Practica no.

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Eventos corporativos

1- ¿Qué es un evento corporativo?

son una herramienta fundamental para las empresas que se utiliza
tanto para fidelizar a los clientes como incentivar a los trabajadores.
 los eventos corporativos: Sirven para presentar o dar publicidad a un

producto, idea, servicio, empresa… Pueden ser utilizados para captar o

fidelizar clientes.
Un Evento Corporativo es un acto donde se reúne a un cierto número
de personas con intereses afines a una Marca. Además, él es un
excelente instrumento para motivar a los empleados de una empresa y
para captar y fidelizar a potenciales clientes mediante la organización
de charlas o talleres promocionales e informativos o reuniones
motivadoras.

2- ¿Cómo organizar un evento corporativo para potenciar tu

branding

El branding o construcción de la marca de tu empresa es un proceso

complejo, en el que entran en juego diversos elementos muy
heterogéneos, siendo uno de los más importantes la construcción u
organización de un evento corporativo.

Personalmente, estoy plenamente convencido de que la organización

de una cita de estas características puede ser una pieza clave para
potenciar tu posicionamiento de marca y estrategia de branding.
 Eso sí, para ello es del todo necesario e imprescindible que se
organice de forma óptima y en base a unas pautas previamente
estudiadas, las cuales nos permitan lograr una serie de objetivos
definidos y hacerlo rentable.

3- ¿Qué ventajas tiene para tu empresa organizar un evento

corporativo?
Realmente, son tantas sus ventajas que resulta complicado citarlas
todas.
Aun así, y haciendo un esfuerzo de síntesis, a continuación, te voy a
dar las que, según mi percepción, son las principales razones por las
que vale la pena que los incluyas, como una acción destacada dentro
de tu plan de marketing:
 Se aumenta la notoriedad de nuestra marca
Si éste está bien planificado es una garantía de consecución de un
impacto positivo en la forma en que los diversos actores
implicados, desde socios o proveedores, los propios trabajadores y
los consumidores, van a percibir nuestra marca.
 Se logra una comunicación muy directa
Los convierte en el medio ideal para comunicarse de forma
personal y directa con los usuarios, algo que a veces se echa en
falta en el contexto actual, tremendamente digitalizado.
 Sirve para crear una comunidad realmente interesada en
nuestros y servicios
Éste es un punto clave de los eventos, que sirven para agrupar a
un conjunto de profesionales y/o usuarios directamente
interesados con nuestra marca, ya sea por motivos profesionales
o como consumidores.
  Nos da la oportunidad de colocarnos un paso por delante
de la competencia
Organizar eventos corporativos o empresariales nos brinda la
gran oportunidad de hacer cosas diferentes al resto de empresas
del sector, lo que nos permite destacar en un mercado cada vez
más complejo y competitivo.
 Nos dan prestigio y visibilidad
Otra gran ventaja de ellos es que sirven para posicionarnos como
expertos o referentes en nuestro ámbito de actividad, además de
hacernos más visibles.

4- ¿Cuáles son los principales tipos de eventos corporativos

que existen?
 Eventos ambulantes o Road Shows
Sin duda alguna, son la idea perfecta para presentar un producto
a nivel nacional o internacional que tenga que llegar a un público
muy amplio y que, seguramente, no va a desplazarse.
 Encuentros con la prensa
Una rueda de prensa puede convertirse en un evento corporativo,
cuando se trata de la conmemoración de algo muy especial, como
por ejemplo un aniversario de una marca.
 Retreat
En este tipo de citas lo que se busca es, sobre todo, focalizar la
atención en crear una comunidad interna en la compañía.
No hay un interés comercial detrás, pues lo único que se intenta es
generar situaciones de «team building» y romper un poco con el
 día a día de la oficina, para recompensar a los miembros del
equipo por su trabajo.
 Workshop
Suele ser para pocas personas y de un tamaño más reducido, con
la finalidad de aprender a hacer algo. Lo que se espera de un
workshop es que sea más práctico que teórico.
 Congreso
Se trata de otro tipo de cita muy común, de una duración superior
a 1-2 días, que reúne a muchas personas de un mismo sector bajo
un mismo propósito.
 Conferencia
Seguramente es el formato más clásico de un evento corporativo.
Suele ser en un auditorio con varios ponentes expresando su
conocimiento.
Aquí la sensación de comunidad está muy focalizada en el
aprendizaje.
 Foros
Espacios de debate donde todos los asistentes participan. En este
tipo de citas anuales se necesita la figura del moderador y suelen
funcionar bien, si antes ha habido unas conferencias que dejen
paso a dicho debate.
 Presentación de producto
Se trata de un encuentro dirigido tanto al usuario final como a los
intermediarios, donde se explica, de un modo práctico, las
funcionalidades y formas de manejo de un producto o servicio.
 Fiesta
También puede convertirse en un escenario perfecto si el mensaje
está bien trabajado. Un buen ejemplo sería la fiesta que organiza
 Twitter después del «Mobile World Congress» (MWC) en
Barcelona.

5- ¿Cuáles son las tendencias más relevantes a la hora de

organizar eventos corporativos?
En la actualidad, los eventos corporativos son bastante diferentes a
los que se hacían hace unos años.
Aspectos como el uso de la tecnología más vanguardista o la
preocupación por la seguridad y el bienestar de los asistentes están
cada vez más presentes en este tipo de acciones y su importancia
irán in crescendo a lo largo del presente año 2018 y los posteriores.

6- ¿Cuáles son las 10 claves para saber cómo organizar un

evento empresarial?
 Determinar el tema o la idea central: conceptualizar la idea del
evento es uno de los pasos más importantes porque va a
determinar el tono que vamos a seguir, así como el resto de los
elementos que le darán forma: la música, la decoración, la
comida… Debe ser una idea original.

 ¿Qué quiero conseguir con la celebración del evento?: darme a

conocer, premiar a mi equipo, networking…  los eventos
corporativos pueden estar pensados para público final o para los
propios empleados de una empresa, en cualquier caso, se debe
definir muy bien cuál es la finalidad, porque de la experiencia de
los invitados dependerá el éxito del evento.
 El presupuesto. El dinero determina la viabilidad del proyecto, por
eso, antes de ponerlo en marcha, hay que hacer una estimación
de todas las partidas que van a ser necesarias (decoración,
invitaciones, producción…) y reservar un fondo para posibles
imprevistos que puedan surgir. Es importante reservar los
servicios con suficiente tiempo para garantizar la disponibilidad y,
en muchas ocasiones, ahorrar costes.

 Establecer un cronograma de acción en el que queden reflejadas

todas las fases para la organización, producción, celebración y
evaluación del evento corporativo. Es muy importante marcar los
tiempos para poder solventar ágilmente cambios o incidencias
que puedan surgir en el último momento.

 Hacer una buena estrategia de comunicación y redes sociales.

Ahora más que nunca, vivimos en un mundo totalmente digital y
es inconcebible la organización de un evento sin un plan de Social
Media que aumente la visibilidad y atraiga el interés de nuevo
público.

 ¿Quién va a asistir?: cuando se trata de grandes eventos o actos

institucionales de empresa, es imprescindible contemplar un
protocolo para sentar a los altos cargos de la compañía

 La seguridad, lo más importante. Desde hace unos años las leyes

se han vuelto más firmes con respecto a la seguridad en los
eventos de cualquier índole. Si se trata de un evento de gran
 afluencia de invitados es imprescindible constatar que el espacio
escogido cumple el aforo y la normativa de seguridad y, si se trata
de ferias o convenciones, disponer de uno o varios equipos
medicalizados (depende del número de invitados).
 Todos a sus puestos, escaleta del evento. Llegada la hora del
evento corporativo, todas las personas implicadas en la
organización de este deben saber perfectamente dónde estar y
qué tienen que hacer en cada momento.

 Desarrollo del evento. Si se han seguido bien todos los pasos

anteriores, el evento será un éxito.

 Evaluación de resultados. Unos días después de la celebración de

un evento es imprescindible dedicar algunos recursos a agradecer
y comunicar resultados, pero también hay que analizar si se ha
conseguido alcanzar el objetivo de este.

7- Mencione los eventos de carácter externos.

Son aquellos eventos que la empresa organiza para su entorno:
clientes, proveedores, público en general, etc. Veamos cuales pueden
ser éstos:
 Asamblea
La asamblea está compuesta por un conjunto de personas
liderado por un presidente, que se reúnen para tomar
determinadas decisiones que afectan al interés común de todos
los presentes.
  Conferencia
Consiste en exponer por parte de una o varias personas un
determinado asunto o tema a tratar con el objetivo de
proporcionar una determinada información a los asistentes al
evento. Una vez que finaliza la exposición, el público asistente
podrá realizar preguntas a los conferenciantes me mejorarán
el feedback.
 Jornadas
Consiste en la organización de un evento donde se reúnen un
colectivo de personas con un objetivo común y que suele ser el de
trabajar o estudiar sobre algún tema de interés favoreciendo el
intercambio de información entre ellos, o tratando de buscar
soluciones a problemas comunes.
 Un congreso tiene muchas similitudes con las jornadas, aunque
en este caso, pueden reunirse cientos o miles de personas lo que
confieres un protocolo de organización y logística mucho mayor
que en el caso anterior cuya duración de la planificación .

8- Mencione los eventos de carácter internos.

Son aquellos eventos que se producen de forma interna, es decir, dentro
de la propia empresa, aunque existen eventos que se pueden realizar
tanto de manera externa como interna, hay algunos tipos de eventos
que por sus características son más propios de realizarse o planificarse
en un contexto interno.

Reuniones
La reunión es un conjunto de personas agrupadas físicamente (entre 2
y 30 personas) para tratar un tema coordinado por uno de sus
miembros.
Este tipo de eventos es muy habitual en las empresas y, aunque las
hemos incluido como internas, también existen reuniones externas (es
decir, con clientes, prensa, etc.) en ellas se toman decisiones, se
planifican acciones en común, etc. Por todo ello, vamos a dedicar un
tiempo a explicar todo aquello que le pueda resultar útil tanto para la
asistencia como para la organización de reuniones de trabajo.

Previo a la reunion:

Si convocamos la reunión hay que hacer un listado de todas aquellas

personas que asistirán a la misma, marcando con especial énfasis a las
personas VIP (las que deben estar informadas, las que serán
consultadas y las que decidan) que están convocadas y asistirán o
aquellas que posean mayor nivel jerárquico dentro de la empresa.
Conozca el nivel jerárquico de cada una de ellas. Por otra parte, excusas
como “tengo mucho trabajo” no deben tener cabida, ya que las
reuniones forman parte del trabajo.

Durante la reunion:

Ser espontaneo y natural. Al comenzar la reunión no empezar de

forma directa, iniciar la reunión con frases y contextos cotidianos
aportará frescura, los asistentes olvidarán por momentos el tema
principal, aportarán opiniones sobre el tráfico, la lluvia o cualquier
otro tema y se relajarán. Seguramente la reunión se iniciará
mucho mejor que si entramos directamente en el tema.

9- Mencione los pasos para montar un evento.

 Define la visión de tu evento

 La visión es la base de tu evento. Tienes que saber a dónde vas.

 Reúne a tu equipo de organización de eventos

Como director del evento, eres responsable de elegir a las

personas que conformarán tu equipo, incluidos aquellos que
requieren habilidades técnicas específicas. Aunque no se aplica a
todo tipo de eventos, el organigrama siguiente es un buen
resumen de los coordinadores y departamentos que puedes
necesitar.
 Crea un presupuesto para el evento

Sin dinero, no hay evento posible.

Las finanzas son posiblemente el componente más importante de
la gestión de eventos.
Tanto si estás justificando económicamente la organización de un
evento empresarial, preparando un evento para un cliente o
planificando la financiación para un evento que se ha aprobado,
es crucial contar con un presupuesto detallado.

 Elige un centro para celebrar el evento y la fecha

Antes de empezar a buscar la locación del evento, haz una lista de

los elementos prácticos clave (estos deben estar alineados con la
visión del evento). Ten a mano esta lista y consúltala a menudo
cuando estés barajando y visitando opciones.
 Encuentra e involucra a socios y patrocinadores

Conseguirás estirar el presupuesto y aumentar el alcance del

evento gracias a patrocinadores y socios.
 Desarrolla la conciencia de marca del evento

Si dispones de un presupuesto ajustado, la creación de materiales

de marca (especialmente para el marketing online) no debería
 tener mucha repercusión en tus gastos si utilizas las herramientas
adecuadas, por ejemplo, software de diseño gráfico gratuito
como Canva, Piktochart, Pixlr o GIMP. 

 Desarrolla e implementa tu campaña de marketing de eventos

A menudo, las estrategias de marketing digital son las más útiles

en nuestra era tecnológica. Casi todo el mundo tiene teléfono
móvil y perfil en alguna red social. Por ello, los organizadores de
eventos (tradicionales y menos tradicionales) deberían centrarse
en el ámbito del marketing digital.
 Determina tus necesidades técnicas

Se precisa tecnología para que el evento pueda ser un éxito. Eso

ya lo sabes. Y tu equipo también. Pero ¿qué necesitas
exactamente?
A continuación, tres ejemplos de tipos de tecnología que
necesitarás en tu evento.

 Localiza y contrata otros proveedores

Investiga y selecciona varios proveedores con los que ponerte en

contacto y que te presenten presupuesto para que valores el que
mejor se ajuste a tu bolsillo.

 Preparativos finales

tu software de gestión de eventos debería haber registrado a

todos los asistentes, los ingresos y las cifras de interacción en
redes sociales. Sumérgete de lleno en estos datos, compara los
resultados con tus objetivos y regístralos para tenerlos como
referencia en el futuro. Brinda por tus éxitos y observa cualquier
contrariedad como un reto que superar la próxima vez.
10- Invitaciones a eventos corporativos.

Cuando una empresa organiza un determinado evento, según el grado

de importancia del mismo, podrá ceñirse en cuanto a su convocatoria
se refiere a un mayor o menor grado protocolario. La convocatoria de
determinados eventos requiere de una comunicación escrita que le dará
el grado de solemnidad requerido.
El saluda
El saluda es un escrito breve a menudo utilizado para notificar, invitar o
felicitar a alguien. Éste posee una serie de características:
Se suele utilizar un tamaño cuartilla, debiendo utilizar un papel de muy
buena calidad con colores que podrán variar: blanco, beige claro o gris
suave.
No lleva la firma de la persona que lo remite.
No lleva la dirección del destinatario.
Se redacta en tercera persona.
Las invitaciones
Es un escrito en el cual se le comunica a una determinada persona o
empresa nuestro interés para que acuda a un determinado evento. Las
invitaciones pueden ser informales (por teléfono, correo electrónico,
etc.) o formales (escrito), en este último caso, debemos tener en cuenta
una serie de consideraciones para elaborar una correcta invitación:
1.     El encabezado del documento se indicará el nombre del anfitrión,
es decir, el que invita.
2.     En el cuerpo se indicará el objeto de la invitación. Para ello, se
podrán usar frases de cortesía como: “Se complace en invitarle” o
“Tiene el honor de invitarle”. Es necesario indicar el lugar, día y hora del
evento.
3.     En el pié del documento se podrán indicar expresiones como: “se
ruega confirmación”, que en muchos casos suele venir representado por
su abreviatura (SRC).

introduccion

Cada día están más en auge los congresos o eventos corporativos, aquellos que ayudan a dar visibilidad
y a mejorar la reputación de una empresa o Marca, tanto de manera Online como Offline, aportando
valor a su comunidad. Además, ésta es una excelente manera de potenciar todas nuestras estrategias de
corporativas.

Gracias a estos eventos empresariales, podemos darnos a conocer y

relacionarnos de manera cercana con nuestro público objetivo. Como
ponente habitual de este tipo de congresos, doy fe que con ellos logramos
fortalecer nuestro Branding y mejorar las campañas de captación de nuevos
clientes de nuestro negocio.
Pero, la organización de un evento corporativo lleva implícita una gran
planificación y una cantidad de tareas más allá de lo que se ve a simple vista.
Ahora, me gustaría comenzar poniéndote en situación y definiendo en detalle
la temática, la cual va más allá de la organización de las ferias a las que
comúnmente estamos acostumbrados.