SUBSECRETARIA DE REDES ASISTENCIALES

Depart, a m   ¡ ;n  tO t  e Calidad y Seguridad del Paciente

~ ~ ;;;~ Á < 4  .:. ;

\1~~  ~C9d
r~ 

v Y r\l CIRCULAR No 1.__

.:.:.0
...  

ANTIAGO,   A G O  2   1 2

INSTRUYE SOBRE ROLES PARA EL USO DEL PROGRAMA COMPUTACIONAL DE

ENVIO DE INFORMACION DE LAS INFECCIONES ASOCIADAS A LA ATENCiÓN EN
SALUD - SICARS

Como es de su conocimiento. el cumplimiento del Programa de Contr l de Infecciones Asocia

das a la Atención en Salud (IAAS) en los hospitales comprende la vigilancia epidemiológica de
estas infecciones por los equipos dedicados en cada u o de ellos. Esta vigilancia se ha fortale
cido recientemente con la nstalación de una nueva versión del sistema informatizado (SICARS)
al que se accede por interne . El sistema proporciona condiciones para el ingreso y validación
de la información consolidada generada por la vigilancia local. apoyo para el análisis en su lug r
de origen y envio para análisis en el nivel regional y central.

Para este proceso se realizó una capacitación inicial a profesionales de los Servicios de Salud y
hospitales base del pais en abril del año en curso   se ha evaluado el programa computacional
con datos reales. Se continuará capacitando a los distintos actores en diferentes aspectos re
lacionados con la funcionalidad del sistema a través de documentos escritos, Video conferen
cias y actividades presenciales que serán informadas con la debida antelación. La asignación
de roles para el ingreso, validación y envio de la información por este programa es una prioridad
para ordenar su funcionamiento.

ROLES
La informatización de la vigilancia epidemiológica de IAAS establece roles para el ingreso y
envío de información en los establecimientos hospitalarios, Servicios de Salud   Autoridad Sani
taria Regional, que se integran a las actividades de la vigilancia de infecciones. La asignación
de estos roles no modifica los existentes para el seguimiento de pacientes, revisión de historias
clinicas y detección de infecciones. el análisis de información. implementación de planes de
intervención, supervisión del cumplimiento de normas y prácticas, entre otras actividades per
manentes del programa. Los nuevos roles hacen referencia a la fonna en que cada profesional
involucrado en el Programa de Control de Infecciones (PCI) interactúa con el sistema de notifi
cación y envio de la info rrn ró n sobre las IAAS. Los roles son:
 

, Rol REGISTRADOR. corresconce   los ¡:;f::>: ,sional s responsaotes ca la [Link].c« e

IAAS en el sistema leca: ce vigilancia u ot a s personas a quien se les asigne a resccnsaou dac
oe Ingreso de datos de la vigilancia en   sistema informático (aj. secretana del equipo de con
trol de infecciones) Se pueden Incorporar hasta cuatro personas por hospital Incluyendo siem
pre las enfermeras del equipo de control de IAAS y nunca el profesional que tenga rol de VALI
DADOR descoto más adelante. Sus funciones son:
1.a Ingresar/dlgitar la Información de la vigilancia de IAAS en el sistema computacional.
1.b. Enviar la información para validación dentro de los plazos definidos. (Tabla 1)
t.c, Solicitar modificación de un formulario en estado   Informado  cuando se necesario, con
plazo de hasta 45 días una vez informado el formulario.
1.d. Revisión y generación de reportes.

Tabla 1.
Plazos para el cumplimiento de cada actividad por los responsables con roles asignados.
Se espera que la información esté autorizada y publicad dentro del mes siguiente de obtenida.
Ingresado enviado a vali-I Validado envia- Autorizado y
Actividad dar do a Autorizar Publicado

Rol responsable : Registrador

 
Validador   Autorizador
Diez días desde término
ni Síndromes clínicos
u del mes
c: días
. Cinco
Diez dias desde término Cinco dias des-
O> Mortalidad por IAAS desde v a n
del mes de registrada la
dada la in-
ni Diez dias desde 30 de información
.. J Sensibilidad antimi- formación
  crobianos
abril y desde el 30 de sep-
 
tiernbre
c:
 
0
  Reacciones adver- Diez días desde término
u

  
i sas del mes
E Diez días desde término
Calidad de informa-
del mes en que se realizó
: c ió n
  _prevalencia

2. Rol VALlDADOR, es el médico del programa IAAS de cada hospital. Si hay más de un médi
co se puede asignar esta responsabilidad a u máximo de dos de ellos. En ausencia de los
médicos del programa de Control de Infecciones (PCI), peora asumir transitoriamente esta fun
ción el Sub Director Médico del establecimiento para lo que requiere un perfil de usuario de VA
LlDADOR. El médico que asuma este rol podrá tener también el rol de AUTORIZADOR, para lo
que deberá tener una designación oficial de la m áx i m a autoridad del establecimiento. El VALI
DADOR no puede tener también un rol REGISTRADOR pues su función principal es validar los
datos ingresados por éstos. Sus funciones son:
2 a. Validar la información ingresada por el REGISTRADOR, confirmando que técnicamente
esté correcta.
2.b. Corregir, si corresponde, la información ingresada por los REGISTRADORES de acuerdo al
análisis técnico.
2.c. Enviar la información al autorizador de su hospital dentro de los plazos definidos (Tabla 1)
2.d. Corregir Información en los formularios rechazados por el AUTORIZADOR.
2.e. Solicitar modificación de un formulario en estado   Informado  cuando sea necesario con
plazo de hasta 45 dias una vez informado el formulario.
2 f, Revisión y generación de reportes
 

3 Ro AUTORIZADOR. corresponde a la mas [Link] autor dac del estaclecnruerno o el profesional

que la Dirección del establecimiento haya asignado para autor zar que la Información local sea
publicada y consohdada a nivel regional o nacional. Puede asignarse esta función al Director
Técnico del establecimiento (Sub Director Médico) o al profesional médico responsable del PCI.
por ejemplo, al que ejerza el rol VALlDADOR. Esta asignación debe quedar establecida for-
malmente a través de un documento ofroal del establecimiento pues la información que ha sido
autorizada para publicar constituirá información oficial del establecimiento para todos los efec-
tos. Cada establecimiento puede tener un máximo de dos AUTORIZADORES. Sus funciones
son:
3.a. Realizar la   inscripción  anual del estab ecimiento en el SICARS. momento en el que se
establece cuales son las prestaciones. tipos de pacientes que se atienden   otras caracterisn-
cas propias que generarán el listado de formularios a llenar durante el año.
3.b. Autorizar la publicación de la información validada. quedando esta información disponible
para su consolidación regional   nacional dentro de los plazos establecidos. (Tabla 1)
3.c. Rechazar cuando sea pertinente el envio de información fundamentando los rechazos a fin
que el equipo de vigilancia corrija lo que corresponda.
3.d. Controlar la integridad y oportunidad de envío de la información local.
3.e. Evaluar, aprobar o rechazar la solicitud de modificación de un formulario en estado   Infor-
mado .
3.f Revisión y generación de reportes.

A los roles descritos para el PCI de los hospitales, en el SICARS se asignan funciones al Servi-
cio de Salud   la Autoridad Sanitaria Regional. Estos d os niveles tendrán acceso para monitori-
zar el flujo de información y conocer el estado de las IAAS en los establecimientos bajo su res-
ponsabilidad. Además, tendrán funciones especificas por lo que se define un rol de   ADMINIS-
TRADOR SANITARIO  .

4 Rol ADMINISTRADOR SANITARIO DE SERVICIO DE SALUD corresponde al profesional

encargado del Programa de Control de IAAS en el Servicio de Salud. Cada Servicio de Salud
puede tener un máximo de tres ADMINISTRADORESSANITARIOS. Sus funciones son:
4.a. Asignar claves para los profesionales que cumplirán los roles de cada uno de los hospitale
de su dependencia. Incluye la creación de nuevasclaves   la eliminación de claves obsoletas.
4.b. Manlener actualizado el listado de los profesionales en sus distintos roles (registrador. vaíi-
dador, autorizador) para cada uno de los establecimientos de su dependencia. Esta acuvidad
debe ser formalizada por el hospital con un documento oficial de la Dirección del establecimien-
to, que Individualiza cada persona con roles determinados, sus funciones y responsabilidades.
4.c. Controlar el envio integro   en los plazos establecidos de la información local. (Tabla 1)
4.d. Tomar conocimiento e los brotes epidémicos en los hospitales de la red de su dependen-
cia   velar por que la información se encuentre integra   dentro de los plazos correspondientes.
4.e. Asegurar la existencia   ma tención de conexión a la internet   soporte computacional
permanente en las dependencias del PCI para sus funciones en cada hospital.
4.1 Revisión   generación de reportes.

5. Rol de la ADMINISTRADOR SANITARIO DE AUTORIDAD SANITARIA REGIONAL se

asigna al profesional a cargo las IAAS en la Autoridad Sanitaria Regional ( EREMI). que debe
corresponder al responsable de notifica eventos de enfermedades transmisibles y brotes epi-
démicos. generalmente en la Unidad a cargo de las funciones de Epidemiología. Cada SEREMI
puede tener un máximo de tres ADMINISTRADORES SANITARIOS. Sus funciones son:
 

5 a T::  r-a: ccnccirrren:o y f= ::l za:

 35 [Link] C ;~~e 3_ocrc:¿n:;s
~~s¡:ec:cC~ C·:;t  S ca   • . ..S
nonñcaccs por [Link] OL.~I;cosba je S : J [Link].
5.1: Ing;a~a; y mantener actualizado en el sistema la información de nctmcacíón de los bretes
de IAAS de establecimientos del sector privado que le sean íníorrnacos o que tenga conocr-
miento
5.c Revisión y generación de reportes.

Para el desempeño de su rol, a las personas asignadas se les entregará una clave de usuario,
indIvIdual e mtransferible para acceder a SICARS y realizar las actividades que le correspondan
según su rol, además de tener acceso a consultar los reportes con los resultados locales   na-
cionales de vIgilancIa. La asiqnación de los usuarios en cada establecimiento   nivel debe ser
oficializada por escrito al Servicio de Salud con el fin de asegurar y limitar el acceso en cada
una de las funciones a las personas capacitadas responsables. La asignación de claves de
usuario a los ADMINISTRADORES SANITARIOS será realizada por el nivel central o el provee-
dor del programa  empresa Saydex

Los roles señalados son de importancia fundamental para ordenar la incorporación y envio de la
información de viqitancia de IAA:;, debiendo estar asignados en todos los hospitales ¡,,,ra el
envio oportuno y regular de esta información dentro de plazos establecidos. Es responsabilidad
de cada Servicio de Salud asegurar el cumplimiento de esta actividad en los hospitales de la red
asistencial de su dependencia.

Distribución
,. Directoresde Serviciosde Salud
,. SEREMIS
,. Subsecretariade RedesAsistenciales
  Subsecretariade SaludPública
  Deplo  C a lid a d y S e g u r id a d d e l P a c ie n t e
:,.. [Link]
,. Oficinade Partes