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MANUAL DE PROCEDIMIENTO PARA EL PROCESO DE FACTURACIÓN,

LABORATORIOS GERCO SAS.

INTEGRANTE:

MARIA ARRIETA SOLANO

DOCENTE:

ANTONIO CANTILLO

CARTAGENA DE INDIAS DTYC

FECHA: 22/04/2022

UNIVERSIDAD DEL SINU

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1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

Laboratorios Gerco SAS es una empresa de la Industria Farmacéutica Colombiana,
actualmente filial del grupo internacional Urgo. Ubicada en Entrada a Mamonal Km. 1
Calle 10 N. 57-14 La compañía tiene obligaciones tributarias a la cual ha venido
presentando, como el impuesto de venta, declaración de renta, rete fuente, información
exógena.

Debemos tener claro que es la facturación Electrónica. Es la evolución de la factura

tradicional, para efectos legales tiene la misma validez que el papel, sin embargo, se genera,
valida, expide, recibe, rechaza y conserva electrónicamente, lo que representa mayores

ventajas. Tributariamente es un soporte de transacciones de venta de bienes y/o servicios.

Es importante destacar que la expedición de una factura electrónica está condicionada al

consentimiento de su destinatario. La factura electrónica, por tanto, es una alternativa legal a
la factura tradicional en papel. (Dian, 2022)89

Al implementar la facturación electrónica en la compañía puede traer beneficio

disminución en los tiempos de gestión ya que el envío tanto al cliente como a la DIAN
se hacen en tiempo real, se genera un mayor control interno, todo esto agiliza los
procesos, además brinda la eficiencia en el manejo contable, entre otros que
mencionamos a continuación: Reducción del costo en los gastos de facturación y de esta
manera evitar errores como:

 Riesgos que se presenten retrasos en el pago por rechazo de facturas por

parte de los clientes.
 Impedimento para cancelar la factura.
 Pérdida de control de los procesos de facturación.
 Falta de soporte eficaz de atención al cliente.
 Complejidad en el uso del programa de facturación.

De esta forma si la empresa estando obligado a facturar y se niega a no expedir la

factura da lugar a la sanción tal cual como señala el artículo 665-1 del estatuto
tributario:
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«Sanción por no facturar. Quienes estando obligados a expedir facturas no lo

hagan, podrán ser objeto de sanción de clausura o cierre del establecimiento de
comercio, oficina o consultorio, o sitio donde se ejerza la actividad, profesión u oficio
de conformidad con lo dispuesto en los artículos 657 y 658 del Estatuto.» (Ekomercio,
2022, pág. 1)

De la presente investigación se creará un manual de procedimiento que facilite al

personal del área financiera realizar la facturación electrónica dentro de los parámetros
que exige la norma cumpliendo los requerimientos del cliente.
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2. FORMULACION
¿Cuáles son los lineamientos y pasos necesarios para la emisión, cargue y
radicación de las facturas ante los clientes y ante la DIAN?
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3. OBJETIVOS

Objetivos General.
 Establecer los lineamientos y pasos necesarios para la emisión, cargue y
radicación de facturas ante los clientes y ante la DIAN, partiendo de los
requerimientos del control interno contable de la empresa y la normatividad.

Objetivos Específicos.

 Describir los requerimientos del control interno y normativo asociado a la

facturación, dentro del proceso de gestión financiera de la empresa Gerco.
 Construir un manual de procedimiento para la facturación electrónica, que
facilite el cumplimiento de las políticas de control interno y los requerimientos
legales vigentes.
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5. JUSTIFICACION

El tema de investigación se justifica como respuesta a la evolución del sistema de

facturación electrónica en las Pymes conocimiento procedimental de su implementación antes

de la fecha establecida para iniciar con lo establecido por la DIAN. Esto argumenta aún más

la importancia de elaborar un procedimiento sobre la factura electrónica para la compañía

Laboratorios Gerco SAS.

La cual se elabora de una forma clara, para que sea comprendido por las siguientes áreas

de la compañía: Auxiliar de Facturación e Inventario, Auxiliar Contable, Coordinador de

Logística y Cadena Abastecimiento, Líder de Logística, Contador, Gerente de Ventas,

Ejecutivos de Ventas, Ejecutiva de cuentas y jefe planificador comercial, estas son las

personas que se verán involucradas al momento de que los clientes soliciten los distintos

pedidos hasta llegar a la facturación. (S, 2022)

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MARCOS DE REFERENCIA

ESTADO DEL ARTE

Para la obtención de las investigaciones previas de este trabajo se siguió la presente ruta
de búsqueda:

Con los siguientes patrones de búsqueda: Análisis de la facturación electrónica con las
denominaciones: Cartagena, Colombia; generado el patrón de búsqueda: Análisis de la
facturación electrónica en Cartagena / Análisis de la facturación electrónica en Colombia eso
arrojo una cantidad de resultados tantos nacional como internacionales.

Mediante la presente se evidencia las principales investigaciones de referencia para

elaborar el proyecto de investigación. Estas investigaciones previas se detallan a
continuación:

1. El Proyecto denominado “Impacto de la implementación de la factura electrónica

en las MiPymes del sector comercial de Ocaña Norte De Santander en el periodo
2019”. Elaborado por Lina Paola Quintero Ortega y Martha Liliana Duran Sánchez
tuvo como propósito principal: Determinar el impacto en los comerciantes de
Ocaña N de S, sobre el impacto de la implementación de la factura electrónica en
este sector. Por lo tanto, pudieron concluir lo siguiente:

Al determinar las ventajas y desventajas para la implementación de la factura

electrónica por los comerciantes, se conoció que son más los beneficios que de ella se
obtienen que los contras en su aplicación, toda vez que el ahorro en el papel, la
responsabilidad con el medio ambiente, agilidad en los trámites, entre otras, serían
algunas de las ventajas que ello brindaría a las empresas en la ciudad de Ocaña.

Aunque el término de facturación electrónica y su exigencia legal lleva ya algún tiempo de

conocerse en el contexto comercial, es importante señalar que en la ciudad de Ocaña existe
poca cultura acerca de la misma, obteniéndose pocos avances en su implementación en el
sector, lo que indica el escaso interés por parte de los comerciantes por su implementación,
más aún, cuando la DIAN no se ha manifestado en realizar asesorías, capacitaciones o algo
similar, que las encaminen a convertirse en empresas tributariamente responsables.
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Los costos de la factura electrónica varían de acuerdo a los servicios que sean
sugeridos por cada una de las empresas, teniendo en cuenta que para iniciar las mismas
podrán obtener asesorías, paquetes pre o pos pago, entre otros, que las ayuden a reducir costos
en las mismas. (Sánchez, 2019)

2. El proyecto denominado “La facturación electrónica y su contribución al medio

ambiente” realizado en el año 2018 por María Angélica Medina Velásquez y

Daniela Rodríguez Poveda, tuvo como objetivo principal: Analizar los efectos de la

implementación de la facturación electrónica en Colombia y su contribución al

desarrollo organizacional, financiero, tributario y ambiental.

Como principales conclusiones se destacan:

Los antecedentes de la facturación electrónica en Colombia y el mundo, han permitido
dar avances tecnológicos, administrativos, financieros y ambientales, en el manejo de los
recursos de las organizaciones, para así desarrollar su crecimiento sostenible, y permitir el
surgimiento económico de los mismos.
La facturación electrónica permite a las empresas tener una mayor organización y
control, permitiendo mostrar integridad en el contenido del documento para que así, la DIAN
en el momento de fiscalización encuentre todos sus registros transparentes y verídicos, y se
pueda controlar y dar un mejor manejo al tema de evasión de los impuestos, por parte de los
contribuyentes. Este método ejecuta los procesos administrativos de forma rápida y segura,
ante cualquier ente que lo suministre.
El proceso de facturación electrónica es una gran medida para las organizaciones el
cual ofrece ventajas y desventajas para las empresas, principalmente la implementación
permite al ahorro del tiempo y recursos realizado procesos más transparentes y facilitando la
recaudación de los impuestos de tal forma una desventaja es que cada organización debe
obtener la comunicación del ahorro del papel. (Poveda, 2018)
Teniendo en cuenta las propuestas de las dos proyectos anteriores se puede anotar que
existe diferencia, en primer lugar porque el proyecto realizado en el año 2019 acentúa solo la
cuidad de Ocaña N. del S en el sector comercial en cambio, los autores Medina y Rodríguez
hacen una investigación a nivel nacional en el año anterior sin embargo coinciden que la
implementación de la facturación electrónica será beneficiosa para todas las empresas,
además que la ventaja de usar aparatos tecnológicos favorecerá al medio ambiente en general
y será un impacto notoria, reconocible y de gran ayuda para la sociedad.
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Por otra parte, siendo la facturación electrónica un tema a nivel mundial, en Colombia
no se ha podido establecer cuáles son totalmente los efectos de su implementación, porque
según lo expuesto en la investigación del año 2019, los comerciantes despertaban poco interés
con el proceso de implementación, y no solo pudo a ver pasado en la cuidad de Ocaña N. del
S sino también en otras ciudades.
3. El proyecto denominado “análisis del sistema de facturación electrónica y su

aplicación en las empresas cartoneras en Guayaquil” realizado por Carolina

Alexandra Doilet Carranza en septiembre del 2016, tuvo como propósito principal:

Evaluar las bondades y beneficios de la aplicación de la estructura de la facturación

electrónica; y su afectación a las recaudaciones tributarias en la ciudad de

Guayaquil.

Como principales conclusiones se destacan:

La hipótesis planteada al principio del trabajo de investigación sostiene “La

implementación de la facturación electrónica proporcionará minimizar costos en las

actividades comerciales de los contribuyentes generando a la Administración tributaria un

control eficiente en las recaudaciones fiscales” siendo comprobada en el trabajo de campo y

por medio de la evaluación de los resultados.

Se abordó el marco teórico en que se fundamenta el nuevo esquema de facturación, las

normativas que la rigen y que influyen en su adopción, denominando a la factura como un
documento que representa el proceso operacional que proyecta información financiera de la
organización. Mostrando la importancia de la factura electrónica por medio de sus beneficios
económicos y administrativos, viéndose reflejados en el mejoramiento de los procesos, en
disminución de costos, de tiempo, de almacenaje, para el contribuyente; en tanto, un mayor
control tributario de parte del ente regulador, vinculando a este programa con un incremento
en la recaudación fiscal. (CARRANZA, 2016)

Después de la coincidencia en las dos investigaciones anteriores realizadas en Colombia,

se puede sumar también el proyecto realizado en la ciudad de Guayaquil, Ecuador en el año
2016 porque comprobaron a través de la evaluación y trabajo de campo la eficiencia del
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sistema de facturación electrónica. Por ende, el control fiscal en el manejo de recaudación por
parte de la administración tributaria.

Por el contrario, es evidente que la implementación de la facturación electrónica en la

ciudad de Guayaquil fue aplicada desde su primer momento por eso les permitió hacerle un
seguimiento de evaluación a este, así mismo debió ser en Colombia, pero el desinterés o costo
de la implementación no ha dado pie para dar con el proceso. Por lo tanto, las empresas han
tardado en la aplicación del sistema.

Por último, pero no menos importante se reconocieron los mismos beneficios en los tres
proyectos de investigación mencionados anteriormente, también el desarrollo ambiental,
disminución en los costos en las actividades, en la evasión de impuesto y corrupción.
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MARCO CONCEPTUAL

Para entender los procesos de facturación electrónica en las MiPymes es necesario

manejar un conjunto de conceptos básicos al cual se hará referencia con frecuencia en el

presente documento. A continuación, su definición:

Adquiriente.

Persona natural o jurídica que como adquiriente de bienes y servicios deberá exigir

una factura electrónica para su rechazo o aceptación y posterior exhibición. (calvo, 2019)

Código único de factura electrónica (Cufe).

Está construido por un valor alfanumérico que identifica de manera inequívoca cada

factura electrónica de venta, además queda incluido en los demás documentos electrónicos

que se deriven de la misma y corresponde a uno de los requisitos de la factura de venta.

Este código hace parte de uno de los requisitos de las notas débito, crédito y demás

documentos electrónicos que se deriven de la factura electrónica de venta. (contamos, 2020)

Factura electrónica.

Documento electrónico que soporta transacciones de venta de bienes y/o servicios que

debe ser expedido, entregado, aceptado y conservado en medios totalmente electrónicos.

(contamos, 2020)

Firma digital.

Representa un valor alfanumérico calculado a partir de un mensaje de datos y un

certificado digital y sobre el cual existen algoritmos que permiten verificar la integridad del
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mensaje, vincular al emisor y, con la ayuda de la ley 527 de 1999, garantizar la no

repudiación de contenidos. (contamos, 2020)

Firma electrónica.

 En definición es el concepto jurídico, pero de manera electrónica al de la firma

manuscrita. Esta firma la da la persona que acepta el contenido de un mensaje electrónico a

través de cualquier medio electrónico válido y es la utilizada para marcar declaraciones

tributarias. (contamos, 2020)

Dirección de impuestos y aduanas nacionales (DIAN)

Entidad gubernamental encargada de velar por el cumplimiento de las obligaciones

tributarias de las personas naturales y jurídicas en el contexto colombiano. (calvo, 2019)

Empresa

Es una organización o institución dedicada a actividades con fines económicos o

comerciales para satisfacer las necesidades de bienes o servicios de los consumidores. (dian,

2022)

IVA.

Es la abreviatura de Impuesto al Valor Agregado, este es un gravamen indirecto y de

orden nacional que recae sobre el consumo de bienes y servicios y explotación de juegos de

azar, que es pagado por el consumidor final.

MiPymes.

El término MiPymes involucra a 3 diferentes tipos de empresa: micro, pequeña y

mediana. Estas constituyen un alto porcentaje que, en algunos países supera el 95% de los

negocios. Sin embargo, aunque para efectos prácticos este alto porcentaje de empresa se

agrupa en una misma categoría, cada una posee sus propias características. Estas las

diferencian de otros modelos de negocio. (Gestionar, 2020)

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Numero de la factura electrónica.

Identificador para cada documento electrónico que obedece a un sistema de

numeración consecutivo autorizado por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales

(DIAN).

Obligado a facturar.

Persona natural o jurídica que, debido a las normas tributarias aplicables, se encuentra

en la obligación de facturar sus productos y/o servicios asociados a su actividad económica.

Tercero.

Persona natural o jurídica encargada de prestarle al obligado a facturar los servicios de

generación, envío, aceptación, custodia y exhibición de facturas en formato electrónico. (dian,

2022)

XML.

 Siempre que se hable del XML es referente al lenguaje en el que se encuentran escritas

las facturas electrónicas. Es un estándar internacionalmente conocido y permite una

utilización efectiva en Internet para sus diferentes terminales. (dian, 2022)

Compra.

Actividad por medio de la cual se adquieren productos o servicios. (DIAN, 2022)

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Cliente.

Es aquella compañía o persona natural que compra productos o servicios. (DIAN,

2022)

Venta

Acción que se genera de vender un bien o servicio a cambio de una obligación o

efecto de pago. (DIAN, 2022)

Orden de pedido
Relacion de lo solicitado por el cliente , emitada por el proveedor . Es la
autorizacion para poder proceder armar un pedido. (Economipedia, 2022)

Radicar
Dejar constancia de que un recurso se ha entregado y puesto bajo custodia del
funcionaario pertinente. (Anfixblog, 2022)
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MARCO LEGAL

Reglamentación de la facturación electrónica Decreto 358 de 2020 El Gobierno

Colombiano, a través del Ministerio de Hacienda y Crédito Público, emitió el Decreto 358 de

2020, tiene que ver con la reglamentación de los sistemas de facturación en temas específicos,

como:

 La validación previa;

 Los obligados y no obligados para expedir facturas;

 Los requisitos que deben cumplir los proveedores tecnológicos, y

 Cómo debe ser la expedición de los documentos equivalentes.

Sistemas de facturación: Para el caso de los sistemas de facturación, el Decreto 358 de

2020 indica que son la factura de venta y los documentos equivalentes, además la factura de

venta podrá ser emitida de manera electrónica con validación previa o de talonario o papel. En

cuanto al sistema de facturación denominado como documento equivalente, tuvo una

redacción en su cantidad y según la nueva norma establece que, a más tardar el 30 de junio de

2021, deberá ser emitido de forma electrónica.

Obligados y no obligados a expedir factura electrónica de venta.

Según el nuevo Decreto, los obligados a expedir factura electrónica de venta serán:

 Los responsables por el Impuesto sobre las Ventas (IVA)

 Los que responden por el Impuesto Nacional al Consumo (INC)

 Los que ejercen profesiones liberales o presten servicios relacionados

 Prestadores de servicios o en las ventas a consumidores finales

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 Quienes se encuentren inscritos en el Régimen Simple de Tributación,

No obligados a expedir factura electrónica de venta.

El nuevo Decreto 358 de 2020 también establece quiénes son los no obligados a

expedir factura de venta electrónica, estos se caracterizan por cumplir con las siguientes

condiciones:

 Los bancos

 Las cooperativas de ahorro y crédito

 Las corporaciones financieras

 Quienes sean prestadores de servicios con operación.

Otro de los aspectos que resaltan en este nuevo Decreto tiene que ver con la indicación

para los distribuidores minoristas de combustibles derivados del petróleo y gas natural

comprimido, quienes a partir del primero de septiembre de 2020 deberán emitir factura de

venta y/o el respectivo documento equivalente.

Plazo de implementación para quienes pertenecen al Régimen Simple.

Quienes a la fecha de entrada en vigor de la Ley 2010 del 27 de diciembre de 2019 estén

inscritos en su RUT como contribuyentes del impuesto unificado bajo el Régimen Simple de

Tributación, tendrán plazo para implementar el sistema de facturación electrónica de venta

hasta el 1 de mayo de 2020.

Sanciones. 

De acuerdo con la nueva reglamentación, las sanciones para quienes incumplan su

obligación de facturar electrónicamente serán equivalentes al cierre de los establecimientos de

comercio, consultorios u oficinas, también aplica para quienes expidan documentos distintos a

los ya mencionados anteriormente.

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Evasión de impuestos.

En cuanto al control para la evasión de impuestos y para mejorar el recaudo de los

impuestos, será una tarea que retomará el Sistema Técnico de Control de Tarjeta Fiscal. Por

su parte la DIAN estará encargada de expedir los nuevos plazos, condiciones y trámites para

que en este 2020 quienes no cumplen con este lineamiento lo hagan, teniendo en cuenta lo

relacionado en los Artículos 1.6.1.4.20 – 1.6.1.4.22 del Decreto 358 de 2020.

Nuevos plazos para facturar electrónicamente en 2020. 

Gracias al Artículo 20 de la Resolución 000042 de mayo 5 de 2020 se amplió por cuarta

vez el plazo para implementar la facturación electrónica en Colombia. Según el nuevo

lineamiento y su calendario aplicable, señala que a partir del 15 de mayo de 2020 será posible

realizar el registro y la habilitación en el servicio informático electrónico de validación previa

para los obligados a emitir facturas electrónicas de venta.

Reconocimiento para efectos tributarios según el Decreto 358 de 2020.

Según los lineamientos, solamente se considerará cumplida la obligación de emitir factura

de venta y se obtendrán reconocimientos para efectos tributarios, cuando se incluya

el documento de validación respectivamente firmado por la Dirección de Impuestos y

Aduanas Nacionales (DIAN). 

Del mismo modo, se menciona que esta entidad dispondrá de forma gratuita los Servicios

Informáticos Electrónicos para facilitar los procesos de generación, transmisión, validación,

entrega y recepción de las facturas electrónica de venta, notas débito, notas crédito y cualquier

otro documento electrónico que derive de la factura electrónica. (loggro, 2020)

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6. MARCO TEORICO

Contexto:

Es muy importante tener todos los conceptos claros sobre que es la facturación electrónica,
las empresas están creadas por diferentes sistemas y estos a su vez están conformados por
unas particularidades específicas del sistema principal; el objetivo principal de cada uno de
estos subsistemas es la producción de bienes y servicios que logren satisfacer la demanda del
mercado. Para cumplir tal fin los sistemas deben ser autorregulables y autoajustables con el
objetivo y a las normas vigentes.

Por lo que es muy importante tener presente que en la continua búsqueda de

competitividad cada vez las empresas, tienen que estar más a la vanguardia de los avances
tecnológicos, es por esto que las organizaciones acogen herramientas que hacen que sus
procesos se optimicen.

Factura Electrónica Es un documento que soporta transacciones de venta bienes

y/o servicios y que operativamente tiene lugar a través de sistemas computacionales y/o
soluciones informáticas permitiendo el cumplimiento de las características y
condiciones en relación con la expedición, recibo, rechazo y conservación.
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Modelo de operación de la Factura Electrónica

El modelo de facturación fue adoptado en el país a través del Decreto 2242 de 2015,
compilado en el Decreto Único Reglamentario 1625 de 2016, y su objetivo

principal es la masificación en el uso de la factura electrónica en Colombia, y, para ello,

facilita la interoperabilidad entre quienes facturan de forma electrónica y quienes adquieren
bienes que son facturados por ese medio.

Beneficios de la Factura Electrónica

 Automatiza y minimiza procesos manuales Devoluciones y declaraciones

automáticas.
 Reduce costos frente al papel Optimiza la búsqueda de documentos Fomenta la
desmaterialización de documentos de negocio Potencializa el Factoring
electrónico.
 Mejora la relación con clientes y proveedores Es muy segura, difícilmente
falsificable.
 Facilita el intercambio de documentos

Quiénes deben facturar electrónicamente

Personas jurídicas que enajenen bienes y/o servicios.

Personas naturales que enajenen bienes y/o servicios con ingresos brutos superiores
a 3.500 UVT.

Personas naturales contratistas del Estado con ingresos brutos superiores a 4.000
UVT.
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O personas naturales diferentes de minoristas, artesanos, agricultores y ganaderos

con ingresos inferiores a 3.500 UVT, pero: Con más de un establecimiento de comercio.
Explotación de intangibles. Usuarios aduaneros. Consignaciones e inversiones
superiores a 3.500 UVT. Contribuyentes que optaron por el Régimen Simple de
Tributación - RST

Cuando es obligatorio iniciar a expedir factura electrónica

En la fecha máxima establecida en el calendario de implementación que se puede

consultar en la página web de Factura Electrónica: factura-electronica.dian.gov.co

Qué se necesita para facturar electrónicamente

Un facturador electrónico necesita los siguientes elementos:

 Software de facturación electrónica

 Certificado digital de firma

Software de Facturación:

Software de Facturación: Existe en el mercado de la tecnología, múltiples opciones

para la adquisición y puesta en marcha de la factura electrónica a través de sistemas
integrados de información (Software) para pequeñas y medianas empresas, que no
necesitan de una infraestructura ni programas complejos y que solo se dedique a la
facturación. El software puede ser integrado para realizar Facturación Electrónica bajo
los parámetros de la DIAN. Las pymes o personas naturales para cumplir con la norma
que exige la implementación de la factura electrónica, deben contar con una
infraestructura tecnológica (Hardware, software, internet) (Manzano & Estupiñan, 2018,
pág. 21).
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Documentos que pueden ser emitidos electrónicamente

Los documentos que pueden ser emitidos electrónicamente, relacionados con la

facturación son:

• Facturas

• Notas Crédito

• Notas Débito

• Acuse de recibido

Ventajas y desventajas de una factura electrónica

Sin duda existen aspectos que pueda contener esta implementación que permita a los
comercios percibir si el proceso de facturación y modernización a funcionado
correctamente o si requiere mayor tiempo para su total desarrollo. entre ellos tenemos
las siguientes ventajas y desventajas.

Ventajas

Permite que el proceso de declaración de sus comprobantes sea diario y esto a su vez
el contribuyente considera estar al día para futura declaración.

Evita la diaria impresión física y por ende gaste de materiales, estimula el ahorro.

Reduce la evasión tributaria y la fiscalización parcial.

Su emisión es más rápida y contiene los parámetros de firma electrónica.

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el servicio de envió al SUNAT está garantizado por los proveedores de sistemas

electrónicos de facturación.

Desventajas

El sistema de facturación SUNAT (Superintendencia Nacional de Administración

Tributaria) puede presentar inconvenientes en la plataforma y el proceso puede tardar
varios minutos.

El contribuyente puede tardar en engranar con las normativas SUNAT

y emitir algunas facturas erradas que pueda afectar a futuro su declaración.

Se requiere de un presupuesto adicional para implementar programas de facturación

que cumplan con la nueva normativa, y mantenerlo actualizado según se emitan nuevos
reglamentos en las facturas.

Si la facturación fue emitida y la misma posee un error el proceso de reverso puede

tardar cierto tiempo mediante el sistema.

Si la empresa está incluida de orden cumplimiento en la facturación no puede seguir

emitiendo facturas físicas para no tener doble declaración. (GLOBALES)

Condiciones de generación.

 Utilizar el formato electrónico de generación XML estándar establecido por la

DIAN.
 Llevar numeración consecutiva autorizada por la DIAN.
 Cumplir requisitos del 617 ET y discriminar el impuesto al consumo cuando sea
del caso.
 Incluir firma digital para garantizar autenticidad e integridad y no repudio.
 Incluir el Código Único de Factura Electrónica CUFE.
 NIT del obligado y el adquiriente, en caso.
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Condiciones de entrega por parte del obligado al adquirente:

 Electrónicamente cuando el adquirente también expida factura electrónica.

 Electrónicamente cuando el adquirente, aunque no sea facturador electrónico
decida recibir factura en formato electrónico.
 Una representación gráfica en formato impreso o formato digital en los términos
acordados por las partes, cuando el adquirente no haya optado por recibir la
factura electrónica en formato electrónico de generación. (EKOMERCIOS,
2022)

Según la tesis de Paola Castaño y Thamy Ramírez comenta sobre la Formulación de

la guía para el mejoramiento de la implementación de la facturación electrónica en
Colombia Los aportes que se considerarán pertinentes para el mejoramiento de la
facturación electrónica es en primer lugar la capacitación dada a los contribuyentes y en
segundo lugar una guía para la implementación de la facturación electrónica para
personas naturales, microempresas y algunas pymes, la cual comprende tres
componentes. Primero las exigencias del procedimiento, segundo la habilitación de la
factura electrónica, procedimiento de habilitación y tercero las sanciones por
desconocer el procedimiento de la implementación de la facturación electrónica para los
obligados. (RAMIREZ, pág. 13)

Así pues, según la revista (Semana, 2022)Nos habla del Ahorro de dinero y optimización
de procesos, entre las ventajas de facturar electrónicamente y en la nube. Con la facturación
electrónica se facilita el seguimiento y control de las facturas de venta ya que, a través de una
plataforma tecnológica certificada, como es el caso de Siigo, se puede monitorear la emisión y
recepción de la factura, lo que optimiza la atención al cliente y se elimina el riesgo de perder
documentos.

Adicionalmente, el ciclo de facturación y recaudo se acelera debido a que los tiempos

logísticos de impresión, distribución y recepción de las facturas se eliminan, mejorando la
caja de la compañía. Un software contable tendrá funcionalidades adicionales que aceleran
este ciclo hasta en un 20% más, ya que cuenta con notificaciones automáticas de cobranza y la
opción de pagos en línea.
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Y, por último, la facturación electrónica obligatoria, al ser un documento de acceso fácil

tanto para el comprador como el vendedor, permite hacer el recaudo de impuestos de todos
los comercios por parte de los diferentes gobiernos, eliminando la competencia desleal que se
genera por aquellos vendedores que comercializan sus productos a menor precio evadiendo
estos tributos obligatorios.

al implementar un sistema de facturación electrónica se elimina las barreras de

comunicación y entendimiento empresarial al unificar el idioma, lo cual permite que
haya un lenguaje común en el intercambio de documentos. Lo que expande las
posibilidades de negociación y realización de transacciones para las empresas de
servicios temporales y minimiza el tiempo empleado en la emisión y entrega de las
facturas. De igual forma, este tipo de sistemas permiten que en paralelo se puedan
digitalizar otros documentos de las empresas, y que en conjunto se pueda hacer un
análisis más eficiente de la información.
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RESULTADOS

1. PROCEDIMIENTOS.

1.1. RECEPCION ORDENES DE COMPRA

1.1.1. Para la recepción de la orden de compra en Laboratorios Gerco el ejecutivo
de venta debe enviar por correo electrónico la orden de compra emitida por
el cliente, después de revisar referencias, precios y cantidades solicitadas. Es
el Líder de Logística el encargado de imprimir estas órdenes y transmitirlas
al área de Facturación e Inventario para la realización de la orden de pedido
o remisión después de ser aprobadas por el Gerente de Ventas y/o Ejecutiva
de cuentas y jefe planificador comercial.
1.1.2. Las órdenes de compra generadas por la plataforma Carvajal, son
compartidas por medio de correo electrónico por el Líder de Logística al
Ejecutivo de Ventas encargado del cliente, esto con el fin de comprobar que
las órdenes de compra estén activas para su despacho, así como también para
revisar referencias, precios y cantidades solicitadas.
1.1.3. Después de que se compruebe la viabilidad y se apruebe el despacho de la
orden de compra por parte del ejecutivo de venta, el Líder de Logística pasa
al Auxiliar de facturación e Inventario la orden de compra para que proceda
con la revisión de la unidad de empaque de acuerdo a las cantidades
solicitadas.
1.1.4. Si la verificación de la orden de compra no cumple con los parámetros
establecidos para su despacho, se le informara al Ejecutivo de Venta para
que esta realice los cambios solicitados.
1.1.5. Cuando la verificación de la orden de compra cumpla con los parámetros
establecidos para su despacho se procede a comprobar con el área de Cartera
el estado del cliente o empleado respecto a su histórico de pagos y cupo que
cuente. Esta actividad se realiza a través de correo electrónico, detallando el
cliente, número de orden, fecha de pedido, condición de pago (días), si
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cuenta con descuento en producto, descuento en pronto pago, valor de la

orden, y si tiene observaciones adicionales. Luego de esta aprobación, se
procede a la realización de la orden de pedido.

1.1.6. Si el área de cartera no autoriza la orden de compra para su despacho, esta se

retendrá y se dará aviso al ejecutivo de venta para que gestione con el cliente
y este cancele las obligaciones financieras. Cuando se genere este pago, el
área de Cartera informará que el cliente ya se encuentra al día y aprobará su
despacho.
1.1.7. La orden de pedido es revisada por el Líder de Logística y entregada por
este, al Operador de Logística para que proceda al armado del pedido.
1.1.8. Después de armado y revisado el pedido, se señalan en la orden de pedido el
lote y fecha de vencimiento de cada una de las referencias por el Operador
de Logística, la orden de pedido es entregado al Auxiliar de Facturación e
Inventario para que se genere la factura de venta.
1.1.9. Después de generar la factura de venta electrónica, el departamento de
contabilidad procede con la revisión de la factura, verificando que cumpla
con todos los requisitos solicitados como son (Orden de compra, lote,
vencimiento, referencia, fecha, cantidad y razón social, Impuestos).
1.1.10. Si la verificación de la factura electrónica es aprobada por el departamento
de contabilidad, la factura se entrega al Auxiliar de Facturación e Inventario
para que proceda con él envió de la factura a la plataforma de la DIAN. La
facturación debe ser enviada a la plataforma de la DIAN el mismo día que se
elabora. En caso de que esto no suceda, el Contador debe estar enterado y
debe aprobar que se realice este envío en días posteriores.
1.1.11. Cuando la factura de venta electrónica sea enviada a la DIAN y cuente con
código CUFE, se entregará físicamente una copia de la factura al Líder de
Logistica para que genere la guía de despacho a la trasportadora asignada.
1.1.12. Para el caso de la facturación de los empleados de Laboratorios Gerco, estos
deben dirigirse directamente al área de Bodega de Producto Terminado y
solicitar el formato FBD006-2 SOLICITUD DE EMPLEADO, en el cual
se debe especificar producto, cantidad y fecha. El Operador de Logística
asigna el lote y fecha de vencimiento en el formato para entregar al Auxiliar
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de Facturación e Inventario para generar la factura del pedido. Una vez el

Operador de Logística tenga la factura de venta, entregara los productos
solicitados.

2. GENERACION DE DOCUMENTOS EN SISTEMA CONTABLE

Todo lo relacionado con la facturación y emisión de órdenes de pedido se
generará por el sistema contable, el cual permite organizar, controlar y diseñar la
información que el cliente requiere en la factura.

2.1. PASOS PARA LA GENERACIÓN DE LAS ÓRDENES DE PEDIDO

2.1.1. Se Ingresar al sistema contable SIIGO con el usuario y contraseña asignada
por el contador.
2.1.2. Al ingresar se encontrara una columna del lado izquierdo donde se desglosa
el menu de opciones, se deben seguir los siguientes pasos:
 Seleccionar ordenes de pedido.
 Seleccionar elaboración de ordenes de pedido.
 Seleccionar la opción Z-2 que corresponde a pedidos.
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2.1.3. Luego del ingreso en la opcion de pedido, se abre una ventana externa en la
cual se debe ingresar los datos solicitados: Nit o nombre del cliente, centro
de costo correspondiente a cada ciudad, nombre del producto, unidades, lote
y precio de la mercancia.

2.1.4. Para busqueda de producto

 F2 para buscar producto o se ingresa el codigo de barras.

 Click en icono para finalizar el ingreso de producto.

2.1.5. Finalizacion de la Orden de Pedido: Para finalizar la orden de pedido solo se

debe pulsar las tecla Enter hasta que salga la ventana con el # de la orden de
pedido.

2.1.6. Despues de que el sistema le asigne el numero de orden de pedido, se

procede a su impresión.

2.1.7. Una vez descargada la orden de pedido del sistema, se le entrega al Líder de
junto con la orden de compra para que revise y luego entregue al Operador
de Logística los soportes del pedido para el alistamiento.

2.2. PASOS PARA LA GENERACION DE FACTURA DE VENTA

ELECTRONICA Y CARGUE EN PLATAFORMA DE LA DIAN

2.2.1. Tener orden de pedido terminada con lotes, fechas de vencimiento y

cantidades a despachar.

2.2.2. Ingresar al sistema contable Siigo.

2.2.3. Tomar la opción factura de ventas e ingresar a la opción F91-Fact Electro.

2.2.4. Se desplega una ventana adicional donde se solicita comprobante y número,

en este caso se ingresara los datos de la Orden de pedido (Z-2) y le damos
 29

enter dos veces y se desplega una segunda ventana, la cual nos muestra todos
los datos ingresado en la orden de pedido.

2.2.5. Después que llegamos al campo donde dice vendedor se despliega una
ventana para adicionar el número de orden de compra, al asignar el número
de orden de compra, se despliega una segunda ventada donde aparece la
dirección y aparece una tercera ventana donde solicita el número de orden de

compra nuevamente, se le adiciona y luego le damos .

2.2.6. En este paso solo se verifica la información ingresada inicialmente en la

Orden de Pedido, como cliente, cantidades y se agregara a cada referencia
lote y fecha de vencimiento, en caso de que aplique.

2.2.7. Se continua la verificación hasta finalizar el documento, luego de terminada

la verificación se da clic en para cerrar la factura en la parte de produtos

y se continua con la tecla Enter hasta finalizar. Se debe tener en cuenta que
una vez se termine la factura en la parte de productos, se deben llenar los
campos como Retefuente (si aplica), ReteIca (si aplica) y numero de la
factura a emitir.

2.2.8. El Auxiliar de Facturación e Inventario será el encargado de llevar el

consecutivo del número de facturas y asignarlo al momento de cerrar la
factura.

2.2.9. Luego de generada la factura, se procede a su revision por parte del auxiliar
contable designado para la actividad.

2.2.10. Si la factura esta correcta, el Auxiliar de facturacion e inventario procede a

cargar la factura a la DIAN para generar el codigo CUFE, para esto, en el
programa SIIGO selecciona impresión de documentos y describe el número
de facturas que quiera cargar, y selecciona la opción NUBE, como se
observa en la imagen siguiente.
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2.2.11. Si el sistema no arroja ningún error, se dice que la factura fue enviada por
medio electrónico al cliente de manera exitosa.

3. PROCESO DE RADICACION DE FACTURAS

Después de generada la factura y enviada a la plataforma de la DIAN, se debe

realizar el registro efectivo y oportuno de las facturas generadas en la plataforma
de los clientes que cuenten con una.

3.1. Los archivos generados para el cargue de facturación electrónica serán

enviados al correo electrónico asignado por el cliente con su respetiva
representación gráfica (PDF) y archivo XML.

3.2. En el caso de clientes de Cadenas como Colsubsidio, Éxito, Locatel y Cafam

al correo del Auxiliar de Facturación e Inventario llega una notificación
donde informa si la factura fue aceptada, rechazada o si se presentó alguna
novedad en la entrega que requiera de una nota a crédito para poder ser
aceptada.

3.3. En caso de presentar alguna novedad se procede a solicitar información al

Líder de Logística para que realice verificación de la novedad y confirmar o
no el rechazo y dar respuesta al cliente para que la factura pueda ser
radicada.

3.4. Otra forma de verificar si existe novedad en alguno de los clientes de

Cadenas antes mencionados, es ingresar a las plataformas suministradas por
el cliente.

En el caso de Colsubsidio, ingresar a la página con usuario y contraseña

asignado por el cliente.

https://colsubsidio.efacturacadena.com/Login.aspx?ReturnUrl=%2f

Para Éxito, ingresar a la página con usuario y contraseña asignado por el

cliente.https://auth.gosocket.net/core/login?
signin=0244d5596a7f699ee8aaa8e546638f6e
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3.5. La forma general de consultar si todas las facturas están radicadas, es

verificar la página de la DIAN, y generar un reporte de las facturas que han
sido emitidas, así como las facturas recibidas por nuestros clientes.

3.6. Si se presentan novedades de faltantes o diferencias en precio entre la factura

y la orden de compra, el cliente debe informar al Ejecutivo de venta o al área
de Logística directamente para revisar el caso y posteriormente elaborar la
nota contable si es el caso, y autorizar los descuentos de los pagos de las
facturas.

10. FLUJOGRAMA CLIENTE

ORDEN DE COMPRA

Ejecutiva de cuentas y jefe

planificador comercial /
GERENTE DE VENTAS

VERIFICACION
SI, CUMPLE DE ORDEN DE NO, CUMPLE
COMPRA

AUXILIAR DE FACTURACION E SE ENVIA UN COMUNICADO

INVENTARIO AL EJECUTICA DE VENTA
/GERENTE DE VENTAS
INFORMANDO LA SITUACION.

SE SOLICITA
AUTORIZACION
PARA DESPACHO A
DEP.CARTERA
CORRIGE LA NO
SI
O.C

AUTORIZADO NO

Se retiene el pedido por ¿CANCELA

SI cartera, hasta que el OBLIGACIONES? NO
cliente cancele.

Se realiza orden de
pedido y se procede
al alistamiento. SI

Factura de Venta
Electrónica

Revisión de Factura
electrónica, para
Guía despacho FIN
Radicación plataforma
DIAN
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METODOLOGIA

Fundamentación metodológica:

Se entiende por métodos de investigación, aquellos procedimientos lógicos y

rigurosos que siguen los investigadores para obtener conocimiento, debemos recordar
que la palabra método también se puede definir como camino o ruta. Toda investigación
nace a partir de una situación observada o sentida, que genera una serie de inquietudes o
preguntas que no se pueden responder de forma inmediata, sino que requiere establecer
un proceso de desarrollo para dar solución.

En la guía didáctica que realizaremos, vamos a aplicar:

La Investigación Explicativa:

La cual nos permitirá orientarnos para dar respuesta a las causas de eventos y
situaciones de tipo específico, explicando por qué ocurre y las condiciones en que se da.
Otra forma relacionada en la búsqueda de una solución al problema planteado, será:

Enfoque Descriptivo: La investigación descriptiva apunta a reunir 47 conocimiento

sobre el objeto del estudio. El cual corresponderá al análisis de los datos producto de la
encuesta realizada, a través de la estadística, para así recoger opiniones de la gente
sobre, las ventajas, desventajas y conocimiento que sobre el nuevo proceso de
facturación electrónica se proyecta implementar a partir del 1 de enero del año 2019. Es
claro que este método descriptivo no buscara proponer mejoras a la norma.
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REFERENCIA

https://blog.ekomercio.co/5-problemas-generados-por-no-saber-emitir-facturas-electronicas

https://repository.usc.edu.co/bitstream/handle/20.500.12421/1775/AN%C3%81LISIS%20DE
%20LA%20IMPLEMENTACION.pdf?sequence=1&isAllowed=y

https://www.semana.com/hablan-las-marcas/articulo/las-soluciones-en-la-nube-son-la-
respuesta/306623/

https://repository.usc.edu.co/handle/20.500.12421/1775

https://repository.unilibre.edu.co/bitstream/handle/10901/15441/IMPLEMENTACI%C3%93N
%20DE%20LA%20FACTURA%20ELECTR%C3%93NICA%20EN%20COLOMBIA%20A
%20PARTIR%20DEL%20DECRETO%202242%20DE%202015%2C%20EN%20LAS
%20MIPYMES%20DEL%20BARRIO%20LA%20MERCED%20DE%20LA%20CIUDAD%20DE
%20C%C3%9ACUTA.pdf?sequence=1&isAllowed=y

https://contamos.com.co/conceptos-basicos-en-la-implementacion-de-la-facturacion-
electronica/