REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA
MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA
EDUCACIÓN SUPERIOR
I.U.T. PEDRO EMILIO COLL
ADMINISTRACIÓN MENCIÓN CONTADURÍA
DISEÑO DE UN PLAN DE ESTRATEGIA DE CONTROL INTERNO PARA
EL PROCESO DE INVENTARIO DE LA EMPRESA INVERSIONES E&J
SALCEDO C.A., PUERTO ORDAZ - ESTADO BOLIVAR
TUTORA: AUTORES:
Tisbeth García González Dayluz
Hernández Mariana
Marcano Yackeline
Puerto Ordaz, Noviembre 2016
CAPITULO I
EL PROBLEMA
Planteamiento del Problema
En los momentos actuales, la economía de muchos países está
caracterizada por una inequidad social y de pobreza, es decir de
escasez de recursos materiales y financieros, de aquí se deriva la
importancia de que cada entidad use eficazmente los recursos que posee, ya
que en los negocios van a coexistir los diversos medios tantos
materiales, humanos como financieros para desarrollar sus
operaciones. Tradicionalmente los inventarios fueron vistos, dentro de la
gestión empresarial como un mal necesario para garantizar la continuidad de
la producción.
Sin embargo, la gestión empresarial actual está necesitada
de una adecuada gestión y control de los inventarios, donde debe primar
el criterio de mantener las cantidades mínimas necesarias que garanticen la
continuidad de todo el flujo en la cadena logística que permitan absorber el
impacto de la variabilidad de incertidumbre asociadas a la operación,
garantizando la máxima satisfacción del cliente y la eficiencia de la entidad.
El inventario, después de las cuentas por cobrar, representa una inversión
cuantiosa en activos circulantes de la mayoría de las empresas.
Ante esto, Furlan, T. (2012) manifestó: “El inventario tiene un papel
fundamental para cualquier organización, ya que el mismo añade una
flexibilidad de operación que de otra manera no existiría” (p.21). Las
empresas dedicadas a la compra y venta de mercancías, por ser ésta su
principal función y la que dará origen a todas las restantes operaciones,
necesitarán de una constante información resumida y analizada sobre sus
inventarios, lo cual obliga a la apertura de una serie de cuentas principales y
auxiliares relacionadas con esos controles.
De tal manera, que las empresas venezolanas que manejan
inventarios de mercancías, tienden a enfrentar retos muy difíciles. La
importancia y la potencialidad que ha adquirido la industria son significativas
para el país. El problema principal que afrontan estas, es que no cuentan con
un sólido control interno, lo cual se traduce en faltantes y sobrantes de
inventario, caducidad de productos, deterioro de las mercaderías, y con
posibles contingencias tributarias; los cuales incurren directamente en que
bajen la liquidez como consecuencia de éstos y que por tanto la gerencia no
llegue a cumplir con los objetivos trazados
Es por ello, que hablar de control interno y proceso de inventario, es
hacer énfasis en la forma como se administra una empresa, sea cual fuere
su naturaleza. Es decir, que del buen manejo de los materiales en
inventario, que posea una organización y el adecuado control que exista
para el registro y uso del mismo, contribuyen con el buen desempeño
administrativo y además demuestran que las normas, registros y
procedimientos que se utilizan para el manejo de este importante recurso
está generando los resultados esperados de las empresas.
Al respecto Rodríguez L. (2014) expresó;
Cuando hablamos de inventarios, es necesario conocer en
forma amplia acerca de este activo, ya que, si bien solo vamos a
tratar el inventario de consecuencias el cual es el que se maneja
en una empresa comercial. También debemos saber que en una
empresa manufacturera se maneja: Inventario de materia prima,
Inventario de productos en procesos, Inventario de productos
terminados.e Inventarios de suministros (p.2)
De tal forma, que los sistemas de información representan las
principales técnicas para la organización de los procesos y datos a registrar,
es por esta razón que la mayoría de las empresas poseen herramientas y
técnicas computarizadas para simplificar el trabajo dentro de ella. De allí que
en la actualidad existen empresas que aún con los avances tecnológicos
manejan su información de forma manual, tal es el caso de muchas
empresas del Estado Bolívar, lo cual ocasiona un problema en el momento
de obtener información.
Cabe destacar que de esta realidad no escapa Inversiones E&J
Salcedo C.A; que es una pequeña empresa encargada de la compra y venta
de víveres ( charcutería, hortalizas, entre otros), la cual se encuentra ubicada
en la Urbanización Gran Sabana Sector Las Casitas, Parroquia Unare. La
misma presenta fallas en el registro y control de la mercancía, el cual se lleva
de manera deficiente, con un control ambiguo, agotamiento de la existencia
de productos, escaso conteo físico y caos para ofrecer productos a los
consumidores.
De igual manera, la empresa mantiene un sistema de archivo
descuidado de las facturas de compras y ventas de mercancías y de los
comprobantes de gastos y pagos a proveedores, entre otros, trayendo como
consecuencia pérdidas al momento de realizar los diferentes estados
financieros, los cuales no reflejan saldos correctos en el momento de su
elaboración, lo que representa muy poca confiabilidad en la toma
decisiones. Además los registros de los movimientos de mercancías son
inexactos, las cantidades asentadas en los libros no siempre corresponden
con las existencias, en ocasiones es mayor y en otras menor.
Aunado a las políticas de ventas utilizadas por la empresa, las cuales
se rigen por la estrategia de lista de precios sugeridos, lo que conlleva a que
el cliente busque un precio más bajo al original o sugerido, lo que trae como
consecuencia la inconformidad, molestia y disgusto en la sociedad
consumidora que se ve afectada económicamente. Además se logró que la
empresa no cuenta con un personal calificado para llevar el control de
inventario, pues con el fin de ahorrar costos son los mismos empleados y
encargados del negocio quienes controlan la entrada y salida de mercancía.
Quedando en evidencia que la empresa no dispone de un sistema de
facturación e inventario que le permita controlar las entradas y salidas de
mercancía.
Las consecuencias del problema mencionado son; daños físicos a la
mercancía, agotamiento o exceso de mercancía por no existir un margen de
existencia. Además en el momento de determinar el inventario de mercancía
al final del periodo, se describen saldos incorrectos por la variación de
precios, lo que a su vez afecta el costo de venta y arrojan resultados
impropios del ejercicio. Además, el sistema de contabilización de mercancía
implantado en la empresa afecta notablemente el margen de ganancia del
ejercicio al final del periodo contable, además de esto, ocasiona variación en
el costo de venta de sus productos vendidos.
Tomando en cuenta el planteamiento anterior, se hace necesario
proponer a la empresa Inversiones E&J Salcedo C.A , un medio que le ayude
a realizar estas tareas para así facilitar el trabajo y llevar un control exacto de
la información, debido a que el proceso administrativo llevado actualmente
está basado en un diseño elaborado empíricamente y que hasta ahora se ha
considerado bueno, mas no satisface en forma absoluta las necesidades de
la empresa, por lo cual se considera que se requiere de un modelo
actualizado para de una forma definitiva alcanzar el éxito esperado en cuanto
al proceso señalado.
Evidentemente lo presentado, permite al investigador plantearse las
siguientes interrogantes investigativas;
¿Cuál es el modelo de control de inventarios que utiliza actualmente
la empresa Inversiones E&J Salcedo C.A?
¿Cuenta el personal de la empresa Inversiones E&J Salcedo C.A con
la experiencia necesaria en cuanto a la implantación y manejo de sistemas
de control de inventario?
¿Son razonables los saldos de la cuenta de inventarios en los libros
contables?
Objetivo de la Investigación
Objetivo General
Diseñar un Plan de Estrategias de control interno para el proceso de
inventario de la Empresa Inversiones E&J Salcedo C.A.
Objetivos Específicos
1. Develar el modelo de control interno de inventarios utilizado en la
empresa Inversiones E&J Salcedo C.A.
2. Analizar la razonabilidad de los saldos de la cuenta de inventarios de
los libros contables
3. Evaluar el nivel de experiencia del personal de la empresa en cuanto a
la implantación y manejo de sistemas de control de inventario
4. Proponer un plan de estrategias de control interno para el proceso de
inventario ajustado a las normativas y políticas de la empresa
Justificación de la Investigación
Se justifica la investigación en el aspecto teórico por tanto se basó en
la utilización de teorías y conocimientos quienes poseen de manera clara y
precisa las definiciones relacionadas con el control interno, manejo y
administración de inventarios como lo son los métodos de valuación de
inventarios, los cuales nos permiten manejar una gran variedad de análisis al
momento de poder hallar las respuestas a cada una de las interrogantes que
fueron plateadas anteriormente.
A nivel metodológico se fundamenta la investigación por lo que cumple
con las normas establecidas para la realización de los procedimientos para
poder desarrollar el capítulo contenido dentro de esta investigación lo que
permite responder a las interrogantes planteadas, por lo tanto a futuro se
espera poder contribuir con esta investigación para el mejor control de la
empresa. Sustentando los factores que determinan la importancia de llevar
un control de inventarios dentro de las empresas, sin hacer exclusión por el
tipo de negocio o por su tamaño, pues, el llevar un control de inventario
recae en la forma de ver los activos de modo tangible.
Al considerar estos aspectos es necesario aplicar estrategias de
control interno en los inventarios, ya que los mismos contribuyen uno de los
componentes del activo más susceptibles a manipulaciones, lo que puede
traer como consecuencia perdidas no justificadas en los mismos o atrasos en
las operaciones normales de una empresa, razón por la cual requieren de
una atención muy especial ya que de su buena y sana administración
depende en gran medida del éxito de cualquier organización.
Por lo que hay que resaltar, que en la actualidad las empresa requiere
contar con normas de control interno que permita evaluar las entradas y
salidas de mercancías de manera que los procesos de control se ejecuten de
forma eficaz y así el responsable desempeñe sus funciones bajo parámetros
establecidos. Ya que por el solo hecho de saber que dentro de la empresa
existe un control lo suficientemente fuerte que permita una adecuada
administración servirá de incentivo para que el personal involucrado realice
sus labores de manera eficiente y se conviertan en un instrumento para
disuadir a cualquier miembro de la organización a cometer un acto
inapropiado con el inventario.
CAPITULO II
MARCO TEORICO
Con el firme propósito de sustentar teóricamente el estudio de esta
investigación se elabora el marco teórico. Esto implica analizar y exponer las
teorías, antecedentes que sean consideradas válidas para el correcto
enfoque del estudio. Se tomaran en cuenta otros estudios que en materia de
evaluación sean efectuado, con el fin de orientar el trabajo, inspirar nuevas
áreas de investigación y proveer un marco referencial para la interpretación
de los resultados.
Antecedentes de la Investigación
Hace énfasis en estudios realizados por otros autores en diferentes
momentos y que antecede al actual estudio de investigación. Con relación a
esto; Campos, R. (2014) en trabajo Titulado Métodos para mejorar el sistema
de inclusión y salida de Mercancía en la empresa Comercializadora El
Castillo Real, C.A. ubicado en Maracay, Estado Aragua, realizado en la
Universidad Bicentenaria de Aragua, bajo la modalidad de proyecto Factible,
apoyado en la investigación De Campo tipo descriptiva, en el cual propuso
desarrollar un sistema que le permita a la empresa mejorar eficientemente el
proceso de inclusión y búsqueda de información, tomando en cuenta las
políticas y objetivos de la organización ya que la empresa realiza sus
registros en forma manual presentando dificultades a la hora de obtener
cualquier información.
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En la misma, el autor concluyó que “la situación actual en el manejo
de los inventarios, debido a la alta variabilidad de la demanda y la
imposibilidad de definir una metodología capaz de estimar los volúmenes de
venta, ocasionando una serie de costos”. (p.41). De lo que se infiere que este
trabajo guarda relación con el trabajo que se realizó, debido a que el mismo
trata de optimizar el control de inventario y con ello los resultados, donde los
costos son de real importancia para la gerencia de la empresa seleccionada
para el presente estudio.
Por otra parte; Romero C. (2013) presentó un trabajo de Investigación
que lleva por nombre Diseño de un Sistema de control de inventario en la
empresa Gomas Guayana C.A. Para optar al título de técnico superior
universitario de administración mención contaduría. La cual consistió en
diseñar e implantar un sistema de control de inventario sistematizado que le
permita estar agilizado, con la finalidad de suministrar toda la información
necesaria referente al almacén, así como prestar un buen servicio a los
proveedores y clientes.
El investigador recomendó la implementación de un manual de
normas y procedimientos, distribución de actividades, evaluación periódica
del proceso de control interno de inventario e incluir diariamente el sistema
de devolución de los repuestos. En esta evaluación, se indica una serie de
medidas para mejorar el sistema existente, siendo lo primordial, el control
que es el que detecta las fallas y que pueden ser corregidos, además fáciles
de aplicar y así acarreos de costo adicionales.
Es importante destacar que esta investigación guarda estrecha
relación con el presente trabajo, debido a que en el mismo se indican una
serie de medidas para mejorar el sistema de inventario existente siendo lo
primordial, el control que es lo que detecta las fallas, fáciles de aplicar y sin
acarreos de costos adicionales.
En este orden de ideas Nepa, L. (2013), estudiante de la Universidad
Bicentenaria de Aragua, señalo en su trabajo de grado titulado Diseño de un
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Sistema de Costos Estándar para las Líneas 020 y 021 de la Empresa
Griferías Nacionales, C.A., ubicada en Temeremos Estado Aragua, llego a la
siguiente conclusión; “El no contar la empresa con un departamento de
costos, origina que no se tengan registros de costos históricos confiables
sobre los cuales poder hacer proyecciones del posible comportamiento de
los mismos para períodos siguientes”. (p.50). Se infiere de acuerdo al Autor
que urge la necesidad de implementar los registros de costo, los cuales
conllevaran a consiguiente los objetivos esperados.
De igual manera Rodríguez C. (2012), presentó ante la lUniversidad
Bicentenaria de Aragua su trabajo de grado titulado "Verificación del Sistema
de Control de la Mercancía de los Inventarios en la empresa FASTEN,C.A.,
en Puerto Ordaz, Estado Bolívar. El objetivo fue proponer estrategias para
optimizar el sistema de control de inventario para la empresa. La
investigación fue de tipo descriptivo, las técnicas e instrumentos utilizados
para la recolección de datos, fue a través de entrevistas, observación y
cuestionarios. En el mismo, el autor llegó a la siguiente conclusión;
Un adecuado sistema de control de inventario trae consigo una
serie de ventajas para la empresa, la determinación de un
sistema de control de inventario que se adapte a las
necesidades y recursos de la organización evita la
inmovilización innecesaria del capital de la compañía, reduce las
interrupciones el proceso de despacho a causa de faltantes y
desorden de papeleo, eliminando por completo los atrasos de
inventario. (p.31)
El autor indica que el control interno del inventario representa una
condición necesaria la cual permitirá que se conozca con exactitud la entrada
y salida del almacén y de esta forma contribuir al control del mismo y a su
vez se debe poner en práctica los procedimientos internos día a día para
minimizar riesgos. El aporte de esta investigación al estudio es la información
de gran relevancia para el estudio respecto a los sistemas de control de
inventario permite que existan un buen manejo de los recursos en la
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organizaciones, y que los gerentes representan un papel fundamental para el
cumplimiento de las normas y procedimientos de inventario.
Bases Teóricas
Sistema de Control Interno
El sistema de control interno o sistema de gestión es un conjunto de
áreas funcionales en una empresa y de acciones especializadas en la
comunicación y el control en el interior de la empresa. El sistema de gestión
por intermedio de las actividades, afecta a todas las partes de la empresa a
través del flujo de efectivo. La efectividad de una empresa se establece en la
relación entre la salida de los productos o servicios y la entrada de los
recursos necesarios para su producción.
Tipos de Control Interno
De acuerdo con Furlan, T. (2012) El control interno puede ser
clasificado en dos grandes grupos:
1. Control Interno Administrativo u Operativo: es el plan de organización
y los procedimientos y registros que se relacionen con el proceso de
decisión que lleva a la autorización de los intercambios.
2. Control Interno Contable: El plan de organización y los procedimientos
y registros que conciernen a la salvaguarda de los activos y a la
confiabilidad de los registros contables.
Estas definiciones permiten que el control interno contable conlleve a
la obtención de información que tiene efecto directo sobre la cifra de los
estados financieros y por lo tanto debe reunir condiciones tales como
integridad, validez y exactitud. Por el contrario, el control interno
administrativo no tiene, por lo general, influencia directa sobre las cifras de
los estados financieros, pero la existencia del mismo puede permitir un
funcionamiento eficiente de toda organización.
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De igual manera, Furlan, T. (2012) estableció entre los objetivos del
control interno los siguientes:
1. Proteger los recursos de la empresa o negocio evitando pérdidas por
fraudes o negligencias.
2. Promover la eficiencia de la explotación de los recursos con que
cuenta la empresa o negocio.
3. Estimular el seguimiento de las prácticas ordenadas por la gerencia.
4. Promover y evaluar la seguridad, la calidad y la mejora continua.
5. Velar porque todas las actividades y recursos de la empresa o negocio
estén dirigidos al cumplimiento de los objetivos de la entidad.
6. Garantizar la eficacia, la eficiencia y economía en todas las
operaciones.
7. Definir y aplicar medidas para prevenir los riesgos, detectar y corregir
las desviaciones que se presenten en la empresa o negocio y que
puedan afectar el logro de sus objetivos.
8. Garantizar que el sistema de control interno disponga de sus propios
mecanismos de verificación y evaluación.
9. Velar porque la empresa o negocio disponga de procesos de
planeación y mecanismos adecuados para el diseño y desarrollo
organizacional.
Características Del Control Interno
1. El sistema de control interno forma parte integrante de los sistemas
contables, financieros, de planeación, de información operacional de
la empresa o negocio.
2. Corresponde a la máxima autoridad de la empresa o negocio la
responsabilidad de establecer, mantener y perfeccionar el sistema de
control interno.
3. En cada área de la empresa o negocio, el funcionario encargado de
dirigir es responsable del control interno ante su jefe inmediato, de
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acuerdo con los niveles de autoridad establecidos en la empresa o
negocio.
4. La unidad de control interno, o quien haga sus veces, es la encargada
de evaluar en forma independiente el sistema de control interno de la
empresa o negocio.
5. Todas las transacciones de la empresa o negocio deberán registrarse
en forma exacta y oportuna.
Control Interno de los Inventarios
Besle. y Brigham. (2008), definen el control interno como “aquel que
hace referencia al conjunto de procedimientos de verificación automática que
se producen por la coincidencia de los datos reportados por diversos
departamentos o centros operativos” (p.57). El renglón de inventarios es
generalmente el de mayor significación dentro del activo corriente, no solo en
su cuantía, sino porque de su manejo proceden las utilidades de la empresa;
de ahí la importancia que tiene la implantación de un adecuado sistema de
control interno para este renglón, el cual tiene las siguientes ventajas:
1. Mantener el mínimo de capital invertido
2. Reduce altos costos financieros ocasionados por mantener
cantidades excesivas de inventarios
3. Reduce el riesgo de fraudes, robos o daños físicos
4. Evita que dejen de realizarse ventas por falta de mercancías
5. Evita o reduce pérdidas resultantes de baja de precios
6. Reduce el costo de la toma del inventario físico anual.
Método de Control de los Inventarios
Las funciones de control de inventarios pueden apreciarse desde dos
puntos de vista: Control Operativo y Control Contable.
El control operativo aconseja mantener las existencias a un nivel
apropiado, tanto en términos cuantitativos como cualitativos, de donde es
lógico pensar que el control empieza a ejercerse con antelación a las
operaciones mimas, debido a que si compra si ningún criterio, nunca se
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podrá controlar el nivel de los inventarios. A este control pre-operativo es que
se conoce como Control Preventivo.
El control preventivo se refiere, a que se compra realmente lo que se
necesita, evitando acumulación excesiva.
La auditoría, el análisis de inventario y control contable, permiten
conocer la eficiencia del control preventivo y señala puntos débiles que
merecen una acción correctiva. No hay que olvidar que los registros y la
técnica del control contable se utilizan como herramientas valiosas en el
control preventivo.
Elementos de un buen control interno sobre los inventarios
1. Conteo físico de los inventarios por lo menos una vez al año, no
importando cual sistema se utilice.
2. Hacer conteos periódicos o permanentes para verificar las pérdidas de
material.
3. Procure que el control de inventarios se realice por medio de sistemas
computarizados, especialmente si se mueven una gran variedad de
artículos.
4. Establezca un control claro y preciso de las entradas de mercancías al
almacén, informes de recepción para las mercancías compradas e
informes de producción para las fabricadas por la empresa.
5. Los inventarios deben encontrarse en instalaciones que los protejan
de deterioros físicos o de robos y procurar que solo tengan acceso a
las mismas el personal de almacén debidamente autorizado.
6. Permitir el acceso al inventario solamente al personal que no tiene
acceso a los registros contables.
7. Comprar el inventario en cantidades económicas.
8. Mantener suficiente inventario disponible para prevenir situaciones de
déficit, lo cual conduce a pérdidas en ventas.
9. No mantener un inventario almacenado demasiado tiempo, evitando
con eso el gasto de tener dinero restringido en artículos innecesarios.
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10. Involucrar al personal en el control de los materiales.
11. Confrontar los inventarios físicos con los registros contables.
12. Proteger los inventarios con una póliza de seguro.
13. Hacer verificaciones al azar para comparar con los libros contables.
14. Los custodios de las existencias almacenadas deben firmar actas de
responsabilidad material, que garanticen su control y recuperación
antes faltante o deterioros por negligencia.
Inventario de Mercancías
Muchos comerciantes al por menor, particularmente aquellos que
clasifican por departamentos, utilizan en la evaluación de sus inventarios un
sistema que tiene la finalidad de ejercer un control sobre las existencias por
medio de un inventario aproximado corriente, calculado al precio de venta.
Por este sistema puede estimarse de manera aproximada el valor de
las mercancías en existencia en una fecha determinada, sumando el
inventario inicial (calculado al precio de venta), las compras (calculadas
también sobre la misma base, o sea el precio en que cada artículo se marca
para su venta) y el importe en todos los posteriores aumentos que en su
precio se hagan a las mercancías originalmente marcadas, deduciendo del
resultado de la adición de estos tres importes la cuantía de las mercancías
vendidos – también calculada al precio de venta – y las rebajas efectuadas
sobre los precios.
Mediante la conversión de este inventario corriente a una base
aproximada de valoración se obtiene el valor de las existencias para los
efectos del Balance. Es necesario calcular qué tanto por ciento el inventario
computado al precio de venta a su costo original. Este sistema se considera
como de carácter estimado o de promedios, y sus efectos general es valuar
el inventario al costo o mercado, el que sea más bajo.
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Los inventarios de mercancía son de significativa importancia en el
área económica, esto debido a que los consumidores dependen en cierta
medida de los comerciantes para poder mantener en existencia los artículos
que desean comprar; y al mismo tiempo, los comerciantes dependen de sus
proveedores para poder asegurarles a los consumidores los productos que
en determinado momento necesiten adquirir.
En tal sentido, Meigs, (2013) define el inventario como: “…aquel
proceso que consta de todas las mercancías que posee y tiene para la venta
en el curso regular del negocio”. (p. 374). Se observa en este caso, que el
inventario lo caracteriza el autor como el conjunto de mercancías que posee
el negocio para hacer transacciones de acuerdo con los objetivos en cada
ejercicio económico.
Por otra parte, en un enfoque más general de los inventarios Koler
(2014), lo define como: “…materias primas y materiales, abastecimientos o
suministros, productos terminados y en proceso de fabricación, y mercancías
en existencia, en tránsito, en depósito o consignada en poder de terceros, al
término de un periodo contable” (p. 318). En esta ocasión, el autor
caracteriza el proceso de inventario como un proceso que debe darle
importancia significativa a los materiales, a su valor total, generalmente al
costo o a una porción del costo; igualmente, al proceso de contar, enlistar y
poner precios a los efectos mencionados, y a la lista en donde se detallan,
mostrando su descripción, cantidades, precios unitarios, multiplicaciones y
totales, todo esto corresponde a un inventario físico.
Redondo (2015), expresa que “…la base fundamental de toda la
empresa es la compra – venta de mercancías o servicios” (p. 31). Esto
significa que el objeto principal de la empresa guarda relación directa e
indirectamente con los inventarios y de su control dependerá el éxito o
fracaso de la misma. Se puede inferir en este caso, que el inventario es el
valor de la mercancía en existencia que pertenece a la empresa y que es
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destinada para la venta en el curso de los periodos operativos del negocio o
que habrán de ser contenidas en artículos destinados para la venta.
En consecuencia, son los bienes muebles que tiene la empresa,
representado por su costo de adquisición y con el tamaño de la inversión,
para comerciar con ellos ya sea que los compra y los vende tal cual, o que
los procesa primero. Mcig. R (2013), define el inventario en los siguientes
términos: “…es la suma de aquellos artículos tangibles de propiedad
personal, los cuales están disponibles para la venta en una operación
ordinaria comercial” (p. 75). Esto quiere decir que están disponibles para el
consumo corriente de bienes o servicios, listos para la venta; así se logra la
capacidad que tienen las existencias para ser utilizadas en el futuro,
precisamente en el momento oportuno y en términos de cantidad y calidad.
En síntesis, los inventarios poseen niveles de seguridad entre los
cuales se pueden señalar: nivel de inventario mínimo y el nivel de inventario
máximo. El primero de estos, se refiere al monto del inventario más bajo del
cual no deben permitirse que lleguen las existencias para no interferir en el
despacho del pedido. El mismo se determina para cada producto y toma en
cuenta los hábitos del cliente, el tamaño usual de cada pedido, posibilidad de
pedidos extras y el grado de urgencia con que pueden necesitarse
determinados rubros o materiales.
El segundo, es decir el inventario máximo, ha de constituirse en un
límite para evitar el exceso y la devaluación de los artículos en el inventario,
los riesgos y costos que conlleven, ese límite se determina mediante el
razonamiento inverso a los anteriores, pues trata de salvaguardarse los
controles establecidos.
El inventario de una empresa que compra sus artículos en condiciones
para la venta se le conoce como Inventario de Mercancías.
Según Miller, (2013); "Los inventarios de mercancías se encuentran
en los negocios de ventas al por mayor y al detalle (…) las existencias
representan un área de especial importancia por cuanto constituyen una
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parte fundamental de la actividad de la empresa teniendo implicaciones tanto
patrimoniales como sobre los resultados”. (p. 225). Así, se entiende que los
sistemas de control que las empresas realizan pueden diferenciarse en el
control llevado administrativamente y el realizado periódicamente mediante el
recuento físico, que son conocidos como inventarios permanentes y
periódicos, respectivamente.
Por su parte, Wanden – Berghe, (2014), define este tipo de inventario
periódico como aquel que consiste en: “…la realización de un inventario de
forma que se recuenten físicamente las existencias que sean propiedad de la
empresa, independientemente de su localización” (p. 262). Como se observa,
esta definición permite inferir que el proceso de inventarios, contempla
explícitamente, actividades de contar, clasificar y revisar minuciosamente la
existencia de determinados materiales e insumos utilizados por la empresa
para elaborar los bienes y productos que ha considerado como objetivo de su
creación.
Por otra parte; Miller (2013) expresó; “el inventario permanente
supone control de entradas y salidas tanto en unidades físicas como su valor,
de forma administrativa a través de unos registros de entradas y salidas” (p.
263). Así, se permite el conocimiento en todo momento del valor de
existencias a lo largo del ejercicio y, de forma derivada de los resultados. .
Inventario Teórico
Se refiere a las existencias registradas en los libros de contabilidad a
una fecha determinada de un producto, materia prima, repuesto u otro
material como resultado del proceso de flujo de información y que refleja el
movimiento de un tiempo específico. De acuerdo a lo antes expuesto, Kolher,
(2014), define el control como: …el proceso por medio del cual las
actividades de una organización quedan ajustadas a un plan preconcebido
de acción y el plan se ajusta a las actividades de la organización (p. 122).
Esto quiere decir que el proceso de control de inventarios, se refiere
mayormente a la organización que se le imprima al proceso productivo,
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tomando en cuenta por supuesto, los materiales y otros insumos requeridos
para la elaboración de la producción, acorde con los objetivos de la misma
empresa.
Control Interno de Existencia
Escamilla y Aguirre (2013), lo definen como: “…la revisión, estudio y
evaluación del control interno” (p. 214). En esta área deberá dirigirse
principalmente a los siguientes aspectos:
a. Segregación adecuada de las funciones de autorización, custodia,
registro, recepción, almacenaje y embarque de las existencias.
b. Controles adecuados mediante registros de todas las entradas y
salidas de mercancías.
c. Controles adecuados sobre obtención, manejo y custodia de la
evidencia documental que ampare las entradas y salidas de
existencias propiedad de la compañía.
d. Inspección periódica y sorpresiva de los inventarios físicos:
recopilación, valoración y comparación de los registros con el saldo de
las cuentas de mayor. Revisión del inventario para determinar la
posible existencia de productos dañados y obsoletos o de lento
movimiento.
e. Estudio de la correcta protección física de las existencias mediante la
cobertura de seguro adecuada .
En este orden de ideas, es oportuno destacar que el Control Interno,
considera un importante número de acciones que deben ejecutarse para
cumplir expresamente con la concepción que se tiene del mismo en relación
con el proceso productivo de una empresa específica.
Control de Inventario
Kohler (2014), lo define como: “…control de mercancías, materiales,
artículos en proceso, productos terminados y abastecimientos y suministros
con existencia, de acuerdo con los métodos contables y físicos” (p. 123). De
acuerdo a la opinión del autor antes citado, en cuyo caso, relaciona el control
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de inventarios con los objetivos que se proponen los métodos contables y
físicos en una empresa, es pertinente decir que, también existen otros tipos
de controles que le permitirán a la empresa el buen desenvolvimiento de sus
funciones administrativas, para así satisfacer ampliamente, sus propósitos.
Es oportuno señalar en cuanto al Control Interno sobre la compra y
venta de mercancías que Meigs (2013), expresó “los documentos
comerciales cuidadosamente diseñados, y los procedimientos para
utilizarlos, son necesarios para asegurar que todas las transacciones estén
debidamente autorizadas, aprobadas y registradas” (p. 67). Esto porque se
ha considerado el despilfarro y la confusión que surgirían si un empleado en
un gran almacén por departamentos tuviera la autoridad de comprar
mercancías para el almacén sin la existencia de formas o procedimientos
estándar que permitieran seguir la trayectoria de estas compras, por estas
razones, la oportunidad de fraude por parte de empleados deshonestos, así
como los errores accidentales y el derroche de los recursos, sería ilimitada
bajo método de operación tan azaroso.
En tal sentido, se puede inferir que cada paso en el ordenamiento,
recibo y pago de las compras de mercancías debe estar controlado y
registrado. Un enfoque similar es necesario para establecer control sobre la
función de ventas.
Por su parte Terry (1986), sostiene que el control de inventario
representa una categoría de significativa importancia para una empresa, por
ello: “…es necesario tener a mano la cantidad correcta de artículos, el tipo y
la cantidad adecuada en el momento que se requiere para su uso y al costo
apropiado” (p. 72). De esta manera se trata de que el flujo de los inventarios
se muevan correctamente y en el momento oportuno. Así será posible
controlar la cantidad de material existente y medir el flujo comparándolos con
la información que posee el Departamento o Sección de Control de
Inventarios.
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Bases Legales
Hace referencia a todas aquellas leyes que sustentan la investigación
realizada, entre las que se encuentran:.
La Constitución de la República Bolivariana de Venezuela (2009) , en
su Artículo 112 que señala:
Todas las personas pueden dedicarse libremente a la actividad
económica de su preferencia, sin más limitaciones que las
previstas en esta Constitución y las que establezcan las leyes,
por razones de desarrollo humano, seguridad, sanidad,
protección del ambiente u otras de interés social. El Estado
promoverá la iniciativa privada, garantizando la creación y justa
distribución de la riqueza, así como la producción de bienes y
servicios que satisfagan las necesidades de la población, la
libertad de trabajo, empresa, comercio, industria, sin perjuicio
de su facultad para dictar medidas para planificar, racionalizar y
regular la economía e impulsar el desarrollo integral del país.
(p.40)
Es decir el Estado promoverá el desarrollo de un Modelo Económico
Productivo, intermedio, diversificado e independiente, fundado en los valores
humanísticos de la cooperación y la preponderancia de los intereses
comunes sobre los individuales, que garantice la satisfacción de las
necesidades sociales y materiales del pueblo, la mayor suma de estabilidad
política y social y la mayor suma de felicidad posible.
De igual manera el Código de Comercio Venezolano, establece en el
Artículo 32 que:
Todo comerciante debe llevar en idioma castellano su
contabilidad, la cual comprenderá, obligatoriamente, el libro
Diario, el libro Mayor y el de Inventarios. Podrá llevar, además,
todos los libros auxiliares que estimara conveniente para el
mayor orden y claridad de sus operaciones. (p.23)
De lo anterior se infiere, que todo comerciante debe llevar una
contabilidad, la cual es de carácter obligatorio debe estar compuesta por: el
libro Diario, el Mayor y el de Inventarios. Además de estos libros obligatorios,
22
también puede llevar libros complementarios, que aporten orden y claridad a
las operaciones efectuadas. Todos los libros deben estar en idioma
castellano.
El mismo texto en el Artículo 33 manifiesta:
El libro Diario y el de Inventarios no pueden ponerse en uso sin
que hayan sido previamente presentados al Tribunal o
Registrador Mercantil, en los lugares donde los haya, o al Juez
ordinario de mayor categoría en la localidad donde no existan
aquellos funcionarios, a fin de poner en el primer folio de cada
libro nota de los que éste tuviere, fechada y firmada por el juez
y su Secretario o por el Registrador Mercantil. Se estampará en
todas las demás hojas el Sello de la oficina. (p.23)
Según lo anterior, el libro Diario y el de Inventarios deben ser
presentados ante un Tribunal, Registrador Mercantil o Juez ordinario de
mayor categoría local. Estos libros deben ser firmados y sellados por las
autoridades competentes antes de ponerse en uso. La autoridad dejará
constancia supervisión, firmando en el primer folio de cada libro y estampando
en todas las demás hojas el Sello de la oficina.
Igualmente, el Artículo 35 del texto antes descrito propone que:
Todo comerciante, al comenzar su giro y al fin de cada año,
hará en el libro de Inventarios una descripción estimatoria de
todos sus bienes, tanto muebles como inmuebles y de todos
sus créditos, activos y pasivos, vinculados o no a su comercio.
El inventario debe cerrarse con el balance y la cuenta de
ganancias y pérdidas; ésta debe demostrar con evidencia y
verdad los beneficios obtenidos y las pérdidas sufridas. Se hará
mención expresa de las fianzas otorgadas, así como de
cualesquiera otras obligaciones contraídas bajo condición
suspensiva con anotación de la respectiva contrapartida. Los
inventarios serán firmados por todos los interesados en el
establecimiento de comercio que se hallen presentes en su
formación. (p.23)
De acuerdo a esto, todo comerciante al finalizar cada año, debe
describir en el libro de inventario todos los muebles e inmuebles, así como
créditos, activos y pasivos, vinculados o no vinculados a su comercio. El libro
23
de inventario debe cerrarse con el balance y la cuenta de ganancias y
pérdidas; demostrando ésta todos los beneficios obtenidos y pérdidas
sufridas. También se debe hacer mención de las fianzas otorgadas, así como
otras obligaciones contraídas, con anotación de su respectiva contraparte.
Los inventarios deben ser firmados por el personal competente del
establecimiento de comercio.
Sistema de Variables
Sabino, C. (2012) la definió como “cualquier característica o cualidad
de la realidad que es susceptible de asumir diferentes valores, es decir; que
puede variar, aunque para un objeto determinado que considere puede tener
valor fijo”. (p.41) Ellas en sí, son el producto de un flujo de ideas que pueden
tener sus asiento en la creatividad de quien investiga, donde es posible la
captación del fenómeno, brindando significado a los fenómenos observados
por medio de las relaciones perceptible.
Variable Independiente
Es la que el investigador manipula con el objeto de observar los
cambios que se producen en la dependiente, es la variable que dentro de la
investigación no necesita de ninguna otra. Es la causa que se presume del
hecho. Es el antecedente: Plan de Estrategias de control interno
Variable Dependiente
Es la consecuencia, que la predice. Es el efecto existente, otro tipo de
variable, que aunque no se enuncie directamente al plantear el problema, sin
embargo puede afectar los resultados alterándolos o modificándolos.
Proceso de inventario de la empresa Inversiones E&J Salcedo C.A.
24
Operacionalización de las Variables
Objetivos Variable Variable Dimensiones Variable
Específicos Nominal Conceptual Operacional
Diagnosticar Modelo de Referido al Sistema de Conteos físicos
el modelo de Control sistema de gestión de la mercancía
control interno de gestión entre Entrada y existente en
interno de Inventarios la salida de salida de almacén
inventarios los productos
utilizado en la productos y
empresa la entrada de
Inversiones los recursos
E&J Salcedo
C.A.
Analizar la Libros Libro Diario,
Modo de
razonabilidad Razonabilidad contables Mayor, de
concretar los
de los saldos de los saldos Inventario y
principios
de la cuenta Balance del
contables y
de inventarios patrimonio, de
elaboración
al revisar los Compra y Venta
de los libros
estados
contables
financieros. Balance Situación
Documentos General financiera
Estados
de la Estado de Fin del ejercicio
Financieros
empresa Ganancias y contable
para conocer Pérdidas, de
la situación flujo de
financiera efectivo
Proponer un
plan de
estrategias de Institucional Propósito
control Plan de Documento Tácticas a Tareas a cumplir
interno para estrategias de una seguir Normas
el proceso de organización Procedimientos
inventario en el cual se
ajustado a las refleja la
normativas y estrategia a
políticas de la seguir
empresa
25
Definición de Términos Básicos
Almacén: Lugar donde se guardan géneros de cualquier clases. (Tavard,
2007, p.66)
Auditoría: Revisión de la contabilidad de una empresa u organización para
garantizar la veracidad y regularidad de las cuentas y elaborar un dictamen
sobre la calidad y el rigor de la gestión (García, 2005, p.118)
Caducidad: La caducidad es una figura mediante la cual, ante la existencia
de una situación donde el sujeto tiene potestad de ejercer un acto que tendrá
efectos jurídicos, no lo hace dentro de un lapso perentorio y pierde el
derecho a entablar la acción correspondiente. (Koontz, 2001, p.246)
Control: Es la gestión administrativa que permite conocer si se han
cumplido y se están cumpliendo los programas propuestos, los principios
establecidos, las instrucciones y las órdenes impartidas”.(Furlan.2012, p. 65).
Control de Inventarios: Constituyen una función que tiene como propósito
asegurar el mantenimiento de los repuestos a un nivel que permita satisfacer
los planes de mantenimiento, determinando el consumo real de material y
ordenando su reabastecimiento cuando las existencias lleguen a una
cantidad específica que se toma como punto de pedido. (Cook, 2010, p.480)
Costo Excedente: Es el costo de almacenamiento aplicado a un artículo que
permanece en exceso dentro de almacén. (Pyle, 2011, p.374)
Costo Faltante: Es el costo en el que incurre el almacén por falta de
productos en el mismo. (Pyle, 2011, p.375)
Cualitativos: Lo cualitativo es aquello que está relacionado con la cualidad o
con la calidad de algo, es decir, con el modo de ser o con las propiedades de
un objeto, un individuo, una entidad, o un estado. (Chiavenato, 2004, p.133)
Cuantitativos: es el procedimiento de decisión que pretende señalar, entre
ciertas alternativas, usando magnitudes numéricas que pueden ser tratadas
mediante herramientas del campo de la estadística. (Chiavenato, 2004,
p.145).
26
Inventario: Es una relación detallada, ordenada y valorada de los elementos
que componen el patrimonio de una empresa o persona en un momento
determinado. Antes, los inventarios se realizaban por medio físico (Robbins,
2006, p.144)
Método de Inventario de Detallista: El método utilizado para estimar el
inventario final, basado en la razón del costo de la mercancía disponible para
la venta, respecto al precio de venta marcado de esa misma mercancía
(Pyle, 2011, p.375)
Sistema: Es un conjunto de elementos, entidades o componentes que se
caracterizan por ciertos atributos identificables que tienen relación entre sí, y
que funcionan para lograr un objetivo en común. (Catacora.2005, p.25)
27
CAPÍTULO III
MARCO METODOLÓGICO
Tipo de Investigación
El trabajo de investigación que se presenta, está orientado a indagar y
estudiar los problemas relacionados con el control interno del proceso de
inventario de la Empresa Inversiones E&J Salcedo C.A. Tomando en cuenta
los objetivos propuestos en el estudio, se puede ubicar en la modalidad de
una investigación descriptiva. En este sentido, Tamayo y Tamayo (2011),
considera que la investigación descriptiva comprende: “…la descripción,
registro, análisis e interpretación de la naturaleza actual, composición o
procesos de los fenómenos (…) este enfoque se hace sobre conclusiones
dominantes, o sobre cómo una persona, grupo o cosa, se conduce o
funciona en el presente” (p. 35). En este caso la investigación se lleva a
cabo, con la finalidad de determinar la magnitud de las variables involucradas
en el hecho que se investiga, como lo es la compra y venta de mercancía, el
sistema de inventario y determinar cómo afecta las actividades en la
empresa Inversiones E&J Salcedo C.A.
De igual manera, la investigación adquiere la modalidad de Proyecto
Factible, debido a que persigue el diseño de un plan de estrategia para la
optimización del control de inventario de la empresa. Ante esto, Jiménez. W.
(2013) plantea: “la investigación, elaboración y desarrollo de una propuesta
de un modelo operativo viable para solucionar problemas, requerimientos o
necesidades de organizaciones o grupos sociales; puede referirse a la
formulación de políticas, programas, tecnologías, métodos o
28
procesos.”(p.98). Por tanto, el estudio busca optimizar el control interno de
inventario de la empresa y darle solución a un problema, buscarle una salida
mediante la utilización de los mejores recursos humanos y materiales.
Diseño de Investigación
Según Sabino (2012), definió Diseño de investigación como; “Es la
estrategia que adopta el investigador para responder al problema planteado.
Que deben adaptarse a las particularidades de cada investigación; y que nos
indican las pruebas a efectuar y las técnicas a utilizar para recolectar y
analizar los datos”. (p.76). Por lo tanto; elaborar el diseño de la investigación
significa llevar a la práctica los postulados generales del método científico,
planificando una serie de actividades sucesivas y organizadas donde se
encuentran las pruebas a efectuar y las técnicas a utilizar para recolectar y
analizar los datos.
En este sentido; el diseño se perfila como una investigación De
Campo ya que los datos fueron recogidos del lugar de los hechos, donde
ocurren (la empresa). De acuerdo a lo anterior, Sabino (2012) lo definió
como;
en los diseños de campo los datos de interés se recogen en
forma directa de la realidad, mediante el trabajo concreto del
investigador y su equipo”. Donde la estrategia que adopta el
investigador para responder al problema planteado deben
adaptarse a las particularidades de cada investigación e indican
las pruebas a efectuar y las técnicas a utilizar para recolectar y
analizar los datos. (p. 76)
Por lo tanto; de acuerdo al objetivo general y a los factores que lo
constituyen esta investigación es De Campo, ya que el estudio se origina de
datos de “primera mano”, pues, para realizarla se necesitó la observación
directa del proceso de inventario que en la actualidad es llevado en la
empresa Inversiones E&J Salcedo C.A.
29
Población y Muestra
A este respecto; Ballestrini (2017), definió la población como;
Es la está compuesta por todos los individuos, objetos, entre
otros, que pertenecen a una misma clase por poseer
características similares; se dice que la población es finita cuando
se conoce el número de objetos, e infinita cuando estos no se
pueden determinar con certeza. (p. 86).
Por consiguiente; la población de la presente investigación, está
constituida por cuatro empleados de empresa la Inversiones E&J Salcedo
C.A. En este mismo orden, el citado autor, expresa en relación con la
muestra:
Cuando la población de estudio está integrada por un número
reducido de sujetos, por ser pequeña y finita se tomarán como
unidades de estudio e indagación a todos los individuos que la
integran, por consiguiente, no se aplicaran criterios muéstrales de
tipo estadísticos. (p.130)
De acuerdo a lo expuesto y por ser la población muy pequeña, la
muestra quedó constituida por el cien por ciento de la población,
representada por los cuatro (04) empleados que laboran en la empresa
Inversiones E&J Salcedo C.A., de allí que no fue necesario utilizar técnicas
de muestreo, pues la población es igual a la muestra.
Técnicas e Instrumentos de Recolección de Datos
Para el proceso de obtención de datos e información, resulta útil el
aplicar técnicas de recolección de datos con el fin de desarrollar los
objetivos específicos. Las técnicas e instrumentos que se utilizan en la
recolección de datos para la investigación, están fundamentadas en la
observación directa, entrevistas estructuradas y no estructuradas.
30
Técnicas
Hurtado (2012) refirió; "Las técnicas de recolección de datos,
comprenden procedimientos y actividades que le permiten al investigador
obtener la información necesaria para dar respuestas a las preguntas de
investigación". (p.409). Por tanto, en relación a la referencia de Hurtado, se
denota que serán calificadas como técnicas; todas las herramientas e
instrumentos que el investigador considere necesarias para recolectar la
información que necesita.
Observación Directa
Se procederá a efectuar la observación directa como técnica de
recolección de datos. Para Garias (2012), “es una técnica para descubrir
hechos que tiene una amplia aceptación por los científicos; estudia a las
personas en actividades, en grupos, comunidades y actividades
organizacionales” (p.22). Por lo tanto y por ser indispensable para los
investigadores, se procederá a la Observación Directa del problema en
estudio, mediante visitas previas a la empresa, pudiéndose obtener
información real sobre el control de inventario llevado en la actualidad.
Entrevista No Estructurada (Informal)
Según Ander E. (1982), “ La entrevista no estructurada son preguntas
abiertas las cuales se responden dentro de una conversación, y la persona
interrogada da una respuesta, con sus propios términos, además de una
cuadro de referencia a la cuestión que se le ha formulado”.(p.227). De lo
anterior se infiere, que la entrevista informal es el instrumento por excelencia
de la investigación, a través del cual el investigador solicita información a
otra, para obtener datos sobre un determinado hecho que se investiga.
En este sentido; se llevaran a cabo conversaciones abiertas con el
personal inmerso en el estudio, es decir a los empleados y propietarios de la
empresa; esto con el fin de conocer y estudiar la información requerida
acerca del proceso con que actualmente cuenta la empresa para efectuar el
control de la entrada y salida de mercancía.
31
Además se utilizó como instrumento de recolección de datos la
Exploración de fuentes de orden documental; esta fuente de información se
obtuvo mediante la investigación bibliográfica de diversos antecedentes,
semejantes a proyectos de investigación; por lo tanto se utilizaron libros,
informes y trabajos de grado, toda esta información sirvió para fundamentar
la base teórica de dicha propuesta.
Instrumentos
Sabino (2012) definió los instrumentos como; “Consiste en un medio
utilizado para registrar la información que se obtiene durante el proceso de
recolección. (p. 140). Entre los que se encuentran la entrevista estructurada y
la exploración de fuentes de orden documental.
Entrevista Estructurada (Cuestionario)
Para recabar la información y datos pertinentes a la investigación, se
elaborará un Cuestionario (Encuesta) a fin de obtener una información mas
precisa y detallada referente a la manera como se cumple el control del
sistema de inventario de la empresa y la importancia que tiene el hecho de
que el proceso se cumpla cabalmente.
Según Hernández (2013) lo concibió como;
Son instrumentos que apoyan en la realización de la entrevista,
a través de una guía dirigida constituida por preguntas o items,
de forma abiertas o cerradas, con una serie de alternativas para
responder, permitiendo que la entrevista/evaluación se
desarrolle en una forma rápida y eficiente, capturando de parte
del entrevistado la mayor información posible en menor tiempo”.
(p. 166)
De allí que el Cuestionario es el instrumento más utilizado para
recolectar los datos. Un cuestionario consiste en un conjunto de preguntas
respecto a una o más variables a medir. Por lo tanto; en el estudio se aplicó
una encuesta bajo la modalidad de cuestionario a la muestra en estudio;
ósea, a los trabajadores de la empresa Inversiones E&J Salcedo C.A.
Además el instrumento será contentivo de preguntas tipo items, para
32
responder de forma cerrada, donde se ofrecerán varias alternativas para
responder; y permitirán almacenar los datos recolectados. Atendiendo a la
fuente, la entrevista es directa y por el método estructurado, porque los
elementos que se investigaran se obtendrán mediante la comunicación
directa con la muestra, a través de una guía de cuestionario, manteniendo
contacto cuando se aplique la misma.
Validez y Confiabilidad
Para la confiabilidad y factibilidad de la investigación es requerida la
validez del instrumento como siclo elemental, según Ruiz (2012) “a través de
la validez del contenido se trata de determinar hasta los ítems de un
instrumento son representativos del dominio o del universo de contenido de
la propiedad que se desea medir”.(p.75). Con referencia a la confiabilidad del
instrumento, la práctica nunca es 100% perfecta, generalmente existe un
margen de error el cual hay que tratar que sea el menor porcentaje posible,
para esto existe varios tipos de formas en el cual se puede calcular el
coeficiente de confiabilidad, dice Arias (2012) “si el instrumento es confiable,
las puntuaciones de ambas mitades deben estar fundamentalmente
correlacionadas” (p.24.). De allí que la Validez y Confiabilidad del
instrumento será evaluada mediante el juicio de expertos.
Procedimientos de Análisis
La recolección de la información y/o datos vinculados con esta
investigación, fueron recabados de la siguiente manera:
a. Visitas previas a la Empresa Inversiones E&J Salcedo C.A.
b. Entrevistas con el personal inmerso en el estudio (Empleados y
Propietarios)
c. Observación Directa del problema en estudio.
33
d. Investigaciones Documentales mediante: Visitas a bibliotecas de la
zona, revisión de la bibliografía existente.
e. Elaboración y aplicación de instrumentos (Encuesta).
f. Tabulación de los resultados
Técnicas de Análisis de los Datos
Análisis Cualitativo
Una de las técnicas que se utilizan para realizar el análisis de la
información a emplear, es de índole cualitativo. En tal sentido, se toma la
definición de Ander E. (2012), que expresó:
Se refiere a la que se procede a efectuar con la información de
tipo verbal u opinática, extraída de manera directa o de fuentes
escritas, que de un modo general aparece en fichas. Una vez
clasificadas éstas, es preciso tomar cada uno de los grupos
formados para analizarlos, el análisis se efectúa cotejando los
datos que se refieren a un mismo aspecto y tratando de evaluar la
fiabilidad de cada información. Si los datos, al ser comparados, no
arrojan ninguna discrepancia seria, y si cubren todos los aspectos
previamente requeridos, habrá que tratar de expresar lo que ellos
dicen redactando una pequeña nota donde se sinteticen los
hallazgos. (p.80)
De lo expresado por el autor, se indica que el análisis cualitativo
aplicado en este estudio, es ejecutado a través de la evaluación de los datos
obtenidos, ya sea de los diferentes extractos de ideas de las diversas fuentes
documentales, comparándolo al mismo tiempo los aspectos semejantes para
evaluar su confiabilidad.
Análisis Cuantitativo
En referencia a este tipo de análisis Ander E. (2012) explicó;
El tipo de operación que se efectúa, naturalmente con toda la
información numérica resultante de la investigación. Ésta luego
del procedimiento sufrido, se presentara como un conjunto de
cuadros, tablas y medidas, calculando su comportamiento
34
estadístico y otorgándoles forma definitiva en representaciones
gráficas. Para cada cuadro que se obtuvo será preciso evaluar el
comportamiento de cada variable que aparezca en él, precisando
la forma en que actúa individualmente. (p.69).
Por lo tanto; el análisis cuantitativo de la presente investigación
comienza a partir de la clasificación numérica de la muestra y sus datos
demográficos arrojados en las tablas de tabulación; donde también se
organizará la información sobre los datos de las preguntas planteadas en el
cuestionario para su respectiva representación gráfica a través de los
Cuadros estadísticos y Diagramas Porcentuales. Este tipo de análisis nos
permitirá conocer los resultados cuantitativos, para establecer la magnitud
del problema en estudio, en términos confiables para su interpretación.
35
CAPITULO IV
Presentación y Análisis de los Resultados
Basado en una metodología científica que la rama facilita para los
estudios estadísticos, se pudo realizar un trabajo de campo que fortalezca la
presentación y desarrollo de esta investigación. Los resultados obtenidos en
este estudio fueron tabulados mediante procedimientos manuales y
presentados en cuadros y gráficos en los cuales se puede leer con facilidad
las frecuencias de las muestras seleccionadas, su interpretación se realizó a
través del análisis explicativo inferencia que consiste en dar juicios
valorativos en lo cuantitativo y cualitativo.
En opinión de la Universidad Nacional Abierta (UNA) (1991), “la
tabulación significa elaborar tablas, listados de datos, que facilitan el
agrupamiento de estos y su contabilización” (p. 359). Esta manera de tabular
da ventajas al investigador, ya que le permite comparar los datos mediante
un tratamiento de clasificación y agrupamiento de los mismos. Es decir,
antes que los datos sean entendidos e interpretados es necesario es
necesario que el investigador los resuma y agrupe para lograr una óptima
comprensión de los mismos.
Esto se realizó de la siguiente manera, Primeramente se aplicó una
encuesta al personal que labora en la empresa Inversiones E&J Salcedo
C.A., con la finalidad de diseñar un plan de estrategias de control interno
para el proceso de inventario. Los datos obtenidos fueron tabulados y
presentados en cuadros y gráficos estadísticos para la realización del
respectivo análisis. Seguido de la Presentación de los datos de la encuesta y
sus resultados.
36
Cuadro 1
Existencia de estrategias para el control interno del proceso de
inventario en Inversiones E&J Salcedo C.A
Alternativas Frecuencia Porcentaje
Si 1 25%
No 3 75%
Total 4 100 %
Fuente: Cálculo basado en las respuestas del cuestionario aplicado
a los empleados de Inversiones E&J Salcedo C.A (2016)
Gráfico 1. Existencia de estrategias para el control interno del
proceso de inventario en Inversiones E&J Salcedo C.A
Con respecto al desarrollo de estrategias adecuadas y específicas
aplicables en el control interno para el proceso de inventario en Inversiones
E&J Salcedo C.A., la mayor representación de la población encuestada, es
decir, un 75 por ciento, respondió en forma negativa, por su parte el 25 por
ciento restante lo hizo en forma positiva. De lo que se infiere que en la
empresa pocas veces considera estrategias específicas, como la
planeación del inventario de la mercancía existente y análisis de los
resultados obtenidos en la gestión.
37
Cuadro 2
Eficiencia del sistema de control de inventario existente en la empresa
Alternativas Frecuencia Porcentaje
Si 2 50%
No 2 50%
Total 4 100 %
Fuente: Cálculo basado en las respuestas del cuestionario aplicado
a los empleados de Inversiones E&J Salcedo C.A (2016).
Gráfico 2. Eficiencia del sistema de control de inventario
existente en la empresa
El 50 % del personal respondió que NO, ya que el sistema de
inventario que se maneja dentro de Inversiones E&J Salcedo C.A, el
personal considera que es ineficiente debido al descontrol que hay en el
manejo de los productos, sin embargo el otro 50% del personal considero
que SI es eficiente; esto mostro que a pesar que las respuestas se
38
encuentras dividas, se deberá trabajar un poco más, para mejorar esa
pequeña déficit.
39
Cuadro 3
Conocimiento de la cantidad exacta de mercancía que se encuentra en
la empresa
Alternativas Frecuencia Porcentaje
Si 1 25%
No 3 75%
Total 4 100 %
Fuente: Cálculo basado en las respuestas del cuestionario aplicado
a los empleados de Inversiones E&J Salcedo C.A (2016).
Gráfico 3. Conocimiento de la cantidad exacta de mercancía que
se encuentra en la empresa
De las personas encuestadas solo el 25 % señalo que tiene
conocimiento de la cantidades exacta de mercancía que se encuentra en la
misma, mientras que el 75 % señalo que no. Con este resultado se puede
evidenciar que es menor la proporción de personas que conocen la
mercancía que hay en la empresa, lo que se nota que no existe una
divulgación del control que se realiza sobre el inventario.
40
Cuadro 4
Manejo del inventario de mercancía existente en almacén
Alternativas Frecuencia Porcentaje
Si 1 25%
No 3 75%
Total 4 100 %
Fuente: Cálculo basado en las respuestas del cuestionario aplicado
a los empleados de Inversiones E&J Salcedo C.A (2016).
Gráfico 4. Manejo del inventario de mercancía existente en el
almacén
El 75 % de la muestra respondió que sí y el 25 % dijo no, se mostró
que la empresa requiere de un mejor control interno de inventario, es por
esto que es necesario y de mayor factibilidad elaborar algunas propuesta que
le permita a la empresa tener mayores conocimientos sobre el control de
inventario, ya que se considera que es la base fundamental para el buen
funcionamiento de cualquier empresa.
41
Cuadro 5
Sistema contable utilizado para realizar el control de inventario
Alternativas Frecuencia Porcentaje
Manual 4 100%
Computarizado 0 0%
Ninguno de los anteriores 0 0%
Todos los anteriores 0 0%
Total 4 100 %
Fuente: Cálculo basado en las respuestas del cuestionario aplicado
a los empleados de Inversiones E&J Salcedo C.A (2016).
Grafico 5. Sistema contable utilizado para realizar el control de
inventario
Los resultados evidencian que el cien por ciento de los encuestados
manifestaron que es de manera manual que se realiza el control del
inventario existente en la empresa. Situación que dificulta el conocimiento de
la mercancía existente. Pues, cuando el sistema de registro y control de los
inventarios, no esta integrado computacionalmente con el contable, debe
efectuarse diariamente, el cuadre en valores, entre los datos de los
movimientos reportados por el almacén y los registrados por contabilidad.
42
Cuadro 6
Manera en que se realizan los conteos físicos de la mercancía existente
en almacén
Alternativas Frecuencia Porcentaje
Periódicos 0 0%
Sistemáticos 0 0%
Esporádicos 2 50%
Improvisados 2 50%
Total 4 100 %
Fuente: Cálculo basado en las respuestas del cuestionario aplicado
a los empleados de Inversiones E&J Salcedo C.A (2016).
Grafico 6. Manera en que se realizan los conteos físicos de la
mercancía existente en almacén
Los resultados demuestran que el cincuenta por ciento de los
encuestados consideran que los conteos físicos de la mercancía existente en
el almacén se realizan de manera improvisada, mientras que el cincuenta por
ciento restantes manifestaron que los mismos se efectúan de forma
esporádica. Ante lo cual es recomendable que deben efectuarse conteos
físicos, periódicos y sistemáticos de los productos almacenados y cotejar los
resultados con los libros contables.
43
Cuadro 7
Forma en que la empresa establece un control claro y preciso de las
entradas de mercancías al almacén
Alternativas Frecuencia Porcentaje
Eficientes compras 0 0%
Compras irregulares y a destiempo 4 100%
Recepción de mercancías 0 0%
Total 4 100 %
Fuente: Cálculo basado en las respuestas del cuestionario aplicado
a los empleados de Inversiones E&J Salcedo C.A (2016).
Grafico 7. Forma en que la empresa establece un control claro y
preciso de las entradas de mercancías al almacén
A este respecto, el cien por ciento de la muestra manifestó que la
forma en que la empresa establece un control de las entradas de mercancías
al almacén es mediante compras irregulares y a destiempo. Situación
alarmante debido a que se debe mantener una existencia suficiente del
inventario disponible para prevenir situaciones de déficit. Así como
establecer la cantidad mínima de mercancía para poder servir con
regularidad los pedidos que realicen los clientes.
44
Cuadro 8
Procedimiento llevado a cabo para la salida de mercancías del almacén
Alternativas Frecuencia Porcentaje
Por notas de despacho 0 0%
Notas improvisadas 3 75%
Requerimientos jefe de almacén 1 25%
Total 4 100 %
Fuente: Cálculo basado en las respuestas del cuestionario aplicado
a los empleados de Inversiones E&J Salcedo C.A (2016).
Grafico 8. Procedimiento llevado a cabo para la salida de
mercancías del almacén
Los resultados demuestran que el setenta y cinco por ciento de los
empleados considera que la salida de mercancía del almacén se realiza
mediante notas improvisadas del administrador, mientras que el veinticinco
por ciento opinaron que tal procedimiento lo ejecutan por requerimientos del
jefe de almacén. Por esto, es recomendable que las mercancías deben salir
únicamente si están respaldadas por notas de despacho o requisiciones las
cuales han de estar debidamente autorizadas para garantizar que tendrán el
destino deseado.
45
Cuadro 9
Forma como se realiza la recepción de mercancías en almacén
Alternativas Frecuencia Porcentaje
Por pesos y medidas 0 0%
Anotaciones contables 4 100%
Todas las anteriores 0 0%
Ninguna de las anteriores 0 0%
Total 4 100 %
Fuente: Cálculo basado en las respuestas del cuestionario aplicado
a los empleados de Inversiones E&J Salcedo C.A (2016).
Grafico 9. Forma como se realiza la recepción de mercancías en
almacén
Los datos presentados reflejan que el cien por ciento de los
empleados consideran que la recepción de mercancía se realiza de forma
contable. Pero también acotaron que estos datos no siempre reflejan la
cantidad exacta. Mostrando una discrepancia entre lo que se registra en el
libro y la cantidad real de mercancía. De allí que se debe contar con una
existencia de suficiente inventario disponible para prevenir situaciones de
déficit y el control de entrada de inventarios del almacén debe ser
sumamente estricto.
46
Cuadro 10
Manejo del inventario de mercancía existente en almacén
Alternativas Frecuencia Porcentaje
Si 4 100%
No 0 0%
Total 4 100 %
Fuente: Cálculo basado en las respuestas del cuestionario aplicado
a los empleados de Inversiones E&J Salcedo C.A (2016).
Gráfico 10. Mejora del sistema de control de inventario para la
operatividad de la empresa
El 100 % de los encuestados están de acuerdo que debería existir un
mejor control interno de inventario, el resultados obtenidos afianza más a la
idea de plantear una propuesta de mejoras para el sistema, pues esto daría
mejores resultados a la hora de controlar, supervisar y se obtendría un mejor
control de los productos. Por, ello la empresa requiere de una optimización
del sistema de inventario donde se controle realmente la mercancía que
entra en el establecimiento como la que sale, con este sistema se evitarían
los problemas que se presentan a menudo
47
Anexo A
Instrumento aplicado a la muestra
REPUBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA
INSTITUTO UNIVERSITARIO DE TECNOLOGÍA
“PEDRO EMILIO COLL”
EXTENSIÓN PUERTO ORDAZ
ENCUESTA APLICADA A LA MUESTRA
El siguiente cuestionario que se está presentando a su consideración
tiene como propósito recoger información en relación a las variables objeto
del estudio: Diseñar un Plan de Estrategias de control interno para el proceso
de inventario de la Empresa Inversiones E&J Salcedo C.A.
Instrucciones
- Lea cuidadosamente las preguntas.
- Es importante que responda todas las preguntas.
- Es importante que responda con objetividad las preguntas.
- La información suministrada por usted será de estricta 48confiabilidad
y
utilidad.
- Marque con una equis (x) las alternativas que considere necesarias.
- En caso de duda consulte a sus encuestadores.
Gracias
48
a. ¿Existen estrategias para el control interno del proceso de
inventario en Inversiones E&J Salcedo C.A?
Si ( )
No ( )
b. ¿Considera usted que es eficiente el sistema de control de
inventario existente en la empresa?
Si ( )
No ( )
c. ¿Tiene usted conocimiento de la cantidad exacta de mercancía
que se encuentra en la empresa?
Si ( )
No ( )
d. ¿Considera usted que en la empresa existe un mal manejo de
la mercancía existente en el almacén?
Si ( )
No ( )
e. ¿Cuál sistema contable utiliza para realizar el control de
inventario?
Manual ( )
Computarizado ( )
Ninguno de los anteriores ( )
Todos los anteriores ( )
49
f. ¿De qué manera se realizan los conteos físicos de la mercancía
existente en almacén?
Periódicos ( )
Sistemáticos ( )
Esporádicos ( )
Improvisados ( )
g. ¿En qué forma, la empresa establece un control claro y preciso
de las entradas de mercancías al almacén?
Mantenimiento eficiente de compras y recepción ( )
Compras irregulares y a destiempo ( )
Informes de recepción para las mercancías compradas ( )
Todas las anteriores ( )
Ninguna de las anteriores ( )
h. ¿Cuál es el procedimiento llevado a cabo para la salida de
mercancías del almacén?
Respaldadas por notas de despacho o requisiciones ( )
Notas improvisadas del administrador ( )
Requerimientos del jefe de almacén ( )
Todas las anteriores ( )
i. ¿En qué forma se realiza la recepción de mercancías en
almacén?
Se verifican los pesos y medidas de los productos ( )
Se anotan en un libro las cantidades y especificaciones ( )
Todas las anteriores ( )
Ninguna de las anteriores ( )
50
j. ¿Cree usted que la mejora del sistema de control de inventario
agilizara la operatividad en Inversiones E&J Salcedo C.A.
Si ( )
No ( )
51
