PLAN DE TRABAJO
Teniendo en cuenta que con la entrada en vigencia de la Resolución 1519 de 2020 de MinTIC y
de la Matriz ITA versión 2021, se incluyeron 54 ítems nuevos con referencia a la antigua y
derogada Resolución 3564 de 2015, esto ha implicado la puesta en marcha por parte de la Oficina
Asesora de Comunicaciones y Pedagogía de un trabajo pedagógico con las áreas desde finales del
año 2021, para que conocieran esta normatividad que ahora nos rige y se definieran según las
competencias de cada área los ítems por los cuales cada una de ellas debe responder y actualizar
conforme a lo determinado por la misma matriz en términos de contenidos.
De acuerdo con compromisos asumidos por la OACP en el Plan Anticorrupción “Solicitar
mediante correo electrónico a las áreas la información mínima requerida por el índice de
transparencia y acceso a la información -ITA y realizar la respectiva publicación”, se han enviado
correos mensuales solicitando a las áreas la información exigida en la Matriz, así mismo se han
abierto espacios de reunión para aclarar dudas frente a lo que dicha normatividad nos pide teniendo
en cuenta la naturaleza especial de la Unidad de Búsqueda y que justamente por ese carácter no
estaría obligada a cumplir con cada uno de los ítems allí planteados.
El objetivo de este plan de trabajo es definir un horizonte de actividades sobre el que podamos
establecer unos límites temporales que nos permitan avanzar en el cumplimiento de este
requerimiento normativo lo más pronto posible, atendiendo tanto a los plazos planteados en la
Resolución 1519 de 2020 de MinTIC, la Circular 018 de 2021 de la Procuraduría y el seguimiento
programado de la Procuraduría para el segundo semestre de la vigencia 2022 sobre el Índice de
Transparencia y Acceso a la Información Pública.
Justificación de propuesta de organización de los contenidos publicados en la sección
Transparencia y Acceso a la Información Pública
1. Desde la Oficina Asesora de Comunicaciones y Pedagogía (OACP), en conjunto con las
diferentes oficinas y dependencias de la UBPD que producen documentos sobre el
cumplimiento y el trabajo de la Unidad de Búsqueda y que son de acceso público para toda
la ciudadanía, se trabaja en mejorar la visualización y accesibilidad de los contenidos
publicados en la sección Transparencia y Acceso a la Información Pública teniendo en
cuenta la Matriz ITA. Si bien la sección permite acceder a dichos documentos, es necesario
mejorar la lectura, la búsqueda y adaptar este espacio a diferentes pantallas (principalmente
a móviles).
2. Revisando el estado actual de la sección, se encuentran las siguientes observaciones:
[Link] menú se debe actualizar teniendo en cuenta la Matriz ITA:
[Link]
servicioalciudadano@[Link]
[Link]
XXX-FT-00X. V0X. Página 1 de 5
[Link] se puede apreciar, al interior de cada subsección las tablas que contienen los
documentos no se visualizan bien. Se cortan texto o números y la búsqueda de algún
documento no es la óptima debido a la falta de subcategorías más específicas. En
resumidas cuentas, las tablas son solo repositorios de documentos:
[Link]
servicioalciudadano@[Link]
[Link]
XXX-FT-00X. V0X. Página 2 de 5
3. Por lo demostrado en el punto anterior, es necesario cambiar el diseño de esta subsección
del portal y organizarlo de mejor manera para el usuario que hace la consulta y para los
funcionarios públicos que elaboran y suben los documentos. Se propone emular el modelo
que usan en el portal web del Ministerio de Educación. Desde la Oficina de
Comunicaciones y Pedagogía consideramos que es el modelo más acertado, con un diseño
sencillo y montado de manera que cualquier usuario pueda hacer consultas de los
documentos.
[Link]
informacion-publica/349495:Transparencia-y-acceso-a-informacion-publica
En el interior de cualquiera de las subsecciones del ejemplo de Ministerio de Educación
observamos que organizaron los documentos según la Matriz ITA, lo que facilita la búsqueda
de los documentos para las entidades de control y la ciudadanía en general:
servicioalciudadano@[Link]
[Link]
XXX-FT-00X. V0X. Página 3 de 5
Propuesta de organización de los contenidos publicados en la sección Transparencia y
Acceso a la Información Pública
1. Desde la Oficina Asesora de Comunicaciones y Pedagogía se pedirá a todas las áreas o
dependencias que alimentan con documentos la sección que organicen cada uno de dichos
documentos según la Matriz ITA. Para eso se creó una plantilla que se le compartirá a cada
área o dependencia, además de una socialización sobre la propuesta.
La plantilla tiene las siguientes casillas: nombre de documento, punto al que corresponde
en la Matriz ITA, URL del documento (si ya está publicado), año del documento.
Compartimos el enlace: [Link]
FzyADLsfJz7MRqR2Dk/edit?usp=sharing&ouid=104997863389005509403&rtpof=true
&sd=true
2. La plantilla se pedirá por correo electrónico a las cabezas de las áreas y dependencias. Este
es el modelo del mensaje:
Desde el equipo de la Oficina Asesora de Comunicaciones y Pedagogía de la UBPD estamos
renovando la sección Transparencia y Acceso a la Información Pública que actualmente pueden
ver pública en la página web de la entidad. Mejoraremos la navegación, la búsqueda de los
documentos, el diseño y la manera de consultar teniendo en cuenta la Matriz ITA.
Por lo anterior, necesitamos que desde su área o dependencia organicen los documentos que
regularmente publican o los que ya están publicados en la sección Transparencia de acuerdo a
los puntos de la Matriz ITA que le correspondan. Para eso creamos una plantilla que facilitará
esa organización. Allí debe ubicar la información solicitada.
Es importante que complete la plantilla con la información antes de XXX de agosto, pues con la
información construiremos la nueva versión de la sección. Agradecemos la colaboración.
3. Con la información recolectada de cada dependencia o área, se procede a construir la nueva
interfaz de la sección. Aquí están los roles de los encargados:
- Tania Alejandra Joya (comunicaciones internas): recepcionará la información que
lleguen de las distintas áreas o dependencias.
- José Puentes Ramos (editor web): hará el montaje de documentos y adecuará
editorialmente la sección.
- Juan Diego Mesa (desarrollador web): trabajará en la parte técnica de la nueva interfaz.
4. Con el montaje elaborado, se harán las respectivas pruebas y la revisión teniendo en cuenta
que cumpla la Matriz ITA.
servicioalciudadano@[Link]
[Link]
XXX-FT-00X. V0X. Página 4 de 5
A continuación, presentamos el cronograma para este plan de trabajo:
Julio Agosto Septiembre Octubre
Etapas
1 2 3 4 1 2 3 4 5 1 2 3 4 1
Radicar por SIDOBU memorando con solicitud
de datos abiertos al Comité de Seguridad de la
Información
Identificación de las áreas que tienen
información publicada en la página web.
Solicitud mediante correo electrónico a todas
las áreas responsables del mapeo de
documentos ya publicados en la página web.
Espacio para programar reuniones con las áreas
que tengan dudas sobre el mapeo.
Consolidación de los mapeos enviados por las
áreas.
Reuniones con las áreas que aún no hayan
remitido mapeo.
Reiteración solicitud por correo electrónico con
áreas que no hayan remitido mapeo.
Entrega mapeo consolidado a desarrollador y
editor web.
Plazo para construcción de nueva interfaz.
Montaje de documentos, adecuación editorial
de secciones, desarrollo técnico en página web.
Migración de la página web a los servidores de
la UBPD. (los ajustes en términos de
transparencia se verán reflejados en el portal
ya migrado)
Pruebas y contraste cumplimiento Matriz ITA.
Publicación en página web de ajustes.
*El cumplimiento de este cronograma depende del envío del mapeo de cada una de las áreas responsables
de la producción de la información.
servicioalciudadano@[Link]
[Link]
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