ADMINISTRACION 2009 FICHA DE CATEDRA N 35 EL ANALISIS FODA: Una herramienta simple para la planificacin BONICATTO Maria SARQUIS Natasha
Sostener procesos de planificacin no es tarea sencilla. Es una de las actividades que ms dificultades presenta para incorporar al ritmo cotidiano de las organizaciones. Esta situacin tiene mltiples causas entre las cuales pueden mencionarse la falta de utilidad que le encuentran sus responsables frente a la inmediatez de los problemas diarios. Por otra parte la utilizacin rutinaria y meramente formal de algunos instrumentos de planificacin han impactado negativamente en el reconocimiento de su potencial para definir la estrategia de una organizacin y el sostenimiento de la misma en el tiempo. En este sentido, en las distintas pocas y producto de distintas tendencias tericas e institucionales se han implementado diversas metodologas de planificacin a lo largo de las ltimas dcadas. As en algn momento la planificacin participativa planteada por Prieto Castillo o los manuales del CEDEPO1 eran utilizados por una gran cantidad de profesionales en el territorio. La planificacin participativa hizo su irrupcin en el marco del retorno a la democracia y la conviccin de la importancia de la insercin de la poblacin en los procesos de planificacin como ingrediente de calidad en el proceso. Por otra parte en la dcada de los ochenta y noventa proliferaron una serie de metodologas que intentaron situar en la realidad Argentina propuestas que partieron de los organismos internacionales de
financiamiento o que intentaron posicionar propuestas alternativas a ellos. As, a travs del Banco Interamericano de Desarrollo (BID), el Programa de Naciones Unidas para el Desarrollo (PNUD), el Banco Mundial, comenzaron a imponer como requisitos para la obtencin de prstamos o subsidios que permitieron desarrollar los llamados programas focalizados, la utilizacin de metodologas de planificacin aprobadas por estos organismos. El Enfoque de Marco Lgico (EML) se constituy en la principal herramienta de formulacin de proyectos y programas sociales2. En nuestro pas, equipos tcnicos integrados por profesionales nacionales reconocidos en el mbito de la planificacin, desarrollaron metodologas que, respetando las condiciones mnimas impuestas por los Organismos Internacionales, intentaban ser pensadas para la realidad argentina. En el ao noventa se imprime la primera edicin de Turbulencia y Planificacin Social. Lineamientos metodolgicos de gestin de proyectos desde el Estado, cuyos autores fueron Mario Robirosa, Graciela Cardarelli y Antonio Lapalma. En el ao noventa y nueve se imprime la primer edicin de Gestin Integral de Programas Sociales orientada a Resultados. Manual Metodolgico para la Planificacin y Evaluacin de Programas Sociales, desarrollado por el equipo de SIEMPRO
2
Ver El enfoque del marco lgico. Manual para la planificacin de proyectos orientada mediante Objetivos. Univ Complutense de Madrid. Madrid 1993
Centro de Educacin Popular
(Sistema de Informacin, Monitoreo y Evaluacin de Programas Sociales del Ministerio de Desarrollo Social.
externas que impactan en ese momento en la situacin sobre la que se pretende intervenir.
La tensin que aparece siempre es el grado de complejidad o simplicidad de las metodologas para abordar una realidad que est caracterizada por su dinamismo, incertidumbre y presencia de problemas cuasiestructurados.
Todo mtodo se explica por el marco referencial que tiene como sustento, el contexto en el que surge y se utiliza y la finalidad de su uso. En esta clave de lectura proponemos recorrer las caractersticas que presenta el anlisis FODA mencionado, identificando a partir del conocimiento sobre el mismo, las potencialidades y restricciones que plantea para su utilizacin. Ningn mtodo ni metodologa puede utilizarse descontextuada, ningn mtodo o metodologa son buenos o malos en si mismos. Siempre depende de cual sea el propsito del que decide usarla y la pertinencia de la eleccin en funcin del escenario/situacin sobre la que se est trabajando. El anlisis FODA: un mtodo de anlisis de situacin El FODA es un instrumento de anlisis bsico que, en general, se aplica desde una institucin y cuya determinacin permite a la misma detectar su situacin organizacional interna y externa ante la posibilidad de planificar estratgicamente su accionar a corto, mediano o largo plazo. Sin embargo, no se constituye estrictamente en una metodologa de planificacin sino, ms bien, en un mtodo de anlisis situacional que sirve como base pero no agota el proceso de planificacin. El trmino FODA es una sigla conformada por las primeras letras de las palabras Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas. Tambin se lo conoce como DAFO o FADO o DOFA, todas combinaciones de las mismas letras. Este tipo de anlisis representa un esfuerzo para examinar la interaccin entre las caractersticas particulares del quehacer de la organizacin y el entorno en el cual ste se desarrolla. El anlisis FODA puede ser usado
La existencia de metodologas que son presentadas casi como recetas mgicas para lograr altos niveles de planificacin son corrientes an hoy en da. Sostener un proceso de diseo y de implementacin que se asiente en un anlisis situacional de una realidad determinada supone una tarea nada sencilla y que presenta a quien la quiera realizar una serie de requisitos. Es necesario que la organizacin est dispuesta a sostener el proceso de explicacin de problemas y formulacin de las estrategias a seguir Es necesario que la organizacin comprenda que son anlisis no estticos que requieren de continuos ajustes Es necesario que la organizacin incorpore a la planificacin como una herramienta de gestin clave. Teniendo en cuenta la tensin mencionada, y la necesidad en ocasiones ambigua de planificar por parte de las organizaciones (necesitando metodologas de anlisis rpido que puedan arrojar luz sobre los pasos a seguir), el anlisis FODA (Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas). Es un instrumento muy utilizado en el mbito de las organizaciones pblicas y privadas, debido en parte a la simpleza de su construccin y la visualizacin prctica de las cuestiones positivas y negativas, internas y
por todos los niveles de la organizacin y en diferentes unidades de anlisis. Al contener un anlisis de la situacin actual (anlisis esttico), tambin permite anlisis proyectivo (anlisis dinmico), por ejemplo cuando se determinan las amenazas, ya que no slo trata de inventariar lo existente, sino lo que podra ocurrir en el futuro de persistir determinadas variables. El anlisis de la situacin que se logra a travs del FODA permite un anlisis sistmico, obligando en forma necesaria una visin holstica de la organizacin para comprender su situacin, incluso interrelacionando su funcionamiento con su entorno.
Aplicacin de un FODA La aplicacin de un FODA entrega importante informacin sobre la organizacin tanto a nivel interno como externo. Por eso es importante contar con la participacin de todos los integrantes de un equipo o equipos de trabajo. Todas las opiniones valen y son de significativa importancia para el buen funcionamiento de un equipo de trabajo u organizacin. Objetivos del FODA Conocer la realidad situacional Tener un panorama de la situacin en todos sus ngulos. Visualizar la determinacin de polticas para mantener las fortalezas, para atacar las debilidades convirtindolas en oportunidades y las oportunidades en fortalezas, as como direccionar estrategias para que las amenazas no lleguen a concretarse o bien si llegan a hacerlo, minimizar su impacto.
Adicionalmente, 1. Al utilizar una metodologa participativa, pretende tambin que exista unidad de pensamiento entre los participantes, para que exista unidad de accin. 2. En tal sentido el Mtodo FODA es a la vez un foro para tratar puntos de vista divergentes.
Componentes del FODA Como se ha dicho, el FODA analiza y relaciona el ambiente interno y con el externo. En su concepcin original el FODA ha direccionado las Fortalezas y Debilidades hacia el interior de la situacin o institucin analizada (aspectos sobre los cuales se tiene algn grado de control), y las Oportunidades y Amenazas hacia el anlisis externo (circunstancias sobre las cuales se tiene poco o ningn control directo). En este ltimo campo es donde se tiene que desarrollar toda la capacidad y habilidad para aprovechar las oportunidades y para minimizar o anular las amenazas. Sin embargo tal divisin no debe usarse en forma tan rgida. En realidad, as como hay Debilidades Internas tambin las hay en el entorno externo. Lo mismo sucede con las Oportunidades, las Amenazas y las Fortalezas. No obstante es recomendable que F y D se orienten a lo interno, y O y A hacia lo externo, ya que esto ayuda a los participantes a no confundir unas con otras (particularmente en
el caso de la asimilacin de debilidades con amenazas). Fortalezas y Debilidades (a nivel interno) Fortalezas: son todas aquellas potencialidades materiales o humanas con que cuenta una organizacin. Son de vital importancia para el funcionamiento y desarrollo. Debilidades: son todas aquellas deficiencias materiales o humanas con que cuenta una organizacin. Son las principales responsables del funcionamiento interno.
Se pueden considerar en este anlisis: Entorno: estructura de su sector (polticas, actores, beneficiarios). Grupos de inters: gobierno, instituciones pblicas, sindicatos, gremios, comunidad. Entorno visto en forma ms amplia: aspectos demogrficos, polticos, legislativos, etc. Cmo aplicar FODA? 1 Paso: Antes de aplicar un FODA, es importante que la organizacin o el equipo de trabajo se hagan las siguientes preguntas: 1. Qu es un FODA? 2. Para qu se desea realizar un diagnstico FODA? 3. Qu se quiere diagnosticar? 2 Paso: A nivel personal A nivel grupal
Al evaluar las debilidades de la organizacin, hay que tener en cuenta que se est refiriendo a aquellas que le impiden a la institucin seleccionar e implementar estrategias que le permitan desarrollar su misin. Una organizacin tiene una desventaja cuando no est implementando estrategias que generen valor mientras otras si lo estn haciendo.
Oportunidades y Amenazas (a nivel externo) Oportunidades: son todas aquellas posibilidades de desarrollo que tiene una organizacin. Estas oportunidades se encuentran en el medio, natural, geogrfico, cultural, social, poltico y econmico en la que se mueve la institucin. Se encuentran en aquellas reas que podran generar muy altos desempeos Amenazas: son todas aquellas situaciones negativas que atentan contra el desarrollo de una organizacin. Estas amenazas, al igual que las oportunidades, se encuentran en el medio natural, geogrfico, cultural, social, poltico y econmico en la que se mueve la organizacin. En este caso, estn en aquellas reas donde la organizacin encuentra dificultad para alcanzar altos niveles de desempeo.
Realizar el anlisis de la situacin. Pueden utilizarse una serie de preguntas para guiarse en el anlisis. Cada una debe ser respondida por escrito. Se debe ser concreto al escribir y amplio al pensar. Y debe procurarse ver todos los aspectos de la organizacin y no slo los que tienen que ver con el puesto que se ocupa. o Cules han sido los mayores logros durante los ltimos aos? Qu acciones se deben acometer para aprovechar esos logros? Cules han sido las principales deficiencias durante los ltimos aos? Qu medidas se deben tomar para reducir al mnimo el impacto de esas desventajas? Cules son las principales fortalezas? Cmo se pueden aprovechar estas fortalezas desde una perspectiva estratgica y operativa? Cules son las principales debilidades? Cmo se pueden corregir o reducir al mnimo sus efectos?
Qu factores externos fundamentales econmicos, polticos, reguladores, demogrficos, etc. pueden afectar durante los prximos aos? Qu medidas se deben tomar para abordarlos en forma efectiva? Cules son las principales oportunidades al alcance de la organizacin en los prximos aos? Qu se puede hacer para aprovechar esas oportunidades? Cules son las principales amenazas o riesgos al sostenimiento o al crecimiento durante los prximos aos? Qu se puede hacer para enfrentarlos o disminuir sus efectos? Cules son los principales destinatarios actuales? Existen otros destinatarios a los que se podra brindar los servicios? Si es as, cules son y por qu? Cules son las tres tareas ms importantes que se enfrentarn durante los prximos aos? Por qu son tan importantes?
algunos inconvenientes entre los que se pueden mencionar: 1. Grado de Objetividad: El grado de objetividad que se requiere cuando se determinen las oportunidades o fortalezas es un peligro real en el anlisis FODA. Hay que tener cuidado de no caer en falsas ilusiones o en irrealidades. La oportunidad y la fortaleza deben ser reales, planteadas con toda objetividad incluso con mucha frialdad, no se trata de engaarse porque estaramos engaando a la organizacin, y como la institucin son todos, se estaran engaando todos. Peligros de los grupos de anlisis: Los grupos que realicen Anlisis FODA podran caer en cualquiera de los cuatro peligros de los grupos, a saber: Invulnerabilidad: Los grupos de anlisis que practiquen el FODA deben estar conscientes de que demasiado optimismo puede llevarlos a ignorar los signos de peligro (amenazas), enfrentando demasiados riesgos la mayora de las veces innecesarios, al no considerarlos en el FODA. Los grupos deben cuidarse de no caer en la invulnerabilidad porque ello conduce a la autosuficiencia y con ello a alejarse de la realidad en el anlisis. Resultado? Un FODA no real, por lo tanto inservible. Falsa unanimidad: El silencio y la no intervencin nunca deben ser tomados como signos aprobatorios dentro de las dinmicas conducentes a obtener un FODA. Debe de partirse siempre del principio de que donde todos piensan igual nadie piensa, ya que FODA exige criticidad, objetividad, participacin, claridad de pensamiento, capacidad sinttica y analtica, capacidad
2.
Seleccionar aquellos aportes que se repitan deben ser marcados para luego poner nfasis en aquellas ideas donde el grupo coincide. Conclusin: finalmente el grupo decide cmo trabajar aquellas ideas que ms afectan al equipo, delegando responsables, planteando propuestas de trabajo y plazos para concretar dichos trabajos.
Cuidados con el FODA3 El Mtodo FODA parece ser un proceso sencillo y directo, pero puede tropezar con
Quigley, J. Visin: cmo la desarrollan los lderes, la comparten y la sustentan. Editorial Mc Graw Hill, Colombia, 1996.
para ver panoramas globales, por lo tanto la falsa unanimidad es un peligro a combatir en la metodologa FODA. Hay que estimular el pensamiento no igualitario, fomentar la duda, sacarle a la gente lo mejor de su aporte. Prdida del principio de racionalidad Un grupo muy cohesionado que intente realizar un FODA, puede caer en una conducta grupal de explicar y justificar cualquier cosa, perdiendo capacidad analtica en el FODA y por lo tanto volvindolo irreal al perderse el Principio de Racionalidad, indispensable en la metodologa FODA. Conducta esteriotipada: Los grupos de anlisis podran adoptar un equivocado sistema de valores, como podran ser los cdigos del silencio (para qu hablar?), en boca cerrada no entran moscas, yoyismo (yo soy yo y no quiero nada con el mundo ni con nadie). 3. Subjetivismo: Se debe tener cuidado de no caer en subjetividades ni exageraciones o juicios de valor al momento del anlisis FODA. Algo que sucede normalmente es que la gente considera como valederas situaciones pasadas de la organizacin (optimistas o pesimistas), cayndose en conductas paradigmticas es decir, conductas derivadas de ciertos modelos o situaciones que aunque pueden ser falsas en sus causas son ciertas en sus consecuencias. Opiniones: Otro problema en el Mtodo del FODA son las opiniones. El FODA analiza situaciones objetivas derivadas de hechos reales, no opiniones.
5.
Mezclar con el FODA otras metodologas de anlisis no compatibles: Este es un problema frecuente. Algunas veces por ejemplo se hace un FODA en diversos escenarios: un escenario optimista, un escenario pesimista y un escenario normal. Esto no es correcto. Lo sera en tanto se utilicen mtodos de simulacin (lo que ya no sera mtodo FODA), pero no en el Anlisis FODA, porque el FODA es para analizar situaciones reales, y las situaciones son eso: situaciones actuales o previsibles en funcin de hechos concretos actuales o esperados, dentro de un anlisis objetivo. Temor: Que el grupo que realice el FODA ignore algunas situaciones reales, concretas, visibles, previsibles, por temor, es otro problema del FODA. Si el FODA no ayuda a abrir los ojos, nada bueno se est haciendo con enterrarlos. Es oportuno comentar que muchas veces el temor est originado en el clima y cultura organizacional de la organizacin. Por situaciones pasadas en las que se gener un efecto negativo en la conducta informal de la gente, se puede perjudicar el principio de la participacin y de la criticidad que exige el anlisis FODA. Miopa: La miopa es otro problema que se podra presentar en los anlisis FODA. Algunos participantes del anlisis podran adoptar conductas miopes cuando hacen introspeccin o anlisis hacia sus propias reas de trabajo, por lo tanto es conveniente que los clientes internos (personas o reas que reciben sus servicios) participen del anlisis a efecto de que le inyecten realismo y mayor
6.
7.
4.
criticidad al proceso de anlisis para obtener el FODA. 8. Mezclar diversas posiciones jerrquicas: Cuando se mezclan personas de diversas posiciones jerrquicas tambin se puede presentar el efecto miopa. Por ejemplo si la organizacin tiene una estructura piramidal, es frecuente encontrar que a mayor nivel jerrquico, mayor alejamiento de la realidad, por lo tanto cuando se llegue al momento de las conclusiones del FODA, sera normal encontrar posiciones polarizadas entre los niveles, ya que tienen formas diferentes de percibir la realidad. Sabemos que los problemas se ven diferentes, dependiendo de donde se ubique uno. Mezclar desproporcionadamente personas de mentalidad muy diferente: Poner a personas de mentalidad muy diferente puede inducir al conflicto en el anlisis FODA. Debe verse, no el sentido de que todos piensen igual, porque donde todos piensan igual nadie piensa, sino que en el anlisis FODA debe haber un equilibrio de partes, para garantizar mayor valor agregado del FODA. Considerar que el FODA es un formato nico No existe un FODA igual a otro, por lo tanto no existe un formato nico para analizar situaciones. El FODA es para analizar situaciones y cada situacin tiene sus particularidades de organizacin a organizacin, de situacin a situacin, de cada clima y cultura de la respectiva institucin, etc.
11.
Periodicidad del FODA: Cada cunto debe hacerse un FODA? Hoy se afirma que lo nico que no cambia es el cambio, de que la nica constante es el cambio constante, por lo tanto es valedera la pregunta. Realmente depende de las circunstancias de la organizacin, de su posicin en el contexto, de sus condiciones ante polticas de expansin, de variaciones en las polticas, etc.
Por ultimo. Los procesos de planificacin requieren ante todo un buen registro de la situacin sobre la cual se pretende trabajar, de la identificacin y anlisis de los actores involucrados e involucrables, y ante todo la identificacin clara de que es lo que se pretende hacer y para que se hace.
9.
Solo en ese marco es posible decidir si un mtodo como el FODA es o no pertinente para ese momento.
10.
