Gestión de compras
Tipos de documentos utilizados mayormente
en una compra.
Elementos que forman parte de un pedido.
Errores relativos en un proceso de compras.
El proceso de compraventa requiere el uso de diferentes documentos
mercantiles: el pedido, el albarán, la factura y el recibo. No existen modelos
oficiales para estos documentos, sino que su diseño es libre. La empresa puede
utilizar modelos estándar ya circulantes en el mercado o crear los suyos
propios, según sus criterios o necesidades.
El pedido:
Los pedidos son las entidades que describen los trabajos a realizar por parte de
los usuarios que utilicen la aplicación. Cada pedido se corresponde con los
proyectos que las empresas van a ofrecer a sus clientes. Un pedido está
formado por una o varias líneas de pedido.
Este documento es el que utiliza un cliente para solicitar la entrega de una
mercancía a su proveedor. Es decir, se trata de un compromiso de compra. La
petición de la mercancía puede realizarse por distintos cauces, normalmente
acordados con anterioridad (carta, fax, de viva voz, teléfono, correo
electrónico, etc.) Cuando la petición se realiza por escrito suele extenderse por
duplicado, quedando una copia en poder del cliente. Normalmente el
proveedor solicita que un pedido telefónico se confirme por escrito.
En el plazo de entrega acordado, el proveedor suministrará las mercancías a la
empresa, directamente o a través de una empresa de transportes. Es importante
servir el pedido en el plazo señalado, dado que una demora en la entrega
ocasiona al cliente daños y perjuicios irreparables, lo que puede llevar incluso
a perder el cliente.
El Albarán o Nota de Entrega.
El albarán es un documento mercantil que acredita la entrega o recepción de
un producto o la prestación de un servicio entre varias partes. Se considera de
mucha utilidad para garantizar que una transacción se ha llevado adelante de
conformidad por ambas partes.
El albarán o nota de entrega es el documento que acompaña a los artículos
cuando se suministran. Normalmente consta de varias copias de diferentes
colores. Tiene dos fines:
-Es un justificante de salida de mercancías del almacén.
-Acredita que se ha realizado la entrega en las condiciones solicitadas.
Al recibir la mercancía, el cliente debe comprobar que el número y el tipo de
artículos recibidos coinciden con los datos del albarán, así pueden detectarse
posibles errores o desperfectos. Si la mercancía coincide con lo que se ha
especificado en el albarán o nota de entrega, se firma ésta, conservando una
copia y entregando las restantes.
Así pues, la firma del albarán significa que el cliente ha recibido el producto
tal como fue requerido. De haber discrepancias entre el albarán y la mercancía
entregada, se comunicarán inmediatamente al proveedor y se anotará la
disconformidad en el albarán.
El albarán debe archivarse para su cotejo posterior con la factura. Una vez
comprobado esto, se grapará el albarán detrás de la factura y se procederá a la
orden de pago de la misma.
La Nota de Abono.
La nota de abono constituye un mecanismo que permite a la empresa realizar
ajuste al valor monetario total de un documento emitido. Por ello, en el
proceso de registro contable que se lleva, este documento va a la cuenta de
devoluciones. Es un documento por el que se reconoce el abono de una
cantidad. Por ejemplo, por un descuento o por una devolución de mercancía.
Es el documento que justifica:
-La devolución de artículos por el comprador.
-La concesión de descuentos posteriores a la emisión de la factura.
-La devolución de envases reutilizables.
-Todos aquellos conceptos por los que el vendedor tenga que abonar
cantidades al comprador.
Este documento lo confecciona el vendedor y contiene los
siguientes datos:
-Membrete: identificación de la empresa vendedora.
-Destinatario: identificación de la empresa compradora.
-Número: la numeración es correlativa.
-Fecha: de la emisión de la nota.
-Descripción: se suele utilizar la expresión abono por los siguientes conceptos
(especificación de los conceptos por los que se hace el abono e importe de los
mismos).
La factura.
Una factura es un documento de carácter mercantil que indica una
compraventa de un bien o servicio y que, entre otras cosas, debe incluir toda la
información de la operación. Podemos decir que es una acreditación de una
transferencia de un producto o servicio tras la compra del mismo.
Es el documento que el vendedor envía al comprador notificándole
oficialmente el importe que éste debe pagar a cambio del género suministrado.
El documento especifica la fecha de vencimiento, es decir, el día en que debe
pagarse y la forma en que debe pagarse (en metálico, mediante letra de
cambio, cheque, ingreso en cuenta corriente, etc.).
La información que debe contener la factura es la
siguiente:
-Número de factura.
-Fecha y lugar de emisión.
-Datos identificativos del vendedor y del comprador: nombre o razón social.
-Descripción detallada de cada uno de los artículos.
-Precio por unidad.
-Descuentos y portes, si los hay.
-Base imponible.
-Importe total a pagar de la factura.
Elementos que forman parte de un pedido
El pedido: Una orden de compra (también conocida como pedido de
compra o nota de pedido) es un documento emitido por el comprador para
solicitar mercancías al vendedor. Es muy habitual enviar órdenes a los
proveedores. A partir de una orden de compra de un cliente puedes realizar la
factura correspondiente de manera más rápida.
¿Qué elementos debe incluir?
-Nombre impreso y dirección de la compañía que hace el pedido.
-Número de orden de compra.
-Lugar y fecha de emisión del pedido.
-Nombre y dirección del proveedor.
-Términos de entrega y de pago.
-Cantidad de artículos solicitados.
-Descripción.
-Precio por unidad.
Errores más comunes en un proceso de
compra.
Órdenes de compras accidentales:
Este es un error muy común cuando se generan órdenes de compra vía
telefónica o levantamientos de pedido en papel, pues en el momento no se
tienen a la mano los datos actuales de inventarios o precios.
Las actualizaciones presupuestarias periódicas que afecten la situación
financiera de todos los eslabones de la cadena de suministro, incluidos los
cambios presupuestarios, contribuirán en gran medida a corregir este
problema.
Compras aceleradas:
Comprar por impulso, tomar decisiones emocionales basadas en las
preferencias de los proveedores y literalmente hacer pedidos por teléfono son
a menudo las causas más comunes de los errores de proceso de compra,
especialmente si la empresa es una empresa que está creciendo rápidamente.
Cuando una empresa se lanza al mercado por primera vez, sus máximos
responsables quieren asegurarse de que todo está pedido y colocado en su
sitio. Arrancar desde cero y corriendo, queriendo abarcar todo a velocidades
vertiginosas a menudo significa ignorar los pasos de precaución que pueden
desencadenar en excesos de costes en el inventario antes de que los flujos de
ingresos puedan compensar estas compras. Un proceso de compra definido
permite tanto pedidos rápidos como decisiones más reflexivas. Es cierto, esto
necesita tiempo (y no es una solución sencilla) pero te ahorrará mucho trabajo
a corto plazo.
Bienes Dañados:
Si el pedido que acabas de recibir esta dañado de alguna forma, tienes dos
opciones: 1) rechazar la entrega 2) aceptar los artículos indicando claramente
el estado del envío. Dependiendo de quién haya pagado los costes de
transporte, deberás notificarlo inmediatamente al transportista y al proveedor y
negociar quién es el responsable de compensar a la compañía. Ten en cuenta
que si los artículos se han dañado durante el transporte y la empresa pagó los
costes, la responsabilidad ya no recae en tu proveedor sino en el
transportista/servicio de mensajería. Considera tener una lista variada de
empresas transportistas/mensajería en caso de que te falle alguna. Y asegúrate
de informar sobre cualquier tipo de discrepcencia tan pronto como sea posible
para agilizar las soluciones ya sea con tu proveedor o con tu servicio de
mensajería. Dado que la mayoría de los problemas en el proceso de compras
puede atribuirse a errores humanos, estos problemas pueden resolverse con
bastante facilidad. Asegúrate de que su tu proceso de compras tiene en cuenta
estos errores y de que la relación con los proveedores se basa en una
comprensión mutua . Cuantas más precauciones tomes, menos impacto tendrá
este tipo de errores en tu empresa.
