GENERALIDADES SOBRE GERENCIA DE PROYECTOS

Supongamos que quieres preparar un desayuno especial. Planeas preparar un quiche

casero con tocino, panques, parfait de frutas y mimosas. ¡Lo mejor de lo mejor!
Es mucho trabajo y suena complicado, pero seguro te va a salir delicioso. De eso se trata
la creatividad a final de cuentas, ¿no?

Apenas vas empezando el proyecto culinario y ya las cosas no pintan muy bien. Buscas
frenéticamente los ingredientes en todas las alacenas y gabinetes. Te das cuenta de que
se te olvidó precalentar el horno. Cocinaste el tocino primero y estará listo una hora antes
que todo lo demás. 

¿Suena estresante? Definitivamente. Y es una prueba de la importancia de saber cómo

hacer gestión de proyectos (o gerencia de proyectos).

¿QUÉ ES LA GERENCIA DE PROYECTOS?

La gerencia de proyectos es el proceso que involucra la planeación, ejecución y monitoreo

de un proyecto para que se lleve a cabo de manera exitosa. 

Esto significa que, en vez de ir decidiendo sobre la marcha, es preferible planear las
etapas del proyecto para que se puedan cumplir todos los objetivos y requerimientos a
tiempo, además de cumplir con el presupuesto proyectado.

En general, la gerencia de proyectos está a cargo de un jefe de proyecto que posee las
habilidades y la experiencia para sacar adelante el trabajo.

Sin embargo, a veces no es posible, particularmente para los equipos de trabajo

pequeños. En estos casos, otro miembro del equipo debe proponerse como líder. 

Para evitar confusiones, es mejor que sólo haya una persona responsable de dirigir el
proyecto y monitorear el progreso.
La gestión de proyectos es un conjunto de metodologías para planificar y dirigir los
procesos de un proyecto. Un proyecto comprende un cúmulo específico de operaciones
diseñadas para lograr un objetivo con un alcance, recursos, inicio y final establecidos. Los
objetivos de la gestión de proyectos son:
 Gestionar el inicio y la evolución de un proyecto;
 Controlar y responder ante problemas que surjan durante un proyecto;
 Facilitar la finalización y aprobación del proyecto.
Los proyectos son independientes de la actividad diaria empresarial, por lo que se
requiere que se organicen una serie de reuniones para ver cuáles son los objetivos
específicos del proyecto. Para que el proyecto tenga éxito es esencial que se realice un
trabajo en equipo eficiente. La manera en la que la gestión de proyectos dirigirá el trabajo
depende de varios factores, entre ellos: la escalabilidad (la posibilidad de que el proyecto
crezca), la importancia y la complejidad de las tareas.
La gestión del proyecto está esencialmente dirigida a conseguir los objetivos
preestablecidos para proporcionar un beneficio a la organización. Los objetivos pueden
expresarse en términos de: resultados (como la creación de una nueva sede
central); consecuencias (como la reubicación de los empleados a nueva
sede); beneficios (reducción de costes de cheques de comida, del mantenimiento de las
máquinas o instalaciones) u objetivos estratégicos (como duplicar el rendimiento
corporativo en tres años).
Hay muchas restricciones a la hora de desarrollar un proyecto. Sin embargo, las tres más
comunes son el tiempo, el coste y el alcance. Estas restricciones forman parte de todos
los proyectos y juntas forman el Triángulo de Gestión de Proyectos. El alcance es
importante para especificar todos los pasos del desarrollo del proyecto. Por otra parte,
el tiempo es un recurso invaluable. Si bien podemos controlar los procesos, no podemos
controlar el tiempo. Por lo que es un verdadero desafío poder utilizar el tiempo de
manera eficiente, mantener el proyecto dentro del cronograma y alcanzar los objetivos
deseados. Sin embargo, el coste está compuesto por un presupuesto establecido en la
etapa inicial del proyecto. Después, éste se compara con la cifra que se propuso
inicialmente. Las tres restricciones están interconectadas y dependen mucho la una de la
otra. Una vez que se reduce el tiempo asignado para el proyecto, el costo aumenta.
Además, el alcance del proyecto dicta el ritmo y una serie de recursos necesarios para
realizar y completar con éxito el proyecto.
La norma ISO que establece unos estándares para la dirección y gestión de proyectos es
la norma ISO 21500. Esta normativa tiene como objetivo principal conseguir dar una
orientación a las organizaciones en su gestión. En ella se describen los diferentes
conceptos y procesos dentro de una compañía para estabilizar y sistematizar las tareas,
así como la homogeneización de las actividades. Es decir, pretende que el resultado de un
proceso sea el mismo independientemente de la persona que lo realiza. La estructura de
la norma ISO 21500 continúa con las directrices del PMBOK, uno de los certificados
del Project Management Institute (PMI) o instituto de gestión de proyectos.
«Las operaciones mantienen las luces encendidas, la estrategia proporciona una luz al
final del túnel, pero la gestión del proyecto es el motor del tren que hace avanzar a la
organización.» – Joy Gumz, especialista TIC que trabaja para ISAO Standards Organization
y NASA Appel.

LA GERENCIA DE PROYECTOS ES IMPORTANTE

La introducción sobre el desastroso intento de desayuno seguramente les dio una idea de
la importancia de la gestión de proyectos. Pero para que no queden dudas, veamos los
principales beneficios de la gestión de proyectos.

1. La gerencia de proyectos mejora el alineamiento organizacional

Solemos pensar que los objetivos del proyecto, o incluso de la organización, son muy
claros para todos; pero te sorprenderá saber cómo este tipo de cosas crean confusión.
Una investigación de la escuela de gestión Sloan del MIT, encontró que un tercio de los
líderes encargados de ejecutar la estrategia de la compañía no podían nombrar ni siquiera
una de las prioridades estratégicas de su organización. 
Ups. No existe solución rápida, pero al menos la gerencia de proyectos te pone en la
dirección correcta. Al inicio del proyecto, todo el equipo involucrado debe discutir y
entender, no sólo el objetivo específico del proyecto, sino que esos objetivos son la base
de metas empresariales más amplias.

2. La gerencia de proyectos mejora la colaboración

Los proyectos se paralizan cuando las personas no saben cuáles son sus responsabilidades
o cuándo deben entregar sus tareas individuales. Es por esto que en la gerencia de
proyectos se plantean las etapas del proyecto, lo que significa entender el alcance del
proyecto, asignar funciones, elementos de acción y un cronograma. 

Al contrario de lo que sucedería con un equipo que sólo se lanza a hacer las cosas sin
dirección, con la gestión de proyectos, el equipo puede colaborar mucho más
eficientemente y efectivamente.

3. La gerencia de proyectos ayuda a reducir riesgos y evadir obstáculos

Hasta los mejores planes pueden salir mal. Las cosas a veces no salen de acuerdo a lo
planeado. Aún cuando tu equipo planeó meticulosamente las etapas del proyecto, a
veces, las cosas no se desarrollan como te gustaría. Tal vez no pudiste conseguir recursos
suficientes o la autorización que necesitabas se retrasó.

En la gerencia de proyectos se contemplan con anticipación este tipo de riesgos para

crear un plan de respaldo. Gracias a la planeación, podrás afrontar este tipo de problemas
en el momento en el que se presenten sin tener que parar todo el proyecto.

4. La gerencia de proyectos reduce el estrés

En una encuesta con más de 2000 empleados estadounidenses, más del 60% de los

encuestados admitieron sentirse estresados tres o más días por semana. ¿Y qué es lo que
les está provocando este estrés? Demasiado trabajo acumulado. 

Cuando no llevas el control sobre quién hace qué en tu proyecto, puedes terminar
por sobrecargar de trabajo a algunos miembros del equipo. Una gerencia de proyectos
efectiva te permite gestionar fácilmente la carga de trabajo de acuerdo a la capacidad de
cada trabajador y según los proyectos en los que están involucrados.

5. La gerencia de proyectos conduce a proyectos más exitosos 

Este es el mayor beneficio de todos: la gerencia de proyectos genera más proyectos

ganadores. 

Plantear claramente las etapas de un proyecto y darle un seguimiento meticuloso eleva

enormemente la probabilidad de entregar un proyecto que haya cumplido con los
objetivos, con los requisitos, el presupuesto y los plazos de entrega.  

El proceso de gestión de proyectos abre muchas más ventanas de oportunidad para

evaluar y corregir el curso de acción cuando es necesario. Esto es porque cuando notan
que algo no va de acuerdo a lo planeado, se pueden hacer ajustes antes de seguir
invirtiendo energía y dinero.

LAS 5 ETAPAS DE LA GERENCIA DE PROYECTOS 

Ok, ya entendimos. La gerencia de proyectos es importante. Pero, ¿funciona? 

El instituto para la gestión de proyectos (PMI por sus siglas en inglés) que claramente se
especializa en este tema, publicó una guía de los fundamentos para la dirección de
proyectos (PMBOK por sus siglas en inglés). Este manual establece que la gestión de
proyectos se divide en 5 etapas: 
 Iniciación
 Planeación
 Ejecución
 Monitoreo
 Cierre

Para cada proyecto, tu equipo y tú van avanzando por cada etapa en ese orden. Veamos
con más detalle cada etapa.

1. Iniciación

¿Creíste que tu proyecto iba a empezar con una sesión de planificación a la antigua? No
exactamente. Antes de meterse en los detalles del proyecto, tu equipo y tú tienen que
evaluar si el proyecto vale la pena.

En eso consiste la etapa de "Iniciación". En esta etapa, defines el proyecto de manera

general, identificando el caso de negocio, el beneficio y los productos. Si finalmente
determinan que es un proyecto que vale la pena para tu equipo, entonces consigues la
aprobación (de ser necesaria) y continúas al siguiente paso. 

Ejemplo: tu equipo y tú quieren grabar un video demo que muestre las características
principales de tu producto. Crees que esto le ahorrará mucho tiempo a tu equipo de
soporte además de ayudar a convertir más visitas en clientes.

2. Planeación

En esta etapa sucede la magia. Planear eficazmente les ayuda a no caer en errores
comunes que suelen provocar el fracaso de los proyectos. Esto
incluye, una comunicación deficiente, estimación de tiempo poco exacta
o metas inadecuadas. 

El primer paso de la planeación es plantear una meta para el proyecto. Puedes utilizar la
herramienta de gestión de proyectos SMART, un esquema de objetivos cuyas siglas
significan lo siguiente:
 eSpecífico
  Medible
 Alcanzable
 Relevante
 Temporal

Ejemplo: crear un video demo donde se muestren las características principales del

producto para reducir el número de tickets de soporte al cliente en un 12% y aumentar el
número de inscripciones de clientes en un 15%. Este video debe ser lanzado el 15 de
marzo del 2021. 

Sabiendo cuáles son los objetivos, no tendrás problema en resolver los pormenores que
se vayan presentando, incluyendo el alcance, el presupuesto, los riesgos, el equipo, hitos
y mucho más.

Tal vez no parece muy alentador, pero crear una estructura de desglose del trabajo (WBS
por sus siglas en inglés) te facilitará mucho las cosas. Esta estructura divide tu proyecto en
tareas individuales que se pueden visualizar en una gráfica. 

Por ejemplo, el video para el proyecto se puede desglosar en las siguientes tareas
individuales:
 Escribir el guión del video
 Grabar el tutorial del producto
 Editar el video y agregar los logos de tu empresa
 Publicar el video en la pagina de ventas

Con esta información estás mucho mejor preparado para elegir a los miembros del
equipo que van a participar en el proyecto y planear un cronograma realista para
terminar a tiempo el trabajo.

Ejemplo de tareas:

Tarea1: Escribir el guión del video 

Encargado: Carolina

Plazo de entrega: 29 de enero del 2021

Tarea 2: Grabar el tutorial del producto

Encargado: Iván 

Plazo de entrega: 12 de febrero del 2021

Tarea 3: Editar el video y agregar marca

Encargado: Pedro
Plazo de entrega: 22 de febrero del 2021

Tarea 4: Publicar el video en la página de ventas

Encargado: Margarita

Plazo de entrega: 5 de marzo del 2021

3. Ejecución

Esta fase es la más fácil de entender, aunque la más pesada de implementar. En esta fase,
tu equipo y tú se ponen manos a la obra con las tareas del proyecto y se organizan con
eficacia.

4. Monitoreo

Esta etapa del proyecto ocurre simultáneamente con la etapa de ejecución. Algo que
quieres evitar es concentrarte demasiado en las tareas que olvidaste tomarte el tiempo
de verificar para garantizar que el proyecto esté yendo de acuerdo al plan.

En esta fase tendrás que distanciarte de las tareas específicas para ver el panorama
general, es decir, reexaminar la planeación del proyecto, verificar que los plazos de
entrega se estén cumpliendo, que el presupuesto se esté siguiendo y que los objetivos
más grandes se estén llevando a cabo. 

¿Y si no? Bueno, tu equipo sabe qué cambios hacer para que las cosas vuelvan a
encarrilarse.

Ejemplo: revisas los hitos y te das cuenta que la grabación del demo se está retrasando.
Lo consultas con el encargado de la tarea, Iván, para saber cuando podrá terminarla y así
retrasar la fecha de entrega para la edición del video.

5. Cierre 

Lo lograron—el video se lanzó y el proyecto se terminó. ¿Ahora qué sigue? ¿Sigues

inmediatamente con otros proyectos? 

Todavía no. La manera en la que concluyes un proyecto importa y justo de eso se trata
esta etapa. Este es el momento de atar cabos sueltos y concluir oficialmente el proyecto.
Esto puede incluir:
 Organizar una retrospectiva para platicar sobre las cosas que salieron bien en el
proyecto y sobre lo que se puede mejorar.
 Preparar un reporte final del proyecto 
 Archivar y almacenar los documentos del proyecto para que puedas consultarlos
en el futuro.

Todo el entusiasmo parece reservado para el inicio de un proyecto mientras que las
conclusiones suelen olvidarse. Sin embargo, saltarse el cierre es como correr un maratón
y parar justo enfrente de la línea de meta. Tu proyecto merece ese último glorioso paso
de cruzar la meta junto con su debido festejo.

3 TIPS PARA HACER UNA GESTIÓN DE PROYECTOS EFECTIVA

Ahora ya sabes cuáles son las etapas que debes seguir para llevar a la realidad tu
proyecto, pero créeme, la gerencia de proyectos es mucho más que 5 etapas. Una buena
gerencia de proyectos involucra buenas prácticas, a continuación, te mostramos algunas:

1. Familiarízate con los términos clave

La gerencia de proyectos es compleja y a veces parece que tiene un lenguaje propio. Es

común ver términos como dependencias y ruta crítica, cuyo significado no queda claro.

Pero no te preocupes. Estos son algunos de los términos más comunes en gerencia de
proyectos.
 Ruta crítica: el camino más largo de las actividades dependientes en un proyecto.
Si se produce un retraso en tu ruta crítica, el proyecto corre el riesgo de
retrasarse.

 Dependencias: los elementos de un proyecto que están ligados entre sí, esto

significa que uno no sucede sin el otro. Existen las dependencias de tarea y las de
recursos.

 Kickoff (comienzo): es la primera reunión del equipo involucrado en el proyecto

que se lleva a cabo para discutir los objetivos del proyecto, los requisitos y más.

 Ciclo de vida: el conjunto de etapas por las cuales atraviesa el proyecto. Las
etapas que describimos anteriormente componen un ciclo de vida.

 Hito: una meta específica en cuanto al progreso del proyecto.

 Recursos: lo que necesita el equipo para terminar el proyecto. Los recursos

pueden incluir gente, presupuesto, materiales, equipos o software, espacio y más.
 Alcance: los detalles específicos de lo que se incluye en el proyecto. Es común
escuchar "dentro del alcance" o "fuera del alcance". 
 Persona interesada o stakeholder: cualquier persona que tenga interés o se vea
afectado por el proyecto.

2. Toma en cuenta las dependencias

La planeación del proyecto no está completa si no tomas en cuenta la dependencias.

Como se mencionó anteriormente, en un proyecto existen las dependencias de recursos y
las de tarea.
Por ejemplo, el video del producto no puede editarse hasta que lo hayan grabado. Eso es
una dependencia de tarea. O el software de edición de videos que requieres lo está
usando otro equipo y lo dejarán de utilizar hasta febrero. Eso es una dependencia de
recursos.

Es importante que tu equipo identifique y tome en cuenta estas dependencias durante la

planeación del proyecto. Gracias a esto podrán establecer un cronograma más realista y
evitar todas las complicaciones que se generan debido a las dependencias.

3. Centraliza la comunicación

La jerga de la gestión de proyectos y la planificación meticulosa no servirán de mucho si

la comunicación con tu equipo no tiene pies ni cabeza, porque cada quién utiliza sus
propias herramientas, siguen usando cadenas de correos, mensajes y notas.

Las herramientas y software para la gestión de proyectos facilitan mucho el trabajo.

Trello, por ejemplo, es una herramienta muy utilizada y práctica para la gerencia de
proyectos. Incluso tenemos una plantilla de tablero para esto, listo para que lo utilices. 

Con un tablero de Trello, el equipo tiene una única fuente de recursos y puede mantener
los archivos, las conversaciones y los avances centralizados. Esto significa que todos los
miembros del equipo pueden obtener la información y el contexto que requieren de
manera inmediata.

GERENCIA DE PROYECTOS = MENOS ESTRÉS Y MENOS DESORDEN

¿Recuerdas la situación hipotética del desayuno con la que empezamos? Sólo imagina
cómo se habría desarrollado el desayuno si hubieras seguido los principios de la gerencia
de proyectos, hipotéticamente. 

Primero hubieras confirmado que tenías los ingredientes adecuados, leído las recetas y
hecho un horario para saber cuándo empezar cada platillo. 
Eso suena mejor que andar como gallina descabezada por toda la cocina, ¿o no? En pocas
palabras, la gerencia de proyectos te ayuda a cumplir los objetivos para que el equipo
pueda concentrar toda su energía en lo más importante: producir un desayuno
extraordinario (ay perdón no... quiero decir, un gran proyecto).

Ya sean buenos o malos, nos gustaría saber tus comentarios. Nos puedes encontrar en
Twitter (@trello)!

COMO PRIORIZAR TAREAS EN EL TRABAJO

Estás por terminar tu reunión de equipo semanal. Discutieron sobre todo tipo de
proyectos, se pusieron de acuerdo sobre los objetivos y solicitudes recibidas, nadie dejó
de hacer apuntes y anotar pendientes durante toda la reunión.
Están a punto de irse cada quien, por su lado, cuando de repente se voltean a ver con
cara de pánico: "¿Y ahora qué?"

Todos los miembros del equipo tienen una montaña de trabajo pendiente. El estrés nace
nada más de ver el tamaño de las listas de pendientes, y además, todos los pendientes
parecen importantes. Tan importantes, que da la impresión que todos debieron haberse
entregado para ayer. 

Tampoco parece haber un punto de partida, pero tu equipo y tú necesitan saber cuáles
son las tareas que tienen prioridad. 

¿Deberías cerrar los ojos y elegir algo al azar? ¿Lanzar un dardo al tablero? ¿Olvidar
cualquier tipo de estrategia y sólo empezar a hacer algo?

No entremos en pánico. A continuación te enseñamos algunas técnicas que tu equipo y tú

pueden implementar para establecer prioridades en el trabajo, especialmente cuando
todo parece requerir de todo tu esfuerzo y energía. En sus marcas, listos, ¡concentración!

PERO... ¿POR QUÉ NO SIMPLEMENTE EMPEZAR Y LISTO?

Cuando tienes una lista de tareas que te provoca estrés nada más de verla y las fechas de
vencimiento están por llegar, es muy tentador dejarse llevar por el pánico y empezar a
hacer cualquier tarea al azar. 

Por lo menos estás avanzando en algo, aunque sea poco. ¿No se supone que eso es mejor
que perder el tiempo tratando de establecer prioridades? 

No exactamente, la priorización de tareas es importante por varias razones: 

 Empezar por las actividades de alto impacto: si tu equipo decide empezar a
trabajar sin seguir alguna estrategia, por naturaleza humana van a empezar por las
cosas más fáciles aunque no sean las más importantes. Esto se debe a un
fenómeno denominado sesgo por conclusión de tareas, y dice que nos dejamos
llevar por las tareas que cuestan menos trabajo y que nos hacen sentir que
estamos siendo productivos. Eso significa que muy probablemente alguien vaya a
actualizar la hoja de cálculo, pero que nadie va a tocar la presentación del equipo
(para la próxima semana ¡¡¡aaah!!!). Por el contrario, con la priorización de tareas
puedes identificar las tareas más importantes y empezar con esas. 
 Tomar en cuenta las dependencias: tu equipo no trabaja solo. Probablemente
requieres de información y recursos de otros departamentos y de otras personas
para poder terminar tu trabajo, por lo que los retrasos en esas área también
pueden atrasarte. Priorizar las tareas en el trabajo te ayudará a tomar en cuenta
esas dependencias para aprovechar de manera más eficiente tu tiempo y no tener
que parar por culpa de un problema que no está en tus manos resolver.
 Evitar hacer doble esfuerzo: cuando tu equipo no sabe como priorizar tareas o
quién es el encargado de hacer las tareas, suele suceder que dos personas
terminan haciendo la misma tarea. Cuando estableces las prioridades en el
trabajo, sabes que no habrá trabajo duplicado. También significa que podrás
 aprovechar al máximo los puntos fuertes de cada miembro del equipo y establecer
claramente quién es responsable de cada elemento de acción.
 Gestionar expectativas: no existe ningún truco o estrategia que te pueda ayudar
con una carga de trabajo gigante (que por cierto es una de las causas más
comunes de estrés en el trabajo, con 43% de los encuestados culpando a las
cargas de trabajo demasiado grandes). Priorizar tareas en el trabajo te garantiza
que las responsabilidades asignadas sean realistas, lo que evitará que tu equipo
sufra un burnout laboral. También te ayuda a gestionar las expectativas de los
otros departamentos o a cerrar tratos con los clientes porque te permite ajustar
las fechas de vencimiento o los alcances de un proyecto cuando es necesario.

CÓMO PRIORIZAR TAREAS CUANDO TODO PARECE IGUAL DE IMPORTANTE

Creo que ha quedado claro cuáles son los beneficios de plantear una estrategia
para establecer prioridades en el trabajo, pero seguimos sin saber la respuesta a la
pregunta "¿por dónde empiezo?" 

Créanme, existen muchas maneras de empezar. Estas son algunas maneras en las que tu
equipo y tú pueden empezar a darle sentido a tu gigantesca lista de pendientes e irlas
tachando de tu lista de manera ordenada y lógica.

1. Vincula los pendientes a objetivos de la empresa 

Tu equipo y tú no se dan prisa por puro gusto, quieres que el trabajo que están haciendo
sea de provecho para todo el negocio.

Y aquí es donde entra en juego la estrategia. "Vincula el trabajo del equipo y del proyecto
a los objetivos de la empresa," recomienda Alyssa Towns, una escritora freelance y
especialista de operaciones empresariales en Adswerve. Analiza cada tarea en la lista de
pendientes y pregúntate: ¿A cuál objetivo general de la empresa contribuye esta
tarea? Esto es útil por varias razones:
 Primero, es más fácil buscar orientación, por parte de directivos de nivel
intermedio o superior, si así lo necesitas.
 Puedes concentrarte en el trabajo que tiene el mayor impacto, en vez del trabajo
más fácil.
 Esto requerirá que te tomes el tiempo para analizar si la tarea es verdaderamente
importante, o si solo parece que lo es. 

"Si el trabajo no está ligado a un objetivo, es mejor dejarlo de lado por el momento,"
agrega Towns. 

¿Quieres hacer el seguimiento de los objetivos empresariales ligado a cada tarea? Prueba
con el Power-Up Campos personalizados de Trello. Por ejemplo, puedes agregar un
campo con el nombre "Objetivo empresarial" a cada tarjeta de Trello y luego seleccionar
el objetivo ligado a esa tarea en el menú desplegable. 
Esto te servirá como referencia para ver el objetivo general, incluso en situaciones en las
que el trabajo prácticamente te esté asfixiando.

2. Utiliza una matriz de administración del tiempo

No, no es esa Matrix. Nos referimos más bien a usar una matriz de administración del
tiempo (conocida como la matriz de Eisenhower) para hacer la priorización de tareas.

Se hace de la siguiente manera: dibuja un cuadrado y luego divídelo en cuatro

cuadrantes. Las filas de la izquierda se nombran como "importante" y "no importante". En
la parte superior, se nombran las casillas con "urgente" y "no urgente".

La matriz de Eisenhower sirve para priorizar tareas en el trabajo. Por ejemplo, la sesión de
entrenamiento para el nuevo empleado es urgente e importante, pero archivar
solicitudes de empleo viejas no es ni urgente ni importante. Elige la casilla apropiada para
la tarea.

Y repite para todas las tareas. Una vez que hayas acomodado todas las tareas en el
cuadrante apropiado, utiliza la matriz de Eisenhower como guía para priorizarlas: 
 Urgente e importante: estas son las de mayor prioridad. ¡Colócalas al principio de
tu lista!
 Urgente y no importante: se pueden delegar. Si no hay nadie disponible para
hacerlas, son tu siguiente prioridad.
 No urgente e importante: aparta un tiempo en tu horario para ir avanzando en
ellas pero no son lo más importante en este momento.
 No urgente y no importante: no tienen porque estar en tu lista de pendientes por
el momento. ¡Quítalas! 

Esta matriz de administración del tiempo te ofrece una manera sencilla de priorizar tareas
y luego actuar en consecuencia. Es mucho más efectiva y eficiente que elegir tareas al
azar. 

3. Elige algunos logros fáciles para el equipo

Espera un momento... ¿no acabamos de decir que no deberías empezar por las cosas
fáciles? ¿No se supone que eso te da una falsa sensación de productividad y te distrae de
las tareas más importantes?

Sí, a veces. Pero toda regla tiene sus excepciones. Especialmente cuando tu equipo está
lidiando con un exceso de trabajo o incluso un burnout.

Algunos estudios muestran que el estrés relacionado con el trabajo se correlaciona

directamente con la fatiga. Si desde el principio ya están atrasados, mentalmente les va a
costar mucho trabajo empezar con los proyectos más importantes. 

Si crees que es el caso y que un sentimiento de derrota reina en tu equipo, tal vez lo
mejor sea empezar por lo más fácil. "Si se encuentran sobre arenas movedizas, mejor ir
por las victorias más fáciles," opina Frank Pinto, vicepresidente de ingeniería en Lendbuzz.
A su equipo le funciona para generar salir de esa dinámica poco productiva. 

La satisfacción de haber terminado esos pendientes más fáciles, con suerte provocará  un
efecto de bola de nieve, motivándolos a seguir con las tareas más complicadas.

4. Toma más en cuenta los factores

Cuando se trata de establecer prioridades en el trabajo, muchos tendemos a

concentrarnos en una sola métrica: la fecha de vencimiento. Ordenamos las cosas en
función de su fecha de entrega.

Aunque este enfoque es válido, no toma en cuenta otros factores como la cantidad de
trabajo que involucra la tarea o las calificaciones del equipo para poder hacerla.

Por eso, una técnica que usan muchos managers es retroceder para ver el panorama
general y pensar en otros aspectos de la priorización de tareas. Estos incluyen: 
 Impacto: ¿Cuál es el impacto de esta tarea en los objetivos de la empresa, del
equipo y de los clientes?
 Esfuerzo: ¿Cuánto trabajo implica terminar esta tarea? ¿Es fácil o difícil?
 Velocidad: ¿qué tan rápido se puede terminar la tarea?
 Confianza: ¿Qué tan preparado está tu equipo para resolver la tarea? ¿Te sientes
listo o intimidado por la tarea?

Noelle McEntee, directora de mercadotecnia en Catch.co, piensa que evaluar todas las
tareas bajo la misma lente ayuda a ser consistente a la hora de priorizas tareas, sin
importar cuando lo hagas, hoy, la siguiente semana, el próximo año. 

Asimismo, John Short, fundador de la empresa Compound Growth Marketing, dice que en

lugar de adivinar las respuestas a estas preguntas, él prefiere basarse en datos para
fundamentar su evaluación. 

Con Trello puedes hacer el seguimiento de estos factores y priorizar los proyectos de
manera sencilla. Crea etiquetas en las tarjetas para que te sea más fácil detectarlas de
acuerdo a su prioridad, alto impacto, poco esfuerzo, etc.

ESTÁS A PUNTO DE INCUMPLIR LA FECHA LÍMITE, ¿QUÉ HACES?

Has evaluado, categorizado y reorganizado. Y de todos modos te das cuenta que no

podrás terminarlo todo a tiempo. O por lo menos, no en los tiempos planteados
originalmente. Aún trabajando las 24 horas del día, sería un milagro terminar todas las
tareas de la lista de pendientes antes de la fecha límite.

Pero todavía no es tiempo de rendirse (aunque suena tentador). Así es la vida, no eres la
primera persona o equipo que tiene que cambiar una fecha de vencimiento.
La clave para salir adelante es la comunicación clara y proactiva. Identifiquen las tareas
que no podrán cumplir a tiempo y avísenle a las personas o equipos que se verán
afectados. 

Explíquenles cortésmente que su equipo tiene demasiado trabajo y no les queda de otra
más que retrasar la fecha de vencimiento. Fijen una nueva fecha para entregar la tarea, y
esta vez cúmplanla. Pero recuerda que cambiar las fechas de vencimiento es la
excepción, no la regla.

APRENDAN DE SUS ERRORES Y CREZCAN COMO EQUIPO

Aunque no lo parezca en ese momento, eventualmente resolverán todos los problemas.

¿Y luego, qué sigue? Llegó la hora de analizar a fondo todo el trabajo que hicieron y de
proponer algunas mejoras para el futuro. Pensando a futuro, ¿qué vas a requerir?:
 ¿Gestionar el alcance del proyecto de manera más efectiva? 
 ¿Fijar fechas límite más realistas?
 ¿Ocupar más personal?
 ¿Tener acceso a más recursos? 

Los momentos en los que a tu equipo y a ti se les acumulan un millón de prioridades son
situaciones que tendrán que resolver pero también son oportunidades para aprender.

Entonces, cuando se calmen las aguas, no olvides hacer una retrospectiva y usar esa
información para averiguar qué pueden hacer para mejorar su trabajo. Aprende a
priorizar tareas en el trabajo para tener una vida laboral ordenada y sin tanto estrés.

4 MANERAS DE MOTIVAR AL EQUIPO

Quieres inspirar a tu equipo para sacar lo mejor de ellos. ¿Cuál es la mejor manera de
conseguirlo? Debes motivarlos.

Cuando la motivación del equipo está por los cielos, es posible que tus empleados
participen más y les interese su trabajo. Pero, cuando el estado de ánimo se desploma,
sucede lo contrario. Probablemente se sientan desmotivados o desanimados. Entonces,
lograr sacar lo mejor de ellos, será una batalla difícil.

Si quieres que tus empleados den lo mejor de sí (y disfruten lo que hacen), debes
encontrar la forma de motivarlos. Pero, ¿cómo? ¿De qué manera pueden los gerentes
darle ese impulso necesario para aumentar el entusiasmo del equipo?

¿Qué es el estado de ánimo del equipo y por qué es tan importante en el trabajo?

Primero lo primero. Antes de aprender a motivar a tu equipo, veamos rápidamente qué

es el estado de ánimo.

"El estado de ánimo es la temperatura emocional colectiva del equipo", según Monica
Parker, fundadora de HATCH, una compañía global de gestión del cambio conformada por
psicólogos corporativos y científicos sociales que se enfocan en mejorar la vida laboral.
"Representa la actitud, la confianza y las expectativas del equipo".

Dependiendo de la motivación del equipo, la temperatura emocional se manifestará de

distintas maneras.

Cuando los miembros de un equipo tienen un estado de ánimo alto, suelen "mostrar
interés y entusiasmo. Querrán hacer lo que esté a su alcance para ayudarse mutuamente
y ayudar a la empresa", dijo JP Gaston, líder con 20 años de experiencia en la gestión de
equipos y cofundador, presentador y productor del pódcast The Biz Dojo. "En las llamadas
grupales, suele haber señales de camaradería, risas y bromas, además de halagos entre
compañeros por el trabajo bien hecho".

En esencia, los equipos muy motivados son optimistas, felices y comprometidos con su
trabajo, y ese compromiso puede dar mejores resultados. De acuerdo con el informe más
reciente desarrollado por Gallup, que habla sobre el estado de los lugares de trabajo de
los estadounidenses, las empresas con equipos muy comprometidos tienen un 21 % más
de rentabilidad, un 17 % más de productividad, un 10 % de mejora en las métricas de
satisfacción del cliente y un 41 % menos de ausentismo que las compañías con empleados
menos comprometidos.

Por otro lado, los empleados con un estado de ánimo bajo no tendrán el mismo
entusiasmo por el trabajo. De hecho, hasta podrían parecer muy tristes. "Quizá veas
personas estresadas en el trabajo todos los días, que repiten frases aparentemente
inofensivas, señales de estrés y bajo estado de ánimo, como: ‘Estoy tan cansado’,
‘¿Todavía no es viernes?’ o ‘Estoy tratando de sobrevivir’", relata Josh Rovner, líder y
autor de Unbreak the System: Diagnosing and Curing the Ten Critical Flaws in Your
Company (en español, Repara el sistema: diagnostica y cura las diez fallas críticas de tu
compañía). 

Según Gaston, los equipos con un bajo estado de ánimo en general no están
comprometidos y muestran "una participación mínima... ya sea en trabajar horas extra,
tomar un proyecto adicional o simplemente buscar quien pueda darles una respuesta".
"En el entorno actual (principalmente remoto), a veces podemos ver esto en
las videollamadas, en las cuales las personas apagan las cámaras y micrófonos".

El estado de ánimo bajo también puede verse reflejado en problemas de desempeño. "En
la mayoría de los casos, la falta de motivación podría verse reflejada en las estadísticas
que analizan los líderes", expresó Gaston. "Esto normalmente se cocina 'a fuego lento’ y
las estadísticas de rendimiento caen de manera gradual, pero sostenida, a lo largo del
tiempo".

En resumen, cuando el estado de ánimo es alto, los equipos están más

comprometidos, son más productivos y están más contentos en su lugar de trabajo, lo
que se traduce en mejor rendimiento tanto para el equipo, como para el gerente y la
empresa en general. ¿Qué pasa cuando tus empleados no están motivados? Los
empleados no están tan emocionados por su trabajo y, como resultado, tanto ellos como
la empresa sufren. 
"La motivación les permite a los empleados enfocarse en hacer su trabajo de la mejor
manera posible sin preocuparse por su propia felicidad", expresó Rovner. "Si un equipo
está distraído por la falta de motivación, será mucho menos productivo y su rendimiento
se verá afectado, porque el tiempo y la energía mental que deben invertirse en resolver
problemas, innovar, hacer mejor las cosas y ser más productivos se destina a resolver
conflictos internos o a 'autocompadecerse' por la misma falta de motivación".

¿Qué causa que los equipos les falte motivación?

El bajo estado de ánimo puede hundir a un equipo, y, como gerente, es tu

trabajo identificar todos los problemas de motivación y lidiar con ellos de manera rápida y
eficaz.

"Las tres razones principales de la falta de motivación son el estrés por trabajar en
exceso, el sentirse subestimado y la gestión incorrecta de las personas tóxicas", afirmó
Parker.

Si tu equipo trabaja sin interrupción, sin recibir, aunque sea, un "gracias" de parte
del líder o trabaja en un proyecto con un compañero tóxico, es posible que el ánimo se
vea realmente afectado. De hecho, según los datos de Officevibe, el 69 % de los
empleados dicen que trabajarían más duro si sintieran que se reconocen sus esfuerzos.

La microgestión también puede ser una causa de la falta de motivación del equipo,

incluso si es bien intencionada. "En la mayoría de los casos, los gerentes han pasado de
ser contribuidores individuales a ser líderes", indicó Gaston. "Muchos nuevos líderes
tienen dificultades para ceder el control que tenían sobre el nivel de rendimiento y
terminan microgestionando tareas dentro del equipo. Esto genera problemas de
confianza entre el líder y los miembros del equipo, lo que rápidamente baja la
motivación".

Descubre formas de motivar a tu equipo y mejorar los resultados en el negocio 

Claramente, la prioridad es mantener un estado de ánimo alto en el equipo. Pero, ¿cómo

podemos mejorar el estado de ánimo del equipo e inspirar a todos para hacer su mejor
trabajo?

Suma a personas motivadoras a tu equipo

Puedes seguir el camino correcto paso por paso para motivar a tu equipo, pero, si hay
personas tóxicas y negativas, harán que todo se desmorone.

Por eso, si quieres mantener alto el estado de ánimo de tu equipo, debes rodearte de
personas que quieran contribuir a la causa y eso comienza desde la contratación.

"Asegúrate de que no solo fomentes un entorno positivo y de gratitud dentro de tu

equipo, sino que también consideres más que las habilidades o la formación académica
de los (nuevos) miembros del equipo cuando los traigas a bordo", afirmó Gaston. Enseñar
a alguien los detalles de supuesto de trabajo es "mucho más fácil que enseñarle a tener
una actitud positiva, afectuosa y colaborativa en el trabajo todos los días".

Reconoce a tu equipo y celebra sus victorias

Como ya mencionamos, sentirse subestimado es la clave para tener un equipo poco

motivado. Entonces, si quieres motivar a tus empleados, asegúrate de reconocer y
celebrar el trabajo duro, sus logros y sus victorias.

"El reconocimiento es importante para alentar el entorno del equipo y su estado de

ánimo", dijo Gaston. "Incluso un simple 'Gracias' puede hacer la diferencia". 

Si bien reconocer al equipo y celebrar sus victorias siempre es importante, apoyar a tu

equipo "exige más atención cuando los equipos trabajan remotamente", recalca Parker,
ya que podrían sentirse desconectados de la empresa y del equipo como un todo.

Abre las reuniones semanales de equipo reconociendo el buen trabajo o la contribución

de todos los miembros del equipo de la semana anterior. Organiza un happy hour virtual
para celebrar el cierre de un proyecto grande y, si hay presupuesto, hazle un pequeño
regalo a cada integrante (como una tarjeta de regalo para su cafetería favorita) para
agradecerles por el trabajo duro. Cuando programes un encuentro presencial con un
empleado, asegúrate de estar preparado para felicitarlo por sus grandes aportes al
equipo.

En resumen, un poco de reconocimiento puede ser beneficioso para motivar al equipo.

Así, si quieres que el estado de ánimo esté alto, asegúrate de que tus empleados reciban
el reconocimiento y el aprecio que se merecen en cada oportunidad.

Resiste la tentación de microgestionar

Como gerente, puedes pensar que tu función es controlar cómo y cuándo el equipo hace
su trabajo. Sin embargo, como mencionamos antes, pocas cosas hacen que el estado de
ánimo se colapse tan rápido como cuando microgestionas a tu equipo.

"Si atas las manos de tus empleados al intentar controlar cómo hacen su trabajo, tu
equipo jamás obtendrá la motivación que necesita", afirma Gaston.

Contrataste a un equipo porque creías en sus habilidades para hacer bien su trabajo.
Entonces, si quieres mantener un estado de ánimo alto, dale espacio para hacerlo.

"Las personas que tienen tiempo, espacio y confianza para llevar a cabo sus tareas por su
cuenta con poca participación de los líderes son mucho más exitosas, lo que mejora el
estado de ánimo global", contrastó Gaston.

Pregúntales a tus empleados qué necesitan para sentirse motivados

Como cada equipo es diferente, la mejor manera de aumentar el estado de ánimo será
distinta según el caso. ¿De verdad quieres saber cómo motivar a tu equipo para ser feliz,
estar comprometido y tener éxito en el trabajo? Solo pregúntale.

"Una de las maneras más fáciles de saber cuál es el nivel de motivación del equipo es
hacerles a tus empleados algunas preguntas frecuentes", comentó Rovner. "¿Qué
estamos haciendo mal? ¿Hay algo que no sepa y deba saber? ¿Cómo te sientes? ¿Qué
puedo hacer para ayudarte?"

Luego, (¡esta es la parte importante!), escucha las respuestas de los miembros del equipo
y haz algo al respecto con todos sus comentarios. 

Por ejemplo, si un miembro del equipo te dice que está estresado porque tiene
demasiados plazos complicados, trata de liberarlo de algunas tareas. Luego, hazle saber
que le quitaste esas tareas para darle un respiro. 

O si en una reunión de equipo, los integrantes dicen que se sienten distanciados ahora
que trabajan de manera remota, programa más reuniones personales o una reunión
virtual semanal en grupos para ayudarlos a vincularse a un nivel más personal. Haz un
seguimiento luego de la primera reunión para ver si se genera el sentimiento de
conexión que necesitan.

Lo importante es que cada equipo y cada integrante necesitarán cosas diferentes para
elevar el estado de ánimo. Por eso, si quieres que aumente de manera eficaz la
motivación de tu equipo, pregúntales qué necesitan en concreto y luego cumple con tus
promesas.

Eleva el estado de ánimo de los empleados hoy mismo

Cuando aumenta la motivación, los empleados están más comprometidos, satisfechos y

son más productivos en el trabajo. Ahora que sabes exactamente cómo aumentar la
motivación de tus empleados, ¿qué queda por hacer? Salir y darles el impulso que
necesitan, verás cómo prosperan y se vuelven exitosos.
CONSEJOS PARA MANEJAR CONFLICTOS
En un mundo ideal, tu equipo trabajaría de forma armoniosa. Festejarían las victorias de
los demás, apoyarían el crecimiento de cada uno y disfrutarían pasar tiempo juntos (ya
sea en persona o de forma virtual) fuera del horario de trabajo. 

Eso sería en un mundo ideal, pero esta es la realidad: casi todos los equipos tienen
diferencias, y el 85 % de los empleados de todos los niveles informa que tiene que lidiar
con conflictos de alguna índole. 

Es una pena derrumbar tu fantasía sobre el ambiente laboral, pero por suerte, no todo
son malas noticias. Los conflictos en el trabajo son inevitables, pero también pueden ser
algo positivo. “Los conflictos generan cambios”, escribió Christine Carter en un artículo
para el Greater Good Science Center de la Universidad de California, Berkeley. “Los
conflictos son absolutamente necesarios para el crecimiento intelectual, emocional e,
incluso, moral”. 
Aquí es cuando tú, el líder del equipo, entras en acción. Para cosechar los beneficios de
los conflictos, necesitas saber cómo enfrentarlos de manera efectiva. Lamentablemente,
el 54 % de los empleados cree que sus gerentes podrían manejar mejor las disputas
laborales. 

¿No sabes cómo enfrentar situaciones difíciles de manera productiva y positiva? Echa un
vistazo a estos consejos para trabajar en equipo y manejar los conflictos en el trabajo.

Conflicto en el trabajo #1: Dos integrantes del equipo tienen diferentes formas de
trabajar

No tienes un equipo homogéneo y eso es genial. Pero, además, significa que debes hacer
malabares con muchos enfoques laborales diferentes. De verdad, muchos. 

Existe un miembro del equipo que prefiere reflexionar las cosas silenciosamente antes de
tomar una decisión. Hay otro que prefiere empezar inmediatamente e ir resolviendo las
cuestiones a lo largo del camino. Está aquel que habla en todas las reuniones de equipo y
aquel que prácticamente no habla. Están los desidiosos, los que obtienen más resultados
de lo esperado y los del medio. 

Hacer que todas estas personas estén felices y asegurarnos de que trabajen juntas de
manera eficiente, es una tarea abrumadora y poco divertida. Y este es el origen de
muchos de los conflictos en el trabajo: las expectativas de las personas sobre cómo llevan
a cabo sus trabajos no están alineadas.

Cómo lidiar con esto

 Crea manuales de usuario personalizados. Crea una plantilla simple o un tablero
de Trello para tu equipo, en el que todos puedan compartir detalles sobre su estilo
trabajo preferido. Al registrar cómo desean recibir retroalimentación, las horas del
día más productivas que asignan para realizar su trabajo más intenso, su
perspectiva típica ante un gran proyecto y más, los miembros de tu equipo
pueden comprender mejor al resto. Aumenta la eficiencia y la transparencia, y
reduce el resentimiento y la tensión. 
 Haz una evaluación de fortalezas o una prueba de personalidad. En un
típico estudio de Gallup, se descubrió que el 40 % de los empleados se desmotivan
si se ignoran sus habilidades clave. En contraste, solo el 1 % de los empleados que
se sienten así si creen que sus gerentes aprovechan sus fortalezas. Está
comprobado que los líderes necesitan conocer los pormenores de las habilidades
e intereses de los miembros del equipo, y una prueba de personalidad es una
manera útil de obtener esa información. No solo te ayudará a ti como líder, sino
que también ayudará a los miembros de tu equipo a saber más y en profundidad
sobre sus compañeros de trabajo y, como resultado, a colaborar mejor.

Conflicto en el trabajo #2: Un integrante del equipo es ascendido de puesto de trabajo

Los empleados están ansiosos por escalar posiciones. De hecho, el 64 % de los
trabajadores aceptaría un puesto de mayor jerarquía incluso si no recibiera un aumento
salarial. 

Tener un equipo compuesto de personas de excelencia que están deseosas de ascender

no es, en sí mismo, algo malo. Sin embargo, puede generar celos y una
constante sensación de competencia, y esa actitud no siempre es amistosa o sana.

Esto pasa, por ejemplo, cuando un miembro del equipo recibe un ascenso para un puesto
que otros también ambicionan. A primera vista, es posible que veas correos electrónicos
de felicitaciones y GIFS de celebración. Pero, ¿qué pasa internamente? Puede
haber sentimientos de envidia y resentimiento, chismes y otras dinámicas tóxicas que
debes poder enfrentar.

Cómo lidiar con esto

 Comunica las noticias personalmente. Los demás empleados que estaban
compitiendo por ese puesto no deberían enterarse por un correo electrónico
masivo de que no fueron elegidos. Siéntate con ellos a solas y diles que no
obtendrán el ascenso. Bríndales una retroalimentación constructiva sobre las
razones por las cuales se decidió elegir a otra persona y qué sucederá después. No
es una conversación fácil, pero es necesaria.
 Ofrece otras oportunidades de crecimiento. Parte de lo que desmotiva tanto a los
empleados por no conseguir un ascenso, es creer que perdieron una oportunidad
única. Casi dos tercios de los entrevistados en una encuesta indicaron que “no hay
posibilidades” como el motivo por el que no recibieron un ascenso el año anterior.
Incluso si no puedes ofrecer un puesto nuevo y rimbombante, haz énfasis en otras
oportunidades de crecimiento, ya sea liderar proyectos nuevos, ser parte de
juntas y comités, o perfeccionar otras habilidades.
 Observa las interacciones de tu equipo. Incluso si haces todo bien, esos
sentimientos de celos aún pueden aflorar. Asegúrate de seguir de cerca la
dinámica de tu equipo mientras el empleado ascendido hace la transición a su
nuevo puesto. ¿Te parece que ciertos miembros del equipo lo están evitando o le
quitan autoridad? ¿Los escuchas murmurar en las reuniones de equipo? Esas son
cosas que deberás enfrentar directamente.

Conflicto en el trabajo #3: El proceso productivo de tu equipo no está funcionando

correctamente

No todos los conflictos surgen de los choques de personalidad o de los problemas

interpersonales. A veces, hay algo logístico que no funciona en el equipo.

Quizás, las personas están sobrepasadas por las cargas de trabajo excesivas. A lo mejor,
encuentran una y otra vez los mismos cuellos de botella en los procesos. Es posible que
no tengas un lugar centralizado para gestionar los proyectos y entonces la información
importante se pierda.
Cuando los miembros del equipo se ven envueltos en este tipo de problemas, sienten la
tentación de acusar a otros: “no cumplimos ese plazo porque alguien no compartió lo que
necesitábamos”, “no alcanzaste el objetivo porque tal persona lo arruinó”.

Sin embargo, detrás de ese juego de culpabilidad, existe un problema real en el proceso,
que, si se soluciona, podría realmente marcar la diferencia en la eficiencia del equipo y
sus relaciones. 

Cómo lidiar con esto

 Pide retroalimentación continuamente. Las reuniones de equipo no deben
convertirse en eventos recurrentes de actualizaciones del estado de las cosas.
Asigna tiempo en cada reunión para formular preguntas sobre puntos conflictivos.
Esto te ayudará a que descubras las barreras y las frustraciones que puedes
enfrentar antes de que se conviertan en un problema mayor.
 Usa las herramientas adecuadas. El 51 % de los empleados dice que sus
empleadores están “rezagados en cuestiones tecnológicas” y eso causa frustración
en sus labores diarias. Además de pedirles retroalimentación sobre sus procesos
reales, conoce las herramientas que los empleados están usando para realizar su
trabajo. Es posible que tengan sugerencias sobre las plataformas que podrían
ayudarlos a trabajar juntos de manera más efectiva y eficiente.
 Implementa los “cinco porqués”. En caso de que haya un problema o conflicto,
resiste a la tentación de querer solucionarlo rápidamente para hacer que todo
funcione. Tómate el tiempo para comprender la raíz del problema a través de
la técnica de los “cinco porqués” (que, básicamente, implica preguntar cinco veces
seguidas “¿por qué?”). Eso te ayudará a enfrentar el problema real, en vez de
simplemente tener una solución temporal. Aquí te damos un ejemplo: nuestro
equipo olvidó la fecha objetivo de lanzamiento para el rediseño del blog. 

o ¿Por qué? Silvia no terminó a tiempo los gráficos nuevos.

o ¿Por qué? Estaba esperando las instrucciones de diseño.
o ¿Por qué? El mensaje con las instrucciones de diseño se perdió en la
bandeja de entrada de alguien.
o ¿Por qué? Se envió el boceto de diseño a dos personas, en vez de enviarlo
a todo el equipo.
o ¿Por qué? No tenemos un lugar centralizado donde gestionar proyectos. 

Este ejercicio que, a simple vista, parece sencillo, les revela a ti y a tu equipo que la
solución no es reprender a Silvia, sino optimizar los flujos de trabajo. 

Conflicto en el trabajo #4: Los integrantes del equipo simplemente no se llevan bien

Existe una lista, aparentemente interminable, de razones por las que podría haber
conflictos en tu equipo: estilos de comunicación diferentes, opiniones opuestas sobre
cómo resolver un problema y muchas más.
Pero, a veces, los conflictos en un equipo se resumen en el hecho de que existen distintas
personalidades. Es normal que las personas tengan temperamentos diferentes. Un
impresionante 100 % de las personas (sí, es una estadística real) admite que un
compañero de trabajo le fastidia, y el 73 % de esas personas dice que de dos a cinco
personas le fastidian de manera regular. 

Si bien la metáfora de “el trabajo es una familia” está generalizada, la realidad es que
habrá personas en tu equipo que simplemente no elegirían pasar tiempo con las otras
personas si no les pagaran por hacerlo. Incluso así, precisan encontrar la manera de dejar
las diferencias de lado y trabajar en equipo de manera efectiva y ese es tu trabajo como
líder: marcar el ritmo.

Cómo lidiar con esto

 Habla sobre ello. Cuando quieres reducir los choques de personalidad, puede ser
útil promover una conversación respetuosa y profesional entre los miembros del
equipo que no congenian. Es importante enfatizar que no existe el concepto de
correcto o incorrecto: simplemente necesitas descubrir cómo encontrar puntos de
coincidencia. Tus empleados son adultos que, con suerte, podrán discutir algunas
cuestiones sin que haya demasiada intervención, pero asegúrate de que los
problemas no se agraven o que la situación no escale al punto de que se torne
algo improductivo. 
 Predica con el ejemplo. Es posible que hayas experimentado en carne propia
alguna fricción con otras personas en el trabajo. Quizás hay otro líder de equipo
con quien no coincides. Ahora es el momento de poner en práctica lo que predicas
y manejar esas diferencias, en vez de quejarte a espaldas de esa persona. Tus
empleados aprenderán más de tus acciones que de tus palabras. 
 Conoce lo que no toleraras. Que haya personalidades incompatibles es una cosa,
pero algo muy distinto es que haya un miembro del equipo que sea abiertamente
tóxico o discriminador. Como líder, es importante que defiendas los valores del
equipo y demuestres el tipo de conducta que es aceptable, incluso cuando debas
tomar algunas decisiones difíciles. Dejar que ese comportamiento continúe y no
haya consecuencias puede hacer que otros miembros del equipo sientan que no
tienen respaldo o, peor, que se sientan atacados.

Consejos para el trabajo en equipo y cómo sacar provecho de los conflictos 

¿Crees que puedes desterrar los conflictos de tu equipo? Piénsalo nuevamente. Las
discusiones o los desacuerdos ocasionales son normales y ¡hasta saludables! 

No se trata de descubrir cómo eliminarlos. Sino que, como líder, es tu trabajo el

comprender cómo afrontarlos de manera que generen aprendizaje y superación, y no
hostilidad y disgustos. 

Es un proceso de aprendizaje y, seguramente, cometerás algunos errores. Pero sigue

avanzando. Ese compromiso para que tu equipo navegue a salvo por aguas turbulentas, a
final de cuentas refuerza el motivo por el que todos desean estar en el mismo barco. 
 ¿CUÁLES SON LAS METODOLOGÍAS MÁS UTILIZADAS EN LA GESTIÓN DE PROYECTOS?

Dentro de todas las diferentes metodologías que existen para llevar a cabo un proyecto, se
pueden establecer seis categorías diferentes. Estas categorías son: la metodología secuencial
tradicional, PMI/PMBOK; Agile; de gestión de cambio; basada en el proceso; y, otras
metodologías.

La metodología secuencial tradicional

Las metodologías tradicionales se basan en etapas secuenciales en las que se tiene que
terminar una fase antes de pasar a la siguiente. Esto da lugar a documentos que permiten
comprobar el correcto desarrollo y finalización de cada fase. Este tipo de desarrollo tiene la
ventaja de que permite un control de cada fase por parte de todos los responsables y sus
superiores. Sin embargo, esto provoca que los proyectos sean muy ‘estáticos’, es decir, que, si
se necesita cambiar cualquier cosa dentro del proyecto, haya que volver al inicio, y comenzar
otra vez casi desde cero. Las metodologías más conocidas dentro de esta categoría son las
de Waterfall, Critical Path Method (CPM) y Critical Chain Project Management (CCPM).

PMI/PMBOK
Esta categoría está compuesta por la metodología establecida por el Project Management
Institute. Ésta sigue las cinco fases de la gestión de proyectos descritas en la Guide to the
Project Management Body of Knowledge (PMBOK), en español Guía del cuerpo de
conocimiento de la gestión de proyectos. Sin embargo, hay muchos jefes de proyectos que
niegan que esta sea una metodología, sino una serie de pautas y convenciones para dirigir
proyectos.

Agile
La categoría Agile se llama así ya que está compuesta por la metodología del mismo nombre,
y de ella surgieron otras metodologías: Scrum, Kanban, Extreme Programming (XP) y Adaptive
Project Framework (APF). En el Manifesto Agile se valoran algunos elementos por encima de
otros:
 Los trabajadores y las interacciones sobre procesos y herramientas;
 Un software funcional sobre una documentación general;
 Una colaboración con el cliente sobre la negociación de un contrato;
 La capacidad de responder sobre la habilidad para seguir un plan establecido.