MS Project 2013

24 horas
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MS Project 2013
DCAPR MSProject2013 24H – 02072014

CIBERTEC PERU SAC

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presente obra en cualesquiera de sus formas, sean electrónicas o mecánicas, sin
el consentimiento previo y por escrito del editor
Historia y Marco teórico

Al finalizar el Capítulo el alumno:

 Conocerá una breve Historia de la Administración de Proyectos

 Identificará la nomenclatura de los términos usuales en Project 2013

Temas:

 Historia de la Administración de Proyectos

 Definiciones y características de un proyecto
 El Triángulo del proyecto
 Determinación de la Ruta crítica por el Método del grafo
 Concepto de la Administración de Proyectos
 Historia y Marco teórico

INTRODUCCIÓN

Se va a iniciar este Manual con una breve historia de la Administración de proyectos, desde la
antigüedad hasta los tiempos modernos, y un compendio de los principales conceptos y
definiciones acerca del significado de un proyecto así como la Administración de ellos. Estos
conceptos, por más que se consideren conocidos, es siempre bueno revisarlos para mantener muy
clara la concepción y facilitar el uso de la herramienta. Microsoft Office Project 2013, es una marca
registrada por la Compañía Microsoft Corporation y de aquí en adelante, cuando sea necesario
solo será denominado Project 2013.

BREVE HISTORIA DE LA ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS

A aliza do las gra des obras de la huma idad, ue ahora se co oce como maravillas del
mu do”, llegaremos a la conclusión que la Administración de Proyectos no es algo nuevo. Si bien
no hay evidencias de que la Administración de Proyectos haya tenido una formulación matemática
y científica, los hechos demuestran que si hubo el conocimiento de los procesos para llevar a cabo
algunas de estas maravillas necesitaron un planeamiento y posterior seguimiento hasta su
completamiento. Retrocediendo en el tiempo, allá por el año 2,570 Antes de Cristo, en Egipto se
inicia la construcción de edificios piramidales para que sirvan como lugar de descanso eterno de
los Faraones que gobernaban ese país. Indudablemente, para su construcción hubo necesidad de
un planeamiento que pusiera orden en el proceso de edificación. Antiguos registros estudiados
por muchos ar ueólogos, demuestra ue e su ejecució participaro varios gere tes” de
proyecto para cada una de las 4 caras, siendo responsables de la ejecución de los trabajos.

Luego en la China antigua, entre los años 221 y 206 Antes de Cristo, otra de las maravillas del
mundo fue construida: La Gran Muralla China cuyo levantamiento y construcción ha sido un
enorme proyecto, que indudablemente requirió de un planeamiento muy minucioso, ya que se
estima requirió de traslados de material y participación de muchos recursos humanos. De acuerdo
a estudios arqueológicos se determinó que en su construcción participaron y organizaron tres
grupos de recursos humanos: soldados, gente común y criminales. Se conoce que el emperador
Qin Shihuang dispuso de millones de personas para finalizar este proyecto.

En el Perú tiempos más recientes, en el siglo XV, se construyó la Fortaleza, Santuario o Ciudadela
(aún no se sabe con certeza cuál de los usos se le dio, Militar, Religioso o de Habilitación Urbana)
conocida en la modernidad como la Ciudadela de Machu Picchu (Montaña vieja en el Quechua del
sur), en un promontorio rocoso que une las montañas Machu Picchu y Huayna Picchu en la
vertiente oriental de la Cordillera Central. Se presume que fue hecha en la época del Inca
Pachacutec. La construcción de esta obra, por sus características tan peculiares, es considerada
actualme te como obra maestra de la ar uitectura y la i ge iería”. Lo ue o cabe duda es ue
para su construcción debió haber un planeamiento también muy minucioso, en lo referente a las
actividades así como los recursos necesarios para llevarlas a cabo.

En esos tiempos la Administración de los proyectos, como se dijo, no tenía rigurosidad científica,
pues no hay evidencias que así lo confirmen. Se asume que la Administración se confinaba al
planeamiento y la programación de los trabajos, mientras que la ejecución se llevaba a cabo
siguiendo esas pautas. Es en la primera década del siglo XIX, que el Ingeniero Frederick Taylor idea
 Historia y Marco teórico

la organización científica del trabajo. En 1875 se dedicó a trabajar como obrero en una de las
empresas industriales siderúrgicas de Filadelfia, donde observó minuciosamente el trabajo de los
obreros que se encargaban de cortar los metales. Y fue de esa observación práctica de donde
Taylor extrajo la idea de analizar el trabajo, descomponiéndolo en tareas simples, cronometrarlas
y exigir a los trabajadores la realización de las tareas necesarias en el tiempo justo. Se considera
que este es el momento en que nace la Administración científica de los proyectos.

En esa misma época, el Ingeniero Henry Gantt trabajó con Taylor, con quien colaboró con su
doctrina de mejorar la productividad de los procesos. El aporte de Gantt, al fin, fue el desarrollo de
un método gráfico que permitiera visualizar el desarrollo de las actividades a lo largo del tiempo.
Esto es lo que se denominó el Diagrama de Gantt. Ésta fue una idea radical y una innovación de
importancia para todo el mundo en la década de 1920. Uno de sus primeros usos fue en el
proyecto Hoover Dam (Represa Hoover) iniciado en 1931 siendo completado en 1936, dos años
antes de lo previsto. El Diagrama de Gantt todavía se utiliza en la actualidad y constituye una pieza
importante para cualquier Administrador de proyectos.

En el año 1957, Dupont Corporation creó el Método de la Ruta Critica (Más conocido como CPM,
iniciales de su nombre en inglés, Critical Path Method) que es una técnica utilizada para predecir la
duración de un proyecto al analizar cuáles secuencias de actividades tienen la menor cantidad de
flexibilidad dentro del calendario. Dupont lo diseñó para abordar los procesos complejos de cierre
de plantas químicas para actividades de mantenimiento, y una vez que éste concluyera reiniciar las
operaciones. La técnica fue tan exitosa que le ahorró a la corporación 1 millón de dólares en el
primer año de su implementación.

En 1958 la Oficina de Proyectos Especiales de la Marina de Guerra del Departamento de Defensa

de los Estados Unidos desarrolló PERT (iniciales del nombre en inglés, Program Evaluation and
Review Technique; en español Técnica de Revisión y Evaluación de Programas) como parte del
proyecto Polaris, un misil balístico móvil para ser lanzado desde submarino durante la Guerra Fría.
PERT es un método que permite analizar las tareas involucradas en la realización de un proyecto,
especialmente el tiempo necesario para completar cada tarea e identificar el tiempo mínimo
requerido para concluir el proyecto total.

Posteriormente y con el impresionante impulso de la Computación personal y corporativa, se

desarrollan múltiples programas para Administrar proyectos, uno de los cuales es el Producto que
Microsoft Corporation denominó Project.

La Administración de proyectos tiene una gran importancia en el desarrollo de las empresas, por lo
que es usada en una gran diversidad de campos; desde complejos proyectos espaciales,
actividades bancarias, desarrollo de sistemas de informática, trabajo con hidrocarburos e industria
petroquímica, telecomunicaciones, defensa nacional, construcción de viviendas o complejos
habitacionales, etc.

Los rápidos cambios tecnológicos, la necesidad de ingresar nuevos productos al mercado, las
fluctuantes exigencias de los consumidores, entre otros casos, incrementan la cantidad de
operaciones en una organización, provocando que los métodos administrativos convencionales no
sean los más adecuados, tanto en tiempo como en calidad y costo. Por esta razón la
Administración de proyectos es importante, ya que ofrece nuevas alternativas para solucionar
algunas carencias de las empresas y mejorar su desempeño
 Historia y Marco teórico

DEFINICION Y CARACTERISTICAS DE UN PROYECTO

Un proyecto es un conjunto de actividades único que tiene un punto de inicio y una duración
definidos dirigido a obtener un objetivo determinado, utilizando recursos, usualmente dentro de
ciertas limitaciones.

De esta definición se puede deducir lo siguiente:

 El conjunto de actividades que constituye cada proyecto es único; La probabilidad que todo
ese conjunto se repita es casi nula. Sin embargo, ciertas actividades de un proyecto se pueden
repetir en otros; lo que no se puede repetir es todo el conjunto de actividades

 Los proyectos no son indefinidos, sino que tienen una fecha de finalización y/o de inicio. En
otras palabras es un esfuerzo temporal; es decir, es finito ya que tiene una duración
determinada. El que exista una fecha de comienzo y una fecha de finalización, es un factor
ue difere cia a los proyectos de las llamadas "operacio es e curso" o ruti as”. Estas suele
transcurrir de manera indefinida Por ejemplo, el Departamento de Recursos Humanos tiene
actividades que ejecuta diariamente, como es el Control de ingreso de los trabajadores, lo cual
constituye una rutina. Pero, cada cierto tiempo, ese mismo Departamento, por requerimiento
de otros e la empresa, debe hacer procesos de selecció de perso al”, do de cada proceso
es un caso particular, dependiendo de los requisitos del personal solicitado.

 Debe dar como resultado un producto o servicio final que sea cuantificable. Si no existiera
este, no se sabría en qué momento se completa el Proyecto, o sea, cuando se alcanzó el
objetivo. El proyecto termina cuando su objetivo ha sido alcanzado o cuando indubitable y
claramente se sabe que no puede lograrse.

Además de lo expresado, también es usual que un proyecto tenga las siguientes características:

 Debe ser un proceso factible. No constituye un proyecto cualquier conjunto de actividades de

los que previamente se conoce no podrán ser realizadas, por ejemplo, por falta de medios.

 Generalmente se efectúa con recursos y presupuesto limitados, lo cual constituye el principal

reto del Administrador del proyecto al estructurarlo.

 Sus actividades se encuentran en una secuencia lógica. No hay lógica en construir un edificio
empezando por el último piso y terminando en el sótano.

Como conclusión, un proyecto constituye una bien definida secuencia de eventos o actividades
que tiene un comienzo y un final, dirigidos a obtener una meta clara, conducido por recursos
(personal, equipo y materiales) dentro de ciertos parámetros de tiempo, costo y calidad
establecidos. Un proyecto es un esfuerzo de un solo tiempo; es decir, la misma sucesión de
actividades puede no repetirse en el futuro, lo que caracteriza a los proyectos como eventos no
rutinarios. Siendo no rutinario, un proyecto requiere de cierto planeamiento. Cuanto
planeamiento se necesite depende de la complejidad del proyecto. Es importante establecer que
un proyecto, con el tiempo, puede convertirse en una rutina, en cuyo caso deja de ser un
proyecto.
 Historia y Marco teórico

EL TRIÁNGULO DEL PROYECTO

En todo proyecto existen tres factores que lo gobiernan o condicionan dependiendo de tipo de
proyecto. El concepto que se describe a continuación, sirve para comprender fácilmente el
concepto global de lo que constituye un proyecto. Estos elementos crean una figura que se conoce
como el Triángulo del proyecto, y son:

 El Costo. Es el importe monetario necesario para completar el proyecto. También se le conoce

como el Presupuesto del Proyecto
 El Tiempo. Es la cantidad de tiempo laboral necesario para completar el proyecto
 El Ámbito. Determina la calidad del producto o servicio final

Estos tres elementos, cuando se culmina el proceso de planeamiento y programación, forman un

triángulo equilátero; dicho de otra manera, so compo e tes ue e el proceso tie e igual peso
relativo”, es decir que cada lado del triángulo tiene la misma dimensión

En la mayoría de los proyectos, al menos un lado del triángulo está fijo en la posición. No puede
cambiar. Puede que el presupuesto (Costo) no sea negociable. O puede que el producto
definitivamente tenga que producirse antes de una fecha determinada (Tiempo). O bien, puede
que ambas opciones sean verdaderas. A menudo, los elementos fijos de un proyecto se disponen
desde una posición jerárquicamente superior a la del Administrador del proyecto, pero no
siempre. A veces, recae sobre él la responsabilidad de decidir qué elemento es más importante
para el éxito del proyecto. Y realmente hay que ser claro y lo más objetivo posible sobre esto para
cuando aparezcan los problemas (que siempre aparecen).

Por ello, debido usualmente a limitaciones en alguno de los factores se producen cambios en la
forma del triángulo. Por ejemplo, si se desea reducir el tiempo del proyecto sin variar el Costo, lo
mas probable es que haya que reducir el Ámbito, lo que podría originar la insatisfacción del cliente
o usuario final. El área del triángulo se reducirá.
 Historia y Marco teórico

Lo normal es que el área del triángulo no varíe, por lo tanto si se reduce el tiempo se verán
afectados el Costo, que deberá aumentar (por ejemplo, por tener que asignar mas recursos al
proyecto para terminar antes) y el ámbito que deberá disminuir (lo que es muy delicado ya que,
como se dijo, se puede producir la insatisfacción el usuario final o cliente).

Si hubiera que reducir el Costo, sin variar el tiempo, entonces el ámbito se vería afectado, con la
consiguiente insatisfacción del cliente o usuario final. El área del triángulo disminuiría.

En caso que el Costo deba reducirse sin variar el área del triángulo, se verán afectados tanto el
tiempo como el Ámbito, que deberán aumentar:
 Historia y Marco teórico

En el caso de que la variación sea del Ámbito, lo más probable es que varíe el área del triángulo,
aumentando o disminuyendo los lados Costo y Tiempo de manera proporcional. Por ejemplo, si el
ámbito inicial era la construcción de un edificio de tres pisos y luego se obtiene una extensión de
Licencia Municipal para cuatro pisos, el ámbito habrá variado (aumentar el objetivo de producto
final) y eso determinará que tanto el Costo como el Tiempo aumenten proporcionalmente::

El caso inverso ocurre si después de definir el Ámbito como la construcción de un edificio de

cuatro pisos, se determina que solo sean tres. Al reducirse el Ámbito, se reducirán
proporcionalmente el Costo y el Tiempo:

Como se ha explicado, hay factores que determinan la variación en los resultados económicos y de
tiempo del proyecto, de acuerdo con el elemento que se modifique. Una de las capacidades que
debe desarrollar el Administrador del proyecto, es la de identificar estos cambios y corregirlos de
la manera más adecuada, sobre todo antes que el proyecto comience.
 Historia y Marco teórico

DEFINICIONES IMPORTANTES

Tarea

Es un paso individual que debe completarse para que el proyecto termine

Duración

Es la cantidad de tiempo laboral necesario para completar una tarea

Relación de dependencia

Es la forma en que el Comienzo o Fin de una tarea determina el Comienzo o Fin de otra. Como se
verá posteriormente, Project 2013 proporciona cuatro tipos de Relación de dependencia entre
tareas que se pueden usar para conectar o relacionar una serie de tareas en una programación.
Utilizando correctamente esta dependencia entre tareas, se puede modificar la Ruta Crítica y
acortar la duración programada del proyecto. A la Relación de dependencia también se le conoce
con el nombre de Vínculo

Predecesora

Es una tarea cuyo comienzo o fin determina el comienzo o fin de otra tarea. Una tarea puede
tener varias Predecesoras

Sucesora

Es una tarea que no puede comenzar o finalizar hasta que otra tarea, la Predecesora, comience o
finalice. Una tarea puede tener varias Sucesoras

Posposición

Es el retraso o adelanto que puede existir entre tareas que tienen una Relación de dependencia

Tarea Crítica

Es una tarea que debe ser completada de acuerdo a la programación para no causar retraso en la
fecha de finalización del proyecto

Ruta Crítica

Es la serie de tareas que deben ser completadas de acuerdo a la programación para que el
proyecto finalice en la fecha programada. Cada tarea que se encuentra en la Ruta crítica,
obviamente, es una Tarea crítica. Un proyecto, dependiendo de su complejidad, puede tener
varias rutas críticas.
 Historia y Marco teórico

Margen de Demora

Es la cantidad de tiempo que una tarea puede retrasarse antes de afectar las fechas de otras
tareas o la de finalización del proyecto. También se le conoce como Holgura de la tarea. Las tareas
cuyo Margen de Demora sea CERO, son Tareas Críticas

Margen de Demora permisible

Es la cantidad de tiempo que una tarea puede retrasarse afectando las fechas de comienzo de
otras tareas pero sin afectar la fecha de fin del proyecto

Margen de Demora total

Es la cantidad de tiempo que una tarea puede retrasarse antes de afectar la fecha de finalización
del proyecto.

DETERMINACIÓN DE LA RUTA CRÍTICA POR EL MÉTODO DEL GRAFO

El método del Grafo es una forma muy sencilla de graficar una programación de tareas, y
determinar varios de los parámetros del proyecto. Es un método bastante antiguo, pero muy fácil
de entender. El elemento básico del Grafo es el Nodo de actividad o Tarea. En la red, cada tarea se
representa por un cuadrado o rectángulo que recibe el nombre de Nodo de actividad, tal como
aparece en la ilustración que sigue. El Nodo de actividad o tarea tiene los componentes de
formato siguientes:

Comienzo adelantado (CA): Es la fecha más temprana en que una

tarea puede comenzar, basado en las fechas de comienzo más
tempranas de las tareas predecesoras y sucesoras
Fin adelantado (FA): Es la fecha más temprana en la que una tarea
podría finalizar, basado en las fechas más tempranas de finalización
de las predecesoras y sucesoras
Id: Es un numero único que identifica a la tarea. Es más fácil ubicar a
la tarea por su Id. que por su nombre que puede ser largo y complejo.
Duración (Dur): Tal como se definió antes, es la cantidad de tiempo
laboral que requiere una tarea para ser completada
Comienzo tardío (CT): Es la fecha más tardía en que una tarea puede
comenzar sin causar retraso en la finalización del proyecto.
Fin tardío (FT): Es la fecha más tardía en que una tarea puede finalizar
sin causar retraso en el proyecto, basado en las fechas mas tardías de
finalización de las predecesoras y sucesoras.
La formulación matemática del método del Grafo es la siguiente:

FA = CA + Dur

CT = FT – Dur

Holgura = CT – CA = FT – FA
 Historia y Marco teórico

Para crear un Grafo se debe completar la lista de tareas, y luego determinar la secuencia en la que
se deben realizar estas actividades. Como ejemplo, se efectuará la Programación de una
Conferencia, para lo cual las tareas, duraciones y relaciones de dependencia son las que siguen:

Id Tarea Predecesoras Duración

1 Fijar la fecha de la conferencia - 2 días
2 Establecer tema y programa - 5 días
3 Seleccionar Sede para la conferencia 1 5 días
4 Conseguir expositores 2 6 días
5 Diseñar panfleto ilustrativo 3, 4 9 días
6 Confeccionar etiquetas para correo 3, 4 5 días
7 Enviar panfleto ilustrativo 5, 6 2 días
8 Obtener material de los expositores 4 4 días
9 Recibir inscripciones 7 6 días
10 Confirmar arreglos 8, 9 1 día
11 Preparar paquetes de la conferencia 10 2 días

El paso inicial, luego de definir las tareas componentes del proyecto, consiste en graficar la red
dibujando los nodos de actividad y las rutas de conexión entre estas actividades (es decir, la
relación de dependencia entre las tareas). Para facilitar la construcción de la red o grafo, se deben
seguir unas cuantas reglas sencillas:

 Comenzar la red con un nodo de INICIO (que marca el tiempo CERO) y terminarla con un nodo
FINAL.
 La secuencia de nodos debe ir de izquierda a derecha; es decir, las tareas predecesoras deben
aparecer a la izquierda de sus sucesoras.
 No deben haber ciclos o flujos de secuencias hacia atrás (retroalimentación).
 Todos los nodos (excepto el Inicial y el Final) deben tener cuando menos una tarea
predecesora y una sucesora. Es decir, no debe quedar ninguna tarea sin conexión.
 Una ruta es una secuencia de todas las tareas a lo largo de cada dirección entre el nodo Inicial
y el Final. Una red puede tener varias rutas.

NOTA.- Para efectos de simplificación de este ejemplo, se asumirá que las Predecesoras deben terminar
para que las Sucesoras puedan comenzar

El Grafo inicial del proyecto es el que se muestra a continuación:

 Historia y Marco teórico

Para calcular la Duración del proyecto, luego de hacer el Grafo, se utiliza el método del Paso hacia
delante, que consiste en calcular los valores de CA y FA, avanzando desde el inicio hasta el final. De
manera arbitraria el tiempo CA de una tarea que carece de predecesora se fija en CERO (0), ya que
su Predecesora es el nodo de Inicio que, como se dijo, marca el tiempo CERO. El tiempo FA de una
tarea es igual al tiempo CA más la duración estimada para la tarea (FA=CA+Dur.). El tiempo CA
para una tarea que tiene una predecesora, es el tiempo FA de esta predecesora. El tiempo CA de
una tarea que tiene varias predecesoras, es el mayor tiempo FA de todas las predecesoras de esta
tarea. Por lo tanto el Grafo quedarla como sigue:

IMPORTANTE.- Observar que el valor FA de la tarea 11 es 31 días, lo que constituye la Duración total del
proyecto.

Para calcular los tiempos tardíos, se usa el método del Paso hacia atrás. Estos tiempos servirán
para determinar cuáles son las tareas o actividades críticas del proyecto y cuales los márgenes de
demora de las tareas. Para calcular estos tiempos, hay que trabajar en sentido inverso en la red, es
decir, comenzando por el final. Primero se debe fijar el tiempo FT de la última tarea de la red
como el tiempo FA de la misma tarea, es decir que la fecha más tardía en que puede finalizar esa
tarea es la fecha de finalización ya calculada del proyecto. El tiempo CT de esa tarea es igual a su
FT menos el tiempo estimado para finalizarla (CA=FA-Dur.). El tiempo FT de todas las tareas
predecesoras inmediatas es el mínimo de los tiempos CT de todas las tareas a las cuales precede.
En la ilustración que sigue, aparece el grafo completo con todos los valores:
 Historia y Marco teórico

La forma más simple de calcular la Ruta crítica consiste en calcular el Margen de Demora total de
la tarea; es decir, el tiempo que la tarea puede sufrir retraso sin afectar la fecha de finalización del
proyecto. Este Margen de Demora es la diferencia CT-CA (o lo que es lo mismo, FT-FA), como se
definió antes en la Formulación matemática.

La secuencia de tareas que poseen CERO de demora, se define como Ruta crítica. A continuación
se muestra resaltada la Ruta crítica del proyecto:

¿QUÉ ES LA ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS?

Es el proceso de planificar, organizar y administrar tareas y recursos para obtener un objetivo

definido, usualmente dentro de ciertas restricciones de tiempo, recursos, costo o ámbito. Todos
los proyectos, básicamente, constan de tres fases principales:

1. Planeamiento y programación
2. Seguimiento y administración
3. Fin del proyecto
Planeamiento y programación
Definición de objetivos, supuestos y restricciones

Durante la fase de planeamiento de un proyecto que demandará una cantidad significativa de

tiempo o involucrará gran cantidad de recursos, es de suma importancia la definición de las metas
u objetivos del proyecto, así como los supuestos y restricciones sobre los que se desarrollará su
ejecución.

La definición del objetivo debe ser claramente establecida, de tal forma que todas las personas
involucradas en el proyecto comprendan perfectamente los alcances de su desarrollo. De esta
forma se evitará que, posteriormente y por no tener un objetivo específico y claramente definido,
hayan participantes en el proyecto que confundan o malinterpreten los alcances de este. La
definición del objetivo del proyecto debe incluir, de ser posible, lo siguiente:

 Una lista de resultados tangibles o mensurables, que deben ser producidos para completar un
proyecto o parte de él.
 Historia y Marco teórico

 Fecha específica de finalización del proyecto, así como fechas en las que deben ocurrir eventos
importantes como son el completamiento de algunas fases importantes del proyecto.
 Criterios específicos de calidad que debe cumplir el objetivo, en caso sea necesario
 Costos límites que el proyecto no debe exceder.

Durante la fase de planeamiento, usualmente aparecen ciertas preguntas importantes que no

tienen solución o explicación clara y definitiva a estas alturas del proceso. Para tener una base
sobre la cual se programará el proyecto, se deben establecer los supuestos, que podrán ser luego
aclarados o solucionados. Es importante comprender que el éxito o fracaso de un proyecto puede
depender de una correcta definición de supuestos. Los Supuestos son hechos que podrían ocurrir,
pero que no se tiene la certeza y conocimiento que ocurrirán. Se debe tener en cuenta, entre
otras, las siguientes consideraciones para establecer los supuestos:

 ¿La duración de las tareas está basada información cierta, en estimados o se está
adivi a do”?
 ¿De quién dependen los recursos a utilizar?. Si los recursos dependen de otras personas,
¿tienen estas conocimiento de que sus dependientes van a ser utilizados en el proyecto?
 ¿Son los costos importantes en el proyecto? Establecer quién tiene que aprobar el
presupuesto o autorizar mayores gastos
 ¿De cuánto tiempo se dispone? Si se trabajará sobre la base de un tiempo predefinido (por
ejemplo, la finalización del proyecto depende de una fecha conmemorativa), ¿se podrá
realmente completar todas las tareas con un nivel aceptable de calidad dentro del tiempo
disponible?
 Cualquier consideración que pudiera afectar a la consecución del proyecto, como, por
ejemplo, factores climatológicos.

Las restricciones en un proyecto son factores que pueden limitar o complicar la acción del
Administrador del proyecto. A diferencia de los supuestos, las restricciones son conocidas o
previsibles. Comúnmente, se consideran tres tipos de restricciones mayores:

 De programación, tal como una fecha de fin del proyecto establecida, o fechas en los que
deben terminar algunas tareas por efectos de disponibilidad de recursos.
 De recursos (material, locales, equipamiento y personas y los costos asociados con ellos), tal
como se predefina en el presupuesto.
 De ámbito, como por ejemplo, requerimientos del producto final a ser desarrollado

Un cambio en una de estas tres restricciones usualmente afecta a las otras dos, y por tanto puede
afectar a la calidad del producto final. Por ejemplo, para reducir la duración del proyecto
(programación), se puede necesitar el incremento de trabajadores necesarios (recursos) y
disminuir el número de elementos del producto final (panorama), tal como se explicó en el
Triángulo del proyecto.

Definición de fases del proyecto y creación de una lista de tareas

Después de haber terminado el trabajo inicial del proyecto, se debe crear una lista de tareas y
organizarla mediante los Hitos, Fases y Tareas.
 Historia y Marco teórico

Un Hito es una tarea que, normalmente, no tiene duración pues ningún recurso la ejecuta. Es
decir, que no requiere esfuerzo para realizarla. Se utiliza para identificar eventos significativos en
la programación, tal como el cumplimiento de una meta parcial o total de una fase.

Una Fase es un grupo de tareas que representan un período de tiempo determinado, un objetivo
intermedio o cualquier otra división lógica dentro de un proyecto. El completamiento de una fase,
tal como se dijo, se debe identificar con algún resultado tangible o elemento producido. Un
proyecto puede estar dividido en Fases y Subfases utilizando una estructura de esquema
jerarquizada.

Una Tarea es una actividad que tiene un comienzo y un fin definidos. Una fase está compuesta por
tareas las cuales deben ser completadas para la fase pueda finalizar. Normalmente, en un
proyecto las tareas son dependientes entre sí con un sentido lógico y temporal, estando esta
dependencia en función de la naturaleza del proyecto.

Esquematizar la programación

Un esquema ayudará a organizar las tareas del proyecto en Tareas de resumen (fases) y sus tareas
componentes. En forma predeterminada, las tareas de resumen llevan a sus tareas componentes
inmediatamente debajo en el orden de la lista de tareas y con un nivel de sangrado que establece
la subordinación jerárquica. Mediante estos niveles de esquema se podrá mostrar la estructura
jerárquica del proyecto.

Dar Duración a las tareas

La Duración de una tarea es el tiempo laboral activo necesario para completar esa actividad. En
principio la duración es la cantidad de tiempo de trabajo desde el inicio al fin de una tarea, basado
en el calendario laboral definido para el proyecto, la tarea o el recurso. Una duración puede ser
estimada, cuando sólo se tiene información para determinar un valor tentativo y no un valor final,
es decir, cuando hay incertidumbre en la duración definitiva de la tarea. Si el valor de la duración
es conocido, se usa el valor final y definitivo.

Establecer la Relación de dependencia entre las tareas

Una vez que se han ingresado las duraciones, es momento para definir la forma en que las tareas
se encuentran relacionadas unas a otras o se ajustan a fechas específicas. Hay varios tipos de
relación de dependencia entre tareas que permiten hacer que la programación se ajuste mas
fielmente a lo que se desea obtener.

Uso de Recursos

Hasta este punto del proceso de planeamiento, se ha definido el panorama del proyecto,
establecido la lista de tareas, sus fases y duraciones conocidas o estimadas y la forma en que estas
tareas se relacionan. Toda esta información puede ser utilizada ahora para hacer estimados
preliminares, identificar requerimientos e iniciar el proceso de evaluación para determinar los
recursos que serán necesarios para efectuar las tareas del proyecto dentro de los plazos
establecidos. Una vez que han sido identificados los recursos necesarios para la ejecución del
proyecto, se debe definir la información sobre los recursos a utilizar en la programación. Con la
definición sobre los recursos necesarios, se inicia el proceso de asignación de los recursos a las
 Historia y Marco teórico

tareas específicas, de tal forma que, al final de proceso de asignación, se podrá determinar que
recursos se encuentran sobreasignados o subasignados.

Distribuir la programación

Luego de terminada la programación del proyecto, es una práctica usual distribuir la información
de este entre las personas involucradas, tal como los propietarios del proyecto o los miembros del
equipo que trabajará en labores directivas o de supervisión. Esta información puede ser distribuida
en forma de impresos de alta calidad que dan un resultado de aspecto muy profesional. Se podrán
emitir e imprimir distintos tipos de informes y vistas, para satisfacer las necesidades de cualquiera
de las personas que participan directa o indirectamente en el proyecto.

Seguimiento y administración del proyecto

Preparar un proyecto para su seguimiento

Una vez completada la fase de Planeamiento y Programación, hay algunos pasos que se deben
seguir previos a la ejecución del proyecto y su administración, orientados básicamente al método
que se utilizará para ello, asegurándose que todo el equipo que trabaja en el proyecto conozca con
claridad estas variables. Para esto, dependiendo de la forma en que se desea llevar a cabo el
seguimiento, hay que efectuar una o varias de las siguientes acciones:

 Preparar el proyecto para compararlo a lo largo del tiempo; es decir, definir un patrón contra
el cual contrastar los valores actuales conforme se vaya desarrollando el proyecto. Para ello
hay que guardar los valores estimados de la programación en un momento determinado.
 Definir la forma en que se obtendrán los datos actuales (en formularios impresos, por correo
electrónico, etc.)
 Preparar la forma en que se controlará el progreso de suministro de bienes y servicios de
terceros que son necesarios para completar las tareas del proyecto. Típicamente, como
mínimo, se deseará conocer cuando un producto o servicio está fuera de presupuesto, bajo
evaluación o contrato.

Administrar la programación

Una vez que el proyecto comienza, se debe revisar la programación periódicamente para detectar
e identificar problemas o potenciales problemas en el desarrollo de las tareas. La identificación y/o
anticipación a los problemas permitirá cuidar la principal preocupación de cualquier Administrador
de proyectos, cual es la fecha de fin del proyecto, sobre todo cuando se está llegando a su fase
final. Básicamente, se deberá poner especial énfasis en lo siguiente:

Analizar la programación: Antes de modificar la programación, es necesario analizar e identificar

los problemas que pudieran existir en ella. Es más eficiente analizar la programación y hacer los
cambios tempranamente en el proceso de planeamiento, idealmente antes que el proyecto se
inicie. Sin embargo, es normalmente aceptado y conocido que la programación cambia
constantemente pues los proyectos son procesos dinámicos, y por eso será necesario cada cierto
tiempo para analizar la programación y corregirla o ajustarla si fuese necesario.

Reprogramar tareas o fases: Luego de identificar los problemas o potenciales problemas, se

pueden utilizar varias estrategias para administrar el proyecto. Por ejemplo, se podría
simplemente cambiar la duración de algunas tareas para volver a situar el proyecto dentro de lo
 Historia y Marco teórico

programado, o, también, reajustar otros factores que afectan a la programación, tal como las
relaciones de dependencia, restricciones o disponibilidad de recursos. Antes de hacer estos
ajustes, se deberá evaluar si alguno afectará sensiblemente a otros proyectos que se estuviesen
llevando a cabo simultáneamente o el impacto que tendrán en el costo del proyecto actual y en la
fecha de finalización.

Administrar los recursos: La manera más efectiva de medir el progreso del trabajo de los recursos
consiste en el balance de sus cargas de trabajo y el seguimiento de su participación en las tareas.

Administrar los costos: Mediante la correcta administración de los costos de un proyecto, se podrá
determinar constantemente la forma en que estos se mantienen dentro de los valores
presupuestados o identificar con anticipación los probables problemas y conflictos con los costos
del proyecto. Normalmente, una de las tareas más difíciles de un administrador de proyectos,
consiste en mantener el Costo total del proyecto dentro de los valores presupuestados.

Informar periódicamente

Conforme el proyecto avanza en su desarrollo, es conveniente informar con periodicidad del

estado en un momento determinado, tanto a los propietarios del proyecto como a los miembros
del equipo directivo y de supervisión, al igual que se hiciera al finalizar la fase de planeamiento y
programación. Los intervalos en los que se debe informar dependerán del tipo de proyecto y de
los requerimientos de los involucrados en él.
Nueva Interfaz y Crear un nuevo proyecto

Al finalizar el Capítulo el alumno:

 Conocerá la nomenclatura y el uso de la nueva Interfaz de Microsoft Office

Project 2013
 Abrir un archivo para crear un nuevo Proyecto
 Guardar un archivo de proyecto

Temas:

 Iniciar Project 2013

 Nomenclatura y características de la nueva Interfaz
 Iniciar un archivo de proyecto
 Guardar un proyecto
 Dar seguridad a un archivo de proyecto
 Nueva interfaz y Crear un proyecto nuevo

INTRODUCCIÓN

A partir de la versión 2010 de Project cambia totalmente la interfaz de la pantalla, respecto a

las versiones anteriores, habiéndola rediseñado para que el usuario pueda encontrar o ubicar
las funciones del programa de una forma fácil e intuitiva. Es decir, el aspecto de la pantalla se
ha perfeccionado de tal manera que para ubicar una función propia del programa no será
necesario recurrir a numerosas y complicadas cajas de diálogo, ni a menús que pueden hacer
más lento el trabajo. Project 2013, utiliza lo que se denomina interfaz de usuario orientada a
resultados donde muchos de los cuadros de diálogo de versiones anteriores han sido
reemplazados por galerías desplegables que muestran las opciones directamente. En este
Capítulo se explicará el funcionamiento de la nueva interfaz así como se definirá la
nomenclatura de ella.

INICIAR PROJECT 2013

Una vez instalado Project 2013, que es parte integrante de la Suite Microsoft Office 2013, en la
computadora se generará de forma automática el Acceso directo del programa en el menú
Inicio. Por lo tanto, para cargar el programa si el software ha sido instalado sobre un Sistema
Operativo Windows, XP, Vista, 7, 8 o 2003 Windows Server, efectuar lo siguiente:

1. Clic sobre el botón del menú Inicio

2. Desplazar el Mouse hasta Todos los programas
3. En el menú que se despliega, hacer clic en Microsoft Office
4. Clic sobre Microsoft Project 2013

Así lo muestra la ilustración siguiente, que será similar a la que aparezca en la pantalla del
usuario según el Sistema Operativo instalado:
 Nueva interfaz y Crear un proyecto nuevo

ELEMENTOS DE LA PANTALLA INICIAL DE PROJECT 2013 Y SU NOMENCLATURA

Cuando se carga Project 2013 aparece la pantalla inicial que muestra la nueva interfaz. Muchos
usuarios ya pueden tener conocimiento de su funcionamiento, ya que es similar al de la Suite
Office 2007. Como se manifestó, en la nueva interfaz se han sustituido los antiguos menús y
barras de herramientas, por elementos que presentan las opciones directamente; los
elementos básicos de esta pantalla inicial son los que se muestran en la ilustración siguiente:

A. Barra de herramientas de Acceso rápido. Es una barra de herramientas que se puede

personalizar y que contiene un conjunto de comandos independientes de la ficha en la
cinta de opciones que se muestra en un momento determinado.
B. Ficha Archivo (Vista Backstage). Después de hacer clic en la pestaña Archivo, se verá la
Vista Backstage de Microsoft Office. La Vista Backstage es donde se administran los
archivos y sus datos, creando, guardando, inspeccionando metadatos o información
personal y configurando opciones del programa. En síntesis, se trata de todo lo que se
puede hacer a un archivo que no se hace dentro de él.
C. Cinta de opciones. Los menús y las barras de herramientas se han reemplazado por la
Cinta, que facilita la búsqueda de los comandos necesarios para llevar a cabo una
tarea. Los comandos están organizados en grupos lógicos agrupados en Fichas.
D. Escala de tiempo. Una escala de tiempo puede ser muy útil cuando se necesite
mostrar un panorama general de un proyecto. Es una instantánea de aspecto
profesional de las tareas clave y los hitos que resulta perfecta para cualquier reunión
de estado: simplemente puede incluirse en una diapositiva de PowerPoint o en un
documento de Word, imprimirla o enviarla por correo.
E. Vista activa. Los proyectos se manejan por Vistas, que permiten visualizar partes de las
tablas que almacenan la información. Es la parte más importante de la pantalla de
Project 2013. En la pantalla inicial de un nuevo proyecto, en forma predeterminado, se
carga la Vista denominada Diagrama de Gantt.
 Nueva interfaz y Crear un proyecto nuevo

F. Barra de estado. Ubicada en la parte inferior de la pantalla, permite que el usuario se

mantenga informado del estado general del proyecto.

Barra de herramientas de acceso rápido

En la parte superior de la ventana del programa, se ubica la Barra de herramientas de acceso

rápido que contiene los comandos más usuales independientes de la cinta de opciones. Su
ubicación y los comandos iniciales que muestra es como se muestra a continuación:

Esta Barra de herramientas es editable, es decir, se le pueden agregar o quitar comandos. Para
agregar comandos a la Barra, efectuar lo siguiente:

1. Hacer clic en el botón Personalizar barra de herramientas de acceso rápido.

2. Del menú escoger Más coma dos…

Como resultado, aparecerá la caja de diálogo Opciones de Project.

3. Al lado izquierdo se muestran los Comandos más utilizados en el cuadro combinado

Comandos disponibles en:. También, abriendo este cuadro combinado se podrá
escoger comandos de grupos lógicos específicos.
4. Seleccionar el comando que se desea agregar. Por ejemplo, es escogerá el comando
Anula la sangría de tarea.
5. Hacer clic en el botón Agregar
6. El comando aparecerá en la ventana del lado derecho
7. El botón que ejecuta el comando seleccionado se inserta en la Barra de herramientas
de acceso rápido
 Nueva interfaz y Crear un proyecto nuevo

Adicionalmente esta Barra de herramientas puede ser ubicada en dos posiciones. De forma
predeterminada está ubicada en la parte superior de la ventana. Sin embargo, también puede
colocarse debajo de la Cinta de opciones para lo cual hacer clic con el botón derecho del
mouse sobre la barra de herramientas y del menú contextual escoger Mostrar la barra de
herramientas de acceso rápido debajo de la cinta de opciones

Para regresarla a su ubicación, hacer el mismo procedimiento activando el comando Mostrar

la barra de herramientas de acceso rápido por encima de la cinta de opciones

Cinta de opciones

Estos elementos de la ventana de Project 2013, reemplazan a los antiguos menús y Barras de
herramientas, haciendo que la interfaz sea más fácil de utilizar. Hay 5 Cintas de Opciones que
representan las tareas básicas que se pueden desarrollar en Project 2013; cada una de estas
Cintas tiene 3 partes:
1. Fichas
2. Grupos
3. Comandos
 Nueva interfaz y Crear un proyecto nuevo

Importante: Lo que se visualiza en la cinta de opciones depende de la Resolución de la

pantalla. Por tanto algunas imágenes del Manual pueden diferir de lo que el usuario ve en su
pantalla.

Ficha Tarea

La ficha Tarea contiene botones que permiten agregar, dar formato y trabajar con Tareas. Esta
ficha contiene los grupos siguientes:

1. Ver
2. Portapapeles
3. Fuente
4. Programación
5. Tareas
6. Insertar
7. Propiedades
8. Edición

Por ejemplo, en el grupo Programación, se puede ingresar el porcentaje completado (avance

de la tarea) haciendo clic en uno de los botones de % completado, vincular tareas entre sí y
desactivar una tarea. También puede convertir tareas programadas manualmente en tareas
programadas automáticamente en el grupo Tareas.

Ficha Recursos

Los botones de la ficha Recursos ayudan con la tarea a menudo compleja de administrar los
recursos que realizan los trabajos en un proyecto. En esta ficha, se puede agregar recursos,
asignarlos a tareas y redistribuir los recursos que después de la asignación se encuentren
sobreasignados. En esta ficha, también puede iniciar el eficaz Organizador de equipo. Los
grupos de esta ficha son los siguientes:

1. Ver
2. Asignaciones
3. Insertar
4. Propiedades
5. Redistribuir

Por ejemplo, en el grupo Ver, está el Organizador de equipo que ayuda a los Administradores
de proyecto a ver clara y rápidamente lo que está haciendo su equipo en un determinado
momento de la programación del proyecto. Es una buena manera de descubrir los problemas
en la asignación y facilita su solución.
 Nueva interfaz y Crear un proyecto nuevo

Ficha Proyecto

La ficha Proyecto se utiliza para manejar funciones de proyecto avanzadas con propiedades,
programación e informes. Esta ficha tiene los grupos siguientes:

1. Insertar
2. Propiedades
3. Programación
4. Estado
5. Informes
6. Revisión

Por ejemplo, se puede agregar campos personalizados, definir códigos EDT, insertar
subproyectos y generar informes visuales con los grupos de la ficha Proyecto.

Ficha Vista

La ficha Vista permite seleccionar desde el mismo lugar las diferentes vistas disponibles en
Project 2013 y personalizar la vista actual. También permite agregar una escala de tiempo a
una vista. Esta ficha tiene los siguientes grupos:

1. Vistas de tareas
2. Vistas de recursos
3. Datos
4. Zoom
5. Vista en dos paneles
6. Ventana
7. Macros

Por ejemplo en el grupo Datos, se puede cambiar la Tabla de la Vista Diagrama de Gantt, o
filtrar las tareas para concentrarse en detalles específicos.

Ficha Archivo

La ficha Archivo, básicamente contiene las funciones que en las versiones anteriores se
encontraban en el menú del mismo nombre. En esta versión, la ficha Archivo, permite acceder
a la Vista Backstage en la que se administran los archivos y sus datos, creando, guardando,
inspeccionando metadatos o información personal oculta y
configurando las opciones de programa o el proyecto. En
síntesis, como ya se expresó antes, se trata de todo lo que
se puede hacer a un archivo pero que no se hace dentro de
él. La ficha Archivo se encuentra a la izquierda de las fichas
antes descritas:
 Nueva interfaz y Crear un proyecto nuevo

Como se dijo, en la ficha Archivo se encuentran todas las opciones para trabajar con los
archivos de proyecto. También, permite configurar el programa mediante la modificación de
sus Opciones (En versiones anteriores se encontraba en el menú Herramientas). Al activar la
ficha Archivo, se abre la ventana siguiente que contiene los comandos básicos para manejar el
archivo de proyecto:

Minimizar las cintas de opciones

Las citas de opciones ocupan bastante espacio en la pantalla y durante alguna fase del proceso
ese espacio puede ser útil para visualizar tareas del proyecto y facilitar el trabajo. Para
minimizar las citas de opciones hay dos posibilidades:

1. Hacer doble clic en cualquier ficha

2. Hacer clic en el botón Minimiza la cinta de opciones, que se encuentra al lado derecho
de las fichas, como muestra la ilustración a continuación:

Para restituirlas a su estado anterior, con cualquier de los dos métodos anteriores se logrará el
objetivo.

IMPORTANTE: Si la cinta de opciones se encuentra minimizada, no quiere decir que no se pueda acceder a los
comandos. Al hacer clic sobre una ficha, la cinta se abrirá, pero al escoger y aplicar el comando se volverá a
cerrar.
 Nueva interfaz y Crear un proyecto nuevo

Uso de la cinta de opciones sin el mouse

Para el acceso a la cita de opciones, grupos y comando no es obligatorio ni necesario el uso del
mouse. También se puede lograr ese acceso mediante el teclado, de la forma siguiente:
1. Pulsar la tecla Alt y en las fichas aparecerán unas letras. Pulsar la letra que
corresponda a la ficha que se desea abrir, por ejemplo, U abrirá la ficha Recursos
2. En la ficha Recursos aparecerán otras letras y pulsar la letra del grupo que se desea
acceder. Por ejemplo, pulsar la letra G que pertenece al grupo o comando Asignar
recursos
3. Luego se ejecutará el comando. En el caso del ejemplo se abrirá la caja de diálogo
Asignar recursos

IMPORTANTE: No es necesario mantener presionada la tecla Alt. Solo se debe pulsar para iniciar el
procedimiento y luego seguir pulsando las teclas como se indicó. Si se pulsa, por error, en el paso 2 una tecla
que no era la deseada, pulsando la tecla Esc, se regresa al paso anterior

GUARDAR UN ARCHIVO DE PROYECTO

Cuando se estructura un proyecto, lo mas probable es que ese trabajo no se pueda hacer en
una sola sesión. Es decir, generalmente se ingresarán los datos disponibles y luego los valores
conforme se vayan obteniendo los datos faltantes o modificar los que son inciertos. Por eso el
Archivo de Proyecto deberá ser guardado para no perder el trabajo parcial que ya se hizo o
para que se hagan efectivos los cambios realizados durante las diferentes etapas del proyecto.

Cuando se abre un nuevo proyecto, Project 2013 le asigna provisionalmente el nombre

Proyecto#, donde # es un número correlativo por sesión. Es decir, si por ejemplo se abren dos
archivos de proyecto nuevos, Project 2013 les asignará, de forma predeterminada y
provisional, los nombres Proyecto1 y Proyecto2.
 Nueva interfaz y Crear un proyecto nuevo

IMPORTANTE: No es conveniente guardar un archivo de proyecto con el nombre predeterminado, pues en otra
sesión se generará automáticamente otro con el mismo nombre que podría hacer que, al guardarlo con el igual
nombre, reemplace al anterior.

Para guardar un archivo de proyecto por primera vez, se puede hacer una de las acciones
siguientes con el mismo resultado:

Ficha Archivo: Guardar o Guardar como

Acceso rápido: Botón Guardar

Teclado: Ctrl + G
En cualquiera de los casos, resultará la caja de diálogo Guardar como en la que se debe
establecer lo siguiente:
 Nueva interfaz y Crear un proyecto nuevo

Dónde:

1. Es la Unidad de disco donde se encuentra la Carpeta en la que se guardará el archivo

de proyecto
2. Carpeta donde se almacenará el archivo de proyecto
3. Nombre del archivo. Al respecto, se sugiere designar un nombre que permita suponer
el contenido del proyecto indubitablemente. Project 2013 le asignará una extensión al
nombre de archivo, por lo que no es necesario escribirla. La extensión de los archivos
de proyecto es mpp
4. Tipo de archivo como se guardará. Por ejemplo si el archivo de proyecto deberá
enviarse a otro usuario que no dispone la versión 2013, habrá que establecer con que
formato se guardará el archivo; por ejemplo en las versiones 2007 o 2000-2003.
Cuando se guarda en una versión anterior, se debe tener en cuenta que algunas de las
capacidades del archivo se perderán ya que son formatos no soportados por esas
versiones. En la ilustración siguiente se muestran los formatos de archivo en los que se
podrá guardar el archivo de proyecto:

DAR SEGURIDAD A UN ARCHIVO DE PROYECTO

Si se desea dar seguridad de acceso a un archivo de Project 2013, guardado anteriormente, en

la ficha Archivo escoger el comando Guardar cómo y en esta caja de diálogo, similar a la que se
muestra en la Ilustración, abrir el cuadro Herramientas y escoger Opciones generales.

Como resultado aparecerá una caja de diálogo pidiendo ingresar la(s) contraseña(s), para lo
que hay que tener en consideración que se pueden definir dos contraseñas para dar distintos
niveles de acceso al archivo.

1. Escribir una contraseña en el cuadro de texto Contraseña para evitar que otras
personas abran el proyecto sin utilizar la contraseña. Esto proporciona acceso de
lectura-escritura; es decir, quien abre el proyecto porque conoce esta contraseña
puede modificar el contenido del proyecto y guardarlo con el mismo nombre.
2. Escribir una contraseña en el cuadro Contraseña contra escritura para evitar que otro
usuario abra, realice cambios y guarde el proyecto sin utilizar la contraseña. Si alguien
conoce esta contraseña, abre el proyecto como de Sólo lectura y si lo modifica, tendrá
que guardarlo utilizando un nombre distinto.
 Nueva interfaz y Crear un proyecto nuevo

En cualquier caso, si es que se ha especificado por lo menos una contraseña, el programa

pedirá que se confirme la contraseña para tener la certeza que el usuario la conoce bien.

IMPORTANTE.- La contraseña distingue mayúsculas de minúsculas y puede tener hasta 15 caracteres,

incluidos números, letras y símbolos. Si se pierde la contraseña no se podrá abrir el proyecto.
Información básica y Calendario del proyecto

Al finalizar el Capítulo el alumno:

 Conocerá la forma de definir la información básica del proyecto

 Conocerá la forma de editar el Calendario Estándar (Calendario del proyecto)
 Conocerá los Métodos de programación del proyecto

Temas:

 Información básica del proyecto

 Editar el Calendario Estándar (Calendario del proyecto)
 Iniciar un archivo de proyecto
 Guardar un proyecto
 Dar seguridad a un archivo de proyecto
 Programación Manual
 Programación Automática
 Información básica y Calendario del Proyecto

INTRODUCCIÓN

La información básica del proyecto especifica las fechas de comienzo y fin del proyecto,
información acerca de la forma en que se calculará la programación y calendario a ser usado
en el proyecto. Una vez conocida la interfaz de la versión 2013 de Project, se puede empezar a
preparar el programa para la fase de Planeamiento y Programación. Al fin de esta fase, se
obtendrá una Línea de tiempo; por tanto de deben especificar algunos datos previos al ingreso
de las tareas, como la fecha de Comienzo, que aunque pueda ser incierta, en algún momento
se deberá definir. Igualmente, al haber dos Modos de programar las tareas (Manual y
Automático), se debe definir en cuál de los dos se programará el Proyecto. El tiempo en que se
desarrollan las actividades depende de un Calendario donde se establezcan los periodos no
laborables, como son los feriados nacionales e institucionales.

INGRESAR LA INFORMACIÓN BÁSICA DEL PROYECTO

Para ingresar esta información, en la cinta Proyecto, grupo Propiedades, activar el comando
Información del proyecto.

Al hacerlo, aparece la caja de diálogo I formació del proyecto ‘< ombre del proyecto> . En la
Ilustración siguiente, que se muestra como ejemplo, como el proyecto aún no tiene nombre en
forma predeterminada Project 2013 le asig a el ombre ‘Proyecto# como se vio en el Capítulo
anterior:
 Información básica y Calendario del Proyecto

A. Fecha de comienzo: Se encuentra activada en forma

predeterminada mostrando la Fecha de hoy, pues Project
2013 asume que se programará a partir de la fecha de
comienzo del proyecto, tal como lo indica el cuadro
combinado (C) Programar a partir de:, y que esta fecha
coincide con la del día actual en el calendario de la
computadora. Este valor de fecha se utiliza para que Project
2013 calcule la fecha de fin del proyecto a partir la fecha de
inicio que se introduzca en el cuadro combinado. Para introducir una fecha diferente a la
del día de hoy, se puede escribir sólo la fecha en el formato de fecha corta establecido en
el Panel de Control sin necesidad de especificar el día. Por ejemplo, para establecer como
fecha de comienzo del proyecto el lunes 12 de mayo de 2014, simplemente se ingresará
22/5/14. Para ingresar la Fecha de comienzo también se puede utilizar el cuadro
combinado, el cual al desplegarse mostrará un almanaque similar al que aparece a la
derecha:

IMPORTANTE.- Esta es la única forma de especificar la Fecha de comienzo del proyecto. Cualquier otra
forma no es un valor válido como Fecha de comienzo del proyecto.
SUGERENCIA.-Cada vez que en Project 2013 se deba ingresar una fecha, podrá utilizarse, indistintamente,
cualesquiera de los dos métodos. Es decir, escribir la fecha corta o tomarla del almanaque.

B. Fecha de fin: En forma predeterminada se encuentra desactivada, pues para que se active
es necesario indicar a Project 2013 que la programación se hará a partir de la Fecha de fin
del proyecto. Se usa para que Project 2013 calcule la fecha de comienzo del proyecto a
partir de la fecha de fin especificada.

C. Programar a partir de: Este cuadro combinado se utiliza para especificar si la programación
se calculará a partir de la Fecha de comienzo del proyecto, en cuyo caso Project 2013
calculará la Fecha de fin tomando como referencia la Fecha de comienzo, la duración de las
tareas y la relación de dependencia entre ellas. Cuando se escoge esta opción Todas las
tareas comienzan lo antes posible, tal como se muestra debajo del cuadro.
De otro lado se puede escoger para programar las tareas tomando como base la fecha de
fin del proyecto, en cuyo caso se debe seleccionar para programar a partir de la Fecha de
fin del proyecto en el cuadro combinado. Cuando se escoge esta opción, Todas las tareas
comienzan lo más tarde posible, según se muestra en la parte inferior de la lista
desplegable, y también se activa el cuadro combinado para introducir la Fecha de fin. En
este caso, Project 2013 calculará la Fecha de comienzo tomando como referencia la Fecha
de fin, la duración de las tareas y la relación de dependencia entre ellas.

D. Fecha de hoy: Muestra la fecha actual, de acuerdo al reloj-calendario de la computadora.

E. Fecha de estado: Project 2013 utiliza la Fecha de estado para realizar cálculos de Valor
acumulado e identificar el trabajo completado hasta la fecha indicada en el cuadro de
diálogo y también para colocar líneas de progreso. Si se especifica NOD en el cuadro Fecha
de estado, Project 2013 utiliza la Fecha de hoy como Fecha de estado. (En esta etapa, no es
necesario ingresar la Fecha de estado, pues se utiliza, principalmente, en la fase de
Seguimiento del proyecto)
 Información básica y Calendario del Proyecto

F. Calendario: Permite seleccionar el calendario base que se utilizará para todo el proyecto.
Tiene tres opciones para escoger: Estándar, 24 horas y Turno de noche. El Calendario del
Proyecto, usualmente es el Estándar, y su edición se verá en este mismo Capítulo. El uso de
otros calendarios, personalización y creación de nuevos calendarios, se verá
posteriormente en el Capítulo 9.

G. Prioridad: Indica la disponibilidad de las tareas del proyecto actual para poder retrasarlas
cuando se redistribuyen recursos en varios proyectos vinculados entre sí. Se puede escribir
o seleccionar un número entre 0 y 1,000 para indicar la prioridad de una tarea, que será
más alta cuanto mayor sea el número.

NOTA.- Esta información básica podrá ser ingresada o cambiada en cualquier momento. Project 2013
recalculará todo el proyecto con la nueva información, si el método de programación se encuentra en
Automático. El método de programación se verá al final de este Capítulo.

EDITAR EL CALENDARIO ESTÁNDAR

Project 2013 basa su funcionamiento y cálculo en las Fechas de comienzo o fin del Proyecto
que se establezca como información básica. Como resultado calcula la Fecha de Fin o
Comienzo, dependiendo de si, tal como se vio antes, se Programa a partir de la Fecha de
comienzo o de la Fecha de fin respectivamente. Por lo tanto tiene una dependencia muy
estrecha con el calendario ya que, al final, calculará una programación orientada en el tiempo
y para eso, tiene asignado un Calendario del Proyecto, denominado, Estándar. Este calendario
define los periodos laborables, pero solo considera, inicialmente, como periodos no laborables
los días sábado y domingo por lo que tiene una semana laboral de Lunes a Viernes en el
horario predeterminado de 9:00 a.m. a 1:00 p.m. y de 3:00 p.m. a 7:00 p.m. Las necesidades
del usuario pueden no coincidir con los valores indicados como predeterminados del
Calendario Estándar, ya que, por ejemplo, no están considerados los períodos no laborables
por ser feriados nacionales o institucionales, y el horario laboral, también puede ser diferente.

IMPORTANTE.- Es recomendable que el Calendario del Proyecto sea siempre el Estándar, para lo cual se
deberá editar como se indica posteriormente. Sin embargo, como se verá en este mismo Manual, se pueden
crear nuevos Calendarios base y aplicarse a los proyectos; sin embargo, se reitera la importancia de que el
Calendario del Proyecto sea el Estándar editado.

Para editar el Calendario Estándar, en la ficha Proyecto, grupo Propiedades, hacer clic en el
comando Cambiar tiempo de trabajo, que dará origen al cuadro de diálogo Cambiar calendario
laboral como se muestra a continuación:
 Información básica y Calendario del Proyecto

Para el caso de este Manual, se editará el Calendario Estándar, para adicionarle como periodos
no laborables los feriados nacionales que son los siguientes para el año 2014:

Año Nuevo 1 enero Semana Santa 17 y 18 abril

Día del Trabajo 1 mayo San Pedro y San Pablo 29 junio
Fiestas Patrias 28 y 29 julio Santa Rosa de Lima 30 agosto
Combate de Angamos 8 octubre Todos los Santos 1 noviembre
Inmaculada Concepción 8 diciembre Navidad 25 diciembre

El horario laboral que se utilizará para el Proyecto (supuestamente el horario laboral de una
empresa) será de 8:00 a.m. a 12:00 m y de 1:00 p.m. a 5:00 p.m.

Los días 24 y 31 diciembre serán laborables pero solo medio día, es decir de 8:00 a.m. a 12:00
m, denominándose Pre Navidad y Pre Año Nuevo, respectivamente.

Para editar el calendario Estándar con los datos indicados antes, efectuar lo que sigue:

1. En la parte superior señalar el día 1 enero 2014

2. En la ficha Excepciones, primera fila de la columna Nombre, en la parte inferior,
escribir Año Nuevo y pulsar Enter
3. En las columna Comienzo y Fin aparecerá el 1 enero 2014
4. Queda establecido que el 01 enero 2014 es no laborable
 Información básica y Calendario del Proyecto

Utilizando la Barra de desplazamiento vertical al lado derecho del almanaque, cambiar al mes
de abril y seleccionar las siguientes fechas que son no laborables, es decir, el 17 y 18 abril
2014. Para ello hacer clic en el 17 y arrastrar el mouse hasta el 18 abril; luego en la siguiente
fila libre de la ficha Excepciones escribir Semana Santa y pulsar Enter. Ahora aparecerá el
periodo no laborable con Comienzo el 17 abril 2014 y Fin el 18 del mismo mes.

Repetir el procedimiento para cada fecha o periodos entre fechas, hasta llegar al 24 diciembre
que es laborable pero en un horario diferente a los demás días. Como resultado la caja de
diálogo quedará como se muestra a continuación, incluyendo el día 24 diciembre seleccionado
en el calendario:
 Información básica y Calendario del Proyecto

A continuación, se trata de definir el 24 diciembre como periodo laborable, pero en un horario

laboral diferente al resto. Para eso,
1. Seleccionar el día 24 diciembre en el almanaque
2. Escribir Pre Navidad en la columna Nombre de la ficha Excepciones
3. Hacer clic en Comienzo
4. Se activa el botón Detalles. Hacer clic en este botón.
5. En la caja de diálogo Detalles de Pre Navidad’ activar el botón de opción Periodos
laborables
6. Escribir en la primera fila Desde 8:00 y en Hasta 12:00. Borrar lo que hay en la
segunda fila

SUGERENCIA: Al ingresar valores de hora, es conveniente utilizar el formato de horas de 0 a 24. Por ejemplo,
para las 8:30 a.m. usar 8:30 y para las 8:30 p.m. las 20:30. Project cambiará automáticamente al formato
a.m./p.m.
 Información básica y Calendario del Proyecto

Repetir los procedimientos para el 25 diciembre, que es periodo no laborable, y 31 diciembre

que es periodo laborable pero con horario diferente.
 Información básica y Calendario del Proyecto

Al final las Excepciones quedarán como se muestra en la ilustración siguiente:

A continuación se modificará el Horario laboral para que coincida con el de la empresa. Se

asume que hay una semana laboral de Lunes a Viernes, en el horario expresado antes, es decir,
de 8:00 a.m. a 12:00 m. y de 1:00 p.m. a 5:00 p.m.

1. En la parte inferior de la caja de diálogo Cambiar calendario laboral, activar la ficha

Semanas laborables
2. La primera fila dice [Predeterminada] y en Comienzo y Fin aparece NOD. Si este
horario laboral va a ser utilizado en todo el proyecto, dejar así estos valores.
3. Hacer clic en Detalles y aparece la caja de diálogo Detalles de Predeter i ado’
4. En Días de la semana, seleccionar los días Lunes a Viernes arrastrando el mouse desde
el Lunes hasta el Viernes.
5. Activar el botón de opción Establecer día(s) en estos periodos laborables específicos
6. En el cuadro de la parte inferior establecer el horario laboral del proyecto, tal como se
muestra en la siguiente ilustración:
 Información básica y Calendario del Proyecto

En caso el proyecto se vaya a trabajar con horarios diferentes a lo largo del tiempo, por
ejemplo por estacionalidad, se pueden establecer horarios diferentes. Asumir que entre el 1 de
enero y 31 marzo se trabajará con Horario de verano y entre el 1 abril y 31 diciembre Horario
normal
En [Predeterminado], establecer Comienzo: 1 abril 2014 y Fin: 31 diciembre 2014. Si se desea
se pueda cambiar el Nombre [Predeterminado] por Horario normal (Ya el horario laboral se
estableció anteriormente)
En la segunda fila escribir Horario de verano; En Comienzo: 1 enero 2014 y Fin: 31 marzo 2014
y luego en Detalles definir el Horario laboral para el periodo indicado.

PROGRAMACIÓN MANUAL

En Project 2013 hay un cambio sustantivo en la forma de programar las tareas en los
proyectos. Al cambiar factores como duraciones, relaciones de dependencia entre tareas y el
calendario del proyecto ya no calculan y ajustan automáticamente las fechas de las tareas al
programar manualmente esa tarea.

Se puede insertar una tarea programada manualmente en cualquier ubicación del proyecto y
Project 2013 no la moverá ni ajustará. En la zona izquierda de la Barra de Estado se encuentra
la información respectiva que indica que Nuevas tareas: Programado manualmente
 Información básica y Calendario del Proyecto

PROGRAMACIÓN AUTOMÁTICA

Los usuarios que estén acostumbrados a la programación automática de las versiones

anteriores de Project pueden desactivar la característica de Programación manual en tareas
específicas o en la totalidad del proyecto. Para tal efecto, antes de ingresar la tarea o tareas
que se desea se programen automáticamente, hacer clic en la parte en la que se indica que la
Programación para las nuevas tares está en Manual, y se cambiará a Programación
automática.

Al estar activada esta opción, Project calculará las fechas de Comienzo y Fin de las tareas
automáticamente.
En forma predeterminada, todas las nuevas tareas que se ingresan están programadas
manualmente. De esta forma, cuando se ingresa una tarea en la Tabla de Entrada de la vista
Diagrama de Gantt, solo aparece el nombre de la tarea, pero sin ningún valor predefinido,
como Duración, Comienzo o Fin. En la Tabla de Entrada hay un Campo denominado Modo de
tarea, que muestra que la tarea está programada manualmente, mediante un icono específico
como se muestra en la ilustración que sigue:

Si se desea hacer que una tarea programada manualmente se programe automáticamente, al

hacer clic en la fila respectiva de ese campo, se abrirá un cuadro combinado que permitirá la
opción de programar automáticamente, o viceversa si ya estuviera en automático y se desea
pasar a manual, como se muestra a continuación:
 Información básica y Calendario del Proyecto

Como se nota, al programar automáticamente una tarea, Project le asigna una Duración
predeterminada de 1 día, así como las fechas de Comienzo y Fin. También en el Diagrama de
barras aparece una barra de 1 día de duración para esa tarea. (Los detalles sobre estos valores
se verán posteriormente en este mismo manual).
Los iconos representativos son los que se indican a continuación:

A lo largo del manual se verá el uso de ambas posibilidades y su aprovechamiento para facilitar
el manejo del proceso.

DEFINIR EL SÍMBOLO DE MONEDA A UTILIZAR EN EL PROYECTO

A pesar que no es posible hacer cálculos con Tipos de Cambio de monedas, si se puede
especificar, para efectos de conocer en que moneda está presupuestando el proyecto. En otras
palabras, es posible indicar en que moneda está el Proyecto, pero no se puede utilizar varias
monedas diferentes. Por ejemplo, es posible que el Proyecto se presupueste el Dólares
americanos (US$), para ello, efectuar lo siguiente:

1. Activar la Vista Backstage (Ficha Archivo)

2. En esta Ficha seleccionar el comando Opciones
3. En el lado izquierdo activar la Opción Mostrar
4. En el Cuadro combinado Moneda del Grupo Opciones de Moneda para este proyecto,
escoger el Tipo de moneda que se utilizara en los valores de moneda del proyecto. Observar
que los tipos de moneda están nominados por la clasificación internacional de monedas, según
el Código de Monedas del estándar ISO 4217. Las dos primeras letras del código son las dos
letras del código del país de la moneda según el estándar ISO 3166-1 y la tercera es
normalmente la inicial de la divisa en sí. Las monedas más utilizadas en nuestro medio son las
siguientes:

ISO 4217 Denominación

PEN Nuevo sol peruano
USD Dólar americano
EUR Euro
 Información básica y Calendario del Proyecto

IMPORTANTE: Tal como se expresó, en un Proyecto solo se puede utilizar un solo Tipo de
Moneda.
oidiiddhufhahfofhjfhajos
Lista de tareas y Esquema de la programación

Al finalizar el Capítulo el alumno:

 Conocerá como definir el Objetivo, las restricciones y los supuestos del proyecto
 Conocerá la forma de crear la Lista de tareas y esquematizar la programación
 Conocerá como utilizar el esquema de la programación

Temas:

 Definir el Objetivo, Restricciones y Supuestos del proyecto

 Ingresar la Lista de Tareas
 Establecer el Esquema de la programación
 Utilizar el Esquema de tareas
 Agregar nuevas tareas al proyecto
 Mostrar los Números de esquema
 Definir la Estructura de Descomposición del Trabajo (EDT)
 Lista de tareas y Esquema de la programación

INTRODUCCIÓN

En el Capítulo anterior se definió los parámetros básicos sobre los cuales se desarrollará el
proyecto. Es decir, si la programación se hace partir de la fecha de comienzo o de la fecha de
fin, así como el Modo de Programación, Manual o Automático. Para el efecto, se considerará
que las nuevas tareas se programarán a partir de la Fecha de comienzo, de tal manera que al
terminar el proceso de Planeamiento y Programación, Project 2013 calculará la Duración total
del proyecto así como la Fecha de Fin. En caso el método de cálculo esté en automático,
Project 2013 irá calculando el proyecto mientras se ingresan los datos. Si está en Manual, no
realizará ningún cálculo hasta que el usuario determine que los valores están completos y se
puede calcular el proyecto.

DEFINICIÓN DE OBJETIVOS, SUPUESTOS Y RESTRICCIONES

El objetivo del proyecto debe ser claramente establecido, de tal forma que todas las personas
involucradas comprendan perfectamente los alcances de su desarrollo. De esta forma se
evitará que posteriormente, por no tener objetivos específicos y claramente definidos, hayan
participantes en el proyecto que confundan o malinterpreten los alcances de este. La
definición de los objetivos del proyecto debe incluir, de ser posible, lo siguiente:

1. Una lista de resultados tangibles o medibles, que deben ser producidos para completar un
proyecto o parte de él. Es decir, que se debe dejar claramente establecido como se medirá
el completamiento del proyecto o de ciertas fases de él.
2. Fecha específica de finalización del proyecto, así como fechas en las que deben ocurrir
eventos importantes como son el alcanzar algunas fases del proyecto o metas parciales.
3. Criterios específicos de calidad que debe cumplir el objetivo, lo cual define el Ámbito.
4. Costos límites que el proyecto no debe exceder, en caso sea necesario.

En la fase de planeamiento, es normal que aparezcan ciertas preguntas importantes que aún
no tienen solución o explicación clara y definitiva. Para tener una base sobre la cual se
programará el proyecto, se deben establecer los supuestos, que podrán ser luego aclarados o
solucionados. Es importante comprender que el éxito o fracaso de un proyecto puede
depender de una correcta definición de supuestos. Es recomendable hacerse, entre otras, las
siguientes preguntas y consideraciones para establecer los supuestos:

1. ¿La duración de las tareas está basada información cierta, en estimados válidos o se está
adivi a do”?
2. ¿De quién dependen los recursos a utilizar? Si algunos recursos dependen de otras
personas, ¿tienen estas conocimiento de que sus dependientes van a ser utilizados en el
proyecto?
3. ¿Son los costos importantes en el proyecto? Establecer quién tiene que aprobar el
presupuesto o autorizar mayores gastos.
4. ¿De cuánto tiempo se dispone? Si se trabajará sobre la base de un tiempo predefinido (por
ejemplo, la finalización del proyecto depende de una fecha conmemorativa), ¿se podrá
realmente completar todas las tareas con un nivel aceptable de calidad dentro del tiempo
disponible?
 Lista de tareas y Esquema de la programación

Las restricciones en un proyecto son factores que pueden limitar o complicar la acción del
Administrador del proyecto. Comúnmente, se consideran tres tipos de restricciones mayores:

1. De programación, tal como una fecha de fin del proyecto establecida, o fechas en los que
deben terminar algunas tareas por efectos de disponibilidad de recursos.
2. De recursos (material, locales, equipamiento y personas y los costos asociados con ellos),
tal como se predefina en el presupuesto.
3. De ámbito o panorama, como por ejemplo, requerimientos del producto final a ser
desarrollado

Un cambio en una de estas tres restricciones usualmente afecta a las otras dos, y por tanto
puede afectar a la calidad del producto final. Por ejemplo, para reducir la duración del
proyecto (programación), se puede necesitar el incremento de trabajadores necesarios
(recursos) o disminuir el número de elementos del producto final (panorama), tal como se
explicó en el Capítulo 1, Triángulo del Proyecto.

Para los efectos de este manual, se definirá como objetivo lo siguiente:

Instalar una red de computadoras en las oficinas administrativas, adquiriendo nuevas máquinas, mediante
Concurso de precios, y repotenciando las máquinas antiguas, a partir del dd/mmm/aaaa

Supuestos:
Se dispondrá de YY días calendario para ejecutar todo el proyecto, con un Presupuesto
económico no mayor de $ YYYYYY para su completamiento, que incluye los nuevos equipos.
Los nuevos equipos a adquirir tendrán un costo aproximado de $ yyyyyy y serán cancelados a
finalizar las pruebas de recepción.
El tiempo de entrega de los equipos nuevos, no deberá exceder de 10 días hábiles
Restricciones:
La pruebas de la red deben cumplir los estándares indicados en los respectivos protocolos
NNN-12345, y se efectuarán al finalizar la instalación.

CONFECCIONAR LA LISTA DE TAREAS

Hay dos métodos para confeccionar la lista de tareas:

De abajo hacia arriba: que consiste en hacer una relación de aquellas tareas que deben
efectuarse físicamente y completarse para cumplir con los objetivos del proyecto, y luego
agruparlas por fases u objetivos parciales. En este caso, la relación inicial, contendrá solo
aquellas tareas que deben demandar esfuerzo para ser ejecutadas. Posteriormente, serán
agrupadas e grupos lógicos” ue facilite la compre sió del proyecto o la obte ció de
metas parciales.

De arriba hacia abajo: consiste en hacer primero una lista de las fases que comprende el
proyecto, para luego definir cuáles son las tareas que demandan esfuerzo, que serán
necesarias para completar cada una de las fases o llegar al cumplimiento de metas parciales.
Para los efectos de este manual, se utilizará el método de arriba hacia abajo; es decir, primero
se definirán las fases o metas parciales del proyecto y luego las tareas que deben ser
cumplidas en cada fase.
El Objetivo ge eral del proyecto, tal como se defi ió a tes, es I stalar u a red”; por lo ta to
esta será la fase fundamental de la lista, es decir, la Tarea que resumirá a todo el proyecto.
Para que esta fase se cumpla, será necesario realizar Tres fases o tareas cuyo completamiento,
 Lista de tareas y Esquema de la programación

conlleva metas parciales que deben ser cumplidas para que la fase principal, es decir el
proyecto, pueda fi alizar. Estas fases so u a Fase Admi istrativa” u a Fase Téc ica” y u a
Prueba Ge eral”. “i estas tres tareas se prese ta como u es uema, se te dría lo siguie te:
Instalar una red
Fase Administrativa
Fase Técnica
Prueba General

A su vez para que la Fase Técnica pueda fi alizar, re uiere de dos subfases: Hardware” y
Software”. Co estas subfases el es uema se vería se esta forma

Instalar una red

Fase Administrativa
Fase Técnica
Hardware
Software
Prueba General

Ya se ha defi ido las fases y co stituye lo ue se podría de omi ar arriba” del método.
Queda ahora hacer la lista de las tareas que demandarán algún esfuerzo en cada una de las
fases, lo ue sería el abajo” del proyecto.
La Fase Administrativa, para ser completada requiere de las siguientes tareas:
Definición de parámetros
Presupuesto de equipamiento
Aprobación del proyecto
Confección de Bases
Venta de Bases
Apertura de Sobres
Análisis de las propuestas
Otorgamiento de la Buena Pro
La subfase Hardware, requiere de las tareas siguientes para ser completada:
Recepción de los nuevos equipos
Revisión de los nuevos equipos
Prueba de los nuevos equipos
Limpieza de equipos antiguos
Prueba de equipos antiguos
Reinstalar equipos antiguos
Instalar equipos nuevos
Prueba de todo el equipamiento
La subfase Software, se compondrá de las tareas siguientes:
Instalación del software
Prueba del software
De esta manera el esquema de todo el proyecto sería de la forma siguiente:

Instalar una red

Fase Administrativa
Definición de parámetros
Presupuesto de equipamiento
Aprobación del proyecto
Confección de Bases
Venta de Bases
Apertura de Sobres
 Lista de tareas y Esquema de la programación

Análisis de las propuestas

Otorgamiento de la Buena Pro
Fase Técnica
Hardware
Recepción de los nuevos equipos
Revisión de los nuevos equipos
Prueba de los nuevos equipos
Limpieza de equipos antiguos
Prueba de equipos antiguos
Reinstalar equipos antiguos
Instalar equipos nuevos
Prueba de todo el equipamiento
Software
Instalación del software
Prueba del software
Prueba General

RECOMENDACIÓN: Hacer este esquema en un papel o documento aparte con la finalidad de discutirlo con los
participantes del proyecto, para afinarlo y luego ingresar la lista de tareas. También es recomendable para no
omitir, por olvido, alguna tarea que deba realizarse.

INGRESAR LA LISTA DE TAREAS

En un nuevo Proyecto, en el que ya se definió que se programarán las tareas a partir de la

Fecha de comienzo, en la Tabla de Entrada de la Vista Diagrama de Gantt, en el campo Nombre
de tarea escribir esa lista sin considerar los niveles de esquema que se muestran en el texto
anterior. Como se vio, las tareas se pueden programar manualmente (lo que es nuevo en
Project) o automáticamente.

SUGERENCIA: Si no se dispone de toda la información acerca de las tareas pero si la lista, es recomendable
programar el proyecto manualmente hasta que se complete la información faltante, Por ejemplo podría
darse el caso donde se conoce la lista de las tareas, pero hay Duraciones o Relaciones de dependencia en las
que no se tiene un valor debido a que quien debe proporcionarla no se encuentra disponible.
Si se dispone de toda la información, también podría ingresarse la información en manual y después hacer
que Project calcule el proyecto.

Project 2013 de forma predeterminada programa las tareas manualmente. Para los efectos del
ejemplo, se asumirán los dos casos: La lista de tareas quedará de la forma siguiente en cada
caso:
 Lista de tareas y Esquema de la programación

Programación manual

Observar que cuando la Programación es manual Project 2013 no presupone nada;

simplemente ingresa la lista de tareas a la espera que el usuario defina los demás valores,
como la duración, fechas de comienzo y fin, etc.

Programación automática
Cuando se define la programación de las nuevas tareas en el Modo Automático, Project 2013
le va asignando una Duración de 1 día a cada nueva tarea y como Fecha de comienzo la Fecha
especificada como Fecha de comienzo en la Información básica (Ver Capítulo anterior).
Además, en el Diagrama de barras establece una barra de 1 día de duración para cada tarea.

IMPORTANTE: Este método es el único en las versiones anteriores a la 2010; es decir, las
versiones anteriores, hasta la 2007, no permiten la programación manual de las tareas. De tal
forma que si el usuario está habituado al sistema anterior, es conveniente definir para que las
tareas se programen automáticamente. Para eso, antes de ingresar las tareas, hacer clic en el
lado izquierdo de la Barra de Estado y escoger el comando: Programada automáticamente:
Microsoft Project calcula las fechas de las tareas.

Sin embargo, es necesario reiterar que se pueden ingresar los datos iniciales en Manual y
cuando complete toda la información, hacer que Project 2013 calcule todo el proyecto. Este
ejemplo se hará en ambos métodos.
 Lista de tareas y Esquema de la programación

ESTABLECER EL ESQUEMA DE LA PROGRAMACIÓN

El Esquema de la programación no depende del método de programación de las tareas. Sea el

método manual o automático, el resultado será el mismo. Los niveles de esquema siempre, y
en todas las formas, se dan por aplicación de sangría. Siguiendo con el ejemplo, todas las
tareas excepto la primera son de 2° o más nivel.

1. Seleccionar todas las tareas a partir de que tiene Id 2.

2. En la ficha Tareas, grupo Programación. Hacer clic en el comando Aplicar sangría a la
tarea
3. Todas las tareas seleccionadas sangrarán un nivel y pasarán al 2°. La Tarea 1 se
convierte en una Tarea de resumen, pues todas las demás serán sus subtareas.
Observar que la Duración de la Tarea 1 toma el valor predeterminado de 1 día y en el
Diagrama de barras aparece una barra negra con los externos hacia abajo (formato
predeterminado de las Tareas de resumen)

DEFINICIÓN: Una Tarea resumen es una tarea que se compone de subtareas y que las resume. Se puede
utilizar la característica de niveles de esquema de Project 2013 para crear tareas de resumen. En caso la
programación se encuentre en automático, Project calculará la información de la tarea de resumen
(duración, costo, etc.) utilizando la información de las subtareas que la constituyen. Por ejemplo, calcula la
Duración de una tarea de resumen en función a las duraciones de sus subtareas y la relación de dependencia
que existe entre ellas. Calcula el Costo de la Tarea de resumen como la suma de los Costos de cada tarea
 Lista de tareas y Esquema de la programación

Las subtareas, también llamadas tareas componentes, deberán terminar para que su Tarea de
resumen termine.

IMPORTANTE.- Observar que cuando se aplica sangría en el Modo Manual, se genera una Tarea de resumen
y esta Tarea cambia al Modo Automático con una Duración de 0 días y en el Diagrama de Barras muestra
una línea con un rombo negro

A continuación se aplicará sangría utilizando el mouse, para lo cual efectuar lo siguiente:

4. Seleccionar las subtareas. En este caso las tareas 3 a 10 que se constituirán en

subtareas de Fase Administrativa
5. Colocar el puntero del Mouse en la primera letra de cualquiera de las tareas
seleccionadas. El puntero se convertirá en una línea horizontal con dos cabezas de
flecha a los extremos.
6. Arrastrar el mouse hacia la derecha y aparecerá una línea vertical que indica el nivel al
que sangrarán las tareas seleccionadas. Al soltarlo las tareas sangrarán un nivel y se
convertirán en subtareas de la que estaba encima fuera de la selección.
 Lista de tareas y Esquema de la programación

Seleccionar las tareas 12 a 23 (que se convertirán en subtareas de la Tarea de resumen 11,

Fase Técnica) y manteniendo presionadas las teclas Alt y Mayúscula pulsar  (En adelante se
usará la siguiente nomenclatura Alt+Mayusc+).

Luego seleccionar las tareas 13 a 20 (que se convertirán en subtareas de la Tarea de resumen

12, Hardware) y por cualquiera de los métodos aplicarle sangría.

Seleccionar las tareas 22 y 23 (que se convertirán en subtareas de la Tarea de resumen 21,

Software) y por cualquiera de los métodos aplicarle sangría.

Como resultado la lista de tareas se convertirá en lo que se muestra en la ilustración siguiente:

 Lista de tareas y Esquema de la programación

UTILIZAR EL ESQUEMA DE TAREAS

Si el proyecto cuenta con muchas tareas de resumen y, en algún caso, se desea centrar la
atención sólo en una de las fases, el uso del esquema reviste suma importancia. Todas las
tareas de resumen llevan al lado izquierdo un pequeño triángulo negro denominado símbolo
del esquema. Si se hace clic sobre un triángulo negro, se ocultará el detalle de las subtareas y
el triángulo cambiará a color blanco

1. El triángulo negro indica que el detalle de las subtareas está a la vista y puede ser
ocultado
2. El triángulo blanco indica que la tarea de resumen tiene subtareas que no se están
mostrando.

Para visualizar, por ejemplo, las tareas de 2do. y 1er. Nivel, en la ficha Vista, grupo Datos, abrir
el cuadro combinado Esquema y seleccionar el Nivel de esquema 2. El proceso y resultado se
muestra en la ilustración que sigue:
 Lista de tareas y Esquema de la programación

Las tareas Fase Administrativa, Fase Técnica y Prueba General son tareas de 2do. Nivel. La
tarea Instalar una red es de 1er. Nivel.
Para volver a mostrar todo, en el cuadro combinado Esquema, activar el comando Todas las
subtareas.

AGREGAR NUEVAS TAREAS A LA LISTA DE TAREAS

Podría darse el caso que se hayan olvidado algunas tareas en la lista inicial y sea necesario
agregarlas, para completar esa lista. Por ejemplo, en el proyecto se han olvidado las tareas que
serán consideradas como Hitos y, por tanto, hay que agregarlas. Para agregar una tarea hay
varios métodos. Se empezará por el método convencional:

1. Colocar el selector en una celda de la fila en la que se desea agregar la nueva tarea,
por ejemplo en el nombre de la Tarea 11.
2. En la ficha Tarea, grupo Insertar, activar el comando Tarea hacer clic en el menú y
escoger Tarea (Sin embargo, haciendo clic directamente sobre el botón, sin necesidad
de abrir el menú que él encierra, también se insertará la nueva tarea)
3. Se insertará una <Tarea nueva>
4. Escribir el nombre de la nueva tarea insertada, Fase Administrativa completada, y
pulsar Enter. La tarea se habrá insertado. Observar que al insertar una nueva tarea,
esta toma el nivel de esquema de la tarea que se encuentra encima y no el de la tarea
que estaba en esa ubicación.
 Lista de tareas y Esquema de la programación

IMPORTANTE: Como se ha expresado, cuando se inserta una nueva tarea en un proyecto que ya está
esquematizado, la tarea nueva tomará el nivel de la que está encima de la ubicación donde se está
insertando, excepto si la nueva tarea será la primera subtarea de una Tarea de resumen, en cuyo caso
tomará el nivel de esquema de la que estaba en esa posición.

A continuación se insertará una nueva tarea en el lugar en que se encuentra el Id 22, utilizando
otro método.

1. Hacer clic con el botón derecho del mouse sobre el Id 22

2. Del menú contextual escoger el comando Insertar tarea
3. Seguir los pasos 2 a 4 del método anterior y se habrá insertado una nueva tarea.
Denominar a esta tarea como Fase Hardware terminada

A continuación se insertará otra nueva tarea por un tercer método, para lo cual colocar el
selector en la posición en la que se insertará la nueva tarea (es este caso, en la tarea 26)
Pulsar la tecla Insert y la tarea que estaba en esa posición se desplazará hacia abajo. Escribir el
nombre de la nueva tarea (Fase Software terminada) y pulsar Enter.

Por último se desea insertar una nueva tarea que sea luego el Hito que marca el
completamiento de la Instalación de la Red, es decir el completamiento de todo el proyecto.
Para ello, colocar el selector en la primera celda vacía al final del proyecto (a continuación de
la tarea 27, Prueba General), escribir el nombre de la tarea, Terminada Instalación de Red, y
pulsar Enter. Al hacerlo, tal como se manifestó antes, la tarea toma el nivel de la que esta
inmediatamente encima (No confundir y tener en cuenta que Prueba General no es una Tarea
de resumen)
 Lista de tareas y Esquema de la programación

Notar que la tarea se adaptó al nivel de esquema de la tarea que está por encima de ella. Sin
embargo, Terminada Instalación de la Red no es una tarea de 2do. Nivel sino del 1er nivel. Para
que una tarea de mayor nivel ascienda, se debe anular la sangría que tiene.

1. Seleccionar la tarea
2. En la ficha Tarea, grupo Programación, ejecutar el comando Anula la sangría de la tarea,
3. La Tarea asciende al primer nivel.

MOSTRAR NÚMEROS DE ESQUEMA

Muchas veces puedes ser necesario identificar las tareas numéricamente. Uno de esos
números es el campo Id de la tarea que ya se ha mostrado automáticamente como primera
columna de la Tabla de Entrada. Otra forma de identificarla es con el Número de esquema, que
usa un sistema de numeración multinivel, que Project 2013 calcula. Para ello en el Menú
contextual Herramientas de Diagrama de Gantt, ficha Formato, Grupo Mostrar u ocultar,
activar la casilla de verificación Número de esquema
 Lista de tareas y Esquema de la programación

Los números de esquema se muestran en cada tarea. Una forma fácil para determinar el nivel
de esquema, es contar cuantos números tiene la numeración multinivel de una tarea. Esa
cantidad indicará el nivel. Por ejemplo la tarea [Link] es una tarea de 4to. Nivel.

RECORDAR: Esta numeración de esquema multinivel es calculada por Project 2013

DEFINIR Y MOSTRAR LA ESTRUCTURA DE DESCOMPOSICIÓN DEL TRABAJO EDT

De manera similar se puede crear y definir un sistema de numeración personalizado que se

denomina Estructura de Descomposición del Trabajo EDT. La EDT es una estructura jerárquica
que se utiliza para organizar tareas para generar informes de programaciones y realizar un
seguimiento de los costos. Con Project se puede representar la estructura detallada del trabajo
mediante la utilización de identificadores de tareas (números de esquema que se vieron antes)
o mediante la asignación de códigos EDT personalizados a cada tarea. Ambos son números de
 Lista de tareas y Esquema de la programación

esquema, es decir una estructura jerárquica de un proyecto que muestra cómo algunas tareas
se ajustan en agrupaciones más amplias. En Project, las subtareas se sitúan con una sangría en
tareas de resumen. Para definir la EDT del proyecto, efectuar lo siguiente:

1. En la ficha Proyecto, grupo Propiedades, está el comando EDT.

2. Al hacer clic sobre este comando aparece un menú del que se escogerá Definir código.

3. Esto dará como resultado la caja de diálogo Definir código EDT e ‘ ombre del
proyecto´

Los códigos EDT permiten identificar y realizar un seguimiento de tareas en un proyecto

usando una serie de códigos con caracteres alfabéticos o numéricos.

Vista previa del código: Permite visualizar como aparecerá el código cuando se utilice. Es un
campo que no se puede editar; solo permite visualizar el código conforme se vaya definiendo.
Prefijo del código del Proyecto: Es un dato opcional que básicamente se utiliza para identificar
el proyecto cuando se consolidarán varios. En el caso del ejemplo, se definirá el prefijo como
IR-
Luego establecer la Secuencia para cada nivel. Es decir, definir como aparecerá cada nivel, sea
como letras o números. Para el ejemplo presente, en el primer nivel se definirá como
Mayúsculas (ordenadas); en el segundo, tercero y cuarto como Números (ordenados).
El resultado se muestra en la ilustración que sigue:
 Lista de tareas y Esquema de la programación

A diferencia de los Números de esquema que se habilitaron antes y que son calculados por
Project 2013, los códigos EDT no son calculados. Además para presentarlos para su
visualización, se debe agregar una columna en cualquiera de las Tablas de tareas (recordar que
la Tabla predeterminada en la Vista Diagrama de Gantt, es la Tabla Entrada). Para agregar este
campo a la tabla de Entrada, por ejemplo a la izquierda de la columna Nombre de Tarea,
efectuar lo siguiente:

1. Colocar el puntero de mouse sobre el encabezado de la columna Nombre de tarea y

hacer clic con el botón secundario del mouse (usualmente el botón derecho)
2. Del menú contextual, escoger Insertar columna.

3. En el encabezado de la nueva columna, escribir edt y luego pulsar Enter. Se insertará

una columna con el código EDT

NOTA: El ancho de la columna se puede reducir, colocando el puntero del mouse en el lado derecho del
encabezado de la columna EDT y arrastrándolo hacia la izquierda.
 Lista de tareas y Esquema de la programación

DIFERENCIA FUNCIONAL ENTRE EL NÚMERO DE ESQUEMA Y EL EDT

Tal como se ha expresado en cada caso, los números de esquema se calculan

automáticamente, mientras la EDT no lo hace. Por lo tanto, hay que visualizar que sucede si,
por ejemplo, se agrega o se quita una tarea en el proyecto. Se agregará una tarea a proyecto,
por ejemplo en el Id. 5. Por cualquiera de los métodos antes descritos insertar una nueva tarea
(denominarla Prueba). Observar el Número de esquema y la EDT de la tarea insertada:

Como se aprecia en la ilustración anterior, para la tarea 5 el Número de esquema (1.1.3) se

recalculó automáticamente, mientras que la EDT (IR-A.1.10), no lo hizo sino que tomó la
numeración que sigue al último código EDT. El código EDT, entre otras opciones, tiene la
ve taja de i formar” al usuario ue la tarea fue i sertada después, pues su numeración no es
actualizada.

Sin embargo, si se desea seguir con la numeración tal como en los números de esquema,
efectuar lo que se indica a continuación:

En la ficha Proyecto, grupo Propiedades, hacer clic en el comando EDT y del menú escoger
Volver a numerar. De la caja de diálogo resultante, Cambiar numeración de códigos EDT,
definir que se renumeren los códigos de todo el proyecto. Hacer clic en Aceptar.

Project 2013, para tener la seguridad que el usuario desea el cambio de los números, abrirá
una caja de diálogo para que el usuario confirme que la acción se llevará a cabo. Los códigos
EDT se habrán reenumerado.
 Lista de tareas y Esquema de la programación

Si se elimina una tarea, sucederá algo similar, es decir que el Número de esquema se
recalculará mientras que el código EDT no lo hará, originando que falte un número.

RECORDAR: Los Números de esquema se calculan automáticamente, mientras que los códigos EDT no lo hacen.
Duración de las tareas

Al finalizar el Capítulo el alumno:

 Conocerá como determinar la Duración de las tareas en los dos Métodos de

programación

Temas:

 Unidades de Duración utilizadas en Project 2013

 Dar Duraciones en Programación Manual
 Dar Duraciones en Programación Automática
 Duración transcurrida
 Duración de las tareas

INTRODUCCIÓN

En el Capítulo anterior se estableció el esquema de las tareas del proyecto, es decir, las fases
que deben efectuarse así como las tareas que componen cada una de las fases. Obviamente
cada tarea, por su naturaleza y complejidad, no tomará la misma cantidad de tiempo para
completarse. Por lo tanto habrá que definir la Duración de cada tarea y asignarla en el
proyecto. Al respecto, es conveniente recordar cierta información importante relacionada con
el tema.

Generalmente, las duraciones de las tareas se basan en estimaciones, más o menos probables;
es decir, que usualmente hay incertidumbre en determinar la duración de una tarea. Sin
embargo, por su naturaleza, pueden existir tareas cuya duración es conocida, como por
ejemplo una prueba que tomará un tiempo fijo determinado. La duración de las tareas es uno
de los elementos más subjetivos y complejos del proceso de Planeamiento y Programación. A
pesar de ello, hay algunas sugerencias para que las estimaciones de duración sean lo menos
problemáticas y subjetivas posible.

Habría que preguntarse ¿Hay eventos similares que se hayan producido en otros proyectos? Si
los hubiera ¿Qué sucedió en la tarea y cuánto tiempo duró? También habría que preguntarse
¿Qué dificultades se observaron y si sería conveniente modificar el valor de la duración?

Se debe tener en cuenta que la duración de una tarea puede variar dependiendo del nivel de
experiencia de quién hace la estimación, pero también se considerará la experiencia de quien
la ejecutará. El juicio de los expertos, así como la información histórica y estadística de
proyectos similares, puede convertirse en muy buen punto de partida para las estimaciones de
duración de las tareas.

DEFINICIÓN: La Duración de una tarea, es el tiempo laboral real y efectivo que se supone le demandará a la
tarea para ser completada. Es decir, es la cantidad de tiempo útil –Duración laboral- para desarrollar el
trabajo requerido para completar la tarea.

UNIDADES DE DURACIÓN

Cuando se ingresa una tarea en el Modo de programación automática, Project 2013 le asigna,
de manera predeterminada, una duración de 1 día. Para dar duración a las tareas de Project
2013, solo se podrán usar las siguientes unidades, que serán reconocidas por su abreviatura

Unidad Abreviatura
Día (Predeterminado) d
Minutos m
Horas h
Semanas s
Meses me - ms
Si la Duración de la tarea se definirá en la Unidad predeterminada, o sea, Días, no será
necesario escribir la Unidad de Duración. Por ejemplo si la Duración de una Tarea es de 6 días
solo se escribirá 6 y Project 2013 establecerá que es 6 días. Sin embargo, hay casos en los que
si se deberá especificar la Unidad, lo que se verá luego.
 Duración de las tareas

DURACIONES EN PROGRAMACIÓN MANUAL

Cuando el método de programación se encuentra en Manual, al ingresar el nombre de la tarea

Project 2013 no le asigna ningún valor; es más, permite que en el campo Duración, se pueda
escribir cualquier valor así no sea un número. Por ejemplo, si en una tarea de tiene duda sobre
la duración de la tarea y se espera la llegada de un Asesor para preguntarle al respecto, en esa
tarea se podría escribir: Preguntar a Asesor, tal como muestra la tarea 6 de la ilustración
siguiente:

También si se conoce la fecha de comienzo y fin de una tarea, se podrán ingresar estos dos
datos y Project 2013 calculará la duración laboral de la tarea. A modo de ejemplo, en la Tarea
3, se ingresará una fecha de Comienzo (12/5/2014) y una de Fin (19/5/2014) y Project 2013
calculará los días laborables que se requieren.

En el resto de tareas se pueden ingresar valores de duración o dejarlos vacíos hasta que se
tenga referencia de los valores más adecuados.

RECORDAR: Hay que tener presente que cuando el método de programación está en Manual, Project 2013
no efectúa ningún cálculo. Sin embargo, a estas alturas del Planeamiento y Programación las Tareas de
resumen tendrán la Duración de su subtarea más larga.

Si se tiene duda sobre la duración de una tarea o el valor se considera incierto, escribir un
signo de interrogación después de las iniciales de las unidades de duración. En ese caso, las
iniciales de duración se deben escribir así sean las predeterminadas. Por ejemplo, se supone
 Duración de las tareas

que la tarea 3 tiene una Duración incierta de 6 días; por tanto se deberá escribir 6d? y como
resultado se obtendrá 6 días? en la columna Duración para esa tarea.

DEFINICION

Duración estimada es una Duración para la cual la información que se dispone sólo permite
determinar un valor provisional no definitivo. Para que otros miembros del equipo puedan
reconocer su estado de rápidamente, una duración estimada estará claramente marcada como
tal mediante un signo de interrogación (?) colocado inmediatamente a continuación de la unidad
de duración.

IMPORTANTE: El signo ? no afectará a los cálculos que se hagan con Duraciones que la llevan.
Sólo es un símbolo indicativo de que el valor es incierto o sobre el cual hay dudas.

Las tareas de resumen pueden tener una Duración ingresada o calculada, en cualquiera de los
modos, Manual o Automático. Por ejemplo si se estima que una fase requiere de una duración
determinada, se puede escribir ese valor de Duración. En el caso del ejemplo se asumirá que la
Fase Administrativa debe durar alrededor de 54 días laborables. Para ello en el campo
Duración de esa tarea (Id. 2) escribir 54, si fuese un valor que da por conocido o 54d? si es un
valor incierto. En el ejercicio se escribirá, 54d?. Se reitera que la Duración de la tarea de
resumen no se calcula, pero cuando aún no se han establecido las relaciones de dependencia
entre tareas, toma el valor de su subtarea mas larga, excepto si, como en este caso, se define
una duración estimada.

Por ejemplo en la Fase Administrativa de este proyecto se ingresarán las duraciones que se
indican en la tabla siguiente:

Id Duración Id Duración
2 54d? 3 6d?
4 10 5 0
6 Preguntar a Asesor 7 9
8 4h 9 10
10 4h 11 0

RECORDAR: Básicamente los Hitos son tareas que sirven para indicar el completamiento de metas parciales,
y usualmente tienen una Duración igual a CERO (0). Las Tareas 5 y 11 son Hitos

Como resultado la Fase Administrativa tendrá la siguiente información:

 Duración de las tareas

En la Fase Técnica, subfase Hardware, las duraciones serán las siguientes:

Id Duración Id Duración
14 2 15 5
16 3d? 17 11
18 7 19 4
20 15 21 5
22 0

Estas duraciones en el proyecto se verán de la forma siguiente:

La sub fase Software de la Fase Técnica, tendrá las siguientes duraciones:

Id Duración Id Duración
24 12h 25 3
26 0

Como resultado la subfase Software se verá como se muestra a continuación:

Las tareas restantes tendrán las duraciones que se indican a continuación:

Id Duración Id Duración
27 6 28 0
 Duración de las tareas

El resultado total del ingreso de estos datos será el que se muestra a continuación:

RECORDAR: El método de programación está aún en Manual, y se debe, principalmente, a que

aún hay valores desconocidos de Duración (Tarea 6). Se recuerda que cuando hay valores
inciertos o desconocidos, lo conveniente es Programar en Manual

DURACIONES EN PROGRAMACIÓN AUTOMÁTICA

Si el método de programación se ha definido como Automático desde antes de ingresar las

Tareas, como se vio antes, Project 2013 le asigna una duración de 1 día? a cada tarea
ingresada. Las duraciones de las tareas, en caso la programación esté dispuesta en automático,
se hará ingresando los valores de la misma forma que en la programación manual. Hasta este
momento Project 2013 no ha efectuado ningún cálculo, solo ha almacenado los valores de la
lista de tareas ingresada y ahora lo hará con las duraciones. La única diferencia estriba en que
en el campo Duración solo podrán ingresar valores válidos; es decir, no se podrán ingresar
textos como se hizo en el método manual. La duración de las Tareas de resumen puede ser
ingresada o calculada. Si se van a calcular, no escribir ningún valor, pero si, al igual que en el
caso de programación manual, se desea establecer la duración de una fase, este valor se podrá
escribir. Observar que la barra de la Tarea de Resumen puede visualizarse de dos formas, tal
como se muestra en la ilustración siguiente:

En caso del ejemplo, se establecerá que la Duración de la Tarea 2 (Fase Administrativa) deberá
tener una Duración estimada de 45 días y para el efecto, se ingresará ese valor en el campo
 Duración de las tareas

Duración de la Tarea 2. Como resultado la Tarea 2, que es una Tarea de resumen, asume ese
valor en el Diagrama de barras y el Modo de tarea pasa a Manual. Debajo muestra la Duración
calculada que hasta ahora es de 1 día

.Para el resto de tareas ingresar las duraciones tal como se expresa en la tabla siguiente

Id Nombre de la tarea Duración

2 Fase Administrativa 45
3 Definición de parámetros 6d?
4 Presupuesto de equipamiento 5
5 Aprobación del proyecto 0
6 Confección de Bases 14
7 Venta de Bases 9
8 Apertura de Sobres 4h
9 Análisis de las propuestas 10
10 Otorgamiento de la Buena Pro 4h
11 Fase Administrativa completada 0
14 Recepción de los nuevos equipos 2
15 Revisión de los nuevos equipos 5
16 Prueba de los nuevos equipos 3
17 Limpieza de equipos antiguos 11
18 Prueba de equipos antiguos 7
19 Reinstalar equipos antiguos 4
20 Instalar equipos nuevos 15
21 Prueba de todo el equipamiento 5
22 Fase Técnica Hardware terminada 0
24 Instalación del software 12h
25 Prueba del software 3
26 Fase Técnica software terminada 0
27 Prueba General 6
28 Terminada Instalación de la Red 0

NOTA: Se ha escrito en Negrita las tareas cuya unidad de Duración no es el día

 Duración de las tareas

Como se puede notar, de acuerdo a la definición del término Duración, el valor de la cantidad
de días ingresados (6 días) no coincide con los días calendario (8 días). Esto se debe a que de
forma predeterminada la Duración es laboral y no calendaria

TENER EN CUENTA: En las tareas programadas manualmente, la duración puede ser un valor
de texto al igual que un número. Dado que la duración puede ser un valor de texto, Project
2013 no establecerá automáticamente una fecha de comienzo y la barra de Gantt solo se
mostrará parcialmente para reflejar la falta de certeza sobre la programación de la tarea en
ese momento.

En las tareas programadas automáticamente, la duración es un valor numérico con una unidad
de tiempo adjunto por ejemplo, h” para u a duració de horas . Por defi ició , Project
2013 calcula automáticamente las duraciones válidas, fechas de comienzo y fechas de
finalización (y, por tanto, las barras en el Diagrama de barras) de las tareas programadas
automáticamente.
 Duración de las tareas

DURACIÓN TRANSCURRIDA

Hasta ahora se ha visto que, en forma predeterminada, Project 2013 considera las duraciones
como tiempo netamente laboral. Sin embargo, en algunos casos podrá ser necesario usar una
medida de la duración que sea calendaria. Por ejemplo, en los casos siguientes la duración
podría ser necesariamente calendaria:

A. Subcontratas. Una tarea puede estar sujeta a subcontrata y si el subcontratista

comunica que la tarea será entregada en un plazo calendario, en el proyecto habrá
que definir ese plazo en tal sentido.
B. Cuando la duración de la tarea no depende de la cantidad de recursos asignados. Si
una tarea consiste en enviar personal a una ciudad, utilizando un bus de servicio
público, el tiempo que tomará la tarea no depende de la cantidad de recursos. Viaje
una o cuarenta personas, el bus demorará lo mismo y por tanto la duración de la tarea
no variará.

DEFINICIÓN

Duración transcurrida es la cantidad de tiempo que necesitará una tarea para ser completada, basada en un día de
24 horas y en una semana laboral de 7 días, incluyendo días feriados y otros no laborables. Por tanto y a diferencia
de las duraciones laborables, una tarea cuya duración es transcurrida podrá empezar y/o finalizar en un periodo no
laborable. Una tarea con duración laborable, jamás podrá comenzar y/o finalizar en un periodo no laborable.

Para que una tarea tenga una Duración transcurrida, sólo basta agregar la letra t (de
transcurrida) a la abreviatura de duración correspondiente. Por ejemplo, la Tarea 3 de la
Ilustración anterior mostraba 8 días de la escala temporal ya que se había programado para 6
días laborables. Para que la tarea se pueda efectuar en 6 días de la escala temporal, es
necesario que la unidad de tiempo esté en días transcurridos –díast-, para lo cual se puede
ingresar una duración igual a 6dt (Project 2013 lo escribirá como 6 díast), tal como se muestra
en la ilustración que sigue:

Si después de ingresar una duración transcurrida se desea volver a la duración laboral, se debe
ingresar la duración con su abreviatura de unidad. Por ejemplo, para volver a que la Tarea 3
tenga Duración laboral, escribir 6d.

IMPORTANTE: La Duración transcurrida se puede utilizar indistintamente en cualquiera de los métodos de

programación.
oidiiddhufhahfofhjfhajos
Relaciones de dependencia

Al finalizar el Capítulo el alumno:

 Conocerá como establecer las Relaciones de dependencia (Vínculos entre

tareas)

Temas:

 Tipos de Relación de dependencia entre tareas

 Dar Posposición
 Establecer la Relación de dependencia
 Relaciones de dependencia (Vínculos)

INTRODUCCIÓN

En los Capítulos anteriores se han ingresado los valores que permitirán al Administrador del
proyecto establecer los tiempos necesarios para completar cada una de las tareas que se
deben ejecutar. Corresponde ahora definir la manera en que estas tareas interactúan entre
ellas; es decir la forma en que están relacionadas. Al culminar este proceso, si la programación
está definida como automática, se habrá determinado el tiempo laboral total que demandará
la ejecución del Proyecto: la Duración del Proyecto. En este Capítulo se verá la forma en que
las tareas se vinculan o relacionan. Al definir la Relación de dependencia entre las Tareas, y
dependiendo tanto de la naturaleza de las tareas como del proyecto, la habilidad del
Administrador y su equipo estará centrada en buscar el tiempo más corto para terminar el
proyecto, sin afectar la calidad del producto o servicio final.

TIPOS DE RELACIÓN DE DEPENDENCIA O VINCULACIÓN ENTRE TAREAS

Como se vio en las definiciones del Capítulo 1, una Relación de dependencia (también
denominada Vínculo) se da entre dos tareas, una de las cuales se denomina Predecesora y la
otra Sucesora. Una tarea puede tener varias predecesoras y/o varias sucesoras. Un proyecto es
algo más que una simple relación de tareas aisladas ya que lo usual es que muchas de estas
tareas estén relacionadas unas a otras.
Por tanto, la vinculación es el proceso mediante el cual se establece una relación de
dependencia entre las tareas, también conocida como relación de precedencia, de tal manera
que se define la forma en que el comienzo o fin de una tarea (denominada Predecesora)
condiciona o determina el comienzo o fin de otra (denominada Sucesora). La línea que vincula
las tareas en las barras de Gantt se denomina línea de vínculo.

En la Tabla de Entrada de la vista Diagrama de Gantt, como se vio en el Capítulo anterior, se ha

ingresado el nombre de las tareas una a continuación de la otra y hasta ahora todas están
programadas para comenzar al mismo tiempo. Aún no se ha definido que tarea debe comenzar
o finalizar con relación a otras tareas. Eso constituye el establecimiento del Vínculo o Relación
de dependencia entre tareas. Si cuando menos hay dos tareas que se relacionan y cada una de
ellas tiene una fecha de comienzo y fin, habrá cuatro posibilidades de combinación, y son las
siguientes:

Vínculo Abreviatura Comentario

Por ser el más común, Project 2013 lo considera como
Fin a Comienzo FC Vínculo predeterminado. La Predecesora debe Finalizar para
que la Sucesora pueda Comenzar
 Relaciones de dependencia (Vínculos)

Comienzo a La Predecesora debe Comenzar para que la Sucesora pueda

CC
Comienzo Comenzar (Ambas tareas comienzan al mismo tiempo)

La Predecesora debe Finalizar para que la Sucesora pueda

Fin a Fin FF
Finalizar (Ambas tareas finalizan al mismo tiempo)

Es un tipo de vínculo muy poco común, pero ocurre cuando

Comienzo a Fin CF la finalización de una tarea (Sucesora) depende del inicio de
una tarea posterior en el tiempo (Predecesora).

DAR POSPOSICIÓN
Por definición, la Posposición es el retraso o adelanto que puede existir entre dos tareas que
tienen una Relación de dependencia básica. Por ejemplo, si en un proyecto hay que aplicar dos
manos de pintura a un elemento determinado, indudablemente la primera mano será
predecesora de la segunda. Por lo tanto entre la tarea Aplicar primera mano y Aplicar segunda
mano hay una Relación de dependencia Fin a Comienzo, ya que la segunda mano se deberá
aplicar después de la primera (nunca antes de la primera). Sin embargo hay diversos factores
que podrían afectar a este vínculo, como son el tipo de pintura (secado rápido o lento),
también el clima y otras variables según el caso. Si se utiliza una pintura de secado lento,
probablemente haya que esperar un tiempo para que seque toda la primera mano antes de
aplicar la segunda (Ese lapso no es algo que demande esfuerzo, sino solo tiempo que se puede
ver afectado por otra variable como es el clima). En el caso de la pintura es de secado rápido,
es posible que cuando la aplicación de la primera mano esté aun por concluir, ya la primera
parte está seca y se puede adelantar la aplicación de la segunda mano. Hay dos formas de
aplicar la Posposición a tareas que están vinculadas (es decir, tareas que tienen un Vínculo
básico):
 Relaciones de dependencia (Vínculos)

Como un % de la Duración de la tarea Predecesora

Asumir que una tarea de 10 días de Duración (Tarea 3) es predecesora de otra tarea (Tarea 4)
con el vínculo básico Fin a Comienzo (FC). La relación sería la que se muestra a continuación:

El Administrador consulta con el recurso que trabajará en la Tarea 4 si debe esperar que
termine la Tarea 3 para empezar y la respuesta es que se puede empezar la Tarea 4 cuando la
Tarea 3 se encuentre al 80% de avance, independiente de cuanto dure la tarea 3. Por tanto,
existiendo ya un vínculo básico, (FC), el comienzo de la Sucesora puede adelantarse al 80% de
la Duración de la Tarea 3. Para ello se establecerá una Posposición que haga que la tarea 4
comience cuando la tarea 3 se encuentre al 80% (o lo que es lo mismo, que le falte 20% para
terminar).

El vínculo siempre lo lleva la Sucesora. En este caso, se podría leer que la Tarea 4 (Sucesora)
comienza 20% antes que finalice la Tarea 3 (20% de la duración de la tarea predecesora, o sea,
2 días). En principio, también se podría utilizar el vínculo 3CC+80%, lo cual daría el mismo
resultado.
Como unidades de Duración
También la cantidad de tiempo que se deba adelantar o retrasar una tarea que tiene una
Relación de dependencia se puede usar con unidades de tiempo para definir la Posposición.
Por ejemplo, el encargado de la Tarea 4 podría haber respondido que su tarea puede
comenzar 2 días antes que finalice la Tarea 3 (independiente de la duración de la tarea
predecesora). En este caso el vínculo se convertirá en 3FC-2d.
 Relaciones de dependencia (Vínculos)

Ejemplos de añadir Adelanto o Posposición

Para : Nomenclatura
Comenzar la tarea actual cuando la tarea 3 está a medio finalizar 3FC-50%
Comenzar la tarea actual dos días después que comienza la tarea 3 3CC+2d
Comenzar la tarea actual dos días antes que finalice la tarea 3 3FC-2d
Finalizar la tarea actual tres días antes que finalice la tarea 3 3FF-3d
3FC-20% o
Comenzar la tarea actual cuando la tarea 3 está al 80%
3CC+80%

ESTABLECER LA RELACIÓN DE DEPENDENCIA

Estableciendo correctamente los vínculos entre tareas, a menudo se puede acortar el tiempo
que se tomará para completar el proyecto y se podrá optimizar el uso de los recursos. Esto
constituye uno de los retos importantes para el Administrador o Gerente del proyecto. Existen
diferentes formas de definir los vínculos entre tareas, que se pueden aplicar, indistintamente,
en los dos métodos de programación. La diferencia estriba que en el método manual el
proyecto no se calculará y en el automático lo hará cada vez que se establezca un vínculo:

Establecer el vínculo predeterminado

Cuando se desea establecer un vínculo Fin a Comienzo (FC) (predeterminado) entre dos o más
tareas, se puede optar por cualquiera de los métodos siguientes:
Si las tareas se vincularán en el orden en que se encuentran -de menor a mayor Id- es decir
que la tarea de Id inmediatamente superior es Predecesora de la que la sigue y así
sucesivamente.
1. Seleccionar todas las tareas que se desea vincular. En este caso, de la Tarea 3 a la 11
 Relaciones de dependencia (Vínculos)

2. En la ficha Tarea, grupo Programación, hacer clic el botón Vincular tareas.

3. Las tareas se vincularán de modo tal que la que tiene menor número Id, siempre será
predecesora de la que tenga el número Id siguiente, teniendo en cuenta que el
método de programación se encuentra en automático

IMPORTANTE.- Para desvincular las tareas, cualquiera que sea el vínculo entre ellas, seleccionarlas y en la Ficha
Tarea, Grupo Programación, hacer clic sobre el comando Desvincular tareas

Otra manera de establecer la relación de dependencia entre dos tareas es utilizando el mouse.
Para ello:
1. Colocar el puntero del mouse sobre la barra de la tarea Predecesora, y cambiará de forma
a un pequeño círculo con cuatro flechas
2. Arrastrarlo hacia la tarea Sucesora y el puntero del mouse cambia a un eslabón. Al llegar a
la Sucesora soltar el botón del mouse y se establecerá el vínculo Fin a Comienzo
 Relaciones de dependencia (Vínculos)

El resultado será un vínculo en el que la Predecesora debe Finalizar para que la Sucesora pueda
Comenzar, como en la ilustración siguiente:

Establecer cualquier tipo de vínculo

Existen varios métodos mediante los cuales se puede establecer cualquier vínculo. Los
métodos que acá se explican no están en orden de prioridad; es decir, que el usuario puede
utilizar el que, en cada caso, más le facilite la labor.
Primer método
1. Seleccionar la tarea sucesora en una Hoja de tareas, y en la ficha Tarea, grupo
Propiedades, hacer clic en el comando Información. También se puede hacer doble clic
sobre el nombre de la tarea a la que se debe definir su Predecesora. En ambos casos
aparecerá la caja de diálogo Información de la tarea, que tiene un separador
Predecesoras.

2. En la columna Id de este separador, si se conoce, escribir el número de Id de la tarea

predecesora y pulsar TAB. Cuando esto se hace, Project 2013 coloca el Nombre de tarea
en la columna respectiva. Igualmente, si resulta más fácil, hacer clic al lado derecho del
campo Nombre de tarea y se abrirá una lista con los nombres de todas las tareas, desde
donde se puede escoger el nombre de la tarea predecesora.
3. Luego, abrir la lista de opciones del campo Tipo y escoger el vínculo requerido. En la
Ilustración siguiente se establece una relación de dependencia Fin a Comienzo entre la
tarea 3 (Definición de parámetros) como Predecesora y la tarea 4 (Presupuesto de
equipamiento) como Sucesora.
4. En caso haya necesidad de establecer una Posposición, ingresarla en el campo respectivo
 Relaciones de dependencia (Vínculos)

Segundo método
En la Tabla de Entrada de la Vista Diagrama de Gantt, hay una columna que contendrá los
datos de los vínculos. Es en el campo Predecesoras, donde se puede escribir el vínculo con la
Posposición, de acuerdo a la nomenclatura que se indicó anteriormente. En la ilustración que
sigue, se muestra el vínculo entre la Tarea 3 (Predecesora) y la Tarea 4 (Sucesora), que tienen
un vínculo de Fin a Comienzo con una Posposición de adelanto del 20% de la duración de la
Tarea 3

IMPORTANTE: Cualquier Tarea (Resumen, Hito o Normal), puede ser Predecesora o Sucesora de otra tarea de
cualquier tipo. La única limitación consiste en que no se puede vincular una subtarea con su Tarea de resumen
 Relaciones de dependencia (Vínculos)

En el caso de ambos ejemplos (Programación Manual o Automática) que se están

desarrollando en el Manual, se establecerán las siguientes Relaciones de dependencia:

Id Nombre de tarea Predecesoras Descripción

1 Instalar una red
2 Fase Administrativa
3 Definición de parámetros
4 Presupuesto de equipamiento 3 Comienza cuando finaliza T3
5 Aprobación del proyecto 4 Comienza cuando finaliza T4
6 Confección de Bases
7 Venta de Bases 6FC+3 días Comienza 3 días después que finaliza T6
8 Apertura de Sobres 7FC+10 días Comienza 10 días después que finaliza T7
9 Análisis de las propuestas 8 Comienza cuando finaliza T8
10 Otorgamiento de la Buena Pro 9 Comienza cuando finaliza T9
11 Fase Administrativa completada 10 Hito. Ocurre cuando finaliza T10
12 Fase Técnica 2FC+20 días Comienza 20 días después que finaliza T2
13 Hardware
14 Recepción de los nuevos equipos
15 Revisión de los nuevos equipos 14FC-25% Comienza cuando T14 está al 75%
16 Prueba de los nuevos equipos 15FC-15% Comienza cuando T15 está al 85%
17 Limpieza de equipos antiguos 15CC Comienza junto con T15
18 Prueba de equipos antiguos 17 Comienza cuando finaliza T17
19 Reinstalar equipos antiguos 18FC-35% Comienza cuando T18 está al 65%
20 Instalar equipos nuevos 16 Comienza cuando finaliza T16
21 Prueba de todo el equipamiento 19,20 Comienza cuando finalizan T19 y T20
22 Fase Técnica Hardware terminada 21 Hito. Ocurre al finalizar T21
23 Software 13FC-4 días Comienza 4 días antes que finaliza T13
24 Instalación del software
25 Prueba del software 24 Comienza cuando finaliza T24
26 Fase Técnica software terminada 25 Hito. Ocurre al finalizar T25
27 Prueba General 12 Comienza cuando finaliza T12
28 Terminada Instalación de la Red 1 Hito. Ocurre al finalizar T1
 Relaciones de dependencia (Vínculos)

Como resultado en la Tabla de Entrada del ejemplo con Programación Automática se obtendrá
lo siguiente:
 Relaciones de dependencia (Vínculos)

Y en el Diagrama de Barras la información gráfica quedará como sigue:

IMPORTANTE

En la Tarea 2, es decir la Tarea de resumen Fase Administrativa, se definió una Duración manual de 45 días.
Observar que la Duración calculada por Project 2013, luego de ingresar las Duraciones y Relaciones de dependencia,
excede el valor ingresado manualmente. En la tarea de resumen indicada, la barra superior es el valor ingresado
manualmente (que hizo que esa tarea cambie al Modo Manual) y la barra inferior es el valor calculado (el color de la
barra inferior es rojo debido a que el valor calculado excede al valor de la barra Manual)
 Relaciones de dependencia (Vínculos)

En el caso del Ejemplo con Programación Manual, como el proyecto no se calcula, el resultado
será similar al de la ilustración siguiente (Imagen parcial):

NOTA: En el Diagrama de barras, en ambas imágenes, se ha reducido la Escala temporal mediante el uso del Zoom,
para que se pueda visualizar todo el proyecto.
Restricciones y Tareas periódicas

Al finalizar el Capítulo el alumno:

 Conocerá como establecer las Restricciones a aplicar en las tareas

 Conocerá como establecer Tareas periódicas que se repiten bajo un patrón.

Temas:

 Tipos de Restricciones
 Definir una Restricción
 Definir la Fecha límite
 Tareas periódicas
 Restricciones y Tareas periódicas

INTRODUCCIÓN

En los Capítulos anteriores se completó la primera parte del proceso de Planeamiento y

Programación. Al ingresar las tareas y crear el esquema, para luego dar duraciones y establecer
las relaciones de dependencia, en el método de programación automática, se ha calculado los
elementos básicos del proyecto; es decir, la Duración de la Tarea de resumen del proyecto
(Tarea 1) muestra la Duración laboral total del proyecto, la fecha de comienzo es la ingresada
en la Información básica y la de Fin es calculada por Project 2013 utilizando como variables las
Duraciones y Relaciones de dependencia entre las tareas. Sin embargo, en ningún caso se han
establecido fechas que restrinjan el comienzo y/o fin de ninguna tarea. Podría darse el caso
que alguna tarea tenga alguna restricción con respecto a su fecha de comienzo o fin, tal como
se vio en el marco teórico del Capítulo 1. En las versiones anteriores, estas RESTRICCIONES se
denominaban DELIMITACIONES. En el caso de la Programación Manual, aun no se ha utilizado
el poderoso motor de la Base de datos de Project 2013, por lo que hasta el momento no hay
cálculos efectuados.

TIPOS DE RESTRICCIONES

Las Restricciones son limitaciones que se imponen a las fechas de comienzo o fin de algunas
tareas del proyecto. Por ejemplo, se puede especificar que una tarea debe comenzar en una
fecha en particular debido a que algún recurso necesario sólo estará disponible a partir de esa
fecha o se puede establecer que una tarea finalice antes de una fecha definida porque en esa
fecha arribará un inspector para dar conformidad a la tarea.

Cada vez que se ingresa una nueva tarea a un proyecto programado automáticamente a partir
de la Fecha de comienzo, Project 2013 le asigna la restricción Lo antes posible, tal como se vio
en el Capítulo 3 (Todas las tareas comienzan lo antes posible). En tanto, si se agrega una nueva
tarea a un proyecto programado automáticamente a partir de la fecha de fin, le asignará una
restricción Lo más tarde posible. A excepción de estas dos restricciones, el resto requerirán
definir una fecha. Las Restricciones y su impacto en la programación son las siguientes:

Impacto en
Restricción Descripción
programación
Con esta delimitación, Project 2013 programa la
tarea para que comience en la fecha más
temprana posible, teniendo en cuenta los demás
parámetros de programación. No se establecen
Lo antes posible
Flexible restricciones adicionales de fecha en la tarea.
(LAP)
Este valor es la restricción predeterminada para
los proyectos que se programan a partir de la
fecha de comienzo.

Con esta delimitación, Project 2013 programa la

tarea para que comience en la fecha más tardía
Lo más tarde
Flexible posible, teniendo en cuenta los demás
posible (LMTP)
parámetros de programación. No se establecen
restricciones adicionales de fecha en la tarea.
 Restricciones y Tareas periódicas

Esta restricción indica la fecha más tardía

posible en que puede completarse la tarea.
Puede finalizar en una fecha igual o anterior a la
fecha especificada.
No finalizar después
Moderado En los proyectos programados automáticamente
del (NFDD)
a partir de la fecha de fin, esta restricción se
aplica cuando se especifica una fecha de fin
para la tarea.

Esta restricción indica la fecha más tardía

posible en que puede empezar la tarea. Puede
No comenzar empezar en una fecha igual o anterior a la fecha
después del Moderado especificada. En los proyectos programados a
(NCDD) partir de la fecha de fin, esta restricción se
aplica cuando se especifica una fecha de
comienzo para una tarea.

Esta restricción indica la fecha más temprana

posible en que puede completarse la tarea. No
puede finalizar antes de la fecha especificada.
No finalizar antes En los proyectos programados a partir de la
Moderado
del (NFAD) fecha de comienzo, esta restricción se aplica
cuando se especifica una fecha de fin para una
tarea.

Esta restricción indica la fecha más temprana

posible en que puede empezar la tarea. No
puede empezar antes de la fecha especificada.
No comenzar antes En los proyectos programados a partir de la
Moderado
del (NCAD) fecha de comienzo, esta restricción se aplica
cuando se especifica una fecha de comienzo
para una tarea.

Esta restricción establece la fecha exacta en

que debe comenzar una tarea. Los demás
parámetros de programación, como las
dependencias entre tareas, los tiempos de
Debe comenzar el
Inflexible adelanto o de posposición, la redistribución de
(DCE)
recursos y el retraso, son de menor importancia
con respecto a este requisito. De ahí su impacto
inflexible en la programación

Esta restricción indica la fecha exacta en que se

debe completar una tarea. Los demás
parámetros de programación, como las
Debe finalizar el dependencias entre tareas, los tiempos de
Inflexible
(DFE) adelanto o de posposición, la redistribución de
recursos y el retraso, son de menor importancia
con respecto a este requisito. Igualmente, su
impacto en la programación es inflexible
 Restricciones y Tareas periódicas

DEFINIR UNA RESTRICCIÓN PARA UNA TAREA

Para definir una Restricción para una tarea, se debe seleccionar la tarea y activar la caja de
diálogo Información de la tarea, para lo cual efectuar una de las dos acciones siguientes:

1. En la ficha Tarea, grupo Propiedades, hacer clic en Información

2. Hacer doble clic en el nombre de tarea en cualquier vista que contenga una Tabla de
tareas, por ejemplo, la Tabla de Entrada de la Vista Diagrama de Gantt

En cualquiera de los dos casos, se activará la caja de diálogo Información de la tarea

seleccionada, donde se debe efectuar lo siguiente:

1. Activar la ficha Avanzado

2. Abrir el cuadro combinado Tipo de restricción y escoger la deseada para aplicar a la
tarea
3. En Fecha de restricción, abrir el cuadro y escoger la fecha o escribirla en un formato
válido

Cuando se aplica una Restricción a una tarea, en la columna Indicadores aparecerá un icono
que indica que esa tarea tiene una asignada una diferente a Lo antes posible o Lo más tarde
posible y al colocar el puntero del mouse sobre el icono se mostrará un mensaje indicando el
tipo de restricción y la fecha en que ocurrirá, tal como se ve en la Ilustración que sigue:
 Restricciones y Tareas periódicas

IMPORTANTE: Estando el método de programación en automático, si se define una fecha de comienzo o fin
de una tarea, se genera una Restricción No comenzar antes de o No finalizar antes de, respectivamente, si el
Método de programación se encuentra como Programar a partir de: Fecha de comienzo del Proyecto (Ver
Capitulo 3)

¿POR QUÉ EVITAR LAS RESTRICCIONES INFLEXIBLES?

Cuando en la programación automática se ingresan las tareas, sus duraciones y luego la

relación de dependencia entre ellas, Project 2013 tiene mucha flexibilidad para calcular los
cambios que ocurran en la programación así como para resolver ciertos conflictos con
recursos. Debido a que Project 2013 toma en cuenta las Restricciones cuando calcula la
programación, es importante utilizarlas con mucha cautela.

Un uso adecuado de una Restricción ocurre cuando, por ejemplo, hay un requerimiento de una
inevitable fecha exacta para la realización de una tarea, tal como un evento en particular.

El efecto de restringir una tarea que es dependiente de otra tarea puede producir resultados
no deseados. Por ejemplo, la tarea 4 Presupuesto de equipamiento” debe come zar ta
pronto como termine la tarea 3 Definición de parámetros”. “i a la tarea 4 se le asigna una
inflexible restricción de comenzar en una fecha determinada y fija, tomando como ejemplo la
imagen anterior, el día 22 enero 2013 y la tarea 3 termina antes, Project 2013 no podrá
recalcular la programación y sacar ventaja del fin mas temprano de la tarea y hacer que
Presupuesto de equipamiento” pueda come zar a tes y todo lo que resta del proyecto pueda
adelantar sus fechas de comienzo.
Usualmente la definición de Restricciones
generan conflictos de programación, mas aun si
estas pertenecen a la categoría de Inflexibles. Si
se aplica una Restricción inflexible a una tarea,
como por ejemplo que la tarea 4 Debe comenzar
en una fecha determinada, el Asistente para
planeamiento abrirá una caja de diálogo en la
que establece tres opciones dos de las cuales
tienden a evitar el uso de la restricción
inflexible, tal como se muestra en la Ilustración a
la izquierda.

En principio, las Restricciones deben evitarse pues pueden generar conflictos en la

programación y en las asignaciones de los recursos a las tareas.

Cuando la programación se define desde la Fecha de comienzo, en la Información básica del

proyecto, si se ingresa una Fecha de comienzo para una tarea o se arrastra una barra Gantt
para cambiar la Fecha de comienzo, Project 2013 asigna una Restricción No comenzar antes de
 Restricciones y Tareas periódicas

basado en la nueva fecha de comienzo. Si se ingresa una Fecha de fin, automáticamente se

asignará una Restricción No finalizar antes de.

DEFINIR LA FECHA LÍMITE PARA UNA TAREA

Tal como se expresó antes, las Restricciones se deben evitar en lo posible, para no generar
conflictos en la programación. Cuando no se desea volver inflexibles los valores de comienzo y
fin de una tarea utilizando las Restricciones, pero esta requiere finalizar antes de una fecha
límite se podrá definir esta fecha sin que la tarea se vuelva rígida e inflexible; es decir, que la
Fecha límite no restringe la programación en ningún caso y, por tanto, no generará conflictos
de ninguna especie. Para definir una fecha límite para una tarea específica, seleccionar la
tarea en cualquier vista que tenga una Tabla de tareas y efectuar una de las siguientes
acciones:

1. En la ficha Tarea, grupo Propiedades se encuentra el comando Información

2. Hacer doble clic en la tarea en la que se desea definir la Fecha límite

En cualquier de los caso, el resultado será la caja de diálogo Información de la tarea, en cuya
ficha Avanzado se encuentra la Fecha límite, cuya fecha se escogerá del almanaque que está al
lado (En este ejemplo se escogerá el lunes 26 mayo 2014:
 Restricciones y Tareas periódicas

La Fecha límite aparecerá en el Diagrama de barras mediante una pequeña flecha verde
apuntando hacia abajo en la fecha definida.

Si la tarea se retrasa y su fecha de fin excede la Fecha límite, en el campo Indicadores

aparecerá un rombo rojo y al colocar el puntero del mouse sobre él aparece una pista
indicando que se excedió la fecha límite:

TAREAS PERIODICAS

Una Tarea PERIÓDICA es aquella se repite a intervalos predecibles, tal como una Reunión
semanal para evaluar y coordinar el desarrollo del proyecto.

IMPORTANTE: Las tareas periódicas pueden insertarse en cualquier lugar del esquema del proyecto.
Una tarea normal no se puede convertir en periódica y viceversa.

Siguiendo con el caso del ejemplo, se insertará una Tarea periódica al final del proyecto, que
servirá para fijar las fechas en que se hará el control del seguimiento del proyecto. Para
agregar una tarea que se repite con periodicidad a un proyecto, colocar el selector de celda en
la posición en la que se desea aparezca la tarea y efectuar la siguiente acción:

En la ficha Tarea, grupo Insertar, hacer clic en la flecha que está debajo del comando Tarea y
del menú resultante escoger Tarea periódica
 Restricciones y Tareas periódicas

Este comando hará que se muestre la caja de diálogo Información de tarea repetitiva

Nombre de la Tarea: En este cuadro de texto especificar un nombre significativo para la

tarea periódica. Por ejemplo, Control del seguimiento

Duración: Se utiliza para especificar la duración de cada ocurrencia de la tarea

repetitiva; es decir, la duración que se registra en este campo, es la
duración de cada evento individual, y no la duración total de todas
las tareas periódicas. Por ejemplo, si se estima que cada reunión
tendrá una duración de 1.5 horas, ese es el valor que se registrará
en este campo.

Patrón de repetición Especifica la frecuencia con que se repite la tarea. Esta frecuencia
puede ser Diario, Semanal, Mensual y Anual. Para cada frecuencia
de repetición hay diferentes opciones que puede adoptar la tarea.

Intervalo de repetición Especifica el período de tiempo durante el cual tiene lugar la tarea
repetitiva o el número total de ocurrencias. En forma
predeterminada, Project 2013 asume que la tarea repetitiva se
efectuará durante todo el proyecto. Sin embargo, permite definir
una fecha de inicio (Comienzo) y una fecha de fin (Terminar el:), o
establecer un número de ocurrencias activando el botón de
opciones Terminar después de # veces.

Dependiendo de la frecuencia escogida en el lado izquierdo del Patrón de repetición, el marco

que está a su derecha cambia de la siguiente forma:

Si se escoge el patrón de repetición Diario,

1. Será posible activar el botón de opción Días para permitir que la tarea ocurra en
cualquier día de la semana (incluyendo sábados, domingos o feriados registrados en el
calendario) o el botón de opción Días laborables para programar la tarea sólo en los
días laborables especificados en el calendario del proyecto.
 Restricciones y Tareas periódicas

2. En ambos casos la frecuencia de repetición del evento puede ir desde cada día hasta
cada doce días, utilizando el control de número que está a la derecha de Cada.

Si se escoge el patrón de repetición Semanal,

1. Será posible especificar el rango de frecuencia desde cada semana hasta cada doce
semanas, de forma similar a patrón Diario.
2. Definir el día o los días de la semana en los que ocurrirá la tarea periódica, por
ejemplo, el día viernes

Si se escoge el patrón de repetición Mensual, se podrá definir una fecha o un día de la semana,
con una frecuencia entre cada mes a cada doce meses. Por ejemplo, sería posible especificar el
día 11 cada tres meses o el cuarto viernes cada cuatro meses

Si se escoge el patrón de repetición Anual, de forma similar al patrón mensual, será posible
especificar una fecha o un día de la semana. Por ejemplo, sería posible especificar cada 11 de
enero o cada tercer viernes de marzo

En este ejemplo se definirá la tarea periódica de la forma siguiente:

1. En Nombre de la tarea, escribir Control de seguimiento

2. En Duración ingresar 1.5h (equivalente a 1.5 horas).

3. Se efectuará cada 2 semanas durante la vida del proyecto.

4. El Patrón de repetición Semanal los días Viernes

 Restricciones y Tareas periódicas

El resultado de esta configuración será el que se muestra a continuación:

IMPORTANTE

Si uno de los eventos cae en un periodo no laborable definido en el Calendario del Proyecto, Project 2013
preguntará al usuario cuál de las dos siguientes opciones desea para ese evento:

1. Cancelar el evento

2. Reprogramar el evento a la primera fecha útil siguiente

Uso de Recursos

Al finalizar el Capítulo el alumno:

 Conocerá los conceptos sobre el uso de los Recursos en el proyecto

 Conocerá como crear el Fondo de recursos del proyecto.
 Conocerá como asignar los recursos a las tareas

Temas:

 Uso de recursos
 Condicionamiento por el esfuerzo y su efecto en la programación
 Crear el Fondo de recursos del proyecto
 Asignación de recursos
 Calcular un proyecto programado manualmente
 Uso de recursos

INTRODUCCION

En el proceso de Planeamiento y Programación, se ha llegado a conclusiones bastante

importantes para la comprensión del proyecto y la forma en que se estima debe desarrollarse,
como por ejemplo las fases que deben completarse para que el proyecto finalice, la duración
de cada tarea y la forma en que estas se encuentran relacionadas. Con esos datos, se
determinó la duración laboral total del proyecto. Corresponde ahora identificar que recursos
son necesarios para completar cada tarea (tanto recursos de trabajo como de material o de
costo); es decir que recursos se deben asignar a cada tarea para que se termine en el plazo
laboral indicado.

USO DE RECURSOS EN UN PROYECTO

El personal, suministros, equipamiento y material necesarios para llevar a cabo las tareas del
proyecto constituyen los Recursos. La asignación de recursos a las tareas puede convertirse en
parte importante del éxito en la administración del proyecto, sobre todo en la fase de
programación. Se recomienda asignar recursos a las tareas cuando el objetivo sea:

 Llevar a cabo un seguimiento del trabajo realizado por el personal y el equipamiento

asignado a las tareas.

 Garantizar responsabilidad y comprensión del proyecto. Cuando las responsabilidades

están claras, existe un menor riesgo de pasar por alto alguna tarea o realizarla de forma
inadecuada.

 Aumentar la flexibilidad del planeamiento en cuanto al modo y al momento en que deben

estar terminadas las tareas.

 Controlar los recursos con sobreasignación o infra asignación de trabajo.

 Determinar los Costos de los recursos y del proyecto para poder controlarlos.

Con Project 2013 se puede asignar recursos a las tareas, y después usar las herramientas y
presentaciones disponibles, para administrar estos recursos y el proyecto completo, de forma
más eficiente, permitiendo, entre otras cosas:

 Asignar recursos a las tareas para asegurarse de que la programación contiene el personal,
el equipamiento y material adecuados.

 Crear programaciones de trabajo para los recursos.

La información de los recursos se almacenará con cada proyecto y la cantidad de información

que se introduzca dependerá del nivel de detalle deseado. Por ejemplo, es posible asegurar
simplemente que cada tarea tiene un recurso asignado para llevarla a cabo, o introducir
información más detallada, como el costo de los recursos, junto con las asignaciones de tareas.
 Uso de recursos

CONDICIONAMIENTO POR EL ESFUERZO Y SU EFECTO EN LA PROGRAMACIÓN

El método predeterminado de asignación de recursos hace que la duración de la tarea sea

condicionada por el esfuerzo realizado para efectuarla. Esto significa que la duración de una
tarea aumenta o se reduce en función de los recursos asignados, mientras el esfuerzo -
cantidad de trabajo para realizarla- se mantiene invariable. Por ejemplo, una tarea puede
tener necesitar 32 horas de trabajo para poder ser completada con una duración de 2 días.
Esto indica que será necesario asignar a esta tarea más de 1 recurso, pues un recurso en dos
días sólo completará 16 horas -2 días a 8 horas/día. Si se asignan dos recursos, trabajando 8
horas al día completarían las 32 horas en 2 días -2 recursos a 8 horas/día por 2 días realizan 32
horas de trabajo. La programación condicionada por el esfuerzo sólo es aplicable a los recursos
de trabajo – y no a los materiales ni recursos de Costo - que se agreguen o quiten de una tarea.
Si se apela a una lógica elemental, se puede decir que si una tarea con un recurso toma 10 días
para completarse, con dos recursos tomará 5 días.

Formulación matemática del Condicionamiento por el esfuerzo

Como se definió, el condicionamiento por el esfuerzo hace que la duración de una tarea
aumente o disminuya cuando se quita o agrega un recurso, respectivamente. Cuando se asigna
un solo recurso a la tarea, este se convierte en lo que se denomina recurso esencial, y por
tanto su asignación determina la cantidad de trabajo a efectuar para completar la tarea. La
ecuación básica del trabajo es la siguiente:

� =� ó ×� � ó

Por ejemplo, para una tarea que tiene una duración de 10 días y se le asigna un recurso que
trabaja 8 horas/día, el trabajo necesario para completarla será:

ℎ
� = í �8 =8 ℎ
í
Si luego a la misma tarea se le asignan cuatro recursos más, el trabajo por día será ahora de 40
horas / día (5 recursos a 8 horas/día). Sin embargo, la cantidad de trabajo ya fue definida en 80
horas al asignar el primer recurso y ese valor no variará. Por lo tanto, si la cantidad de Trabajo
no puede variar y la Asignación ha cambiado, la Duración se verá afectada así:

Duración   2 días
80 horas
40 horas / día

Es decir, cuando a la tarea inicialmente se le asignó un recurso, este se convirtió en el Recurso

esencial y, por tanto, definió la cantidad de trabajo necesario para completar la tarea. Esta
cantidad de trabajo se mantendrá invariable, de modo que cualquier asignación de nuevos
recursos, si el trabajo se mantiene constante, hará que varíe la Duración.

Para comprender mejor el concepto de Condicionamiento por el esfuerzo, se plantea el

problema inverso; es decir a una tarea de 10 días de duración se le asignan inicialmente 4
recursos de trabajo; es decir, 32 horas por día. El trabajo necesario para completar la tarea
será:
 Uso de recursos

Trabajo  10 días  32 horas / día  320 horas

Si luego se le asigna un recurso adicional -ahora serán 5 recursos a 8 horas por día- y como ya
la cantidad de trabajo fue definida en 320 horas y debe permanecer invariable, la duración se
verá afectada de la manera siguiente:

Duración   8 días
320 horas
40 horas / día

¿Qué sucede si después de asignar un recurso a una tarea que dura 10 días, se decide que solo
trabaje medio tiempo en la tarea, es decir 4 horas/día?. La Asignación inicial hará que la
cantidad de Trabajo necesario para completar la tarea sea de 80 horas

ℎ
� = í �8 =8 ℎ
í
Si, como es estableció, se decide que solo trabaje 4 horas, la Duración se verá afectada de la
manera siguiente.

8 ℎ
� ó = = í
4ℎ / í

IMPORTANTE.- Si se asignan varios recursos a la vez, todos se convierten en Recursos esenciales y la tarea
necesitará la suma de las cantidades de trabajo individuales para completarse.

Los recursos materiales y de costo no están sujetos a las reglas del Condicionamiento por el esfuerzo, de tal
modo que si se asignan otros recursos de este tipo con posterioridad a la primera asignación, la Duración de
la tarea no se verá afectada.

CREAR EL FONDO DE RECURSOS DEL PROYECTO

Antes de asignar recursos a las tareas, se debe identificar los recursos que serán necesarios
para el proyecto y crear un Fondo de recursos (una Lista de los recursos que se consideran
necesarios para el proyecto y sus datos básicos) con el fin de ahorrar tiempo posteriormente
cuando deban asignarse los recursos a cada tarea. Para ello se deberá activar la Vista Hoja de
recursos de la forma siguiente:
 Uso de recursos

1. En la ficha Tarea, el grupo Ver, el comando Diagrama

de Gantt tiene un menú. Hacer clic en la flecha del
menú.

2. De la lista de Vistas escoger Hoja de recursos

La Hoja de recursos muestra información acerca de cada uno de los recursos en un formato
tabular semejante al de una hoja de cálculo. De manera predeterminada, la tabla de Entrada
para recursos se compone de los siguientes campos:

Campo Descripción
Contiene un número de identificación correlativo y único que Project
Id 2013 asigna automáticamente a cada recurso que se agregue a la tabla
de Entrada para recursos. Este campo no se puede editar

Los indicadores son pequeños iconos que representan información o

Notas relativas a un recurso. El campo Indicadores se encuentra situado
Indicadores
a la derecha del campo Id y aparece en diversas tablas. Este campo
tampoco se puede editar
Permite ingresar el nombre del recurso, sea este humano, de
equipamiento, material o costo que pueda ser utilizado en el proyecto
activo o que pueda ser compartido con otros proyectos. Debe utilizarse
Nombre del recurso un nombre que permita representar e identificar claramente al recurso.
Si el recurso es único, se puede usar su nombre y si es múltiple utilizar
una denominación genérica que identifique a ese grupo de recursos

Proporciona opciones para definir el tipo de recurso: Trabajo, Material

o Costo. Los recursos de trabajo están formados por personas,
equipamiento y cualquier elemento que tenga un costo por unidad de
tiempo. Por ejemplo, un trabajador que gana 225 a la semana, un
cargador frontal que cuesta 184 por hora, o una Sala de conferencias
Tipo
que cuesta 2,500 al día. Los recursos materiales son suministros
consumibles, como acero, hormigón, solventes, pinturas, etc. y su costo
no está asociado a ninguna unidad de tiempo. Los recursos de Costo
son aquellos que permiten aplicar un costo para una tarea mediante la
asignación de un elemento de costo (como una inversión de capital en
 Uso de recursos

equipamiento, o los costos de una variable, como una tarifa aérea o de

alojamiento) a la tarea. A diferencia de los costos fijos, se puede aplicar
cualquier número de recursos de costo a una tarea. Los recursos de
costo permiten un mayor control cuando se aplican a distintos tipos de
costos fijos para las tareas.

Permite ingresar la unidad de medida propia del recurso material; por

ejemplo, toneladas, cajas o metros cúbicos. Esta etiqueta se utiliza
Etiqueta del
conjuntamente con las unidades de asignación de recursos materiales;
material
por ejemplo, 2 Toneladas o 425 Litros. Cuando el recurso es de Trabajo
o de Costo, este campo se desactiva.
Se utiliza para facilitar una identificación más rápida de los recursos. De
manera predeterminada, el campo Iniciales toma la primera letra del
Nombre del recurso; sin embargo, lo recomendable es asignar iniciales
que permitan identificar inequívocamente al recurso. Por ejemplo, si
Iniciales
hay los recursos Administrador, Arquitecto y Albañil, todos llevarán en
forma predeterminada la inicial A y si permanece esa inicial para los
tres recursos, no habría forma de identificar a uno de ellos en particular
por medio de sus iniciales.
Grupo Sirve para organizar e informar con mayor facilidad acerca de los
recursos. Un Grupo es una serie de recursos que comparten alguna
característica común, agrupados bajo un mismo nombre. Por ejemplo,
es posible agrupar recursos por su función y utilizar nombres como
Carpinteros o Editores. También es posible agrupar los recursos por tipo
de contrato, como Contratados y Estables. Utilizar el campo Grupo en
una hoja de recursos cuando se desee mostrar, ordenar, modificar o
filtrar los recursos por su grupo.
Capacidad máxima La Capacidad máxima es el número máximo de unidades de un recurso
que hay para trabajar en un proyecto. No es el número de recursos
disponibles. La diferencia entre los recursos que hay y los disponibles
estriba en que si bien pueden haber, por ejemplo, 5 recursos no todos
están disponibles en un momento determinado (puede haber uno o
más de vacaciones, con permiso, etc.) El campo Capacidad máxima
contiene el porcentaje máximo o el número máximo de unidades que
representan la capacidad máxima de que dispone un recurso para
realizar cualquier tarea.
El valor predeterminado del campo Capacidad máxima es 100% o 1
unidad, según se haya configurado (a continuación se indicará como
cambiar entre el valor porcentual y el decimal). Por ejemplo, en una
tarea de albañilería, se podrían asignar 2 unidades o 200%, es decir, dos
albañiles. Si sólo se dispone de uno, se puede asignar unidades del 50%
-la mitad del tiempo de un albañil- a la tarea. Si hay tres albañiles para
trabajar en un proyecto, la capacidad máxima será de 3 unidades o
300%, es decir, tres albañiles para trabajar a tiempo completo. Ver a
continuación como se cambia de Porcentaje a Valores decimales
 Uso de recursos

Tasa estándar Se utiliza para ingresar la tasa de pago por trabajo normal realizado por
un recurso. Siempre que un recurso notifica trabajo real, el costo del
trabajo se calcula multiplicando el trabajo real por el valor del campo
Tasa estándar. Para ingresar la Tasa estándar se debe utilizar las
unidades de tiempo igual que en la duración (minutos, horas, días,
meses y, adicionalmente, años) escribiendo el valor seguido de la barra
diagonal ( / ) y la unidad de tiempo. Por ejemplo, 1345/ms (que
equivale a 1,345 al mes). Si no se escribe ninguna unidad de tiempo,
Project 2013 asume que son horas (Predeterminado). En este campo se
sugiere que se establezca no la cantidad que percibe el recurso, sino el
importe que le cuesta a la empresa (Por ejemplo, debido a Seguridad
Social, u otros beneficios permanentes)

Tasa horas extras Permite ingresar la tasa de pago para el trabajo de horas extras
realizado por un recurso. Siempre que el recurso informa trabajo de
horas extras real, el costo de ese trabajo se calcula multiplicando el
trabajo de horas extra real por esta tasa. Este valor se debe ingresar ya
que Project 2013 no permite calcularlo.
Costo/uso Para un recurso de trabajo, permite ingresar el costo que se acumula
cada vez que se utiliza un recurso. No varía según la cantidad de tiempo
que utilice el recurso. Ingresar un Costo por uso si un recurso de trabajo
percibe una tarifa fija en vez de -o además de- una tarifa variable o por
unidad de tiempo. Para un recurso material, el campo Costo por uso
muestra el costo que se acumula cada vez que se utilice, independiente
del número de unidades del recurso que se asignen.

Acumular Este campo Acumular ofrece opciones para definir cómo y cuándo se
deben cargar, o acumular, las Tasas estándar y de horas extra de un
recurso al costo total de una tarea. Las opciones son:
 Comienzo
 Prorrateo (Predeterminado)
 Fin
Suponiendo que uno de los recursos del proyecto es un Consultor al
que se le paga a la finalización de las tareas asignadas por las horas
trabajadas, en el campo Acumular de la vista Hoja de recursos,
seleccionar la opción Fin para ese recurso. A medida que cada una las
tareas asignadas al Consultor se marque como completada, su Tasa se
cargará al costo de la tarea. En el caso que al Consultor se le deba pagar
50% al comienzo y el resto al fin, se deberá crear dos recursos,
Consultor 1 y Consultor 2, determinar que su tasa es el 50% en cada
caso y el método de acumular en uno al Comienzo y en el otro al fin.
Luego asignar ambos recursos a la misma tarea.
Calendario base El campo Calendario base indica el calendario base que utilizará un
recurso o grupo de recursos. En la lista aparecerán los tres calendarios
predefinidos, así como cualquier calendario base que se cree
posteriormente.

Código Contiene cualquier código, abreviatura o número que se desee escribir

como parte de una información de recurso. Utilizar este campo cuando
desee mostrar, filtrar, ordenar o modificar cualquier código especial
que se use para identificar la información del recurso.
 Uso de recursos

Es muy recomendable que al ingresar los datos se tomen las precauciones debidas para que el
resultado final sea el reflejo de lo que se va a hacer durante la ejecución del proyecto.

Si se desea mostrar la Capacidad máxima como Valores decimales o Porcentuales, efectuar lo

siguiente.

1. En la Ficha Archivo, activar Opciones

2. En la caja de diálogo Opciones de Project, al lado izquierdo, seleccionar Programación

3. En el grupo Programación, abrir el Cuadro combinado Mostrar las unidades de asignación

como y escoger como se desea ver la Capacidad máxima de los recursos, Porcentaje o Valores
decimales
 Uso de recursos

Para los efectos del ejemplo, en ambos métodos de programación, se ingresarán los valores siguientes:

Nombre del Etiqueta de Capacidad Tasa horas Calendario

Tipo Iniciales Grupo Tasa estándar Costo/Uso Acumular Código
recurso material máxima extra base
Administrador Trabajo ADM Profesional 1 7667/ms 0.00/hora 0.00 Prorrateo Estándar
Gerente General Trabajo GG Ejecutivo 1 120000/a 0.00/hora 0.00 Prorrateo Estándar
Jefe [Link]. Trabajo JRH Profesional 1 4950/ms 0.00/hora 0.00 Prorrateo Estándar
Asesor Sistemas 1 Trabajo ASI1 Asesor 1 100/d 0.00/hora 0.00 Comienzo Estándar
Asesor Sistemas 2 Trabajo ASI2 Asesor 1 100/d 0.00/hora 0.00 Fin Estándar
Ing. Sistemas Trabajo IS Profesional 1 3600/ms 0.00/hora 0.00 Prorrateo Estándar
Economista Trabajo ECO Profesional 1 3750/ms 0.00/hora 0.00 Prorrateo Estándar
Técnico
Trabajo THW Técnico 4 412/s 0.00/hora 0.00 Prorrateo Estándar
Hardware
Técnico Software Trabajo TSW Técnico 2 408/s 0.00/hora 0.00 Prorrateo Estándar
Jefe Logística Trabajo JL Profesional 1 2986/ms 0.00/hora 0.00 Prorrateo Estándar
Comprador Trabajo COM Técnico 4 415/s 0.00/hora 0.00 Prorrateo Estándar
Secretaria Trabajo SEC Técnico 1 387/s 0.00/hora 0.00 Prorrateo Estándar
Ing. Soporte Trabajo SOP Profesional 1 2788/ms 0.00/hora 0.00 Prorrateo Estándar
Jefe Imagen
Trabajo JIM Profesional 1 3050/ms 0.00/hora 0.00 Prorrateo Estándar
Institucional
Solvente Material Gal. SVT Mat. Limp. 35 0.00 Prorrateo
Trapo industrial Material Kg. TRI Mat. Limp. 1.27 0.00 Prorrateo
Alimentación Costo ALI Comienzo
Movilidad Costo MOV Comienzo

No se ha considerado en la lista ningún símbolo de moneda, lo cual dependerá de la que se haya configurado en el Proyecto (ver página 35 del
Capítulo 3)

Observar que el Recurso Tipo Costo, solo conlleva el Método de Acumular, sin Capacidad máxima ni Tasas. En el Capítulo 13 (Costos del
proyecto) se verá la forma de ingresar un valor de Costo a este tipo de recurso
 Uso de recursos

Definir la Disponibilidad del recurso

En los proyectos largos, sucede que un recurso no estará disponible durante toda la ejecución
del proyecto ya que tiene que salir de vacaciones. Si se conoce la disponibilidad de aquellos
recursos que se encuentran en esa condición, es recomendable definir su disponibilidad antes
de iniciar la asignación. Para definir la disponibilidad de los recursos, efectuar lo siguiente:

1. En la Hoja de recursos, seleccionar el recurso al que se desea definir la disponibilidad y

en la ficha Recurso, grupo Propiedades, hacer clic sobre el comando Información

2. Estando en la Hoja de recursos, hacer doble clic sobre el recurso cuya disponibilidad se
desea definir
3. El resultado es la caja de diálogo Información del recurso

Teniendo en cuenta que hay 4 recursos Técnico Hardware, se asumirá que uno de los recursos
saldrá de vacaciones por 15 días en una fecha posterior al inicio del proyecto. Luego regresa de
su periodo vacacional. Al mes siguiente otro recurso Técnico Hardware, también tomará 15
días de vacaciones y a su regreso no habrá otro que haga uso de vacaciones.

Disponible Disponible hasta Unidades Comentario

desde
NOD 31/5/14 4 Están disponibles todos los recursos
1/6/14 15/6/14 3 Un recurso de vacaciones 15 días
16/6/14 30/6/14 4 Están disponibles todos los recursos
1/7/14 15/7/14 3 Un recurso de vacaciones 15 días
16/7/13 NOD 4 Todos los recursos disponibles hasta el fin

En la ficha General de la caja de diálogo Información del recurso se la Disponibilidad se registra

como sigue:
 Uso de recursos

NOTA: El valor de la Capacidad máxima en la Hoja de recursos cambiará de acuerdo a la disponibilidad y la

fecha. Por ejemplo, tomando como referencia la imagen anterior, el día 1/6/14 la Capacidad máxima, en la
Hoja de recursos, mostrará 3

Actualizar o agregar otra tasa de pago

Durante la ejecución del proyecto, puede darse el caso que uno, varios o todos los recursos
deban cambiar sus tasas de pago en algún momento, debido, por ejemplo, a aumentos de
sueldo o jornal programados, bonificaciones o gratificaciones que deban otorgarse legalmente
o compromisos laborales de la Empresa.

En Project 2013 se puede definir diferentes cambios de tasas para aplicarlas en las fechas en
que estos cambios ocurran. Es posible guardar hasta cinco grupos de tasas distintos por cada
recurso para afrontar los cargos de diferentes tipos de trabajo, que puedan ser efectuados por
el mismo recurso. Para cambiar las tasas de pago de un recurso, en la Hoja de recursos
seleccionar el recurso al que se afectarán las nuevas tasas y tal como se indicó para definir la
Disponibilidad del recurso, activar la caja de diálogo Información del recurso. Hacer clic en la
ficha Costos y aparecerá un formulario como se muestra a continuación:

En los campos de tasas de las tablas de tasas de costo se puede incluir aumentos o reducciones
de tasas de dos formas:

1. Como un porcentaje de aumento o disminución de la tasa. En ese caso Project 2013

calculará la nueva tasa, y no presentará el porcentaje, utilizando la fórmula siguiente:

� � =� × ±%

2. Como nuevos valores de Tasa en cada caso.

A modo de ejemplo, si al recurso Administrador, que tiene una Tasa estándar de 7,667/mes,
se le debe otorgar una gratificación en el mes de julio del año 2014 equivalente a una Tasa
estándar, en el primer campo Fecha efectiva que se encuentre libre se debe ingresar
01/07/2014 (del almanaque que aparecerá en la columna), y en la columna Tasa estándar de
la misma fila, escribir +100%, lo que calculará la nueva Tasa estándar de acuerdo a la formula
indicada, tal como aparece en la Ilustración siguiente:
 Uso de recursos

Esta gratificación solo la percibirá por el mes de julio, por lo tanto a partir de 1/8/14, volverá a
su Tasa estándar normal. Para eso en el campo Fecha efectiva escribir o tomar del almanaque
vie 1/8/14 y en Tasa estándar escribir -50%, lo que resultará que la Tasa del Administrador,
vuelva a su valor original:

Se asumirá también que a partir del día 15 de agosto, el recurso Administrador tendrá un
aumento en su Tasa estándar, a 8,000 al mes. En la siguiente fila, definir la fecha a partir de la
cual se hará efectivo el aumento, es decir vie 15/8/14 y escribir la nueva Tasa estándar

ASIGNACIÓN DE RECURSOS

Como se expresó antes, ya se determinó la duración de cada tarea, y por tanto, la duración
laboral de todo el proyecto. Durante el periodo de ejecución, obviamente alguien debe
ejecutar las tareas y en ciertos casos algún material será necesario para completarla en el
plazo determinado. Cuando ya se cuenta con un fondo de recursos, es posible asignar a las
tareas los recursos que se considera completarán las tareas en el plazo especificado.

La forma más rápida de asignar recursos consiste en seleccionar una tarea o grupo de tareas y
en el vista Diagrama de Gantt, y desde la ficha Recurso, grupo Asignaciones, activar la caja de
diálogo Asignar de recursos

IMPORTANTE.- Para asignar los recursos con este método se debe estar en una Vista de Tareas. El valor
predeterminado de Unidades de asignación es 1. Por tanto si se asignará 1 Unidad del recurso, no es
necesario escribirlo.
 Uso de recursos

El proceso consiste en lo siguiente:

1. Seleccionar la tarea a la que se asignarán los recursos. En el ejemplo la Tarea 1 Instalar

una red
2. En la caja de diálogo Asignar recursos, ir seleccionando los recursos y las unidades de
la asignación, teniendo cuidado que la duración de la tarea no cambie por efecto del
condicionamiento por el esfuerzo. (En las tareas programadas manualmente no opera
el Condicionamiento por el esfuerzo)
3. Hacer clic en Asignar
 Uso de recursos

Al asignar el recurso a la tarea, en la caja de diálogo se muestra las Unidades de asignación así
como el Costo del recurso, en este caso el Administrador, en la tarea.

IMPORTANTE: Cuando uno o más recursos trabajarán en todo el proyecto, pero sin tener tareas específicas,
lo recomendable es asignarlos a la Tarea resumen del Proyecto. Ese es otro motivo por el cual es importante
que el proyecto tenga una tarea que lo resuma.

A continuación se hará la asignación de los recursos a las tareas de la Fase Administrativa,

utilizando esta caja de diálogo:

1. Seleccionar la tarea 3 (Definición de parámetros)

2. En la caja de diálogo Asignar recursos, seleccionar al Asesor Sistemas 1 y luego, con la
tecla Ctrl presionada seleccionar Asesor Sistemas 2
3. Hacer clic en Asignar
4. En la misma caja de diálogo se mostrarán las asignaciones así como el costo de cada
recurso en la tarea y en el Diagrama de barras, al lado derecho de la barra de la tarea,
se mostrarán las asignaciones de la tarea
 Uso de recursos

Seleccionar la tarea 4 (Presupuesto de equipamiento) y en la caja de diálogo Asignar recursos,

seleccionar Asesor Sistemas 1, Asesor Sistemas 2, Economista e Ingeniero de Sistemas. Luego
hacer clic en Asignar.
 Uso de recursos

De forma similar, seleccionar las tareas una a una y asignar los siguientes recursos:

Id Tarea Recursos
6 Confección de Bases Asesor Sistemas 1, Asesor Sistemas 2, Jefe Logística, Secretaria
7 Venta de Bases Jefe Logística, Secretaria
8 Apertura de sobres Asesor Sistemas 1, Asesor Sistemas 2, Economista, Jefe
Logística
9 Análisis de propuestas Asesor Sistemas 1, Asesor Sistemas 2, Economista, Jefe
Logística
10 Otorgamiento Buena Asesor Sistemas 1, Asesor Sistemas 2, Economista, Jefe
Pro Logística

IMPORTANTE: En todas las tareas se ha asignado una unidad de cada recurso. Es decir, en ningún caso se
asignó una unidad de un recurso y varias de otro.

A continuación se hará la asignación de los recursos a las tareas utilizando otro método, quizá
más práctico y sencillo, para lo cual efectuar lo siguiente:

1. En la ficha Vista, grupo Vista en dos paneles, activar la casilla de verificación Detalles
2. La Ventana se dividirá en dos, quedando en la parte superior la Vista Diagrama de
Gantt y en la inferior, el Formulario de tareas (Recursos y Predecesoras), que es donde
se harán las asignaciones.

1. Seleccionar la tarea 12 (Fase Técnica), en la Tabla de la sección superior

 Uso de recursos

2. En el formulario de la sección inferior, en el campo Nombre del recurso abrir el cuadro

combinado y escoger al Ing. Sistemas; a continuación inmediatamente debajo,
seleccionar al recurso Ing. Soporte en el cuadro combinado respectivo
3. Hacer clic en el botón Aceptar del formulario y se asignarán los recursos a la tarea
seleccionada.

Una vez hecha la asignación con el botón Aceptar, los botones cambian de nombre a Anterior
y Siguiente. Hacer clic en Siguiente dos veces para avanzar hasta la tarea 14 (Recepción de los
nuevos equipos).

4. En el formulario, de la misma forma que en la asignación anterior, escoger los siguientes

recursos: Técnico Hardware (2 Unidades) y Comprador (3 Unidades).

5. Hacer clic en Aceptar.

 Uso de recursos

IMPORTANTE: Notar que al hacer la asignación, en el formulario se muestra la cantidad de horas de trabajo de cada
recurso en la tarea.

Continuar haciendo la asignación de la forma indicada, de acuerdo a los valores de la tabla a

continuación, considerando que los números indicados entre paréntesis son las Unidades de
asignación de cada recurso (si no hay número la asignación es de 1 Unidad):

Id Nombre de tarea Recurso(Unidades)

15 Revisión de los nuevos Técnico Hardware(2)
equipos
16 Prueba de los nuevos Técnico Hardware
equipos
17 Limpieza de equipos Técnico Hardware; Solvente(5 Gal); Trapo Industrial(7 Kg)
antiguos
18 Prueba de equipos Técnico Hardware
antiguos
19 Reinstalar equipos Técnico Hardware(2); Alimentación; Movilidad
antiguos
20 Instalar equipos nuevos Técnico Hardware(3); Alimentación; Movilidad
21 Prueba de todo el Técnico Hardware(3)
equipamiento
24 Instalación del software Técnico Software
25 Prueba del Software Técnico Software
 Uso de recursos

Una vez completada la asignación de los recursos a las tareas, y para cerrar el formulario,
desactivar la casilla de verificación Detalles en el ficha Vista, grupo Vistas en dos paneles

IMPORTANTE: En el método de programación Automático, se debe tener cuidado que las duraciones de las
tareas, y por tanto la del proyecto, no varíen por efecto del Condicionamiento por el esfuerzo. Recordar que
en el método Manual no opera el Condicionamiento por el esfuerzo. Tampoco la duración de la tarea se verá
afectada por variaciones en los recursos de Material o Costo

Si las asignaciones a una tarea fuesen de una unidad de uno o más recursos, también se
podrían asignar desde el campo Nombre de los recursos de la Tabla de Entrada en la Vista
Diagrama de Gantt. Por ejemplo si en una tarea se debe asignar una unidad de cuatro
recursos, efectuar lo que se indica:

1. Abrir el cuadro combinado de la tarea en el campo Nombre de los recursos

2. Escoger los recursos que se asignarán activando las casillas de verificación.
3. Pulsar ENTER

IMPORTANTE.- Notar que mientras se han asignado los recursos, en la

columna Indicadores han aparecido unos iconos que muestran una
figura de un hombre color rojo. Ese icono indica que en esa tarea hay
uno o más recursos que no podrán completar el trabajo en las horas
disponibles en el Calendario. Al colocar el puntero del mouse sobre el
icono, un mensaje indicará el hecho, pero sin dar detalles, como
muestra la ilustración a la derecha. Esto se denomina
SOBREASIGNACION y su efecto y solución serán tratados en el
Capítulo siguiente

CALCULAR UN PROYECTO PROGRAMADO MANUALMENTE

 Uso de recursos

Si el proyecto se ha programado manualmente, tal como se ha establecido en varios puntos

anteriores, no ha sido calculado por Project 2013. Entonces, habiéndose completado el ingreso
de valores necesarios para completar la fase de Planeamiento y Programación, ahora es el
momento de utilizar toda la potencia del motor de base de datos de Project 2013, de tal
manera que los valores ingresados se calculen y se obtengan los parámetros de la
programación.

Para esto, previamente hay que revisar el proyecto completo para verificar que todos los
valores relevantes se encuentren ingresados. En el Capítulo 5 (Duración del proyecto) se
estableció que el valor de la duración de la tarea 6, en el método de programación manual, no
se co ocía y se i gresó como valor de Duració el te to Pregu tar a Asesor”. “e supo e ue
ya se preguntó al Asesor y este manifestó que la duración era de 14 días. Ingresar ese valor en
la columna Duración para la tarea 6. La Vista parcial del proyecto hasta el momento es la que
se muestra a continuación:

Para hacer que el proyecto se calcule, efectuar lo siguiente:

1. Seleccionar todas las tareas haciendo clic en el botón Seleccionar todo que se
encuentra encima de la columna Id.
2. En la ficha Tarea, grupo Tareas, hacer clic en el comando Autoprogramar
3. El Motor de base de datos de Project 2013 calculará todo el proyecto. Los valores de
este proyecto deben ser los mismos que los del ejemplo automático que ahora tienen
los mismos valores de esquema, duraciones, Vínculos y asignaciones de recursos.
 Uso de recursos

Los dos proyectos que han servido de ejemplo, Manual y Automático, ahora serán iguales pues
Project 2013 ha calculado el proyecto manual.

IMPORTANTE: La programación manual tiene la ventaja que los datos se pueden ingresar aun cuando
hayan valores que se desconocen y se calculará cuando, bajo control del total del Administrador, los valores
estén disponibles. Sin embargo, si el usuario está acostumbrado al proceso automático, tal como se expresó
antes, se debe definir que el proyecto se calcule automáticamente desde antes de ingresar las tareas.

Si se compara el resultado de la Duración del Proyecto generado en Automático y el Manual

calculado antes, se notará que estos valores difieren en 2 días, como muestra la ilustración
siguiente:
 Uso de recursos

¿A qué se debe si los valores son los mismos? Recordar que en el Proyecto Automático se
ingresó manualmente la Duración de la tarea 2 (Fase Administrativa) fijándola en 45 días. Al
fijar esta Duración manualmente, el modo de programación de esa tarea, se convirtió en
manual, tal como muestra la ilustración anterior. Para que Project desestime el valor manual y
calcule la Duración de la tarea, simplemente abrir el cuadro combinado que se encuentra en la
columna Modo de tarea y cambiarlo a Programada automáticamente. Ahora si el resultado
será el mismo:
Conflictos de asignación de recursos

Al finalizar el Capítulo el alumno:

 Conocerá los conceptos sobre el conflicto de asignación y su solución

Temas:

 Conflicto de asignación: Sobreasignacion

 Identificar Sobreasignaciones
 Solución del conflicto: Redistribución de los recursos
 Formas y opciones de Redistribución en Project 2013
 Redistribución manual
 Crear un nuevo Calendario base
 Conflictos de asignación de recursos y su solución

INTRODUCCION

En el Capítulo anterior, se asignaron los recursos necesarios para que cada tarea del proyecto
termine en el plazo estipulado en el Planeamiento y Programación. Como se habrá notado, en
ningún caso al hacer la asignación se ha verificado si los recursos están en capacidad de
desarrollar el trabajo, teniendo en cuenta que el Calendario del Proyecto solo tiene 8 horas
laborables al día. También se ha visto que podría haber uno o varios recursos que estén
asignados más de las 8 horas que pueden trabajar en el día, cuando en el momento de la
asignación en la columna Indicadores aparecía un icono que lo hacía saber sin especificar
detalles. Al hacer la asignación solo se ha tomado en cuenta que recurso o recursos son
necesarios para completar cada tarea. Como resultado se puede haber generado un conflicto
de asignación que deberá resolverse.

CONFLICTO DE ASIGNACIÓN: SOBREASIGNACION

El conflicto de asignación se denomina SOBREASIGNACION. Por ejemplo, si solo se cuenta con

un Técnico Software (TSW) y este se encuentra asignado a dos tareas que se sobreponen total
o parcialmente, el recurso estará sobreasignado.

DEFINICION: La Sobreasignación ocurre cuando en un momento determinado, un recurso está

asignado más unidades que su Capacidad máxima de ese momento.

Sobreasignación es el resultado de asignar un recurso a más tareas de las que puede realizar
en el horario de trabajo disponible. Project 2013 determina que recursos están sobreasignados
en función de los valores de trabajo y la duración de las tareas asignadas, el número máximo
de unidades disponibles del recurso y el calendario utilizado por el recurso.

IDENTIFICAR SOBREASIGNACIONES

Tal como se explicó en el Capítulo anterior, ya se conoce que hay sobreasignaciones por el
icono en la columna Indicadores. Para determinar los recursos que están generando el
Conflicto, en la ficha Tarea, grupo Ver, abrir el menú en el botón Diagrama de Gantt y de la
lista de vistas escoger Hoja de recursos.
 Conflictos de asignación de recursos y su solución

En la hoja de recursos, si hay

sobreasignaciones, los recursos que generan el
conflicto aparecen con la fuente en color rojo,
estilo Negrita, y la columna Indicadores
muestra un icono que indica que el recurso lo
está.

Ya se sabe que hay sobreasignaciones y cuáles son los

recursos que se encuentran en esa condición, pero no se sabe
cuándo ocurren las sobreasignaciones. Para determinar las
fechas en que ocurren las sobreasignaciones, en la ficha
Tarea, grupo Ver, abrir el menú del comando Diagrama de
Gantt y seleccionar Gráfico de recursos.
 Conflictos de asignación de recursos y su solución

El Gráfico de recursos aparecerá reemplazando a la vista Diagrama de Gantt. Con la Barra de

desplazamiento del lado izquierdo, seleccionar el recurso sobreasignado

En el menú de contexto Herramientas de gráfico de recursos, ficha Formato, grupo Datos,

abrir el cuadro combinado Gráfico y seleccionar Sobreasignaciones

El Gráfico de recursos mostrará las sobreasignaciones del recurso seleccionado y de la Escala

temporal se podrá obtener las fechas en que ese conflicto ocurre y en la parte inferior del
gráfico, la indicación de la cantidad de horas que el recurso está sobreasignado cada unidad de
tiempo, tal como muestra la siguiente ilustración:
 Conflictos de asignación de recursos y su solución

También se puede determinar lo mismo si en el cuadro combinado se escoge la opción

Unidades de recursos asignadas, en cuyo caso el gráfico será como el siguiente:

NOTA: También escogiendo Trabajo del cuadro combinado, se obtendrá un gráfico similar al anterior, pero con la
cantidad de horas de trabajo por unidad de tiempo; es decir se mostrará la cantidad de horas que el recurso está
asignado por día, pero no aparece la línea de Capacidad máxima del recurso para cada día.

Ahora solo queda determinar en qué tareas se produce

la sobreasignación del recurso. Ya se sabe que hay,
cuando ocurre y la cantidad. Se partirá de esos datos ya
encontrados para determinar donde ocurren las
sobreasignaciones. En el menú de Diagrama de Gantt,
escoger la vista Uso de recursos

En esta vista se muestran los recursos y las tareas a las que han sido asignados. Por tanto,
como se conoce la fecha en que ocurren las sobreasignaciones, moviendo la escala temporal
se llegará la fecha deseada. Ahí aparecen las horas de trabajo cada día y los totales que
aparecen en color rojo son las que tienen la sobreasignación. Si se observa las tareas, se
determinará cuáles son las que producen el conflicto para ese recurso.
 Conflictos de asignación de recursos y su solución

Con esto se concluye la identificación del conflicto denominado SOBREASIGNACION.

Corresponde ahora hallar la solución.

SOLUCION DEL CONFLICTO: REDISTRIBUCION DE LOS RECURSOS

¿Parte de los recursos tienen demasiado trabajo asignado? Los conflictos o sobreasignaciones
de recursos pueden resolverse mediante la característica de Redistribución de recursos de
Project 2013 o la acción directa del Administrador del proyecto. La redistribución de Project
2013 retrasa las tareas de forma tal que los recursos asignados a dichas tareas ya no estén
sobrecargados. Cuando se redistribuye, Project 2013 no cambia las asignaciones de recursos
efectuados en las tareas (es decir, cuando Project 2013 resuelve la sobreasignación, no cambia
la cantidad de trabajo que un recurso de trabajo debe cumplir para completar la tarea. Los
recursos de material y costo no están sujetos a sobreasignaciones y, por tanto, no se
redistribuyen).

DEFINICIÓN

La Redistribución consiste en tener la certeza que en ningún momento el uso pico de un recurso excede el máximo
número de unidades disponibles de ese recurso.

Las sobreasignaciones pueden ocurrir por diversos motivos, entre ellos:

 Asignación de un recurso para trabajar a tiempo completo en más de una tarea, total o
parcialmente, al mismo tiempo.

 Disponibilidad restringida después de especificar fechas para el recurso.

 Un recurso está asignado a una tarea de resumen, además de una o varias subtareas de
esa tarea de resumen.

Las sobreasignaciones se pueden resolver mediante la Redistribución de los recursos de dos

formas: Automática y Manual.

Con la redistribución manual, el Administrador del proyecto debe resolver los conflictos por si
mismo utilizando diversas técnicas y su conocimiento de los alcances y limitaciones propios del
proyecto. Al utilizar la redistribución automática, Project 2013 verifica por turno cada uno de
los recursos sobreasignados. Si un recurso está sobreasignado, buscará las tareas que estén
causando la sobreasignación e identificará cuáles de ellas pueden ser retrasadas. Este método
de redistribución tiene la desventaja que la solución, al ser producida por un algoritmo
 Conflictos de asignación de recursos y su solución

matemático, no contempla algunos conceptos, restricciones y/o limitaciones que son

conocidos por el Administrador del proyecto.

FORMAS DE REDISTRIBUCIÓN AUTOMATICA POR PROJECT 2013

Project tiene tres formas de redistribuir los recursos para

solucionar las sobreasignaciones, cuya existencia,
magnitud y ubicación ya se determinaron. En la ficha
Recurso, grupo Redistribuir, se encuentran estas
condiciones

1. Redistribuir selección: Usar esta opción para redistribuir las sobreasignaciones de los
recursos que están asignados a las tareas seleccionadas solo las tareas seleccionadas.
Para seleccionar varias tareas contiguas, seleccionar la primera tarea de la selección y,
a continuación, presionar MAYÚS y se hace clic en la última tarea de la selección. Para
seleccionar varias tareas que no son contiguas, seleccionar cada tarea presionando
CTRL mientras se selecciona la tarea. Esto resulta útil cuando puede ser aceptable
mantener recursos sobreasignados en ciertas tareas, pero el administrador del
proyecto considera que deben ser resueltas las sobreasignaciones para otras tareas
específicas. En otras palabras, el administrador puede considerar que en ciertas tareas
no es necesario o conveniente resolver las sobreasignaciones, mientras que en otras es
importante hacerlo.
2. Redistribuir recurso: Usar esta opción para redistribuir solo las tareas con recursos
específicos asignados. Hacer clic en Redistribuir recurso y, a continuación, seleccionar
el recurso que tiene asignadas las tareas. Usar CTRL para seleccionar varios recursos.
Si el recurso seleccionado está trabajando en tareas que tienen varios recursos, las
demás asignaciones no cambiarán. Por ejemplo, los recursos Asesor Sistemas 1 y
Asesor Sistemas 2 están sobreasignados y al Administrador el interesa que no lo estén.
Hacer clic en Redistribuir recurso, en la Ficha Recurso, grupo Redistribuir

En la caja de diálogo Redistribuir recursos seleccionar el o los recursos cuya

sobreasignación se desea redistribuir; en caso del ejemplo, los recursos Asesor Sistema 1 y
Asesor Sistema 2 y hacer clic en el botón Redistribuir ahora. Se redistribuirán esos recursos
en todas las tareas en las que hayan generado el conflicto
 Conflictos de asignación de recursos y su solución

3. Redistribuir todo: Usar esta opción para redistribuir todos los recursos de todas las
tareas del proyecto

OPCIONES DE REDISTRIBUCIÓN

Si la mejor solución para resolver la sobreasignación consiste en redistribuir los recursos

retrasando aquellas tareas que generan sobreasignaciones, sin importar la fecha de
finalización del proyecto, Project 2013 puede resolver estos conflictos de asignación en forma
automática. Para hacer que los conflictos de asignación de recursos se redistribuyan tan
pronto como ocurra el conflicto, antes de iniciar la asignación efectuar lo que sigue:
1. En la ficha Recurso, grupo Redistribuir, activar las Opciones de redistribución.
2. En la caja de diálogo resultante, Redistribuir recursos, activar el botón de opción
Automático
IMPORTANTE.- Project 2013 no podrá resolver las sobreasignaciones en proyectos programados a partir de
la Fecha de fin o en tareas que tengan Restricciones de la categoría inflexibles
 Conflictos de asignación de recursos y su solución

En esta caja de diálogo, tener en cuenta lo siguiente:

Marco Redistribución

Automática Se debe seleccionar para que Project 2013 redistribuya

automáticamente los recursos cada vez que se produzca una
sobreasignación. Si, tal como se expresó antes, la mejor
solución es retrasar las tareas, sin importar la fecha de
finalización del proyecto, es recomendable activar esta opción
desde el inicio de la asignación de recursos de tal manera que
los conflictos se vayan solucionando conforme se producen.

Manual Seleccionar para que Project 2013 redistribuya los recursos sólo
cuando se presione el botón Redistribuir ahora de esta misma
caja de diálogo o para redistribuir los recursos bajo el control
total del usuario. Es la opción predeterminada.

Buscar sobreasignaciones Se utiliza para especificar el período de tiempo durante el cual

con el criterio: Project 2013 buscará sobreasignaciones antes de realizar los
cálculos de redistribución. Se considera que las tareas están
sobreasignadas y deben redistribuirse si el total del trabajo
asignado excede el número total de horas de trabajo del
período de tiempo seleccionado.

Por ejemplo, si un recurso tiene dos tareas de 4 horas

programadas para comenzar a las 8:00 a.m. del mismo día y
decide buscar sobreasignaciones por horas, una tarea se
retrasará 4 horas de manera que no se produzca una
sobreasignación en cada hora del día laborable. Sin embargo, si
decide buscar sobreasignaciones por días, las tareas
programadas no excederán la cantidad de trabajo que el
recurso puede realizar en un día y no serán redistribuidas.

Borrar valores de Se activa para eliminar retrasos o divisiones creadas por

redistribución antes de redistribución previa de recursos antes de intentar esta nueva
redistribuir redistribución.

Marco Ámbito de la redistribución de ‘<Nom re de ar [Link]>’

Redistribuir el proyecto Se utiliza para especificar que todos los recursos

completo sobreasignados deben redistribuirse a lo largo de todo el
proyecto.

Redistribuir Permite especificar el intervalo de fechas en el que han de

redistribuirse los recursos si no se ha de redistribuir todo el
proyecto. En el cuadro Redistribuir desde, ingresar la fecha de
comienzo y en el cuadro Hasta, la fecha de fin entre las que se
redistribuirán los recursos sobreasignados dentro de ese rango
de fechas.
 Conflictos de asignación de recursos y su solución

Marco Resolver sobreasignaciones

Orden de redistribución: Selecciona el orden en que se desea que Project 2013 retrase
las tareas que tengan sobreasignaciones. Después de
determinar cuáles son las tareas que están provocando la
sobreasignación y cuáles tareas puede retrasar, Project 2013
utilizará el orden que se especifique en esta lista de opciones.
Las prioridades de tareas se especifican en el cuadro de texto
Prioridad del separador General en la caja de diálogo
Información de la tarea, o bien en el formulario Detalles de
tarea. Las opciones de esta lista son las siguientes:

Sólo identificador.- Microsoft Project retrasará la tarea con el

número de identificador (Id) más alto.

Estándar.- Microsoft Project buscará las relaciones de

dependencia, el margen de demora, las fechas y las prioridades
para determinar cuál tarea retrasar.

Prioridad, estándar.- Project 2013 buscará primero las

prioridades y, a continuación, las relaciones de dependencia, el
margen de demora y las fechas para determinar cuál es la mejor
tarea a retrasar. Las tareas que tengan una Prioridad igual a
1000 no serán movidas por redistribución

Redistribuir sólo conforme Se debe activar para especificar que no se desea que al finalizar
al margen de demora la redistribución se retrase la fecha de fin del proyecto; es decir
disponible que Project 2013 sólo retrasará a aquellas tareas cuyo margen
de demora lo permita.

La redistribución puede Activar esta casilla de verificación para redistribuir un recurso

ajustar asignaciones independientemente de otros recursos que trabajen en la
individuales misma tarea. Por ejemplo, si seis recursos están asignados a
una tarea y uno de ellos está sobreasignado, la redistribución
puede retrasar y dividir la asignación para ese recurso, en vez
de retrasar toda la tarea.

La redistribución puede Se debe activar esta casilla de verificación con el fin de

crear división en el trabajo especificar que la redistribución puede interrumpir tareas
restante mediante la creación de divisiones en el trabajo restante en
tareas o en asignaciones de recursos.

Redistribuir tareas con el Se debe activar para incluir recursos pospuestos. Un recurso
tipo de reserva propuesta pospuesto es aquel recurso con asignación de recurso
pendiente para una asignación de tarea que no se ha autorizado
todavía. Esta asignación de recurso no resta disponibilidad al
recurso para trabajar en otros proyectos

Redistribuir todo Hacer clic en Redistribuir todo para comenzar a redistribuir los
recursos, retrasando o dividiendo tareas o asignaciones para
eliminar los conflictos.
 Conflictos de asignación de recursos y su solución

Borrar redistribución Se utiliza sólo en una presentación de tareas, como la vista

Diagrama Gantt, para anular el retraso producido por efectos
de una redistribución. Cuando se usa presenta la caja de diálogo
Borrar redistribución como la que se muestra a continuación:

Para efectuar la redistribución automática, simplemente activar el botón de opción

Automática, y escoger las opciones de orden de resolución deseadas, de acuerdo a lo
expresado antes.

REDISTRIBUCION BAJO CONTROL DEL ADMINISTRADOR: REDISTRIBUCION MANUAL

Como se vio en los párrafos precedentes, la Redistribución efectuada por Project 2013
usualmente causa cambios sustantivos en la Duración total del proyecto y, por consiguiente,
retrasa su fecha de finalización. La causa es que, Project 2013 resuelve un algoritmo
matemático y no tiene elementos razonables y razonados para resolver el problema. Por
ejemplo, Project 2013 no conoce si hay limitaciones en el tiempo de ejecución del proyecto,
tampoco conoce acerca de la disponibilidad económica ni del ámbito del producto o servicio
final a producir. De ahí el reto del Administrador del proyecto, de resolver las
sobreasignaciones mediante el uso y conocimiento de los alcances y limitaciones del proyecto.
Uno de las asuntos más importantes en este reto, es tratar de resolver las sobreasignaciones
haciendo que la duración y fecha de fin del proyecto no cambien o que su cambio sea marginal
y por ello, razonablemente adecuado. A continuación, se tratarán algunos temas que podría
utilizar el Administrador para redistribuir los recursos y su carga de trabajo. Para lograrlo el
Administrador cuenta con las siguientes herramientas:

1. Aumentar la Capacidad máxima del recurso

2. Reemplazar al recurso sobreasignado
3. Dar horas extras
4. Hacer que el recurso comience a trabajar más tarde
5. Hacer que el recurso trabaje a tiempo parcial.

Aumentar la Capacidad máxima del recurso

Lo más fácil para solucionar una sobreasignación podría ser el aumentar la Capacidad
máxima del recuso. Esta solución es poco probable, sobre todo cuando es un recurso
único, pues hay que tener en cuenta que las sobreasignaciones generalmente ocurren en
tramos muy cortos del proyecto, y por tanto la posibilidad de contratar un recurso para
tan corto tiempo es poco factible. La Capacidad máxima se aumenta variando su valor en
la Hoja de recursos.
 Conflictos de asignación de recursos y su solución

Reemplazar al recurso sobreasignado

Otra posibilidad es la de reemplazar al recurso sobreasignado, por otro recurso que no

tenga carga de trabajo en ese mismo momento. La única limitación de esta acción es que
el reemplazante no debe hacer que baje la calidad del trabajo a realizar; es decir, que el
reemplazante deberá mantener la calidad y eficiencia en el trabajo para completar la tarea
en el plazo establecido. Para reemplazar a un recurso, en una Vista de tareas, como la
Vista Diagrama de Gantt, seleccionar la tarea en la que se encuentra asignado y en la cual
puede ser reemplazado. En la ficha Recurso, grupo Asignaciones, activar el Comando
Asignar recursos. Esta acción dará como resultado la caja de diálogo Asignar recursos, en
la que se debe hacer clic en el botón de comando Reemplazar… En la caja de diálogo
resultante, Reemplazar recurso, escoger al recurso que reemplazará al sobreasignado,
luego hacer clic en el botón Aceptar para confirmar el reemplazo.

Dar Horas extras

Si fuese posible, debido a que se incrementaría el Costo del proyecto, también asignando
Horas extras al recurso se reduce la duración de la Tarea. Pero, esta opción, además debe
estar acompañada de una modificación de la relación de dependencia. Para asignar Horas
extras, efectuar lo que se indica a continuación:
 Conflictos de asignación de recursos y su solución

1. Seleccionar la tarea en la que se encuentra el recurso al que se le asignarán las horas

extras
2. En la ficha Vista, grupo Vista en dos paneles, activar la casilla de verificación Detalles.
La Pantalla se dividirá en dos, quedando en la Sección superior el Diagrama de Gantt y
en la inferior un formulario
3. Hacer clic en cualquier parte del formulario, y aparecerá el menú de contexto
Herramientas de formulario de tareas que muestra la ficha Formato.
4. En la ficha Formato, grupo Tipo activar Formulario de tareas y en el grupo Detalles
hacer clic en Trabajo.
5. En el formulario de la sección inferior, se mostrará una columna Trab. H extra, donde
se ingresará la cantidad de horas extras que se asignarán al recurso.
6. Activar la casilla de verificación C. por el esfuerzo, para que la duración se reduzca y
hacer clic en Aceptar

IMPORTANTE: El valor del campo Trabajo no variará pues es la cantidad de horas necesarias para completar la
tarea. Lo que cambiará es la Duración de la tarea por el Condicionamiento por el esfuerzo, si el recurso al que se
le asignaron las horas extras es único en la tarea.

Esta solución, si se está utilizando para resolver una sobreasignación y para que no se
afecte la fecha de fin de la tarea, puede ir acompañada de la modificación del vínculo, por
ejemplo, eliminando la posposición.
 Conflictos de asignación de recursos y su solución

Hacer que el recurso comience a trabajar más tarde en la tarea

Si el recurso sobreasignado no es el único que trabaja en la tarea, es posible que comience

a trabajar más tarde en ella (el resto de recursos trabajará normalmente en la tarea).
Como ejemplo en la ilustración que sigue, el Recurso A se encuentra sobreasignado; para
solucionar la sobreasignación, en la tarea sucesora se establecerá que ese recurso
comience a trabajar más tarde en la tarea, pero como tiene que trabajar la misma cantidad
de horas que el Recurso C, la tarea finalizará más tarde

De esa manera se resuelve la sobreasignación, pero para que no varíe la fecha de fin de la
tarea sucesora, al Recurso A habría que darle horas extras de modo que su trabajo finalice
al mismo tiempo que el del Recurso C.

Para hacer que el recurso comience a trabajar más tarde en la tarea, seleccionar la tarea
en la que trabaja el recurso que se desea comience a trabajar más tarde en esa tarea y
dividir la pantalla en dos paneles de la misma forma que se vio en la asignación de horas
extras.

1. En el Diagrama de Gant o cualquier vista de tareas, seleccionar la tarea donde se hará

que el recurso empiece a trabajar más tarde
2. Hacer clic en cualquier parte del formulario, y aparecerá el menú de contexto
Herramientas de formulario de tareas que muestra la ficha Formato.
3. En la ficha Formato, grupo Tipo activar Formulario de tareas y en el grupo Detalles
hacer clic en Programación.
4. En el formulario de la sección inferior, se mostrará una columna Retraso donde se
ingresará la cantidad de unidades de tiempo que se retrasará el comienzo de las
actividades del recurso en la tarea.
 Conflictos de asignación de recursos y su solución

SUGERENCIA: Cuando en una tarea uno de los recursos no requiera trabajar en toda ella,
en este formulario se puede establecer cuantas horas trabajará y cuando comienza y
termina su trabajo. Por ejemplo, se asumirá que el recurso Economista solo trabajará el
último día. Es decir, solo trabajará 8 horas en la tarea y lo hará el último día. Para ello, en
el Formulario Programación, efectuar lo siguiente:

1. En la columna Trabajo establecer las horas que el recurso trabajará en la tarea.

2. En la columna Comienzo programado, establecer la fecha en que comenzará a trabajar

el recurso. En el caso de la ilustración del ejemplo, será el jueves 29 mayo 2014

3. Hacer clic en Aceptar y Project 2014 mostrará el retraso en el inicio del trabajo del
recurso en la tarea.
 Conflictos de asignación de recursos y su solución

Hacer que el recurso trabaje a tiempo parcial en la tarea

Se puede hacer que el recurso trabaje a tiempo parcial, pero, debido al Condicionamiento por
el esfuerzo, la duración de la tarea se verá afectada incrementándose sensiblemente. Por
ejemplo, si en vez que trabaje 8 horas diarias se dispone que solo trabaje 4 (la mitad), la
duración de la tarea se puede doblar.

CREAR UN NUEVO CALENDARIO BASE

En el Capítulo 3 se editó el Calendario base que regula los periodos laborables así como el
horario laboral del proyecto. Eso se hizo al editar el Calendario Estándar (Calendario del
proyecto) definiendo los feriados nacionales e institucionales, así como el horario laboral del
proyecto si es diferente al predeterminado. Sin embargo, ciertas tareas o recursos podrían
necesitar un calendario diferente al Estándar en razón a su naturaleza.
En Project 2013 hay dos tipos de calendarios: los calendarios base y los calendarios de
recursos.
 Un calendario base define los días laborables y no laborables normales para todo el
proyecto, un grupo de recursos o tareas a las que se les asigne el calendario.
 Un calendario de recursos define los días laborables y no laborables, es decir que contiene
las excepciones al Calendario base, para un recurso específico cuyo horario laboral puede
no concordar con los calendarios base. Se puede ajustar el calendario del recurso para
programar vacaciones, trabajo parcial u horas extras, siempre y cuando vaya a ser usado
en todo el proyecto.

Crear un nuevo Calendario base

Como se estableció antes, el Calendario del proyecto está editado y contiene la semana laboral
incluyendo feriados. Si hubiera la necesidad que uno o más recursos trabajen con un
Calendario diferente del Estándar, o que algunas tareas lo requieran, hay que crear un nuevo
Calendario base. Para ello:
1. En cualquier vista de tareas, en la ficha Proyecto, grupo Propiedades, activar el comando
Cambiar tiempo de trabajo.
2. En la caja de diálogo resultante, Cambiar calendario laboral, hacer clic en el botón Crear
cale dario… Definir el nombre del Nuevo calendario base, que en el caso del ejemplo será
Software. Activar Hacer una copia del Estándar, para aprovechar los feriados y horario
laboral ya editados
 Conflictos de asignación de recursos y su solución

3. En la caja de diálogo resultante, aparecerá el nombre del nuevo calendario en el

cuadro combinado Para: y estará listo para su edición de forma similar a lo explicado
en el Capítulo 3.
4. A modo de ejemplo, se creará un nuevo Calendario base que tenga una semana
laboral de Lunes a Domingo en un horario laboral de 8:00 a 22:00. En la parte inferior
de la caja de diálogo activar la ficha Semanas laborales y luego el botón Detalles

5. En la caja de diálogo Detalles de Predeterminado seleccionar los días Lunes a domingo

en el cuadro Seleccionar días.
6. Activar el botón de opción Establecer día(s) en estos periodos laborables específicos
 Conflictos de asignación de recursos y su solución

7. En los cuadros Desde y Hasta fijar el horario laboral

8. Hacer clic en Aceptar

Con esto queda configurado el nuevo calendario, que se ha denominado Software

Asignar el nuevo calendario base al proyecto

A pesar que no es recomendable, tal como se expresó en el Capítulo 3, es posible asignar al

proyecto cualquier Calendario base creado por el usuario. Para ello, en una vista de Tareas, ir a
la ficha Proyecto, grupo Propiedades y hacer clic en Información del proyecto. En el cuadro
combinado Calendario base, abrir la lista y escoger el Calendario (el nuevo calendario
aparecerá en la lista)

Asignar el nuevo calendario base a uno o más recursos

Para asignar un calendario base creado, a uno o más recursos, pasar a la Tabla de Entrada en
una vista de recursos como la Hoja de recursos. En la columna Calendario base, se podrá
asignar el calendario a cada recurso.
 Conflictos de asignación de recursos y su solución

Asignar el nuevo calendario base a una o más tareas

Los calendarios base son calendarios

genéricos y por eso también se
pueden asignar a tareas. Para asignar
un calendario base nuevo a una o más
tareas, en una vista de tareas, como
la vista Diagrama de Gantt,
seleccionar la tarea a la que se le
asignará el calendario. Hacer doble
clic sobre la tarea y en la caja de
diálogo Información de la tarea,
activar la ficha Avanzado. En el
cuadro combinado Calendario,
seleccionar el calendario a asignar.
oidiiddhufhahfofhjfhajos
Perfiles de asignación de trabajo

Al finalizar el Capítulo el alumno:

 Conocerá los conceptos sobre los perfiles de asignación y su aplicación en el

proyecto
 Conocerá el uso de la Escala de tiempo

Temas:

 Perfiles de asignación de trabajo

 Aplicar un perfil de trabajo a un recurso
 Uso de la Escala de Tiempo para crear presentaciones en PowerPoint
 Perfiles de asignación de trabajo

INTRODUCCION

En los Capítulos anteriores se hizo la asignación de los recursos a las tareas y en principio, los
recursos asignados deben trabajar uniformemente a lo largo de toda la tarea, de acuerdo al
horario laboral del Calendario del proyecto. Es decir, que si la jornada laboral es de 8 horas por
día, un recurso asignado deberá trabajar esa cantidad de horas cada día en la tarea. Sin
embargo, debido a la naturaleza de las tareas es posible que en algunas de ellas, los recursos
no deban trabajar uniformemente en la tarea.

Por ejemplo, tal vez sea necesario aumentar las horas de trabajo de un recurso en el comienzo
de una asignación de redacción para reflejar el tiempo adicional dedicado a investigación,
viajes y entrevistas disminuyendo al final para solo escribir el informe. El tipo de perfil de
trabajo óptimo para esta situación se denomina Decreciente, pues tiene mayor carga de
trabajo en el comienzo, disminuyendo hacia el final.

La definición técnica de Perfil de asignación de trabajo, considera que existen dos acepciones
del término Perfil; una en la cual se le utiliza para describir la distribución absoluta del Trabajo
a realizar, incluyendo la fecha de inicio de la asignación, y la otra que es usada únicamente
para hacer referencia al patrón relativo de distribución del trabajo, sin tener en cuenta la fecha
de inicio de la asignación. Es ahí donde puede aparecer una confusión; el térmi o perfil
absoluto” se utiliza para referirse a u a fecha de i icio específica, mie tras ue el térmi o
perfil relativo” se utiliza ú icame te para hacer refere cia a la forma o co tor o del perfil,
independientemente de la fecha de inicio. Un Perfil de asignación relativo puede interpretarse
como uno o más segmentos, en los cuales cada segmento consiste de un par de elementos
(Duración y Unidades). En forma predeterminada, Project 2010 divide la duración de la tarea
en 10 segmentos, salvo que la duración sea de tan escasa magnitud (por ejemplo, minutos)
que no lo permita. En este contexto, Duración es una cantidad de tiempo (no necesariamente
la duración de la tarea), y Unidades corresponde al régimen de Trabajo.

PERFILES DE ASIGNACIÓN DE TRABAJO

Los diferentes tipos de perfiles de trabajo preestablecidos, utilizan la distribución que se indica
en cada caso, y debe tenerse en consideración que no pueden ser editados ni modificados por
el usuario. A fin de mostrar claramente la forma en que Project 2010 utiliza los perfiles, en
cada caso se incluye una ilustración en la que se muestra la asignación porcentual (perfil
relativo) en cada uno de los 10 segmentos de la tarea

Perfil Uniforme (Predeterminado)

Este es el Perfil de asignación predeterminado, y significa que Project 2010 programa el

Trabajo para que ocurra en forma uniforme a través de toda la asignación de acuerdo al
tiempo laboral definido en el Calendario del proyecto (Usualmente el Calendario Estándar, tal
como se estableció en el Capítulo sobre Calendarios). La forma en que calcula el trabajo, por
segmento, tiene la siguiente distribución:
 Perfiles de asignación de trabajo

Perfil Creciente
Es un perfil cuyo trabajo ocurre mayormente concentrado al final de la tarea. La forma en que
Project 2010 calculará el trabajo, por segmento, tiene la siguiente distribución porcentual:
 Perfiles de asignación de trabajo

Perfil Decreciente
Es un perfil cuyo trabajo ocurre mayormente concentrado al comienzo de la tarea. La forma en
que Project calculará el trabajo, por segmento, tiene la siguiente distribución porcentual
relativa:

Perfil Dos picos

Es un perfil cuyo trabajo ocurre generando dos picos en la tarea; estos dos picos no se
encuentran al comienzo o al final de la tarea. La forma en que Project 2010 calculará el trabajo,
por segmento, tiene la siguiente distribución porcentual relativa:
 Perfiles de asignación de trabajo

Perfil Pico inicial

Es u perfil similar al Decrecie te, difere ciado por el hecho ue e iste u a rampa” i icial
para llegar a la asignación pico en la tarea. La forma en que Project 2010 calcula el trabajo, por
segmento, tiene la siguiente distribución porcentual relativa:

Perfil Pico final

Es u perfil similar al Crecie te, difere ciado por el hecho ue e iste u a rampa” al fi al para
descender del pico. La forma en que Project 2010 calculará el trabajo, por segmento, tiene la
siguiente distribución porcentual relativa:
 Perfiles de asignación de trabajo

Perfil Campana
Este perfil tiene una forma acampanada. La forma en que Project 2010 calculará el trabajo,
por segmento, tiene la siguiente distribución porcentual relativa:

Perfil Campana achatada

Este perfil cue ta co u a rampa” asce de te y otra desce de te. La forma e ue M“
Project calcula el trabajo, por segmento, tiene la siguiente distribución:
 Perfiles de asignación de trabajo

Los perfiles se muestran en las vistas Uso de recursos y Uso de tareas. Al trabajar con perfiles
de asignación de trabajo, es importante tener en cuenta lo siguiente:

Una vez aplicado un perfil específico a una tarea, si se agregan nuevos valores de trabajo total
a la tarea, el modelo de perfil preestablecido para el trabajo se volverá a aplicar
automáticamente a la tarea y a los recursos. En primer lugar, Project 2010 distribuirá los
nuevos valores del trabajo de la tarea por el período de tiempo afectado y después los
asignará a los recursos que trabajan en la tarea.

Si se cambia la fecha de comienzo de una tarea o la fecha de comienzo del trabajo de un

recurso en una tarea a la que se ha aplicado un perfil preestablecido, el perfil cambiará
automáticamente y se volverá a aplicar de manera que incluya la nueva fecha (recordar que el
perfil es relativo). Todos los valores de trabajo comprendidos en ese período de tiempo
recibirán nuevos valores a fin de mantener el modelo del perfil original.

Como se dijo anteriormente, una vez asignados los recursos a las tareas, se puede ajustar los
valores de trabajo de un período de tiempo específico durante el cual el recurso trabaja en la
tarea. Estos modelos permiten ajustar la programación y hacerla más precisa. Sin embargo, se
reitera que estos modelos de perfiles preestablecidos no se pueden editar ni modificar.

APLICAR UN PERFIL DE TRABAJO A UN RECURSO

Estableciendo que el recurso ya debe estar asignado a la tarea, y por lo tanto con un Perfil
Uniforme, para cambiar a un Perfil de asignación de trabajo diferente, se deberá activar la
Vista Uso de tareas. Para esto, en la ficha Tarea, grupo Ver, abrir en menú de Diagrama de
Gantt haciendo clic en la flecha que está a la derecha y abajo del botón, y del menú resultante
escoger la vista Uso de tareas.
 Perfiles de asignación de trabajo

En la vista Uso de recursos, seleccionar al recurso dentro de la tarea donde trabajará con un
perfil diferente.

Hacer doble clic sobre el nombre del recurso y se mostrará la caja de diálogo Información de la
asignación. Perfil de trabajo, abrir el cuadro combinado y escoger el perfil a aplicar al recurso
seleccionado, para que su trabajo en esa tarea se desarrolle con ese perfil.

En el campo Indicadores de la hoja se mostrará un icono que representa al perfil escogido. Al

colocar el puntero del mouse sobre el icono aparece una pista en la que se indica el modelo de
perfil aplicado
 Perfiles de asignación de trabajo

Cada perfil tiene un Icono representativo y en la tabla a continuación se muestra cada uno d
ellos y el perfil al que representa:

Icono Descripción
El trabajo de la asignación se distribuye con un perfil creciente.
El trabajo de la asignación se distribuye con un contorno de campana.
El trabajo de la asignación se distribuye con un contorno de dos picos.
El trabajo de la asignación se distribuye con un contorno de pico inicial.
El trabajo de la asignación se distribuye con un contorno decreciente.
El trabajo de la asignación se distribuye con un contorno de pico final.
El trabajo de la asignación se distribuye con un contorno de campana achatada.

SUGERENCIA: Para quitar un perfil, hacer el mismo procedimiento y en el cuadro combinado de la caja de
diálogo Información de la asignación, escoger el perfil Uniforme

USO DE LA ESCALA DE TIEMPO

Muchas veces es necesario mostrar las generalidades de un proyecto, sea para informar o para
comu icar el estado a la fecha. E ese caso se saca u a i sta tá ea” co aspecto profesio al
de las fases y los hitos que resulta perfecta para cualquier reunión de avance de los trabajos.
Simplemente se incluye la Escala de Tiempo en una presentación de PowerPoint o un
documento de Word, aunque también se puede imprimir o enviarla por correo. Ahora que ya
se terminó la fase de Planeamiento y Programación es un buen momento para hacer una
reunión e informar el estado del Proyecto. En la ficha Vista, grupo Vista en dos paneles,
activar la casilla de verificación Escala de tiempo para insertarla en la parte superior de la vista
activa.

1. Hacer clic en la Escala de tiempo y aparecerá Herramientas de Escala de tiempo en la parte

superior que tiene una ficha Formato

2. Hacer clic en Tareas existentes del grupo Insertar

 Perfiles de asignación de trabajo

3. Como resultado se abrirá la caja de diálogo Agregar tareas a la escala de tiempo, como se
muestra a continuación

4. Activar las casillas de verificación correspondientes a las tareas siguientes:

Id Nombre de tarea
1 Instalar una Red
2 Fase Administrativa
12 Fase Técnica
27 Prueba General
 Perfiles de asignación de trabajo

5. Al hacer clic en Aceptar, se mostrarán las tareas seleccionadas en la Escala de tiempo

Crear una Presentación de PowerPoint con la Escala de tiempo

Una vez que las tareas han sido insertadas en la Escala de tiempo, este elemento puede ser
copiado para efectuar una Presentación en PowerPoint. Para ello, abrir PowerPoint y en la
Dispositiva de Título escribir el Título y la descripción General del Proyecto en los marcadores
respectivos, tal como, por ejemplo, muestra la ilustración siguiente:

Agregar una Diapositiva de solo el Título, y escribir el título, por ejemplo Fases Principales para
Instalar una Red.

1. En Project 2013, hacer clic sobre la Escala de tiempo para activarla.

2. En la ficha Formato de las Herramientas de Escala de tiempo, abrir el menú Copiar Escala de
tiempo

3. Del menú escoger Para presentación

 Perfiles de asignación de trabajo

Ir a la segunda Diapositiva de la presentación y pegar la Escala de tiempo. Usualmente se

pegará en la parte superior y colocando el puntero del mouse sobre la Escala de tiempo
insertada arrastrarla hacia abajo

¿Cómo quitar los elementos de la Escala de tiempo en Project 2013?

1. En la Escala de tiempo, seleccionar las tareas que se desea quitar. Si son todas, encerrarlas
dentro de un rectángulo de selección hecho arrastrando el mouse. De otra manera seleccionar
las que se desea quitar manteniendo presionada la tecla Ctrl.

2. En la ficha Formato, grupo Selección actual, hacer clic sobre Quitar de la Escala de tiempo

Repetir el procedimiento para cada una de las fases del Proyecto, con sus tareas.
Herramientas de análisis

Al finalizar el Capítulo el alumno:

 Conocerá los conceptos y uso de las diferentes herramientas de análisis del

proyecto
 Personalización de las Herramientas de análisis

Temas:

 Herramientas para análisis

 Tablas
 Filtros
 Agrupar
 Vistas
 Herramientas de análisis

INTRODUCCION
Ya se ha concluido la fase de Planeamiento y Programación del Proyecto. Las tablas que
forman la Base de datos de Project 2013 almacenan gran cantidad de información y a partir de
ella, se efectúan los cálculos para determinar los valores relevantes como la Duración del
Proyecto y las fechas de Comienzo y Fin de cada una de las tareas y por tanto, del proyecto.
Visualizar estas tablas y sus datos es imposible por la enorme cantidad de información que
contienen. En este Capítulo, se establecerán algunas herramientas que permiten reducir esa
gran cantidad de información a una cantidad razonable para hacer el análisis del proyecto.

HERRAMIENTAS PARA ANALISIS

Los elementos del programa que permiten visualizar parte importante del proyecto para
facilitar el análisis, son los siguientes:
 Tablas
 Filtros
 Grupos
 Vistas
En todos los casos hay elementos que están predefinidos, pero también Project 2013 permite
una muy fácil personalización de todos ellos, como se verá a continuación.

TABLAS

En Project 2013, la información que se muestra en una

presentación se puede controlar fácilmente. Una Tabla u
Hoja de datos es un conjunto de columnas y filas que
muestra información específica acerca de las tareas,
recursos y asignaciones en una vista de hoja. Por
ejemplo, la Tabla de Costos está compuesta por
columnas relativas a los costos del proyecto; es decir
que las columnas que se ven en una presentación de
Tabla dependen de la tabla que se aplique y también de
la vista activa (Tareas, Recursos o Asignaciones). Para
visualizar una Tabla en la vista Diagrama de Gantt, en la
ficha Vista, grupo Datos, abrir el cuadro combinado
Tablas, tal como muestra la ilustración a la derecha. En
ese menú se muestran las tablas predefinidas mas
usuales, pero no son todas las tablas que hay. Activando
el comando Mas tablas… se obtendrá una caja de
diálogo que contiene todas las tablas predefinidas y las
creadas por el usuario (luego se verá como crear tablas
personalizadas), en Tareas o Recursos

La Tabla predefinida predeterminada en la vista Diagrama de Gantt es la Tabla Entrada, y en la

de Recursos, la Hoja de recursos. Si, por ejemplo, solo interesa controlar la Duración, Fechas
de Comienzo y Fin, sin que otra información pueda distraer de los datos relevantes, en la ficha
 Herramientas de análisis

Vista, grupo Datos, abrir el cuadro combinado Tablas y escoger el comando Mas tablas, y en la
caja de diálogo del mismo nombre, activar la tabla Uso. En la vista Diagrama de Gantt se
cambiará la tabla Entrada por Uso:

Editar una Tabla predefinida

Una tabla predefinida puede no contener toda la información que se desea mostrar en un
momento, de acuerdo a las necesidades del usuario. Lo que se hace en este caso, es editar la
tabla activa, incrementando los campos necesarios. La forma más fácil de hacerlo, consiste en:
 Herramientas de análisis

1. Utilizando la columna que se encuentra al final de cada tabla: Agregar nueva columna.
Hacer clic en el encabezado de la columna
2. Se abrirá una lista con los campos disponibles dependiendo de la vista si es de Tareas o
Recursos.
3. De la lista escoger el campo a insertar en la Tabla activa
4. El campo se mostrará en la Tabla
 Herramientas de análisis

Crear una nueva Tabla

Si las tablas predefinidas, aun editadas, no satisfacen los requerimientos del usuario, se
pueden crear nuevas tablas conforme sea necesario. Para ello, de la misma forma que para
activar una tabla predefinida, en la ficha Vista, grupo Datos, abrir el menú Tablas. En el menú
escoger el comando Mas Tablas…y hacer clic en el botón Nueva de la caja de diálogo Mas
tablas.

Como resultado se mostrará la caja de diálogo Definición de tabla en <nombre del proyecto>
donde se dispondrán los campos necesarios para la nueva tabla:

Esta caja de diálogo contendrá la información que se indica a continuación:

Nombre Permite ingresar el nombre que se asignará a la Tabla. Si es que se desea que
la tabla se pueda activar como cualquier elemento del menú, se deberá
subrayar la letra que activa el comando de la tabla. Para que en el nombre de
la tabla aparezca una letra subrayada, se deberá colocar el símbolo & delante
de la letra que se desea subrayar.. Por ejemplo, si se define el nombre como
I&nformación Gerencia, en el menú aparecerá Información Gerencia
Visible en el menú Activar la casilla de verificación Visible en el menú si se desea que esta tabla
aparezca directamente en el menú y no haya que activarla desde Mas Tablas
Nombre del campo Para colocar el Nombre del campo, abrir la Lista de campos y escoger el
campo. Siendo el contenido un campo, no deberá ser escrito, debiéndose
seleccionar de la Lista de campos. Para ubicar rápido el campo, escribir las
primeras letras del nombre.
Alinear dato Para definir la alineación que tendrá el contenido de ese campo en la tabla,
abrir la Lista de alineaciones y escoger entre las tres probables alineaciones:
Derecha, Centro e Izquierda
 Herramientas de análisis

Ancho Se utiliza para definir el ancho de la columna de acuerdo al número de

caracteres que se estima irá en la tabla. Este valor puede ser ajustado
directamente cuando se muestre la tabla si quedara muy corto
Título Se usa para escribir un Título para el encabezado de columna de este campo.
Si no se escribiera ningún texto, en el encabezado de columna de la tabla
aparecerá el Nombre del campo definido anteriormente.
Alinear título Define la alineación que tendrá el Título en el encabezado de la tabla, con las
mismas opciones que en el alineamiento del dato, es decir: Izquierda, Centro
y Derecha.
Ajustar encabezado Se usa para hacer que el nombre aparezca en dos filasen el encabezado de la
columna si es muy largo. Tiene dos opciones Sí o No
Ajuste de texto Se usa para hacer que el texto de la columna aparezca en dos filas en la celda
si es muy largo para el Ancho definido. Tiene dos opciones Sí o No
Bloquear la primera Usualmente la primera columna de las tablas es el Id, tal como se expresó.
columna Esta casilla de verificación en forma predeterminada se encuentra activada
para que la primera columna. Es decir el Id. Siempre este visible en la tabla
Ajustar Cuando se activa esta casilla de verificación, y el texto del nombre de campo
automáticamente el es muy largo, se aumenta el alto de la fila de encabezados para que quepa el
alto de las filas del texto en la columna
encabezado
Mostrar la interfaz Si esta casilla de verificación se activa, cuando la Tabla se muestre en una
Agregar ueva vista, aparecerá una columna al final de la tabla, tal como se describió en
colu a Editar una tabla predefinida, para agregar campos desde la vista.

Para el caso, se hará una Tabla personalizada para informar a la Gerencia de la empresa,
periódicamente, durante la ejecución del proyecto. Ingresar los datos y campos que se indican
a continuación:
Nombre: I&nformación Gerencia
Visible en el menú: Activado
Nombre de campo Alinear datos Ancho Título
Id Centro 5
Nombre Izquierda 25 Nombre de la tarea
% Completado Derecha 10
% trabajo completado Derecha 10
Duración de línea de base Derecha 12 Duración prevista
Duración Derecha 12
Costo de línea de base Derecha 15 Costo previsto
Costo Derecha 15
 Herramientas de análisis

Como resultado se obtendrá la siguiente caja de diálogo:

FILTROS
Conforme el número de tareas de un proyecto se incrementa, puede ser de mucha utilidad
presentar sólo aquellas tareas en las cuales se está interesado en un momento determinado.
Los filtros hacen más fácil administrar proyectos grandes presentando o resaltando solamente
la información requerida. Para cada presentación de hoja, diagrama y gráfico, hay un filtro que
determina qué tareas o recursos mostrar o resaltar. Un filtro contiene instrucciones, llamadas
criterios, que especifican las condiciones bajo las cuales aparecerá una tarea o recurso. Es
posible cambiar el filtro aplicado a una presentación cuando se desee ver una información
diferente en el formato actual.
FILTRO.- Es una herramienta que permite mostrar o resaltar solo aquellos registros (filas o
tareas) que cumplen con un Criterio de filtrado.
Un criterio de filtrado es una expresión, prueba o fórmula lógica. Una fórmula lógica es aquella
que da como resultado uno de dos probables valores: VERDADERO o FALSO
IMPORTANTE.- Los filtros solamente afectan a la presentación en pantalla o impresa y no a las
tareas del proyecto en sí.

En forma predeterminada, el filtro muestra únicamente la información que coincide con el

criterio del filtro, ocultando temporalmente la que no lo hace. Pero también existe la opción de
aplicar un filtro resaltador que mostrará la información que cumple con el criterio de filtrado -
mostrándola en otro color- sin ocultar la información que no lo hace.

Partes de un Criterio de filtrado

Un Criterio de filtrado básico, como se dijo, es una fórmula lógica y tiene las partes siguientes:
Campo Operador lógico básico Valor
Duración = igual 1s
< Mayor que
<= Mayor o igual que
< Menor que
< Menor o igual que
<> Diferente que
 Herramientas de análisis

Por ejemplo un Criterio básico podría ser:

Duración >= 1s
(Duración mayor o igual que una semana)
También existen Operadores que unen Varios criterios básicos y estos son los Operadores de
unión: Y y O. ¿Cómo funcionan estos operadores? Asumiendo que en el Criterio hay dos
expresiones lógicas, en cada caso se comporta como se muestra a continuación:

En forma predeterminada, el filtro muestra únicamente la información que coincide con el

criterio del filtro, ocultando temporalmente la que no lo hace. Pero también existe la opción de
aplicar un filtro resaltador que mostrará la información que cumple con el criterio de filtrado -
mostrándola resaltada con fondo amarillo- sin ocultar la información que no lo hace.
Autofiltros
Los Autofiltros son la forma más fácil y rápida de ver subconjuntos de tareas o de recursos. Se
pueden aplicar a cualquier vista de Project 2013, excepto al Diagrama de red, Diagrama de
relaciones, Calendario y a las vistas de formulario. Una vez que se ha seleccionado la vista en
la que se debe aplicar el filtro, para activar los Autofiltros efectuar lo que se indica a
continuación:
En la ficha Vista, grupo Datos, abrir el cuadro combinado Filtro y del menú escoger el
comando Mostrar Autofiltro. Lo que hará que se muestren los Autofiltros (flechas de menú en
los nombres de campos que soporten los Autofiltros) en los campos de la tabla activa.
 Herramientas de análisis

Para utilizar un Autofiltro, hacer clic en la flecha situada en la columna que contiene la
información que se desea filtrar y elegir el valor que se aplicará como filtro a la tabla, tal como
se muestra, a modo de ejemplo, para los campos Duración y Comienzo, a continuación:

Duración Comienzo

Los Autofiltros de Project 2013 operan de manera similar a los de Excel, que probablemente
como usuario ha utilizado y conoce.
 Herramientas de análisis

Por ejemplo, en el Autofiltro de Duración escoger el comando Filtros y del menú resultante,
activar Entre… y escribir en el cuadro del lado derecho entre que valores de duración se filtrará
la Tabla. Acá se ha establecido que es para las tareas entre 3 y 7 días

El resultado de la aplicación del filtro será similar al que se muestra a continuación:

OBSERVAR: En el campo donde se aplicó el autofiltro, aparece un embudo que significa que
hay un filtro aplicado en ese campo
IMPORTANTE: Notar que solo se filtran las subtareas y no las Tareas de resumen. Las tareas de
resumen se mostrarán siempre y cuando haya por lo menos una de sus subtareas que cumple
con el criterio del filtro.
 Herramientas de análisis

Para quitar un Autofiltro aplicado, abrir el menú del autofiltro y escoger el comando Borrar
filtro de <nombre del campo>.

Para desactivar los Autofiltros, abrir el cuadro combinado Filtro y hacer clic en el comando
Mostrar autofiltro. Esta acción desactivará los autofiltros y borrará el filtro que estuviera
aplicado.

Aplicar Filtros predefinidos

Tal como se expresó en la definición de los filtros, Project 2013 proporciona filtros que ocultan
los registros (filas) que no cumplen con el Criterio del filtro. Pero también hay filtros resaltan
las tareas que cumplen con el criterio sin ocultar los que no lo cumplen. Entonces por su
resultado hay dos tipos de filtros:

1. Filtros que Ocultan

2. Filtros que Resaltan.

La operación con ambos filtros es similar, diferenciándose solo en su comportamiento con el

resultado, ya que mientras uno oculta tareas el otro no.
 Herramientas de análisis

Aplicar un filtro predefinido Resaltador

Para aplicar un filtro de resaltado, abrir el cuadro combinado Resalta y de la lista escoger el
filtro que se desea aplicar. Si la evaluación da VERDADERO, se mostrarán las tareas resaltadas
con fondo amarillo sin ocultar nada (En la ilustración las tareas 3 a 5 no cumplen con el
Criterio)

El filtro predefinido aplicado en el ejemplo anterior, se encontraba en el menú desplegado en

el cuadro combinado. Sin embargo, esos filtros no son todos los predefinidos que hay. Para
visualizar los demás filtros predefinidos,
1. Activar el cuadro combinado Resalta
2. Escoger en comando Mas filtros de resaltado, y
3. En la caja de diálogo resultante se mostrarán todos los filtros predefinidos existentes
en Project 2013 y es en esta caja donde se puede seleccionar si el filtro se aplica a la
Tarea o al Recurso.
4. La diferencia con la aplicación del resaltador que se encuentra en el menú
directamente, es que después de escoger el filtro hay que hacer clic en el botón
Resaltar
 Herramientas de análisis

Aplicar un Filtro predefinido de ocultamiento

Básicamente el procedimiento es el mismo, encontrándose la diferencia en el resultado. Para
aplicar un filtro de ocultamiento predefinido, efectuar lo siguiente:
1. Activar el cuadro combinado Filtro
2. Del menú desplegado escoger el filtro predefinido si está en el menú o el comando
Mas filtros (Igual que en el resaltador. Si se escoge Mas filtros, después de seleccionar
el filtro hacer clic en Aplicar)
3. En la tabla solo quedarán las tareas que cumplen con el criterio del filtro, ocultándose
las demás (Tareas 3 a 5)

Quitar un filtro aplicado

En ambos casos, cuando se desea quitar un filtro aplicado, abrir el cuadro combinado
correspondiente (Resalta o Filtro) y del menú resultante escoger Borrar resaltado si el filtro es
resaltador o Borrar filtro si es de ocultamiento
Resalta Filtro
 Herramientas de análisis

RECORDAR.- Project 2013 suministra filtros predefinidos de Tareas -que el usuario sólo podrá aplicar a las
tablas en vistas de Tareas- y de Recursos -que sólo podrán aplicarse a las tablas en vistas de Recursos.
Cuando se aplique un filtro en un campo ya filtrado, Project 2013 aplicará el filtro nuevo en lugar del filtro
antiguo reemplazándolo.

Crear filtros personalizados

Es probable que los filtros predefinidos no devuelvan lo que el usuario desea obtener. En ese
caso, procede la personalización o la edición de un filtro predefinido para ajustarlo a la
necesidad del proyecto y del usuario. En Project 2013 se puede editar o crear filtros
personalizados de ocultamiento o de resaltado, siendo el procedimiento el mismo en ambos
casos. Para crear un filtro personalizado, efectuar lo siguiente:
1. En la ficha Vista, grupo Datos, abrir el cuadro combinado de Resalta o Filtro, y del
menú escoger Nuevo filtro de resaltado o Nuevo filtro, respectivamente
2. En ambos casos se abrirá la caja de diálogo Definición de filtro en <nombre del
proyecto>

Los elementos de esta caja de diálogo, a excepción de la Tabla de definición del Filtro, operan
de la misma forma que se vio anteriormente al crear nuevas tablas.
Para columnas de la tabla Definición de filtro, se deben tener en cuenta las consideraciones
que, a continuación, se indican:
Nombre de campo
Para construir la expresión lógica, permite escoger de una lista el nombre del campo cuyo
contenido se desea verificar haciendo clic en la flecha situada en el extremo derecho y
escogiendo el nombre. Project 2013 verificará el contenido de este campo para todas las
tareas o recursos de la vista actual. Si el contenido del campo cumple la prueba especificada -
criterio - la tarea o el recurso aparecerá mostrado o resaltado.
Criterio
Permite ingresar un criterio para establecer la expresión lógica mediante el uso de un
operador de comparación. En este campo se encuentra una lista que contiene los operadores
para definir la prueba lógica a efectuar. Project 2013 utilizará esta prueba para comparar el
valor o valores que se ingresen en el cuadro Valor(es) con la información del campo de cada
tarea o recurso. En caso que una prueba no sea válida para el campo seleccionado, aparecerá
un mensaje de error. Se puede elegir entre alguno de los siguientes criterios:
 Herramientas de análisis

Igual a
Mostrará o resaltará las tareas o recursos cuyo contenido de campo coincide exactamente con
el valor. Por ejemplo, si se filtra una Hoja de tareas para mostrar las tareas cuyo campo
Nombre del recurso sea igual a Asesor, Project 2013 mostrará solamente las tareas a las cuales
haya sido asignado exclusivamente el recurso con ese nombre exacto. Es decir, Project 2013
no mostrará las tareas a las cuales haya sido asignado Asesor(Contratado) ni aquellas tareas
asignadas a Asesor y otros varios recursos a la vez (Recordar que debe coincidir exactamente
con el campo que figura en Nombre de campo).
Diferente de
Mostrará o resaltará las tareas o recursos cuyos contenidos de campo no coinciden
exactamente con el valor.
Mayor que
Mostrará o resaltará tareas o recursos cuyos contenidos de campo son mayores que el valor.
Mayor o igual que
Mostrará o resaltará aquellas tareas o recursos cuyos contenidos de campo son mayores que
el valor o iguales al mismo.
Menor que
Mostrará o resaltará las tareas o recursos cuyos contenidos de campo son menores que el
valor.
Menor o igual que
Mostrará o resaltará las tareas o recursos cuyos contenidos de campo son menores que el
valor o iguales al mismo.
Está comprendido en
Mostrará o resaltará las tareas o recursos cuyo contenido de campo se encuentra dentro del
rango especificado por dos valores.
No está comprendido en
Mostrará o resaltará las tareas o recursos cuyo contenido de campo no se encuentra dentro
del rango especificado por los dos valores.
Contiene
Mostrará o resaltará las tareas o recursos cuyo contenido de campo contiene el valor, no
necesariamente en forma exacta. Por ejemplo, si se filtra los recursos cuyos campos Nombre
de recurso contienen Asesor, Project 2013 mostrará tanto Asesor(Contratado) como
Asesor(Estable) o simplemente Asesor.
No contiene
Mostrará o resaltará las tareas o recursos cuyos campos no contienen el valor.
Contiene exactamente
Mostrará o resaltará solo aquellas tareas o recursos cuyos contenidos de campo contienen una
tarea o recurso que coincide exactamente con el valor. Por ejemplo, si filtra una vista de tareas
para mostrar las tareas cuyos campos Nombre del recurso contienen exactamente Asesor A,
Project 2013 mostrará Asesor A pero no mostrará Asesor Alvarez. A diferencia de Igual a,
Contiene exactamente mostrará las tareas a las que hayan sido asignados Asesor A y, además,
otros recursos.
 Herramientas de análisis

Valores
Permite para ingresar los números, fechas o texto con los que deban ser comparados los
contenidos de Nombre de campo. Para esto, se puede escribir un valor o seleccionar un
campo en la lista que se encuentra al lado derecho del campo para comparar su contenido con
el contenido del campo especificado en la columna Nombre de campo. Los valores deben estar
adecuados con el tipo de campo con el que se estén comparando. Por ejemplo, si se ha
seleccionado Costo como Nombre de campo, no se podrá utilizar una fecha en el campo
Valor(es). Si en este campo se introducen valores inadecuados, aparecerá un mensaje
indicando el error cuando se intente cerrar el cuadro de diálogo.
Para indicar un rango para la prueba Está comprendido en o No está comprendido en, los
valores deben ir separados con el separador de listas. Por ejemplo, si se selecciona Está
comprendido en para la columna Criterio, y en el campo Nombre de campo Comienzo, se
podrá encontrar tareas que se ubiquen entre de dos fechas, escribiendo las fechas separadas
por el Separador de listas -asumiendo que el separador de listas es la coma- y sin dejar
espacios:
1/2/2013,28/2/2013
También es posible el uso de comodines como parte del valor si la prueba es Igual a o
Diferente de. El comodín signo de interrogación (?) y el comodín asterisco (*) pueden aparecer
en cualquier lugar del texto. Por ejemplo, todos los siguientes valores son válidos:
Adqui* C?na ???-401*
Si se desea filtrar utilizando un carácter reservado para ser utilizado como comodín, se debe
escribir un símbolo de intercalación (^) delante del carácter. Por ejemplo, para filtrar tareas
que incluyan un asterisco en un nombre, escribir ^*. De esta manera se evita que se
identifique al asterisco como si fuese un comodín.
Es posible, también, crear un filtro interactivo, escribiendo en la columna Valores un mensaje
encerrado entre comillas, seguido de un signo de interrogación (?). Al aplicar este tipo de filtro
aparecerá un cuadro de diálogo que presentará el mensaje escrito. Este cuadro de diálogo se
utiliza para introducir el valor o rango de valores que desee comparar con el campo
especificado en la columna Nombre del campo.
Para crear un filtro calculado, se debe seleccionar de la lista de valores un nombre de campo
entre corchetes [ ]. Al utilizar el filtro, Project 2013 comparará el valor del campo que se haya
especificado con el valor del campo definido en la columna Nombre del campo.
Y/O
Si el filtro contiene más de una fila de criterios, se debe escribir un operador por cada fila, a
partir de la segunda- o bien seleccionar uno en la lista en el mismo campo. Si no se incluye un
operador, Project 2013 utilizará el operador Y en forma predeterminada.

Ejemplos de filtros
Para el efecto de mostrar algunos ejemplos de filtros, se mostrará en una imagen solo lo que
va en la Tabla de definición del filtro.
A. Crear un filtro personalizado que muestre las tareas que tienen una Duración mayor
de 1 semana
 Herramientas de análisis

B. Crear un filtro personalizado que muestre las tareas cuya fecha de Comienzo esta
entre dos fechas, utilizando los operadores lógicos básicos para crear el Criterio. Por
ejemplo las tareas cuyo Comienzo está en el mes de agosto 2014:

C. Crear un filtro similar al anterior pero con los operadores que son un conjunto de
operadores básicos:

D. Crear un filtro personalizado que devuelva las tareas en las que trabaja un recurso que
contenga el nombre Comprador. En el caso que el valor proceda de una lista de
Valores, el campo mostrará la lista como aparece en la ilustración siguiente:

E. Crear un filtro personalizado que muestre las tareas en las que trabaja un recurso cuyo
nombre contiene Asesor y que comienzan en el mes de agosto de 2014
 Herramientas de análisis

Filtros interactivos personalizados

Un Filtro interactivo es un filtro que permite introducir los valores de filtro cada vez que se
aplica el mismo. En ambos casos, Resaltadores o de Ocultamiento, el procedimiento para
crearlos es el mismo funcionalmente. Por ejemplo, el filtro Utilizando recurso, muestra un
cuadro de diálogo en el que se debe introducir el nombre de un recurso. Al escogerlo e
ingresar el valor, Project 2013 mostrará todas las tareas que estén utilizando ese recurso. En la
columna Valores en vez de escribir un valor se escribirá un Parámetro (Un Parámetro es un
texto entrecomillado que al final lleva un signo?)

IMPORTANTE: Dentro de las comillas puede ir cualquier texto, incluyendo espacios. Fuera de las comillas
NO PUEDEN IR ESPACIOS

A. Se desea filtrar las tareas que comienzan antes de una fecha por escoger. Al cerrar la
caja de diálogo Definición de filtro, aparecerá una caja de diálogo con el texto del
Parámetro donde se deberá ingresar el valor

B. Crear un filtro personalizado interactivo que muestre las tareas cuya fecha de
Comienzo esté entre dos fechas, utilizando los operadores lógicos básicos para crear el
Criterio.
 Herramientas de análisis

C. Crear un filtro similar al anterior pero con los operadores que son un conjunto de
operadores básicos:

D. Crear un filtro personalizado interactivo que muestre las tareas cuyas fechas de
comienzo están dentro de un rango de fechas de fin a definir y un rango de duraciones
también a definir

RECORDAR.- En el campo Valores se debe escribir el mensaje entre comillas seguido de un signo de cierre de
interrogación. Si son varios los mensajes, deben ir separados mediante el Separador de listas definido en la
Configuración regional del Panel de Control de Windows sin dejar espacios y siempre al final de cada
parámetro entrecomillado debe ir el signo ?.

Crear filtros calculados

Un filtro calculado compara dos valores que son calculados por Project 2013. Es decir, compara
el valor del Nombre de campo con el valor del campo establecido en Valores utilizando uno de
los Criterios de filtrado. Por ejemplo, se desea saber que tareas se encuentran retrasadas con
respecto a la programación; es decir, las tareas cuyas fechas de Comienzo previsto están
delante de la fecha de Comienzo actual o cuyas fechas de Fin previsto están antes de las fechas
de Fin actuales. Los Valores deben ser escogidos de la lista de campos que aparece en esa
columna. En la Ilustración que sigue se muestra la tabla Definición de filtro para ese Filtro
calculado:
 Herramientas de análisis

Filtro con condiciones agrupadas

Los filtros se pueden hacer múltiples, de modo que las instrucciones queden agrupadas por
niveles. Por ejemplo, se desea filtrar las tareas que tienen retraso en la fecha de comienzo o fin
Y además su duración se encuentra dentro de un rango determinado. Para obtener un filtro
de este tipo, habría que ingresar estos datos y valores en la Tabla de definición del filtro de la
forma siguiente:

En este caso, primero se resolverá cada filtro (grupo) independientemente y los resultados
serán comparados por el operador Y (comparador de grupos).

Precedencia y Orden de aplicación

El operador de comparación Y tiene mayor precedencia que el operador O, dentro de los
grupos y también entre ellos.
Las evaluaciones ocurren en el orden siguiente: Primero es evaluado cada grupo por separado.
Dentro de un grupo, las condiciones Y son evaluadas antes que aquellas que contienen el
operador O. A continuación, cada juego de operadores Y (si es que hubiesen varios) es
aplicado a los resultados obtenidos anteriormente para cada grupo, seguido de los operadores
O.
Para crear un filtro de este tipo, simplemente hay que separar los grupos mediante el uso de
un operador de comparación (Y u O) dejando los campos Nombre de campo, Criterios y
Valores vacíos. Esto hará que en la tabla de definición del filtro aparezca una fila sombreada en
gris, sin datos en los campos indicados, como muestra la ilustración anterior.
El ejemplo que sigue ilustra, de manera más fácil, la forma en que Project 2013 hace posible
crear filtros de este tipo, para lo cual se muestra la siguiente tabla de Definición de filtro:
 Herramientas de análisis

La definición de filtro mostrada en la tabla de la Ilustración anterior, es equivalente a la

siguiente expresión lógica:
Te to =”W” O Te to =”X” Y Te to =”Y” O Te to =”Z”
IMPORTANTE.- Si al definir el filtro se incluyeran operadores innecesarios, estos serán
eliminados automáticamente cuando se presione al botón Aceptar en la caja de diálogo de
Definición del filtro.

AGRUPAR
La función para Agrupar permite organizar la información de tareas, recursos o asignaciones en
una vista determinada sin cambiar la estructura real del proyecto. Project 2013 proporciona
grupos predefinidos, aunque si ninguno de estos grupos responde a las necesidades del
usuario, puede especificar sus propios criterios para crear grupos personalizados.
A menudo es conveniente utilizar ciertas facilidades que proporciona Project 2013 para centrar
la atención en tareas específicas o que comparten algún elemento en común. Ya se vio
anteriormente las facilidades que ofrecen los filtros para ubicar tareas o recursos que cumplen
con un criterio de filtrado definido. También es de mucha utilidad alguna herramienta que
permita ubicar y agrupar tareas o recursos por algún elemento común, como podría ser la
Duración de las tareas o la Tasa estándar de los recursos. Para ello, el programa proporciona la
facilidad de agrupar tareas o recursos bajo una o más condiciones previamente definidas.

Aplicar al proyecto grupos predefinidos

Project 2013 cuenta con conjunto de elementos predefinidos para agrupar tareas o recursos,
que cubren los requerimientos más usuales para la administración de proyectos. Para utilizar
cualquiera de los agrupamientos predefinidos, se puede efectuar lo siguiente:
En la ficha Vista, grupo Datos, abrir el menú Agrupa por y escoger el comando de
agrupamiento a aplicar, por ejemplo, Duración
 Herramientas de análisis

Como resultado de aplicar este comando, las tareas se agruparán por valores iguales en el
campo Duración, tal como muestra, parcialmente, la ilustración siguiente:

Crear Grupos personalizados

Podría darse el caso que ninguno de los agrupamientos predefinidos satisfaga las necesidades
del usuario. En tal caso, existe la facilidad de personalizar el agrupamiento de acuerdo a los
requerimientos propios del usuario. Para agrupar tareas, seleccionar una vista de hoja, como la
vista Diagrama de Gantt, Hoja de tareas o Uso de tareas. Para agrupar recursos, seleccionar
una vista de hoja, como la vista Hoja de recursos o Uso de recursos. Para concretar la
personalización de un agrupamiento, en la ficha Vista, grupo Datos, abrir el menú Agrupa y
escoger el comando Nuevo grupo por… y se muestra la caja de diálogo Definición de grupo en
 Herramientas de análisis

<nombre del proyecto>

Por ejemplo, se hará buscará agrupar las tareas por Duración, pero en intervalos de 1 semana
(ya no cada duración como en el predefinido). Lo primero es definir el nombre del grupo, por
ejemplo, Duración en semanas y definir si estará visible en el menú activando la casilla de
verificación Mostrar en el menú.

A continuación en la Tabla de definición del grupo, indicar el campo por el que se agrupará,
como es Duración y establecer el Criterio de ordenar que se desea para el agrupamiento:
Ascendente (De menor a mayor) o Descendente (De mayor a menor)

Para que no se agrupe por cada valor de Duración, hacer clic en el botón Definir intervalos de
grupo. Esto dará origen a la caja de diálogo Definir intervalo de grupo. Acá se establecerá el
intervalo por el cual se deben agrupar los valores del campo seleccionado. Para el caso del
ejemplo, se agrupará, en Semanas. Abrir el cuadro combinado Agrupar en y de la lista escoger
Semanas
El resultado de las acciones será el siguiente en la caja de diálogo Definición de grupo en
<nombre del proyecto>
 Herramientas de análisis

La definición del intervalo de grupo, en este caso para el campo Duración, permite que se
establezca el rango por el cual los datos serán agrupados. En el ejemplo se ha escogido que el
intervalo de agrupamiento sea semanal. Comenzar el especifica el valor inicial para los
encabezados de agrupación correspondientes a este campo (por ejemplo, Comenzar el 2,
comenzaría a agrupar a partir de las duraciones de 2 semanas) , y el Intervalo de grupo define
el intervalo de paso para los encabezados de agrupación correspondientes a este campo –por
ejemplo, en este caso, cada 1 semana. La aplicación de este Agrupamiento dará un resultado
similar al que se muestra a continuación:
 Herramientas de análisis

Es decir, los datos se han agrupado por los valores de Duración en períodos o intervalos de una
Semana en orden ascendente (de menor a mayor).
El algún caso podría ser necesaria una sub agrupación, por ejemplo, por Comienzo en
intervalos de una Semana en orden Descendente. Para tal efecto habría que definir el
agrupamiento por Duración de forma similar al indicado antes y en la caja de Definición del
grupo, en Luego por, establecer el campo Comienzo en orden Descendente (De más reciente a
más antiguo)

El resultado será que las tareas se agruparán por Duración en intervalos de una semana y
subagruparán por fecha de Comienzo, también en intervalos de una semana, como muestra la
ilustración que sigue:
 Herramientas de análisis

VISTAS

La Base de datos de Project 2013 puede almacenar una enorme cantidad de información,
obviamente más de la que se puede visualizar de una sola vez. De ahí que será necesario
utilizar diferentes Vistas para presentar subconjuntos de información del proyecto en
formatos que facilitan su interpretación y comprensión. Siempre que se trabaja con Project
2013, se está utilizando una vista. En la mayoría de las vistas, es posible ver, ingresar y
modificar información, datos o valores. De manera predeterminada, y la mayoría de las veces,
se utiliza la vista Diagrama de Gantt, que presenta la información más importante acerca de
las tareas en una hoja de datos o tabla editable y en un gráfico de barras, ambos muy fáciles de
visualizar e interpretar.
Una Vista es la combinación de una o más presentaciones (Diagrama de Gantt, Hoja de
recursos, etc.) y, en algunos casos, una tabla, un grupo y un filtro.
Utilizando adecuadamente las distintas Vistas, es posible introducir, organizar y examinar la
misma información de diversas maneras. Existen tres tipos de vistas:
 Las Hojas de datos o Tablas que representan la información en filas y columnas, y ya han
sido explicadas en este Capítulo.
 Los Diagramas o gráficos representan la información gráficamente. El Diagrama de Gantt,
el Diagrama de red, el Gráfico de recursos y el Calendario son diagramas o gráficos.
 Los Formularios representan información en un formato similar a los cuadros de diálogo.
Los formularios sólo muestran la información acerca de una tarea o un recurso individual.
Es decir, en un formulario no se pueden visualizar, por ejemplo, varias tareas o recursos a
la vez y, básicamente, están diseñados para facilitar el ingreso de información.
Para seleccionar una vista se puede seguir una de las acciones siguientes:

1. En la ficha Tarea, grupo Ver, abrir el menú del botón

Diagrama de Gantt y aparecerá una lista de las vista
predefinidas más usuales. Sin embargo, si la vista
deseada no estuviera en la lista, hacer clic en el
comando Más vistas…
 Herramientas de análisis

2. En la ficha Recurso, grupo Ver, abrir el menú del

botón Organizador de equipo y aparecerá una lista
de las vista predefinidas más usuales, al igual que en
la ficha Tarea, y si la vista deseada no estuviera en la
lista, hacer clic en el comando Más vistas…

3. En la ficha Vista hay dos grupos que muestran las vistas de cada una de las tablas de la
base de datos: Vistas de tareas y Vistas de recursos

Si en cualquiera de los tres casos anteriores se optara por Mas vistas… aparecerá la caja de
diálogo del mismo nombre en la que se encuentran todas las vistas predefinidas de Project
2013.
 Herramientas de análisis

Crear una Vista personalizada

Existen dos tipos de vistas dependiendo de la
forma en que presenten la información. Las
Vistas únicas, que lo hacen en una ventana
completa ya que incluyen sólo una sola
pantalla, y las Vistas combinadas que
proporcionan una pantalla dividida debido a
que contienen dos elementos. Igual que en los
casos de las Tablas y Filtros personalizados,
también es posible crear diversas Vistas personalizadas con el fin de mostrar o comunicar
mejor la información que puede ofrecer Project 2013. Para crear una nueva vista abrir la
ventana Más vistas de la misma forma que se vio anteriormente y luego presionar el botón
Nueva…. Esto dará lugar a la aparición de la caja de diálogo Definir nueva vista como se
muestra a la izquierda.
Si se escoge la opción Vista única, se dará origen a la caja de diálogo Definición de una vista en
<nombre del proyecto> en la que se podrán definir elementos de la vista. Los elementos que
aparecen en esta caja de diálogo tienen las siguientes utilidades:

Nombre Permite escribir el nombre que identificará a la vista. Utiliza los mismos
criterios que para definir el nombre de las Tablas, Filtros o Grupos.
Pantalla Se utiliza para mostrar que tipo de pantalla abrirá la vista para lo que hay que
escoger de la lista de opciones la pantalla adecuada para esta nueva Vista.
Tabla Permite seleccionar la tabla que se desea aplicar al elemento de la
presentación escogido en la lista de Pantalla. Esta opción está disponible sólo
para el Diagrama de Gantt, las Hojas y la vista Uso de recursos. En el cuadro
combinado aparecerán las tablas predefinidas, así como las personalizadas
que el usuario haya creado y que puedan ser aplicadas a la Pantalla
Filtro Se usa para escoger el filtro que se desea aplicar. Esta opción no está
disponible en el Diagrama de red. En el cuadro combinado aparecerán los
filtros predefinidos, así como los creados por el usuario
Grupo Permite indicar el tipo de agrupamiento que deberá llevar la vista cuando se
aplique. En el cuadro combinado aparecerán los grupos predefinidos, así
como los creados por el usuario
Resaltar filtro Se debe activar esta casilla de verificación para que el filtro seleccionado
actúe como un filtro para resaltar.
Visible en el menú Activar esta casilla de verificación para mostrar el nombre de la Vista en las
fichas y grupos en los que se pueda acceder a una Vista.

A modo de ejemplo, en la ilustración siguiente se muestra la definición de una Vista

personalizada que se denomina Información Gerencia, que tiene la Tabla, Grupo y Filtro
personalizados, para que se muestren en la Pantalla Diagrama de Gantt y el resultado de su
aplicación:
 Herramientas de análisis

Una Vista combinada es una presentación que contiene dos vistas. En la parte superior de la
pantalla aparece la Vista principal y en la inferior el Panel Detalles. La Vista principal controla
la información que presenta el Panel Detalles. En otras palabras la sección inferior (Panel
Detalles) muestra información detallada acerca de las tareas o los recursos seleccionados por
el usuario en la sección superior (Vista principal). Por ejemplo, se puede tener un Diagrama de
Gantt como Vista principal y un Formulario de tareas en el Panel Detalles. Cuando se
seleccione una tarea en el Diagrama de Gantt, el Formulario de tareas mostrará información
detallada acerca de esa tarea.
Si se escoge Vista combinada en Definir nueva vista, aparecerá la caja de diálogo Definición de
u a vista e <nombre de archivo> , tal como se muestra:

Como resultado de esta Vista combinada se obtendrá una pantalla dividida en dos secciones,
de tal manera que:
1. Al seleccionar una tarea en la parte superior (Vista principal), en la inferior (Panel de
detalles) se muestra un Formulario el que aparecerán los recursos y las tareas en las que está
asignado.
 Herramientas de análisis

2. Si hay varios recursos en la tarea, haciendo clic sobre el botón Siguiente o Anterior se irán
presentando todos los recursos asignados a esa tarea y se mostrarán las tareas en las que cada
recurso está asignado, así como los datos del recurso que se definieron en la Hoja de recursos,
tal como muestra la ilustración a continuación:
Seguimiento del proyecto

Al finalizar el Capítulo el alumno:

 Conocerá los conceptos y como efectuar el seguimiento de un proyecto en curso

o ejecución
 Conocerá como Crear Planes provisionales para ir cerrando el proyecto

Temas:

 Establecer la Línea de base del proyecto

 Información que se guarda en una Línea de Base
 Seguimiento del proyecto
 Actualizar según programación
 Actualizar las tareas que lo requieran
 Reprogramar los trabajos
 Uso de la Fecha de estado
 Líneas de progreso
 Crear Planes provisionales
 Seguimiento del proyecto

INTRODUCCION
Una vez terminado el planeamiento y programación del proyecto, y analizado este con las
herramientas adecuadas, predefinidas o creadas por el usuario, se espera que el proyecto se
inicie. Es en ese momento que se inicia la fase del Seguimiento o Control de la ejecución.
El proceso del Seguimiento, tiene los pasos siguientes:
A. Establecer la Línea de base. Para efectos del Seguimiento se necesita conocer algún
elemento de referencia contra el que se compararán los valores actuales. En otras palabras, la
Línea de base está constituida por los valores que se estima deban ocurrir durante la
ejecución. En principio, esto solo se debe hacer una sola vez antes del inicio del proyecto; sin
embargo como se verá después, se pueden establecer hasta 10 Líneas de base
1. Actualizar según programación: Simplemente esto consiste en preguntar a Project 2013
¿Cómo debe estar el proyecto a la Fecha de estado? La contestación será la forma en que
debería estar el proyecto, es decir, que tareas ya deberían haber terminado, cuales están
en proceso y las que no deberían haberse iniciado aun.
2. Actualizar las tareas que lo requieran: De la respuesta a la pregunta anterior, se compara
como debe estar el proyecto contra los valores actuales. Es decir, como debería estar y
como está.
3. Reprogramar los trabajos que lo requieran: Si, por ejemplo, una tarea se ha retrasado, se
deberá reprogramar los trabajos para que estos puedan realizarse en fechas adecuadas.

ESTABLECER LA LINEA DE BASE DEL PROYECTO

Una línea de base es un conjunto de estimaciones clave del proyecto original. Este conjunto
consta de los valores originales de tareas, recursos, asignaciones y costos que se especifican en
el plan del proyecto. Una vez que ha finalizado la fase de programación y el proyecto se
encuentra listo para su ejecución, se debe establecer su Línea de base. Una línea de base es
fundamental para llevar a cabo un adecuado seguimiento del progreso del proyecto ya que las
estimaciones originales que contiene son puntos de referencia permanentes con los que se
debe comparar la información actualizada de tareas, recursos, asignaciones y costos (incluida
la información real registrada) que introduce en el plan del proyecto a medida que éste
progresa. Ejemplos de información real son duraciones de tarea reales, costos de los recursos
de fase temporal y trabajo completado en la asignación.
Todo proyecto constituye una experiencia de la que siempre se aprende. Para aprovechar al
máximo la experiencia, se puede crear un plan previsto que representa lo que se espera del
proyecto. Después, cuando se hace el seguimiento el progreso, se utiliza esta línea de base
para comparar el plan original (plan previsto) con el curso real del proyecto. Se podrá
determinar qué tareas comenzaron antes o después de lo planeado, las que rebasaron el
presupuesto original, las que llevaron más tiempo del planeado, etc. Esta información se
puede utilizar para evitar problemas en similares proyectos futuros y para realizar mejores
estimaciones de tiempo y presupuesto.
 Seguimiento del proyecto

Para establecer la Línea de base, en la ficha

Proyecto, grupo Programación, hacer clic en el
botón Establecer línea de base y del menú
resultante activar el comando del mismo nombre

Esta acción dará lugar a la caja de diálogo

Establecer línea base que tiene el aspecto que se
muestra a la derecha.
La línea de base se puede guardar para Proyecto
completo o para las Tareas seleccionadas. Por
ejemplo, si luego de haber finalizado la
programación de un proyecto aparece la necesidad
de agregarle una nueva tarea, antes de iniciar la
ejecución habrá que guardar la línea de base para
esa tarea. La información del plan previsto (Línea
de base) se almacena en los campos Comienzo
previsto, Fin previsto, Trabajo previsto, Duración
prevista y Costo previsto, y sirve, como ya se dijo,
para contrastar con los datos reales durante la
etapa de seguimiento. Una Línea de base guardada,
se puede borrar para reflejar cambios en la
programación que ocurran antes del inicio de los
trabajos en sí.

Una Línea de base guardada, se puede borrar para reflejar cambios en la programación que
ocurran antes del inicio de los trabajos en sí. Para borrar una Línea de base, en la ficha
Proyecto, grupo Programación, hace clic en Establecer línea de base y en el menú escoger el
comando Borrar línea base. Se puede borrar la línea de base del Proyecto completo o de las
Tareas seleccionadas, tal como se ve en la Ilustración siguiente:

Notar que Project 2013 muestra la fecha en que fue guardada la línea de base, en este caso, la
primera vez.
SUGERENCIA.- Una vez comenzado el proyecto no es recomendable borrar la Línea de base. Si fuese necesario, se
pueden guardar hasta 10 Líneas de base adicionales.
 Seguimiento del proyecto

INFORMACIÓN QUE SE GUARDA EN UNA LÍNEA DE BASE

Información de tareas:
 Fechas de comienzo y fin
 Duraciones
 Trabajo
 Costos
 Tareas divididas
 Trabajo de fase temporal
 Costos de fase temporal
Información de recursos:
 Trabajo
 Costos
 Trabajo de fase temporal
 Costos de fase temporal
Información de asignaciones:
 Fechas de comienzo y fin
 Trabajo
 Costos
 Trabajo de fase temporal
 Costos de fase temporal

¿Cuándo no debe crearse una línea de base?

Lo ideal es crear la Línea de base después terminar de elaborar y perfeccionar el proceso de
Planeamiento y Programación del proyecto. Dado que la línea de base proporciona los puntos
de referencia con los que se puede comparar el progreso del proyecto real, debe incluir las
mejores estimaciones de Duración de las tareas, de las fechas de Comienzo y Fin, de los Costos
y de otras variables del proyecto que se deban controlar.
Si la información de la línea de base difiere de los datos actuales, significará que el plan original
no es preciso. Normalmente, esta diferencia se produce si ha cambiado el ámbito o la
naturaleza del proyecto o si se han cometido errores en la determinación de las variables
principales del proyecto. Si los participantes del proyecto están de acuerdo en que la
diferencia lo justifica, entonces en cualquier momento durante la ejecución se podrá modificar
o adaptar la línea de base.
Puede resultar especialmente útil guardar varias líneas de base (hasta 11) en el caso de
proyectos largos o de proyectos en los que las tareas programadas o los costos han variado
mucho y los datos de la línea de base inicial ya no son válidos. Es decir, cuando los valores
iniciales se modifican de tal forma que es necesario reflejar de manera mas cercana lo que
resta de un proyecto largo cuyas tareas, recursos y asignaciones pueden haberse alterado
demasiado por efecto de retrasos en la parte inicial de la programación.
Aunque la creación de una línea de base sirve para que el proyecto sea lo más útil posible al
permitir comparar la información actual con la información de la línea de base, en
determinadas ocasiones la línea de base no resulta muy útil. Por ejemplo, puede que por
razones de tamaño del proyecto (un proyecto sumamente corto) no haya motivo o tiempo
para comparar el plan real con el plan previsto. Es decir, que la duración del proyecto puede
ser tan corta que no justifica gastar tiempo en realizar un seguimiento de las tareas. Otro caso
 Seguimiento del proyecto

sería aquel en el cual el proyecto puede tener un número de tareas tan reducido que se puede
controlar su progreso mentalmente.
SEGUIMIENTO DEL PROYECTO

El seguimiento del proyecto significa actualizar la información real a una fecha definida y
analizar periódicamente el proyecto mientras se encuentra en proceso de ejecución. Al
finalizar la etapa de Planeamiento y Programación, y antes que el proyecto se inicie, se definió
una Línea de base, que es una copia de la programación original y que, en principio, no debe
cambiar. Durante la ejecución del proyecto, se compara la programación actual con la prevista
(línea de base). Por lo tanto, se puede decir que el seguimiento se inicia cuando se guarda la
Línea de base. Este coma do, como se e presó, co gela” los datos ue co stituye los valores
previstos durante la fase de Planeamiento y Programación contra los cuales se contrastará la
información de los valores actuales que realmente pueden haber cambiado durante la
ejecución. Por tanto, crear la Programación es sólo el primer paso para una administración
exitosa del proyecto; un correcto seguimiento, constituye la mejor forma de asegurar la
culminación satisfactoria del proyecto, dentro, o lo más cerca posible, de los parámetros de
programación definidos en la primera fase. Realizar un seguimiento del progreso ofrece varias
ventajas, pues permite:

 Identificar y resolver los problemas antes que se produzcan o, en el peor de los casos,
cuando recién se producen y aún es posible rectificar sin que generen males mayores.
 Generar informes de estado para la administración y los participantes en el proyecto.
 Conservar datos históricos que ayuden a planificar similares proyectos futuros de una
forma más precisa.
Actualizar el proyecto es un proceso constante de modificación de la programación cambiante
e ingreso de la información actual. Bajo la premisa que modificaciones en las tareas previas
afectarán las fechas de inicio y fin de tareas futuras, Project 2013 incorpora esta información y
recalcula la programación para las tareas futuras. La programación cambia pero no la Línea de
base que permanece sin afectarse.

SUGERENCIA.- Durante la fase de Seguimiento, se deberá prestar especial atención a las tareas críticas, puesto que
cualquier cambio en éstas afectará la fecha de fin del proyecto.

Información que es recomendable actualizar

Después de crear una programación y establecer un plan previsto (Línea de base), se podrá
actualizar la programación tan frecuentemente como se desee para seguir el progreso y
evaluar el estado de cada tarea, con la finalidad de mantener correctamente la información
pertinente de la programación. Se puede seguir la información incluida en el plan previsto, en
forma mínima o en detalle.
Un Seguimiento mínimo se debe llevar a cabo si sólo se desea controlar las fechas de reales de
comienzo o fin de cada tarea, comparando estas fechas con las fechas previstas de comienzo o
fin. Este seguimiento, básicamente, se utiliza cuando no se han asignado recursos a las tareas o
el proyecto es tan pequeño que no justifica mayor esfuerzo de seguimiento.
El Seguimiento detallado se lleva a cabo cuando es preciso seguir la programación con cierto
grado de detalle, controlando algunas o todas las siguientes variables del proyecto:
 Fechas de comienzo y de fin de las tareas
 % completado o % físico completado de cada tarea
 Seguimiento del proyecto

 Duración real y Duración restante de las tareas

 Costo del proyecto, de las tareas individuales y de los recursos
 Horas de trabajo en que se ha completado cada tarea
Los resultados de la información del seguimiento detallado se pueden usar para seguir el
progreso de las tareas, controlar los costos y planificar el personal del proyecto, así como para
planificar futuros proyectos más eficazmente.

Formulación matemática del Seguimiento detallado

Como se vio antes, en un seguimiento detallado se tomarán en cuenta ciertas variables del
proyecto, siendo estas, básicamente, las siguientes:
 Duración
 Comienzo
 Fin
 Trabajo
 Costo
Sin embargo, como también se vio, un seguimiento detallado no es conveniente hacerlo
utilizando las fechas de Comienzo o Fin. Tampoco es conveniente utilizar el Costo como
referencia para el seguimiento, debido a que los Costos reales son calculados por Project 2013.
Por tanto, para efectos del Seguimiento detallado, lo conveniente es utilizar la Duración o el
Trabajo. La fórmula genérica para hacer un seguimiento es la siguiente:
� =� +�
�
%=
�

En el caso que sea la Duración, esta fórmula será:

� ó =� ó � +� ó
DEFINICIONES
Duración real: Es el tiempo laboral real y efectivamente utilizado en la tarea hasta la Fecha de
estado
Duración restante: Es el tiempo laboral que se estima falta para completar la tarea
Duración: Es el tiempo laboral total que demandará actualmente la tarea para ser completada
De esta fórmula se deduce otra:
� ó
% =
� ó
Si el parámetro utilizado es el Trabajo la fórmula será:
� =� +�
DEFINICIONES
Trabajo real: Es la cantidad de trabajo real y efectivamente utilizado en la tarea hasta la Fecha
de estado
Trabajo restante: Es la cantidad de trabajo que se estima falta para completar la tarea
Trabajo: Es la cantidad total de horas de trabajo que demandará actualmente la tarea para ser
completada

De la misma forma de ahí se educe otra fórmula:

 Seguimiento del proyecto

�
% =
�
A modo de ejemplo, se tiene una tarea en la que se ha trabajado realmente 5 días (Duración
real) pero aún restan 5 (Duración restante) para completarla.
� ó = í + í = í
í
% = = %
í
Si se hace con respecto al trabajo, se podría decir que en la tarea se ha trabajado
efectivamente 40 horas (Trabajo real) y aún restan 40 horas para terminarla.
� =4 ℎ +4 ℎ =8 ℎ
4 ℎ
%� = = %
8 ℎ

ATUALIZAR SEGÚN PROGRAMACION

Cuando el proyecto se ha iniciado y se requiere efectuar un seguimiento de las tareas, un buen

punto de partida para efectuar la comparación de los valores actuales contra los previstos
consiste en Actualizar según programación. Project 2013 asumirá que las fechas reales de
Comienzo y Fin de las tareas, así como sus Duraciones y Asignaciones no han variado con
referencia a lo previsto. Es decir, es la condición ideal del proyecto, en la que todo se
desarrolla exactamente como se previó. El análisis básico que hace Project 2013 para
determinar el estado de las tareas, es el siguiente:

1. Las tareas cuya fecha de Fin se encuentra en el tiempo a la izquierda de la Fecha de

estado, han debido terminar
2. Las tareas cuya fecha de Comienzo está en el tiempo a la izquierda de la fecha de
estado y la fecha de Fin a la derecha, están en proceso. El % completado lo calcula con
la fórmula indicada anteriormente.
3. Las tareas cuya fecha de Comienzo se encuentra a la derecha, en el tiempo, de la
Fecha de estado, no deben haber empezado.

Para actualizar el proyecto según la programación, es preferible estar en una vista de Tabla,
como la tabla Entrada. Estando el proyecto en el método de programación automática, en la
ficha Proyecto, grupo Estado, efectuar lo siguiente:
 Seguimiento del proyecto

1. Definir la Fecha de estado (opcional). Si no se define la Fecha de estado Project 2013

asumirá como está a la fecha del día de hoy. En la ficha Proyecto, grupo Estado se
encuentra el Comando Fecha de estado. Si se encuentra en NOD Project 2013 utilizará
la fecha de hoy. Para cambiar la Fecha de estado a otra que no se al día de hoy, hacer
clic en NOD y se abrirá la caja de diálogo Fecha de Estado, donde se podrá definir la
fecha

2. Hacer clic en el comando Actualizar proyecto

3. Esto dará lugar a la caja de diálogo Actualizar proyecto en la que se debe escoger entre
actualizar el trabajo completado a la Fecha de Estado (u otra fecha a escoger en el
cuadro combinado de la derecha) Por Porcentaje completado o Solo al 0% y 100%. En
el caso del ejemplo, actualizará todo el proyecto, ya que no se hizo una selección
previa de las tareas que se desearía actualizar.

4. Project 2013 realizará los cálculos de acuerdo a lo expresado y en el Diagrama de

barras mostrará una barra oscura en el centro de la barra de cada tarea (Esta barra se
denomina Barra de progreso).

5. En la columna Indicadores aparecerá el símbolo  en cada tarea que debería estar

terminada.
 Seguimiento del proyecto

Este es el estado actual de cómo debería estar el proyecto.

RECORDAR: Este proceso es dinámico. Es decir, los valores actuales irán cambiando a lo largo
del tiempo, si las tareas no se llevan a cabo de acuerdo al Plan previsto
IMPORTANTE: Para Actualizar según programación, también en la ficha Tarea, grupo
Programación, abrir el comando de mismo nombre y activar el Comando respectivo. Para usar
esta acción las tareas deben haber sido seleccionadas previamente

ACTUALIZAR LAS TAREAS QUE LO REQUIERAN

En el paso anterior se determinó como debería encontrarse el proyecto a la Fecha de Estado.

Corresponde ahora, considerar si las tareas se encuentran en la situación que deberían estar.
Es decir, si las tareas están terminadas o no comenzadas, y también si se encuentran en
proceso.
En la ficha Tarea, grupo Programación, abrir el menú de Actualizar según programación y
escoger el comando Actualizar tareas

La caja de diálogo Actualizar tareas, mostrará el estado actual en que debería estar la tarea. Si
no estuviera en ese estado, entonces hay que ingresar los valores correctos en donde sea
necesario. Por ejemplo, la tarea Confección de bases debería estar completada y así se muestra
en la caja de diálogo
 Seguimiento del proyecto

Una tarea puede no haber sido completada, básica y genéricamente por dos motivos:

 Indisponibilidad temporal de un recurso: El trabajo se detuvo por algún motivo, como

por ejemplo, la enfermedad de un recurso humano, una falla mecánica en un recurso
de equipamiento o la llegada tardía de recursos materiales. Es decir que la cantidad de
trabajo estuvo bien prevista, pero se retrasó la fecha de fin ya que la tarea no tuvo
continuidad.
 Mala programación: La cantidad de trabajo necesario para efectuar la tarea estuvo
mal prevista, ya sea porque aparecieron trabajos adicionales, porque los recursos no
tuvieron el rendimiento laboral esperado o porque simplemente se estimó mal la
Duración de la tarea.

En el primer caso, el recurso contesta que ha trabajado 12 días pero que por enfermedad tuvo
que dejar el trabajo y aún le faltan 2 días. Es decir, la tarea estuvo bien programada pero por
indisponibilidad temporal del recurso no se completó en la fecha prevista. La duración no
habrá variado, sino la fecha de Fin de la tarea.

En el segundo caso la Duración de la tarea variará. Por ejemplo en la tarea Confección de

bases, se pregunta al encargado si completó la tarea y este contesta que no que ya trabajó los
17 días pero aún le faltan 2. En este caso, se podría presumir que hubo una determinación
incorrecta de la Duración de la tarea y la Duración actual variará al ser actualizada.

En el caso del ejemplo se asumirá que la tarea no se completó por indisponibilidad del recurso
en la tarea. La actualización se ingresará de la manera siguiente:
 Seguimiento del proyecto

El resultado será que la tarea que debió estar terminada no lo está. Ahora si se vuelve a la caja
de diálogo Actualizar tarea se verá la actual situación de esa tarea

Es decir, que el % completado de la tarea no es el 100% sino el 86%, ya que la Duración real es
de 12 días y la Duración restante de 2 días, lo que hace que la Duración actual sea de 14 días y,
por tanto el % completado 12/14 o sea 86%.

REPROGRAMAR LOS TRABAJOS

Si las tareas se han actualizado, obviamente los trabajos pendientes, en caso de retraso,
deberán ser actualizadas. El Diagrama de barras mostrará la situación de tal forma que la tarea
tiene un trabajo ya realizado y otro por realizar, mostrando esto así:

Observar que entre ambas tareas existe un vínculo de Fin a Comienzo y Ese vínculo se debe
respetar 8es decir, la tarea sucesora no debería haber comenzado pues su predecesora no
terminó aun. Asumiendo que la Fecha de Estado es la fecha de hoy, obviamente el trabajo
pendiente no se podrá efectuar en un tiempo que ya pasó. Por eso, se deben reprogramar los
trabajos para que el trabajo pendiente se realice en un tiempo lógico y factible. Es decir, luego
de la Fecha de estado. Para ello, seleccionar la tarea cuyo trabajo será reprogramado y en la
ficha Proyecto, grupo Programación, hacer clic en el botón Actualizar proyecto.
 Seguimiento del proyecto

En esta caja de diálogo, activar el botón de opción Reprogramar trabajo restante para que
empiece después de: y en el cuadro combinado elegir la fecha en la que deberá empezar a
efectuarse el trabajo restante (Si no se define una fecha, Project 2013 determinará que los
trabajos restantes se empiecen en el primer día útil siguiente a la fecha de estado). Como
resultado los trabajos se reprogramarán como se indica en la ilustración siguiente:

Observar en la ilustración, que la Tarea 7 (Venta de Bases), al tener fu fecha de comienzo a la

izquierda de la Fecha de estado y la fecha de fin a la derecha, se da como si estuviera en
proceso. Sin embargo, se debe tener en cuenta que esa tarea no debería haber empezado,
pues tiene un vínculo que debe respetarse. Esto quiere decir, que la reprogramación
indirectamente afectará la fecha de comienzo de otras tareas, respetando la forma en que han
sido programadas. En el caso del ejemplo, la tarea 7 no debería haber comenzado para
respetar el vínculo con la tarea 6. Para esto hay que hacer que la tarea 7 registre que aún no
ha comenzado y que comenzara recién cuando terminen los trabajos reprogramados en la
tarea 6. Para esto, seleccionar la tarea que no debería haber comenzado y en la ficha Tarea,
grupo Programación, hacer clic en el comando 0% completado. En la ilustración siguiente se
muestra el Diagrama de barras antes y después de esta reprogramación de la tarea 7 para que
respete el vínculo con la tarea 6:

USO DE LA FECHA DE ESTADO

La Fecha de estado es un valor que se define para que Project 2013 efectúe ciertos cálculos
relacionados con el seguimiento del proyecto, tomando como referencia esa fecha. Se puede
utilizar para lo siguiente:

 Cálculo de Valor acumulado. El valor acumulado es la medida del costo del trabajo
realizado hasta la fecha de estado o la fecha actual, y su influencia sobre los Costos del
Proyecto. El valor acumulado utiliza las estimaciones originales de Costo y el Trabajo real
hasta el momento presente para mostrar si los Costos reales incurridos están dentro del
 Seguimiento del proyecto

presupuesto. Es decir, el valor acumulado indica la cantidad del presupuesto que debería
haberse gastado, teniendo en cuenta la cantidad de Trabajo realizado hasta el momento y
el Costo previsto para la tarea, la asignación o el recurso. El valor acumulado también se
conoce como Costo Presupuestado del Trabajo Realizado (CPTR).

 Distribución del % completado. Cuando se desea calcular el % de avance del trabajo (%

completado), la fecha de estado permite distribuir este valor, desde el inicio de la tarea, a
lo largo del tiempo hasta que ocurre la Fecha de estado definida.

 Uso de las Líneas de progreso. Las líneas de progreso, que se verán a continuación,
permiten visualizar e imprimir líneas en el Diagrama Gantt que marcan el progreso –
avance- de las tareas o el estado del avance con respecto a esas líneas.

Para definir la Fecha de estado, se puede utilizar la caja de diálogo Información del proyecto
´<nombre del [Link]>´ que se vio antes, en Ingreso de la información básica del
proyecto, es decir, activando la opción Información del proyecto en la ficha Proyecto grupo
Propiedades, comando Información del proyecto.

También la Fecha de estado puede definirse en la ficha Proyecto, grupo Estado, comando
Fecha de estado, como se vio en este mismo Capítulo. Al hacer clic en la fecha se abrirá la caja
de diálogo que permitirá cambiar la fecha.
 Seguimiento del proyecto

IMPORTANTE.- Si el valor ingresado en el cuadro Fecha de estado de Información del proyecto es NOD,
Project 2013 asume la Fecha de hoy como Fecha de estado

LÍNEAS DE PROGRESO

Para crear una representación visual del progreso del proyecto, es posible mostrar líneas de
progreso en el Diagrama de Gantt. Para una fecha determinada, Project 2013 dibuja una línea
de progreso que conecta las tareas en curso, es decir tareas que tienen un % completado, y
crea un gráfico en el Diagrama de Gantt con picos -o extremos- dirigidos hacia la izquierda para
indicar el nivel de trabajo programado y picos dirigidos hacia la derecha para indicar el trabajo
que va por delante de la programación. La distancia horizontal entre el pico y la línea vertical
representa el grado de adelanto o retraso de la tarea con respecto a la programación en la
fecha de progreso.

Se pueden mostrar múltiples líneas de progreso para las diferentes fechas del proyecto y
cambiar su aspecto. Asimismo, es posible mostrar líneas de progreso relativas al plan real o a
una línea base guardada del mismo. Para mostrar las Líneas de progreso, hacer clic con el
botón derecho en el área del Diagrama de barras, lo cual hará que aparezca un Menú
contextual que tiene el comando Líneas de progreso.
 Seguimiento del proyecto

Este comando dará lugar a la caja de diálogo Líneas de progreso, similar a la que se muestra a
continuación

Los elementos de esta caja de diálogo permiten definir, en su ficha Fechas e intervalos, lo
siguiente:

Marco Mostrar siempre la Si está activada, permite definir en qué fechas se mostrará la línea
línea de progreso actual de progreso en el Diagrama Gantt, dependiendo de si se escoge la
opción En la fecha de estado del proyecto o En la fecha actual

Marco Mostrar líneas de Este marco opera en forma similar a la configuración de las tareas
progreso a intervalos repetitivas que se vieron en el Capítulo 3, siendo la única diferencia
repetitivos que no se pueden configurar líneas de progreso para que se repitan
anualmente. Las opciones que se escojan determinaran la cantidad
y ubicación en el tiempo de las líneas de progreso.

Marco Mostrar las líneas Si está activada, permite establecer otras fechas diferentes a las
de progreso seleccionadas anteriores. Es decir, que no sean la fecha actual ni de estado y que
no constituyan fechas repetitivas. Para definir fechas en las que se
mostrarán las líneas de progreso, en cada línea de la tabla de
Fechas de la línea de progreso se debe ingresar una fecha o abrir la
lista para escoger del calendario la fecha en que se desea aparezca
la línea de progreso en el Diagrama Gantt.

En cualquiera de los casos anteriores, las líneas de progreso se pueden contrastar contra el
Plan previsto -planeamiento de línea de base- o el Plan real -que es ingresado-, según se
escoja en el Marco Mostrar líneas de progreso en relación al.
 Seguimiento del proyecto

CREAR PLANES PROVISIONALES

Un Plan provisional es un juego de fechas de comienzo y fin de tareas y, algunas veces,

información de recursos y costos, que se puede guardar durante ciertas fases del proyecto. Es
posible comparar un Plan provisional con el Plan previsto para controlar el progreso del
proyecto. Se pueden guardar hasta diez planes provisionales. Para crear un Plan provisional, en
la ficha Proyecto, grupo Programación, abrir el menú del botón Establecer Línea base y
escoger comando del mismo nombre.

Establecer plan Activar este botón de opción para crear un plan provisional del proyecto.
provisional Project 2013 copiará los campos de Comienzo y de Fin seleccionados en el
cuadro Copiar: en los campos de Comienzo y de Fin seleccionados en el
cuadro En:. De esta manera se creará un plan provisional. Se puede
utilizar Establecer plan provisional para copiar todas las fechas de
comienzo y de fin programadas en Comienzo1/Fin1 y sucesivamente hasta
10 planes. Mostrando los campos Comienzo# y Fin#, en una presentación
tipo tabla, se podrá ver las fechas de comienzo y de fin que tenían las
tareas el día en que se guardó el plan provisional.

Copiar: Seleccionar los campos que se han de utilizar para crear el plan
provisional. Por ejemplo, si se desea crear un plan provisional utilizando el
plan previsto, seleccionar Comienzo/Fin programados.

En: Seleccionar los campos que se utilizarán para guardar el plan provisional.
Los planes previstos se guardan en los campos Comienzo previsto y Fin
previsto. Si se va a crear un plan provisional, se debe escoger cualquiera
de las combinaciones de campos Comienzo/Fin que tenga un indicador
numérico, tales como Comienzo5/Fin5.

Se puede guardar un Plan provisional para el Proyecto completo o para las Tareas
seleccionadas, según se escoja en el botón de opción respectivo.
Para ver una planificación provisional después de haberla guardado, editar o crear una
presentación de Tabla para agregarle columnas que muestren los campos Comienzo#/ y Fin#.
Por ejemplo, si se creó un Plan provisional utilizando los campos Comienzo1 y Fin1, agregar
dichos campos a la tabla. El resultado de agregar estos campos y los campos Comienzo de
Línea base y Fin de Línea base a una tabla de personalizada, podría ser similar al de la
ilustración que se muestra a continuación:
 Seguimiento del proyecto

En esta tabla se puede apreciar las diferencias entre las fechas de fin previstas y las del plan
provisional Fin1 en la tareas reprogramadas, así como en los comienzos Previsto y Comienzo 1
¿Cuál es la diferencia entre un Plan previsto y un Plan provisional? Un Plan previsto es el
conjunto de fechas de Comienzo y Fin, Duraciones, Trabajo y estimaciones de Costo originales
que se guarda después de completar y perfeccionar el planeamiento del proyecto pero antes
de que éste comience. Es la referencia principal con la que se comparan los cambios durante la
ejecución del proyecto. Además, guarda cerca de 20 datos diferentes, incluidos los totales y la
información de tareas, recursos y asignaciones de fase temporal.
Un Plan provisional es el conjunto de datos actuales del proyecto que se guarda después de
comenzar el proyecto y que se compara con el Plan previsto para evaluar la forma en que se
desarrolla el progreso del proyecto. Un plan provisional guarda sólo dos datos, las fechas
actuales de Comienzo y Fin de las tareas en momentos determinados.
oidiiddhufhahfofhjfhajos
Costos de proyecto

Al finalizar el Capítulo el alumno:

 Conocerá los conceptos sobre la estructuración de los costos en el proyecto

 Conocerá el concepto de los costos de Valor acumulado

Temas:

 Estructuración de los Costos del proyecto

 Establecer los Costos de un Recurso del Tipo Costo
 Cálculo del Costo total de la tarea
 Cuatro pasos para establecer el Presupuesto del proyecto
 Estrategias sugeridas para reducir los Costos
 Comparar Costos usando la Tabla de Costo
 Mostrar tareas con Costo mayor que el presupuestado
 Análisis del Valor acumulado
 Costos en el proyecto

INTRODUCCION
Para la mayoría de los Administradores de proyectos, el Costo es el aspecto más importante en
el desarrollo y control de los proyectos. Por ejemplo, los factores relacionados con los costos
determinan la rapidez con que se llevan a cabo las tareas y la forma en que se emplean los
recursos, tales como trabajadores, equipamiento y materiales. En algunos casos, el éxito de un
proyecto se puede medir por el acercamiento que se alcance entre los costos finales del
proyecto y los costos presupuestados o previstos. Existen múltiples razones por las que es
recomendable examinar cuidadosamente los costos del proyecto en forma periódica. Por
ejemplo, al revisar los detalles de los costos de tareas y recursos, se puede:
 Centrar la atención en los costos de cada tarea para administrar mejor el proyecto.
 Utilizar la información de costo de las tareas o de todo el proyecto para la creación de
informes.
 Evaluar los costos de los recursos individuales y grupos de recursos.
Utilizando las herramientas de Project 2013 se podrá ver los detalles de costos específicos de
distintas formas. Por ejemplo, si se desea ver:
 Cuánto suman los costos de asignación de recursos y los costos fijos de una tarea en
particular, se deberá ver el costo por tarea.
 Cuánto dinero se gasta en trabajo normal y horas extra o los costos de los recursos por
uso, se podrá ver el costo por recurso.
 Si el proyecto se encuentra dentro del presupuesto global, se puede ver el costo total de
todo el proyecto.

ESTRUCTURACION DE LOS COSTOS EN EL PROYECTO

El costo total de un proyecto incluye todos los costos de recursos (basados en tasas, costos por
unidad de los materiales y costos por uso) y costos fijos introducidos para tareas o
asignaciones, básicamente conformados por los siguientes elementos:

Costos por Tasas

A. Los costos de recursos de trabajo basados en tasas de recursos de trabajo, como

personas o equipamiento, a los cuales se han asignado Tasa estándar y, si es necesario,
Tasas de horas extra. Cuando se asigna un recurso a una tarea, Project 2013 calcula el
Costo total del recurso utilizando las tasas de recursos por horas (estándar y horas
extras) que se haya introducido y el tiempo empleado en llevar a cabo la tarea. Por
ejemplo, si a una tarea de 5 días de duración se le asigna un recurso cuya Tasa
estándar es de S/. 5.00 por hora, el costo total que este recurso cargará a la Tarea
será:

Costo Total = 5 días x 8 horas/día x 5 S/./hora = S/. 200.00

Estos costos pueden ser acumulados en la tarea de diversas formas según se haya
configurado en la Hoja de recursos (ver Capítulo 6). Por ejemplo, si el método de
acumular es Prorrateo, el Flujo de caja de desarrollará así:
 Costos en el proyecto

Si el método de acumular es Comienzo, el Flujo de caja para esa tarea será el siguiente:

Por último si el método de acumular es Fin, el Flujo de caja se desarrollará de la forma

que sigue:

B. Los costos de materiales basados en tasas son los costos de los recursos materiales
consumibles, tales como materiales de construcción o suministros, a los que se ha
asignado tasa estándar. Las tasas de los recursos materiales se asignan por unidad de
material, como metros cúbicos, millares o toneladas. Cuando se asigna un recurso
material a una tarea, Project 2013 calcula, de forma predeterminada, el total de los
costos de materiales mediante el valor unitario del material introducido y la cantidad
de material necesario para concluir la tarea. Si a una tarea se le asigna 3 millares de
papel que tiene un costo unitario de S/. 6.50 cada millar, el Costo total que este
recurso cargará a la tarea, independientemente de su duración, será:

Costo = 3 millares x 6.5 S/./millar = S/. 19.5

Los costos de los materiales se acumulan, igual que los recursos de trabajo, de acuerdo
a la forma en que se configuró la Hoja de recursos. Por ejemplo, si a una tarea cuya
duración es de 5 días se le asignan 4 unidades de un recurso de material que tienen
una Tasa estándar de S/. 50, el Costo Total del material en la tarea será:

CostoTotal = 4 unidades x 50 S/./unidad = S/. 200.00

Si el método de acumular es Prorrateo, el Costo por día será de S/. 40.00 (200 de Costo
total divido entre 5 días) y el Flujo de caja de este recurso en la tarea se desarrollará de
la forma siguiente:

Si el método de acumular es Comienzo, el Flujo de caja se distribuirá así:

Si el método de acumular es Fin para las mismas condiciones, el Flujo de caja se

acumulará al final de la tarea de la forma siguiente:
 Costos en el proyecto

En los tres casos anteriores, el material es una sola cantidad asignada al total de la
Tarea; es decir, que para completar la tarea se requiere el uso de 4 unidades del
recurso de material, cuyo costo se acumula en la tarea de acuerdo a la forma en que se
defina en la Hoja de recursos.

Sin embargo, puede darse el caso que los recursos de material se vayan a consumir en
cantidades fijas a lo largo de la tarea, para lo cual se puede definir esa cantidad del
recurso que se utilizará por unidad de tiempo. Por ejemplo, en una tarea cuya duración
es de 5 días, se utilizará 4 unidades cada día de un recurso de material cuya Tasa
estándar es de S/. 50. Para definir que la Tasa se aplica por unidad de tiempo, hacer
clic en el separador Recursos. Seleccionar el recurso de material y en el campo
Unidades, escribir el valor por unidad de tiempo, en este caso, 4/d (4 unidades por día)

El Costo total del recurso de material, aplicado a la tarea sería de S/. 1,000.

Costo = 5 días x 4 unidades/día x S/. 50 = S/. 1,000.00

Para efectos del Flujo de caja, si el método de acumular fuese Prorrateo, se consumirá
cada día S/. 200.00 (50 S/. x 4 unidades), tal como muestra la ilustración siguiente:

En el mismo caso, si el método de acumular fuese Comienzo, el Flujo de caja de la tarea

será el siguiente:

Si el método de acumular fuese Fin, el Flujo de caja se desarrollará así:

IMPORTANTE.- No confundir la forma en que se acumula el Costo del recurso de

material en la tarea, con la forma en que se usa el material. En el caso del ejemplo, la
tarea requiere el uso de 4 unidades diarias de material pero su costo puede estar
acumulado al comienzo o fin de la tarea

Costos por uso

Los costos por uso son tarifas establecidas por un único uso de un recurso. Se pueden
especificar costos por uso, además de los costos de recursos basados en tasas; por ejemplo, el
alquiler de equipamiento puede conllevar un único gasto de entrega o establecimiento cada
vez que se utilice (costo por uso), además del costo de alquiler por horas (tasa estándar y tasa
de horas extras). Los costos por uso no dependen jamás de la cantidad de trabajo que deba
realizarse. Son costos únicos que se asignan cada vez que se utiliza el recurso en una tarea.
Mientras que el costo por uso de un recurso de trabajo depende del número de unidades de
asignación usadas, el costo por uso de un recurso material sólo se aplica una vez,
independiente del número de unidades asignadas. Por ejemplo, si un recurso de trabajo tiene
 Costos en el proyecto

un costo por uso de S/. 15.00 y se necesitan tres de esos recursos para realizar una tarea, el
costo por uso total en esa tarea será:

Costo por uso = 3 recursos x 15 S/./recurso = S/. 45.00

Sin embargo, el recurso material cemento, con un costo por uso de S/. 100.00 por puesta en
obra, sólo se aplicará una vez independientemente de la cantidad de material a utilizar en la
tarea. En forma predeterminada, los costos por uso se acumulan al inicio de la tarea si el
método de acumular es Comienzo o Prorrateo; Si el método de acumular es Fin, se acumulan al
final de la tarea.

Por ejemplo, se asigna un recurso de trabajo a una tarea de 5 días de duración. La Tasa
estándar del recurso es de S/. 5.00 / hora y su Costo por uso de S/. 100. El costo diario del
recurso de trabajo será de S/. 40.00 (8 horas/día x 5 S/. / hora). Si el método de acumular es
Prorrateo, el Flujo de caja mostrará el primer día S/. 140.00 (100 del Costo por uso + 40 de la
Tasa estándar diaria), tal como muestra la ilustración siguiente:

Si el método de acumular es Comienzo, el primer día mostrará S/. 300.00 (100 del Costo por
uso y 200 de la Tasa estándar del recurso)

Si el método de acumular los costos está configurado a Fin, el Flujo de caja mostrará S/. 300 el
último día, producto de acumular en esa fecha la Tasa estándar del recurso y su Costo por uso:

En caso se asignen 3 recursos de las mismas condiciones, es decir que tienen una Tasa
estándar de S/. 5 / hora y un Costo por uso de S/. 100.00, y el método de acumular Prorrateo,
el Flujo de caja se calcularía de la forma siguiente:

Costo por uso = S/. 100.00 x 3 unidades de asignación = S/. 300.00

Costo por Tasa diario: 8 horas/día x S/. 5 / hora x 3 unidades = S/. 120.00

Por tanto el primer día se acumularán S/. 420.00 (300 del Costo por uso + 120 del Costo por
tasa), y el resto de días el costo por tasa:

Para las mismas condiciones pero con el método de acumular Comienzo, el Flujo de caja
mostrará S/. 900.00 en el primer día (300 del Costo por uso + 600 del costo por tasa)
 Costos en el proyecto

Igualmente, para el método de acumular Fin, el Flujo de caja serla de la forma siguiente:

Costos fijos

Los costos fijos son costos definidos para una tarea que permanecen constantes aunque varíe
la duración de la tarea, la cantidad de trabajo que realice un recurso o el número de unidades
de asignación. El costo de un recurso basado en tasas puede aumentar cuando una tarea
requiere más tiempo o disminuir si toma menos tiempo, pero un costo fijo nunca varía. Por
ejemplo, si al recurso Carpintero se le paga S/. 5.00 por hora y el tiempo previsto de realización
de una tarea es de 5 días, el Costo del recurso en la tarea será:

Costo = 5 días x 8 horas/día x S/.5/hora = S/. 200.00

pero si la tarea se prolonga a siete días, el Carpintero recibirá más dinero del planeado
inicialmente:

Costo = 7 días x 8 horas/día x 5 S/./hora = S/. 280.00

Si al carpintero se le pagara un costo fijo por el trabajo,

entonces el costo no variará al margen del tiempo que dure
la tarea. Pueden asignarse Costo fijo a una tarea además de
costos de recursos basados en tasas. Por ejemplo, si se ha
asignado un recurso una tarea pero esa tarea requiere de un
trabajo que no depende de la duración de la tarea, éste
puede agregarse como una cantidad fija a la misma tarea.
Los costos fijos están incluidos en los costos totales de las
fases (en tareas de resumen) y de todo el proyecto. Para
establecer un Costo fijo en una tarea, en la ficha Vista, grupo
Datos, abrir el cuadro combinado Tabla y escoger Costo

En la Tabla de Costo hay un campo denominado Costo fijo y otro Acumulación de costos fijos.
En el ejemplo se ha asumido que la tarea Confección de bases, que tiene recursos de trabajo
asignados, se le establece un Costo fijo de S/. 1,850 que en el Flujo de caja será acumulado al
fin de la tarea, independiente de cual pueda ser su duración.
 Costos en el proyecto

IMPORTANTE.- A pesar que es poco probable que en Project 2013 se abran archivos de proyectos confeccionados en
versiones anteriores a Project 2000, es menester dejar en claro que esos archivos no disponen de información de
acumulación de costos fijos y, por lo tanto, cuando es abierto un archivo de proyecto hecho en una versión anterior a
la indicada, se aplicará el método de acumular costos fijos predeterminado de esa versión, es decir que el costo será
acumulado al Fin de la tarea.

ESTABECER LOS COSTOS DE UN RECURSO TIPO COSTO

Tal como se definió en el Capítulo 8, un Recurso de costo permite aplicar un costo para una
tarea mediante la asignación de un elemento de costo (como una inversión de capital en
equipamiento, o los costos de una variable definida, tal como pasajes aéreos o de alimentación
y alojamiento) a dicha tarea. A diferencia de los costos fijos, se puede aplicar cualquier número
de recursos de costo a una tarea. Los recursos de costo permiten un mayor control cuando se
aplican a distintos tipos de costos para las tareas. Antes de introducir un costo de un Recurso
de costo, debe crear el recurso de costo y efectuar la asignación a una tarea, como se
especificó en el Capítulo citado, donde se crearon los recursos de Costo Alimentación y
Movilidad que se asignaron a las tareas 19 y 20.

Para asignar un costo a un Recurso de Tipo Costo asignado a una tarea,

en la ficha Tarea, grupo Ver, activar la vista Uso de tareas.

En esta vista, se muestran las tareas con los recursos asignados a ellas,
tal como muestra la siguiente ilustración:
 Costos en el proyecto

Hacer doble clic en el recurso de Costo al que se desea asignar un valor de Costo. En el caso del
ejemplo, se hará en el recurso Alimentación de la tarea 19 (Reinstalar equipos antiguos). Como
resultado se abrirá la caja de diálogo Información de la asignación, y en la ficha General se
encuentra el Costo cuyo valor se asignará

Siguiendo con el ejemplo, efectuar la siguiente asignación de valores de Costo a los Recurso de
costo en las tareas que se indica:

Id. Tarea Recurso Costo

19 Movilidad 55.00
20 Alimentación 389.00
20 Movilidad 73.00

Estos Costos se agregarán a los de los recursos de Trabajo y Material para conformar el Costo
total de la tarea.

CALCULO DEL COSTO TOTAL DE UNA TAREA

Un factor importante en el proyecto, y que a menudo requiere de cierto nivel de análisis, es el

costo total de cada tarea. La forma en que Project 2013 calcula los costos totales es mediante
la suma de los costos parciales de las asignaciones de recursos de trabajo, de material, los
Costos por uso y el Costo fijo de la tarea, teniendo en cuenta los métodos de acumular costos
en cada caso, tal como se estableció en los párrafos precedentes.

Por ejemplo, a una tarea que tiene una duración de 5 días, se le asignan 3 recursos de trabajo
cuya Tasa estándar es 5 S/. / hora, con un Costo por uso de S/. 500.00 y el método de acumular
es Prorrateo (asumir que se trabaja 8 horas / día). También tiene asignado un recurso de
material del que se utilizarán 3 unidades diarias y cuya Tasa estándar es de S/. 135.00.
Adicionalmente la tarea tiene un Costo Fijo de S/. 1,350.00 cuyo método de acumular es Fin.
 Costos en el proyecto

El Flujo de caja para esta tarea será el siguiente:

La forma en que se han calculado los costos de cada elemento es la siguiente:

Un presupuesto es, en realidad, la cantidad de dinero que se dispone para llevar a cabo un
proyecto. En Project 2013, no obstante, se puede introducir la información de costos para
determinar los costos totales que se requieren para concluir todas las tareas de un proyecto. Si
esta información de costos es guardada como el costo original o plan previsto, se habrá
establecido el presupuesto del proyecto. Es más fácil hacer una gestión de costos cuando se
dispone de un presupuesto, de tal manera que comparando los gastos reales con los previstos
se puedan hacer los ajustes necesarios para no exceder el presupuesto. Si hubieran recursos
del tipo Costo, los valores asignados para la tarea se agregarán a estos costos.

CUATRO PASOS PARA ESTABLECER EL PRESUPUESTO DEL PROYECTO

Luego de haber comprendido la forma en que Project 2013 trata el tema de los Costos, se
puede resumir en 4 sencillos pasos la forma ordenada en que se estructurará el Presupuesto
del Proyecto.

1er. Paso: Definir las tasas.- Para las tareas cuyo costo se desea basar en las horas de trabajo
que realicen los recursos en las mismas, Project 2013 calcula el costo basándose en una tasa
que se aplica a cada recurso asignado. Se debe especificar una Tasa estándar para cada recurso
que haya en el proyecto. También puede asignar una Tasa de Horas extras por separado si
desea contabilizar las horas extras trabajadas en la tarea. Adicionalmente, se especifican los
nombres de los recursos materiales y la Tasa estándar que se puede aplicar al número de
unidades de material que se asignan a la tarea.

2do Paso: Especificar los Costos por uso.- Los costos por utilización se computan como un
costo global único para el recurso, de modo que cada vez que se asigna el recurso a una tarea,
se aplica este costo único o costo por utilización. Se puede combinar costos por utilización y
Tasas estándar del recurso.

3er Paso: Especificar los Costos fijos.- Los Costos fijos permiten asignar costos en el nivel de
tareas, en el nivel tareas de resumen e incluso en el nivel de proyectos. No es necesario
asignar recursos para que una tarea pueda tener costos fijos. Es una buena opción si no tiene
intención de asignar recursos en el plan del proyecto pero sí quiere obtener estimaciones de
los costos o si la tarea, independientemente de los recursos de trabajo y material asignados,
tiene un costo que no variará ni con la duración de la tarea, ni con la asignación de los
recursos.
 Costos en el proyecto

4to Paso: Asignar los recursos.- El último paso para crear el presupuesto del proyecto es la
asignación de recursos al proyecto y a las tareas, tal como se definió en el Capítulo 8

Con estos simples 4 pasos se habrá obtenido el Presupuesto del Proyecto.

ESTRATEGIAS SUGERIDAS PARA REDUCIR COSTOS

Cuando los costos acumulados exceden el presupuesto, es muy importante decidir qué
acciones se deben tomar para mantener los costos bajo control. Los cambios que se realicen
en la programación para no exceder el presupuesto dependen de la importancia que dé a los
distintos aspectos. Uno de los principales rubros que demanda atención del Administrador de
proyectos es el costo previsto del proyecto, es decir, el presupuesto. Los proyectos,
generalmente, se llevan a cabo bajo serias restricciones presupuestales, y de allí la importancia
de hacer un control de los costos y de tener en claro las distintas estrategias para reducir los
costos totales del proyecto, o, cuando menos, mantenerlos dentro de lo presupuestado.
Cualesquiera que sean las acciones que se realicen para reducir costos, deberán tener en
cuenta sus efectos sobre otras tareas, recursos y resultados del proyecto. Sin que la
información que se dará a continuación sea exclusiva ni excluyente, algunas de las estrategias
para reducir los costos del proyecto son las siguientes:

Cambiar el ámbito o la calidad: Puede sacrificar la calidad utilizando recursos de trabajo

menos costosos, tales como personas con menos experiencia o materiales de calidad inferior,
teniendo sumo cuidado en evaluar el efecto que esto tendrá sobre el cumplimiento del
objetivo del proyecto. También se podría cambiar el ámbito quitando algunas de las tareas que
se tenía previsto realizar, siempre y cuando no se afecten la consecución del objetivo global
del proyecto

Sustituir un recurso por otro de mayor costo pero más experimentado y eficiente: Por
ejemplo, un recurso experimentado puede costar más pero podrá hacer el trabajo finalice más
rápido que uno menos experimentado. Debido a que un recurso más eficiente podrá hacer el
trabajo en menos horas, se puede pagar una tasa más alta y, sin embargo, reducir el costo de
la tarea.

Trasladar costos de mano de obra a equipamiento: Si adicionar equipamiento permite que los
recursos humanos trabajen significativamente más rápido, se podrá ahorrar más en mano de
obra que lo que se gastará en maquinaria o equipamiento adicional. Por ejemplo, si se ha
considerado para una tarea un cargador frontal, se podría considerar alquilar uno más para
acelerar la tarea, siempre y cuando el costo del alquiler sea menor que el costo de la mano de
obra a utilizar por no tener el equipo disponible.

COMPARAR COSTOS USANDO LA TABLA COSTO

La tabla de Costo proporciona información detallada acerca de los costos de cada tarea. Esta
tabla presenta columnas de información que hacen más fácil comparar los costos actuales,
previstos, variaciones entre estos, así como otra información, tal como se muestra en la
ilustración que sigue:
 Costos en el proyecto

El significado de cada una de las columnas, excepto la columna Id y Nombre de la tarea, es el

siguiente:

Costo fijo Contiene el Costo fijo de una tarea. Es un valor ingresado.

Acumulación de costos Permite escoger y definir la forma en que los costos fijos de la tarea
fijos serán aplicados al proyecto (Prorrateados, al Fin o al Comienzo de la
tarea).

Costo total El costo total programado (proyectado) de la tarea; también

denominado Costo Previsto al Término (CPT). Este costo es la suma de
los costos variables generados por la asignación de recursos a la tarea,
más el costo fijo de la tarea si lo tuviera. Es un valor calculado.

Costo previsto Muestra los costos totales planificados para la tarea, también
denominado Costo Total Presupuestado (CTP). El costo planificado se
calcula sumando los costos previstos de todos los recursos asignados
más cualquier costo fijo previsto de la tarea. Es un valor calculado.

Variación Presenta la diferencia entre los costos previstos y los costos

programados (estimada en el momento). Si la variación del costo es
negativa, el costo está en ese momento por debajo de la cantidad
presupuestada o prevista; si la variación del costo es positiva, la tarea
está por encima de lo presupuestado. Utiliza la fórmula siguiente para
calcular la variación:

Variación = Costo total - Costo previsto

Es un valor calculado

Real Muestra el Costo total real de la tarea hasta el momento, también

denominado Costo Real del Trabajo Realizado (CRTP). El costo real será
cero si aún no ha comenzado el seguimiento del proyecto. El costo real
de una tarea es la suma de los costos reales de todos los recursos
asignados más los costos fijos de la tarea hasta la fecha. En la etapa de
seguimiento, se puede introducir el costo real de cada tarea en el campo
 Costos en el proyecto

Costo real del Formulario de recursos o del Formulario de tareas. Si la

tarea no tiene recursos asignados, se podrá introducir el costo real de la
tarea. Es un valor calculado o introducido.

Restante Son los Costos totales en que se incurrirá para completar la tarea tal y
como está programado en la actualidad. Este campo es igual al campo
Costo total si aún no ha comenzado el seguimiento del proyecto. El
costo restante de cada tarea se calcula como la suma de los costos
restantes de todos los recursos asignados más el costo fijo restante de la
tarea. Es un valor calculado o introducido.

MOSTRAR TAREAS CON COSTO MAYOR QUE EL PRESUPUESTADO

Es una buena práctica enfocar la atención en las tareas que tienen un costo mayor que el
presupuestado, pues una de las limitaciones que normalmente se imponen a los proyectos es
la económica. Una forma rápida de encontrar las tareas cuyo costo sobrepasa al
presupuestado (en la Línea de base), consiste en aplicar, en la Tabla Costo, el filtro Costo
mayor que el presupuestado.

ANÁLISIS DEL VALOR ACUMULADO

El análisis del valor acumulado es un método para medir el rendimiento de un proyecto. Indica
la cantidad del presupuesto que se ha gastado según la cantidad de trabajo realizado hasta la
fecha y los costos previstos de las tareas, asignaciones o recursos. Para visualizar estos valores
en la ficha Vista, grupo Datos, abrir el cuadro combinado Tablas y escoger el comando Mas
tablas. Ahí se encontrará una tabla denominada Valor acumulado

En el centro del análisis del valor acumulado hay tres valores principales:

CPTP (Costo Presupuestado del Trabajo Programado)

El campo CPTP contiene el costo previsto acumulado de fase temporal hasta la fecha de estado
o la fecha actual. Para calcular el CPTP de una tarea, Project 2013 agrega los costos previstos
de fase temporal de la tarea hasta la fecha de estado.

Por ejemplo, asumiendo que el Costo previsto de una tarea es de S/. 500.00 y que está
distribuido regularmente a lo largo de su duración (prorrateado). Las fechas de comienzo y fin
previstas de la tarea son, respectivamente, el 1 de junio y el 1 de agosto. Si la fecha de hoy es 1
de julio, el CPTP de la tarea será de S/. 250.00, puesto que la tarea debería estar a medio
realizar.

Se compara el CPTP con el campo CPTR (Costo Presupuestado del Trabajo Realizado) para
determinar si la tarea está retrasada o adelantada respecto de la programación en términos de
costo. El campo VP (variación de programación del valor acumulado) muestra la comparación
de estos campos con respecto al tiempo.
 Costos en el proyecto

CRTR (Costo Real del Trabajo Realizado)

El campo CRTR muestra los costos contraídos por el trabajo realizado en una tarea, hasta la
fecha de estado del proyecto o hasta la fecha actual.

Cuando se crea una tarea por primera vez, el campo CRTR contiene el valor 0.00. A medida que
se comunica el progreso (% completado o trabajo real) de una tarea, Project 2013 calcula el
costo real del trabajo realizado (CRTR). Éste será el costo del trabajo real más cualquier costo
fijo de la tarea hasta la fecha. De manera predeterminada, cómo y cuándo se calcula el campo
CRTR dependerá de los valores de Tasa estándar, Tasa de horas extra, Costo por uso y Costo
acumulado de los recursos asignados que se han especificado en el cuadro de diálogo
Información del recurso, así como del trabajo real reportado, los costos fijos de la tarea y la
fecha de estado o fecha actual. Project 2013 puede calcular el CRTR aunque no haya asignado
ningún recurso. En este caso, los cálculos se basan en el progreso (% completado o trabajo
real) y en los costos fijos hasta la fecha de la tarea. Si se prefiere, el CRTR se puede calcular en
función de los valores especificados en el campo Costo real (fase temporal). En el menú
Archivo, Opciones, seleccionar al lado izquierdo Programación y en el grupo Opciones de
cálculo para este proyecto, desactivar la casilla de verificación Project siempre calcula los
costos reales.

Por ejemplo, se necesita crear un informe sobre el CRTR a la fecha del último viernes. Ingresar
la fecha del viernes como Fecha de estado y, a continuación, revisar los costos de una tarea
cuya duración sea de 10 horas. Los recursos asignados ganan S/.20.00 por hora y han
comunicado 5 horas de trabajo real al último viernes, y otras 5 horas a hoy. Con la fecha de
estado, Project 2013 calcula en S/.100.00 el CRTR hasta el último viernes. Si se ha utilizado la
fecha de hoy como fecha de estado, el CRTR se calculará como S/.200.00.

CPTR (Costo Presupuestado del Trabajo Realizado)

El campo CPTR contiene el valor acumulado del porcentaje completado de fase temporal de la
tarea, multiplicado por el costo previsto en fase temporal de la tarea. El CPTR se calcula hasta
la fecha de estado o la fecha actual. Esta información también se conoce como valor
acumulado.

Cuando se crea una tarea por primera vez, el CPTR es 0.00. Tan pronto como se guarda una
línea de base y se comunica el progreso de la tarea (como trabajo real, duración real o
porcentaje de trabajo realizado), Project 2013 calcula el CPTR. Este cálculo se basa en el
porcentaje de trabajo completado, en comparación con la duración prevista de la tarea. A
continuación, Project 2013 calcula el costo previsto acumulado y proporciona el valor de lo
que deberían ser los costos reales de la tarea, teniendo en cuenta el progreso hasta ese punto
en la duración prevista de la tarea.

Por ejemplo, la duración prevista de una tarea es 8 días, y su costo previsto es S/. 400.00. El
único recurso asignado ha informado de que la tarea está completada en un 25% desde el
pasado viernes. Si la fecha de estado es el último viernes, el CPTR será de S/. 100.00. Si el
recurso notifica que la asignación está completada en un 50 por ciento, el CPTR pasa a ser S/.
200.00.

La duración prevista de otra tarea es 4 días, y su costo previsto es S/. 60.00. Estos costos se
desglosan en S/.10.00, S/.10.00, S/.20.00 y S/.20.00 durante los 4 días. La tarea está
completada al 50 por ciento. El CPTR hasta este punto es de S/.20.00, debido a que el 50 por
ciento de la duración prevista consiste en los 2 primeros días, cuyo costo previsto es de
S/.10.00 cada uno. Más adelante, la tarea está completada al 75 por ciento. El CPTR hasta este
 Costos en el proyecto

punto es ahora de S/.40.00, debido a que el 75 por ciento consiste en los 3 primeros días y el
cálculo es acumulado.

El análisis del valor acumulado siempre es referido a la fecha de estado elegida, que puede ser
la fecha actual o cualquier fecha previa a la fecha actual.

A continuación, se muestra un ejemplo de cómo analizar el rendimiento de un proyecto con el

análisis del valor acumulado. Suponiendo que una tarea tiene un costo presupuestado –CPTP-
de S/. 100.00 y que para la fecha de estado se ha completado un 40%. El valor acumulado –
CPTR- es de S/. 40.00, pero el valor programado –CPTP- en la fecha de estado es de S/.50.00.
Esto indica que la tarea no cumple la programación porque se ha acumulado un valor inferior
al programado. Suponiendo además, que el costo real de la tarea –CRTR- en la fecha de estado
es de S/. 60.00, quizás porque se ha asignado un recurso más caro a la tarea, indica que la
tarea está por encima del presupuesto: los costos reales han sido superiores a los previstos.
Cuanto antes se identifiquen estos tipos de discrepancias entre CRTR, CPTR y CPTP en el
proyecto, antes se podrán adoptar las medidas preventivas necesarias

Cuando se realiza el análisis del valor acumulado, se obtienen respuestas confiables a

preguntas clave como "¿Queda suficiente dinero en el presupuesto para completar el
proyecto?" y "¿Queda suficiente tiempo en la programación para finalizar el proyecto a
tiempo?". Los indicadores de valor acumulado expresan el progreso del proyecto en términos
de costo y trabajo. Una de buena forma de obtener la repuesta sobre si se agotará el dinero
antes de completar el trabajo en el proyecto (o si tiene un remanente una vez concluido éste),
lo constituye el análisis del valor acumulado.

A partir de estos y otros valores, Project 2013 calcula los siguientes valores adicionales:

IRC (Índice de Rendimiento de Costos)

El campo IRC muestra la relación entre los costos presupuestados (o previstos) del trabajo
realizado y los costos reales de dicho trabajo hasta la fecha de estado del proyecto o la fecha
actual.

El IRC es la relación entre el CPTR (Costo Presupuestado del Trabajo Realizado) y el CRTR (Costo
Real del Trabajo Realizado):

IRC = CPTR/CRTR

Por ejemplo, suponiendo que después de dos días se esperaba que el 50 % del costo de una
tarea de 4 días fuera de S/.60.00, el CPTR. En realidad, la tarea tiene un costo total de S/.70.00
durante los dos primeros días. El IRC de la tarea es aproximadamente de 0,85 u 85 %.

IRP (Índice de Rendimiento de la Programación)

El campo IRP muestra la relación entre el trabajo realizado y el trabajo programado

(CPTR/CPTP). El IRP se utiliza a menudo para estimar la fecha de finalización del proyecto.
Project 2013 calcula el IRP utilizando la siguiente fórmula:

IRP = CPTR/CPTP

Por ejemplo, se tiene una tarea de 4 días de duración cuyo presupuesto total planeado es de
S/.100.00. Después de dos días, el costo presupuestado del trabajo realizado (CPTR) es de
S/.50.00. Sin embargo, después de dos días de trabajo real, se ha completado el 60% del
 Costos en el proyecto

trabajo con un costo de S/.60.00. El IRP es 1,2, lo que significa que va adelantado con respecto
a la programación.

Un valor de IRP mayor que 1 indica que va adelantado con respecto a la programación. Del
mismo modo, un valor de IRP menor que 1 indica que va retrasado. Por ejemplo, un IRP de 1,5
significa que sólo ha necesitado el 67 % del tiempo planeado para completar una parte de una
tarea en un determinado período de tiempo. Un IRP de 0,8 significa que ha gastado en una
tarea un 25 % más de tiempo de lo planeado.

IRPC (Índice de Rendimiento Para Completar)

El campo IRPC muestra la relación entre el trabajo restante que debe realizarse y los fondos
que quedan por gastar a la fecha de estado. Project 2013 calcula el IRPC de la siguiente
manera:

IRPC = (CPF - CPTR) / (CPF - CRTR)

Por ejemplo, suponiendo que hay una tarea con un Costo previsto (CPF) de S/.200.00, un CPTR
de S/.125.00 y un CRTR de S/.150.00. El IRPC es 1,5, lo que indica bajo rendimiento hasta la
fecha de estado. Esto significa que para completar el proyecto de acuerdo al presupuesto,
habrá que mejorar el rendimiento.

Un valor de IRPC superior a 1 indica que es necesario aumentar el rendimiento en el trabajo

restante del proyecto para no sobrepasar el presupuesto (por tanto, deberá dejar de lado
parte de la calidad); un valor inferior a 1 indica que el rendimiento puede disminuir para
cumplir con el presupuesto, lo cual le permite agregar más calidad o beneficios.

VAF (Variación en Finalización)

El campo VAF muestra la diferencia entre el valor CPF (Costo presupuestado al finalizar) o
costo previsto y el valor CEF (Costo estimado al finalizar) para una tarea.

Cuando se establece una línea de base, el campo VAF para la tarea contiene S/.0.00. El costo
programado para la tarea y el costo previsto para la tarea coinciden en este punto, por lo que
la variación es S/.0.00. Según se introducen cambios en el plan, o según se comunica el
progreso de la tarea, Project 2013 calcula la variación en finalización (VAF) para la tarea. Esto
incluye el costo del trabajo real más los costos por uso de la tarea hasta la fecha. Project 2013
calcula la variación en finalización (VAF) como sigue:

VAF = Costo presupuestado al finalizar (costo previsto) - Costo estimado al finalizar

Por ejemplo, el costo presupuestado de una tarea es de S/.500.00 debido a que había
estimado originalmente que el recurso, de 50 S/./hora, necesitaría 10 horas para completarla.
Si el recurso tarda sólo 5 horas en completar la tarea, el costo presupuestado sigue siendo de
S/.500.00 y el costo estimado se actualiza a S/.250.00. Por tanto, la variación en finalización
(VAF) muestra S/.250.00, lo que indica que ha previsto que la tarea esté 250 Soles por debajo
del presupuesto cuando finalice.

Si la variación en finalización (VAF) es negativa, el costo proyectado para la tarea está

actualmente por encima de la cantidad presupuestada o prevista. En este caso, podría
considerar cambiar la cantidad de trabajo restante o asignar otro recurso con una tasa de
costo inferior para que realice el trabajo restante de la tarea. Si es positiva, el costo
proyectado para la tarea está actualmente por debajo del presupuesto.
 Costos en el proyecto

VC (Variación de Costo del valor acumulado)

El campo VC muestra la diferencia entre lo que debería haber costado conseguir el nivel de
finalización actual y lo que ha costado realmente hasta la fecha de estado o la fecha actual.

La VC es la diferencia entre el CPTR (costo presupuestado del trabajo realizado) de la tarea y el

CRTR (costo real del trabajo realizado). Project 2013 calcula la VC de una tarea con la fórmula
siguiente:

VC = CPTR - CRTR

Por ejemplo, el CPTR para una asignación es de S/.500.00 y el CRTR es de S/.400.00. La VC es

de S/.100.00, lo que significa que está S/.100.00 por debajo del presupuesto.

Si la variación de costo es positiva, el costo de la tarea está actualmente por debajo de la

cantidad presupuestada o prevista y los costos reales son inferiores a los costos previstos para
el nivel actual de conclusión de la tarea. Si la variación de costo es negativa, el costo de la
asignación está actualmente por encima del presupuesto y los costos reales son superiores a
los costos previstos para el nivel actual de conclusión en la tarea.

VP (Variación de Programación del valor acumulado)

El campo VP muestra la diferencia en términos de costos entre el progreso actual y el plan de

línea de base de la tarea hasta la fecha de estado o hasta la fecha actual. Se puede utilizar VP
para comprobar costos con el fin de determinar si las tareas están según lo programado.

VP es la diferencia entre el CPTR (costo presupuestado del trabajo realizado) y el CPTP (costo
presupuestado del trabajo programado). Project 2013 calcula la VP como sigue:

VP = CPTR - CPTP

Por ejemplo, según el plan previsto, una tarea estaba programada para realizarse en 50 horas
de trabajo (a un costo de S/.500.00) debiendo finalizar el 1 de junio. No obstante, el 1 de junio
sólo se había completado el 80% de la tarea. Entonces el CPTR para esta tarea es de S/.400.00
(el 80% de S/.500 .00). El CPTP es de S/.500.00. Por tanto, la VP es de –S/.100.00 e indica, en
términos de costo, el retraso de la tarea respecto al plan previsto.

Si la VP es positiva, la tarea va por delante de la programación en términos de costo. Si la VP es

negativa, la tarea va por detrás de la programación en términos de costo. La VP se expresa en
unidades de moneda, las mismas utilizadas en el campo VC (variación de costo del valor
acumulado).
Consolidación de proyectos y compartición de
recursos

Al finalizar el Capítulo el alumno:

 Conocerá los conceptos sobre la Consolidación de varios proyectos

 Conocerá el concepto de la Compartición de recursos entre proyectos costos de
Valor acumulado

Temas:

 Importancia de la Consolidación de proyectos

 Trabajar con subproyectos en un proyecto principal
 Consolidar proyectos en una nueva ventana
 Crear un Vínculo entre tareas de diferentes proyectos
 Compartir recursos entre proyectos
 Consolidación de proyectos y Compartición de recursos

INTRODUCCION
El Administrador de proyectos puede ser responsable del manejo de varios proyectos que se
ejecutan al mismo tiempo, y que pueden o no guardar relación entre sí. Cuando se administra
varios proyectos que se efectúan a la misma vez, y que se encuentran relacionados entre ellos
por algún motivo, a menudo es muy útil ver la información de todos los proyectos juntos.
Mediante la Consolidación de proyectos, es posible visualizar la información de todos los
proyectos al mismo tiempo, permitiendo más fácilmente revisar la carga laboral y las
programaciones de todos ellos. Igualmente, cuando existe un proyecto demasiado grande,
puede haber cierta dificultad para desplazarse a través de muchas tareas o recursos, o
concentrarse en la información estrictamente necesaria; en ese caso, más apropiado sería
generar varios pequeños proyectos que son manejables fácilmente, y luego consolidarlos para
tener una visión de conjunto de los proyectos que se administra. Un proyecto consolidado es
un proyecto especial que contiene otros proyectos insertados, los cuales co vive ” de tro del
proyecto contenedor a cualquier nivel de esquema.

IMPORTANCIA DE CONSOLIDAR PROYECTOS

Una de las formas mas eficaces de organizar proyectos grandes o complejos, como se expresó
antes, consiste en crear varios proyectos pequeños y luego consolidarlos en uno solo sin que
pierda su i depe de cia” operativa. Un proyecto consolidado siempre se creará insertando
un proyecto en otro. El proyecto insertado aparecerá entonces como una tarea de resumen
dentro del proyecto consolidado, que puede contener uno o varios proyectos insertados.

Se puede crear un proyecto consolidado mediante la inserción de copias de proyectos

individuales en un mismo archivo de proyecto de tal forma que se puede ver, imprimir y
cambiar información de todos los proyectos con los que se esté trabajando -e incluso de
a uellos perte ecie tes” a otros admi istradores de proyectos- como si se tratase de un solo
proyecto. Un proyecto insertado puede ser colocado en cualquier nivel de esquema dentro del
proyecto que lo recibe.

Con Project 2013 se puede consolidar los archivos de proyectos individuales en una sola
ventana, de forma que sea posible consultar la información acerca de los proyectos en
administración como si se tratara de un solo proyecto.

DEFINICIONES
Proyecto principal.- Es un Proyecto que contiene otros proyectos que se denominan proyectos
insertados o subproyectos. También se denominan Proyectos Consolidados, Maestros o
Contenedores. Cualquier proyecto de Project 2013 es capaz de convertirse en un Proyecto
principal inclusive un proyecto en blanco.
Subproyecto.- Es un Proyecto insertado en otro proyecto. Los subproyectos se utilizan como
un medio de dividir proyectos complejos en partes más fáciles de manejar. También, como se
expresó antes, se denominan proyectos insertados.
 Consolidación de proyectos y Compartición de recursos

Para determinar si debe dividir un proyecto grande en un proyecto principal y subproyectos, es

recomendable tener en cuenta lo siguiente:

 El proyecto es muy grande y detallado. Si el proyecto contiene varios cientos de tareas, la

división en subproyectos facilitará su administración. Si algunas partes del proyecto
contienen trabajo que se divide en más detalle que otras, puede tener sentido dividir esas
partes en subproyectos, de manera que la mayoría de los usuarios vean solo una
descripción resumida del subproyecto, mientras que las partes interesadas puedan verla
en más detalle. Un solo archivo es casi siempre la alternativa más rápida, pero a veces
puede ser más conveniente la capacidad de concentrarse en solo una parte del proyecto.

 La organización no está centralizada. En un entorno descentralizado o distribuido, un

proyecto principal y subproyectos proporcionan a los trabajadores más control sobre su
propio trabajo que un archivo de proyecto centralizado.

 Aumentar la eficacia de los métodos de planeamiento de la organización. Si los

administradores de nivel inferior son responsables y conocen las tareas que son
necesarias en el proyecto, puede tener más sentido permitirles planificar el trabajo de sus
equipos y, después, consolidar sus archivos de proyecto en un proyecto principal. Si el
planeamiento descendente es la norma (definir primero las Fases y luego las tareas para
completarlas), puede ser conveniente reorganizar el plan inicial en forma de subproyectos
cuando se implemente, de modo que los Jefes de proyecto individuales o los equipos
tengan acceso a sus propias programaciones y puedan efectuar un mejor control
directamente.

 Trabaja en varios proyectos. Los Administradores de proyecto pueden tener un conjunto

de proyectos en los que trabajan todo el tiempo y que pueden estar interrelacionados o
no. En lugar de tener que abrirlos de uno en uno, se pueden abrir todos los subproyectos
al mismo tiempo al abrir el proyecto principal. Este enfoque también facilita la generación
de informes de varios proyectos. Si los proyectos están interrelacionados, el Jefe de
proyecto puede crear dependencias de tareas entre las tareas de diferentes proyectos
(Tareas externas). La creación de dependencias entre proyectos permite ver con más
facilidad cómo afecta a su programación el trabajo de otros Jefes de proyecto.

Una Tarea externa es la representación de una tarea de otro proyecto en el proyecto actual. Las tareas
externas pueden ser creadas para los proyectos insertados o para proyectos individuales.

 Algunos proyectos están subordinados a otros. SE puede reflejar con precisión la

jerarquía de varios proyectos mediante la inserción de varios proyectos en otros archivos.
La estructura resultante de subproyectos debe reflejar las prioridades y responsabilidades
de los miembros del equipo, así como las relaciones existentes entre las tareas de
diferentes áreas y la fecha límite general.

 Varias personas pueden modificar el proyecto. Lo ideal sería que un solo Jefe de
proyecto se hiciera responsable del archivo de proyecto, lo administrara y lo modificara.
Pero, a menudo, un proyecto es parte de un programa mayor que los Administradores de
nivel superior necesitan manejar. Los miembros del equipo de proyecto pueden
concentrarse en su trabajo consultándolo como un archivo independiente y el Jefe de
proyecto que controla el proyecto principal puede coordinar la programación de cada
subproyecto del equipo. Incluso puede tener sentido hacer que los hitos del proyecto
principal determinen los hitos de cada equipo de subproyecto para mantener las
programaciones coordinadas para una fecha límite. Se pueden coordinar los hitos creando
 Consolidación de proyectos y Compartición de recursos

una dependencia entre los hitos o copiando y pegando las tareas de hito del proyecto
principal en cada subproyecto.

 En el proyecto hay varias partes interesadas a quienes importan diferentes partes del
proyecto. Cuando las personas desean ver distintos detalles, los jefes de proyecto pueden
poner todos los archivos de proyecto en un servidor y personalizar vistas diferentes para
las distintas partes interesadas. El mismo archivo de proyecto se puede usar como un
subproyecto en diferentes proyectos principales a fin de personalizar la información
mostrada.

 Desea que sus subproyectos sean de solo lectura. Puede mantener un control adicional
sobre algunas partes de un proyecto si mueve las tareas a un subproyecto y restringe el
acceso a personas clave.

 Desea analizar la ruta crítica para cada fase, así como para el proyecto general. Cada
proyecto individual contiene una ruta crítica. La consolidación de varios proyectos en un
proyecto principal permite ver con más facilidad la imagen global como varias rutas
críticas en el proyecto principal, al mismo tiempo que se conservan rutas críticas
independientes para cada subproyecto

TRABAJAR CON SUBPROYECTOS EN UN PROYECTO PRINCIPAL

Cuando se inserta un subproyecto en un proyecto principal, el subproyecto se representa

como si fuese una tarea de resumen en la lista de tareas y en la columna Indicadores aparece
el icono de Project. De acuerdo a lo explicado en capítulos anteriores, una tarea insertada
toma el nivel de esquema de la tarea que se encuentra encima de la insertada. En este caso
ocurre los mismo, pero con todo el proyecto. Entonces se le puede aplicar una sangría o anular
la sangría como se haría en cualquier otra tarea. Dado que el subproyecto se representa como
una tarea de resumen, no se puede editar la información de resumen, pero se puede expandir
el esquema para mostrar las tareas del subproyecto y editar la información del proyecto en el
archivo de proyecto principal.

Sin embargo, si no se considera necesario mantener sincronizados el proyecto principal y el

subproyecto, es posible desvincularlos. Esto determina que si se realizan cambios, sea en el
subproyecto o en el proyecto principal, el otro archivo permanecerá inalterado.

1. En un Proyecto abierto, colocar el selector de celda en donde se desea insertar el

subproyecto.
2. En la ficha Proyecto, grupo Insertar, hacer clic en el comando Subproyecto, lo que
originará que se abra la caja de diálogo Insertar proyecto,
3. En esta caja de diálogo se ubicará el archivo de proyecto a insertar.
4. Al hacer clic en Insertar, el archivo de proyecto se insertará como subproyecto del
Proyecto principal

IMPORTANTE.- En forma predeterminada la casilla de verificación Vincular al proyecto se encuentra

activada, y por eso se creará un vínculo con el archivo del proyecto seleccionado en vez de solo incrustarlo;
es decir, el archivo de proyecto insertado quedará vinculado al Consolidado y viceversa.
 Consolidación de proyectos y Compartición de recursos

Para insertar varios archivos, mantener presionada la tecla CTRL y hacer clic en los archivos en
el orden en que se desee insertarlos. Para insertar un archivo en formato de sólo lectura, hacer
clic en la flecha del botón Insertar y, a continuación, en Insertar sólo lectura.
 Consolidación de proyectos y Compartición de recursos

Observar que el proyecto se insertó como una tarea de resumen (Id 26) asumiendo el nivel de
esquema que tiene la tarea 25 del proyecto principal y en la columna Indicadores aparece el
icono que muestra que es un proyecto insertado. Si el subproyecto no es parte directa del
proyecto principal, anular la sangría para que deje de ser una subtarea.

Cuando se guarda el proyecto principal, los cambios en el subproyecto también se guardan en

el archivo de origen del subproyecto. Si se desea trabajar directamente en el archivo de origen
sin abrir el archivo de proyecto principal, los cambios realizados en el archivo de origen del
subproyecto se actualizan automáticamente en el archivo de proyecto principal. El
subproyecto y el proyecto principal están vinculados de forma tal que si se cambian los datos
de una tarea en cualquiera de ellos, se actualizarán los datos en el otro. Sin embargo si no se
desea que haya vínculo, en la caja de diálogo Insertar tarea desactivar la casilla de verificación
Vincular al proyecto

CONSOLIDAR PROYECTOS EN UNA NUEVA VENTANA

Para trabajar con varios proyectos, que tengan o no relación entre sí, se pueden consolidar en
una nueva ventana de proyecto.

1. Para este tipo de consolidación, deben estar abiertos los archivos que se van a
consolidar (Pueden estar abiertos más archivos así no vayan a consolidarse).
2. En la ficha Vista, grupo Ventana, hacer clic en el comando Nueva Ventana (No importa
que archivo de proyecto se encuentre activo)
3. En la caja de diálogo Nueva ventana aparecerán todos los proyectos que se
encuentran abiertos. Seleccionar los proyectos que se van a consolidar (no seleccionar
los que estando abiertos no formarán parte del proyecto consolidado)
4. Se abrirá una nueva ventana donde estarán todos los archivos de proyecto
seleccionados en el paso anterior
 Consolidación de proyectos y Compartición de recursos

Para facilitar la visualización de la consolidación efectuada, en la ficha Vista, grupo Datos, abrir
el cuadro combinado Esquema y activar Nivel de esquema 1 lo que dará como resultado la
pantalla siguiente:

Cambiar el orden de los proyectos consolidados

Cuando los proyectos se insertan en una nueva ventana, es probable que no se encuentren el
el orden deseado. En tal caso, se pueden cambiar de posición fácilmente. Para eso seleccionar
el proyecto insertado haciendo clic sobre su número de Id.

Colocar el puntero del mouse sobre la línea de selección del proyecto (en la imagen siguiente,
es el proyecto Fase 3.- Nuevo negocio) y arrastrarlo hasta la posición deseada, notando que el
proyecto se acomodará” do de aparece u a lí ea gris horizo tal. La ilustració ue sigue
muestra el proceso.

IMPORTANTE.- Al abrir un archivo de proyecto consolidado, Project 2013 se comportará como

si también se hubiesen abierto sus archivos de origen.
 Consolidación de proyectos y Compartición de recursos

Cuando se consolidan proyectos en un Proyecto principal, los recursos permanecen en los

archivos de proyecto individuales. No se puede asignar un recurso de un subproyecto a otro
subproyecto.

Eliminar un proyecto insertado

Si un Proyecto insertado (subproyecto) que aparece como Tarea de resumen en el

Consolidado, se selecciona haciendo clic sobre su número de Id, y luego se presiona la tecla
Supr (Del o Delete), este subproyecto y todas sus tareas serán eliminadas del proyecto
consolidado. El archivo del subproyecto que se ha eliminado del consolidado aún existe y
contiene a todas sus tareas, sólo que deja de ser parte componente del proyecto principal o
maestro. Sin embargo, si se seleccionan subtareas específicas de un proyecto dentro de un
proyecto consolidado, sólo se eliminarán estas subtareas del proyecto insertado.
 Consolidación de proyectos y Compartición de recursos

CREAR UN VÍNCULO ENTRE TAREAS DE DIFERENTES PROYECTOS

Una vez consolidados los proyectos de cualquiera de las formas indicadas anteriormente, es
posible crear una relación de dependencia entre tareas de diferentes proyectos. Estando en el
proyecto consolidado, y si las tareas que se van a vincular de los dos proyectos se pueden
mostrar en la misma ventana, el método más fácil consiste en establecer la relación de
dependencia arrastrando el mouse desde la tarea predecesora hacia la sucesora del otro
proyecto. Esto establecerá la relación de dependencia predeterminada, es decir, Fin a
Comienzo, tal como se muestra en la ilustración siguiente, en la que se establece el vínculo
entre dos subproyectos:

También es posible, establecer un vínculo entre tareas de diferentes subproyectos utilizando el

mismo método si las tareas Predecesora y Sucesora están visibles en la misma Vista. Como
ejemplo, se vinculará la Tarea 4 del subproyecto Fase 1.- Nuevo negocio (Predecesora) con la
Tarea 5 del subproyecto Fase 2.- Nuevo negocio (Sucesora)
 Consolidación de proyectos y Compartición de recursos

Observar la numeración de los Id de las tareas en la ilustración superior. Los números son
correlativos por cada subproyecto y están completos. Una vez establecido el vínculo, observar
en la ilustración a continuación, que ahora faltan números correlativos, lo que se indica
visualmente en la ilustración con las flechas de la izquierda.

¿Qué ha sucedido? Se han creado tareas con vínculos a otros proyectos. Es decir, que la Tarea
4 del subproyecto Fase 1.- Nuevo negocio es Predecesora de una tarea externa (de otro
proyecto). Como se estableció antes, los cambios en el proyecto principal se verán reflejados
en los subproyectos y sus archivos de origen. Project 2013 ha insertado una tarea en el
proyecto Fase 1.- Nuevo negocio, para que ahí se muestre la Sucesora de esta tarea. Entonces
se ge eró lo ue se de omi a tarea fa tasma” pues tie e u formato difere te, pero lo
importante es que lleva el número que falta en el proyecto principal. Esto también ocurre en
el subproyecto Fase 2.- Nuevo negocio, pero lo que se presenta es la tarea predecesora
externa. La ilustración luego del proyecto principal con el vínculo aplicado lo muestra.
 Consolidación de proyectos y Compartición de recursos

Proyecto Fase 1.- Nuevo negocio

Tarea Sucesora externa indicada con las flechas

Proyecto Fase 2.- Nuevo negocio

Tarea Predecesora externa indicada con las flechas

Notar que ahí se encuentran los números de Id que faltan en la ilustración más arriba. Para
conocer los vínculos generados en estos proyectos, efectuar lo siguiente:

Abrir el archivo de proyecto que contiene la tarea Predecesora (En este caso el proyecto Fase
1.- Nuevo negocio). En la ficha Proyecto, grupo Propiedades, hacer clic en el comando Vínculos
entre proyectos. Se abrirá la caja de
diálogo Vínculos éntrelos proyectos de
<Ruta del archivo> donde aparece el
vínculo establecido entre ambos
proyectos. En este caso está activada la
ficha Sucesoras externas, ya que este
proyecto contiene la Sucesora del
vínculo, tal como muestra la ilustración
siguiente:
 Consolidación de proyectos y Compartición de recursos

Igual que en el caso anterior, abrir el archivo de proyecto que contiene la tarea Sucesora (En
este caso el proyecto Fase 2.- Nuevo negocio). En la ficha Proyecto, grupo Propiedades, hacer
clic en el comando Vínculos entre proyectos. Se abrirá la caja de diálogo Vínculos entre los
proyectos de <Ruta del archivo> donde aparece el vínculo establecido entre ambos proyectos.
En este caso está activada la ficha Predecesoras externas, ya que este proyecto contiene la
Predecesora del vínculo, tal como muestra la ilustración siguiente:

IMPORTANTE: También se pueden vincular tareas entre proyectos, sin necesidad de tener
todos los proyectos abiertos, escribiendo "Ruta del proyecto\Identificador" en el campo
Predecesoras (donde Ruta del proyecto es el nombre de archivo del proyecto que contiene la
tarea que se desea vincular incluyendo su ubicación en la unidad de disco o de red e
Identificador es el número Id de dicha tarea).

COMPARTIR RECURSOS ENTRE PROYECTOS

Cada proyecto creado puede tener su propio fondo de recursos, tal como se vio en el Capítulo
8, o compartir el fondo de recursos de otros proyectos. Cuando se administra recursos que
trabajen en más de un proyecto al mismo tiempo o proyectos que comparten recursos, se
puede agrupar esos recursos en un fondo de recursos común. Compartir recursos entre
proyectos permite, entre otras cosas, lo siguiente:

 Agregar recursos compartidos a un nuevo proyecto rápidamente.

 Revisar el uso de los recursos y los costos a lo largo de los proyectos.

 Identificar los recursos sobreasignados y corregir la causa de la sobreasignación.

 Imprimir los informes de recursos que proporcionen información acerca del uso de los
recursos a lo largo de los proyectos.
 Consolidación de proyectos y Compartición de recursos

Se puede crear fondos de recursos en Project 2013 de dos formas:

 Guardar un fondo de recursos como un archivo separado cuando se consolidan los

proyectos; es decir que se puede crear un proyecto sin tareas pero que contenga un
fondo de recursos que posteriormente puede ser compartido.

 Crear un fondo de recursos dentro de un archivo de proyecto y guardarlo como parte del
proyecto, tal como se vio en el Capítulo referente al Uso de recursos.

En el proyecto del ejemplo, se creó un Fondo de recursos específicos para ese proyecto. Por
otero lado se ha creado un archivo de proyecto que no contiene tareas sino solo recursos, y
para el caso se le ha denominado Planilla Ejecutivos. Este último archivo, al no tener tareas, se
considera como un Fondo de recursos para compartir con otros proyectos.

Para compartir, en la ventana activa se debe encontrar el proyecto

(que puede tener un fondo de recursos o no) que recibirá los
recursos de otro proyecto, y también debe estar abierto el proyecto
que proporcionará los recursos a compartir; luego en la ficha
Recurso, grupo Asignaciones, abrir el menú del botón Grupo de
recursos y activar el comando Recursos compartidos…

Esto dará como resultado la caja de diálogo del mismo nombre que tiene el aspecto que se
muestra a continuación:
 Consolidación de proyectos y Compartición de recursos

En esta caja de diálogo se debe tener en cuenta lo siguiente:

Esta opción se encuentra activada de forma predeterminada.

Seleccionar para utilizar recursos únicamente desde dentro del archivo
Utilizar recursos propios
de proyecto activo. Esta opción desactiva cualquier compartición de
recursos identificada previamente.

Activar esta opción para especificar otro archivo de proyecto abierto

que contenga los recursos que desee compartir en el archivo de
proyecto activo. Escoger de la lista el proyecto que proporcionará los
Usar recursos de: recursos a compartir con el proyecto activo (en esta lista aparecen
todos los proyectos que se encuentran abiertos, menos el proyecto
activo) En el caso de la ilustración anterior el proyecto que
proporcionará los recursos de denomina Fondo de [Link].

Si hay conflicto con la información de recursos o calendarios

Seleccionar esta opción para dar prioridad al archivo del fondo de

El fondo de recursos tiene recursos en caso de que se produzca algún conflicto con el calendario
prioridad u otro recurso en los archivos compartidos entre el proyecto activo y el
proyecto del fondo de recursos.

Seleccionar esta opción para dar prioridad al archivo de proyecto

El proyecto compartidor activo en caso de producirse un conflicto con el calendario u otro
tiene prioridad recurso en los archivos compartidos entre el proyecto activo y el
proyecto del fondo de recursos.

IMPORTANTE.- Los recursos compartidos aparecerán en todos los proyectos en los que se comparta proyectos, es
decir que el Fondo de recursos de todos los proyectos será el mismo.

A partir de esta acción se modificará el Fondo de recursos de proyecto, por efectos de haber
compartido los fondos, como se muestra en la ilustración que sigue:
 Consolidación de proyectos y Compartición de recursos

Apartir de esta conjunción de Fondos de recursos, se puede efectuar la Asignación de recursos

en la misma forma explicada en el Capítulo 8 referente al Uso de Recursos, pues estarán
disponibles todos los recursos compartidos para cada proyecto.

Para efectos de obtener información de con qué proyectos se está compartiendo los recursos,
teniendo como ventana activa el proyecto cuyos recursos se han compartido (es decir, el
proyecto que proporciona los recursos, tal como Planilla [Link], en el caso de
ejemplo), en la ficha Recursos, grupo Asignaciones, abrir en menú del comando Grupo de
recursos y escoger Recursos compartidos. A pesar de ser el mismo comando que se utilizó para
compartir los recursos, cuando estos ya están compartidos y en la ventana activa se encuentra
el proyecto que proporcionó los recursos a compartir, la caja de diálogo que aparece cambia
de aspecto a la siguiente:
 Consolidación de proyectos y Compartición de recursos

En esta caja de diálogo aparece <No re de archivo> es u grupo de recursos, indicando

que los recursos de este archivo se encuentran compartidos con otros proyectos. Los
elementos de esta caja de diálogo tienen el siguiente uso:

Presenta una lista de los archivos de proyecto a los cuales el archivo está
vinculado como fondo de recursos. Indica la Línea de Comando de
Vínculos para compartir acceso completa y el nombre de todos los archivos de proyecto
asociados. Seleccionar los archivos de proyecto que se desee abrir o
desvincular de este fondo de recursos.

Abrir archivos en modo Activar la casilla de verificación para abrir los archivos seleccionados con
sólo lectura el atributo de Sólo lectura.

Seleccionar esta opción para dar prioridad al fondo de recursos actual si

El fondo de recursos tiene se produce algún conflicto de calendario u otros recursos entre el
prioridad archivo activo y el archivo del fondo de recursos en el caso de los
recursos compartidos.

Seleccionar esta opción para dar prioridad al archivo de proyecto activo

El proyecto compartidor que esté utilizando los recursos de este archivo de fondo si surge algún
tiene prioridad conflicto de calendario y otros recursos entre el archivo activo y el
archivo del fondo de recursos en el caso de los recursos compartidos.

Este botón se activará si se ha seleccionado al menos un archivo. Si en la

lista aparecen más archivos que el número de ventanas de proyecto
Abrir
disponibles, Microsoft Project ofrecerá la opción de crear un proyecto
consolidado.

Se utiliza para abrir todos los archivos que aparecen en la lista Vínculos
para compartir. Si en la lista Vínculos para compartir aparece más de un
Abrir todos
archivo, Project 2013 creará un proyecto consolidado con los archivos
de la lista.

Permite desvincular los archivos seleccionados del fondo de recursos

actual. Los vínculos entre los archivos de proyecto seleccionados y el
Romper vínculo fondo de recursos cesarán de existir. Este botón se activará sólo si se ha
seleccionado cuando menos un archivo en la lista Vínculos para
compartir.

IMPORTANTE.- Project 2013 almacena la información de asignación en los proyectos compartidores y en el Fondo de
recursos. Si un compartidor está disponible, Project 2013 utilizará la información almacenada en este archivo. Si el
compartidor no estuviese abierto, utilizará la información duplicada en el Fondo de recursos.
Informes

Al finalizar el Capítulo el alumno:

 Conocerá los conceptos sobre Informes básicos y Visuales

Temas:

 ¿Qué es un Informe?
 La Cinta de opciones Crear un informe
 Informes predefinidos
 Editar Informes predefinidos
 Informes visuales
 Informes

INTRODUCCION

Antes que el proyecto comience a ejecutarse es necesario informar para ayudar a tomar las
decisiones adecuadas con la finalidad que durante la ejecución no se presenten problemas o, si
se presentan, puedan ser solucionados lo más pronto posible. También cuando el Proyecto ya
está en curso, usualmente es necesario informar el estado de su avance a lo largo del tiempo.
Para ello, Project 2013 cuenta con los Informes. Los antiguos informes tipo muro han
desaparecido y se han incluido ahora los informes en los que se enfatiza la presentación
gráfica.

¿QUE ES UN INFORME?

Un Informe es un formato en el que se puede presentar, para impresión, la información

apropiada acerca de la programación para los receptores de la misma. En otras palabras, es la
información acerca del proyecto en forma resumida y organizada de manera que ofrezca un
rápido entendimiento y comunicación referida a aspectos específicos del proyecto. Project
2013 proporciona varios tipos de informes predefinidos, pero también se pueden crear
informes personalizados por el usuario. Cada tipo de informes contiene distintos formatos
entre los que se puede escoger.

LA CINTA DE OPCIONES CREAR UN INFORME

En la versión Project 2013, se ha agregado una cita de opciones que permite seleccionar los
informes predefinidos y también crear los personalizados. Esta cita de opciones tiene la
configuración que se muestra en la ilustración siguiente:

En el grupo Ver los informes se encuentran las Categorías de informes predefinidos y

personalizados
 Informes

Informes de Panel

Evolución

Los informes de evolución comparan el trabajo planificado, completado y restante en un

gráfico que se actualiza automáticamente según van cambiando los datos del proyecto.
Estos informes ofrecen la posibilidad de obtener con muy pocos pasos el estado de un
proyecto en un golpe de vista de aspecto muy profesional.

Información general del Proyecto

El informe Información general del proyecto combina gráficos y tablas para mostrar en qué
punto se encuentra cada fase del proyecto, los próximos hitos y las tareas cuya fecha de
vencimiento ya se ha cumplido.
 Informes

Información general de los costos

Muestra el estado actual de costos del proyecto y de las tareas de nivel superior. Además,
muestra los costos planeados, restantes, reales, acumulados y de línea de base, así como el
porcentaje de finalización. De este modo, se podrá determinar si el proyecto se ajustará al
presupuesto.

Informe general del trabajo

Muestra una evolución del trabajo del proyecto, así como estadísticas de trabajo de todas
las tareas de nivel superior para que sepa cuál es porcentaje de finalización y que tareas
están aún pendientes de realizar.
 Informes

Próximas tareas

Muestra el trabajo realizado en la semana actual, el estado de las demás tareas vencidas y
las tareas que comienzan la semana próxima.
 Informes

Informes de Recurso

Recursos sobreasignados

Muestra el estado de trabajo de todos los recursos sobreasignados con información

acerca del trabajo real y restante. Gracias a este informe, se podrá intentar resolver
estas sobreasignaciones en la Vista de planeador de equipo.

Visión general de los recursos

Muestra el estado de todas las personas (recursos de trabajo) que están trabajando en
su proyecto para que sepa qué trabajo falta por completar y qué tareas están
pendientes de realizar.
 Informes

Informes de Costes

Flujo de Caja

Muestra los costos y los costos acumulados por trimestre de todas las tareas de nivel
superior. Use la opción Lista de campos para mostrar otros costos u otros periodos de
tiempo.

Para mostrar el gráfico con periodos de tiempo diferentes, efectuar lo siguiente:

1. Hacer clic en el gráfico y al lado derecho aparecerá la Lista de Campos, desde

donde se puede agregar campos del gráfico.

2. Hacer clic en el botón Editar de la Lista de campos

3. Aparecerá una caja de diálogo Editar escala temporal que permitirá cambiar el
periodo predeterminado (Trimestre) por otro que el usuario desee. En el caso
del ejemplo se escogerá el período Semanal.

4. Resultando el gráfico editado en el tiempo.

 Informes

Sobrecostos

Muestra la variación de costos de todas las tareas de nivel superior y recursos de

trabajo e indica en qué punto superan los costes reales a los costos de línea de base.
 Informes

Informe de Valor acumulado

Muestra el valor acumulado, la variación y los índices de rendimiento durante un

tiempo. Asimismo, compara los costos y las programaciones con una línea de base con
el fin de determinar si el proyecto cumplirá la fecha prevista.

Nota.-
En el Capítulo referente a Costos (Capítulo 13) se encuentra el concepto explicado el concepto del
Valor acumulado)
 Informes

Información general de Costo de la tarea

Muestra el estado del costo de las tareas de nivel superior. Asimismo, muestra los
detalles de costos en una tabla y datos de distribución de costos en un gráfico.

Visión general de Costo de recursos

Muestra el estado del costo de los recursos de trabajo (personal y material). Asimismo,
muestra los detalles de costos en una tabla y datos de distribución de costos en un
gráfico.
 Informes

Informes de progreso (En curso)

Tareas críticas

Este informe muestra todas las tareas con programación ajustada que figuran como
críticas en la ruta crítica de su proyecto, lo que indica que cualquier retraso en estas
tareas provocará retrasos en la programación.

Tareas retrasadas

Muestra las tareas que han comenzado o finalizado con posterioridad a las fechas de
inicio y finalización programadas y que cuyo progreso no es el planeado.
 Informes

Tareas pospuestas

Muestra todas las tareas del proyecto que están tardando más de lo esperado en
completarse y cuya fecha de finalización es posterior a la fecha de finalización de línea
de base.

Informe de hito

Muestra todas las tareas del proyecto que tienen hitos. Este informe muestra qué
tareas tienen retrasos, qué tareas han vencido o las que se han completado.
 Informes

Plantillas para Informes personalizados

En caso los Informes predefinidos, aun cuando hayan sido editados, no se ajusten a los
requerimientos del usuario, se podrá crear nuevos informes personalizados basados en
plantillas preestablecidas. Para ello hacer clic en Nuevo informe en el grupo Ver informes de la
ficha CREAR UN INFORME.

En blanco

Al activar la opción En blanco aparecerá la caja de diálogo Nombre del informe para
definir como se llamará el informe. En el caso de ejemplo se ha definido el nombre
Informe personalizado.

A partir de este momento, saldrá un Informe en blanco que lleva como título el
nombre ingresado antes, tal como muestra la ilustración siguiente:
 Informes

Ahora se establecerán los elementos que se insertarán en el Informe, sean Tablas o

Gráficos. En el caso del ejemplo, se insertará un Gráfico y una tabla. Para ello, se
utilizarán las Herramientas de Informes, que tiene una ficha, Diseño. En el grupo
Insertar, hacer clic sobre el comando Gráfico para definir el tipo de gráfico que se
insertará (para este ejemplo, se definirá un gráfico de Línea).

En el informe se insertará un gráfico de Línea y al lado derecho se mostrará la Lista de

campos
 Informes

Utilizando la Lista de Campos se establecerá que se desea que el gráfico muestre los
campos siguientes: Costo de línea de base, Costo y Costo real. Desactivar los campos
que aparecieron en el gráfico si no se desean (En este caso se desactivarán los campos
que aparecieron)

Luego, con el botón Editar de la Lista de Campos, cambiar de Días a Semanas, tal como
se vio en la Edición del gráfico, antes.
 Informes

Luego se insertará una Tabla que muestre los campos siguientes: % Completado, Costo
de línea de base, Costo y Costo real. Para ello en el grupo Insertar de la ficha Diseño en
las Herramientas de Informes, hacer clic en el comando Tabla y se insertará una Tabla.
Si los campos de la tabla no son los deseados, siguiendo el mismo procedimiento que
con los gráficos, definir los campos que se mostrarán en la Tabla. El resultado del
Informe será el que se muestra a continuación:

Gráfico

Muestra un gráfico de los datos del proyecto que incluye el Trabajo real, el Trabajo
restante y el Trabajo actual. Igual que en el caso anterior, si se desea mostrar el gráfico
con campos distintos a los predefinidos, seleccionar de la Lista de campos aquellos que
se desea aparezcan en el gráfico, desactivando los predefinidos. Por ejemplo, se desea
crear un nuevo informe personalizado, que se denominará Informe personalizado 1,
con un gráfico que muestre los Campos siguientes: Costo de Línea de Base, Costo real y
Costo actual.

En el grupo Ver los informes, abrir el comando Nuevo informe y escoger Gráfico. En la
caja de diálogo Nombre del Informe definir la denominación, de forma similar al
ejemplo anterior (En este caso, Informe personalizado 1), luego de los cual aparecerás
en el área del informe un gráfico con los campos predeterminados (el gráfico es del
tipo Columna Agrupada, y los campos predeterminados, como se expresó antes son
Trabajo, Trabajo real y Trabajo restante)
 Informes

Como se desea que el gráfico muestre los campos relacionados con el Costo que se
indicaron antes, en la Lista de Campos, activar los campos Costo de Línea de base,
Costo real y Costo; desactivar los campos relacionados al Trabajo. El resultado en el
gráfico será el siguiente:

Pero como se indicó, el tipo de gráfico será Línea y deberá mostrar el desarrollo por
semanas. Para ello, estando el gráfico activado, aparecen en la parte superior las
Herramientas de gráficos donde se activará la ficha Diseño donde hay un grupo Tipo.
Hacer clic en el comando Cambiar tipo de gráfico y en la caja de diálogo resultante
escoger el gráfico de Línea. El grafico cambiará a uno similar al siguiente:
 Informes

También se desea que en el eje de Categorías (Eje X) se muestren las fechas en

semanas. En la Lista de campos hay un cuadro combinado del que se deberá escoger
Hora. Luego al lado derecho aparece el botón Editar, sobre el que se hará clic, dando
lugar a la caja de diálogo Editar escala temporal, y en el cuadro combinado Unidades
escoger Semanas o el lapso que se considere adecuado para el gráfico, dependiendo
de tamaño del proyecto.
 Informes

Tabla

Inserta en el informe una Tabla de los datos genéricos del proyecto que muestra los campos
Nombre, Comienzo, Fin y % completado.

De la misma forma que con los gráficos, se puede usar la Lista de campos para seleccionar
otros campos y mostrarlos en la tabla. En el cuadro Nivel de esquema, se puede escoger el
número de niveles de esquema que se desea mostrar en la tabla. Para personalizar la Tabla,
igualmente, utilizar las Herramientas de tabla. Por ejemplo. Se desea crear una tabla que
muestre los siguientes valores del Costo de las fases del proyecto que están en el nivel de
esquema 2: Costo de Línea de base, Costo (Actual), Variación del Costo.

Inicialmente el Informe tendrá los campos indicados al nivel del Proyecto. Observar que en la
columna Nombre aparece en nombre del proyecto, tal como muestra la ilustración siguiente:
 Informes

A continuación se establecerán los campos que se desea mostrar en la Tabla, para lo cual en la
Lista de Campos, desactivar los campos % completado, Comienzo y Fin. Activar los campos
Costo de Línea de base, Costo y Variación del costo. La Tabla resultante será tal como se
muestra a continuación:

Luego se definirá el nivel de esquema para el que se desea mostrar los valores. Para ello, en el
cuadro combinado Nivel de esquema, seleccionar Nivel de esquema 2 y para visualizar también
las tareas de nivel superior, activar la casilla de verificación Mostrar jerarquía. El resultado
(muestra parcial) será tal cual aparece en la ilustración siguiente:

Comparación

Propone dos gráficos en paralelo que muestran, inicialmente, los mismos datos del proyecto.
En ambos gráficos, usar la Lista de campos para elegir los campos que se desea mostrar en
paralelo para compararlos los campos de uno y otro gráfico. En este ejemplo, se establecerán
dos gráficos; En uno los parámetros del Costo (Costo de Línea de base y Costo) y en otro los del
Trabajo (Trabajo previsto y Trabajo). La escala de tiempo serán las semanas, tal como se vio en
ejemplos anteriores. El gráfico inicial es el siguiente:
 Informes

A continuación se definirán los campos a utilizar en el gráfico de la izquierda que serán los
relativos al Costo. Para ello, hacer clic sobre el gráfico de la izquierda y en la Lista de campos
activar Costo de Línea de base y Costo, desactivando los relativos al Trabajo. El gráfico,
inicialmente, mostrará las tareas de nivel 1. Para cambiar el eje de categoría (Eje X) al tiempo
en semanas, en el cuadro combinado Seleccionar categoría de la Lista de campos, seleccionar
Hora y hacer clic en el botón Editar, para cambiar el tiempo a semanas, tal como se vio en
ejemplos anteriores. También cambiar el Tipo de gráfico a Línea. El gráfico inicial y final, luego
de la Edición, serán los siguientes.
 Informes

Luego efectuar lo mismo con los campos Trabajo previsto y Trabajo en el gráfico del lado
derecho. El resultado final del informe será como se muestra a continuación:

Informes visuales

En la versión 2013 de Project, también se puede crear un informe visual en Excel o Visio,
siempre que se encuentren estos programas instalados. Para ello, activar la ficha Crear un
Informe, y en el grupo Exportar, hacer clic en Informes visuales. En la caja de diálogo Informes
visuales: Crear informe, se podrá seleccionar un informe de Excel o Visio para los datos del
proyecto
 Informes

Por ejemplo, seleccionar el Informe visual Flujo de Caja y hacer clic en Ver. Excel creará un
archivo de cubo de procesamiento analítico en línea (OLAP, OnLine Analytical Processing) y
mostrará los datos en un gráfico dinámico de Excel (tal como se muestra a continuación) o en
un diagrama dinámico de Visio. Si es en Excel se abrirá un archivo con dos hojas: Una contiene
la Tabla dinámica y la otra el gráfico dinámico.

Si, por ejemplo, es desea mostrar la Curva del Costo acumulado, comúnmente conocida como
Curva S, en la lista Campos de gráfico, desactivar el campo Costo y mantener activado el Costo
acumulado. Luego en la hoja Uso de tareas, donde se encuentra la Tabla dinámica, activar las
Semanas haciendo clic en los símbolos de esquema de los Trimestres:
 Informes

Cambiar el Tipo de gráfico utilizando las Herramientas de grafico dinámico, para que sea del
tipo Línea. Haciendo clic con el botón derecho sobre los datos del eje X, aparecerá un menú
contextual, y de ahí en Mostrar u ocultar niveles, desactivar Año y Trimestre, quedando
solamente las Semanas tanto en el gráfico dinámico como en la Tabla dinámica:

A continuación hacer clic con el botón derecho en cualquier valor de Costo acumulado y en el
menú contextual seleccionar la opción Configuración de campo de valor… En la caja de diálogo
resultante, ficha Mostrar valores como, abrir el cuadro combinado y escoger la opción % del
total de columna
 Apéndice

ESPECIFICACIONES PREDETERMINADAS DE PROJECT 2013

Cuando se abre un archivo de proyecto nuevo, las especificaciones de configuración y límites son
los que se encuentran en la Tabla a continuación:

IMPORTANTE.- La velocidad de respuesta, el rendimiento y los límites reales dependerán de las características y
configuración del equipo en el que se está utilizando Project 2013.

Atributo Valor Máximo

Tareas por proyecto 400 000
Predecesoras por tarea 50 000
Sucesoras por tarea 50 000
Niveles de esquema por proyecto 65 535
Dependencias de tarea por proyecto Sin límite
Calendarios base Más de 30 000
Excepciones por calendario base Más de 15 000 excepciones base.
Recursos por proyecto 700 000
Unidades de recursos por asignación 60 000 000 de unidades o 6 000
000 000 %
Fechas de disponibilidad de recursos 100
Tablas de tasas que permiten tasas y niveles de pago 5 por recurso (De A a E)
variables
Tablas con tasas variables (permiten aumentos y 25
reducciones)

Proyectos consolidados 998

Ventanas abiertas 50
Valor de costo en campo de moneda 999 999 999 999.99
Valor de trabajo 1 666 666 666 horas
Valores para asignaciones de trabajo 999 999 999 horas
Valores de asignación de trabajo para asignaciones de 999 999 999 unidades
material variables
Valores de asignación de trabajo para asignaciones de 60 000 000 unidades
material fijas
Intervalo de ajuste de escala de impresión 10%-500%
Texto de encabezado de página 5 líneas
Texto de pie de página 3 líneas
Texto de leyenda de página 3 líneas
Anchura del cuadro de texto de leyenda de página 5 pulgadas (12,7 cm)
Pruebas lógicas por filtro 40
Pruebas lógicas por filtro automático 2 por columna
Fecha más temprana permitida para cálculo 1 de enero de 1984
Fecha más tardía permitida para cálculo 31 de diciembre de 2049
Selecciones discontinuas en una vista de hoja 10
Líneas de base 11
Caracteres en un campo de texto 255
Caracteres en un campo de código de esquema 255
Valor en un campo numérico 9 999 999 999 999.99