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Actividad de Aprendizaje No. 3.
Habilidades Gerenciales.
Alfonso Martin Rojas Pardo.
Cindy Johana Olmos Núñez.
Cindy Maritza Diaz Cuervo.
Gladys Marcela Rivera Moreno.
Leidy Viviana Cardona Quintero.
Luis Carlos Martínez Parra.
Docente: Andrea María Duarte Sierra.
Fundación Universitaria Compensar.
Habilidades Gerenciales.
Bogotá, Marzo de 2022.
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Contenido.
1. Síntesis capítulo 5: Administración del tiempo.......................................................................3
2. Síntesis capítulo 8: Trabajo en equipo y manejo de conflictos...............................................5
3. Respuesta a interrogantes........................................................................................................7
4. Descripción de un día de trabajo.............................................................................................7
Referencias....................................................................................................................................12
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1. Síntesis capítulo 5: Administración del tiempo.
La administración del tiempo tiene una importancia fundamental y de relevancia. El
tiempo tiene cualidades que nos demuestran su grandeza e importancia para el desarrollo de la
cotidianidad, transcurre de igual forma para todos, independiente del uso que cada uno le dé este
no se detiene, es indispensable, su tamaño no varía, se use o no siempre seguirá andando, no lo
podemos detener, no se puede reponer, además de ser tan valiosos que en su origen no se puede
cuantificar, y a su vez tan valioso que la cifra se puede cuantificar por la destinación a realizar
actividades.
Por sus cualidades que tangiblemente no nos permite manipularlo y controlarlo, es
importante saber manejarlo, saber administrar permite saber y lograr el transcurso de nuestras
vidas, establecer prioridades, realizar actividades y que en el desarrollo del día a día se ejecuten
oportuna y correctamente. Si deseamos manejar el tiempo debemos determinar entre la
importancia y la urgencia de una tarea. Lo urgente se debe hacer, en un lapso corto de tiempo,
requiere atención y solución al problema que se presenta, atacarlo remediará la situación; lo
importante permite un poco más de planeación, ejecución y control, y finalmente puede llevar a
que no se convierta en urgencia.
En la administración del tiempo se debe partir de la identificación de roles para las
personas conociendo cuáles son las necesidades y cuál es el papel que desempeñan,
dependiendo del enfoque de la actividad se tiene en cuenta características físicas ya que se
requiere crear recursos, si es espiritual cuyo enfoque es conocer la misión y los principios, o si es
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de forma social ya que esta busca tener una relación con los que están alrededor y por último de
forma mental porque exige aprendizaje a momento de su realización.
El desarrollo de habilidades que ayuden a al correcto uso del tiempo parte inicialmente
del autoconocimiento, luego tenemos la conciencia, la voluntad y la imaginación. Si sabemos
quienes somos, cómo nos comportamos, nuestra capacidad de autocontrol y autogestión, nuestra
recursividad y agilidad mental facilitarán definir en qué ámbito podemos enfocarnos, qué tareas
podemos realizar más rápida y correctamente, utilizar y tal vez en el transcurso desarrolla
aptitudes y actitudes que en conjunto con las demás habilidades permitirán la ejecución de
actividades con mayor fluidez, compromiso, dedicación y autonomía.
Para desarrollar cualquier tipo de actividad se debe tener y es importante una
organización y enfoque en las actividades a realizar, establecer objetivos de esta permite
estructurar las tareas y priorizarlas de manera apropiada, lo que nos llevara a un mejor
aprovechamiento del tiempo. Es importante aplicar esto en especial a las reuniones, pues se
mejora la eficacia y ahorra tiempo invertido. También hay que tener presente que, aunque hay
enfoques diferentes en cuanto a la administración del tiempo, estos varían para cada persona
dependiendo la destinación de este y de las necesidades que tenga.
Para terminar, debemos aclarar que dentro de la organización de la administración del
tiempo también se encuentran los enemigos del tiempo, distractores que si permitimos influyan
en nosotros mismos muestran toda clase de interrupción perjudicando la planeación de las
actividades mostrando déficit y fallas en el cumplimiento de objetivos. Quienes queremos
desarrollar habilidades gerenciales nos es indispensable la administración del tiempo, esto da
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ejemplo, genera cultura, es una fiel muestra de lo que hay que hacer y cómo hacerlo partiendo
de la primera instancia en que teniendo los recursos entre ellos el más valioso es el tiempo y así
nos permitirá la consecución de resultados esperados, ser eficientes en el desarrollo de nuestras
actividades.
Para mantener el carácter original de la relación, las personas deben relacionarse con la
misión que tienen, revisar sus roles o acciones que desempeñan, estar lo suficientemente abiertos
para revisar metas, organizarse para plazos más largos y hacerlo con integridad, cada acción lo
que significa cumplir sus compromisos y estar en una constante evaluación. Por lo que esta
lectura a lo que nos lleva es a evaluar las cosas que encontramos más valiosas porque nos guían
en la dirección correcta y nos ayudan a alcanzar las metas, misión y visión de nuestras
proyecciones. Por lo que, al identificar nuestro rol tanto en una compañía como en nuestras
vidas, nos ayuda a darle prioridad a las labores y cada rol es una responsabilidad tanto física,
espiritual, social y psicológica. Al establecer objetivos alcanzables a largo y mediano plazo
constantemente nos recuerda que el liderazgo personal no se trata solo de tener una visión a largo
plazo, sino también de una comprensión amplia ya que nos otorga el poder para convertir
nuestras semanas en una espiral ascendente de aprendizaje y vida.
2. Síntesis capítulo 8: Trabajo en equipo y manejo de conflictos.
En la actualidad las Organizaciones para la estructuración de sus políticas y directrices
también definen una filosofía, unos valores, una visión, una misión, metas y objetivos
corporativos que permiten guiar el logro de el desarrollo de su actividad. Para ello, las
Organizaciones promueven una cultura Organizacional en la que sus equipos de trabajo
adquieren una motivación para el cumplimiento de metas establecidas.
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De acuerdo con el método de Car Rogers, un “facilitador” debe ser la persona que
fomente un ambiente adecuado para que los demás miembros del equipo de trabajo puedan
apalancar sus capacidades, auto conocerse y determinar sus aptitudes para que así mismo puedan
desempeñarse en sus funciones, también teniendo en cuenta el trato y comunicación con los
demás compañeros de trabajo, en lo que algunas veces se entiende que tan sensible es el
comportamiento de las personas.
Para el trabajo en equipo se deben tener en cuenta los 4 tipos de culturas estructuradas
existentes:
La primera, es donde se siguen las órdenes impartidas por el líder, llamada
estructura autocrática.
La segunda, es donde existe un programa de bienestar y los Colaboradores
dependen de la Organización, llamada custodia.
La tercera es donde existe una ayuda de los Directivos con los Colaboradores en
las tareas a realizar, generando sensación de participación, llamada apoyo.
La Cuarta llamada colegiado, donde se logran los objetivos dando una sensación
de compañerismos y trabajo en equipo.
El trabajo en equipo implica reflexionar sobre los roles de cada integrante en una organización
ya que los trabajadores confían más en la dinámica interna de la organización que en una buena
relación con su jefe. Al considerar el apoyo de los trabajadores, esto nos aporta para el buen
manejo de la empresa dependiendo más del liderazgo del directivo y de otros procesos de la
organización, laborando en conjunto entre el líder y el empleado para que realice su trabajo, lo
que le da una sensación de participación e involucramiento en las tareas de la compañía. Por lo
que, para un buen equipo de trabajo, se busca que los integrantes sean más participativos y
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socialicen sus experiencias con los demás miembros del equipo, por lo que amplía su visión
individual de la tarea o del problema. Por lo tanto al realizar estos equipos ayudan a incrementa
la productividad y mejora la calidad, reduciendo los conflictos, aumenta el compromiso en las
metas e incrementa la aceptación al cambio, mejora la autoestima, aumenta la colaboración con
la dirección e incrementa la satisfacción laboral.
Al romper los esquemas de trabajo autoritarios que han predominado y sustituyéndolos por
equipo de trabajo auto dirigido en todas las áreas de la organización, logra que la compañía sea
armoniosa y productiva, ya que se brinda mayor autonomía en el desarrollo de las actividades,
con más responsabilidad y poder para influir en los resultados a su vez por estar aunado a un
compromiso en pro de la mejora en el desempeño laboral.
Para todas las culturas se genera el desarrollo de habilidades de autoconciencia,
autogestión, sensibilidad, sentido de pertenencia, comunicación, diagnóstico y confianza.
Los equipos de trabajo son un conjunto de individuos, claramente por ser personas se
encuentran diversas características para afrontar desafíos, pero a su vez permite que se
encuentren una serie de habilidades complementarias y les permite como equipo ser eficientes.
Es allí donde radica la importancia del trabajo en equipo, se trata de la unión de esfuerzos,
compromiso de los participantes, comunicación asertiva, respeto y conocimientos para el logro
de objetivos en común. Es por ello que el trabajo en equipo en una Organización contribuye para
reaccionar a tiempo, ganar presencia en el mercado a través de una administración y un manejo
del negocio eficientes.
Sin embargo, como todo proceso debe enfrentar a dificultades, la principal es tener
Líderes capacitados para ser guía y dar ejemplo, evitar generar conflictos intrapersonales o
interpersonales, en ello las nuevas culturas laborales nacen con la necesidad de cambio existente.
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La habilidad para afrontar, gestionar y solucionar conflictos es parte fundamental de
nuestra preparación como profesionales, simplemente porque éstos son una parte natural de
nuestra vida, la mayoría de la gente no sabe cómo tratarlos al partir de la conducta humana
propia de cada quien, por ello es necesario crear estrategias que reduzcan los conflictos en los
grupos y es buscar la soluciones.
Cada persona cuenta con estilos diferentes para realizar las actividades, sin embargo, al
afrontarnos a que dichos estilos deban ser modificados e incluir en nuestros hábitos nuevas
características es normal sufrir un conflicto interno que se niega a cambiar, evolucionar por tener
la concepción que las cosas así están bien y que tal vez al modificarlo pueda salir mal. Esto
permite implementar una nueva habilidad para afrontar, gestionar y solucionar, permitiéndonos
ver más allá de la barrera que mentalmente nos imponemos. Así mismo es trabajar en equipo,
entre personas encontramos diferentes formas de hacer algo, unas tal vez más complicadas o
fáciles que otras, pero en conjunto y unidos es totalmente demostrable que los resultados son
buenos, tal vez mejores y que diferentes percepciones ayudan a obtener mejores resultados.
3. Respuesta a interrogantes.
Se podrá consultar la respuesta a cada interrogante mediante el siguiente link:
[Link]
co/EaQLmciOQ6dElfO2oBKF8mUBAdGJzrcjyYf9N4zYQazhfg?e=YhrwQu
4. Descripción de un día de trabajo.
Alfonso Martín Rojas Pardo: el día de trabajo comienza con el traslado de mi casa al
lugar de trabajo es de 30 minutos en bicicleta, posterior a la llegada se empieza con la tarea del
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día y es validar el ingreso de producciones de la planta en sistema SAP y confrontarlas contra el
plan de producción establecido previamente en acuerdo con la misma.
Seguido de este paso se empieza a validar los inventarios de producto contra los pedidos
generados en los diferentes canales de venta con el fin de dar la opción de mejorar las fechas de
entrega a nuestros clientes finales, este proceso se lleva a cabo solo con las líneas de más alta
rotación entendiendo que se hace producto a producto y se cuenta con un portafolio total en la
compañía de más de 2000 productos.
Luego de la validación se realiza el resumen ejecutivo para poder enviar a los
involucrados y empezar la gestión desde el área comercial, al terminar y enviar el reporte se
toma la hora de almuerzo.
En la tarde se validan las necesidades nuevas de producción según la información del área
de ventas y se evalúa contra las producciones futuras establecidas, de ser necesario se cambian
las producciones y se realiza una reunión con las plantas de producción y el administrador de
materias primas para validar las fechas de los posibles cambios y ofertar las fechas de entrega a
cada cliente.
El día termina con el retorno del trabajo a la casa el cual es de 30 minutos en bicicleta.
Leydi Viviana Cardona Quintero - Cargo Asesor de negocios: Mi día de trabajo inicia
a partir de las ocho de la mañana. Inicialmente realizamos reunión para gestionar lo que se va a
realizar durante el día, se revisa gestión de colocación de crédito, este corresponde a radicación
de número y monto, luego de ello se entra a evaluar la gestión de cartera en cuanto a su
recuperación, la jefe pregunta el uno a uno de los clientes que están pendientes por el pago y cuál
es el acuerdo al que se llegó con el cliente ya sea por llamada o por visita. Luego de preguntar
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estás dos gestiones se procede a revisión de indicadores dónde cada uno revisa y plantea una
solución para bajar el indicador y cumplir las metas.
Luego de la reunión se procede a realizar la radicación de las operaciones, inicialmente se
diligencia la documentación del cliente luego se diligencia en el sistema y se envía al auxiliar
operativo quien se encarga de revisar la documentación y realizar las respectivas referencias.
Luego se programan nuevos clientes para visitar en el transcurso, cuando ya se tiene el
cliente negociado se realiza visita y se le realiza el estudio de forma personalizada en el negocio,
se toman firmas y luego uno se dirige a otro negocio el ideal es programa entre tres a cinco
clientes para visitar con el fin de finiquitar el negocio.
La salida de mi hora laboral depende de las visitas que tenga y la disponibilidad del
cliente ya que algunos clientes atienden tarde por ende es difícil saber la hora de salida.
Cindy Johanna Olmos - Subgerente de Restaurante: Mis días de trabajo por semana
son rotativos, una semana ingreso en el día y la siguiente en la tarde, pero normalmente en un día
de trabajo ingreso a las 8 de la mañana, me traslado en moto de mi casa hacia el trabajo duro
normalmente 30 minutos en llegar a mi lugar de trabajo, hago apertura de puerta para ingreso de
colaboradores, seguido me dispongo a revisar el restaurante totalmente, instalaciones, producto,
personal que todo cumpla para poder realizar la apertura de restaurantes a comensales, me toca
verificar correos de proveedore y novedades en cuanto a pedidos de suministros, a las 10 de la
mañana ingresan proveedores para dejar producto, hago recepción de las mismas bajo ficha
técnica y valido.
A las 11 de la mañana realizo apertura a comensales, donde tengo que estar pendiente del
servicio y cualquier novedad durante el almuerzo, a las 3 de la tarde me dispongo validar que
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productos se agotaron o necesitamos por bajo stock y realizo los pedidos a proveedores para la
semana o para el día siguiente, los subo al sistema.
A las 4 de la tarde se verifican horarios, novedades de colaboradores, retroalimentación
del servicio con todos y se realizan capacitaciones de todos los productos y capacitaciones de
servicio al cliente en el área de comedor.
Finalmente, a las 5 de la tarde entrego turno a mi compañero de las novedades, de los
pedidos y de todo lo que necesita saber para terminar el turno de la tarde, retorno a mi casa
igualmente en moto.
Gladys Marcela Rivera Moreno – Asistente de Gerencia: asisto dos veces a la semana
a la empresa, los demás días trabajo desde casa y cada día inicia con la revisión del correo
electrónico consultando los mensajes recibidos desde la terminación de jornada del día anterior,
se direccionan las diferentes solicitudes a las áreas correspondientes. Seguido a ello se revisa la
firma digital de diferentes documentos que se hayan dejado al gerente, se realiza el registro y se
conserva la evidencia; una vez realizado se trabaja en realizar actas de reuniones de Gerencia del
día anterior y se envían a los participantes recordatorios de compromisos adquiridos, así mismo
se realiza el seguimiento de ellos para su cumplimiento. Una vez terminado, se trabaja en equipo
con el área de inventarios para revisar la rotación de productos, identificar aquellos que tienen
baja rotación, novedades en empaque y fecha próxima de vencimiento y se establece
comunicación con diferentes representantes de ventas según corresponda para generar ubicación
de estos en el mercado, según el caso se revisa con Gerencia descuentos y promociones
propuestas para su implementación. Dos horas al día dedico trabajo al archivo, ya que se
encuentra en estructuración, se revisan novedades halladas y se resuelven interrogantes para que
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el personal a cargo continúe su gestión. También estoy atenta a la gestión del COPASST,
inspecciones, reportes, trabajos de mejoras y cumplimiento de los requerimientos. En el
transcurso del día también atiendo el teléfono de Gerencia, recibo documentos para firma del
Gerente. Asisto también en temas personales que puedan surgir, realizar diligencias.
Cindy Maritza Díaz Cuervo – Auxiliar Administrativa: Inicio mi jornada laboral a las
6:30 am en donde realizo la apertura de las oficinas de la compañía para que trabajo.
Seguidamente reviso las tareas asignadas al personal de servicios generales del día anterior y se
les asignan las labores a realizar durante el día teniendo en cuenta el cronograma de aseo y
mantenimiento de las instalaciones de la oficina y las áreas de las mismas.
Sobre las 7:00 am se procede a realizar la verificación del correo electrónico y a
responder las solicitudes de acuerdo al nivel de prioridad y urgencia de las mismas de igual
manera se gestionan solicitudes que quedaron pendientes por algún motivo.
Sobre las 11:00 am me encargo de la facturación y seguimiento a la misma, por lo que se
revisa los vencimientos de facturación y los pagos realizados por nuestros clientes. Se realiza
validación con el área contable de los recibos de caja realizados y se presenta informe de pagos y
de cartera vencida a la gerencia administrativa.
De 1:00 a 2:00 pm estoy en hora almuerzo.
De 2:00 pm a 5:00 pm se realiza la validación del cronograma de mantenimiento de las
instalaciones de la oficina, se hace programación de las actividades a ejecutar y se llama a
contratista o personal que pueda realizar los respectivos mantenimientos. De igual forma se
validan los pedidos de material que se requieran de acuerdo a la programación de las actividades.
De 5:00 pm a 6:00 pm se realiza validación de solicitudes de pólizas, pago de las mismas,
envió de recibos de caja a clientes.
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Luis Carlos Martínez Parra Mi día de trabajo inicia sobre las 7:00 de la mañana en la
cual se realiza una revisión al detalle del correo corporativo, confirmando las novedades o
incidencias en el turno de la noche, para así generar solución en el transcurso de la mañana,
luego pasamos a un segundo plano validando la mercancía que arribara en el vuelo clasificando
la carga (mercancía formal) y correo (Courier), procedemos con el descargue de inconsistencias
a nivel de sistema muisca, posteriormente se hace una planeación en las rutas para la entrega de
la mercancía en las zonas francas o depósitos aduaneros, se procede a generar las planillas de
traslado y el cargue de los vehículos para la distribución . Por otro lado, debo tener en cuenta los
envíos perfilados por la DIAN para realizar su respectiva inspección, revisando el correo sobre
los requerimientos presentados por el área de atención al cliente. En el transcurso de horas de la
tarde se genera el seguimiento y control de la mercancía que se encuentra en la bodega, ya que
por temas de tiempos aduaneros no podemos tener envíos que superen dos días sin generarse el
traslado.
Al finalizar el proceso se debe diligenciar varios archivos a nivel sistemas internos vs
sistema informativo muisca, garantizando la totalidad de las entregas estimadas en la jornada.
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Referencias.
Referencia: Copara Romero, Oscar Alberto Fernando 2020. Estrategias motivacionales y
la importancia en el desempeño laboral en Konecta BTO-2019. Revista Universidad César
Vallejo. [Link]
