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Valoración y Disposición de Documentos

Este documento describe los tipos de documentos de una entidad, su valoración y disposición final. Explica que los convenios, actas de junta directiva, licitaciones e informes deben conservarse por períodos de 6 a 20 años, mientras que las facturas, acciones de tutela deben mantenerse de 1 a 8 años antes de su eliminación o archivo permanente. Proporciona una bibliografía relacionada con la valoración y disposición de documentos.

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Este documento describe los tipos de documentos de una entidad, su valoración y disposición final. Explica que los convenios, actas de junta directiva, licitaciones e informes deben conservarse por períodos de 6 a 20 años, mientras que las facturas, acciones de tutela deben mantenerse de 1 a 8 años antes de su eliminación o archivo permanente. Proporciona una bibliografía relacionada con la valoración y disposición de documentos.

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Aprendiz: Alfredo Arias Carmona

VALORACIÓN DOCUMENTAL Y DISPOSICIÓN FINAL DE LOS DOCUMENTOS.

Tipos Valoración Documental. Disposición Final.


Documentales
Documentos que manifiestan los contratos Su disposición es de 20 años.
Convenios. realizados por la entidad en ejercicio de sus Cumplido el tiempo de
funciones. Poseen valor legal, fiscal, contable retención se pueden eliminar
y administrativo.
Actas de junta Son documentos que reflejan decisiones de Conservación total. Al cumplir
directiva carácter administrativo, legal y fiscal. Forman su tiempo de retención se
parte de la memoria institucional. microfilman para consulta y
conservación del original
Una vez cumplido el tiempo de
retención en el Archivo de
Gestión, el cual se contará a
partir del último certificado de
la vigencia, se transfiere al
Archivo Central; cumplido el
Factura Tiene valor administrativo, tiempo de permanencia en el
contable, técnico archivo central, el Grupo de
Gestión Documental realizará la
Eliminación.
Archivo de gestión: 1año
Archivo central: 4 años

Documentos que evidencian el ejercicio y la Tiene una vigencia mínima de 2


Acción De protección de los derechos de los ciudadanos años en el archivo de gestión y
Tutela en la cual una entidad vulnera los derechos después se pasa al archivo
fundamentales del ciudadano, es de carácter central que tiene una duración de
legal, contable. 5 a 8 años y luego pasa a
eliminación
Documentos que reflejan los contratos El mandato es de 20 años.
Licitaciones realizados por la entidad en ejercicio de sus Cumplido el tiempo de retención
funciones. Poseen valor legal, fiscal, contable se puede eliminar.
administrativo.
Informe. Documento que recopila toda la La conservación se debe por 6
información de la empresa, por ello tienen años.
valor administrativo, jurídico, legal y
contable

BIBLIOGRAFÍA:
[Link]
Los-Documentos-2

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