MICROSOFT

ACCESS

MANUAL
DEL
ALUMNO
 MICROSOFT ACCESS
Introducción

Base de datos

Los datos se almacenan en ficheros, ya sean documentos, hojas de cálculo,

dibujos, etc. Cuando la información que deseamos guardar sigue toda un mismo
formato es preferible, sin embargo, usar una base de datos.

Una base de datos es un fichero que contiene diversos objetos. Entre ellos
están los lugares donde se guarda la información (tablas) y otros objetos que nos
permiten trabajar con esos datos.

Las bases de datos de Access son ficheros con extensión MDB. En una
base de datos se pueden haber una o más tablas.

Tablas

Las tablas son los lugares donde se almacena la información de manera

estructurada. Una tabla versa siempre sobre las cualidades de un determinado
objeto o entidad.

Supongamos por ejemplo que se desean guardar los datos relativos a los
clientes. Lo primero que debemos hacer es elegir qué datos de esos clientes
necesitamos. Por ejemplo podemos querer tener su Nombre, Dirección, Población
y Código Postal.

Los caracteres que queremos almacenar de un objeto (en este caso de

cada Cliente) se llaman atributos de ese objeto. Para guardar cada uno de esos
atributos necesitamos declararnos un campo. En nuestro caso declararemos
cuatro campos (Nombre, Dirección, Población y Código Postal). Al conjunto de los
campos declarados en la tabla se llama estructura de esa tabla.
Campo

Campo es cada uno de los apartados creados en la estructura de una tabla.

Cada campo tiene un nombre y un tipo. No puede haber en una misma tabla dos
campos con el mismo nombre.

El tipo del campo depende de los valores que se vayan a almacenar en él.
Si van a introducirse datos numéricos nos declararemos este campo de ese tipo.
Si en el campo se va a meter texto declararemos ese campo de tipo texto. En
nuestro caso los cuatro campos de la tabla Padres (Nombre, Dirección, Teléfono
y Código Postal) son de tipo texto. El último campo, Código Postal, lo declaramos
de tipo Texto pues no vamos a introducir valores ahí que vayamos a sumar,
restar... Por eso no lo declararemos numérico.

Registro

Una vez decidida y definida la estructura de la tabla pueden empezar a

introducirse datos en ella. Vamos a poder escribir un dato en cada uno de los
campos, para cada uno de los clientes que deseemos guardar en la tabla.

Cada cliente guardado va a constituir un registro de la tabla. Si sólo

almacenamos un cliente la tabla tendrá un solo registro. Si guardamos 50 clientes
entonces la tabla constará de 50 registros.

Un ejemplo de tabla de Padres es el siguiente:

PADRES
ID APELLIDO
NOMBRE APELLIDO 2 TELEFONO DIRECCION C_P PROFESION
PADRE 1
1 LUIS VERDE IZQUIERDO 1111111 ALMONACID 28040 QUIMICO
2 SANTIAGO GOMEZ LAGUNA 1212121 SIERRA 28030 HISTORIADO
CARBONERA
3 FERNANDO PERDIZ ROBLEDO 2222222 LEGANITOS 28030 PROFESOR
4 MARIANO VALVERDE BERRUGON 3333333 LAGUNA 28060 CARNICERO
NEGRA
5 JOSE HIERVA HIENAS 4444444 JAIME 1 28060 FERRETERO
6 ALFREDO MEDINA RUBALCABA 5555555 ARBOL 28030 FILOSOFO
7 JUAN BORBON BORBON 6666666 REYES 28040 PANADERO
CARLOS

En este caso la tabla consta de cuatro registros, uno por cada una de las
empresas registradas. Obsérvese cómo los valores son introducidos en sus
campos correspondientes.
Campo clave

De entre todos los campos que constituyen la estructura de una tabla se

suele escoger uno como el más importante de ellos, y se le llama campo clave.
El campo clave es el campo que va a contener un valor único para cada
registro. En nuestra tabla Clientes no puede ser campo clave Población, pues hay
varias empresas con la misma población. En realidad el único campo que
podemos elegir como clave es Nombre, pues no hay dos empresas que puedan
tener el mismo nombre.
A veces conviene, en vez de elegir uno de los campos existentes, añadir un
nuevo campo como clave. Esto obedece a motivos de comodidad o también para
llevar una cuenta propia. En el caso de la tabla de Clientes podemos añadir un
nuevo campo, llamado Código de Cliente donde, empezando desde el 1, vamos a
ir asignando un nº a cada uno de nuestros clientes.
El campo clave a menudo se utiliza también para relacionar entre sí varias
tablas.

Empezar a trabajar con Access

Crear una base de datos

Una vez decidida cómo va a ser la estructura de las tablas donde guardar
los datos podemos crearlas dentro de una base de datos, por lo que antes hemos
de crear ésta. En la pantalla de inicio de Microsoft Access lo primero que se nos
pide es especificarle la base de datos a utilizar. Para crear una base de datos
nuevos debemos escoger la opción Base de datos de Access en blanco +
Aceptar. Posteriormente tenemos que indicar la carpeta donde se desea colocar,
el nombre y pulsar sobre el botón de Crear.
 Como resultado entramos en la pantalla principal de Access, donde
aparecen diferentes apartados. En Access una base de datos se compone de una
serie de objetos que permiten la gestión de los datos. Cada uno de estos tipos de
objetos tienen en esta pantalla un apartado, que será el que elijamos para trabajar
con esos objetos. Los objetos son los siguientes

- Tablas: conjunto de datos organizados en filas y columnas (registros y

campos).
- Consultas: permiten visualizar datos de una o más tablas.
- Formularios: permiten crear pantallas personalizadas para visualizar o
modificar datos de tablas o consultas.
- Informes: para diseñar un formato de impresión de los datos de las tablas o
consultas.
- Páginas: nueva característica de Access-2000 que permite crear páginas con
web con datos procedentes de tablas.
- Macros: permite programar acciones a realizar sobre otros objetos de la base
de datos
- Módulos: hace lo mismo que las macros, pero usando un lenguaje de
programación propio.
Crear una tabla

La tabla es el objeto principal de la base de datos, ya que es el que

contiene los datos. Para trabajar con tablas debemos colocarnos en el primero de
los apartados, el apartado de Tablas.

La pantalla que sale a continuación va a ser similar para todos los

apartados. Desde ella vamos a indicar la manera en que vamos a crear los
objetos. Los dos métodos más comunes para crear el objeto son:

- Diseñando nosotros mismos el objeto: eso lo hacemos escogiendo la opción

de Vista Diseño.
- Usando un asistente: es el método más sencillo. Al usarlo se pone en marcha
un proceso que nos va guiando paso a paso para crear el objeto. Nosotros
simplemente tenemos que escoger las opciones que queremos en cada paso e
ir pulsando sobre el botón de Siguiente.

Otra de las opciones que se nos presenta es Introduciendo datos. Así se

llama la vista en que podemos ver y usar el objeto. Normalmente los objetos
tienen dos formas principales de mostrarse: en Vista Hoja de datos para usarlo y
en Vista Diseño para crearlo y modificar su diseño.
 Para crear la estructura de una tabla vamos a usar preferentemente la Vista
Diseño. Una vez escogida esta opción nos sale la pantalla de diseño de tablas.
En ella vamos a especificar la estructura de la tabla que queremos crear. Para ello
iremos introduciendo en cada fila cada uno de los campos que deseamos tenga
esa tabla. Para cada uno de ellos tendremos que especificar lo siguiente:

- Nombre del campo: un nombre que identificará a ese campo. Podemos usar
un máximo de 64 caracteres como nombre para un campo.
- Descripción: es opcional. Nos sirve para describir la utilidad de ese campo.
Esta aparecerá en la barra de estado cuando se estén introduciendo datos.
- Tipo de datos: en Access podemos utilizar cualquiera de los siguientes tipos:
Texto: caracteres alfanuméricos, con una longitud máxima de 255
caracteres. Por defecto se declara con longitud de 50 caracteres.
Texto largo: caracteres alfanuméricos con una longitud máxima de 64000.
Numérico: caracteres numéricos. En un campo numérico podemos
especificar entre otras cosas:
Tamaño del campo
- Byte: valores entre 0 y 255. Ocupa un byte.
- Entero: valores entre –32768 y 32767, sin decimales. Ocupa 2
bytes.
- Entero largo: entre –2.147,483.648 y 2.147,483.647. Sin
decimales. Ocupa 4 bytes.
- Simple: entre –3,4*1038 y 3,4*1038. Hasta 7 decimales. 4 bytes.
- Doble: entre –1,8*10308 y 1,8*10308. Hasta 15 decimales. 8 bytes.
Formato: el formato de un campo se refiere a la forma en que Access
va a visualizar el dato introducido. Para datos numéricos, y de tipo
moneda tenemos los siguientes:
- Número general: presenta los datos tal como se introdujeron.
- Moneda: punto de millar, dos decimales y abreviatura de moneda.
- Fijo: sin posiciones decimales (redondea el número).
- Estándar: punto de millar y dos decimales.
- Porcentaje: multiplica por 100, muestra con 2 decimales y añade %
- Científico: Anotación exponencial (Ej.: 5,4*E+7 = 5,4*10 7).
Fecha/Hora: para almacenar fechas y horas. Ocupa 8 bytes. Podemos
visualizarlo usando los formatos siguientes:
- Fecha general: presenta los datos tal como se introducen.
- Fecha larga: Día de la semana dd de Mes de Año con 4 dígitos.
- Fecha mediana: dd-Mes con 3 caracteres-aa.
- Fecha corta: dd/mm/aa
- Hora larga: hh:mm:ss
- Hora mediana: hh:mm PM/AM
- Hora corta: hh:mm
Moneda: caracteres numéricos. Admiten decimales.
Autonumérico: valor numérico que Access incrementa automáticamente
en una unidad para cada nuevo registro Ocupa 4 bytes.
Sí/No: únicamente admite los valores Sí o No. Ocupa un byte. Formatos:
- Sí/No: configuración predeterminada. Sí=-1, No=0.
 - Verdadero/Falso: verdadero=-1, falso=0.
Objeto Ole: cualquier objeto creado desde otra aplicación (OLE). Puede
contener hasta un Gigabyte.
Hipervínculo: contiene una dirección de internet, enviándola allí al pulsar
sobre ese vínculo.

En la parte inferior de la pantalla, donde aparecen las propiedades del

campo, además de Formato y Tamaño aparecen las siguientes:

- Máscara de entrada: patrón que deben seguir los datos cuando son
introducidos.
- Lugares decimales: nº de decimales para un campo numérico. Si se
selecciona “Auto” tomará el nº determinado por el formato seleccionado.
- Título: indica la etiqueta que aparecerá en informes, formularios, etc. Si no se
especifica título aparece por defecto el nombre del campo.
- Valor predeterminado: valor por defecto que Access introducirá en ese campo
al añadir registros. Evita tener que teclearle cada vez cuando ese valor se
repite muy a menudo.
- Regla de validación: establece las condiciones que han de cumplir los datos
que se introduzcan en ese campo.
- Texto de validación: mensaje que se mostrará cuando no se cumpla la regla
de validación
- Requerido: si está a “Sí” obliga a introducir algún dato en ese campo.
- Indexado: cuando un campo se define como índice facilita la búsqueda y
ordenación por ese campo.
Establecer una clave principal

La clave principal es el campo que identifica inequívocamente a un registro.

Cuando una tabla tiene clave principal entonces aparecerá ordenada por el valor
de dicho campo. Además es necesaria cuando se quieren usar datos de varias
tablas a la vez conjuntamente.

Después de definida una tabla cuando cerremos la ventana de diseño nos

pedirá si queremos grabar eso que hemos hecho. Al confirmárselo nos pedirá un
nombre para la tabla. Si no hemos declarado un campo como clave Access nos
mostrará el siguiente mensaje:

No hay ninguna clave principal definida. ¿Desea crear una clave

principal?

Si respondemos afirmativamente, Access añadirá un nuevo campo llamado

Id, de tipo autonumérico, y lo asignará como campo clave. Si queremos nosotros
señalar un campo como clave principal, desde la pantalla diseño seleccionaremos
dicho campo y después elegiremos Edición+Clave principal. Con esto
aparecerá una llave a la izquierda de esa fila indicando que ése es el campo clave
de la tabla.

Introducir registros

Para introducir datos en una tabla, una vez creada ésta, la seleccionaremos
desde el apartado de Tablas y teclearemos sobre el botón de Abrir. Nos aparece
la pantalla de Vista Hoja de datos de la tabla seleccionada. Es una ventana que
nos muestra la tabla en forma de rejilla, en la que cada fila es un registro y cada
campo lo introduciremos en una columna.

En el registro en que estemos en ese momento, al que se llama registro

actual, aparece marcado a su izquierda con una flecha ( ). En el campo en que
estamos aparece una zona seleccionada. Podemos comenzar a escribir ahí.
Para moverse a lo largo de la tabla tenemos las siguientes combinaciones de
teclas:

Flecha arriba/abajo: va al mismo campo registro anterior o siguiente.

Flecha dcha./izda.: va al campo anterior o al siguiente.
TAB: mueve al campo siguiente.
Mays+TAB: mueve al campo anterior.
Inicio: mueve al primer campo del registro.
Fin: mueve al último campo del registro.
CTRL+[Link].: mueve la ventana hacia la derecha
CTRL+[Link].: mueve la ventana hacia la izquierda
[Link].: mueve la ventana hacia abajo
[Link].: mueve la ventana hacia arriba
 Con el ratón también podemos movernos de un campo a otro o de un
registro a otro pulsando sobre esa posición. También podemos utilizar para
movernos las barras de desplazamiento de la parte inferior de la pantalla:

Añadir un registro al final

Ir al primer registro Ir al último registro

Nº del registro Nº total de
Ir al registro anterior actual Ir al siguiente registro registros

Otra opción similar a la anterior es con Edición+Ir a.

Hay otras maneras de introducir datos en una tabla, como puede ser
usando un formulario o desde una consulta, pero ésta es la más simple. También
desde esos lugares vamos a poder movernos por los registros utilizando las barras
de desplazamiento.

Para terminar de introducir datos podemos simplemente cerrar la ventana.

Los datos se han ido salvando según se han ido introduciendo. Sin embargo,
cuando creamos o hacemos alguna modificación en la estructura de una tabla o
en el diseño de otro objeto sí tendremos que salvar los cambios, para lo cual
usaremos la opción de Archivo+Guardar o el icono del disquete.

Salimos de la ventana de vista Hoja de Datos simplemente cerrándola.

Cuando necesitemos cambiar a menudo de la vista Diseño a la de Hoja de datos y
viceversa podemos hacerlo tecleando en la opción Ver y escogiendo el modo
deseado o bien pulsando sobre el primer icono de la izquierda de la barra de
herramientas estando en cualquiera de esos dos modos. De esa manera
cambiaremos rápidamente de un modo a otro.

Salir de Access

Una vez estemos en la pantalla principal de Access, que es la pantalla con los
apartados para salir de allí teclearemos sobre la opción de Archivo+Cerrar. No
es necesario grabar antes de salir, como ocurre con las otras aplicaciones de
Office porque los cambios se guardan cuando salimos de cada apartado.
 Operaciones con tablas
Personalizar la visualización de una tabla

Para abrir una tabla previamente debemos abrir la base de datos. Por ello,
cuando tecleemos para entrar en Access, y nos salga su pantalla de inicio,
tendremos que seleccionar la base de datos donde está la tabla que queremos
usar y escoger la opción Abrir una base de datos existente.

De nuevo ante la pantalla principal de Access, escogeremos el apartado de

Tablas, seleccionaremos la tabla que queremos usar y pulsaremos sobre Abrir lo
que nos permitirá ver la tabla en su vista de Hoja de datos.

Podemos personalizar la forma en que Access nos muestra el contenido

de la tabla. Por ejemplo, si el contenido de un campo no llegara a verse completo
podríamos cambiar el tamaño de esa columna situando el cursor del ratón sobre el
límite derecho del selector de columna (donde aparece su nombre), y después
arrastrando el límite hasta el ancho deseado.

Si queremos cambiar una columna de lugar la cogeremos del selector y la

arrastraremos hasta la nueva posición. También podemos ocultar la visión de una
columna seleccionándola y eligiendo después Formato+Ocultar columnas; para
volverla a visualizar con Formato+Mostrar columnas y activando la casilla de
verificación para esa columna en el cuadro que nos sale.

Cuando la tabla tiene tantos campos que no se pueden ver todos en la

ventana se pueden inmovilizar alguna columna para que no desaparezca de vista
al moverse a la derecha a través de la tabla. Para eso usamos la opción
Formato+Inmovilizar columnas. Para desbloquearlas Formato+Liberar todas
las columnas.

Podemos cambiar cualquier otro aspecto de la visualización de la tabla

usando el resto de opciones de Formato (anchura de columna, alto de fila, color
de fuente, tipo del fuente, etc).

Añadir, borrar y modificar datos de una tabla

Para añadir nuevos registros en una tabla debemos estar en la pantalla de

vista Hoja de Datos. Ahí podremos modificar los registros que deseemos
colocándonos en ese lugar y escribiendo el valor nuevo. Para borrar el registro
actual usamos el botón o Edición+Eliminar registro. Para añadir nuevos
registros al final usamos el botón o Insertar+Nuevo registro.
Buscar un valor

Si deseamos buscar un determinado valor en la tabla, teniendo ésta abierta

en la vista Hoja de Datos, nos posicionamos en el campo donde queremos buscar,
y después pulsaremos sobre el icono , o en Edición+Buscar.

Nos aparece un cuadro de diálogo con el título Buscar en campo: ‘campo

elegido’, que tiene varios apartados:

- Buscar: valor que quiero encontrar.

- Buscar en: dirección en que buscar ese valor a partir del registro actual: si en
Todos los registros, hacia arriba o hacia abajo.
- Coincidir: para hacer coincidir el texto buscado con el contenido de todo el
campo (Hacer coincidir todo el campo), o bien sólo con cualquier parte del
campo, o con el comienzo del campo.

Tras especificarle estos valores, para que encuentre la primera ocasión en

que aparece el valor teclearemos sobre el botón de Buscar primero. Una vez
encontrado el primer registro para continuar buscando habremos de pulsar
sucesivamente en el botón de Buscar siguiente. En el cuadro de diálogo de
Buscar hay además tres casillas que podemos activar:

- Mayúsculas y minúsculas: la activamos si queremos que en la búsqueda no

nos compare las diferencias entre letras mayúsculas y minúsculas del texto
buscado. Así, si buscamos el valor MADRID, si no tenemos esta opción
activada, nos encontrará sólo aquellos registros que contengan en este campo
el valor MADRID todo en mayúsculas, y no nos mostrará los que contengan
por ejemplo Madrid, o madrid todo en minúsculas.
- Buscar los campos con formato: lo activamos, por ejemplo, para buscar en
un campo de tipo fecha con formato de fecha media el valor: 01-Ene-99.
- Buscar sólo el campo activo: por defecto esta casilla está activada. De esta
manera Access sólo buscará el valor en el campo que le hayamos indicado.

Reemplazar datos

Si queremos no sólo encontrar un determinado valor, sino reemplazarlo por

otro diferente, debemos usar la opción de Edición+Reemplazar. Este cuadro de
diálogo es muy parecido al de Buscar, pero con un apartado más Reemplazar
por, donde escribiremos el nuevo valor que sustituirá al valor buscado.

Además tiene los siguiente botones:

- Buscar siguiente: encuentra la siguiente ocurrencia del valor en la tabla.

- Reemplazar: reemplaza la ocurrencia encontrada actualmente con el nuevo
valor.
- Reemplazar todos: reemplaza todas las ocurrencias del valor que encuentre.
Ordenar la tabla

Los registros de una tabla aparecen ordenados de menor a mayor por el

campo clave, si es que éste existe. Si no, aparecen por orden de introducción.

Podemos visualizar los registros ordenados por un determinado campo;

para ello pulsaremos sobre el selector de dicho campo, y después usaremos:

- Registros+Ordenar+Orden ascendente o : para orden de menos a más.

- Registros+Ordenar+ Orden descendente : ordenar de más a menos.

Filtros

En la ventana de Vista Hoja de Datos normalmente visualizamos todos los

registros de la tabla, pero también tenemos la posibilidad de ver sólo unos
determinados registros. Para ello tenemos que aplicar un filtro sobre un campo.
Primero nos colocamos en ese campo por el que queremos filtrar los registros y
después indicamos un filtro sobre la tabla de una de estas maneras:

- Por formulario (Registros+Filtro+Filtro por formulario): escogemos el valor

de los registros a visualizar de una lista de todos los valores de ese campo.
- Por selección (Registros+Filtro+Filtro por selección): nos colocamos sobre
el valor escogido antes de pulsar sobre la opción de menú.
- También podemos escoger los valores distintos a los seleccionados, con la
opción Registros+Filtro+Filtro excluyendo la selección.

Una vez escogido el filtro para que funcione filtrando los registros tenemos que
teclear sobre Registros+Aplicar filtro u ordenar. Para eliminar un filtro aplicado
sobre una tabla usamos Registros+Quitar filtro u ordenar.

Cambiar la estructura de una tabla

A menudo con el tiempo tenemos que cambiar la estructura de una tabla

que usamos habitualmente. Esto puede originarnos serias complicaciones, pues
podríamos perder datos sin quererlo. La estructura siempre se cambia desde la
Vista Diseño de la tabla. Estas son básicamente las operaciones que podemos
hacer sobre la estructura de una tabla:

- Cambiar el nombre a un campo: siempre es posible.

- Borrar un campo de la estructura: perdemos los valores de esa columna.
- Añadir un campo nuevo: añade ese campo dejando la columna en blanco.
- Cambiar el tipo de un campo: esta es la operación que más problemas da.
Access intentará transformar los valores al nuevo tipo, pero si no lo consigue
los datos se pierden. Por ejemplo, no es problemático cambiar una columna
numérica a texto, pero podemos perder datos al pasar una de texto a número.
 Formularios
Crear y ejecutar un formulario

Los formularios son objetos que se usan para ver, introducir o imprimir los
datos. Permiten personalizar la pantalla de datos, presentandolos de manera
sencilla y vistosa. Para diseñar un formulario podemos crearlo en blanco usando
la Vista Diseño e ir añadiendo controles, o podemos ayudarnos de algún
asistente. Usar el Asistente para formularios es la manera más simple de
construir un formulario. Para ello, desde el apartado Formularios de la pantalla
principal de Access pulsamos sobre Nuevo. El asistente nos llevará a través de
una serie de pasos:

- Paso 1: Elegir el origen de los datos y los campos para el formulario

En la primera pantalla del asistente tenemos que indicar los campos que
queremos tener en el formulario. Elegimos primero la tabla o consulta de la
que se desean mostrar datos. En la parte inferior izquierda se nos muestran
los campos que esa tabla tiene. Ahora hay que añadir los campos deseados,
bien uno a uno (con el botón >) o todos (>>). Los campos del formulario
aparecerán en el orden que se añadan a la columna “Campos seleccionados”.

- Paso 2: Distribución del formulario

En este paso indicamos el formato que deseamos para el formulario entre

cuatro opciones:

- En columnas: se muestra un registro cada vez. Sus campos se muestran

en una única columna.
- Tabular: se muestran varios registros a la vez siguiendo una distribución en
forma de tabla.
- Hoja de Datos: los campos aparecen en el formulario con aspecto de tabla.
- Justificado: muestra un registro cada vez y los campos seguidos.

- Paso 3: Estilo del formulario

Fondo para el formulario de entre todos los que Access nos ofrece.

- Paso 4: Título

Finalmente le pondremos un nombre al formulario. Pasamos a visualizar

los datos a través del formulario si tenemos activada la casilla de Abrir el
formulario para ver o introducir información.
Usar un formulario

Ejecutamos un formulario pulsando desde el apartado de Formularios

sobre Abrir. Nos movemos a través del formulario con las mismas opciones que
teníamos para la Vista Hoja de datos del apartado Tablas. Tenemos también las
barras de desplazamiento que nos indican el registro en que estamos y que nos
permiten también movernos a lo largo de la tabla, y añadir registros.

Todas las modificaciones o añadidos hechos a través de un formulario se

plasman en las tablas origen de los datos.

Cambiar la apariencia a un formulario

Una vez creado el formulario podemos modificar su apariencia eligiendo la

tabla desde la pantalla principal y pulsando sobre el botón Diseño. También
podemos pasar a la Vista Diseño desde la pantalla de introducción de datos
tecleando sobre el botón que está más a la izquierda en la barra de herramientas.

En la ventana de diseño de formulario podemos modificar su formato. En la

línea de detalle se observan unos objetos llamados controles. Estos pueden ser
de muchos tipos, siendo los más comunes las etiquetas (o texto normal) y los
cuadros de texto (donde se muestran el valor de los campos).

- Cambiar el tamaño al formulario: colocarse sobre el borde izquierdo y arrastrar

- Encabezado y pie del formulario: arrastrando su barra les damos espacio
- Mover un control: primero seleccionamos el control. Se nos mostrará con unos
puntos alrededor. Si pulsamos sobre cualquier punto del centro aparece una
mano que nos indica que podemos arrastrar el control.
- Cambiar el tamaño a un control: una vez seleccionado pulsando sobre algún
punto de los vértices nos aparecerá una cruz y arrastrando modificamos su
tamaño.
- Cambiar formato de control: fuente, color, etc. seleccionando y usando la barra.
- Borrar un control: seleccionar y pulsar tecla Supr o con Edición+Eliminar.

En la ventana de Diseño se nos va a mostrar una barra donde aparecen los

controles para formularios. Si no apareciese la mostramos con Ver+Cuadro de
herramientas. Para añadir un control tenemos que escogerlo en este cuadro y
después teclear sobre el formulario en el lugar donde lo deseemos.

Los controles de formularios tienen una serie de propiedades que podemos

cambiar. Para ello pulsamos sobre él y en el botón derecho del ratón. Se nos
muestra un menú contextual, donde entre otras opciones tenemos Propiedades
de un control.
 Consultas

Crear y ejecutar una consulta de selección

Las consultas de selección son objetos que nos permiten formular

preguntas sobre el contenido de una tabla. Como resultado de ejecutar una
consulta de selección Access nos devuelve un conjunto de registros que extrae de
las tablas y que cumplen las condiciones por las que preguntamos.

Creamos una consulta pulsando sobre Consultas+Nuevo desde el

apartado de Consultas. Como con los formularios podemos diseñarla desde cero
o ayudarnos de un asistente. Lo más sencillo es echar mano del Asistente para
consultas sencillas. Estos son los pasos a seguir:

- Paso 1: Elegir el origen de los datos y los campos para la consulta

Esta pantalla es idéntica para todos los objetos y esencial, pues aquí
escogemos los campos de las tablas que se desean usar. Es importante
cerciorarse de estar escogiendo el origen de datos correcto.

- Paso 2: Tipo de consulta

- Detalle: cada registro seleccionado se muestra tal como es.

- Resumen: se muestra un registro de resúmen por cada grupo de registros.

- Paso 3: Título

Nombre para la consulta. Se ejecutará la consulta mostrando los resultados

si tenemos activa la casilla Abrir la consulta para ver la información.

Ejecutar una consulta

- Desde la pantalla principal de Access: en el apartado de Consultas

seleccionándola y pulsando sobre el botón de Abrir.
- Desde la Vista de Diseño pulsando sobre Consulta+Ejecutar.
- Desde la Vista de Diseño utilizando el botón de Cambiar Vista.

Al ejecutar por primera vez una consulta se muestran todos los registros de
la tabla. La finalidad de una consulta es extraer y mostrar sólo los datos que
cumplan unos requisitos, pero en el proceso de creación no le hemos dado
ninguna condición. Por eso nos muestra toda la tabla.
Cambiar una consulta

Para restringir el conjunto de registros mostrados tenemos que cambiar el

diseño de la consulta, lo que hacemos desde la pantalla principal de Access con
Consultas+Diseño o bien pulsando sobre el botón de Cambiar vista.

En la Vista Diseño de Consulta podemos distinguir dos grandes apartados:

- Descripción de las tablas o consultas origen de los datos: es la parte superior

de la pantalla. Visualizamos las tablas usadas y sus campos componentes.
- Descripción de los campos de la consulta: en la parte inferior de la pantalla se
muestra en cada columna para cada campo de la consulta sus datos. Estos
son:

- Campo: Nombre del campo.

- Tabla: Nombre de la tabla a que pertenece el campo.
- Orden: Si queremos que la consulta se muestre ordenada por un
determinado campo elegiremos el tipo de ordenación en este apartado.
Podemos elegir ascendente, descendente o sin ordenar. Si se especifica
más de un campo se ordenará en primer lugar por el campo de más a la
izquierda y secundariamente por los otros.
- Mostrar: con esta casilla activada la columna se muestra; si se desactiva el
campo no es mostrado.
- Criterios: aquí es donde vamos a introducir las condiciones que han de
cumplir los registros para ser mostrados. El criterio se introduce en el
campo en que se quieren restringir los valores.

Criterios simples

El formato general de un criterio simple es: operando operador_relacional

operando. El primer operando no se escribe siendo éste el campo donde se
coloca el criterio. El segundo operando suele ser un valor, si bien puede ser
también una expresión. Los operadores relacionales que podemos usar son:

= selecciona los registros con valores iguales que el dado

> selecciona los registros con valores mayores que el dado
< selecciona los registros con valores menores que el dado
>= selecciona los registros con valores mayores o iguales
<= selecciona los registros con valores menores o iguales
<> selecciona los registros con valores diferentes al dado
Negado selecciona los registros con valores distintos al dado
Entre devuelve los registros que están entre dos valores dados.
Ej.: Entre 10 Y 50 – devuelve los registros cuyos valores en
ese campo estén entre esos dos valores.
 Como selecciona los registros que cumplan la condición parcial
indicada. Se le indica la condición parcial introduciendo el
valor parcial buscado y relleno con comodines. Estos son:
* : reemplaza a varios caracteres en la expresión.
?: reemplaza a un carácter en la expresión.
Ej.: Como “A*” – devuelve los registros cuyos valores en ese
campo comiencen con A.
Se usa con campos de tipo fecha y texto.

Criterios complejos

Son combinación de más de un criterio simple. Pueden establecerse para

un único campo o para más de un campo. Los criterios se unen con los
operadores Y u O.

- Operador Y: los registros seleccionados han de cumplir todos y cada uno de

los criterios expuestos.
- Operador O: los registros han de cumplir al menos uno de todos los criterios.

Los criterios pueden colocarse en un solo campo o en varios. En el caso de

colocar varios criterios en un mismo campo podemos unirlos escribiéndolos y
juntándolos mediante Y u O, o bien escribiendo cada uno de los criterios en filas
diferentes dentro del apartado Criterios. En el caso de colocar varios criterios en
campos diferentes, si colocamos éstos en la misma fila estaremos uniéndolos con
el operador Y, y si lo hacemos en filas diferentes los estamos uniendo con O.

Ej.: en el campo Ciudad colocamos en Criterios, en la primera celda: =”Madrid”, y

debajo =”Barcelona”. Al ejecutar la consulta se seleccionarán sólo los clientes que
sean de Madrid o Barcelona. Ambos criterios, por estar en filas diferentes, están
unidos por el operador O y por eso basta con que uno de los dos criterios se
cumpla. Fíjese que de haberlos unido con Y ningún registro se seleccionaría.

Valores y expresiones

Como segundo operando en un criterio podemos colocar bien un valor, bien

una expresión. El valor o el resultado de la expresión tiene que ser del mismo tipo
que el campo con el que se compara. Los valores, como los campos, pueden ser:

- Numéricos: valores o resultados de una expresión numérica. Una expresión

numérica está formada por números combinados entre sí usando operadores
aritméticos (+:suma; -:resta; *:producto; /:división) pudiendo usar paréntesis
para agrupar expresiones.
- Texto: caracteres encerrados entre comillas. Ej.: “28080”
- Fecha: el valor se expresa en el formato dd/mm/aa o dd-mm-aa (dd=día,
mm=mes, aa=año) y encerrado entre almohadillas. Ej.:#03-05-97#
- Lógicos: sólo admiten dos valores: Verdadero o Falso.
El generador de expresiones

Cuando se está introduciendo una expresión compleja como un criterio de

selección puede usarse una ayuda que Access nos ofrece, el generador de
expresiones. Para que se muestre, debemos pulsar sobre el botón Generar .

Se nos visualizará entonces un cuadro, donde ayudándonos de los botones

y los objetos mostrados a la izquierda podemos introducir campos, valores, e
incluso funciones para formar una expresión.

Campos calculados

En el diseño de consultas es posible definir campos que si bien no

aparecen como campos de una tabla pueden obtenerse a partir de ellos. A estos
campos se les conoce como campos calculados. La mejor manera de crear un
campo de este tipo es usando el generador de expresiones.

Por ejemplo, si se quiere hacer una consulta de la tabla Facturas,

añadiendo un nuevo campo donde se muestre una fecha de vencimiento para
éstas, si para todas es de un mes: usamos el generador de expresiones sobre un
campo en blanco de la consulta, en el apartado Campo y le introducimos la
siguiente expresión: Expr1: [fecha-emisión] + 30. En la consulta aparecerá un
nuevo campo al cual le podemos poner un nuevo nombre sustituyendo donde
aparece Expr1 por el nombre que queremos que aparezca en la consulta.

Consultas de Resumen

Access permite calcular totales sobre los campos de una consulta. Cuando
usamos esta opción en vez de mostrarnos los registros uno a uno nos los
mostrará agrupados por los valores del campo que nosotros le indiquemos. Las
funciones que nos calculan totales son las siguientes:

- Suma: devuelve la suma del campo agrupando los registros con mismo valor.
- Promedio: devuelve el valor medio de los valores de un campo.
- Mín: devuelve el menor valor de cada grupo.
- Máx: devuelve el valor mayor de cada grupo.
- Cuenta: devuelve el nº de registros de cada grupo con el mismo valor.
- Desvest: devuelve la desviación estándar de los valores de cada grupo.
- Var: devuelve la varianza de los valores de cada grupo.
- Primero: devuelve el valor del primer registro de cada grupo.
- Ultimo: devuelve el valor del último registro de cada grupo.
- Agrupar por: permite agrupar por el campo indicado los registros que tiene un
mismo valor para ese campo. En la consulta se mostrará un registro de total
por cada valor distinto que haya para este campo.

En el diseño de una consulta de resumen es importante escoger sólo los

campos que vayamos a necesitar. Todos los campos de una consulta de este tipo
tienen que usar una de las funciones especificadas arriba. El campo por el que se
desea agrupar los registros usará la función Agrupar por y el resto de los campos
usados para la consulta han de usar alguna de las otras funciones. Si no lo
hacemos así el resultado es impredecible.

Para crear una consulta de resumen tenemos dos métodos:

1 Usando el Asistente para Consultas sencillas, al llegar al paso 2 escoger

como tipo de consulta de la Resumen. Esta opción nos permite diseñar
consultas con las funciones Suma, Promedio, Mín, Máx y Cuenta, y
escogemos éstas pulsando sobre el botón de Opciones de Resumen que
aparece en ese paso.

2 Modificando una consulta de detalle existente. Para transformarla en

consulta de resumen, desde la Vista Diseño pulsamos en Ver+Totales.
Nos aparece entonces en la parte inferior de la pantalla un nuevo apartado
para cada columna llamado Total, donde aparece por defecto el valor de
Agrupar por. Lo único que hay que hacer es cambiar esa función por la
deseada para cada campo elegido y ejecutar la consulta.
Hay que recordar que es necesario siempre asignar en el campo por el que
se desean agrupar los registros la función Agrupar por.
Ej.: En una tabla con nombres de clientes, sus ciudades y cantidades que
nos deben podríamos crear una consulta de resúmen para saber el total de
lo que nos deben los clientes de cada ciudad con los campos Ciudad y
Cantidad, agrupando por el primero y asignando Suma al segundo.
Otros tipos de Consultas

Cuando deseamos hacer operaciones masivas con datos en una tabla nos
vemos obligados a efectuar gran cantidad de trabajo. Si queremos, por ejemplo
borrar todos los datos de los clientes domiciliados fuera de Madrid, tendríamos
que buscarlos y borrarlos todos uno a uno.

Podemos realizar operaciones de este tipo usando unos tipos especiales de

consulta que no son de selección, y que efectúan estas transacciones de forma
rápida y eficaz. Tales tipos de consultas se crean como consultas de selección, y
después se les cambia el tipo al que consideremos apropiado, dentro de la misma
pantalla de diseño de la consulta.

Los tipos de consulta que podemos crear son los siguientes:

- Consulta de creación de tablas: crea una tabla con los datos seleccionados.
Para ello pide el nombre de la tabla a crear y si ésta se va a dejar dentro de
esta misma base de datos o en otra.

- Consulta de datos anexados: permite anexar al final de otra tabla los

registros seleccionados en la consulta. Pide el nombre de la tabla donde estos
registros se añadirán y si ésta va a estar en la base de datos actual o en otra.

- Consulta de eliminación: permite borrar de un golpe los registros que

cumplen los criterios seleccionados. Cuando se escoge este tipo de consulta
hay que estar muy seguro porque una vez ejecutada los registros
desaparecerán de forma definitiva.

- Consulta de actualización: permite cambiar el valor de un campo de los

registros seleccionados por otro nuevo que se especifica. El nuevo valor para
el campo se indica en un nuevo apartado que surge al elegir este tipo de
consulta, el apartado Actualizar a. En este lugar puede también introducirse
una expresión.

- Otros tipos de consulta: en el apartado de Consulta de la barra de menú,

aparte de los tipos especificados se pueden especificar consultas diferentes,
como de referencias cruzadas o específica de SQL. En esta última opción se
usa el lenguaje SQL (Structured Query Language) para indicar las tablas,
campos, criterios, etc de la consulta.
 Informes
Crear un informe

Los informes nos permiten imprimir los datos de tablas y consultas dando a
éstos un formato. Tablas, consultas y formularios también se pueden imprimir,
pero los informes son objetos cuya única finalidad es la de ser impresos. Además
en un informe de Access se pueden calcular totales.

Para crear un informe, desde la pantalla principal de Access pulsamos

sobre Informes+Nuevo. Podemos diseñar el informe desde la Vista Diseño
añadiéndole después controles, como con los formularios, o a través de un
asistente. Usar el Asistente para Informes es el método más sencillo. Consta
de cuatro pasos:

- Paso 1: Elegir el origen de los datos y los campos para el informe

Como en las consultas y formularios.

- Paso 2: Niveles de agrupamiento

Agrupa los registros por el valor del campo del informe que escojamos
como campo de agrupamiento. Los registros con el mismo valor en este
campo serán agrupados, aunque tenemos también la posibilidad de indicar
que agrupe sólo por una parte del campo. Le indicamos esto pulsando en
esta pantalla sobre Opciones de agrupamiento, e indicando en la pantalla
que sale qué letras del campo usar para agrupar (Normal, 1ª letra, 2 letras
iniciales, etc).

- Paso 3: Ordenación e información de resúmen

Podemos ordenar el informe hasta por cuatro campos. Para ello elegiremos
esos campos en las listas dispuestas en esta pantalla a tal efecto. La
ordenación primaria vendrá dada por el campo colocado en primer lugar.
Los otros campos de ordenación ordenarán el informe secundariamente
cada uno dentro del nivel anterior. Se puede cambiar el orden de
ascendente a descendente pulsando sobre el icono que aparece a la
derecha para cada cuadro.

Este botón sólo aparece cuando en el paso 2 escogemos algún nivel de

agrupamiento. Si pulsamos sobre el botón de Opciones de resúmen
podremos usar funciones de resumen a la manera que lo hacemos con las
consultas.
Las funciones que podemos usar son Suma, Promedio, Mín y Max.
Entonces para cada grupo del informe nos mostrará subtotales por el
campo elegido. También podemos calcular qué porcentaje representa cada
 subtotal con respecto al total activando la casilla Calcular el porcentaje del
total por sumas.

Por último, podemos mostrar los valores y la información de resumen o sólo

la información de resumen (pulsando sobre la opción deseada).

- Paso 4: Distribución y orientación del informe

Distribución: escogemos la distribución que deseemos de entre las que

Access nos muestra. Cuando el informe no tiene campos de agrupamiento
las únicas opciones disponibles son:

- En columnas: cada campo de cada registro va a aparecer en una fila

diferente.
- Tabular: todos los campos van a estar en una única fila y cada registro
en una fila diferente, a manera de tabla.
- Justificado: cada registro va a ocupar una o más filas según quepan o
no en una o más líneas.

Orientación: si queremos que el informe salga en Vertical o en Horizontal.

Se puede forzar que los campos de un mismo registro no aparezcan

separados entre dos páginas activando Ajustar ancho del campo.

- Paso 5: Estilo del formulario

Aquí escogemos el estilo para el informe de entre los que Access ofrece.

- Paso 6: Título

Nombre para el informe. Como resultado del proceso anterior nos aparece
el informe si tenemos activa la opción Vista previa del informe.

Modificar el diseño de un informe

Podemos cambiar el formato de un informe bien desde la pantalla principal

de Access con Informes+Abrir, o bien si estamos viendo el informe pulsando
sobre el botón de Cambiar Vista, o con la opción Ver+Vista Diseño.

La pantalla de Diseño es similar a la que nos aparecía con los formularios, y

las operaciones con los controles se hacen de la misma manera. Así podemos
personalizar el informe a nuestro gusto. Para ver el resultado de las
modificaciones usamos Ver+Vista preliminar o el botón de Cambiar Vista.
Imprimir un informe
 Una vez modificado el informe a nuestro gusto podemos proceder a
imprimirlo. Para observar su aspecto definitivo podemos usar sobre el botón de
Cambiar Vista o en Ver+Vista preliminar. Si estamos desde la pantalla principal
de Access usamos el botón Vista previa del apartado Informes. Para observar
mejor el aspecto del informe tenemos dos opciones:

- Ver+Zoom: acercarnos/alejarnos del informe .

- Ver+Páginas: ver el informe 1, 2, 4, 8 o 12 páginas a la vez.

Antes de imprimir tenemos que indicar a Access algunos parámetros de

impresión, lo cual hacemos con Archivo+Configurar página. Nos sale un cuadro
de diálogo con varios apartados:

- Márgenes: para indicar el tamaño en milímetros para los márgenes inferior,

superior, izquierdo y derecho de la hoja.
- Página: para indicar algunos datos de impresión de la hoja.
Orientación: si en la hoja se quiere imprimir en vertical u horizontal.
Bastante a menudo es necesaria una orientación horizontal porque no
caben todos los campos en el folio.
Papel:
- Tamaño: tamaño del papel. El de tamaño del folio normal es el A4.
- Origen: bandeja de la impresora de donde se toman los folios.
- Impresora: se indica la impresora por la que se desea imprimir.
Columnas.

Finalmente el informe se imprime usando la opción de Archivo+Imprimir, y

rellenando los apartados que aparecen en ese cuadro de diálogo (intervalo de
impresión, nº de copias, etc).
 Páginas Web
Crear una página web

Las páginas web son las páginas de datos que aparecen en Internet cuando
usamos un explorador como Internet Explorer, Netscape Navigator u otro.
Podemos crear una página web para mostrar datos procedentes de una tabla
usando el asistente desde el apartado Páginas, y el Asistente para páginas.

El proceso de creación es similar al de los otros objetos de Access, más

concretamente al de los informes:

- Paso 1: elegir el origen de datos y los campos para el informe.

- Paso 2: niveles de agrupamiento.

- Paso 3: ordenación para los registros (hasta por 4 campos).

- Paso 4: título para la página.

En este apartado se nos ofrece la posibilidad de aplicar un tema

prediseñado a la página chequeando la casilla correspondiente. Un tema
está compuesto por una serie de estilos para los títulos, los textos, viñetas,
hipervínculos (enlaces a otras páginas), etc.

Relacionar tablas

Campos de relación

En una base de datos donde la información puede estar repartida entre

varias tablas puede ser necesario manejar los datos de varias tablas a la vez.
Para ello debemos relacionar las tablas entre ellas. Esto nos va a permitir realizar
formularios, consultas o informes con datos de varias tablas.
Para relacionar tablas es necesario que tengan un campo en común. Si
además se desea que no existan registros repetidos necesitamos que el campo
que se use para la relación esté como clave principal en una de las tablas. Una
vez relacionadas dos tablas se llama tabla de relación a aquella que contiene el
campo de relación como clave principal, y tabla relacionada a la que contiene el
campo coincidente.
Crear una relación entre tablas

Estando la base de datos abierta hay que seguir los siguientes pasos:

- Elegir el comando Relaciones del menú Herramientas, o hacer clic sobre el

icono de relaciones.
- Si es la primera vez que se establecen relaciones aparecerá el cuadro de
diálogo de Agregar tabla. En él escogeremos en el apartado de Tablas las
tablas que queremos relacionar, pulsando para cada una sobre el botón de
Agregar. Una vez elegidas las tablas pulsamos sobre el botón de Cerrar.
- Aparece la ventana Relaciones, con la descripción de las tablas escogidas.
Para crear la relación hay que arrastrar el campo de relación desde la tabla
principal sobre el campo coincidente de la otra tabla.
- Access mostrará el cuadro de diálogo Relaciones, donde visualiza los
elementos de la relación a crear.

- Tabla o consulta, y su campo de relación.

- Tabla o consulta relacionada y su campo de relación
- Exigir integridad referencial: si está marcado garantiza que los cambios
realizados en una tabla no afecten a la relación:
Impide añadir un registro en la tabla relacionada si no existe el valor del
campo de relación en la tabla principal, eliminar un registro de la tabla
principal si tiene registros relacionados en la tabla relacionada, e impide
modificar el campo de la relación.
- Tipo de relación: Uno a Uno o Uno a Varios.
- Actualizar en cascada los campos relacionados: al modificar un campo
relacionado en la tabla principal actualizará el campo en todos los registros
de la tabla relacionada.
- Eliminar en cascada los campos relacionados: si se borra un registro de la
tabla principal se eliminarán todos los registros relacionados en la tabla
relacionada.

- Una vez establecidas las relaciones pulsar sobre el botón de Crear. La

relación aparece en la ventana de relaciones marcada por una línea uniendo
los campos relacionados de ambas tablas.

Para guardar las relaciones seleccionar la opción Archivo+Guardar y cerrar la

ventana.
Visualizar relaciones

Abrir la ventana de relaciones. Si ya se había creado alguna relación

aparecerán directamente las relaciones existentes. Si se ha modificado algo
pueden no aparecer. Seleccionando la opción Mostrar todas del menú
Relaciones aparecerán todas las relaciones. Si se desea mostrar sólo las
relaciones de una tabla hay que seleccionar la tabla y elegir Relaciones+ Mostrar
directas.
Modificar relaciones

Desde la ventana de relaciones seleccionar la línea que relaciona las tablas

y que se desea modificar. Haciendo doble clic sobre la relación aparecerá el
cuadro de diálogo de Relaciones, donde se podrán realizar las modificaciones que
se quieran. Para finalizar pulsar sobre el botón Aceptar.

Borrar relaciones

Desde la ventana de Relaciones seleccionar la línea con la relación a

eliminar, y después pulsar el botón de Supr, o el botón Eliminar del menú
Relaciones, con lo que la línea desaparecerá.

Crear una consulta de varias tablas

Si se desea crear una consulta con campos de varias tablas simplemente

tenemos que elegir éstos en el Paso 1 del Asistente para Consultas sencillas si
estamos creando la consulta con el asistente, o añadiendo las tablas con la opción
de Mostrar tabla dentro de la Vista Diseño de Consultas.

Si usamos el asistente y las tablas escogidas no están relacionadas, tras

escoger la segunda tabla se nos mostrará un mensaje de error indicando que las
tablas no están relacionadas. Si pulsamos sobre Aceptar se abre la ventana de
Relaciones. En el caso de que estemos en Vista Diseño simplemente no se nos
visualizará ningún registro como resultado, sin mostrar mensaje de error.

Cuando elegimos varias tablas como origen de los campos, Access va

primero a la tabla principal. Desde allí, a través del valor que aparece en el campo
de relación va a la tabla relacionada y lee los registros que contengan ese valor
para el campo coincidente. Si el tipo de la relación fue de uno a uno nos devuelve
un registro con los campos de ambas tablas. Si fue de uno a varios devuelve
varios registros, repitiendo los valores para los campos elegidos de la tabla
principal. Si no aparece ningún valor en el campo de relación de algún registro de
la tabla principal Access no tomará ningún registro de la tabla relacionada para
ese registro de la tabla principal.

Crear un formulario de varias tablas

Podemos crear un formulario usando datos de campos de varias tablas.

Para ello tenemos que elegir los datos en el Paso 1 del Asistente para
Formularios. Si usamos el asistente y las tablas escogidas no están relacionadas,
tras escoger la segunda tabla se nos mostrará un mensaje de error indicando que
las tablas no están relacionadas. Al pulsar sobre Aceptar se abre la ventana de
Relaciones.
 Tras elegir los campos para el formulario el siguiente paso es indicar el
formato para el formulario. Cuando las tablas están relacionadas de uno a
muchos nos sale con el siguiente aspecto:

En nuestro ejemplo, para cada cliente hay varias facturas, por lo que
Access crea un formulario principal con los datos de la tabla Clientes y un
subformulario donde mostrará las facturas que hay para ese cliente. En lugar de
usar un formulario con subformularios podíamos haber pedido formularios
vinculados, donde los datos de la tabla Facturas se nos mostrarán sólo al pulsar
sobre un botón que aparece en el formulario a tal efecto.

Si queremos crear el formulario de dos tablas usando una relación entre los
registros de uno a uno (en nuestro caso visualizando los datos por la tabla de
Facturas), se nos muestran los datos con el caso de un formulario normal:
 Los siguientes pasos en la creación de formularios de varias tablas no
difieren de los seguidos para crear un formulario de una sola tabla: distribución a
aplicar al subformulario (o al formulario principal si la relación es de uno a uno),
estilo para los formularios, y nombres para el formulario y el subformulario.

Crear un informe de varias tablas

El primer paso para crear un informe usando datos de varias tablas

consiste, como en los casos anteriores, en escoger estos campos de las tablas
correspondientes. Si las tablas no están relacionadas entre sí se nos pedirá que
las relacionemos.

En el segundo paso se nos pide que elijamos un formato para el informe, el

cual diferirá de si entre los registros de las tablas relacionadas éstos se relacionan
de uno a uno o en una relación de uno a muchos. Este es el aspecto para el caso
de una relación de uno a muchos en nuestro ejemplo:

Este otro, sin embargo, es el aspecto que ofrecerá un informe donde los
registros de ambas se tablas se relacionan en una relación de uno a uno:
 Es decir, un formato completamente normal, como si de un informe de una
sola tabla se tratase. Los siguientes pasos en la creación del informe son
similares a los del formulario de una sóla tabla, excepto en la distribución a aplicar
al informe, en que nos aparecen muchas más opciones de distribución.

Integración con otras aplicaciones de Access

Obtener datos de Microsoft Excel

Para traer datos de Microsoft Excel a Access tenemos que usar la opción
de menú Archivo + Obtener datos externos + Importar. Se nos abre un menú
donde elegiremos el archivo del cual se desean obtener los datos y el tipo de éste:

Access mostrará las hojas del libro Excel elegido, y los datos que éstas
contienen. También puede tomar los datos para la tabla de algún rango de celdas
al que se le haya dado nombre.
 En nuestro caso vamos a importar los datos directamente de la Hoja 1. En
el siguiente paso se nos pregunta si la primera fila de la hoja contiene los nombres
de los campos para la tabla. Si es así marcamos sobre la caja Primera fila
contiene títulos de columnas. En el siguiente paso se nos pregunta si deseamos
almacenar los datos en una tabla existente o en una nueva tabla. Elegimos lo
apropiado, debiendo confirmar uno a uno los campos y sus características:
 Una vez confirmados cada uno de los campos y si se desean importar todos
se nos pregunta por la clave principal, si se la queremos poner nosotros, o que la
coloque Access automáticamente:

Por último nos pide el nombre para la tabla, y comienza la importación

finalizando con un mensaje de “Importada la tabla x”. Los registros que Access no
consigue importar por incompatibilidad en el formato con el especificado los pasa
a otra tabla de errores. En este caso nos muestra un mensaje de error.

Proceso de combinación de correspondencia

Primero hemos de declarar la intención de realizar una nominación de

correspondencia

1.- Menú herramientas clic en combinar correspondencia

2.- Diálogo resultante: elegiremos crear documento principal y elegiremos entre las
tres primeras opciones, cartas modelos, etiquetas, sobres, según la necesidad.
2.1.- Elegir Carta modelo
2.2.- Elegir Ventana activa
3.- Obtener datos: Elegiremos entre las dos primeras opciones. Crear o abrir
origen de datos, según deseemos crear una base de datos nueva (3.1) o abrir una
ya hecha (3.2) y guardarla en el disco.
 3.1.- Crear origen de datos: Elegida esta opción obtendremos un cuado de
diálogo con una lista de campos, señalaremos aquellos que no deseemos tener en
la base da datos y pulsaremos quitar campo. Hecho esto escribiremos en el
recuadro el nombre del campo aquellos que no estando en la lista deseamos tener
y pulsaremos agregar campo. Una vez que tenemos todos los campos deseados
pulsaremos aceptar (hay que guardar la base de datos con un nombre y una
ubicación) y en el cuadro de diálogo subsiguiente pulsaremos modificar origen de
datos.

Introduciremos entonces los registros que sean necesarios y pulsaremos

aceptar.

3.2.- Abrir origen de datos: Elegida esta opción obtendremos una ventana
idéntica a la que sale con el comando abrir del menú archivo (cuando queremos
recuperar algún documento) en ella buscaremos la base de datos deseada, no sin
antes cambiar en el recuadro tipo de archivo el tipo de base de datos que
necesitamos (documento de Word, Base de datos de MS Access, etc. Una vez
encontrado lo que nos hace falta señalaremos y pulsaremos abrir. En el caso de
que sea una base Access elegiremos en la ventana que sale al efecto la tabla o
consulta de la que sacaremos los datos y pulsaremos aceptar.

Suponemos que ya han sido introducidos los datos que necesitamos, si no

es así, elegiremos modificar origen de datos.

4.- Finalizado el punto 3.-, tendremos a la vista el documento principal en blanco,

si no es así pulsar modificar documento principal.

Escribiremos el texto insertando donde fuere preciso los campos de la base

de datos: Botón insertar campo de combinación de la barra de botones.

5.- Una vez que tenemos el texto escrito y definido de la base de datos,
procederemos a su combinación:

Menú herramientas combinar correspondencia, estableceremos la opciones

de consulta si fueran necesarias, hecho esto pulsaremos combinar y en el cuadro
de diálogo siguiente pulsaremos combinar, obtendremos un documento resultado
de la combinación independiente del documento principal.