INTRODUCCIÓN

Se documentará la asesoría de una empresa que se dedica a la compra-venta

de material eléctrico y en el proponen medidas de control que salvaguardan los

activos de la compañía, especialmente en el rubro de inventarios.

El objetivo es mejorar los sistemas de control de las pequeñas empresas

familiares, en las que he observado que aunque existen en teoría métodos y

procedimientos para controlar sus activos, en la práctica a la hora de aplicarlos

no se llevan a cabo con el consiguiente riesgo de tener perdidas, mermas o

faltantes.

Este documento también se puede aplicar a otras empresas de pequeña y

mediana capacidad administrativa que deseen mejorar sus procedimientos y

maximizar sus utilidades.

Se presentará también la teoría básica del control interno orientado a pequeñas

empresas comerciales de tipo familiar, señalando las clases, tipos y las

medidas mas comunes a emplear para fortalecer la salvaguarda de los activos.

Posteriormente se presentan el caso practico, en donde se aplica un

cuestionario para evaluar el control interno aplicado a la empresa familiar.

Entre más grande sea la empresa mayores dificultades se presentan, cuando

carecen de sistemas adecuados que permitan controlar las operaciones que se

realizan dentro de la misma.

Los departamentos que no apliquen controles internos adecuados puede tener

desviaciones en sus operaciones y por supuesto las decisiones tomadas no

son las más adecuadas para su gestión, así mismo esta expuesto a una crisis

operativa, por lo que, se debe asumir una serie de consecuencias que

perjudican los resultados de sus activos.

Al no tener un sistema de control como tal no permite definir con exactitud las

necesidades de la entidades y así poder implementar controles administrativos

en todos y en cada una de sus operaciones, con el objeto de reducir el riesgo

de pérdidas y en su defecto prever las mismas en las entidades, en forma

inversa cuando la aplicación del control es preventiva, permite implementar la

mejora organizativa impidiendo el surgimientos de situaciones inesperadas.

Si no se supervisan los controles de las entidades se corre el riesgo de cometer

desviaciones en la ejecución de las operaciones, con lo que puede haber

pérdida en el valor de los activos y fugas que pueden alcanzar hasta la

quiebra de la entidad, sobre todo cuando esto se presenta en los inventarios.

Que es una de las cuentas más importantes debido a que generan los recursos

que se necesitan para su continuidad en el mercado.



En cualquier la empresa independientemente de su giro, es importante tener

el control de las operaciones, tanto de ingresos, como de compras y gastos,

de esta manera se obtiene la salvaguarda de sus activos, contar con un

adecuado sistema de control interno ayuda a detectar cualquier desvío,

reduciendo el riesgo de pérdida de valor de los activos, evitar fraudes o robos,

y con esto tener una mayor organización en la administración para garantizar la

confiabilidad de los estados financieros.

Es indispensable tener un buen sistema de control interno en las entidades, ya

que ayuda a medir la eficiencia y la productividad de las acciones al momento

de ejecutarlas, la empresa que aplica controles internos en sus operaciones,

conoce la situación real de sus actividades y verifica sus procesos de trabajo

para obtener una mejor visión sobre sus resultados.

El control interno comprende el plan de organización en todos los ya que

ayuda a medir la eficiencia y la productividad de las acciones al momento de

ejecutarlas, la empresa que aplica controles internos en sus operaciones,

conoce la situación real de sus actividades y verifica sus procesos de trabajo

para obtener una mejor visión sobre sus resultados.


OBJETIVOS

1.  OBJETIVO GENERAL

Conocer la importancia del control interno aplicado en inventarios una entidad

que se dedica a la compra venta de material eléctrico.

2.  OBJETIVOS ESPECÍFICOS

•  Definir qué es el control interno

•  Analizar la estructura del control interno

•  Dar a conocer las actividades del control interno.

•  Evaluar los objetivos generales del control interno.

•  Analizar los componentes del control interno.

CONTROL INTERNO

Lo primero es conocer y saber lo que significa el control interno, el cual se

define como “un proceso efectuado por el consejo de administración, la
administración, la dirección y los demás miembros de una entidad, diseñado
para proporcionar un grado de seguridad razonable en cuanto a la
consecución de objetivos.

El control interno es un proceso, es un medio utilizado para la consecución de

un fin, no un fin en sí mismo. El control interno lo llevan a cabo las personas, no
se trata solamente de manuales de políticas e impresos, sino de personas en
cada nivel de la organización.

El control interno sólo puede aportar un grado de seguridad razonable, no la

seguridad total, a la dirección y al consejo de administración de la entidad. El
control interno está pensado para facilitar la consecución de objetivos en una o
más de las diferentes categorías que, al mismo tiempo, se solapan.
ESTRUCTURA DEL CONTROL INTERNO

La estructura del control interno de una empresa está formada por los
procedimientos establecidos para suministrar una seguridad y lograr los
objetivos específicos de dicha empresa.

La estructura tiene los siguientes elementos:

•  Ambiente de control. Está representada por la combinación de factores

que afligen las políticas y procedimientos de una empresa, que fortifican
o debilitan sus controles, estos factores constituyen la actitud de la
administración hacia los controles internos que son los siguientes:

•  Estructura de organización de la empresa.

•  Funcionamiento del consejo de administración y sus comités.

•  Métodos para asignar autoridad y responsabilidad.

•  Métodos de control administrativo para supervisar y dar

seguimiento al cumplimiento de las políticas y procedimientos
entre los cuales se incluye la función de auditoría interna.

•  Políticas y prácticas de personal.

•  Influencias externas que afectan las operaciones y prácticas

de la Empresa.

•  Sistema Contable está formado por métodos y registros establecidos

para identificar, reunir, analizar, clasificar, registrar y producir

información cuantitativa de las operaciones que se realiza en una
empresa.

Para que un sistema contable sea confiable debe contar con los
siguientes métodos:
 •  Identifiquen y registren únicamente las operaciones reales
establecidos por la administración.

•  Describan oportunamente todas las operaciones con detalle para

que permita su adecuada clasificación.

•  Cuantificar el valor de las operaciones en unidades monetarias.

•  Registrar las operaciones en el periodo correspondiente.

•  Que se presente adecuadamente dichas operaciones en los

estados financieros.

•  En los procedimientos de control y políticas adicionales del ambiente

de control y sistema contable que establece la administración para
proporcionar una seguridad para lograr los objetivos específicos de una
empresa, los procedimientos de control persiguen diferentes objetivos
que se aplican en distintos niveles de organización y se aplican en
distintos niveles de la organización para ser preventivo o defectivo, son
establecidos para evitar errores durante el desarrollo de las operaciones
de las empresas con la finalidad de descubrir los errores o las
desviaciones que no han sido identificados por los procedimientos de
control preventivos.

Los procedimientos de control están dirigidos para lograr los siguientes

objetivos:

•  Una debida autorización de operaciones y actividades.

•  Adecuada separación de funciones y responsabilidades.

•  Diseño y uso de documentos y registros adecuados para un

buen registro de las operaciones de las empresas.



•  Implantación de dispositivos de seguridad para proteger los
activos.

•  Verificar una adecuada evaluación de las operaciones

registradas.

Consideraciones generales.
Los factores específicos del ambiente de control, el sistema contable y los
procedimientos de control de una entidad deben considerar los siguientes
aspectos:
1.  Tamaño de la entidad.

2.  Características de la industria en la que opera.

3.  Organización de la entidad.

4.  Naturaleza del sistema de contabilidad y de las técnicas de control

establecidas.

5.  Problemas específicos de la entidad.

6.  Requisitos legales aplicables.

En una estructura de organización con una delegación formal de autoridad

puede incidir favorablemente en el ambiente de control de una entidad grande,
sin embargo una pequeña con participación efectiva del dueño-gerente
normalmente, no se requiere de procedimientos contables externos ni de
registros complejos o procedimientos de control formales, tales como políticas
escritas , seguridad de la información o procedimientos para obtener
cotizaciones competitivas, la implantación u mantenimiento de una estructura
de control interno representa una importante responsabilidad de la
administración para proporcionar una seguridad razonable para poder lograr
sus objetivos.


La gerencia debe vigilar de modo constante la estructura de control interno

para determinar si ésta operando con eficiencia y se modifica oportunamente,
de acuerdo con los cambios de las condiciones existentes.

El concepto de seguridad razonable reconoce que el costo de la estructura de

control interno de una entidad no debe ser mayor que los beneficios esperados
al establecerla.

La eficacia de la estructura del control interno está sujeta a limitaciones

inherentes, tales como las instrucciones mal entendidas, errores de juicio,
descuido, distracción o fatiga personales, complicidad entre personas dentro y
fuera de la entidad y acatamiento de la gerencia de ciertas políticas y
procedimientos.

Estructura del proceso de control

“El proceso del control se estructura con las siguientes condiciones:

1. Un término de comparación: puede ser un presupuesto un programa, una

norma, un estándar o un objetivo.

2.  Un hecho real: el cual se compara con la situación de la empresa.

3. Una desviación: surge como resultado de la comparación de los dos

puntos anteriores.

4. Un análisis se causas: Las cuales han dado origen a la desviación entre
el hecho real y la condición ideal o término de referencia.



Toma de acciones correctivas: son las decisiones que se toman y las acciones
que se han de desarrollar para corregir la desviación.

OBJETIVOS DEL CONTROL INTERNO

Se basan en normas de realización establecidas con anterioridad, que servirán

primordialmente para planificar y controlar de manera adecuada las
operaciones con el fin de disminuir el riesgo de incertidumbre de la
organización. Dichos objetivos y planes deben poseer la característica de ser:

•  Posibles y razonables.

•  Definidos claramente por escrito.

•  Útiles.

•  Aceptados y usados.

•  Flexibles.

•  Comunicados al personal.

•  Controladores.

Los Objetivos básicos del control interno son:

•  “Objetivo 1. impulsar y afirmar con inclinación, observancia y adhesión a

las políticas establecidas en la administración de las empresas, debe
existir políticas bien estructuradas que permitan una operación
ordenada, sanas y con guías que orientan y regulan a las empresas.



•  Objetivo 2. Promover eficiencia operativa las políticas y disposiciones
implantadas por la administración deben se el soporte para alcanzar
dichas políticas para lograr las metas y medir el desempeño y calificar la
eficiencia y economía.

•  Objetivo 3. Asegurar la razonabilidad, confiabilidad, oportunidad e

integridad de la información financiera, administrativa y operacional que
se forma en la empresa, la información es fundamental para conocer la
gestión y desempeño de la empresa para la toma de decisiones que
garanticen el bienestar en el futuro para obtener el nivel de eficiencia
en la operación, una empresa sin buena información financiera tiene una
subsistencia débil.

Información financiera tiene el propósito de proporcionar una información

cuantitativa para proporcionar datos sobre la situación financiera de las
empresas y especificar los resultados operativos en un periodo
determinado, para cumplir el proceso contable está compuesto por un ciclo:

•  Identificación de las operaciones de los registros.

•  Medición y valuación de las operaciones en unidades monetarias.

•  Clasificación y registro de las operaciones.

•  Información de los resultados del proceso a través de los estados

Financieros procedentes de la propia contabilidad.

Información administrativa en los estados financieros no informan todo ni

representan una verdad absoluta , ya que parte de su conformación se basa en
estimaciones, por ejemplo del valor en libros de un activo , valor histórico
original menos depreciación acumulada, que jamás será igual al valor del
mercado como la amortización de cargos diferidos, las estimaciones para la
cuenta incobrables , las estimaciones para obsolescencia de inventarios o las
provisiones de pasivos por riesgos que no se pueden cuantificar de manera



exacta, de lo anterior no quiere decir que la contabilidad no sea exacta sino por
la contrario es indispensable que se debe reconocer sus limitaciones, la
información administrativa complementa a la información financiera, en lo
contable se ha desarrollado las denominadas notas a los estados financieros
que coadyuvan en este proceso de generar información, estas notas son
preparadas por el contador y revisadas por el auditor con base en información
que se obtienen de la administración.

La definición más aceptada dice que las notas a los estados financieros son
explicaciones que amplían el origen y significado de los datos y cifras que se
presentan en dichos estados indican a políticas o procedimientos contables,
reglas particulares, cambios de un periodo a otro en las citadas políticas o
procedimientos que proporcionan información acerca de ciertos eventos
económicos que se han afectado o podrían afectar a la entidad, estas notas
forman parte de los estados financieros, el ciclo de información administrativa
se complementa con los reportes e información de tipo administrativo que
influyen en el interior de la organización de nivel a nivel , de ejecutivo
subordinado , dichos reportes e informes además de la información financiera a
veces incluyen también información operacional.

Información operacional es la relacionada con el estado de resultados derivado

de la contabilidad, registra por ejemplo cuánto vendió la entidad en un periodo
determinado, pero no informa el tipo, producto o línea de ventas, ni en que
zona o región geográfica, ni qué vendedor o vendedores realizaron las ventas.

El mismo estado informa cuánto se gastó por concepto de mano de obra , pero
no dice cuánto personal generó ese gasto, ni sus categorías, el estado de
posición financiera informa sobre la cantidad de dinero invertido en inventarios
en almacenes, pero no dice cómo está formado ese inventario , el mismo
estado señala cuánto existe en cuentas por cobrar, pero no especifica a quién
se le tiene que cobrar, el mismo estado reporta la inversión efectuada en
inmuebles, maquinaria y equipo, pero no desglosa cómo está conformada
dicha inversión.



Se observa de que exista una verdadera necesidad de que la información
financiera sea complementada con información operacional que debe ser
preparada por las propias áreas operativas que la generan y manejan el punto
central de la información operativa u operacional que detalle y deber ser igual a
su cuantificación y totalización a las cifras totales de control consignadas en la
contabilidad, en las fases del ciclo global de información están íntimamente
interrelacionadas y que son independientes una de las otras, por lo que se
hace necesario realizar cortes operativos del ciclo global de información para
examinar y evaluar cada ciclo que se identifiquen, el ciclo de información tiene
como eje central a la contabilidad y a la información que de ella se deriva.

La contabilidad es la médula del control de una entidad, sin contabilidad

correcta y confiable es una entidad sin control, por lo tanto, el punto de partida
del ciclo de información es la contabilidad.

•  La protección de los activos de la empresa debe haber políticas claras ,

específicas y respectadas que involucren buen cuidado protección y
administración de los activos por ejemplo los flujos de fondos , las
cuentas , los documentos por cobrar , los inventarios , los inmuebles, la
maquinaria y el equipo.

Las políticas deben tener una eficiencia operativa de los activos deben
estar registrados en la contabilidad y si no están registrados los activos
correctamente son activos sin control.

Los Objetivos Generales Del Control Interno debe ser diseñado con
base a los objetivos del control interno que son:

•  Objetivos del sistema contable

•  Objetivos de autorización
 •  Objetivos de procesamiento y clasificación de transacciones.

•  Objetivos de verificación y evaluación.

•  Objetivos de salvaguarda física.

ELEMENTOS DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO

Las empresas tienen que estar bajo la responsabilidad de sus directivos y

debe establecer los siguientes aspectos del control interno:

1.  Definición de los objetivos y metas debe de exponer los planes operativos
que sean necesarios.

2.  Definición de políticas como supervisar los procedimientos para la

ejecución de los procesos de las empresas.

3.  Adaptación de un sistema de empresas para ejecutar los procesos.

4.  limitación en la autoridad en los niveles de responsabilidad.

5.  Adaptación de normas para la protección y utilización de los recursos de

las empresas.

6.  Dirección y administración del personal de acuerdo al sistema de

evaluación.

7.  Aplicación de evaluaciones del control interno.

8.  Establecimiento de herramientas que les permita a las instituciones

conocer las opiniones que tengan los usuarios o clientes sobre la gestión
desarrollada.



9.  Incorporación de sistemas modernos de información que faciliten la
gestión y el control.

10. Organización de métodos confiables para la evaluación de la gestión.

11. Establecimiento de programas de inducción, capacitación y actualización

de directivos y demás personal de la organización.

12. Estructuración de métodos confiables para la evaluación de la gestión.

13. Simplificación y actualización de normas y procedimientos.

ELEMENTOS DEL CONTROL INTERNO ADMINISTRATIVO

“Los factores que intervienen en el control interno administrativo de las

empresas económicas se presentan los siguientes elementos:

•  Organización los elementos de control interno está constituido por:

•  La dirección que implica la responsabilidad de la política de la

empresa y las decisiones tomadas en su avance.

•  Coordinación consiste aplicar las obligaciones y necesidades de

las parte integrantes de la organización que prevea los conflictos
de funciones.

•  División de funciones se define que es la independencia de

las funciones de operación, custodia y registro ninguna
unidad debe tener acceso a los registros contables que
controla la operación.



•  Asignación de responsabilidades debe establecer con claridad
entre la organización, jerarquía con las responsabilidades fijadas
por cada departamento de la empresa.

•  Procedimientos es necesario que los principios se apliquen en la

práctica mediante procedimientos escritos que garanticen la solidez de
las empresas.

•  Planeamiento y sistematización se debe crear un instructivo

sobre funciones de dirección y coordinación, divisiones de labores
y funciones, sistema de autorizaciones y fijación de
responsabilidades.

•  Registros y formas se debe aplicar procedimientos adecuados

para el registro completo y correcto de activos, pasivos,
productos y gastos.

•  Personal la organización de una empresa debe implantar

procedimientos adecuados , el procedimiento del control interno
no puede cumplir su objetivo si las actividades diarias no están
continuamente en manos de personal idóneo lo elementos que
intervienen son los siguientes:

1. Reclutamiento y selección.

2. Entrenamiento

3. Eficiencia

4. Moralidad

5. Retribución.
ELEMENTOS DEL CONTROL INTERNO CONTABLE Y OPERATIVO

“Los elementos que forman el control interno contable está compuesto por:

1.  Catálogo de cuentas es una relación ordenada de las cuentas contables

necesarias para registrar las operaciones financieras realizadas por las
empresas, el catálogo de cuentas representa la columna vertebral del
proceso contable, su esquema y clasificación está apegado a las
necesidades de cada empresa la información contable y financiera .

2.  Instructivo para el manejo de cuentas es la descripción de los conceptos

de los movimientos de cargo y abono de cada operación y su registro
contable, lo que representa el saldo de cada cuenta que forma parte del
catálogo, el catálogo permite el manejo de cuentas estandarizar criterios
y procedimientos de registro contable que son indispensables para
poder registrar cada una de las operaciones de cada cuenta de la
contabilidad de las empresas, como también se integran los registros
auxiliares que se detallan cuando se necesite en cada cuenta de la
empresa.

•  Técnicas de control aplicables a las operaciones que se registran en cada

cuenta contable.

Es una forma de equilibrar los mecanismos que se emplean en el control

interno contable operativo con prácticas de control que forman el sistema
contable de las operaciones que se registran en las cuentas contables que se
utilizan con frecuencia.



En el diseño del sistema de Control Interno, es el esquema de la implantación,
el desarrollo, la revisión permanente del sistema de control interno se debe
orientar con los siguientes objetivos:

1.  Salvaguardar los recursos de la empresa con una adecuada

administración ante los riesgos potenciales que pueda afectar el control
interno contable.

2.  Cerciorar la eficacia, eficiencia de toadas las operaciones de la empresa

promover y facilitando la correcta elaboración de las funciones y
actividades en el control interno.

3.  Alertar todas las actividades y recursos de las empresas que estén
dirigidos al desempeño de los objetivos previstos.

4.  Garantizar la correcta y oportuna evaluación y seguimiento de las

empresas.

5.  Afirmar la oportunidad claridad, utilidad y confiabilidad de la

información y los registros que respaldan la gestión de la empresa.

6.  Definir y aplicar medidas para corregir y prevenir los riesgos, detectar y
corregir las desviaciones que se presentan en las empresas.

7.  Cerciorar que el sistema de Control Interno disponer sus propios

elementos de verificación y evaluación en el cual forma parte de la
Auditoria Interna.

8.  Alertar que las empresas instale medidas de control con sistemas
operativos y con un desarrollo de tecnología para su estructura,
características y funciones del control interno.
CARACTERÍSTICAS DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO

Las principales características del sistema de control interno son las

siguientes:

1.  El sistema de control interno está conformado por los sistemas

contables, financieros, planeación, verificación, información y
operacionales de la empresa.

2.  Corresponde a la máxima autoridad de la organización, la

responsabilidad de establecer, mantener y perfeccionar el sistema de
control interno se ajusta a la estructura de la empresa.

3.  La auditoría Interna se encarga de evaluar la eficiencia, la efectividad del

sistema de control interno.

4.  El control interno es el desarrollo de las actividades de las empresas .

5.  Se debe planear para prevenir errores y fraudes.

6.  se debe separar las actividades de autorización , ejecución , registro,

custodia y realización de conciliaciones.

7.  Los dispositivos de control se deben encontrar en la representación de

todas las normas de la empresa.

8.  No mide desviaciones permite identificarlas.

9.  Su ausencia es una de las causas de las desviaciones.

10. La auditoría interna es una medida de control y un elemento del sistema

del control interno.

Los elementos más importantes en los que se basa un adecuado sistema de

control interno son: el ambiente del control, los sistemas de contabilidad, los



controles contables internos y los controles administrativos internos, los cuales
se traducen en los siguientes subelementos:

Estructura sólida de la organización.

Es aquella que proporciona una separación apropiada de las

responsabilidades funcionales y que sirve como base para facilitar la lógica
delegación de funciones y responsabilidades. Dicha estructura debe integrar
las siguientes características:

•  Existencia de una dirección eficaz.

•  Asignación o fijación de funciones a cada empleado.

•  Separación apropiada de funciones.

•  Establecimiento y delimitación de líneas claras de autoridad y

responsabilidad.

•  Revisión y control de la actuación, los datos y las transacciones.

•  Coordinación entre departamentos y personas.

•  Existencia de un programa permanente de capacitación del personal.

•  Presencia de instrumentos de organización adecuados.

Procedimientos efectivos y documentación

“Sirven para determinar claramente como realizar las tareas, los cuales deben
reunir las siguientes características:

•  Diseño y aplicación a nivel de las diferentes operaciones.

•  Libros y registros.
 •  Plan de cuentas.

•  Inventario y contabilidad de costos.

•  Informes.

•  Sistemas de información útil y periódica.

Personal competente.

Que sepa cumplir sus responsabilidades eficazmente. Exige los siguientes

puntos:

-  Selección cuidadosa del personal antes de su contratación.

-  Capacitación del personal.

-  Evaluación del personal.

-  Remuneración de acuerdo con la responsabilidad asumida y con el grado

de destreza demostrado.

-  Vacaciones obligatorias anuales y rotación del personal.

-  Medidas de seguridad adecuadas.

-  Exigencia de acatamiento de las normas establecidas (disciplina).

Sistema de revisión de los controles y de las operaciones.

El cual incluye:

•  La auditoria interna.

•  La auditoria externa.

•  La revisoría fiscal.

Sistema protector de activos.

El cual incluye:
•  Protección física por medio de todos los instrumentos pertinentes.

•  Coberturas adecuadas de seguros y provisiones contra posibles

contingencias, tales como responsabilidad civil, incendios, catástrofes,
deudores morosos, etc.

•  Verificación de los sistemas de custodia, preservación y registro.

Sistema de información útil y periódica.

Que comprende estados financieros razonables, información estadística,

análisis de presupuestos, etc.

Otros Elementos.

1.  Plantación Estratégica.

2.  Políticas.

-  Generales.

-  Específicos.

3.  Presupuestos.

4.  Sistema de contabilidad.

5.  Informes.

PRINCIPIOS DEL CONTROL INTERNO




El adiestramiento del control interno implica que este se debe hacer siguiendo
los principios de igualdad, moralidad, eficiencia, economía, resolución,
imparcialidad, publicidad y valoración de los costos ambientales.

El principio de equivalencia consiste en que el sistema de control interno debe

custodiar las actividades de organización, estén orientadas efectivamente
hacia el interés general, sin otorgar privilegios a grupos especiales.

Según el principio de moralidad, todas las operaciones se deben realizar no

solo acatando las normas aplicables a la organización, sino los principios éticos
y molares que rigen la sociedad.

El principio de eficiencia vela porque, en igualdad de condiciones de calidad y

oportunidad, la provisión de bienes y/o servicios se haga al mínimo costo, con
la máxima eficiencia y el mejor uso o goce de los recursos disponibles.

El principio de economía vigila que la concesión de los recursos sea la más

adecuada en función de los objetivos y las metas de la organización.

El principio de la resolución consiste en que uno de los principales aspectos

sujeto a control debe ser la capacidad de respuesta oportuna, por parte de la
organización, a las necesidades que atañen a su ámbito de competencia.

Los principios de imparcialidad y publicidad consisten en obtener la mayor

transparencia en las actuaciones de la organización, de tal manera que nadie
pueda sentirse afectado en sus intereses o ser objeto de discriminación, tanto
en oportunidades como en exceso a la información.

El principio de valoración de costos ambientales consiste en que la reducción al

mínimo del impacto ambiental negativo debe ser un factor importante en la
toma de decisiones y en la conducción de sus actividades rutinarias en
aquellas organizaciones en las cuales su operación pueda tenerlo.

Un control interno eficiente, presupone necesariamente la existencia de

objetivos y metas en la organización. Si estos no están definidos
adecuadamente, la organización carecerá de rumbo y, por tanto, de un marco



de referencia contra el cual pueda medir los resultados obtenidos. Sin este
marco, las actividades de control corren el riesgo de quedar solamente en el
nivel tramitacional, convirtiéndose en un ejercicio estéril sin probabilidad alguna
de influir realmente en el desempeño de la organización.

Procedimientos generalmente aceptados para mantener un buen control.

Estos son algunos ejemplos de procedimientos:

-  Concretar responsabilidades.

-  Separar funciones de carácter incompatible.

-  Dividir el procedimiento de cada transacción.

-  Seleccionar funcionarios hábiles y capaces

-  Dividir el procesamiento de cada transacción.

-  Crear procedimientos que aseguren la exactitud de la información.

-  Hacer rotación de deberes.

-  Fianzas (pólizas).

-  Dar instrucciones por escrito.

-  Utilizar cuentas de control.

-  Crear procedimientos que aseguren la totalidad, la autorización y el

mantenimiento de la información.

-  Evaluar los sistemas computarizados.

-  Usar documentos prenumerados.

-  Evitar el uso de dinero en efectivo.

-  Usar de manera minima las cuentas bancarias.

-  Hacer depósitos inmediatos e intactos de fondos.

-  Mantener orden y aseo

-  Identificar los puntos claves de control en cada proceso.

-  Usar grafica de control.

-  Realizar inspecciones técnicas frecuentes.

-  Actualizar medidas de seguridad.

-  Registrar adecuadamente la información.

-  Conservar en buen estado los documentos.

-  Usar indicadores.

-  Practicar el autocontrol.

-  Hacer que la gente sepa por qué y para qué se hacen las cosas.

-  Definir los objetivos y metas claras y alcanzables.

-  Realizar tomas físicas periódicas de activos.

Responsabilidad de control interno.

El control interno es una responsabilidad gerencial, desarrollada en forma

autónoma que, para que rinda verdaderos frutos, debe ajustarse a las
necesidades y requerimientos de cada organización.

La responsabilidad por las actuaciones recae en el gerente y sus funcionarios

delegados, por lo cual es necesario establecer un sistema de control interno
que les permita tener una seguridad razonable de que sus actuaciones
administrativas se ajustan en todo a las normas aplicables a la organización.

Desde el punto de vista del cumplimiento del objetivo social y las funciones

asignadas a las organizaciones, el control interno es parte indispensable e

indelegable de la responsabilidad gerencial, ya que esta no termina con la

formulación de objetivos y metas, si no con la verificación de que estos se han

cumplido.


El sistema de control interno debe ser un conjunto armónico, conformado por el

sistema de planeación, las normas, los métodos, los procedimientos utilizados
para el desarrollo de las funciones de la organización y los mecanismos e
instrumentos de seguimiento y evaluación que se utilicen para realimentar su
ciclo de operaciones.

Esta característica permite que todos las categorías de la organización

participen activamente en el ejercicio del control; la gerencia a través de la
orientación general y la evaluación global de resultados; las áreas ejecutivas a
través del establecimiento de normas y procedimientos para desarrollar sus
actividades y las dependencias de apoyo, mediante el uso adecuado de
procesos administrativos tales como la plantación, el control de gestión y la
evaluación del desempeño del recurso humano de la organización.

Responsabilidades específicas.

-  La responsabilidad de establecer, mantener y perfeccionar el sistema del

control interno debe ser competencia de la máxima autoridad de la
organización.

-  En cada área de la organización, el encargado de dirigirla debe ser

responsabilidad establecida.

-  La auditoria interna o la unidad de control interno correspondiente debe ser

la encargada de evaluar de manera independiente el sistema del control
interno de la organización, proponiéndole a la gerencia las
recomendaciones para mejorarlo.

El personal que prepara el diseño del sistema del control interno no puede dar
por concluida su labor cuando el diseño haya sido aprobado por el principal
directivo de la empresa. Debe participar activamente en el proceso de
implantación del sistema y la capacitación del personal de ejecución,



El mas frecuente de los inconvenientes que surgen en la introducción de un
sistema del control interno es la resistencia natural del personal de la
organización la cual debe manejarse y disminuirse mediante charlas en las que
se explique el verdadero propósito de tales medidas.

Las técnicas específicas empleadas para ejercer control sobre las operaciones
y recursos varían de una empresa a otra, según la magnitud, la naturaleza, las
características y la complejidad de las operaciones. En todo caso, existen
ciertos parámetros comunes cuando se trata de poner en funcionamiento un
sistema de control interno, los cuales pueden traducirse en:

•  Establecimiento de normas, metas y objetivos

•  Análisis del rendimiento y de los resultados

•  Toma de acciones correctivas.

Cada uno de estos casos implica un tipo de acción. Su eficiencia y eficacia

depende de la competencia y actitud de los empleados encargados de llevar a
cabo una tarea y de responder por los resultados obtenidos.

La responsabilidad del control interno se extiende a las personas que integran

los órganos encargados de fijar las políticas, los planes, programas, proyectos
y de mas decisiones que determinen la función del control interno, así como
quienes desempeñan funciones de ordenación, control y coordinación.

Dicho sistema debe ser sometido a continua supervisión para verificar si está
funcionando y para modificarlo apropiadamente en razón de los cambios en las
condiciones.

Las transacciones que se deben reflejar en las cuentas y en los informes

financieros de las empresas son asuntos del conocimiento directo de los
niveles de dirección y administración y están bajo su control y responsabilidad.


Clasificación de los controles.

De Acuerdo con quien lo realiza:

-  Externo

-  Interno

De Acuerdo con su Naturaleza:

-  De Legalidad

-  De Conveniencia

-  De Gestión

-  De Resultados

De Acuerdo con el momento en que se realiza:

-  Previo

-  Posterior

-  Perceptivo

De Acuerdo con su Magnitud

-  Total

-  Selectivo

DISEÑO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO.




El diseño de un adecuado sistema de control interno implica no sólo un
dominio técnico sobre la materia, sino también un conocimiento del medio
específico en el cual se va a aplicar.

Teniendo en cuenta que el sistema de control interno no es un objetivo en si

mismo, un criterio fundamental, al momento de concebir e implantar tales
sistemas es considerar constantemente la relación costo – beneficio. En
particular, el costo de cada componente del sistema de control interno se debe
contrastar con el beneficio general, los riesgos que reduce al mínimo y el
impacto que tiene en el cumplimiento de las metas de la organización. El reto
es encontrar el justo equilibrio en el diseño del sistema de control interno ,
pues un excesivo control puede ser costoso y contraproducente. Además, las
regulaciones innecesarias limitan la iniciativa y el grado de innovación de los
empleados. Es el gerente de la organización, con ayuda de sus colaboradores,
quien está llamado a definir y poner en marcha dentro de los parámetros de
orden legal y estatutario, el sistema de control interno que mejor se ajuste a la
misión, las necesidades y la naturaleza de la organización. Dicho plan debe
comprender entre otros, los siguientes aspectos:

•  Organización de la función de control interno.

•  Plan de desarrollo de la función de control interno.

•  Procesos y procedimientos críticos. Formalización y documentación.

•  Plan de trabajo para la formalización y documentación de los demás

procesos y procedimientos.

•  Mecanismos e instrumentos de control interno.

•  Mecanismos e instrumentos de reporte y seguimiento.

•  Plan de desarrollo de los manuales de control interno por áreas.

Organización de la función de control interno.




En esta teoría no es necesaria la existencia de una oficina sujetada en el área
de control interno, en la práctica resulta conveniente crearla con el fin de que
lidere el proceso de diseño e implantación del sistema y, ayude a la
administración de la organización a cumplir su obligación.

En la operación de un sistema de control interno cuyo ejercicio sea exclusivo

al desarrollo de las funciones de todos los cargos existentes en la entidad,
supone un cambio y difícil de lograr en el corto plazo, especialmente si no se
cuenta con alguien que lidere el proceso y produzca resultados rápidamente y,
por esta vía, induzca y acelere el cambio de actitud entre los miembros de la
organización.

Plan de desarrollo de la función de control interno.

La institucionalización de la función de control interno es todo un proceso; no

es una acción puntual. Por esta razón es importante que su desarrollo
obedezca a un plan, en el cual se tenga en cuenta las características propias
de la organización y un grado de avance relativo.

El plan de desarrollo de la función de control interno debe ser un producto

concertado entre la oficina de control interno y las directivas de la organización.

Dicho plan debe contemplar los siguientes elementos básicos:

•  Definición de la misión del sistema de control interno.

•  Definición del alcance de las funciones de la oficina de control interno

en el área del control de gestión.

•  División del trabajo entre la línea de la organización y la oficina de

control interno en el desarrollo de las actividades de control.

•  Definición y cronograma de desarrollo de las herramientas

computacionales y de otra naturaleza que servirán de apoyo en el
ejercicio de control interno.



•  Cronograma de formalización, documentación, implantación de los
procesos y procedimientos críticos.

•  Cronograma para la elaboración y expedición de los manuales de

control interno.

•  Cronograma de formalización, documentación e implantación y demás

procesos y procedimientos de la organización.

Plan de trabajo para la documentación y formalización de procesos y

procedimientos.

Cualquiera que sea el diseño adoptado para el sistema de control interno, este
tiene como condición la existencia de procesos y procedimientos formalizados.

No todos los procesos y procedimientos deben estar formalizados y

documentados antes de ajustar el sistema. Este es un proceso que al principio
puede resultar lento, pero que seguirá agilizando a medida que las distintas
áreas de organización comprendan su importancia y comiencen a apreciar los
beneficios.

Por esta razón lo prioritario es iniciar la actividad con los procesos y

procedimientos que se consideren críticos para la entidad, es decir, aquellos
que puedan afectar de manera significativa la marcha de la organización y sus
resultados.

El levantamiento de la información de estos procesos y procedimientos debe

ser una responsabilidad de las áreas, bajo la deducción de que ellas son las
que poseen la información y las que, una vez esté operando el sistema, van a
recibir los mayores beneficios.


Los puntos de control son de tres tipos principales:

-  Los destinados a verificar la eficacia del proyecto

-  Los dirigidos a asegurar los logros de los parámetros de eficiencia

establecidos.

-  Los relacionados con el cumplimiento del tramite legal.

Los tres tipos de control son importantes para el funcionario responsable. Los
dos primeros porque ayudan a controlar el resultado de las operaciones a su
cargo y el último porque ayuda a cumplir correctamente su responsabilidad
legal.

En el desarrollo del proceso de levantamiento de información sobre los

procesos y procedimientos, las áreas deben contar con el apoyo de la oficina
de organización y métodos o quien desempeñe esa función, no solo para
agilizar las tareas, sino para asegurar la homogeneidad en la documentación
respectiva.

Mecanismos e Instrumentos de control interno.

Los mecanismos e instrumentos de control interno son variables, dependiendo

no solo de la naturaleza de la organización sino de las características del área
en el cual se estén aplicando. En algunos casos, estos pueden tener un
carácter automático como validación de información, verificación de
consistencias y comparación de cifras totalizadoras, en otros, pueden tener un
carácter puntual y especifico como, por ejemplo, el proceso de contratación.

En todo caso se debe procurar que los mecanismos e instrumentos utilizados

hagan parte, en cuanto sea posible, del proceso mismo y no sean elementos
exógenos de aplicación posterior.



El diseño de los mecanismos e instrumentos debe ser una actividad compartida
entre los empleados responsables y la oficina de control interno, con el fin de
lograr un compromiso entre la seguridad y la eficiencia. En ese sentido,
cualquier esfuerzo de sistematización que permita reducir la participación
discrecional de las personas involucradas, mejorar la información agregada, la
posibilidad de hacer cruces y la automatización del control, debe recibir el
apoyo de los directivos de la organización.

Mecanismos e instrumentos de seguimiento y reporte.

Los mecanismos e instrumentos de seguimiento y reporte varían según la

naturaleza de la organización y de las áreas.

El sistema de producir información oportuna; una contabilidad atrasada, un

concepto sobre una actuación administrativa emitido después de que esta se
haya formalizado son elementos muy poco útiles.

En general se debe recordar que el control interno es una herramienta cuyo

propósito central es ayudar a la gerencia a cumplir mejor con sus obligaciones.

Manuales o Guías de Control Interno.

Los manuales de control interno son piezas básicas dentro del sistema, su
elaboración debe ser una de las actividades centrales de la oficina de control
interno y debe estar explícitamente contemplado dentro del plan de desarrollo
de la función de control interno, con el fin de facilitar el proceso de actualización
de estos manuales, es recomendable adoptar el sistema de hojas
intercambiables, las actualizaciones se deben producir cada vez que la oficina
de control interno, de común acuerdo con los empleados responsables, llegue
a la conclusión de que el proceso o procedimiento, o que el mecanismo o
instrumento de control utilizado se deben modificar.



Una vez elaborados, los manuales de control interno constituyen el elemento
primordial del proceso de capacitación de los empleados responsables

EL CONTROL Y EL PROCESO ADMINISTRATIVO.

“El sistema de control interno se podrá implantar debidamente y se mantendrá

si las demás funciones del proceso administrativas se encuentran operando de
manera correcta, en especial en lo referente a los siguientes factores:

La estructura organizacional

Todas las organizaciones tienen un objeto social establecido, lo cual significa

que ellas existen para cumplir una o varias funciones.

En el desarrollo de su misión, las organizaciones deben ejecutar uno o varios

procesos operativos, cuyos resultados determinan el éxito o fracaso de la
organización en cuanto al cumplimiento de sus objetivos fundamentales.

Estos procesos y actividades se denominan básicos o claves porque son

esenciales para la organización; con el fin de facilitar su ejecución, es
necesario desarrollar otros procesos de carácter genérico, denominados de
apoyo, no están destinados a producir resultados por sí mismos, sino en
función del soporte que presten a los procesos básicos.

La estructura organizacional de una empresa debe responder sobre todo a sus

procesos básicos, estableciendo con claridad la línea ejecutiva de la
organización como el conjunto de las áreas que tienen a cargos dichos
procesos básicos y separándola del conjunto de las áreas responsables del
proceso de apoyo (administración general, administración financiera,
administración de personal, planeación jurídica).



La estructura organizacional, haciendo reformas y los ajustes que sean
pertinentes para lograr los objetivos:

-  Que la estructura refleje claramente los procesos básicos de la

organización, asignando a las áreas responsables la jerarquía que
corresponde a la importancia de sus funciones.

-  Que la línea ejecutiva de la organización le permita a la máxima autoridad

establecer un esquema de delegación específico, dándole a cada nivel o
área las atribuciones que requiere para hacer un uso adecuado de la
delegación recibida.

-  Que la configuración interna de las áreas básicas tenga la consistencia y

transparencia que se requiere para que sus cabezas puedan asumir
plenamente la responsabilidad por los resultados de su propia gestión.

-  Que las áreas de apoyo de la organización estén diseñadas y

dimensionadas de acuerdo con las necesidades de las áreas básicas y
absorban, en todo caso sólo una porción de los recursos disponibles para la
organización.

-  Que la estructura de la organización no contemple funciones ajenas a su

objeto social.

En la medida en que la estructura de la organización sea transparente y

permita una fácil definición y armonización de metas y responsabilidades, de
acuerdo con la misión organizacional, la estructura estará contribuyendo al
éxito del sistema de control interno, en caso contrario, se impondrá una
barrera muy difícil de vencer, independientemente de los recursos, esfuerzos, y
talentos que se dediquen al desarrollo del sistema de control interno.

Racionalización de trámites.



La racionalización de trámites es una de las actividades más rentables que una
organización puede implementar para mejorar su eficacia y eficiencia. Así
mismo ella tiene un enorme impacto positivo sobre el ejercicio de control en
cuanto simplifica los procesos y las operaciones y le permite a la organización
concentrar sus esfuerzos en los aspectos realmente importantes de su gestión.

La primera prioridad se debe dar a la eliminación de tramites innecesarios,

repetidos o superfluos, esto es, que no agreguen valor ni prevengan o
disminuyan riesgos; la segunda, a la simplificación y mejoramiento de los
tramites que resulten indispensables o significativos para ejercer una función o
defender un derecho. La tercera es la concentración de trámites que por su
naturaleza lo permite.

En consecuencia, antes de proceder al diseño y montaje sistema de control

interno, conviene revisar la necesidad, pertinencia y racionalidad de los
trámites vigentes en la entidad.

Formalización y documentación de los procesos y procedimientos.

Desde el punto de vista de la eficiencia, el sistema de control interno requiere

tanto de la eficiencia de objetivos y metas organizacionales que sean
consistentes con el objeto social, las funciones de la organización y estén
claramente formulados; como de la normalización y documentación de
procesos y procedimientos en los cuales se basa la organización, ya depurados
desde el punto de vista tramitacional.

Unos de los mayores problemas que tradicionalmente enfrentan las

organizaciones es la ausencia de métodos y procedimientos documentados y
actualizados, al no existir documentación, la memoria organizacional se
concentra en cabeza de individuos aislados y se abre la posibilidad de que el
desarrollo de un proceso cualquiera sea susceptible de interpretaciones
diversas. En estos casos, es muy difícil definir parámetros de rendimiento,
establecer normas de manejo o definir metas de resultados, por que cada
actividad se aproxima de manera casuística.


La razón por la cual la situación descrita es tan frecuente es porque las áreas
no perciben el problema como propio. Se piensa que el control interno es
responsabilidad de una oficina que lleva este nombre. Por otra parte, la
formalización y documentación de los procesos y procedimientos es percibida
por las áreas como una actividad poco rentable para ellos, por cuanto deben
gastar tiempo en dar información sin recibir nada a cambio.

El control interno es responsabilidad de la cabeza de la organización y de todos

los demás funcionarios, especialmente de aquellos que por su jerarquía han
recibido delegación y mando.

En la medida en que las áreas básicas y de apoyo de la organización entiendan

que tienen una responsabilidad por resultados (tanto en términos de eficacia
como de eficiencia), su actitud hacia la formalización y documentación de los
procedimientos tenderá a cambiar, pasando a ser aliados activos de esas
actividades en lugar de sujetos pasivos. De manera similar, el adecuado
funcionamiento del sistema de control interno dejara de ser algo ajeno, para
convertirse en una necesidad sentida que, por ende, merece el apoyo e interés
de la administración y demás funcionarios de las áreas.

Integración de los procesos de plantación y presupuesto.

A pesar de la dificultad para introducir y consolidar una cultura de

administración por resultados que institucionalice los procesos de fijación y
seguimiento de objetivos y metas en las áreas, ésta es sólo una parte del
problema por resolver.

Desde el punto de vista organizacional, lo que verdaderamente importa es el

logro de las metas organizacionales y no el cumplimiento aislado de los

compromisos de las áreas, puesto que, casi en cualquier organización hay una

interrelación estrecha en el trabajo de las áreas y es necesario que sus metas

se definan no con base en sus condiciones particulares sino en función de la

integración requerida para maximizar el rendimiento organizacional.



Esta labor supone dos cosas: por una parte, una función de planeación fuerte,
capaz de conciliar los intereses de las áreas con los objetivos y las metas de la
organización como un todo, realizando los ajustes y complementos necesarios
para lograr que el producto final sea mayor a la suma simple de las partes; por
la otra, la integración de los procesos de planeación y programación
presupuestal, de tal forma que los planes operativos anuales (reflejadas en el
presupuesto) sean consistentes con los objetivos y las metas institucionales a
mediano y largo plazo.

En esta materia tienen una alta rentabilidad en términos de los resultados

sustantivos a los cuales puede aspirar una organización y, por ello, son muy
útiles en el propósito de alcanzar un sistema de control interno verdaderamente
eficiente.

Control de gestión y evaluación del desempeño.

La implantación de un sistema de administración por resultados, que es en

gran medida lo que se busca con la implantación de un sistema de control
interno tiene como requisito esencial la existencia de la evaluación del
desempeño del personal dentro de la organización.

El éxito en los recursos invertidos puedan tener los sistemas de control de

gestión que se implanten en algunas organizaciones, en gran medida se puede
deber a que no están acompañados de un proceso paralelo de evaluación del
desempeño del personal, a través del cual se utiliza efectivamente el producto
de los sistemas de control para premiar a los responsables cuando los
resultados y para penalizarlos, en el caso contrario.

Cuando un sistema de control permite medir los resultados, pero éstos (buenos
o malos) carecen de efectos concretos sobre las personas responsables, el
sistema de control pierde su razón de ser, y lógicamente, se desacredita.


La institucionalización del sistema de control interno debe de dar mensaje a la

organización, haciendo claridad en que, una vez agotada la etapa de
transacción, los resultados de la gestión de los individuos y las áreas no serán
indiferentes para la administración de la organización.

No se debe olvidar que la remuneración es solo uno de los mecanismos para

estimular a un empleado y que se puede apelar otros medios para lograr el
mismo efecto.

La función de administración de una empresa es un proceso que involucra las

actividades de planeación, organización, dirección, coordinación, ejecución y
control.

En la mayoría de los casos las organizaciones son deficientes e improductivas

por que las respectivas gerencias han enfocado su atención en la dirección y
coordinación, dejando de lado la planeación y el control.

Dentro del proceso administrativo, el gerente o el directivo de una empresa

desarrolla una serie de actividades para hacer que la administración logre los
objetivos previstos. Para ello desarrolla actividades de planeación,
organización, dirección, coordinación, ejecución y control, y es precisamente
por este conjunto de acciones que resulta importante que la administración
cuente con un eficiente sistema de control interno.

Los métodos y las medidas que disponga la alta gerencia en los distintos
niveles jerárquicos de la organización aseguran, en cierta medida, el uso
adecuado de los recursos, su protección y la fiabilidad de la información, lo
cual, en definitiva, redunda de manera directa en los resultados finales que se
han de obtener.



Las cosas se deben hacer bien desde el comienzo (calidad en el proceso) y no
será necesario tener un auditor, revisor o inspector que verifique cada etapa del
proceso.

TIPOS DE CONTROL.

Existen 6 tipos de control: el gerencial, el contable el administrativo, u

operativo, el operativo de gestión, el presupuestario y el de informática.

El control gerencial esta orientado a las personas con el objetivo de influir en

los individuos para que sus acciones y comportamientos sean consistentes con
los objetivos de la organización. Los elementos propios del control gerencial
interno son:

•  Definición clara y precisa de metas, objetivos y valores.

•  Sistema de administración participativa.

•  Comunicaciones abiertas.

•  Motivación.

La gerencia de la organización es responsable de ese tipo de controles.

El control contable comprende tanto las normas y procedimientos contables

establecidos, como todos los métodos y procedimientos que tienen que ver o
están relacionados directamente con la protección de los bienes y fondos y la
confiabilidad de los registros contables, presupuestales y financieros de las
organizaciones.

Los objetivos del control contable interno son:




•  La integridad de la información: que todas las operaciones efectuadas
queden incluidas en los registros contables

•  La validez de la información: que todas las operaciones registradas

presenten acontecimientos económicos que en verdad ocurrieron y
fueron debidamente autorizadas.

•  La exactitud de la información: que las operaciones se registren por su

importe correcto en la cuenta correspondiente y oportunamente.

•  El mantenimiento de la información: que los registros contables una vez

asentadas todas las operaciones, siguen reflejando los resultados y la
situación financiera el negocio.

•  La seguridad física: que el acceso a los activos y a los documentos que

controlan su movimiento esté restringido al personal autorizado.

•  Los elementos del control contable son:

•  Definición de autoridad y responsabilidad: las organizaciones deben

contar con definiciones y descripciones de los deberes relacionados con
las funciones contables de recaudo, contratación, pago, alta y bajas de
bienes y presupuesto, ajustadas a las normas que le sean aplicables.

•  Segregación de deberes:

-  Las funciones de operación, registro y custodia deben estar

separadas, de tal manera que ningún funcionario ejerza
simultáneamente tanto el control físico como el control contable y
presupuestal sobre cualquier activo, pasivo y patrimonio.

-  Las organizaciones deben establecer unidades de operaciones o de

servicios y de contabilidad, separadas y autónomas.



- Ningún funcionario deber tener completa autoridad sobre una parte
importante de cualquier transacción para efectos contables y de
operación.

•  Establecimiento de comprobaciones internas y pruebas independientes:

la parte de comprobación interna consiste en la disposición de los
controles de las transacciones para que aseguren una organización y un
funcionamiento eficientes y para que ofrezcan protección contra fraudes.
En el establecimiento de métodos y procedimientos de comprobación
interna se tendrá en cuenta lo siguiente:

-  La comprobación se basa en la revisión o el control cruzado de las

transacciones a través del trabajo normal de otro funcionario o grupo.

-  Los métodos y procedimientos deben incluir los procesos de

comprobaciones rutinarias, manuales o sistematizadas y la obtención
independiente de informaciones de control, contra la cual pueden
comprobarse las transacciones detalladas.

-  Los mecanismos de la comprobación interna son independientes de

la función de asistencia y asesoramiento a través de la evaluación
permanente del control interno por parte de la auditoría interna.

•  Uso de los procedimientos de la auditoria: representan una verificación

posterior y selectiva de la razonabilidad lo apropiado de las
transacciones registradas o de los datos contables o de operación. En el
establecimiento de los respectivos métodos y procedimientos se debe
tener en cuenta:

-  Dichos métodos y procedimientos deben incluir en forma detallada

las pruebas de auditoria, según la estrategia de auditoria que se
defina con la gerencia general o comité de auditoria estas pruebas
podrán ser, entre otras: revisiones analíticas, revisiones detalladas
de saldos, de operaciones mensuales, recalculos y pruebas de
exactitud matemática, revisión de formas y documentos esenciales,



circularizaciones, observaciones físicas, pruebas de corte de
documentos, conciliaciones de cuenta de control, practicas de
auditoria enfocadas a las áreas de alto riesgo en cada entidad para
prevenir o reducir los errores e irregularidades.

-  Los programas de trabajo deben incluir pruebas de exactitud

matemática de la acumulación de datos contables y presupuestales,
revisión de las normas y practicas autorizadas de contabilidad,
practicas operativas y de la concordancia de métodos y registros con
las políticas establecidas.

-  Los programas deben incluir procedimientos tales procedimientos

tales como la observación e inspección física de los activos y la
confirmación selectiva con terceros de las cuentas, compromisos y
contingencias sobre una base selectiva.

El control administrativo u operativo esta orientado a las políticas

administrativas de las organizaciones y a todos los métodos y procedimientos
que están relacionados en primer lugar, con el debido acatamiento de las
disposiciones legales, reglamentarias y la adhesión de las políticas de los
niveles de dirección y administración y, en segundo lugar, con la eficiencia de
las operaciones.

El control administrativo interno debe incluir controles tales como análisis,

estadísticas, informes de actuación, programas de entrenamiento del personal
y controles de calidad. Los elementos del control administrativo interno son:

•  Desarrollo y mantenimiento de una línea funcional de autoridad.

•  Clara definición de funciones y de responsabilidades.

•  Un mecanismo de comprobación interna.

•  Un mecanismo de comprobación interna en la estructura de operación

con el fin de proveer un funcionamiento eficiente y la máxima protección
contra fraude, despilfarros, abusos, errores e irregularidades.
 •  El mantenimiento dentro de la organización, de la actividad
independiente, representada por la auditoria interna a cargo de la
responsabilidad de revisar políticas, disposiciones legales y
reglamentarias, practicas financieras y operaciones en general como un
servicio constructivo y de protección para niveles de dirección.

•  La disposición de los controles anteriores de tal manera y obtenga una

completa y continua participación de los recursos humanos de las
entidades y de sus habilidades especificas.

Otro tipo de control es el operativo de gestión, orientado a procesos y tareas ya

ejecutados. Se trata de procedimientos diseñados para tener un control
permanente sobre los procesos con el fin de velar por el mantenimiento de
ciertos estándares de desempeño y calidad que sirvan como base de
comparación con los presupuestados.

Comprende el conjunto de planes, políticas, procedimientos y métodos que

necesitan para alcanzar los objetivos de la organización.

El control de gestión debe incluir el fomento de los principios de economía,

eficiencia y eficacia en todas las actividades para producir el máximo de
utilidades, bienes y servicios. Los elementos del control operativo de gestión
son:

•  Fijación de estándares de trabajo de acuerdo con la actividad.

•  Fijación de indicadores de gestión

•  Un sistema de evaluación de resultados y de análisis de desviaciones.

•  Definición clara y precisa de procedimientos, normas y políticas.

•  Planificación estratégica de elementos funcionales de la organización

mediante un sistema que provea mecanismos de control de las
operaciones a corto, mediano y largo plazo.
 •  Estudios de productividad y eficiencia operacionales y administrativas.

•  Normas de calidad y rendimiento claramente definidas y comunicadas a

los funcionarios

•  Un sistema de informes para los niveles de la administración y los

niveles de operación, basado en los datos de los registros y documentos
contables y presupuestales, diseñado para presentar un resumen
informativo de las operaciones, así como para informar a la
administración los factores favorables y adversos.

El control presupuestario es una herramienta técnica en la que se apoya el

control de gestión, basado en la dirección por objetivos. Como uno de los
objetivos prioritarios de las empresas es alcanzar determinada rentabilidad, la
eficiencia de la gestión, en la relación con las desviaciones hacia esa
rentabilidad se puede controlar recurriendo al control presupuestario.

El control presupuestario consiste en confrontar periódicamente el presupuesto

frente a los resultados reales del periodo, centro por centro, con el fin de poner
en evidencia las desviaciones.

Para poder realizar su misión comparativa analítica, el control presupuestario

supone la distribución de ingresos y gastos por centros de costo, registrados
por la contabilidad general y la fijación de estándares.

Este reparto lo realiza la contabilidad analítica que constituye así el instrumento

esencial del control presupuestario. Los elementos del control presupuestario
son:

•  Un presupuesto

•  Una constatación de las desviaciones productivas.

•  Un aviso de las desviaciones producidas.

¿Qué es un indicador para el control?

Es un indicio que se expresa numéricamente o en forma de concepto sobre el

grado de eficiencia o eficacia de las operaciones de una organización, una
dependencia o un centro de costos.

El indicador compara cifras o datos. Con base en su interpretación se puede

cualificar una acción y orientar análisis más detallados hacia los aspectos en
que se presuman desviaciones.

El indicador facilita el control y autocontrol y, por consiguiente, la toma de

decisiones en la medida que sea posible relacionarlos con cantidades, calidad,
costos y oportunidad.

Para que un indicador sea de utilidad debe cumplir una serie de requisitos
indispensables:

•  Tener relevancia

•  Permitir la toma de decisiones y establecer prioridades en la resolución

de un problema.



•  Estar formado por componentes independientes entre si y fácilmente
identificables; se debe conocer en cada caso la contribución de cada
uno al valor del indicador.

•  Ser sensible a las variaciones del fenómeno que se desea medir.

•  Ser elaborado mediante datos de fácil recolección.

Requisitos en cada proceso y en cada operación

•  Justificación: que todo acto este debidamente justificado.

•  Autorización: que este autorizado por el funcionario competente.

•  Procedimiento: que se sigan lo s procedimientos establecidos.

•  Registro: que se registre toda la información pertinente.

•  Resultados: que los actos produzcan resultados concretos.

•  Seguridades: que se disponga de medidas o mecanismos que permitan

desarrollar el proceso o la operación en la forma prevista y alcanzar los
resultados también previstos.

Principales enfoques de prevención

Entre otros tenemos:

•  El enfoque de ingeniería. Controla los aspectos físicos de la situación

de riesgo, de tal manera que no pueda presentarse en suceso
generador de perdidas y si se presenta, que sea aminorado. Por
ejemplo, hay que tener especial cuidado en la adquisición o
construcción de edificios, alarmas, distribución de planta, protección de
maquinas.



•  El enfoque humano. Así como por causas físicas, muchas perdidas
también se producen por acciones debidas a fallas o hábitos humanos.
Hay accidentes motivados por el desajuste entre personas y su entorno.
Se debe inculcar un adecuado respecto por los vehículos y la
maquinaria.

•  El enfoque estadístico. Por medio del análisis de datos, se pueden

tomar medidas preventivas en los puntos que la experiencia nos indica
que son vitales en la organización.

•  El enfoque educativo. A todos los niveles la enseñanza es vital para

asegurar que se pongan efectivamente en práctica las medidas de
prevención que se han descubierto mediante los otros enfoques.

•  El enfoque coactivo. Según algunas autoridades, la identificación de las

medidas preventivas y la capacitación del personal para que las pongan
en práctica no es suficiente. La naturaleza del hombre es de tal índole
que a menudo, sin la coacción de un patrono o del estado, no ejercería
las acciones pertinentes.

Sistema de prevención

Las organizaciones que son consistentes de sus costos comprenden que

deben controlar los generados por accidentes. Consideran la seguridad como
una necesidad y como un requisito previo.

Entre los principales sistemas de prevención tenemos:

•  Identificación del peligro. Para prevenir accidentes y controlar

perdidas es necesario identificar todos los riesgos y determinar
aquellas áreas o actividades de una operación donde puedan
producirse pérdidas.



•  Eliminación del peligro. Los productos tóxicos, inflamables o
corrosivos pueden sustituirse en ocasiones por otros más seguros.

•  Protección contra el peligro. Los riesgos que no se pueden eliminar se

deben evitar mediante la protección.

•  Máxima perdida que se puede producir. Supone la determinación de

la pérdida máxima que se podría producir en caso de fallar
absolutamente todo.

•  Retención de pérdidas. Teniendo en cuenta la cantidad que se podría

perder en una combinación de circunstancias desfavorables, es
posible determinar que parte de esa perdida estaría una compañía
dispuesta a soportar.

•  Seguros obligatorios. Cuando los contratos de seguros cubren las

consecuencias de sucesos no deseados, decimos que cubren un
riesgo. Podemos clasificar los riesgos en: riesgos puros y
especulativos y riesgos fundamentales y particulares.

Hay un riesgo especulativo en la promesa de una ganancia o la posibilidad de

una perdida. El riesgo puro se contrae con la única perspectiva de perder o no
perder.

Los riesgos especulativos se tratan normalmente con técnicas comerciales,

tales como coberturas y contratos especulativos de cumplimiento en un plazo
futuro.

Los riesgos puros se tratan con técnicas de seguros.

Los riesgos fundamentales emanan de las perdidas que son impersonales en

su origen y en sus consecuencias. Las perdidas no son causadas por
individuos, ni recaen sobre ellos, sino que se deben a factores como la guerra,
la inflación, la moda, los terremotos, las inundaciones.



Los riesgos particulares surgen de pérdidas originadas por hechos individuales,
como por ejemplo la explosión de una caldera.

La importancia de distinguir entre puro y especulativo, particular y fundamental,

se debe tener siempre presente porque ayudara a decir si el riesgo es
susceptible de ser tratado por el seguro. Si es especulativo se deben usar los
métodos comerciales. Si es fundamental debe ser el gobierno, en ves de los
aseguradores privados, el que se haga cargo de el; solo los riesgos puros y
particulares forman el área de acción especifica del seguro.

Comité de coordinación del sistema de control interno

En cada organización es conveniente conformar un comité de coordinación del

sistema de control interno que estará conformado por funcionarios de la mas
alta jerarquía. Este tendrá un máximo de cinco (5) integrantes, con las
siguientes funciones:

•  Recomendar pautas para la determinación, implantación, adaptación,

complementación y mejoramiento permanente del sistema de control
interno de conformidad con las normas vigentes y las características
propias de cada organización.

•  Estudiar y revisar la evaluación del cumplimiento de las metas y

objetivos de la organización dentro de los planes y políticas y
recomendar los correctivos necesarios.

•  Asesorar al director o gerente en la definición de planes estratégicos y

en la evaluación del estado de cumplimiento de las metas y objetivos allí
propuestos.

•  Recomendar prioridades para la adopción, adaptación, adecuado

funcionamiento y optimización de los sistemas de información gerencial,
estadístico, financiero de plantación y de evaluación de procesos, así
como para la utilización de indicadores de gestión generales y por áreas.



•  Coordinar con las dependencias de la organización el óptimo
cumplimiento de sus funciones y actividades.

•  Presentar a consideración del respectivo gerente o director propuestas

de modificación a las normas vigentes sobre control interno.

•  Las demás que le sean asignadas por el gerente o director de la

organización.

En la organización donde no hay justificación para constituir el comité de

auditoria interna, las anteriores funciones serán de competencia de la gerencia
de la organización.

Evaluación del personal

Teniendo en cuenta que el recurso humano es mas valioso en toda

organización, que es uno de los elementos fundamentales del sistema de
control interno, que se requiere que dicho recurso sea idóneo y que es el factor
clave en el proceso administrativo, se hace necesario garantizar las
condiciones y calidades anteriores, lo cual solo es posible mediante una
correcta y oportuna “evaluación de desempeño del personal”. Por ello, estas
razones son lógicas y suficientes para tratar en la presente obra este tema en
amplia y de manera especial.

La evaluación de desempeño es el proceso mediante el cual las organizaciones

evalúan el rendimiento de sus empleados en el trabajo. Es una
responsabilidad inherente a la función directiva en cualquier nivel de la
organización, es decir, es una exigencia para toda persona que lidera un grupo
de trabajo y debe extenderse a todos los niveles de la organización.

La finalidad de la evaluación es establecer la diferencia entre lo que se ha

hecho y lo que se debió hacer, y así valorar en forma racional y objetiva el
rendimiento de cada trabajador con base en lo que se espera de el.


Que pretende la evaluación

•  Proporcionar datos para tomar decisiones que mejoren el rendimiento

•  Conocer el merito individual, el comportamiento y el rendimiento.

•  Evaluar los objetivos o la responsabilidad que se ha asignado a cada

individuo.

•  Controlar la relación.

•  Promover la formación y desarrollo de la persona.

•  Facilitar la comunicación.

•  Mejorar el clima laboral.

•  Detectar las deficiencias que precisen programas formativos.

La evaluación no es un fin sino un medio: debidamente utilizada puede

constituirse en un incentivo. Un sistema de evaluación debe:

•  Vincularse a la valoración de los cargos hecha con anterioridad.

•  Presentar distintos contenidos para cada trabajo.

•  Estar ligado a un sistema de incentivos, bien sea e dinero o en especie.

En resumen, se propone la evaluación como un medio basado en los

resultados del trabajo realizado individualmente. Sin embargo, esta filosofía
que trata a todos por igual permite la diferencia y contempla la posibilidad de
que cada uno sobresalga.
Errores más comunes de la evaluación

Efecto halo. Es la tendencia a otorgar puntuaciones extremas, altas o bajas,

por la opinión personal del evaluador.

•  Tendencia central. Cuando existe una puntuación media se tiende a

optar por valores medios.

•  Efecto de novedad. Es la tendencia a evaluar el periodo más inmediato.

•  El estado de animo del evaluador y los prejuicios personales pueden

influir positiva o negativamente en el momento de llevar a cabo la
evaluación,

•  Las desviaciones de tolerancia y severidad que dependen de las

características personales del evaluador.

•  La utilización de términos distintos, si estos no están definidos.

La evaluación es necesaria para:

•  El trabajador

•  Le ayuda a mejorar.

•  Conoce sus posibilidades de progreso.

•  Le ayuda a conocer que se espera de el.

•  Elimina dudas acerca de cómo es visto

• La organización

•  Valora el rendimiento del trabajador.

•  Mejora rendimientos.

•  Mejora la utilización de los recursos.

•  Detecta necesidades de formación.

•  Evalúa sus propios sistemas de organización.

•  Orienta la asignación de funciones.

•  Suministra información para el sistema de incentivos.

 SUBSISTEMA COMPONENTE

AMBIENTE DE
CONTROL

SUBSISTEMA DE
CONTROL DIREC. ESTRATEGICO
SISTEMAS DE CONTROL INTERNO

ESTRATEGICO
R
ADMON. DE RIESGO

N
ACTIVIDADES DE CONTROL

O
SUBSISTEMA DE
CONTROL DE INFORMACION
IN GESTION

COMUNICACIÓN PUBLICA
T

E AUTOEVALUACION

L
O SUBSISTEMA DE EVALUACION INDEPENDIENTE
CONTROL DE
EVALUACION

PLANES DE MEJORAMIENTO
 EFICIENCIA De las operaciones

n  Contables
EFICACIA n  Financieras
n  Administrativas de
la entidad
ECONOMIA

EQUIDAD Y de los demás

controles:

-- Financieros

-- Administrativos

-- Gestión

INVENTARIOS.

Los inventarios o mercancías, constituye los recursos o bienes que las

entidades económicas destinan para sus operaciones de venta y que
representan la fuente básica de sus ingresos.

Los inventarios rebasan las mercancías que una entidad puede tener un

momento dado en existencia dentro de sus instalaciones.

Los inventarios son la parte principal de los activos en un gran número de

entidades ya son la parte primordial de los ingresos de las entidades, también

se encuentran en el activo por ser la cuenta de de conversión de dinero en

efectivo y por tener mayor movimiento en la entidad, las operaciones

relacionadas con los inventarios son:



Compras, ventas, devoluciones, rebajas y descuentos sobre ventas y el control

de los tarjetas de alcancen.

Se aborda el caso de las entidades que deciden ampliar su acción extendiendo

sus mercancías en plazas diferentes a la propia por medio de terceras
personas, finalmente se contempla la situación que se presenta en una entidad
cuando sus proveedores exijan a ésta, la entrega anticipada de una cantidad
de dinero, a cuenta de las mercancías que habrán de entregarse con
posterioridad.

Mercancías en tránsito.

Las compras que efectúa una entidad economíca para abastecerse de las
mercancías objeto de su operación se clasifican en atención al lugar de origen
de sus proveedores, en locales y foráneas

Compras Locales son aquellas que se efectúan con proveedores que radican
en la misma localidad o plaza de la entidad compradora.

Compras Foráneas son las que se realizan con proveedores cuyo domicilio
social se ubica en plaza diferente a la entidad adquirente , a su vez las
compras foráneas se dividen en nacionales e internacionales, las compras
foráneas naciones son aquellas que se celebran con proveedores que radican
en plaza distinta a la entidad compradora, pero dentro del mismo país , las
compras foráneas internacionales o importaciones, son compras efectuadas a
proveedores extranjeros,

Con el principio de Realización la contabilidad debe reconocer la compra

efectuada en el momento mismo de de la transacción, razón que debe
reflejarse en los inventario el incremento correspondiente.
 Las compras locales no existe ningún problema para dar efecto al principio , el
tiempo que trascurre entre la formalización de la operación en este caso la
compra y la recepción de mercancía en el alcancen de la entidad compradora
es mínima, pero esto no ocurre lo mismo cuando se trata de compras foráneas,
el periodo de tiempo que transcurre entre la compra y la recepción de
mercancías sobre cuando se trata entre la compra y la recepción de
mercancías, sobre todo cuando se trata de importaciones suele ser amplio.

El costo de la mercancía adquirida no es el mismo cuando sale de la bodega

del proveedor que cuando es recibida por la entidad adquirente, para entonces
hubieron de acumularse los gastos propios de este tipo de compras como son:
seguro de de transportación , fletes desde el punto de origen al de destino,
acarreos de las terminales al almacén, empaques especiales y en el caso de
de las importaciones , además de las erogaciones anteriores, derechos de
importación y comisiones aduanales.

Mercancías en consignación.

Las entidades económicas tienen diversas alternativas para estimular o

desarrollar sus ventas, una de estas opciones es remitir sus mercancías a
entidades radicadas en plazas diferentes, dichas entidades se encarguen de su
venta, con lo cual se aprovechan condiciones favorables de otros mercados y
colocarlas con más facilidad a menores gastos y consecuentemente con mayor
utilidad.

Dicha transacción recibe el nombre de mercancías en consignación, puede

definirse como la operación por virtud de la cual una entidad denominada
comitente envía mercancías de su propiedad a otra llamada comisionista para
que realice dichas mercancías a nombre y por cuenta de la primera y de
conformidad con las condiciones establecidas entre ambas entidades.
Las condiciones de las transacciones se asientan en un contrato de comisión
mercantil, el cual debe contener fundamentalmente los siguientes aspectos:

•  Duración del contrato.

•  Periodicidad de las remesas de mercancías.

•  Precio de costo de las mercancías.

•  Precio de venta de las mercancías y de cobranza, en su caso.

•  Periodicidad de remesas de efectivo o cuentas por cobrar del

comisionista al comitente.

•  Definición acerca del responsable de los gastos de operación y en su

caso, naturaleza y monto de dichas erogaciones.

•  Periodicidad y contenido de los informes que el comisionista debe rendir.

•  Base y monto de la comisión del Comitente.

La remisión de Mercancías en Consignación constituye una oportunidad para

que Comitente y Comisionista aumenten sus utilidades, el comitente por medio
del incremento de las ventas, el comisionista a través de la comisión ganada, la
cual representa un ingreso ordinario o extraordinario, según se trate de una
transacción habitual o eventual.

Técnicas de control aplicables a las operaciones que se registran en cada
cuenta contable.

Inventario de mercancías.

•  Los inventarios deben estar bajo custodia de un responsable

perfectamente autorizado.

•  Para un mejor control de las partidas que los integran, los registros
contables deben contar con información tanto de cantidades como de
valores.

•  Separar contablemente las mercancías cuya venta cause el Impuesto al

Valor Agregado.

•  Se debe llevar un sistema de inventarios perpetuos por ser el que mayor

ventaja ofrece en materia de control.

•  Si no se utiliza un sistema de inventarios perpetuos la alta

administración o una persona autorizada debe comparar periódicamente
los porcentajes de margen de utilidad

•  Debe existir control sobre los artículos que se consideren obsoletos o

que por otra causa han sido datos de baja en libros y que físicamente se
encuentren en almacén.

•  Los inventarios deben rendir informes sobre los artículos que tengan
poco movimiento o cuya existencia sea excesiva.

•  Se debe requerir la aprobación de la alta administración o de alguna otra

persona facultada para disponer del material obsoleto, sin uso o
deteriorado.

•  La salida de mercancías del almacén debe estar siempre amparada por

una requisición autorizada o por una nota de embarque.



•  Considerar los requerimientos fiscales para deducir de los ingresos de la
entidad los inventarios dados de baja por obsolescencia o mal estado.

•  Establecer medidas de control sobre aquellos inventarios que se

encuentran en poder de terceras personas como: depósito,
consignación, comodato, garantía etc., efectuar revisiones periódicas y
sorpresivas.

•  Implantar medidas de seguridad contra robos, incendio, etc.

•  Nivelar tanto las bases para evaluar los inventarios como aquellas para
determinar el costo de ventas, mismas que se apliquen en periodos o
ejercicios anteriores, esto concluye en la aplicación del sistema de
contabilidad de costos.

•  Respecto a la toma y valuación de los inventarios físicos:

•  Debe practicarse un inventario físico por lo menos una vez al año,

o sobre una base rotatoria periódica, en ambos casos se requiere
una adecuada planeación.

•  Las diferencias que se determinen deben ser ajustadas en libros.

•  Durante los inventarios se debe separar físicamente la mercancía

propiedad de tercero incluyendo maquilas.

•  Identificar los artículos que deben ser dados de baja por

obsolescencia o mal estado.

•  Cuidar que los precios base para valuación se apliquen y

transcriban correctamente.

•  Verificar cuando menos dos veces cálculos aritméticos

•  Prestar especial atención a los cortes de movimientos en

especial los relacionados con las compras y las ventas.



•  Debe tomarse en cuenta los inventarios en poder de terceras
personas: depósito, consignación, arrendamiento, etc.

•  No olvidar la base de valuación: costo o valor de mercado, el que

sea más bajo.

•  Se debe afianzar a todo el personal que maneja inventarios.

•  Con base en el principio de evitar funciones incompatibles debido a que

la superposición de determinadas actividades pueden dar lugar a
fraudes o malos manejos, es necesario impedir que aquellas personas
que tengan bajo su cargo el control físico de los inventarios intervengan
en las siguientes labores:

•  Manejo de documentos base para el registro de inventarios.

•  Manejo de registros iniciales de inventarios.

•  Autorización de notas de crédito y manejo de documentación de

soporte.

•  Aprobación de las rebajas y devoluciones sobre ventas.

•  Manejo de los registros iniciales de inventarios.

•  Manejo y aprobación de los registros iniciales de compras.

•  Preparación y manejo de documentación base para soportar un

egreso.

•  Aprobación de los registros iniciales de egresos.

•  Manejo de documentación base para el pago salarial y salarios

brutos y netos a pagar.

•  Elaboración de cheques de nómina.

•  Ensobrado del efectivo o pago de sueldos y salarios.




•  Preparación suma, comprobación y autorización de registros de
diario general.

•  Intervención en el registro final o sea el libro mayor.

•  Con respecto al almacenamiento de los inventarios, tener en cuenta el

ciclo siguiente:

•  El departamento de compras debe notificar al departamento de

almacén que se ha emitido una orden de compra.

•  Entrega de los materiales por parte del transportista.

•  Conteo de las cantidades recibidas.

•  Inspección de los materiales recibidos.

•  Entrega de los materiales al responsable.

•  Reporte de los resultados de la recepción al departamento de

cuentas por pagar y áreas interesadas de la entidad.

•  Respecto al almacenamiento de los inventarios, tener en cuenta el ciclo

siguiente:

- Determinar el tipo de materiales y cantidad de ellos para decidir

cómo se van a acomodar y mover dentro del almacén.

-  Aceptar los materiales por parte del encargado del almacén.

- Acomodar y salvaguardar adecuadamente los materiales: almacenar

las partidas voluminosas en las áreas más remotas, apilamiento
adecuado, uso eficiente de anaqueles, estantes y depósitos, prever
necesidades de pasillos, prever flexibilidad para variaciones de los
niveles de inventarios de determinadas partidas y una clara
identificación de localizaciones.
Ciclo de Inventarios.

Naturaleza del proceso de inventarios.

Los materiales recibidos pueden ser enviados directamente hacia los

procesos productivos o convertirse en parte de un inventario en espera de ser
utilizados estos inventarios son comúnmente conocidos como almacenes los
materiales pueden ser materias primas refacciones , partes, subensambles ,
etc. Quedan para su utilización posterior en alguna fase del proceso de
manufactura, mantenimiento de alguna otra actividad operacional los
inventarios pueden provenir de algún proveedor, las actividades en los
almacenes están relacionadas con un gran número de operaciones, tales como
recepción inspección, producción, mantenimiento y ventas.

El ciclo de control del proceso de almacenes.

La función de inventarios en almacenes está relacionada con un amplio campo

de actividades operaciones, es necesario dividir el proceso en los pasos
específicos que comprende está función estos pueden ser:

-La determinación del tipo y cantidad de materiales que se van a mover dentro
de los almacenes.

-La aceptación de los materiales por los almacenes.

-El almacenamiento de los mismos de tal manera que se encuentren

adecuadamente salvaguardados y disponibles cuando sean requeridos.

-La recolección y distribución de materiales específicos bajo requerimiento

debidamente autorizado.



Almacenamiento de los materiales. El almacenamiento de cada uno de los
materiales es una parte del diseño total, y la determinación del lugar en dónde
las diferentes partidas deberán se físicamente acomodadas debe ser diferentes
medios para utilizar el espacio máximo de eficiencia y se incluyen algunas
consideraciones:

-Almacenar las partidas voluminosas en las áreas más remotas.

-Apilamiento adecuado.

-Uso eficiente de anaqueles, estantes y depósitos.

- Prever necesidades de pasillos.

-Prever flexibilidad para variaciones de los niveles de inventarios de

determinadas partidas.

-Claras identificaciones de localización.

Materiales obsoletos.

En la actividad de los almacenes existen materiales dañados u obsoletos, el

departamento de almacenes debe notificar este cambio para efectos contables,
en estas partidas es parte del gran problema de desperdicios y materiales
sobrantes es un requisito investigar las causas de daños u obsolescencias para
determinar en el futuro de minimizar esta clase de problemas que son
ocasionados por las actividades operativas del departamento de almacenes.

Inventarios disponibles.

En el control y la administración de inventarios es necesario contar con la

información confiable, estos inventarios son indispensables para preparar los
estados financieros ya que la constancia física de su existencia es la base
sólida para tomar decisiones de compra y para medir volúmenes de producción
como por ejemplo del caso de la petrolera.
El sistema de ubicación de materiales se puede evaluar durante la toma física
de inventarios, debe verificar si existen materiales almacenados en forma
duplicada, como la existencia de material obsoleto o de lento movimiento, es
importante asegurarse que los conteos se efectúan sobre la base de pruebas,
las diferencias entre las existencias físicas y los registros en libros son
importantes los indicadores de la eficiencia operacional del sistema de control
de inventarios,

El costo de inventario es un elemento importante en los estados financieros de

muchas empresas, el inventario se utiliza para indicar la mercancía que se
tiene para su venta en las actividades cotidianas de la empresa , los materiales
en proceso de producción o disponibles para producción, el costo de mercancia
es su precio de compra, menos cualquier descuento en la compra, estos
costos representan la mayor parte del costo de inventario, el inventario de
mercancías también incluye otros costos por ejemplo: transporte, derechos de
importación y los seguros contra pérdidas en tránsito.

Los dos objetivos principales del control interno sobre el inventario son
salvaguardar el inventario y reportarlo correctamente en los estados
financieros, estos controles internos pueden ser de naturaleza preventiva o
para detectar posibles anomalías, entre los controles para salvaguardar el
inventario se incluye el establecimiento de medidas de seguridad para evitar
daños a la mercancía daños a la mercancía o robo por parte de los empleados,
por ejemplo debe almacenarse en una bodega o en otra área de acceso
restringido, permitiendo el paso solo a empleados autorizados.

El retiro de mercancía del almacén debe controlarse con el uso de formas de

requisición, el área debe tener clima controlado para evitar daños causados por
le clima, cuando la empresa no éste trabajando ó no esté abierta , el área de
almacén debe permanecer cerrada con llave ó con mucha seguridad.

En empresas que venden al menudeo se cuida que no haya robos de

mercancía por parte de los clientes, es frecuente que las tiendas utilicen
dispositivos como espejos aparentes que permiten vigilar a los clientes,



cámaras de circuito cerrado y guardias de seguridad, los artículos de precio
elevado se exhiben en gabinetes con llave, por ejemplo hay tiendas que
venden ropa al menudeo muchas veces colocan etiquetas magnéticas de
plástico en artículos valiosos como los abrigos de piel, algunos sensores
colocados a la salida se activan las alarmas si un empleado no ha retirado las
etiquetas, estos controles están diseñados para evitar robos por parte de los
clientes.

Todas las mercancías que son propiedad de la empresa deben incluirse en su

inventario.

En el uso de un sistema de inventario perpetuo también proporciona un medio

efectivo de control sobre el inventario, la cantidad de cada tipo de mercancía en
existencia está disponible en un libro mayor de inventario auxiliar , el libro
mayor auxiliar puede ser útil para mantener las cantidades de inventario a
niveles adecuados.

Métodos para calcular el costo de inventario en un sistema de inventario

perpetuo.

En un sistema de inventario perpetuo, todos los incrementos y decrementos de

mercancía se registra de manera parecida en la se emplea para registrar los
incrementos y decrementos de efectivo, la cuenta inventario de mercancías al
principio de un periodo contable indica la existencia de mercancía en esa
fecha, las compras se registran haciendo un cargo a inventario de mercancía y
un abono a efectivo o a cuentas por pagar, en la fecha de cada venta se
registra el costo de la mercancía vendida haciendo un cargo a costo de
mercancía vendida y un abono a inventario de mercancías, cuado se compran
unidades idénticas de un producto a diferentes costos unitarios durante un
periodo en un flujo de costos para calcular el costo del inventario en el sistema
de inventario perpetuo, utilizando los métodos siguientes para calcular costos:

Primeras entradas, primeras salidas.

Últimas entradas, primeras salidas.

Costo promedio.

Artículo Unidades Costo

Enero 1 Inventario 10 $20.00

4 Venta 7

10 Compra 8 21.00

22 Venta 4

28 Venta 2

30 Compra 10 22.00
Método de primeras entradas, primeras salidas (PEPS).

Las empresas tratan de vender los artículos en el orden que se compran, el

caso de los perecederos y los artículos cuyos estilos o modelos cambian con
frecuencia, al final de cada temporada o de estilo o por caducidad, el método
de primeras entradas, primeras salidas con frecuencia es adecuado para el
movimiento o flujo físico de mercancía, el método peps genera resultados casi
iguales a los obtenidos identificando los costos específicos de cada artículo
vendido y existente en inventario.

Se utiliza el método pepes para calcular el costo de inventario, los costos se

incluyen en el costo de la mercancía vendida en el orden en que se incurrió en
ellos, los asientos del libro diario para compras y ventas, como la cuenta del
libro mayor auxiliar de inventario para el artículo, en la cuenta se puede ver el
número de unidades en existencia después de cada transacción con los costos
totales y unitarios.

Método de últimas entradas, primeras salidas (UEPS).

Se utiliza el método de ueps en un sistema de inventario perpetuo, el costo de

las unidades vendidas es el costo de las compras más recientes, cuando se
utiliza el método peps, el libro mayor de inventario se mantiene sólo en
unidades, las unidades se convierten en moneda de curso legal cuando se
preparan los estados financieros al final del periodo.

El uso del método peps se limitaba originalmente a aquellas situaciones raras

en las que las unidades vendidas se tomaban de los productos adquiridos más
recientes , por razones de impuestos, su empleo se ha incrementado en las
últimas décadas, el ueps se utiliza con frecuencia en la actualidad, aun cuando
no representa el flujo físico de las mercancías.

Método de costo promedio. También se le llama método promedio ponderado.




Se utiliza el método de costo promedio en un sistema de inventario perpetuo,
cada vez que se hace una compra se calcula un costo unitario promedio para
cada tipo de artículo, este costo se utiliza entonces para determinar el costo de
cada venta hasta que haga otra compra y se calcule un nuevo promedio, a esta
técnica se le llama promedio en movimiento, también reutiliza en los costos que
se comparan contra los ingresos de acuerdo con un promedio de los costos
unitarios de las mercancías vendidas, el costo unitario promedio ponderado se
determina dividiendo el costo total de las unidades de cada artículo disponible
para su venta durante el periodo, entre el número relacionado de unidades de
ese articulo y el método de costo promedio no se utiliza con frecuencia en un
sistema de inventario perpetuo.

Sistemas computarizados de inventario perpetuo.

Los registros de un sistema de inventario perpetuo se pueden llevar

manualmente un sistema de este tipo es costoso y consume mucho tiempo en
las empresas con gran cantidad de artículos en inventario y numerosas
transacciones de compra y venta, en casi todos los casos el registro que se
lleva para los sistemas de inventario perpetuo es el computarizado.

Se describe un ejemplo del uso de computadoras para llevar los registros de

inventario perpetuo:

-Los detalles relevantes de cada artículo, tales como descripción, cantidad y

tamaño, se capturan en un registro de inventario, estos registros se forma el
archivo computarizado de inventario y debe se igual al saldo de la cuenta del
libro mayor de inventario.

-Cada vez que se compra un artículo o lo devuelve el cliente, los datos de

inventario se capturan en los registros y archivos computarizados de inventario.

-Cuando se vende un artículo, un vendedor digitaliza el código de barras del

artículo con el lector óptico y el lector capta el código magnético y marca la
venta en la caja registradora, se actualizan los registros y archivos de
inventario.



-Una vez que se hace el inventario físico se capturan en la computadora los
datos anotados al contar las existencias estos se comparan con los saldos
actuales y se imprime una lista de sobrantes y faltantes, los saldos de
inventario se ajustan entonces a las cantidades determinadas al contarse
físicamente las existencias.

Métodos para calcular el costo de inventario en un sistema de inventario

periódico.

Se utiliza el sistema de inventario periódico sólo se registran los ingresos cada

vez que se hace una venta si al momento de la venta no se hace ningún
asiento para registrar el costo de la mercancía vendida, al final del periodo
contable se hace un inventario físico para determinar el costo de inventario y de
las mercancías vendidas, las empresas comerciales que usan el sistema
periódico, el costo de la mercancía vendida durante un periodo que se presenta
los estados de resultados.

Método de primeras entradas, primeras salidas.

Es el conteo físico de existencias del 31 de diciembre que no se han vendido

utilizando el método peps, el costo de las unidades vendidas al restar el costo
de la mercancía vendida y la mercancía disponible para su venta se obtiene
como costo del inventario al 31 de diciembre.

El inventario está integrado por los costos más recientes entre los costos de la
mercancía vendida durante el año y el inventario al 31 de diciembre.

Método de últimas entradas, primeras salidas.

Se utiliza el método ueps, el costo de la mercancía vendida se integra con los

costos más recientes, al restar las unidades ó artículos el costo de la
mercancía vendida y la mercancía disponible para su venta se obtienen del
costo del inventario al 31 de diciembre, el inventario está integrado por los
primeros costos entre el costo de la mercancía vendida durante el año y el
inventario al 31 de diciembre.
CASO PRÁCTICO

ANTECEDENTES DE LA EMPRESA.

Es una empresa comercial, que se dedica a la compra-venta de material

eléctrico.

Comenzó sus operaciones 31 de agosto del 1977, se encuentra España no 5

ubicada en la zona del frac. Reforma en Veracruz, Ver.

La empresa inicia sus operaciones , en la ciudad de Boca del Río cuando

nada más existía unos pocos negocios en competencia conforme al paso de
los años , abrieron más negocios de la misma actividad de material eléctrico y
después apertura un negocio más en la calle de colón pero no funcionó y nada
más se quedó funcionando la matriz .

La función de la empresa es : adquiere la empresa la mercancía de diferentes

proveedores provenientes de diferentes lugares de la república algunos
lugares son de la ciudad de México , Aguascalientes, Puebla, y otros del mismo
Puerto de Veracruz, de dichos proveedores se obtienen créditos desde 1
semana hasta 2 meses, la empresa vende de contado y a crédito, los mayores
ingresos se obtienen por las ventas a constructoras o a microempresas, dando
a sus clientes un crédito de un mes para así tener un margen casi de un mes
más para así realizar los pagos a proveedores.



Conforme a los años que ha pasado la empresa por no tener un buen control
interno actualizado o sistemático ha sufrido desvíos de mercancías en el cual
se ve afectado.

En sus activos, en este caso práctico se elaborará los registros de las

mercancías en forma sistematizada para así, poder tener mayor control en su
inventario ya que es la fuente de riqueza de la entidad, y si no hay inventario no
hay que vender.

Cuestionario del Caso Práctico del Control Interno en Inventarios

Evaluación del Control Interno.

CUESTIONARIO

DETALLE SI NO N.A. OBSERVACIONES

INVENTARIO

Pregunta 1.

¿En la empresa existe

autorización para la salida de
mercancías en el inventario? X

Pregunta 2.

¿Se revisan los inventarios

X
periódicamente?

Pregunta 3

¿Se maneja un número

X
determinado de mercancías?
Pregunta 4

¿En la empresa tienen una

X
persona responsable del
inventario?

Pregunta 5

¿Hay alguna persona

X
responsable que realiza los
pedidos a los proveedores?

Pregunta 6

¿ Ti e n e n u n e n c a r g a d o d e
X
preparar las solicitudes de
compras?

Pregunta 7

¿Existe un catálogo de
X
proveedores en la empresa?

Pregunta 8

¿Se aprovechan por escrito las

peticiones de compra por
empleados responsables de tales X
departamentos?

Pregunta 9

¿Se cerciora el departamento de

compras de que los proveedores
seleccionados son tan buenos o X
mejores en lo que respecta a
calidades, precios, fechas de
entrega?
Pregunta 10

¿Se realizan todas las compras

sobre la base de requisiciones o
solicitudes escritas? X

Pregunta 11

¿ L a contabilidad realmente
registra el sistema de costos de
forma integral y si no tiene fallas X
o defectos importantes?

Pregunta 12

¿Se conservan para nuestra

inspección las hojas originales de
los recuentos físicos practicados X
por los empleados de la
compañía?

Pregunta 13

¿Han establecido el sistema de

X
doble revisión de las anotaciones
en el inventario en cantidades?

Pregunta 14

¿Existen métodos para registrar

X
las mercancías?

Pregunta 15

¿Existe un ordenamiento en las

mercancías para mayor X
verificación?
Pregunta 16

¿Los registros de los inventarios

permanentes son manejados por
personas que no tengan X
intervención ni en la custodia ni
en la operación de las
mercancías?

Pregunta 17

¿Se dan claras instrucciones para

X
la toma física de inventarios y se
investigan oportunamente las
diferencias presentadas?

Pregunta 18

¿Al determinar las relaciones de

X
inventarios están compiladas,
resumidas, sumadas y calculadas
con exactitud y si los totales
reflejan apropiadamente las
cuentas que aparecen en los
Estados Financieros?

Pregunta 19

¿Existe una cuenta de control en

X
el mayor general por cada rubro
de inventario?
Pregunta 20

¿Existe algún requisito para la

X
recepción de pedidos?

Pregunta 21

¿Se efectúan periódicamente

X
inventarios físicos por personas
ajenas a la custodia de las
mercancías y al manejo de los
registros de inventarios?

Pregunta 22

¿Se han centralizado la función

del departamento de compras en
un departamento separado de los X
de contabilidad de embarque y de
recepción de mercancías?

Pregunta 23

¿Existe algún registro para la

descripción de pedidos en orden
cronológico de todas las X
mercancías recibidas?

Pregunta 24

¿Están previamente enumerados

y controlados los documentos de
recepciones de mercancías X
recibidas?

Pregunta 25
¿Se inspecciona en este X
departamento los efectos
adquiridos para determinar la
condición en que se reciben, se
cuentan, se pasan o miden?

Pregunta 26

¿Se cotejan por el departamento

de recepción las cantidades y
descripciones de los efectos X
recibidos contra las órdenes de
compra o contra los avisos que
se tienen?

Pregunta 27

¿Existe algún método para

X PEPS
evaluar los inventarios?

Pregunta 28

¿El método que se utiliza es

X
conveniente para valuar el costo?

Pregunta 29

¿Cuenta con el personal

adecuado para determinar sus
costos? X

Pregunta 30

¿Existe alguna creación de

reservas con las cuales
se
puedan cubrir perdidas en los X
inventarios (robos, por daños,
incendios)?

Pregunta 31

¿Se consideran las anotaciones

en los inventarios constantes por
medio del catálogo de cuentas X
colectivas adecuadas?

Pregunta 32

¿Si se revisan los cálculos de la

X
valuación de los inventarios?

Pregunta 33

¿La revisión del cálculo de

X
inventarios la hace un funcionario
importante?

Pregunta 34

¿Se sigue el mismo método de

valuación que en el ejercicio
pasado? X

Pregunta 35

¿Se usan notas de entrega? X

Pregunta 36

¿Se informa prontamente el

departamento de recepción
acerca de faltantes, rechazos,
etc., al departamento de compras X
y contabilidad?

Pregunta 37

¿Identifican cuáles son las

X
mercancías de la empresa que
tienen menos rotación

Total 12 23 2

Pregunta 1.

¿En la empresa existe autorización para la salida de mercancías en el

inventario?

a) Si b) No

Interpretación.

La empresa Tofy respondió que si se realiza un formato con la firma del dueño
para la salida de mercancías.

Pregunta 2.

¿Se revisan los inventarios periódicamente?

a) Si b) No

Observación.



La empresa respondió que se realiza una vez por año el inventario físico ya
que la empresa la compone y la trabajan familiares.

Pregunta 3

¿Se maneja un número determinado de mercancías?

a) Si b) No

Observación

La empresa responde que no maneja un número determinado, ya que la

empresa se dedica a la compra-venta de material eléctrico y en este giro se
manejan un mil de artículos diferentes desde focos, tornillos y lámparas de
alumbrado público.

Pregunta 4

¿En la empresa tienen una persona responsable del inventario?

a) Si b) No

Observación.

La empresa respondió que no hay nadie de responsable del inventario por que
la empresa es familiar.

Pregunta 5

¿Hay alguna persona responsable que realiza los pedidos a los proveedores?

a) Si b) No

La empresa respondió que no hay alguna persona responsable de realizar los

pedidos, realizan sus pedidos conforme la mercancía se va mermando y los
pedidos los realiza el dueño, la esposa, la sobrina, la secretaria.

Pregunta 6
¿Tienen un encargado de preparar las solicitudes de compras?

a) Si b) No

Observación.

La empresa que no hay alguna persona responsable de preparar las solicitudes

de compras.

Pregunta 7

¿Existe un catálogo de proveedores en la empresa?

a) Si b) No

Observación.

Si existe un catálogo ó relaciones de proveedores, la antigüedad que se tienen

con ellos es de un promedio de 25 años.

Pregunta 8

¿Se aprovechan por escrito las peticiones de compra por empleados

responsables de tales departamentos?

a)  Si b) No

Observación.

La empresa respondió que no es grande consta de 8 empleados, no se realizan

las peticiones por escrito, pero si se realizan juntas mensuales para poder
intercambiar opiniones.

Pregunta 9

¿Se cerciora el departamento de compras de que los proveedores

seleccionados son tan buenos o mejores en lo que respecta a calidades,
precios, fechas de entrega?

a)  Si b) No
Observación.

La empresa respondió que no supervisa las fechas de entrega, pero si checa

las calidades y precios.

Pregunta 10

¿Se realizan todas las compras sobre la base de requisiciones o solicitudes

escritas?

a) Si b) No

Observación

La empresa respondió si se realiza un vale firmado por la empresa por el

dueño, el proveedor despacha la mercancía y le entrega una copia de la factura
y cuando está ya está pagada el proveedor da la original.

Pregunta 11

¿La contabilidad realmente registra el sistema de costos de forma integral y si

no tiene fallas o defectos importantes?

a) Si b) No

Observación.

La empresa respondió que son mínimas las fallas que tienen en el sistema de
costos.

Pregunta 12

¿Se conservan para nuestra inspección las hojas originales de los recuentos
físicos practicados por los empleados de la compañía?

a) Si b) No

Observación.



La empresa respondió que no es necesario, ya que la empresa cuenta con
personal familiar y es de su confianza.

Pregunta 13

¿Han establecido el sistema de doble revisión de las anotaciones en el

inventario en cantidades?

a) Si b) No

Observación.

La empresa respondió que no es necesario.

Pregunta 14

¿Existen métodos para registrar las mercancías?

a) Si b) No

Observación.

La empresa respondió que no utiliza ningún método, está establece sus precios
al precio que le da su proveedor y le aumenta un 12%.

Pregunta 15

¿Existe un ordenamiento en las mercancías para mayor verificación?

a) Si b) No

Observación.

La empresa responde si existe un ordenamiento, por que le ayuda a verificar si

algún artículo ya se está mermando y como también venden iluminación tienen
que tener los focos acomodados por color para llamar la atención de los
clientes y también por seguridad por que son frágiles y se pueden romper.

Pregunta 16



¿Los registros de los inventarios permanentes son manejados por personas
que no tengan intervención ni en la custodia ni en la operación de las
mercancías?

a) Si b) No

Observación

La empresa respondió que no es necesario ya que su personal es familiar.

Pregunta 17

¿Se dan claras instrucciones para la toma física de inventarios y se investigan

oportunamente las diferencias presentadas?

a) Si b) No

Observación.

La empresa tiene una junta semanal donde se aclaran los errores de los
empleados, conforme a los inventarios hay que tomar medidas más rígidas
para ver esas diferencias.

Pregunta 18

¿Al determinar las relaciones de inventarios están compiladas, resumidas,

sumadas y calculadas con exactitud y si los totales reflejan apropiadamente las
cuentas que aparecen en los Estados Financieros?

a) Si b) No

Observación.

La empresa respondió se tiene la información para necesaria para que el

contador pueda elaborar los estados financieros, pero con una exactitud no se
tiene el 85% de factibilidad en la información.

Pregunta 19



¿Existe una cuenta de control en el mayor general por cada rubro de
inventario?

a) Si b) No

Observación

La empresa respondió que no es necesario ya que los dueños están todo el día
en la empresa.

Pregunta 20

¿Existe algún requisito para la recepción de pedidos?

a) Si b) No

Observación.

La respondió empresa respondió que no es importante, por que los dueños

reciben la mercancía.

Pregunta 21

¿Se efectúan periódicamente inventarios físicos por personas ajenas a la

custodia de las mercancías y al manejo de los registros de inventarios?

a) Si b) No

Observación.

La empresa respondió que ya que se realiza el inventario cada año y los

contadores supervisan el conteo

Pregunta 22

¿Se han centralizado la función del departamento de compras en un

departamento separado de los de contabilidad de embarque y de recepción de
mercancías?

a) Si b) No
Observación.

La empresa respondió que el dueño es el encargado de efectuar las compras y

de recibir las mercancías.

Pregunta 23

¿Existe algún registro para la descripción de pedidos en orden cronológico de

todas las mercancías recibidas?

a) Si b) No

Observación.

La empresa respondió que no existe un orden cronológico de las mercancías

recibidas.

Pregunta 24

¿Están previamente enumerados y controlados los documentos de recepciones

de mercancías recibidas?

a) Si b) No

Observación.

La empresa respondió que si se lleva un control en Excel para saber la

mercancía que entra y las cuentas por pagar a los proveedores y por cobrar a
los clientes.

Pregunta 25

¿Se inspecciona en este departamento los efectos adquiridos para determinar

la condición en que se reciben, se cuentan, se pasan o miden?

a) Si b) No

Observación.



La empresa respondió que si por que tienen que cotejar la mercancía que
reciben contra la factura como se compra de mayoreo nada más se cuenta las
cajas como los cables vienen de rollos de 100 metros, pero para la vende si se
miden desde un metro hasta 99 metros..

Pregunta 26

¿Se cotejan por el departamento de recepción las cantidades y descripciones

de los efectos recibidos contra las órdenes de compra o contra los avisos que
se tienen?

a) Si b) no

Observación.

La empresa respondió que si para tener la mercancía suficiente y para que no

se le niegue la cliente nada.

Pregunta 27

¿Existe algún método para evaluar los inventarios?

a) Si b) No

Observación.

La empresa respondió que efectúa el método PEPS.

Pregunta 28

¿El método que se utiliza es conveniente para valuar el costo?

a) Si b) no

Observación.

La empresa respondió que las mercancías disponibles para su venta conforme

al inventario.
Pregunta 29

¿Cuenta con el personal adecuado para determinar sus costos?

a) Si b) No

Observación.

La empresa respondió que no es necesario ya que el dueño es el que realiza

Los costos en su empresa.

Pregunta 30

¿Existe alguna creación de reservas con las cuales se puedan cubrir perdidas
en los inventarios (robos, por daños, incendios)?

a) Si b) No

Observación.

La empresa respondió que no es necesario ya que el personal es de confianza.

Pregunta 31

¿Se consideran las anotaciones en los inventarios constantes por medio del
catálogo de cuentas colectivas adecuadas?

a) Si b) No

Observación.

La empresa respondió que no es necesario ya trata de supervisar su

inventario para subastarlo.

Pregunta 32

¿Si se revisan los cálculos de la valuación de los inventarios?

a) Si b) No
Observación.

La empresa respondió que no se efectúa la valuación pero si identifica que

articulo vendió y aproximadamente cuantas unidades tiene aproximadamente
en inventario.

Pregunta 33

¿La revisión del cálculo de inventarios la hace un funcionario importante?

a) Si b) No

Observación.

La empresa respondió que un funcionario no pero el dueño si.

Pregunta 34

¿Se sigue el mismo método de valuación que en el ejercicio pasado?

a) Si b) No

Observación.

La empresa respondió que sigue mismo del año pasado en relación de

inventarios que les facilita realizar en inventario cada año por el número de
artículos.

Pregunta 35

¿Se usan notas de entrega?

a) Si b) No

Observación.

La empresa respondió cuando la mercancía se vende a crédito y todavía no se

realiza la factura, se le da al cliente a que firmen los vales de mercancía y así
la factura es amparada de que la mercancía fue entregada por los vales.
Pregunta 36

¿Se informa prontamente el departamento de recepción acerca de faltantes,

rechazos, etc., al departamento de compras y contabilidad?

a) Si b) No

Observación.

La empresa respondió que no se tiene al 100% en relación de faltantes.

Pregunta 37

¿Identifican cuáles son las mercancías de la empresa que tienen menos

rotación

a) Si b) No

Observación.

La empresa respondió que si tienen identificadas las mercancías, por que se ve

reflejado en su almacén.


Resultados y conclusiones del cuestionario de evaluación del control

interno.

Del 100% de las preguntas aplicadas el 33% de las respuestas fueron

afirmativas, el 62% negativas y el otro 2% no aplicó por lo que quiere decir que
el control interno se encuentra con fallas considerables en el inventario el cual
al no contar con una revisión periódica al igual que una persona responsable
del mismo permite que de manera periódica se encuentren faltantes en la
mercancía, así como que no se tiene control de las existencias, ni en el área de
mostrador ni en bodega por lo cual cuando algún cliente hace un pedido mayor
este no se surte con la rapidez necesaria, pues primero se tendrá que checar
si se tiene, es decir, no se sabe con exactitud cual es la existencia de la
mercancía, y después se tendrá que surtir generando de esta manera una
situación de perdida de competencia, pues muchas veces los clientes esperan
que sus pedidos sean surtidos con la mayor rapidez posible y al menor costo
en el mercado.

Con la falta de la aplicación de medidas de control en el rubro de inventarios

también se permite que los empleados hagan mal uso o incluso abusen
tomando mercancía que es del negocio para sus fines particulares o bien
desviando pedidos y surtiéndolos ellos mismos, resultando para la empresa en
perdidas importantes que afectan sus finanzas y su rentabilidad.
CONCLUSIONES GENERALES.

En relación del control interno sobre salvaguarda de los activos que encajan
dentro de una o mas empresas, estos controles engloban cada uno de los
componentes del control interno, en la medida en que dichos componentes
tienen que ver con la prevención o detección oportuna de la adquisición,
utilización o enajenación no autorizada de los activos que pudiera afectar
materialmente a los estados financieros.

En el análisis que se encontró en las actividades de control con el fin de

asegurar que se ponen en marcha las directrices de la administración para
cubrir el riesgo, tales actividades de control incluirían los controles que
aseguran que la adquisición, utilización o enajenación de los elementos del
activo únicamente se produce con la autorización general o especifica de la
dirección, incluido el cumplimiento de las políticas y procedimientos
establecidos para dicha adquisición, utilización o enajenación, también se
incluiría la comparación de los activos existentes con los registros relacionados
a intervalos razonables y la toma de las medidas adecuadas respecto a
cualquier diferencia.



La finalidad es dar a conocer la importancia del control interno en las entidades,
la información es necesaria para ejercer sus responsabilidades en relación con
la prevención o detección oportuna de actividades ya sean autorizadas ó no
autorizadas, y mecanismos que permiten a la dirección supervisar el
funcionamiento de dichos controles.

Los activos que pudieran originar pérdidas materiales respecto a los estados
financieros, por ejemplo, cuando se incurre en gastos, se realizan inversiones o
se incurre en pasivos no autorizados, se roban existencias o se utilizan activos
para fines personales, los controles están diseñados para que la utilización de y
el acceso al activo cumplen con la autorización de la dirección. La autorización
incluye la aprobación de las transacciones de acuerdo con las políticas y
procedimientos establecidos por la dirección y el consejo de administración
para salvaguardar los activos, tales como el establecimiento y cumplimiento de
los requisitos relacionados con la concesión y control de crédito o la toma de
decisiones sobre inversiones, incluyendo el correspondiente soporte
documental.

Es recomendable tener un control físico de los inventarios, en documentos que

sirven de base para el registro de inventarios, aprobación de los registros de
compras, inspeccionar los materiales recibidos y realizar supervisiones
aleatorias al responsable del almacén.

Cabe saber que los controles sobre la salvaguarda de los activos respecto de
la adquisición, utilización o enajenación indebida no están diseñados para
proteger contra las perdidas de activos derivadas de la ineficiencia o de las
decisiones de la dirección sobre operaciones, tales como la venta de un
producto que resulta no rentable, la inversión en equipos o materiales que
resulten no ser necesarios o satisfactorios, la autorización de una investigación
que resulte no productiva o de publicidad ineficaz o la aceptación de cierto
grado de robo de mercancía por parte de los clientes como riesgo inherente a
un negocio de distribución minorizada. En la medida en que pueden producirse
dichas pérdidas, unos controles efectivos sobre la presentación de la
información financiera deben proporcionar seguridad razonable de que las
mismas están adecuadamente reflejadas en los estados financieros, alertando
a los usuarios sobre la necesidad de que se tomen medidas al respecto.

Recomendaciones.

En los controles de la salvaguarda de los activos contra la adquisición,

utilización o enajenación no autorizada y que proporcionan una base para que
la dirección informe sobre los mismos, se recomienda a las direcciones que
informan a terceros acerca de los controles existentes sobre la presentación de
la información financiera que también traten los controles sobre la salvaguarda
de los activos contra la adquisición, utilización o enajenación no autorizada.
Asimismo, recomienda a las direcciones que incluyan menciones específicas
sobre dichos controles en el informe. Un modelo de información a terceros
seria el siguiente:

La entidad tiene un sistema de control interno sobre la presentación de la

información financiera y la salvaguarda de los activos contra la adquisición,
utilización o enajenación no autorizada, que esta diseñado para proporcionar a
la dirección y consejo de administración un grado de seguridad razonable en
cuanto a la fiabilidad de los estados financieros públicos y la salvaguarda de los
activos. El sistema dispone de mecanismos de supervisión y se toman las
medidas necesarias para corregir deficiencias en cuanto estas se identifican.
Todo sistema de control interno, por muy bien diseñado y eficaz que sea, tiene
limitaciones inherentes – incluyendo la posibilidad de que los controles sean
eludidos o burlados – por lo que solo puede proporcionar una seguridad
razonable en cuanto a la fiabilidad de los estados financieros y la salvaguarda
de los activos.



Además, debido a los cambios que pueden producirse en las condiciones del
entorno, la eficacia del sistema de control interno puede variar con el tiempo.

La entidad ha evaluado su sistema de control interno al 31 de diciembre de

2009 basándose en los sistemas de eficacia de control interno sobre la
presentación de la información financiera descrita en “control interno”.

Así mismo se le informó a la administración de la compañía de los resultados

obtenidos en el cuestionario de evaluación del control interno, encontrando que
este adolece de ciertas medidas que son necesarias muchas veces e
indispensables otras, para salvaguardar la mercancía que se encuentra en
inventario disponible para la venta.

De los resultados obtenidos la empresa tomo nota y llevo a cabo los cambios
necesarios, posteriormente a los tres meses se evalúo el estado de resultados
obtenido por la empresa después de los cambios y los resultados obtenidos
tienen tendencia a mejorar las finanzas de la empresa.

Finalmente es necesario verificar que las medidas correctivas de control interno

que se hayan implementado sigan funcionando con el avance de las
operaciones, pues de lo contrario habrá que aplicar nuevas medidas que
garanticen el buen funcionamiento de la empresa, la mejoría de sus finanzas y
la generación de utilidades.