Pautas para solicitar publicaciones
y gestionar el inventario
Índice
Introducción 1
Funciones 2-4
Siervo de publicaciones 2
Grupo para las publicaciones, congregación coordinadora de idioma y superintendente
de servicio 3
Congregación receptora 4
Artículos de solicitud especial y publicaciones en otros idiomas 5
Publicaciones periódicas 6-8
Inventarios 9, 10
Datos para el envío de publicaciones 11
Depósitos de publicaciones 12
Discrepancias y problemas 13
Envíos urgentes 14
Publicaciones en braille 15
Apéndice
A Tabla de consulta rápida
INTRODUCCIÓN
1. Las biblias y las publicaciones cristianas son instrumentos de Jehová para
alimentarnos espiritualmente y ayudarnos a cumplir bien con nuestro ministerio. El
objetivo es suministrar oportunamente a los publicadores y personas interesadas las
publicaciones que necesitan, evitando al mismo tiempo que se acumulen grandes
cantidades (Mat. 5:6; Juan 6:12). La siguiente información tiene como fin contribuir a la
consecución de dicho objetivo. El Comité de Servicio de la Congregación y los que
trabajan con publicaciones deben familiarizarse con estas pautas. Además, consulten la
sección “Ayuda” de [Link] para hallar instrucciones específicas sobre cómo enviar,
cancelar y modificar pedidos de publicaciones periódicas y otras publicaciones. Al
analizar estas pautas, tengan en cuenta los siguientes principios fundamentales:
1) Prestar un buen servicio a los publicadores y personas interesadas.
2) Mantener un inventario suficiente para no más de tres meses.
3) Comprobar frecuentemente las solicitudes de publicaciones periódicas para evitar
exceso de existencias.
4) Leer con prontitud las cartas de la sucursal que contengan instrucciones sobre
nuevos artículos y otros asuntos relacionados con publicaciones.
FUNCIONES
2. Siervo de publicaciones. El cuerpo de ancianos de cada congregación designará para
esta función a un anciano o siervo ministerial capaz y confiable. Como sus deberes
incluyen encargarse del suministro de las publicaciones periódicas y de otras
publicaciones, no es necesario designar a otro hermano como siervo de revistas. Ahora
bien, se puede utilizar a otros hermanos bautizados que sean ejemplares para que lo
ayuden.
3. Grupo para las publicaciones, congregación coordinadora de idioma y
superintendente de servicio. Todas las congregaciones del mismo idioma que se
reúnen en un mismo auditorio forman un grupo para las publicaciones. Si en el auditorio
se reúne una sola congregación de un idioma concreto se la considera congregación
coordinadora de idioma. Si en el grupo hay dos o más congregaciones del mismo
idioma, sus comités de servicio designarán a una de ellas como congregación
coordinadora de idioma. Esta mantendrá un suministro común de artículos en su idioma
para todas las congregaciones del grupo. El siervo de publicaciones de la congregación
coordinadora de idioma se encarga de 1) mandar a la sucursal las solicitudes de
artículos en el idioma de la congregación, 2) realizar un inventario mensual utilizando el
formulario Movimiento mensual de publicaciones (S-28) y 3) proporcionar informes de
inventarios a la sucursal cuando esta así lo indique. Si una congregación cercana
informa que dispone de artículos de más, la congregación coordinadora de idioma debe
verificar si se podría usar ese sobrante en lugar de enviar una solicitud a la sucursal. El
superintendente de servicio verificará y aprobará todas las solicitudes antes de enviarlas
a la sucursal para asegurarse de que se ajusten a las necesidades reales, y así evitar el
exceso de existencias. Este procedimiento de revisión le ofrece la oportunidad al
superintendente de servicio de capacitar al siervo de publicaciones.
4. Congregación receptora. La congregación coordinadora de idioma servirá
automáticamente de congregación receptora. Esta se encarga de recibir, comprobar y
distribuir los envíos a todas las congregaciones del grupo. El siervo de publicaciones de la
congregación receptora necesitará una copia de la lista de empaque para verificar los
envíos que llegan. Las listas de empaque estarán disponibles en el “Historial de envíos”
de [Link] durante aproximadamente seis meses después de realizado un envío. Si se
detecta alguna discrepancia, el siervo de publicaciones deberá seguir las instrucciones del
párrafo 13. Los cambios de grupo para las publicaciones y de congregación receptora
deben notificarse a través del formulario de Datos de envío (S-36).
ARTÍCULOS DE SOLICITUD ESPECIAL Y PUBLICACIONES EN OTROS IDIOMAS
5. El siervo de publicaciones de cada congregación puede utilizar [Link] para obtener
artículos en idiomas no coordinados por otra congregación del grupo y artículos de
solicitud especial (como artículos anuales) en cualquier idioma. Deberá emplear el
formulario de Registro de artículos de solicitud especial (S-57) para llevar el control de
los artículos pedidos, y distribuirlos cuanto antes. Todas las solicitudes de publicaciones
deben llegar a la sucursal antes de la fecha límite indicada en la página de “Solicitud de
publicaciones actual” de [Link]. El superintendente de servicio revisará y aprobará estas
solicitudes para asegurarse de que se ajustan a las necesidades reales de la
congregación.
PUBLICACIONES PERIÓDICAS
6. Según la necesidad, cada congregación debe solicitar cantidades fijas de la Guía de
actividades para la reunión Vida y Ministerio Cristianos y la edición de estudio de La
Atalaya. No obstante, la congregación coordinadora de idioma determinará y solicitará las
cantidades totales necesarias de ¡Despertad! y la edición para el público de La Atalaya en
el idioma que coordina. Como estas cantidades tienden a cambiar, dicha congregación
debe mantener una buena comunicación con los superintendentes de servicio de cada
congregación para que las solicitudes fijas satisfagan las necesidades del momento. Si se
necesitan ejemplares de más de un número en concreto, se puede hacer una solicitud
especial.
7. Después de que la congregación receptora distribuya las publicaciones periódicas a las
demás congregaciones del grupo, el siervo de publicaciones se encargará de que estén
inmediatamente disponibles para uso de los publicadores. También se asegurará de que
las revistas se separen antes para que los publicadores no dejen una dentro de otra por
error en el ministerio. Esto evitará que el suministro de la congregación se agote antes de
tiempo.
8. Se puede recordar a los publicadores que devuelvan las revistas sobrantes al Salón del
Reino y, las que estén en buenas condiciones, se pueden hacer disponibles para que
otros las distribuyan. Si un número se agota antes de que terminen los meses en que se
ofrecerá, se pueden utilizar otros artículos del kit de enseñanza. La congregación
coordinadora de idioma debe calcular periódicamente el movimiento promedio de revistas
y ajustar el pedido a las necesidades. Observar los pedidos y el movimiento de revistas de
este modo ayudará a evitar grandes acumulaciones.
INVENTARIOS
9. Llevar un inventario exacto y actualizado permitirá al superintendente de servicio y al
siervo de publicaciones detectar tendencias y responder con prontitud a las necesidades
que surjan, así como conocer el movimiento promedio de las publicaciones y calcular las
necesidades para los próximos dos o tres meses. En consecuencia, cuando se pidan más
publicaciones, la cantidad será suficiente para satisfacer las necesidades de la(s)
congregación(es) y, al mismo tiempo, evitar la acumulación de grandes cantidades que
podrían tardar meses en salir.
10. Cada mes, el siervo de publicaciones de la congregación coordinadora de idioma
llevará a cabo un inventario de todas las publicaciones y actualizará el formulario de
Movimiento mensual de publicaciones (S-28). Dos veces al año, la sucursal pedirá a las
congregaciones coordinadoras de idioma que envíen sus informes de inventario a través
de [Link]. Sigan para ello las instrucciones contenidas en Movimiento mensual de
publicaciones (S-28) y Anuncios y recordatorios (S-147).
DATOS PARA EL ENVÍO DE PUBLICACIONES
11. Si los datos para el envío de publicaciones de una congregación van a cambiar en
breve, se deben comunicar los cambios a la sucursal mediante el formulario Datos de
envío (S-36).
DEPÓSITOS DE PUBLICACIONES
12. Si se asigna a una congregación para que recoja los envíos en un depósito de
publicaciones, el coordinador del cuerpo de ancianos y el secretario de la congregación
receptora serán los contactos. Se les notificará cuando llegue un envío, y ellos se
encargarán de que se recoja en la fecha en que se les indique.
DISCREPANCIAS Y PROBLEMAS
13. Si después de buscar bien se determina que no llegó un artículo o un envío, la
congregación receptora podrá solicitar a la sucursal que mande uno nuevo. Siempre que
se reciban envíos dañados o artículos de más, se debe informar de inmediato a la
sucursal, indicando si hace falta reponer los artículos dañados. Cualquier reclamación que
deba hacerse a una empresa transportista la tramitará la sucursal, no la congregación. No
devuelvan ningún artículo a la sucursal sin haber recibido autorización previa ni
instrucciones de cómo hacerlo.
ENVÍOS URGENTES
14. Si de manera excepcional una congregación necesita un envío urgente, debe
contactar con la sucursal. Este tipo de solicitudes necesita la aprobación de un miembro
del Comité de Servicio de la Congregación.
PUBLICACIONES EN BRAILLE
15. Existen publicaciones en braille en distintos lenguajes, grados y formatos. Antes de
enviar una solicitud, confirmen en qué lenguaje y grado lee la persona.
APÉNDICE A. TABLA DE CONSULTA RÁPIDA
Artículo ¿Quién hace la solicitud? ¿Dónde se almacena?
Artículos de solicitud Cada congregación puede En el área de suministro
especial, edición de solicitar cualquier idioma, de su congregación
estudio y de letra grande pero solo cuando alguien
de La Atalaya, y Guía de pida un artículo concreto. Se
actividades para la pueden solicitar algunos
reunión Vida y Ministerio ejemplares más de La
Cristianos Atalaya y de la Guía de
Actividades para personas
nuevas o por si alguien
necesitara otra copia.
Artículos en el idioma de La congregación Área común de suministro
su congregación (que no coordinadora para su idioma
sean de solicitud
especial)
Artículos en el idioma de La congregación Área común de suministro
otra congregación que coordinadora para ese idioma
usa el auditorio de su
Salón del Reino (que no
sean en su idioma ni de
solicitud especial)
Artículos en un idioma Cada congregación solicita En el área de suministro
que no es el de ninguna su propio surtido de su congregación
de las congregaciones
que usan el auditorio de
su Salón del Reino
S-56-S Ge 10/20
