VALORACION
DOCUMENTAL
• En el análisis e identificación de los
valores documentales.
• Se requiere la revisión de normas
¿QUÉ ES LA externas e internas de las entidades para
VALORACIÓN determinar el valor de permanente o
DOCUMENTAL? temporal.
• Permite la elaboración del Programa de
control de Documentos Archivísticos.
OBJETIVOS QUE DEBEMOS CONSIDERAR
• Garantizar la conservación de las series
de valor permanente
• Permitir eliminación periódica de
documentos innecesarios
• Programar las transferencias
documentales
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¿QUIÉN REALIZA LA VALORACIÓN
DOCUMENTAL?
OBJETIVOS
Identificar los valores de los documentos
Establecer los periodos de retenciones en los
diferentes niveles de archivo.
Identificaremos los valores inherentes a los
documentos y su importancia
OBJETIVOS
Garantizar la conservación de las series de valor
permanente
Permitir eliminación periódica de documentos innecesarios
Programar las transferencias documentales
Identificar
series documentales
Analizar
Evaluar
ValorTemporal (T)
su contenido dejan
de ser
imprescindibles
no tienen
otros que los
trascendencia una
originaron
vez cumplido el fin
Administrativa: tienen los documentos
para la administración
Legal: testimonios ante la ley
Aspectos o facetas del
Valor temporal/ primario
Contable: explicación o justificación
de control presupuestario
Fiscal: testimonio de obligaciones
tributarias
Valor Permanente (P)
• Por su trascendencia, importancia y uso son indispensables para el
desarrollo de la entidad,
• Los referentes a la protección de los derechos ciudadanos,
• Aquellos que reflejan la evolución de la entidad en términos de sus
atribuciones y las funciones establecidas por la ley,
• La estructura orgánica, y todos aquellos documentos archivísticos
que aportan una contribución sustancial al estudio y la investigación
en cualquier campo del conocimiento.
• Se consideran documentos de valor permanente aquellos que
tengan más de 30 años de retención.
informativo: reconstrucción de
actividades de la administración
valor
secundario o permanente
histórico: fuente primaria para
la historia
Plazos de retención: Tiempo (reflejado en
años) asignado a cada serie documental para
cada fase de archivo (gestión, o central).
Consideración
es sobre los Vigencia documental: periodo durante el
plazos cual un documento de archivo mantiene sus
valores administrativos, legales, fiscales o
contables, de conformidad con las
disposiciones jurídicas vigentes y aplicables.
Plazo precaucional: es el plazo que
se adiciona a los plazos establecidos
por norma.
Consideración
es sobre los
plazos Plazo de conservación: período
de guarda de la documentación en
los archivos, es decir la suma de los
plazos retención documental y plazo
precaucional.
COMITÉ EVALUADOR
DE DOCUMENTOS
• Es el encargado de formular, aprobar y
actualizar el PCD
• Reconocido por una Resolución del más alto
nivel
• de la Organización.
• Será multidisciplinario
• Debe ser dotado de autoridad suficiente para
que sus decisiones sean adoptadas por todas la
Organización.
• La conformación de esta Comisión y sus
reuniones debe quedar registrada en Actas.
COMITÉ EVALUADOR DE DOCUMENTOS
Representante de la alta dirección de la Organización, quien
la presidirá.
Jefe de Asesoría jurídica o su representante.
Funcionario de la Unidad Orgánica que será evaluada.
Jefe del Órgano de Administración de archivo quien actuara
como secretario.
PROGRAMA DE CONTROL DE DOCUMENTOS
ARCHIVISTICOS
FICHA TECNICA DE SERIES
DOCUMENTALES
TABLA GENERAL DE
RETENCION
FICHA TÉCNICA DE SERIES DOCUMENTALES
• Instrumento de recuperación de información que describe de manera exacta
y precisa las series documentales, las cuales se le determinará el valor y
tiempos de retención.
• Debe ser elaborado por la unidad orgánica a se evaluada por el comité
evaluador de documentos.
FICHA TÉCNICA DE SERIES DOCUMENTALES
• El archivero deberá orientar al responsable de la unidad orgánica hacer
evaluada.
• La ficha debe llenarse con la información solicitada, de acuerdo a la
series documental.
TABLA GENERAL DE RETENCIÓN DE
DOCUMENTOS
• En este instrumento se consolida la información las fichas técnicas.
• Este se elabora por cada sección, y se coloca la información
indicada que se encuentra en el inventario de series
documentales.
Anexo Nº 2
TABLA DE RETENCION DE DOCUMENTOS ARCHIVISTICOS
1. Nombre de la Entidad:
2. Sección:
3. Código 4. Nombre de 5.Valor de la 6. Periodo de retención
la serie serie
documental
AG AC Total de años de
retención
TRANSFERENCIA DE
DOCUMENTOS
(DE ACUERDO A LEGISLACIÓN VIGENTE)
Transferencia de Documentos
• Que la documentación sea enviada al archivo
inmediato superior teniendo en cuenta lo establecido
en el Programa del Control de Documentos
• Que la transferencia se establezca a través de un
cronograma fijado por el receptor.
Transferencia de Documentos
Se transfiere de:
Archivo de Gestión Archivo Central
Archivo General de la
Archivo Central Nación
Transferencia de Documentos
Procedimientos
Preparación de
Elaboración de Identificación Incorporación
los Traslado de los Verificación de
inventario de de unidades de al Archivo
documentos a documentos la transferencia
Transferencia archivamiento. Central
transferir
Se elabora un
cronograma anual
de transferencia
aprobado por la Alta
Dirección de la
Se identifica las entidad
series documentales Dos tipo de
a transferir de transferencia:
acuerdo a lo ordinaria y
establecido en el extraordinaria
PCDA.
Transferencia
documental
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DOCUMENTOS QUE SE ELABORAN:
Cronograma de transferencia de documentos.
Oficio o Memorándum de programación del año.
Inventario de Transferencia Documental
Aprobación de la transferencia.
Se programa,
Se incluye en el
aprueba y
Plan Anual de
ejecuta en un
Trabajo
tiempo
Archivístico.
determinado.
Transferencia
documental
ordinaria
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Corresponde al
traspaso de
En los casos que la
documentos
entidad sea liquidada,
archivísticos, que se
desactivación, fusión o
remiten a la entidades
privatización.
que asumen las
funciones.
Transferencia
documental
extraordinaria
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ELIMINACIÓN DE
DOCUMENTOS
(DE ACUERDO A
LEGISLACIÓN VIGENTE)
Documentos que produce
• Cronograma de eliminación.
• Inventario de Eliminación
• Inventario de Muestras
• Informe de propuesta de eliminación al CED
• Actas de aprobación de la propuesta CED
• Oficio al AGN solicitando la aprobación
• Acta de supervisión del AGN
• Resolución de aprobación de la eliminación
• Acta de eliminacion de los documentos
ENTIDADES CON PCD
Expediente de eliminación:
Solicitud de autorización
Inventario de eliminación
Copia autenticada de la Resolución de
aprobación del PCD
Copia serie de la PCD
Muestra representativa de cada serie
documental
ENTIDADES CON PCD
Expediente de eliminación:
Solicitud de autorización
Inventario de eliminación
Copia autenticada de la Resolución de
aprobación del PCD
Copia serie de la PCD
Muestra representativa de cada serie
documental
ENTIDADES QUE NO CUENTA CON EL PCD
Expediente de Eliminación
Solicitud de
autorización
Acta de sesión de CED
Inventario de
Eliminación
Muestras documentales
MUCHAS GRACIAS
