Excel es un programa del tipo Hoja de Cálculo que permite realizar operaciones con números
organizados en una cuadrícula. Es útil para realizar desde simples sumas hasta cálculos de
préstamos hipotecarios.
Ahora vamos a ver cuáles son los elementos básicos de Excel 2016, la pantalla, las barras,
etc., para saber diferenciar entre cada uno de ellos. Aprenderás cómo se llaman, dónde están y
para qué sirven. También cómo obtener ayuda, por si en algún momento no sabes cómo seguir
trabajando. Cuando conozcas todo esto estarás en disposición de empezar a crear hojas de
cálculo en el siguiente tema.
1.1. Novedades de Excel 2016
Esta versión de Excel 2016 trae las siguientes novedades y mejoras.
- 6 nuevos tipos de gráficos. Al crear un gráfico, podrás utilizar hasta 6 nuevos tipos de
gráficos, con las mismas opciones de formato enriquecido que el resto, para ayudarte a crear
visualizaciones de datos de información financiera o jerárquica o para revelar propiedades
estadísticas en los datos. Los 6 nuevos tipos de gráficos son: el gráfico de rectángulos, el
gráfico de proyección solar, el gráfico de cascada, el remodelado gráfico de histograma, el
diagrama de Pareto, y el gráfico de cajas y bigotes.
- Mapas 3D, la herramienta de visualización geoespacial 3D, denominada anteriormente
Power Map, está ahora completamente integrada en Excel y se trata de un conjunto innovador
de funciones para contar historias mediante mapas.
- Nuevos estilos predeterminados para dar una mejor apariencia y un formato más rápido a
las formas (cajas, botones, etc.).
- Hacer las cosas de forma rápida con la funcionalidad ¿Qué desea hacer? Verás un
cuadro de texto en la cinta de Excel 2016 para informar sobre lo que deseas hacer. Este es un
campo de texto donde puedes escribir palabras y frases describiendo lo que deseas realizar
para así acceder rápidamente a esas acciones o funcionalidades. También puedes obtener
ayuda relacionada con lo que estás buscando, o realizar una búsqueda inteligente sobre el
término que has escrito.
- Búsqueda inteligente sobre lo que estás haciendo. Al seleccionar una palabra o frase,
podrás hacer clic derecho sobre ella y elegir Búsqueda inteligente; se abrirá un panel con
definiciones, artículos de la Wiki y búsquedas relacionadas destacadas de la web.
- Ecuaciones con lápiz óptico o ratón. Ahora, la inserción de ecuaciones, inclusive las
matemáticas, es mucho más fácil. Podrás hacerlo con tu dedo o lápiz óptico mediante un
dispositivo táctil y, si no dispones de él, mediante el ratón. Excel 2016 convertirá lo escrito
manualmente a texto digital con los símbolos adecuados.
- Colaboración en tiempo real. Ahora podremos editar documentos al mismo tiempo desde
múltiples usuarios y múltiples dispositivos.
- Compartir más y mejor. Elige Compartir en la cinta para compartir la hoja de cálculo con
otros usuarios de SharePoint u OneDrive. Desde el cuadro de diálogo, podrás ver quién tiene
acceso a una hoja determinada y quién se encuentra trabajando contigo sobre el documento en
ese preciso instante.
- Historial de versiones mejorado. Puedes ir a Archivo > Historial para ver una lista
completa de los cambios que se han realizado en el libro y obtener acceso a versiones
anteriores.
- Nuevos temas de apariencia de Excel. Ahora hay tres temas de Office que puedes aplicar:
multicolor, gris oscuro y blanco. Para obtener acceso a estos temas, dirígete
a Archivo > Opciones > General y después haz clic en el menú desplegable junto a Tema de
Office.
Vamos a ver las dos formas básicas de iniciar Excel 2016.
- Desde el botón Inicio, situado normalmente en la esquina inferior izquierda de la pantalla. Al hacer
clic en Inicio , se abrirá el menú principal de Windows desde el que poder acceder a la mayoría
de opciones y programas del sistema operativo. Para poder encontrar la aplicación de Excel,
deberemos pulsar en Todas las aplicaciones , que es la primera
opción de este menú comenzando por abajo.
Una vez hecho esto, veremos un listado de aplicaciones ordenado por orden alfabético. En él
aparecen todas las aplicaciones que tenemos instaladas en nuestro equipo y, desplazándonos
verticalmente hasta la letra E (ya sea con el ratón o con la barra de desplazamiento vertical),
encontraremos la aplicación Excel 2016, sobre la que pulsaremos para abrir una nueva hoja de
Excel.
- Desde el nuevo asistente de ayuda de Windows (llamado Cortana) situado abajo a la derecha
de la pantalla, junto al botón de Inicio. Escribiremos en la caja de texto del asistente la
palabra excel y nos dará la opción de iniciar la aplicación.
Puedes iniciar Excel 2016 ahora para ir probando todo lo que te explicamos. En este tema básico te
explicamos cómo Trabajar con dos programas a la vez , para que puedas seguir el curso
mientras prácticas.
Para cerrar Excel 2016, puedes utilizar cualquiera de las siguientes operaciones:
- Hacer clic en el botón Cerrar , este botón se encuentra situado en la parte superior derecha de
la ventana de Excel.
- También puedes pulsar la combinación de teclas ALT+F4; con esta combinación de teclas cerrarás
la ventana que tengas activa en ese momento.
- Hacer clic sobre el menú y elegir la opción .
1.3. La pantalla inicial
Al iniciar Excel aparece una pantalla inicial como esta:
Si abrimos un Libro en blanco, clicando sobre la primera opción del menú de la derecha, se nos
mostrará una hoja de cálculo. Vamos a ver sus componentes fundamentales: así conoceremos
los nombres de los diferentes elementos y será más fácil entender el resto del curso. La pantalla
que se muestra a continuación (y en general todas las de este curso) puede no coincidir
exactamente con la que ves en tu ordenador, ya que cada usuario puede decidir qué elementos
quiere que se vean en cada momento, como veremos más adelante.
1.4. La ficha Archivo
Haciendo clic en la pestaña Archivo que se encuentra en la parte superior
izquierda de la pantalla podrás desplegar un menú desde donde podrás ver las acciones que puedes
realizar sobre el documento, incluyendo Guardar, Imprimir o crear uno Nuevo.
A este menú también puedes acceder desde el modo de acceso por teclado tal y como veremos en
la Cinta de opciones.
Contiene elementos como: Información, Abrir, Guardar como o Imprimir. Al situar el cursor sobre
las opciones de este tipo observarás que tienen un efecto verde oscuro. Si hacemos clic en ellas se
nos mostrará un panel justo a la derecha con más opciones, ocupando toda la superficie de la
ventana Excel.
Para cerrar la ficha Archivo y volver al documento pulsamos ESC o hacemos clic en el icono con
forma de flecha situado en la esquina superior izquierda.
1.5. Las barras
La barra de título
Contiene el nombre del documento sobre el que se está trabajando en ese momento. Cuando
creamos un libro nuevo se le asigna el nombre provisional Libro1, hasta que lo guardemos y le
demos el nombre que queramos. En el extremo de la derecha están los botones para Minimizar ,
Maximizar y Cerrar .
La barra de acceso rápido
La barra de acceso rápido contiene las operaciones más habituales de Excel como Guardar
, Deshacer o Rehacer .
Esta barra puede personalizarse para añadir todos los botones que quieras. Para ello,
desplegaremos la opción Personalizar barra de herramientas de acceso rápido haciendo clic
sobre el pequeño icono con forma de flecha blanca hacia abajo, situado a la derecha de los botones
que describíamos anteriormente. En el desplegable que aparece, si haces clic en una opción esta
aparecerá marcada y aparecerá en la barra de acceso rápido. De forma similar, si vuelves a hacer
clic sobre ella se eliminará de la barra. Si no encuentras la opción en la lista que te propone, puedes
seleccionar Más comandos....
La cinta de opciones
La cinta de opciones es uno de los elementos más importantes de Excel, ya que contiene todas
las opciones del programa organizadas en pestañas. Al pulsar sobre una pestaña, accedemos a
la ficha.
Las fichas principales son Inicio, Insertar, Diseño de página, Fórmulas, Datos, Revisar y Vista.
En ellas se encuentran los distintos botones con las opciones disponibles.
Pero además, cuando trabajamos con determinados elementos, aparecen otras de forma
puntual: las fichas de herramientas. Por ejemplo, mientras tengamos seleccionado un gráfico,
dispondremos de la ficha Herramientas de gráficos, que nos ofrecerá botones especializados para
realizar modificaciones en los gráficos.
- Es posible que en la versión de Excel 2016 que tengas instalada en tu equipo visualices otras
fichas con más opciones. Esto sucede porque los programas que tenemos instalados en el
ordenador son capaces de interactuar con Excel, si están programados para ello, añadiendo
herramientas y funcionalidades.
Esta integración permite una mayor comodidad a la hora de trabajar, pero si en algún momento
queremos ocultar o inhabilitar alguna de estas fichas, puedes hacerlo desde el
menú Archivo > Opciones > Personalizar cinta de opciones. Si quieres ver con detalle cómo
hacerlo, visita el siguiente tema avanzado de Personalizar el entorno de trabajo . Además, si
acostumbras a personalizar los programas que utilizas es posible que también te interese aprender
cómo Importar y exportar el entorno personalizado .
- Pulsando la tecla ALT entraremos en el modo de acceso por teclado. De esta forma aparecerán
pequeños recuadros junto a las pestañas y opciones indicando la tecla (o conjunto de teclas) que
deberás pulsar para acceder a esa opción sin la necesidad del ratón.
Las opciones no disponibles en el momento actual se muestran con números semitransparentes.
Para salir del modo de acceso por teclado vuelve a pulsar la tecla ALT.
- Si haces doble clic sobre cualquiera de las pestañas, la barra se ocultará, para disponer de más
espacio de trabajo. Las opciones volverán a mostrarse en el momento en el que vuelvas a hacer clic
en cualquier pestaña. También puedes mostrar u ocultar las cintas desde el botón con forma
rectangular con una flecha en su interior, que encontrarás en la zona superior derecha .
La barra de fórmulas
Nos muestra el contenido de la celda activa, es decir, la casilla donde estamos situados. Cuando
vayamos a modificar el contenido de la celda, dicha barra variará ligeramente, pero esto lo
estudiaremos más adelante.
La barra de etiquetas
Permite movernos por las distintas hojas del libro de trabajo.
Las barras de desplazamiento
Permiten movernos a lo largo y ancho de la hoja de forma rápida y sencilla, simplemente hay que
desplazar la barra arrastrándola con el ratón, o hacer clic en los triángulos.
La barra de estado
Indica en qué estado se encuentra el documento abierto, y posee herramientas para realizar zoom
sobre la hoja de trabajo, desplazando el marcador o pulsando los botones + y -. También dispone
de tres botones para cambiar rápidamente de vista (forma en que se visualiza el libro).
Profundizaremos en las vistas más adelante.
1.6. La ayuda
Tenemos varios métodos para obtener Ayuda con Excel.
Un método consiste en utilizar la Cinta de opciones, haciendo clic en el Asistente ¿Qué desea
hacer?: . Otro método consiste en utilizar la tecla F1 del teclado. Nos
recomendará acudir a [Link] para obtener ayuda, tutoriales, artículos, vídeos...
Un método adicional que ha aparecido en esta versión Excel 2016 es el de la Búsqueda
inteligente. Seleccionando un término (por ejemplo, "Alemania") en los datos de nuestro libro de
trabajo, haciendo clic derecho y pulsando Búsqueda inteligente, accederemos a información
relevante sobre dicho término proveniente del buscador Bing de Internet.
