Asignatura: Introducción a la Administración

Apunte sobre la Unidad II: LAs Organizaciones bajo el enfoque sistémico.

(Extracto de: Administración General. Unidad I. Autora: Victoria Rossi. Colaboradora:Griselda Fuentes.
Policopiado 2011, Facultad de Ciencias Económicas, UNL)

PRESENTACIÓN

Una de las características del conocimiento contemporáneo es la creciente dependencia de todas sus
manifestaciones entre sí. El conocimiento es una unidad, una trama única que estudiamos por partes pero no podemos
dividir. La toma de conciencia de este hecho es la fuente primaria de la revolución intelectual que está provocando el
cambio de era y es por esta razón que llamamos “Era de los Sistemas” a la que está emergiendo. Esto que no es
novedoso, solo que ahora tiene un significado diferente en un nuevo contexto.

Hoy el pensamiento sistémico se necesita más que nunca porque la complejidad nos abruma.

Este material introduce a su lector en los contenidos de la Teoría General de Sistemas y su aplicación al estudio
de las organizaciones. Cubre los aspectos esenciales de aquella con un tratamiento simple y práctico, en el
convencimiento de que el mundo que viene solo puede entenderse desde una perspectiva integradora.
Surge habida cuenta de que la multiplicidad de bibliografía existente referida al “Enfoque sistémico de las
organizaciones” no responde satisfactoriamente a los criterios diseñados y objetivos establecidos desde nuestra
cátedra. Nos proponemos la presente producción a partir de acuerdos teóricos, metodológicos e, inclusive,
epistemológicos que nacen de acciones coordinadas en dicho sentido.

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TEORÍA GENERAL DE LOS SISTEMAS

Ĝ ¿QUÉ ES EL PENSAMIENTO SISTÉMICO?

“Se espesan las nubes, el cielo se oscurece, las hojas flamean, y sabemos que lloverá. También sabemos que
después de la tormenta el agua de desagüe caerá en ríos y lagunas a kilómetros de distancia, y que el cielo estará
despejado para mañana. Todos estos acontecimientos están distanciados en el espacio y en el tiempo, pero todos
están conectados dentro del mismo patrón. Cada cual influye sobre el resto, y la influencia está habitualmente oculta.
Solo se comprende el sistema de la tormenta al contemplar el todo, no cada elemento individual.
Los negocios y otras empresas humanas también son sistemas. También están ligados por tramas invisibles
de actos interrelacionados, que a menudo tardan años en exhibir plenamente sus efectos mutuos. Como
nosotros mismos formamos parte de esa urdimbre, es doblemente difícil ver todo el patrón de cambio. Por el
contrario, solemos concentrarnos en fotos instantáneas, en partes aisladas del sistema, y nos preguntamos por
qué nuestros problemas más profundos nunca se resuelven. El pensamiento sistémico es un marco conceptual,
un cuerpo de conocimientos y herramientas que se ha desarrollado en los últimos cincuenta años, para que los
patrones totales resulten más claros, y para ayudarnos a modificarlos”(2)
Las propiedades esenciales de un sistema derivan de las interacciones de sus partes, no de sus acciones tomadas
separadamente.
 Un sistema es un todo que no puede ser dividido en partes independientes. A causa de ello no puede ser
comprendido por medio del análisis sino que se requiere un método distinto para comprender su conducta y sus
propiedades.
El pensamiento sistémico nos propone un cambio de enfoque: la síntesis en vez del análisis, ver totalidades en
vez de partes. La síntesis y el análisis son procesos complementarios. La diferencia es que en el pensamiento analítico,
el objeto que se quiere comprender es tratado como un todo que se va a desmembrar o sea reduciéndolo a sus
elementos. En el pensamiento sintético el objeto que se va a estudiar es considerado como parte de un todo contenedor
o sea, la comprensión va del todo a las partes y no de las partes al todo. El primero reduce el foco del investigador,
mientras que el segundo lo amplía.
El análisis permite mirar dentro de las cosas, mientras que por la síntesis se contemplan desde su exterior o sea,
se contemplan las interacciones del objeto con los objetos que lo rodean y con el medio ambiente mismo. También
esta interesado en la interacción funcional de las partes del todo. De allí surge el interés del pensamiento sistémico por
el diseño de los sistemas. En este diseño se tiene particularmente en cuenta la interacción armoniosa y eficaz de las
partes asegurando un funcionamiento eficaz del todo contenedor de esas partes.
La perspectiva sistémica nos enseña a ver las estructuras que subyacen a las situaciones complejas.

Ĝ CONCEPTO DE SISTEMA

Sistema es un todo o conjunto organizado y complejo de elementos relacionados entre sí y dirigidos a un fin.
Este concepto así expuesto es aplicable a una gran diversidad de fenómenos estudiados por distintas disciplinas.
Si se habla de astronomía, se piensa en sistema solar; si el tema es fisiología, se piensa en el sistema nervioso, en el
sistema circulatorio, en el sistema digestivo; la sociología habla de sistema social, la economía de sistemas
monetarios, la física de sistemas atómicos, y así sucesivamente.
Aplicando el concepto antes enunciado, podríamos definir algunos sistemas:
Universo: conjunto de estrellas y planetas relacionados por fuerzas gravitacionales, con un fin natural.
Ciencia: conjunto de conocimientos ordenados, que constituyen un todo coherente, para la interpretación de la
realidad.
Organización: conjunto de personas relacionadas tecnológica y socialmente con fines sociales, económicos,
culturales, políticos, etc.

Ĝ OTROS CONCEPTOS

Contexto o ambiente: todo sistema está inmerso en un ambiente que lo comprende. Entendemos por ambiente o
contexto, todos los elementos, demográficos, económicos, políticos, etc. externos al sistema pero que coexisten con él
en determinado ámbito y son relevantes para el mismo. La condición de relevancia se les otorga porque en una
determinada dimensión pautan el funcionamiento del sistema.
Retroalimentación: Es la respuesta o retorno que el contexto genera como una nueva corriente de entrada al
sistema, en razón de la influencia recibida del mismo. Veamos algunos ejemplos: en el cuerpo humano diversos
sistemas de retroalimentación controlan la temperatura, la presión sanguínea, las reacciones motoras y otras funciones
orgánicas. En otro orden de cosas, también es un mecanismo de retroalimentación la calificación que un estudiante
recibe en una prueba parcial. Ésta tiene como intención, por supuesto, proporcionar a los estudiantes información
respecto a su desempeño; si es menor de lo deseable es una señal que sugiere la necesidad de mejoras.
Pensemos ahora en los sistemas sociales, también se encuentra en ellos la retroalimentación. Por ejemplo una
investigación de mercado puede brindar información muy importante que permita identificar oportunidades de
negocio, o solucionar problemas de fabricación del producto, considerar el precio o la distribución del mismo. De este
modo la investigación sería una herramienta que “retroalimenta” el sistema empresa a través de la información que
proporciona.
Factorización: es la división de un sistema en partes menores, que a su vez constituyen una unidad de análisis. La
factorización crea subsistemas.
 A la empresa se la puede contemplar en forma global o bien factorizarla en partes menores (subsistemas) que
permita un análisis más detallado de cada una de ellas, sin perder de vista, como es lógico, el problema general.
Subsistema: Conjunto de partes que forman un todo de rango inferior al del conjunto de que forman parte.
Siguiendo con el ejemplo de empresa, la factorización de la misma en subsistemas puede llevarse a cabo según
distintos criterios. Atendiendo a la jerarquía y naturaleza de sus procesos podemos distinguir: Subsistema de gobierno
y Subsistema de Gestión, sobre las características y funciones de cada uno volveremos más adelante.
Sinergia: es la cualidad por la cual la capacidad de actuación de un sistema es superior a la de sus componentes
sumados individualmente. Existe sinergia cuando dos o más causas producen, actuando conjuntamente, un efecto
mayor que la suma de los efectos que producirían actuando individualmente. En este sentido, también las
organizaciones producen valor a través del efecto sinérgico, que se pone de manifiesto por indicadores tales como el
ahorro de tiempo y de recursos materiales, o por los incrementos más que proporcionales en los rendimientos que se
logran cuando las inversiones adicionales se realizan en organizaciones en marcha.
Para comprender esta propiedad pensemos en un equipo de futbol o de basquet. Un equipo es un conjunto de
personas que se necesitan mutuamente para actuar. Todos los equipos son grupos, pero no todos los grupos son
equipos. La noción de equipo implica el aprovechamiento del talento colectivo, producido por cada persona en su
interactuación con las demás. Cuando un equipo logra mayor alineamiento, surge una dirección común y las energías
individuales se armonizan.
Otros ejemplos que muestran esta propiedad de los sistemas:
Los aviones: cada componente de un avión no puede volar por sí mismo, la interrelación de las partes produce el
vuelo.
Los relojes: si uno toma cada parte de un reloj (hora, minutero y segundero), ninguno nos indicará por sí solo el
horario, en cambio, juntos y relacionados sí lo hacen.
Las letras: si tomamos un montón de letras, no dicen nada, son sólo eso, un conjunto de letras. En cambio si las
ordenamos para formar palabras y a las palabras en oraciones (o sea, hay interrelaciones entre las partes, que son las
letras), tendremos un texto con lógica.

Ĝ SISTEMA ABIERTO Y SISTEMA CERRADO

El sistema cerrado no presenta intercambio con el medio ambiente que lo rodea. Es hermético a cualquier
influencia ambiental.
El sistema abierto mantiene un intercambio de transacciones con el ambiente. Es eminentemente adaptativo, esto
es, para vivir debe reajustarse constantemente a las condiciones del medio.
Existen diferencias fundamentales entre los sistemas abiertos (como los sistemas biológicos y sociales, a saber, la
célula, la planta, el hombre, la organización, la sociedad) y los sistemas cerrados (como los sistemas físicos, las
máquinas, el reloj, el termostato):
1. “el sistema abierto está en constante interacción dual con el ambiente. Dual en el sentido que lo influencia y es
por él influenciado; actúa pues a un tiempo, como variable independiente y como variable dependiente del ambiente.
2. el sistema abierto tiene capacidad de crecimiento, cambio, adaptación al ambiente y hasta auto - reproducción,
naturalmente, bajo ciertas condiciones ambientales. El sistema cerrado no tiene esa capacidad.
3. es contingencia del sistema abierto competir con otros sistemas, lo que no ocurre con el sistema cerrado”.

AMBIENTE Y LÍMITES DE LOS SISTEMAS

Todo sistema abierto está en relación con su ambiente. Esta relación es fundamental en la existencia del sistema y
en su posibilidad de crecimiento y transformación. Se presenta entonces la necesidad de distinguir el sistema del
ambiente que lo contiene.
En general el ambiente es todo lo externo al sistema. Pero cómo distinguir lo externo de lo interno, las
organizaciones no tienen límites fácilmente observables. Los límites o fronteras se encuentran allí hasta donde la
organización puede ejercer cierto control.
 Las fronteras varían en cuanto al grado de permeabilidad. Las transacciones entre el sistema y su ambiente son
generalmente hechas por elementos situados en las fronteras. La permeabilidad de las fronteras definirá el grado de
apertura del sistema en relación al ambiente.

Cómo funcionan los sistemas

En todo sistema hay un proceso de transformación de lo que recibe como entrada o input (insumos, estímulos,
datos) en elementos de salida o output (respuestas, resultados, productos, información) actuando en un ambiente
determinado.
Las entradas surgen de la influencia del ambiente sobre el sistema y las salidas son las respuestas del sistema
sobre el ambiente. Esto así descripto, parece un funcionamiento mecánico. Pero debemos observar que nunca las
entradas se repiten monótonamente, porque cambian las situaciones de tiempo y además, en los sistemas complejos
como son los sistemas sociales, sus comportamientos están en permanente cambio. Para completar este análisis no
podemos omitir la “retroalimentación” o “feedback” ya definida y que muestra cómo los actos pueden reforzarse o
contrarrestarse (equilibrarse) entre sí.

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APLICACIÓN DE LA TEORÍA GENERAL

DE SISTEMAS EN EL ESTUDIO DE LAS ORGANIZACIONES

El enfoque de sistema da a los administradores una manera de ver la organización como un todo y como una
parte de un ambiente externo más amplio, ya que la Teoría de Sistemas nos dice que la actividad de cualquier parte de
una organización afecta a la de todas las demás. Eso también ayuda a entender las interrelaciones entre los principales
componentes de una organización: sus objetivos, tecnología, estructura y relaciones psicosociales y ofrece un marco
de referencia más adecuado para la práctica administrativa.
Un administrador no puede ignorar que la o las decisiones que tome para solucionar un problema tiene efectos
secundarios que pueden se más profundos que el resultado deseado. Es por ello que al programar modificaciones es
preciso evaluar si las mismas son realmente necesarias, y no encarar cambios sin importancia que por destruir un
equilibrio existente pueden llevar a la organización a una situación de menor eficacia.
Este nuevo paradigma nos presenta además, a la organización como sistema abierto en interacción con su medio
ambiente. Es necesario pensar globalmente, que hay cierta dependencia e intercambio de recursos con el entorno. En
el entorno existen elementos de acción directa que son los que influyen directamente en las actividades de cualquier
organización (clientes, proveedores, competidores, etc.). También existen elementos que afectan indirectamente las
actividades y resultados de una organización (política económica, tecnología, los factores sociales y culturales).
A pesar del hecho de que los límites de las organizaciones son un tanto abiertos y permeables, desempeñan una
función de filtro. Los límites organizacionales seleccionan los insumos y los productos resultantes. En este sentido, los
límites son barreras para el flujo de energía, materiales e información. Ésta es una función vital de los límites debido a
que sería imposible que alguna organización trabajara con “todos” los insumos posibles. Frecuentemente, los límites
sirven para homogeneizar los insumos de tal manera que la organización pueda transformarlos más eficientemente.
Por ejemplo, las organizaciones empresariales fijan requerimientos para su reclutamiento de empleados, con lo que se
uniforman los insumos humanos. Y generalmente se establecen especificaciones para estandarizar los insumos de
materias primas.
Los límites filtran también los productos de la organización. Ésta no puede desempeñar una variedad infinita de
funciones de transformación, sino que debe restringirse a ciertas actividades. Por lo tanto puede ofrecer solamente
ciertos productos específicos a su medio ambiente.
El concepto de límites ayuda a entender la distinción entre los sistemas cerrados y los abiertos. El sistema cerrado
tiene límites rígidos e impenetrables, mientras que el sistema abierto tiene límites penetrables entre sí y un supra-
sistema más amplio. Los límites fijan el ámbito de las actividades de la organización. En un sistema físico, mecánico o
biológico los límites pueden identificarse. En una organización social, estos límites no son fácilmente definibles y
están determinados primordialmente por las funciones y actividades de la organización. Dicha organización está
caracterizada por límites vagamente delineados y permeables.

Ĝ LAS ORGANIZACIONES COMO SISTEMAS

Las organizaciones son sistemas teleológicos. Persiguen fines y objetivos. Las partes de la organización y sus
relaciones se definen con vistas al logro de ciertos objetivos. La organización como sistema será evaluada en función
de su capacidad para lograr fines y objetivos.
Las organizaciones dependen para su supervivencia del intercambio con su medio, una característica distintiva de
las organizaciones es que están abiertas en grado variable al ambiente. El éxito final del sistema depende de las
interacciones efectivas con su entorno, entre los que se encuentran, proveedores, clientes, sindicatos gobierno, etc.. El
enfoque de sistemas abiertos reconoce que las organizaciones no están autocontenidas. Dependen de su entorno para
sus entradas esenciales y como fuente para absorber sus salidas.
Las organizaciones no solo cambian su comportamiento, sino también su estructura: adquieren subsidiarias o las
venden, hacen fusiones, venden empresas y se reorganizan para alcanzar de modo más eficaz sus estrategias y
objetivos de cambio.
El comportamiento de los sistemas sociales es probabilístico y no determinista. Además el comportamiento
humano nunca es totalmente previsible. Las personas son complejas, responden a muchas variables, que no son
totalmente comprensibles, incluyendo aquellas que pertenecen al autocontrol. Por estas razones, la administración no
puede esperar que el comportamiento organizativo sea totalmente previsible.

Ĝ EL SISTEMA EMPRESA

Las empresas organizadas no existen en el vacío, desde luego. Por el contrario dependen de sus condiciones
externas y forman parte de sistemas más grandes, como la industria a la que pertenecen, el sistema económico y la
sociedad. De ese modo, las empresas reciben insumos, los transforman y “exportan” los productos al entorno. No
obstante, este modelo simplificado debe ampliarse y desarrollarse en un modelo de proceso administrativo u
operacional que indique la manera en que los diversos insumos se transforman a través de las funciones
administrativas de planeación, organización, integración de personal, dirección y control.
El modelo de los Sistemas abiertos exige considerar la innovación, la adaptación al cambio, el
desplazamiento de una organización en el espacio y en el tiempo.
En el espacio dicho desplazamiento transcurre entre otros sistemas que a la vez son subsistemas de otro
mayor: la realidad social. Esta se compone de los sistemas: político, cultural, social y económico. En esta
realidad, encontramos organizaciones con fines o propósitos muy variados, a modo de ejemplo, podemos
mencionar los clubes, los ateneos culturales, las iglesias, los hospitales, etc. El sistema económico da origen a
un tipo particular de organización: la empresa.
La empresa es un sistema organizativo que, a diferencia de otras organizaciones, tiene como misión
específica realizar actividad económica, esto es, producir riqueza a través de cualquiera de los estadios de la
misma: extracción, transformación, comercio y/o servicios.
A continuación, se presenta el siguiente esquema básico aplicable a cualquier organización. Para una
empresa, las entradas incluyen recursos materiales (equipamiento, materia prima, instalaciones), recursos
humanos, recursos financieros, tecnología e información. Mediante el proceso de transformación, se convierten
esas entradas en productos terminados. Este proceso comprende las actividades substanciales que hacen al
objeto de la organización y tienen íntima relación con las salidas; actividades de apoyo y la tecnología y
métodos de operación de la organización. Las salidas incluyen productos y servicios, resultados financieros,
información y resultados humanos, cómo el nivel de satisfacción de los empleados en sus puestos y la
productividad. La venta de sus productos genera ingresos que pueden emplearse en pagar impuestos, adquirir
más entradas, pagar préstamos y generar utilidades para los propietarios, con lo cual el ciclo se reitera
indefinidamente. (5)
 Sin embargo, estos elementos no reflejan la dimensión dinámica de las organizaciones. Las organizaciones
son entidades vivas; cambian y evolucionan junto con su ambiente. Nada permanece estático.
El enfoque de sistemas trae una nueva forma de pensamiento con respecto a las organizaciones que
completa y supera los aportes de las anteriores escuelas que estudiaron dichas organizaciones.
Cada organización, tiene su ambiente particular, específico de trabajo que constituye el nicho donde
desarrolla sus operaciones y donde obtiene sus insumos y coloca sus productos y servicios. Proveedores son los
que proporcionan las entradas o insumos, los proveedores ofrecen recursos como capital, materias primas,
tecnología, conocimientos, publicidad, servicios jurídicos, contables, etc.
El componente clientes, es el segmento del ambiente de trabajo compuesto por aquellos que compran, usan
o consumen los productos y servicios ofrecidos por la organización.
El componente competidores, está compuesto por aquellos a los que se enfrenta la organización para
obtener recursos y colocar sus productos y servicios en el mercado.
Cuando nos referimos a “otras organizaciones” se debe considerar a los elementos que regulan, normas,
evalúan o fiscalizan las acciones de la organización. También se los llama genéricamente Agencias Reguladoras
y son los órganos fiscalizadores del gobierno, los sindicatos, las asociaciones de protección de consumidores,
grupos de interés, etc. El componente regulador es el segmento del ambiente que monitorea el desempeño de la
organización para limitar, restringir sus acciones, reduciendo su grado de libertad y flexibilidad para operar. (6)
La empresa es un sistema social que adopta una estructura determinada por su interacción dinámica con los
sistemas que forman su medio ambiente (clientes, proveedores, competidores, gobierno, etc.)
En su conjunto, la organización empresarial es un sistema de partes interrelacionadas operando unas
conjuntamente con otras, a fin de cumplir los objetivos del todo y los individuales de sus participantes. El
sistema empresa, a su vez, forma un entorno condicionante de los elementos que se integran a él.
Pero si la empresa puede ser vista como un sistema total, es posible discernir en ella diversos niveles. Esto
nos enfrenta con la idea de una red jerarquizada de sistemas:

El Subsistema de Gobierno / Administrativo que formula objetivos y controla su realización llevando a

cabo los procesos de transformación de información. Se trata de un componente decisional. Permite el
desarrollo del gobierno del sistema en su conjunto y que rigen su adaptación al entorno.

El Subsistema Procesador o de Gestión, que lleva a cabo los procesos de transformación de las entradas,
aplica recursos y ejecuta las operaciones. Se trata de un componente de ejecución.
 Existen subsistemas, por lo menos en forma rudimentaria, en todas las organizaciones, sea cual fuere su
magnitud. Sin embargo, es muy probable que los sistemas de planeamiento y control de pequeñas
organizaciones - sobre todo las que son tan pequeñas que la dirección consiste en una sola persona en vez de un
grupo - difieran tanto de los de las organizaciones mayores que muchas de las generalizaciones aplicables a las
grandes no lo son a las pequeñas, por lo menos sin considerables modificaciones.
En síntesis, la empresa es un sistema que procura los elementos que forman las entradas,- In-Put, Insumos -
y se dirige a obtener unos productos que forman las salidas -el Out-Put - del proceso de transformación que
lleva adelante las actividades, actuando las actividades de Administración como regulador del conjunto y a
través de la información activa mecanismos de realimentación del sistema.
El subsistema administrativo juega un papel central en la determinación de objetivos, planeación, diseño de
la organización, gestión y control de actividades, y también en la relación de la organización con su medio
ambiente. Las funciones y prácticas administrativas son vitales para la integración de actividades en todos los
demás subsistemas.
Nos encontramos así, ante una clase de entidad identificable a la cual se le incorporan distintos tipos de
insumos. Cuando pensamos de este modo en sistemas, llegamos a lo que podemos denominar, el enfoque
Insumo-Producto de sistemas.
Los administradores asumen la responsabilidad de emprender acciones que permitan a los individuos
realizar sus mejores contribuciones al cumplimiento de objetivos grupales. En consecuencia, la administración
se aplica lo mismo a organizaciones grandes y pequeñas, empresas lucrativas y no lucrativas, industrias
manufactureras y de servicios.
Es tarea de los administradores garantizar y utilizar los insumos de la empresa y transformarlos por efecto
de las funciones administrativas (con la debida consideración de las variables externas) en productos.
Aunque los tipos de productos varían de acuerdo con la empresa de que se trate, por lo general se incluyen
alguna de estas clases: bienes, servicios, ganancias, satisfacción e integración de las metas de los diversos
demandantes de la empresa.
Información constituye la red de comunicaciones entre componentes y con el medio. Su principal papel es
la realimentación.
Decisiones Políticas comprende las decisiones que rigen la adaptación de la organización total a su entorno.
Formula objetivos, fines, políticas generales, se informa sistematizadamente sobre los efectos de los factores
endógenos y exógenos para aprovecharlos eficaz y eficientemente. Toda decisión será más confiable y tendrá
mayores posibilidades de éxito si está tomada dentro de un esquema de planificación y se alimenta con un
sistema de control permanente.
Las Actividades de Administración constituyen pues, una “usina” de ideas y decisiones centralizadas para
lograr el funcionamiento eficaz de toda la empresa y su adaptación al medio.
La interacción de la empresa con el entorno caracteriza a aquella como sistema abierto. La gestión de la
empresa debe enfocarse para atender a los resultados y a la acción de los factores exógenos, es decir, para
agilizar la influencia de la empresa sobre su entorno y lograr resultados en condiciones óptimas de eficacia.
Ya dijimos que todo sistema empresario está condicionado por sus objetivos y el medio que constituye su
entorno.

Entre los condicionantes del medio, podemos distinguir distintos tipos:

Según su naturaleza:
» Político-institucionales (Políticas de gobierno, tratados internacionales, etc.)
» Sociales (Situaciones comunitarias conflictivas, problemas religiosos, raciales)
» Económicos (Situación de los mercados, de la competencia, carencia de fondos)
» Tecnológicos (Métodos de producción, nivel de investigación, etc.)

Según la proyección de sus efectos para la organización:

» Coyunturales: Aquellos cuya vigencia es transitoria y sirven para articular una situación con otra. Tienen
carácter accesorio sobre los efectos de la dinámica de la organización. Por ejemplo: política de precios.
 » Estructurales: Envuelven un conjunto de aspectos importantes, solidarios entre sí o que están en función unos
de otros e implican una tendencia estable para la dinámica del sistema y son de difícil reversión en el corto plazo. Por
ejemplo: la inflación.

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EL ENTORNO

Aceptar que ninguna organización es una isla fue la mayor contribución de la Teoría de Sistemas a la
Administración. Hay fuerzas en el ambiente que desempeñan un papel importante en el desempeño
organizacional. Si la organización puede interpretar las señales del entorno, mayor será la posibilidad de
evaluarlo correctamente. Conforme la sociedad se torna más y más compleja y dinámica, las organizaciones
necesitan dedicar cada vez más atención a las fuerzas del ambiente. Ninguna organización exitosa puede operar
sin comprender y tratar el ambiente dinámico que la rodea, se debe convertir en un sistema de aprendizaje y
adaptación que considera el cambio como un estado natural.
Mientras que el análisis de la empresa se puede apoyar en información relativamente segura, el análisis del
medio ambiente consiste en la tarea, mucho más importante, de estimar la evolución futura de un ambiente
multifacético y de juzgar su significado para la propia empresa.
Se analizarán a continuación las interrelaciones entre las organizaciones y su suprasistema externo.
Como ya lo explicáramos la organización es un sistema abierto. Sin embargo, en una época, el concepto
dominante era ver a la empresa como “sistema cerrado”, el gerente se ocupaba básicamente de la eficiencia. De
hacer correctamente las cosas. Su foco era interno. Por supuesto que todo sería más fácil si solo tuviéramos que
ocuparnos de lo que ocurre internamente. Pero evidentemente la empresa realiza transacciones con su entorno y
es afectada por los cambios externos, no puede sobrevivir sin adecuarse a esos cambios.
Es necesario aclarar que cuando se habla de la organización como sistema abierto, debemos decir sistemas
“relativamente” abiertos o “parcialmente abiertos”. La organización, como sistema social, está “selectivamente”
abierta a los insumos. La organización no puede responder a todas las influencias ambientales posibles; debe
seleccionar los insumos que recibe, las transformaciones que realiza, y los productos que ofrece.
Los límites organizacionales tienen la función vital de ofrecer cierta autonomía e independencia a la
organización frente a la intrusión de influencias ambientales.
Las fuerzas ambientales tienen un efecto directo en la forma en que una organización estructura sus
actividades. Cuando el ambiente es dinámico y heterogéneo, generalmente es necesario establecer
departamentos funcionales dentro de la organización para manejar un conjunto específico de insumos o
productos ambientales. En las empresas comerciales, muchos departamentos especializados tienen una función
de cruce de límites. El área de compras está encargada de recibir insumos materiales; los departamentos de
personal reclutan y seleccionan a los empleados; los departamentos de investigación de mercados obtienen
información del medio ambiente. Por parte de la producción, los departamentos de ventas representan el
principal componente de cruce de límites.
En términos generales, cuanto más heterogéneo y dinámico sea el medio ambiente, más compleja y
diferenciada será la estructura interna de la organización. Pueden verse muchos ejemplos de esto. Ahora que los
grupos defensores del medio ambiente y otros se han vuelto más influyentes y persistentes, las compañías han
respondido estableciendo nuevos departamentos ambientales o de ecología para tratar con estos grupos
específicos. Los hospitales crean departamentos especiales para coordinar sus actividades con la asistencia
social, las compañías de seguros y otras organizaciones de cuidado para la salud.
Estas posiciones de cruce de límites con frecuencia están llenas de presiones. Quienes se encuentran en
esas posiciones quedan atrapados entre las demandas que les hace su propia organización y los requerimientos
impuestos por fuerzas del medio ambiente. Por ejemplo, el departamento de ventas quizá tenga problemas para
responder a las necesidades de los clientes, pero reconoce los requerimientos de una producción eficiente. El
agente negociador de un sindicato debe representar a los trabajadores pero también debe responder a las
necesidades del patrón. Al mismo tiempo que los componentes que cruzan los límites deben representar a sus
organizaciones, para ser efectivos deben actuar con sensibilidad ante las actitudes, necesidades, creencias,
objetivos y aspiraciones de los grupos del medio con los que tienen que tratar.

El concepto de entorno de la empresa no ofrece ninguna dificultad de comprensión, es todo lo externo a los
límites de la organización. Sin embargo, a pesar de la sencillez de concepto, se impone un análisis y
diferenciación de dos conceptos:
» El gran entorno social, político, económico y tecnológico de la empresa.
» El entorno sectorial de la empresa.

El primero es donde la organización “vive”, el segundo es donde la organización “opera”.

El primero, también llamado por algunos autores medio ambiente general, reúne las características ambientales que
afectan a todas las empresas. En otros términos, es el mismo para todas las organizaciones en una sociedad determinada.
A modo de ejemplo podemos mencionar los siguientes componentes:

» La evolución demográfica y el nivel de empleo.

» La intensidad del fenómeno de urbanización.

» El grado de concentración del poder político.

» Vínculos de un país con organizaciones internacionales.

» Equilibrio o desequilibrio presupuestario del gobierno.

» Política fiscal.

» Perspectiva de las inversiones extranjeras.

» Nivel de adelanto científico y tecnológico en la sociedad.