#03
Checklist para un
buen onboarding
La plataforma de recursos humanos
para equipos felices
La importancia de
un buen comienzo
El 22% de los colaboradores abandonan
su nuevo empleo en los primeros 45 días
Cada proceso de contratación fallido resulta una pérdida de tiempo y dinero
para las empresas. Así que, ¿cómo podemos aumentar nuestra tasa de éxito en la
retención de nuevos colaboradores?
Sin duda, es vital hacer un buen onboarding y crear una buena experiencia
en el trabajador desde el primer momento.
No basta con dar la bienvenida a las nuevas incorporaciones. El proceso de
onboarding debe ir mucho más allá: será la primera impresión que el trabajador
tenga de la empresa. Pero también será determinante para que consiga desarrollar
su máximo rendimiento desde las primeras semanas.
En resumen, un buen plan de incorporaciones te ayudará a:
• Reducir ese 22% de tasa de abandono en los primeros días: con un buen
onboarding las posibilidades de que los nuevos colaboradores se marchen se
reduce considerablemente, ya que mejoras su percepción y su satisfacción.
• Esto nos lleva a una reducción de los costes de contratación: ya sabemos
que el proceso de reclutar y seleccionar personal es costoso para una empresa.
Así que cuando encuentres talento, ¡no lo dejes escapar! Con un buen
onboarding, aumentarás la retención de esos colaboradores cualificados para
desempeñar el trabajo.
• Los principios siempre son importantes. ¡En cualquier historia de nuestras
vidas! Y también en el trabajo. Generar una buena experiencia en el colaborador
desde el primer contacto aumentará su satisfacción, se sentirá más contento.
¿Consecuencia? Tendrá un mejor rendimiento en su puesto de trabajo.
• Equipos más felices: un buen onboarding nos lleva a tener colaboradores
más integrados, que se sienten identificados con la empresa y alineados con su
filosofía y cultura organizacional. Los trabajadores están más coordinados, se
facilita el trabajo en equipo y aumenta su felicidad laboral.
0. Antes
de emprezar...
Lo hemos visto: la experiencia de un nuevo colaborador empieza en el onboarding.
Es por ello que resulta de vital importancia cuidar al máximo el paso a paso de tareas
que debes realizar en este proceso de incorporación a tu organización.
Te ofrecemos una checklist de las tareas que puedes realizar en cada fase de tu onboarding:
1. Pasos del onboarding antes del primer día.
2. Tareas para el primer día.
3. Tareas para la primera semana.
4. Y tras la primera semana...
Utilízala como guía para cada nueva incorporación en tu empresa.
Pero antes de comenzar, ten en cuenta:
¿Qué departamentos deben estar implicados en los onboardings?
• RRHH
• Informática
• Departamento solicitante de nuevo empleado
• Otros
Pasos del Onboarding
01. Antes
del primer día
01.
Solicita al nuevo colaborador la documentación que necesitas para darle de alta
en la empresa:
Documentación Correo electrónico personal
CV Datos bancarios
Teléfono de contacto Fotografía típica carné
Domicilio Otros
Solicita a la empresa todo lo relacionado con el espacio de trabajo para el nuevo
colaborador:
Mesa y equipo informático.
Durante el home office, el material acordado.
Instalación del software/hardware necesarios.
Añadir/configurar cuentas como:
Teléfono
Cuenta de correo al directorio de empleados
Canales de chat, redes sociales corporativas y otras aplicaciones
que utilicéis en la empresa.
Plaza de parking si es conveniente.
Uniforme de trabajo u otros equipos de protección individual, si
el puesto de trabajo lo requiere.
Gestionar el alta en la seguridad social y preparar todos los documentos
necesarios.
Configuración de todas las herramientas y software necesarias desde el
departamento de informática.
Organizar sesiones de introducción a las herramientas para aquellos que no sepan
utilizarlas.
Revisar que toda la infraestructura tecnológica funciona correctamente.
Envía el hardware por correo o mensajero, si el colaborador trabaja a distancia:
debes asegurarte de que todo llega a tiempo para el comienzo.
Enviar pequeños regalos al nuevo colaborador con relación a la empresa:
merchandise de la compañía, flores, o tarjetas de bienvenida.
Mantén una comunicación regular: haz que se sienta integrado en el equipo desde
este momento. Por ejemplo, con la programación de correos de agradecimiento tras
compartir su documentación u otras acciones específicas.
Informar al nuevo trabajador sobre la agenda de los primeros días:
Proceso, tareas, deadlines y equipo.
Hacer un plan de 30/60/90 días y comunicárselo al empleado.
Comunicar cuáles son los focos de su trabajo: ¿qué esperamos del empleado a
corto y largo plazo?
Preparar al resto del equipo para la nueva incorporación:
Organizar meetings para introducir a la nueva incorporación.
Asignar compañeros de onboarding: pueden ayudarlos a sentirse más
integrados, además de poder solventar dudas.
Invitar al nuevo trabajador a todos los meetings importantes.
Pasos del Onboarding
02. Durante
el primer día
02.
Carta de bienvenida: gracias a la digitalización, este tipo de comunicaciones podemos
realizarlas en formato digital.
Presentación sobre la compañía al nuevo colaborador: métodos, cultura, historia,
objetivos…
Presentación de los departamentos: Roles y tareas de cada equipo que configura la
empresa.
Firma de toda la documentación necesaria: contrato, políticas de privacidad,
autorización de cesión de datos a terceros (si procede), cláusulas específicas de tu
organización…
Registro horario: En el caso de que sigáis algún sistema de control del registro
horario, informar al nuevo colaborador de cuál es y cómo debe registrar su jornada
Onboarding del departamento: El líder de equipo presenta al nuevo empleado los
métodos específicos del sector, además de procesos de trabajo, etc.
Organización de meeting con el compañero de onboarding, así como el líder de
equipo para facilitar el inicio.
Promueve una introducción más relajada en eventos como comidas informales, u
organiza dinámicas que favorezcan la interacción entre empleados.
Familiarizar al empleado con el chat interno de la empresa, además de otras
herramientas necesarias.
Pasos del Onboarding
03. Durante
la primera semana
03.
Seguimiento del nuevo colaborador por parte del departamento de RRHH:
¿Se está integrando en el equipo?
¿Tiene problemas con el trabajo o sus compañeros?
Clarificar dudas (sobre la organización, metodología, u otras preguntas que
puedan surgir)
Especificar las metas iniciales para el primer mes.
Reunión con el supervisor del colaborador para conocer su feedback.
Preguntar al colaborador sobre el material. ¿Funciona correctamente?
¿Tiene dudas?
Pasos del Onboarding
04. Tras
la primera semana
04.
Seguimiento del colaborador:
Se encuentra a gusto con el puesto
Inclusión con el equipo
Todas las herramientas funcionan correctamente
La relación con los compañeros es buena
Dudas sobre el puesto
Sugerencias, aspectos a destacar…
Es recomendable repetir el seguimiento tras 60 días después de la incorporación. De esta
manera, podemos constatar si nuestro onboarding ha sido efectivo, o necesita cambios.
Podremos dar por finalizado el proceso de onboarding cuando nuestro nuevo colaborador
esté integrado en la organización, se muestre cómodo en su puesto de trabajo y se sienta
alineado con la filosofía de la empresa.
Disclaimer: la información contenida en el presente documento no constituye asesoramiento legal
de ningún tipo por parte de DGNET Ltd (HolmesHR). Este documento no puede ser considerado
como un consejo o recomendación legal. Si desea asesoramiento legal específico sobre los temas
tratados en el presente documento, deberá consultar a un abogado.
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