conexión de RED de área local, para
garantizar el rápido y correcto funcionamiento del sistema
RIESGOS INICIALES DE ALTO NIVEL
Falla de disponibilidad de Presupuesto.
No disponer de una plataforma tecnológica correctamente implementada a
nivel de infraestructura para soportar el Sistema en un ambiente productivo
real antes de la implantación final.
Incompatibilidad con BD Externas.
CRONOGRAMA DE HITOS PRINCIPALES
1º Iteración Lunes 01 de julio de 2019
2º Iteración Lunes 02 de septiembre de 2019
3º Iteración Lunes 23 de diciembre de 2019
PRESUPUESTO INICIAL ASIGNADO
U$ 200.000 con un tope de no más del 10% de presupuesto total en sobregiro,
para casos imprevistos, divididos de la siguiente manera:
U$ 129.000, contratación de personal
U$ 7.300, arriendo oficina
U$ 50.000, implementación de Equipos
U$ 13.700, gastos varios
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LISTA DE INTERESADOS (STAKEHOLDERS)
Rama Ejecutiva
Nombre Cargo Departamento/División
(Vicepresidencia)
Servicio de Salud
Mario Galán Director N-A
DUOC UC
Servicio de Salud
Enrique Sanhueza Sub director N-A
DUOC UC
Servicio de Salud
Alexis Cruz Jefe Administrativo N-A
DUOC UC
Jefe Soporte Servicio de Salud
Javier Martínez N-A
Informático DUOC UC
Unidad de Urgencia
Dr. Francisco San
Jefe Sector Rojo Servicio de Salud N-A
Miguel
DUOC UC
Unidad de Urgencia
Dra. Camila
Jefe Sector Azul Servicio de Salud N-A
Covarrubias
DUOC UC
Servicio de Salud
Josefa Domínguez Jefe de Farmacia N-A
DUOC UC
REQUISITOS DE APROBACIÓN DEL PROYECTO
Definir Presupuesto total del Proyecto.
Definir fechas de reuniones con respecto a los avances del Proyecto.
Certifica que la totalidad de los servicios señalados en la presente acta, han sido
entregados/terminados y que, habiendo sido ejecutadas a las pruebas de
validación y aceptación indicadas, están de acuerdo con las especificaciones
formales indicadas.
Contar con acceso a Internet
Contar con Perfiles de Acceso para consultas de Datos a PREVIRED o FONASA
CRITERIOS DE CIERRE O CANCELACIÓN
Revisar que se cumpla con el porcentaje de iniciación (dinero) para la ejecución
del proyecto y ver el alcance que se desea habilitar, ver las mejoras quedarán
fuera de lo estipulado bajo lo descrito y hablado con el director del proyecto.
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Tener pagadas todas las facturas y boletas pendientes correspondientes al
proyecto.
Las partes están incumpliendo con el contrato si no se hace una capacitación
inicial a doctores, auxiliares y personal administrativo para la correcta
implementación de nuevo software
Incumplimiento de lo acordado según las partes en cuestión.
ASIGNACIÓN DEL GERENTE DE
PROYECTO Y NIVEL DE AUTORIDAD
GERENTE DE PROYECTO
Rama Ejecutiva
Nombre Cargo Departamento/División
(Vicepresidencia)
Servicio de Salud
Enrique Sanhueza Sub director N/A
DUOC UC
NIVELES DE AUTORIDAD
Área de Autoridad Descripción del Nivel de Autoridad
Decisiones de Personal (Staffing) N-A
Gestión de Presupuesto y de sus
Alto
variaciones
Decisiones Técnicas Alto
Resolución de Conflictos Alto
Ruta de Escalamiento y limitaciones de
N-A
autoridad
PERSONAL Y RECURSOS PRE-ASIGNADOS
Rama Ejecutiva
Recurso Departamento/División
(Vicepresidencia)
Por Definir N-A N-A
APROBACIONES
Patrocinador Fecha Firma
Mario Galán
Enrique Sanhueza
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Alexis Cruz
