PRINCIPALES LIBROS DE CONTABILIDAD
Todos los contribuyentes que llevan contabilidad completa deben hacerlo de forma
ordenada y según el sistema de partida doble, es decir aplicando los principios de
contabilidad aceptados, por lo que deben solicitar a la SAT la habilitación de los
siguientes libros:
Inventarios
Diario
Mayor o centralizador
Estados financieros, éste debe contener:
Balance general de apertura, ordinarios y extraordinarios
Los estados de pérdidas y ganancias
Otro estado que a juicio del contribuyente sea necesario para evidenciar su situación
financiera
Cabe resaltar que estos libros también deben ser autorizados por el Registro Mercantil.
Y están en total libertad de utilizar otros registros para mejorar el control contable y
administrativo, tanto interno de la empresa como de leyes especiales.
Libros y registros contables obligatorios conforme la ley del impuesto al valor
agregado
Sin importar las obligaciones contables que establece el Código de Comercio para los
comerciantes, SIEMPRE que sean contribuyentes del Impuesto al Valor Agregado –
IVA- en el Régimen Normal o General deberán llevar los siguientes libros, establecidos
en la Ley del Impuesto al Valor Agregado, artículo 37:
Libro de compras y servicios recibidos
Libro de ventas y servicios prestados
Si es pequeño contribuyente
Deberá solicitar la habilitación del Libro de compras y ventas de pequeño contribuyente
(Ley del impuesto al Valor Agregado, artículo 49)
Algunos aspectos que deben ser considerados en los libros de compras y servicios
recibidos son:
Serie, número y fecha de facturas, facturas de pequeño contribuyente, notas de crédito,
declaración aduanera de importación, escrituras públicas o facturas especiales, que
respalden las adquisiciones de bienes y servicios.
Número de Identificación Tributaria y nombre completo del vendedor o prestador del
servicio.
Precio neto (sin impuesto), conforme a la separación efectuada de las compras e
importaciones de bienes y de la adquisición de los servicios de acuerdo a cada una de
las actividades de ventas realizadas.
IVA (crédito fiscal) de acuerdo a cada una de las actividades de ventas realizadas.
El contribuyente debe realizar un resumen mensual en el libro de compras y servicios
recibidos, separando las compras e importaciones de bienes y adquisición de servicios
correspondientes a ventas locales de exportación y a personas exentas.
REQUISITOS QUE DEBEN LLEVAR PARA LA HABILITACION EN LA
SUPERINTENDENCIA DE ADMINISTRACION TRIBUTARIA
1 Presentar formulario SAT-0052 denominado “Solicitud de Habilitación de Libros”, el
que puede ser adquirido sin costo en las Oficinas o Agencias Tributarias. (Anexo VIII)
Para llenar dicho formulario se debe consignar los datos de identificación
relacionados con el apellido, nombres, domicilio, teléfono, fax, apartado postal y
también correo electrónico en cual aparece en la casilla como E-mail.
Si en caso tiene inscrito un establecimiento, debe consignar los datos en el
formulario en la sección de este, que se denomina “Establecimiento para el que
solicita la Autorización” (Únicamente Libros de Compras y Ventas)”, en este
apartado debe indicar el nombre del establecimiento para el que solicita la
habilitación de libros y el domicilio.
En el siguiente apartado “Detalle de Libros a Utilizar”, debe marcar con una “X”
la casilla de Manual o Computarizado y la cantidad de hojas que autorizará. Y en
último apartado firmar el formulario y consignar su nombre en la casilla
correspondiente.
2 Original (en buen estado) y fotocopia simple de la Cédula de Vecindad o del
Documento Personal de Identificación (DPI) del propietario o representante legal, el
original se confrontara con la fotocopia.
3 Al entregar el formulario y los documentos descritos anteriormente y si los mismos
llenan los requisitos establecidos, la Oficina o Agencia Tributaria SAT, procederá a
elaborar una boleta de pago respectiva, de acuerdo a la cantidad de hojas solicitadas
por el interesado con el que deberá pagar Q0.50 por cada hoja en concepto de
Impuesto de Timbres Fiscales y Papel Sellado para Protocolos, según artículo 5
numeral 4 de dicha Ley.
4 El interesado luego de recibir la boleta, procede a efectuar el pago en la Agencia
Banrural.
5 Una vez pagado el impuesto el interesado regresa a la Oficina o Agencia Tributaria
donde inició su gestión para que le sea entregado su stiker adhesivo, para que lo
pegue o adhiera en el libro contable, con el que comprueba que quedó habilitado. El
Stiker contiene los datos siguientes: sección que lo autoriza, nombre del libro que
habilita, forma manual o computariza, nombre del contribuyente, dirección, NIT y
número de resolución.
6 Habilitados los libros por la Superintendencia de Administración Tributaria, deberá
acudir al Registro Mercantil para su Autorización.
En caso que el Propietario o Representante legal no pueda realizar dicho trámite
personalmente, deberá llenar un formulario de “AUTORIZACION DE TERCERA
PERSONA PARA REALIZAR GESTION”, para que otra persona pueda realizar la
habilitación de los libros.
Para los contribuyentes que ya tienen libros habilitados y no aparecen en el sistema su
habilitación anterior, deben adicionar fotocopia de recibo del último pago y fotocopia de
la primera y última hoja de los libros habilitados.
7 REQUISITOS PARA AUTORIZAR LOS LIBROS EN EL REGISTRO MERCANTIL
8 Para dicha autorización de los libros en el registro mercantil, el interesado deberá
presentar una carta de solicitud (Anexo XI), firmado por el propietario, o el
representante legal y/o el contador (en el mismo deben indicarse los datos de la
empresa o sociedad, y la cantidad de páginas con que cuenta cada libro).
9 Fotocopia de Cedula del Propietario o Representante Legal.
10 El Registro Mercantil hace entrega de una boleta por la cantidad de hojas a
autorizar, (el costo de cada hoja es de Q0.15).
11 El interesado deberá efectuar su pago en la agencia Banrural.
12 Con el pago efectuado, se adjuntan las boletas al expediente respectivo, en original
y fotocopia, debiendo entregarse en el Registro Mercantil, recibiendo a cambio una
contraseña con el número del expediente.
13 El Registro Mercantil a través de su Departamento de Operaciones Registrales,
revisa y evalúa el expediente, y luego manda las estampas respectivas que le colocan
al inicio y al final de cada libro contable.
Clasificación del Libro de Inventario y Balance
Libro de Inventario y balance es un libro obligatorio y principal en la empresa. Su objetivo
principal es el de mostrar la situación económica que tiene la empresa. En este libro se
encuentran registrados todos los activos, pasivos y patrimonio con el que cuenta la empresa. Este
libro es usado solo un par de veces en el año, uno al inicio de las operaciones de la empresa el
cual puede significar cualquier mes del año denominado (inventario inicial) y el otro al acabar el
periodo.
El libro de Inventario y Balance cumple un papel fundamental en la contabilidad de
cualquier empresa. Estos de clasifica de la siguiente manera:
Inventario Inicial
Como lo dice su nombre, es el que se realiza cuando se inician las operaciones comerciales de
la empresa. Para aquellos entes jurídicos que inicien actividades por primera vez se realizara en
la fecha que inicia las operaciones, mientras que por otra parte, para aquellas empresas que se
encuentran en marcha se deberá efectuar en el inicio del periodo económico. (02 de Enero)
Inventario especial o de situación
Este se pone en practica en cualquier época del año. Pero como lo dice su nombre, se pone en
practica en circunstancias que sea especiales como un robo, perdidas, desastres naturales, entre
otras.
Inventario del ejercicio o final:
Este inventario es aquel que se lleva a cabo cuando finaliza en periodo económico (31 de
diciembre de cada año). Cumple un papel bastante fundamental para poder determinar las
ganancias o en el caso contrario las perdidas . Así como también el incremento del capital con las
ganancias o las decadencias con las perdidas también es de gran utilidad para la re apertura de
los Libros para el siguiente periodo económico.
LIBRO DIARIO O DE PRIMERA ENTRADA
El libro diario también se llama libro de primera entrada, porque en este libro donde primero se
registran loas operaciones de una empresa, siempre con base en documentos fehacientes tal
como lo establece el artículos 381 del código de comercio. Este es un libro de carácter
obligatorio, en este libro el comerciante debe anotar las operaciones diarias, que realiza en el
negocio, por ejemplo: compra de mercaderías, pago de alquiler, venta de su producto, pago de
luz, agua, teléfono, internet, seguro, abonos y cobros. Es un libro obligatorio y las operaciones
se anotan en el orden en que van sucediendo, por día o mes. Es de primera entrada, ya que si la
operación no tiene comprobante (facturas, recibos, cheques, etc.) no puede escribirse.
El libro diario es en el cual vamos a asentar (registrar) las operaciones que realice la empresa,
para cada operación que realice la empresa se tiene que realizar una partida en el libro de
diario. Para realizar bien las partidas se deben tomar en cuenta que por cada operación que se
realice existe una cuenta para ello.
Orden Cronológico: quiere decir en orden de fechas, es decir que de acuerdo con las fechas de
los documentos, así se hacen los asientos contables, registrando primero los de fecha anterior y
después con la fecha posterior.
Asientos contables: Conjunto de anotaciones o apuntes contables que se hacen en el libro
diario que se realizan con la finalidad de registrar un hecho económico que provoca una
modificación cuantitativa o cualitativa en la composición del patrimonio de una empresa.
PARTIDA: Es la operación que se realiza al registrar el libro diario la transacción hecha en el
negocio Características de las partidas en el libro de diario. La base de la contabilidad es la
partida doble, significa que la contabilidad se sustenta por medio del SISTEMA DE PARTIDA
DOBLE.
Se tiene que enumerar las partidas de cada mes de operaciones Se le coloca la fecha en que
se está realizando la partida.
Cada vez que se realice la partida se tiene que contar con la documentación que ha generado la
operación.
Todas las partidas deben de llevar una explicación, del porque se está realizando esa partida, se
coloca para que cualquiera que revise los libros de contabilidad, entienda el porqué de esas
partidas. Las columnas del DEBE y del HABER siempre tienen que cuadrar con la misma
cantidad. Siempre se toma en cuenta el principio de la Causalidad.
Tomar en cuenta los principios de la partida doble.
PRINCIPIO DE LA CAUSALIDAD. Esta dice: “No hay causa sin efecto” Esta se interpreta que
todas las transacciones que realicemos traerán efectos a nuestra empresa. Los efectos que
produzcan dependerá del tipo de operación que se realice, algunos pueden ser positivos y
produzcan ganancia a la empresa y otros pueden ser negativos y produzcan perdida a la
empresa.
PRINCIPIOS DE LA PARTIDA DOBLE No hay deudos sin acreedor y viceversa No hay cambio sin
valor En todo registro el importe de las cuentas deudoras deben estar equilibradas con las
cuentas acreedoras. El que recibe es deudor y el que da es acreedor Con excepción a las
cuentas patrimoniales, documentos y cuentas por pagar, todos los valores primero entran y
después salen. Todos valores al salir lo hacen bajo el mismo título o cuenta con el que
entraron.
JORNALIZAR: Es registrar las operaciones por medio de partidas; se puede decir: jornalizar las
operaciones siguientes, que significa trabajar partidas en el libro diario. 1. se hace un examen
de los documentos, con el objeto de verificar que los mismos sean legítimos, es decir que tiene
los requisitos legales. 2. Se hace un estudio o análisis de la transacción y el importe que los
documentos que contiene. 3. Se buscan las cuentas apropiadas, tanto de cargo como de abono.
4. Se asienta la partida doble en el libro de diario.
