MANUAL VSCONTROLTOTAL2012

INDICE
I Introducción al sistema

Descripción general--------------------------------------------------------- 1
Interacción con otros sistemas -------------------------------------------- 2
Flujo de información general del sistema ------------------------------- 7
Sistema multiempresa ------------------------------------------------------ 21
Sistema Multiusuario ------------------------------------------------------- 22
Manejo de perfiles --------------------------------------------------------- 24

II Objetivos del Manual

Objetivos del manual ------------------------------------------------------- 25

III Requerimientos

Requerimientos minimos -------------------------------------------------- 26

IV Instalación
Instalación del sistema VSControl Total2012-Servidor --------------- 31
Instalación de VSControlTotal2012-Clientes --------------------------- 52

V Configuración del sistema

Configuración del sistema ------------------------------------------------- 68

VI. Conociendo la funcionalidad Acceso al Sistema

Conexión remota a la Información --------------------------------------- 93

Barra de menús -------------------------------------------------------------- 97
Barra de estado -------------------------------------------------------------- 102
Barra de herramientas ------------------------------------------------------ 105
Manejo de pestañas --------------------------------------------------------- 107
Uso y operación de los filtros de consulta ------------------------------- 111
Personalización en el diseño de columnas ------------------------------ 113
Interfaces de captura -------------------------------------------------------- 118
Exportación completa de catálogos y listados -------------------------- 121
Control de documentos ----------------------------------------------------- 124

VII Uso y operación del sistema

Descripción de catálogos -------------------------------------------------- 127

 Introducción a Catálogos --------------------------------------- 127
 Introducción Catálogos generales ----------------------------- 128
 Insumos ----------------------------------------------------------- 129
 Almacenes --------------------------------------------------------- 146
  Cuentas bancarias ------------------------------------------------ 151
 Proveedores ------------------------------------------------------- 156
 Clientes------------------------------------------------------------- 164
 Empleados - Usuarios- ------------------------------------------- 172
 Beneficiarios ------------------------------------------------------ 180
 Obra ---------------------------------------------------------------- 186
 Catálogo Equipos -------------------------------------------------

Módulo de Catálogo Equipos de compras ------------------------------

 Introducción Compras ------------------------------------------- 207
 Órdenes De Compra --------------------------------------------- 208
 Requisiciones De Insumos -------------------------------------- 223
 Alerta de Requisiciones Pendientes de Surtir ---------------- 244
 Cotizaciones ------------------------------------------------------ 246
 Cuadro comparativo --------------------------------------------- 254

Módulo de almacén ---------------------------------------------------------

 Introducción a almacenes --------------------------------------- 258
 Requisiciones de Almacén -------------------------------------- 259
 Inventario inicial ------------------------------------------------- 269
 Entrada general --------------------------------------------------- 276
 Entrada por Orden de Compra --------------------------------- 284
 Por Facturación de proveedores -------------------------------- 292
 Traspasos ---------------------------------------------------------- 297
 Devoluciones ----------------------------------------------------- 303
 Salida General ---------------------------------------------------- 309
 Salidas a obra ----------------------------------------------------- 314
 Control de herramienta ------------------------------------------ 319

Administración --------------------------------------------------------------
 Contrarecibos ----------------------------------------------------- 328
 Facturación de Proveedores ------------------------------------- 335
 Notas de Crédito de Prov ---------------------------------------- 346
 Programación de Pagos ------------------------------------------ 353
 Centro de CxP----------------------------------------------------- 364
 Facturación de Clientes ------------------------------------------ 369
 Notas de Crédito a Clientes ------------------------------------- 378
 Centro de CxC ---------------------------------------------------- 384
 Modulo Bancario ------------------------------------------------- 394
 Pólizas Contables ------------------------------------------------- 433
 Modulo Contable ------------------------------------------------ 435

Control de Obra -------------------------------------------------------------

 Introducción Modulo Control ---------------------------------- 449
 Modulo Proyectos ------------------------------------------------ 450
 Importar CUC desde Opus -------------------------------------- 495
 Avances Físico---------------------------------------------------- 497
 Estimaciones ------------------------------------------------------ 506
 Contratos ---------------------------------------------------------- 516
 Avances de Contrato --------------------------------------------- 552
 Alertas ------------------------------------------------------------- 553
 DESCRIPCIÓN GENERAL

A lo largo de la historia, la industria de la construcción se ha apoyado de diversas disciplinas

tales como la ingeniería y la arquitectura, pues otorgan herramientas que facilitan el cálculo de

presupuestos y el diseño de planos para sus proyectos de obra; otro de los campos de estudio

que ha sido fuertemente utilizado por este sector empresarial es la administración, aplicando

sus fundamentos en la correcta utilización de recursos materiales y financieros, sin embargo,

hasta hace algunos años era un proceso tedioso y burocrático.

Actualmente, con el desarrollo de la ingeniería en sistemas y la informática, cada vez son más

las aplicaciones destinadas a hacer de la administración una tarea rápida y sencilla. No

obstante, el diseño de estos sistemas suele tener una funcionalidad muy general, y no siempre

se adaptan a los procesos de todo tipo de empresas.

Pensando especialmente en las organizaciones del giro constructivo y tomando en cuenta que,

hoy en día, los márgenes de utilidad son cada vez más pequeños, se ha desarrollado un

sistema capaz de agilizar y hacer más eficiente la administración de los recursos materiales y

financieros destinados a los proyectos de obra, producción, renta de equipos, viajes, control

sobre las herramientas, las viviendas o producción; teniendo como resultado e implementando

un nuevo sistema llamado: VSControl Total ERP.

 DESCRIPCIÓN GENERAL
Para la consecución de este propósito, el sistema integra varias operaciones que participan en

los Procesos Administrativos, tales como:

 Importación del presupuesto de obra de los principales sistemas Precios Unitarios de

México.

 Elaboración de estimaciones a partir del presupuesto.

 Control de contratos.

 Control de las operaciones de compra mediante la elaboración de:

 Requisiciones.

 Cotizaciones.

 Comparativo de cotizaciones.

 Ordenes de compra.

 Control de Almacenes. (almacenes generales o de campo)

 Control de cuentas por pagar mediante la elaboración de:

 Contrarecibos.

 Facturas de Proveedores.

 Programación y registro de pagos.

 Control de cuentas por cobrar mediante la elaboración de:

 Facturas a Clientes.

 Registro de cobros.

 Control de bancos (en diferentes monedas) mediante la elaboración de:

 Cheques independientes.

 Cheques de caja chica.

 Movimientos bancarios.

 Generación y control de pólizas.

 Exportación a los principales sistemas contables de México.

 DESCRIPCIÓN GENERAL

Cada uno de estos elementos y operaciones están repartidos en los módulos del sistema,

conviviendo perfectamente en un ambiente amigable y funcional.

• Control de equipos: En esta aplicación permite tener un inventario propio y de

arrendados, tener la ubicación de equipos por obra, además lleva el control de pólizas

de seguro, de los contratos de arrendamiento y del rendimiento de combustible, otra

bondad de esta aplicación es permitir guardar los datos financieros del equipo y el

historial de mantenimientos realizados.

• Control de herramientas: Con este Modulo se podrá llevar el control por empleado de

prestamos de herramienta interna y externa que se han realizado, así como también

las devoluciones que se han , observar la cantidad de herramienta con la que cuenta y

la ubicación con la que cuenta.

• Control de obra: Es un versátil control, en el podrá manipular las estimaciones a través

del presupuesto por cada obra, la estimación podrá llevarse a cabo en diferentes

monedas, así como consultar los avances acumulados hasta la fecha, obtener diversas

impresiones configurables al formato del cliente, llevar el control de avances de obra

por cada uno de los destajos y subcontratos.

• Control de rentas: Este modulo permite llevar el control total de sus equipos en renta,

genera el contrato a los clientes, llevar un control para saber la ubicación de los

equipos, organiza un estado de cuenta por cliente, lleva el control de anticipos y

genera la facturación electrónica.

 DESCRIPCIÓN GENERAL

• Control de viviendas: Es una aplicación de los productos VS, diseñada para empresas

inmobiliarias, que construyen y venden viviendas y que desean tener control de los

tramites de venta, manteniendo registros desde la prospectación de clientes, los tipos

de crédito, el estatus de construcción y venta de cada vivienda, etc., hasta el control de

comisiones y gastos por fraccionamiento.

• Control de producción: Permite llevar el control del proceso de la producción, esta

aplicación tiene las siguientes cualidades: programar pedidos para diferentes plantas,

realiza los cálculos correspondientes para generar la producción de pedidos

programados y lleva el control de entregas; permite emitir y controlar las remisiones

para llevar el control de consumo de materiales de acuerdo al establecimiento de

formulas con la que se lleva a cabo la producción y así descontar del inventario los

insumos utilizados.
 Integración con otros sistemas

VSControl Total ERP interactúa con los principales sistemas diseñados para la creación de

presupuestos de obra y manejo de contabilidad:

Sistemas de Precios Unitarios: OPUS, NEODATA y SINCO.

Sistemas Contables: ContPaq i, ASPEL COI, ContaPlus, Exactus, Ideinsa, Macro Pro y

Proyectec.

Ésta interacción se desarrolla de la siguiente manera:

Los sistemas de precios unitarios son las aplicaciones destinadas a la generación de

presupuestos, siendo estos últimos la columna vertebral de todo proyecto en obra, producción

y viviendas; considerando esta importancia, VSControl Total ERP permite la importación de los

presupuestos, integrándolos como parte de su información.

Por otra parte, los sistemas contables son aquellas herramientas que proporcionan recursos

para facilitar el manejo de la contabilidad; VSControl Total ERP también lleva a cabo un

proceso de importación para las cuentas contables de las entidades involucradas en los

procesos administrativos que ayudaran a controlar los equipos, las herramientas, las rentas, los

viajes, las viviendas, el control de una obra o de una producción; posteriormente, el sistema

permite la asignación de dichas cuentas a cada una de éstas entidades.

 Integración con otros sistemas

Figura 1 Integración con otros sistemas

Una vez que se realizan estos procesos de importación y asignación, el sistema cuenta con los

elementos necesarios para la representación de los procesos administrativos en cada una de

sus áreas, lo cual desemboca en la generación de pólizas que contabilizan los movimientos de

ingresos o egresos generados a partir de los cobros y pagos realizados en el proyecto.

Por último, la culminación de todo el ciclo se da con la exportación de las pólizas al paquete de

contabilidad. La información generada por este sistema es perfectamente integrada en el

sistema contable.

Cabe señalar que VSControl Total ERP no es un sistema de Precios Unitarios por el hecho de

integrar los presupuestos a su estructura, así como también es importante resaltar que no es

un sistema Contable debido a su propiedad para la generación de pólizas, sin embargo, estas

dos características forjan uno de sus principales atributos, pues integra perfectamente ambos

aspectos, convirtiéndolo en una herramienta administrativa amigable e interactiva.

 Flujo de información general del sistema

VS Control Total ERP esta integrado dentro de la misma plataforma en diferentes módulos los

cuales están conformados por diferentes procesos, permitiendo trabajar por separado cada

uno de ellos, pero teniendo en común el proceso administrativo y el proceso de compras.

La sección Administrativa del sistema esta conformada por los módulos para los procesos

destinados a las cuentas por pagar, las cuentas por cobrar, procesos de compra, control de

inventarios, la gestión de las cuentas bancarias y el acumulado de asientos contables.

La sección especializada en cada área: es dedicada para el control de obra, equipos, rentas,

viajes, producción y viviendas.

En seguida se muestra con más detalle la estructura del sistema en base a las secciones y los

módulos que las conforman.

SECCIÓN ADMINISTRATIVO MODULOS

Control de equipos
Modulo de proyectos Control de herramientas
Modulo de cuentas por pagar Control de obra
Modulo de cuentas por cobrar Control de rentas
Modulo Bancario Control de viajes
Modulo contable Control de viviendas
Modulo de compras Control de producción
Modulo de almacén Administración

Figura 1 Sección administrativa Figura 2 Módulos

 Flujo de información general del sistema

La fusión de los módulos trabaja de manera armoniosa e interactùan perfectamente dentro del

sistema, brindando un fácil manejo de información.

A continuación se muestran los elementos que constituyen los módulos del sistema (ver Figura

3) y como se relacionan entre si para establecer el ciclo general en el flujo de la información; a

esta figura, le precede una explicación a detalle para conocer las entidades que corresponden

a cada módulo.

Figura 3. Flujo de información general del sistema

 Flujo de información general del sistema

El flujo de la información de acuerdo a la funcionalidad del VS Control Total ERP se desarrolla

de la siguiente manera:

Dentro del primer modulo inicia a partir de la creación de una obra, de la producción o la

creación de viviendas en el sistema, en la cual se especifican sus datos particulares;

inmediatamente después, procede la importación del presupuesto (Figura 4), lo anterior

corresponde al Modulo de Proyectos; una vez que se llevan a cabo estos dos pasos iniciales,

se pueden realizar los procesos para llevar el control y la administración de la obra.

Conexión con los

principales sistemas de
Precios Unitarios

Figura 4. Importación del presupuesto

 Flujo de información general del sistema

CONTROL DE LA OBRA

En lo que corresponde a este modulo en los

avances de la obra, el sistema maneja dos

conceptos que son opuestos y se complementan a la

vez, pues mientras que uno administra las

actividades del presupuesto que son asignadas a los

contratistas y/o destajistas, el otro gestiona las

actividades que se presentan como un desarrollo de

la obra al clientes. Tales conceptos se describen a

continuación.
Figura 5 Control de obra

Destajos/Subcontratos: por medio de estos elementos el sistema permite el registro y

seguimiento de los siguientes aspectos:

• Partidas o conceptos asignados.

• Costos acordados.

• Anticipos entregados.

• Materiales asignados.

• Fondos de garantía.

• Avances.

• Facturas emitidas por el destajista.

• Pagos efectuados.

Como se mencionó anteriormente, en la contraparte de los destajos/subcontratos, el sistema

también permite llevar el control de los avances elaborados y presentados al cliente en

elementos que reciben el nombre de Estimaciones.

 Flujo de información general del sistema

A través de estas entidades se podrán controlar los conceptos que forman parte de las

estimaciones elaboradas al cliente, la explosión de insumos por estimación y el comparativo de

la explosión de insumos de lo estimado contra lo comprado hasta una fecha determinada.

Otra de las bondades del sistema en este apartado es el registro de las estimaciones

facturadas, con un control adicional para las amortizaciones del fondo de garantía, de anticipos,

etc.

VIAJES Y RENTAS: Este modulo esta enfocado

a empresas que sub-contratan equipos a terceros.

Remisiones: Es la forma de representar un

movimiento de material de un origen a destino, dentro

de la remisión se especifican detalles del movimiento

por ejemplo Tipo de equipo, cual es el origen y cual es

el destino que cantidad en volumen se transportara,

que tipo de material, etc.; la remisión ayuda a calcular

Figura 6 Viajes y rentas
el costo para posteriormente realizar una facturación al

cliente.

Los contratos y movimientos de equipos van dirigidas a empresas arrendadoras, las cuales por

su giro es necesario que se incluyan estos procesos, al recibir el sistema una solicitud de

equipo con ciertas características ejemplo: tipo de equipo (de construcción, de transportación,

etc.),capacidad, etc. entonces el sistema permite realizar un MOVIMIENTO DE EQUIPO,

permitiendo hacer un corte de costo por fecha, periodo, o bien obtener el costo final, dichos

cortes permitirán realizar la Facturación a Clientes.

 Flujo de información general del sistema

MANTENIMIENTO

Mantenimientos preventivos: El manteamiento preventivo

esta destinado a la conservación del equipo, mediante la

realización de revisiones o reparaciones, dependerá del

tipo de equipo la actividad y la frecuencia en que se

lleve a cabo el mantenimiento. Una herramienta que

ayudara para realizar el mantenimiento preventivo es el

tener un registro en el que incluya el equipo que se

utiliza, folio, características del equipo, etc.

Mantenimiento correctivo: Normalmente llamadas Fallas,

Figura 7 Mantenimiento
en este mantenimiento se reporta quien denuncio la falla,

cual es la descripción, en que fecha se reporto, etc.

Por su parte las fallas generan una Orden de trabajo en la que se describe que tipo de

movimiento es, por ejemplo si es un servicio interno, el cual quiere decir si el personal de la

misma empresa revisara el error para lo cual será necesario llevar un Registro de trabajo por

Empleado el cual incluye el empleado que realizara la revisión que tipo de trabajo realizo como

por ejemplo si fue un arreglo o un servicio, etc. O bien si es un servicio externo lo cual quiere

decir si se resolverá por medio de un proveedor (persona externa de la empresa revisara la

falla), además se especifica la fecha en que inicia y la fecha de termino.

Requisición de almacén: La requisición de material se lleva a cabo mediante una solicitud

proveniente de orden de trabajo, la cual previamente tiene definido si cierto material se

encuentra en almacén o bien por estrategia de la empresa se realice una orden de compra la

cual involucrara a un proveedor.

 Flujo de información general del sistema

Movimientos de equipos: representa la movilidad de los equipos, es decir en que lugar se

encontraba y hacia que lugar se movió permitiendo obtener un historial de movimientos del

equipo y un inventario de equipos.

Control de combustible: Con esta herramienta se representan los suministros que se cargan al

equipo, permitiendo obtener los costos de equipos por combustible y su rendimiento.

VENTAS-PRODUCCIÓN

Cotización de venta, en dicha sección los agentes

pueden generar sus cotizaciones de ventas, y a su vez,

llevar el seguimiento de las mismas.

La orden de producción se propone como una alternativa

para administrar los pedidos del producto, esto se

presenta comúnmente cuando el cliente pide un volumen

considerable de algún tipo de producto, del cual requiere

se le suministre en diferente tiempo en un periodo.

Cabe mencionar que la implementación de la orden de

producción queda a criterio de la planta ya que no es un

Figura 8 Ventas-producción

requisito generarla para hacer la programación de

pedidos, más sin embargo puede ser útil para cuestiones

de análisis de información.

Pedidos, tiene como propósito el administrar las solicitudes de los productos que hacen los

clientes, en dicha sección el personal correspondiente podrá consultar los pedidos que se han

registrado y además monitorear el estatus de los mismos.

 Flujo de información general del sistema

Programación de pedidos Con la finalidad de administrar los pedidos que hacen los clientes, el

sistema ofrece el panel de pedidos en el cual la planta puede dar de alta de manera rápida y

sencilla la programación de pedidos.

Remisión representa en el sistema la entrega del producto derivado de los pedidos que hace el

cliente, de esta manera se puede saber en cualquier momento lo que pidió el cliente y lo que se

le ha surtido (remisionado). Por otra parte, las remisiones se toman como referencia para

elaborar la facturación al cliente lo cual genera la cuenta por cobrar.

Compras y almacén: se puede generar rápidamente

una Requisición de los insumos necesarios para

llevar a cabo una actividad en la obra, producción o

creación de viviendas, esto debido a que ya se tiene

disponible la explosión de insumos o el catálogo

general que previamente se cargó para la utilización

de insumos en el proceso de compras.

Cotizaciones: en este elemento se definen las

solicitudes de cotización que se desean enviar a

diferentes proveedores, mismas que se pueden

Figura 9 Compras y almacén

exportar en un archivo de Excel para que el

proveedor pueda especificar los precios de acuerdo

a los insumos especificados en la cotización.

Estas solicitudes pueden provenir de una requisición o pueden ser originadas de manera

independiente.
 Flujo de información general del sistema

Órdenes de compra: estos elementos se pueden elaborar con base en una requisición, una

cotización, o bien, ser creado sin necesidad de vincularse con alguno de los dos documentos

antes mencionados. Se selecciona el nombre del proveedor a quién se le enviará la orden de

compra, se detallan los insumos, los costos, fecha y almacén de entrega. El sistema posee una

configuración para alertar si lo que se esta comprando tanto en cantidad como en precio es

mayor al presupuesto, contando también con varios niveles de seguridad, lo cual permite que

solo las personas con los permisos correspondientes autoricen las órdenes de compra.

Módulo de Almacén del sistema permite controlar los inventarios de varios almacenes mediante

movimientos básicos de entradas y salidas clasificados de la siguiente manera:

• Inventario inicial: es el registro de inicialización de inventario en los almacenes de la

obra seleccionada. En este elemento se captura la relación de insumos en existencia

actual a partir de los cuales se empezará a controlar el inventario con los próximos

movimientos de entradas y salidas de insumos a ese almacén.

• Entradas de insumos: en este elemento se especifican los insumos que entran a un

almacén por medio de una orden de compra o bien, a través de una factura. Al registrar

este tipo de movimiento es importante especificar el nombre de la persona que recibe

los insumos.

• Traspaso de insumos: en este elemento se detallan los insumos que son trasladados

de un almacén origen a un almacén destino, así como también la persona que entregó

y la persona que recibió dichos productos.

• Salidas de insumos: en este elemento se capturan los insumos que van a salir de un

almacén, el nombre de la persona que entregó, el nombre de la persona que recibió y

el almacén de dónde se obtendrán los insumos.

 Flujo de información general del sistema
• Devoluciones de insumos: en este elemento se realiza la captura de insumos que se

devuelven hacia el pedido que el proveedor entrega. Para realizar este registro, se

especifican los siguientes aspectos: el nombre del almacén, quién entrego, orden de

compra, fecha de captura de devolución, los insumos a devolver y notas de la

devolución.

Los insumos clasificados como tipo herramienta se manejan en un inventario similar al de los

insumos de tipo material pero no son canalizados a un almacén; para cubrir este aspecto en el

Control de herramientas, el sistema permite el registro de los resguardos y devoluciones,

asignando el insumo a la persona que lo solicitó.

Módulo de Cuentas por pagar, el sistema, en un principio, permite el registro y control de los

Contrarecibos que amparan la recepción de facturas de proveedor con un procedimiento de

captura y emisión rápido y sencillo a la vez.

CONTRARECIBO

ORDEN DE FACTURACIÓN
COMPRA PROVEEDORES

Figura 10 Modulo de cuentas por pagar

 Flujo de información general del sistema

Después, procede la captura de Facturas de proveedor, en donde el sistema posee la bondad

para vincular las órdenes de compra, previamente capturadas, con este tipo de documentos;

por otro lado, la flexibilidad del sistema ofrece la opción para registrar facturas sin necesidad de

vincularlas con órdenes de compra.

ORDEN DE FACTURACIÓN
COMPRA PROVEEDORES

Figura 11 Facturas de proveedor

Estas facturas pasan por un proceso de autorización para su pago posterior; es importante

señalar que existen niveles de seguridad que condicionan la autorización para que solamente

las personas con los permisos adecuados puedan autorizar las facturas para su pago.
 Flujo de información general del sistema

En el Módulo Bancario, el sistema acumula aquellos movimientos de egreso e ingreso

generados para saldar las cuentas por cobrar y las cuentas por pagar, respectivamente. El

sistema tiene la característica de administrar varias cuentas bancarias, así como también se

controlan los saldos de cada una de ellas.

Una vez que las facturas han sido autorizadas, se puede proceder a su Pago correspondiente;

el sistema cuenta con diversas herramientas que permiten programar el pago de una o varias

facturas. Por otra parte, existen elementos con los cuales se representa la emisión de

movimientos bancarios que saldan las facturas programadas para pago. Este proceso se

explica con más detalle mas adelante.

Las facturas a clientes pasan por un proceso de Cobro, en el cual, el sistema cuenta con

elementos que permiten representar los depósitos emitidos a favor de la empresa. Al igual que

los movimientos para saldar los pagos, los depósitos se concentran en un listado para su

control.

ANTICIPOS/PAGOS

CONTABILIDAD

ANTICIPOS/COBROS

Figura 12 Modulo Bancario

 Flujo de información general del sistema

Como parte del Módulo de Cuentas por cobrar, el sistema controla este aspecto mediante el

registro de Facturas a clientes, las cuales son elaboradas mediante el flujo de información que

trasciende sobre los módulos: Control de obra, Viajes y rentas y Ventas-producción.

Dentro del modulo control de obra la facturación a clientes se lleva a cabo mediante el

concepto de estimación, el modulo Viajes y rentas llevan la facturación a clientes mediante los

conceptos: remisiones y contratos y el modulo ventas-producción realiza la facturación a

clientes mediante el concepto remisión.

CONTROL DE
OBRA

VIAJES Y FACTURACIÓN CONTABILIDAD

RENTAS CLIENTES

VENTAS
PRODUCCIÓN

Figura 13 Facturación a clientes

 Flujo de información general del sistema

Para concluir el ciclo de la información a través de los procesos del sistema, en el Módulo

Contable es posible emitir pólizas como provisión para las facturas (de proveedores o clientes)

o aquellas que contabilizan los movimientos bancarios (de egreso o ingreso). Las pólizas

contables pueden generarse de manera automática, aunque también se pueden capturar

manualmente en caso de se necesario.

FACTURACIÓN
ANTICIPOS/PAGOS ANTICIPOS/COBROS CLIENTES

C O N T A B I L I D A D

Figura 14 Modulo contable

Las Pólizas pueden ser exportadas a paquetes contables con el objetivo de que sean

integradas como parte de su información.

Conexión con los

principales sistemas
contables.

Figura 15 Conexión con los principales sistemas contables

 Sistema Multiempresa
Pensando en la existencia de grupos empresariales que manejan varias razones sociales, el

sistema cuenta con una propiedad para administrar la información correspondiente a cada una

de ellas. Por esta razón es un sistema con característica multiempresa.

El sistema VSControl Total ERP diferencia sin problemas entre la información de una razón

social y otra, pues, desde el acceso, se elije el nombre correspondiente a la empresa en donde

está la información con la que se va a trabajar.

El sistema cuenta con opciones necesarias para cambiar de empresa en caso de que se

necesite; con estas herramientas, no es necesario salir del sistema y volver a entrar para elegir

otra la razón social.

Esta propiedad facilita a los grupos empresariales la integración de su información en un solo

sistema que hace más eficiente el manejo de sus procesos administrativos.

Figura 1 Sistema Multiempresas

 Sistema Multiusuario

El VSControl Total ERP tiene, en su funcionalidad y operación, la característica de ser utilizado

por diferentes personas simultáneamente, convirtiéndolo en un sistema multiusuario; cada

usuario accesa al sistema con una sesión diferente, compartiendo la misma información.

Los usuarios accesan al sistema con un nombre de usuario y una contraseña que les es

asignada en la etapa de implementación. Con esta característica, los usuarios trabajan en

paralelo, cada uno en su computadora.

Pensando en que la comunicación es vital para las empresas, el sistema cuenta con un centro

de mensajes, por medio del cual, los usuarios pueden comunicarse entre sí en todo momento.

Para que cada usuario tenga acceso al sistema existen niveles de seguridad es decir, que sólo

los usuarios con los permisos adecuados puedan tener acceso a los módulos que

corresponden según sus funciones dentro de la empresa.

Figura 1 Sistema Multiusuarios

 Sistema Multiusuario

El sistema VSControl Total ERP cuenta con una herramienta que ayuda a reforzar la

seguridad, permitiendo tener el control de las sesiones que se encuentran dentro del sistema,

el usuario que cuente con este privilegio podrá realizar la revisión siguiente:

 Nombre del usuario que entro al sistema VSControl Total ERP

 Hora en que comenzó a usar el sistema

 Hora en que cerro la sesión

 Movimiento(s) que realizo y sobre que módulo (s)

 historial por usuario

Además cuenta con la opción de cerrar la sesión de cualquiera de los usuarios, permitiéndole

tener un mayor control sobre el sistema y sobre los usuarios que manejan el sistema.

VSControl Total ERP cuenta con una auditoria de movimientos por usuario, con esta

herramienta podrá observar con exactitud, integridad y autenticidad los registros y movimientos

realizado por cada usuario y por cada proceso.

 Manejo de Perfiles

Otra de las características del sistema VSControl Total ERP es el manejo de perfiles de usuario

con niveles de seguridad.

Los perfiles se constituyen por un conjunto de permisos que corresponden al uso de los

módulos del sistema, como parte del proceso de implementación, el consultor, en conjunto con

la persona que se designa administrador del sistema, tienen la tarea de definir los perfiles para

cada usuario que tenga acceso al sistema.

Una vez que los perfiles son creados, se asignan a los usuarios del sistema de acuerdo a los

procesos que llevan a cabo dentro de la empresa, y así es como solo podrán accesar a los

módulos correspondientes a sus funciones.

Cada perfil puede ser asignado a uno o varios usuarios.

Figura 1 Manejo de perfiles

Objetivos del manual

Los objetivos del manual son:

 Especificar los requerimientos del sistema en relación a las características mínimas

que deben tener el servidor, las terminales y la red.

 Enumerar los pasos a seguir para la instalación del sistema.

 Enumerar los pasos a seguir para la configuración del sistema.

 Explicar la funcionalidad del sistema.

 Desarrollar el contenido operativo del sistema, observando los siguientes aspectos

La descripción del sistema considerando:

o Elementos generales del sistema (catálogos y listados)

o Elementos particulares de cada apartado del sistema (mostrar las interfaces

del sistema, ventanas de configuración, barra de herramientas, etc.)

 La explicación del uso y operación del sistema.

 Explicar temas de ayuda, considerando:

o Procedimientos generales (actualizaciones del sistema, respaldos a bases de

datos, mantenimientos a la base de datos, funcionalidad del diseñador de
informes, etc.)

 Escenarios de trabajo comunes. (Por ejemplo la representación de gasto de nomina,

captura de recepción de facturas, etc.)

 REQUERIMIENTOS

A continuación se mencionan los requerimientos mínimos de Hardware y Software

que deben cumplir las computadoras que utilicen los usuarios dentro de una red
local (LAN).

Requerimientos para el equipo cliente

HARDWARE:

• Procesador: 2 GHZ o superior

• RAM: 2 Gb o mayor.
• DD: aproximadamente 200MB de espacio libre para los archivos y librerías de
la aplicación. Se sugiere que el disco duro tenga espacio libre mayor al 50%
de su capacidad para un óptimo rendimiento.
• Tarjeta de red: Fast Ethernet 100/1000 Mbps (Gigabite recomendada) el
rendimiento en GB debe ser compatible con las maquina clientes.
• Unidad CD ROM: Para la instalación desde disco se necesita una unidad de
CD o DVD.
• VIDEO: Resolución mínima de 1.024x768 píxeles.

SOFTWARE:
• Windows XP, Vista o 7, cualquiera de sus ediciones.
• Compatible con arquitectura 32 bits o 64 bits
• Microsoft .Net FrameWork 3.5 SP1 o mayor.
• Report Viewer
• OpenSSL. En equipos que facturan electrónicamente.
• MySQL Connector (Sólo para opcion2 y opcion3 de base de datos en el
servidor)

Documento confidencial
 REQUERIMIENTOS

A continuación se mencionan los requerimientos mínimos de Hardware y Software

que deben cumplir el servidor y las computadoras que utilicen los usuarios dentro
de una red local (LAN).

IMPORTANTE: Los requerimientos de su empresa deben valorarse por el número

de usuarios, por el tipo de Sistema Operativo y si tienen más aplicaciones
instaladas, en el caso del uso del Internet es importante su administración para
mejorar el desempeño de los sistemas vía WEB. Se recomienda que su asesor en
sistemas lo apoye en tomar una decisión adecuada según sus necesidades.

Requerimientos para el Servidor (5 Usuarios)

HARDWARE:

• Procesador: Intel 2.66 GHZ o superior

• RAM: 2 Gb (4Gb recomendado)
• DD: aproximadamente 200MB d e espacio libre para los archivos y librerías de
la aplicación. Se sugiere que el disco duro tenga espacio libre mayor al 50%
de su capacidad para un óptimo rendimiento.
• Tarjeta de red: Fast Ethernet 100/1000 Mbps (Gigabite recomendada) el
rendimiento en GB debe ser compatible con las maquina clientes.
• Unidad CD ROM: Para la instalación desde disco se necesita una unidad de
CD o DVD.
• VIDEO: Resolución mínima de 1.024x768 píxeles.

SOFTWARE:
• Microsoft .Net FrameWork 3.5 SP1 o mayor.
• Windows Server 2003 SP2 (Recomendado)
• Windows Server 2008 (Recomendado)
• Windows Vista (Business, Enterprise y Ultimate)
• Windows 7 (Professional, Enterprise y Ultimate)
• Compatible con arquitectura 32 bits o 64 bits.

BASE DE DATOS:
• Opcion1 sobre Windows: SQL Server 2005 Express o mayor
• Opcion2 sobre Windows: MySQL 3.2 en adelante
• Opcion3 sobre linux: MySQL 3.2 en adelante.

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 REQUERIMIENTOS

Requerimientos del Hardware para el Servidor (10 a 15 Usuarios)

HARDWARE:

• Procesador: Intel 2 cores de 2.66 GHZ o mayor

• RAM: 4 GB (Recomendable 6GB u 8GB)
• DD: aproximadamente 200MB d e espacio libre para los archivos y librerías de
la aplicación. Se sugiere que el disco duro tenga espacio libre mayor al 50%
de su capacidad para un óptimo rendimiento.
• Tarjeta de red: Fast Ethernet 100/1000 Mbps (Gigabite recomendada) el
rendimiento en GB debe ser compatible con las maquina clientes.
• Unidad CD ROM: Para la instalación desde disco se necesita una unidad de
CD o DVD.
• VIDEO: Resolución mínima de 1.024x768 píxeles.

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 REQUERIMIENTOS

Requerimientos del Hardware para el Servidor (20 Usuarios)

HARDWARE:

• Procesador: Intel 2 o 4 cores de 2.66 GHZ o mayor

• RAM: 6 GB (Recomendable 8GB)
• DD: aproximadamente 200MB d e espacio libre para los archivos y librerías de
la aplicación. Se sugiere que el disco duro tenga espacio libre mayor al 50%
de su capacidad para un óptimo rendimiento.
• Tarjeta de red: Fast Ethernet 100/1000 Mbps (Gigabite recomendada) el
rendimiento en GB debe ser compatible con las maquina clientes.
• Unidad CD ROM: Para la instalación desde disco se necesita una unidad de
CD o DVD.
• VIDEO: Resolución mínima de 1.024x768 píxeles.

Documento confidencial
 REQUERIMIENTOS

Si adquirió licencia para operar el sistema VSControlTotal remotamente, le

sugerimos considere los siguientes requerimientos adicionales.
- Línea de banda ancha de 4 Mega Bits o superior.
- Tener instalado y habilitado Microsoft Internet Information Services en el
servidor
- Configurar ruteo hacia el equipo Servidor sobre el cual se instalarán los
Servicios Web que permiten el acceso remoto.
- Si su IP de navegación en internet es dinámica, se recomienda adquirir una
herramienta para nombre de dominio fijo tal como: Dyndns o No-IP, que le
permita mantener una dirección fija, para facilidad de acceso de los usuarios
remotos, de otra forma deberá pasarles la IP dinámica cada vez que cambie.
- Si su empresa cuenta con un servidor con dominio administrado con Active
directory es importante que informe a su personal de sistemas que deba
configurar el WebService del sistema, proporcionando permisos y accesos
que estén dentro de su seguridad habilitada.

Sugerencias Adicionales:
1. Verificar que la red funcione perfectamente, sugerimos la red Alámbrica por
ser más estable en su funcionamiento.
2. Seleccionar personal que tenga conocimientos de uso de equipo de cómputo
tanto para la capacitación como para la operación del sistema.
3. Respaldar periódicamente la información.
4. Instalar un no-break en los equipos de cómputo.
5. Instalar un antivirus y mantenerlo actualizado.
6. Realizar el mantenimiento preventivo a los equipos de cómputo.

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Instalación del sistema VSControl Total2012

Este tutorial va destinado a todos los usuarios que desean instalar el Software
de Vision Systems (VS) en el servidor. El sistema puede ser: VSControl Total
2012, VS Mantenimiento 2012 o VS Concretos 2012, según el paquete que
haya adquirido.

El manual incluye ciertas capturas de pantallas que se tomaron para ayudar a

entender el proceso de instalación del Software, aunque algunas ellas pueden
variar al compararlas contra las que visualizan en su servidor.

A continuación se describen los pasos a seguir para la instalación.

Nota: Se recomienda que cierre todos los programas que se estén ejecutando,
es posible que al finalizar el procedimiento, deba reiniciar el equipo para
completar la instalación correctamente:

Paso 1: Cierre todas las aplicaciones que tenga abiertas.

Paso 2: Saber el nombre completo del servidor y su dirección IP.

Paso 3: Saber cuál es el Sistema Operativo que tiene la computadora, el cual

puede ser: Windows XP, Windows Vista de 32 bits, Windows Vista de 64 bits u
otro.
Una forma de saber el sistema operativo de la computadora es consultar las
Propiedades de Mi PC. En el escritorio de la computadora localice el icono de MI
PC, haga clic derecho sobre él y seleccione la opción Propiedades. (Figura 1)

Figura 1 Propiedades del sistema

En la pantalla de Propiedades del sistema, en la ficha General se visualiza

el Sistema Operativo que tiene instalado la computadora; tome nota de este
dato porque más adelante lo necesitará.

Antes de empezar a instalar el sistema en una Terminal si cuenta con un

sistema operativo Windows 7 deberá realizar lo siguiente:
Desactive el Control de Cuentas de Usuario UAC; esta es una configuración de
seguridad de Windows 7 que bloquea la instalación de varios programas.
Esta opción la encuentra en el botón de Inicio>Panel de control. Aparecerá
la ventana correspondiente al panel de control de Windows 7 (figura 2), del
lado derecho de esta ventana se encuentra una caja de búsqueda, escriba en
ésta las siglas UAC; luego, aparecerán varias opciones, elija la que dice
CAMBIAR CONFIGURACIÓN DEL CONTROL DE CUENTAS DE USUARIO, con lo
cual, se abrirá otra ventana con una pequeña barra similar a un control de
volumen(figura 3), esta barra indica el nivel de seguridad del UAC, el cual, en
este momento, debe estar en lo más alto. Baje totalmente la barra, tal vez
Windows le notifique que debe reiniciar la PC, hágalo por favor, cuando haya
reiniciado su sesión, continué con la instalación.

Figura 2 Realizar cambios en la cuenta de usuario Figura 3 Configuración de UAC

Después de desactivar el Control de Cuentas de Usuario (UAC) debe reiniciar el

equipo para guardar los cambios.
Instalación

Paso 4: Introduzca en su unidad de disco el CD de instalación del sistema VS

adquirido y automáticamente se iniciará el asistente que le guiara a través de
la instalación. En caso de que no se ejecute el asistente de instalación en
forma automática, seleccione su unidad de CD-ROM, después, de doble clic
sobre Instalador VSControl Total2012, VSMantenimiento, VSConcretos, según
el sistema adquirido (Figura 4)

Figura 4 Ubicación de instalador VSControl Total

En seguida aparecerá el asistente de instalación, que le guiara paso a paso

hasta finalizar correctamente. (Figura 5)

Figura 5 Bienvenida a VSControl Total 2012

Paso 5: Para continuar haga clic en el botón “Siguiente”, si desea interrumpir
la instalación de clic sobre el botón “Cancelar”

Paso 6: En seguida le aparecerá una nueva ventana donde deberá establecer

la ruta en donde se instalara el sistema, haga clic en el botón “Examinar” y
seleccione la carpeta donde va a ser instalado el sistema.

Se recomienda que la carpeta de instalación con el nombre

VSControlTotal2012, se genere directamente en el disco duro, sin
subdirectorios. (Figura 6)

Paso 7: Continuando con la instalación, seleccione la opción “Para todos los

usuarios” o bien “Everyone” y haga clic en el botón “Siguiente”. (Figura 6)

Figura 6 Selección de la ubicación del archivo a instalar

Paso 8: Para continuar con la instalación haga clic en el botón siguiente.
(Figura 7)

Figura 7 Confirmación de la instalación

Paso 9: Al finalizar la instalación, el asistente le mostrará un mensaje

indicando si el sistema se instaló correctamente o no. Para finalizar la
instalación haga clic en el botón “Cerrar”. (Ver Figura 8)

Figura 8 Instalación terminada

Paso 10: Una vez que el asistente finalizó, explore la unidad de
almacenamiento donde instaló el software y localice la carpeta del sistema. El
folder puede encontrarlo con el nombre de: VSControlTotal2012, (Figura 9)

Figura 9 Localizar VSControlTotal

Paso 11: Comparta la carpeta del sistema. Una forma de hacerlo es hacer clic
derecho en ella, y seleccionar la opción Compartir y seguridad. (Figura 10)

Figura 10 Compartir y seguridad

Para hacer pública la carpeta y sus subcarpetas debe marcar las casillas:
Compartir esta carpeta en la red y permitir que los usuarios de la red cambien
mis archivos.

Figura 11 Compartir y seguridad en red

Paso 12: En seguida, examine el contenido de la carpeta del sistema (por
ejemplo: VSControlTotal2012) y busque la carpeta de nombre Soporte.

Figura 12 Localizar carpeta soporte

Paso 13: A continuación, examine el contenido de la carpeta Soporte,

seleccione todos los archivos que están dentro de dicha carpeta, inclusive los
archivos ocultos, y cópielos.

Figura 13 Contenido de carpeta soporte

Paso 14: El contenido que copio de la carpeta Soporte debe pegarlo en alguno
de los directorios que a continuación se mencionan, según el Sistema
Operativo de la computadora:

Si la computadora tiene Windows 95 / 98, Windows ME pegar en

C:\windows\system\

Pero si la computadora tiene Windows XP o Windows Vista de 32 bits entonces

los archivos que copio de la carpeta Soporte debe pegarlos en el directorio de
C:\windows\system32\

Ahora bien, si la computadora tiene Windows 2000, Windows Server 2003

ó entonces los archivos que copio de la carpeta Soporte debe pegarlos en el
directorio de C:\winnt\system32\

De lo contrario, si la computadora tiene Windows Vista de 64 bits o Windows 7

de 64 bits entonces los archivos que copio de la carpeta Soporte debe pegarlos
en el directorio de C:\WINDOWS\SYSWOW64\

Figura 14 Ubicación de system 32

Al pegar los archivos en el directorio correspondiente se visualiza un mensaje

similar al que se representa en la siguiente figura, dicho mensaje informa que
en el directorio donde desea pegar los archivos ya contiene otros con el mismo
nombre, y pregunta si desea reemplazarlos, debe hacer clic en el botón Si a
todo.(Figura 15)
 Figura 15 Mensaje de confirmación de remplazar el archivo existente

Si el proceso de copiar-pegar archivos termina satisfactoriamente vaya al paso

11. De lo contrario, si durante el proceso aparece un mensaje similar al que se
visualiza en la figura 16, lo que debe hacer es anotar el archivo que se
menciona en dicho mensaje y presione el botón Aceptar.

Figura 16 Error al copiar un archivo o carpeta

En este caso los archivos no se pegaron correctamente en el directorio

seleccionado, lo que debe hacer es ejecutar nuevamente el paso 9,10 y 11,
pero en esta ocasión en el proceso de copiar-pegar archivos debe descartar
aquel que genero el error.
Paso 15: Debe establecer la conexión cliente-servidor, para esto vaya al menú
Inicio de Windows y haga clic en la opción Ejecutar.

Figura 17 Ejecutar

En seguida debe ejecutar la instrucción regsvr32

c:\windows\system32\racreg32.dll Es importante saber que el directorio
c:\windows\system32\ que se ejemplifica en la expresión anterior puede
variar, dependiendo el Sistema Operativo del servidor.

Figura 18 Ejecutar

Después de haber ejecutado la expresión anterior se visualizará el siguiente

mensaje que informa que se ejecutó correctamente la instrucción. Presione el
botón Aceptar para continuar con la instalación.

Figura 19 RegSvr32
Paso 16: De la misma forma en que ejecutó la instrucción anterior, ahora
ejecute la siguiente expresión c:\windows\system32\vsdll2010.exe /regserver
Cabe mencionar que el directorio c:\windows\system32\ que se ejemplifica en
la instrucción puede variar, dependiendo del Sistema Operativo del
servidor.(Figura 20)

Figura 20 Ejecutar

Ahora ejecute el comando racmgr32.

Figura 21 Ejecutar Racmgr 32

En la pantalla Administrador de conexiones de automatización remota, se
mostrara un listado de Clases COM seleccione la que lleva por nombre
vsdll2010.security. En la pestaña Acceso del cliente marque la opción Permitir
creaciones remotas con clave y la casilla Permitir activación remota

Figura 22 Administrador de conexiones de automatización remota

En la misma pantalla de Administrador de conexiones de automatización
remota, pero ahora en la pestaña Conexión al servidor deje seleccionada la
opción Automatización remota; en Dirección de red, Protocolo de red y Nivel de
autenticación deje la opción Ninguno. En seguida cierre la pantalla.

Figura 23 Conexión a servidor

Paso 17: En seguida, en los programas de inicio de Windows debe agregar
una aplicación llamada Automation Manager la cual se requiere que siempre
este ejecutándose para que las computadoras puedan accesar al sistema.

Examine la carpeta del sistema que instaló en la unidad de almacenamiento del

servidor, comúnmente es la unidad C. Después explore la carpeta Soporte y
copie el archivo autmgr32.exe En el siguiente paso se menciona el directorio
donde pegará el archivo.

Figura 24 Copiar herramienta Autmgr32

Paso 18: Examine la unidad C y después explore la carpeta Documents and
Settings. Ahí localice la carpeta del usuario que es Administrador, para este
ejemplo el fólder se llamará VSM. Ahora examine dicha carpeta y después
explore la carpeta Menú Inicio. Por último, explore la carpeta Programas y
dentro de ella pegue como acceso directo el archivo autmgr32.exe que copio
en el paso anterior.

Figura 25 Pegar herramienta Autmgr32

Paso 19: Ejecute el Automation Manager. Una forma de ejecutar dicha
aplicación es ir al menú Inicio de Windows, ver Todos los programas y
seleccionar la opción Acceso directo a AUTMGR32.

Figura 26 Ubicación de herramienta Autmgr32

En seguida el Automation Manager quedará ejecutándose.

Figura 27 Corriendo Autmgr32

Paso 20: En el escritorio de la computadora debe crear el acceso directo del

sistema. A través de la red localice la carpeta del sistema VSControlTotal2012,
VSMantenimiento, VSConcretos (según el sistema adquirido) que está
compartida en el servidor. Examine el contenido de dicha carpeta y localice el
archivo ejecutable.
Haga clic derecho sobre el archivo ejecutable y del menú desplegable elija la
opción de Enviar a >> Escritorio (Crear acceso directo).

Figura 28 Crear acceso directo

De tal manera, en el escritorio de la computadora quedara creado el icono de

acceso directo al sistema. Para acceder al programa es cuestión de hacer doble
clic sobre dicho icono.

Figura 29 Icono VSControl Total

Aparecerá una ventana (Figura 30) en donde el sistema le dirá que no puede
encontrar la base de datos debido a que esta información aun no ha sido
indicada, por lo cual, haga clic en el botón Si.

Figura 30 Mensaje Informativo

Paso 21: Luego, aparecerá una ventana como la que muestra la Figura 31.

Figura 31 Configuración de la conexión de la base de datos

Rutas del sistema forma remoto

En reportes la carpeta a la que debe de hacer referencia es la que se haya en

el disco local C de su PC.

La carpeta UVersion debe encontrarse dentro de la carpeta del sistema, en un

directorio similar al siguiente:

\\SERVIDOR\VSCT\UVERSION\CONFIGVS.XML

Modo de acceso remoto LAN

Si la forma de operar es por LAN (Red de Área Local) entonces deberá

coordinarse con el administrador o encargado del sistema.

Rutas del sistema LAN

Después, en el área REPORTES debe indicar la ruta donde se encuentra la

carpeta Reports en el servidor.

Continuando, en el área DOCUMENTOS debe indicar el directorio donde se

encuentra la carpeta Documentos ubicada en el servidor.

Por último, por favor, indique el directorio de la carpeta UVersion, dentro de la

cual debe indicar el archivo ConfigVS.

Al dar clic en guardar, entonces le mostrara la siguiente ventana (figura 32)

validando los parámetros.

Figura 32 Validación de configuración

Por ultimo le abrirá la siguiente pantalla (figura 33) en donde indica la empresa
a la que desea entrar, deberá agregar el nombre del usuario y la contraseña
para poder iniciar la sesión.

Paso 22: En la pantalla de acceso al sistema debe introducir el Login y

Password que le asignaron.

Figura 33 Inicio de sesión

Instalación del sistema VSControl Total

A continuación se ilustran los pasos a seguir para la instalación del sistema VSControl Total en

una Terminal.

Nota: Se recomienda que cierre todos los programas que se estén ejecutando, es posible que

al finalizar el procedimiento, deba reiniciar el equipo para completar la instalación

correctamente:

Paso 1: Cierre todas las aplicaciones que tenga abiertas.

Paso 2: Saber el nombre completo del servidor y su dirección IP.

Paso 3: Saber cual es el Sistema Operativo que tiene la computadora, el cual puede ser:
Windows XP, Windows Vista de 32 bits, Windows Vista de 64 bits u otro.

Una forma de saber el sistema operativo de la computadora es consultar las Propiedades de Mi

PC. En el escritorio de la computadora localice el icono de MI PC, haga clic derecho sobre él y
seleccione la opción Propiedades (Ver figura 1).

Figura 1 Propiedades del sistema

En la pantalla de Propiedades del sistema, en la ficha General se visualiza el Sistema
Operativo que tiene instalado la computadora; tome nota de este dato porque más adelante lo
necesitará.

Antes de empezar a instalar el sistema en una Terminal si cuenta con un sistema operativo

Windows 7 deberá realizar lo siguiente:

Desactive el Control de Cuentas de Usuario UAC; esta es una configuración de seguridad de

Windows 7 que bloquea la instalación de varios programas. Esta opción la encuentra en el

botón de Inicio>Panel de control. Aparecerá la ventana correspondiente al panel de control de

Windows 7 (Ver figura 2), del lado derecho de esta ventana se encuentra una caja de

búsqueda, escriba en ésta las siglas UAC; luego, aparecerán varias opciones, elija la que dice

CAMBIAR CONFIGURACIÓN DEL CONTROL DE CUENTAS DE USUARIO, con lo cual, se

abrirá otra ventana con una pequeña barra similar a un control de volumen(Ver figura 3), esta

barra indica el nivel de seguridad del UAC, el cual en este momento, debe estar en lo más alto.

Baje totalmente la barra, tal vez Windows le notifique que debe reiniciar la PC, hágalo por

favor, cuando haya reiniciado su sesión, continué con la instalación.

Figura 2 Realizar cambios en la cuenta de usuario Figura 3 Configuración de UAC

Después de desactivar el Control de Cuentas de Usuario (UAC) debe reiniciar el equipo para
guardar los cambios.
Instalación

Paso 4: Introduzca en su unidad de disco el CD de instalación del sistema VSControl Total y

automáticamente se iniciará el asistente que le guiara a través de la instalación. En caso de

que no se ejecute el asistente de instalación en forma automática, seleccione su unidad de CD-

ROM, después, de doble clic sobre Instalador VSControl Total (Ver figura 4)

Figura 4 Ubicación de instalador VSControlTotal

Para poder instalar el sistema es necesario tener instalados los siguientes programas:

- Microsoft Visual Fox OleDBProvider (Se instala por separado)

- Cristal Reports (se instala por separado)

* Se muestra como instalar al final

En seguida aparecerá el asistente de instalación, que le guiara paso a paso hasta finalizar

correctamente (Ver figura 5).

Figura 5 Bienvenida a VSControl Total 2012

Paso 5: Para continuar haga clic en el botón “Siguiente”, si desea interrumpir la instalación de

clic sobre el botón “Cancelar”.

Paso 6: En seguida le aparecerá una nueva ventana donde deberá establecer la ruta en donde

se instalara el sistema VSControlTotal2012, haga clic en el botón “Examinar” y seleccione la

carpeta donde va a ser instalado el sistema. Se recomienda que la carpeta de instalación con

el nombre VSControlTotal2012 se genere directamente en el disco duro, sin subdirectorios (Ver

figura 6).

Paso 7: Continuando con la instalación, seleccione la opción “Para todos los usuarios” o bien

“Everyone” y haga clic en el botón “Siguiente”. (Ver figura 6)

Figura 6 Selección de la ubicación del archivo a instalar

Paso 8: Para continuar con la instalación de VSControl Total haga clic en el botón siguiente.

(Ver figura 7).

 Figura 7 Confirmación de la instalación

Paso 9: Al finalizar la instalación, el asistente le mostrará un mensaje indicando si el sistema se

instaló correctamente o no. Para finalizar la instalación haga clic en el botón “Cerrar” (Ver

Figura 8).

Figura 8 Instalación terminada

Paso 10: A través de la red de área local localice la carpeta del sistema que está como recurso
compartido en el servidor.

Una manera de buscar la carpeta del sistema es acceder a Mi PC y en la Dirección escribir

doble diagonal inversa seguido del nombre del servidor, por ejemplo: \\aula3; o bien, doble
diagonal inversa seguido de la dirección IP del servidor, por ejemplo: \\172.16.0.37.
Independientemente de cómo haga referencia al servidor, de un ENTER para visualizar los
recursos compartidos del mismo.

En los recursos compartidos del servidor localice la carpeta del sistema, por lo general esta
nombrada como: VSCTotal, VSMantto o VSConcretos, según el sistema adquirido por su
empresa.

Figura 9 Ubicación de recursos compartidos en red

Paso 11: En seguida, examine el contenido de la carpeta del sistema (por ejemplo:
VSControlTotal2012) y busque la carpeta de nombre Soporte.

Figura 10 Localizar carpeta soporte

Paso 12: A continuación, examine el contenido de la carpeta Soporte, seleccione todos los
archivos que están dentro de dicha carpeta, inclusive los archivos ocultos, y cópielos.
 Figura 11 Contenido de carpeta soporte

Paso 13: El contenido que copio de la carpeta Soporte debe pegarlo en alguno de los
directorios que a continuación se mencionan, según el Sistema Operativo de la computadora:

Si la computadora tiene Windows 95 / 98, Windows ME pegar en C:\windows\system\

Pero si la computadora tiene Windows XP o Windows Vista de 32 bits entonces los archivos
que copio de la carpeta Soporte debe pegarlos en el directorio de C:\windows\system32\

Ahora bien, si la computadora tiene Windows 2000, Windows Server 2003 ó entonces los
archivos que copio de la carpeta Soporte debe pegarlos en el directorio de C:\winnt\system32\

De lo contrario, si la computadora tiene Windows Vista de 64 bits o Windows 7 de 64 bits

entonces los archivos que copio de la carpeta Soporte debe pegarlos en el directorio de
C:\WINDOWS\SYSWOW64\

Figura 12 Ubicación de system32

Al pegar los archivos en el directorio correspondiente se visualiza un mensaje similar al que se

representa en la siguiente figura, dicho mensaje informa que en el directorio donde desea
pegar los archivos ya contiene otros con el mismo nombre, y pregunta si desea reemplazarlos,
debe hacer clic en el botón Si a todo.
 Figura 13 Mensaje de confirmación de remplazar el archivo existente

Si el proceso de copiar-pegar archivos termina satisfactoriamente vaya al paso 11. De lo

contrario, si durante el proceso aparece un mensaje similar al que se visualiza en la figura 14,
lo que debe hacer es anotar el archivo que se menciona en dicho mensaje y presione el botón
Aceptar.

Figura 14 Error al copiar un archivo o carpeta

En este caso los archivos no se pegaron correctamente en el directorio seleccionado, lo que

debe hacer es ejecutar nuevamente el paso 9,10 y 11, pero en esta ocasión en el proceso de
copiar-pegar archivos debe descartar aquel que genero el error.

Paso 14: Debe establecer la conexión cliente-servidor, para esto vaya al menú Inicio de
Windows y haga clic en la opción Ejecutar.

Figura 15 Ejecutar

En la pantalla que se visualiza debe escribir la instrucción (Ver figura 16).

clireg32 c:\windows\system32\vsdll2010.vbr

Es importante saber que el directorio c:\windows\system32\ que se ejemplifica en la expresión

anterior puede variar, dependiendo el Sistema Operativo de la computadora.
 Figura 16 Ejecutar Clireg32

Para ejecutar el comando clireg32 que escribió en la pantalla anterior presione el botón
ACEPTAR. En seguida se visualiza un mensaje informativo como el que se representa en la
siguiente imagen, éste indica que el registro del cliente se realizó correctamente. Presione el
botón ACEPTAR para continuar.

Figura 17 Mensaje de reservados todos los derechos

Paso 15: En la siguiente pantalla debe configurar la conexión entre la Terminal y Servidor.

Figura 18 Configuración entre Terminal y servidor

En las opciones de Transporte remoto debe elegir automatización remota.

En Dirección de red debe escribir el nombre del servidor, o bien, la IP del servidor. Como
recordará, tanto el nombre del servidor como la IP del mismo son datos que obtuvieron
anteriormente.
Por último, el Protocolo que debe seleccionar depende de la dirección de red que especificó.

 Si especifico el nombre del servidor entonces debe seleccionar el protocolo: ncacn_np.

 Si especificó la IP del servidor entonces debe seleccionar el protocolo: ncacn_ip_tcp.

Para finalizar presione el botón ACEPTAR de la pantalla anterior.

Paso 16: En el escritorio de la computadora quedara creado el icono de acceso directo al

sistema. Para acceder al programa es cuestión de hacer doble clic sobre dicho icono.

Figura 19 Icono VSControlTotal

Aparecerá una ventana (Ver figura 20) en donde el sistema le dirá que no puede encontrar la

base de datos debido a que esta información aun no ha sido indicada, por lo cual, haga clic en

el botón Si

Figura 20 Mensaje Informativo

Paso 17: Luego, aparecerá una ventana como la que muestra la Figura 21.

Figura 21 Configuración de la conexión de la base de datos

Modo de acceso remoto

Si su modo de operación es vía remota, entonces debe seleccionar la opción Remoto (Internet)

e indicar la dirección URL configurada para este propósito (Para mas información, por favor,

consulte con el administrador del sistema).

Rutas del sistema forma remoto

En reportes la carpeta a la que debe de hacer referencia es la que se haya en el disco local C

de su PC.

La carpeta UVersion debe encontrarse dentro de la carpeta del sistema, en un directorio similar

al siguiente: \\SERVIDOR\VSCT\UVERSION\CONFIGVS.XML

Modo de acceso remoto LAN

Si la forma de operar es por LAN (Red de Área Local) entonces deberá coordinarse con el

administrador o encargado del sistema.

Rutas del sistema LAN

Después, en el área REPORTES debe indicar la ruta donde se encuentra la carpeta Reports en

el servidor.

Continuando, en el área DOCUMENTOS debe indicar el directorio donde se encuentra la

carpeta Documentos ubicada en el servidor.

Por último, por favor, indique el directorio de la carpeta UVersion, dentro de la cual debe indicar

el archivo ConfigVS.

Al dar clic en guardar, entonces le mostrara la siguiente ventana (Ver figura 23) validando los

parámetros.
 Figura 22 Validación de configuración

Por ultimo le abrirá la siguiente pantalla (Ver figura 23) en donde indica la empresa a la que

desea entrar, deberá agregar el nombre del usuario y la contraseña para poder iniciar la

sesión.

Paso 18: En la pantalla de acceso al sistema debe introducir el Login y Password que le
asignaron.

Figura 23 Inicio de sesión

Instalación de Microsoft Visual Fox OleDBProvider

Seleccione su unidad de CD-ROM y explore la carpeta Modulo Net, después haga doble clic

sobre de la carpeta VFP OledbProvider, dentro encontrará un archivo llamado

“VFPOLEDBSetup”, haga doble clic sobre él archivo y enseguida le aparecerá una ventana de

confirmación de ejecución del archivo, seleccione el botón ejecutar.

En seguida se ejecutara el asistente de instalación que le guiará por el proceso de instalación,

haga clic en el botón “Siguiente” para continuar con la instalación o haga clic en el botón

“Cancelar” para finalizar el asistente sin instalar (Ver figura 25).

Figura 24 Bienvenida a Microsoft Visual FoxPro OLE DB

El asistente de instalación le mostrara el “Acuerdo de Licencia” sobre el producto, seleccione la

opción “I Agree” si está de acuerdo con los términos y condiciones de uso y haga clic en el

botón “Next” para continuar (Ver figura 25).

 Figura 25 Acuerdo a la Licencia

En el apartado “Optional Components” haga clic en el botón “Next” para continuar (Ver figura

26).

Figura 26 Componentes opcionales

En seguida le aparecerá una nueva ventana con la ruta instalación del software, seleccione la

opción “Everyone” y haga clic en el botón “Next” para continuar (Ver figura 27).

Figura 27 Selección del archivo a instalar

El siguiente paso muestra una pantalla de confirmación de instalación, haga clic en el botón

“Next” para continuar (Ver figura 28).

Figura 28 Confirmación de la instalación

El asistente de configuración procederá a instalar Microsoft OLE DB Provider, este proceso

puede tardar algunos minutos en completarse (Ver figura 29).

Figura 29 Instalando Microsoft Visual FoxPro OLE DB

Una vez completada la instalación, haga clic en Cerrar (Ver figura 30).

Figura 30 Aviso de instalación completa

Configuración Operativa del sistema

El objetivo de este módulo es describir las diferentes configuraciones que tienen que ver con la
funcionalidad del sistema enfocado a la operatividad de la empresa. Por lo tanto, se
recomienda que la implementación del software inicie con la definición de estas
configuraciones.

El sistema solicita personalizar los datos de la empresa, esto se requiere para que los reportes
del sistema muestren en su encabezado dicha información.

Otra de las cuestiones que tienen que ver con la funcionalidad del sistema es la contabilidad,
esta configuración consiste en especificar la estructura de las cuentas contables, indicar como
se implementa la contabilidad en la empresa.

La configuración de la empresa se realiza en el siguiente Menú Herramientas>Parámetros de

la empresa.

Figura 1 Configuración del sistema

Datos y Registros de la Empresa

Los datos y registros de la empresa es la información que describe la identidad de la empresa

y su distinción ante las demás dentro del mercado comercial, es trascendental la información
que se registre en esta herramienta. Primeramente describiremos los datos correspondientes a
la empresa y posteriormente comentaremos los registros de la empresa.

La información capturada como registro de la empresa será la que se muestre en todos los
encabezados de los reportes del sistema.

El catalogo de Parámetros de la empresa esta ubicado en el Menú Herramientas>Parámetros

de la empresa.

Al abrir esta herramienta se encontrara con una interfaz muy sencilla y amigable la cual le
ayudara a personalizar el sistema. (Figura 1)

Figura 1 Configuración de la empresa

Nombre: Nombre de la empresa en el campo razón social.

RFC: Se captura el Registro Federal de Contribuyentes.
CURP: Se captura la Clave Única De Registro Poblacional
Dirección y contacto: En el área Dirección podrá introducir los datos correspondientes a la
dirección de la empresa como por ejemplo. Nombre de la calle, colonia, municipio, teléfonos,
etc.
En esta área también se incluyen los datos del contacto los cuales son: Nombre del contacto,
teléfono, correo y fax. Por ultimo se muestra la Logotipo (figura 2)

Figura 2 Dirección y contactos

Logotipo: En esta área se muestra la imagen que utilizará como logotipo de la empresa.

Para agregar la imagen es necesario dar clic sobre el icono agregar a través de éste
botón, podrá localizar la ruta de acceso de la imagen. (Figura 3).
Los datos de la empresa se mostrarán en los encabezados de todos los reportes consultados
en pantalla así como la información que se mande a impresión.

Botón : Haga clic en este botón para eliminar la imagen que utiliza como logotipo.

Figura 3 Ruta de acceso para localizar imagen

Configuración del sistema

La configuración del sistema esta integrada por un Filtro llamado Modulo dentro
de la lista desplegable contiene los módulos que conforman el sistema, al
posicionarse sobre cualquiera de ellos mostrara una lista de configuraciones
que pueden realizarse sobre el modulo en el que se encuentra contenido.
(Figura 4 y 5)

Figura 4 Lista desplegable

Figura 5 Asientos principales de compras

El sistema cuenta con un cuadro informativo que puede ser de gran utilidad, su función es
informar lo que realiza el sistema al asignarle un determinado valor.(figura 6)

Figura 6 Cuadro informativo

Configuración de contabilidad

El uso de asientos contables es el factor importante para poder llevar a cabo la contabilidad en
la empresa, por esta razón, esta sección es dedicada a la configuración de pólizas que utilizará
para trabajar en el sistema. Se podrá definir la estructura de las cuentas contables que
manejaremos en VSCTotal ERP correspondiente a la estructura contable que se maneje en el
sistema de contabilidad de la empresa. El manejo de la contabilidad en el sistema permite
generar los principales asientos contables referentes a proveedores y clientes. También se
podrán modelar estructuras contables de movimientos bancarios de naturaleza cargo y abono,
traspasos entre cuentas, cheques de caja chica y movimientos hacia los beneficiarios. Una
particularidad del sistema es generar por automático la póliza de cada movimiento que se
capture siempre que se tenga relacionada la cuenta contable con los catálogos
correspondientes.

El catalogo de Parámetros de la empresa esta ubicado en el Menú Herramientas>Parámetros

de la empresa.

Diríjase al apartado Configuración del sistema y seleccione el modulo que desea configurar
(figura 1).

Figura 1 Configuración del sistema

Modulo Almacén

Figura 2 Configuración del Modulo almacén

Usuario Actual Responsable de Almacén: Indica que, en las capturas de almacén, el usuario
actual es el responsable del almacén y por lo tanto se asigna automáticamente.

Modulo Compras

Figura 3 Configuración del Modulo Compras

Bloquear si excede presupuesto: Se configura para que el sistema no prosiga si el presupuesto

se excede, los valores son: SI, en caso de que se desee que se excede el presupuesto; NO,
bloqueara si se excede el presupuesto.

Alerta para autorización si excede el presupuesto: Envía una alerta en el sistema del usuario
responsable de autorizar en caso de exceder el presupuesto, los valores que se utilizan son SI,
para enviar la alerta en caso de excederse en presupuesto; NO, no envía la alerta.

Modificar solicitante en OC: Indica el valor SI, si es que en la captura de órdenes de compra el
solicitante se permite modificar. Indicar el valor NO si el solicitante es fijo como el usuario
actual.

Modificar solicitante en Req: Indicar el valor SI, si es que en la captura de requisiciones el

solicitante se permite modificar. Indica el valor NO, si el solicitante es fijo como el usuario
actual.
Modificar revisor en OC: Indicar el valor SI, si es que en el cambio de estatus de la orden de
compra el revisor se permite modificar. Indicar el valor NO, si el revisor es fijo como el usuario
actual.

Modificar revisor en req: Indicar el valor SI, si es que en el cambio de estatus de la requisición
el revisor se permite modificar. Indicar el valor NO, si el revisor es fijo como el usuario actual.

Modificar autorizador en OC: Indicar el valor SI, si es que en el cambio de estatus de la orden
de compra el autorizador se permite modificar. Indicar el valor NO, si el autorizador es fijo como
el usuario actual.

Modificar autorizador en Req: Indicar el valor SI, si es que en el cambio de estatus de la

requisición el autorizador se permite modificar. Indica el valor NO, si el autorizador es fijo como
el usuario actual.

Tipo de empresa: Define la manera en que se genera el folio usuario para las ordenes de
compra y requisiciones.
Activar Manualmente sí el folio es capturado manualmente.
Activar Generado si el folio es generado en formato Obra-Folio/AÑO para las requisiciones.
Formato FolioReq-ConsecutivoOC.

Modulo Contabilidad: El sistema VSControl Total ERP permite que usted defina la estructura de
las cuentas contables, sin embargo, es indispensable que utilice la misma estructura que
maneja el programa contable de la empresa, para que posteriormente no se presenten
inconvenientes en la administración de las pólizas.

Figura 4 Configuraciones del sistema Contabilidad

Agrupar Cuentas De Costos: Indica si la póliza ajusta las cuentas de costo agrupando y
totalizando las cuentas que están repetidas, dejando sólo una.

Aplica Descuentos Sobre Compras: Indica si al contabilizar se considera incluir el concepto de

descuentos sobre compras.

Aplica Descuentos sobra Ventas: Indica si al contabilizar se considera incluir el concepto de

descuentos sobre ventas.

Contabilizar todo en pesos: Indica si todas las pólizas se convierten a pesos, utilizando
estrictamente las cuentas etiquetadas como MN. Cuando este campo sea False, se indica que
si la transacción es en dólares, así mismo se contabilizará, utilizando las cuentas etiquetadas
como ME y compl.

Decimales Precios: Indica el número de dígitos a los que se redondearan las cantidades de los
precios. Ejemplo: Decimales precios= 2; Entonces la cantidad se redondeara a dos cifras
después del punto decimal

Decimales Cantidades: Indica el número de dígitos a los que se redondearan las cantidades.
Ejemplo: Decimales cantidades=2; entonces en las cantidades se redondea a 2 cifras después
del punto decimal.

Desglosar Retenciones antes IVA: Dar clic sobre SI para indicar que la provisión de facturas
de proveedores, contabiliza los anticipos y fondos de garantía en cuentas contables separadas.
De otra manera, de clic sobre NO, el anticipo y el fondo de garantía se aplica en la cuenta de
costo/almacén.(Figura 5)

Figura 5 Desglosar Retenciones antes IVA

Dígitos compras: Indica el número de decimales a los que se redondean los totales de las
compras.

Foliado Póliza Cheques: Indica la forma de foliar las pólizas generadas para los cheques. Los
valores pueden ser: 1) El folio de la póliza es igual al folio del cheque. 2) El folio de la póliza es
consecutivo de egresos.
Foliado Póliza Prefijo Bancos: Indica si el folio de la póliza se calcula filtrando la cuenta
bancaria y agregando el prefijo configurado en ella.

IdCDescuentoSobreCompras: Es la cuenta contable que aplicara al concepto de descuento

sobre las compras, para que sea aplicable tendrá que tener asignado el Valor “SI” de la
configuración Aplica descuento sobre compras, de lo contrario no se aplicara el descuento
sobre compras, aunque este sea agregado. (Figura 4)

Figura 6 Configuración de Descuento sobre compras

Para modificar la cuenta contable es necesario dar doble clic sobre el valor este hecho abrirá
una ventana de búsqueda en donde se encuentran todas las cuentas contables disponibles en
el sistema, posicionarse sobre la cuenta que corresponde y dar clic sobre el icono Seleccionar.
(Figura 7)

Figura 7 Búsqueda de cuentas contables

IdCDescuentoSobreVentas: Es la cuenta contable que aplicara al concepto de ventas sobre las
ventas, para que sea aplicable tendrá que tener asignado el Valor “SI” de la configuración
Aplica descuento sobre Ventas, de lo contrario no se aplicara el descuento sobre ventas,
aunque sea agregado.(Figura 8)

Figura 8 Descuento sobre ventas

Indica la cuenta contable que aplica al concepto de descuento sobre ventas (siempre y cuando
la configuración Aplica Descuento Sobre Ventas se encuentre habilitada). Para asignarle una
cuenta diferente, dar doble clic sobre valor.

Para cambiar el Valor de la cuenta contable, dar doble clic sobre la cuenta, desplegara una
ventana de búsqueda, la cual contiene todas las cuentas contables que se han asignado (ver
figura 9)

Figura 9 Búsqueda de cuentas contables

IdCPerdidaCambiaria: Indica la cuenta contable que se asigna al concepto de perdida

cambiaria, aplica en el caso de tipos de cambios entre monedas extranjeras.(Figura 9)

IdCCUtilidadCambiaria: Indica la cuenta contable que aplica al concepto de utilidad cambiaria,

en el caso de tipos de cambios entre monedas extranjeras.(Figura 9)
IetuModoClaveProveedores: Modo en que se define el número de proveedor dentro del patrón
de proveedores al momento de afectar IETU en ContPAQ.
1-Indica que la clave se toma con el último segmento de la cuenta contable de pasivo del
proveedor.
2-Indica que la clave es idéntica a la clave de VSControl Total.

IVAAcreditadoAlProvisionarFP: Indicar TRUE si el IVA se acredita al momento de provisionar la

Factura de Proveedor. El valor FALSE indica que el IVA se acredita al momento del pago y que
al provisionar se utiliza IVA por acreditar.

IVATtrasladadoAlProvisionarFC: Indicar TRUE si el IVA se acredita al momento de provisionar

la Factura de Cliente. El valor FALSE indica que el IVA se traslada al momento del pago y que
al provisionar se utiliza IVA por trasladar.

LogitudFolioPoliza: Número máximo de dígitos que puedo contener el folio de la póliza.

MascaraCuentasContables: Máscara para la visualización de cuentas contables.

MetodoCosteo: Indica el método de costeo se obtendrá en el calculo del inventario, ya sea PPP
o PEPS.

Figura 10 Configuración de Método de costeo

Se puede definir un control de costeo para los inventarios de los almacenes, por lo tanto debe
quedar un método definido si se desea llevar un costeo de las salidas de almacén. El costeo de
salida de un insumo que está en almacén puede ser de dos formas. La primera, el coste del
insumo que saldrá del inventario será de acuerdo a su primera entrada que tuvo en el
inventario (PEPS). La segunda, el coste del insumo que saldrá del inventario será igual al coste
total del inventario entre la cantidad total de insumos (PPP) Active una de estas dos opciones.

PosicionDesgloseCostoXAreaCosteo: Indica la posición en la que comienza el desglose de

costos para las áreas de costeo. Aplica para los insumos que se definen con desglose de
costos por áreas de costeo.
PosicionDesgloseCostoXDepartamento: Indica la posición en la que comienza el desglose de
costos para los departamentos. Aplica para los insumos que se definen con desglose de costos
por departamento.

PosicionDesgloseCostoXEquipo: Indica la posición en la que comienza el desglose de costos

para los equipos. Aplica para los insumos que se definen con desglose de costos por equipo.
PosicionDesgloseCostoXObra: Indica la posición en la que comienza el desglose de costos
para las obras. Aplica para los insumos que se definen con desglose de costos por obra.

PosicionDesgloseCostoXSucursal: Indica la posición en la que comienza el desglose de costos

para las sucursales. Aplica para los insumos que se definen con desglose de costos por
sucursal.

TipoControlInventario: Indica el tipo de control de inventario que se obtendrá en el calculo del

inventario, ya sea POR OBRA O GENERAL.(Figura 11)

Figura 11 Configuración de Tipo de control de inventario

Se define como llevar los inventarios de los materiales, si se configura tener el control por obra
entonces los materiales solo afectaran a esa obra en particular. Si se decide configurar de
forma general entonces la existencia del material se mostrará de manera total de todas las
obras y no lo separara por obra.
Modulo Facturación

Figura 12 Configuración del Modulo Facturación

SCD Archivo CER: Indica el nombre del archivo .CER utilizado para la emisión de facturas
electrónicas.
Para agregar un valor, dar doble clic sobre el campo Valor, el cual desplegara una ventana
permitiéndole localizar el archivo que se requiere.

Figura 13 Abrir ubicación

SCD Archivo Key: Indica el nombre del archivo .Key utilizado para la emisión de facturas
electrónicas.
Para agregar un valor, dar doble clic sobre el campo Valor, el cual desplegara una ventana
permitiéndole localizar el archivo que se requiere.

SCD Password: Indica el password utilizado para decodificar la llave privada del Certificado de
Sello Digital (CSD).
Para agregar un valor, dar doble clic sobre el campo Valor, el cual desplegara una ventana
permitiéndole localizar el archivo que se requiere.
Rango Folios Temporal: Indica el rango de folios temporal asignado para los procesos de
facturación a clientes y notas de crédito. A partir de este rango de folios se obtendrá el folio
temporal que se establecerá a las facturas y notas de crédito, antes de ser facturas
electrónicas o antes de establecer el rango de folios real configurado por sucursal.

Tipo de facturación: Indica el tipo de facturación configurada para la empresa, ya sea PAPEL,
CFD, CFDI, CBB; en cualquiera de sus versiones.

Cuando el tipo de facturación es CFD2.0 o CFD2.2, la factura se numera con un folio temporal
tomado del rango temporal configurado en el sistema. Una vez que la factura se solicita sellar o
timbrar, el folio asignado se calcula del rango asignado a la sucursal del movimiento.

Insumo Enlace Estimaciones: Insumo utilizado para facturar una estimación de obra.
Para agregar un valor, dar doble clic sobre el campo Valor, el cual desplegara una ventana de
búsqueda de insumo, permitiéndole localizar el que se requiera.

Figura 14 Búsqueda de insumo

Insumo Enlace AV de contrato: Insumo utilizado para facturar un avance de contrato.

Para agregar un valor, dar doble clic sobre el campo Valor, el cual desplegara una ventana de
búsqueda de insumo, permitiéndole localizar el que se requiera.
ARRIVA
DSN PAC: Indica la ruta de enlace de conexión con el PAC en el caso de facturar por CFDI.
Acceso a la información

En esta unidad se mostrara como llevar a cabo la configuración del Sistema VSControl Total
ERP. La configuración se lleva a cabo a través de dos opciones básicamente: una de ellas es
la Red de Área Local mejor conocida como LAN y la segunda es por medio de Internet, esto
dependerá del Modo de acceso que se requiera tener para llevar a cabo la manipulación del
sistema.(figura 1)

Figura 1 Configuración de la conexión a la base de datos.

Red de Área Local

Uno de los modos de acceso a la información a VSControl Total ERP, es a través de la red
local; esta configuración se establece al iniciar el sistema, haciendo clic sobre el icono
Configuración como se muestra en la figura 1.

Figura 1 Configuración de la conexión de Base de Datos

Al dar clic sobre el icono Configuración, se abrirá la ventana Configuración de la conexión a la

base de datos, en la cual se especificara el modo de acceso que se ejecutara en el sistema, el
contenedor de la base de datos que se utilizara, en este caso es SQLServer y las rutas del
sistema.(Figura 2)

Figura 2 Ventana de captura

Configuración

Red local (LAN): Al activar esta opción se habilitara las siguientes secciones para su captura:
Servidor, autentificación, Usuario, Password y Base de datos.

DBMS: Se deberá definir el sistema de administración y gestión de la base de datos entre las
Plataformas se encuentran SQL Server y MySQL. (Figura 3)

Figura 3 DBMS

Servidor: Deberá capturar la ruta del servidor.

Autenticación: Se deberá de seleccionar una de las dos opciones que nos despliega el sistema.

DBMS: Es la acreditación para identificar un usuario o aplicación cliente que se conecta a la

base de datos personalizando una contraseña

Windows: Esta autentificación se deriva del Sistema operativo, es de tipo predeterminado, al

dar clic sobre esta autenticación se desactivan las capturas de Usuario y Password.

Figura 4. Autenticación

Usuario: Es el nombre con el que se reconoce la Base de datos.

Password: Es una forma de autentificación que utiliza i el sistema de forma secreta para
controlar el acceso hacia el recurso.

Figura 5 Captura de Usuario y Password

Base de datos: Es un conjunto de datos pertenecientes a un mismo contexto y almacenados

sistemáticamente para su posterior uso. En el se captura el nombre de la base de datos, a la
cual se hace referencia.

Figura 6 Base de datos

Red Internet

Uno de los modos de acceso a la información de VSControl Total ERP, es a través de la red
local; esta configuración se establece al iniciar el sistema, haciendo clic sobre el icono
Configuración como se muestra en la figura 1.

Figura 1 Inicio de sesión

Al dar clic sobre el icono Configuración, se abrirá la ventana Configuración de la conexión a la

base de datos, en la cual se especificara el modo de acceso que se ejecutara en el sistema, el
contenedor de la base de datos que se utilizara, en este caso es SQLServer y rutas del
sistema.(Figura 2)

Figura 2 Configuración de la conexión a la base de datos

Remoto (Internet): Al activar esta opción se desactivara la opción LAN junto con sus capturas,
dejando solo activo el DBMS. figura 3.

Figura 3 Modo de acceso

Dirección URL: http:// Capturar la dirección con la cual tiene acceso a la información vía
remota.

Al activar el acceso remoto se desactivara la captura de la conexión LAN, dejando solo el

DBMS activo.

DBMS: Se deberá definir el sistema de administración y gestión de la base de datos entre las
opciones de Plataformas se encuentran SQL Server y MySQL

Por último dar clic sobre el botón guardar.

Acceso

Para el acceso al sistema VS Control Total ERP es importante que conozca su usuario y
contraseña proporcionado por el administrador de su empresa, es posible que encuentre
ciertos escenarios al iniciar su sesión, por lo tanto le explicamos a continuación una serie de
pasos que puede seguir.

Paso 1.- Una vez que el sistema VSControl Total ERP ha sido instalado en su computadora,
puede ingresar a si inicio de sesión haciendo doble clic sobre el icono que se muestra en la
Figura 1, el cual es un acceso directo que se encuentra en el escritorio de su computadora.

Figura 1 Icono del sistema.

Paso 2.- Inmediatamente se visualizará en pantalla una ventana como la que se ilustra en la
Figura 2, en la cual se debe ingresar el Usuario y la Contraseña que le fue asignado por el
administrador del sistema.

Figura 2 Inicio de sesión al sistema.

Si se tiene registrada más de una razón social en el sistema, la lista desplegable del campo
“Empresa” aparecerá habilitada; deberá elegir el nombre de la razón social a la cual quiere
desea tener acceso (Ver figura 3). En caso contrario, si solamente se tiene registrada una
empresa en el sistema, la lista desplegable estará deshabilitada y, por default, aparecerá el
nombre de la única razón social.

Figura 3 Selección de empresas.

Paso 3.- En caso de que el Usuario, la Contraseña o ambos elementos sean incorrectos, se
mostrará un mensaje de alerta como el que se observa en la Figura 4.

Figura 4 Datos incorrectos de inicio de sesión.

Para cerrar el mensaje de clic en el botón Aceptar. El sistema le devolverá a la ventana de
acceso ilustrada en la Figura 2; ingrese el Usuario y la contraseña correctos.
Una vez que haya entrado al sistema, se visualizará en pantalla la ventana que se ilustra en la
Figura 5, la cual corresponde al área de trabajo.

Figura 5 Área de trabajo

Es posible que se encuentre con un evento de iniciación, este se presenta únicamente cuando
se instala el sistema por primera vez en su equipo el sistema VS Control Total ERP, es posible
que aparezca una ventana (Ver figura 6) en donde el sistema le dirá que no puede encontrar la
base de datos debido a que esta información aun no ha sido indicada, por lo cual, haga clic en
el botón Si

Figura 6 Mensaje configuración inicial.

Inmediatamente, se mostrará una ventana como la que muestra la Figura 7.

 Figura 7. Configuración de la conexión.

Modo de acceso remoto

El modo de operación es vía remota, entonces debe seleccionar la opción Remoto (Internet) e
indicar la dirección URL configurada para este propósito (Para más información, por favor,
consulte con el administrador del sistema, para que le de a conocer cual dirección de conexión
debe usar).

Rutas del sistema para la conexión remota.

• En reportes la carpeta a la que debe de hacer referencia es la que se haya en el disco

local C de su PC. Normalmente en la instalación del sistema queda instalada donde el
personal de instalación ubique convenientemente la instalación, por omisión la
ubicación se establece en: C:\Archivos de Programas\VisionSystems\VSControl Total
pero por comodidad o mejor transferencia de información es posible que instala
directamente en la unidad de almacenamiento con más capacidad y quede reflejado la
ubicación en C:\VSControl Total [En ambas direcciones es válido tomar la carpeta de
los reportes]
• La carpeta UVersion debe encontrarse dentro de la carpeta de la instalación del
sistema en el servidor, pero para este tipo de conexión remota, le sugerimos que
realice la conexión como si estuviera conectado en el servidor, dejando una dirección
 \\SERVIDOR\CARPETA_DEL_SISTEMA\UVERSION\CONFIGVS.XML (Aun cuando no
esté físicamente conectado a la red local)

Modo de acceso remoto LAN

• Si la forma de operar es por LAN (Red de Área Local) entonces deberá coordinarse con
el administrador o encargado del sistema para que le indique cual es el nombre del
servidor o la IP física con la que se conectará para ingresar al sistema.

Rutas del sistema LAN

• Aun cuando el sistema se haya instalado en el equipo cliente, es necesario que

centralicemos los reportes, por lo tanto en el área Reportes debe indicar la ruta donde
se encuentra la carpeta Reports en el servidor.
• Continuando, en el área Documentos debe indicar el directorio donde se encuentra la
carpeta Documentos ubicada en el servidor.
• Por último, por favor, indique el directorio de la carpeta UVersion, dentro de la cual
debe indicar el archivo ConfigVS que también debe estar en la carpeta de instalación
del sistema.

Al dar clic en guardar, entonces le mostrara la siguiente ventana (Ver figura 8) validando los
parámetros.

Figura 8 Validación de la configuración de conexión

Por último le abrirá la siguiente pantalla (Ver figura 9) en donde indica la empresa a la que
desea entrar, deberá agregar el nombre del usuario y la contraseña para poder iniciar la
sesión.

Figura 9 Inicio de sesión.

Conexión remota a la información.

El sistema VSControl Total ERP establece una conexión remota a la base de datos, sin
accesos remotos que sirvan de intermediarios, tales como el Terminal Server.

Esta nueva funcionalidad permite a un usuario llevar su computadora portátil y trabajar en

cualquier sección del sistema sin necesidad de estar conectado a la red local de la empresa.

Cabe destacar que este servicio debe configurarse en la instalación correspondiente del
servidor si uno o más equipos trabajarán con conexión remota. (Este modo de operación solo
está disponible si se incluye el Módulo WEB en la adquisición del VSControl Total ERP).

A continuación se verá un ejemplo en donde existe una conexión remota a la información

contenida en la base de datos:

Suponiendo que un usuario con el perfil de Compras está conectado a la red local de la
empresa con su computadora portátil, por asuntos de trabajo, debe salir de la ciudad. Para
esto, obviamente, el usuario debe desconectar su computadora de la red local y prepararse
para su viaje. Sin embargo, debido a la carga de trabajo, desea seguir trabajando en unos
pendientes que no puede dejar sin atender; la funcionalidad de la sección de Compras y
Almacén se adecua perfectamente a este tipo de situaciones; en un principio, cuando el
usuario encienda su computadora portátil y ejecute el sistema, aparecerá en pantalla un
mensaje como el que muestra la Figura 1.

Figura 1 Configuración de Conexión de base de datos.

El usuario deberá hacer clic en el botón Sí para que el sistema le muestre la pantalla de
Configuración de acceso a la base de datos, la cual se ilustra en la Figura 2.

Figura 2 Configuración de la conexión a la base de datos.

Inicialmente, la configuración está determinada para que el sistema establezca conexión a la

información por medio de la red local, es decir, apuntando a la dirección IP del servidor en
donde se encuentra el contenedor de la base de datos, sin embargo, como el usuario ha
perdido conexión física al servidor, apareció el mensaje de la Figura 1, en donde el sistema le
pide al usuario que especifique correctamente el modo de acceso a la información por medio
de la ventana de configuración de la Figura 2.
Modo de acceso remoto

El modo de operación es vía remota, entonces debe seleccionar la opción Remoto (Internet) e
indicar la dirección URL configurada para este propósito (Para más información, por favor,
consulte con el administrador del sistema, para que le de a conocer cual dirección de conexión
debe usar).

Rutas del sistema para la conexión remota.

• En reportes la carpeta a la que debe de hacer referencia es la que se haya en el disco

local C de su PC. Normalmente en la instalación del sistema queda instalada donde el
personal de instalación ubique convenientemente la instalación, por omisión la
ubicación se establece en: C:\Archivos de Programas\VisionSystems\VSControl Total
pero por comodidad o mejor transferencia de información es posible que instala
directamente en la unidad de almacenamiento con más capacidad y quede reflejado la
ubicación en C:\VSControl Total [En ambas direcciones es válido tomar la carpeta de
los reportes]
• La carpeta UVersion debe encontrarse dentro de la carpeta de la instalación del
sistema en el servidor, pero para este tipo de conexión remota, le sugerimos que
realice la conexión como si estuviera conectado en el servidor, dejando una dirección
\\SERVIDOR\CARPETA_DEL_SISTEMA\UVERSION\CONFIGVS.XML (Aun cuando no
esté físicamente conectado a la red local)

Ahora, como la conexión se establecerá de manera remota, se tiene que especificar la

dirección URL por medio de la cual el usuario tendrá acceso a la información, esto es en el
área llamada Modo de acceso, de la ventana de Configuración de la conexión a la base de
datos. (Ver figura 3)

Figura 3 Ruta de la conexión remota.

Una vez que se haya especificado esta configuración, deberá hacer clic en el botón guardar;
aparecerá en pantalla la ventana de acceso al sistema para que el usuario ingrese su Usuario,
Contraseña y elija la razón social a la cual desea acceder en caso de tener varias razones
sociales registradas en el sistema.

Figura 4 Inicio de sesión.

Una vez hechos estos pasos, el usuario podrá establecer una conexión a la información
contenida en la base de datos, sin necesidad de accesos remotos al servidor, ya que la
conexión es directa y sin intermediarios.
Barra de Menús

El sistema VSControl Total ERP contiene un menú para las diferentes acciones a realizar, este
menú se encuentra compuesto de la siguiente manera: (Ver figura 1).

 Sistema
 Edición
 Ver
 Modulo
 Consultas y Reportes
 Herramientas
 Ayuda

Figura 1 Menú

Los menús, a su vez, contienen diferentes elementos; a continuación se describen cada uno de
Menú Sistema : en este menú se encuentran habilitadas las siguientes funciones: (Ver figura
2).

• Nuevo
• Modificar
• Eliminar
• Grabar
• Vista preeliminar
• Exportar
• Imprimir
• Cerrar cesión
• Salir

Figura 2 Menu Sistema

Los primero cuatro son considerados los comandos básicos en el sistema, pues permiten la
creación, modificación o eliminación de una entidad; ahí se encuentran también los elementos
para la exportación de información, impresión y generación de la vista preeliminar de un
reporte.

Estas funciones también están disponibles en la barra de herramientas. Dichas funciones se

describen mas adelante en el tema Barra de herramientas de este mismo capítulo.
Menú Edición: este menú ofrece las siguientes funciones:

• Cortar
• Copiar
• Pegar
• Seleccionar todo
• Buscar
• Buscar siguiente

Figura 3 Menú Edición

Estas funciones se utilizan para el manejo de texto en las interfaces de captura, actúan sobre la
información que se introduce en los catálogos del sistema o información existente en los
mismos. También actúan sobre información seleccionado (Ver figura 3).

Menú Ver:

• Barras de herramientas estándar

• Diseño de columnas

Figura 4 Meú Ver

La primera opción se utiliza para visualizar u ocultar la barra de herramientas; en relación al

segundo elemento, tiene más trascendencia, pues, al tener habilitado un catálogo o listado,
permite editar las columnas que conforman dichos elementos, ajustándose también para la
exportación de la información que contienen. (Ver figura 4).

Menú Módulos: Contiene los siguientes elementos:

• Catálogos
• Compras
• Almacenes
• Administración
• Control de Obra
• Control de equipos
Figura 5 Menú Módulos

En estas opciones se realizan los procesos que operan independientemente de que una obra
esté o no abierta. (Ver figura 5)
En la opción de Compras, están ubicados los listados de cotizaciones, cuadros comparativos y
ordenes de compra, conjuntando también los reportes disponibles para estos elementos.

En la opción de Almacenes, se encuentra un listado general de los movimientos de entradas y

salidas; también contempla ciertos reportes que contienen información de las operaciones de
inventarios.

Por último, la opción Administración muestra un concentrado de las pólizas generadas en el

sistema, además, desde este apartado es posible generar asientos contables para algunos de
los movimientos de almacén.

En la opción de Control de obra se encuentran los listados de avances físicos, estimaciones,

subcontratos y avances de contratos, en los cuales se realiza la captura correspondiente a
estos elementos.

Menú Consultas y reportes: Este menú se utiliza para generar reportes y hacer consultas que
contienen información capturada en cada uno de los módulos del sistema (Ver figura 6).

• Compras
• Almacenes
• Control de Obra
• Administración

Figura 6 Menú Consultas y Reportes

Es importante saber que existen consultas correspondientes para cada usuario así como
también dirigidas a los directivos de la empresa
Menú Consultas Ejecutivas: Este menú se utiliza para generar reportes y hacer consultas que
contienen información específica de los módulos del sistema de manera global para la parte de
gerencia de la empresa (Ver figura 7).

• Estatus financiero de obra

• Análisis del seguimiento de estimación por obra
• Modulo bancario
• Cuentas por pagar
• Cuentas por cobrar
• Inventario de insumos
• Reporte de órdenes de compra
Figura 7 Menú Consultas ejecutivas
• Reporte de requisiciones

Es importante saber que existen consultas correspondientes para cada usuario así como
también dirigidas a los directivos de la empresa

Menú Herramientas: Esta destinado para establecer algunas configuraciones del sistema
referentes a los diferentes módulos implementados, también podrá encontrar en este menú los
elementos necesarios para la creación de perfiles y el listado de los usuarios (Ver figura 8).

• Catalogo de configuración
• Perfiles de usuario
• Usuario
• Modificar contraseña del usuario actual
• Centro de mensajes
• Sesiones activas
• Auditoria de movimientos
• Registro de excepciones
• Utilerías
• Parámetros de la empresa

Figura 8 Menú Herramientas

En la opción Catálogos de configuración se pueden visualizar solamente algunos de ellos, los
cuales son los que están estrechamente ligados con los módulos cuyos procesos se llevan a
cabo desde la sección de Compras, Almacén y Control de obra: Unidades de medida, Grupos
de insumos y Tipos de proveedores.
Al elegir la opción de Usuarios se visualizará en pantalla el listado correspondiente a las
personas que tienen acceso al sistema; cabe mencionar que en esta sección del sistema, el
listado no se puede editar, solamente tiene un propósito de consulta.
En la opción Parámetros de la empresa se debe alimentar la información correspondiente a la
razón social: logotipo, dirección, contacto, etc.
La opción correspondiente al los Parámetros del sistema se utiliza para definir la configuración
de acceso a la información, especificar el directorio donde se encuentran los informes
necesarios para la generación de reportes y otros aspectos que se explicaran a detalle mas
adelante.

Menú Ayuda: En este menú podrá encontrar información referente al sistema en cuanto a la
versión que se tiene instalada y datos del proveedor (Ver figura 9).

Figura 9. Menú ayuda

Barra de Estado

En este tema se describe la funcionalidad de la barra de estado en la sección de Compras,

Almacén y Control de obra del VSControl Total ERP; el propósito de elemento en el sistema es
básicamente informativo.

En relación al acceso a ésta sección del sistema, una de las funciones de la barra de estado es
la siguiente: una vez que aparece la ventana de inicio de sesión, la barra de estado le
informará que debe capturar el nombre de usuario y la contraseña que le fueron asignados.
(Ver figura 1).

Figura 1 Acceso al sistema

La barra de estado cuenta con dos iconos en la parte derecha; el primero muestra el usuario
que está trabajando en el sistema; y se utiliza para cerrar sesión o cambiar el password de la
cuenta ( Ver figura 2).

Figura 2 Estado
Al seleccionar la opción Cerrar sesión el sistema mostrará la siguiente pantalla (Ver figura 3),
en donde debe escribir el nombre de usuario y contraseña del nuevo usuario que desea
ingresar al sistema.

Figura 3 Inicio de sesión

Si desea cambiar el password debe hacer clic sobre la opción Cambiar de password del Menú
Herramientas> Modificar contraseña del usuario actual y se abrirá una pantalla como la que se
muestra en la siguiente imagen (Ver figura 4), capture el password actual, el nuevo password y
confirme el nuevo password; acto seguido, haga clic sobre el botón Aceptar.

Figura 4 cambiar password

Acto seguido aparece un mensaje informativo de confirmación, de clic en el botón Aceptar. (Ver
figura 5).

Figura 5 Mensaje de confirmación

El segundo icono que se encuentra en la barra de estado, sirve solamente para identificar la
empresa en la que se esta trabajando en el sistema. (Ver figura 6).

Figura 6 Identifica la empresa

En la barra de estado se estarán generando ciertos mensajes informativos de acuerdo a los

procesos que se realicen en la sección de compras y almacén del sistema.

Por ejemplo, si se tiene abierto un catálogo, un listado o un reporteador, el sistema informará al

usuario por medio de la barra de estado el nombre de alguno de los tres elementos
mencionados que esté activo en pantalla en ese momento e informará a detalle los resultados
que se obtengan. (Ver figura 7).

Figura 7 Barra de estado

Barra de Herramientas

La Barra de herramientas permite llevar a cabo operaciones sobre las interfaces de todo el
sistema, ayuda a realizar tareas de una forma más cómoda. En el sistema, la barra de
herramientas está localizada en la superior de la pantalla. Está compuesta de iconos con
figuras representativas de la acción que realizan. El acceso a estos iconos sólo se realiza por
medio del mouse.

Figura 1 Barra de herramientas

Los controles tienen la siguiente función:

NUEVO: Permite crear un nuevo registro en el catálogo o listado en el que se

encuentra.
MODIFICAR: Permite modificar el registro seleccionado en un listado o en un
catálogo.

ELIMINAR: Elimina el registro seleccionado de un listado o catálogo.

GRABAR: Permite guardar el nuevo registro o la modificación realizada, en un

listado o en algún catálogo del sistema.
VISTA PRELIMINAR: Permite ver en pantalla un preliminar de la información, de la
misma forma como se verá impresa.
IMPRIMIR: Abre el cuadro de diálogo de impresoras, donde puede configurar la
impresión de la información como sería número de copias, calidad de impresión,
orientación de papel, etc.
EXPORTAR: Permite extraer información del sistema VSCTotal a otras aplicaciones
(Excel con ó sin formato, PDF, Word, Bloc de notas y Extensión .html, .jpg).
CORTAR: Sirve para cortar lo seleccionado una parte de texto que hayamos
seleccionado de un documento, es decir, que desaparece del lugar original y luego
podemos pegarlo en otra parte, de la misma forma que la opción cortar del menú
edición.
COPIAR: Se utiliza para copiar una parte de texto que hayamos seleccionado, en
otra parte, con la diferencia de que no corta lo seleccionado.

Pegar: Esta opción se emplea en los catálogos e interfaces en las cuales introduce
información.

A revisión: Es el primer estado, antes de ser revisada toda requisición, orden de

compra, comparativas, etc. inician con este estado.

Revisar: Sirve para dar seguimiento después del estado A revisión, y deberá ser
activado cuando la orden de compra, requisición, etc. sea revisada.

Autorizar: Indica el estado autorizada como su nombre lo indica. Después de haber

pasado por el estado Revisar deberá ser Autorizada.

Cancelar: otra bondad del sistema, es la de poder cancelar con el seguimiento de

una requisición, orden de compra, etc.
Cerrar: Permite poder cerrar totalmente una requisición, orden de compra, etc.

NOTA: el sistema no permite cambiar el estatus de una requisición sin haber pasado
por el estatus anterior. Por ejemplo si una requisición de insumos está
AUTORIZADA, no podrá cambiar su estatus A REVISION, primero tiene que ponerla
REVISADA y después A REVISION, ya que si no sigue esta recomendación,
aparecerá un mensaje informativo.

Ver estatus: Si desea consultar el estatus de la requisición, al presionar el botón ver

estatus, se abrirá una pestaña en donde se visualizan todos los datos.

Control de documentos: La funcionalidad del Control de documentos solo aplica para

la sección de Compras y Almacén. Se utiliza en los casos para los que se desee
relacionar un documento con algún elemento de un listado, como lo es una
requisición, una orden de compra, etc.

Agregar cuentas contables: Permite asignar las cuentas contables de manera

masiva o individual a insumos.
CENTRO DE MENSAJES: Permite crear, revisar, responder y eliminar mensajes con
los usuarios del sistema.
AYUDA: Con este icono podrá encontrar información referente al sistema en cuanto
a la versión que se tiene instalada y datos del proveedor
Manejo de pestañas.

En base a los nuevos diseños de navegación en interfaces, cada elemento se agrupa en una
pestaña, de tal manera que, si se abre un listado y es necesario tener abierto un catálogo, de
manera simultanea, para consultar cierta información, en vez de abrirse una ventana para
visualizar el catálogo, solamente se agrega una nueva pestaña en donde estará el contenido
de este elemento.

La funcionalidad, en este caso, se desarrolla de la siguiente manera: diríjase a

Menú Módulos >Compras>Ordenes de compra

Inmediatamente de clic sobre el icono actualizar, aparecerá el listado correspondiente a las

órdenes de compra, tal y como lo ilustra la Figura 1.

Figura 1. Listado de órdenes de compras

Suponiendo que necesita consultar el catálogo de proveedores, diríjase al menú Módulos,

posicione el cursor sobre la opción Catálogos y haga clic sobre el catalogo de Proveedores, tal
y como se observa en la Figura 2.

Figura 2.Catalogo de proveedores

Inmediatamente, aparecerá el catalogo de proveedores. Si se observa bien, en la Figura 3 se
muestra como se agruparon ambos elementos (el listado de Ordenes de compra y el catalogo
de Proveedores) en pestañas.

Se desea visualizar, ya sea el listado de Órdenes de compra o el catálogo de Proveedores, lo

único que debe hacer es hacer clic sobre la pestaña correspondiente.

Figura 3. Pestaña de órdenes de compra y Catalogo de proveedores

La navegación en las pestañas activas también se puede manejar por medio de un botón que
aparece en la parte superior derecha de la ventana, al hacer clic sobre este, se despliega un
pequeño listado de las ventanas activas; deberá dar clic en la pestaña cuyo contenido desea
visualizar (Ver figura 4)

Figura 4. Pestañas activas

Para cerrar una pestaña, basta con hacer clic en la pequeña x (Ver figura 5).

Figura 5 Cerrar una pestaña

Otra situación que se puede presentar es la siguiente: al abrir un listado y consultar ciertos
registros, por cada uno de ellos se abre una pestaña que contiene la información
correspondiente.
La funcionalidad, en este caso, se desarrolla de la siguiente manera: diríjase al menú Módulos,
posicione el cursor sobre la opción Compras y requisiciones de insumos.

Figura 6 Requisiciones de insumos

Inmediatamente, aparecerá el listado correspondiente a las requisiciones de compra; al abrir

varios registros, se irán habilitando pestañas cuyo número corresponde al de las requisiciones
consultadas, como se observa en la Figura 7.Estas pestañas se podrán acomodar en el orden
mas pertinente para el usuario, dando clic izquierdo del mouse y arrastrando hacia el lugar que
requiera.

Figura 7 Pestañas de Requisiciones abiertas

Otra opción para una mejor visualización de información es la siguiente, al tener abiertos los
registros que necesita, de click izquierdo sobre la pestaña que desea acomodar enseguida se
mostrara un icono en el centro del sistema como se muestra en la figura 8, arrastre hacia la
izquierda, derecha, arriba o abajo del icono según se le facilite la visualización de registros para
que ese registro ocupe en la pantalla ese lugar(Ver figura 8).

Figura 8 Distribución de las pestañas

Y el resultado de este movimiento dependiendo a donde se haya seleccionado de las 4
opciones (izquierda, derecha, arriba, abajo) en la imagen que apareció la centro de la pantalla
la ventana se dividirá dando como resultado como ejemplo la siguiente imagen.

Figura 9 Acomodo de pestañas

Uso y operación de los filtros de consulta

Para generar un reporte dentro del sistema es necesario especificar la información que se
requiere consultar para lo cual existen unos elementos en el sistema llamados Filtros de
consulta (Ver figura 1).

Figura 1 Filtros de consulta

Existen filtros de listas desplegables. Para utilizar estos filtros debe hacer clic sobre el botón de
esta caja de texto para visualizar el listado desplegable y poder seleccionar un elemento del
listado (Ver figura 2).

Figura 2 Filtros de listas desplegables

Otro filtro es en el cual es necesario especificar un periodo con una fecha inicial y final lo cual
nos ayuda a visualizar información más detallada (Ver figura 3).

Figura 3 Filtro por periodo

El filtro por periodo a su vez despliega un calendario el cual facilita la búsqueda de fechas
(Ver figura 4).

Figura 4 Filtro por periodo

Botón de opción: Puede elegir una opción de las demás, al dar clic sobre una opción se
desactiva automáticamente la que está activada (Ver figura 5).

Figura 5 Botón de opciones

Casilla de verificación: Se puede seleccionar varias opciones a la vez, dando un clic sobre las
casillas, las cuales ayudan para generar información de diversa índole, para desactivar una
opción activa dé un clic sobre ella (Ver figura 6).

Figura 6 Casilla de verificación

Una vez que se haya modificado la información que se desea generar en los filtros de consulta,
sitúese en la barra de herramientas y dé clic en el botón de Vista preeliminar para
visualizar la información.
Personalización en el diseño de columnas en catálogos y listados.

VSControl Total ERP tiene la bondad para modificar las columnas en los catálogos y listados.
Esta modificación es en relación a su posición y visualización. A continuación se explica la
manera de realizar estas modificaciones en los catálogos. Para el ejemplo, se tomará como
referencia el catálogo de Proveedores.

El catalogo de proveedores se ubica en el Menú Módulo> Catálogos >Proveedores.

Aparecerá, en primera instancia, el catálogo vacío; para la modificación en la vista de las

columnas no es necesario consultar la información, sin embargo, con el catálogo vacío, no se
apreciaría bien la vista de los registros en relación a las columnas, por lo cual, se recomienda

hacer clic en el botón Actualizar , con el objetivo de mostrar el contenido del catálogo y
ver con mayor claridad los cambios en el diseño.
Una vez que se tiene el catálogo abierto, hay dos maneras de realizar la modificación en la
vista de las columnas:

La primera opción es dar un clic en un registro, al menos; después, diríjase al menú Ver y haga
clic en la opción Diseño de columnas, tal y como lo ilustra la Figura 1.

Figura 1 Menú Diseño de columnas

Aparecerá una ventana como la que se muestra en la Figura 2; por medio de las opciones de
ésta ventana se pueden hacer los cambios correspondientes.

Figura 2 Diseño de columnas

Otra manera de accesar a la ventana Diseño de columnas es hacer clic derecho en un registro
del catálogo, después, deberá hacer clic en la opción Diseño de columnas (Ver figura 5), acto
seguido, aparecerá la misma ventana ilustrada en la Figura 3.

Figura 3 Menú diseño de columnas

Una de las modificaciones que se pueden realizar es cambiar la posición de las columnas por
medio de los botones “Subir” y “Bajar”.

Considere el siguiente ejemplo: Si selecciona el nombre de una columna, después, hace clic en
el botón “Subir”, y por último pulsa el botón “Aceptar”, la columna que seleccionó se recorrerá a
la izquierda (Ver figura 4 ).

Figura 4 Acción subir o bajar columnas

Al seleccionar (Nombre) y dar clic sobre el icono Subir, nombre y su contenido cambiara una
posición arriba, como se ilustra en la figura 5.

Figura 5 .Acción subir o bajar columnas

Como puede observarse en las figuras anteriores, antes de la modificación, la columna ID

proveedor estaba situada primero si se aprecia de izquierda a derecha (Ver figura 4). Después
del cambio en el Diseño de columnas, la columna Nombre se situó en primer lugar, y la
columna Clave se situó en lugar de la columna Nombre, es decir, en segundo lugar. (Ver figura
5)

Al igual, si se vuelve a abrir la ventana Diseño de columnas, pero esta vez se elige que la
columna Clave este de nuevo en primera posición, lo único que hay que hacer es seleccionar la
columna Nombre y hacer clic sobre el botón Bajar; después en el botón Aceptar; lo anterior
ubicará nuevamente a la columna Nombre en segundo lugar (Ver figura 6).

Figura 6. Acción subir o bajar columnas

NOTA: Otra de las características que hay que resaltar es que los cambios que se realicen se
quedaran guardados en el sistema a nivel de usuario. Esto quiere decir que si el usuario x hizo
alguna modificación de esta índole en algún catálogo o listado, cierra su sesión, y
posteriormente vuelve a accesar a esta sección del sistema, encontrará los cambios que
realizó anteriormente.

Continuando con la visualización de ciertas columnas, en esta sección del sistema se pueden
ocultar o mostrar las columnas de los catálogos y listados. Si abre nuevamente la ventana de
Diseño de columnas, podrá apreciar que existen unas casillas de selección en la parte
izquierda; cuando estas casillas están marcadas, quiere decir que las columnas (cuyo nombre
aparece del lado derecho) aparecerán en el catálogo. En caso contrario, las columnas no
aparecerán. (Ver figura 7)

Figura 7. Agregar o quitar columnas

Como último punto en este tema cabe destacar que se puede copiar cierta información de los
catálogos y listados a un documento de Microsoft Office, sin necesidad de copiar todos los
registros.
Para realizar este proceso de copiado, debe seleccionar los registros que son de su interés,
acto seguido, haga clic derecho sobre la selección y elija la opción Copiar, tal y como lo ilustre
la Figura 8.
 Figura 8 Proveedores seleccionados en el sistema

Después, por ejemplo, abra un documento en Microsoft Excel; en seguida, haga clic derecho
en una celda y elija la opción Pegar (Ver figura 9).

Figura 9. Pegado de Proveedores en Microsoft Excel

En seguida, se pegarán los registros seleccionados en el catálogo del sistema (Ver figura 10).

Figura 10 Proveedores en Excel sin formato

Cabe mencionar que los registros no se pegarán en el documento con un formato definido,
para que se tenga total libertad en darle el formato que se necesita.
Interfaces de captura.

Las interfaces de captura tienen características particulares y adecuadas para que el usuario
lleve a cabo la captura de información de manera fácil y rápida.

A continuación se explicarán los tipos de interfaces que el sistema posee en esta sección:
Para ejemplificar la interfaz de captura de un nuevo registro en un catálogo se tomará como
base el catálogo de Proveedores. Diríjase al Menú Módulos> Catálogos> Proveedores

La primera ventana que despliega, mostrara el listado, las capturas ya realizadas y guardadas,
la interfaz de captura para un nuevo registro se abrirá en una pestaña independiente, tal y
como lo ilustra la Figura 1; para habilitar una interfaz de captura para un nuevo registro, debe
tenerse activo el catálogo correspondiente y hacer clic en el botón Nuevo de la barra de
herramientas.

Figura 1 ficha para la nueva captura

La interfaz que el sistema agrega, en principio, aparecerá sin el ID Proveedor que el sistema
otorga a todo registro dentro del sistema, ya sea un nuevo elemento en un catálogo, o un
nuevo registro en un listado (requisiciones de insumos, órdenes de compra, cotizaciones, etc.)
Los campos que se encuentran con sombra color azul serán ingresados por el sistema.

Figura 2. ID Proveedor

Existen varios tipos de campos que debe llenar para grabar el nuevo elemento en el catálogo
de proveedores.
Uno de los tipos de campos es el de captura libre, en el cual se introduce información con por
medio del teclado. Por ejemplo, el Razón Social del proveedor (Ver figura 3).

Figura 3. Campo de captura libre

Existe un tipo de campo de selección única, en el cual, con un clic del ratón, solamente se
puede elegir una característica para el proveedor que se está dando de alta. Un ejemplo claro
es el que ilustra la Figura 4, en el tipo de proveedor en función si es persona moral o física.

Figura 4. Tipo de persona fiscal

Otro de los tipos de campo es para activar o desactivar una propiedad; solo es necesario hacer
clic con el ratón para establecer esta característica, apareciendo una marca de color verde en
un pequeño cuadro; en la mayoría de los casos, cuando este marcado dicho elemento,
significará que el registro tiene la propiedad que se indica en la leyenda que esta cerca de él.
En la Figura 5, se muestra la propiedad Activo, con lo cual, si esta habilitada, el proveedor será
tomado en cuenta en futuras capturas, en caso contrario, no aparecerá su registro.

Figura 5 Campo activar/desactivar.

También se aprecia un tipo de campo el cual es una lista desplegable que contiene varios
elementos a seleccionar, sin embargo, solamente se puede seleccionar uno solo de ellos. Para
ilustrar el ejemplo, en la Figura 6 se muestra claramente un campo de tipo lista desplegable
para el topo de proveedor según el sistema.

Figura 6.Lista desplegable

Por último, existe un tipo de campo en esta sección del sistema, en el cual se captura un
elemento de otro catálogo. Un ejemplo se muestra en la Figura 7, al momento de asignar una

entidad federativa. El icono siempre indica que, haciendo clic en él, se podrá accesar a un
catálogo del sistema.

Figura 7. Icono que hace referencia a otro campo

Si se hace clic en el botón Grabar de la barra de herramientas y no se ha escrito o
especificado un campo necesario para dar de alta el nuevo elemento en el catálogo, el sistema
alertará está situación por medio de un mensaje similar al que aparece en la Figura 8. Cabe
señalar que los datos necesarios variarán de acuerdo al catálogo o listado en donde se este
registrando el nuevo elemento.

Figura 8. Mensaje informativo

Exportación completa de catálogos y listados

En este tema se describe la manera de exportar los catálogos y listados en el Sistema

VSControl Total ERP en los diferentes formatos.
Lo primero que debe hacer es abrir un catálogo o un listado para poder exportarlo. En este
ejemplo se tomará como referencia el catálogo de proveedores, pero el procedimiento es el
mismo en la exportación de catálogos y listados. Sitúese en la barra de menús, dé clic en el
menú Módulos, seleccione la opción Catálogos y dé clic en el catálogo Proveedores.
Acto seguido se abrirá una pantalla similar a la que se muestra en la Figura 1, para un mejor
rendimiento del sistema, el catálogo aparece en blanco no muestra los registros existentes.

Figura 1 Ventana de proveedores sin datos

Para visualizar toda la información contenida en un catálogo o listado, presione el botón

Actualizar datos que se encuentra en la parte superior derecha del catálogo o listado. Al
dar clic sobre este icono arrojara en un listado toda la información con respecto a el catalogo
seleccionado que se ha guardado en el sistema (Ver figura 2).

Figura 2 Listado de proveedores

Una vez que visualice el contenido del catálogo o listado, presione el botón Exportar que
se encuentra en la barra de herramientas del sistema. En seguida se visualizará una pantalla
como la que se muestra a continuación, aquí debe seleccionar el formato en el cual desea
exportar el catálogo o listado y especificar el directorio en donde se va a guardar el archivo,
además, debe escribir el nombre del archivo en el campo Nombre. (Ver figura 3).

Figura 3 Exportar reporte

Ahora haga clic en el botón de la flecha hacia abajo para especificar el directorio en el cual
desea guardar el archivo. (Figura 4).

Figura 4 Guardar el reporte

Los diferentes formatos en los que se puede exportar la información son: Adobe Acrobat (.Pdf),
Archivo de Excel (.Xls), y Archivo de Excel sin formato (.Xls) (Figura 5), presione la flecha de
color azul para ver el listado desplegable de los formatos, seleccione el que desee con un clic.

Figura 5 Tipos de formatos

Una vez que definió el nombre del archivo, el formato y la ubicación debe hacer clic en el botón
Guardar. Enseguida enviara un mensaje afirmando que fue guardado con éxito y preguntando
se desea abrir el archivo que guardo, si desea ver el reporte dar clic en si de lo contrario dar
clic en el botón no (Ver figura 6).

Figura 6 Mensaje de confirmación

Para revisar el archivo, de clic en el botón SI o bien vaya al directorio donde lo guardo y dé
doble clic sobre el icono de acceso. (Figura 7)

Figura 7 Reporte guardado

En la siguiente imagen se visualiza el archivo en formato Pdf, incluyendo el nombre de la

empresa, la fecha y hora en que se realizó la exportación. (Figura 8).

Figura 8 Reporte de proveedores

Control de documentos.

La funcionalidad del Control de documentos se utiliza en los casos para los que se desee
relacionar un documento con algún elemento de un listado, como lo es una requisición, una
orden de compra, etc.

Para ejemplificar su uso se tomará como ejemplo el listado de requisiciones de insumos.

Diríjase al Menú Módulos> Catálogos> Almacén

Seleccione un almacén configure los filtros y oprima actualizar, una vez que se haya
desplegado el listado de movimientos del almacén, seleccione un registro que desee vincular
con algún documento, el registro debe quedar marcado con color azul.

Figura 1 Selección del registro

Después, deberá hacer clic sobre el botón Control de documentos , acto seguido, aparecerá
una ventana como la que muestra la Figura 2.

Figura 2. Control de documentos

Como puede observarse en la Figura 3, en la parte superior de la ventana aparece el folio
correspondiente al almacén que se seleccionó.

Figura 3 Folio correspondiente a almacén

Para relacionar el documento correspondiente al almacén, es necesario hacer clic en el botón

AGREGAR, inmediatamente, aparecerá una ventana como la que muestra en la Figura 4, a
través de la cual deberá localizar el documento que desea enlazar con el registro.

Figura 4.Búsqueda de documento a enlazar

Cabe señalar cuales son los formatos de archivos disponibles para ser enlazados con alguno
de los registros de los listados:

• Archivos Imagen (*.Jpg)

• Archivos formato portable (*.Pdf)
• Archivos Excel (*.Xls)
• Archivos Word (*.Doc)

Seleccione el archivo y de clic en el botón Abrir, esto le devolverá a la ventana mostrada en la

Figura 4, en la cual se observa que el archivo ya se encuentra adjunto al registro del almacén.
 Figura 5. Documentos de entradas a almacén

Para finalizar la vinculación del archivo con la requisición, solo basta con hacer clic en el botón
Cerrar.

Esta herramienta es muy útil a la hora de anexar los documentos escaneados con las firmas de
autorización correspondientes, pensando en respaldar la elaboración y el seguimiento de los
documentos dentro de los procesos del sistema.

Para abrir un archivo desde control de documentos, el proceso se realiza de la siguiente

manera:
Seleccionando el registro que tiene vinculado el archivo, de clic en el botón Control de

documentos. .
Aparecerá la ventana ilustrada en la Figura 6, en la que le mostrara todos los documentos
enlazados, de los cuales deberá seleccionar el que desea que le muestre, por ultimo dar clic en
el botón Abrir archivo.

Figura 6 Documentos enlazados

Catálogos

La función principal de los catálogos en el sistema es proveer información de manera rápida

para el llenado de capturas que se están realizando en un proceso de algún módulo, en el cual
encontraran en cada catálogo, todos los registros realizados del mismo y también podrán
realizar procesos para la creación, modificación, eliminación de estos. El sistema divide los
catálogos en dos partes principalmente, catálogos de configuración y catálogos generales.
Catálogos Generales

Los catálogos Generales son:

 Clientes
 Proveedores
 Almacenes
 Cuentas bancarias
 Obras
 Insumos
 Empleados
 Beneficiarios

En estos catálogos es importante que se capturen completamente para una mejor consulta en
sus capturas. En su información procure registrar información legible y genuina. Trate de omitir
información coloquial o no entendible.

En estos catálogos básicos se empezarán a registrar la información de inicio para las diferentes
operaciones de sus módulos [Proyectos, Control de obra, Compras, Almacenes, Cuentas por
pagar, Cuentas por cobrar, Bancos, Contabilidad] esta información registrada es esencial para
el seguimiento entre las diferentes áreas y es importante que se administren correctamente.

Figura 1 Catálogos del sistema

Catálogo de Insumo

El sistema administra gran variedad de insumos que serán utilizados en los procesos del
sistema sea en obra, rentas, viajes producción y viviendas cualquier que sea el control que esté
utilizando en el sistema este concentrará la descripción del insumo que serán manejados en
diferentes capturas. Interpretaremos este catálogo como el principal catálogo de todos los
diferentes grupos y familias de insumos. Por ejemplo, materiales, equipos, herramientas, mano
de obra, entre otros que buscaran dar la clasificación a ese insumo registrado. Además
modificarlos, eliminarlos, localizarlos y generar reportes en base a su clasificación.

La iniciación de este catálogo se puede dar por medio de la importación de presupuesto, este
procedimiento será una de las opciones que registrara el listado de insumos y sus principales
grupos que viene definido por un programa de precios unitarios, una alternativa que le permite
registrar los insumos en el catálogo.

Los insumos que contiene el catálogo se muestran en todas las áreas del
sistema, por lo tanto es importante que se establezca una nomenclatura que
sea clara y entendible para todos las áreas de la empresa, teniendo
unificada las claves de los insumos permitirá tener información en un solo
catálogo de insumos uniforme y de fácil manejo.

El catálogo ofrece las funciones necesarias para dar de alta nuevos Insumos, modificar,
eliminar, imprimir, exportar el catálogo de insumos. Sin embargo, la ejecución de dichas
funciones depende de los permisos que tiene asignado el usuario.

En el catálogo de insumos puede saber cuáles son las funciones a las que tiene
permiso ejecutar, de acuerdo a su perfil de usuario, los botones de la barra de
herramientas (ver sección: 6.5) se muestran activos o inactivos. La configuración
para modificar los permisos a las funciones del catálogo de insumos está en el Menú
Herramientas -> Perfiles de usuario -> Abrir perfil de usuario -> Pestaña: permisos
asignados -> Módulo: almacén -> Proceso: Catálogo de insumos.

El catálogo de grupos de insumos esta ubicado en el Menú Módulos -> Catálogos -> Insumos.
La siguiente figura representa el catálogo de insumos en el cual se pueden ver rápidamente
algunos datos, tales como: (ID) grupo de insumos, descripción y algunos de los campos de
búsqueda del catálogo. En la parte superior del catálogo están agrupados los filtros de
visualización que puede manipular manualmente para hacer consultas específicas sobre los
insumos capturados, cada vez que modifique el valor de los filtros debe usar el botón Actualizar
datos ( ) que está en la parte superior derecha del catálogo para restablecer los datos del
listado.

Figura 1. Catálogo de insumos.

En el filtro que propone el catálogo de insumos permite hacer consultas específicas sobre la
información registrada en este catálogo la primera alternativa es buscar por la clave o nombre
del producto, pero puede ir simplificando la búsqueda al ocupar campos como es inventariado,
clasificación que identifica que el insumo lleva un control de almacén, otra alternativa de
búsqueda es agrupador que permite mostrar la información de insumo que anidan a otros
insumos. Este filtro le permitirá simplificar la consulta al llevar acabó búsquedas específicas.

Figura 2. Filtro del catálogo de insumos.

En el catálogo de insumos será compartido en funcionamiento con otros módulos y de acuerdo
a la identificación del insumo podrá utilizar la clasificación de tipo de insumos donde podrá
buscar por tipos definidos para mantenimiento o por conceptos de vivienda, donde descripción
del insumo que busca es clasificar insumos dedicados a gasto de vivienda.

Figura 3. Filtro del catálogo de insumos.

La importancia de tener clasificados a los insumos por algún grupo o familia le

permitirá tener más claramente identificado la descripción del insumo y la intención
es que sea sencillo vincular con la contabilidad, por lo tanto los filtros le ayudarán a
simplificar la búsqueda por alguna familia en común con la contabilidad y sea más
sencillo relacionar la cuenta contable del insumo.

En la captura de un insumo tome en cuenta la unidad de medida que le asignará,

normalmente el uso común de todos los insumo se hacen por medio de las
solicitudes, compras, almacenes que son el inicio para la utilización de estos
insumos, por lo tanto tome en cuenta que si la unidad de medida la generaliza como
por ejemplo Toneladas y realmente la solicita, compra y entrega por Kilogramos es
más conveniente que se registre por la forma de uso común.

Es recomendable que sean unidades de medida estándar y evite usar unidades

coloquiales, al usar la nomenclatura estándar evitar realizar constantemente
conversiones de unidades de medida, por ejemplo el insumo “Cemento” puede
establecerlo en Kilogramos, Toneladas, Sacos, Bultos entre estas unidades dos
son estándar y las otras dos son coloquiales, por lo tanto necesitaría utilizar
conversiones de medida para interpretar cuantos kilos son un bulto o cuantas
toneladas son un saco. Tome en cuenta el uso más común de sus insumos creados
con cierto criterio de la operación.
Dar de alta un nuevo Insumo

Para dar de alta un nuevo insumo haga clic en el botón Nuevo ( ) de la barra de
herramientas, en la pantalla “Insumos: <NUEVO>” que se despliega capture los datos
solicitados (ver Figura 4)

El (ID) Insumos es un dato que usted establece, puede ser en base a una nomenclatura
definida por su empresa para la identificación del insumo. La Descripción del insumo debe
capturarla, puede abreviarlo o escribirlo completo. Es importante que defina una regla de
captura para los nombres de los insumos para prevenir la duplicidad de datos, ya que el mismo
insumo puede nombrarse de diferentes maneras, tal como: Cemento gris, Saco de cemento
gris., etc. La unidad de medida es seleccionable del Catalogo de Unidades donde puede
asignar la que corresponda al insumo que está registrando en el catálogo. El precio puede ser
inicializado para tener una referencia del último precio de compra.

Figura 4. Datos de un nuevo insumo.

Continuando con el alta del insumo, es importante que este sea identificado con los datos
esenciales que permitan clasificar la captura del producto, concepto o insumo que se está
dando de alta. Por omisión se muestra como activo indicando que será utilizado en todo el
sistema y es vigente, propiamente es necesario establecer el grupo al que pertenecerá, así
como la familia en común que administra al insumo y por medio de la clasificación de la familia
para interactuar en el mismo módulo o con otros apartados como la contabilidad. Se establece
que el tipo de insumo es la identificación para la utilización de conceptos aplicados para el
módulo de mantenimiento, producción y propiamente indican el tipo de gasto que se realiza por
la utilización de un equipo. De igual forma el insumo registrado en este catálogo puede aplicar
para ser un concepto de gasto para el módulo de viviendas.
La clave es identificar que el insumo a registrar este en común para todos los módulos del
sistema o simplemente es un concepto que pertenece de manera exclusiva a cierto módulo.

Figura 5. Datos de un nuevo insumo

En el apartado de contabilidad se realiza la asignación de cuentas contables de egreso e

ingreso a cada insumo del catálogo. Pero es importante que antes de esta asignación se
encuentre en el catálogo de cuentas contables, las cuentas que se utilizaran para colocar en
los insumos correspondientes a los gastos de compras, costos e ingresos que resultarán de los
procesos de facturación de la administración.

En el sistema se tiene la característica de identificar de manera automática la provisión de

gasto que en sus procesos de almacén resulte como costo a la obra, para iniciar es necesario
que se tengan identificadas las cuentas de compras y de costos que el sistema utilizará para
generar las cuentas resultantes para la contabilidad.

En el proceso de la contabilidad para el costo, el sistema propone se identifique si se lleva un

centro de costo por cada obra en cada producto que se entrega por almacenes, por lo tanto
además de colocar la cuenta contable en el campo “Cuenta contable de costos”, debe marcar
la opción “Obra” que esta opción identifica que el insumo entregado por una salida de
almacenes tiene costo por obra.

En otro proceso contable se puede profundizar más sobre el nivel de afectación que se desea
hacer contablemente, para este proceso es la utilización de frentes de obra o áreas de costeo
que complementan el centro de costo por obra que se puede contabilizar. Entonces la opción
“Áreas de costeo” tiene esa finalidad que es subdividir el costo por áreas donde se esté
utilizando el insumo, contablemente este apartado debe ser parte de un segmento de la
estructura contable. En la cuenta contable de compras es importante agregar su cuenta en el
insumo por medio de esta se asignara al insumo su método de provisión al gasto en el
momento de la compra para que propiamente tenga su cancelación por medio de las salidas a
obra y se obtenga como resultado el costo efectivamente realizado a la obra que utiliza el
insumo.
En la cuenta contable de Ingresos tiene su finalidad de poder entregar a la contabilidad las
provisiones de todos los ingresos facturados al cliente, propiamente puede ser directo a ingreso
o también identificar el costo de la factura a la obra al marcar la opción “Obra”. Para dicha labor
contable es importante asignar su cuenta contable en el insumo en los siguientes campos de la
figura 6.

Figura 6 asignaciones de cuenta contable de insumo.

En el apartado del control de inventario se muestran datos esenciales para el manejo de

existencias de los insumos que se controlan por entradas y salidas que muestran el resultado
del inventario de cada obra o almacén. Entonces en este apartado es importante que empiece
por señalar la opción “Inventariado” opción principal para tener en el insumo la participación en
el control de inventario, al no ser marcada esta opción, el insumo simplemente no se considera
para el almacén.

Es importante que vea que no puede ser señalado “Control de serie” sin antes haber marcado
la opción “Inventariado” el control de series le permitirá registrar sus entrada o salidas por la
serie que haya registrado del insumo.

Existen campos que le ayudarán a identificar exactamente de un insumo en el momento que la

compra requiera tener la información exclusiva de ese producto, datos como número de parte,
número de reemplazo son esenciales para una compra cuando la pieza debe ser exactamente
para el equipo. En este mismo apartado podrá escribir la localización en almacén del insumo
para saber su ubicación físicamente.
En el control de inventario se tienen las opciones para mantener al margen las existencias de
los insumos, para ellos es importante que se coloquen el mínimo y máximo de cada insumo
para contar con un margen que pueda ser monitoreado en los inventarios de insumos, de igual
forma el volumen de reorden que se requiere para el insumo.

Figura 7 Control de inventario del insumo.

En el proceso de captura en cada insumo se tiene las opciones para seguir identificando al
producto o servicio que se pretenda registrar, sin embargo tiene una función importante la
opción “Insumo agrupador” esta le permitirá agrupar más de un insumo como parte del primero
que está siendo identificado como insumo agrupador, la función de esta opción permite ayudar
a desglosar todo insumo que haya sido utilizado para totalizar los volúmenes y no se haya
analizado en medidas menores a manejo de compras o control de almacén. Por ejemplo
comprar “acero” en toneladas y realmente comprar en varillas por pieza y entregar por
almacenes varillas por pieza. En este ejemplo se puede mostrar que el insumo agrupador
vendrá siendo el identificado por toneladas y el desglose vendrá siendo todas las varillas tal
como se compran y entregan.

Esta opción “Insumo agrupador” es principalmente usada para todo aquel presupuesto que
tenga precios unitarios en volúmenes cuantificados en medidas grandes.

Figura 8 Insumo agrupador.

 Es importante detallar que un insumo que se establece como agrupador este deja de
pertenecer a los listados de insumos, por lo tanto no es posible seleccionarlo de un
listado para solicitarlo en un requisición, cotización, compras, almacén, facturación
por lo tanto no se mostrara como un insumo que pueda ser comparado directamente,
sin embargo los insumos agrupados en este agrupador serán los que reflejen las
cantidades y los precios comprados.

Dando como resultado en cada comparativa se muestre el insumo agrupador con

equivalencia de cantidad y precio proveniente de las compras a detalle de los otros
insumos que fueron agrupados.

Para guardar la captura de un nuevo insumo haga clic en el botón Grabar ( ) de la barra de
herramientas. Cabe mencionar que en el proceso de grabado se valida que los datos
obligatorios hayan sido capturados, de ser así el sistema procede a guardar el registro, de lo
contrario se despliega un mensaje informando cuales son los datos que están pendientes de
introducir (Ver figura 9).

Figura 9. Mensaje de validación del porque no puede grabarse un grupo.

Modificar los datos de un grupo de insumos

Para cambiar los datos de un insumo, seleccione el insumo con un clic en el listado del
catálogo y presione el botón Modificar ( ) de la barra de herramientas (Ver figura 10).

Figura 10. Seleccionar el insumo a modificar

En la pantalla “Datos de Insumo” (Ver figura 11) haga las modificaciones correspondientes y
finalmente presione el botón Grabar ( ) de la barra de herramientas.

Figura 11. Datos a modificar del insumo.

En la modificación del insumo es posible que desee cambiar el grupo es importante

que considere que el catálogo de grupos existen algunos ya definidos por el sistema
como lo son (Materiales, Mano de obra, Equipos, Herramientas, Auxiliares y demás
grupos que son los básicos que se utilizan en el programa de precios unitarios estos
no pueden ser modificados o borrado del catálogo y son utilizados para asignar a los
insumos nuevos o en cambios de de grupos en los insumos a modificar

Las claves de cada grupo que se encuentra ya definidos por el programa de precios
unitarios son también establecidas por este programa y no es posible cambiar o
establecer otro orden de claves.

Importante: Si su sistema no cuenta con los grupos ya definidos, basta con importar
un presupuesto del programa de precios unitarios para que se definan como nuevos
estos grupos o puede darlo de alta en el catálogos de grupos para poder asignar a
un insumo.
Eliminar un insumo.

Para eliminar un insumo, seleccione el insumo con un clic en el listado del catálogo y presione

el botón Eliminar ( ) de la barra de herramientas. Enseguida el sistema despliega un

mensaje para confirmar o cancelar la acción, elija la respuesta correcta (Ver figura 12).

Figura 12. Eliminar un insumo.

Debe saber que si el insumo está siendo usada en algún proceso, el sistema no permite
eliminarlo con el propósito de cuidar la integridad de los datos, en este caso se despliega un
aviso similar a la siguiente figura 13

Figura 13. Mensaje de validación del porque no puede eliminarse el insumo.

Imprimir el catálogo de insumos.

Para imprimir el catálogo de insumos haga clic en el botón Imprimir ( ) de la barra de

herramientas. En la pantalla de impresión seleccione la impresora, el intervalo de páginas,
número de copias y haga clic en el botón Imprimir (Ver figura 14).

Figura 14. Imprimir el catálogo de grupos

La siguiente figura representa el catálogo de grupos impreso.

Figura 15. Catálogo de insumos impreso.

También puede consultar en pantalla la impresión del catálogo de insumos, para esto haga clic

en el botón Vista preliminar ( ) de la barra de herramientas.

Exportar el catálogo de insumos.

Para exportar el catálogo de insumos haga clic en el botón Exportar ( ) de la barra de

herramientas. En la pantalla de exportación que se despliega especifiqué el directorio para
guardar el archivo, asigne el nombre del archivo, seleccione el tipo de archivo (Adobe Acrobat,
Excel con formato o Excel sin formato) y haga clic en el botón Guardar (Ver figura 16)

Figura 16. Exportar catálogo de insumos.

Fusionar insumos

El catálogo de insumos permite unificar registros que por alguna razón están duplicados en la
base de datos. Para ejecutar la rutina de fusión presione el botón Fusionar insumos ( ). En el
cuadro de diálogo que se despliega (ver Figura 17) seleccione los 2 insumos que desea
fusionar, indique el insumo que desea mantener (insumo 1 o insumo 2) en la base de datos y
active la casilla para eliminar el insumo que se sustituye. Finalmente presione el botón Aceptar
para ejecutar la rutina y actualizar todos los registros con el insumo que quedara activo.

Figura 17. Fusionar insumos

Cambiar el ID del insumo

El catálogo de insumos cuenta con una rutina para modificar el ID (clave) de los insumos
cuando se requiera. Para ejecutar dicha rutina debe seleccionar el insumo que está en el

listado del catálogo y presionar el botón Cambiar el ID del insumo ( ). En el cuadro de

diálogo que se despliega (ver Figura 18) capture el nuevo ID y presione el botón Aceptar para
ejecutar la rutina y actualizar todos los registros con la nueva clave del insumo.

Figura 18. Cambiar el ID del insumo

Asignar familia a insumos

El catálogo de insumos cuenta con una rutina para agrupar insumos por familias lo cual facilita
la búsqueda de los registros y también favorece para presentar la información de manera
agrupada y ordenada para sus análisis. Para ejecutar dicha rutina debe seleccionar los

insumos que están en el listado del catálogo y presionar el botón Asignar familia ( ). En la
pantalla de Búsqueda que se despliega (ver Figura 19) seleccione la familia que desea asignar
a los insumos

Figura 19. Asignar familia a insumos

Asignación rápida de cuentas contables a insumos

El catálogo de insumo cuenta con una rutina para asignar y/o actualizar de manera rápida las
cuentas contables de los insumos. Para ejecutar dicha rutina debe seleccionar en el listado del
catálogo los insumos a los cuales desea asignar o actualizar sus cuentas contables y presionar

el botón Asignar cuentas contables ( ) que está en la barra de herramientas. En la pantalla

de Asignación masiva de cuentas contables que se despliega haga doble clic en la celda
“Cuenta” de: Costo, Ingreso o Compra, y enseguida seleccione la cuenta contable que desea
asignar a los insumos (ver Figura 20)

Figura 20. Asignación masiva de cuentas contables a insumos

Almacenes

En este catálogo se registrarán los almacenes que están proporcionando servicios a la

empresa. A través del mismo podrá realizar modificaciones a los datos y dar de baja aquellos
almacenes que ya no están prestando servicios a la empresa.

El sistema permite administrar los almacenes activos e inactivos, configurar para definir el
costeo por inventario en reportes, esta información estará relacionada en los procesos de
requisición de insumos, cotización de insumos, orden de compra, movimientos y reportes
relacionados con los almacenes.

Tiene la intención de controlar las entradas y salidas de productos que sean adquiridos por la
empresa, la vista del listado dentro del sistema se muestra en la figura1.

Si se encuentra con alguna restricción para realizar algún suceso sobre la

Configuración de Catálogo de Almacenes, será necesario ver con que perfil
cuenta el usuario o bien que privilegios tiene, para realizar dichas acciones
entre las cuales se encuentran: Acceso, Agregar, Modificar, Eliminar, Imprimir,
Revisar, Autorizar, Cancelar y Cerrar. La ruta del catálogo de perfiles es la
siguiente: Menú Herramientas>Perfiles de usuario.

Al hacer clic en esta opción, se activará una pestaña cuyo contenido será el listado general de
Almacenes.

El catálogo de Tipos de Estimación esta ubicado en el Menú Módulo>Catálogos>Almacenes.

Figura 1Listado de Almacenes

Agregar un nuevo Almacén al sistema

Para agregar un almacén al sistema, entre al catálogo, haga clic en el icono Nuevo de la
barra de herramientas y capture los campos que se solicitan dentro del módulo. No es
obligatorio que capture todos los datos que se soliciten en la ventana pero es recomendable
llenar el catálogo completo con toda la información que se tenga del almacén, debido a que los
datos de este apartado se utilizarán en algunos módulos del sistema.

Datos: En este apartado se registra la información de un almacén, contiene los datos

particulares, así como los primeros controles de clasificación.

Figura 2 Nueva captura de almacén

(ID) Almacén: Es el código de identificación única para cada almacén, el sistema lo asigna
automáticamente de manera consecutiva.
Nombre: Nombre del almacén.
Obra: Es la obra a la que dará servicio el almacén.
Sucursal: Sucursal a la que pertenece el almacén.
Responsable: Nombre del empleado encargado del almacén.
Horario: Es el horario de servicio del almacén.
Dirección: Contiene el nombre de la calle, número (interior ó exterior), nombre de la colonia del
domicilio del almacén.
Después de ingresar la información, para guardar haga clic en el botón grabar de la barra
de herramientas, de lo contrario, haga clic en el botón cerrar y en el botón “No” para no guardar
los datos. (Ver f333333igura 3)

Figura 3 Mensaje de confirmación

Recuerde que para guardar un registro se necesita capturar como mínimo el campo del nombre
del almacén. El sistema valida que contenga datos capturados para guardar, de lo contrario no
realiza la acción.

Figura 4

Figura 4 Mensaje de validación

Para modificar un Almacén que se encuentre en el sistema

Con el sistema puede cambiar los datos de un almacén, para modificarlo seleccione el almacén

en el listado, haga clic en el campo que desea modificar, y diríjase al icono de modificar ,
después realice los cambios correspondientes y grabe los cambios. El sistema no permite
modificar manualmente los campos sombreados, debido a que los asigna automáticamente.
A los almacenes inactivos, es decir, aquellos que no están prestando un servicio a la empresa
pero están afectados en un movimiento, se les desactiva la casilla Activo para que no se
visualicen al momento que se va a relacionar un almacén con una obra, requisición, cotización
y orden de compra.

Para quitar un Almacén que se encuentre en el sistema

Con el sistema puede quitar un almacén del listado, para eliminarlo seleccione el almacén en el
listado, haga clic en el botón Eliminar de la barra de herramientas. El sistema le pedirá que
confirme si desea eliminar el almacén. Si está seguro de eliminarlo, haga clic en el botón Si
para confirmar, de lo contrario haga clic en el botón No.
Recuerde que el sistema no permite eliminar un almacén cuando está relacionado con una
obra, requisición de insumos, cotización de insumos, orden de compra y movimientos de
almacén.
 Figura 5 Mensaje de confirmación

Para exportar, vista previa e imprimir un reporte de Almacenes

Este Listado podrá ser exportado en formato PDF o Excel. El procedimiento es el siguiente: dar

clic sobre el icono de Exportar , enseguida le aparecerá la ventana de exportar reporte

como muestra la figura 6 en donde le pedirá el tipo de formato, el nombre del reporte y la
ubicación en donde se guardara, enseguida dar clic sobre guardar.

Figura 6 Exportación del reporte de almacenes

El reporte se podrá mandar a imprimir en forma directa o mediante el uso de la vista previa.
Para imprimir desde vista previa dar clic sobre el Para imprimir en forma directa dar clic sobre el icono

icono de vista previa se mostrara una imagen imprimir que se encuentra ubicado en la barra de
similar a la figura 7 enseguida dar clic sobre el icono herramientas se abrirá una ventana similar a la de
de imprimir . figura 8, deberá seleccionar la impresora a la que
desee mandar la impresión y enseguida dar clic en
Imprimir.

Figura 7 Vista preliminar del reporte

Figura 8 Vista de impresión

Cuentas Bancarias

Este catálogo almacena todas las cuentas bancarias de la empresa sea en moneda nacional o
en una moneda extranjera. El sistema permite agregar nuevas cuentas, modificarlas,
eliminarlas, localizarlas, este catálogo es donde se inicializan los saldos real y conciliado de
cada cuenta.

En el proceso de captura de las cuentas bancarias tiene la intención de crear cada una de las
cuentas de los bancos de donde saldrán los pagos a proveedores, subcontratistas, destajistas,
pago a terceros y también puedan registrar todos los movimientos de abono que se reciben por
los depósitos de clientes, ventas de activos, en ellas es importante definir los saldos iníciales
para dar inicio a los saldos reales de la cuenta bancaria.

Si se encuentra con alguna restricción para realizar algún suceso sobre la

Configuración de Cuentas Bancarias, será necesario ver con que perfil cuenta
el usuario o bien que privilegios tiene, para realizar dichas acciones entre las
cuales se encuentran: Acceso, Agregar, Modificar, Eliminar, Imprimir, Revisar,
Autorizar, Cancelar y Cerrar. La ruta del catálogo de perfiles es la siguiente:
Menú Herramientas>Perfiles de usuario.

El catálogo de cuentas bancarias esta ubicado en el Menú Módulos>Catálogos>Cuentas

bancarias.

En el sistema se puede llevar los saldos reales de las cuentas bancarias de la empresa, es
necesario tomar en consideración una fecha del estado de cuenta para inicializar los saldos.
También para considerar los saldos conciliados es necesario considerar todo aquel
movimientos en transito para considerarlo en el saldo. Al iniciar las cuentas con los importes
correctos pueden empezar a generar cheques, depósitos y movimientos controlando saldos
reales, al dar clic sobre este catálogo iniciara mostrándole el listado de las cuentas bancarias
registradas. (Ver figura 1).

Figura 1 Listado de cuentas bancarias

Agregar una nueva Cuenta Bancaria al sistema

Para agregar una nueva cuenta bancaria al sistema, entre al catálogo, haga clic en el icono

Nuevo de la barra de herramientas y capture los campos que se solicitan dentro del
módulo. No es obligatorio que capture todos los datos que se soliciten en la ventana pero es
recomendable llenar el catálogo completo con toda la información que se tenga de los
movimientos, debido a que los datos de este apartado se utilizarán en algunos módulos del
sistema.

La información que puede registrar de una cuenta bancaria, está organizada en la ficha datos
(Ver figura 2), que contiene las especificaciones de cada cuenta.
En el catálogo de cuentas bancarias también puede ser utilizada para un control interno, por
ejemplo saber los gastos de caja chica en el caso que la empresa se tenga mucho egreso por
gasto menores de esta manera puede tenerse de manera ficticia una cuenta bancaria que me
refleje todo lo gastado por movimientos de caja chica. Otro de los casos es que se puede incluir
alguna cuenta personal de algún directivo donde se lleve el control de gastos. Los escenarios
pueden ser varios y todo depende de la información que se desee controlar.

Datos Principales

Figura 2 Datos principales

No.Cuenta: Es el código de identificación única para cada movimiento. Es necesario que se

capture completamente el número de cuenta bancaria.
Es activa: Identifica si una cuenta bancaria aun esta en funcionamiento manejando aun
movimientos de gasto e ingresos. Si la cuenta se encuentra dado de baja del banco es
necesario cambiarle el estado a "Inactivo".
Banco: Es el nombre del banco, es necesario escribir la institución financiera a la que
pertenece la cuenta bancaria.
Proveedor banco: Identifica a la institución financiera en la que se encuentra afiliada la cuenta
bancaria.
Tipo de cuenta: Relaciona al giro de la cuenta, si pertenece a cheques, invención, nomina, etc.
Sirve principalmente para identificar la utilidad de la cuenta.
Fecha de apertura: Es utilizada para agregar la fecha con la que se inicio la cuenta bancaria.
Nombre del Titular de la cuenta: Es el nombre de la persona a la que se encuentra registrada la
cuenta bancaria, a nombre de esta persona se verán registrados los ingresos que se reciban
por los cobros realizados.
Moneda de la cuenta: Identifica la moneda de la cuenta bancaria, puede manejar moneda
nacional o extrajera según sea el caso de su cuenta.
Saldo inicial: Es utilizado para inicializar el saldo en libros de la cuenta, es importante apoyarse
del saldo en bancos de su estado de cuenta de esta manera se podrá tener congruencia.

Al tener definido su cuenta bancaria podrá realizar programación de pagos sobre las facturas
de proveedores que tengan saldo pendiente de cubrir. Cada una de las cuentas se va ir
moviendo conforme se realicen pagos o cobros en el momento.
Sucursal: La información del apartado Sucursal, permite identificar la ubicación del banco
donde pertenece el número de cuenta, podrá escribir el número de la sucursal, su nombre y el
contacto en esa sucursal (Ver figura 3.)

Figura 3 Datos de sucursal

Al definir los datos de sucursal permitirá visualizar la información básica de su cuenta bancaria,
teniendo en su módulo bancario la información que complementa a la cuenta y sea sencillo
identificar a que sucursal bancaria pertenece.

Después de ingresar la información, para guardar haga clic en el botón grabar de la barra
de herramientas, de lo contrario, haga clic en el botón cerrar y en el botón “No” para no guardar
los datos.

Figura 4 Mensaje de confirmación para guardar

Recuerde que para guardar un registro se necesita capturar como mínimo el campo del nombre
del departamento. El sistema valida que contenga datos capturados para guardar, de lo
contrario no realiza la acción (Ver figura 5).
 Figura 5 Aviso

Para modificar una cuenta Bancaria que se encuentre en el sistema

Con el sistema puede cambiar los datos de una cuenta, para modificarlo seleccione la cuenta
en el listado, haga clic en el campo que desea modificar y enseguida de clic sobre el icono de

modificar , realice los cambios necesarios y grabe. El sistema no permite modificar

manualmente los campos sombreados, debido a que los asigna automáticamente.

Para quitar un tipo de movimiento Bancario que se encuentre en el sistema

Con el sistema puede quitar una cuenta del listado, para eliminarlo seleccione el movimiento,
haga clic en el botón Eliminar de la barra de herramientas. El sistema le pedirá que
confirme si desea eliminar el movimiento (Ver figura 6). Si está seguro de eliminarlo, haga clic
en el botón Si para confirmar, de lo contrario haga clic en el botón No. Recuerde que el sistema
no permite eliminar un movimiento cuando está afectado con un pago, cobro ó un módulo
bancario.

Figura 6 Mensaje de confirmación para eliminar

 Para exportar, vista previa e imprimir un reporte de Cuentas Bancarias

Este Listado podrá ser exportado en formato PDF o Excel. El procedimiento es el siguiente: dar

clic sobre el icono de Exportar , enseguida le aparecerá la ventana de exportar reporte

como muestra la figura 7, en donde le pedirá el formato, el nombre del reporte y la ubicación
en donde se guardara, enseguida dar clic sobre el icono guardar.

Figura 7 Exportación del reporte de cuentas bancarias

El reporte se podrá mandar a imprimir en forma directa o mediante el uso de la vista previa.

Para imprimir desde vista previa dar clic sobre el Para imprimir en forma directa dar clic sobre el icono

icono de vista previa se mostrara una imagen imprimir que se encuentra ubicado en la barra de
similar a la figura 8 enseguida dar clic sobre el icono herramientas se abrirá una ventana similar a la de
de imprimir . figura 9, deberá seleccionar la impresora a la que
desee mandar la impresión y enseguida dar clic en
Imprimir.

Figura 8 Vista preliminar del reporte de cuentas bancarias

Figura 9 Vista de impresión
Catálogo de Proveedores

La ocupación de este catálogo es para concentrar los proveedores con los que interactúa su
empresa. En el supuesto caso que su empresa sea una constructora entonces en el mismo
catálogo se registran también los sub-contratistas y destajistas.

El catálogo ofrece las funciones necesarias para dar de alta nuevos proveedores, modificar,
eliminar, imprimir y exportar el catálogo de proveedores. Sin embargo, la ejecución de dichas
funciones depende de los permisos que tiene asignados el usuario.

En el catálogo de proveedores puede saber cuales son las funciones a las que tiene
permiso ejecutar, de acuerdo a su perfil de usuario, los botones de la barra de
herramientas se muestran activos o inactivos. La configuración para modificar los
permisos a las funciones del catálogo de proveedores está en el Menú Herramientas
-> Perfiles de usuario -> Abrir perfil de usuario -> Pestaña: permisos asignados ->
Módulo: administración -> Proceso: proveedores.

El catálogo de proveedores esta ubicado en el Menú Módulos -> Catálogos -> Proveedores.

La siguiente figura representa el catálogo de proveedores en el cual se pueden ver

rápidamente algunos datos, tales como: (ID) del proveedor, nombre, nombre comercial, %IVA,
tipo de moneda de facturación, estatus, entre otros datos. En la parte superior del catálogo
están agrupados los filtros de visualización que puede manipular manualmente para hacer
consultas específicas sobre los proveedores capturados, cada ves que modifique el valor de los
filtros debe usar el botón Actualizar datos ( ) que está en la parte superior derecha del
catálogo para restablecer los datos del listado.

Figura 1. Catálogo de proveedores

Dar de alta un proveedor

Para dar de alta un proveedor haga clic en el botón Nuevo ( ) de la barra de herramientas. En
la pantalla “Proveedor: <NUEVO>” que se despliega se solicitan los datos principales del
proveedor, dirección fiscal, si el proveedor se va considerar para las declarativas fiscales y la
configuración de cuentas contables para generar la contabilidad del proveedor (Ver figura 2).

Figura 2. Datos del proveedor

Como parte de los datos principales del proveedor (ver Figura 3) debe especificar si es persona
moral o física, la razón social, el nombre comercial, el Registro Federal del Contribuyente, la
Clave Única de Registro de Población (aplica si el proveedor es persona física), el %IVA para
facturación, el % de fondo de garantía y % de anticipo (aplican únicamente si el proveedor es
sub-contratista/destajista), el tipo de proveedor según sistema (proveedor, destajista o sub-
contratista), el tipo de proveedor según usuario (este dato se deriva del catálogo de tipos de
proveedores), el tipo de moneda con el que comúnmente factura el proveedor y el número de
días de crédito acordados para las compras a crédito.

Figura 3. Datos principales del proveedor

En el caso del (ID) del proveedor es un dato numérico consecutivo que genera el sistema
automáticamente de acuerdo al último proveedor capturado. También la sucursal la asigna
automáticamente el sistema de acuerdo a la sucursal de su empresa a la que pertenece el
usuario. Si tiene más de una sucursal y desea que el usuario tenga acceso a la información de
las demás sucursales entonces debe activar la casilla: Aplica a todas. La casilla activo indica el
estatus actual del proveedor, cuando dicha casilla está habilitada se interpreta que el proveedor
esta activo y puede considerarse en las capturas del sistema, pero cuando la casilla está des-
habilitada el proveedor está inactivo y por lo tanto no puede considerarse en las capturas.

Como parte de la dirección fiscal del proveedor (Ver figura 4) debe específicar la calle, número
exterior, número interior, colonia, código postal, localidad, entidad federativa; además de otros
datos adicionales para contactar al proveedor tales como: persona con quien se establece
comunicación (contacto), teléfono, fax, celular y correo electrónico.

Figura 4. Dirección fiscal del proveedor

En el supuesto caso que desea incluir al proveedor para las declarativas fiscales (Ver figura 5)
entonces debe activar la casilla “se incluye en declarativas” y especificar los datos: tipo de
operación, tipo de proveedor, tipo de tercero (nacional, extranjero o global), país y
nacionalidad.

Figura 5. Datos a configurar para incluir el proveedor en declarativas fiscales

Por último, si desea generar la contabilidad del proveedor entonces debe configurar las cuentas
contables (ver Figura 6) correspondientes, tales como la cuenta contable de pasivo en moneda
nacional, cuentas contables de IVA por acreditar e IVA acreditado en moneda nacional, cuenta
contable de anticipo en moneda nacional (aplica en el supuesto caso que se manejan anticipos
con el proveedor, sub-contratista o destajista), cuentas contables para las deductivas (aplican
en el supuesto caso que se manejan deductivas con el proveedor, sub-contratista o destajista),
cuenta contable de fondo de garantía en moneda nacional (aplica en el supuesto caso que se
manejan fondos de garantía con el proveedor, sub-contratista o destajista) y cuentas contables
de retenciones en moneda nacional (aplican en el supuesto caso que se manejan retenciones
con el proveedor, sub-contratista o destajista).

También se manejan cuentas contables en moneda extranjera para el pasivo, IVA, anticipo,
fondo de garantía y retenciones, así como cuentas contables complementarías para los
conceptos mencionados. Sin embargo, estas cuentas contables aplican en el supuesto caso
que el proveedor, sub-contratista o destajista factura en moneda extranjera; de lo contrario
quedan vacías.

Figura 6. Cuentas contables del proveedor

Para guardar la captura del nuevo proveedor haga clic en el botón Grabar ( ) de la barra de
herramientas. Cabe mencionar que en el proceso de grabado se valida que los datos
obligatorios hayan sido capturados, de ser así el sistema procede a guardar el registro, de lo
contrario se despliega un mensaje informando cuales son los datos que están pendientes de
introducir (Ver figura 7).

Figura 7. Mensaje de validación del porque no puede grabarse el proveedor

Modificar los datos de un proveedor

Para cambiar los datos de un proveedor, seleccione el proveedor con un clic en el listado y
presione el botón Modificar ( ) de la barra de herramientas (Ver figura 8).
 Figura 8. Seleccionar el proveedor a modificar

En la pantalla “Datos del proveedor” (Ver figura 9) haga las modificaciones correspondientes y
finalmente presione el botón Grabar ( ) de la barra de herramientas.

Figura 9. Datos a modificar del proveedor

Eliminar un proveedor

Para eliminar un proveedor, seleccione el proveedor con un clic en el listado y presione el

botón Eliminar ( ) de la barra de herramientas. Enseguida el sistema despliega un mensaje

para confirmar o cancelar la acción, elija la respuesta correcta (Ver figura 10).
 Figura 10. Eliminar un proveedor

Debe saber que si el proveedor esta siendo usado en alguna captura (orden de compra,
factura, nota de crédito, pago, contrarecibo, etc.), el sistema no permite eliminarlo con el
propósito de cuidar la integridad de los datos, en este caso se despliega un aviso similar a la
siguiente figura.

Figura 11. Mensaje de validación del porque no puede eliminarse el proveedor

Imprimir el catálogo de proveedores

Para imprimir el catálogo de proveedores haga clic en el botón Imprimir ( ) de la barra de

herramientas. En la pantalla de impresión seleccione la impresora, el intervalo de páginas,
número de copias y haga clic en el botón Imprimir (Ver figura 12).

Figura 12. Imprimir el catálogo de proveedores

La siguiente figura representa el catálogo de proveedores impreso.

Figura 13. Catálogo de proveedores impreso

También puede consultar en pantalla la impresión del catálogo de proveedores, para esto haga

clic en el botón Vista preliminar ( ) de la barra de herramientas.

Exportar el catálogo de proveedores

Para exportar el catálogo de proveedores haga clic en el botón Exportar ( ) de la barra de

herramientas. En la pantalla de exportación que se despliega especifique el directorio para
guardar el archivo, asigne el nombre del archivo, seleccione el tipo de archivo (Adobe Acrobat,
Excel con formato o Excel sin formato) y haga clic en el botón Guardar (Ver figura 14).

Figura 14. Exportar catálogo de proveedores

Fusionar proveedores

El catálogo de proveedores permite unificar registros que por alguna razón están duplicados en
la base de datos. Para ejecutar dicha función presione el botón Fusionar proveedores ( ) y en
el cuadro de diálogo que se despliega (ver Figura 15) seleccione los 2 elementos que desea
fusionar, indique el proveedor que desea mantener (proveedor 1 o proveedor 2) y active la
casilla para eliminar el proveedor que se sustituye. Finalmente presione el botón Aceptar para
ejecutar la rutina y actualizar todos los registros con el proveedor que quedara activo.

Figura 15. Fusionar proveedores

Catálogo de Clientes

La ocupación de este catálogo es para concentrar la cartera de clientes de la empresa.

El catálogo ofrece las funciones necesarias para dar de alta nuevos clientes, modificar,
eliminar, imprimir y exportar el catálogo de clientes. Sin embargo, la ejecución de dichas
funciones depende de los permisos que tiene asignados el usuario.

En el catálogo de clientes puede saber cuales son las funciones a las que tiene
permiso ejecutar, de acuerdo a su perfil de usuario, los botones de la barra de
herramientas se muestran activos o inactivos. La configuración para modificar los
permisos a las funciones del catálogo de clientes está en el Menú Herramientas ->
Perfiles de usuario -> Abrir perfil de usuario -> Pestaña: permisos asignados ->
Módulo: administración -> Proceso: clientes.

El catálogo de clientes esta ubicado en el Menú Módulos -> Catálogos -> Clientes.

La siguiente figura representa el catálogo de clientes en el cual se pueden ver rápidamente

algunos datos, tales como: (ID) del cliente, nombre, nombre comercial, %IVA, tipo de moneda
de facturación, estatus, entre otros datos. En la parte superior del catálogo están agrupados los
filtros de visualización que puede manipular manualmente para hacer consultas específicas
sobre los clientes capturados, cada ves que modifique el valor de los filtros debe usar el botón
Actualizar datos ( ) que está en la parte superior derecha del catálogo para restablecer los
datos del listado.

Figura 1. Catálogo de clientes

Dar de alta un cliente

Para dar de alta un cliente haga clic en el botón Nuevo ( ) de la barra de herramientas. En la
pantalla “Cliente: <NUEVO>” que se despliega se solicitan los datos principales del cliente,
dirección fiscal y la configuración de cuentas contables para generar la contabilidad del cliente
(Ver figura 2).

Figura 2. Datos del cliente

Como parte de los datos principales del cliente (Ver figura 3) debe especificar si es persona
moral o física, la razón social, el nombre comercial, el Registro Federal del Contribuyente, la
Clave Única de Registro de Población (aplica si el cliente es persona física), el %IVA para
facturación, la clasificación según el sistema (enajenación de bienes o prestación de servicios),
clasificación según usuario (este dato se deriva del catálogo de tipos de clientes), el tipo de
moneda con el que comúnmente se le factura al cliente y el número de días de crédito
acordados.

Figura 3. Datos principales del cliente

En el caso del (ID) del cliente es un dato numérico consecutivo que genera el sistema
automáticamente de acuerdo al último cliente capturado. También la sucursal la asigna
automáticamente el sistema de acuerdo a la sucursal de su empresa a la que pertenece el
usuario. Si tiene más de una sucursal y desea que el usuario tenga acceso a la información de
las demás sucursales entonces debe activar la casilla: Aplica a todas. La casilla activo indica el
estatus actual del cliente, cuando dicha casilla está habilitada se interpreta que el cliente esta
activo y puede considerarse en las capturas del sistema, pero cuando la casilla está des-
habilitada el cliente está inactivo y por lo tanto no puede considerarse en las capturas.

Como parte de la dirección fiscal del cliente (Ver figura 4) debe especificar la calle, número
exterior, número interior, colonia, código postal, localidad, entidad federativa; además de otros
datos adicionales para contactar al cliente tales como: persona con quien se establece
comunicación (contacto), teléfono, fax, celular y correo electrónico.

Figura 4. Dirección fiscal del cliente

Por último, si desea generar la contabilidad del cliente entonces debe configurar las cuentas
contables (Ver figura 5) correspondientes, tales como la cuenta contable de activo en moneda
nacional, cuentas contables de IVA por trasladar e IVA trasladado en moneda nacional y
cuentas contables de retenciones en moneda nacional (aplican en el supuesto caso que se
manejan retenciones con el cliente).

También se manejan cuentas contables en moneda extranjera para el activo, IVA y

retenciones, así como cuentas contables complementarías para los conceptos mencionados.
Sin embargo, estas cuentas contables aplican en el supuesto caso que al cliente se le factura
en moneda extranjera de lo contrario quedan vacías.

Figura 5. Cuentas contables del cliente

Para guardar la captura del nuevo cliente haga clic en el botón Grabar ( ) de la barra de
herramientas. Cabe mencionar que en el proceso de grabado se valida que los datos
obligatorios hayan sido capturados, de ser así el sistema procede a guardar el registro, de lo
contrario se despliega un mensaje informando cuales son los datos que están pendientes de
introducir (Ver figura 6).
 Figura 6. Mensaje de validación del porque no puede grabarse el cliente

Modificar los datos de un cliente

Para cambiar los datos de un cliente, seleccione el cliente con un clic en el listado y presione el
botón Modificar ( ) de la barra de herramientas (Ver figura 7).

Figura 7. Seleccionar el cliente a modificar

En la pantalla “Datos del cliente” (Ver figura 8) haga las modificaciones correspondientes y
finalmente presione el botón Grabar ( ) de la barra de herramientas.
 Figura 8. Datos a modificar del cliente

Eliminar un cliente

Para eliminar un cliente, seleccione el cliente con un clic en el listado y presione el botón

Eliminar ( ) de la barra de herramientas. Enseguida el sistema despliega un mensaje para

confirmar o cancelar la acción, elija la respuesta correcta (Ver figura 9).

Figura 9. Eliminar un cliente

Debe saber que si el cliente esta siendo usado en alguna captura (facturación, estimación, nota
de crédito, cobro, etc.), el sistema no permite eliminarlo con el propósito de cuidar la integridad
de los datos, en este caso se despliega un aviso similar a la siguiente figura.
 Figura 10. Mensaje de validación del porque no puede eliminarse el cliente

Imprimir el catálogo de clientes

Para imprimir el catálogo de clientes haga clic en el botón Imprimir ( ) de la barra de

herramientas. En la pantalla de impresión seleccione la impresora, el intervalo de páginas,
número de copias y haga clic en el botón Imprimir (Ver figura 11).

Figura 11. Imprimir el catálogo de clientes

La siguiente figura representa el catálogo de clientes impreso.

Figura 12. Catálogo de proveedores impreso

También puede consultar en pantalla la impresión del catálogo de clientes, para esto haga clic

en el botón Vista preliminar ( ) de la barra de herramientas.

Exportar el catálogo de clientes

Para exportar el catálogo de clientes haga clic en el botón Exportar ( ) de la barra de

herramientas. En la pantalla de exportación que se despliega específique el directorio para
guardar el archivo, asigne el nombre del archivo, seleccione el tipo de archivo (Adobe Acrobat,
Excel con formato o Excel sin formato) y haga clic en el botón Guardar (Ver figura 13).

Figura 13. Exportar catálogo de clientes

Fusionar clientes

El catálogo de clientes permite unificar registros que por alguna razón están duplicados en la
base de datos. Para ejecutar dicha función presione el botón Fusionar clientes ( ) y en el
cuadro de diálogo que se despliega (ver Figura 14) seleccione los 2 elementos que desea
fusionar, indique el cliente que desea mantener (cliente 1 o cliente 2) y active la casilla para
eliminar el cliente que se sustituye. Finalmente presione el botón Aceptar para ejecutar la rutina
y actualizar todos los registros con el cliente que quedara activo.

Figura 14. Fusionar clientes

Catálogo de Empleados

Este catálogo almacena los empleados que laboran en la empresa. A través este catálogo
podrá registrar los nuevos empleados de la empresa, realizar modificaciones a los datos y dar
de baja a aquellos empleados que ya no laboran para la empresa. Le permitirá administrar los
empleados activos e inactivos, configurar la cuenta de crédito y la fecha de alta del empleado,
está información estará relacionada en los procesos de las propiedades de la obra, en el
catálogo almacenes, en el modulo bancario y en la requisición de insumos.

El catálogo ofrece las funciones necesarias para dar de alta nuevos empleados, modificar,
eliminar, imprimir y exportar el catálogo de empleados. Sin embargo, la ejecución de dichas
funciones depende de los permisos que tiene asignados el usuario.

En el catálogo de empleados puede saber cuales son las funciones a las que tiene
permiso ejecutar, de acuerdo a su perfil de usuario, los botones de la barra de
herramientas se muestran activos o inactivos. La configuración para modificar los
permisos a las funciones del catálogo de empelados está en el Menú Herramientas -
> Perfiles de usuario -> Abrir perfil de usuario -> Pestaña: permisos asignados ->
Módulo: configuración -> Proceso: usuarios.

El catálogo de empleados está ubicado en el menú Módulos -> Catálogos -> Empleados.
La siguiente figura representa el catálogo de empleados en el cual se pueden ver rápidamente
algunos datos, tales como: (ID) del empelado, nombre, código de empleado, entre otros datos.
En la parte superior del catálogo están agrupados los filtros de visualización que puede
manipular manualmente para hacer consultas específicas sobre los empleados capturados,
cada ves que modifique el valor de los filtros debe usar el botón Actualizar datos ( ) que está
en la parte superior derecha del catálogo para restablecer los datos del listado.

Figura 1. Catálogo de Empleados.

Dar de alta un empleado

Para dar de alta un empleado haga clic en el botón Nuevo ( ) de la barra de herramientas. En
la pantalla “empleado”: <NUEVO>” que se despliega se solicitan los datos principales del
empleado, dirección, si el empleado va a ser usuarios del sistema en el apartado “Datos del
usuario”, datos para nominas e información de ventas del empleado (Ver figura 2).

Figura 2. Datos del empleado

En la información que define el perfil del empleado es importante ir cubriendo datos esenciales
para el seguimiento en diferentes procesos del sistema. La información básica que requiere el
sistema son lo “Datos principales” en estos es importante definir el nombre completo del
empleado, así como sus iníciales que lo identificaran abreviadamente en todos los procesos del
sistema. Es importante complementar la información contable si este empleado será
responsable de caja chica o deudor diverso por movimientos menores de la empresa. El
empelado puede ser definido a una sucursal, por lo tanto por omisión puede ser “Sucursal
Matriz” en caso que su empresa tenga más oficinas, se deben de dar de alta como sucursales
para definir en particular a este empleado en una de ellas o en todas.

Figura 3. Datos principales del empleado.

En la alta del empleado, se tiene el apartado para considerar datos de ubicación de este, como
la forma de localizar a la persona por alguna referencia telefónica, por lo tanto en el apartado
“dirección y contacto” es necesario establecer los datos de residencia del empleado así como
el número telefónico al que se puede comunicar con esta persona. Dentro de la información de
dirección participa la entidad federativa en este dato se establece el estado en donde radica
actualmente el empleado.

Figura 4. Dirección y contacto del empleado.

La identificación del empleado define información de su salario, por lo tanto es importante que
se logre establecer por jornada, por hora el costo de trabajo que esta persona emplea en la
empresa, esta información se puede definir en el apartado “Datos para nominas” y
normalmente es empleada para calcular las horas trabajadas en los mantenimientos
preventivos o correctivos de los equipos de la empresa. Esta información es un cálculo de la
mano de obra que se aplica en dichos servicios para calcular el costo por el tiempo invertido en
la reparación que se llevo acabó en el equipo.

Figura 5. Datos para nómina del empleado.

En este catálogo de empleados puede indicarse si el empleado capturado puede ser usado
como un usuario que opere el sistema con acceso a un módulo o varios de acuerdo a su perfil
definido previamente. Por lo tanto en la sección “Datos del usuario” es necesario marcar la
opción “Es usuario del sistema” para que participe la información de Login y password que
tendrá el perfil definido para este usuario.

Figura 6. Datos del usuario del empleado.

En el entorno de captura de los datos del empleado existe el apartado para definir información
que complementa el perfil de empleado, como el ser agente de ventas, aplicable para el
módulo de producción únicamente, datos de licencia de conductor que definen fechas de
emisión y expiración del documento de conducir. Privilegios de acceso a datos bancarios.
Estos otros datos complementan la captura del empleado para definir la información que
participara en todo el sistema.

Figura 7. Información complementaria del empleado.

Para guardar la captura del nuevo empleado haga clic en el botón Grabar ( ) de la barra de
herramientas. Cabe mencionar que en el proceso de grabado se valida que los datos
obligatorios hayan sido capturados, de ser así el sistema procede a guardar el registro, de lo
contrario se despliega un mensaje informando cuales son los datos que están pendientes de
introducir (ver figura 8).

Figura 8. Mensaje de validación del porque no puede grabarse el empleado

Modificar los datos de un empleado

Para cambiar los datos de un empleado, seleccione el empleado con un clic en el listado y
presione el botón Modificar ( ) de la barra de herramientas (Ver figura 9).

Figura 9. Seleccionar el empleado a modificar

En la pantalla “Datos del empleado” (Ver figura 10) haga las modificaciones correspondientes y
finalmente presione el botón Grabar ( ) de la barra de herramientas.

Figura 10. Datos a modificar del empleado.

Eliminar un empleado

Para eliminar un empleado, seleccione el empleado con un clic en el listado y presione el botón

Eliminar ( ) de la barra de herramientas. Enseguida el sistema despliega un mensaje para

confirmar o cancelar la acción, elija la respuesta correcta (Ver figura 11).

Figura 11. Eliminar un empleado

Debe saber que si el empleado esta siendo usado en alguna captura (requisición de insumos,
orden de compra, almacén, pago, etc.), el sistema no permite eliminarlo con el propósito de
cuidar la integridad de los datos, en este caso se despliega un aviso similar a la siguiente
figura.

Figura 12. Mensaje de validación del porque no puede eliminarse el empleado

Imprimir el catálogo de empelados

Para imprimir el catálogo de empleado haga clic en el botón Imprimir ( ) de la barra de

herramientas. En la pantalla de impresión seleccione la impresora, el intervalo de páginas,
número de copias y haga clic en el botón Imprimir (Ver figura 13).

Figura 13. Imprimir el catálogo de empleados

La siguiente figura representa el catálogo de empleados impreso.

 Figura 13. Catálogo de empleados impreso

También puede consultar en pantalla la impresión del catálogo de empleados, para esto haga

clic en el botón Vista preliminar ( ) de la barra de herramientas.

Exportar el catálogo de empleados

Para exportar el catálogo de empleados haga clic en el botón Exportar ( ) de la barra de

herramientas. En la pantalla de exportación que se despliega específique el directorio para
guardar el archivo, asigne el nombre del archivo, seleccione el tipo de archivo (Adobe Acrobat,
Excel con formato o Excel sin formato) y haga clic en el botón Guardar (Ver figura 14).

Figura 14. Exportar catálogo de empleados.

Catálogo de Beneficiarios

Este catálogo almacena a los beneficiarios de la empresa, el beneficiario es la persona o

entidad que recibe de otro el pago o anticipo de un importe adeudado. Este catálogo permitir
administrar la forma de control que requiere para los beneficiarios, organizándolos y
asignándoles las características de comportamiento que tendrán en la operación del sistema.
El sistema permite administrar los beneficiarios activos e inactivos y asignarles cuenta de
crédito que serán utilizados en los procesos de movimiento bancario y reportes de movimientos
bancarios por beneficiarios.

El catálogo ofrece las funciones necesarias para dar de alta nuevos beneficiario, modificar,
eliminar, imprimir y exportar el catálogo de proveedores. Sin embargo, la ejecución de dichas
funciones depende de los permisos que tiene asignados el usuario.

En el catálogo de beneficiario puede saber cuáles son las funciones a las que tiene
permiso ejecutar, de acuerdo a su perfil de usuario, los botones de la barra de
herramientas se muestran activos o inactivos. La configuración para modificar los
permisos a las funciones del catálogo de proveedores está en el Menú Herramientas
-> Perfiles de usuario -> Abrir perfil de usuario -> Pestaña: permisos asignados ->
Módulo: administración -> Proceso: beneficiarios.

El catálogo de beneficiarios está ubicado en el Menú Módulos -> Catálogos -> Beneficiarios.

La siguiente figura representa el catálogo de beneficiarios en el cual se pueden ver

rápidamente algunos datos, tales como: (ID) del beneficiario, nombre. En la parte superior del
catálogo están agrupados los filtros de visualización que puede manipular manualmente para
hacer consultas específicas sobre los beneficiario capturados, cada ves que modifique el valor
de los filtros debe usar el botón Actualizar datos ( ) que está en la parte superior derecha del
catálogo para restablecer los datos del listado.

Figura 1. Catálogo de beneficiarios.

Dar de alta un beneficiario

Para dar de alta un beneficiario haga clic en el botón Nuevo ( ) de la barra de herramientas.
En la pantalla “beneficiario”: <NUEVO>” que se despliega se solicitan los datos principales del
beneficiario, nombre, cuenta contable. (Ver figura 2)

Figura 2. Datos del beneficiario.

En la información que define al beneficiario es importante ir cubriendo datos esenciales para el

seguimiento del proceso bancario. La información básica que requiere el sistema son lo “Datos
principales” en estos es importante definir el nombre completo del beneficiario. Es importante
complementar la información contable si este beneficiario es un deudor diverso por
movimientos menores de la empresa.

Para guardar la captura del nuevo beneficiario haga clic en el botón Grabar ( ) de la barra de
herramientas. Cabe mencionar que en el proceso de grabado se valida que los datos
obligatorios hayan sido capturados, de ser así el sistema procede a guardar el registro, de lo
contrario se despliega un mensaje informando cuales son los datos que están pendientes de
introducir (Ver figura 3).

Figura 3. Mensaje de validación del porque no puede grabarse el beneficiario.

Modificar los datos de un beneficiario

Para cambiar los datos de un beneficiario, seleccione el beneficiario con un clic en el listado y
presione el botón Modificar ( ) de la barra de herramientas (Ver figura 4)

Figura 4. Seleccionar el beneficiario a modificar

En la pantalla “Datos principales” (Ver figura 5) haga las modificaciones correspondientes y

finalmente presione el botón Grabar ( ) de la barra de herramientas.

Figura 5. Datos a modificar del beneficiario.

Eliminar un beneficiario

Para eliminar un beneficiario, seleccione el beneficiario con un clic en el listado y presione el

botón Eliminar ( ) de la barra de herramientas. Enseguida el sistema despliega un mensaje

para confirmar o cancelar la acción, elija la respuesta correcta (Ver figura 6)

Figura 6. Eliminar un empleado

Debe saber que si el beneficiario esta siendo usado en alguna captura (bancos), el sistema no
permite eliminarlo con el propósito de cuidar la integridad de los datos, en este caso se
despliega un aviso similar a la siguiente figura.

Figura 7. Mensaje de validación del porque no puede eliminarse el beneficiario.

Imprimir el catálogo de beneficiario

Para imprimir el catálogo de beneficiario haga clic en el botón Imprimir ( ) de la barra de

herramientas. En la pantalla de impresión seleccione la impresora, el intervalo de páginas,
número de copias y haga clic en el botón Imprimir (Ver figura 8).

Figura 8. Imprimir el catálogo de beneficiario

La siguiente figura representa el catálogo de beneficiarios impreso.

Figura 9. Catálogo de empleados impreso

También puede consultar en pantalla la impresión del catálogo de beneficiarios, para esto haga

clic en el botón Vista preliminar ( ) de la barra de herramientas.

Exportar el catálogo de beneficiarios

Para exportar el catálogo de beneficiarios haga clic en el botón Exportar ( ) de la barra de

herramientas. En la pantalla de exportación que se despliega especifique el directorio para
guardar el archivo, asigne el nombre del archivo, seleccione el tipo de archivo (Adobe Acrobat,
Excel con formato o Excel sin formato) y haga clic en el botón Guardar (Ver figura 10).

Figura 10. Exportar catálogo de beneficiarios.

Obra

El Catálogo Obras se utiliza para llevar un control sobre las obras que están construyendo en la
empresa en las cuales podrá cargar su presupuesto y explosión de insumos creados en un
sistema de precios unitarios. Este módulo es de gran importancia en el área de la construcción,
por lo que es importante establecer que todo documento emitido o recibido por la empresa
indique a que obra va dirigida.

El Catálogo Obra está diseñado para trabajar específicamente con el contexto que rodea a las
obras, ya sea en la definición de nuevas obras o existentes. En este menú se encuentran las
opciones que comprende el módulo que son: crear, abrir, propiedades, cerrar, catálogo de
insumos, explosión de insumos y presupuesto de una obra.

Este módulo está pensado para emprender proyectos, su gestión pasa fundamentalmente por
un control de la obra, teniendo una estimación del presupuesto por obra, determinando el
control por partidas que intervendrán en la misma, contemplando los costos y recursos a
utilizar.

Si se encuentra con alguna restricción para realizar algún suceso sobre la

Obra, será necesario ver con que perfil cuenta el usuario o bien que privilegios
tiene, para realizar dichas acciones entre las cuales se encuentran: Acceso,
Agregar, Modificar, Eliminar, Imprimir, Revisar, Autorizar, Cancelar y Cerrar.
La ruta del catálogo de perfiles es la siguiente: Menú Herramientas>Perfiles de
usuario.

El catálogo de Obras está ubicado en el Menú > Módulo >Catálogos >Obras.

Al hacer clic en esta opción, se activará una pestaña cuyo contenido será el listado general de
las obras (Ver figura 1).
 Figura 1 Listado de Obras

Agregar una nuevo Obra

Para agregar una Obra, entre al catálogo haga clic en el icono Nuevo de la barra de
herramientas y capture los campos que se solicitan dentro del módulo. No es obligatorio que
capture todos los datos que se soliciten en la ventana, pero es recomendable llenar el catálogo
completo, con toda la información que se tenga de los movimientos, debido a que los datos de
este apartado se utilizarán en algunos módulos del sistema (Ver figura 2).

Figura 2 Ventana de nueva captura para agregar obra

Datos Principales: En este apartado se capturan los datos que distinguen a la obra que se va a
crear (Ver figura 3).

Figura 3 Datos principales de obra nueva

(ID) Obra: Es el código de identificación única para la obra, es determinado por el usuario, es
valido que se introduzcan cualquier carácter alfabético, numérico o alfanumérico.
Estatus: Cada vez que se crea una obra, el estatus se encuentra en activa; Cuando la
constructora ha terminado o clausurado el trabajo de una obra que fue registrada en el sistema,
esta debe ser cerrada en el sistema. Al cerrarla, ya no podrá seguir visualizando en el listado
de la ventana abrir una obra, el nombre de esta, para realizar cambios en ella, para esto debe
abrirla (el estado de la obra debe ser activa).
Nombre corto: Es el nombre con el que se identifica de una manera rápida a la Obra.
Descripción: Este campo es utilizado para detallar una descripción a la obra.
Dirección: Se escribe la Dirección de la obra: calle, número, colonia, estado.
Datos del contrato: Este apartado esta integrando por los datos del convenio, en el se incluye el
folio, las fechas de inicio y fin de la obra, el nombre del cliente y del supervisor (Ver figura 4).

Figura 4 Datos del contrato de nueva obra

Folio: Es utilizado para escribir el número de folio asociado a la obra.

Periodo: Se escribe la fecha de inicio y de término, en que se va realizar la obra.
Cliente: Es utilizado para seleccionar el cliente al que se le va realizar la obra.
El procedimiento es, haga clic en el botón de búsqueda de cliente, se le mostrará una ventana
con los nombres, seleccione el cliente y haga clic en el botón seleccionar.
Supervisor: Es utilizado para escribir el nombre del supervisor asignado para revisar la obra por
parte del cliente. Esta persona es externa a la constructora.
Personal de nuestra empresa

Figura 5 Captura para Personal de nuestra empresa.

Responsable/Residente: Es utilizado para seleccionar el encargado de la obra. Para ello, haga

clic en el botón de búsqueda, mostrará un listado desplegable con los nombres de los
empleados, seleccione el responsable.
Notas: Es utilizado para agregar información adicional de la obra.

Después de ingresar la información, para guardar haga clic en el botón grabar de la barra
de herramientas, de lo contrario, haga clic en el botón cerrar y en el botón “No” para no guardar
los datos como muestra la figura 6.

Figura 6 Mensaje de confirmación para guardar obra

Presupuesto

El presupuesto de la obra es una representación de lo estimado que se gastará para

desarrollar una obra. Esta opción es utilizada para realizar comparativas de lo presentado al
cliente, también para generar reportes de todas las estimaciones y contratos realizados a la
obra, también podrá ver los avances de los contratos.

Figura 7 Presupuesto de obra

Al abrir la pestaña de Presupuestos se mostrara dos apartados, Presupuesto y Costos.
Dentro del presupuesto se muestra el presupuesto total, el presupuesto contratado y el tipo de
cambio; Lo anterior puede ser ingresado de forma Manual o bien se puede importar desde el
botón Actualizar presupuesto (Ver figura 7). En el apartado costos muestra el Costo directo -
costo indirecto, costo directo, costo indirecto, Monto adicional para el límite de gastos en la
obra. En este apartado se puede realizar la Explosión de insumos.

Presupuesto de la Obra: Al seleccionar el botón Presupuesto de la obra, se despliega una

pantalla (Ver figura 8) en la que se podrá seleccionar por medio del filtro Vista del presupuesto,
que vista desea que se muestre, las vistas del presupuesto son las siguientes: presupuesto
actual, presupuesto contratado y seguimiento de órdenes de cambio.

Figura 8Vista del presupuesto

Importar presupuesto de la obra (Actualizar Obra)

Figura 9 Importar presupuesto de obra

Es utilizado para cargar el presupuesto, creado previamente en un sistema de precios unitarios
como el OPUS. para ello, haga clic en el botón Actualizar Obra , se desplegara una ventana
con una serie de campos a seleccionar, el primero de estos es el campo Archivo Fuente que
muestra un listado desplegable con los programas que interactúan con el sistema, seleccione
él que utilizó para realizar el presupuesto, lo siguiente es dar clic en el botón Localizar
directorio de la obra, al oprimirlo mostrará una ventana donde seleccionara la carpeta donde se
encuentra el presupuesto, haga clic en el botón seleccionar, otro aspecto importante es el
cálculo de la exposición de insumos proporcionándonos las siguientes opciones:

A insumos básicos: Si desea separar todo a detalle los grupos de la explosión de insumos.
A insumos básicos manteniendo compuestos de mano de obra: Si desea desglosar para
describir todo menos el grupo de mano de obra, este grupo lo conserva compuesto, es decir,
mantiene un insumo llamado cuadrilla.
A insumos básicos sin desglosar costos horarios: Si tiene insumos de tipo Equipo, por ejemplo
una Retroexcavadora, y en su presupuesto este un compuesto que tiene los siguientes
insumos:

GASOLINA
OPERADOR
COSTO POR HORA

El sistema no desglosará estos insumos, solamente verá en la explosión de la obra el insumo

RETROEXCAVADORA, el cual obviamente contendrá el total del importe de la sumatoria de
los insumos que contiene.

El control por partidas del presupuesto se utiliza para cuando desea controlar las compras y los
movimientos de almacén con mas detalle, llevando una comparativa de lo Presupuestado vs.
Comprado no a nivel general, sino a nivel de los conceptos del presupuesto, el nivel de control
dependerá de la profundidad que desee manejar en el presupuesto cargado a la obra,
pudiendo llegar desde 1 hasta 9 (el cual es el nivel de control tope para controlar en el
sistema).
Después, selecciona el nivel de las partidas para controlar los excedentes en las compras y
movimientos de almacén; esto no le modificará su presupuesto, por ejemplo, si usted construyó
su presupuesto con un nivel 4:

-CAPÍTULO
-SUBCAPÍTULO
-PARTIDA
-CONCEPTO DE DETALLE
Pero supongamos no desea controlar sus compras y sus movimientos de almacén a esos 4
niveles, solo desea hacerlo a 3, entonces estamos configurando que al momento de hacer
compras y movimientos de almacén orientados a esa obra, el sistema le pedirá que direccione
los insumos hasta el nivel de la partida, ya no le desglosará la ramificación siguiente del
concepto de detalle, de esa manera controlara cuantos insumos presupuesto para cada partida
y le dirá si se esta excediendo o no. Esto no quiere decir que a la hora de hacer estimaciones,
subcontratos y avances el sistema solo le mostrará 3 niveles, para estas entidades, el sistema
le desglosará el presupuesto al nivel que usted lo definió en OPUS (que para nuestro ejemplo
son 4 niveles).

Por otra parte, si desea no controlar a ningún nivel, entonces, a la hora de hacer compras y
movimientos de almacén orientados a esa obra, el sistema no le pedirá desglose, solamente le
pedirá que haga una comparación general, si por ejemplo en total del presupuesto son 1000
ladrillos y el desea comprar 30, el sistema comparará 30 vs. 1000 ladrillos para controlar que
no se sobrepase del presupuesto, que en este ejemplo no se estaría excediendo.
Después de haber seleccionado como corresponde, será necesario dar clic en importar para
terminar el proceso de importar el presupuesto de la obra.
En el caso de que exista un presupuesto y por alguna razón se desee modificar o implementar
el presupuesto actual, el procedimiento es el ya mencionado, solo que al realizar la importación
envía un mensaje (Ver figura 10) en el cual pide que se especifique la razón por la que se
desea realizar el cambio a la obra ya que cuenta con un presupuesto definido contratado,
dando dos opciones:

- El presupuesto que se importa es una sustitución al presupuesto contratado (se esta

actualizando el presupuesto contratado). Se refiere a importar el presupuesto como una
sustitución total al que actualmente se tiene en la obra, sin embargo, con esta opción, no se
estarían controlando las modificaciones.

- El presupuesto contiene una nueva orden de cambio (los conceptos que tienen diferencia
contienen la orden de cambio): el sistema propone administrar estas modificaciones o aditivas
al presupuesto a través de las órdenes de cambio.

Deberá seleccionar una de las dos opciones dependiendo lo que se desee realizar y después
dar clic en continuar, en el caso contrario, de no se desear realizar ninguna de las dos opciones
dar clic en cancelar importación.
 Figura 10 Definir la importación del presupuesto

Si se dio clic sobre la primera opción enviara un mensaje en donde indica que el proceso ha
terminado satisfactoriamente (Ver figura 11).

Por el contrario si se dio clic sobre la segunda opción enseguida seleccione el botón Continuar;
aparecerá una ventana como la que muestra la figura 12, en donde le muestra la interfaz de la
Orden de cambio.

Debe asignar una descripción, en donde puede explicar el motivo de las modificaciones.
También es importante que defina si el cargo de los cambios o aditivas se asignará al cliente o
a la empresa; Si graba la orden de cambio con estatus A revisión, las modificaciones o aditivas
no se actualizarán inmediatamente, pues la orden de cambio solamente se hará efectiva en el
sistema una vez que se autorice, lo cual solo lo podrá hacer la persona con el permiso
correspondiente. Por último, por default, aparece el nombre del usuario que registra la orden de
cambio, siendo un campo inmodificable, grabe los cambios para terminar.

Figura 11 Aviso
 Figura 12 Ventana de orden de cambio

En la primera importación del presupuesto se considera como el contratado, sobre este se

puede trabajar para realizar propiamente las estimaciones y contratos, si se requiere una
aditiva en algún concepto ya presupuestado o un concepto extraordinario, se puede realizar por
medio de una orden de cambio (Ver figura 12), por lo tanto es necesario hacer la modificación
del presupuesto en el programa de precios unitario y posteriormente importarlo en el sistema.
Cuando se importa al sistema un presupuesto con aditivas en una obra que ya tenía un
presupuesto anterior, el sistema ofrece la opción para manejar órdenes de cambio, por medio
de las cuales se administran las aditivas o modificaciones entre el presupuesto actual y el que
se desea actualizar.

Explosión de insumos

La explosión de insumos es una representación de todos los insumos que están involucrados
en el desarrollo de una obra, esta se debe realizar en un programa de precios unitarios como el
OPUS. Se le mostrará una ventana, mediante el uso de filtros mostrará los detalles de los
insumos, clasificados por grupos en la parte del listado de la ventana. (Ver figura 13)

Figura 13 Vista de explosión de insumos

Pestaña Configuración: También forma parte de las propiedades de la obra, realiza
configuraciones para controlar la obra (Ver figura 14).

Figura 14 Configuración para controlar la obra

Módulo: Contiene todos los módulos con los que cuenta el sistema, aquí se podrá seleccionar
el módulo que se quiera configurar para esa obra, al seleccionar cualquiera de los módulos, se
desplegara la clave y el valor con el que se encuentra asignado esa clave, los valores podrán
ser No y Si por lo que podrán ser modificados a interés de la empresa. Además se acompaña
cada clave con una descripción reverenciando como se aplica los casos de valores.

Empleados con acceso a la obra: Muestra el ID, Nombre e Iniciales del empleado(s) que
cuenta con acceso a la obra (Ver figura 15)

Figura 15 Empleados con acceso a la obra.

Después de ingresar la información, para guardar haga clic en el botón grabar de la barra
de herramientas, de lo contrario haga clic en el botón cerrar y en el botón “No” para no guardar
los datos.
Para modificar una Obra que se encuentre en el sistema

Con el sistema puede cambiar los datos de una obra, para modificarlo seleccione el

movimiento en el listado, haga y sobre el icono de modificar , realice los cambios

necesarios, después grabe los cambios. El sistema no permite modificar manualmente los
campos sombreados, debido a que los asigna automáticamente.

Para eliminar una obra que se encuentre en el sistema

Con el sistema puede quitar una obra del listado, para eliminarlo seleccione la obra, haga clic
en el botón Eliminar de la barra de herramientas. El sistema le pedirá que confirme si
desea eliminar el movimiento. Si está seguro de eliminarlo, haga clic en el botón Si para
confirmar, de lo contrario haga clic en el botón No (Ver figura 16).

Figura16 Mensaje de confirmación

Recuerde que el sistema no permite eliminar una obra cuando esta siendo utilizada por otro
proceso, ya que podría ocasionar una inconsistencia, el sistema detectara que esta enlazada
con otro proceso y mandara el aviso de la figura 17.

Figura 17 Aviso de validación

Para agregar a un empleado a que tenga acceso a la obra se daría un clic al icono .
Para descartar a un empleado impidiendo a que tenga acceso a la obra se daría un clic al icono

, según sea el caso.

 Para exportar, vista previa e imprimir un reporte de obra

Este Listado podrá ser exportado en formato PDF o Excel. El procedimiento es el siguiente: dar

clic sobre el icono de Exportar , enseguida le aparecerá la ventana de exportar reporte

como muestra la figura 18 en donde le pedirá el formato, el nombre del reporte y la ubicación
en donde se guardara, enseguida dar clic sobre guardar.

Figura 18 Exportación de listado de obras

El reporte se podrá mandar a imprimir en forma directa o mediante el uso de la vista previa.

Para imprimir desde vista previa dar clic sobre el Para imprimir en forma directa dar clic sobre el icono

icono de vista previa se mostrara una imagen imprimir que se encuentra ubicado en la barra de
similar a la figura 19 enseguida dar clic sobre el herramientas se abrirá una ventana similar a la de
icono de imprimir . figura 20, deberá seleccionar la impresora a la que
desee mandar la impresión y enseguida dar clic en
Imprimir.

Figura 19 Vista preliminar de listado de obras

Figura 20 Impresión directa de listado de obras

Fusionar obras

El catálogo de obras permite unificar registros que por alguna razón están duplicados en la
base de datos. Para ejecutar dicha función presione el botón Fusionar obras ( ) y en el
cuadro de diálogo que se despliega (ver Figura 21) seleccione los 2 elementos que desea
fusionar, indique la obra que desea mantener (obra 1 u obra 2) y active la casilla para eliminar
la obra que se sustituye. Finalmente presione el botón Aceptar para ejecutar la rutina y
actualizar todos los registros con la obra que quedara activa.

Figura 21. Fusionar obras

CATÁLOGO EQUIPOS

En este catálogo se encuentra el listado de todos los equipos registrados con los que cuenta la
empresa en su operación, el propósito principal es llevar un control eficiente y concentración de
todos los equipos de la empresa.

El catálogo ofrece las funciones necesarias para dar de alta nuevos equipos, modificar,
eliminar, imprimir y exportar el catálogo de equipos. Sin embargo, la ejecución de dichas
funciones depende de los permisos que tiene asignados el usuario.

El Catálogo de Equipos (Ver figura1) se encuentra ubicado en Menú Módulos>Catálogos>

Equipos.

Figura 1 Catálogo de Equipos.

Registrar un Nuevo Equipo.

Para dar de alta un nuevo equipo de clic en el icono Nuevo de la barra de herramientas,
enseguida se habilitara un nuevo registro en el cual se mostrara una serie de campos de
captura del nuevo equipo (Ver figura2).

Figura 2. Dar de alta un Equipo.

Dentro de las capturas del nuevo equipo se encuentra concentrada la información en

secciones de información, a continuación se describe cada una de ellas:

Datos principales:
(ID) Equipo. Clave que identifique al equipo, puede considerar letras, números y caracteres
especiales.

Tipo de Equipo. Este dato se toma del catálogo Tipos de Equipos, para agregarlo de clic en el
siguiente icono , enseguida le aparecerá una ventana llamada búsqueda de tipos de
equipos en ella deberá elegir el tipo de equipo y dar clic en el botón seleccionar,
automáticamente se llenaran los campos de Nombre y Descripción.
 Figura 3. Búsqueda de tipos de equipos.

Obra actual. Se especifica la obra en la cual se va a utilizar el equipo.

Operador. Especifique el nombre del operador que utilizara el equipo. Este dato se deriva del
catálogo de empleados, para agregarlo de clic en el siguiente icono , se desplegara una
ventana llamada búsqueda de empleados elija el nombre del operador y de clic en el botón
seleccionar.

Figura 4. Búsqueda de empleados.

Sucursal. Si la empresa está conformada por varias sucursales entonces especifique en cual
se va a utilizar el equipo, de lo contrario seleccione la sucursal Matriz.

Permisionario. Persona responsable de la Equipo

Fecha de inicio de operaciones. Se especifica la fecha en la que comienza el equipo a trabajar.

Se le da mantenimiento. Seleccionar si el equipo es de trabajo y se le da un manteamiento.

Está asegurado. Seleccionar si el equipo está asegurado.

Estatus. Seleccionar activo si el equipo se encuentra trabajando, en caso contrario seleccionar

Inactivo. También se proporciona el estatus de rentado si es que se rentó y en reparación en
caso que tenga una falla.

Unidad de medida. Magnitud en que se medirá este equipo.

Modelo. Nomenclatura distintiva del equipo.
Placas. Dato alfanumérico distintivo del equipo.
Serie de equipo. Dato alfanumérico representativo del equipo.
Vida útil. Cantidad en años que el equipo estar realizando sus funciones correctamente.
Marca. Se especifica la compañía que creo el equipo.
Año. Fecha que salió a la venta el equipo.
Color. Color característico del equipo.
Serie del motor. Dato alfanumérico representativo del motor.
Familia de equipo. Se especifica la familia que corresponde este equipo. Este dato se deriva
del catálogo de Familia de equipo, para agregar de clic en el siguiente icono ( ), se
desplegara una ventana llamada búsqueda de familias de equipos (Ver figura5) elija la familia y
de clic en el botón seleccionar.

Figura 5 Familias de Equipos

Foto: Si deseamos agregar imagen del equipo seleccionar el botón Actualizar foto , se
desplegara una ventana de busqueda (Ver Figura 6) en la cual tendra que ubicar y seleccionar
la imagen que desea agregar al equipo, una vez seleccionada la imagen oprimir el botón abrir
ya utomaticamete se añadira a su registro del equipo, si desea eliminar la imagen que

selecciono anteriormente seleccionar el botón eliminar foto .

 Figura6 .Búsqueda de foto para equipo

Clasificación para viajes. Aplica únicamente para los camiones de volteo, se refiere a la
capacidad de carga de dicho tipo de equipo, por ejemplo: 7 M3, 14 M3, etc. Este dato se deriva
del catálogo de Clasificación de equipos.

Figura 7 Clasificación de equipos según viajes

Clasificación para concretos. Aplica únicamente para equipos que trabajan en Concreteras
(Camión Revolvedora, Camión de Carga, Camión Bomba, etc.).
Es subarrendado. Seleccionar si el equipo no es de la empresa y es rentado.
Contrato de arrendamiento. Especificar el folio del contrato de la renta.

Datos de compra

Valor de la compra. Costo que se realizó de la compra del equipo.

Fecha de la compra. Se especifica la fecha en que el equipo se compró.
Proveedor. Se especifica el proveedor donde se adquirió el equipo. Este dato se deriva del
catálogo de proveedores, para agregar de clic en el siguiente icono , se desplegara una
ventana llamada búsqueda de proveedores (Ver figura8) elija al proveedor y de clic en el botón
seleccionar.
 Figura 8. Catálogo de proveedores

Vendedor. Persona quien dio seguimiento de la compra del equipo por parte del proveedor.
Fecha límite de garantía. Se establece la fecha de vencimiento de la garantía.

Contadores

Capture el contador actual del equipo y/o del motor. El sistema considera los contadores como
referencia para los mantenimientos preventivos, utilización y rendimientos. En el campo
Cambiar Contador, si por alguna razón requiere representar el cambio de contadores haga uso
del botón CAMBIAR CONTADOR.

Combustible

Combustible que utiliza. Especifique el tipo de combustible que usa el equipo para su trabajo.
Rendimiento aceptable entre También puede configurar el rango aceptable de rendimiento de
combustible, aunque este puede variar dependiendo de las actividades que realice el equipo
seleccionando a su vez si gasta en litros o cubeta.

Información Adicional

Cuenta Contable. Si contablemente controla los gastos por equipo entonces debe asignarle la
cuenta contable correspondiente. Este dato se deriva del catálogo de cuentas contables, para
agregar de clic en el siguiente icono , se desplegara una ventana llamada búsqueda de
cuentas contables (Ver figura9) elija a la cuenta y de clic en el botón seleccionar.
 Figura 9 Búsqueda de cuentas contables

Numero activo. Campo opcional de registro del número consecutivo de las compras de equipos
realizadas.
Plantilla de ejes. Seleccionara el número de ejes que contiene este equipo. Este dato se deriva
del catálogo de estructura de ejes y llantas, para agregar de clic en el siguiente icono , se
desplegara una ventana llamada búsqueda de estructura de ejes de llantas (Ver figura10) elija
la plantilla de ejes y de clic en el botón seleccionar.

Figura 10 Búsqueda de estructura de ejes y llantas.

Insumo de enlace con otras obras. Si desea vincular el equipo con un insumo proveniente de la
explosión de insumos. Este dato se deriva del catálogo de insumos, para agregar de clic en el
siguiente icono , se desplegara una ventana llamada búsqueda de insumos (Ver figura11)
elija la plantilla de ejes y de clic en el botón seleccionar.
 Figura 11. Búsqueda de Insumos

Para guardar el registro del nuevo Equipo, de clic en el icono Grabar de la barra de
herramientas, automáticamente su equipo quedara registrado.
Módulo de Compras

El módulo de compras nos permite obtener el control de la parte operativa referente a la

compra ó gastos de la empresa, con la finalidad de suministrar información actualizada a la
gerencia.

Comprende la elaboración y seguimiento de cotizaciones, cuadros comparativos y órdenes de

compra ya sea de servicios ó productos afectando directamente al inventario de un almacén,
trabajando conjuntamente con el módulo de cuentas por pagar a proveedores y contabilidad.

Este módulo comprende la realización de cotizaciones a proveedores generando con esto

cuadros comparativos para la elección de la mejor opción y así generar directamente órdenes
de compra.

Otro aspecto importante es que se permite el control del flujo de trabajo del módulo de compras
es permitir el cambio de estatus hasta la autorización de cada uno de los procesos
correspondientes al módulo.
Módulo de Compras

El módulo de compras nos permite obtener el control de la parte operativa referente a la

compra ó gastos de la empresa, con la finalidad de suministrar información actualizada a la
gerencia.

Comprende la elaboración y seguimiento de cotizaciones, cuadros comparativos y órdenes de

compra ya sea de servicios ó productos afectando directamente al inventario de un almacén,
trabajando conjuntamente con el módulo de cuentas por pagar a proveedores y contabilidad.

Este módulo comprende la realización de cotizaciones a proveedores generando con esto

cuadros comparativos para la elección de la mejor opción y así generar directamente órdenes
de compra.

Otro aspecto importante es que se permite el control del flujo de trabajo del módulo de compras
es permitir el cambio de estatus hasta la autorización de cada uno de los procesos
correspondientes al módulo.
Órdenes de compra

El objetivo de este módulo es administrar las compras de los insumos, controlando los gastos de construcción,
maquinaria y/o producción, según el giro de la empresa. Así mismo, ofrece las funciones necesarias para darle el
seguimiento apropiado a las compras y saber el estatus en el que se encuentran, entre otras funciones que se
describirán en este capitulo.

La configuración para personalizar los permisos del usuario respecto a la manipulación

de las ordenes de compra se ubica en el menú Herramientas -> Perfiles de usuario. En el
catálogo de perfiles de usuarios debe modificar el perfil que corresponde al usuario y en
la sección de “permisos asignados” filtrar el módulo de “compras” con el proceso de
“ordenes de compra”. De acuerdo a los permisos el usuario puede tener “acceso” al
módulo de compras, además de: agregar, modificar, eliminar, imprimir/exportar, revisar,
autorizar, cancelar y/o cerrar órdenes de compra. Según los permisos que se le den al
usuario, los botones de la barra de herramientas se visualizaran activos o inactivos para
ejecutar dichas funciones.

El módulo de órdenes de compra está ubicado en el Menú Módulos -> Compras -> Ordenes de compra.

La siguiente figura representa el listado de órdenes de compra en el cual se pueden ver rápidamente algunos
datos, tales como: (ID) orden de compra, fechas de solicitud, (ID) requisición, proveedor, fecha de entrega, importe,
estatus de lo surtido, estatus de lo facturado, entre otros datos. En la parte superior del listado están agrupados los
filtros de visualización que puede manipular manualmente para hacer consultas especificas sobre las compras
capturadas, cada ves que modifique el valor de los filtros debe usar el botón Actualizar datos ( ) que está en la
parte superior derecha del listado para restablecer los datos del listado.

Figura 1. Listado de órdenes de compra

Dar de alta una orden de compra

Para dar de alta una orden de compra haga clic en el botón Nuevo ( ) de la barra de herramientas. En la pantalla
“Orden de compra: <NUEVA>” se solicitan los datos principales de la compra, el detalle de insumos y los costos
(Ver figura 2).

Figura 2. Datos de la orden de compra

Como parte de los datos principales de la compra (Ver figura 3) debe especificar la fecha de solicitud, el tipo de
orden (de compra o de servicios), el solicitante, el proveedor, el contacto por parte del proveedor, las requisiciones
(opcional), la obra y el folio consecutivo de la compra de acuerdo a la obra seleccionada (opcional).

Por otro lado, como parte de la funcionalidad del sistema VSMantenimiento es posible direccionar las compras de
refacciones y consumibles a un centro de costo representado por equipos o maquinaria, por lo tanto,
(opcionalmente) se debe especificar la orden de trabajo correspondiente. Al insertar la orden de trabajo, el dato del
equipo se trasladará automáticamente. Cabe destacar que este método de captura en el VSMantenimiento
comúnmente es aplicado a los casos en los que las compras de refacciones y consumibles van directamente
cargadas al equipo, y no son ingresadas a ningún almacén, acontecimiento que es producido en su mayoría por la
premura de la reparación del equipo. Si esto sucede, entonces la orden de compra debe ser indicada como orden
de servicio, para que los datos del almacén queden inhabilitados, lo cual se explica más adelante en este mismo
tema. Por último, es importante mencionar que el costo de las refacciones y consumibles se verá reflejado en la
orden de trabajo hasta que la orden de compra sea facturada, lo cual se explica en el modulo de cuentas por
pagar.

De los datos principales de la compra que se mencionaron en el párrafo anterior, la fecha de solicitud se asigna
automáticamente de acuerdo a la fecha del día actual pero puede modificarla si lo requiere. El tipo de orden
interpreta automáticamente la compra de un bien pero puede modificarlo si se trata de la solicitud o contratación de
un servicio. El solicitante se asigna automáticamente de acuerdo al usuario que está en sesión activa pero puede
modificarlo si lo requiere y si tiene el permiso para hacerlo. Si desea saber más sobre el permiso para modificar el
solicitante en la compra puede consultar, en este mismo manual de ayuda, los temas: catálogo de obras (sección:
configuración -> módulo: compras -> clave: modificar solicitante en orden de compra) y configuración de la
empresa (sección: configuraciones de la empresa -> módulo: compras -> clave: modificar solicitante en orden de
compra). Otra cuestión que debe saber del solicitante es que este dato se deriva del catálogo de empleados por lo
que es necesario que previamente realice la alta del empleado para que pueda disponer de él en la captura.

De igual forma, debe especificar el proveedor para quien destina la compra, este dato se deriva del catálogo de
proveedores. Por otra parte, la orden de compra puede ser que se derive de una o varias requisiciones de
insumos, de ser así debe buscar las requisiciones que desea agregar en la compra, de lo contrario, el dato de
requisiciones queda vacío. La obra se asigna automáticamente de acuerdo a las requisiciones relacionadas con la
compra, pero sino agrego requisiciones entonces la obra debe tomarla desde el catálogo de obras.

La orden de trabajo es un dato que se deriva del listado de órdenes de trabajo (el cual se encuentra en el menú
módulos >> control de equipos >> órdenes de trabajo) y se indica dando clic en el botón que se encuentra a un
lado de la leyenda Orden de trabajo.

Figura 3. Datos principales de la orden de compra

En el caso del Folio de orden de compra es un dato numérico consecutivo que se genera automáticamente de
acuerdo a la última compra capturada en la sucursal a la que pertenece el usuario que esta en sesión. El Folio de
usuario puede capturarlo si lo desea como alternativo del folio de orden de compra para controles internos del
departamento o de la empresa. La sucursal se asigna automáticamente y representa la sucursal a la que pertenece
el usuario que está en sesión. Mientras tanto, el estatus representa el estado actual de lo surtido la orden de
compra, que puede ser: a revisión, revisada, autorizada, cancelada, parcialmente entregada o totalmente
entregada.

La captura de los datos de recepción (Ver figura 4) aplica únicamente si la orden es de tipo compra, cuando es de
tipo servicios dichos datos se omiten. En los datos de recepción debe especificar la forma en la que desea recibir
los insumos, en un solo evento o en varios eventos. En el supuesto caso que la recepción de los insumos será en
un solo evento entonces deberá especificar la fecha de entrega, pero si será en varios eventos entonces la fecha
de entrega se omite en esta sección de la captura y se indicará en el detalle de insumos de la compra que esta
más adelante. Otro dato que debe especificar es el almacén que recibirá los insumos, considerando que el
almacén fue registrado previamente en el catálogo de almacenes.

Figura 4. Datos de recepción de la orden de compra

En la sección de seguimiento de estatus (Ver figura 5) puede ver el estatus actual de la orden de compra. También
puede consultar las fechas de cuando se reviso, autorizo o cancelo la orden de compra y las iniciales de los
usuarios que ejecutaron dichas acciones.

Figura 5. Seguimiento del estatus de la orden de compra

En la sección formato de impresión (Ver figura 6) están disponibles algunas variantes de impresión de la orden de
compra las cuales puede ejecutar de acuerdo a sus necesidades.

Figura 6. Opciones de impresión de la orden de compra

En la sección detalle de insumos de la orden de compra (Ver figura 7) se ofrecen las funciones necesarias para
desglosar los insumos.

Figura 7. Detalle de insumos de la orden de compra

El botón Agregar insumos ( ) tiene la función de desplegar la pantalla de búsqueda de insumos para agregarlos
en la compra. Cabe mencionar que el desglose de insumos que se presenta en la búsqueda puede variar, y a
continuación se explica el porqué. Si una orden de compra se deriva de requisiciones u órdenes de trabajo
entonces en la pantalla de búsqueda (Ver figura 8) se visualizan únicamente los insumos pendientes de comprar
de la requisición u orden de trabajo y de ahí debe señalar los insumos a comprar. En el supuesto caso de comprar
todos los insumos entonces la cantidad a comprar no requiere modificarse en la pantalla de búsqueda, pero si
desea comprar una parcialidad del insumo entonces debe modificar dicho valor.

Figura 8. Insumos pendientes de comprar de la requisición.

Ahora bien, si la orden de compra no se deriva de requisiciones entonces en la pantalla de búsqueda inicialmente
se visualiza el catálogo de insumos de la obra, pero si lo requiere puede modificar el filtro “catálogo” para visualizar
los insumos del catálogo general en caso que no se encuentre el insumo que desea añadir a su orden de comprar
(Ver figura 9).

Figura 9. Insumos del catálogo de la obra/general

Después de agregar los insumos debe complementar los demás datos (Ver figura 10), tales como: notas
(opcional), área de costeo (opcional), tipo de costo (DIR/IND), fecha de entrega, lugar de recepción, cantidad,
precio, IEPS (opcional) y porcentaje de descuento (opcional). Cabe mencionar que algunos de estos datos se
heredan automáticamente a la captura de la orden de compra, siempre y cuando se haya elegido una requisición
de insumos y si en ella se indicaron dichos datos. De lo contrario tiene que detallarlos en el supuesto caso que los
requiera.

Figura 10. Datos del detalle de insumos de la orden de compra

Para especificar las notas del insumo debe hacer doble clic en la celda: Notas. Por otra parte, si requiere desglosar
la contabilidad de las compras por Áreas de costeo entonces debe elegir del listado de opciones la
correspondiente, sin embargo, antes debe estar definido el catálogo de áreas de costeo (Menú Herramientas ->
Catálogos de configuración -> Áreas de costeo). Respecto al Tipo de costo del insumo, puede indicar si es un
costo directo (DIR) de obra o costo indirecto (IND) de obra, para modificar el tipo de costo es cuestión de hacer
doble clic en la celda. La Fecha de entrega y Lugar de recepción puede modificarlos en el supuesto caso que el
insumo se requiere para una fecha y almacén de recepción diferente a los demás insumos, de lo contrario estos
datos no se modifican. También debe especificar la cantidad del insumo y la unidad de medida en la cual lo
requiere. El precio del insumo corresponde al precio de compra acordado con el proveedor. En el caso de los
insumos que se paga el Impuesto Especial sobre la Producción y Servicios (IEPS) también puede especificarlo.
Además de algún posible porcentaje de descuento que aplique sobre el insumo.

Cabe mencionar que después de capturar o modificar la cantidad del insumo puede ser que se despliegue la
pantalla “Detalle de cargos” (Ver figura 11). De ser así entonces quiere decir que la obra seleccionada esta
configurada para controlar las compras por partidas del presupuesto y/o subobras, y deberá agregar las partidas
del presupuesto y/o subobras que serán afectadas con la compra del insumo. Caso contrario a lo dicho, si la obra
no está configurada para controlar las compras por partidas del presupuesto y/o subobras, o si el Tipo de costo del
insumo es Indirecto, entonces la pantalla “Detalle de cargos” no se visualizara. Si desea saber más sobre las
configuraciones de la obra para controlar las compras por partidas del presupuesto y/o subobras se sugiere leer el
tema: catálogo de obras. Esta validación puede ser posible únicamente para las empresas constructoras.

Figura 11. Detalle de cargos de un insumo solicitado

Por otra parte, también puede suceder que enseguida de capturar la cantidad del insumo se despliegue la pantalla
“Comparativa de insumo presupuestado contra comprado” (Ver figura 12), esta situación sucede únicamente
cuando el volumen solicitado del insumo excede el volumen presupuestado en la obra. De ser así debe tomar la
decisión para solicitar el insumo aún cuando excede lo presupuestado o cancelar la operación para exponer el
caso en el departamento correspondiente. Esta validación puede ser posible únicamente para las empresas
constructoras.
 Figura 12. Validación, la cantidad solicitada excede la cantidad presupuestada de la obra

Otra situación que puede surgir en la captura de una orden de compra es al momento de realizar la modificación
del precio del insumo a comprar y se muestra el mensaje de la figura 13, lo siguiente a realizar es comunicarse
con el administrador del sistema o usuario con los privilegios de autorización para conceder el permiso de
sobrepasar la cantidad o precio del insumo en la compra.

Figura 13 Precio de compra sobrepasa el precio original presupuestado

Si en un momento dado necesitamos la captura de un insumo en una orden de compra vinculado a 2 ó más obras
diferentes, el sistema tiene la capacidad de sustentar esta situación; una vez agregado el insumo varias veces a la
orden de compra debemos ubicarnos en la columna Obra donde desplegaremos las obras activas que se
encuentran el sistema y en la cual elegiremos por cada insumo la obra a la que deseamos vincular (Ver figura
14).
 Figura 14.Insumo direccionado a obras diferentes.

Topes financieros.

Es importante también conocer un comportamiento referente a los topes financieros que se configuran en la obra y
que redundan en las compras.

Dichos topes financieros se establecen en obras cuyo control se lleva por nivel de partidas (tema que podrá
visualizar en el tema del catálogo de obras >> Importar Presupuesto de la Obra (Actualizar Obra), la configuración
de este tope se realiza en el menú módulos >> catálogos >> obras >> pestaña configuración >> modulo: Compras
>> clave: ValidarMontoTopeDeGastos, y se utiliza para validar monto tope de gastos autorizado para sobrepasar el
presupuesto asignado, para activarlo, debe establecerse la opción SI en la columna VALOR.

La otra parte de la configuración se establece en la pestaña presupuesto, a un lado de la leyenda Monto adicional
para el límite de gastos de obra se encuentra un botón en el cual se debe hacer clic para que se muestre una
ventana con el presupuesto desglosado al nivel de partidas que se especificó en su carga, existe ahí una columna
llamada Monto tope adicional donde se debe capturar el importe de tope.

Ya una vez que se ha configurado todo lo anterior, el proceso comienza cuando se captura el precio de un insumo;
el sistema tomará como referencia entonces la partida a la que se direccionó el insumo para conocer el importe
tope y determinar o no si permite que se capture ese precio, el cual, acumulado con los demás importes
direccionados a esa partida, podría ya llegar a sobrepasar lo que el importe tope establece, es aquí donde el
sistema estaría evitando este hecho, mostrando la siguiente alerta (Figura 15)
 Figura 15. Alerta de Importe tope.

Si esta alerta se muestra, no hay nada que se pueda hacer, ya que el sistema no permitirá que se capture ese
precio. Solo resta ajustarse al tope que marca la configuración.

Vinculación con Acarreos

Existe un vinculo en órdenes de compra con el que es posible canalizar los gastos de acarreos, un tema también
alusivo al sistema VSMantenimiento; este vínculo es con el propósito de que el acarreo sea enlazado a una orden
de compra, misma que después puede enlazarse a una factura de proveedor para que el gasto del acarreo forme
parte de las cuentas por pagar de proveedores.

Primeramente es necesario tener configurados los insumos de enlace, los cuales se establecen en el menú
herramientas >> parámetros de la empresa >> pestaña consfiguraciones del sistema >> modulo control de fletes y
acarreos >> clave InsumoEnlaceAcarreo1Km y clave InsumoEnlaceAcarreoKmSubs (Figura 16), esto servirán para
que en el detalle de la orden de compra se agregue automáticamente el insumo, dependiendo de lo siguiente:

El InsumoEnlaceAcarreo1Km indica el insumo con el que se registrarán los m3 acarreados al primer kilómetro al
momento de registrar las ordenes de compra ligadas a los acarreos.

El nsumoEnlaceAcarreoKmSubs Indica el insumo con el que se registrarán los m3 acarreados a los kilómetros
subsecuentes al momento de registrar las ordenes de compra ligadas a los acarreos.
Entonces, el insumo que se agegará dependerá del acarreo que se este enlazando.

Figura 16.Insumos de configuración para enlace a acarreos.

Si estos insumos están configurados, se puede proceder a enlazar los acarreos con las órdenes de compra.

En la interfaz de captura de las órdenes de compra, situándose en la pestaña detalle de insumos, se encuentra un
botón que se debe presionar para que aparezca el listado de acarreos, mismos que por default, solo aparecerán
aquellos que tengan el estatus pendiente de cobrar. (Figura 17)

Figura 17.Inserción del acarreo en la orden de compra.

Se debe entonces hacer un clic sobre el registro del acarreo deseado y después otro clic más en el botón
seleccionar, con lo que el sistema trasladará los importes del acarreo con ayuda del insumo que se configuró en
los parámetros de la empresa. Después, la orden de compra puede ser revisada y autorizada (procesos vistoss
anteriormente dentro de este mismo tem), con el objetivo de que se le de el seguimiento correspondiente.
Áreas de compras.

Captura de órdenes de compra

El control por áreas de compra en el proceso de órdenes de compra, permite que una orden de compra pueda
originarse de varias requisiciones con diferente área de compra cada una, pero se limita que el empleado o
comprador que elabora la orden de compra no pueda tomar requisiciones con áreas de compras a las que no
tenga acceso o permiso, también se permite acceder a las requisiciones que aún no tengan un área de compra
definida, esto para los casos en que se implementa el módulo con información previamente guardada,
adicionalmente al momento de capturar la orden de compra se registrará de forma inmediata el empleado
comprador en el registro de la requisición, de tal forma que los residentes puedan saber quién es el comprador de
su solicitud para darle seguimiento. También se permite que se capturen órdenes de compra sin que exista una
requisición de por medio, en estos casos el control esta dado al momento de insertar los insumos, solo se permiten
visualizar en la búsqueda insumos con áreas de compras a los que el usuario tenga acceso o permiso. A
continuación se ejemplifican los casos descritos:

Figura 18. Captura de órdenes de compra (Validando que solo se puedan insertar requisiciones con área de compra a las que el usuario tenga
acceso)
Figura 19. Listado de requisiciones (Se guarda el comprador de la orden de compra a la(s) requisicione(s) involucradas)
Requisiciones de compra

El objetivo de este módulo es administrar las requisiciones de compra, controlando las solicitudes
internas de bienes y/o servicios que elaboran los departamentos de la empresa en atención para el
departamento de compras.

El módulo de requisiciones de compra ofrece las funciones necesarias para administrar el registro y
seguimiento a las requisiciones. Sin embargo, el acceso a las funciones depende de los permisos
que tiene asignados el usuario en el sistema.

La configuración para personalizar los permisos del usuario respecto a la

manipulación de las requisiciones de compra se ubica en el menú
Herramientas -> Perfiles de usuario. En el catálogo de perfiles de usuarios
debe modificar el perfil que corresponde al usuario y en la sección de
“permisos asignados” filtrar el módulo de “compras” con el proceso de
“requisiciones”. De acuerdo a los permisos el usuario puede tener “acceso” al
módulo de requisiciones, además de: agregar, modificar, eliminar,
imprimir/exportar, revisar, autorizar, cancelar y/o cerrar requisiciones. Según
los permisos que se le den al usuario, los botones de la barra de herramientas
se visualizaran activos o inactivos para ejecutar dichas funciones.

El módulo de requisiciones de compra esta ubicado en el Menú Módulos -> Compras ->
Requisiciones de insumos.

Figura 1. Modulo de requisiciones

A continuación se representa el listado de requisiciones (Ver figura 2) de insumos en el cual se
pueden ver rápidamente algunos datos, tales como: (ID) requisición, tipo de requisición
(compra/servicio), fechas de solicitud y de entrega, solicitante, estatus de lo comprado, entre otros
datos. En la parte superior del listado están agrupados los filtros de visualización que puede
manipular manualmente para hacer consultas especificas sobre las requisiciones capturadas, cada
ves que modifique el valor de los filtros debe usar el botón Actualizar datos ( ) que está en la
parte superior derecha del listado para restablecer los datos del listado a mostrar.

Figura 2. Listado de requisiciones de insumos

Crear una requisición de insumos

Para crear una requisición haga clic en el botón Nuevo ( ) de la barra de herramientas. En la
pantalla “Requisición: <NUEVA>” se solicitan los datos principales de la requisición y el detalle de
insumos (Ver figura 3).

Figura 3. Datos de la requisición de insumos

Como parte de los datos principales de la requisición (Ver figura 4) debe especificar la fecha de
solicitud de la requisición, el tipo de requisición (de compra o de servicio), el solicitante, la obra, el
folio consecutivo de la requisición de acuerdo a la obra seleccionada (opcional) y una descripción
corta de la solicitud (opcional).

De los datos principales de la requisición que se mencionaron en el párrafo anterior, la fecha de

solicitud se asigna automáticamente de acuerdo a la fecha del día actual pero puede modificarla si
lo requiere. El solicitante se asigna automáticamente de acuerdo al usuario que está en sesión
activa pero puede modificarlo si lo requiere y si tiene el permiso para hacerlo. Si desea saber más
sobre el permiso para modificar el solicitante en la requisición puede consultar, en este mismo
manual de ayuda, los temas: catálogo de obras (sección: configuración -> módulo: compras ->
clave: modificar solicitante en requisición) y configuración de la empresa (sección: configuraciones
de la empresa -> módulo: compras -> clave: modificar solicitante en requisición). Otra cuestión que
debe saber del solicitante es que este dato se deriva del catálogo de empleados por lo que es
necesario que previamente realice la alta del empleado para que pueda disponer de él en la
captura. De igual forma, la obra para la cual requiere los insumos debe estar registrada en el
catálogo de obras para que pueda disponer de ella en la captura.
 Figura 4. Datos principales de la requisición

En el caso del Folio de requisición es un dato numérico consecutivo que se genera

automáticamente de acuerdo a la última requisición capturada en la sucursal a la que pertenece el
usuario que esta en sesión. El Folio de usuario puede capturarlo si lo desea como alternativo del
folio de requisición para controles internos del departamento o de la empresa. La sucursal se
asigna automáticamente y representa la sucursal a la que pertenece el usuario que está en sesión.
Mientras tanto, el estatus representa el estatus actual de la requisición, que puede ser: a revisión,
revisada, autorizada, cancelada, parcialmente comprada o totalmente comprada.

La captura de los datos de recepción (Ver figura 5) aplica únicamente si la requisición es de tipo
compra, cuando es de tipo servicios dichos datos se omiten. En los datos de recepción debe
especificar la forma en la que desea recibir los insumos, en un solo evento o en varios eventos. En
el supuesto caso que la recepción de los insumos será en un solo evento entonces deberá
especificar la fecha de entrega, pero si será en varios eventos entonces la fecha de entrega se
omite en esta sección de la captura y se indicará en el detalle de insumos de la requisición que
esta más adelante. Otro dato que debe especificar es el almacén que recibirá los insumos,
considerando que el almacén fue registrado previamente en el catálogo de almacenes. Por otra
parte, si requiere describir notas generales sobre la requisición también puede hacerlo.

Figura 5. Datos de recepción de la requisición

En la sección de seguimiento de estatus (Ver figura 6) puede ver el estatus actual de la requisición.
También puede consultar las fechas de cuando se reviso, autorizo o cancelo la requisición y las
iniciales de los usuarios que ejecutaron dichas acciones.

Figura 6. Seguimiento del estatus de la requisición

En la sección detalle de insumos de la requisición (Ver figura 7) se ofrecen las funciones

necesarias para desglosar los insumos que requiere.

Figura 7. Detalle de insumos de la requisición

El botón Insertar insumos ( ) tiene la función de desplegar la pantalla de búsqueda de insumos

(Ver figura 8) y de ahí seleccionar los insumos requeridos. Dicha pantalla tiene filtros de
visualización en la parte superior los cuales puede usar para hacer búsquedas más precisas.

Figura 8. Búsqueda de insumos en la requisición

Después de agregar los insumos debe complementar los demás datos (Ver figura 9), tales como:
notas (opcional), área de costeo (opcional), tipo de costo (DIR/IND), fecha de entrega, lugar de
recepción, cantidad y unidad.

Para especificar las notas del insumo debe hacer doble clic en la celda Notas mostrando con esto
una pequeña ventana donde escribirá la nota correspondiente sobre el insumo seleccionado. Por
otra parte, si requiere desglosar la contabilidad de las compras por Áreas de costeo debe elegir del
listado en la columna Área de Costeo la opción correspondiente, sin embargo, antes debe estar
definido el catálogo de áreas de costeo (Menú Herramientas -> Catálogos de configuración ->
Áreas de costeo).

Respecto al Tipo de costo del insumo, puede indicar si es un costo directo (DIR) de obra o costo
indirecto (IND) de obra, para modificar el tipo de costo es cuestión de hacer doble clic en la celda
del insumo de la columna Tipo de costo, y el valor de esta cambiara automáticamente. La Fecha de
entrega y Lugar de recepción puede modificarlos en el supuesto caso que el insumo se requiere
para una fecha y almacén de recepción diferente a los demás insumos, de lo contrario estos datos
no se modifican. Por último especifica la cantidad del insumo y la unidad de medida en la cual lo
requiere. En la requisición automáticamente se agrega la unidad de medida que tiene asignada el
insumo pero puede modificarla por otra unidad de compra si lo requiere, esto será posible siempre
y cuando exista un registro de conversiones entre la unidad base del insumo y la unidad de
compra. Si desea saber más sobre conversión entre unidades se sugiere leer el tema: catálogo de
unidades.

Figura 9. Datos del detalle de insumos de la requisición

Cabe mencionar que enseguida de capturar la cantidad del insumo puede ser que se despliegue la
pantalla “Detalle de cargos” (Ver figura 10). De ser así entonces quiere decir que la obra
seleccionada esta configurada para controlar las compras por partidas del presupuesto y/o
subobras, y deberá agregar las partidas del presupuesto y/o subobras que serán afectadas con la
compra del insumo. Caso contrario a lo dicho, si la obra no está configurada para controlar las
compras por partidas del presupuesto y/o subobras, o si el Tipo de costo del insumo es Indirecto,
entonces la pantalla “Detalle de cargos” no se visualizara. Si desea saber más sobre las
configuraciones de la obra para controlar las compras por partidas del presupuesto y/o subobras se
sugiere leer el tema: catálogo de obras. Esta validación puede ser posible únicamente para las
empresas constructoras.

Figura 10. Detalle de cargos de un insumo requisitado

Por otra parte, también puede suceder que enseguida de capturar la cantidad del insumo se
despliegue la pantalla “Comparativa de insumo presupuestado contra requisitado (Ver figura 11),
esta situación sucede únicamente cuando el volumen solicitado del insumo excede el volumen
presupuestado en la obra. De ser así debe tomar la decisión para solicitar el insumo aún cuando
excede lo presupuestado o cancelar la operación para exponer el caso en el departamento
correspondiente. Esta validación puede ser posible únicamente para las empresas constructoras.

Figura 11. Validación, la cantidad requisita excede la cantidad presupuestada de la obra

En la columna “Excede” (Ver figura 12) puede saber si la cantidad solicitada del insumo excede la
cantidad presupuestada, de ser verdadera esta situación la celda correspondiente al insumo tendrá
como contenido el símbolo: !. Esta validación puede ser posible únicamente para las empresas
constructoras.

Figura 12. Indicador que representa que el insumo excede lo presupuestado

El botón Eliminar insumos ( ) tiene la función de borrar insumos de la requisición, es cuestión de

seleccionar con un clic el insumo y presionar dicho botón.

Para guardar la captura de la requisición debe hacer clic en el botón Grabar ( ) de la barra de
herramientas.

Otras funciones que están disponibles para manipular el detalle de insumos de la requisición, son
las siguientes:

Botón Insertar desde el programa de obra ( ). En el caso de las empresas constructoras el

presupuesto de la obra puede tener integrado un programa de obra, de ser así puede usar este
botón para solicitar los insumos de acuerdo a lo programado. En la pantalla de búsqueda (Ver
figura 13) se muestran los insumos programados de la obra a la fecha, de ahí debe seleccionar los
insumos. De manera automática el volumen programado del insumo se considera como el volumen
a solicitar, sin embargo puede modificarlo si lo requiere en la celda “Volumen a requisitar”.
 Figura 13. Insumos programados de la obra de acuerdo a una fecha de corte

Botón Cancelar insumos ( ). Este botón permite cancelar el volumen de un insumo que por
algún motivo ya no se requiere comprar, para esto es cuestión de seleccionar con un clic el insumo
y presionar dicho botón. En la pantalla “Cancelación de partida del insumo” (Ver figura 14) debe
capturar la cantidad a cancelar, el motivo de la cancelación y quien autorizó la cancelación.
Únicamente puede cancelar el volumen que está pendiente de comprar.

Figura 14. Cancelación de partida del insumo requisitado

Botón Cerrar requisición ( ). Este botón permite cancelar de manera general los volúmenes de
todos los insumos que quedaron pendientes de comprar en la requisición (Ver figura 15).
 Figura 15. Cerrar requisición de insumos

Imprimir una requisición de insumos

Para imprimir una requisición de insumos haga clic en el botón Imprimir ( ) de la barra de
herramientas. En la pantalla de impresión seleccione la impresora, el intervalo de páginas, número
de copias y haga clic en el botón Imprimir (Ver figura 16).

Figura 16. Imprimir la requisición de insumos

La siguiente figura representa la requisición de insumos impresa.

 Figura 17. Requisición de insumos impresa

También puede consultar en pantalla la impresión de la requisición de insumos, para esto haga clic

en el botón Vista preliminar ( ) de la barra de herramientas.

Modificar los datos de una requisición de insumos

Para cambiar los datos de una requisición selecciónela con un clic en el listado y presione el botón
Modificar ( ) de la barra de herramientas (Ver figura 18).

Figura 18. Seleccionar la requisición de insumos a modificar

En la pantalla “Requisición” (Ver figura 18) haga las modificaciones correspondientes y finalmente
presione el botón Grabar ( ) de la barra de herramientas.
 Figura 19. Datos a modificar de la requisición de insumos

Debe saber que la requisición puede modificarse únicamente cuando tiene el estatus a revisión, y
condiciones en las cuales no puede editarse con la finalidad de cuidar la integridad de sus datos. A
continuación se detallan los casos en los cuales la requisición no permite modificaciones:

1. Permisos de usuario. Cuando el usuario no tiene el permiso para modificar la requisición, el

botón Modificar ( ) de la barra de herramientas aparece inhabilitado y la acción no puede
ejecutarse. En esta situación se sugiere que el usuario consulte con el administrador del
sistema la configuración de este permiso en el catálogo de perfiles de usuarios (sección:
permisos asignados -> módulo: compras -> proceso: requisiciones -> permiso: modificar).
2. Estatus de la requisición. Cuando la requisición tiene el estatus: revisada, autorizada,
parcialmente comprada, totalmente comprada o cancelada tampoco puede editarse,
aunque el usuario tenga el permiso para modificarla.
3. Detalle de insumos bloqueado. En la requisición, con estatus a revisión, se presenta un
caso especial cuando se intenta modificar el detalle de insumos. Sucede que cuando el
insumo tiene asignada una cantidad, los demás datos del insumo se bloquean. En este
caso se sugiere igualar temporalmente la cantidad del insumo a 0, modificar el dato
relacionado con el insumo y reasignarle la cantidad al insumo. Otra alternativa es eliminar
el insumo del detalle de la requisición y agregarlo nuevamente con los datos
correspondientes.
Modificar el estatus de una requisición de insumos

En el caso de las empresas constructoras se sugiere que antes de modificar el estatus de una
requisición, el usuario que autoriza primero revise el “estatus de lo excedido” de la requisición, esto
le permite saber si los insumos requisitados no exceden el presupuesto. De ser verdadera dicha
condición entonces el usuario puede autorizar sin preocupación la solicitud, de lo contrario lo
correcto sería que no autorice solicitudes que exceden o están fuera de presupuesto. En la
columna “Estatus de lo excedido” que está en el listado de requisiciones se puede consultar dicho
valor. La otra alternativa es usar el filtro “Estatus de lo excedido” que está en la parte superior del
listado para filtrar únicamente las requisiciones que no exceden el presupuesto.

Enterado de lo anterior, para modificar el estatus de una requisición, selecciónela con un clic en el
listado y presione el botón Modificar ( ). En la pantalla “Requisición” (Ver figura 20) revise los
datos y enseguida presione el botón de la barra de herramientas que corresponde al estatus que

desea asignarle a la requisición, que puede ser: a revisión ( ), revisada ( ), autorizada ( )o

cancelada ( ).

Figura 20. Datos de la requisición de insumos

Debe saber que hay condiciones en las cuales no puede modificarse el estatus de la requisición,
esto es con la finalidad de cuidar la integridad de sus datos. A continuación se detallan los casos:

1. Permisos de usuario. Cuando el usuario no tiene alguno de los permisos para modificar el
estatus de la requisición, los botones: Revisar ( ), Autorizar ( ) y/o Cancelar ( ) de la
barra de herramientas pueden aparecer inhabilitados y dichas acciones no pueden
ejecutarse. En esta situación se sugiere que el usuario consulte con el administrador del
sistema la configuración de estos permisos en el catálogo de perfiles de usuarios (sección:
 permisos asignados -> módulo: compras -> proceso: requisiciones -> permisos: revisar,
autorizar y cancelar).
2. Estatus de la requisición. Cuando la requisición tiene el estatus: parcialmente comprada,
totalmente comprada o cancelada, no puede modificarse a otro estatus, aunque el usuario
tenga el permiso para hacerlo.

Ver el estatus de una requisición de insumos de acuerdo a lo comprado y entregado

La requisición ofrece una consulta para dar seguimiento de lo que se ha comprado y entregado en
el almacén de acuerdo a los insumos solicitados. Para accesar a dicha consulta seleccione con un
clic la requisición que está en el listado y enseguida presione el botón Ver estatus ( ) de la barra
de herramientas. En la pantalla “Estatus de la requisición” (Ver figura 21) inicialmente se muestra
un estatus general de los insumos: cantidad solicitada, cantidad comprada, cantidad cancelada,
cantidad actual, cantidad por comprar, cantidad entregada, cantidad por entregar, porcentajes de lo
comprado y de lo entregado, entre otros datos.

Figura 21. Consulta del estatus de la requisición de insumos

En la misma pantalla de “Estatus de la requisición”, pero en la pestaña “Historial de compras” se

muestran de manera detallada las compras que afectan a los insumos de la requisición (Ver figura
22). En esta vista se puede saber el (ID) de la orden de compra que atiende al insumo, la fecha de
la orden de compra, el insumo comprado, la cantidad de lo comprado, el precio de compra, el
proveedor, entre otros datos.

Figura 22. Consulta del estatus de la requisición de insumos, Historial de compras

En la consulta del estatus de la requisición también se representa el “Historial de entradas” de los
insumos surtidos en el almacén (Ver figura 23). En esta vista se puede saber el (ID) de la entrada,
la fecha de la entrada, el insumo surtido, la cantidad surtida, el proveedor que surtió, el almacén
que recibió el insumo, entre otros datos.

Figura 23. Consulta del estatus de la requisición de insumos, Historial de entradas

Agregar documentos digitales en una requisición de insumos

Si requiere puede dar de alta documentos digitales en cualquier tipo de archivo para guardar
respaldos digitales de la requisición de insumos, para esto seleccione con un clic la requisición que
está en el listado y presione el botón Control de documentos ( ) de la barra de herramientas. En
la pantalla “Documentos de la requisición” (Ver figura 24) presione el botón Agregar para buscar el
archivo que desea asociar a la requisición. El botón Eliminar permite dar de baja el documento
digital de la requisición y el botón Abrir archivo muestra en pantalla el contenido del archivo
asociado.

Figura 24. Documentos digitales de la requisición de insumos

Áreas de compras.

Algunas empresas tienen necesidad de especializar a su departamento de compras en las

adquisiciones de los insumos debido a que se torna complicado que una misma persona domine
todo tipo de insumos con sus diferentes modelos, marcas, medidas, compatibilidades, sustitutos,
etc.

Por ello, en este tipo de empresas, las requisiciones deben ser definidas por tipos de insumos para
que al momento de comprarse puedan asignarse a un solo comprador y sea esta persona, la única
que dará seguimiento de compras.

A estas especialidades de insumos, en el sistema, se les ha denominado como Áreas de compra.

Las áreas de compra se asociarán a los insumos de tal forma que al momento de hacer una
requisición se exija que todos los insumos seleccionados sean de una misma área de compras.
Así, la requisición se asociará completamente a un área de compras y con esto, los compradores
especializados en esa área podrán tomarla y darle seguimiento de forma completa sin participar
otros compradores.

Es vital que antes de la implementación de módulo de áreas de compra, se lleve a cabo una
planificación en las actividades de orientación a los usuarios que manejan estos procesos, así
como de actividades preliminares de asociación de insumos y empleados con las áreas de
compras. A continuación se listan algunas actividades como parte de la planificación:

1) Definir cuáles son las áreas de compras que maneja la empresa.

2) Definir quién es el personal de compras que puede comprar en cada una de estas áreas.

3) Definir quién es el personal de compras con privilegios para comprar en varias o en todas

las áreas de compras.

4) Definir con el personal indicado que insumos se clasificarán para cada área.

5) Encargar al personal indicado que capture todo esta información en los procesos del

sistema correspondientes a catálogo de áreas de compras, catálogo de insumos, catálogo

de empleados y configuración del sistema.

6) Ubicar los registros de requisiciones y órdenes de compras que quedarán pendientes

durante la implementación del módulo (en los casos considerados de clientes con

información previamente almacenada).

Una vez que se ha configurado la aplicación del módulo de compras en los parámetros del sistema,
es importante considerar las restricciones que empezarán a funcionar en ese momento:

1) No se podrán agregar insumos en la captura de requisiciones sin que estas tengan un área

de compra asociado.
2) No se podrán seleccionar insumos desde la captura de requisiciones que no tengan

asociado la misma área de compra que se define en la requisición.

3) No se podrán agregar requisiciones desde la captura de órdenes de compra si son de un

área de compra a la que el usuario que captura no tiene acceso. Sin embargo se habilita

que se pueda tomar requisiciones que aún no han sido asignadas a ningún área de

compra, esto para resolver el posible conflicto que genere las requisiciones que estaban

pendientes al momento de la implementación.

4) No se podrán seleccionar insumos desde una captura de orden de compra, para los casos

que esta no provenga de requisición, que tengan un área de compra a la que el usuario

actual no tenga acceso.

5) Todas las restricciones de captura mencionadas anteriormente solo funcionaran cuando se

especifique que aplican áreas de compra en la pantalla de parámetros de la empresa.

6) El catálogo de áreas de compras solo podrá visualizarse cuando se especifique que

aplican áreas de compra en la pantalla de parámetros de la empresa y que el usuario

tenga permiso para ver dicha opción en su perfil.

Configuración

La aplicación de áreas de compras es opcional en VSControlTotal. Para indicar que se desean

aplicar, el usuario debe ir a la opción parámetros de la empresa y seleccionar en el módulo la
opción compras, y activar la variable “AplicanAreasDeCompras” con la opción “SI”, por definición el
valor será “NO”. Una vez que haya guardado cambios, deberá reiniciar el sistema para que se
reconozca este módulo y el menú se ajuste con las nuevas opciones correspondientes. (Figura 25)
 Figura 25. Configuración de las áreas de compras.

Una vez que haya configurado el manejo de áreas de compras en VSControlTotal podrá comenzar
a configurar los datos iniciales y enlaces requeridos para que el sistema controle adecuadamente
este modo. El primer indicio de que está habilitado este módulo es que pueda ver el catálogo de
áreas de compras, que se encuentra en Herramientas>Catálogos de configuración>Áreas de
compras (siempre y cuando el usuario tenga asignado permiso de este proceso a través de su
perfil correspondiente).

Para implementar este módulo, es necesario lleve a cabo los siguientes pasos:

1. Defina y registre las áreas de compras de la empresa

2. Enlace su catálogo de insumos a las áreas de compras correspondientes

3. Defina las áreas de compra a las que tienen permiso los compradores

4. Lleve a cabo requisiciones y órdenes de compra con el control de áreas de compra.

Permisos

Para el funcionamiento del módulo es indispensable que se defina el acceso a las áreas de
compras por parte de los empleados. Para ellos se pueden asignar permisos desde dos lugares: en
el catálogo de empleados, se ha habilitado una sección “Áreas de compras” en la parte inferior
(como se muestra en la Figura 26) donde se permite asignar al empleado en cuestión el privilegio
de acceder a todas las áreas de compra o bien a un o varias a través de los botones insertar o
quitar área de compra:

Figura 26. Permisos desde el catálogo de usuarios.

O bien desde la pantalla de captura del catálogo de áreas de compras:

 Figura 27. Catálogo de áreas de compras.

Enlaces

También es necesario definir a que áreas de compras pertenecen los insumos, esto determinará
qué es lo que el comprador adquirirá de acuerdo a su área, para enlazar los insumos con las
distintas áreas de compra que existen, puede abrir directamente la captura del insumo en el
catálogo, asignar el área de compra y grabar como se muestra a continuación:

Figura 28. Área de compra en insumo.

O bien si desea hacerlo de una manera más rápida y para los casos en que desea hacer una
asignación masiva de insumos, puede realizarlo desde el listado de insumos, a través del botón
“Asignación rápida de áreas de compra”, esto se logra simplemente seleccionando todos los
insumos que se deseen y aparezcan en el listado, posteriormente dar clic al botón y seleccionar el
área de compra deseada, acto seguido, de clic en el botón Aceptar.

Figura 29. Asignación masiva de área de compra.

Procesos

Captura de requisiciones de compra

El control por áreas de compra en el proceso de requisiciones consiste en definir a que área de
compra pertenece la requisición desde la misma pantalla de captura, no se restringe que
seleccione solamente un área de compra a la que tenga acceso, ya que el proceso permite que un
residente pueda capturar una requisición, sin embargo se controla el que no se puedan agregar
partidas a la requisición si antes no se ha definido un área de compra, también está restringido el
que se inserten insumos que sean de diferente área de compra a la definida en la requisición. Cabe
señalar de acuerdo al proceso de cuando la requisición pasa a un estatus comprado, se registra el
empleado comprador, esto desde la orden de compra. El listado de requisiciones consta de un filtro
para visualizar información de un área de compra específica y otro para el empleado comprador. A
continuación se ejemplifican los casos descritos:
Figura 30. Captura de requisiciones (Validando insertar de insumos sin área de compra asignada)

Figura 31. Búsqueda de insumos con filtro activado para insumos de un área de compra

Figura 32. Listado de requisiciones (Filtros nuevos para área de compra y empleado comprador)
Alerta de Requisiciones Pendientes de Surtir

La alerta de Requisición pendiente de surtir es una propuesta que el sistema brinda para tener
un mayor control sobre las requisiciones, básicamente son avisos que el sistema muestra
mediante una ventana al iniciar la sesión del usuario que cuenta con este privilegio. (Ver
imagen 1)

Imagen 1. Alerta de requisiciones pendientes de surtir

Para agregar la alerta diríjase al Menú Herramientas> Perfiles de usuarios, seleccione el perfil
al que desea agregar esta herramienta y diríjase a la pestaña de Permisos Especiales,
despliegue mediante el Filtro Modulo la opción Compras y Active la Alerta de requisiciones
pendientes de surtir (ver imagen 2)

Imagen 2 Pestaña Permisos

Podemos ver en este caso al entrar el usuario al sistema se muestran las alertas de las
requisiciones que se tiene pendiente de surtir destacando el campo % Surtido (ver imagen 3)
el cual muestra la cantidad en porcentaje que se tiene surtido.

Imagen 3 Campo % Surtido

Una manera de comprobar las cantidades es seleccionando la requisición, posteriormente dar

clic sobre el icono de Ver Status en donde se abrirá la ventana “Estatus de la Requisición”
en la que se muestra el estatus por partida y los avances de la requisición.

Imagen 4 Estatus de la requisición

Cotizaciones

El objetivo de este módulo es la realización de cotizaciones a proveedores con el fin de obtener

el mejor precio o el mejor servicio. Así mismo, ofrece las funciones necesarias para darle el
seguimiento apropiado a las cotizaciones y saber el estatus en el que se encuentran.

La ubicación para la creación de una cotización es en la siguiente ruta:

Menú Módulos -> Compras -> Cotización

La pantalla de cotizaciones (Ver figura 1) muestra el listado de cotizaciones en el cual se

pueden ver rápidamente algunos datos, tales como: (ID) cotización, estatus, proveedor,
condiciones de pago, etc. En la parte superior del listado están agrupados los filtros de
visualización que puede manipular manualmente consultas específicas sobre las cotizaciones
registradas, cada vez que modifique el valor de los filtros debe usar el botón Actualizar datos
que se encuentra en la parte superior derecha del listado para actualizar los datos del
listado.

Figura 1. Pantalla de búsqueda de cotizaciones

Crear una cotización

Para crear una nueva cotización deberá dirigirse a la barra de herramientas y seleccionar el

botón Nuevo el cual desplegara una pantalla de captura para la nueva cotización (Ver
figura 2).

Figura 2. Nueva cotización

Los campos de captura de una nueva cotización se divide en dos secciones principales,
acontinuación se describen :

Datos principales

Proveedor:Seleccionar del catálogo de proveedores al proveedor al que se realizara la

cotización.
Contacto: Persona con la que se establecera la comunicación con el proveedor.
Requisiciones:Crear una cotización apartir de una requisición.
Obras:Se establecera la obra donde se aplicara los insumos de esta cotización.
Fecha: Esta fecha proviene de la solicitud de la requisición

Datos de la cotización

Tiempo de entrega: En referencia con el tiempo que establece el proveedor para entregar el
producto.
Vigencia: Se establece los dias que requeremos que sea valida la cotización.
Fecha de cotizacion: Fecha en la que se crea la cotización.
Condiciones de pago: Se desplegaran 2 opciones de hacer efectivo el pago, crédito o al
contado.
Beneficios adicionales:Dato opcional para capturar algun beneficio obtenido por el proveedor.
Modo de impresión: Si requiere realizar una impresión con costos o sin ellos de la cotización.
Estatus: Estados en los que puede estar una cotización.(Pendiente de cotizar, cotizada,
cancelada, vencida)

Dentro de los campos a completar se encuentra el tiempo de entrega y beneficios adicionales

que se llenaran una vez que la cotización se llevo a cabo por parte del proveedor dandonos los
precios que maneja.

Una vez llenos los campos de captura debemos de registrar los insumos que necesitarmos
cotizar, primeramente debemos ubicarnos en la pestaña Cotizaciones y oprimir el botón
Insertar Insumos el cual nos desplegara los insumos referentes a la obra que establecimos,
si dentro de los insumos pertenecientes a esta obra no se encuentra el que necesitamos cotizar
debemos cambiar el catálogo de busqueda y seleccionar en el campo catálogo la opción
General con el fin que despliege todos los insumos registrados en el sistema. Una vez ubicado
el insumos o insumos debemos seleccionarlos, acontinuación oprimir el botón seleccionar.
Automaticamente los insumos seleccionados se agregaran a nuestra pantalla de captura donde
debemos de llenar en la columna cantidad el numero de insumos a cotizar. Para eliminar un

insumo de la cotización primeramente es seleccionarlo y oprimir el botón Eliminar insumo .

Lo siguiente a realizar es seleccionar el botón guardar desde la barra de herramientas.El

estado actual que se encuentra nuestra cotización es en pendiente de cotizar.

El proceso siguiente es imprimir nuestra cotización desde el botón imprimir de la barra de

herramientas y mandarsela al proveedor para que nos establesca los precios de los insumos
que se estan cotizando y tambien si lo hay los beneficios de su venta.

Teniendo la respuesta del proveedor debemos de llenar nuestra cotización con la información
recibida completando los campos en las columnas precio de lista, descuento, garantia y alguna
nota referente al insumo cotizado. Otro campo importante que debemos modificar es el estatus
de la cotización donde en esta ocasión elegiremos Cotizada, pero si el tiempo de respuesta del
proveedor sobrepaso el tiempo estipulado para cotizar debemos de cambiar el estatus a
Vencida.

Figura 3 .Visualizacion de los estatus de una cotización.

Por ultimo debemos comprobar si en la pestaña de costos (Ver figura 4) el importe total este
correcto, tambien confirmar que el IVA sea el adecuado y en caso que exista algun descuento
o retención se encuentran los campos desbloqueados para su captura.

Figura 4. Pestaña de costos

Si necesitamos agregar una nota con respecto a un detalle sobresaliente en esta cotización en
la pestaña de Notas ( Ver figura 5) podremos realizarlo llenando con información en los campos
descripción y notas.

Figura 5. Pestaña de notas

Duplicar una cotización

El proceso de duplicación de una cotización se hace con el fin de utilizarse en un cuadro

comparativo entre proveedores.

Para duplicar una cotización primero es identificar que cotización queremos duplicar para poder
realizar después cuadros comparativos; Teniendo seleccionada la cotización deberá

seleccionar el botón duplicar cotización ubicado en la pantalla de busqueda de cotizaciones

(Ver figura 1). En automatico se desplegara una ventana llamada duplicar cotización a otros
proveedores ( Ver figura 6) donde eligiremos los proveedores a los que mandaremos la misma
cotización.

Figura 6. Duplicar cotización a otros proveedores

Ahora es el momento de elegir a que proveedores deseamos mandarles la misma cotización,

esto se realiza oprimiendo el botón agregar proveedores el cual desplegara la ventana del
catálogo de proveedores (Ver figura 7) en la que seleccionaremos a los proveedores que
deseamos mandarles la cotización. Puede apoyarse con la tecla Ctrl manteniendola oprimida y
seleccionando la cabecera de la fila del proveedor si es que se encuentran en distintos lugares
del listado, teniedolos seleccionados oprima el botón seleccionar..

Figura 7 Búsqueda de proveedores

La pantalla de la figura 6 se actualizara mostrando los proveedores que seleccionamos

anteriormente (Ver figura 8).

Figura 8. Proveedores seleeccionados

Teniendo a los proveedores a los que deseamos enviar la cotización a continuación oprimir
botón Generar y automáticamente nos mostrara el siguiente mensaje mostrado en la figura 9.

Figura 9. Mensaje de confirmación

Automaticamente en la pestaña de busqueda de cotizaciones apareceran las nuevas cotizaciones que se

duplicaron con un estatus de pendiente de cotizar.
 Figura 10. Cotizaciones duplicadas

Teniendo estas cotizaciones duplicadas se puede realizar el proceso de cuadros comparativos.

Modificar los datos de una cotización

Para cambiar los datos de una cotización registrada, seleccione del listado la cotización con un
clic en la cabecera de la fila y presione el botón Modificar ( ) de la barra de herramientas
(Ver figura 11).

Figura 11. Seleccionar la cotización a modificar

Automáticamente aparecerá la pantalla de captura de la cotización que desea realizarle

cambios” (Ver figura 12), haga las modificaciones correspondientes y finalmente presione el
botón Grabar ( ) de la barra de herramientas.

Figura 12. Cotización a modificar

Eliminar una cotización

Para eliminar una cotización, seleccione del listado la cotización con un clic sobre la cabecera

de la fila y presione el botón Eliminar ( ) de la barra de herramientas. Enseguida el sistema

despliega un mensaje para confirmar o cancelar la acción, elija la respuesta correcta (Ver figura
13).

Figura 13.Advertencia de confirmación

Debe saber que si la cotización está en un estatus de cotizada el sistema no permite eliminarlo
con el propósito de cuidar la integridad de los datos mostrando una advertencia del proceso
que está realizando.

Imprimir cotizaciones

Para imprimir cotizaciones de clic en el botón Imprimir ( ) de la barra de herramientas. En la

pantalla de impresión seleccione la impresora, el intervalo de páginas, número de copias y
haga clic en el botón Imprimir (Ver figura 14).

Figura 14.Configuraciones de Impresión

La figura 15 representa una vista previa de la impresión del catálogo de equipos, para obtener
esta vista del catálogo de equipos debemos seleccionar el botón vista previa desde la barra de

herramientas .

Figura 15.Vista preliminar de impresión

Cuadros comparativos

El objetivo de este módulo es la realización de comparaciones entre cotizaciones realizadas a

proveedores con el fin de elegir el mejor precio o el mejor servicio.

La ubicación para la creación de un cuadro comparativo es la siguiente ruta: Menú Módulos ->
Compras -> Cuadros comparativos

La pantalla de cuadros comparativos (Ver figura 1) mostrara el listado de comparativas

registradas en el sistema en el cual se pueden ver rápidamente algunos datos, tales como: (ID)
cuadro comparativo, folio, fecha de realización, requisiciones vinculadas, etc. En la parte
superior del listado están agrupados filtros de búsqueda para realizar consultas específicas
sobre cuadros comparativos, cada vez que modifique el valor de los filtros debe usar el botón
Actualizar datos que se encuentra en la parte superior derecha del listado para renovar los
datos del listado.

Figura 1. Pantalla de búsqueda de cuadros comparativos

Crear un cuadro comparativo

Para crear un nuevo cuadro comparativo deberá dirigirse a la barra de herramientas y

seleccionar el botón Nuevo el cual desplegara una pantalla de captura, (Ver figura 2).
 Figura 2. Nuevo cuadro comparativo

En la pantalla de nueva comparativa se muestran solo dos campos habilitados de captura de

información (Folio, Descripción) y dos campos de selección (Fecha,Cotizaciones). A
continuación se describen los campos:

Id Comparativa: Folio generado automaticamente por el sistema.

Folio: Campo opcional utilizado para control interno de la empresa.
Fecha: Fecha de creación de la comparativa.
Cotizaciones: Se mostrara del catalogo de cotizaciones solo las que cuentan con el estatus
Autorizada.
Estatus: Estado actual que tiene el cuadro comparativo.
Descripción: Campo para describir detalladamente el asunto de la comparativa.
Adjudicar todos los insumos al proveedor: Campo de selección para trasferir los insumos al
proveedor elegido.

Teniendo los campos de captura completos debera seleccionar la fecha de creación, el

siguiente paso a realizar es oprimir el botón cotizaciones el cual desplegara una ventana de
busqueda de cotizaciones mostrando solo cotizaciones con el estatus de cotizado, a
continuación selecionemos la cabecera de la fila de las cotizaciones a comparar, teniendo
elegidas las cotizaciones oprimir le botón seleccionar para que el sistema las agrege
automaticamente a nuestra pantalla de captura quedando con esto la pantalla de la figura 3.
 Figura 3 .Comparativa de cotizaciones

El sistema como apoyo para la elección de la mejor opción de las cotizaciones seleccionadas nos ofrece
una variacion en color azul en los importes indicando el precio mas bajo. Es decisión del usuario elegir si
selecciona la opción proporcionada por el sistema, en el supuesto caso que eligamos la opción que el
sistema nos señala , la manera de indicarle la opción desicida para la compra es seleccionar en el campo
“Adjudicar todos los insumos al proveedor” el proveedor indicado que se eligio.Es importante observar al
proveedor que eligamos comparando la columna de importes que mejor se adapto al precio y la lista de
proveedores que se muestran en la seccion de datos principales.

Concluido las capturas el proceso a seguir es guardar la comparativa desde el botón guardar desde
la barra de herramientas, a continuación es realizar el cambio de estatus de la comparativa oprimiendo el

botón a revisar (Ver figura 4).

Figura 4.Cambiar Estatus a Revisada

Para que el departamento de compras le de seguimiento a esta comparativa el estatus al que debe de
estar es Autorizada para ello debemos de continuar con el cambio de estatus oprimiendo el botón
Autorizar desde la barra de herramientas.
 Figura 5.Cambio de Estatus a Autorizar

Otra manera rapida para la creación de un cuadro comparativo es ubicarnos en la pantalla de

cotizaciones (Ver figura 2) aqui se nos muestra un listado de cotizaciones registradas en el sistema; Para
generar un cuadro comparativo de manera automatica debemos de seleccionar desde la cabecera de la
fila las cotizaciones con estatus en Autorizado y es importante que contengan los mismos insumos
cotizados.

Figura 6. Cotizaciones

Una vez seleccionadas las cotizaciones autorizadas lo siguiente es oprimir el botón Generar comparativa

el cual nos genera de manera automatica una nueva pestaña de captura de un cuadro comparativo de
las cotizaciones que seleccionamos, lo siguiente es realizar el mismo procedimiento anteriormente
explicado para una nueva comparativa de cotizaciones.
Módulo de almacenes

El objetivo de este módulo es proporcionar un control eficiente sobre los ingresos y egresos de
los productos (insumos), de tal manera que podamos obtener información de los Almacenes
(Stock) en forma rápida y oportuna.

Parte importante de este módulo es el vínculo que tiene con el catálogo de insumos ya que es
donde se alimenta de información y parte con el registro de insumos, dónde definimos las
características y propiedades de cada insumo, es decir nombre del insumo, unidad de medida,
familia, grupo, tipo de insumo, tipo de producto, etc.

Los movimientos del Almacén se controlan a través de inventarios iniciales, entradas

generales, entrada por factura u orden de compra, transferencias entre almacenes,
devoluciones, salidas generales y salidas a obra con o sin cargo a un equipo.
Requisiciones de almacén

El objetivo de este módulo es administrar las requisiciones de almacén, controlando las solicitudes
internas de insumos que elaboran los departamentos de la empresa.

El módulo de requisiciones de almacén ofrece las funciones necesarias para administrar el registro
y seguimiento a las requisiciones. Sin embargo, el acceso a las funciones depende de los permisos
que tiene asignados el usuario en el sistema.

La configuración para personalizar los permisos del usuario respecto a la

manipulación de las requisiciones de almacén se ubica en el menú
Herramientas -> Perfiles de usuario. En el catálogo de perfiles de usuarios
debe modificar el perfil que corresponde al usuario y en la sección de
“permisos asignados” filtrar el módulo de “almacén” .De acuerdo a los
permisos el usuario puede tener “acceso” al módulo de almacén, además de:
agregar, modificar, eliminar, imprimir/exportar, revisar, autorizar, cancelar y/o
cerrar requisiciones. Según los permisos que se le den al usuario, los botones
de la barra de herramientas se visualizaran activos o inactivos para ejecutar
dichas funciones.

El módulo de requisiciones de almacén está ubicado en el Menú Módulos -> Almacenes ->
Requisiciones de almacén.
La siguiente figura representa el listado de requisiciones de almacén en el cual se pueden ver
rápidamente algunos datos, tales como: (ID) requisición, fechas de solicitud y de entrega,
solicitante, estatus, entre otros datos. En la parte superior del listado están agrupados los filtros de
visualización que puede manipular manualmente para hacer consultas especificas sobre las
requisiciones capturadas, cada ves que modifique el valor de los filtros debe usar el botón
Actualizar datos ( ) que está en la parte superior derecha del listado para restablecer los datos
del listado.

Figura 1. Listado de requisiciones de almacén

Dar de alta una requisición de almacén

Para dar de alta una requisición haga clic en el botón Nuevo ( ) de la barra de herramientas. En
la pantalla “Requisición: <NUEVA>” se solicitan los datos principales de la requisición y el detalle
de insumos (Ver figura 2).

Figura 2. Datos de la requisición de insumos

Como parte de los datos principales de la requisición (Ver figura 3) debe especificar la fecha de
solicitud de la requisición, el solicitante de la requisición y una descripción corta de la solicitud
(opcional).

De los datos principales de la requisición que se mencionaron en el párrafo anterior, la fecha de

solicitud se asigna automáticamente de acuerdo a la fecha del día actual pero puede modificarla si
lo requiere. El solicitante se asigna automáticamente de acuerdo al usuario que está en sesión
activa.

Figura 3. Datos principales de la requisición

En el caso del Folio de requisición es un dato numérico consecutivo que se genera

automáticamente de acuerdo a la última requisición capturada en la sucursal a la que pertenece el
usuario que esta en sesión. El Folio de usuario puede capturarlo si lo desea como alternativo del
folio de requisición para controles internos del departamento o de la empresa. La sucursal se
asigna automáticamente y representa la sucursal a la que pertenece el usuario que está en sesión.
Mientras tanto, el estatus representa el estatus actual de la requisición, que puede ser: a revisión,
revisada, autorizada, cancelada.

En los datos de recepción debe especificar la fecha en la que desea recibir los insumos Otro dato
que debe especificar es el almacén que recibirá los insumos, considerando que el almacén fue
registrado previamente en el catálogo de almacenes. Por otra parte, si requiere describir notas
generales sobre la requisición también puede hacerlo.

Figura 4. Datos de recepción de la requisición

En la sección de seguimiento de estatus (Ver figura 5) puede ver el estatus actual de la requisición.
También puede consultar las fechas de cuando se reviso, autorizo o cancelo la requisición y las
iniciales de los usuarios que ejecutaron dichas acciones.

Figura 5. Seguimiento del estatus de la requisición

En la sección detalle de insumos de la requisición (Ver figura 6) se ofrecen las funciones

necesarias para desglosar los insumos que requieren del almacén.

Figura 6. Detalle de insumos de la requisición

El botón Insertar insumos ( ) tiene la función de desplegar la pantalla de búsqueda de insumos

(Ver figura 7) y de ahí seleccionar los insumos requeridos. Dicha pantalla tiene filtros de
visualización en la parte superior los cuales puede usar para hacer búsquedas más precisas.
 Figura 7. Búsqueda de insumos

Después de agregar los insumos debe complementar los demás datos (Ver figura 8), tales como:
notas (opcional) y cantidad.

Para especificar las notas del insumo debe hacer doble clic en la celda: Notas. En la requisición
automáticamente se agrega la unidad de medida que tiene asignada el insumo.

Figura 8. Datos del detalle de insumos de la requisición

El botón Eliminar insumos ( ) tiene la función de borrar insumos de la requisición, es cuestión de

seleccionar con un clic el insumo y presionar dicho botón. Para guardar la captura de la requisición
debe hacer clic en el botón Grabar ( ) de la barra de herramientas.

Otras funciones que están disponibles para manipular el detalle de insumos de la requisición, son
las siguientes:
Botón Cancelar insumos ( ). Este botón permite cancelar el volumen de un insumo que por
algún motivo ya no se requiere solicitar, para esto es cuestión de seleccionar con un clic el insumo
y presionar dicho botón. En la pantalla “Cancelación de partida del insumo” (Ver figura 9) debe
capturar la cantidad a cancelar, el motivo de la cancelación y quien autorizó la cancelación.
Únicamente puede cancelar el volumen solicitado.

Figura 9. Cancelación de partida del insumo requisitado

Botón Cerrar requisición ( ). Este botón permite cancelar de manera general los volúmenes de
todos los insumos que quedaron pendientes de comprar en la requisición (Ver figura 10).

Figura 10. Cerrar requisición de insumos

Imprimir una requisición de almacén

Para imprimir una requisición de almacén haga clic en el botón Imprimir ( ) de la barra de
herramientas. En la pantalla de impresión seleccione la impresora, el intervalo de páginas, número
de copias y haga clic en el botón Imprimir (Ver figura 11).

Figura 11. Imprimir la requisición de insumos

La siguiente figura representa la vista previa de la requisición de insumos antes de imprimir. Para

esto haga clic en el botón Vista preliminar ( ) de la barra de herramientas.

Figura 12. Vista previa de requisición de almacén

Modificar los datos de una requisición de almacén

Para cambiar los datos de una requisición de almacén selecciónela con un clic en el listado y
presione el botón Modificar ( ) de la barra de herramientas (Ver figura 13).

Figura 13. Seleccionar la requisición de almacén a modificar

En la pantalla “Requisición” (Ver figura 14) haga las modificaciones correspondientes y finalmente
presione el botón Grabar ( ) de la barra de herramientas.

Figura 14. Datos a modificar de la requisición de insumos

Debe saber que la requisición puede modificarse únicamente cuando tiene el estatus a revisión, y
condiciones en las cuales no puede editarse con la finalidad de cuidar la integridad de sus datos. A
continuación se detallan los casos en los cuales la requisición no permite modificaciones:

1. Permisos de usuario. Cuando el usuario no tiene el permiso para modificar la requisición, el

botón Modificar ( ) de la barra de herramientas aparece inhabilitado y la acción no puede
ejecutarse.
2. Estatus de la requisición. Cuando la requisición tiene el estatus: revisada, autorizada,
cancelada tampoco puede editarse, aunque el usuario tenga el permiso para modificarla.
Modificar el estatus de una requisición de almacén

Para modificar el estatus de una requisición, selecciónela con un clic en el listado y presione el
botón Modificar ( ). En la pantalla “Requisición” (Ver figura 15) revise los datos y enseguida
presione el botón de la barra de herramientas que corresponde al estatus que desea asignarle a la

requisición, que puede ser: a revisión ( ), revisada ( ), autorizada ( ) o cancelada ( ).

Figura 15. Datos de la requisición de almacén

Debe saber que hay condiciones en las cuales no puede modificarse el estatus de la requisición,
esto es con la finalidad de cuidar la integridad de sus datos. A continuación se detallan los casos:

1. Permisos de usuario. Cuando el usuario no tiene alguno de los permisos para modificar el
estatus de la requisición, los botones: Revisar ( ), Autorizar ( ) y/o Cancelar ( ) de la
barra de herramientas pueden aparecer inhabilitados y dichas acciones no pueden
ejecutarse.
2. Estatus de la requisición. Cuando la requisición tiene el estatus: surtida o cancelada, no
puede modificarse a otro estatus, aunque el usuario tenga el permiso para hacerlo.
Agregar documentos digitales en una requisición de almacén

Si requiere puede dar de alta documentos digitales en cualquier tipo de archivo para guardar
respaldos digitales de la requisición de almacén, para esto seleccione con un clic la requisición que
está en el listado y presione el botón Control de documentos ( ) de la barra de herramientas. En
la pantalla “Documentos de la requisición” (Ver figura 16) presione el botón Agregar para buscar el
archivo que desea asociar a la requisición. El botón Eliminar permite dar de baja el documento
digital de la requisición y el botón Abrir archivo muestra en pantalla el contenido del archivo
asociado.

Figura 16. Documentos digitales de la requisición de almacén

Inventario Inicial.

Este apartado lleva la relación detallada y minuciosa de las existencias de los insumos que
tiene la empresa al iniciar sus actividades, después de hacer un conteo físico.

Para definir inventarios iniciales se debe hacer clic sobre el Menú Módulos >Almacenes >
Módulo almacenes.

Se mostrara el listado en donde se concentran todos los movimientos de almacén que pueden
generarse en esta sección del sistema (Ver figura 1).

Figura 1 Listado de módulo almacén

Agregar un nuevo Inventario Inicial

Una vez que se haya habilitado este listado, se puede dar de alta un nuevo registro de

Inventario inicial, para lo cual es necesario hacer clic sobre el botón Nuevo de la barra de
herramientas, acto seguido, aparecerá una ventana similar a la que se muestra en la Figura 2
dando opciones del nuevo movimiento en almacén.

Figura 2 Movimientos de almacén

Por default, aparece seleccionada la opción Inventario inicial, por lo cual, lo que procede es
hacer clic sobre el botón Aceptar.
Se habilitará una nueva pestaña con la siguiente interfaz de captura (Ver figura 3).

Figura 3 Entrada de inventario inicial

Los datos a especificar son muy sencillos, debido a que un Inventario inicial no es más que un
movimiento de entrada para inicializar los saldos de los materiales en los almacenes
correspondientes.

En la parte superior de la pestaña se visualizan los campos de captura (Ver figura 4).

Figura 4 Campos de captura.

Folio: Es un dato que el sistema genera automáticamente una vez que se graba el registro del
Inventario inicial, por lo cual, no es capturado por el usuario.

Fecha: Este dato se atribuye a la fecha en la cual se reciben los materiales y son guardados
dentro del almacén.

Sucursal: Dependiendo de las sucursales que se tengan registradas en el sistema, este puede
tomar dos comportamientos. Si solamente existe la sucursal MATRIZ, la cual es la que el
sistema genera por default al momento de la instalación, el campo aparecerá deshabilitado. Sin
embargo, si son varias las sucursales consideradas en el sistema, deberá elegir aquella que
corresponda al Inventario inicial que se esta capturando.

Folio de entradas: Es un consecutivo de control independiente al del sistema y en la mayoría

de las ocasiones es definido por los almacenistas responsables de registrar los movimientos.

Después de capturar esta información, lo siguiente es alimentar otros datos en una sección del
sistema llamada Recepción; dichos datos, son los siguientes:
Almacén: Al hacer clic sobre el botón de búsqueda , aparecerá el catálogo de almacenes
(Ver figura 5), del cual deberá elegirse el que corresponda al Inventario inicial que se esta
registrando.

Figura 5 Ventana búsqueda de almacén

Basta con hacer doble clic sobre el nombre del almacén, o también, seleccionar el registro
completo de manera que quede marcado con color azul y, acto seguido, hacer clic sobre el
botón Seleccionar.

Recibió: Al igual que con el almacén, al hacer clic sobre el botón amarillo y azul situado a la
derecha de la leyenda Recibió, aparecerá una ventana cuyo contenido es el catálogo de
empleados (Ver figura 6), del cual deberá elegir el nombre de la persona que hace constar la
entrada de los materiales como Inventario inicial.

Figura 6 Ventana Búsqueda de empleados

Continuando con la captura de información, lo siguiente es detallar los insumos que formarán

parte del Inventario inicial, para lo cual debe hacer clic sobre el botón Insertar insumos ,
acto seguido, desplegará una ventana con el Catálogo general de insumos (Ver figura 7); para
elegir cada partida, haga doble clic sobre el insumos correspondiente, o también, puede
seleccionar el registro de la partida de tal manera que quede marcada con color azul, y
después hacer clic en el botón Aceptar.

Figura 7 Búsqueda de insumos del catalogo

Una vez que hayan insertado todos los insumos que correspondan al inventario inicial, debe
especificar la obra en la cual va a inventariar cada insumo. Puede ser que todos los insumos se
inventaríen en la misma obra o que cada insumo se registre en una obra diferente.

Para especificar la obra para cada partida, es necesario hacer clic sobre el espacio en blanco
ubicado en la columna Obra, aparecerá una lista desplegable de la cual deberá elegir el
nombre de esta última (Ver figura 8). Esto debe hacerlo para cada partida especificada en el
detalle del Inventario inicial.

Figura 8 Especificación de obra

Posteriormente se deben especificar las cantidades de acuerdo a las existencias con las cuales
se den de alta los insumos. Basta con teclear la cifra en la columna “Cantidad” (Ver figura 9).

Figura 9 Captura de cantidad

Cabe mencionar que por default, los precios que aparecen en el detalle del Inventario inicial
son aquellos que están considerados en el catálogo general de insumos, sin embargo, esta
información también puede ser modificada. Al igual que con la cantidad, basta con teclear la
cifra en la columna Precio.

Por otra parte, con el botón Eliminar insumos es utilizado para quitar del detalle del
Inventario inicial las partidas que se pudieran haber agregado por error.

Una vez que se ha capturado toda esta información, se puede proceder a guardar el registro,

para lo cual, es necesario hacer clic sobre el botón Guardar ubicado en la barra de
herramientas.

Como se mencionó al principio de este tema, el sistema generará un folio consecutivo

automáticamente. (Ver figura 10)

Figura 10 Folio
Imprimir inventario inicial

Para imprimir el inventario inicial de almacén haga clic en el botón Imprimir ( ) de la barra de
herramientas. En la pantalla de impresión seleccione la impresora, el intervalo de páginas,
número de copias y haga clic en el botón Imprimir (Ver figura 11).

Figura 11. Imprimir la requisición de insumos

La siguiente figura representa la vista previa del inventario inicial antes de imprimir. Para esto

haga clic en el botón Vista preliminar ( ) de la barra de herramientas.

Figura 12. Vista previa de inventario inicial de almacén

Agregar documentos digitales a un inventario inicial del almacén

Si requiere puede dar de alta documentos digitales en cualquier tipo de archivo para guardar
respaldos digitales al inventario inicial de almacén, para esto seleccione con un clic la
requisición que está en el listado y presione el botón Control de documentos ( ) de la barra
de herramientas. En la pantalla “Documentos de la requisición” (Ver figura 13) presione el
botón Agregar para buscar el archivo que desea asociar a la requisición. El botón Eliminar
permite dar de baja el documento digital de la requisición y el botón Abrir archivo muestra en
pantalla el contenido del archivo asociado.

Figura 13 Documentos digitales de la requisición de almacén

Entrada general.

Cuando se registran entradas generales en el sistema, los insumos que son almacenados no
ingresan siendo respaldados por un documento como una orden de compra o una factura de
proveedor. Este tipo de movimientos suelen ser por manifiesto, en donde se considera que
determinados materiales deben ingresar a un almacén en particular.
Para registrar una Entrada general, debe hace clic sobre el Menú Módulos > Almacenes >
Módulo almacenes.

Se habilitará una pestaña que contendrá el listado en donde se concentran todos los
movimientos de almacén (Ver figura 1).

Figura 1 Listado de modulo almacén

Para abrir la interfaz de captura de la entrada general, debe hacer clic sobre el botón Nuevo de

la barra de herramientas , acto seguido, se abrirá una pequeña ventana donde deberá elegir
la opción Entrada General (Ver figura 2), y después, hacer clic en el botón Aceptar.

Figura 2. Movimientos de almacén

Inmediatamente se habilitará una nueva pestaña la cual contiene la interfaz de captura de la
Entrada general (Ver figura 3). A continuación se describen los campos en donde deberá de
alimentar la información respectiva:

Figura 3 Nueva Captura de Entrada General

En la Figura se muestran ciertos campos, los cuales a pesar de no estar asignados a ningún
apartado dentro de la interfaz de captura, son muy importantes:

Figura 4 Captura de

1.- Folio: Es un dato que el sistema genera automáticamente una vez que se graba el registro
de entrada, por lo cual no es capturado por el usuario.

2.- Fecha: Este dato se atribuye a la fecha en la cual se reciben los materiales y son guardados
dentro del almacén.

3.- Fecha: Por default el sistema propone la fecha del día actual, sin embargo este es un dato
modificable para que se capture la fecha en la que se registró la Entrada general.

4.- Sucursal: Dependiendo de las sucursales que se tengan registradas en el sistema, este
puede tomar dos comportamientos. Si solamente existe la sucursal MATRIZ, la cual es la que
el sistema genera por default al momento de la instalación, el campo aparecerá deshabilitado.
Sin embargo, si son varias las sucursales consideradas en el sistema, deberá elegir aquella
que corresponda a la Entrada General que se esta capturando.

5.- Folio de usuario: Es un consecutivo de control independiente al del sistema y en la mayoría

de las ocasiones es definido por los almacenistas responsables de registrar los movimientos.
Después de capturar esta información, lo siguiente es alimentar otros datos en una sección del
sistema llamada Recepción (Ver figura 5); dichos datos son los siguientes:

Figura 5 Captura de Apartado Recepción

6.- Almacén: Al hacer clic sobre el botón de búsqueda , aparecerá el catálogo de

almacenes (Ver figura 6), del cual deberá elegirse el que corresponda a la Entrada general que
se esta registrando.

Figura 6 Captura de Búsqueda de almacén

Basta con hacer doble clic sobre el nombre del almacén, o también, seleccionar el registro
completo de manera que quede marcado con color azul y acto seguido hacer clic sobre el
botón Seleccionar.

7.- Recibió: Al igual que el almacén, al hacer clic sobre el botón de búsqueda situado a la
derecha de la leyenda Recibió, aparecerá una ventana cuyo contenido es el catálogo de
empleados (Ver figura 7), del cual deberá elegir el nombre de la persona que hace constar la
entrada de los materiales.
 Si se encuentra inactivo el botón de búsqueda de Recibió, es necesario revisar
la configuración del sistema para lo cual necesita tener privilegios, si no cuenta
con ellos diríjase con el encargado de administrar el sistema, si cuenta con los
privilegios correspondientes entonces diríjase al Menú Herramientas>
Parámetros de la empresa>Configuración del sistema > Módulo Almacenes
\Usuario actual responsable de almacén \ No, Guarde los cambios y regrese
nuevamente al módulo Recepción.

Figura 7 Búsqueda de empleados

Captura de Apartado Datos

Figura 8 captura de apartado Datos

Tipo de entrada: Deberá elegir la naturaleza del movimiento. Si hace clic en la lista
desplegable, podrá ver las opciones Manifiesto, Reembolso u Otros.

Proveedor: Al hacer clic sobre el botón de búsqueda , se abrirá un listado que contiene el
catálogo de proveedores (Ver figura 9) del cual deberá elegir el nombre de la persona a la cual
le compraron los materiales. El campo Contacto se visualizará automáticamente si el proveedor
lo tiene registrado.

Figura 9 Búsqueda de proveedores

Obra: Para terminar con el llenado de este apartado, deberá especificar la obra a la cual se
especifican el costo de los materiales.
Apartado de Transportista: Es utilizado para recopilar la información del transportista y los
documentos necesarios de algún pedimento. (Ver figura 10)

Figura 10 Apartado Transportista

El apartado Embarque y Documentos se utilizan para describir el tipo de pedimento y el

número de documento (Ver figura 11).

Figura 11 Apartado Embarcado y documentos

Num. de embarque: Número de referencia único del envío.

Tipo de pedimento: Claves de operación usadas para definir el tipo aplicación en una operación
aduanera
Factura: Folio de la factura
Pedimento: Clave del pedimento
Una vez que se ha capturado toda esta información, se deben insertar los insumos en el detalle
del movimiento de almacén.

Para agregar los insumos al detalle del movimiento debe hacer clic sobre el botón Insertar

insumos , acto seguido, aparecerá una ventana como la que ilustra la Figura 12, en la cual
deberá seleccionar los insumos que correspondan.

Figura 12 Búsqueda de insumos

Para elegir cada partida, haga doble clic sobre el insumo correspondiente, o también puede
seleccionar el registro de la partida de tal manera que quede marcada con color azul y después
hacer clic en el botón Aceptar.

Para especificar la obra para cada partida, es necesario hacer clic sobre el espacio en blanco
ubicado en la columna Obra, aparecerá una lista desplegable de la cual deberá elegir el
nombre de esta última (Ver figura 13).

Figura 13 Selección de obra

Posteriormente se deben especificar las cantidades de acuerdo a las existencias con las cuales
se den de alta los insumos. Basta con teclear la cifra en la columna “Cantidad”. (Ver figura 14)

Figura 14 Captura de campo cantidad

Al momento de registrar estas cantidades dependiendo de la obra a la que dará entrada y el

tipo de control que se tenga como ejemplo el control por partida se mostrara la ventana de
desglose de cargos (Ver figura 15) en la cual tendrá que oprimir el siguiente botón para
seleccionar la partida a la que se referenciará este insumo (Ver figura 16).

Figura 15 Desglose de cargos

Indique seleccionando el cuadro a la partida que desea y después oprima el botón seleccionar.

Figura 16 Busqueda de partidas

Se agregara automáticamente la partida vinculada al insumo y tendrá que capturar en la
columna Volumen desglosado la cantidad igual a la que capturo en el detalle de insumos en
caso que la cantidad no sea la misma mostrara el mensaje de la figura 17.

Figura 17 Desglose cargos con partida seleccionada

Figura 18 Advertencia de Desglose de cargos

Cabe mencionar que, por default, los precios que aparecen en el detalle de la Entrada general
son aquellos que están considerados en el catálogo general de insumos, sin embargo esta
información también puede ser modificada. Al igual que con la cantidad, basta con teclear la
cifra en la columna Precio.

Por otra parte, con el botón Eliminar insumos , es utilizado para quitar del detalle de la
Entrada general las partidas que se pudieran haber agregado por error.
Una vez que se ha capturado toda esta información, se puede proceder a guardar el registro,

para lo cual es necesario hacer clic sobre el botón Guardar ubicado en la barra de
herramientas.
Como se mencionó al principio de este tema, el sistema generará un folio consecutivo
automáticamente. (Ver figura 19)

Figura 19 Folio de la entrada general

Entrada por Orden de compra.

Para registrar una entrada por Orden de compra es necesario accesar al listado donde se
concentran todos los movimientos de almacén. Primeramente, haga clic sobre el Menú
Módulos > Almacenes > Módulo almacenes.

Se habilitará una pestaña con el listado antes mencionado. (Ver figura 1).

Figura 1 Listado de Almacén

Lo siguiente es hacer clic sobre el botón Nuevo de la barra de herramientas , con lo cual se
visualizará en pantalla una ventana como la que se ilustra en la Figura 2.

Figura 2 Movimientos de almacén

Deberá seleccionar la opción Entrada por Orden de Compra, acto seguido, haga clic sobre el
botón Aceptar. En seguida se visualizará en pantalla una nueva pestaña la cual contiene la
interfaz de captura de la Entrada por Orden de Compra (Ver figura 3).
 Figura 3. Nueva entrada por orden de compra

A continuación se describen los campos (Ver figura 4) en los cuales deberá capturar la
información correspondiente al registro:

Figura 4 Captura de información

1.- Folio: Es un dato que el sistema genera automáticamente una vez que se graba el registro
de entrada por Orden de Compra, por lo cual, no es capturado por el usuario.
2.- Sucursal: Dependiendo de las sucursales que se tengan registradas en el sistema, este
puede tomar dos comportamientos. Si solamente existe la sucursal MATRIZ, la cual es la que
el sistema genera por default al momento de la instalación, el campo aparecerá deshabilitado.
Sin embargo, si son varias las sucursales consideradas en el sistema, deberá elegir aquella
que corresponda a la entrada por Orden de Compra que se esta capturando.
3.- Fecha: Por default, el sistema visualiza la fecha del día actual, sin embargo, este es un dato
modificable para que se capture la fecha en la que se registró la entrada por Orden de Compra.
4.- Folio de usuario: Es un consecutivo de control independiente al del sistema y en la mayoría
de las ocasiones es definido por los almacenistas responsables de registrar los movimientos.
5.- Factura: Si desea generar la factura a proveedores seleccione esta opción y se generara la
pantalla de facturación donde llenara con la información correspondiente.

Después de capturar esta información, lo siguiente es alimentar otros datos en una sección del
sistema llamada Recepción (Ver figura 5); dichos datos son los siguientes:

Figura 5 Captura de Recepción

5.- Almacén: Al hacer clic sobre el botón de búsqueda , aparecerá el catálogo de almacenes
(Ver figura 6), del cual deberá elegirse el que corresponda a la entrada por Orden de Compra
que se esta registrando.

Figura 6. Búsqueda de almacén

Basta con hacer doble clic sobre el nombre del almacén, o también, seleccionar el registro
completo de manera que quede marcado con color azul y, acto seguido hacer clic sobre el
botón Seleccionar.

7.- Recibió: Al igual que con el almacén, al hacer clic sobre el botón de búsqueda situado a
la derecha de la leyenda Recibió, aparecerá una ventana cuyo contenido es el catalogo de
empleados (Ver figura 7), del cual deberá elegir el nombre de la persona que hace constar la
entrada de los materiales.

Si se encuentra inactivo el botón de búsqueda de Recibió, es necesario revisar

la configuración del sistema para lo cual necesita tener privilegios, si no cuenta
con ellos diríjase con el encargado de administrar el sistema, si cuenta con los
privilegios correspondientes entonces diríjase al Menú Herramientas>
Parámetros de la empresa>Configuración del sistema > Módulo Almacenes
\Usuario actual responsable de almacén \ No, Guarde los cambios y regrese
nuevamente al módulo Recepción.
 Figura 7 Búsqueda de empleados

Área de la interfaz de captura Orden de Compra: (Ver figura 8), Es por donde se vinculará el
movimiento de entrada con los insumos especificados en el documento de compras.

Figura 8 Área de captura de Orden de compra

8.- Orden de Compra: Al hacer clic en el botón de búsqueda , se visualiza una ventana con
las órdenes de compra (Ver figura 9) direccionadas al almacén que indicó en el apartado
anterior; Deberá hacer doble clic para seleccionar el documento de compras que contiene los
insumos a los cuales desea dar entrada, o bien indicar el registro de la orden de compra de tal
manera que quede marcado con color azul y, posteriormente hacer clic sobre el botón
Seleccionar.

Figura 9 Búsqueda de orden de compra

La información de Estatus, Proveedor, Obra, Moneda y Tipo de cambio se visualizará
automáticamente, después de elegir la orden de compra.

El apartado de Transportista es utilizado para recopilar la información del transportista y los

documentos necesarios de algún pedimento (Ver figura 10).

Figura 10 Captura de Transportista

El apartado Embarque y Documentos se utilizan para describir el tipo de pedimento y el

número de documento (Ver figura 11).

Figura 11 Captura de Apartado Embarque y Documentos

Una vez que se ha capturado toda esta información, se deben insertar los insumos en el detalle
del movimiento de almacén. Debe recordar que estos insumos son los que están especificados
en la orden de compra que se indicó con anterioridad.

Para agregar los insumos al detalle del movimiento debe hacer clic sobre el botón Insertar

insumos , acto seguido, aparecerá una ventana como la que ilustra la Figura 12, en la cual
deberá seleccionar los insumos que correspondan. Recuerde que existen entregas parciales al
almacén, por lo cual, el sistema permite la selección de algunos o todos los insumos, según
corresponda.

Figura 12. Insumos pendientes por entregar

Para indicar los insumos que irán en el detalle del movimiento, debe marcar la casilla que se
encuentra del lado izquierdo de la clave, después, haga clic en el botón Aceptar.
En caso de que inserte todos los insumos de la orden de compra al detalle del movimiento de
almacén, aparecerá el mensaje que se ilustra en la Figura 13.

Figura 13 Insumos pendientes de entregar

Al igual, si desea eliminar algún insumo que ya se encuentre en el detalle del movimiento,
selecciónelo marcando la casilla antes mencionada y haga clic sobre el botón Eliminar insumos

Una vez que haya capturado toda esta información, debe hacer clic en el botón Grabar
para que el movimiento quede registrado. Como se mencionó al principio del tema, el sistema
generará un folio consecutivo automáticamente (Ver figura 14).

Figura 14 Folio de la entrada por orden de compra.

Imprimir entrada por orden de compra

Para imprimir la entrada por orden de compra haga clic en el botón Imprimir ( ) de la barra
de herramientas. En la pantalla de impresión seleccione la impresora, el intervalo de páginas,
número de copias y haga clic en el botón Imprimir (Ver figura 15).

Figura 15. Imprimir el catálogo de clientes

También puede consultar en pantalla de vista previa antes de impresión (Ver figura 16), para

esto haga clic en el botón Vista preliminar ( ) de la barra de herramientas.

Figura 16 Vista previa de impresión de entrada por orden de compra

Exportar entrada por orden de compra

Para exportar la entrada por orden de compra haga clic en el botón Exportar ( ) de la barra
de herramientas. En la pantalla de exportación que se despliega especifique el directorio para
guardar el archivo, asigne el nombre del archivo, seleccione el tipo de archivo (Adobe Acrobat,
Excel con formato o Excel sin formato) y haga clic en el botón Guardar (Ver figura 17).

Figura 17. Exportar entrada por orden de compra

Entrada por Facturación

Para registrar una entrada por Facturación de proveedores en la sección de Compras y

Almacén del sistema VS Control Total, primero es necesario hacer clic sobre el Menú Módulos
> Almacenes > Módulo de almacenes.

Se habilitará una pestaña que contiene el listado de los movimientos de almacén (Ver figura 1);
Es necesario tener este listado abierto para generar la entrada por Factura.

Figura 1 Listado de modulo almacén

Debe hacer clic sobre el botón Nuevo de la barra de herramientas , acto seguido, aparecerá
una ventana similar a la que se muestra en la Figura 2. Debe elegir la opción Entrada por
Factura y después hacer clic sobre el botón Aceptar.

Figura 2. Movimientos de almacén

Se habilitará una pestaña que contendrá la interfaz de captura de la Entrada por Factura de
proveedor (Ver figura 3).

Figura 3. Nueva entrada por factura

En la parte superior de esta pestaña se deben especificar ciertos datos en los campos
correspondientes. Los campos se encuentran divididos en varios apartados para una mejor
distribución de la pestaña y para un mejor entendimiento por parte del usuario.

En la Figura se muestran ciertos campos, los cuales a pesar de no estar asignados a ningún
apartado dentro de la interfaz de captura, son muy importantes:

Figura 4 Campos de captura

1.- Folio: Es un dato que el sistema genera automáticamente una vez que se graba el registro
de la entrada por facturación, por lo cual no es capturado por el usuario.

2- Sucursal: Dependiendo de las sucursales que se tengan registradas en el sistema, este

puede tomar dos comportamientos. Si solamente existe la sucursal MATRIZ, la cual es la que
el sistema genera por default al momento de la instalación, el campo aparecerá deshabilitado.
Sin embargo, si son varias las sucursales consideradas en el sistema, deberá elegir aquella
que corresponda a la entrada por facturación que se esta capturando.

3.- Fecha: Es a la fecha en la cual se reciben los materiales y son guardados dentro del
almacén.

4.- Folio de usuario: Es un consecutivo de control independiente al del sistema y en la mayoría

de las ocasiones es definido por los almacenistas responsables de registrar los movimientos.
Apartado Recepción, en el cual se especifican los siguientes datos:

Figura 5 Captura de Recepción

5.- Almacén: al hacer clic sobre el botón de búsqueda de almacén , aparecerá el catálogo
de almacenes (Ver figura 6), del cual deberá elegirse el que corresponda a la entrada por
facturación que se esta registrando.

Figura 6 Búsqueda de almacén

Basta con hacer doble clic sobre el nombre del almacén, o también, seleccionar el registro
completo de manera que quede marcado con color azul y, acto seguido hacer clic sobre el
botón Seleccionar.

6.- Recibió: Al igual que con el almacén, al hacer clic sobre el botón de búsqueda situado a
la derecha de la leyenda Recibió, aparecerá una ventana cuyo contenido es el catálogo de
empleados (Ver figura 7), del cual deberá elegir el nombre de la persona que hace constar la
entrada de los materiales por facturación.

Figura 7 Búsqueda de empleados

Apartado Factura: Que es por donde se vinculará el movimiento de entrada con los insumos
especificados en la factura del proveedor ( Ver figura 8).

Figura 8 Captura de apartado factura

7.- Factura: Al hacer clic en el botón de búsqueda , se visualiza una ventana con las
facturas direccionadas al almacén que indicó en el apartado anterior; Deberá hacer doble clic
para seleccionar la factura que contiene los insumos a los cuales desea dar entrada, o bien
indicar el registro de la factura de tal manera que quede marcado con color azul y
posteriormente hacer clic sobre el botón Seleccionar.

La información de Estatus, Proveedor y Obra se visualizará automáticamente, después de

elegir la factura de proveedor.

Apartado de Transportista: Es utilizado para recopilar la información del transportista y los

documentos necesarios de algún pedimento (Ver figura 9).

Figura 9 Captura de apartado transportista

Una vez que se ha capturado toda esta información, se deben insertar los insumos en el detalle
del movimiento de almacén. Debe recordar que estos insumos son los que están especificados
en la factura de proveedor que se indicó con anterioridad.

Para agregar los insumos al detalle del movimiento debe hacer clic sobre el botón Insertar

insumos , acto seguido aparecerá una ventana como la que ilustra la Figura 10, en la cual
deberá seleccionar los insumos que correspondan. Recuerde que existen entregas parciales al
almacén, por lo cual el sistema permite la selección de algunos o todos los insumos, según
corresponda.
 Figura 10 Selección de insumos por entregar

Para indicar los insumos que irán en el detalle del movimiento, debe marcar la casilla que se
encuentra del lado izquierdo de la clave, después haga clic en el botón Aceptar.

Al igual, si desea eliminar algún insumo que ya se encuentre en el detalle del movimiento,
selecciónelo marcando la casilla antes mencionada y haga clic sobre el botón Eliminar

insumos .

Una vez que haya capturado toda esta información, debe hacer clic en el botón Grabar
para que el movimiento quede registrado. Como se mencionó al principio del tema, el sistema
generará un folio consecutivo automáticamente (Ver figura 11).

Figura 11 Folio
Traspasos.

Este apartado lleva la relación detallada y minuciosa de los traspasos de materiales entre
almacenes, con lo cual se direcciona el costo de los insumos al almacén destino, ocurriendo lo
contrario con el almacén origen, del cual se descuenta.

Para registrar movimientos de Traspasos se debe hacer clic sobre el Menú Módulos >
Almacenes > Módulo almacenes.

Aparecerá el listado en donde se concentran todos los movimientos de almacén que pueden
generarse en esta sección del sistema (Ver figura 1).

Figura 1 Listado de modulo almacén

Una vez que se haya habilitado este listado, se puede dar de alta un nuevo registro de

Traspaso, para lo cual es necesario hacer clic sobre el botón Nuevo de la barra de
herramientas, acto seguido, aparecerá una ventana similar a la que se muestra en la Figura 2.
 Figura 2 Movimientos de almacén (Traspaso)

Debe seleccionar la opción Traspaso, y después hacer clic sobre el botón Aceptar se habilitará
una nueva pestaña con la siguiente interfaz de captura (Ver figura 3):

Figura 3 Nuevo traspaso de insumos

A continuación se describen los campos en los cuales deberá capturar la información

correspondiente al registro:

Figura 4 Campos de captura

Folio: Es un dato que el sistema genera automáticamente una vez que se graba el registro del
Traspaso, por lo cual no es capturado por el usuario.
Fecha: Por default el sistema visualiza la fecha del día actual, sin embargo este es un dato
modificable para que se capture la fecha en la que se levantó el registro del Traspaso.
Sucursal: Dependiendo de las sucursales que se tengan registradas en el sistema, este puede
tomar dos comportamientos; Si solamente existe la sucursal MATRIZ, la cual es la que el
sistema genera por default al momento de la instalación, el campo aparecerá deshabilitado. Sin
embargo, si son varias las sucursales consideradas en el sistema, deberá elegir aquella que
corresponda al Traspaso que se esta capturando.

Folio de usuario: Es un consecutivo de control independiente al del sistema y en la mayoría de

las ocasiones es definido por los almacenistas responsables de registrar los movimientos.
Apartado Origen: Después de capturar esta información, lo siguiente es alimentar otros datos
en una sección del sistema llamada Origen (Ver figura 5), dichos datos son los siguientes:

Figura 5 Sección Origen

Almacén: Al hacer clic sobre el botón de búsqueda , aparecerá el catálogo de almacenes

(Ver figura 6), del cual deberá elegirse el que corresponda al almacén origen en el Traspaso
que se esta registrando.

Figura 6 Ventana búsqueda de almacén

Basta con hacer doble clic sobre el nombre del almacén o también seleccionar el registro
completo de manera que quede marcado con color azul y a continuación hacer clic sobre el
botón Seleccionar.

Entregó: Por default en este campo aparece el nombre del usuario que entró en sesión aunque

puede ser modificado; Al hacer clic sobre el botón de búsqueda aparecerá una ventana
cuyo contenido es el catalogo de empleados (Ver figura 7), del cual deberá elegir el nombre de
la persona que entregó los materiales.
 Si se encuentra inactivo el botón de búsqueda de Recibió, es necesario revisar
la configuración del sistema para lo cual necesita tener privilegios, si no cuenta
con ellos diríjase con el encargado de administrar el sistema, si cuenta con los
privilegios correspondientes entonces diríjase al Menú Herramientas>
Parámetros de la empresa>Configuración del sistema > Módulo Almacenes
\Usuario actual responsable de almacén \ No, Guarde los cambios y regrese
nuevamente al módulo Recepción.

Figura 7 Ventana de Búsqueda de empleados

Obra: De la lista desplegable debe elegir el nombre de la obra a donde estaban diseccionados
los materiales que serán parte del Traspaso.
Apartado Destino: Continuando con el llenado de la información, lo siguiente es especificar el
apartado con el nombre Destino (Ver figura 8):

Figura 8 Apartado Destino

Almacén: Al hacer clic sobre el botón amarillo y azul, aparecerá el catálogo de almacenes (Ver
figura 9), del cual deberá elegirse el que corresponda al almacén destino en el Traspaso que se
esta registrando.
 Figura 9 Ventana Búsqueda de almacén

Recibió: al hacer clic sobre el botón de búsqueda desplegara una ventana cuyo contenido
es el catalogo de empleados (Ver figura 10), del cual deberá elegir el nombre de la persona
que recibió los materiales.

Figura 10. Búsqueda empleados

Obra: de la lista desplegable debe elegir el nombre de la obra a donde serán direccionados los
materiales que serán parte del Traspaso.
Apartado Requisición: Por ultimo, cuando el Traspaso atienda una Requisición de almacén, al

hacer clic en el botón de búsqueda , podrá elegir la requisición correspondiente. (Ver figura
11)
 Figura 11. Búsqueda de requisición de almacén pendiente de surtir

Una vez que se ha capturado toda esta información, guarde el registro haciendo clic sobre el

botón Grabar de la barra de herramientas.

Lo siguiente para la captura del Traspaso es insertar los insumos en el detalle del movimiento
de almacén.
Para agregar los insumos al detalle del movimiento debe hacer clic sobre el botón Insertar
insumos , acto seguido, aparecerá una ventana como la que ilustra la Figura 12, en la cual
deberá seleccionar los insumos que correspondan. En la parte inferior de esta ventana, debe
capturar la cifra correspondiente a la cantidad del insumo seleccionado.

Figura 12 Búsqueda de insumo

Para elegir cada partida, haga doble clic sobre el insumo correspondiente, o también, puede
seleccionar el registro de la partida de tal manera que quede marcada con color azul, y
después hacer clic en el botón Aceptar.

Por otra parte, con el botón Eliminar insumos es utilizado para quitar del detalle del
Traspaso las partidas que se pudieran haber agregado por error.
Devoluciones.

Una devolución de insumos es la acción de devolver insumos que provienen de una orden de
compra por la razón de que estos insumos tienen un defecto ó baja calidad. Para realizar una
devolución de insumos, la orden de compra de donde se deriva dicha devolución tuvo que
haber entrado por almacén.

Para registrar un movimiento de Devolución, debe hacer clic en el Menú Módulos >Almacenes>
Módulo almacenes.

Se habilitará una pestaña que contendrá el listado en donde se concentran todos los
movimientos de almacén (Ver figura 1).

Figura 1 Listado de modulo almacén

Para abrir la interfaz de captura de la Devolución, debe hacer clic sobre el botón Nuevo de
la barra de herramientas, acto seguido, se abrirá una pequeña ventana donde deberá elegir la
opción Devolución (Ver figura 2), y después hacer clic en el botón Aceptar.

Figura 2 Movimiento de almacén

Inmediatamente se habilitará una nueva pestaña la cual contiene la interfaz de captura de la
Devolución (Ver figura 3).

Figura 3 Nueva devolución de insumos

A continuación se describen los campos en donde deberá de alimentar la información

respectiva (Ver figura 4).

Figura 4 Campos de captura

Folio: Es un dato que el sistema genera automáticamente una vez que se graba el registro de
la devolución, por lo cual no es capturado por el usuario.

Fecha: Por default el sistema visualiza la fecha del día actual, sin embargo este es un dato
modificable para que se capture la fecha en la que se registró la devolución.

Sucursal: Dependiendo de las sucursales que se tengan registradas en el sistema, este puede
tomar dos comportamientos. Si solamente existe la sucursal MATRIZ entonces es la que el
sistema genera por default al momento de la instalación, el campo aparecerá deshabilitado. Sin
embargo, si son varias las sucursales consideradas en el sistema, deberá elegir aquella que
corresponda a la Devolución que se esta capturando.

Folio de usuario: Es un consecutivo de control independiente al del sistema y en la mayoría de

las ocasiones es definido por los almacenistas responsables de registrar los movimientos.

Después de capturar esta información, lo siguiente es alimentar otros datos en una sección del
sistema llamada Recepción (Ver figura 5), dichos datos son los siguientes:
 Figura 5 Captura Recepción

Almacén: Al hacer clic sobre el botón de búsqueda , aparecerá el catálogo de almacenes

(Ver figura 6), del cual deberá elegirse el que corresponda a la devolución que se está
registrando.

Figura 6 Búsqueda de almacén

Basta con hacer doble clic sobre el nombre del almacén o también seleccionar el registro
completo de manera que quede marcado con color azul y a continuación hacer clic sobre el
botón Seleccionar.

Entregó: Al igual que con el almacén, al hacer clic sobre el de búsqueda situado a la
derecha de la leyenda Entregó, aparecerá una ventana cuyo contenido es el catálogo de
empleados (Ver figura 7), del cual deberá elegir el nombre de la persona que entregó los
materiales.

Si se encuentra inactivo el botón de búsqueda de Recibió, es necesario revisar

la configuración del sistema para lo cual necesita tener privilegios, si no cuenta
con ellos diríjase con el encargado de administrar el sistema, si cuenta con los
privilegios correspondientes entonces diríjase al Menú Herramientas>
Parámetros de la empresa>Configuración del sistema > Módulo Almacenes
\Usuario actual responsable de almacén \ No, Guarde los cambios y regrese
nuevamente al módulo Recepción.
 Figura 7 Búsqueda de empleados

Existe otra área de la interfaz de captura de gran trascendencia llamada Orden de Compra (Ver
figura 8), que es por donde se vinculará el movimiento de devolución con los insumos
especificados en el documento de compras.

Figura 8 Orden de compra

Apartado Orden de Compra: Al hacer clic en el botón de búsqueda , se visualiza una

ventana con las órdenes de compra direccionadas al almacén que indicó en el apartado
anterior; Deberá hacer doble clic para seleccionar el documento de compras que contiene los
insumos que se desean devolver, o bien indicar el registro de la Orden de compra de tal
manera que quede marcado con color azul y posteriormente hacer clic sobre el botón
Seleccionar (Ver figura 9).
 Figura 9 Búsqueda de órdenes de compra

La información de Estatus, Proveedor y Obra se visualizará automáticamente, después de

elegir la Orden de compra.

Apartado Factura: En este espacio debe capturar el número de factura de proveedor en donde
se detallan los insumos que serán devueltos. (Ver figura 10)

Figura 10. Captura de factura

Una vez que se ha capturado toda esta información, se deben insertar los insumos en el detalle
de la Devolución.

Para agregar los insumos al detalle del movimiento debe hacer clic sobre el botón Insertar
insumos , acto seguido, aparecerá una ventana como la que ilustra la Figura 11, en la cual
deberá seleccionar los insumos que correspondan.

Figura 11 Búsqueda de insumos

Para elegir cada partida, haga doble clic sobre el insumo correspondiente o también puede
seleccionar el registro de la partida de tal manera que quede marcada con color azul y después
hacer clic en el botón Aceptar.

Posteriormente se deben especificar las cantidades en cada partida. Basta con teclear la cifra
en la columna “Cantidad” (Ver figura 12).

Figura 12. Captura de cantidad

Por otra parte, con el botón Eliminar insumos es utilizado para quitar del detalle de la
Entrada general las partidas que se pudieran haber agregado por error.

Una vez que se ha capturado toda esta información se puede proceder a guardar el registro,

para lo cual es necesario hacer clic sobre el botón Guardar ubicado en la barra de
herramientas.
Salidas General

Cuando en el sistema se registran Salidas General es por que los insumos detallados han
perdido valor y se consideran inservibles; Otro de los casos en los que se puede registrar este
tipo de movimientos es para ajustes de inventario. El costo de estos insumos será direccionado
a la obra que se indique y se descontarán del inventario del almacén en donde estaban
resguardados.

Para registrar una Salida General, debe hacer clic sobre el Menú Módulos >Almacenes
>Módulo almacenes.

Se habilitará una pestaña que contendrá el listado en donde se concentran todos los
movimientos de almacén (Ver figura 1)

Figura 1 Listado de módulo almacén

Para abrir la interfaz de captura de la Salida General, debe hacer clic sobre el botón Nuevo
de la barra de herramientas, acto seguido se abrirá una pequeña ventana donde deberá elegir
la opción Salida General (Ver figura 2), y después hacer clic en el botón Aceptar.
 Figura 2 Movimientos de almacén

Inmediatamente se habilitará una nueva pestaña la cual contiene la interfaz de captura de la

Salida General (Ver figura 3).

Figura 3 Nueva Salida General

A continuación se describen los campos en donde deberá de alimentar la información

respectiva:

Figura 4 Campos de captura

Folio: Es un dato que el sistema genera automáticamente una vez que se graba el registro de
salida, por lo cual no es capturado por el usuario.

Folio de usuario: Es un consecutivo de control independiente al del sistema y en la mayoría de

las ocasiones es definido por los almacenistas responsables de registrar los movimientos.

Sucursal: Dependiendo de las sucursales que se tengan registradas en el sistema, este puede
tomar dos comportamientos. Si solamente existe la sucursal MATRIZ, la cual es la que el
sistema genera por default al momento de la instalación, el campo aparecerá deshabilitado. Sin
embargo, si son varias las sucursales consideradas en el sistema, deberá elegir aquella que
corresponda a la Salida que se esta capturando.
Fecha: Por default, el sistema visualiza la fecha del día actual, sin embargo este es un dato
modificable para que se capture la fecha en la que se registró la Salida a obra.

Apartado Datos: Después de capturar esta información, lo siguiente es alimentar otros campos
en una sección del sistema llamada Datos (Ver figura 5):

Figura 5 Apartado Datos

Almacén: Indicar el almacén de donde se origina la salida. Seleccionando desde el catálogo de

almacenes.
Recibió: Nombre de la persona que recibió los materiales que serán utilizados en la obra. Este
lo seleccionara del catálogo de empleados seleccionado el botón del campo recibió mostrando
la ventana de búsqueda de empleados (Ver figura 6) en la cual seleccionara al indicado.

Si se encuentra inactivo el botón de búsqueda de Recibió, es necesario revisar

la configuración del sistema para lo cual necesita tener privilegios, si no cuenta
con ellos diríjase con el encargado de administrar el sistema, si cuenta con los
privilegios correspondientes entonces diríjase al Menú Herramientas>
Parámetros de la empresa>Configuración del sistema > Módulo Almacenes
\Usuario actual responsable de almacén \ No, Guarde los cambios y regrese
nuevamente al módulo Recepción.

Figura 6. Búsqueda de empleados

Entregó: al hacer clic sobre el botón de búsqueda aparecerá una ventana cuyo contenido
es el catalogo de empleados (Figura 6), del cual deberá elegir el nombre del almacenista que
entregó los materiales.

Obra origen del material: De la lista desplegable debe elegir el nombre de la obra a donde
serán direccionados los materiales que serán parte de Salida.

Lo siguiente para la captura de la Salida es insertar los insumos en el detalle del movimiento de
almacén.

Para agregar los insumos al detalle del movimiento debe hacer clic sobre el botón Insertar

insumos , acto seguido, aparecerá una ventana como la que ilustra la Figura 7, en la cual
deberá seleccionar los insumos que correspondan.

Figura 7 Búsqueda de insumos

Para elegir cada partida, haga doble clic sobre el insumo correspondiente, o también, puede
seleccionar el registro de la partida de tal manera que quede marcada con color azul, y
después agregue la cantidad a dar salida para que por ultimo de clic en el botón Agregar.

Una vez que hayan insertado todos los insumos que correspondan al inventario inicial, debe
especificar la obra en la cual va a inventariar cada insumo. Puede ser que todos los insumos se
inventaríen en la misma obra o que cada insumo se registre en una obra diferente.

Para especificar la obra para cada partida, es necesario hacer clic sobre el espacio en blanco
ubicado en la columna Obra, aparecerá una lista desplegable de la cual deberá elegir el
nombre de esta última (Ver figura 8).
 Figura 8 Especificación de obra

Por otra parte, con el botón Eliminar insumos es utilizado para quitar del detalle de la
Salida las partidas que se pudieran haber agregado por error.

Una vez que se ha capturado toda esta información, guarde el registro haciendo clic sobre el

botón Grabar de la barra de herramientas.

Salidas a obra.

Cuando se registran Salidas a obra en el sistema se da por entendido que los insumos serán
utilizados para el desarrollo de un proyecto. El costo de estos insumos será direccionado a la
obra que se indique y se descontarán del inventario del almacén en donde estaban
resguardados.

Para registrar una Salida a obra, debe hacer clic sobre el Menú Módulos >Almacenes >Módulo
almacenes.

Se habilitará una pestaña que contendrá el listado en donde se concentran todos los
movimientos de almacén (Ver figura 1).

Figura 1 Listado de módulo almacén

Para abrir la interfaz de captura de la Salida a obra, debe hacer clic sobre el botón Nuevo
de la barra de herramientas, acto seguido se abrirá una pequeña ventana donde deberá elegir
la opción Salida a obra (Ver figura 2), y después, hacer clic en el botón Aceptar.

Figura 2 Movimientos de almacén

Inmediatamente se habilitará una nueva pestaña la cual contiene la interfaz de captura de la

Salida a obra (Ver figura 3).
 Figura 3 Nueva salida a obra

A continuación se describen los campos en donde deberá de alimentar la información

correspondiente:

Figura 4 Campos de captura

Folio: Es un dato que el sistema genera automáticamente una vez que se graba el registro de
salida, por lo cual no es capturado por el usuario.

Folio de usuario: Es un consecutivo de control independiente al del sistema y en la mayoría de

las ocasiones es definido por los almacenistas responsables de registrar los movimientos.

Sucursal: Dependiendo de las sucursales que se tengan registradas en el sistema, este puede
tomar dos comportamientos. Si solamente existe la sucursal MATRIZ, la cual es la que el
sistema genera por default al momento de la instalación, el campo aparecerá deshabilitado. Sin
embargo, si son varias las sucursales consideradas en el sistema, deberá elegir aquella que
corresponda a la Salida que se esta capturando.

Fecha: Por default, el sistema visualiza la fecha del día actual, sin embargo este es un dato
modificable para que se capture la fecha en la que se registró la Salida a obra.

Apartado Datos: Después de capturar esta información, lo siguiente es alimentar otros campos
en una sección del sistema llamada Datos (Ver figura 5):

Figura 5 Apartado Datos

Almacén: Almacén correspondiente a la Salida que se esta registrando.

Recibió: Nombre de la persona que recibió los materiales que serán utilizados en la obra. Este
lo seleccionara del catálogo de empleados seleccionado el botón del campo recibió mostrando
la ventana de búsqueda de empleados (Ver figura 6) en la cual seleccionara al indicado.

Si se encuentra inactivo el botón de búsqueda de Recibió, es necesario revisar

la configuración del sistema para lo cual necesita tener privilegios, si no cuenta
con ellos diríjase con el encargado de administrar el sistema, si cuenta con los
privilegios correspondientes entonces diríjase al Menú Herramientas>
Parámetros de la empresa>Configuración del sistema > Módulo Almacenes
\Usuario actual responsable de almacén \ No, Guarde los cambios y regrese
nuevamente al módulo Recepción.

Figura 6. Búsqueda de empleado

Entregó: Al hacer clic sobre el botón de búsqueda aparecerá una ventana cuyo contenido
es el catálogo de empleados (Ver figura 6), del cual deberá elegir el nombre del almacenista
que entregó los materiales.

Requisición: Cuando la Salida a obra atienda una Requisición de almacén, al hacer clic en el

botón de búsqueda podrá elegir la requisición correspondiente. (Ver figura 7).

 Figura 7 Búsqueda de requisición de almacén pendientes de surtir

Obra origen del material: De la lista desplegable debe elegir el nombre de la obra a donde
serán direccionados los materiales que serán parte de Salida.

Lo siguiente para la captura de la Salida es insertar los insumos en el detalle del movimiento de
almacén.

Para agregar los insumos al detalle del movimiento debe hacer clic sobre el botón Insertar

insumos , acto seguido aparecerá una ventana como la que ilustra la Figura 8, en la cual
deberá seleccionar los insumos que correspondan.

Figura 8 Búsqueda de insumos

Para elegir cada partida, haga doble clic sobre el insumo correspondiente, o también puede
seleccionar el registro de la partida de tal manera que quede marcada con color azul y después
hacer clic en el botón Aceptar.

Una vez que hayan insertado todos los insumos que correspondan al inventario inicial, debe
especificar la obra en la cual va a inventariar cada insumo. Puede ser que todos los insumos se
inventaríen en la misma obra o que cada insumo se registre en una obra diferente.

Para especificar la obra para cada partida, es necesario hacer clic sobre el espacio en blanco
ubicado en la columna Obra, aparecerá una lista desplegable de la cual deberá elegir el
nombre de esta última (Ver figura 9).

Figura 9 Especificación de obra

Por otra parte, con el botón Eliminar insumos es utilizado para quitar del detalle de la
Salida las partidas que se pudieran haber agregado por error.

Una vez que se ha capturado toda esta información, guarde el registro haciendo clic sobre el

botón Grabar de la barra de herramientas.

Control de herramientas.

El propósito de este módulo es permitir llevar el control de las herramientas que tenemos en
almacén, gestionar el resguardo y devolución de las mismas, así como controlar las herramientas
que se administran (Ver figura1).
La ruta donde se ubica el control de herramienta es la siguiente: Menú Módulos > Almacenes
>Control de Herramienta

Fig. 1 Pantalla principal del módulo de control de herramientas.

En la pantalla de control de herramientas tenemos las siguientes opciones “Resguardos y

Devoluciones” (Ver figura 2).

Fig.2 Opciones de la pantalla de control de herramientas

Resguardos.

Para generar un nuevo resguardo debemos de ubicarnos primeramente en la pestaña de reguardo

de la pantalla Control de herramienta y oprimir el botón de Nuevo desde la barra de
herramientas, esto desplegara una nueva ventana de captura para un nuevo resguardo.

La captura de los resguardo se lleva a cabo por empleado llenando los campos referencia,
empleado, notas, fecha de registro y fecha de vencimiento.

Figura 2. Nuevo Resguardo

Una vez lleno esto ahora continuamos para agregar la herramienta que será resguardada; Con el
botón de agregar insumo seleccionaremos el insumo o insumos a resguardar desde la ventana
de búsqueda de insumos (Ver figura 4).
 Figura 3. Búsqueda de insumos

Teniendo agregadas las herramientas a resguardo editamos el campo cantidad si es que vamos a
asignarle más de una herramienta de resguardo a ese empleado.

Figura 4. Herramienta seleccionada para resguardo

Eliminar un resguardo

Si deseamos eliminar algún resguardo podemos realizarlo siempre y cuando la herramienta no

esté en préstamo, si este es el caso nos mostrara el siguiente mensaje:

Figura 5. Advertencia al eliminar un resguardo

Imprimir un resguardo

Para imprimir un resguardo haga clic en el botón Imprimir ( ) de la barra de herramientas. En la

pantalla de impresión seleccione la impresora, el intervalo de páginas, número de copias y haga
clic en el botón Imprimir (Ver figura 6).

Figura 6. Imprimir la requisición de insumos

También puede consultar en pantalla la impresión del resguardo, para esto haga clic en el botón

Vista preliminar ( ) de la barra de herramientas.

Figura 7 Vista previa de resguardo

Devoluciones.

En esta pantalla es donde realizamos las devoluciones de las herramientas que se encuentran en
resguardo (Ver figura 8).

Figura 8. Pestaña de devoluciones

Para generar una devolución debemos de ubicarnos primeramente en la pestaña de devoluciones

de la pantalla Control de herramienta y oprimir el botón de Nuevo desde la barra de
herramientas, esto desplegara una nueva ventana de captura para una nueva devolución (Ver
figura 9).

Figura 9. Nueva devolución

Dentro de los campos de captura debemos seleccionar al empleado que realizara la devolución de
herramienta para esto se desplegara el catálogo de empleados (Ver figura 10) en el cual
buscaremos y seleccionaremos al indicado, también debemos de seleccionar la fecha en que la
devolvió y si hay algún detalle agregarlo en el campo notas.

Figura10. Catálogo de empleados

Automáticamente el sistema nos proporcionara la herramienta en préstamo que tiene en su poder

el empleado seleccionado (Ver Figura 11) visualizando la columna cantidad en préstamo.

Figura 11. Herramienta en préstamo de un empleado

Para completar el proceso de devolución debemos ubicarnos en la columna cantidad devuelta y
capturar el número de herramienta que está devolviendo y seleccionar el estatus en que está
entregando dicha herramienta (Dañada, Buen estado, Perdida).Teniendo capturada esta
información procedemos a grabar nuestra devolución desde el icono guardar de la barra de
herramientas.

Imprimir una devolución

Para imprimir una devolución haga clic en el botón Imprimir ( ) de la barra de herramientas. En
la pantalla de impresión seleccione la impresora, el intervalo de páginas, número de copias y haga
clic en el botón Imprimir (Ver figura 12).

Figura 12. Imprimir la requisición de insumos

También puede consultar en pantalla la impresión de la devolución (Ver figura 13), para esto haga

clic en el botón Vista preliminar ( ) de la barra de herramientas.

Figura 13 Vista previa de la devolución

Módulo de Cuentas por Pagar

En el modulo de cuentas por pagar se empezarán a reflejar todos los movimientos de compras,
recepción de facturas, pagos totales, anticipos de contratos, pagos de fondo de garantía,
parcialidades de facturas. Se podrá realizar la programación de pagos, todo movimientos
administrativo por pagar lo podrá concentrar en este modulo.

La intención del Modulo Cuentas por pagar es facilitar la consulta de los estados de cuenta de
sus proveedores, subcontratistas o destajistas, y verificar movimientos de pagos realizados.
Teniendo la opción de configurar este módulo y poder sincronizarlo con otras áreas. La
integración de información que se maneje en este modulo en su mayoría proviene de módulos
como compras, almacén, estimaciones y contratos.

La ubicación que tiene es: Menú Módulo>Administración conformado por:

• Contrarecibos
• Facturación a proveedores
• Notas de Crédito
• Programación de Pagos
• Centro de Cuentas Por pagar.

En este modulo usted podrá llevar un estado de cuenta para cada proveedor que incluya:
facturas, pagos, notas de crédito, anticipos y otros movimientos, podrá realizar modificaciones
al estado de cuenta del proveedor y realizar cheques para pago.

Contrarecibos, podrá realizar la recepción de todas las facturas de proveedores,

subcontratistas, destajistas, otra opción que permite este apartado es la relación factura con
orden(s) de compra.

Facturación a proveedores, se realizara todos los movimientos por pagar de los proveedores,
subcontratistas o destajistas, en este apartado se deberá hacer la revisión por factura con el fin
de autorizarla para su futuro pago.

Notas de crédito, se relacionara el movimiento de nota de crédito con la factura a la que aplica
un descuento o una devolución de mercancía al saldo de la factura

Programación de pagos, se realizaran propiamente la programación de pagos de una o mas

facturas de un proveedor para poder realizar su pago sea de forma total o parcialidad. En los
subcontratistas sucederá el mismo escenario con diferencia que podrá representar los anticipos
a contratos y pagos de fondo de garantía.

Los movimientos de pago se podrán realizar por medio de cheques o movimientos bancarios
(Trasferencias).

Los catálogos que se relacionan en este modulo son: Monedas, sucursales, tipos de
movimientos bancarios, cuentas contables, tipos de proveedores, catálogo de proveedores,
cuentas bancarias.

Catalogo de monedas es utilizado para seleccionar la moneda con lo que se trata con el
proveedor o contratistas.

Catalogo de sucursales es utilizado para separar los proveedores de una sucursal a la oficina
matriz de la empresa constructora.

Catalogo tipos de movimientos bancarios es utilizado para seleccionar los conceptos de

naturaleza cargo o abono para los movimientos bancarios.

Catalogo de cuentas contables es utilizado para seleccionar las cuentas de crédito, iva,
anticipos, retenciones y demás cuentas relacionadas al proveedor o contratista.

Catalogo tipos de proveedor se utiliza para seleccionar la clasificación del proveedor.

Catalogo de proveedores es utilizado para seleccionar el nombre del proveedor con el que se
relacione cierto movimiento de facturación, pagos o movimientos bancarios.

Catalogo cuentas bancarias es utilizado para seleccionar la cuenta con la que se podrá pagar
cierto documento.
Contrarecibos

Antes de iniciar con el manejo de contrarecibos es necesario que en el sistema haya realizado
la configuración de los días de revisión y pago de las facturas, además del horario en que se
realicen estas actividades, este hecho es con el propósito que se imprima en el contrarecibo y
le sirva al proveedor como referencia.

La captura de contrarecibos permite registrar todas las facturas que se lleven por proveedor,
estas pueden estar relacionadas a una orden de compra o crearse directamente. Una de las
bondades del sistema es capturar la facturación de manera automática siempre y cuando el
importe de la (s) órdenes de compra coincidan con el importe de la factura, si cumple con esta
condición el sistema se encargara de registrar las cuentas por pagar de ese proveedor.

Si se encuentra con alguna restricción para realizar algún suceso sobre la

Configuración de Contrarecibos, será necesario ver con que perfil cuenta el
usuario o bien que privilegios tiene, para realizar dichas acciones entre las
cuales se encuentran: Acceso, Agregar, Modificar, Eliminar, Imprimir, Revisar,
Autorizar, Cancelar y Cerrar. La ruta del catálogo de perfiles es la siguiente:
Menú Herramientas>Perfiles de usuario.

Para la captura de un contrarecibo, la ruta de acceso es la siguiente:

Menú Módulo > Administración> Contrarecibo

Al dar clic en la opción contrarecibo sobre esa ruta se abrirá un listado con todos los
contrarecibos registrados (Ver figura 1)

Figura 1. Listado de contrarecibos

Crear un contrarecibo en el sistema

Para agregar un contrarecibo al sistema, entre al Módulo, haga clic en el icono Nuevo de la
barra de herramientas, le desplegara una ventana (Ver figura 2), capture los campos que se
solicitan dentro del módulo.

Figura 2. Nueva captura de contrarecibo

Los campos sombreados de color azul se generan de manera automática por el sistema, por lo
que no podrán ser modificados
.
En esta interfaz es necesario especificar el nombre del Proveedor, para lo cual, haga clic en el
filtro de búsqueda , al hacerlo aparecerá el listado de proveedores donde debe elegir el
correspondiente al registro de la factura.

Para agregar un documento al contrarecibo es necesario dar clic sobre el icono Agregar
documento , el cual le desplegara una ventana (Ver figura 3) en donde se mostrara la
pestaña con la(s) Facturas desde ordenes de compra pendientes de facturar, las facturas
registradas desde almacén por confirmar, notas de crédito y cancelación, se deberá de
seleccionar la que desee relacionar al contrarecibo.

Figura 3 Ventana agregar documentos al contrarecibo

La pestaña Factura desde órdenes de compra pendientes de facturar

Para vincular una orden de compra al contrarecibo, en esta ventana se mostraran todas las
órdenes de compra que aun no se encuentren facturadas podrá seleccionar la que desee
agregar al contrarecibo.

Marque la casilla de las órdenes de compra que desee relacionar. Podrá apreciar que los datos
de la orden de compra aparecen automáticamente en el apartado Datos de la factura
entregada (Ver figura 4). Deberá capturar el folio de la factura impresa, la fecha de la misma y,
si es necesario agregar Nota.

Figura 4 Datos de la factura

Después de llenar los datos de la factura entregada, de clic en el botón Aceptar. Aparecerá un
mensaje el cual está alertando que verifique si la captura es correcta y notificando que el
sistema ha detectado que se puede generar la factura (Ver figura 5), si es correcto, dar clic
sobre SI de lo contrario dar clic sobre el botón No y revise nuevamente los datos que fueron
capturados.

Figura 5 Mensaje de confirmación para generar factura

Una vez que haya verificado los datos y dado clic en el botón SI, el sistema nuevamente
muestra la ventana Documentos recibidos (Ver figura 6).
 Figura 6. Lista de documentos recibidos

Si ya no desea capturar mas facturas guarde los cambios desde el icono guardar que se
encuentra en la barra de herramientas, de lo contrario de clic en el icono cerrar el cual le
desplegará el mensaje de la figura 7.

Figura 7 Mensaje de confirmación para guardar cambios

Hay ocasiones en que la orden de compra no coincide con el importe de la facturación. En

estos casos es necesario revisar si la factura viene registrada con un importe superior al de la
orden de compra, si es el caso tendrá que investigar la causa de ese incremento, una causa
podría ser que el proveedor facturo mal o realmente se esta comprando de mas. Si el
escenario es la compra de mayor monto entonces será necesario proceder a modificar la
orden de compra o realizar otra nueva orden de compra con la diferencia de la factura. Una vez
hecho el ajuste se procede a registrar la factura. Si, por la premura, se recibe la factura del
proveedor y después se hacen las correcciones, entonces solo registre el folio de la factura,
fecha e importe, colocando una nota para su pronta revisión de lo recibido.
Pestaña Notas de crédito y cancelación (Ver figura 8)

Figura 8. Ventana de Nota de crédito y cancelación

Tipo de documento: Al dar clic sobre el cuadro de texto se despliegan 2 tipos de documentos
que son Nota de Crédito y Nota de Cancelación.
Nota de Crédito: Es el documento por el cual una empresa comunica a su cliente el haberle
disminuido su deuda o que ha registrado a su favor cierta cantidad por el motivo que ella
expresa, esta se emite para rebajar el valor de una factura
Nota de Cancelación: Al cancelar una nota de crédito, se genera una cancelación por la
cantidad reflejada en esa nota de crédito del fondo del cliente.
Folio: Se identifica por omisión hasta el momento de guardar la nota de crédito
Fecha: asigna la fecha automáticamente el sistema ó puede modificarla.
Moneda: Le mostrará el tipo de moneda que se le asigno previamente en el catálogo
proveedores. Puede cambiar el tipo, el procedimiento es, haga clic en el botón selección, le
mostrará un listado desplegable y seleccione el tipo de moneda.

Después de haber capturado los datos correspondientes al tipo de nota, será necesario dar clic
sobre el botón agregar el cual regresara a la pantalla de contrarecibo, después de ingresar la

información, para guardar haga clic en el botón grabar de la barra de herramientas o bien
de clic sobre cerrar el cual mandara el mensaje de confirmación (Ver figura 9).

Figura 9 Mensaje de confirmación para guardar información

Para exportar, vista previa e imprimir un Contrarecibo

Este Listado podrá ser exportado en formato PDF o Excel. El procedimiento es el siguiente: dar

clic sobre el icono de Exportar , enseguida le aparecerá la ventana de exportar reporte

como muestra la figura 10 en donde le pedirá el formato, el nombre del reporte y la ubicación
en donde se guardara, enseguida dar clic sobre guardar.

Figura 10 Exportación del contrarecibo

El reporte se podrá mandar a imprimir en forma directa o mediante el uso de la vista previa.

Para imprimir desde vista previa dar clic sobre el icono de vista previa se mostrara una

imagen similar a la figura 11 enseguida dar clic sobre el icono de imprimir .

Figura 11 Vista preliminar del reporte

 Para imprimir en forma directa dar clic sobre el icono imprimir que se encuentra ubicado
en la barra de herramientas, se abrirá una ventana similar a la de figura 12, donde deberá
seleccionar la impresora a la que desee mandar la impresión y enseguida dar clic en botón
Imprimir.

Figura 12 Ventana de impresión

Si desea eliminar contra recibo existente deberá seleccionar desde la pantalla de búsqueda
esa programación y oprimir el botón eliminar desde la barra de herramientas mostrando el
mensaje de la figura 13. Si está seguro de eliminar el registro seleccionar la opción Si en caso
contrario opción No.

Figura 13. Confrimacion de eliminar contrarecibo

Facturación de Proveedores

Este módulo le ayudara a mejorar el proceso de recepción, verificación y aprobación de una

factura la cual puede o no estar relacionada con una orden de compra, este módulo reacciona
de una manera eficaz permitiendo registrar las compra sin tener previa documentación, como
por ejemplo al realizar compras de contado.

Si se encuentra con alguna restricción para realizar algún suceso sobre la

Facturación de Proveedores, será necesario ver con que perfil cuenta el
usuario o bien que privilegios tiene, para realizar dichas acciones entre las
cuales se encuentran: Acceso, Agregar, Modificar, Eliminar, Imprimir, Revisar,
Autorizar, Cancelar y Cerrar. La ruta del cátalogo de perfiles es la siguiente:
Menú Herramientas>Perfiles de usuario.

El Modulo de Facturación de Proveedores esta ubicado en el Menú Módulo> Administración>

Facturación de proveedores

Al hacer clic en la opción facturación a proveedores se activará una pestaña cuyo contenido
será el listado de Facturación de proveedores (Ver figura 1)

Figura1 Listado de facturas de proveedores

Los estatus a los que puede estar una factura son Autorizadas para pago, A revisión,
Parcialmente pagadas, Totalmente pagadas o surtidas.

Estado pendiente de revisar es el que permanece al momento de la captura este se puede

cambiar a un estado siguiente previa revisión de la factura.
Estado autorizada para pagar es el que permite a la facturación realizar su pago, solo en este
estatus de la factura podrán realizarse parcialidades o pago total de la factura.
Estado Parcialmente pagada se efectúa de manera automática en el momento de realizar un
pago parcial a la factura.
El estado Totalmente pagada se efectúa de manera automática en el momento de realizar un
pago total de la factura.
Capturar de Facturas de Proveedores

Para agregar una factura de proveedores haga clic en el botón Nuevo de la barra de
herramientas, inmediatamente aparecerá una pestaña que contendrá los datos de captura del
nueva Tipo de estimación (Ver figura 2).

Figura 2 Ventana de nueva captura Factura de proveedor

Los campos sombreados de color azul se generan de manera automática por el sistema, por lo
que no podrá ser modificado.

Dentro de la captura de una nueva factura de proveedores se encuentran dos secciones

principales.

Datos principales
Son el conjunto de información básica que se debe capturar para poder realizar una factura de
proveedor (Ver figura 3)

Figura 3 Datos principales

Fecha: es utilizado para escribir la fecha de la factura

Folio: Es un dato necesario, tiene que ser ingresado manualmente, sirve para identificar la
factura del proveedor
Proveedor: Persona o una empresa que esta encargada de abastece a otras empresas con
existencias a la cual ira dirigida la Factura.
Orden (es) de compra: Si la factura esta relacionada a una o más órdenes de compra será
necesario buscar en el listado de órdenes de compra las que se relacionen a la facturación de
proveedores.
Obra: La facturación a proveedores esta ligado al costo por obra, por lo tanto una factura puede
afectar el costo de una obra.

Otros datos
En este apartado los campos a llenar no son necesarios en la creación de la factura pero son
muy importantes en su información general.

Figura 4 Otros datos

Recepción: Es la fecha en la que se recibió la factura, en el momento en que se escribe la

fecha se calcula los días de vencimiento de esa factura para pago.
Forma de pago: Se define el estilo de crédito o de contado de la factura.
Departamento: permite identificar las compras por departamento, previamente debe capturarse
el catálogo de "Departamentos".
Para realizar una facturación utilizando una o varias Ordenes de Compra, es necesario

seleccionar el Proveedor, después dar clic sobre el icono de agregar una orden de compra
al dar clic se abrirá una ventana de búsqueda de órdenes de compra (Ver figura 5) en donde
deberá seleccionar las ordenes de compra que necesite para esa Facturación.

Figura 5 Búsqueda de órdenes de compra.

Después de seleccionar las órdenes de compra que pertenecen a dicha factura, dar clic sobre

el icono detalle de insumo , el cual desplegara todos los insumos que pertenecen a las
órdenes de compra seleccionadas (Ver figura 6), del listado que se muestre deberá activar los
insumos que incorporaran a la factura. Después dar clic en el botón de Seleccionar

Figura 6 agregar Insumos pendientes de comprar

Realizar una facturación sin previa documentación

Este caso se puede suscitar cuando se realizan compras de contado. Después de capturar los

datos principales que pide el sistema, es necesario dar clic sobre el icono Agregar insumo
(Ver figura 7) en donde se desplegara el catálogo de insumos, permitiendo seleccionar los que
se necesiten agregar a la factura, en este caso no será necesario seleccionar el filtro de orden
de compra.

Figura 7 Búsqueda de insumos del catalogo

En la Factura de Proveedores existen dos pestañas una llamada Detalle De Insumo
(mencionada anteriormente) y la pestaña Costos y Pedimentos.

En la pestaña Costos y pedimentos (Ver figura 8) se verá reflejada la suma de todos los
importes de los insumos, además podrá agregar otros gastos, asignar descuentos a la compra,
el porcentaje de impuesto, el tipo de cambio y algunas retenciones.

Figura 8 Vista de Pestaña Costos y Pedimentos.

En esta pestaña se visualiza la información del importe y se encuentran los principales campos
que permiten el cálculo del valor total de la factura. Algunos de los campos se calculan de
manera automático, en otros se calcula por porcentajes como lo son (Descuentos,
Retenciones, Porcentaje de impuesto).

Otros gastos es aplicable tanto para los proveedores como para los subcontratistas o
destajista, este campo permite escribir el importe de los gastado que no esta contemplado
dentro de la compra de insumos o dentro del pago de un contratista.

La Amortización, fondo de garantía, deductivas. Son aplicables para los subcontratos o

destajos y no propiamente para un proveedor que comercializa la venta de materiales.

Capturar manualmente el importe: Al activar este campo permitirá modificar los campos:
descuento, IVA, retención y deductivas. Para ajustar el importe neto a pagar.

Alertar para programación de pagos: esta opción permite identificar claramente que la factura
es posible candidata a pago.
Una vez capturados los datos de la factura del proveedor es necesario guardar la captura, para

guardarla dar clic sobre el icono guardar que se encuentra en la barra de herramientas, de
lo contrario de clic en el icono cerrar el cual le desplegará el mensaje de la figura 9, si desea
guardar los cambios dar clic en botón si, de lo contrario dar clic sobre el botón no.

Figura 9 Mensaje de confirmación para guardar

Exportar, vista previa e imprimir el listado de facturación de proveedores

Este Listado podrá ser exportado en formato PDF o Excel. El procedimiento es el siguiente: dar

clic sobre el icono de Exportar , enseguida le aparecerá la ventana de exportar reporte

como muestra la figura 10 en donde le pedirá el formato, el nombre del reporte y la ubicación
en donde se guardara, enseguida dar clic sobre guardar.

Figura 10 Exportación del listado de facturación de proveedores

El reporte se podrá mandar a imprimir en forma directa o mediante el uso de la vista previa.

Para imprimir desde vista previa dar clic sobre el icono de vista previa se mostrara una

imagen similar a la figura 11 enseguida dar clic sobre el icono de imprimir .

Figura 11 Vista previa del reporte Factura de proveedores

Para imprimir en forma directa dar clic sobre el icono imprimir que se encuentra ubicado
en la barra de herramientas se abrirá una ventana similar a la de figura 12, deberá
seleccionar la impresora a la que desee mandar la impresión y enseguida dar clic en
Imprimir.

Figura 12 Ventana de impresión

Alerta de Vencimientos en Cuentas por Pagar

La alerta de Vencimientos en Cuentas por Pagar es una propuesta que el sistema brinda para
tener un mayor control sobre los pagos pendientes por realizar, básicamente son avisos que el
sistema muestra mediante una ventana al iniciar la sesión del usuario el cual cuenta con este
privilegio. (Imagen 1)

Imagen 1. Alerta de vencimientos en Cuentas por Pagar

Para agregar la alerta diríjase al Menú Herramientas > Perfiles de usuarios, seleccione el perfil
al que desea agregar esta alerta dando doble clic sobre el mismo, diríjase a la pestaña de
Permisos Especiales en donde deberá Filtrar el Modulo Administración y Active la Alerta de
Vencimientos en Cuentas por Pagar (Imagen 2).

Imagen 2 Pestaña Permisos

El sistema muestra la alerta de vencimiento de pagos a Proveedores en donde puede destacar
la Fecha de vencimiento y el Estatus en que se encuentra dicha factura, ver Imagen 3.

Desde esta ventana se podrá hacer uso de la barra de herramientas por ejemplo podrá
realizar una Nueva Factura, modificar una existente o eliminarla, mandar a imprimir, cambiar
los estados, etc.

Imagen 3 Fecha de Vencimiento, Estados

Para configurar los días de anticipación con que se quiere alertar que una factura de proveedor
vencerá diríjase al Menú Herramientas > Parámetros de la empresa, vaya a la pestaña
Configuraciones del sistema y filtre el Modulo Administración, deberá localizar la Clave:
DiasAlertaVencimientoCXP (Imagen 4) en donde capturará el número de días que el sistema
debe avisar al usuario que una cuenta por cobrar esta por vencer.

Imagen 4 Días Alerta Vencimiento CXP

Permitir registrar facturas sin Orden de Compra

En el funcionamiento del sistema se ha puesto una condición para establecer que sea
obligatorio realizar primero las órdenes de compra y posteriormente la facturación de
proveedores, se ha dado este escenario para que las empresas tengan la oportunidad de
establecer procedimientos que ayuden su control de pagos con respecto a las compras que se
elaboren y sea obligatorio que todo lleve un antecedente como la orden de compra, pueden
existir sus excepciones, para tales casos es posible que se configure a ciertos usuarios que
pueda dar de alta la facturación de proveedores sin tener una OC, para permitir este evento es
necesario que el perfil del usuario tenga habilitada la opción. Por lo tanto en el menú
herramientasPerfiles de usuarios “En la pestaña permisos especiales podrá encontrar la
opción que le permitirá conceder hacer facturas de proveedores sin OC (Ver Figura 1)

Figura 1. Configuración de Opción RestringirFPsinOC

Esta configuración aplica para todo aquel usuario que requiere elaborar Facturación de
proveedores y se valida en los siguientes eventos.

a) Contra recibos.
b) Facturación de proveedores
c) Entradas por Orden de Compra

En las capturas donde no aplica esta configuración es en los siguientes procesos:

a) Anticipo de contratos.
b) Anticipos de orden de compra.
c) Facturación de avances de contratos
d) Facturación de Fondos de garantía
En el momento que se desee realizar una facturación de proveedores sin orden de compra el
sistema buscara si tiene permiso para crear la facturación si los requisitos necesarios para
poder guardar los cambio de la Factura de lo contrario en el momento que intente guardar esta
captura se le mostrará un mensaje indicando que no tiene los privilegios para poder realizar la
captura. (Ver Figura 2)

Figura 1. Configuración de Opción RestringirFPsinOC

Esta medida permite mantener un orden en los eventos de compras rápidas o por premura,
permitiendo un orden en un proceso que puede empezar desde las órdenes de compra.
Notas de Crédito de Proveedor

La nota de crédito es un documento comercial que emite el proveedor a la empresa para

descontar de su cuenta por pagar un importe determinado. Se emite en los siguientes casos:
Descuentos o Bonificaciones, Devolución de mercancía, Cancelación de factura en un periodo
posterior, Error en la facturación.

Si se encuentra con alguna restricción para realizar algún suceso sobre la Nota
de Crédito de proveedor, será necesario ver con que perfil cuenta el usuario o
bien que privilegios tiene, para realizar dichas acciones entre las cuales se
encuentran: Acceso, Agregar, Modificar, Eliminar, Imprimir, Revisar, Autorizar,
Cancelar y Cerrar. La ruta del catalogo de perfiles es la siguiente: Menú
Herramientas>Perfiles de usuario.

Para la captura de un contrarecibo, la ruta de acceso es la siguiente:

Menú Módulo > Administración> Nota de crédito de Proveedores

Al dar clic en la opción Nota de crédito de proveedores el sistema mostrara el listado de todas
las notas de crédito registradas en el sistema (Ver figura 1).

Figura 1 Listado de Notas de Crédito

En la parte superior se encuentran una serie de filtros con los cuales le ayudaran a tener una
búsqueda más específica.
Crear una Nota de crédito de proveedor

Para agregar una Nota de crédito de un clic en el icono Nuevo de la barra de herramientas,
le desplegara una ventana (Ver figura 2).

Figura 2 Ventana de nueva captura

Los campos sombreados de color azul se generan de manera automática por el sistema, por lo
que no podrá ser modificado.
.
La ventana de una nueva Nota de Crédito esta integrada por dos apartados Datos principales y
datos de la factura en los cuales cada uno tiene sus propios datos de captura.

Datos principales

Figura 3 Datos principales

Proveedor: Es utilizado para seleccionar el proveedor al que se le reembolsará parte del

importe pagado.
Serie: Serie del comprobante fiscal.
Folio: Folio del comprobante fiscal.
Tipos de aplicación: Es utilizado para activar el detalle de la nota de crédito, deber activar la
casilla Descuento o Devolución según sea el caso.
Fecha: Asigna la fecha automáticamente el sistema ó puede modificarla.
Datos de la factura

Figura 4 Datos de la factura

Folio: Es utilizado para seleccionar la factura de la cual se deriva la disminución del pago.
Total: Importe total de la factura.
Sucursal: Por omisión se coloca la matriz de la empresa.
Estatus: Muestra los estatus de la nota de crédito a proveedores puede tener asignado uno de
los siguientes estados: Activa, Afectada, Pendiente de afectar o Cancelada.
Póliza: Muestra el número de póliza que tiene la nota de crédito.

Para agregar insumo(s) a la nota de crédito, primero se deberá tener seleccionado el

Proveedor desde el botón de catálogo de empleados, a continuación buscaremos la factura a

afectar mediante el icono Folio, por ultimo dar clic al icono agregar insumo el cual le
desplegara los insumos que contiene dicha factura (Ver figura 6), donde deberá seleccionar
el(los) insumo(s) y posteriormente dar clic en el botón agregar.

Figura 5 Búsqueda de facturas por proveedor

 Figura 6 Búsqueda de insumos

Dentro del módulo Notas de Crédito se encuentra la pestaña Costos(Ver figura 7), en la cual se
vera reflejada la suma de todos los importes de los insumos agregados a la nota, en esta
pestaña se le podrá agregar descuentos de retenciones, así como agregar el IVA
manualmente. También podrá modificar la moneda y tipo de cambio.

Figura 7 Contenido de pestaña costos

Después de haber capturado los datos correspondientes a la nota de crédito, para guardar

haga clic en el botón grabar de la barra de herramientas o bien de clic sobre cerrar el cual
mandara el mensaje preguntando si desea guardar los cambios, dar clic sobre el botón si, de
lo contrario dar clic sobre el botón no (Ver figura 8).

Figura 8 Mensaje de confirmación para guardar cambios

Modificar una nota de crédito del proveedor

Con el sistema puede cambiar los datos de una nota de crédito, para modificarla seleccione el

la nota de crédito en el listado y de clic sobre el icono de modificar , realice los cambios
necesarios después grabe los cambios. El sistema no permite modificar manualmente los
campos sombreados, debido a que los asigna automáticamente.

Eliminar una nota de crédito del proveedor

Con el sistema puede quitar un movimiento del listado, para eliminarlo seleccione el
movimiento, haga clic en el botón Eliminar de la barra de herramientas. El sistema le pedirá
que confirme si desea eliminar el movimiento. Si está seguro de eliminarlo, haga clic en el
botón Si para confirmar, de lo contrario haga clic en el botón No (Ver figura 9).

Figura 9 Mensaje de confirmación para eliminar

Exportar, vista previa e imprimir Notas de crédito de Proveedor

Este Listado podrá ser exportado en formato PDF o Excel. El procedimiento es el siguiente: dar

clic sobre el icono de Exportar , enseguida le aparecerá la ventana de exportar reporte

como muestra la figura 10 en donde le pedirá el formato, el nombre del reporte y la ubicación
en donde se guardara, enseguida dar clic sobre guardar.

Figura 10 Exportación de Notas de crédito de proveedor

El reporte se podrá mandar a imprimir en forma directa o mediante el uso de la vista previa.

Para imprimir en forma directa dar clic sobre el icono imprimir que se encuentra ubicado
en la barra de herramientas se abrirá una ventana similar a la de figura 12, deberá
seleccionar la impresora a la que desee mandar la impresión y enseguida dar clic en
Imprimir.

Figura 11 Vista de impresión

Para imprimir desde vista previa dar clic sobre el icono de vista previa se mostrara una

imagen similar a la figura 12 enseguida dar clic sobre el icono de imprimir .

Figura 12 Vista preliminar del reporte

Programación de pagos

En este módulo se controlan los movimientos de pago a proveedores y contratistas guardando

así un historial del estado de cuenta, en el cual se encuentra parte de los egresos de una obra.
Es aquí donde se muestra de una forma conjunta todos los pagos a las facturas llevando en
cada cuenta un estado el cual varía según convenga a la empresa, permitiendo así
organizarse de manera responsable.

Se hace mención que el apartado de pagos es utilizado para los movimientos de proveedores,
subcontratistas o destajistas, donde los movimientos a proveedores pueden provenir por la
compra o por servicios.
Pero en los contratistas se pueden estar relacionando los anticipos de contratos como los
pagos de avances y los pagos por retenciones.

Si se encuentra con alguna restricción para realizar algún suceso sobre la

programación de pagos, será necesario ver con que perfil cuenta el usuario o
bien que privilegios tiene, para realizar dichas acciones entre las cuales se
encuentran: Acceso, Agregar, Modificar, Eliminar, Imprimir, Revisar, Autorizar,
Cancelar y Cerrar. La ruta del catalogo de perfiles es la siguiente: Menú
Herramientas>Perfiles de usuario.

La ubicación de la programación de pagos se encuentra en la siguiente ruta:

Menú Módulo >Administración>Programación de pagos.

Una vez localizada esta ubicación y dar clic en la opción Programación de pagos se abrirá la
ventana que contiene el listado de programación de pagos generados en el sistema (Ver figura
1).

Figura 1 Listado de programación de pagos

Capturar la programación de un pago

Para generar una nueva programación de pago haga clic en el botón Nuevo de la barra de
herramientas, inmediatamente aparecerá una pestaña que contendrá los datos de la nueva
captura de pago, a continuación se describen cada uno de los campos visualizados en pantalla.

Datos principales

Los campos sombreados se generan de manera automática por el sistema, por lo que no
podrá ser ingresado o modificado (Ver figura 2).

Figura 2 Datos principales de programación de pagos

(ID)Programación de Pago: Folio asignado a la programación de pago creada.

Fecha de programación: El sistema activa la fecha del día de la captura, sin embargo esta
podrá ser modificada.
Sucursal: Se establece la sucursal de la empresa en la que es
Estatus: Es el estado en el que se encuentra el pago
A revisión: Es el primer estado de la facturación y permite hacer la revisión de la factura, en
este estado puede aun realizarse modificaciones en los insumos, en los importes, fechas o las
notas correspondientes.
Autorizada: Es el segundo estado de la facturación, donde previamente ya existió una revisión
de la factura y podrá decidirse autorizar para pago.
Aplicada: Este estado es manipulado por el sistema he indica que la factura ha sido pagada en
parcialidades por uno o más pagos
Filtrar por proveedor: La primera consulta a este apartado es seleccionar al proveedor o
contratista, el proveedor que seleccione es al que desee afectar en un movimiento de pago,
para esto deberá oprimir el botón de filtrar por proveedor desplegara en pantalla el catálogo de
proveedores y elegir el correspondiente.
Ver solamente facturas con importes programados: En caso de seleccionar esta opción el
listado mostrado se reducirá a ver facturas programadas para pago.

Figura 3 Listado de pagos pendientes.

Saldo de cuentas: Listado de saldos de las cuentas contables de la empresa.

Figura 4. Saldos de cuentas bancarias

Para realizar una nueva programación de pago a un proveedor lo primero a realizar es

seleccionar el botón de Nuevo ubicado en la barra de herramientas el cual desplegara la

pantalla de captura de una nueva programación. (Ver figura 5)

Figura 5 Programación de pago nueva

El proceso de captura comienza en seleccionar la fecha de programación del pago, identificar

las facturas o factura del proveedor a pagar o abono requerido, una vez identificados lo
siguiente es verificar el saldo que se le debe a cada proveedor esto en la columna Saldo, a
continuación seleccionar la cuenta bancaria donde se remitirá el pago que en automático al
seleccionar una de estas cuentas en la columna Moneda aparecerá el tipo de cambio que
maneja en la empresa, enseguida debemos capturar el pago o abono que se pretende realizar
en la columna Programado. Una vez completado los abonos y pagos correspondientes

debemos guardar la programación realizada desde el botón guardar en la barra de

herramientas.
 Figura 6. Registros seleccionados para programación

El sistema solo permite realizar una programación de pago por día en la cual estaremos
realizando los pagos correspondientes a los proveedores, si en la creación de una
programación de pago asignamos la misma fecha a una programación ya registrada nos
mostrara el mensaje de la figura 7 mostrando que esa fecha ya está programada para lo cual
debemos modificar la fecha del pago programado que estamos guardando.
.

Figura 7. Advertencia de pago programado

Una vez que haya guardado la programación de pago que acaba de realizar es importante
Autorizar este proceso para que pueda ser atendido en el apartado de control de pagos.
Entonces para autorizar este programación debemos de seleccionar el icono autorizar de la
barra de herramientas el cual nos mostrara una ventana para cambiar de estatus (Ver figura 8)
al estado de Autorizado; Puede modificar la fecha de autorización y si necesita escribir alguna
nota puede hacerlo en el campo Notas, a continuación oprimir el botón cambiar estatus y con
esto la programación de pago que creamos será atendida.

Figura 8 Cambiar de Estatus

Para exportar, vista previa e imprimir programación de pago

Este Listado podrá ser exportado en formato PDF o Excel. El procedimiento es el siguiente: dar

clic sobre el icono de Exportar , enseguida le aparecerá la ventana de exportar reporte

como muestra la figura 9 en donde le pedirá el formato, el nombre del reporte y la ubicación en
donde se guardara, enseguida dar clic sobre guardar.

Figura 9 Exportación de programación de pago

El reporte se podrá mandar a imprimir en forma directa o mediante el uso de la vista previa.

Para imprimir desde vista previa dar clic sobre el icono de vista previa se mostrara una

imagen similar a la figura 9 enseguida dar clic sobre el icono de imprimir .

Figura 10 Vista preliminar del reporte

Para imprimir en forma directa dar clic sobre el icono imprimir que se encuentra ubicado
en la barra de herramientas, se abrirá una ventana similar a la de figura 11, donde deberá
seleccionar la impresora a la que desee mandar la impresión y enseguida dar clic en botón
Imprimir.

Figura 11 Ventana de impresión

Si desea eliminar una programación de pago existente deberá seleccionar desde la pantalla de búsqueda
esa programación y oprimir el botón eliminar desde la barra de herramientas mostrando el mensaje de la
figura 12.Si está seguro de eliminar el registro seleccionar la opción Si en caso contrario opción No.

Figura 12 . Confirmacion de eliminar programacion de pago

Exportación e importación de la programación de pagos.

El sistema permite que la programación de pagos pueda ser exportada, no solo como
impresión, sino con el objetivo de ser una herramienta para capturarla fuera del sistema en una
plantilla de Excel para, posteriormente, ser importada. Esto ofrece una mayor facilidad a la hora
de realizar este proceso, pues no se necesita estar conectado al sistema para adelantar el
trabajo de captura, sino hasta el momento de la importación del archivo.

El procedimiento se ejemplifica a continuación:

Debe de ir al menú MODULOS >> ADMINISTRACIÓN >> PROGRAMACIÓN DE PAGOS, ahí

debe crear una programación haciendo clic en el botón nuevo de la barra de herramientas, con
lo cual, aparecerá en pantalla la interfaz de captura. Ver Figura 13.

Figura 13. Programación de pagos.

Lo que se debe hacer a continuación es solo guardar la programación, sin hacer ningún
cambio, ya que eso se hará sobre la plantilla una vez que sea exportada esta programación.
Entonces, de clic en el botón GRABAR de la barra de herramientas.

Acto seguido, haga clic sobre el botón EXPORTAR PROGAMA DE PAGOS PARA CAPTURA
DESCONECTADA (Figura 14), esto le enviará una ventana en donde debe asignar directorio y
nombre para el archivo (Figura 15).
 Figura 14. Botón

Figura 15. Directorio y nombre.

Una vez que asigne un directorio y nombre, haga clic en el botón GUARDAR. El sistema le
preguntará si desea abrir el archivo, sino, lo puede hacer en otro momento, ubicándolo en el
directorio donde lo guardó.

El archivo tiene una estructura como se aprecia en la Figura 16. Que cuenta con 3 pestaña:
Pasivo en pesos, pasivo en dólares y cuentas bancarias.
 Figura 16. Estructura del archivo.

En la pestaña pasivo en pesos podrá agregar el importe programado de las facturas que desea
incluir en la programación, las facturas se agrupan en obras, por lo que es mas sencillo
ubicarlas. Entonces, la información capturable es la siguiente:

Celda Abono: ahí debe incluir el saldo programado que desea pagar a la factura. (Figura 17)

Figura 17. Abono.

Cuenta bancaria: de la lista desplegable deberá elegir la cuenta de la que desea obtener el
saldo para pagar la factura según su importe programado. (Figura 18)
 Figura 18. Cuenta bancaria.

A la derecha de la cuenta bancaria se pueden capturar algunos comentarios si corresponden.

Estos comentarios no serán agregados a la importación en el sistema, solo servirán de apoyo
para la plantilla.

Este mismo proceso debe aplicar para la pestaña pasivo dólares si es que hay facturas en
moneda dólares que se programarán.

En la pestaña cuentas bancarias se irá actualizando el saldo de la cuenta bancaria, el saldo

programado y la diferencia de ambos. (Figura 19)

Figura 19. Cuentas bancarias.

Después de haber hecho las capturas correspondientes, debe grabar el archivo y regresar al
sistema para abrir nuevamente la programación y dar clic en el botón Importar valores
programados en captura desconectada. Figura 20.

Figura 20. Botón para importar.

Aparecerá una ventana en donde se debe ubicar el archivo en el directorio que se guardo, acto
seguido, hay que dar clic en el botón ABRIR una vez que el documento ha sido seleccionado;
el sistema notificará que la programación ha sido importada satisfactoriamente (Figura 21),
entonces, puede proceder a grabar cambios en la programación y darle el seguimiento normal
de autorización y generación de pagos.
Figura 21. Confirmación.
Control de Pagos

El control de pagos tiene como objetivo visualizar el estatus de saldos que se debe a

proveedores y llevar a cabo pagos que fueron programados ó realizarlos de manera directa.

Figura1. Listado de pagos pendientes a proveedores.

Para localizar el centro de pagos a proveedores debemos dirigirnos en la siguiente ruta:

Menú Módulo > Administración> Centro de cuentas por pagar

Al dar clic sobre esa ruta en la opción Centro de cuentas por pagar se abrirá una pestaña con tres secciones

principales, donde la primer sección mostrara el estatus global de los saldos pendientes de cubrir de los

diferentes proveedores registrados en el sistema (Ver figura 1).La siguiente pestaña se reduce a todas las

facturas pagadas y pendientes de pagar e historial de movimientos realizados a un proveedor en específico

(Ver figura 2).

Figura 2. Estatus por proveedor

En la última pestaña se encuentran los tipos movimientos de pago y abonos a facturas realizados a un

proveedor (Ver figura 3).

Figura 3 Estado de cuenta de proveedor

Para identificar las facturas a afectar o visualizar las que se encuentran en cierto estatus se proporciona una

serie de filtros (Ver figura 4) como apoyo en su búsqueda, donde podrá elegir la información que requiera

observar.

Figura 4 .Filtros de Estatus de facturas

Para generar el pago o abono aun proveedor ya sea programado o de manera directa, seleccione con doble

clic al proveedor desde la pestaña Global o bien ubíquese en la pestaña Por proveedor y despliegue el

catálogo de proveedores enseguida selecciones el proveedor correspondiente al pago y oprima el botón

actualizar o tecla F5. Para generar el pago el estatus de la factura debe ser AUTORIZADA en caso contrario

le mostrara el mensaje de la figura 5, teniendo elegida la factura lo siguiente es seleccionar el tipo de

movimiento de pago ubicado en la sección movimientos del proveedor en la cual seleccionara si genera

el pago por cheque o por movimiento bancario .

Figura 5 . Estatus no requerido para afectar

Si su eleccion de pago es por medio de cheque se desplegara automaticamente una nueva pestaña de

captura del cheque (Ver figura 6) donde capturara con la información correspondiente. Para el llenado de la

información del cheque consulte el tema Cheque de caja chica del módulo bancario.

Figura 6. Nuevo Cheque

Ahora bien si la elección de pago es por movimiento bancario (Ver figura 7) igual manera se mostrara una

pestaña de captura de información del movimiento bancario. Para el llenado de la información del movimiento

bancario consulte el tema Movimiento bancario del módulo bancario.

Figura 7 .Movimiento bancario

Después de capturar los datos solicitados, es necesario guardar los datos desde el icono Guardar que se

encuentra en la barra de herramientas. Nos mostrara automáticamente un mensaje de confirmación (Ver

figura 8) si deseamos afectar la factura dar clic en la opción Si en caso contrario opción No. Si selecciono la
opción Si aparecerá otro mensaje si desea generar la póliza contable del movimiento (Ver figura 9) que está

haciendo, si desea generar la póliza contable seleccione la opción Si en caso contrario opción No.

Figura 8. Afectar movimiento a facturas seleccionadas Figura 9. Generar póliza del movimiento

Una vez terminado el proceso de captura y afectación del movimiento que realizamos con objetivo de

comprobación del pago realizado en la pestaña afectaciones del movimiento que se realizó podremos

observar en la sección documentos afectados el importe del saldo que se debía al proveedor y el importe que

se le afecto a la factura.

Figura 10. Pestaña de Afectaciones y comprobación del importe de la factura afectada.

Otra manera de observar el pago que se realizó a la factura del proveedor es en la sección movimientos del

proveedor (Ver figura 11) donde se muestra el historial de pagos y abonos realizados, pero si solo requiere

observar los pagos realizados de una factura en particular selecciónela y diríjase a la pestaña Afectaciones a

la factura (Ver figura 12) y observara todos los pagos y abonos realizados a esa factura.

Figura 11 .Movimientos del proveedor

 Figura 12 .Afectaciones a una factura en particular

Si cubrió en su totalidad el importe de la factura el estatus cambiara a PAGADA pero si solo realizo un abono

el estatus se encontrara en pago PARCIAL (Ver figura 13).

Figura 13 .Estatus de la factura

Facturación a Clientes

Este apartado es el principal registro para este módulo, en los estados de cuenta, es decir, el
registro de todo movimiento por cobrar debe ser capturado por medio de la facturación, este
apartado aplica para los cobros a clientes.

El movimiento de cobro puede estar relacionado a una estimación, como puede no estarlo, la
facturación a clientes es de un manejo flexible que permite registrar el cobro sin tener previa
documentación, normalmente pudieran ser pagos de anticipo de obra. (Ver figura 1)

Figura 1 Listado de facturación a clientes.

En el listado de facturación a clientes cada factura tiene un leyenda de estatus (Ver figura 2)

AREV: se utiliza para las facturas que se encuentran a revisión.

AUT: se utiliza para las facturas que están autorizadas.
PARC: se utiliza para las facturas que se encuentran parcialmente cobradas, este estatus no
se modifica manualmente, sino en función de los cobros parciales afectados a la factura.
COB: se utiliza para las facturas que se encuentran totalmente cobradas, este estatus no se
modifica manualmente, sino en función de los cobros parciales afectados a la factura.

Figura 2 Estatus de la factura

El procedimiento para la captura de la facturación a clientes es, haga clic en el icono nuevo
de la barra de herramientas, le mostrará una ventana, (Ver figura 3). Lo primero que
necesita es capturar la información del área Datos principales donde es necesario identificar la
fecha de factura, folio, el nombre del cliente así como sus datos generales (RFC y dirección).
Hay que recordar que el dato Serie se asigna automáticamente según la definida en el catálogo
de Rango de folios que se encuentra en el menú Herramientas >> Catálogos de configuración
>> Rangos de folios.

Figura 3 Captura de una nueva factura.

En el área Otros Datos debe capturar la siguiente información:

Obra: es utilizado para seleccionar la obra que se va afectar con un cobro. El procedimiento es,

haga clic en el botón selección , le mostrará un listado

desplegable y seleccione la obra.
Estimación: es utilizado para seleccionar la estimación que se va facturar. El procedimiento es,

haga clic en el botón de búsqueda de estimación , le mostrará una

ventana, seleccione la estimación y haga clic en el botón seleccionar. Esta opción no se utiliza
cuando la factura es de un anticipo.
Forma de pago: Debe seleccionar si la factura se emite a crédito o de contado.
Vence: muestra la fecha en que se vence la factura, esta se calcula dependiendo del tipo de
pago y los días que se le otorgo al cliente para el pago, en el apartado de clientes.
Método de pago: debe seleccionar la forma de pago que corresponda según las opciones que
se presentan en la Figura 4:

Figura 4 Método de pago.

Lugar de expedición: Debe indicarse el lugar en el que se expide la factura, este dato está
orientado a la dirección de la sucursal desde la cual es generado el documento.
Número de cuenta: en este dato se especifica el número de la cuenta bancaria de la empresa,
a donde el cliente depositará el monto por concepto de cobro de la factura.

Figura 5 Lugar de expedición y Número de cuenta.

Póliza: muestra el número de póliza que tiene la factura, si es que la tiene, puede hacer clic en
el botón de los tres puntos para visualizar el asiento contable. En caso de que la póliza no haya
sido generada, al dar clic en este botón, el sistema genera la póliza siempre y cuanto las
cuentas contables estén correctamente asignadas a las entidades correspondientes.

Figura 6 Póliza

Dentro de la sección Seguimiento de estatus el sistema va actualizando el estado de la factura

de cliente con respecto a los pagos o cancelación que haya sufrido.

La facturación a clientes, a diferencia de la factura de proveedor, no conlleva un estatus de

autorización, siendo así una factura a revisión puede cobrarse parcial o totalmente. Por otra
parte, solo si la factura se encuentra a revisión puede ser cancelada.

En el área Formato de impresión, el sistema establece el nombre del archivo de reporte con el
que se genera la impresión de la factura a cliente por default, sin embargo, si se tienen
formatos adecuados para la facturación, el sistema permite que el nombre del reporte por
omisión se borre y se capture directamente el nombre del archivo de reporte con el formato que
se desea imprimir la factura.

En la pestaña Detalle de insumos se mostrará la descripción que pueda provenir de una

estimación, de lo contrario en esta misma pestaña podrá describir si es un anticipo de una
obra. (Ver figura 7).

Figura 7 Detalle de insumos.

Botón Insertar insumos: es utilizado para insertar el detalle de la factura, el cual comúnmente
es usado para agregar el insumo con el cual se representará el cobro del anticipo por concepto
de inicio de trabajos. El procedimiento es: haga clic en el botón Insertar detalle

Figura 8 Botón insertar insumos

Le mostrará una ventana de búsqueda de insumos en la que deberá seleccionar el insumo de

anticipo de obra. Márquelo haciendo clic en la cabecera de la fila, acto seguido, haga clic en el
botón Seleccionar, y el sistema agregará el insumo al detalle de la factura.

Figura 9 Búsqueda de insumos.

Botón Eliminar insumos: es utilizado para eliminar un detalle. El procedimiento es, seleccione el
detalle que desea eliminar y haga clic en el botón Eliminar insumos

Figura 10 Botón eliminar insumos.

En la pestaña Costos se verá reflejada la suma del importe del detalle, además en esta
pestaña podrá asignar descuentos al cobro, el porcentaje de impuesto y algunas retenciones
por el manejo de garantía. (Ver figura 11).
 Figura 11 Pestaña Costos.

Área configuración de costos.

Figura 12. Configuración de costos.

Capturar importes manualmente: si marca esta casilla, el sistema le habilitará las casillas de los
importes para que sean indicadas manualmente.

Moneda: le mostrará el tipo de moneda que se le asigno previamente en el catálogo clientes.

Puede cambiar el tipo, el procedimiento es, haga clic en el botón selección, le mostrará un
listado desplegable y seleccione el tipo de moneda.

Tipo de Cambio: muestra el tipo de cambio que se capturo previamente en el catálogo de tipos
de cambio, pero puede ser configurado de acuerdo al tipo de cambio actual si es que no se ha
actualizado el catálogo de tipos de cambio.

Si la moneda es extranjera, el sistema muestra el dato del total de la factura en moneda

nacional. Si la factura es en moneda nacional, este dato coincidirá con el total de la factura.

En la misma pestaña costos, el sistema tiene los alcances necesarios para que la factura lleve
los descuentos, retenciones, deductivas e impuestos manejados en la industria de la
construcción:
Inmediatamente después del importe, se encuentra un campo para indicar otro tipo de gastos y
una casilla para indicar un posible porcentaje de descuento que la factura pudiera llegar a
tener.

Figura 13 Otros gastos y descuentos.

Continuando, también es posible indicar porcentajes de Amortización anticipo y Retención

Garantía, con dos rubros que pueden ser indicados libremente y un espacio para ajuste por
centavos.

Figura 14 Amortización y retención de garantía.

En el seguimiento de los costos también se indican los porcentajes de IVA, retención de IVA y
de ISR

Figura 15 IVA y retenciones.

Por último, en las deductivas después de IVA se tiene el alcance para capturar una
AMORTIZACIÓN, RETENCIÓN, SECODAM y CMIC, además de 4 espacios para indicar
alguna otra deductiva que se necesite.
 Figura 16 Amortización, retención, SECODAM Y CMIC.

La pestaña Facturación electrónica se explicará más adelante, dentro de este mismo modulo.

Notas de la factura: es utilizado para agregar información adicional a la factura.

Una vez que haya capturado la información anteriormente mencionada, debe dar clic sobre el
botón Grabar que se encuentra en la barra de herramientas

El sistema asignará una clave consecutiva y automática de control interno, lo cual confirmará
que la factura fue guardada de manera satisfactoria.

Figura 17 Folio del sistema.

Alerta de Vencimientos en Cuentas por Cobrar

La alerta de Vencimientos en Cuentas por Cobrar es una propuesta que el sistema brinda para
tener un mayor control sobre los cobros que se tienen pendientes por realizar, básicamente
son avisos que el sistema muestra mediante una ventana al iniciar la sesión solo en el usuario
que cuenta con este privilegio. (Figura 1)

Figura 1. Alerta de vencimientos en Cuentas por Cobrar

Para agregar la alerta diríjase al Menú Herramientas > Perfiles de usuarios, seleccione el perfil
al que desea agregar esta alerta dando doble clic cobre el mismo, diríjase a la pestaña de
Permisos Especiales en donde deberá Filtrar el Modulo Administración y Active la Alerta de
Vencimientos en Cuentas por Cobrar (Figura 2).

Figura 2 Permisos Especiales

El sistema muestra la alerta de vencimiento de Facturación a Clientes en donde puede
destacar la Fecha de vencimiento y el Estatus en que se encuentra dicha factura.(figura3)

Desde esta ventana se podrá hacer uso de la barra de herramientas por ejemplo podrá
realizar una Nueva Factura, modificar una existente o eliminarla, mandar a imprimir, cambiar
los estados, etc.

Figura 3 Fecha de Vencimiento, Estados

Para configurar los días de anticipación con que se quiere alertar que una factura a clientes
vencerá diríjase al Menú Herramientas > Parámetros de la empresa, vaya a la pestaña
Configuraciones del sistema y filtre el Modulo Administración, deberá localizar la Clave:
DiasAlertaVencimientoCXC (Figura 4) en donde capturará el número de días que el sistema
debe avisar al usuario que una cuenta por cobrar esta por vencer.

Figura 4 Días Alerta Vencimiento CXC

Notas de Crédito a Clientes

La nota de crédito es un documento comercial que emite la empresa al cliente para descontar
de su cuenta por cobrar un importe determinado. Se emite en los siguientes casos: Descuentos
o Bonificaciones, Devolución de mercancía, Cancelación de factura en un periodo posterior,
Error en la facturación.

Si se encuentra con alguna restricción para realizar algún suceso sobre la Nota
de Crédito a clientes, será necesario ver con que perfil cuenta el usuario o
bien que privilegios tiene, para realizar dichas acciones entre las cuales se
encuentran: Acceso, Agregar, Modificar, Eliminar, Imprimir, Revisar, Autorizar,
Cancelar y Cerrar. La ruta del catalogo de perfiles es la siguiente: Menú
Herramientas>Perfiles de usuario.

Para la captura de un contrarecibo, la ruta de acceso es la siguiente:

Menú Módulo > Administración> Nota de crédito a clientes

Al dar clic en la opción Nota de crédito a clientes el sistema mostrara el listado de todas las
notas de crédito registradas en el sistema (Ver figura 1).

Figura 1 Listado de Notas de Crédito

En la parte superior se encuentran una serie de filtros con los cuales le ayudaran a tener una
búsqueda más específica.
Crear una Nota de crédito

Para agregar una Nota de crédito de un clic en el icono Nuevo de la barra de herramientas,
le desplegara una ventana (Ver figura 2).

Figura 2 Ventana de nueva captura

Los campos sombreados de color azul se generan de manera automática por el sistema, por lo
que no podrá ser modificado.

La ventana de una nueva Nota de Crédito está integrada por dos apartados datos principales,
datos de la factura en los cuales cada uno tiene sus propios datos de captura.

Datos principales

Figura 3 Datos principales

Fecha: Asigna la fecha automáticamente el sistema ó puede modificarla.

Serie: Serie del comprobante fiscal.
Folio: Folio del comprobante fiscal.
Cliente: Persona a quien se le realizara la nota de crédito.
Datos de la factura

Figura 4 Datos de la factura

Folio: Es utilizado para seleccionar la factura de la cual se deriva la disminución del pago.
Total: Importe total de la factura.
Descuento: Si hubo un descuento en la factura se mostrara en este campo.

Para agregar insumo(s) a la nota de crédito, primero se deberá tener seleccionado al cliente
desde el botón de catálogo de clientes (Ver figura 5), a continuación buscaremos la factura a

afectar mediante el icono Folio, por ultimo dar clic al icono agregar insumo el cual le
desplegara los insumos que contiene dicha factura (Ver figura 6), donde deberá seleccionar
el(los) insumo(s) y posteriormente dar clic en el botón agregar.

Figura 5 Búsqueda de facturas por Cliente

 Figura 6 Búsqueda de insumos

Dentro del modulo Notas de Crédito se encuentra la pestaña Costos( Ver figura 7), en la cual
se vera reflejada la suma de todos los importes de los insumos agregados a la nota, en esta
pestaña se le podrá agregar descuentos de retenciones, así como agregar el IVA
manualmente. También podrá modificar la moneda y tipo de cambio.

Figura 7 Contenido de pestaña costos

s de haber capturado los datos correspondientes a la nota de crédito, para guardar haga clic en

el botón grabar de la barra de herramientas o bien de clic sobre cerrar el cual mandara el
mensaje preguntando si desea guardar los cambios, dar clic sobre el botón si, de lo contrario
dar clic sobre el botón no (Ver figura 8).

Figura 8 Mensaje de confirmación para guardar cambios

Modificar una nota de crédito

Con el sistema puede cambiar los datos de una nota de crédito, para modificarla seleccione el

la nota de crédito en el listado y de clic sobre el icono de modificar , realice los cambios
necesarios después grabe los cambios. El sistema no permite modificar manualmente los
campos sombreados, debido a que los asigna automáticamente.

Eliminar una nota de crédito

Con el sistema puede quitar un movimiento del listado, para eliminarlo seleccione el
movimiento, haga clic en el botón Eliminar de la barra de herramientas. El sistema le pedirá
que confirme si desea eliminar el movimiento. Si está seguro de eliminarlo, haga clic en el
botón Si para confirmar, de lo contrario haga clic en el botón No (Ver figura 9).

Figura 9 Mensaje de confirmación para eliminar

Exportar, vista previa e imprimir Notas de crédito

Este Listado podrá ser exportado en formato PDF o Excel. El procedimiento es el siguiente: dar

clic sobre el icono de Exportar , enseguida le aparecerá la ventana de exportar reporte

como muestra la figura 10 en donde le pedirá el formato, el nombre del reporte y la ubicación
en donde se guardara, enseguida dar clic sobre guardar.

Figura 10 Exportación de Notas de crédito

 El reporte se podrá mandar a imprimir en forma directa o mediante el uso de la vista previa.

Para imprimir en forma directa dar clic sobre el icono imprimir que se encuentra ubicado
en la barra de herramientas se abrirá una ventana similar a la de figura 11, deberá
seleccionar la impresora a la que desee mandar la impresión y enseguida dar clic en
Imprimir.

Figura 11 Vista de impresión

Para imprimir desde vista previa dar clic sobre el icono de vista previa se mostrara una

imagen similar a la figura 12 enseguida dar clic sobre el icono de imprimir .

Figura 12 Vista preliminar del reporte

Módulo de Cuentas por Cobrar

En este módulo se reflejan todos los movimientos relacionados con los cobros a clientes por la
realización de una obra, creación de facturas de estimaciones, anticipos de clientes, viajes,
ingresos de amortización, retención de garantía y parcialidades de facturas. Se registra la
recepción de ganancias de penalización, comisiones, ajuste y cesión de derechos. Cuentas por
cobrar es el apartado donde se consultan los estados de cuenta de sus clientes y los
movimientos de ingresos realizados. Comprende también la elaboración de notas de crédito
para realizar descuentos a clientes y la consulta de la información del módulo mediante el uso
de filtros para la generación de reportes. La interacción del módulo en su mayoría proviene de
los módulos bancario, contable y control de obra.

El módulo de cuentas por cobrar se localiza en el Menú Módulos >> Administración y está
conformado por los siguientes elementos:

• Facturación a clientes
• Notas de crédito a clientes
• Cuentas por cobrar

Los catálogos que se relacionan en este módulo son: Monedas, Sucursales, Tipos de
movimientos bancarios, Cuentas contables, Tipos de clientes, Catálogo de clientes y Cuentas
bancarias que a continuación se describen:

Catálogo de monedas es utilizado para seleccionar la moneda con lo que se trata con el
cliente.
Catálogo de sucursales es utilizado para separar los clientes de una sucursal a la oficina matriz
de la empresa.
Catálogo tipos de movimientos bancarios es utilizado para seleccionar los conceptos de
naturaleza abono para los movimientos bancarios.
Catálogo de cuentas contables es utilizado para seleccionar las cuentas de crédito, IVA,
anticipos, retenciones y demás cuentas relacionadas al cliente.
Catálogo tipos de cliente se utiliza para seleccionar la clasificación del cliente.
Catálogo de cliente es utilizado para seleccionar el nombre del cliente con el que se relacione
cierto movimiento de facturación, cobros o movimientos bancarios (depósitos o abonos)
Catálogo cuentas bancarias es utilizado para seleccionar la cuenta con la que se podrá cobrar
cierto documento.
7.2 Centro de cuentas por cobrar

Los cobros se derivan de las ventas realizadas a clientes, y la forma de realizar los cobros
pueden ser de distintas formas, ya sea por medio de depósitos, notas de crédito y movimientos
bancarios. El centro de cuentas por cobrar es uno de los elementos en donde se integra la
parte administrativa con base en controlar todos los movimientos por cobrar a los clientes
donde a cada uno archivara un estado de cuenta, su propio historial de antigüedades de
saldos. Cada movimiento registrado en este apartado permitirá analizar un flujo de cuentas por
cobrar por cada obra, siendo un punto base donde se pueden reflejar parte de los ingresos de
una obra.

En el centro de cuentas por cobrar se enlistarán de manera individual todas las facturas
parcialmente cobradas, totalmente cobradas o su estado inicial en revisión. Cada una de estas
tiene un alcance con respecto a su cobro.

Se hace mención que el apartado del centro de cuentas por cobrar es utilizado para los
movimientos de clientes donde pueden provenir por el anticipo a una obra ó una estimación.

El procedimiento es, hacer clic en el Menú Módulos >> Administración >> Centro de cuentas
por cobrar para visualizar la ventana que le permitirá controlar los cobros de la facturación (Ver
figura 1).

Figura 1 Centro de cuentas por cobrar

Si desea revisar el estatus del estado de cuenta de un cliente primero deberá seleccionar al
cliente del listado mostrado en la pestaña Global, puede hacer uso de los filtros de consulta
que se encuentran en la parte superior de la ventana para ubicarlo por su clave, moneda,
clasificación según el tipo de cliente definido por el usuario, tipo de persona fiscal, estatus o
saldo.
Una vez que lo haya encontrado, puede hacer doble clic sobre cualquier campo del registro del
cliente, con lo cual el sistema abrirá la pestaña Por cliente, misma que contendrá el historial del
cliente o razón social (Ver figura 2).

Figura 2 Selección del cliente

Es esta pestaña observara todas las facturas a revisión, canceladas, parcialmente cobradas,
totalmente cobradas; También podrá ver las afectaciones que tiene cada una de ellas con los
movimientos que se le realizaron y generar los pagos correspondientes.

Figura 3 Pestaña Por cliente

A continuación se describen los campos de información que le servirán de ayuda de

visualización de la información:
Estatus de facturas

Estado cancelada (C): Es el segundo estado de la facturación, donde previamente ya existió

una revisión de la factura y podrá decidirse para cancelar el cobro.

Estado cobrado parcialmente (P): Este estado es manipulado por el sistema he indica que la
factura ha sido cobrada en parcialidades por uno o más cobros.

Estado cobrado totalmente (T): Este estado es manipulado por el sistema he indica que la
factura ha sido cobrada en su totalidad.

Pestaña Afectaciones realizadas a la factura: En esta opción podrá visualizar todos los
movimientos de cobros que se hayan realizado a una factura en específico (Ver figura 4).
Estando en la pestaña podrá seleccionar el cobro y desafectarlo de la factura presionando el
botón Eliminar afectación , por lo tanto el depósito o movimiento bancario quedara en un
estado pendiente de afectar esperando ser relacionado nuevamente o cancelado.

Figura 4 Afectaciones realizadas a la factura

Pestaña movimientos relacionados al cliente: En esta opción se mostraran todos los depósitos,
notas de crédito y movimientos bancarios que se relacionan a la facturación a clientes, a
continuación se explica más a detalle este punto (Ver figura 5).

Figura 5 Movimientos del cliente

En la pestaña movimientos realizados al proveedor se realizaran los cobros representándolos
por depósitos o por movimientos bancarios, en este apartado se pueden hacer el cobro de una
o mas facturas relacionados con un solo deposito.

Pago de varias facturas: Se podrá seleccionar más de una factura y relacionarlas en un solo
movimiento de ingresos, para realizar la selección es necesario presionar un clic sobre la
casilla selección de cada factura que desee cobrar y presionar el botón correspondiente al
movimiento que desea realizar.

Para crear un nuevo movimiento de ingresos es necesario presionar el botón Depósito y

se le mostrara una ventana de un detalle del depósito (Ver figura 6).

Figura 6 Datos del movimiento bancario

En el detalle del depósito es necesario ir identificando, desde la cuenta bancaria con la que se
cobrara las facturas, la fecha de abono del ingreso, el importe y algunos conceptos
representativos del cobro.

Fecha de emisión: De manera automática se coloca la fecha del día actual, si es necesario
modificar el dato de la fecha modifique directamente en el campo y escriba el día correcto de
la realización del depósito.

Posfechado: Si desea generar que el deposito se realice en una fecha después de la fecha de
emisión.

Cuenta bancaria: Presionando el botón, podrá elegir de un listado el banco que utilizara para
cobrar el movimiento. Una vez seleccionado el banco se mostrará la información como el saldo
de la cuenta, el número de cuenta y sucursal.
Saldo disponible: Muestra el saldo que tiene la cuenta bancaria seleccionada.

Importe: Se puede escribir el monto a cobrar y de manera automática se mostrara el importe

con letra de la cantidad escrita.

Folio: Es utilizado para escribir el número del depósito. Este se refiere al número del cheque
que nos entregó el cliente.

Póliza: Es utilizado para generar automáticamente la póliza de ingreso del depósito.

Notas: Puede escribir una descripción general del movimiento que esta cobrando.

Cargos del movimiento bancario

Anticipo a orden de compra: Esta opción le permite hacer el cobro de una factura de un anticipo
de una compra.
Anticipo a contrato: Esta opción le permite hacer el cobro de una factura de un anticipo de un
contrato.
Cobro a Retención de Garantía: Este permite cobrar la retención aplicada a las obras que se
realizan a los clientes.

Para crear un nuevo movimiento de ingresos es necesario presionar el botón Movimiento

bancario y se le mostrara una ventana de movimientos bancarios (Ver figura 7).
 Figura 7 Datos del movimiento bancario

Los campos se describen en el movimiento generado por depósito anteriormente explicado.

En este tipo de movimiento se agrega otro campo llamado concepto el cual elegiremos el
correspondiente del catálogo de tipos de movimientos de naturaleza abono que definió el
usuario.

Figura 8 Tipos de movimientos bancarios

Agregar facturas a un movimiento bancario

Para agregar la(s) factura(s) que se van afectar a un movimiento. El procedimiento es hacer clic
en el botón Insertar afectación en la pestaña afectaciones del movimiento realizado (Ver
figura 9), seleccione la factura y haga clic en el botón seleccionar y aceptar. Este procedimiento
se realiza para cada una de las facturas que desea afectar con el movimiento. Si el importe de
del movimiento se encuentra cubierto en su totalidad le mostrara un mensaje con la figura
siguiente.
 Figura 9 Mensaje de Advertencia de movimiento afectado

El botón Eliminar afectación: es utilizado para eliminar una factura que no se desea
afectarla con el movimiento.

Los movimientos realizados del apartado de Control de cobros a clientes se pueden modificar
siempre y cuando se encuentren en el estado pendiente de afectar y no se haya realizado la
póliza de ese movimiento. El procedimiento es, seleccione el movimiento que se encuentra en

la pestaña movimientos realizados al cliente, haga clic en el botón Modificar Movimientos ,

realiza los cambios y guarda las modificaciones. Recuerde que las notas de crédito no se
pueden modificar con el procedimiento mencionado anteriormente, se requiere ir al apartado de
las mismas.

Los movimientos realizados pueden ser cancelados siempre y cuando no se haya realizado la
póliza de ese movimiento. El procedimiento es, seleccione el movimiento que se encuentra en
la pestaña movimientos realizados al cliente, haga clic en el botón Cancelar Movimientos.
Cualquier movimiento incluyendo las notas de crédito se puede cancelar .

Los movimientos realizados se pueden eliminar, para poder realizar esto el movimiento no tiene
que tener afectación a facturas .Para eliminar el movimiento previamente debe ser cancelado,
una vez que ha cancelado, ya sea, de depósito o bancario, usted puede eliminarlo. El
procedimiento es, seleccione el movimiento que se encuentra en la pestaña movimientos

realizados al cliente, haga clic en el botón Eliminar Movimientos .

Teniendo la información del depósito que se realizó a la cuenta de su banco de un movimiento

bancario puede realizar a continuación la conciliación del movimiento bancario seleccionado,
deberá oprimir el botón conciliar movimiento bancario y este le mostrara un mensaje (Ver
figura 10) de confirmación si desea conciliar el movimiento seleccionar opción Si en caso
contrario opción No.
 Figura 10 Conciliar movimiento

Si la opción que selecciono fue positiva automaticamente se desplegara en la pantalla una

ventana de fecha de conciliación en la cual elegira la fecha correspondiente, y despues oprimir
botón aceptar.

Figura 11. Fecha de conciliación

Si desea quitar el estado de conciliación de un movimiento bancario seleccione el movimiento

y oprima nuevamente el botón conciliar mostrando la un mensaje de confirmación, si desea
proseguir en quitar el estado de conciliación de un movimiento seleccione opción Si en caso
contrario opción No.

Figura 12.Quitar estado de conciliación

Pestaña estado de cuenta

Visualizara más detalladamente los estados de cuenta de cada factura emitida observando el
saldo que debe, se proporcionan el filtro de búsqueda por factura y si requiere observar por
rangos de fechas puede realizarlo con el campo periodo.

Figura 13 Estado de cuenta

Módulo Bancario

El módulo bancario concentra todos los movimientos de pagos a proveedores, cobros a

clientes y cualquier movimiento de egresos e ingresos que se realicen en la empresa.

La ubicación del módulo se encuentra en el Menú Módulos > Administración> Módulo bancario

El módulo bancario se encuentra concentrado en tres secciones, cada una representada por
pestañas, en donde la primera pestaña se encuentra el Resumen de saldos (Ver figura 1)

Figura 1 Resumen de saldos

En la pestaña resumen de saldos se encuentra contenida la información de cada cuenta

bancaria.
La segunda pestaña que se localiza en el modulo bancario es la de Movimientos por cuenta
(Ver figura 2)

Figura 2 Pestaña de movimientos por cuenta.

La pestaña Movimientos por cuenta, esta conformada por:

Nombre de Icono Icono Descripción

Representa un egreso del banco de la empresa

Cheque de caja chica
para reservarlo para la caja chica.
Representa un egreso del banco de la empresa
Movimiento de caja chica
para reservarlo para la caja chica.
Representa los gastos de naturaleza cargo, que
no los respalda una factura, es decir, todos
Cheque independiente
aquellos gastos imprevistos que se puedan dar en
la empresa.

Movimiento Bancario Independiente

El movimiento bancario puede ser de naturaleza

Movimiento Bancario
cargo o abono.
La transferencia entre cuentas es un traspaso de
Transferencia entre cuentas
una cantidad determinada de una cuenta a otra.
El movimiento bancario puede ser de naturaleza
Modificar Movimiento
cargo o abono.
El movimiento bancario puede ser de naturaleza
Eliminar Movimiento
cargo o abono.
El movimiento bancario puede ser de naturaleza
Cancelar Movimiento Bancario
cargo o abono.
Cuando un movimiento bancario, cheque o
Cambiar el estado de conciliación depósito se encuentra efectivamente pagado o
cobrado se dice que ya está conciliado.
Es utilizado para hacer todos los movimientos de
Catálogo de cuentas bancarias
cargo y abono de la empresa.
Es utilizado para todos los conceptos de los
Catálogo de tipos de mov. bancarios movimientos bancarios, ya sean de naturaleza
cargo ó abono.
Es utilizado para aquellos movimientos de
Catálogo de beneficiarios
egresos a terceras personas.

La tercera pestaña es Estado de cuenta, en ella se mostraran los movimientos conciliados del
periodo y movimiento en transito, se agregan los movimientos dependiendo los filtros de
búsqueda con la opción de ser modificados o bien cambiar el estado de conciliación (Ver figura
3).
Figura 3 Pestaña Estado de cuenta
Cheque de Caja Chica

Mediante el cheque de caja chica son representados los gastos de naturaleza cargo, que los
respalda una factura, es decir, todos aquellos gastos que se puedan dar en la empresa
presentados de una factura.

Para generar un cheque de caja chica, abra el modulo bancario el cual se encuentra ubicado
en Menú Módulos> Administración > Módulo Bancario

Enseguida se mostrara la ventana de la figura 1.

Figura 1 Modulo Bancario

Diríjase hacia la pestaña Movimientos por cuenta, Posteriormente agregue la cuenta bancaria

la cual utilizara para efectuar el pago y haga clic en el botón Cheque de caja chica , el
cual se encuentra ubicado en la pestaña Movimientos por cuenta. (Ver figura 2)

Figura 2 Pestaña Movimientos por cuenta

Para generarlo haga clic en el botón cheque de caja chica del módulo Bancario
A continuación describiremos como está conformado el cheque a caja chica (Ver figura 3).

Figura 3 Cheque de caja chica

Los campos que contiene la pestaña Datos del cheque son:

Fecha de emisión: De manera automática se coloca la fecha del día actual, si es necesario
modificar el dato de la fecha modifique directamente en el campo y escriba el día correcto de
pago.
Sucursal: Representa la sucursal de la cuenta bancaria.
Beneficiario: Indica el adjudicatario del cheque, para agregar un beneficiario de clic sobre el

botón de búsqueda el cual desplegara una lista de empleados (Ver figura 4) en la que
podrá seleccionar al empleado dando doble clic sobre el mismo, o bien seleccionar al
empleado y posteriormente dar clic sobre el botón seleccionar. Si desea buscar a un empleado
de manera rápida el sistema brinda unos filtros con los cuales podrá apoyarse en la
localización de su empleado; Para realizar esta tarea deberá escribir o seleccionar en el filtro el
texto o la opción con la que desea realizar el filtrado de su búsqueda, también puede hacer uso
de combinación de filtros para una búsqueda detallada.
 Figura 4 Búsqueda de empleados

Importe: Se escribe el monto a pagar del cheque.

Abono a cuenta: Active está casilla si desea que se imprima está etiqueta en el formato del
cheque.
Tipo de cambio: Indica el tipo de cambio en caso de tratarse de una moneda extranjera.
Notas: Puede escribir una descripción general del movimiento que este pagando.

Una vez llenado el detalle del cheque haga clic en el botón Grabar . Al guardar las capturas
se agregara una pestaña llamada Afectaciones (Ver figura 5), a través del bloque “documentos
afectados” podrá realizar el pago a facturas pendientes de pago mediante el uso de caja chica,
se puede pagar una factura que ya este registrada en el sistema o darla de alta y pagarla.

Figura 5 Pestaña afectaciones

Pago de una factura existente

Para pagar una factura ya existente haga clic en el botón agregar afectación , el sistema le
mostrará la pantalla Facturación Pendiente de pago (Ver figura 6). Elija del listado la factura a
la que se realizara el pago el campo “abono en este pago” y teclee la cantidad a pagar,
después presione el botón Aceptar para agregar la factura.

Figura 6 Búsqueda de Factura pendiente de pago

Para generar una devolución de efectivo por gastos no comprobados, se puede realizar un
movimiento bancario al cheque a caja chica, para ello ubíquese sobre el área Devoluciones

(Ver figura 7) haga clic en el botón agregar devoluciones , aparecerá el listado de los
movimientos bancarios de tipo abono, elija el movimiento que desea agregar al cheque y
presione el botón Seleccionar para agregarlo. Sino desea agregar el movimiento haga clic en el
botón Salir.

Figura 7 Devoluciones

Dentro de la pestaña Estado del cheque, se puede ver el estatus del cheque, que puede ser
pendiente de afectar, cancelado y totalmente afectado.

Figura 8 Estatus del cheque de caja chica

Seguimiento del estatus
Contiene dos campos informativos los cuales son Autorizado y entregado

Figura 9 Seguimiento del estatus

Autorizado: Se indica si el cheque fue o no autorizado, activando esta casilla se muestra quien
autorizó el cheque y contiene la opción para cambiar el estatus del cheque independiente.

Figura 10 Cambiar a estatus

Entregado: Muestra si el cheque fue o no entregado, haciendo referencia de quien entrego y

quien recibió. Permite cambiar el estatus a entregado. (Ver figura 11)

Figura 11 Cambio de estatus

Dentro de las opciones de impresión de un cheque podremos seleccionar una de las tres
opciones en la cual elegiremos el modo de impresión dependiendo la información que
necesitamos que se muestre (Ver figura 12).
Solo datos del cheque: Se mostrara solamente información capturada en el cheque como
cuenta bancaria, beneficiario, importe, concepto.
Solo datos del asiento contable: Mostrara información de la póliza contable del movimiento.
Todo: Mostrara la información de las dos opciones anteriores.

Figura 12 Opciones de Impresión

Cheque de Caja Chica

Mediante el cheque de caja chica son representados los gastos de naturaleza cargo que se
realizaron de manera electrónica, que los respalda una factura, es decir, todos aquellos gastos
que se puedan dar en la empresa presentados de una factura.

Para generar un movimiento de cheque de caja chica, abra el módulo bancario el cual se
encuentra ubicado en Menú Módulos> Administración > Módulo Bancario

Enseguida se mostrara la ventana de la figura 1.

Figura 1 Modulo Bancario

Diríjase hacia la pestaña Movimientos por cuenta, posteriormente agregue la cuenta bancaria

la cual utilizara para efectuar el pago y haga clic en el botón Cheque de caja chica , el
cual se encuentra ubicado en la pestaña Movimientos por cuenta. (Ver figura 2)

Figura 2 Pestaña Movimientos por cuenta

Para generarlo haga clic en el botón movimiento de cheque de caja chica del módulo
bancario
A continuación describiremos como está conformado el movimiento de cheque a caja chica
(Ver figura 3).

Figura 3 Cheque de caja chica

Los campos que contiene la pestaña Datos del cheque son:

Fecha de emisión: De manera automática se coloca la fecha del día actual, si es necesario
modificar el dato de la fecha modifique directamente en el campo y escriba el día correcto de
pago.
Sucursal: Representa la sucursal de la cuenta bancaria.
Beneficiario: Indica el adjudicatario del cheque, para agregar un beneficiario de clic sobre el

botón de búsqueda el cual desplegara una lista de empleados (Ver figura 4) en la que
podrá seleccionar al empleado dando doble clic sobre el mismo, o bien seleccionar al
empleado y posteriormente dar clic sobre el botón seleccionar. Si desea buscar a un empleado
de manera rápida el sistema brinda unos filtros con los cuales podrá apoyarse en la
localización de su empleado; Para realizar esta tarea deberá escribir o seleccionar en el filtro el
texto o la opción con la que desea realizar el filtrado de su búsqueda, también puede hacer uso
de combinación de filtros para una búsqueda detallada.
 Figura 4 Búsqueda de empleados

Concepto: Tipos de movimientos bancarios definidos por el usuario de tipo cargo.

Figura 5. Búsqueda de tipos de movimientos bancarios

Importe: Se escribe el monto a pagar del cheque.

Abono a cuenta: Active está casilla si desea que se imprima está etiqueta en el formato del
cheque.
Tipo de cambio: Indica el tipo de cambio en caso de tratarse de una moneda extranjera.
Notas: Puede escribir una descripción general del movimiento que este pagando.
Una vez llenado el detalle del cheque haga clic en el botón Grabar . Al guardar las capturas
se agregara una pestaña llamada Afectaciones (Ver figura 6), a través del bloque “documentos
afectados” podrá realizar el pago a facturas pendientes de pago mediante el uso de caja chica,
se puede pagar una factura que ya este registrada en el sistema o darla de alta y pagarla.

Figura 6 Pestaña afectaciones

Pago de una factura existente

Para pagar una factura ya existente haga clic en el botón agregar afectación , el sistema le
mostrará la pantalla Facturación Pendiente de pago (Ver figura 7). Elija del listado la factura a
la que se realizara el pago el campo “abono en este pago” y teclee la cantidad a pagar,
después presione el botón Aceptar para agregar la factura.

Figura 7 Búsqueda de Factura pendiente de pago

Para generar una devolución de efectivo por gastos no comprobados, se puede realizar un
movimiento bancario al cheque a caja chica, para ello ubíquese sobre el área Devoluciones

(Ver figura 8) haga clic en el botón agregar devoluciones , aparecerá el listado de los
movimientos bancarios de tipo abono, elija el movimiento que desea agregar al cheque y
presione el botón Seleccionar para agregarlo. Sino desea agregar el movimiento haga clic en el
botón Salir.

Figura 8 Devoluciones

Dentro de la pestaña Estado del cheque, se puede ver el estatus del cheque, que puede ser
pendiente de afectar, cancelado y totalmente afectado.

Figura 9 Estatus del cheque de caja chica

Seguimiento del estatus

Contiene dos campos informativos los cuales son Autorizado y Entregado

Figura 10 Seguimiento del estatus

Autorizado: se indica si el cheque fue o no autorizado, activando esta casilla se muestra quien
autorizó el cheque y contiene la opción para cambiar el estatus del cheque independiente.
 Figura 11 Cambiar a estatus

Entregado: Muestra si el cheque fue o no entregado, haciendo referencia de quien entrego y

quien recibió. Permite cambiar el estatus a entregado. (Ver figura 12)

Figura 12 Cambio de estatus

Dentro de las opciones de impresión de un cheque podremos seleccionar una de las tres
opciones en la cual elegiremos el modo de impresión dependiendo la información que
necesitamos que se muestre (Ver figura 13).

Solo datos del cheque: Se mostrara solamente información capturada en el cheque como
cuenta bancaria, beneficiario, importe, concepto.
Solo datos del asiento contable: Mostrara información de la póliza contable del movimiento.
Todo: Mostrara la información de las dos opciones anteriores.

Figura 13 Opciones de Impresión

Movimiento de Cheque Independiente

El cheque independiente representa los gastos de naturaleza cargo que se realizaron

electrónicamente, que no los respalda una factura, es decir, todos aquellos gastos imprevistos
que se puedan dar en la empresa.

Para generar un cheque independiente abra el módulo bancario el cual se encuentra ubicado
en Menú Módulos> Administración > Módulo Bancario

Enseguida se mostrara la ventana de la figura 1 correspondiente al módulo bancario. Es esta

pestaña se encuentra el listado del estatus global de cada cuenta bancaria y los totales de sus
movimientos realizados ya sean de tipo cargo o abono.

Figura 1 Modulo Bancario

Diríjase hacia la pestaña Movimientos por cuenta, posteriormente agregue la cuenta bancaria

la cual utilizara para efectuar el pago y haga clic en el botón cheque independiente , el
cual se encuentra ubicado en la pestaña Movimientos por cuenta. (Ver figura 2)

Figura 2 Pestaña Movimientos por cuenta

 Figura 3 Datos del movimiento bancario

En el detalle del cheque es necesario ir identificando, desde la cuenta bancaria con la que se
pagará las facturas, la fecha de emisión, el importe y algunos conceptos representativos del
pago. A continuación se describe cada campo:

Fecha de emisión: De manera automática se coloca la fecha del día actual, si es necesario
modificar el dato de la fecha modifique directamente en el campo y escriba el día correcto de
pago.
Posfechado: Determina una fecha posterior a la fecha actual para la realización del cobro del
cheque.
Sucursal: Representa la sucursal de la cuenta bancaria

Agregar sucursal: Se deberá seleccionar el botón de búsqueda , el cual desplegara un

listado de sucursales, dar doble clic sobre la sucursal que desea agregar al cheque
independiente.
Beneficiario: Indica el beneficiario del cheque, para agregar un beneficiario, de clic sobre el

botón de búsqueda el cual desplegara una lista de empleados, en la que podrá

seleccionar al empleado dando doble clic sobre el mismo, o bien seleccionar al empleado y
posteriormente dar clic sobre el botón seleccionar.
 Figura 4 Búsqueda de empleados

Importe: Se escribe el monto a pagar del cheque.

Abono a cuenta: active está casilla si desea que se imprima está etiqueta en el formato del
cheque.
Folio: Es utilizado para escribir el número del depósito. Puede hacer referencia al número del
cheque que entrega el cliente.
Tipo de cambio: Indica el tipo de cambio en caso de tratarse de una moneda extranjera.
Notas: Puede escribir una descripción general del movimiento que este pagando.

Para representar el gasto de un cheque independiente en una obra, es necesario

direccionarlo a ella pero antes de realizar la siguiente operación; Debe de guardar los datos
del movimiento ya que con esto mostrara otra pestaña llamada Cargos (Ver figura 5), haga clic
en la pestaña Cargos, después de clic en el botón Agregar afectación, se mostrara el listado de
insumos o conceptos que se tienen del catálogo general, localice el insumo que va agregar al
cheque, y haga clic en el botón Seleccionar. Después seleccione la obra a la que pertenece el
insumo seleccionado.

Puede agregar a este mismo cheque independiente una variedad de insumos ubicados en
obras distintas o también puede insertar el mismo insumo repetidamente para seleccionar
obras distintas.

Figura 5 Agregar cargos al movimiento

Después de agregar los campos solicitados dar clic sobre el botón Guardar , que se
encuentra en la barra de herramientas se desplegara un mensaje de Movimiento (Ver figura 6).
Dar clic sobre el botón SI, si desea generar la póliza del movimiento, en caso contrario dar clic
sobre el botón NO.

Figura 6 Mensaje de Movimiento

Al guardar se agregaran los siguientes campos:

Seguimiento del estatus

Contiene dos campos informativos los cuales son Autorizado y Entregado.

Figura 7 Seguimiento del estatus

Autorizado: se indica si el cheque fue o no autorizado, activando esta casilla se muestra quien
autorizó el cheque y contiene la opción para cambiar el estatus del cheque independiente.

Figura 8 Cambiar el estatus

Entregado: Muestra si el cheque fue o no entregado, haciendo referencia de quien entrego y
quien recibió. Permite cambiar el estatus a entregado. (Ver figura 9)

Figura 9 Cambio de estatus a: Entregado

El cheque independiente puede tener varios usos en donde pueda ser aplicado, ejemplos
donde sería utilizado es en la entrega del finiquito a un empleado, el registro de pago de
nómina, pago a terceros, prestamos ó bonos. En cada uno de estos casos el proceso de
captura es idéntico, pero el concepto que interpreta su uso es diferente.

Para ello es importante crear diferentes conceptos desde el catálogo de insumos Menú
>Módulos > Catálogos > Insumos > Nuevo, donde llenara de información necesaria para su
insumo o concepto a utilizar.

Agregar afectaciones a un movimiento bancario

Para representar el desglose del movimiento bancario, diríjase sobre la pestaña cargos,
enseguida de clic sobre el icono agregar afectación.

Figura 6 Facturas pendientes de afectar del proveedor

Se desplegara una pantalla con un listado de insumos por afectar, seleccione el insumo
correspondiente por afectar al movimiento bancario y oprima el botón aceptar, asegúrese de
capturar la cantidad correcta en el importe del insumo seleccionado.

Si en un momento dado se realizó la expedición de un cheque independiente y este no fue

utilizado para su pago correspondiente, el sistema es flexible ante estas situaciones ofreciendo
la alternativa de poder revertir el pago expedido mediante el proceso de una devolución,
capturando el mismo importe de devolución al que se remitió el cheque.

Para generar una devolución, ubíquese sobre el área Devoluciones (Ver figura 7) haga clic en

el botón agregar devoluciones , aparecerá el listado de los movimientos bancarios de tipo

abono, elija el movimiento correspondiente al cheque y presione el botón Seleccionar para
agregarlo. Si no desea agregar el movimiento haga clic en el botón Salir.

Figura 7 Devoluciones

Dentro de la pestaña Estado del cheque, se puede ver el estatus del cheque, que puede ser
pendiente de afectar, cancelado y totalmente afectado.

Dentro de las opciones de impresión de un cheque podremos seleccionar una de las tres
opciones en la cual elegiremos el modo de impresión dependiendo la información que
necesitamos que se muestre (Ver figura 8).

Solo datos del cheque: Se mostrara solamente información capturada en el cheque como
cuenta bancaria, beneficiario, importe, concepto.
Solo datos del asiento contable: Mostrara información de la póliza contable del movimiento.
Todo: Mostrara la información de las dos opciones anteriores.

Figura 8 Opciones de Impresión

Movimiento de Cheque Independiente

El propósito principal del movimiento de cheque independiente es representar los gastos de

naturaleza cargo, que no los respalda una factura, es decir, todos aquellos gastos imprevistos
que se puedan dar en la empresa los cuales se realizaron por medio de una trasferencia
bancaria, además de representar una salida de bancos podemos direccionarla como cargo a
una obra .

Para generar un movimiento de cheque independiente abra el módulo bancario el cual se

encuentra ubicado en Menú Módulos> Administración > Módulo Bancario

Enseguida se mostrara la ventana de la figura 1 correspondiente al módulo bancario. Es esta

pestaña se encuentra el listado del estatus global de cada cuenta bancaria y los totales de sus
movimientos realizados ya sean de tipo cargo o abono.

Figura 1 Modulo Bancario

Diríjase hacia la pestaña Movimientos por cuenta, posteriormente agregue la cuenta bancaria

la cual utilizara para efectuar el pago y haga clic en el botón cheque independiente , el
cual se encuentra ubicado en la pestaña Movimientos por cuenta (Ver figura 2).

Figura 2 Pestaña Movimientos por cuenta

 Figura 3 Datos del movimiento bancario

En el detalle del cheque es necesario ir identificando, desde la cuenta bancaria con la que se
pagará las facturas, la fecha de emisión, el importe y algunos conceptos representativos del
pago. A continuación se describe cada campo:

Fecha de emisión: De manera automática se coloca la fecha del día actual, si es necesario
modificar el dato de la fecha modifique directamente en el campo y escriba el día correcto de
pago.
Posfechado: Determina una fecha posterior a la fecha actual para la realización del cobro del
cheque.
Sucursal: Representa la sucursal de la cuenta bancaria

Agregar sucursal: Se deberá seleccionar el botón de búsqueda , el cual desplegara un

listado de sucursales, dar doble clic sobre la sucursal que desea agregar al cheque
independiente.
Beneficiario: Indica el beneficiario del cheque, para agregar un beneficiario, de clic sobre el

botón de búsqueda el cual desplegara una lista de empleados, en la que podrá

seleccionar al empleado dando doble clic sobre el mismo, o bien seleccionar al empleado y
posteriormente dar clic sobre el botón seleccionar.
 Figura 4 Búsqueda de empleados

Concepto: Se especifica el tipo de movimiento realizado.

Figura 5 Búsqueda de tipos de movimientos bancarios

Importe: Se escribe el monto a pagar del cheque.

Abono a cuenta: active está casilla si desea que se imprima está etiqueta en el formato del
cheque.
Folio: Es utilizado para escribir el número del depósito. Puede hacer referencia al número del
cheque que entrega el cliente.
Tipo de cambio: Indica el tipo de cambio en caso de tratarse de una moneda extranjera.
Notas: Puede escribir una descripción general del movimiento que este pagando.

Para representar el gasto de un cheque independiente en una obra, es necesario

direccionarlo a ella pero antes de realizar la siguiente operación; Debe de guardar los datos
del movimiento ya que con esto mostrara otra pestaña llamada Cargos (Ver figura 6), haga clic
en la pestaña Cargos, después de clic en el botón Agregar afectación, se mostrara el listado de
insumos o conceptos que se tienen del catálogo general, localice el insumo que va agregar al
cheque, y haga clic en el botón Seleccionar. Después seleccione la obra a la que pertenece el
insumo seleccionado.
Puede agregar a este mismo cheque independiente una variedad de insumos ubicados en
obras distintas o también puede insertar el mismo insumo repetidamente para seleccionar
obras distintas.

Figura 6 Agregar cargos al movimiento

Después de agregar los campos solicitados dar clic sobre el botón Guardar , que se
encuentra en la barra de herramientas se desplegara un mensaje de Movimiento (Ver figura 7).
Dar clic sobre el botón SI, si desea generar la póliza del movimiento, en caso contrario dar clic
sobre el botón NO.

Figura 7 Mensaje de Movimiento

Al guardar se agregaran los siguientes campos:

Seguimiento del estatus

Contiene dos campos informativos los cuales son Autorizado y Entregado.

Figura 8 Seguimiento del estatus

Autorizado: se indica si el cheque fue o no autorizado, activando esta casilla se muestra quien
autorizó el cheque y contiene la opción para cambiar el estatus del cheque independiente.

Figura 9 Cambiar el estatus

Entregado: Muestra si el cheque fue o no entregado, haciendo referencia de quien entrego y

quien recibió. Permite cambiar el estatus a entregado (Ver figura 10).

Figura 10 Cambio de estatus a: Entregado

El cheque independiente puede tener varios usos en donde pueda ser aplicado, ejemplos
donde sería utilizado es en la entrega del finiquito a un empleado, el registro de pago de
nómina, pago a terceros, prestamos ó bonos. En cada uno de estos casos el proceso de
captura es idéntico, pero el concepto que interpreta su uso es diferente.

Para ello es importante crear diferentes conceptos desde el catálogo de insumos Menú
>Módulos > Catálogos > Insumos > Nuevo, donde llenara de información necesaria para su
insumo o concepto a utilizar.
 Agregar afectaciones a un movimiento bancario

Para representar el desglose del movimiento bancario, diríjase sobre la pestaña cargos,
enseguida de clic sobre el icono agregar afectación.

Figura 11 Facturas pendientes de afectar del proveedor

Se desplegara una pantalla con un listado de insumos por afectar, seleccione el insumo
correspondiente por afectar al movimiento bancario y oprima el botón aceptar, asegúrese de
capturar la cantidad correcta en el importe del insumo seleccionado.

Si en un momento dado se realizó la expedición de un cheque independiente y este no fue

utilizado para su pago correspondiente, el sistema es flexible ante estas situaciones ofreciendo
la alternativa de poder revertir el pago expedido mediante el proceso de una devolución,
capturando el mismo importe de devolución al que se remitió el cheque.

Para generar una devolución, ubíquese sobre el área Devoluciones (Ver figura 12) haga clic en

el botón agregar devoluciones , aparecerá el listado de los movimientos bancarios de tipo

abono, elija el movimiento correspondiente al cheque y presione el botón Seleccionar para
agregarlo. Si no desea agregar el movimiento haga clic en el botón Salir.

Figura 12 Devoluciones
Dentro de la pestaña Estado del cheque, se puede ver el estatus del cheque, que puede ser
pendiente de afectar, cancelado y totalmente afectado.

Las opciones de impresión de un cheque podremos seleccionar una de las tres opciones en la
cual elegiremos el modo de impresión dependiendo la información que necesitamos que se
muestre (Ver figura 13).

Solo datos del cheque: Se mostrara solamente información capturada en el cheque como
cuenta bancaria, beneficiario, importe, concepto.
Solo datos del asiento contable: Mostrara información de la póliza contable del movimiento.
Todo: Mostrara la información de las dos opciones anteriores.

Figura 13 Opciones de Impresión

Movimiento Bancario

El movimiento bancario puede ser de naturaleza cargo o abono dependiendo el tipo de

movimiento que se pretenda realizar como ejemplo un depósito o transferencia según sea el
caso.
Para generar un movimiento bancario abra el módulo bancario el cual se encuentra ubicado en
Menú Módulos> Administración > Módulo Bancario

Enseguida se mostrara la ventana de la figura 1.

Figura 1 Módulo Bancario

Para generar un movimiento bancario primero deberá seleccionar la cuenta bancaria y a

continuación haga clic en el botón del módulo bancario , enseguida se mostrara la pestaña
llamada Movimiento en donde se capturan los datos del movimiento a realizar. (Ver figura 2 )

Figura 2 Nuevo Movimiento Bancario

En el detalle del movimiento es necesario ir identificando desde la cuenta bancaria con la que
se efectuara ese movimiento, la fecha de emisión, el importe y algunos conceptos
representativos.

Fecha de emisión: De manera automática se coloca la fecha del día actual, si es necesario
modificar el dato de la fecha modifique directamente en el campo.
Sucursal: Representa la sucursal de la cuenta bancaria.
Saldo en disponible: Representa el saldo en la cuenta bancaria.
Beneficiario: Representa el beneficiario del movimiento bancario.
Importe: Se escribe el monto a pagar del cheque.
Concepto: Representa la definición del movimiento bancario.
Abono a cuenta: Active está casilla si desea que se imprima está etiqueta en el formato del
cheque.
Tipo de cambio: Indica el tipo de cambio en caso de tratarse de una moneda extranjera.
Notas: Puede escribir una descripción general del movimiento algún comentario de
importancia.

Cargos del movimiento bancario

Si desea vincular un cargo al movimiento bancario que está realizando puede realizarlo en esta
sección seleccionando la obra, orden de compra ó contrato.

Figura 3 Cargos del movimiento bancario

Sin anticipos: De manera automática el sistema tendrá seleccionado la primer opción haciendo
referencia que dicho movimiento se realizara sin ningún tipo de abono o anticipo a una obra,
contrato u orden de compra.

Anticipo a orden de compra: Al activar el anticipo a orden de compra se mostrara la opción obra
y orden de compra, para relacionar cualquiera de las dos, es necesario dar clic sobre el botón
el cual desplegara una ventana de búsqueda de una obra o de una orden de compra, según
sea el caso (Ver figura 4).
 Figura 4 Anticipo de orden de compra

Anticipo a contrato: Al activar la opción de anticipo a contrato, se mostraran dos opciones, por

obra y contrato, es necesario dar clic sobre el botón el cual desplegara una ventana de
búsqueda donde se deberá seleccionar la opción que deseamos vincular.

Figura 5 Anticipo de contrato

Pago a retención de garantía: Al activar la opción de anticipo a contrato, se mostraran dos

elecciones, por obra y contrato; Es necesario dar clic sobre el botón el cual desplegara
una ventana de búsqueda donde se deberá seleccionar la opción que desea aplicar esta
retención.

Después de capturar los datos solicitados, es necesario guardar los datos desde el icono

Guardar que se encuentra en la barra de herramientas.

Transferencia entre Cuentas

La transferencia entre cuentas es un traspaso de una cantidad determinada de una cuenta a

otra. La cuenta bancaria origen será de naturaleza cargo, mientras que la cuenta bancario
destino será de naturaleza abono. Para hacer una transferencia bancaria primero diríjase al
Menú Módulos> Administración > Módulo Bancario
Enseguida se mostrara la ventana de la figura 1.

Figura 1 Módulo bancario

Posteriormente de clic sobre el icono Transferencia entre cuentas ubicado en la pestaña

Movimientos por cuenta, la cual abrirá una nueva pestaña (Ver figura 2).

Figura 2 Transferencia entre cuentas

A continuación se describen los campos necesarios para la trasferencia bancaria.

Fecha de emisión: De manera automática se coloca la fecha del día actual, si es necesario
modificar el dato de la fecha modifique directamente en el campo.
La transferencia fue por medio de un cheque: Si la transferencia bancaria la hace a través de
un cheque active la casilla en esta opción.
Folio: Se captura el número de serie
Póliza: Hace referencia al folio de la póliza.

Datos de la cuenta origen

Representa la cuenta bancaria de la cuál se hará la transferencia, el sistema muestra el
número de cuenta y el banco al que pertenece la cuenta bancaria, tomando como referencia la
cuenta que esta seleccionada en ese momento en el módulo bancario.

Figura 3 Datos de la cuenta origen

Importe transferido: Capture la cantidad que traspasará a la otra cuenta.

Tipo de cambio: Capture el tipo de cambio en caso de tratarse de una moneda extranjera

Datos de la cuenta destino

Representa la cuenta bancaria a la que se hará la transferencia, haga clic en el botón Cuenta

bancaria y elija la cuenta bancaria a la que se hará el traspaso.

Figura 4 Datos de la cuenta origen

Tipo de cambio: Capture el tipo de cambio en caso de tratarse de una moneda extranjera.
Cantidad recibida: se mostrará la cantidad que será traspasada por la cuenta origen.
Notas: Puede escribir una descripción general del movimiento algún comentario de
importancia.

Para seleccionar al beneficiario oprima el botón seleccionar beneficiario , una vez hecho
esto se desplegara un listado del catálogo de empleados donde deberá señalar al empleado
con un clic sobre él y a continuación dar clic sobre el botón seleccionar, con esto agregara al
empleado como beneficiario de la transferencia bancaria.

Si desea agregar una nota sobresaliente a la transferencia bancaria ubíquese en la caja de

texto de Notas y escriba el mensaje.

Una vez llenados los datos de la transferencia haga clic en el botón Grabar . Si desea

realizar una nueva transferencia haga clic en el botón Nuevo , de lo contrario haga clic en el
botón Salir.
Modificar, Cancelar y Eliminar Movimientos

El movimiento bancario puede ser de naturaleza cargo o abono al cual se le pueden realizar
acciones de modificación, cancelación y eliminación.

Para entrar al modulo bancario diríjase a Menú Módulos> Administración > Módulo Bancario

Enseguida se mostrara la ventana de la figura 1.

Figura 1 Modulo Bancario

Modificar un movimiento bancario

Para modificar un movimiento bancario ó cheque, selecciónelo en el listado del módulo

bancario y haga doble clic sobre él ó también puede seleccionarlo y hacer clic en el botón
Modificar movimiento que se encuentra en la pestaña movimientos por cuenta, realice los

cambios necesarios y haga clic en el botón Grabar .

Estados en los que No puede ser modificado un movimiento bancario o cheque:

- Entregado
- Posfechado
- Conciliado
- Ligado a un asiento contable.
Eliminar un movimiento bancario

Para eliminar un movimiento bancario ó cheque debe estar previamente cancelado, para
eliminarlo seleccione el cheque ó movimiento bancario y haga clic en el botón Eliminar
Movimientos que se encuentra dentro de la pestaña Movimientos por cuenta.

Estados en los que No puede ser eliminado un movimiento bancario o cheque:

Conciliado: Si sucede este caso le mostrara la siguiente mensaje (Ver figura 2).

Afectado con un asiento contable: Si sucede este caso le mostrara la siguiente ventana (Ver
figura 3).

Figura 2 Advertencia de un movimiento conciliado

Figura 3 Advertencia al eliminar un movimiento afectado

Cancelar un movimiento bancario

El procedimiento para cancelar un movimiento bancario ó cheque es, seleccione el movimiento

bancario ó cheque y haga clic en el botón Cancelar Movimientos .

El movimiento bancario ó cheque se puede cancelar aunque se haya afectado con un asiento
contable solo que el resultado de la cancelación va cambiar dependiendo de la opción que se
haya activado en el apartado Configuración del sistema.

Estados en los que No puede ser cancelado un movimiento bancario o cheque:

- Conciliado: Si sucede este caso le mostrara la siguiente ventana (Ver figura 4).

Figura 4 Cancelar movimientos bancarios

Conciliar Movimientos

Cuando un movimiento bancario, cheque o depósito se encuentra efectivamente pagado o

cobrado se dice que ya está conciliado. Para conciliar un Movimiento abra el módulo bancario
el cual se encuentra ubicado en Menú Módulos> Administración > Módulo Bancario

Enseguida se mostrara la ventana de la figura 1.

Figura 1 Modulo Bancario

Para reflejar estás conciliaciones en el sistema, seleccione el movimiento que desea conciliar y

haga clic en el botón Conciliar movimiento , al conciliar el movimiento, el sistema le

desplegara una ventana, en está indique la fecha de cobro del movimiento, y haga clic en el
botón Aceptar. (Ver figura 2).

Figura 2 Conciliar movimiento

Este cambio a conciliación se verá reflejado en la columna Fecha de cobro y en la columna

llamada es conciliado se encontrara seleccionado (Ver figura 3).

Figura 3 Columnas afectadas despues de conciliar un movimiento

Módulo Contable

Este módulo es una auxiliar contable que tiene cierto alcance en el sistema, en él se genera la
contabilidad o pólizas de algunos movimientos registrados en el sistema, como son: Facturas a
proveedores, Facturas a clientes y Movimientos bancarios de naturaleza cargo y abono.

Los asientos contables se podrán generar si los elementos involucrados (proveedores, clientes,
empleados, insumos, cuentas bancarias, beneficiarios, áreas de costeo y tipos de movimientos)
están relacionados a las cuentas contables que requiere el sistema.

La ubicación del módulo se localiza en el Menú Módulos> Administración >Póliza contable

Los catálogos que se utilizan para los procesos del módulo compras son: cuentas contables,
cuentas bancarias, beneficiarios, clientes, proveedores, insumos, empleados, movimientos
bancarios y áreas de costeo.

El catálogo cuentas contables es utilizado para los procesos del módulo contable ya que
almacena las cuentas contables que se relacionan a los catálogos generales que se utilizan
para la generación de pólizas.

El catálogo cuentas bancarias es utilizado para poder generar de manera automática todos los
movimientos de egreso e ingreso de la empresa.

El catálogo beneficiario es utilizado para enlazar las cuentas de deudores diversos o cuentas
de egresos.

El catálogo Clientes es utilizado para enlazar las cuentas de ingresos, anticipos, IVA trasladado
y por trasladar,

El catálogo proveedores es utilizado para enlazar las cuentas de egresos, anticipos, IVA
acreditado y pendiente de acreditar.

El catálogo insumos, es utilizado para identificar el gasto de la obra, enlazando cuentas de

egresos.
El catálogo Empleados se utiliza para enlazar las cuentas de deudores diversos

El catálogo Tipos de movimientos se utiliza para registrar todos los movimientos de cargo y
abono en donde se reflejan las cuentas tanto de ingresos como de ingresos y de deudores
diversos
Generación de Pólizas

Las pólizas son indispensables para realizar análisis contables de su negocio, y de esta forma
conocer la estabilidad y solvencia de la empresa. En el sistema puede generar las pólizas de
manera automática o manualmente.

Diríjase al Menú Módulo> Administración > Pólizas contables

Enseguida se desplegara la ventana de Pólizas, como primer plano se muestran los filtros, con
los que puede realizar la búsqueda de pólizas. Para ver el listado dar clic sobre el icono
actualizar datos . (Ver figura 1) Los tipos de póliza es la forma en que se clasifican las
pólizas, para ver algún tipo de póliza, es necesario activar la clasificación del tipo de póliza que
desea buscar, otra forma de búsqueda son los filtros por fecha, puede realizar la búsqueda por
fecha de póliza, de revisión o de traspaso.

Figura 1 Pantalla Pólizas

Crear una Nueva Póliza contable

Para generar una póliza de manera manual diríjase a la barra de herramientas de clic sobre el
icono de Nuevo , enseguida se abrirá una ventana para nueva póliza contable, en la que
deberá capturar la información que se le solicita. (Ver figura 2)

Figura 2 Nueva póliza contable

Enseguida describiremos más a detalle los elementos que conforman a esta pantalla:

Folio: El campo folio esta compuesto por el año, tipo de póliza y mes, este campo el sistema lo
inserta por default y el tipo depende del filtro que se inserte, sin embargo le prosigue un campo
de captura el cual permite 6 dígitos, en el que podría ser referencia por ejemplo a un cheque.
Estatus: Indica el estado en el que se encuentra la póliza (A revisión, No revisada, Revisada y
Traspasada).
Fecha: Indica la fecha de elaboración de la póliza.
Tipo: En este campo se elije el tipo de póliza que se va a crear (diario, ingresos, egresos, de
orden, estadística y fiscal), elija el tipo de póliza. Al elegir el tipo de póliza el sistema cambia el
folio en la ubicación de tipo calculándolo automáticamente
Clase: Puede elegir la clase de póliza utilizando el botón de búsqueda.
Concepto: Campo que identifica a la póliza.
 Agregar cuentas: Permite realizar una búsqueda de cuentas contables, la cuenta se
agregara al final de la última cuenta agregada, después de haber seleccionado la cuenta que
se requiere, deberá capturar la obra a la que pertenece e indicando la cantidad si es cargo o
abono (Ver figura 3).

Figura 3 Captura de cuentas contables

Para insertar una cuenta haga clic en el botón Insertar Cuenta , el sistema agregará el
espacio para esa cuenta contable, el sistema le presentara el catálogo de cuentas contables
(Ver figura 4), elija la cuenta que desea insertar a esa póliza y haga clic en el botón
Seleccionar.

Figura 4 Búsqueda de Cuentas Contables

El sistema agregara la cuenta contable arriba de la cuenta que se encuentra seleccionada,

dando lugar a la inserción de la obra a la que hace referencia e indicando si es de tipo cargo o
abono.

Figura 5 Insertar cuenta contable

 Duplicar cuenta: Seleccione el icono duplicar cuenta, el cual agregara una cuenta con los
mismos datos en registros de la cuenta en la que está posicionado actualmente (Ver figura 6).

Figura 6 Duplicar cuenta

Eliminar cuentas: Para eliminar cuentas es necesario seleccionar la cuenta que desea
eliminar, posteriormente dar clic sobre el icono de liminar cuentas (Ver figura 7).

Figura 7 Eliminar cuenta

Mover cuenta arriba o abajo: Si desea desplazar una cuenta a una posición arriba,

deberá seleccionar la cuenta y dar clic sobre el icono mover cuenta hacia arriba , si desea
desplazar la cuenta a una posición abajo, deberá seleccionar la cuenta y dar clic sobre el icono

de mover cuenta hacia abajo , servirá para reacomodar las cuentas.

Por ultimo de clic sobre el botón guardar que se encuentra localizado en la barra de
herramientas.

Modificar Póliza

Para modificar una Póliza, selecciónela en el listado de pólizas y haga doble clic sobre ella para
entrar a la requisición, otra forma de ir a la póliza es, seleccionándola y haciendo clic en el
botón modificar de la barra de herramientas, realice los cambios necesarios y haga clic en
el botón Aceptar para guardar los cambios. Estos cambios solo podrán realizarse mientras la
póliza se encuentre en un estado de no revisada.
 Eliminar Póliza

Para eliminar una póliza, selecciónela en el listado de pólizas y haga clic en el botón de la
barra de herramientas, el sistema no le permite eliminar una póliza si ya se encuentra revisada,
para poder eliminarla debe encontrarse aún en estado de no revisada.

Para exportar, vista previa e imprimir una póliza

Este Listado podrá ser exportado en formato PDF o Excel. El procedimiento es el siguiente: dar

clic sobre el icono de Exportar , enseguida le aparecerá la ventana de exportar reporte

como muestra la figura 8 en donde le pedirá el formato, el nombre del reporte y la ubicación en
donde se guardara, enseguida dar clic sobre guardar.

Figura 8 Exportación del reporte de tipo de estimación

El reporte se podrá mandar a imprimir en forma directa o mediante el uso de la vista previa.
Para imprimir desde vista previa dar clic sobre el Para imprimir en forma directa dar clic sobre el icono

icono de vista previa se mostrara una imagen imprimir que se encuentra ubicado en la barra de
similar a la figura 9 enseguida dar clic sobre el icono herramientas se abrirá una ventana similar a la de
de imprimir . figura 10, deberá seleccionar la impresora a la que
desee mandar la impresión y enseguida dar clic en
Imprimir.

Para Generar pólizas desde factura de proveedores, es necesario dar clic sobre el icono
Figura 9 Vista previa del listado tipos estimaciones

Figura 10 Ventana de impresión

Generación de pólizas

El sistema tiene la capacidad de generar pólizas desde diferentes módulos del sistema
vinculando esta acción a un botón sobre cada módulo enlazando facturación de proveedores,
egresos, clientes, ingresos, almacén.

Generación de pólizas desde facturación de proveedores

Enseguida se mostrara una pestaña la cual contiene las facturas de proveedores pendientes de
provisionar, teniendo como ayuda los filtros de búsqueda podrá localizar la factura de
proveedor.
 Figura 11 Listado de pólizas desde factura de proveedores

VSCT nos brinda opciones para generar pólizas, si realiza una póliza por todas las facturas o
una póliza por cada factura por proveedor en cualquiera de los dos casos active la opción que
corresponda, para posteriormente darle una ubicación en donde se guardar la bitácora del
archivo en proceso. Por último de clic sobre el botón Generar.

Figura 12 Generación de pólizas y ubicación

Una vez creada la póliza, el sistema envía un mensaje para notificar que se genero un archivo
con la información de las pólizas generadas y pregunta si desea abrir el archivo (Ver figura
13).

Figura 13 Mensaje se grabó exitosamente la póliza

Generación de pólizas desde egresos

Para Generar pólizas desde egreso, es necesario dar clic sobre el icono , enseguida se
mostrara una pestaña la cual contiene las salidas o partidas de descargo, incluyendo los gastos
e inversiones (Ver figura 14).
 Figura 14 Listado de tipo de movimientos bancarios por egreso

Después de haber localizado el egreso con el cual se generara la póliza deberá agregar la
dirección de la ubicación en la que se guardara la bitácora del proceso, tomando en cuenta que
se realiza una póliza por un movimiento bancario. Por último de clic sobre el botón Grabar.

Figura 15 Ubicación del archivo bitácora del proceso

Una vez creada la póliza, el sistema envía un mensaje para notificar que se creó un archivo
con la información de las pólizas generadas y pregunta si desea abrir el archivo (Ver figura 16)

Figura 16 Detalle de la generación de pólizas contables de movimientos bancarios de egresos

Generación de pólizas desde facturación de clientes

Para generar pólizas desde factura de clientes, es necesario dar clic sobre el icono
Enseguida se mostrara una pestaña la cual contiene las facturas de clientes pendientes de
provisionar, teniendo como ayuda los filtros de búsqueda podrá localizar la factura de cliente.

Figura 17 Generación de pólizas desde factura de clientes

VSCT nos brinda opciones para generar pólizas, si realiza una póliza por todas las facturas o
una póliza por cada factura por cliente, en cualquiera de los dos casos active la opción que
corresponda, para posteriormente darle la ubicación en donde se guardara la bitácora del
archivo en proceso. Por último de clic sobre el botón Generar.

Figura 18 Opciones para la generación de pólizas

Una vez creada la póliza, el sistema envía un mensaje para notificar que se creó un archivo
con la información de las pólizas generadas y pregunta si desea abrir el archivo (Ver figura 19)

Falta figura 19 Detalle de la generación de pólizas contables de facturación a clientes

Generación de pólizas desde ingresos

Para Generar pólizas desde ingresos, es necesario dar clic sobre el icono , enseguida se
mostrara una pestaña la cual contiene las facturas de clientes pendientes de provisionar,
teniendo como ayuda los filtros de búsqueda podrá localizar la factura de cliente.
 Figura 20 Generación de poliza desde ingresos

Después de haber localizado el ingreso con el cual se generara la póliza deberá agregar la
dirección de la ubicación en la que se guardara la bitácora del proceso, tomando en cuenta que
se realiza una póliza por un movimiento bancario. Por último de clic sobre el botón Grabar.

Figura 21 Ubicación del archivo bitácora del proceso

Una vez creada la póliza, el sistema envía un mensaje para notificar que se creó un archivo
con la información de las pólizas generadas y pregunta si desea abrir el archivo (Ver figura 22)

Figura 22 Detalle de la generación de pólizas contables de movimientos bancarios de ingresos

Generación de pólizas desde movimientos de almacén

Para generar pólizas desde almacén, es necesario dar clic sobre el icono , enseguida se
mostrara una pestaña la cual contiene las facturas de clientes pendientes de provisionar,
teniendo como ayuda los filtros de búsqueda podrá localizar la factura de cliente.

Figura 23 Generación de poliza desde almacén

Después de haber localizado el movimiento de almacén con el cual se generara la póliza

deberá agregar la dirección de la ubicación en la que se guardara la bitácora del proceso,
tomando en cuenta que se realiza una póliza por un movimiento bancario. Por último de clic
sobre el botón Grabar.

Figura 24 Ubicación del archivo bitácora del proceso

Una vez creada la póliza, el sistema envía un mensaje para notificar que se creó exitosamente.

Figura 25 Poliza Generada exitosamente

Revisión de Pólizas

La revisión de pólizas se hace a todas aquellas pólizas que se encuentren en un estado de no

revisada, estás se pueden revisar accediendo a ellas desde el listado del módulo contable.

Para poder pasar una póliza a un estado de revisada es necesario verificar que los cargos y los
abonos concuerden, así como que las cuentas contables sean afectables.

Figura 1 Revisión de cargos y abonos

Si la póliza se encuentra correctamente, diríjase a la barra de herramientas y de clic sobre el

icono Revisar .

Cuando la póliza presenta un problema con los cargos y los abonos envía el una alerta sobre
este problema describiendo el problema que está surgiendo (Ver figura 2).

Figura 2 Aviso no es posible cambiar el estatus de la póliza

Exportar Pólizas

Las pólizas generadas en el sistema pueden ser enviadas a un archivo .txt, para poder ser
analizadas posteriormente por el sistema contable que utiliza la empresa, Para exportarlas,

seleccione las pólizas que desea exportar y haga clic sobre el botón , enseguida se
desplegara una ventana (Ver figura 1) en donde deberá seleccionar la ruta a la que se
generara la exportación y la ruta en donde se enviara la bitácora de la exportación

Figura 1 Exportar pólizas

Puede seleccionar el sistema contable que recibirá las pólizas (Ver figura2)

Figura 2 Selección de cuenta contable

Seleccionar el archivo al que generara la exportación y la bitácora (Ver figura 3) y selecciona el

botón Exportar el cual mandara un mensaje de aviso en donde la exportación de pólizas se
realizaron correctamente (Ver figura 4).
 Figura 4 Exportación ligada a un archivo

Figura 4 Mensaje de aviso

Podrá localizar la bitácora y la exportación de las cuentas en documentos .TXT dentro de la

misma dirección que relaciono en el punto anterior.

Figura 5 Bitácora de exportación

Figura 6 Archivo de exportación

Una vez exportadas las pólizas el sistema cambiará de manera automática el estado de esas
pólizas al estado de traspasada.
Importación del Catálogo de Cuentas Contables

El sistema puede utilizar los programas ContPAQ, Aspel COI y Macro Pro como herramienta
para realizar la importación de cuentas contables y posteriormente asociarlas a los activos de
la empresa, además de realizar la exportación de pólizas a archivos txt.

Para importar el catálogo de cuentas contables diríjase al

Menú Herramientas>Catálogo de configuración > Cuentas contables

Se desplegará un listado de las cuentas contables existentes (Ver figura 1).

Figura 1 Listado de cuentas contables

Importar cuentas contables

En la parte superior izquierda encontrara el icono de Importar cuentas contables que

deberá seleccionar, le mostrara una ventana que ayudara a importar el catalogo de cuentas.
(Ver figura 2)

Figura 2 Importar catalogo de cuentas contables

Posicionándose sobre el botón desplegable “Sistema contable” se mostraran las opciones de
donde deberá seleccionar el sistema contable del que importará al catalogo de cuentas,

posteriormente de clic sobre el icono de búsqueda de ruta e indique dirección en la que se

encuentra el archivo .txt y haga clic en el botón Importar.

Sustituir todo el catálogo: Si lo que desea es sustituir todo el catálogo active la

casilla en esa opción, si no activa esa casilla, el sistema importará solamente
las cuentas contables que no existan aún en el catálogo de cuentas del
sistema.
Módulo de Control

El sistema VSControl Total ERP cuenta con un módulo de control el cual le permite controlar
los avances que se tienen por cada obra.

Una de las cualidades del sistema es que le permite registrar las estimaciones que se le
generen al cliente, así como también capturar los contratos que se le asignen a subcontratistas
o destajistas, permitiéndole mantener en su obra el avance actual de trabajos pata tener así
una visión completa del volumen avanzado y el pendiente de ejecutar en cada una de las
actividades

Recuerde para realizar una estimación se debe tomar el costo total de la obra y para
desarrollar un contrato es en base del costo directo de la obra.

El módulo control se localiza como un proceso que pertenece a una obra en específica, por lo
tanto debemos seleccionar la obra para poder realizar una estimación ó un contrato de la
misma.

Si se encuentra con alguna restricción para realizar algún suceso sobre la

Configuración de Control de Obra, será necesario ver con que perfil cuenta el
usuario o bien que privilegios tiene, para realizar dichas acciones entre las
cuales se encuentran: Acceso a obras, Agregar, Modificar, Eliminar, Imprimir,
Revisar, Autorizar, Cancelar y Cerrar. La ruta del catalogo de perfiles es la
siguiente: Menú Herramientas>Perfiles de usuario.

El módulo de Control de obra esta ubicado en el Menú Módulo > Control de Obra

Dentro del control de obras, se encuentran ubicados los apartados que lo conforman, estos
son: Avances Físicos, Estimaciones, Contratos y Avances de contratos.
Módulo de Proyectos

El módulo proyectos se utiliza para llevar un mejor control sobre las obras que están
construyendo; en las cuales podrá cargar su presupuesto y explosión de insumos creados en
un sistema de precios unitarios. Este módulo es de gran importancia en el área de la
construcción, por lo que es importante establecer que todo documento emitido o recibido por la
empresa indique a que obra va dirigida.

El menú Obra esta diseñado para trabajar específicamente con el contexto que rodea a las
obras, ya sea en la definición de nuevas obras o existentes.

Si se encuentra con alguna restricción para realizar algún suceso sobre la

Configuración de Catalogo de Almacenes, será necesario ver con que perfil
cuenta el usuario o bien que privilegios tiene, para realizar dichas acciones
entre las cuales se encuentran: Acceso, Agregar, Modificar, Eliminar, Imprimir,
Revisar, Autorizar, Cancelar y Cerrar. La ruta del catálogo de perfiles es la
siguiente: Menú Herramientas>Perfiles de usuario.

Los catálogos que se utilizan para operar este apartado son empleados, clientes, cuentas
contables, general de insumos y catálogo de insumos.

El Modulo de Proyectos esta ubicado en el Menú Módulo>Catálogos>Obras.

Enseguida le mostrara una ventana con las obras que a dado de alta y cierta información de
cada una de ellas, si es la primera obra que crea dentro del sistema, entonces le mostrara
vació todos los campos (Ver figura 1).
Figura 1 Catálogo de Obras
Catálogo de Obra

El Catálogo Obra está diseñado para trabajar específicamente con el contexto que rodea a las
obras, ya sea en la definición de nuevas obras o existentes. En este menú se encuentran las
opciones que comprende el módulo que son: crear, abrir, propiedades, cerrar, catálogo de
insumos, explosión de insumos y presupuesto de una obra.

Este módulo está pensado para emprender proyectos, su gestión pasa fundamentalmente, por
un control de la obra, teniendo una estimación del presupuesto por obra, determinando el
control por partidas que intervendrán en la misma, contemplando los costos y recursos a
utilizar.

Si se encuentra con alguna restricción para realizar algún suceso sobre la

Obra, será necesario ver con que perfil cuenta el usuario o bien que privilegios
tiene, para realizar dichas acciones entre las cuales se encuentran: Acceso,
Agregar, Modificar, Eliminar, Imprimir, Revisar, Autorizar, Cancelar y Cerrar.
La ruta del catálogo de perfiles es la siguiente: Menú Herramientas>Perfiles de
usuario.

Cuando la empresa constructora ha adquirido una nueva obra y esta ya ha sido aprobada para
empezar a trabajar en ella, la empresa puede registrarla por medio del sistema VSCTotal ERP.

El catálogo de Obra esta ubicado en el Menú Módulo>Catálogos>Obra.

Agregar una nueva Obra al sistema

Para crear una obra, haga clic en el icono nuevo que se encuentra en la barra de
herramientas del catalogo obra, enseguida le desplegara la ventana Obra Nueva (Ver figura
1),la cual se integra principalmente de dos pestañas llamadas Datos principales y Presupuesto.

Primeramente deberá llenar todos los datos que se le solicitan en la pestaña Datos principales.

Figura 1 Obra Nueva

Datos Principales: En este apartado se capturan los datos que distinguen a la obra que se va a
crear (Ver figura 2).

Figura 2 Datos principales de obra nueva

(ID) Obra: Es el código de identificación única para la obra, es determinado por el usuario, es
valido que se introduzcan cualquier carácter alfabético, numérico o alfanumérico.
Estatus: Cada vez que se crea una obra, el estatus se encuentra en activa; cuando la
constructora ha terminado o clausurado el trabajo de una obra que fue registrada en el sistema,
esta debe ser cerrada en el sistema. Al cerrarla, ya no podrá seguir visualizando en el listado
de la ventana abrir una obra, el nombre de esta, para realizar cambios en ella, para esto debe
abrirla (el estado de la obra debe ser activa).
Nombre corto: Es el nombre con el que se identifica de una manera rápida a la Obra.
Descripción: Este campo es utilizado para detallar una descripción a la obra.
Dirección: Se escribe la Dirección de la obra: calle, número, colonia, estado.
Datos del contrato: Este apartado esta integrando por los datos del convenio, en el se incluye el
folio, las fechas de inicio y fin de la obra, el nombre del cliente y del supervisor (Ver figura 3).

Figura 3 Datos del contrato de nueva obra

Folio: Es utilizado para escribir el número de folio asociado a la obra.

Periodo: Se escribe la fecha de inicio y de término, en que se va realizar la obra.
Cliente: Es utilizado para seleccionar el cliente al que se le va realizar la obra.
El procedimiento es, haga clic en el botón de búsqueda de cliente, se le mostrará una ventana
con los nombres, seleccione el cliente y haga clic en el botón seleccionar.
Supervisor: Es utilizado para escribir el nombre del supervisor asignado para revisar la obra por
parte del cliente. Esta persona es externa a la constructora.

Personal de nuestra empresa

Figura 4 Captura para Personal de nuestra empresa.

Superintendente:
Responsable/Residente: Es utilizado para seleccionar el encargado de la obra. Para ello, haga
clic en el botón de búsqueda, mostrará un listado desplegable con los nombres de los
empleados, seleccione el responsable.
Notas: Es utilizado para agregar información adicional de la obra.
Después de ingresar la información, para guardar haga clic en el botón grabar de la barra
de herramientas, de lo contrario, haga clic en el botón cerrar y en el botón “No” para no guardar
los datos como muestra la figura 5.

Figura 5 Mensaje de confirmación para guardar obra

De tal forma que muestra en forma general las características relacionadas con una obra, esta
información describe la identidad de dicha obra, representa el informe financiero y presupuesto
de la obra. También podrá realizar la importación del presupuesto, la explosión de insumos de
la obra, entre otras actividades.
Presupuesto de la obra

La pestaña Presupuesto también forma parte de las propiedades de la obra, es utilizada para
mostrar el presupuesto total de la obra arrojado por el sistema de precios unitarios como el
OPUS y realizar consultas de ingresos, egresos, estimación y avance de la obra.

El presupuesto de la obra es una representación de lo estimado que se gastará para

desarrollar una obra. Esta opción es utilizada para realizar comparativas de lo presentado al
cliente, también para generar reportes de todas las estimaciones y contratos realizados a la
obra, también podrá ver los avances de los contratos.

El Módulo de Presupuesto está ubicado en el Menú Módulo> Catálogos> Obras

Para ello, haga clic en la pestaña Presupuesto (Ver figura 1), se mostrara la ventana en donde
podrá cargar el presupuesto de la Obra, realizar la explosión de insumos y Actualizar el
presupuesto.

Figura 1 Ventana Presupuesto sin haber sido cargado

Al abrir la pestaña de Presupuestos se mostrara dos apartados, Presupuesto y Costos. Dentro

del presupuesto se muestra el presupuesto total, el presupuesto contratado y el tipo de cambio;
Lo anterior puede ser ingresado de forma manual o bien se puede importar desde el botón
Actualizar presupuesto (Ver figura 2). En el apartado costos muestra el Costo directo-costo
indirecto, costo directo, costo indirecto, monto adicional para el límite de gastos en la obra. En
este apartado se puede realizar la explosión de insumos.
Para cargar un presupuesto deberá dar clic sobre el icono Actualizar el presupuesto ,
este botón es utilizado para cargar el presupuesto, creado previamente en un sistema de
precios unitarios como el OPUS, dicho botón abrirá la ventana importar presupuesto de la obra
que creo (Ver figura 2).

Figura 2 Importación de presupuesto

Archivo fuente: Al dar clic en el botón de selección, se le mostrara un listado desplegable con
los programas OPUS, OPUS PLANET, NEODATA, EXCEL (Plantillas) que son programas que
interactúan con el VSControl Total ERP.

Procedimiento: Seleccione la carpeta donde se encuentra el presupuesto guardado, dando clic

sobre el botón Localizar directorio de la obra el cual le incluirá la Ruta del archivo fuente
(Ver figura 3).

A Insumos básicos: Separa todo a detalle los grupos de la explosión de insumos.

A insumos básicos manteniendo compuestos de mano de obra: Desglosa todo menos el grupo
de mano de obra, lo conserva compuesto, es decir mantiene un insumo llamado cuadrilla.
 Figura 3 selección de archivo fuente

Ejemplo: Si tiene insumos de tipo Equipo, por ejemplo una retroexcavadora, y en su

presupuesto este un compuesto que tiene los siguientes insumos:

GASOLINA
OPERADOR
COSTO POR HORA

El sistema no desglosará estos insumos, solamente verá en la explosión de la obra el insumo

RETROEXCAVADORA, el cual obviamente contendrá el total del importe de la sumatoria de
los insumos que contiene.

El control por partidas del presupuesto se utiliza para cuando desea controlar las compras y los
movimientos de almacén con mas detalle, llevando una comparativa de lo presupuestado vs lo
comprado no a nivel general, sino a nivel de los conceptos del presupuesto, el nivel de control
dependerá de la profundidad que desee manejar en el presupuesto cargado a la obra,
pudiendo llegar desde 1 hasta 9 (el cual es el nivel de control tope para controlar en el
sistema).
Después, selecciona el nivel de las partidas para controlar los excedentes en las compras y
movimientos de almacén; Esto no le modificará su presupuesto, por ejemplo, si usted construyó
su presupuesto con un nivel 4:

-CAPÍTULO
-SUBCAPÍTULO
-PARTIDA
-CONCEPTO DE DETALLE

Pero supongamos no desea controlar sus compras y sus movimientos de almacén a esos 4
niveles, solo desea hacerlo a 3, entonces estamos configurando que al momento de hacer
compras y movimientos de almacén orientados a esa obra, el sistema le pedirá que direccione
los insumos hasta el nivel de la partida, ya no le desglosará la ramificación siguiente del
concepto de detalle, de esa manera controlara cuantos insumos presupuesto para cada partida
y le dirá si se esta excediendo o no. Esto no quiere decir que a la hora de hacer estimaciones,
subcontratos y avances el sistema solo le mostrará 3 niveles, para estas entidades, el sistema
le desglosará el presupuesto al nivel que usted lo definió en OPUS (que para nuestro ejemplo
son 4 niveles).

Por otra parte, si desea no controlar a ningún nivel, entonces, a la hora de hacer compras y
movimientos de almacén orientados a esa obra, el sistema no le pedirá desglose, solamente le
pedirá que haga una comparación general, si, por ejemplo, en total, presupuesto 1000 ladrillos
y el desea comprar 30, el sistema comparará 30 vs. 1000 ladrillos para controlar que no se
sobrepase del presupuesto, que en este ejemplo, no se estaría excediendo.

Después de haber seleccionado como corresponde, será necesario dar clic en importar para
terminar el proceso de importar el presupuesto de la obra.

En la primera importación del presupuesto se considera como el contratado, sobre este se

puede trabajar para realizar propiamente las estimaciones y contratos, si se requiere una
aditiva en algún concepto ya presupuestado o un concepto extraordinario, se puede realizar por
medio de una orden de cambio, por lo tanto es necesario hacer la modificación del presupuesto
en el programa de precios unitario y posteriormente importarlo en el sistema.

Cuando se importa al sistema un presupuesto con aditivas en una obra que ya tenía un
presupuesto anterior, el sistema ofrece la opción para manejar órdenes de cambio, por medio
de las cuales se administran las aditivas o modificaciones entre el presupuesto actual y el que
se desea actualizar.
Nivel de afectación: Esta ligado a control por partidas del presupuesto, aquí se define el nivel
de afectación que se compara con las compras.

Procedimiento: Escriba el número de nivel de afectación. Esta opción se utiliza en los

apartados de compras, facturación a proveedores y cheques independientes, dependiendo del
nivel de afectación es la partida que se va asignar, es para relacionar el concepto con el
insumo y la cantidad requerida.

Enseguida el sistema comenzara generar información de la matriz mostrando dicho mensaje en

la parte inferior del sistema, finalmente mostrara un mensaje diciendo que el proceso ha sido
terminado con éxito (Ver figura 4).

Figura 4 Mensaje de proceso terminado

Al aceptar deberá mostrar nuevamente la pantalla Presupuesto dándole valores en los campos
de presupuestos y costos (Ver figura 5), los campos sombreados en color azul no podrán ser
modificados.

Figura 5 Valores definidos en Presupuestos y Costos

El presupuesto de la obra es una representación de lo estimado que se gastará para
desarrollar una obra. Esta opción es utilizada para realizar comparativas de lo presentado al
cliente, también para generar reportes de todas las estimaciones y contratos realizados a la
obra mediante filtros, también podrá ver los avances de los contratos.

El procedimiento es, haga clic en el Menú Módulos> Catálogos > Obras

Abra la obra en la que desea que se muestre el presupuesto y haga clic sobre la pestaña
Presupuesto, encontrara un botón llamado Presupuesto de Obra, al seleccionar el botón se
abre una pestaña llamada Presupuesto de la obra (Ver figura 6).

Figura 6 Pestaña presupuesto

En la parte superior se encuentra el filtro vista del presupuesto, que despliega las siguientes
opciones: Presupuesto actual, Presupuesto contratado y Seguimiento de órdenes de cambio.

Presupuesto de la Obra: Al seleccionar el botón Presupuesto de la obra , se despliega una

pantalla (Ver figura 7) en la que se podrá seleccionar por medio del filtro Vista del presupuesto,
la vista que desea que se muestre, las vistas del presupuesto son las siguientes:
 Figura 7 Vistas del presupuesto de la obra

Después de haber seleccionado cualquiera de estas opciones, deberá dar clic sobre el icono

actualizar para que se muestre el escenario deseado.

Presupuesto actual: Muestra un panorama por concepto del presupuesto existente, ajustando
los conceptos nuevos así como los precios de los mismos (Ver figura 8).

Figura 8 Presupuesto actual

Presupuesto contratado: Se mostrara el presupuesto de adjudicación, el precio al que se

contrata la obra (Ver figura 9).
 Figura 9 Presupuesto contratado

Seguimiento de órdenes de cambio: Muestra una comparativa del presupuesto contratado, con
las órdenes de cambio que se han aplicado, obteniendo un presupuesto actual en donde se
define el volumen, precio e importes actualizados.

Figura 10 Seguimiento a órdenes de cambio.

 Figura 11. Seguimiento a órdenes de cambio 2

Seguimiento contra Avances. Muestra una comparativa del presupuesto contra las
estimaciones, contratos, avances de contratos y avances físicos registrados en el sistema.

Figura 12 Seguimiento contra avances.

Parámetros de Configuración

La pestaña Parámetros de Configuración también forma parte de las propiedades de la obra,

es utilizada para asignar la cuenta contable de egresos y realizar configuraciones para
controlar la obra.

Esta pestaña se crea al dar de alta una obra y es la tercera pestaña dentro del catálogo Obras,
su ubicación es Menú Catálogo> Obras> Pestaña configuración Al abrirlo se mostrara la
pantalla de la figura 1.

Figura 1 Pestaña Configuración

Módulo: Contiene todos los módulos con los que cuenta el sistema, aquí se podrá seleccionar
el módulo que se quiera configurar para esa obra (Ver figura 2), al seleccionar cualquiera de
los módulos, se desplegara la clave y el valor con el que se encuentra asignado esa clave, los
valores podrán ser No y Si por lo que podrán ser modificados a interés de la empresa. Además
se acompaña cada clave con una descripción referenciando como se aplica los casos de
valores.

Figura 2 Filtro Módulo

Enseguida se muestra un listado de módulos según el filtro que selecciono, al dar clic en
cualquiera de la lista o sobre la clave, mostrara en el campo Descripción, una descripción que
ayuda a la configuración del valor.

Valor: Son las asignaciones que se dan por módulo, para tener una configuración determinada,
puede tener un cuadro de texto en el que se tendrá que capturar la información solicitada o
bien una lista desplegable, para seleccionar entre las opciones que da el sistema.

ASIGNACION DE VALOR
MÓDULO: CONTABILIDAD
Cuenta contable costos
Indica la cuenta contable que aplica al concepto de costos para la obra. Esta cuenta puede ser
una cuenta agrupadora, si existen un modelo contable desglosado.
Segmento negocios
Indica la clave del segmento de negocios (en caso de tener CONTPAQ), Departamento (en
caso de tener ASPEL-COI) o centro de costos al que se contabilizarán los gastos o costos de
esta obra. El dato capturado en este campo se sobrepondrá en las cuentas afectables de los
insumos marcados que desglosan costo por obras, la posición en la que se sobrepondrá será
la indicada en la configuración 'PosiciosDesgloseCostosXObra' de la configuración del
sistema.
MODULO: COMPRAS
Heredar bloqueo, cantidad y precios en requisición y O.C.
Si el valor es SI, indica que la configuración de bloqueos de cantidades y precios se heredará
desde la configuración general y las configuraciones de la obra no aplicarán. En caso de que
el valor sea NO, aplicarán las configuraciones de bloqueo que tiene la obra.
Bloquear cantidades por excederse presupuesto:
Si el valor es SI, indica que en las Órdenes de compra, al identificar que la cantidad solicitada
excede el presupuesto, el sistema bloqueará la compra y no permitirá registrar esa cantidad.
Bloquear precios si excede el presupuesto:
Si el valor es SI, indica que en las Órdenes de compra, al identificar que el precio registrado
excede el costo directo registrado en el presupuesto, el sistema bloqueará la compra y no
permitirá registrar ese precio.
Heredar, modificar usuarios en requisición y O.C:
Indica si las configuraciones respecto a modificar el solicitante, el revisor y el autorizador se
toman de la configuración general o de la configuración de la obra. Si el valor es SI, indica que
toma la configuración general, si es NO, indica que se toma la configuración de la obra.
Modificar solicitante en requisición:
Indica, en las requisiciones, si el solicitante puede ser modificado por el usuario capturista.
Modificar solicitante en orden de compra:
Indica, en las órdenes de compra, si el solicitante puede ser modificado por el usuario
capturista.
Modificar revisor en requisición:
Indica, en las requisiciones, si el revisor puede ser modificado por el usuario capturista.
Modificar revisor en Orden de compra:
Indica, en las órdenes de compra, si el revisor puede ser modificado por el usuario capturista.
Modificar autorizador en requisición:
Indica, en las requisiciones, si el autorizador puede ser modificado por el usuario capturista.
Modificar autorizador en Orden de compra:
Indica, en las órdenes de compra, si el autorizador puede ser modificado por el usuario
capturista.
MODULO: CONTROL DE OBRAS
Es presupuesto a mano alzada:
Indica si el presupuesto asociado con la obra fue diseñado a mano alzada o por precios
unitarios. En caso de mano alzada, las obras no validarán los insumos comprados de forma
particular, sino que se acumularán las compras para indicar que excede el presupuesto sólo
cuando los importes se hayan rebasado, pero sin detallar los insumos comprados de más o
excedidos. En este tipo de obras lo que importa es no rebasar el monto presupuestado, no
importando los insumos comprados.
Sistema PU:
Indica el sistema de precios unitarios en el que fue diseñado el presupuesto. Puede ser:
OPUS, NEODATA, SINCO, EXCEL.
Modo costeo:
Indica el modo de costeo de la obra. Este modo puede ser 1- Por Obra, 2-Por Partidas, 3.- Por
Subobras. En el modo de costeo Por Partidas y Por Subobras se exige que al momento de
registrar costos o gastos (Requisiciones, órdenes de compra, facturas de proveedores,
movimientos de almacén, etc.), se especifiquen las partidas o subobras afectadas,
respectivamente.
Nivel del control costo por partidas
Indica el nivel de identación del control de costo por partidas, cuando la clave Modo Costeo =
2 o 3. No aplica cuando el modo de costeo es Por Obra.
Decimales en volumen estimación:
Indica la cantidad de decimales aceptados como entrada de captura en los registros de
volúmenes estimados.
Es obra GIA:
Indica que la obra es de tipo GASTOS INDIRECTOS ADMINISTRATIVOS, lo cual significa
que no es una obra propiamente de construcción o de servicios, sino que es una obra que
auxilia a recopilar los gastos indirectos administrativos para después repartir entre las obras de
construcción.
Permitir exceder en contratos:
Indica si se permite capturar un volumen que en suma con los contratos registrados, excede el
volumen en el presupuesto de la obra.

Permitir excederse en avances de contratos:

Indica si se permite capturar un volumen que en suma con los avances registrados, excede el
volumen del contrato.
Permitir exceder en estimaciones:
Indica si se permite capturar un volumen que en suma con las estimaciones registradas,
excede el volumen del presupuesto de la obra.
Permitir exceder en avances internos:
Indica si se permite capturar un volumen que en suma con los avances internos registrados,
excede el volumen del presupuesto de la obra.
Modo explosión de insumos:
Indica el modo de explosión definido para la obra y sobre la cual se generan las vistas de la
explosión de insumos y las comparativas de costos por insumos. Los valores pueden ser: (1)A
insumos básicos, (2)A insumos básicos manteniendo compuestos de mano de obra, (3)A
insumos básicos sin desglose de costos horarios. De acuerdo a la opción seleccionada, el
sistema genera la explosión y valida lo comprado y gastado en la obra, para determinar si se
excede o no del presupuesto.
Alerta para autorización si excede el presupuesto:
Indica si se debe alertar al usuario cuando se exceda el presupuesto de la obra.
VIVIENDAS
Conceptos gastos:
Indica el ID de la cuenta de gastos a la que aplican los gastos de esta obra en el módulo
viviendas. En viviendas, un fraccionamiento es construido con un conjunto de obras, las cuales
acumulan el costo del fraccionamiento, cada obra afecta a un concepto de gastos específico.
GENERAL
Es obra de interés social:
Indica que la obra es de tipo INTERES SOCIAL, lo que implica que al provisionar gastos a
esta obra, no se considerará el IVA, ya que la ley indica que este tipo de obras no gravan IVA.
Empleados con acceso a la obra:
Muestra el ID del empleado, nombre del empleado y las iniciales de las personas que cuentan
con acceso a la obra.
Para agregar a un empleado para que tenga acceso a la obra, deberá dar clic sobre el icono
agregar empleado , el cual le desplegara la ventana de búsqueda de empleados de la cual
deberá seleccionar al empleado que desea agregar.

Si lo que requiere es quitar a un empleado del acceso a la obra deberá seleccionar al

empleado que desea quitar y dar clic sobre el icono quitar empleado , enseguida será
quitado de la lista el empleado y no podrá tener acceso a la obra (Ver figura 3).

Figura 3 Empleados con acceso a la obra

Explosión de insumos

Este catálogo sirve para controlar todos los insumos y conceptos que participan en el presupuesto.

Es la contabilización de la cantidad total al 100% de cada Insumo que interviene en el

Presupuesto.
La Explosión de Insumos debe arrojar el listado de Insumos detallado con el volumen total
utilizado de cada uno de los Insumos, ya sean Materiales, Mano de Obra, Equipo o cargos
especiales.

La explosión de insumos se encuentra ubicada en el Menú Módulo >Catálogos> Obras >

Pestaña presupuesto.

Figura 1 Ubicación botón explosión de insumos

Estando ubicado sobre la pestaña presupuestos ir al botón explosión de insumos , el cual

se encuentra dentro del apartado costos dar clic sobre este botón, le mostrará la ventana
explosión de insumos de la obra (Ver figura 2).
 Figura 2 Explosión de insumos de la obra

La ventana inicia con el nombre de la Obra, enseguida muestra los filtros: Vista de la explosión
de insumos y Grupos de insumos.

Vista de la exposición de insumos: Despliega tres opciones en las que se puede observar el
cuadro de la explosión de diferente ángulo (Ver figura 3).

Figura 3 Filtro vista de explosión de insumos

Explosión de insumos actual-contratos: Esta vista muestra la explosión por insumos actual, la
agrupación de los insumos se mostrara dependiendo el filtro Grupos de insumo que active.
 Figura 4 Explosión de insumos Actual- contratos

Explosión de insumos contratada: Se mostrara la explosión de los insumos que se contratan

para la obra. Muestra el ID del insumo, la descripción, cantidad presupuestada, unidad, precio
unitarios contratados e importe presupuestado (Ver figura 5).

Figura 5 Explosión de insumos contratada

Seguimiento de órdenes de cambio:

Figura 6 Seguimiento de órdenes de cambio.

Para mostrar cualquiera de los tres escenarios es necesario seleccionar una de las vistas de

explosión y enseguida dar clic sobre el botón Actualizar .

Además cuenta con otro filtro llamado grupos de insumos, con esta herramienta podrá filtrar
solo la información que requiera consultar, los filtros son los siguientes: Todos, Herramientas,
Subcontratos, Materiales, Equipos, Acarreos, Mano de Obra, Auxiliares y Destajos. Al
seleccionar uno de ellos y actualizar, se filtrara solo la información que se requirió y será la que
se muestre en pantalla, para posteriormente poder ser exportada a un formato como PDF o
Excel, o bien mandar a imprimir directamente desde el sistema.

Para exportar, vista previa e imprimir el reporte de explosión de insumos

Este Listado podrá ser exportado en formato PDF o Excel. El procedimiento es el siguiente: dar

clic sobre el icono de Exportar , enseguida le aparecerá la ventana de exportar reporte

como muestra la figura 8 en donde le pedirá el formato, el nombre del reporte y la ubicación en
donde se guardara, enseguida dar clic sobre guardar.
 Figura 7 Exportación de Obra

El reporte se podrá mandar a imprimir en forma directa o mediante el uso de la vista previa.

Para imprimir desde vista previa dar clic sobre el Para imprimir en forma directa dar clic sobre el icono

icono de vista previa se mostrara una imagen imprimir que se encuentra ubicado en la barra de
similar a la figura 9 enseguida dar clic sobre el icono herramientas se abrirá una ventana similar a la de
de imprimir . figura 10, deberá seleccionar la impresora a la que
desee mandar la impresión y enseguida dar clic en
Imprimir.

Figura 8 Vista preliminar de explosión de insumos de obra

Figura 9 Ventana de impresión
Configuración de Topes Financieros

En la apertura de una obra es clave definir el control que se desea llevar, el sistema le permite
controlar su presupuesto por los costos directos más un adicional, es decir que dentro la
iniciación de la obra es posible controlar por partidas y en cada una de estas asignar topes
financieros. De acuerdo al nivel que desea controlar es el importe a costo directo que el
sistema propondrá controlar. Por ejemplo:

Un presupuesto de tres niveles (Capítulo, Sub-capítulo, Concepto) Si desea controlar el nivel

de sub-Capitulo el sistema sumara todo el costo directo de los conceptos que se anidan dentro
del sub-capitulo a controlar.

Otro nivel más arriba pudiera controlarse a nivel de Capitulo, es decir que este propondrá el
costo directo de todos los sub-capítulos que se aniden en el.

Si se encuentra con alguna restricción para realizar algún suceso sobre la

Configuración de Catalogo de Obras, será necesario ver con que perfil cuenta
el usuario o bien que privilegios tiene, para realizar dichas acciones entre las
cuales se encuentran: Acceso, Agregar, Modificar, Eliminar, Imprimir, Revisar,
Autorizar, Cancelar y Cerrar. La ruta del catálogo de perfiles es la siguiente:
Menú Herramientas>Perfiles de usuario.

Es muy importante que la configuración de los topes financieros se realice después de importar
el presupuesto a un nivel de partidas. Si no controla el presupuesto a nivel por partidas
entonces no puede configurar topes financieros, es la única regla que se necesita cumplir para
tener este control.

Esta configuración es parte del Modulo de Proyectos que está ubicado en el Menú
Módulo>Catálogos>Obras.
Enseguida le mostrara una ventana con las obras que a dado de alta y cierta información de
cada una de ellas, si es la primera obra que crea dentro del sistema, entonces le mostrara
vació todos los campos (Ver figura 1)

Figura 1 Catálogo de Obras

Los topes financieros se definen por el control por partidas, entonces en cada obra requiere
definir el nivel por partida del presupuesto que se importara. La captura clave se le muestra en
la siguiente pantalla: (Ver figura 2)

Figura 2 Control Por partidas

Una vez terminada la acción de importar el presupuesto al sistema, haya revisado su
presupuesto, la explosión de insumos correspondiente, observe que en la pantalla en la que se
encuentran estas opciones de consulta se habilito un botón más este es el que le permitirá
establecer los topes financieros de este proyecto que acaba de importar. Así como se muestran
en (Ver figura 3)

Figura 3 Control de topes financieros

En el momento que se presiona el botón de topes financieros, le permitirá establecer importes

adicionales a las partidas que busco controlar, por omisión el sistema calculara el costo directo
como importe base, usted puede sumarle más si establece un importe adicional a cada partida
que desea controlar. Por ejemplo en la siguiente figura se le mostrará la configuración de topes
financieros a primer nivel (Ver figura 4)

Figura 4 Establecer topes Financieros

La configuración de los topes financieros puede ser definida desde un inicio permitiendo así
que el proyecto tendrá este control. Lo primero que ofrece este control es informar las partidas
que será vigilada de acuerdo a dos criterios:

1. El importe presupuestado, será el costo directo a primer instancia, si este no tiene un

importe adicional entonces el sistema le bloqueara toda compra que intente superar el
importe definido por el presupuesto.
2. El monto tope Adicional, esta información es puesta o escrita por el usuario que
impondrá los importes adicionales, el criterio es libre, puede iniciar con un tope
financiero y posteriormente aumentarlo según el proceso de la obra, normalmente los
topes empiezan con un importe en cero.

Es muy importante que los cambios que haga manualmente a la configuración

de topes financieros los vaya haciendo incrementando los importes. Solo si,
existe una orden de cambio que justifique los incrementos podrá hacer un
decremento de los importes, de lo contrario si disminuye el importe de topes
financieros sin justificar, el sistema le bloqueara en la siguiente compra, porque
para el resumen de gastos adicionales ya es una compra excedida.

La configuración de los topes financieros debe ser puesta en marcha habilitando en los
parámetros de la obra, el sistema por omisión coloca en “No” para no controlar por medio de
topes financieros, si está decidido llevar acabó este control es necesario cambiar este criterio,
entonces en la siguiente pantalla le mostraremos cuales opciones debe cambiar para hacer
valido la configuración para esta obra. (Ver figura 5)

Figura 5 Configurar Topes Financieros

 Para su conocimiento le informamos que al configurar los topes financieros, se
está controlando principalmente, los volúmenes y precios unitarios de lo
presupuestado en las compras, Facturación de proveedores, Contratos de sub-
contratistas- Destajistas.

Solamente si en el desarrollo del presupuesto crear capítulos adicionales

contemplándolos para extra ordinarios, no cobrables u otro capítulo que usted
desee considerar el sistema no le validara los volúmenes y precios unitarios,
solo se llegaran a bloquear por el importe adicional asignado para cada partida
creada. Esto se debe a que estas partidas creadas pueden no tener una
explosión de insumos que controlar.

Alerta en obra

La configuración de los topes financieros le permite tener un seguimiento de alertar cuando se

estén sobre pasando los importes configurados para esa obra, para esta alerta es necesario
que el usuario la tenga definida en su perfil.

Es necesario activar la alerta en Configuración de Catalogo de Perfiles, será

necesario ver con que perfil cuenta el usuario o bien que privilegios tiene, para
que dichas acciones que tenga le pueda sumar privilegios especiales. La ruta
del catálogo de perfiles es la siguiente: Menú Herramientas>Perfiles de
usuario.

La información a mostrase en pantalla se presenta al iniciar el sistema, permitiendo ver en las

opciones cuales son las obras que exceden en los topes financieros.

Figura 6 Alerta con gastos adicionales

Alerta de obras pendientes de facturar fondo de garantía

Como parte de la información que puede mostrar el sistema indicando que existen pendientes
por el proceso de la obra, se presenta la alerta que indica cuales son las obras que se tienen
activas y que se ha estimado el 100 % de sus conceptos para mostrar cuanto es el importe de
fondo de garantía se debe cobrar por esa obra.

Por lo tanto es necesario cubrir el seguimiento a las estimaciones, donde en cada estimación
elaborada debe colocarse el porcentaje de fondo de garantía que se retiene, la suma de todo lo
retenido será la información que el sistema deba alertar.

Es importante activar la alerta en el Catalogo de Perfiles, será necesario ver

con que perfil cuenta el usuario o bien que privilegios tiene, para que dichas
acciones que tenga le pueda sumar privilegios especiales. La ruta del catálogo
de perfiles es la siguiente: Menú Herramientas>Perfiles de usuario. En la
pestaña permisos especiales podrá encontrar la alerta que se menciona.

Dentro de la apertura de la obra se encuentra información que puede identificar las

estimaciones que suman el fondo de garantía retenido, permitiendo monitorear el importe que
debemos cobrar al cliente por fondo de garantía, esta información es totalmente informativa. Lo
puede ver en la opción “Presupuesto” de cada obra que desee consultar. (Ver figura 1)

Figura 1 Estatus de Fondo de Garantía.

La información que puede ver en el estatus del fondo de garantía será parte de la alerta que se
mostrará en el inicio de su sesión, tomando en cuenta que el número de estimación concluye el
proyecto al 100 % la alerta le advertirá que existe un importe por el cual puede facturar al
cliente. (Ver figura 2)

Figura 2 Alerta de Fondo de Garantía.

Es importante que antes de emitir la facturación de clientes desde la alerta,

usted tenga previamente configurado el insumo de enlace este es un requisito
para interactuar un concepto definido con el importe que se prende cobrar. En
la configuración de la empresa contemple esta relación.

En la siguiente imagen, podrá visualizar el apartado donde se debe llevar el vínculo del insumo
base para la facturación de fondo de garantía. (Ver figura 3)

Figura 3 Configuración de insumo enlace.

Establecer porcentajes topes e contratos

Se ha incluido como parte de la configuración de un proyecto poder definir el costo tope

pagable para un contratista, por definición del sistema el precio unitario sugerido para cada
actividad es el costo directo de ese concepto. Sin embargo en cada proyecto se puede
establecer el un porcentaje menor al 100 % del costo.

Es natural para cada actividad contratar al 100 % sugerible, pero es posible obtener ganancia
por cada concepto estableciendo un 80 % o menor donde el 20 % puede simbolizar una
margen de contribución de esa actividad. Entonces cada actividad el máximo pagable sería el
80 %.

Cada proyecto puede configurar estos parámetro de manera independiente o simple mente no
establecer este criterio para la obra y solventar con las opciones de no excederse de
cantidades en contrato o en avances. En la siguiente imagen se ejemplifica las opciones que se
requieren combinar (Ver figura 1)

Para poder realizar esta configuración es necesario que el usuario que realice
esta configuración tenga acceso al catálogo de obras. Entonces en el Menú
Herramientas>Perfiles de usuario. En la pestaña permisos a procesos podrá
localizar el módulo control de obra en este se encuentra la opción “Catálogo de
obra” que le permitirá ver esta acción que se le comenta.

Figura 1 Configuración costo tope.

Las opciones que se interactúan en esta configuración son:

1. Permitir exceder en costo tope en contratos, esta opción debe indicar la palabra “NO”
2. Porcentaje tope en contrato, esta opción usted puede establecer el porcentaje máximo
en el precio unitario a contratar.

Esta configuración que se define en cada proyecto, es posible verla reflejada en el proceso de
elaboración de un contrato. El sistema propondrá un 80 % de costo directo como precio unitario
a sugerir en cada actividad, según el ejemplo planteado. Si en un momento dado se quiere
exceder de ese precio unitario el sistema le enviara una alerta mostrándole el precio máximo
que puede negociar. (Ver figura 2)

Figura 2 Mensaje de precio máximo.

SI desea exceder este tope, será necesario que vaya nuevamente al catálogo
de obra y cambiar el porcentaje o deshabilitarlo para que le permita ejercer el
precio que se desea pactar con el contratista.
Restringir avances de contrato contra estimaciones

En el sistema existe una propuesta para el control de avances de contrato esta define que
primero es necesario ejercer actividades estimadas al cliente para que posteriormente pueda
ejercer un avance, por lo tanto activar esta validación bloquearía la creación de un avance si
primero volumen estimado. En la siguiente imagen se le muestra la opción (Ver figura 1)

Para poder realizar esta configuración es necesario que el usuario que realice
esta configuración tenga acceso al catálogo de obras. Entonces en el Menú
Herramientas>Perfiles de usuario. En la pestaña permisos a procesos podrá
localizar el módulo control de obra en este se encuentra la opción “Catálogo de
obra” que le permitirá ver esta acción que se le comenta.

Figura 1 Configuración Restringir avances contra Estimaciones

Esta configuración es un bloqueo para las actividades de avances de contrato, es necesario

que primero se estime la actividad para que se le permita continuar con la actividad, sin
embargo para la elaboración de un contrato no existe el bloqueo, puede contratar la actividad.
También es importante que conozca que el sistema mide el volumen que se está estimando,
por lo tanto si desea crear un avance que sobre pase lo estimado no lo podrá realizar.
El sistema le mostrará por medio de un mensaje, el motivo por el cual no puede ejercer el
volumen en el avance que desea crear, en la siguiente imagen se muestra la leyenda que
muestra el bloqueo. (Ver figura 2)

Figura 2 Mensaje para Restringir avances contra Estimaciones

El sistema únicamente bloqueara todas las actividades que tienen un presupuesto que pueda
comprar, es posible que existan actividades que se hayan agregado por medio del sistema
como conceptos extra ordinarios o adicionales todas estas actividades que se ingresan por
sistema VSControl Total no se podrán bloquear ya que no existe un presupuesto para estas
actividades con matriz de precios unitarios.
Ordenes de cambio

En la primera importación del presupuesto se considera como el contratado, sobre este se

puede trabajar para realizar propiamente las estimaciones y contratos

Orden de cambio: Se presenta cuando se requiere una aditiva en algún concepto ya

presupuestado o un concepto extraordinario. Por lo tanto es necesario hacer la modificación del
presupuesto en el programa de precios unitario y posteriormente importarlo en el sistema.

Cuando se importa al sistema un presupuesto con aditivas en una obra que ya tenía un
presupuesto anterior, el VSControl Total ERP ofrece la opción para manejar órdenes de
cambio, por medio de las cuales se administran las aditivas o modificaciones entre el
presupuesto actual y el que se desea actualizar.

Primero, para actualizar el presupuesto de una obra debe accesar a las propiedades ubicada
en Menú Módulo> Catálogo> Obra.

Hacer doble clic sobre la obra que se requiera hacer una aditiva y posicionarse sobre la

pestaña Presupuesto, enseguida dar clic sobre el icono Actualizar el presupuesto , se

mostrara una ventana en donde podrá realizar dicho evento.

Figura 1 Importar presupuesto de la obra

Archivo fuente: Al dar clic en el botón de selección, se le mostrara un listado desplegable con
los programas OPUS, OPUS PLANET, NEODATA, EXCEL (Plantillas) que son programas que
interactúan con el VSControl Total ERP,
Procedimiento: Seleccione la carpeta donde se encuentra el presupuesto guardado, dando clic

sobre el botón Localizar directorio de la obra el cual le incluirá la Ruta del archivo fuente
(Ver figura 2).

A Insumos básicos: Separa todo a detalle los grupos de la explosión de insumos.

A insumos básicos manteniendo compuestos de mano de obra: Desglosa todo menos el grupo
de mano de obra, lo conserva compuesto, es decir mantiene un insumo llamado cuadrilla.

Figura 2 selección de archivo fuente

Aparecerá una ventana como la que se muestra en la Figura 3, donde el sistema propone dos
opciones; la primera, es importar el presupuesto como una sustitución total al que actualmente
se tiene en la obra, sin embargo, con esta opción, no se estarían controlando las
modificaciones. Caso contrario sucede con la segunda opción, en la cual el sistema propone
administrar estas modificaciones o aditivas al presupuesto a través de las órdenes de cambio.

Figura 3 Importando el presupuesto

- El presupuesto contiene una nueva orden de cambio (los conceptos que tienen diferencia
contienen la orden de cambio): el sistema propone administrar estas modificaciones o aditivas
al presupuesto a través de las órdenes de cambio.
Haga clic en el botón Continuar; aparecerá una ventana como la que muestra la Figura 4, en
donde le muestra la interfaz de la orden de cambio; Debe asignar una descripción, en donde
puede explicar el motivo de las modificaciones. También es importante que defina si el cargo
de los cambios o aditivas se asignará al cliente o a la empresa; Si graba la orden de cambio
con estatus A revisión, las modificaciones o aditivas no se actualizarán inmediatamente, pues
la orden de cambio solamente se hará efectiva en el sistema una vez que se autorice, lo cual
solo lo podrá hacer la persona con el permiso correspondiente. Por último, por default aparece
el nombre del usuario que registra la orden de cambio, siendo un campo inmodificable.

Figura 4 Obra de cambio

Puede observar que en la parte del detalle de la orden de cambio se muestra el presupuesto
anterior contra el presupuesto actualizado y el presupuesto actual. Más a la derecha, en la
pestaña Tipo de ajuste, es posible que se muestre cierta nomenclatura, dependiendo si se
agregaron conceptos nuevos, o si hubo alguna modificación en la cantidad o en el precio de un
concepto existente en el presupuesto anterior.

Nomenclatura
VM Volumen Modificado
CC Concepto Creado
CE Concepto Eliminado
PM Precio Modificado
Para continuar, haga clic en el botón Grabar la orden de cambio. El sistema comenzara la
carga, este proceso puede tardar varios segundos. Al terminar, aparecerá un mensaje como el
que muestra la Figura 5

Figura 5 Mensaje de proceso terminado

Haga clic en el botón Aceptar. Después, grabe los cambios en la obra haciendo clic en el botón
Guardar ubicado en la barra de herramientas de la obra (Ver figura 6).

Figura 6 Pestaña Ordenes de cambio

Para consultar la orden de cambio, haga clic sobre el registro que se encuentra en la pestaña
Órdenes de cambio en donde se encuentra un listado con las órdenes de cambio ordenadas
consecutivamente por fecha, para ver el contenido es necesario dar doble clic enseguida le
mostrara la interfaz mostrada en la Figura 7. Si la orden de cambio se encuentra A revisión y ya
se desea autorizar, el usuario con el permiso correspondiente puede accesar a la orden de
cambio mediante esta ventana y cambiar el estatus con el objetivo de que las modificaciones
y/o aditivas ya se vean reflejadas en el presupuesto de la obra.

Figura 7 Orden de cambio A REVISION

Reportes del modulo.

Los reportes del modulo de proyectos se enlistan a continuación:

El catálogo de obras cuenta con su vista preliminar, la cual es generada en función de los filtros de
consulta que están en la parte superior del catálogo. A continuación se muestra una imagen en
donde se ilustra la impresión previa del catálogo de obras, la cual se origina teniendo abierto el
catálogo y, acto seguido, haciendo clic en el botón vista preliminar de la barra de herramientas:

Figura 1. Catálogo de obras.

El presupuesto de una obra también cuenta con su vista previa; al tener abierto el presupuesto de

una obra, debe dar clic en el botón vista preliminar, lo cual le mostrará la impresión virtual del

presupuesto.
 Figura 2 Presupuesto.

El presupuesto cuenta en total con dos vistas preliminares diferentes, en la imagen anterior se

muestra la impresión del presupuesto actual, sin embargo, también se pueden seleccionar las

opción presupuesto contratado, misma que es similar a la del presupuesto actual, con la diferencia

que muestra la información del presupuesto contratado.

La explosión de insumos por su parte también cuenta con una vista preliminar, la cual es

determinada por el filtro del grupo de insumo que se desee consultar:

 Figura 3 Explosión de insumos.

La vista previa de la explosión de insumos con la opción explosión de insumos contratada es

parecida a la de la explosión de insumos actual-contratos, solo que la primera muestra la explosión

de insumos del presupuesto contratado. La vista previa de la opción seguimiento de órdenes de

cambio, por su parte, visualiza la siguiente impresión:

Figura 4. Explosión de insumos: seguimiento de órdenes de cambio.
Importar CUC desde Opus

La función principal de este módulo es realzar la importación del catálogo único de concepto

traídos principalmente del programa de precios unitarios OPUS.

En la siguiente ruta realzara esta acción: Menú Módulos > Control de Obra > Importar CUC desde

Opus.

Se desplegara la siguiente imagen:

Figura 1 Importar catálogo de conceptos

Para realizar la importación del catálogo único de conceptos seleccione el botón el cual

desplegara una ventana de búsqueda del archivo de importación (Ver figura 2).
 Figura 2 Búsqueda del archivo de selección

Una vez localizado el archivo oprima el boto importar el cual al final mostrara al término de la

importación un mensaje de confirmación de la importación realizada con éxito (Ver Figura 3).

Figura 3 Selección del archivo e importación

Avances Físicos

Existen varios modelos para controlar los avances de las obras, uno de estos modelos es el
control por medio de los avances físicos o reales, lo que se realiza en este modelo es que se
levanta un registro de lo verdaderamente terminado en un determinado periodo, por ejemplo
por mes, bimestre, etc. En este aspecto se pueden manifestar diferentes situaciones de
acuerdo a las políticas de cada empresa:

Puede darse el caso de que la constructora designe al residente o encargado de la obra para
que levante un resumen diario de los avances reales. Por otra parte, desde un principio, se
llegó a un acuerdo con el cliente de la obra, en el cual, se le estima semanalmente. La
constructora entonces puede tomar como base los avances físicos acumulados en la semana
para conformar la estimación que factura al cliente. Este modo de operar es un escenario ideal,
aunque no por esto es el más utilizado, pues como se mencionó al principio, mucho depende
de las políticas de la constructora y de las condiciones acordadas con los clientes.

Con respecto a lo anterior mencionado, VSControl Total ERP opta por incluir a su sistema un
registro y manejo de avances reales en cada obra, utilizando y fusionando la sección de
compras, almacén y control.

El listado en donde se concentran ubicadas estas entidades es en el Menú Módulos>Control de

obra> Avances físicos.

Al hacer clic sobre Avances físicos se visualizará en pantalla dicho listado; En primera
instancia, no se mostrarán los elementos capturados anteriormente (Ver figura 1). Si desea
consultar un elemento ya registrado, puede hacer uso de los filtros de la parte superior de la
pestaña.

Figura 1 Listado de Avances Físicos

 Si se encuentra con la restricción de no poder visualizar las obras, será
necesario ver los privilegios de la cuenta usuario. La ruta para la configuración
de los privilegios del usuario es: Menú Herramientas>Usuario. (Ver los accesos
a las obras).

Agregar un nuevo Avance Físico

Para capturar un nuevo avance físico, primero debe seleccionar la obra en la cual se registrará

dicho elemento (Ver figura 2), después, haga clic en el botón nuevo de la barra de
herramientas, aparecerá en pantalla la interfaz de captura correspondiente al nuevo registro.
(Ver figura 3).

Figura 2 Filtro Obra

Figura 3 Nueva captura de Avances Físicos

En la parte superior de esta pestaña aparece cierta información por default, estos campos y
todos los que se encuentren sombreados en color azul son inmodificables (Ver figura 4):

Figura 4 Filtros sombreados por el sistema

Folio: Este dato es un consecutivo que el sistema genera automáticamente una vez que se
graba el registro del avance físico.
Fecha: Corresponde a la fecha en la cual se captura el registro del avance físico.
Obra: Aparece por default el nombre de la obra que se indicó en el listado general de avances
físicos.
Sucursal: El nombre de la sucursal siempre es de acuerdo al usuario, de tal manera que si
este último esta registrado en la sucursal MATRIZ, el sistema toma esta información
automáticamente.
Estatus: Inicialmente, una vez que se registra el avance físico, este se graba con el estatus a
revisión.

Datos principales
Captura de datos principales

Figura 5 Datos principales

Folio del usuario: Este es un consecutivo de control interno manejado por parte del usuario. Es
independiente al número que el sistema maneja, pues es de libre captura.

Realizó cálculos: Debe especificar a la persona que fue físicamente a la obra y anotó los
valores que serán registrados en el avance físico, esta persona puede o no ser el capturista,
pues hay situaciones en las que el residente va a la obra, levanta sus anotaciones y envía esta
información a matriz o a la sucursal correspondiente. Posteriormente, esta información es
capturada por otra persona destinada para esta tarea.

Para indicar el nombre de este empleado debe hacer clic en el botón , aparecerá en
pantalla una ventana de búsqueda de empleados (Ver figura 6), del cual deberá seleccionar el
correspondiente haciendo doble clic sobre el nombre o marcando con color azul el registro y
después haciendo clic en el botón Seleccionar.

Figura 6 Búsqueda de empleados

Capturó: Por default, aparece el usuario que esta en sesión, el cual captura directamente el
avance físico en el sistema. Este dato no se puede modificar.

Notas: Puede especificar ciertas notas aclaratorias con respecto al registro del avance físico;
Este campo es de captura libre con la intención de aceptar anotaciones extensas.

Fecha de corte: Es la fecha en la cual cierra su registro la persona encargada de realizar las
anotaciones del avance físico.

La fecha de corte puede especificarla en el calendario (Ver figura 7) que aparece al hacer clic
en el botón . Es importante especificar esta información para conocer con exactitud el tiempo
que contempla el avance. No debe confundirse con el dato Fecha pues esta última se refiere a
la fecha de captura del avance real en el sistema.

Figura 7 Fecha de corte

% Avance: El porcentaje de avance es un dato en base a una comparativa del sistema con el
100 % de la obra, tomando como base los conceptos que fueron contemplados en el avance
real. Esta información se genera automáticamente una vez que se graba el registro en el
sistema, debido a esto, no se puede capturar o modificar.

Opciones de impresión
Existe la sección en la interfaz de captura destinada a la impresión de reporte del avance real;
Esta sección tiene por nombre: Opciones de impresión (Ver figura 8), seleccionando una de las
condiciones es el reporte que se utilizará para generar la vista previa del avance.

Figura 8 Opciones de impresión

Cada una de las opciones de impresión se especifica claramente lo que se va a imprimir, existe
la impresión de todos los conceptos, imprimir solo los conceptos de nivel agrupador y resumen
fotográfico.

Formato: Especifica el nombre del informe al que hace referencia al momento de imprimir.

Seguimiento del estatus: Es el seguimiento del estatus del avance físico, el usuario que cuente
con los permisos correspondientes podrá dar el seguimiento hasta llegar a su autorización.

Los estatus por lo que debe pasar son los siguientes:

1.- Al crear un nuevo avance físico, el sistema graba el avance físico en estatus A REVISION
(Ver figura 9).

Figura 9 Estatus A Revisión

2.- Al hacer clic sobre el botón Pasar al estatus AUTORIZADA aparecerá un cuadro de
dialogo notificando el cambio de estatus (Ver figura 10).

Figura 10 Cambiar a estatus

Acto seguido, deberá hacer clic en el botón CAMBIAR ESTATUS; En la sección Seguimiento
del estatus, ubicada en la interfaz de captura del avance, aparecerá el nombre del usuario que
realizó la autorización (Ver figura 11).

Figura 11 Seguimiento del estatus

Después de indicar toda la información correspondiente a la sección de Datos principales, lo

siguiente es capturar cuales serán los conceptos incluidos en el avance físico, y en
consecuencia también deberá especificar la cantidad considerada de dichos conceptos como
parte del avance.
En la parte inferior de la interfaz de captura del avance, situándose en la pestaña Captura de
avances, podrá observar el presupuesto de la obra que haya especificado en el listado general
de avances físicos (Ver figura 12).

Figura 12 captura de avances

En esta parte deberá registrar la cantidad de cada concepto contemplado en el avance físico,
para lo cual, debe capturar en la columna Cantidad este avance (Ver figura 13) el número que
corresponda a la cifra registrada por la persona en obra.

Cabe mencionar que, una vez capturada la cantidad en la columna Cantidad este avance, el
sistema calculará automáticamente la información en las demás columnas, por lo cual no es
necesario realizar ningún otro tipo de cálculo manual.

Figura 13 Cantidad este avance

Para el ejemplo, se tomará como avance físico los 10 M2 (metros cuadrados) correspondiente
al concepto ACABADO PULIDO FIRME (Ver figura 14).

Figura 14 Captura de cantidad este avance

Cantidad acumulada anterior: Muestra las unidades capturadas anteriormente en caso de que
el concepto tenga avances físicos previos al que se este dando de alta.

Figura 15 cantidad acumulada anterior

% este avance: Refleja el porcentaje de la cantidad especificada en la columna Cantidad este

avance con respecto al 100% presupuestado para ese concepto ( Ver figura 16).

Figura 16 % de este avance

Cantidad acumulada posterior: Muestra la cifra total de lo que se ha capturado como avance
físico para el concepto, pues es una suma de las cifras de las columnas Cantidad este avance
+ Cantidad acumulada anterior (Ver figura 17).

Figura 17 Cantidad acumulada posterior

Cantidad por estimar: Contiene número de unidades que aun faltan por registrar como avances
reales. Este dato es muy importante, ya que indica al usuario en todo momento cuanto es lo
que falta por terminar del concepto. Si no existe un valor en esta columna significa que el
concepto ha sido terminado en obra (Ver figura 18).

Figura 18 Cantidad por estimar

Posteriormente, para grabar el registro de este avance físico, haga clic en el botón Grabar
de la barra de herramientas.
En la parte inferior derecha de la ventana se reflejaran los importes correspondientes al avance
real que fue registrado (Ver figura 19).

Figura 19 Importes de avance real

Estimaciones

Las estimaciones se llevan en base al presupuesto contratado, donde cada estimación

presentada al cliente es por un avance en obra y cada uno de estos avances es facturado.

Dependiendo de las políticas de la empresa, las estimaciones pueden estar o no conformadas

por los avances reales descritos en el tema: Avances físicos.

El apartado para las estimaciones esta ubicado en el Menú Modulo > Control de obra >
Estimaciones

Al hacer clic en esta opción, se activará una pestaña cuyo contenido será el listado general de
estimaciones (Figura 1); inicialmente, el listado se muestra vacío, sin embargo, con ayuda de
los filtros ubicados en la parte superior de este, podrá localizar las estimaciones capturadas
anteriormente.

Figura 1 Listado de estimaciones

Agregar una nueva estimación

Para capturar un nuevo avance físico, primero debe seleccionar la obra en la cual se registrará

dicho elemento (Ver Figura 2), después, haga clic en el botón nuevo de la barra de
herramientas, aparecerá en pantalla la interfaz de captura correspondiente al nuevo registro de
estimación . (Ver Figura 3)

Figura 2 Filtro obra

Figura 3 Ventana nueva estimación

En la parte superior de esta pestaña aparece cierta información por default, estos campos y
todos los que se encuentren sombreados en color azul son inmodificables (Ver Figura 4)

Figura 4 Filtros sombreados por el sistema

Folio: Este dato es un consecutivo que el sistema genera automáticamente una vez que se
graba el registro de la estimación.

Obra: Aparece por default el nombre de la obra que se indicó en el listado general de
estimaciones.
Sucursal: el nombre de la sucursal siempre es de acuerdo al usuario, de tal manera que si este
último esta registrado en la sucursal MATRIZ, el sistema toma esta información
automáticamente.

Estatus: inicialmente, una vez que se registra la estimación, esta se graba con el estatus a
revisión. Mas adelante se explicarán los pasos para que la persona con los permisos
correspondientes pueda darle seguimiento al cambio de estatus.

Datos principales

Prosiguiendo con los la vista de la ventana del nuevo registro, se muestran los datos
principales

Figura 5 Datos principales

Fecha de captura: Este dato se refiere a la fecha en la cual se esta registrando la información
en el sistema.

Folio del usuario: Este es un consecutivo de control interno manejado por parte del usuario. Es
independiente al número que el sistema maneja, pues es de libre captura.

Capturó: Por default, aparece el usuario que esta en sesión, el cual captura directamente el
avance físico en el sistema. Este dato no se puede modificar.

Periodo: Es el periodo de tiempo que cubre esta estimación; este dato mucho depende de los
acuerdos a los que se haya llegado con el cliente para fijar los tiempos en los que se le
estimará y facturará, (por ejemplo, si es de manera semanal, quincenal, etc.)

Tipo de estimación: este dato debe seleccionarlo del listado desplegable para elegir el tipo de
estimación que esta capturando.

Realizó cálculos: Debe especificar a la persona que realizó los cálculos correspondientes a la
estimación que esta registrando. Al igual que en los avances físicos, esta persona puede o no
ser el capturista, de la información, pues existen casos en los cuales la persona que realiza los
cálculos envía la información a las oficinas y ahí otro empleado es el encargado de hacer el
registro.
Después de haber capturado la información correspondiente al la sección Datos principales, es
momento de especificar las cantidades estimadas en los conceptos correspondientes del
presupuesto.

En la pestaña Captura de avances se puede observar el presupuesto de la obra, en ella se

muestran columnas con conceptos en los cuales se encuentren algunas cantidades estimadas,
es decir, si anteriormente se realizo alguna estimación, el sistema agrupa estas cantidades en
una sola cifra para que se pueda comparar con lo que se tiene presupuestado, en el caso
contrario se muestran vacías estas celdas.

Figura 6 Captura de avances

En esta parte deberá registrar la cantidad de cada concepto contemplado la estimación, para lo
cual, debe capturar en la columna Cantidad esta estimaciones el numero que corresponda a la
cifra registrada por la persona en obra.

Cabe mencionar que, una vez capturada la cantidad en la columna Cantidad este avance, el
sistema calculará automáticamente la información en las demás columnas, por lo cual, no es
necesario realizar ningún otro tipo de cálculo manual.
Como ejemplo se tomara el concepto Cimbra Metálica Frontera 4 en donde se estimara la
cantidad de 10 ML (Figura 7)

Figura 7 Captura de Cantidad esta estimación

Figura 7 Cantidad esta estimación

Cantidad Acumulada Anterior: Es la agrupación de las cantidades en una sola cifra para que se
pueda comparar con lo que se tiene presupuestado. (Figura 8)

Es la suma de la Cantidad Acumulada Anterior + Cantidad Esta Estimación.

Figura 8 Cantidad acumulada posterior

El sistema tiene la bondad para agrupar todos los avances físicos autorizados en una
estimación, de tal manera que formen parte de esta y como resultado, se tenga una estimación
real para facturar al cliente; cabe mencionar que el sistema no tomará avances físicos que ya
formen parte de una estimación, solo contemplará aquellos que se encuentren autorizados y
pendientes de trasladarse a una estimación.
Avances físicos: Se podrá conocer con certeza cuales han sido los conceptos estimados que
en un principio fueron registrados como un avance físico. Ver Figura 9

Figura 9 Ubicación de Avances físicos

Para capturar directamente una estimación (sin enlazarla con un avance físico) solo es
necesario indicar la cantidad correspondiente en la columna Cantidad este avance, o bien, si se
desea estimar en base al porcentaje, solo es necesario escribir este último en la columna % de
avance. (Figura 10)

Figura 10 Cantidad esta estimación y % de avance

Si es que se desea estimar en base a avances físicos anteriormente capturados y autorizados,
entonces debe hacer clic en el botón verde con una flecha que se encuentra en la parte
superior de la pestaña Captura de avances. (Ver Figura 11)

Figura 11 Pasar Avances Físicos a esta estimación

Ya sea que la captura de su estimación sea sin o con avances físicos, podrá visualizar dos
columnas con los nombres

Cantidad por estimar: Es la cifra que considera la cantidad pendiente por estimar.

Figura 12 Cantidad por estimar

Una vez capturada toda esta información, es tiempo de hacer clic en el botón Guardar
para registrar esta estimación en el sistema.
Opciones de impresión

Existe la sección en la interfaz de captura destinada a la impresión de reporte del avance real;
esta sección tiene por nombre: Opciones de impresión (Figura 13); seleccionando una de las
condiciones en el reporte que se utilizará para generar la vista previa del avance.

Figura 13 Opciones de impresión

Cada una de las opciones de impresión se especifica claramente lo que se va a imprimir, existe
la impresión por detalle, impresión por agrupadores, por fotografías y por carátula.

Icono para agregar imagen : Sirve para agregar una imagen a un concepto.
Primero al dar clic sobre el icono, el cual desplegara una pantalla en a la cual tiene las
opciones para agregar o eliminar una imagen., después de que haya agregado la imagen dar
clic en botón cerrar. Figura 14

Figura 14 Imágenes de conceptos

Reportes del módulo.

En el módulo de Control existe un reporte por medio del cual se consulta la información
capturada en las estimaciones al cliente.

Para generar este reporte haga clic en el Menú Consultas y reportes>Control Obras> Análisis
del seguimiento de estimaciones por concepto

Acto seguido, aparecerá una pestaña con la interfaz para este reporte. (Ver figura 1).

Figura 1 Análisis del seguimiento de estimaciones por concepto

Debe configurar los filtros de consulta de acuerdo a lo que requiera, en este caso se presentan
dos filtros, el tipo de obra que desea analizar que son: activas, cerradas o todas; y
dependiendo este filtro se mostraran las obras que se solicitaron.

Figura 2 Filtros

Posteriormente existen cuatro estilos de vistas, en ellas se encuentran: vista por estimación,
vista por mes, vista por quincena y vista por semana.
Deberá activar la opción si desea que le muestre solo importes, mostrar solo cantidades y
mostrar cantidades e importes (Ver figura 3)

Figura 3 Vistas por estilos

En el área informativa del análisis se muestra la clave y una pequeña descripción, la demás
información dependerá de los filtros que se ajusten.

Figura 4 Análisis del seguimiento de estimaciones

Para ayuda visual, el sistema cuenta con un modelo grafico que sirve para cotejar la
información que se presenta, se acompaña de una leyenda y un grafico circular.

Figura 5 Análisis grafico

Contratos

En este apartado se registran los contratos asignados a proveedores de tipo subcontratista o

destajistas.

El apartado para Contratos esta ubicado en el Menú Módulo > Control de obra > Contratos

Al dar clic sobre contratos se habilitará una pestaña que contendrá el listado general de
contratos; en primera instancia, no se mostrarán los elementos capturados anteriormente (Ver
figura 1). Si desea consultar un elemento ya registrado, puede hacer uso de los filtros de la
parte superior de la pestaña.

Figura 1 Listado de Contratos

Agregar un nuevo contrato

Para capturar un nuevo contrato, primero debe seleccionar la obra en la cual se registrará

dicho elemento (Ver figura 2), después, haga clic en el botón nuevo de la barra de
herramientas, aparecerá en pantalla la interfaz de captura correspondiente al nuevo registro de
estimación (Ver figura 3).

Figura 2 Filtro obra

 Figura 3 Nuevo Contrato

En la parte superior de esta pestaña aparece cierta información por default, estos campos y
todos los que se encuentren sombreados en color azul son inmodificables (Ver figura 4).

Figura 4 Filtros sombreados por el sistema

Datos principales

Figura 5 Datos principales

Folio del usuario: Es un consecutivo de control interno que el usuario maneja, este es
independiente del número que el sistema genera automáticamente.

Tipo de contrato: En esta lista desplegable, debe especificar si se trata de un sub-contrato,

destajo o un contrato por administración.

Figura 6 Tipo de contrato

Contratista: Para elegir el proveedor de tipo subcontratista, debe hacer clic en el botón amarillo

con azul , aparecerá en pantalla una ventana la cual contendrá el catálogo de proveedores
(Ver figura 7). En primera instancia, el catálogo aparece vació, debe hacer clic en el botón

Actualizar se muestran los proveedores de tipo subcontratista que tenga registrados en el

sistema.

Seleccione el subcontratista correspondiente, puede hacer doble clic sobre el registro o

también puede marcarlo de tal manera que el registro se muestre con color azul marino, acto
seguido, haga clic en el botón Seleccionar.

Figura 7 Búsqueda de proveedores

Descripción: Este campo es de captura libre, tiene la finalidad de que pueda indicar una breve
narración de las actividades del contrato.

Periodo según contrato: Debe indicar la fecha de inicio y la fecha de terminación del contrato
con el uso de los pequeños calendarios que el sistema maneja para la especificación de
periodos y fechas (Ver figura 8).

Figura 8 Periodo según contrato

El periodo real del contrato: Considera la fecha de inicio y culminación en las que
efectivamente se llevó a cabo el contrato, pues en ocasiones, por imprevistos, se prolongan
ciertas actividades (Ver figura 9). Estas fechas no pueden modificarse debido a que el sistema
las genera automáticamente cuando de da de alta el primer avance de contrato (fecha de
inicio) y cuando se termina el último concepto en el último avance (fecha de termino)

Figura 9 periodo real del contrato

Una vez que se ha especificado toda esta información, es momento de elegir los conceptos del

presupuesto que serán parte del contrato. Primero, haga clic en el botón ubicado en la
pestaña Captura de contratos.

Para agregar un extraordinario dar clic sobre el icono

Se desplegara una ventana la cual contendrá los todos los conceptos del presupuesto creado
en su sistema de precios unitarios (Ver figura 10).

Figura 10 Conceptos a contratar

En esta ventana deberá marcar la casilla de la izquierda para indicar los conceptos que serán
parte del contrato, acto seguido, haga clic en el botón Seleccionar (Ver figura 11).

Figura 11 Seleccionar conceptos a contratar

Cantidad contratada: Los conceptos que sean agregados se mostraran en la pestaña

captura de contratos, siendo en esta ventana en donde se deberá especificar la cantidad del
concepto que desea contratar sobre la columna cantidad contratada.

Figura 12 Captura de contratos con cantidad de concepto agregado

Para eliminar un concepto deberá seleccionar el concepto posteriormente dar clic sobre el
icono Eliminar en donde el concepto deberá de quitarse de la lista (Ver figura 13).

Figura 13 Eliminando un concepto

Posteriormente deberá capturar el precio al cual contratará según el acuerdo con el
subcontratista (Ver figura 14).

Figura 14 Captura del concepto precio

Al capturar el precio, el sistema genera el campo importe y el campo importe por avanzar sin
necesidad de realizar alguna operación extra.

Sobrepasa volumen: Indica si la cantidad especificada excede del presupuesto contratado.

Figura 15 Sobrepasa volumen

Si el concepto excede del presupuesto el sistema cambiara en automático la palabra NO a “SI”

indicando que esto esta excedido o fuera del presupuesto.

Cantidad en avances e Importe en avances: Le dan a conocer el volumen y el importe

(respectivamente) de los conceptos que ya han sido capturados en avances de contratos.
Inicialmente, en la creación de un contrato, no se muestra información alguna en estas
columnas (Ver figura 16)

Figura 16 Cantidad en avances e importes en avances

Cantidad cancelado e importe cancelado: Esta información se mostrará cuando al contrato
busque cerrarlo con actividades que aun no ha concluido, la acción actúa cancelando el
volumen no ejercido y devolviéndolo al presupuesto para que se logre contratar con otra

persona, este evento se lleva acabó por medio del botón “Cerrar” y se canaliza el volumen
cancelado en las siguientes columnas (Ver figura 16.1)

Figura 16.1 Cantidad cancelada e importe cancelado

Cantidad por avanzar e Importe por avanzar: Le mostrarán los volúmenes e importes
correspondientes a los conceptos que aun no se estiman por completo en los avances de
contratos. Si aún no existe ningún avance capturado para ese contrato, la cantidad y el importe
serán los mismos que los que capturaron en las columnas Cantidad contratada e Importe (Ver
figura 17)

Figura 17 Cantidad por avanzar e importe por avanzar

Después de haber capturado esta información debe asegurarse que los importes en la pestaña
Costos estén correctos (Ver figura 18).

Figura 18 Pestaña Costos

La captura del contrato finaliza haciendo clic en el botón Grabar de la barra de

herramientas, acto seguido, el sistema asignará el folio.
Opciones de impresión: Podrá configurar la vista previa del contrato de acuerdo a los
siguientes formatos:

• Contrato. Esta opción mostrará solamente los conceptos incluidos en el contrato,

señalando la cantidad contratada, precio, si es extraordinario y si sobrepasa del
volumen presupuestado.
• Estatus del contrato. Además de lo anterior, esta impresión le mostrará los avances del
contrato en cantidad y precio.

Figura 19 Opciones de impresión

Por último, el usuario que cuente con los permisos correspondientes podrá dar seguimiento al
cambio de estatus del contrato hasta llegar a su autorización. Los estatus por lo que debe
pasar son los siguientes:

Por default, el sistema graba el contrato en estatus A REVISIÓN (Ver figura 20).

Figura 20 Estatus a revisión

Para cambiar el estado a REVISADA es necesario contar con los privilegios

necesarios,posteriormente dar clic sobre el icono revisar el cual le desplegara una ventana
de captura llamada: cambiar estatus a revisada, en la cual deberá capturar los datos que se
solicitan para que posteriormente dar clic sobre el icono cambiar estatus (Ver figura 21).

Figura 21 Captura de cambio de estatus

Observando cómo claramente se modifica el Estatus cambia a REVISADO y se anexa el
seguimiento del estatus (Ver figura 22).

Figura 22 Seguimiento del estatus

El siguiente paso es Autorizar el Contrato para realizar esto es necesario dar clic sobre el icono
Autorizar el cual desplegara una ventana de captura, después de ser llenada dar clic en el
botón Cambiar a estatus (Ver figura 23).

Figura 23 cambio a estatus a AUTORIZAR

Solicitudes de anticipos a Contratos.

Desde la pestaña Costos del contrato es posible generar el anticipo que el subcontratista o
destajista pudiera requerir por concepto de inicio de trabajos. Para este proceso, es necesario
capturar el porcentaje de anticipo solicitado en el campo % de anticipo solicitado por el
proveedor y después, hacer clic botón Solicitar anticipo.

Este anticipo lleva un nivel de solicitud, en el cual, el sistema permite primero generar el
requerimiento especificando la cifra solicitada por el subcontratista o destajista, así como
también se permite que el usuario indique el monto que le fue autorizado, pudiendo diferir de lo
requerido inicialmente.

Una consideración a tomar en cuenta es asegurarse de que el insumo de enlace este

correctamente configurado en los parámetros del sistema; debe ir al menú Herramientas >>
Parámetros de la empresa, una vez ahí, ubíquese en la pestaña Configuraciones del sistema y
de la lista desplegable con la etiqueta Modulo debe indicar la opción Control de obras para que
solamente aparezcan los parámetros configurables de este proceso; continuando, en el
parámetro InsumoEnlaceAnticipoContrato, debe estar la clave del insumo de enlace destinado
para que se genere la cuenta por pagar desde la solicitud de anticipo, si no esta, por favor,
escriba la clave. (Figura 24)

Figura 24. Configuración del sistema.

Para realizar dicha solicitud, el contrato debe encontrarse autorizado, sino, el sistema no
permitirá que se realice el requerimiento del anticipo, enviando el mensaje que se muestra en
la Figura 25.

Figura 25. Requiere la autorización del contrato.

Una vez que el contrato haya sido autorizado, se puede dar clic en el botón Solicitar anticipo
(que se muestra en la Figura 24) con la plena seguridad de que el sistema enviará la interfaz
de captura para registrar dicho elemento. La interfaz de captura es la siguiente (Figura 26)

Figura 26. Solicitud de anticipo.

Como se comentó anteriormente, el monto del anticipo solicitado puede diferir del autorizado,
precisamente con el fin de que se decida cual es el monto que se le extenderá al
subcontratista; por lo tanto, en el campo %Anticipo autorizado es necesario especificar el
porcentaje definitivo que efectivamente se proporcionará como inicio de trabajos.
Opcionalmente, se puede también indicar el porcentaje de IVA correspondiente y las notas
necesarias alusivas al anticipo de contrato. (Figura 27)
 Figura 27. Información.

Una vez que hemos capturado la información alusiva a la solicitud, es necesario que ésta sea
grabada mediante el botón correspondiente de la barra de herramientas. (Figura 28)

Figura 28. Grabar solicitud.

Ahora bien, en el seguimiento del anticipo, este debe ser transmitido en una cuenta por pagar
para que pueda generarse el pago al subcontratista, esto se realiza mediante un botón llamado
Factura del anticipo que se encuentra en la misma interfaz de captura de la solicitud de
anticipo. Sin embargo, para que la cuenta por pagar pueda generarse, es necesario que se
consideren una situación importante:
Esta situación es la revisión y autorización de la solicitud. Para revisar la solicitud debe dar clic
sobre el botón Revisar de la barra de herramientas, a lo cual, aparecerá en pantalla una
ventana para que se confirme la autorización de la solicitud, debe dar clic en el botón Cambiar
estatus. (Figura 29)

Figura 29. Revisión.

Una vez que la solicitud este autorizada, debe dar clic sobre el botón Autorizar de la barra de
herramientas, al hacerlo, aparecerá otra ventana de confirmación en la que debe hacer clic en
el botón Cambiar estatus para que la solicitud pase a Autorizada. (Figura 30)

Figura 30. Autorización.

Los dos procesos anteriores de cambio de estatus dejarán huella en el registro sobre el usuario
y la fecha en la cual se realizó la revisión y la autorización (Figura 31).

Figura 31. Solicitud autorizada.

Ya que se llevó a cabo la revisión y autorización de la solicitud, la cuenta por pagar puede ser
generada con toda libertad, mostrándose una pestaña que contiene la interfaz de captura de la
factura de proveedor. (Figura 32)
 Figura 32. Factura.

Solo será necesario indicar el folio de la factura y dar clic en el botón Grabar de la barra de
herramientas para registrar la cuenta por pagar.
Las solicitudes son elementos que se van acumulado en un listado que se encuentra en el
menú Módulos >> Control de obra >> solicitudes de anticipo a contratos.

Este listado cuenta con una impresión previa que se puede generar para ser vista en pantalla
y/o físicamente.

Solicitudes de Fondo de Garantía en Contratos.

El porcentaje de fondo de garantía que se establece en el contrato es también un elemento que

posteriormente se convertirá en una cuenta por pagar, puesto que se irá reteniendo en los
avances hasta que, al terminar el contrato, sea devuelto al subcontratista o destajista.

Siendo por naturaleza entonces un pasivo que tendrá la empresa, el sistema cuenta con un
apartado en el que se puede solicitar el pago del fondo de garantía, pasando por un nivel de
autorización para que pueda ser generada la factura correspondiente, y por último, saldada, lo
cual representará que el pago fue entregado.

Antes de operar este elemento en el sistema, una consideración a tomar en cuenta es

asegurarse de que el insumo de enlace este correctamente configurado en los parámetros del
sistema; debe ir al menú Herramientas >> Parámetros de la empresa, una vez ahí, ubíquese en
la pestaña Configuraciones del sistema y de la lista desplegable con la etiqueta Modulo debe
indicar la opción Control de obras para que solamente aparezcan los parámetros configurables
de este proceso; continuando, en el parámetro InsumoEnlacePagoRetFondoGtia, debe estar la
clave del insumo de enlace destinado para que se genere la cuenta por pagar desde la solicitud
del fondo de garantía, si no esta, por favor, escriba la clave. (Figura 33)
 Figura 33. Configuraciones de la empresa.

Si la configuración anteriormente mencionada ya se encuentra establecida correctamente, se

debe entonces ir al menú Módulos >> control de obra >> solicitudes de fondo de garantía en
contratos. (Figura 34)

Figura 34. Listado de solicitudes de fondo de garantía.

Una vez ahí, se debe elegir primero la obra correspondiente al contrato del que se hará la
solicitud del fondo de garantía. Posteriormente, se debe indicar el ID del contrato, lo cual se
puede hacer manualmente o bien, dando clic en el botón a un lado de la leyenda Contrato para
que se abra el listado de contratos registrados en el sistema, es en esta ventana donde se
deben indicar los parámetros correspondientes en los filtros de consulta para que en la parte
inferior del listado aparezca el contrato que se esta buscando. Una vez ubicado, se debe
seleccionar y posteriormente dar clic en el botón Seleccionar. (Figura 35)
 Figura 35. Búsqueda de contratos.

Existen más filtros de consulta como el del contratista y el estatus del contrato, pero no aplican
para la captura, sino para la búsqueda de registros de solicitudes. Una vez entonces que se
indicaron los datos de la obra y el contrato, puede hacer clic ene el botón Nuevo de la barra de
herramientas para que se abra la interfaz de captura de una nueva solicitud de pago al fondo
de garantía. (Figura 36)

Figura 36. Solicitud de fondo de garantía.

Del lado izquierdo de la interfaz de captura podrá encontrar, primero, el área de Datos
principales, que muestra el folio de la captura, el ID y la descripción de la obra. Más hacia abajo
se pueden apreciar los datos generales de contratos, el importe del mismo y el importe de los
avances hasta el momento de la captura. Informativamente, también se mostrarán los importes
de las deductivas, préstamos y anticipos otorgados y relacionados al contrato. Figura 37.
 Figura 37. Grupo de áreas de la solicitud (lado izquierdo)

Del lado derecho, se visualizará el estatus de la solicitud de fondo de garantía, el cual queda
registrado una vez que se grabe la captura. Se mostrará también el importe retenido, el
devuelto y por devolver del fondo de garantía. Por último, en el área Esta solicitud, podrá
ingresar el fondo de garantía solicitado, y así se decide, descontar el anticipo amortizado,
deductivas descontadas, añadir un porcentaje de IVA y un descuento a préstamos.
Adicionalmente también se puede añadir notas aclaratorias a la solicitud. Figura 38.

Figura 38. Grupo de áreas de la solicitud (lado izquierdo)

Una vez que haya capturado la información correspondiente, se debe hace clic en el botón
Grabar para que la solicitud quede correctamente registrada, lo cual sucederá cuando se
establezca un número consecutivo en el dato Folio. (Figura 39)
 Figura 39. Folio del sistema.

Desde la interfaz de captura de la solicitud se puede generar la cuenta por pagar (factura de
proveedor), sin embargo, la solicitud debe ser primero revisada y autorizada.

La revisión consiste en tener abierta la solicitud y dar clic en el botón REVISAR de la barra de
herramientas, con lo cual, aparecerá un mensaje en el cual se debe dar clic en el botón
Cambiar estatus para confirmar el proceso. (Figura 40)

Figura 40. Revisión.

La autorización contempla un proceso similar al anterior, con la diferencia que la acción ahora
se ejecutará sobre el botón AUTORIZAR. (Figura 41)

Figura 41. Autorizar.

Una vez que la solicitud este autorizada, se puede proceder a generar la factura de proveedor,
ya que se activa el botón ubicado en el área Esta solicitud de la interfaz de captura de la
solicitud. (Figura 42)

Figura 42. Botón factura.

Al dar clic en el botón antes mencionado, aparece la interfaz de captura de la factura de

proveedor correspondiente a la cuenta por pagar de la solicitud por concepto de devolución de
fondo de garantía. (Figura 43)

Figura 43. Factura de proveedor.

Solo basta entonces con agregar el folio correspondiente a la factura y dar clic en el botón
Grabar. Cabe mencionar que los importes del área Fondo de garantía de la solicitud no se
verán afectados con el solo hecho de registrar la factura, es necesario pagarla en el centro de
cuentas por pagar. (Para más información, consulte el modulo de cuentas por pagar).

Las solicitudes son elementos que se van acumulado en un listado que se encuentra en el
menú Módulos >> Control de obra >> solicitudes de anticipo a contratos.

Las solicitudes son elementos que se van acumulado en un listado que se encuentra en el
menú Módulos >> Control de obra >> solicitudes de fondo de garantía en contratos.

Este listado cuenta con una impresión previa que se puede generar para ser vista en pantalla
y/o físicamente. Figura 44.

Figura 44. Reporte del listado de solicitudes del fondo de garantía.

Préstamos a contratos.

Para generar préstamos a contratos es necesario primero ubicarse en el listado de contratos,

en el menú Módulos >> Control de obra. (Figura 45)
 Figura 45. Listado de contratos.

Una vez ahí, es necesario seleccionar un contrato (que es al cual se extenderá el préstamo),
acto seguido, se debe hacer clic en el botón de la parte superior izquierda del listado. (Figura
46)

Figura 46. Botón de préstamos.

Aparecerá una nueva pestaña, la cual corresponde al listado de los préstamos a contratos.
Automáticamente, en los filtros de consulta de la parte superior, se verán los datos del contrato
seleccionado anteriormente. Figura 47.

Figura 47. Datos del contrato.

Una vez ubicados en este listado, puede proceder a dar clic sobre el botón Nuevo de la barra
de herramientas con el fin de abrir la interfaz de captura de un nuevo préstamo para el contrato
indicado previamente. La interfaz de captura del préstamo se muestra en la Figura 48.
 Figura 48. Préstamo nuevo.

En el préstamo debe asignar un folio de usuario, el cual es un número de control interno que
puede asignar al registro. También puede editar la fecha por si es que el préstamo realmente
ya se llevó a cabo en días anteriores y su registro ya es posterior. Asimismo, en los campos
Importe solicitado e Importe autorizado debe especificar el importe que el subcontratista
requirió y el que fue autorizado por la empresa, respectivamente.

Una vez que los datos del préstamo fueron especificados puede dar clic en el botón Grabar de
la barra de herramientas, con lo cual se especificará un consecutivo que el sistema brida de
manera automática, señal de que el registro fue grabado satisfactoriamente. Figura 49.
 Figura 49. Préstamo grabado. Folio del sistema.

Después, es necesario que el préstamo pase por un proceso de revisión y autorización. El

préstamo debe estar en pantalla para tal proceso. Debe primero revisarlo, dando clic en el
botón Revisar que se encuentra en la barra de herramientas y haciendo clic en el botón
Cambiar estatus que aparece en la Figura 50.

Figura 50. Revisión

Debe continuar con la autorización, dando clic en el botón AUTORIZAR de la barra de

herramientas, acto seguido, dar clic en el botón Cambiar estatus. (Figura 51)

Figura 51. Autorización

Si el préstamo fue autorizado, se podrán ver en la interfaz de captura del mismo los datos de
las siglas del revisor y ele autorizador, así como también las fechas en que se dieron estos
eventos. (Figura 52)
Figura 52. Estatus del préstamo.
El propósito de la autorización de préstamos es que se puedan vincular a movimientos
bancarios con el fin de que se finalice el ciclo del egreso y este quede reflejado en las cuentas
bancarias. El vínculo entre los préstamos y los movimientos bancarios se explica en el módulo
de Cuentas por pagar.

Los préstamos además tienen resonancia a la hora de ir registrando los avances de contrato,
pues se puede “amortizar” el importe de tal manera que se pueden ir liquidando poco a poco
mediante los avances que va presentando el subcontratista. (Figura 53)

Figura 53. Descuento del préstamo en avances.

Además, a la hora de registrar la solicitud del fondo de garantía, se muestra como información
al usuario y puede entrar en consideración para descontar de la devolución del fondo de
garantía lo pendiente por pagar del préstamo. (Figura 54)
Figura 54. Préstamo como consulta en solicitudes de fondo de garantía.
Agregar Deductivas.

Las deductivas son elementos cuya intención es marcar un importe que propiamente no
disminuye la cifra del contrato original, sino que en los avances correspondientes al contrato se
irán descontando a consideración del usuario. Estos elementos se encuentran localizados en la
pestaña DEDUCTIVAS que se encuentra en la interfaz de captura de los contratos. (Figura 55)

Figura 55. Pestaña.

Las deductivas pueden ser agregadas en los contratos siempre y cuando no estén cerrados, el
mismo sistema inhabilita los botones cuando el contrato se encuentra cerrado completamente.
(Figura 56)

Figura 56. Botones inactivos.

La deductiva se puede entonces añadir al contrato por diversas razones. Una de ellas es que el
contratista haya incurrido en alguna falta al contrato, o alguna herramienta prestada al
contratista o destajista por la empresa fue dañada y se debe descontar de los avances que
vaya presentando.

La forma de agregar la deductiva es haciendo clic sobre el primer botón de izquierda a derecha
(Figura 57)

Figura 57. Agregar deductiva.

Aparecerá en pantalla una ventana como la que aparece en la Figura 58, donde podrá insertar
el insumo al área de deductivas del contrato. Para insertar el insumo, se debe hacer clic en el
botón a un lado de la leyenda insumo (marcado con el recuadro rojo en la Figura 58) y una vez
que sea insertado, se deben especificar los datos de precio, IVA y notas correspondientes a la
inserción de la deductiva.
 Figura 58. Inserción de la deductiva.

Acto seguido, se debe hacer clic en el botón ACEPTAR para que el insumo sea parte de las
deductivas del contrato y GRABAR de la barra de herramientas y la deductiva quedará grabada
en el contrato.

Agregar deductiva desde órdenes de compra.

Las deductivas pueden ser agregadas también desde órdenes de compra, insertando todos,
algunos o uno de los insumos detallados de la orden seleccionada. Puede ser que el contratista
no haya considerado un insumo como parte del trabajo que realizaría y sea un gasto que de
momento absorba la empresa, pero que será descontado del contrato para equilibrar esa
erogación posteriormente.

Es necesario hacer clic en el segundo botón de izquierda a derecha que se encuentra en la

pestaña DEDUCTIVAS del contrato. Figura 59.
 Figura 59. Botones de deductivas.

Aparecerá una ventana en donde, en primera instancia, se podrá indicar la orden de compra de
la cual se desea tomar el o los insumos necesarios en la deductiva. (Figura 60) Es necesario
entonces dar clic en el botón a un lado de la leyenda ORDEN DE COMPRA para que aparezca
el listado de órdenes de compra.

Figura 60. Ventana para indicar la orden de compra.

Aparecerá entonces el listado de donde se podrá buscar la orden de compra con ayuda de los
filtros de visualización y agregarla una vez que se haya seleccionado, dando clic en el botón
SELECCIONAR (Figura 61)
 Figura 61. Listado de órdenes de compra.

Sin excepción, todos los insumos de la orden de compra aparecerán en la ventana de inserción
de deductivas, con el fin de que el usuario pueda añadir el insumo o los insumos que
correspondan, seleccionándolos y haciendo clic en el botón ACEPTAR. Figura 62

Figura 62. Insumos que se agregarán como deductivas.

Acto seguido, se insertará el insumo como parte de las deductivas del contrato y se deberá
grabar este último para terminar de hacer la modificación.

Agregar deductiva desde saldo de contratos.

En ocasiones, los contratos son cerrados en su totalidad, habiendo pagado todo el fondo de
garantía y el anticipo amortizado al 100%, sin embargo, las deductivas fueron no fueron
descontadas adecuadamente en los avances correspondientes a ese contrato, por lo que
entonces es posible trasladar ese saldo pendiente de deductivas por descontar a otro contrato,
cumpliendo la condición que debe ser del mismo contratista y el mismo proyecto y obra.

Es importante que primero se especifique un insumo de enlace en el menú HERRAMIENTAS

>> PARÁMETROS DE LA EMPRESA donde podrá establecer el insumo requerido
seleccionando el modulo CONTROL DE OBRA y capturando la clave en el campo
InsumoEnlaceDeductivasDesdeContratos (Figura 63). También puede hacer doble clic sobre el
campo en blanco para que aparezca el catálogo de insumos y de ahí poder seleccionar el
insumo correspondiente.

Figura 63. Configuraciones de la empresa. Control de obra.

A continuación se ejemplifica lo siguiente:

El contrato 1-2 de la obra ECODOS está cerrado completamente, como se puede apreciar en
la Figura 64, sin embargo, aun tiene deductivas por descontar. Es importante asegurarse de
que lo pendiente por descontar de las deductivas no supere un adeudo que aun se pudiera
tener con el contratista, como el fondo de garantía o el anticipo, esto lo podemos consultar en
el estatus del contrato, seleccionando en registro de este último en el listado de contratos y
haciendo clic en el botón VER ESTATUS Figura 65.
 Figura 64. Contrato cerrado con deductivas pendientes.

Figura 65. Sin adeudo con el contratista.

Entonces, la deductiva o deductivas pendientes del contrato 1-2 se pueden trasladar al contrato
1-1. Se debe abrir el contrato 1-1 e ir al área de deductivas para hacer clic en el botón
AGREGAR DEDUCTIVA DESDE EL SALDO DE CONTRATOS, el cual es el tercer botón que
se encuentra en el grupo de deductivas, como lo muestra la Figura 66.
 Figura 66. Botones de deductivas.

Aparecerá entonces una ventana con los contratos que tengan saldo disponible de descontar
en deductivas, en este caso y para el ejemplo en cuestión, el contrato a elegir es el 1-2 (Figura
67)

Figura 67. Contratos cerrados con saldo.

Acto seguido, hay que dar clic en el botón SELECCIONAR para agregar entonces ese saldo
como deductiva al contrato 1-1. (Figura 68)
 Figura 68. Deductivas en contrato.

Hasta este momento las deductivas se han agregado al contrato 1-1, entonces, es momento de
ir descontando estas deductivas en los avances, lo cual se realiza en la captura de avances de
contrato; este tema se puede visualizar en el menú MODULOS >> CONTROL DE OBRA >>
AVANCES DE CONTRATO que se encuentra en este mismo manual.
Avances de contrato

Una vez que se ha registrado un contrato, se pueden capturar avances que el subcontratista o
destajista vaya presentando mediante otra entidad llamada avances de contratos.

Para registrar un avance de contrato diríjase a Menú Módulos > Control de Obra > Avances de
contrato.

Al dar clic sobre avances de contrato se abrirá la pestaña la cual contiene el listado general de
avances de contratos (Ver figura 1); En primera instancia, el listado se mostrará vacío, si desea
consultar los avances registrados anteriormente, puede hacer uso de los filtros que se
encuentran en la parte superior de la pestaña.

Figura 1 Avances de contratos

Agregar un nuevo avance de contrato

Para capturar un nuevo avance de contrato, primero debe seleccionar la obra en la cual se

registrará dicho elemento (Ver figura 2), después, haga clic en el botón nuevo de la barra
de herramientas, aparecerá en pantalla la interfaz de captura correspondiente al nuevo registro
del avance de contrato (Ver figura 3).

Figura 2 Filtro obra

Para realizar un avance de contrato nuevo es necesario que exista el contrato con estatus
autorizado o con avances.
 Figura 3 Nueva captura de avance de contrato

En la parte superior de esta pestaña aparece cierta información por default, estos campos y
todos los que se encuentren sombreados en color azul son inmodificables (Ver figura 4).

Figura 4 Filtros sombreados por el sistema

De manera invariable, en el sistema, siempre que aparecen campos con este color, quiere
decir que le usuario no puede modificar la información contenida en ellos, por el contrario, son
datos que el mismo sistema genera automáticamente.

Folio: Es un consecutivo de control interno que el sistema genera una vez que se ha grabado el
registro.

Obra: Aparece por default pues es la obra que se especificó anteriormente en el listado general
de contratos.

Sucursal: La sucursal aparece según aquella en la cual este registrado el usuario.

Factura: Una vez que el avance de contrato fue grabado, puede pasar por un proceso de
cambio de estatus hasta llegar a su autorización; Solo si el avance se encuentra autorizado, se
puede proceder a su facturación por medio del botón de los tres puntos que se encuentra junto
al campo, al hacer clic en este botón podrá ver una interfaz de captura correspondiente a la
factura de proveedor donde esta especificando la cuenta por pagar a favor del subcontratista.
Esto se verá con más detalle más adelante dentro de este mismo tema.

Estatus: En un principio, el contrato se graba con estatus a revisión. Después de que es

grabado, la persona con los permisos adecuados podrá darle seguimiento de cambio hasta
llegar a su autorización.
Datos principales
Siguiendo el orden, sigue la captura de los datos principales (Ver figura 5).

Figura 5 Datos principales

Contrato: En este campo debe elegir de la lista desplegable el contrato al cual corresponde el
avance que esta siendo capturado.

Contratista: Por default, aparece el nombre de contratista al cual se le asignó el contrato que se
especificó en el campo anterior.

Fecha de captura: En este dato aparece, por default, la fecha en la que el avance esta siendo
registrado, sin embargo, puede modificarla haciendo uso del calendario que se muestra
haciendo clic sobre el icono podrá ubicarse en la fecha que desea contemplar.

Figura 6 Captura de fecha

Folio de usuario: Es un consecutivo de control interno que el usuario puede especificar, pues,
comúnmente, aparte del folio que el sistema genera de manera automática, el usuario suele
llevar un número de control para llevar el seguimiento de sus avances.

Capturó: Este campo contiene el nombre del usuario del sistema que esta capturando el
avance de contrato. Es inmodificable.

Periodo: Este rango de fechas se refiere al tiempo de duración del avance de contrato. De igual
manera que con la fecha de captura, puede hacer uso del calendario.

Lo siguiente es capturar la cantidad de los conceptos que serán incluidos en el avance de

contrato, para lo cual debe ubicarse en la pestaña Captura de avances (Ver figura 7).
 Figura 7 Captura de avances

En esta pestaña podrá apreciar dos columnas con los nombres Cantidad contratada e Importe
contratado las cuales mostrarán lo especificado en el contrato (Ver figura 8).

Figura 8 Cantidad contratada e Importe contratado

Cantidad acumulada anterior e Importe acumulado anterior: En ellas se esta señalado lo que
ya se ha considerado (tanto en cantidad como en importe) en avances de contrato anteriores.
(Ver figura 9).

Figura 9 Ubicación de cantidad contratada acumulada anterior e importe acumulado anterior

Cantidad por estimar e Importe por estimar: El sistema considera lo pendiente por avanzar en
los conceptos especificados en el contrato.

Figura 10 Ubicación de cantidad por estimar e importe por estimar

En base a la información de las columnas anteriores, puede determinar sobre cual es el
concepto que registrará en el avance y también cual será la cantidad estimada para este
concepto. Debe capturar manualmente la cantidad estimada en la columna Cantidad este
avance (Ver figura 11).

Figura 11 Captura de cantidad este avance

Automáticamente, se mostrará información en las columnas % de Avance, en donde se

reflejará el porcentaje que corresponde a la cantidad estimada comparándolo con el 100% del
concepto contratado, en la columna Importe Este Avance aparecerá la cifra concerniente al
importe neto de lo estimado según el precio especificado en el contrato (Ver figura 12).

Figura 12 % de Avance e Importe Este Avance

En las demás columnas cuyos nombres son Cantidad Acumulada Posterior e Importe
Acumulado Posterior podrá observar la cantidad y el importe que se ha acumulado de los
avances anteriores sumando el avance que está capturando (Ver figura 13).

Figura 13 cantidad acumulada posterior e importe acumulado posterior

Antes de grabar el contrato, lo último que debe realizar es una verificación de los importes en la
pestaña Costos (Ver figura 14).

Figura 14 Pestaña Costos

Si los importes coinciden con lo especificado en la pestaña Captura de avances, puede dar clic

en el botón Grabar de la barra de herramientas.

Opciones de impresión Podrá configurar la vista previa (Ver figura 15) del avance de contrato
de acuerdo a los siguientes formatos:

Figura 15 Opciones de Impresión

• Detalle. Muestra un reporte fiel a las columnas descritas anteriormente, en donde se

puede apreciar un seguimiento de lo estimado antes y después del registro capturado.
• Por agrupadores. Seleccionando esta opción, el sistema proyecta solamente un reporte
de los importes acumulados antes y después del registro capturado.

Por último, el usuario que cuente con los permisos correspondientes podrá dar seguimiento al
cambio de estatus del avance del contrato hasta llegar a su autorización. Los estatus por lo que
debe pasar son los siguientes:

Por default, el sistema graba el contrato en estatus A REVISIÓN (Ver figura 16).

Figura 16 Estatus a Revisión

Al hacer clic sobre el botón REVISADA , aparecerá un cuadro de dialogo notificando el
cambio de estatus (Ver figura 17).

Figura 17 Cuadro de dialogo notificando el cambio de estatus

Al cambiar el estatus enseguida se mostrara el estatus Revisado (Ver figura 18).

Figura 18 Estatus revisado

Autorizado: Al hacer clic sobre el botón Pasar al estatus Autorizado aparecerá un cuadro
de dialogo notificando el cambio de estatus (Ver figura 19).

Figura 19 Cambio de estatus Autorizada

NOTA IMPORTANTE: Una vez que se ha autorizado el avance de contrato se

puede facturar. Aquí mucho dependerá si el usuario que captura el avance
tiene el permiso para facturarlo, pues en ocasiones, un usuario es el que
captura y otro es el que tiene el permiso para cambiar el estatus del avance y
posteriormente facturarlo. De cualquier manera, a continuación se ilustra la
descripción para generar la factura.
Una vez que el avance de contrato fue autorizado, en la interfaz de captura estará habilitado el
botón Factura (Ver figura 20). Haga clic en el botón desplegara una nueva pestaña la cual
contendrá la interfaz de captura correspondiente a la factura de proveedor (Ver figura 21).

Figura 20 Icono activado

Figura 21 Factura de proveedor nueva

Realmente, el sistema genera casi toda la información necesaria para grabar la factura de
proveedor en donde se detallará el avance de contrato. Solamente es necesario revisar que los
datos correspondan a los de la factura impresa.
Deductivas en avances de contratos.

En la captura de avances, las deductivas son descontadas en el área que se muestra en la

Figura 22, que es donde se debe especificar el porcentaje o bien, si es captura manual, el
importe de las mismas.

Figura 22. Captura de deductivas en avances de contratos.

De esta manera es como el sistema irá calculado lo que resta por descontar de las deductivas
y lo irá mostrando en el estatus del contrato, el cual se puede apreciar ubicándose en el listado
de contratos, seleccionando aquel del que se desea observar el seguimiento y haciendo clic en
el botón VER ESTATUS de la barra de herramientas, apareciendo la pestaña ESTATUS DEL
CONTRATO donde se podrá visualizar, en la casilla PRESTAMOS Y DEDUCTIVAS, lo
configurado, lo descontado y el saldo por descontar. (Figura 23)

Figura 23. Estatus del contrato >> Préstamos y deductivas.

Si se da clic en la pestaña saldo del contrato, también se podrá apreciar el importe de las
deductivas por descontar.

Figura 24. Pestaña Saldo del contrato.

Alerta de obras pendiente de facturar anticipo

Después de que el anticipo de la obra ha sido autorizado por el cliente, el sistema puede
avisarle de tal evento para generar la factura y cobrarlo. Sin embargo, debe considerar las
siguientes configuraciones:

1. Indicar el anticipo autorizado de la obra.

2. Especificar los usuarios a quienes se les avisara de los anticipos pendientes de
facturar.
3. Configurar el concepto de facturación del anticipo.
4. Emitir la factura del anticipo.

1. Indicar el anticipo autorizado de la obra.

Vaya al menú Módulos -> Catálogos -> Obras, seleccione la obra y presione el botón Modificar
( ) de la barra de herramientas (ver Figura 1).

Figura 1. Catálogo de obras

En los datos de la obra haga un clic en la pestaña “Presupuesto”, después otro clic en la
pestaña “Estatus del anticipo y fondo de garantía” y en la sección “Anticipo” capture el
porcentaje de anticipo autorizado. Finalmente active la casilla “Se puede facturar el anticipo”
(ver Figura 2) para que el sistema avise cuando el anticipo de la obra está pendiente de
facturar. Ahí mismo puede darse cuenta si el anticipo fue “facturado”, lo “amortizado” de
acuerdo a lo que le ha estimado al cliente y lo que está “por amortizar”.
 Figura 2. Indicar porcentaje de anticipo autorizado

2. Especificar los usuarios a quienes se les avisara de los anticipos pendientes de facturar.

Vaya al menú Herramientas -> Perfiles de usuarios, seleccione el perfil de usuario y presione el
botón Modificar ( ) de la barra de herramientas (ver Figura 3).

Figura 3. Perfil de usuario

En los datos del perfil de usuario haga un clic en la pestaña “Permisos especiales”, después en
el filtro “Módulo” seleccione “Control de obra” y active la casilla que hace referencia a la “alerta
de obras pendientes de facturar anticipos” (ver Figura 4).

Figura 4. Activación de la alerta para los anticipos de obra pendientes de facturar

3. Configurar el concepto de facturación del anticipo.

Para generar la facturación del anticipo se requiere indicar cuál será el insumo auxiliar que se
usará para detallar la descripción de la factura. Para configurar dicho insumo vaya al menú
Herramientas -> Parámetros de la empresa y en la pestaña “Configuraciones del sistema”, para
el filtro Módulo, seleccione “Control de obra”. Finalmente haga doble clic en la celda “Valor” del
“InsumoEnlaceAnticipoObras” y seleccione el insumo auxiliar ANTICIPODEOBRA (ver Figura
5).
 Figura 5. Configurar el insumo auxiliar de enlace para el anticipo de obra

4. Emitir la factura del anticipo

Cuando el usuario inicia sesión en el sistema, y si hay una obra con el anticipo autorizado
pendiente de facturar, entonces se despliega la alerta informando dicho evento (ver Figura 6).

Figura 6. Alerta de obras pendientes de facturar anticipo.

Del listado de obras seleccione la correspondiente y presione el botón Facturar anticipo ( ).
Enseguida se despliega la pantalla para introducir los datos de facturación del anticipo (ver
Figura 7):

Figura 7. Facturación del anticipo de obra.

Fecha. El sistema asigna automáticamente la fecha del día actual, pero si lo requiere puede
modificarla.

Serie y Folio. El sistema asigna automáticamente el folio y/o número de factura de acuerdo a
los registros anteriores, pero si lo requiere puede modificarlo.

Cliente. El sistema asigna automáticamente el cliente para quien se genera la factura. Este
dato se hereda del cliente que asignó en la obra, pero si lo requiere puede modificarlo.

Forma de pago. Debe indicar la forma de pago de la factura (contado o crédito) y la fecha de
vencimiento.

Detalle de insumos. El sistema agrega automáticamente la partida “anticipo de obra” pero

puede hacer doble clic en la “descripción” para detallar el concepto de la factura (ver Figura 8).
 Figura 8. Concepto de facturación del anticipo de obra.

Costos. El sistema automáticamente asigna los importes de la factura de acuerdo al monto

autorizado del anticipo (ver Figura 9). También verifique que la casilla “Es anticipo” está activa.

Figura 9. Montos de la facturación del anticipo de obra.

Para guardar la factura presione el botón Grabar ( ) de la barra de herramientas.

Alerta de obras pendiente de facturar fondo de garantía

Cuando se establece un fondo de garantía con el cliente por los trabajos de la obra y cuando
ésta se ejecute al 100%, entonces el sistema puede avisarle que está pendiente de facturar el
fondo de garantía para poderlo cobrar. Sin embargo, debe considerar las siguientes cuestiones:

1. Establecer el fondo de garantía de la obra.

2. Especificar los usuarios a quienes se les avisará del fondo de garantía pendientes de
facturar.
3. Configurar el concepto de facturación del fondo de garantía.
4. Emitir la factura del fondo de garantía.

1. Establecer el fondo de garantía de la obra.

Vaya al menú Módulos -> Catálogos -> Obras, seleccione la obra y presione el botón Modificar
( ) de la barra de herramientas (ver Figura 1).

Figura 1. Catálogo de Obras

En los datos de la obra haga un clic en la pestaña “Presupuesto”, después otro clic en la
pestaña “Estatus del anticipo y fondo de garantía” y en la sección “Fondo de garantía” capture
el porcentaje autorizado. Ahí mismo puede darse cuenta si el fondo de garantía fue
“facturado”, lo “retenido” de acuerdo a lo que se le ha estimado al cliente y lo que está “por
retener”.
 Figura 2. Porcentaje establecido del fondo de garantía de la obra

2. Especificar los usuarios a quienes se les avisara del fondo de garantía pendientes de
facturar.

Vaya al menú Herramientas -> Perfiles de usuarios, seleccione el perfil de usuario y presione el
botón Modificar ( ) de la barra de herramientas (ver Figura 3).

Figura 3. Perfil de usuario

En los datos del perfil de usuario haga un clic en la pestaña “Permisos especiales”, después en
el filtro “Módulo” seleccione “Control de obra” y active la casilla que hace referencia a la “alerta
de obras pendientes de facturar el fondo de garantía” (ver Figura 4).

Figura 4. Activación de la alerta para el fondo de garantía pendiente de facturar

3. Configurar el concepto de facturación del fondo de garantía.

Para generar la facturación del fondo de garantía se requiere indicar cuál será el insumo
auxiliar que se usará para detallar la descripción de la factura. Para configurar dicho insumo
vaya al menú Herramientas -> Parámetros de la empresa y en la pestaña “Configuraciones del
sistema”, para el filtro Módulo, seleccione “Control de obra”. Finalmente haga doble clic en la
celda “Valor” del “InsumoEnlaceCobroRetFondoGtia” y seleccione el insumo auxiliar
COBRORETENCIONGARANTIA (ver Figura 5).
 Figura 5. Configurar insumo auxiliar de enlace para cobro de fondo de garantía

4. Emitir la factura del fondo de garantía

Cuando el usuario inicia sesión en el sistema, y si hay una obra ejecutada al 100% y además
su fondo de garantía retenido es igual al fondo de garantía otorgado, entonces se despliega la
alerta informando que el fondo de garantía está pendiente de facturar para cobrarlo (ver Figura
6).

Figura 6. Alerta de obras pendientes de facturar el fondo de garantía.

Del listado de obras seleccione la correspondiente y presione el botón Facturar fondo de

garantía ( ). Enseguida se despliega la pantalla para introducir los datos de facturación (ver
Figura 7):

Figura 7. Facturación del fondo de garantía de la obra.

Fecha. El sistema asigna automáticamente la fecha del día actual, pero si lo requiere puede
modificarla.

Serie y Folio. El sistema asigna automáticamente el folio y/o número de factura de acuerdo a
los registros anteriores, pero si lo requiere puede modificarlo.

Cliente. El sistema asigna automáticamente el cliente para quien se genera la factura. Este
dato se hereda del cliente que asignó en la obra, pero si lo requiere puede modificarlo.

Forma de pago. Debe indicar la forma de pago de la factura (contado o crédito) y la fecha de
vencimiento.

Detalle de insumos. El sistema agrega automáticamente la partida “fondo de garantía” pero

puede hacer doble clic en la “descripción” para detallar el concepto de la factura (ver Figura 8).
 Figura 8. Concepto de facturación del fondo de garantía.

Costos. El sistema automáticamente asigna los importes de la factura de acuerdo al monto del
fondo de garantía (ver Figura 9). También verifique que la casilla “Es cobro de retención del
fondo de garantía” está activa.

Figura 9. Montos de la facturación del fondo de garantía.

Para guardar la factura presione el botón Grabar ( ) de la barra de herramientas.