Caso Practico # 2
Emilio Mateo Noriega
Gregorio Bulnes Claustro
Project Management Office
2022
Solución al caso práctico
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¿Qué fases y actividades compondrían el plan de Implantación de la Oficina de Gestión de
Proyectos?
Véase que existen 5 etapas de un proyecto: Inicio, planificación, Ejecución, Monitorización &
Control y Cierre, la cual la implantación de una oficina de proyecto se da en la etapa de la Ejecución,
es aquí en donde se desarrollaran las tareas de implementar la PMO, donde se ejecute el alcance del
ciclo del proyecto, este mismo esta formado por las siguientes fases:
FASE ESTRATEGIA:
El objetivo de esta fase es definir el dominio del trabajo de la PMO, aquí se identifican la misión, la
visión y los objetivos de la Oficina de Gestión de Proyectos, mismos que deben llevarse las siguientes
actividades: Definir la misión y visión & establecer los objetivos a alcanzar.
FASE ANALISIS:
Aquí se conoce la situación de partida de la empresa antes que se comience con el modelo PMO que
se vaya a implementar, en esta fase se evaluara el estado de madurez de la empresa, se escogerá la
tecnología, entre otros aspectos.
FASE DE DESARROLLO:
Se definirá y configura la PMO dentro de la organización, así como, las atribuciones dentro de la
misma. En esta fase, se deberá iniciar con la comunicación de cambio, y desarrollar varias actividades:
• Definir la estructura orgánica de la PMO
o Tipología de PMO, organigrama, organización de la PMO, Modelo de Gobierno, y
personal técnico de la oficina de gestión de proyectos y jefes de proyectos).
• Establecer la metodología, los estándares y normas
o Identificar qué es lo que se va a considerar proyecto y también lo que no va a ser
definido como proyecto
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o Categorización de los proyectos para ajustar la metodología que sea ajustada al
tamaño, duración y riesgos de los proyectos que la PMO vaya a apoyar.
• Establecer la infraestructura y las herramientas tecnológicas.
o Infraestructura física.
o Infraestructura lógica.
• Elaborar el plan para la Gestión del Cambio
o Pilar básico; la comunicación antes, durante y después del cambio.
• Elaborar el plan de capacitación
o Conjunto de tareas orientadas a la adquisición de conocimiento por parte de jefes de
proyecto, como de personas de conforman la PMO, lo más adecuado para la empresa
será involucrar a las personas desde el inicio para identificar los conocimientos de
partida y sus expectativas.
FASE DE IMPLANTACIÓN:
En esta fase el modelo de la PMO planificado se convierte es una realidad, lo recomendado es
ejecutarlo de forma progresiva, es decir; primero se lleva a cabo un proyecto piloto y cuando todo
trabaje con normalidad desplegar el resto. se implementará la nueva metodología en la empresa,
analizando los cambios que se han gestado, posteriormente se realizara el monitoreo y control de la
nueva PMO, con diferentes técnicas de control y evaluación de desempeño.
Una de las primeras tareas a ejecutar es definir el concepto de “proyecto” dentro de la
organización, ¿qué definición establecerías? ¿Qué clasificación de proyectos desarrollarías?
PROYECTO: Conjunto de tareas específicas que se relación entre sí, para alcanzar un objetivo único,
las cuales, se desarrollan por medio de diferentes metodologías, en gestión de proyectos, que permiten
evidenciar el alcance, tiempo y coste, con la finalidad, de ejecutar el proyecto exitosamente en todo
su ciclo de vida.
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La clasificación de proyecto sería la consultoría e implantación de soluciones tecnológicas, proyectos
orientados a la investigación de nuevas tecnologías informáticas,, creación de software para empresas
bancarias y empresas del sector industrial, proyectos en donde se sistematicen procesos, información
y control de las empresas, así como sistemas globales para corporativos o grupos de empresas
internacionales.
¿Qué actividades planificarías para intentar lograr el éxito del proyecto?
• Jornadas de presentación de la Alta Dirección para explicar el proyecto.
• Sesiones de comunicación para explicar las ventajas que supone su existencia.
• Reuniones con las áreas para identificar los principales miedos que existen.
• Comunicaciones periódicas sobre el avance del proyecto.
• Seguimiento de cada fase del proyecto.
• Identificación de factores problemáticos y eliminación de dichos factores para mejorar la
eficiencia.
• Involucramiento de los interesados en el desarrollo del proyecto.
• Planificación de todos los proyectos.
• Definición concreta del alcance de todos los proyectos.
• Delegación de taras especificas a personal calificado.
• Identificación de lecciones aprendidas, para aplicarlo a otros proyectos.
• Implementar un software de gestión de proyectos que me permita, evidenciar de manera clara
el estado actual d ellos proyectos en cuanto al alcance, tiempo y coste.
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Aplicación Práctica del Conocimiento
No existe una como tal una lista de cosas a considerar para todos los proyectos con exactitud alguna,
pero si una metodología que nos ayuda a implementar proyectos eficientes, proyectos rentables entre
otros, en el cual la implementación de una oficina de proyectos dentro de una empresa nos ayudará a
poder definir métodos y procesos para el éxito de nuestros proyectos, es importante que desde el
inicio la alta dirección apoye al desarrollo de una PMO, así como la consistencia, ejecución y
adaptación a los cambios mismos que deben ser bien estructurados por la empresa, en la cual los
medios de comunicación deberán estar bien establecidos.
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Referencias
Summa University. (s. f.). Implementación PMO. https://www.centro-virtual.com. Recuperado 14
de junio de 2022, de https://www.centro-
virtual.com/recursos/biblioteca_summa/pdf/project_management_office/unidad2_pdf2.pdf
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