República Bolivariana de Venezuela
Universidad Nacional Abierta
Sede: Punto Fijo- Edo. Falcón
Asignatura: Sistemas Administratrivos
Cód.: 605
TPS: Objetivos 1,2,3,4,5,6
Realizador por:
Abraham Agustín Schwartz Jordán
CI:29.871.863
[email protected]
Abril de 2022
M1, U1, O1
1.1 Explique la(s) razón(es) que permite(n) justificar que las organizaciones
públicas puedan ser ubicadas dentro del marco de los Sistemas Naturales.
1.2 Explique el(los) aporte(s) que ofrece un Sistema de Apoyo Administrativo a las
gestiones de las otras Unidades Organizacionales.
1.3 Producto del desarrollo organizacional los Sistemas de Información están
sujetos a mejoras permanentes y para ello existen métodos, según las
características de cada caso. Explique el(los) tipo(s) de Sistema(s) de Información
que se puede(n) transformar con el Método Instantáneo
M1, U2, O2
2.1 Explique la función de un Analista de Sistemas en el contexto del Modelo
Moderno Organizacional.
Con frecuencia, los clientes/gerentes no saben lo que está mal y necesitan ayuda
especial para diagnosticar sus problemas reales. Los clientes/gerentes a menudo
no saben qué tipo de ayuda pueden proporcionar los consultores; necesitan
orientación para saber qué tipo de ayuda buscar. La mayoría de los
clientes/gerentes tiene la intención constructiva de mejorar las cosas, pero
necesitan ayuda para identificar qué debe cambiar y cómo hacerlo. La mayoría de
las organizaciones pueden ser más efectivas de lo que son si aprenden a
diagnosticar y manejar sus propias fuerzas y debilidades.
Ninguna forma organizacional es perfecta; en consecuencia, cada una de las
formas de organización tendrá algunas debilidades para las cuales es necesario
encontrar mecanismos compensatorios. Sin un tardado estudio exhaustivo o sin la
preparación activa en la preparación del cliente es probable que un consultor no
pueda conocer lo suficiente acerca de la cultura de la organización para sugerir
nuevos cursos de acción dignos de confianza. En consecuencia, si los remedios
no se aplican en colaboración con los miembros de la empresa que saben lo que
puede funcionar y lo que no funciona en su cultura, dichos remedios pueden ser
equivocados o bien la organización puede resistirse a ellos porque provienen de
un extraño.
Si el cliente/gerente no aprende a percibir el problema por sí mismo y si no busca
el remedio, no estará dispuesto ni será capaz de llevar a cabo la solución y más
importante aún, no aprenderá a resolver esos problemas en el caso de que se
repitieran. El consultor de procesos puede proporcionar alternativas, pero la
decisión respecto de estas alternativas debe permanecer en manos del cliente. La
función esencial de la consultoría de procesos consiste en transmitir las
habilidades para diagnosticar y corregir los problemas organizacionales, con el fin
de que el cliente mismo sea capaz de continuar mejorando la organización
2.2 Explique el aporte que garantiza el especialista en software al Sistema de
Información una vez éste produzca una mejora en la eficiencia del software.
2.3 Explique la(s) Razón(es) fundamental(es) por la que un dibujante debe sugerir
modificaciones a los trabajos que le asigna la organización.
M1, U3, O3
3.1 Toda fase de planeación de un Sistema de Información requiere la
estructuración de una Carta de Organización. Explique el nivel de detalle,
necesario y suficiente, que debe contemplar este requerimiento.
3.2 Describa qué debe incluir el Diseño General del Sistema.
3.3 Explique la importancia que tiene para la gerencia que en el diseño de un
Sistema se le exija al analista determinar con exactitud las necesidades del
usuario.
3.4 Explique las fases que deben desarrollarse en un estudio y diseño de un
Sistema de Información.
Ciclo de vida de un sistema de información: fases
En el ciclo de vida de un sistema de información pueden distinguirse siete
fases. Se trata de las siguientes:
1. Fase de planificación. En esta fase se prepara el diseño y posterior
implementación del sistema. Es necesario definir el alcance del proyecto,
justificarlo y escoger una metodología para su desarrollo. También es
preciso asociar las diferentes actividades a plazos de tiempo y designar
roles y responsabilidades.
2. Fase de análisis. Una vez que el equipo de proyecto se decide por una
metodología de desarrollo determinada, da comienzo la segunda etapa
en el ciclo de vida de un sistema de información. Es la que tiene que
ver con el análisis y donde se busca concretar una serie de requisitos,
que son los que regirán el nuevo sistema o los cambios a introducir en el
antiguo, si con el proyecto se busca su actualización.
3. Fase de diseño. En este estadio el equipo de proyecto tendrá que
determinar cómo el nuevo sistema de información cumplirá con los
requisitos aplicables. Es por ello que, a estas alturas del ciclo de vida de
un sistema de información conviene identificar soluciones
potenciales, evaluarlas y elegir la más conveniente. Ésta será o la más
efectiva, o la más eficiente en costes o la menos compleja. Una vez
completadas esas tareas, habrá que continuar haciendo la selección
tecnológica de software y hardware, desarrollando las especificaciones para
las distintas aplicaciones y obteniendo aprobación de la gerencia para
poder proceder a la implementación del nuevo sistema.
4. Fase de desarrollo. El desarrollo software marca un antes y un después en
la vida del sistema y significa, además, el inicio de la producción. El cambio
es una constante durante esta etapa, en la que suele ser recomendable
poner el foco en la formación y capacitación de los usuarios y el equipo
técnico.
5. Fase de integración y periodo de pruebas. El objetivo de esta etapa es
corroborar que el diseño propuesto cumple con los requisitos de negocio
establecidos. Puede ser necesario repetir las pruebas tantas veces como
haga falta para evitar errores y, de hecho, conviene que el usuario final dé
su conformidad con el resultado. Por último, este estadio concluye con la
verificación y validación, que ayudan a asegurar la compleción del
programa con éxito.
6. Fase de implementación. En esta etapa del ciclo de vida de un sistema
de información hay que proceder a la instalación del hardware y
software elegidos, crear las aplicaciones correspondientes, someterlas a
pruebas, crear la documentación pertinente y capacitar a los usuarios. La
conversión de datos es importante en este estadio, en el que ya se empieza
a trabajar en el nuevo sistema.
7. Fase de mantenimiento. Esta etapa del ciclo de vida de un sistema de
información está relacionada con las operaciones del día a día. Por lo
general, consiste en introducir los ajustes necesarios para mejorar el
rendimiento y corregir los problemas que puedan surgir. Una vez concluye
la etapa de implementación se suele abrir un periodo de operación
supervisada, durante el que las actividades de mantenimiento cobran una
especial importancia, al orientarse a hacer backups, dar soporte a los
usuarios, resolver fallos, optimizar el sistema para cuestiones relacionadas
con la seguridad o la velocidad y revisar el software para garantizar la
alineación con las metas del negocio.
M1, U4, O4
4.1 Sin duda es un requerimiento para el desarrollo de un Sistema de Información
cumplir con una fase preliminar de diseño, que, entre otros, contempla realizar un
análisis funcional. Bajo esta referencia responda: detalle las actividades que
componen el citado análisis funcional.
4.2 Para efectos de analizar los requerimientos de cada actividad el analista
de Sistemas debe estudiar varios factores claves. Explique los referidos
factores.
Características y habilidades de un analista de sistemas
Dentro de las características y habilidades que debe tener este profesional se
encuentran las siguientes:
Debe tener facilidad de responder a diversos escenarios: Este profesional tendrá
la tarea de brindar soporte a distintos sistemas en una misma empresa, y es por
ello que necesariamente debe contar con la capacidad de responder con rapidez y
agilidad al momento de que el sistema registre algún tipo de inconveniente.
Facilidad para la atención a clientes: Es fundamental que quien desempeña este
rol tenga la habilidad de tratar con cualquier tipo de clientes, desde los más
accesibles hasta aquellos que lo sean menos, lo que significa que debe contar con
flexibilidad de tiempo, ya que no todos los problemas ocurren en horario laboral.
Es necesario conocer quién es el analista de sistemas y sus funciones, para
entender aún más el papel que desempeñan.
Facilidad de comunicación tanto oral como escrita: Pueden tener bajo su
responsabilidad el capacitar a gran cantidad de usuarios, por este motivo deben
contar con facilidad para comunicarse, al igual que para elaborar manuales en los
que se establezcan con claridad el uso adecuado tanto de equipos como también
de los sistemas informáticos con los que cuenta la empresa o la institución; de
esta manera podrán entenderse con claridad.
Funciones del analista de sistemas
Vamos a conocer un poco más en detalle qué hace el analista de sistemas
funciones:
Identifica fallas y crea soluciones informáticas
Generalmente los analistas de sistemas son buscados en el momento en que se
tiene un problema que no puede resolverse, por lo que es quien se encarga, en
primer lugar, de identificar las fallas para luego proponer las soluciones, las cuales
conllevan a alternativas que son viables para la empresa a la cual le está
prestando el servicio.
Funciones del analista de Sistemas
Supervisa el funcionamiento de los sistemas
Si la empresa ya tiene sus respectivos sistemas incorporados, es el analista quien
se encarga de velar porque funcione correctamente, en tal sentido es quien brinda
el mantenimiento necesario y además se encarga de constatar que los usuarios
realicen un uso adecuado de este.
Orienta a los usuarios a usar correctamente el sistema
Dentro de las funciones que lleva a cabo el profesional del área, se encuentra la
instrucción a los usuarios para que utilicen en forma correcta el sistema, por lo que
los capacita para que lo usen de la mejor forma posible. ¿Has entendido quien es
el analista de sistemas y sus funciones?, continúa leyendo.
Planifica y ejecuta la instalación de nuevos sistemas
Cuando la empresa lo necesita, estos profesionales son los que se encargan de
elaborar e instalar nuevos sistemas, siendo los responsables no solo de planificar,
sino también de dirigir y ejecutar la instalación de los mismos. Aprendamos un
poco más del analista de sistemas y sus funciones.
Se encarga de dar seguimiento al sistema que se ha instalado
No solo se trata de instalar el nuevo sistema, sino también de dar seguimiento al
mismo con el propósito de que funcione en forma óptima.
4.3 Explique la importancia de la Carpeta de Operación.
M2, U5, O5
5.1 Explique las ventajas que conlleva el uso de un diagrama a partir de un
borrador en el comienzo de un estudio de investigación para la elaboración de un
Sistema de Información.
5.2 Explique la relación que existe entre un Diagrama de Flujo y la etapa de
recolección de datos.
Las técnicas de recolección de datos son las distintas formas o maneras de
obtener la información. Son ejemplos de técnicas: la observación directa, el
análisis documental, análisis de contenido, etc.
Instrumentos de Recolección de Datos
Un instrumento de recolección de datos es en principio cualquier recurso de que
pueda valerse el investigador para acercarse a los fenómenos y extraer de ellos
información. De este modo el instrumento sintetiza en si toda la labor previa de la
investigación, resume los aportes del marco teórico al seleccionar datos que
corresponden a los indicadores y, por lo tanto, a las variables o conceptos
utilizados
Los instrumentos son los medios materiales que se emplean para recoger y
almacenar la información. Ejemplo Fichas, formatos de cuestionario, guías de
entrevista, escalas de actitudes u opinión
Los instrumentos que se construirán llevaran a la obtención de los datos de la
realidad y una vez recogidos podrá pasarse a la siguiente fase: el procesamiento
de datos. Lo que se pretende obtener responde a los indicadores de estudio, los
cuales aparecen en forma de preguntas, es decir, de características a observar y
así se elaborarán una serie de instrumentos que serán los que, en realidad,
requiere la investigación u objeto de estudio.
La recolección de datos se refiere al uso de una gran diversidad de técnicas y
herramientas que pueden ser utilizadas por el analista para desarrollar los
sistemas de información, los cuales pueden ser la entrevistas, la encuesta, el
cuestionario, la observación, el diagrama de flujo y el diccionario de datos.
5.3 Explique las características básicas que requiere un Diagrama de Flujo.
Los diagramas de flujo son una herramienta muy utilizada para representar y
estudiar los procesos de cualquier organización debido a una serie de
características tales como:
Es una herramienta sencilla de usar con un mínimo de
formación/capacitación para dibujarlos e interpretarlos
Representa visualmente una forma esquemática de todos los pasos por
los que atraviesa un proceso.
Se utiliza una simbología en cada uno de los pasos que sigue un proceso.
Se puede utilizar para dibujar un proceso complejo o dividir éste en
subprocesos y dibujar un diagrama de flujo por cada uno de ellos.
Muestra el valor que se aporta en cada uno de los pasos para conseguir
el objetivo final del proceso (cada paso del proceso aporta algo para
conseguir el objetivo final).
Conforman una de las herramientas para conseguir la mejora continua
en las organizaciones al estudiar y plantearte el cómo se desarrollan los
procesos en las organizaciones.
M2, U6, O6
6.1 Los archivos de una organización sin duda representan una de las fuentes
principales de información. Explique el aporte que éstos representan para el futuro
Manual de Procedimientos.
6.2 Explique la(s) razón(es) fundamental(es) asociado a la manera en que deben
presentarse las Políticas y Normas en el Manual de Procedimientos.
6.3 Describa lo que debe expresarse en los Organigramas cuando se realiza
el registro de un procedimiento.
Proceso para la elaboración del organigrama
Se conocen cinco pasos básicos que se han de seguir en el procedimiento
para la elaboración de los organigramas:
Autorización y apoyo de los niveles superiores;
Captación de la información;
Clasificación y registro de la información;
Análisis de la información, y
Diseño del organigrama.
Autorización y apoyo de los niveles superiores
La unidad encargada de elaborar los organigramas, podrá intervenir por propia
Iniciativa, a petición de parte o por órdenes superiores; sin embargo, la
autorización que debe obtenerse de los niveles superiores representa el punto de
partida de este procedimiento. La autorización traduce también el apoyo con que
debe contar la unidad que realice el acopio de la infonnación básica para el diseño
del organigrama.
Captación de la Información
Esta etapa se cumple por medio de entrevistas dirigidas con los encargados de
funciones, procesos proyectos o sistemas que se revisan, con los líderes técnicos
de las unidades, con el personal operativo y con los usuarios de los servicios, las
áreas o ambos, que interactúan con las unidades sujetas a examen.
También puede acudirse a los archivos y centros de documentación, en donde, a
través de investigación documental se recopila información normativa y
administrativa relativa a la constitución, órganos, niveles, relaciones de
coordinación internas, interinstitucionales y con grupos de interés, funciones,
procesos y proyectos de la organización. Asimismo, es útil acceder a los sistemas
de información vía intranet o extranet.
La información que debe reunirse con este propósito debe referirse a:
Los órganos que integran dichas áreas
El nivel jerárquico que ocupan en la estructura orgánica.
Las relaciones que guardan entre ellos
La naturaleza de estas relaciones.
Las funciones que realizan y, en su caso, los puestos y el número de plazas que
los integran.
Clasificación y registro de la información
Este paso es de vital importancia ya que es la instancia en la que se organiza,
clasifica y selecciona la información recopilada, de fonna tal que los posteriores
pasos encuentren dicha observación adecuadamente presentada, para lo cual
deberán elaborarse formatos que permitan su manejo ágil y claro.
Análisis de la información
La información que ha sido recopilada, clasificada y registrada, deberá someterse
a un análisis para detectar, entre otros aspectos, posibles vacíos y contradicciones
en la misma.
Antes de dar una interpretación personal aclaratoria, deberá buscarse la
confinación de los datos que así lo requieran, por parte de los responsables de las
áreas sometidas a estudio.
Una vez que la información haya sido analizada, interpretada y confirmada se
procederá al diseño del organigrama.
