Directrices Archivísticas DGAC
Cargado por
Yola Marisol Condori GutierrezDirectrices Archivísticas DGAC
Cargado por
Yola Marisol Condori GutierrezUNIVERSIDAD MAYOR DE SAN ANDRÉS
FACULTAD DE HUMANIDADES Y CIENCIAS DE LA EDUCACIÓN
CARRERA CIENCIAS DE LA INFORMACIÓN
PROYECTO DE GRADO
PARA OPTAR EL TÍTULO DE LICENCIATURA EN ARCHIVOLOGÍA
DIRECTRICES PARA EL TRATAMIENTO ARCHIVÍSTICO DEL
ARCHIVO HISTÓRICO DE LA DIRECCIÓN DE AERONÁUTICA
CIVIL (DGAC)
Postulantes: Barrón Rivero Daniela
Luna Condori Herlan Luis
Tutora: Mgs. Chura Coyo Hilda Irenia
La Paz – Bolivia
2022
Dedicatoria
Este proyecto está dedicado a nuestro Dios en
el cual creemos, quien nos a ayuda a proseguir
adelante. A nuestras hermosas angelitas
Dashet Luna Barrón (+) y Dayana Luna
Barrón (+) que nos cuidan desde el cielo.
I
Agradecimiento
A nuestros padres quien nos incentivaron a seguir adelante,
nuestra hija Dahel Daniela Luna Barrón que es nuestra
razón de ser en esta vida, a nuestra tutora Mg.Sc. Hilda
Irenia Chura Coyo quien nos apoyó en todo momento, a la
Carrera de Bibliotecología y Ciencias de la Información
que nos dio los conocimientos necesarios para la
investigación, desarrollo de propuesta y amigos que
colaboraron en todo momento
II
Índice General
Dedicatoria .................................................................................................................................................. I
Agradecimiento ......................................................................................................................................... II
Índice General .......................................................................................................................................... III
Índice de Cuadros.................................................................................................................................. VIII
Índice de Figuras ...................................................................................................................................... IX
Índice de Ilustraciones............................................................................................................................... X
Índice de Fotografías ................................................................................................................................. X
Índice de Anexos ....................................................................................................................................... X
Resumen ..................................................................................................................................................... 1
Introducción ............................................................................................................................................... 3
Capítulo I ................................................................................................................................................... 5
Consideraciones Generales ........................................................................................................................ 5
1.1. Planteamiento del Problema .................................................................................................... 6
1.2. Identificación del Problema .................................................................................................... 8
1.3. Formulación del Problema ...................................................................................................... 8
1.4. Objetivos ................................................................................................................................. 8
1.4.1. Objetivo General ................................................................................................................ 8
III
1.4.2. Objetivos Específicos ......................................................................................................... 9
1.5. Justificación ............................................................................................................................ 9
1.6. Aspectos Metodológicos ....................................................................................................... 15
1.6.1. Diseño de Investigación ................................................................................................... 15
1.6.2. Tipo de Investigación ....................................................................................................... 16
1.7. Técnicas ................................................................................................................................ 16
1.7.1. Observación...................................................................................................................... 16
1.7.2. Recopilación Documental ................................................................................................ 17
1.7.3. Encuestas .......................................................................................................................... 17
1.7.4. Entrevistas ........................................................................................................................ 18
Capítulo II ................................................................................................................................................ 19
Marco Conceptual y Teórico .................................................................................................................... 19
2.1. Concepto de Archivo ............................................................................................................ 19
2.2. Directriz Archivística ............................................................................................................ 21
2.2.1. Concepto de Directriz....................................................................................................... 21
2.2.2. Concepto de Archivística ................................................................................................. 21
2.2.3. Concepto de Directriz Archivística .................................................................................. 22
2.3. Archivo Histórico .................................................................................................................. 23
2.4. Documento Público ............................................................................................................... 24
2.5. Patrimonio Documental ........................................................................................................ 24
2.6. Principios de la Archivística ................................................................................................. 25
2.7. Ciclo Vital del Documento.................................................................................................... 29
2.8. Valoración Documental ........................................................................................................ 32
IV
2.9. Tratamiento Archivístico ...................................................................................................... 33
2.9.1. Identificación.................................................................................................................... 33
2.9.2. Clasificación ..................................................................................................................... 35
2.9.3. Ordenación ....................................................................................................................... 36
2.9.4. Descripción ...................................................................................................................... 37
2.9.5. Instrumentos de consulta .................................................................................................. 38
2.9.6. Instrumentos de Control ................................................................................................... 38
2.9.7. Instrumentos de valoración .............................................................................................. 39
2.9.8. Instrumentos de descripción ............................................................................................. 39
Capitulo III ............................................................................................................................................... 41
Marco Legal ............................................................................................................................................. 41
3.1. Legislación Nacional............................................................................................................. 42
3.2. Normativa Internacional........................................................................................................ 55
3.2.1. Norma internacional ISAD (G). ....................................................................................... 55
3.2.2. ISO 15489-1 Información y documentación - Gestión de documentos - Parte 1:
Generalidades 58
3.2.3. ISO15489-2.- Información y documentación - Gestión de documentos - Parte 2:
Directrices 59
3.2.4. El Instituto Boliviano de Normalización y Calidad (IBNORCA) .................................... 59
Capítulo IV ............................................................................................................................................... 61
Marco Institucional .................................................................................................................................. 61
4. Reseña Histórica ............................................................................................................................. 61
4.1. Misión ................................................................................................................................... 63
4.2. Visión .................................................................................................................................... 63
V
4.3. Organigrama ......................................................................................................................... 63
4.4. Política de Instrucción Dirección General de Aeronáutica Civil (DGAC) ............................ 65
4.5. Alcance ................................................................................................................................. 65
4.6. Política de Calidad ................................................................................................................ 67
4.7. Archivo ................................................................................................................................. 67
Capítulo V ................................................................................................................................................ 70
Diagnostico Situacional ........................................................................................................................... 70
5. Análisis Situacional............................................................................................................... 70
5.1. Dependencia Administrativa ................................................................................................. 71
5.2. Infraestructura ....................................................................................................................... 72
5.3. Recursos Humanos ................................................................................................................ 75
5.4. Fondo Documental del Archivo Histórico de la DGAC ....................................................... 76
5.4.1. Fechas Extremas ............................................................................................................... 77
5.4.2. Medición del Fondo Documental ..................................................................................... 77
5.4.3. Tratamiento Archivístico .................................................................................................. 79
5.4.4. Sistemas informáticos de acceso ...................................................................................... 82
5.4.5. Preservación ..................................................................................................................... 83
5.4.6. Servicios ........................................................................................................................... 84
5.5. Consideraciones finales del análisis situacional .................................................................... 85
5.6. Resultados de encuestas y entrevistas ................................................................................... 86
5.6.1. Encuestas .......................................................................................................................... 86
5.6.2. Entrevista.......................................................................................................................... 87
5.7. Matriz FODA ........................................................................................................................ 88
VI
Capítulo VI ............................................................................................................................................... 91
Propuesta Técnica .................................................................................................................................... 91
6. Descripción de la Propuesta............................................................................................................ 91
6.1. Propósito y Alcance .............................................................................................................. 92
6.2. Directrices para el Tratamiento Archivístico del Archivo Histórico de la DGAC ................ 92
6.2.1. Propuesta de Organigrama ............................................................................................... 92
6.2.2. Procesos Operativos ......................................................................................................... 93
6.2.3. Fase Organización Documental Mediante Criterios Archivísticos ................................... 94
6.2.4. Fase Control Documental ............................................................................................... 111
6.2.5. Fase de Capacitación de Recursos Humanos ................................................................. 115
6.2.6. Servicios y Productos ..................................................................................................... 116
Capítulo VII ........................................................................................................................................... 118
Consideraciones Finales ......................................................................................................................... 118
7. Conclusiones y Recomendaciones ................................................................................................ 118
8. Bibliografía ................................................................................................................................... 120
VII
Índice de Cuadros
Cuadro 1. Principios de la organización documental ............................................................................................. 26
Cuadro 2. Síntesis Comparativa de la Teoría del Ciclo Vital de las Documentaciones ......................................... 31
Cuadro 3. Instrumentos de descripción documental ............................................................................................... 40
Cuadro 4. Área y elementos para la descripción-ISAD (G) .................................................................................. 58
Cuadro 5. Características de ambientes .................................................................................................................. 73
Cuadro 6. Cuadro descriptivo del manual de puestos nivel 21 ............................................................................... 75
Cuadro 7. Cuadro descriptivo del manual de puestos nivel 24 ............................................................................... 76
Cuadro 8. Registros de Inventarios......................................................................................................................... 77
Cuadro 9. Detalle de soportes documentales y su expresión a centímetros ........................................................... 78
Cuadro 10. Instrumentos de consulta en el Archivo Histórico ............................................................................... 81
Cuadro 11. Características de inventarios .............................................................................................................. 82
Cuadro 12. Análisis situacional .............................................................................................................................. 85
Cuadro 13. Análisis de la encuesta ......................................................................................................................... 86
Cuadro 14. Descripción del FODA ........................................................................................................................ 89
Cuadro 15. Preguntas circunstanciales ................................................................................................................... 95
Cuadro 16. Ficha de Identificación de Expediente. ................................................................................................ 96
Cuadro 17. Código Archivístico para descripción de series .................................................................................. 99
Cuadro 18. Áreas y Elemento según las ISAD (G) .............................................................................................. 100
Cuadro 19. Inventario por serie ........................................................................................................................... 112
Cuadro 20. Tabla de retención documental .......................................................................................................... 113
Cuadro 21. Formulario de solicitud y autorización de consulta documental ........................................................ 114
Cuadro 22. Programa de capacitación .................................................................................................................. 115
VIII
Índice de Figuras
Figura 1. Esquema Normativo Legislación Boliviana ........................................................................................... 43
Figura 2. Modelo de los niveles de organización de un fondo en ISAD (G) .......................................................... 57
Figura 3. Organigrama Dirección General de Aeronáutica Civil ........................................................................... 64
Figura 4. Dependencia administrativa .................................................................................................................... 72
Figura5. Cajas de resguardo no normalizadas ........................................................................................................ 74
Figura6. Mobiliarios y tipos de soporte .................................................................................................................. 74
Figura 7. Personigrama del Archivo Histórico de la DGAC .................................................................................. 75
Figura 8. Inventario de Unidades Organizacionales ............................................................................................... 81
Figura 9. Registros de inventarios en Excel ........................................................................................................... 83
Figura 10. Componentes de propuesta ................................................................................................................... 91
Figura 11. Propuesta de organigrama ..................................................................................................................... 93
Figura 12. Procesos operativos para la implementación de directrices .................................................................. 93
Figura 13. Esquema de la Operación de Identificación .......................................................................................... 97
Figura 14. Estructura del fondo documental........................................................................................................... 98
Figura 15. Modelo de inventario ......................................................................................................................... 102
Figura 16. Modelo de marbete .............................................................................................................................. 104
Figura 17. Modelo de tejuelo o cejilla ................................................................................................................. 105
Figura 18. Modelo de Rótulo................................................................................................................................ 105
IX
Índice de Ilustraciones
Ilustración 1. Ambientes donde se custodia la documentación .............................................................................. 73
Ilustración 2. Soportes que almacena documentación .......................................................................................... 106
Ilustración 3. Modelo de ordenación de izquierda a derecha, de arriba a abajo ................................................... 107
Ilustración 4. Mapa guía de los ambientes............................................................................................................ 107
Índice de Fotografías
Fotografía 1. Deposito documental ........................................................................................................................ 84
Fotografía 2. Operación para identificar ................................................................................................................. 94
Fotografía 3. Soporte colgante de PEL (Licencias de personal) ........................................................................... 103
Índice de Anexos
Anexo 1. Encuesta ................................................................................................................................................ 122
Anexo 2. Reglamento de la unidad de información histórica ............................................................................... 125
Anexo 3. Protocolo de seguridad para el tratamiento archivístico ....................................................................... 148
X
Resumen
El proyecto fue desarrollado bajo un enfoque archivístico científico que pone en
relevancia la importancia de la información en los archivos públicos puesto que forma parte del
patrimonio nacional de los bolivianos.
La propuesta se realizó en el marco del tratamiento archivístico que establece estándares
en la gestión de documentos permitiendo el fácil acceso a la memoria documental de una
determinada institución sea esta privada o pública siendo esta última de interés nacional debido
a la legislación establecida en nuestro país.
El análisis situacional permitirá ver el estado en la gestión de documentos en todo el
proceso que refiere a un tratamiento archivístico en el Archivo Histórico de la Dirección general
de Aeronáutica Civil DGAC.
En ese sentido el planteamiento del problema se apoya en la investigación descriptiva
mediante un proceso sistemático de observación y análisis.
Se ha planteado la incorporación del enfoque sistémico con la aplicación de un
tratamiento archivístico existentes al Archivo Histórico de la DGAC, a través del desarrollo de
la implementación de Directrices, que permitirá mejorar sustancialmente la calidad de los
servicios. Para lograr su objetivo ha establecido la necesidad de realizar un estudio del manejo
documental y la aplicación de la normativa archivística interna existente hasta la fecha. En este
entendido se desarrolló directrices, para un adecuado tratamiento archivístico del fondo
documental, en la misma se establecerán estrategias en función a fases que se aplicaran en las
funciones del manejo documental, asimismo se estandariza procesos como ser el relevamiento
de las series documentales en función a la clasificación de la estructura y funciones de las
pág. 1
unidades organizacionales, estandarización de los instrumentos de consulta, capacitación de
personal y el establecimiento de normativa interna que dará paso a la reglamentación del
tratamiento archivístico en lo que viene a ser el Archivo Histórico de la DGAC.
Palabras Claves: Directrices Archivísticas, Operaciones Archivísticas, Tratamiento
Archivístico, Análisis Situacional, Gestión Documental, Archivo Histórico.
pág. 2
Introducción
El presente proyecto, desarrolla directrices relacionadas con el tratamiento archivístico
normalizado, para el Archivo Histórico de la Dirección General de Aeronáutica Civil (DGAC),
que tiene la finalidad de proteger el patrimonio documental de la institucional siendo que los
documentos son de carácter público, generados, recibidos y procesados por la institución en el
marco de las atribuciones delegadas por la legislación nacional.
Diariamente las entidades públicas generan grandes cantidades de documentos y al
mismo tiempo solicitan requerimientos, con toda esta actividad, los archivos deben estar bien
organizados para dar una pronta respuesta, que es la razón en este proyecto.
El fondo documental a tratarse es producto de acopios y transferencias, realizados con
deferentes criterios de recepción y/o entrega no propios de la metodología archivística.
Así como otras Instituciones Estatales, es necesario que la DGAC inicie el proceso de
incorporación de directrices para la gestión documental y ciclo vital de la documentación,
aplicando teorías y técnicas archivísticas adecuadas a los documentos históricos y a las
características de la institución en sus actividades de tal manera que pueda mejorar los servicios
internos y externos
El mencionado archivo necesita cumplir en su totalidad la incorporación de técnicas
archivísticas, normas y todo lo que pueda respaldar al funcionamiento pertinente del archivo,
para así validar el nombre que lleva, además de ser posible esto, se lograra la satisfacción del
usuario interno para responder a las solicitudes externas.
El archivo cuenta con una valiosa memoria institucional, referida a la aeronáutica
boliviana, esta institución tiene un recorrido histórico con un volumen de documentos que oscila
pág. 3
desde año 1947 en adelante los tipos documentales que custodian son correspondencias
externas, internas, manuales de diversas secciones, documentos financieros, incidentes,
licencias, etc.
Una parte de la documentación antigua corre el riesgo de pérdida, la inadecuada
ubicación, el deterioro y amenazas externas (hongos, sarro, mohos, y cambios climatológicos)
factores que alteran la vida del documento, también no cumple en su totalidad las técnicas de
archivo lo cual logra la tardanza a una solicitud, para esto necesitamos implantar lineamientos
en lo que es el tratamiento archivístico para así poder conservar, preservar la memoria
institucional de la prestigiosa institución de la DGAC.
La propuesta técnica del presente proyecto está constituida de directrices para el
tratamiento archivístico del fondo documental de la DGAC, en el marco de la Metodología
Archivística y coadyubara a un proceso de gestión adecuado con la recuperación, organización,
preservación y acceso del fondo documental del Archivo Histórico de la DGAC orientado los
resultados a la contribución en la toma de decisiones, eficiencia organizacional, cumplimiento
de la legislación nacional y apoyar la investigación de carácter histórico.
pág. 4
Capítulo I
Consideraciones Generales
La gestión diaria en las organizaciones, se caracteriza por la generación de
documentación relacionada con una ejecución presupuestaria conocida como Programa
Operativo Anual (POA), Manual de Organización de Funciones (MOF), Misión y Visión de la
institución.
Al respecto se debe considerar bajo la legislación nacional es responsabilidad de la
ubicación y tenencia de los expedientes la última Dirección, Unidad y/o Área a la cual se le
hubiera transferido o trasladado, asimismo señala su acceso para interpretarla, analizarla y
comunicarla libremente, de manera individual o colectiva como se establece en la carta magna
que es la Constitución Política de Estado.
Todo acto administrativo es caracterizado como una declaración, decisión de alcance
general o particular emitidos en el ejercicio de la potestad en cualquiera institución
gubernamental, adquiriendo legitimidad y validez legal constituyendo evidencia de las acciones
y decisiones efectuadas.
En pleno siglo XXI el flujo constante de información ha hecho necesaria la creación de
herramientas para facilitar su uso, manejo y fácil acceso al soporte documental dentro de las
organizaciones, debido a la variedad de documentos que generan durante el desarrollo de sus
actividades cotidianas, presentan problemas relacionados con la tramitación y el ordenamiento
de los documentos, que carecen de normalización y un carácter sistemático.
A objeto de plantear un trabajo para lograr conservar, preservar, organizar, describir,
difundir y prestar servicios acordes para la toma de decisiones de las autoridades, aportar a la
investigación científica y cultural.
pág. 5
Al respecto se pretende dar un análisis del procedimiento existente y la praxis
archivística que intervienen para gestión de la documentación a lo largo del ciclo vital de los
documentos hasta su disposición final, aplicando teorías y técnicas archivísticas adecuadas
1.1. Planteamiento del Problema
En la actualidad la documentación histórica de la Dirección General de Aeronáutica
Civil DGAC, cuenta con un fondo documental relacionado a la historia de la aeronáutica
boliviana debido a su carácter de entidad reguladora y fiscalizadora ha generado gran cantidad
documental durante estos 74 años de existencia; debido a una serie de acontecimiento ha sufrido
dejadez por parte de las autoridades ejecutivas además de no contar apoyo suficiente en cuanto
se refiere al tratamiento de la documentación, se ha habilitado espacios en la casona de El Alto
donde guardaron las cajas que habían sido transferidas sin registro ni descripción alguna,
teniendo ahí dentro valiosa información de distintas áreas de servicio que son la memoria
institucional.
Al respecto en lo que viene a ser el sistema de gestión documental, la DGAC no cuenta
con un tratamiento archivístico en las distintas de fases del documento hasta antes de la gestión
2000, lo que repercutió en la transferencia documental ya que estas carecían de una adecuada
formación de series documentales e identificación de unidades organizacionales productoras.
Asimismo, la falta de control y estandarización de instrumentos que facilitan el acceso
al fondo documental no responden las preguntas básicas en una unidad de información “¿Qué
es lo que tengo?”, “¿Cómo busco?” y “¿Cómo respondo?”.
En ese sentido se detalla a continuación problemas en relación causa y efecto:
pág. 6
Problemas Causa
Se identificaron los siguientes problemas:
1. Carece de criterios archivísticos anteriores a la gestión 2000.
2. Recurso humano no calificado para procedimientos archivísticos.
3. Personal no capacitado en el manejo documental.
4. Infraestructura inadecuada para archivo.
5. La Documentación no está sistematizada ni ordenada en su totalidad.
6. Carece de equipamiento inmobiliario para la custodia de documentos históricos.
7. Medios de envió (transporte) de documentos deficiente.
8. Carencia de normativa de organización documental del Archivo Histórico.
9. Inexistencia de conservación y restauración del soporte documental.
10. Hacinamiento documental.
Problemas efecto
Se identificaron los siguientes problemas:
1. Insatisfacción del usuario.
2. Demora en el proceso de atención.
3. Inadecuado manejo documental.
4. Imagen del profesional archivista desvalorizado y pérdida de prestigio como
institución.
5. Protocolos y procesos de atención incompletos y no estandarizados.
pág. 7
6. Incapacidad para proporcionar regularmente servicios a los usuarios internos.
7. Sistematización incompleta de la información documental.
8. Carece de información histórica.
9. Desmembración por deterioro y pérdida del soporte que contiene información
10. Riesgos en la seguridad de la información.
1.2. Identificación del Problema
Actualmente la memoria institucional de la DGAC no cuenta con lineamientos para el
tratamiento archivístico, lo que repercute en el acceso a la información y su preservación a lo
largo del tiempo.
1.3. Formulación del Problema
¿Con la elaboración de directrices de tratamiento archivístico se lograrán la
normalización, preservación, conservación y difusión de la Memoria Institucional del archivo
Histórico de la Dirección General de Aeronáutica Civil de La Paz Bolivia (DGAC)?
1.4. Objetivos
1.4.1. Objetivo General
Elaborar Directrices para tratamiento archivístico que coadyuven con la recuperación,
preservación y difusión de la Memoria Institucional.
pág. 8
1.4.2. Objetivos Específicos
➢ Efectuar un diagnóstico situacional de los procesos existentes, realizados en la
gestión del Archivo Histórico de la DGAC.
➢ Establecer las directrices archivísticas para el tratamiento documental.
➢ Organizar todos los documentos históricos para facilitar la consulta al usuario.
➢ Desarrollar Plan de capacitación para el personal.
➢ Generar instrumentos de control.
➢ Conservar la memoria institucional de la DGAC
1.5. Justificación
Los documentos públicos a tratarse están respaldados por la Constitución Política del
Estado y la Ley 2341 como también el Reglamento común de Procedimientos Administrativos
y de Comunicación de los Ministerios RCP, quienes respaldan la conservación, preservación y
el acceso a las mismas también el manejo, el foliado y la responsabilidad a quien está encargado
como también sancionar al que realice daño, para tal situación empezamos a desglosar.
Artículo 21.6.
a. acceder a la información, interpretarla, analizarla y comunicarla libremente, de
manera individual o colectiva.
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Artículo 24.
Toda persona tiene derecho a la petición de manera individual o colectiva, sea oral o
escrita, y a la obtención de respuesta formal y pronta. Para el ejercicio de este derecho
no se exigirá más requisitos que la identifiquen del peticionario.
Artículo 99.
I El patrimonio cultural del pueblo boliviano es inalienable, inembargable e
imprescriptible. Los recursos económicos que generen se regularán por la ley, para
atender prioritariamente a su conservación, preservación y promoción.
II El Estado garantizará el registro, protección, restauración, recuperación,
revitalización, enriquecimiento, promoción y difusión de su patrimonio cultural, de
acuerdo con la ley.
III La riqueza natural, arqueológica, paleontológica, histórica, documental, y la
procedente del culto religioso y del folklore, es patrimonio cultural del pueblo boliviano,
de acuerdo con la ley.
Artículo 112.
Los delitos cometidos por servidores públicos que atenten contra el patrimonio del
Estado y causen grave daño económico, son imprescriptibles y no admiten régimen de
inmunidad.
Artículo 235. 5.
Respetar y proteger los bienes del estado, y abstenerse de utilizarlos para fines
electorales u otros ajenos a la función pública.
pág. 10
Artículo 237.
I. Son obligaciones para el ejercicio de la función pública:
1. Inventariar y custodiar en oficinas públicas los documentos propios de la función
pública, sin que puedan sustraerlos ni destruirlos. La ley regulará el manejo de los
archivos y las condiciones de destrucción de los documentos públicos.
2. Guardar secreto respecto a las informaciones reservadas, que no podrán ser
comunicadas incluso después de haber cesado en las funciones. El procedimiento de
calificación de la información reservada estará previsto en la ley (Constitucion Politica
del Estado,2009, p.7-8,24,27,59).
Como se puede observar los artículos de la CPE respalda en cuanto a inventariar todos
los soportes documentales que pueda tener una entidad en memoria de sus funciones y servicios,
al mismo tiempo custodiar la documentación tratada que se ha generado desde su creación los
documentos propios como lo menciona el artículo 237, para que estos puedan perdurar durante
mucho tiempo más enriqueciendo los hitos propios de la función pública, también sanciona al
servidor público que haya causado daño que pueda ser irreversible si ha sustraído o ha destruido
por la memoria institucional.
En cuanto a acceso se refiere la ley 2341 respalda el libre acceso a la información el
poder acceder a la información custodia por la institución bajo conducto regular.
Articulo 16.
k a aceder a los registros y archivos administrativos en la forma establecida.
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Articulo 23. (formacion de expedientes).- se deberar formar expedientes de todas las
actuaciones adminsitrativas relativas a una misma solicitud o procedimiento. Los
escritos, documentos, informes u otros que formen parte de un expediente, deberan estar
debida y correlativamente foliados (Ley 2341, 2002, p.11-14).
Está claro el acceso a los documentos mediante normalización, pero formulado cuando
expresa la formación del expediente, esto esta normado archivísticamente la foliación del
expediente o carpeta en forma ascendente de abajo hacia arriba para poder darle una continuidad
a la numeración y que al momento de prestar el documento no falte ni una foja, considerado
como parte del tratamiento al documento. Los documentos a ser procesados son históricos así
que dentro de su tratamiento que realizaremos tendrá esta práctica mencionada de la foliación.
Haciendo referencia a la responsabilidad por tenencia de documentos, en si serian al
custodio como nos establece.
Artículo 31. (Ubicación y tendencia de expedientes)
c. (documentos confidenciales) todo funcionario público al que se encarga la custodia y
administración de documentos confidenciales será responsable de su tendencia e
integridad.
Artículo 32.
a. Durante la atención de asuntos, los expedientes respectivos estarán reservados para
uso exclusivo del responsable de la misma; no estará permitido el desglose de
documentos.
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b. El retiro de cualquier expediente de la Unidad Básica deberá hacerse con
conocimiento del responsable del archivo de la misma, quien deberá poder proporcionar
información sobre cada expediente cuando se le solicitará hacerlo.
Artículo 54. (Finalidad Requerimientos)
a. La memoria institucional y la biblioteca del ministerio, en el marco de la Constitución
Política del Estado y disposiciones conexas, tendrán por objetivo (1) conservar los
expedientes y publicaciones generados o recibidos por los ministerios; (2) facilitar el
acceso a dichos expedientes; (3) evitar pérdidas y duplicación de documentos; y (4)
documentar la historia de los ministerios.
b. Para su funcionamiento, la unidad responsable de la memoria institucional y la
biblioteca deberán contar con suficiente espacio físico, ser de fácil acceso y estar dotadas
de las medidas de seguridad más adecuadas.
Artículo 57. (Formación del archivo)
La documentación inactiva estará constituida por los expedientes aquellos asuntos
concluidos definitivamente o por los expedientes de asuntos para los cuales hubiese
vencido el plazo de su permanencia en el archivo de documentación activa.
Artículo 58. (Plazos y traslado de expedientes)
a. Los plazos de permanencia en archivo activo serán establecidos por el ministerio de
acuerdo a la naturaleza de sus funciones; vencidos estos plazos, se procederá al traslado
de expedientes desde archivos activos al inactivo. Para dicho traslado, deberá llevarse
un registro.
pág. 13
b. El responsable del traslado de expedientes de documentación activa al archivo
inactivo será el jefe de la Unidad Básica. (RCPA DS. 23934, 1994, s/p)
En este decreto respalda de manera repetidora la responsabilidad del funcionario público
quien administra la documentación, también hace referencia a lo que se llama documentos
inactivos.
La organización de los documentos de archivo en las entidades públicas tiene como fin
el acceso a la documentación como derecho expresado en la Constitución Política del Estado
Plurinacional, en este entendido se debe brindar servicios de información y/o documentación a
usuarios internos y externos.
Mejorar el tiempo de respuesta a consultas o búsquedas en el archivo, debido a que
actualmente resulta imposible por la magnitud de la masa documental que no se encuentra
identificada ni organizada anteriores a la gestión 2000.
Al respecto el establecimiento de Directrices para un adecuado tratamiento archivístico
en los procedimientos del fondo documental, sin dejar de lado la memoria oral del personal y la
construcción de instrumentos de control como las relaciones de entrega e inventarios, permitirá
realizar el acceso a la documentación de manera más rápida.
Asimismo, se considera que todas las instituciones públicas deben poseer un archivo
donde custodiar la memoria institucional; por tal motivo el Archivo Histórico de la Dirección
General de Aeronáutica Civil de La Paz, debe contemplar el tratamiento archivístico dentro los
procesos propios del Archivo, para tener un mejor acceso y recuperación del fondo documental,
realizando la clasificación, identificación, descripción, valoración y disposición final del
documento.
pág. 14
En los archivos históricos tres son las funciones primordiales: reunir, almacenar y
difundir, es por ello que la presente propuesta pretende dar solución a la falta organización
documental aspecto que causa insatisfacción en los usuarios.
La implantación de Directrices para el tratamiento archivístico, coadyuvaran con una
gestión eficiente de la documentación desde la transferencia hasta su disposición final, logrando
un nivel alto de satisfacción y coadyuvara en la toma de decisiones en el distinto nivel propios
de la institución.
1.6. Aspectos Metodológicos
1.6.1. Diseño de Investigación
La investigación del proyecto aplica un conjunto de instrumentos que permitirán una
adecuada recopilación de datos del objeto de estudio para el efecto se utilizó los métodos
Descriptivo-Exploratorio.
Agregando a lo anterior se detallará las características existentes de variables buscando las
causas y efectos, para ello será necesario el análisis de las Fases que contempla el tratamiento
archivístico Identificación, Descripción, Valoración del Documentos y Resguardo de los
mismos y elaboración de los flujos documentales, que comprende eestudiar los procesos y
procedimientos en marcha (revisión, exploración y análisis) “El estudio descriptivo básicamente
reseña o detalla como esta y como son las características o cualidades de un hecho en el presente
y/o la situación de las variables que se estudian” (Moreno, 2013, p.72). Como también “Los
estudios analíticos o explicativos buscan indagar el por qué sucede determinado hecho cual es
la causa o cual es el efecto de dicha causa” (Moreno, 2013, p.72).
pág. 15
1.6.2. Tipo de Investigación
La recopilación de evidencias y el tratamiento de información permitió realizar un
análisis de los procesos y/o el tratamiento que se lleva a cabo en el objeto de estudio.
Al respecto el tratamiento sistemático del problema planteado permitirá realizar síntesis
y deducción del proyecto.
En ese contexto los métodos a ser utilizados serán: de tipo exploratorio, descriptivo y
propositivo
Exploratorio mediante cual se realizará un análisis profundo, sistemático con el
propósito de indagar las causas y efectos, determinado la correlación de los componentes.
Descriptivo para especificar las propiedades de los componentes identificando,
midiendo y evaluando la problemática del fondo documental del Archivo Histórico de la DGAC.
El uso de ello permitirá construir una propuesta técnica propositiva para elaborar
directrices para el tratamiento archivístico, para su posterior ejecución dando solución al
problema planteado.
1.7. Técnicas
El conjunto de procedimientos y/o recursos para la obtención de información
cuantitativa y/o cualitativa, de los componentes del objeto de estudio, que serán utilizaron para
el presente proyecto son:
1.7.1. Observación
Técnica que permite el análisis de datos recopilados del objeto de estudio y los procesos
que se desarrollan, los cual permitirá una interpretación de los resultados con el enfoque
Observador-Objeto a Observase. “La observación tiene el propósito de obtener datos e
pág. 16
información a partir de la percepción visual del investigador sobre hechos, fenómenos, procesos
o realidades concretas” (Moreno, 2013, p.54).
1.7.2. Recopilación Documental
La consulta de información primaria y secundaria será necesaria para conocer el objeto
de estudio, componentes internos y externos como ser: visión, misión, objetivo, estructura
orgánica e instrumentos normativos (reglamentos, manuales, etc.).
1.7.3. Encuestas
Instrumento que permitirá recopilar datos en función a una serie preguntas en función al
manejo documental que se tiene en el Archivo Histórico.
Para este efecto se realizó una revisión y análisis de la entidad como estructura
organizativa y el análisis funcional, que comprende el contexto, sus componentes y
funcionamiento.
Visitas y análisis del contexto del Archivo Histórico de la DGAC en general y del
Archivo Histórico en particular los procesos del tratamiento archivístico desde las transferencias
documentales hasta la recuperación del documento.
Al respecto esta Identificación de los requisitos y las necesidades respecto de los
documentos, se trabajará en base al capítulo análisis situacional sobre el manejo documentario
en los archivos.
Revisión y análisis de los instrumentos de gestión documental en el Archivo Histórico
Análisis de las fases de Identificación, Descripción, Valoración del Documentos y
Resguardo de los mismos y elaboración de los flujos documentales, que comprende:
Estudiar los procesos y procedimientos en marcha (revisión y análisis)
pág. 17
Identificar la producción y transferencia de documentos qué, cómo, dónde y cuándo
Asimismo, se realizó una Valoración de los sistemas existentes utilizados.
Los pasos anteriores servirán para realizar el análisis y la valoración de los sistemas,
métodos y normas establecidas existentes, así como para verificar la necesidad de ajustes.
1.7.4. Entrevistas
Debido a su fácil uso, este instrumento permite realizar una recopilación de datos e
interpretación de la coyuntura, en función del personal que interviene con el objeto de estudio y
el proceso del cual son parte.
Como parte del reforzamiento de recopilación de información se utiliza esta técnica para
resolver ciertas inquietudes productos de preguntas y respuesta inconclusas realizadas en el
cuestionario y a si ampliar el conocimiento sobre el contexto.
pág. 18
Capítulo II
Marco Conceptual y Teórico
Para el desarrollo del presente proyecto se ha realizado revisiones bibliográficas
existentes sobre las principales temáticas de administración documental, directrices o
lineamientos en el tratamiento archivístico relacionados concretamente al Archivo Histórico. En
la actualidad la mayoría de las Unidades de Información, tienen un flujo constante de
documentos, que ha hecho necesaria la creación de herramientas para facilitar su uso, manejo y
acceso. En las organizaciones, debido a la variedad de documentos que son generados durante
el desarrollo de sus actividades cotidianas, se presentan problemas relacionados con la carencia
de un adecuado tratamiento archivístico de la documentación, la ausencia entre otros aspectos
que desfavorecen que los archivos se encuentren accesibles para el servicio de información.
En ese sentido se revisan las fuentes documentales, conceptos y teorías que permitan dar
un lineamiento recomendado para el flujo documental en el Archivo Histórico de la DGAC, con
la finalidad de construir las directrices adecuadas en el manejo documental aplicando de la
normativa archivística.
El presente capitulo desarrolla el sustento teórico que permitirá la construcción del
Proyecto de Grado y su aplicación en el Archivo Histórico de la DGAC.
2.1. Concepto de Archivo
La definición de archivo es sujeto a discusión por varios autores esto debido al carácter
o sentido que se da al término se da cuenta que el mismo término Archivo es polisémico 1y
1
Polisémico es la pluralidad de significados de una expresión lingüística.
pág. 19
debido a esta característica se evidencia los siguientes aspectos: “Archivo como Conjunto de
documentos lugar donde reposan documentos, es decir “repositorio” (Flores,2019,p.30). Por
cuanto es considerado un espacio especifico para guardar soportes con informacion en memoria
de una institucion.
Lugar donde se administran los documentos “gestión documental” a este último ya se le
añade un valor como ser ya las actividades propias de la archivística en cuanto al carácter
pragmático y teórico, Pérez ha tomado la cita de Romero con el siguiente aporte.
(…) los archivos son muchos más que una institución que alberga documentos o un
conjunto de documentos acumulados comprenden toda la información registrada,
producida o recibida por una organización al realizar sus distintas operaciones. Es por
esto que son considerados la memoria de un país, Institución o persona. (Flores, 2019,
p. 32)
Al respecto se toma como definición más próxima a los objetivos del presente proyecto
debido al principio de lógica que un archivo no solo puede ser considerada como un legajo y
repositorio si no existe un debido tratamiento. “Sistema corporativo de gestión que contribuye
de manera efectiva mediante una metodología propia a la definición de los procesos de
producción administrativa, garantizando la correcta creación de los documentos, su tratamiento,
conservación, acceso y comunicación” (Cruz, 2012, p.70).
Es decir que las palabras polisémicas son aquellas que tienen más de un significado
pág. 20
2.2. Directriz Archivística
Para una mejor comprensión se desarrollan los conceptos por separado y en el marco de
ello dar concepto cercano a “Directriz Archivística”
2.2.1. Concepto de Directriz
La directriz es contemplada como un lineamiento “Instrucción o norma que ha de
seguirse en la ejecución de algo” (Real Academia Española, 2020). En ese sentido se entiende
como la acción acompañada de reglas para el logro de un determinado objetivo, asimismo esta
al ser usada como adjetivo “Dicho de una cosa: Que dirige. Ideas, líneas directrices de un
proyecto” (Real Academia Española, 2020). indica que esta debe ir acompaña de conocimiento
racional y lógico de una y/o varias áreas.
La directriz es aplicable a diferentes áreas siendo esta genérica y/o específica para una
adecuada ejecución; también es considerada como una norma que regula procedimientos.
En muchas unidades de información se plantean ciertos lineamientos para desarrollar
actividades diarias, por ejemplo:
➢ La correspondencia que ingresa debe ser original los adjunto debe estar
debidamente foliada de abajo hacia arriba.
➢ Cada carpeta debe contener 200 hojas como máximo
2.2.2. Concepto de Archivística
La archivística es considerada una ciencia porque es investigativa, aunque otros autores
no lo consideran de esa manera, otros lo llaman ciencia empírica o auxiliar, pero a lo largo del
pág. 21
tiempo ha tenido cambios y avances en cuanto a procedimientos se refiere, dando así respuestas
a las interrogantes.
La archivística es una ciencia que trabaja con otras ciencias su actividad es
multidisciplinaria, trabaja de la mano del derecho, la administración, la historia, la tecnología
entre otros; concibe la archivística como “la ciencia de los archivos, no de documentos”
(Heredia, 1993, p.29).
De acuerdo al tema “considera que es la ciencia que trata de los archivos, de su
conservación, administración, clasificación, ordenación, interpretación, etc., de las colecciones
de documentos que en los archivos se conservan como fuente para su conocimiento ulterior y
servicio público” Schellemberg 1958, (como se citó en Rodríguez, 2000, p.379-380).
Por otro lado, la afirmación “como la disciplina que trata de los aspectos teóricos y
prácticos (topología, organización, funcionamiento, planificación, etc.) de los archivos y el de
tratamiento archivístico de los fondos documentales” (Mastropierro, 2008, p.26-27).
2.2.3. Concepto de Directriz Archivística
Analizando los conceptos mencionados de directriz y de archivística se extrae los
atributos de cada conceptualización y una correcta aplicación en el presente proyecto.
Entiéndase y tenido el siguiente concepto:
Directriz Archivística. - Lineamiento plasmado mediante norma o instrucción para su
ejecución en Archivos, considerando aspectos teóricos y prácticos para un adecuado tratamiento
archivístico.
pág. 22
2.3. Archivo Histórico
El Archivo Histórico forma parte del patrimonio documental de una Institución sea esta
pública o privada, la memoria institucional debe conservarse para futuras generaciones, “El
Archivo Histórico es el establecimiento donde, por ley, debe conservarse la documentación
oficial y nacional de valor permanente” (Oporto, 2009, p.90). Todo con un fin de preservar la
memoria institucional los documentos que hayan tenido una cierta edad a partir de los 35 años
que den testimonio de la actividad institucional deben pasar a ser conservados a lo largo del
tiempo logrando así una perduración hacia los posteriores años, enriqueciendo la historia.
Según Antonia, Archivo Histórico es como “Archivo que custodia los documentos de
conservación permanente” (Heredia, 2010, p.49)
Los responsables de las unidades información que tengan en su poder documentos
históricos deben garantizar el resguardo que se le da al soporte, utilizando métodos de
preservación y conservación de su integridad y logrando la perpetuidad en memoria de la
sociedad.
Entonces un archivo histórico es un espacio físico que alberga la información de la edad
inactiva de la documentación que aun cumple función investigativa, volviéndose la base de las
próximas generaciones, esta etapa final del documento se considera inactiva y tiene un
tratamiento especial dependiendo del estado del documento, se le restaura si está dañado el
documento; un archivo histórico debe tener características especiales para almacenar
documentos aparte de espacio, mobiliario es esencial como también la temperatura y la luz.
pág. 23
2.4. Documento Público
De acuerdo a la revisión bibliográfica se ha identificado el concepto de documento
público planteado por Oporto:
Son los documentos resultantes de la función, actividades y trámites de cuales quien
estructura administrativa central, descentralizada, desconcentrada, local, municipal,
judicial y/o universitaria. Constituyen bienes y recursos indispensables para la
administración pública, la información e investigación científica, promoción de la
conciencia cívica y el desarrollo nacional. (Oporto, 2009, p.55)
Los documentos de carácter público son considerados como patrimonio de la nación y
por ellos mismo debe contemplarse un tratamiento documental para preservar la memoria de la
nación a lo largo del tiempo, la DGAC no es una excepción es una entidad pública al servicio
de la sociedad por tanto la documentación que lleva es publica que pertenece a la historia de la
nación. “Art. 99. III La riqueza natural, arqueológica, paleontológica, histórica, documental y la
procedente del culto religioso y del folclore, es patrimonio cultural del pueblo boliviano”
(Constitución Política del Estado, 2009)
2.5. Patrimonio Documental
La definición de patrimonio documental es como la “Totalidad de documentos
generados, conservado o reunidos en el ejercicio de su función por cualquier organismo o
entidad de carácter público, por las personas jurídicas públicas y privadas…” (Mastropierro,
2008, p.130)
pág. 24
El patrimonio documental de cualquier época generados, conservados o reunidos en
cualquier organismo o entidad de carácter público, deben resguardar su memoria designando
personal especializado en el manejo de la documentación (Archivólogos) quienes están
capacitados para este fin.
Según la UNESCO una pieza del patrimonio documental es:
Un solo documento de cualquier tipo, o bien un grupo de documentos, como una
colección, un fondo o unos archivos. Una colección es una serie de documentos
seleccionados individualmente. Un fondo es una colección o serie de colecciones que
obran en poder de una institución o una persona, o un fondo o conjunto de documentos,
o una serie de documentos que obra en poder de un archivo. Estas instituciones pueden
ser bibliotecas, archivos, organizaciones de tipo educativo, religioso e histórico, museos,
organismos oficiales y centros culturales. (UNESCO, 2002, p.7).
2.6. Principios de la Archivística
Como precursor y creador esta Natalis y Wally del principio de procedencia en 1841 el
24 de abril se manifiesta con ese tema como el fundador de la archivística moderna, a partir de
este teorema se empieza a desarrollar más atributos a lo que llegaría a ser la archivística. Como
punto de vista llegamos a determinar que el principio de procedencia es el origen del trámite
que llegara a desarrollarse durante las actividades en la función del servidor.
Se entiende como principio la regla a la que se le da cumplimiento, un fundamento en
la cual se rige un accionar y/o ejecución.
pág. 25
En ese sentido los principios en la organización documental son los pilares para un
adecuado tratamiento archivístico debido que son parte de la Metodología Archivística “como
principios rectores” (Oporto,2009, p73). Asimismo, realiza un cuadro con una síntesis de los
principios, alcances y características.
Cuadro 1. Principios de la organización documental
Principios Concepto Alcances Características
Procedencia Los fondos documentales de la Aplicable al Archivo Garantizar el valor probatorio de los archivos.
institución productora, y de los Central Intermedio e
Preservar la memoria institucional.
archivos de sus dependencias, Histórico propiamente
deben conservarse en el dichos.
Facilitar la clasificación de los documentos.
Archivo, son mezclarlos con
otros de otras instituciones Facilitar la descripción
productoras de documentación
Orden Los documentos de archivo Se verifica en los archivos Permite mantener el orden originalmente asignado a las unidades que
forman las series.
Original deben mantener el orden de gestión.
Permite comprender el desarrollo de las actividades del ente
impuesto durante su vida activa productor.
Aplicable a las unidades
corriente, dado en los archivos
Se pueden aplicar a los manuscritos, siempre que estos reflejen una
documentales compuestas actividad orgánica.
de gestión.
(expedientes).
No se aplica en las piezas o unidades documentales por su valor
informativo.
Aplicable a las unidades
No se aplica, necesariamente, en las colecciones particulares, ni en
documentales. las series artificiales.
Fuente: Guía práctica para la organización de Archivos Administrativos (Oporto y
Campos, 2009, 75 p.)
pág. 26
a) Principio de Procedencia
El principio es el inicio de donde nace o se origina, dónde empieza algo, el caso de los
archivos es el comienzo del trámite de una institución o unidad donde se genera la
documentación, la unificación y el armado del trámite hace conocer la esencia. “Principio
fundamental de la Archivística que establece que los documentos producidos por una institución
u organismo no deben mezclarse con los de otros; frecuentemente se lo menciona como
principio de respeto de los fondos.” (Mastropierro, 2008, p.136). Como la autora menciono hace
entender de como un documento es el punto de partida para que se forme el trámite y este pueda
perdurar dependiendo el contenido que posea, si su contenido es esencial dentro la información
llegara al archivo histórico, formara parte del ciclo y podrá convertirse en un expediente, pero
si su contenido no pasa de eso solo se convertirá en unidad documental (foja).
Los principios son la base de la archivística “principio archivístico por el que cada
documento debe estar situado en el fondo documental del que procede y en este fondo en su lugar de
origen” (Heredia, 2010, p.150).
Como se puede entender la autora hace referencia que el documento tiene su lugar,
aunque no lo produzcan, pero si lo determina en su creación original.
El respect des fonds, en su acepción original, estudiado por Michel Duchein (1985) en
un trabajo de interesante lectura, es un paradigma que ya ha sido desarrollado en el
capítulo primero y para evitar en lo posible reiteraciones, nos remitimos a lo ya señalado.
El padre de esta teoría, imbuido por las corrientes estructuralistas de la época, fue el
historiador francés Natalis de Wally, quien, en 1841, siendo a la sazón jefe de la sección
pág. 27
Administrativa de los Archivos Departamentales, en el Ministerio del Interior, elaboro
la circular del 24 de abril. En ella se daba a la luz la noción de fondo de archivo. (Cruz,
2012, p.87)
El establecimiento de un principio abre una brecha en cuanto a investigación se refiere,
es el punto de partida donde se va involucrando la documentación y sus distintos procedimientos
que se realizan. Esta parte es más descriptiva y muy desarrollada por que realiza afirmaciones
que otros autores no describen. Sacando tres premisas.
1. Todo fondo es producto natural de la actividad de una entidad, persona física o moral;
en consecuencia, resulta imprescindible identificar al productor, su naturaleza,
estructura y área de actividad.
2. La concepción de un fondo no viene dada por el uso jurídico administrativo o
histórico-cultural de sus documentos, sino por su estructura interna, la cual viene dada
por la propia del ente que lo ha producido y por la forma en que dichos documentos han
sido generados a lo largo del tiempo, en el desarrollo de las funciones propias de aquel.
3. En consecuencia, la estructuración de un fondo de acuerdo con el principio de
procedencia exige el conocimiento de los procedimientos administrativos del productor
(algo que había estado siempre implícito en el trabajo archivístico, exceptuando el
periodo que podríamos denominar sistemático), así como de su propia evolución
histórica. (Cruz, 2012, p.88)
pág. 28
Después de haber reflexionado se ha llegado a la conclusión de que el principio de
procedencia es donde se origina el trámite, es el punto de partida de la creación de nuevos
asuntos con la finalidad de preservar la memoria institucional a largo plazo.
b) Principio de Respeto al Orden Original
Los documentos que se generan en una institución deben seguir con el trámite sin alterar
el orden de los documentos. “Este Principio establece que no se debe alterar la organización
dada al fondo como unidad productora, cualquiera que esta sea” (Mastropierro, 2008, p.136).
Quiere decir al momento de la creación del documento dependiendo de la institución y su
generación documental que posea es diferente, por esta razón existe la variedad de documentos
que pueda poseer la mencionada institución.
Según los autores mencionan que, en el Diccionario de Terminología Archivística, se
señala que este principio. “Establece que no se debe alterar de organización dada al fondo por
la por la unidad productora, cualquiera que esta sea” (Oporto y Campos, 2009, p.74). Es decir,
que cuando en un trámite, el primer documento que se debe de encontrar es lo primero que se
hizo y le dio inicio al asunto.
2.7. Ciclo Vital del Documento
El ciclo de vida de los documentos, surgió en los Estados Unidos de Norteamérica como
parte de una reforma a documentos federales, el termino se convirtió en la base conceptual en
la gestión de documentos.
pág. 29
(…) se extiende al ciclo de vida completo de los documentos, desde su producción hasta
su eliminación final o su envió al archivo para su conservación permanente. El objeto
está dirigido a asegurar una documentación adecuada, evitar los no esencial, simplificar
los sistemas de creación y uso del papeleo, mejorar la forma de organizar y recuperar
los documentos en los archivos intermedios, y asegurar el expurgo adecuado de los
documentos que no se necesitan desde hace tiempo en las gestiones de los asuntos del
momento. (Ricks, 1979, p.29-36).
Toda documentación con valor legal en interés de una misma sociedad se debe conservar
como testimonio y fe pasando por todo el proceso de la vida documental.
“(…) se trata de un paradigma que una vez enmendado continúa siendo válido para la
representación de la vida y la actividad de los documentos. Decimos enmendado en
cuanto que esta comúnmente aceptado que, incorporando la fase histórica, la
conservación permanente de los documentos puede servir para representar la existencia
de estos” (Cruz, 2012, p.92).
El ciclo vital del documento es la misma vida que posee la información plasmada dentro
de un soporte, dependiendo de la información que pueda poseer para que este pueda llegar al
final de ciclo que sería la última etapa permanente. Muchos archivistas lo conocen por la teoría
de las tres edades y otros por el ciclo vital del documento.
El Ciclo vital de documentos nos dice que los documentos no mueren, sino que pasan a
ser conservados con otra utilidad diferente, el documento puede regresar a una fase inicial como
parte de un proceso de revisión.
pág. 30
Los documentos tienen un ciclo vital parecida al de las personas jurídicas y/o naturales,
que se expresan en edades, etapas o fases, por lo que sucesivamente atraviesan los
documentos desde que se producen y pasan por el archivo de gestión, el archivo central
o intermedio, hasta que se determina su conservación (previa valoración) en un archivo
histórico. (Oporto, 2009, p.66)
Gunnar Mendoza (1976) aplica su teoría de las fases del ciclo vital, como parte del
programa de desarrollo del servicio de Archivos de Bolivia, a continuación, en base a datos de
Heredia (1993 y Mendoza (1982) Oporto y Campo presenta una Síntesis Comparativa de la
Teoría del Ciclo Vital de las Documentaciones:
Cuadro 2. Síntesis Comparativa de la Teoría del Ciclo Vital de las Documentaciones
Edades/Fases Wyffley 1972 Estado Mendoza 1976
Fase administrativa o activa. Posibilita los
fines administrativos que le dieron origen.
De circulación y canalización para la tramitación
Sus usuarios son la Administración, las
del asunto que se ha iniciado. Forma parte de los
personas particulares y las personas
Primera archivos sectoriales, corrientes o de gestión. Esta Activa
jurídicas. Su duración se extiende por todo
cerca del funcionario responsable de su
el lapso en que el documento mantiene su
tramitación, para su manejo frecuente
valor administrativo. Se conserva en el
archivo administrativo de origen.
La documentación has perdido su valor de
uso administrativo inmediato por la
Adquiere es edad una vez recibida la respuesta o
cesación del trámite que origino su
solución al asunto empezando. El documento ha de
producción. Sale del archivo central
seguir siendo guardado, pudiendo ser objeto de
administrativo y se encuentra en el archivo
Segunda consulta o de antecedente, pero con menos Inactiva
intermedio. Sus usuarios empiezan a usarlo
frecuencia. Corresponde a una activación
por su valor informativo, para propósitos
intermedia en la que decrece su valor primario y
diferentes a los administrativos, o sea para
desarrollo el valor secundario.
la investigación científica, enseñanzas,
civismo, etc.
pág. 31
Se establece en los documentos que han
Asumen un valor permanente y se ceñirá a ser alcanzado alto valor evidencial e
consultado por su valor cultural e informativo con informativo. Se destina a la conservación
Tercera Permanentemente
fines de investigación. Su activación y permanente para todas las proyecciones
conservación serán definitivas posteriores en la que puede utilizarse. Su
conservación es indefinida.
Fuente: Oporto y Campos (2009, p. 69)
2.8. Valoración Documental
La valor documental o valor archivístico se define como “Conjunto de valores
administrativos, legales, probatorios y/o informativos que justifican la conservación permanente
de los documentos” (Heredia, 2011, p.190).
La valoración es parte de los procesos del tratamiento de archivos que coadyuva a
determinar valores inherentes en los documentos las misma se basa en conocimientos profundos
de organización.
Consiste en el estudio de las series documentales una por una: su origen funcional, la
naturaleza de los actos que recogen, la tipología documental, el valor que han tenido o
puedan conservar en adelante para la entidad que las ha creado, el que puedan ofrecer
para su propia historia, para la investigación en general y para la difusión cultural; es
decir, su valor administrativo, legal e histórico, de información y de investigación,
presente y futuro. En definitiva, se trata de apreciar el valor de los documentos de cara
a establecer los criterios que rijan su destino. (Cruz, 2012, p. 276)
pág. 32
Se considera la valoración como un proceso intelectual y es parte de una adecuada praxis
organizacional el mismo puede ser aplicado en etapas de identificación, selección, así como en
procesos de transferencia con la finalidad de conservar de manera permanente los documentos.
2.9. Tratamiento Archivístico
El Diccionario de Archivística define el Tratamiento Archivístico como un “Conjunto
de operaciones realizadas en cada una de las fases que componen el proceso de control
intelectual y material de los fondos a lo largo del ciclo vital de los documentos (identificación,
valoración, descripción y difusión) (DTAE) a veces se agrega almacenamiento (DBTA).”
(Mastropierro, 2008, p.161).
Asimismo, señala como “El conjunto de actividades conceptuales y físicas, sujetas a
principios definidos, que permiten dar a las documentaciones el uso y/o destino que les
corresponde dentro de cada una de las fases de su ciclo vital.” (Mendoza, s.f.; p.10).
Para el autor boliviano es considerado el tratamiento archivístico “Proceso o Aplicación
del Tratamiento Archivístico se estipulan claramente en la legislación vigente, en materia
archivística en la organización documental en nuestro país, las cuales son las siguientes:
Identificación, Valoración, Descripción y Conservación” (Cuba, 2010, p. 76-77).
2.9.1. Identificación
La identificación dentro las operaciones archivísticas viene a ser la primera actividad
que se realiza al tratar un determinado fondo documental donde es una operación previa a la
descripción. “La identificación se convierte en la primera tarea que tiene que realizar el
pág. 33
archivero, a partir de la cual se sentara las bases para proceder a un correcta valoración y
descripción del fondo documental” (Cuba, 2011, p.30).
El Diccionario de Archivística define Identificación. “Fase del tratamiento archivístico
que consiste en la investigación y sistematización de las categorías administrativas y
archivísticas en se sustenta la estructura de un fondo (DAT).” (Mastropierro, 2008, p.103)
A esta última definición se observa 2 alcances relacionado a la categorización
administrativa y archivística.
(…) el primero hace referencia a la identificación del organismo productor. El segundo,
en tanto, se refiere a su expresión archivística, la identificación de los tipos
documentales, es decir a la delimitación de la serie documental.
Esta operación típicamente intelectual tiene la mayor importancia pues consiste en la
identificación precisa del sujeto productor de la información, considerando los
siguientes parámetros: Evolución histórica del organismo; Atribuciones y competencias
administrativos; Procedimiento Administrativos disposiciones legales que regulan su
accionar; Funciones en las que se materializan los procedimientos administrativos
(actuaciones administrativas) (Oporto y Campos, 2009, p. 75).
Asimismo, se señalan aspectos que consideramos muy importantes para lo que viene a
ser la Identificación:
El resultado de la identificación de fondos se traduce en la organización del fondo, el
establecimiento del cuadro de clasificación y la ordenación de las series documentales.
pág. 34
La Identificación se basa en el respeto al principio de procedencia y el respeto a la estructura
interna de los fondos y su orden natural.
Existen al menos tres tipos de casos resultantes del proceso de identificación:
1. Organismo productor, caracterizado como el generador de la documentación, en el
cumplimiento de sus funciones. Se identifica como Fondo de Archivo.
2. Organismo productor subrogado dentro de un fondo específico. Este extremo se da a causa de
la supresión de organismo, funciones y competencias, que obliga al organismo productor
afectado a ceder sus documentaciones a los nuevos organismos que se crean, generalmente como
resultado de un proceso de reestructuración institucional. El Fondo de Archivo del organismo
afectado se cierra. En lo sucesivo, la documentación generada por esa nueva función se convierte
en una Sección.
3. Organismo extinguido, cuya documentación queda a cargo de organismos liquidadores. El
organismo deja de producir documentación alguna (Oporto y Campos, 2009, p.76)
2.9.2. Clasificación
La clasificación consiste en dividir o separar las documentaciones en clases, grupos o
series (Heredia) citado por (Oporto, 2009, p.80).
Para el autor “La clasificación de los documentos, establece las clases y tipos de
documentos, agrupadas estructuralmente o jerárquicamente”. (Cuba, 2010, p.76).
Para Cruz Mundet señala a la clasificación como “(…) operación debe realizarse de
acuerdo con el cuadro de clasificación elaborado por cada entidad.” (Cruz Mundet, 2012, p.147).
pág. 35
No solo lo mencionado, sino que también pude ser orgánico y funcional, al momento de
organizar uno debe ver cuál es lo más apropiado. “Agrupación de los documentos que refleja la
estructura jerárquica del fondo documental” (Quiñones Vargas, 2011, p.42).
Operación intelectual que permite otorgar categorías a distintos conceptos “Dícese de la
Clasificación Documentos, como operación intelectual para el tratamiento de un fondo y en el
principio de respeto de orden del original, que refleja la estructura administrativa del organismo
productor” (Alberch, 2003, s. p.)
2.9.3. Ordenación
Con su aporte a la terminología de ordenación, establecen el siguiente concepto “Es un
sistema de organización que identifica cada una de las carpetas o expedientes del archivo
agrupando las series de una misa clase los sistemas más usuales son el alfabético y numéricos.”
(Oporto y Campos, 2009, p.80)
La ordenación es una tarea material consistente en relacionar unos elementos con otros de
acuerdo con un criterio establecido de antemano, bien sea la fecha, las letras del alfabeto, los
números… La ordenación se aplica sobre diversos elementos o en diferentes niveles: los
documentos, los expedientes, las series, etc. (Cruz Mundet, 2012, p.132).
Los documentos se clasifican por series, luego se ordenan en forma cronológica (por día, mes,
años), y alfabéticamente. Una vez ordenado las series documentales, de acuerdo a lo que
representa, se procede a numerar cada unidad documental o expediente, utilizando el sistema
numérico simple o combinado (alfa numérico, en códigos, etc.) (Cuba, 2011, p 78)
pág. 36
En conclusión, los autores establecen y/o señalan el uso tres tipos sistemas de
ordenación: Numérico, Alfabético y un tercero que es la combinación de ambos.
2.9.4. Descripción
La descripción es una parte del tratamiento archivístico, la cual hace referencia a
describir el contenido del documento que se va a tratar, se deben sacar todos los datos necesarios
para poder tener la descripción exacta y que pueda tener una ubicación exacta para poder
facilitar la locación y consulta, en este caso lo llamaríamos el análisis de los documentos que te
da una exactitud única. Al momento de describir un soporte documental se pude lograr:
➢ Se logrará la autenticidad
➢ Se convierte en único original
➢ Engancha un proceso continuo
➢ Identifica el asunto en general
Esto es una parte esencial al momento de describir y sacar datos del soporte, porque
cometer un error podría llevar a una mala archivamiento y en un lugar no adecuado
automáticamente el asunto se perdería la información desaparecería.
Es la fase del tratamiento archivístico, destinada a la elaboración de instrumentos de
consulta para facilitar el acceso, conocimiento, control y uso de las series documentales
existentes en el Archivo. La descripción puede realizarse sobre los expedientes, legajos
o cualquier unidad de archivo.
Los recursos documentales se organizan en los archivos para garantizar su accesibilidad,
y, por ende, su uso inmediato. Ninguna institución o centro de archivo puede desarrollar
sus tareas sin contar con instrumentos descriptivos que están destinados tanto a fines de
pág. 37
control administrativo, como a facilitar la investigación y el servicio fedatario. (Oporto,
2009, p.81).
El autor lo que hace referencia una parte muy importante es al mencionar los tipos de
soporte que se pueden describir habla de expedientes, legajos o cualquier unidad de archivo, con
esa tranquilidad uno puede en su archivo empezar a desglosar esta actividad.
2.9.5. Instrumentos de consulta
Una vez concluida el todo el tratamiento archivístico la documentación este bien
organizada, bien descrita y bien inventariada recién se pone a disposición estos instrumentos,
los instrumentos de consulta son de referencia existe instrumentos de control y existe
instrumentos de referencia dentro de estos existe las divisiones, ya se vea cual necesita.
2.9.6. Instrumentos de Control
Según el autor hace referencia al mencionado diccionario terminológico en el cual
menciona de esta manera “es aquel que elabora en las fases de identificación y valoración. Por
lo tanto, son instrumentos de control los siguientes: cuadro de clasificación, registros
topográficos y en la fase de valoración registros de entrada y salidas, relaciones de eliminación,
informes,” (Cuba, 2011, p.83). El instrumento de control se divide en dos:
➢ Fichero de tipos documentales
➢ Repertorio de series
➢ Cuadro de clasificación
El cuadro de clasificación el más sobresaliente del archivo, más utilizado, mismo autor
dice:
pág. 38
El cuadro de clasificación recoge todas las series documentales normalizas a partir de
las cuales se deberá clasificar los documentos generados por las distintas unidades
administrativas de la institución.
El parámetro a clasificar que se tiene en cuenta a la hora de diseñar una serie documental
en su pertenencia a una línea de actividad concreta a desarrollar y que como
consecuencia da lugar a documentos que, por su tipología o asunto, se repite en el
tiempo. (Cuba, 2011, p.84)
El autor hace referencia más que todo al contenido documental que tiene como las series
que da un alinea de actividad exactamente concreta para poder ordenarse.
2.9.7. Instrumentos de valoración
Esta parte es la más determinada por tener los siguientes instrumentos:
➢ Calendario de preservación y conservación en Archivos Históricos.
➢ Reporte de ingresos documentales al archivo y salidas documentales del archivo
2.9.8. Instrumentos de descripción
Antonia Heredia señala con propiedad que todo archivo debe contar con una guía. Es el
instrumento aconsejado para los archivos centrales, intermedio e históricos citado por (Oporto
y Campos, 2009, p. 82)
Caracterizados por tener: Inventarios, Guías, Catálogos e Índices
pág. 39
Cuadro 3. Instrumentos de descripción documental
Nivel Instrumentos Tipo de Archivo Agrupaciones
descriptivos documentales
I Guías Archivo Central Fondos de archivo
Archivo Intermedio Secciones de Archivo
Archivo Histórico
II Inventarios Archivo de Gestión Series documentales
Unidades documentales
Compuestas
III Catálogos Archivo Histórico Unidades documentales
Simples
IV Índices Todos los Archivos Todas las agrupaciones
Fuente: Antonia Heredia (1993), con adiciones en base a la realidad archivística boliviana
(Oporto y Campos, 2009, p. 83)
pág. 40
Capitulo III
Marco Legal
Este capítulo desarrolla el sustento legal para la administración pública boliviana en ese
contexto la gestión en las organizaciones se caracteriza por la generación de documentación, la
misma que debe estar accesible para brindar servicios informativos a los usuarios y la ciudadanía
como establece las normas vigentes.
Además, se toma en cuenta que el estado boliviano establece el principio de
2
transparencia dentro de su Carta Magna así como también una serie de derechos y/u
obligaciones para la ciudadanía en general y principios establecidos en Administración Pública3.
El procedimiento administrativo nacional caracterizado por el uso masivo de
documentos con validez legal y jurídica llevan sellos y firmas originales en soporte papel,
constituyen la evidencia de las acciones y decisiones efectuadas por los servidores públicos en
el desarrollo de sus actividades para el funcionamiento del Estado, sin embargo, esta
documentación requiere un tratamiento técnico que permita acceder a ellas en cualquier
momento tomando en el marco y cumplimiento los principios de “(…) legitimidad, legalidad,
imparcialidad, publicidad, compromiso e interés social, ética, transparencia, igualdad,
competencia, eficiencia, calidad, calidez, honestidad, responsabilidad y resultados”,
(Constitución Política del Estado, 2009, p.156).
2 Carta Magna o Constitución es un texto normativo en el que se presentan las disposiciones
generales para organizar la vida en sociedad y el funcionamiento del estado. Así, se trata de un marco
jurídico general que debe orientar al conjunto de leyes de una nación.
3
CPE 2009 de 09 de febrero de 2009 página 87 Articulo 233 La Administración Pública se rige
por los principios de legitimidad, legalidad, imparcialidad, publicidad, compromiso e interés social,
ética, transparencia, igualdad, competencia, eficiencia, calidad, calidez, honestidad, responsabilidad y
resultados. CPE 2009, p 156
pág. 41
En este siglo XXI el flujo constante de información ha hecho necesaria la creación de
herramientas para facilitar su uso, manejo y acceso. Las organizaciones debido a la variedad de
documentos que generan durante el desarrollo de sus actividades cotidianas, presentan
problemas
relacionados con la tramitación y el ordenamiento de los documentos, que carecen de
normalización y un carácter sistemático.
El control del flujo, la sistematización, la conservación y el acceso a la documentación
que producen las instituciones públicas, permite tomar decisiones precisas y oportunas, brindar
servicios menos burocráticos a los usuarios en sus diferentes niveles.
Al respecto señalaremos la legislación la viabilidad jurídica del presente proyecto.
3.1. Legislación Nacional
Para sustentar la propuesta del proyecto se ha realizado la revisión normativa nacional
para ello procederá a citar la misma bajo el esquema establecido el Artículo 410 instituye una
jerarquía normativa:
II. La Constitución es la norma suprema del ordenamiento jurídico boliviano y goza de
primacía frente a cualquier otra disposición normativa. El bloque de constitucionalidad
está integrado por los Tratados y Convenios internacionales en materia de Derechos
Humanos y las normas de Derecho Comunitario, ratificados por el país. La aplicación
de las normas jurídicas se regirá por la siguiente jerarquía, de acuerdo a las competencias
de las entidades territoriales:
1. Constitución Política del Estado.
2. Los tratados internacionales
pág. 42
3. Las leyes nacionales, los estatutos autonómicos, las cartas orgánicas y el resto de
legislación departamental, municipal e indígena
4. Los decretos, reglamentos y demás resoluciones emanadas de los
órganos ejecutivos correspondientes (Constitución Política del Estado, 2009, s/p).
Constitución Politica del Estado
Tratados Internacionales
Leyes Nacionales, Estatutos Autonomicos, Cartas
Organicas, Legislación Departamental, Municipal e
Indigena
Decretos, Reglamentos y Resoluciones de Organos
Ejecutivos correspondientes
Figura 1. Esquema Normativo Legislación Boliviana
Fuente: Elaboración Propia basada en la CPE (2009)
En este marco y considerando que el fondo documental del Archivo Histórico la
Dirección de Aeronáutica Civil pertenece al aparato estatal, se debe tomar en cuenta la
aplicación de legislación que considera el acceso a la información, resguardo de la
documentación publica, responsabilidad de la institución pública con los archivos, del servidor
público ante el manejo de documentos y la responsabilidad del uso que conlleva los documentos
generados como actos administrativos dentro de las funciones y procedimientos.
3.1.1. Constitución Política del Estado de Bolivia 7 de febrero de 2009
Artículo 21. Las bolivianas y los bolivianos tienen los siguientes derechos:
pág. 43
6. A acceder a la información, interpretarla, analizarla y comunicarla libremente, de
manera individual o colectiva.
Artículo 24. Toda persona tiene derecho a la petición de manera individual o colectiva,
sea oral o escrita, y a la obtención de respuesta formal y pronta.
Para el ejercicio de este derecho no se exigirá más requisito que la identificación del
Peticionario.
Artículo 99.
III. La riqueza natural arqueológica, paleontológica, histórica, documental y la
procedente del culto religioso y del folklore, es patrimonio cultural del pueblo boliviano,
de acuerdo con la ley.
Artículo 237.
I. Son obligaciones para el ejercicio de la función pública.
1. Inventariar y custodiar en oficinas públicas los documentos propios de la función
pública, sin que puedan sustraerlo ni destruirlo. La ley regulara el manejo de los archivos
y las condiciones de destrucción de los documentos públicos. (Constitución Política del
Estado, 2009, s/p).
3.1.2. Código Civil/Decreto Ley 12760 de 6 de agosto de 1975
Artículo 1289.- (Fuerza Probatoria)
I. El documento público, respecto a la convención o declaración que contiene y
a los hechos de los cuales el funcionario público deja constancia, hace de plena fe, tanto
entre las partes otorgantes como entre sus herederos o sucesores. (Artículo 399 del
Código de Proceso Civil)
pág. 44
II. Sin embargo, si se halla directamente acusado de falso en la vía criminal, se
suspenderá su ejecución por el decreto de procedimiento ejecutoriado; más si se opone
su falsedad sólo como excepción o incidente civil, los Jueces podrán según las
circunstancias, suspender provisionalmente su ejecución.
III. Con referencia a tercer el documento público hace fe en cuanto al hecho que ha
motivado su otorgamiento y a su fecha (Ley 12760, 1975, s/p).
3.1.3. Código del Sistema Penal Ley Nº 1005 de 15 de diciembre de 2017
Artículo 262 (Peculado). La servidora o servidor, empleada o empleado público que,
aprovechando del cargo que desempeña, se apropie de dineros, valores o bienes de cuya
administración, cobro o custodia se halle encargado, será sancionado con prisión de tres
(3) a seis (6) años e inhabilitación.
II. La sanción será agravada a prisión de cuatro (4) a ocho (8) años e inhabilitación, si la
apropiación fuera sobre bienes del Patrimonio Cultural Boliviano.
Artículo 259. (Tráfico y Destrucción del Patrimonio Cultural).
I. La persona que trafique, deteriore, altere, exporte o explote sin autorización del
organismo correspondiente, un bien perteneciente al dominio público, de valor artístico
o científico, una fuente de riqueza, monumentos u objetos del Patrimonio Cultural
Material Boliviano o importe bienes del patrimonio cultural material de otras naciones
y pueblos sin la debida autorización, será sancionada con prisión de tres (3) a seis (6)
años y multa sancionadora de cuatrocientos un (401) a quinientos (500) días. II. La
sanción será agravada a prisión de cuatro (4) a ocho (8) años y multa sancionatoria de
pág. 45
cuatrocientos un (401) a quinientos (500) días, cuando se destruya un bien descrito en el
Parágrafo precedente.
Artículo 272. (Incumplimiento de Deberes) Será sancionada con prisión de dos (2) a
cuatro (4) años e inhabilitación, la servidora, servidor, empleada o empleado público que
niegue, omita o rehúse hacer, ilegal e injustificadamente, un acto propio de sus funciones
y con ello genere: 1. Daño económico al Estado o a un tercero (Ley 1005, 2017, s/p).
3.1.4. Ley N°336 Ley del Libro y la Lectura “Oscar Alfaro” de 29 de abril de 2013
Articulo. 4.- (Definiciones). A los efectos de esta Ley, se adoptan las siguientes
definiciones:
1. Archivo. Conjunto organizado de informaciones. Institución cultural donde se reúnen,
conservan, ordenan y difunden los conjuntos orgánicos de documentos para la gestión
administrativa, la información, la investigación y la cultura.
18. Sistema Plurinacional de Archivos y Bibliotecas. Conjunto organizado de
servicios de archivos y bibliotecas públicas o privadas, que se establecen a través de la
coordinación y cooperación mutua, para poder articular planes, programas y proyectos
encaminados al desarrollo de las mismas, permitiendo el acceso democrático a los bienes
y servicios culturales, educativos, informativos y recreativos, a los que todas las
ciudadanas y los ciudadanos tienen derecho.
Con relación a la ley 336, es necesario remarcar que hace mayor énfasis en el ámbito de
las bibliotecas, sin embargo, existe una mínima referencia sobre el archivo del sector
público y privado y en el capítulo cuatro se hace inferencia al Sistema Plurinacional de
archivos y bibliotecas (Ley 336, 2013, s/p).
pág. 46
3.1.5. Ley 004 de Lucha Contra la Corrupción, Enriquecimiento Ilícito e Investigación de
Fortunas “Marcelo Quiroga Santa Cruz” de 10 marzo de 2010.
Artículo 1. (Objeto). Ley tiene por objeto establecer mecanismos, y procedimientos en
el marco de la Constitución Política del Estado, leyes, tratados y convenciones
internacionales, destinados a prevenir, investigar, procesar y sancionar actos de
corrupción cometidos por servidoras y servidores públicos y ex servidoras y ex
servidores públicos, en el ejercicio de sus funciones, y personas naturales o jurídicas y
representantes legales de personas jurídicas, públicas o privadas, nacionales o
extranjeras que comprometan o afecten recursos del Estado, así como recuperar el
patrimonio afectado del Estado a través de los órganos jurisdiccionales competentes
(Ley 004, 2010, s/p).
3.1.6. Ley 2341 Procedimiento Administrativo de 23 de abril de 2002.
Artículo. 18 (Acceso a Archivos y Registros y Obtención de Copias).
I. Las personas tienen derecho a acceder a los archivos, registros públicos y a los
documentos que obren en poder de la Administración Pública, así como a obtener
certificados o copias legalizadas de tales documentos cualquiera que sea la forma de
expresión, gráfica, sonora, en imagen u otras, o el tipo de soporte material en que figuren.
II. Toda limitación o reserva de la información debe ser específica y estar regulada por
disposición legal expresa o determinación de autoridad administrativa con atribución
legal establecida al efecto, identificando el nivel de limitación. Se salvan las
disposiciones legales que establecen privilegios de confidencialidad o secreto
pág. 47
profesional y aquellas de orden judicial que, conforme a la ley, determinen medidas
sobre el acceso a la información.
III. A los efectos previstos en el numeral anterior del derecho de acceso y obtención de
certificados y copias no podrá ser ejercido sobre los siguientes expedientes:
a) Los que contengan información relativa a la defensa nacional, a la seguridad del
Estado o al ejercicio de facultades constitucionales por parte de los poderes del Estado.
b) Los sujetos a reserva o los protegidos por los secretos comercial, bancario, industrial,
tecnológico y financiero, establecidos en disposiciones legales (Ley 2341, 2002, s/p).
3.1.7. Ley No. 2027- Ley del Estatuto del Funcionario Público de 27 de octubre de 1999.
Artículo. 8 - Deberes. Los servidores públicos tienen los siguientes deberes:
h) Conservar y mantener, la documentación y archivos sometidos a su custodia, así
como proporcionar oportuna y fidedigna información, sobre los asuntos inherentes a su
función.
h) Conservar y mantener, la documentación y archivos sometidos a su custodia, así como
proporcionar oportuna y fidedigna información, sobre los asuntos inherentes a su
función (Ley 2027, 1999, s/p).
3.1.8. Ley 1178 de Administración y Control Gubernamental SAFCO de 20 de julio de
1990.
Artículo. 1. La presente ley regula los sistemas de Administración y de Control de los
recursos del Estado y su relación con los sistemas nacionales de Planificación e Inversión
Pública, con el objeto de:
pág. 48
b) Disponer de información útil, oportuna y confiable asegurando la razonabilidad de
los informes y estados financieros;
c) Lograr que todo servidor público, sin distinción de jerarquía, asuma plena
responsabilidad por sus actos rindiendo cuenta no sólo de los objetivos a que se
destinaron los recursos públicos que le fueron confiados, sino también de la forma y
resultado de su aplicación (Ley 1178, 1990, s/p).
3.1.9. Ley 483 del Notariado Plurinacional 2014
Artículo. 72 la notaría o el notario certificara reproducciones de documentos obtenidos
por cualquier medio idóneo, dando fe que guardan absoluta conformidad con el original
(Ley 483, 2014, s/p).
3.1.10. Decreto Supremo N° 23934, de 23 de diciembre de 1994, Reglamento Común de
Procedimientos Administrativos.
Artículo. 54.
a) La memoria institucional y la biblioteca del ministerio, en el marco de la Constitución
Política del Estado y disposiciones conexas, tendrán por objetivo (1) conservar los
expedientes y publicaciones generados o recibidos por los ministerios; (2) facilitar el
acceso a dichos expedientes; (3) evitar pérdidas y duplicación de documentos; y (4)
documentar la historia de los ministerios.
b) Para su funcionamiento, la unidad responsable de la memoria institucional y la
biblioteca deberán contar con suficiente espacio físico, ser de fácil acceso y estar dotadas
de las medidas de seguridad más adecuadas.
Artículo. 57. Formación del archivo.
pág. 49
La documentación inactiva estará constituida por los expedientes aquellos asuntos
concluidos definitivamente o por los expedientes de asuntos para los cuales hubiese
vencido el plazo de su permanencia en el archivo de documentación activa.
Artículo. 58. Plazos y traslado de expedientes.
a) Los plazos de permanencia en archivo activo serán establecidos por el ministerio de
acuerdo a la naturaleza de sus funciones; vencidos estos plazos, se procederá al traslado
de expedientes desde archivos activos al inactivo. Para dicho traslado, deberá llevarse
un registro.
b) E1 responsable del traslado de expedientes de documentación activa al archivo
inactivo será el jefe de la Unidad Básica (D.S. 23934, 1994, s/p).
3.1.11. Decreto Supremo N° 27113, de 23 de julio de 2003, Reglamento a la Ley N° 2341
Artículo. 73.- Responsabilidad del servidor público.
El servidor público que no resuelva los asuntos que son de su competencia en los plazos
previstos, será pasible de responsabilidad por la función pública, de conformidad a la
Ley Nº 1178 de 20 de julio de 1990, de Administración y Control Gubernamentales y
disposiciones reglamentarias.
Artículo. 78.- Identificación.
I. Los expedientes serán identificados con un orden numérico u otro sistema de
identificación que adopte la autoridad administrativa.
II. La identificación con que se inicie un expediente será conservada a través de las
actuaciones sucesivas, cualesquiera fuesen los órganos o entidades administrativas que
intervengan en su trámite.
pág. 50
III. En el expediente no se asentará otro número o sistema de identificación que no sea
el asignado por el órgano o entidad de origen.
Artículo. 79.- Compaginación. Los expedientes serán compaginados en cuerpos
numerados que no excedan doscientas (200) fojas, salvo en los casos en que tal límite
conlleve división de escritos o documentos que constituyan un solo texto.
Artículo. 80.- Foliación.
I. Todas las actuaciones se foliarán siguiendo el orden correlativo de incorporación al
expediente, incluso cuando se integren con más de un cuerpo de expedientes. Las copias
de escritos, notas, informes o disposiciones que se agreguen junto con su original, se
foliarán también por orden correlativo.
II. Los expedientes que se incorporen a otros continuarán la foliatura de éstos.
Artículo. 81.- Anexos. Cuando los expedientes vayan acompañados de antecedentes
que por su volumen no puedan ser incorporados a ellos se confeccionarán anexos; los
que serán foliados en forma independiente y mantendrán el número del respectivo
expediente.
Artículo. 82.- Acumulación. Los expedientes que se incorporen a otros continuarán la
foliatura de éstos. Los que se soliciten al sólo efecto informativo deberán acumularse sin
incorporación.
Artículo. 83.- Desglose.
I. Toda petición de desglose procederá previa autorización de la autoridad a cargo del
expediente, bajo constancia de la diligencia e incorporación de copias autenticadas en
reemplazo de las piezas desglosadas.
pág. 51
II. Cuando se inicie un expediente con fojas desglosadas éstas serán precedidas de una
nota con la mención de las actuaciones de las que proceden y la cantidad de fojas con
que se inicia el nuevo expediente. Además, se agregará copia de la resolución que ordenó
el desglose.
Artículo. 84.- Saca del expediente.
I. Los expedientes podrán ser facilitados en préstamo a los interesados, representantes,
abogados y peritos o consultores técnicos, en los casos que su trámite o complejidad lo
exijan, previa autorización de la autoridad a su cargo y por un plazo que no exceda de
cinco (5) días. La persona que retire el expediente firmará recibo en el que se
individualice su nombre y apellidos, cédula de identidad, domicilio, número de
expediente, cantidad de fojas, fecha y el plazo de saca del expediente.
II. La autoridad administrativa podrá obviar el préstamo del expediente original
entregando copia certificada por funcionario competente.
Artículo. 85.- Certificaciones y legalizaciones.
I. Las certificaciones que soliciten los administrados serán gratuitas.
II. Las copias o fotocopias legalizadas de las piezas del expediente en trámite serán
franqueadas dentro de las veinticuatro (24) horas siguientes de la solicitud. Correrá por
cuenta del administrado, el fotocopiado de las piezas que señale (D.S. 27113, 2003, s/p).
3.1.12. Decreto Supremo Nº 27329, 31 de enero de 2004 Transparencia y Acceso a la
Información Gubernamental.
Artículo. 1°. - (Objeto) El presente Decreto Supremo tiene por objeto el de procurar la
Transparencia y Acceso a la Información Gubernamental.
pág. 52
Artículo. 2°. - (Transparencia y acceso a la información gubernamental) Para procurar
la Transparencia y Acceso a la Información Gubernamental:
Se reconoce y se busca lograr el respeto al acceso a la información a todas las personas,
con el propósito de buscar, recibir, acceder y difundir información pública, como un
derecho y un requisito indispensable para el funcionamiento y fortalecimiento de la
democracia.
El acceso a la información debe ser asegurado a todas las personas sin distinción, porque
provee el insumo básico para el ejercicio de su propia ciudadanía.
Artículo. 3°. - (Acceso a la información) En el marco de transparencia de la gestión
pública que está impulsando el Gobierno Nacional, se establece que todas las
instituciones del Poder Ejecutivo tanto a nivel central como descentralizado, autárquico
y desconcentrado, deberán hacer públicos, a través de las respectivas páginas
electrónicas y/o por cualquier otro medio alternativo de cada Ministerio, Prefectura y
entidad desconcentrada, las siguientes características e indicadores:
Presupuesto aprobado por el Tesoro General de la Nación - TGN, el número de
funcionarios y personal eventual pagados por el TGN así como por otras fuentes de
financiamiento.
Términos de Referencia del Personal Contratado.
Objetivos y metas planteados en los respectivos Programas Operativos Anuales.
Reportes de ejecución presupuestaria, de manera anual.
Planes Anuales de Contratación de Bienes y Servicios enviado al Sistema de
Información de Contrataciones del Estado – SICOES (D.S. 27329, 2004, s/p).
pág. 53
3.1.13. Decreto Supremo Nº 22144, 2 de marzo de 1989
Artículo. 1°. - Se declara de máxima utilidad y necesidad nacionales todas las
documentaciones públicas, según definición del artículo 3 de este decreto, por constituir
bienes y recursos del país indispensables para la administración pública, la información
e investigación científica, promoción de la conciencia cívica y el desarrollo nacional.
Artículo. 2°. - Declárase de utilidad y necesidad nacionales, la obligación del Estado de
precautelar la preservación y accesibilidad de las documentaciones públicas, para los
fines mencionados en el artículo 1.
Artículo. 3°. - Se define como documentaciones públicas, las resultantes de la función,
actividad y tramites de cualesquier estructuras administrativas Centrales: Presidencia
de la República y ministerios de estado, Descentralizadas: corporaciones regionales de
desarrollo, instituciones públicas, empresas públicas o mixtas, Desconcentradas:
unidades regionales, administración departamental y Locales: municipalidades, así
como las Judiciales y Universitarias.
Artículo. 4°. - La obligación del Estado comprende a las siguientes documentaciones
públicas, en todo su curso vital:
Documentaciones activas, o sea las que se produce diariamente en las entidades públicas
y se encuentran en éstas en uso actual, para el cumplimiento de sus funciones,
actividades y trámites inmediatos;
Documentaciones inactivas, es decir las que han ingresado en receso, no siendo ya
necesarias para el uso administrativo actual, pero se hallan alojadas todavía en las
oficinas de origen o han sido retiradas a cualquier depósito dentro la misma repartición
o en locales de su dependencia, entendiéndose que estas documentaciones inactivas, sin
pág. 54
uso para la administración actual, tienen un alto valor potencial para las diversas
finalidades indicadas en el artículo 1.
Documentaciones de Valor Permanente, vale decir las que han sido ya transferidas a
los archivos públicos, por haberse reconocido su valor para todas las finalidades
ulteriores indicadas en el artículo 1 (D.S. 22144, 1989, s/p).
3.1.14. Decreto Supremo Nº 22145, 11 de julio de 1989
Artículo. 2.- Entiéndase por documentaciones públicas inactivas, a los efectos de este
decreto supremo, aquéllas que, siendo producto o efecto de la función, actividad y
tramites específicos de cualesquier entidades públicas y habiendo estado en uso durante
el lapso de su servicio activo, ingresan en receso y acaban retiradas en depósitos, dentro
de las mismas oficinas de origen o fuera de ellas, en locales de su dependencia.
Artículo. 3.- Se prohíbe en absoluto la destrucción, desecho o cualquier otro daño que
cualesquier personas decidiesen o intentasen ocasionar, por cualquier medio, en las
documentaciones públicas inactivas, sea que éstas permanezcan en las oficinas de origen
o hayan sido retiradas a otras de sus dependencias (D.S. 22145, 1989, s/p).
3.2. Normativa Internacional
3.2.1. Norma internacional ISAD (G).
La norma internacional permite en principio dirigir y realizar un método y/o práctica de
manera homogénea siendo esta una regla o un conjunto de estas, por ello para el presente
proyecto es necesario citar las principales normas relacionadas a la archivística de instituciones
internacionales reconocidas a nivel mundial.
pág. 55
Norma ISAD (G): General International Standard Archival Description (Norma
Internacional General de Descripción Archivística). Es un conjunto de reglas generales es parte
de un proceso que busca facilitar la integración de la descripción de diferentes archivos en un
sistema unificado de información, constituye una Guía General para la elaboración de
descripción archivísticas. Permite una primera aproximación a los fondos, en una visión
sintética de conjunto. Esta herramienta de gestión archivística es muy valiosa para los archivos
pues brinda especificaciones elementales para la elaboración de descripciones archivísticas
compatibles a nivel nacional e internacional, que pueden aplicarse con independencia del tipo
documental o soporte físico de los documentos de archivo.
Al respecto se indica el siguiente aspecto:
En 1964, el archivero norteamericano O.W. Holmes (1984, 162-180) establece cinco
niveles diferentes de clasificación: archivo, fondo y sub fondos, serie, expediente y
documento, acorde con la practica seguida en su país. Los niveles que estructuran un
cuadro de clasificación han sido establecidos en la norma ISAD (G): fondo, sub fondo,
serie, subserie, unidad documental compuesta y unidad documental simple [ISAD (G),
2000] (Cruz Mundet, 2012, p.221).
Aspecto que es tomado en cuenta para el proceso de clasificación y descripción ya que
presenta un modelo de jerarquía y muestra niveles de descripción.
pág. 56
Figura 2. Modelo de los niveles de organización de un fondo en ISAD (G)
Fuente: Concejo Internacional de Archivos (2000), ISAD (G) Norma
Internacional General de Descripción Archivística
Asimismo, Liz Ximena Quiñones Vargas (2011) señala en su libro “Directrices para la
descripción Archivística en el Archivo Central de la COMIBOL” que la norma ISAD (G)
establece 4 objetivos los cuales son:
I.5 (…) a. garantizar la elaboración de descripciones coherentes, pertenecientes y
explicitas; b facilitar la recuperación y el intercambio de información sobre los
documentos de archivo; c compartir los datos de autoridad; y hacer posible la integración
de las descripciones procedentes de distintos lugares en un sistema unificado de
información (Concejo Internacional de Archivos, 2000, p. 12-13)
pág. 57
Esta norma estable compone 26 elementos y se encuentra estructurada en 7 áreas de
información descriptiva.
Cuadro 4. Área y elementos para la descripción-ISAD (G)
ÁREA ELEMENTOS
Área de Identificación 1. Código de Referencia (ISO 3166)
2. Titulo
3. Fecha (s) (ISO 8601)
4. Nivel de Descripción
5. Volumen y soporte de la unidad de descripción (cantidad-tamaño-o
dimensiones)
Área de Contexto 6. Nombre (es) del/ de los productor (es)
7. Historia de la Institucional/Reseña biográfica
8. Historia archivística
9. Forma de ingreso
Área de Contenido y 10. Alcance y contenido
11. Valoración, selección y eliminación
Estructura 12. Nuevos ingresos
13. Organización
Área de Condiciones de 14. Condiciones de acceso
15. Condiciones de reproducción
Acceso y Uso 16. Lengua/escritura de los documentos (ISO 639-1-ISO 639-2-ISO 15924)
17. Características físicas y requisitos técnicos
18. Instrumentos de descripción
Área de Identificación 19. Existencia y localización de los documentos originales
20. Existencia y localización de copias
Asociada 21. Unidades de descripción relacionadas
22. Nota de publicaciones
Área de Notas 23. Nota
Área de Control de 24. Nota del Archivero
25. Reglas o normas
Descripción 26. Fecha (s) de las discreciones
Fuente: Elaboración propia según la norma ISAD (G)
3.2.2. ISO 15489-1 Información y documentación - Gestión de documentos - Parte 1:
Generalidades
Norma aprobada mediante Concejo Rector de Normalización CONNOR en el año 2007,
se aplica a la gestión de documentos en todos los formatos o soportes, creados o recibidos por
cualquier organización pública o privada en el ejercicio de sus actividades o por cualquier
individuo responsable de crear mantener documentos; proporciona la asignación de las
responsabilidades de las organizaciones respecto a los documentos y las política
pág. 58
procedimientos, sistemas y procesos relacionados con estos documentos; proporciona la gestión
de documentos como apoyo de un sistema de calidad (...); “regula el diseño y la implementación
de un sistema de gestión de documentos; no incluye la gestión de los documentos históricos en
el seno de las instituciones archivísticas (IBNORCA, 2001, p.1).
3.2.3. ISO15489-2.- Información y documentación - Gestión de documentos - Parte 2:
Directrices
Norma aprobada mediante Concejo Rector de Normalización CONNOR en el año 2007,
presenta una metodología que facilita la implementación de la Norma NB-ISO 15489:1 en todas
las organizaciones que necesita gestionar sus documentos. Proporciona una visión general de
los procesos y factores que las organizaciones.
3.2.4. El Instituto Boliviano de Normalización y Calidad (IBNORCA)
En el campo de la Normalización Técnica, IBNORCA es el único representante en
Bolivia de la Organización Internacional de Normalización ISO, que realiza y publica norma
internacional misma con llevan una aprobación para su aplicación de la misma y adoptarla
como Norma Boliviana NB-ISO.
NORMA ISO 30300.- Información y documentación sistema de gestión de registro
fundamentos y vocabulario.
“las aplicaciones de gestión documental seguras emplean medidas de control adecuadas
para evitar acciones no autorizadas (acceso, destrucción, alteración o eliminación de
información documentada). Los sistemas seguros apoyan la rendición de cuentas institucionales
y la gestión de riesgos”. (NORMAS ISO 30300, 2014. p.6). Para la implementación de un
pág. 59
sistema de gestión 30300 es imprescindible el liderazgo de la alta dirección y la implicación de
toda la organización.
Deben estar claramente definidas las responsabilidades sobre la información
documentada y la formación adecuada para todos los empleados de una organización
que creen, manejen o utilicen información documentada. Esto se aplica a los contratistas,
otras partes interesadas y el personal de otras organizaciones que comparten los procesos
del negocio y su correspondiente información documentada. El conocimiento
transversal de la información documentada de la organización mejora su base de
información y aumenta la efectiva toma de decisiones (ISO 30300, 2014, p.7).
El objetivo es que las organizaciones y empresas utilicen una estructura igual y un
vocabulario común para la gestión de sus informaciones. Con esta medida se persigue agilizar
la consulta y facilitar su comprensión. Se trata de una forma común de organización y un
acuerdo para mejorar su entendimiento. Como se pudo apreciar existen muchas normas que
permiten la normalización en el que hacer archivístico sin embargo gran porcentaje de las
entidades públicas y privadas conoce, pero no aplican.
pág. 60
Capítulo IV
Marco Institucional
4. Reseña Histórica
La Dirección General de Aeronáutica Civil, desde su creación en el año 1947, confronto
serias limitaciones en cuanto a la asignación de recursos económicos, que limitaban cumplir sus
responsabilidades. Esta situación determinó que el año 1995, organismos internacionales como
la Organización de Aviación Civil Internacional y los Estados Unidos de América, dispusieran
el cumplimiento de los estándares internacionales referidos a la seguridad operacional con otras
líneas aéreas internacionales. Al ser este tema de interés nacional y no sectorial, mediante
decreto supremo N° 24031 del 13 de junio de 1995 se determinó reforzar el presupuesto
operativo de la Dirección.
Para garantizar los resultados propuestos y dar transparencia al manejo de dicho recurso
y sobre la base de los resultados y recomendaciones de la Misión de Evaluación de la Vigilancia
de la Seguridad Operacional, llevada a cabo por la OACI, a solicitud de la Dirección General
de Aeronáutica Civil, se estableció el Proyecto BOL/98/901 para el Desarrollo de la Capacidad
de Vigilancia de la Seguridad Operacional.
Que inició sus actividades en abril 1995, con el objetivo de mejorar la competencia
técnica de la DGAC, para que ejerza eficazmente a nivel nacional, sus responsabilidades en
materia de Vigilancia de la Seguridad Operacional. Una vez alcanzados los objetivos
establecidos por el Proyecto BOL/ BOL/98/901, el gobierno de Bolivia continuo con la
suscripción sucesiva de acuerdo con la OACI para el suministro de cooperación técnica bajo
la modalidad de fondos en fideicomiso, merced a lo cual se estableció en el año 2001 el
pág. 61
Proyecto BOL/01/901, Dedicado a la Seguridad Operacional y Transporte Aéreo, y más
recientemente se ha puesto en marcha el Proyecto BOL/04/901, con la finalidad de mantener
la capacidad de la DGAC para ejercer eficazmente a nivel nacional su misión en materia de
vigilancia de la seguridad operacional y fortalecer a la Dirección de Navegación Aérea y el
Instituto Nacional de Aviación Civil (INAC).
Asimismo, en su Artículo 1 (OBJETO) establece por objeto, en el marco del inciso
f), del Artículo 9 de la Ley N° 2902 - Ley de la Aeronáutica Civil de Bolivia, concordante
con la Ley N° 2446 - Ley de Organización de Poder Ejecutivo y sus disposiciones
reglamentarias, establecer que la Dirección General de Aeronáutica Civil es la Autoridad
Aeronáutica Civil Nacional constituida como entidad autárquica.
Asimismo, según el Decreto Supremo N° 28478, en su Artículo 3señala “(Misión
Institucional). La Dirección General de Aeronáutica Civil, como Máxima Autoridad
Aeronáutica Civil del país, tiene la responsabilidad de conducción y administración del sector
aeronáutico, mediante la planificación, reglamentación y fiscalización de las actividades de la
aviación civil, en concordancia con las políticas y planes del Estado.
La Dirección General de Aeronáutica Civil es creada y definida como Autoridad de
Aeronáutica Civil Nacional, según el Decreto Supremo Nº 28478, de 2 de diciembre de 2005.
Asimismo, en su Artículo 1 (OBJETO) establece por objeto, en el marco del inciso f),
del Artículo 9 de la Ley N° 2902 - Ley de la Aeronáutica Civil de Bolivia, concordante con la
Ley N° 2446 - Ley de Organización de Poder Ejecutivo y sus disposiciones reglamentarias,
establecer que la Dirección General de Aeronáutica Civil es la Autoridad Aeronáutica Civil
Nacional constituida como entidad autárquica.
pág. 62
Asimismo, según el Decreto Supremo N° 28478, en su Artículo 3señala “(Misión
Institucional). La Dirección General de Aeronáutica Civil, como Máxima Autoridad
Aeronáutica Civil del país, tiene la responsabilidad de conducción y administración del sector
aeronáutico, mediante la planificación, reglamentación y fiscalización de las actividades de la
aviación civil, en concordancia con las políticas y planes del Estado.
4.1. Misión
Planificar, normar y fiscalizar las actividades técnicas y operativas, de la aeronáutica
civil boliviana en el marco de la constitución, las leyes, convenios internacionales, reglamentos,
planes y políticas sectoriales para mantener altos niveles de seguridad operacional de forma de
contribuir al desarrollo sostenible del país.
4.2. Visión
La Dirección General de Aeronáutica Civil. Fortalecida institucionalmente,
garantizando altos estándares de seguridad, gestionando eficientemente la actividad aeronáutica
en beneficio de la sociedad boliviana.
4.3. Organigrama
La Dirección General de Aeronáutica Civil esta posee una forma de organización
estratégica, así mismo sus documentos activos están organizados según organigrama.
pág. 63
Figura 3. Organigrama Dirección General de Aeronáutica Civil
Fuente. Memoria Anual 2019
pág. 64
4.4. Política de Instrucción Dirección General de Aeronáutica Civil (DGAC)
La Dirección General de Aeronáutica Civil (DGAC) mediante el Director Ejecutivo se
compromete a proporcionar instrucción a nivel de competencia requerida a todo el personal de
todas las áreas, para que puedan ejercer de manera eficaz sus deberes y obligaciones
optimizando el uso de los recursos asignados para el mejoramiento de la gestión institucional.
Además, proporcionar instrucción a todo el personal en los temas relacionados al
Programa Estatal de Seguridad Operacional (SSP), con el objeto de contribuir a la
sustentabilidad del sistema de seguridad operación al. Asimismo, garantiza a provisión
oportuna de los recursos financieros necesarios para el cumplimiento del programa de
instrucción, de acuerdo con el alcance de la presente Política. Esta Política permitirá a
Dirección General de Aeronáutica Civil y a sus funcionarios, contar con instrumento
validado, que responda a las necesidades estratégicas del servicio a través de un
Programa de instrucción acorde a las necesidades detectadas y que permita otorgar
herramientas efectivas para potenciar fortalezas, superar deficiencias y fortalecer
capacidades que contribuyan al desarrollo de la organización en el ámbito del
mejoramiento de la gestión interna y en el contexto de la misión institucional (Memoria
Anual, 2019, p.39).
4.5. Alcance
La instrucción del personal técnico de la Dirección General de Aeronáutica Civil no se
limitará a las disciplinas estrictamente profesionales, como el mantenimiento de la competencia
y su vigencia. A los inspectores se les familiarizará también en cuestiones relacionadas con la
ética profesional, los nuevos conceptos y tecnologías promulgadas por la Organización de
pág. 65
Aviación Civil internacional (OACI), las mejores prácticas de la industria y los métodos
empleados por la Dirección General de Aeronáutica Civil para hacer cumplir sus requisitos.
La Dirección General de Aeronáutica Civil proveerá los recursos necesarios para
financiar a instrucción inicial, instrucción práctica en el puesto de trabajo (OJT), periódica o
recurrente y especializada o técnica de todo su personal involucrado en la seguridad operacional,
de acuerdo con la función desempeñada abarcando como mínimo los siguientes niveles:
a) Nivel de Dirección;
b) Nivel Jefe de Unidad;
c) Nivel de Inspectores y profesionales;
d) Nivel de personal administrativo y de apoyo a vigilancia de la seguridad
operacional.
La Dirección General de Aeronáutica Civil no asignará a un inspector la realización de
ningún tipo de actividad de certificación o vigilancia, a menos que haya recibido la capacitación
correspondiente, incluyendo el OJT a cargo de un instructor debidamente calificado, y cuando
corresponda, la instrucción de especialización.
La instrucción para el personal de la Dirección General de Aeronáutica Civil, abordará
como mínimo las siguientes categorías:
• Instrucción inicial;
• Instrucción práctica en el puesto de trabajo (OJT):
• Instrucción periódica o recurrente;
• Instrucción especializada o técnica.
pág. 66
El nivel de capacitación provisto a través del Programa de capacitación de la DGAC,
será tal que permita al personal técnico, ejercer sus funciones con profesionalismo y con el nivel
de competencia adecuado y requerido para cada tarea.
Como se puede apreciar esto está sustentado legalmente por la resolución administrativa
N° 496 del 15 de octubre 2019, aprobado por la MAE y Director Jurídico
4.6. Política de Calidad
Lo que describe como información en toda su actividad funcional ha estafo cumpliendo
sus actividades todo en el marco del servicio.
En el marco de su Política de Calidad la Dirección General de Aeronáutica Civil se
compromete a planificar, reglamentar y fiscalizar de manera eficaz y eficiente las
actividades de la aeronáutica civil boliviana, en concordancia con la reglamentación
nacional y normas interinstitucionales del sector de aviación civil, para lograr altos
estándares de seguridad y la satisfacción de nuestros usuarios a través de servicios
trasparentes y oportunos, orientados hacia la mejora continua y la contribución al
desarrollo del país (Memoria Anual, 2019, p.41).
4.7. Archivo
El archivo institucional, en el marco del decreto supremo Nº 28478 de 02 de diciembre
de 2005 en su Capítulo IV articulo 18 acápite 9 señala a la Secretaria General debe
Responsabilizarse del archivo de la información y la correspondencia de la institución.
Como se puede apreciar es desde el 2005 que se establece responsabilidad y creación de
un archivo como tal y esta se encuentra bajo tuición de una Secretaria General.
pág. 67
Sin embargo, la data de creación del Dirección General de Aeronáutica Civil, es de 1947,
no existen documentos oficiales sobre la creación del archivo histórico es por ello que nos
remitimos al registro oral mediante entrevista al funcionario público Oscar Quiller Castro quien
desglosa su originalidad. Durante la gestión 2009 en la administración de aquella entonces Gral.
Luis Trigo se crea la Dirección de Archivo Histórico y se comienza a recopilar información que
se encontraba en la Regional de la Ciudad de El Alto instalaciones del Aeropuerto;
lamentablemente la falta de cuidado ocasiono una gran pérdida de expedientes y archivos.
Llegando a ser muy pocos los expedientes que se lograron rescatar. (Quiller, 2019).
Como puede mencionar el funcionario nos da cuenta la falta tratamiento archivístico se
habla del acopio para armar el patrimonio por esa razón es la cantidad mínima a ser tratada en
el archivo histórico, debido a que se perdieron gran parte de la memoria a conservarse por el
traslado que se ha generado durante varios años.
A la fecha dentro la normativa interna bajo la actual estructura organizacional existe la
Secretaria General como señala el decreto supremo Nº 28478, cuyo objetivo es “aplicar un
sistema de coordinación, seguimiento, control de actividades y de procedimientos internos que
aseguren un dinámico y oportuno flujo de documentación e información” (Manual de
Organización y Funciones, 2019, p.13).
También señala las siguientes funciones y responsabilidades con relación al Archivo:
5.5 Administrar y controlar con rigurosidad la información institucional.
5.6 Proporcionar información ágil, eficiente, confiable y oportuna al Director Ejecutivo
para coadyuvar en la toma de decisiones.
pág. 68
5.10 Responsabilizarse del archivo de la información y la correspondencia de la
institución.
5.12 Administrar el sistema de archivo que centraliza la información y la documentación
relacionada con la actividad de la aviación civil nacional e internacional (Manual de
Organización y Funciones, 2019, p. 13-14).
pág. 69
Capítulo V
Diagnostico Situacional
5. Análisis Situacional
La Dirección General de Aeronáutica Civil, es un órgano autárquico de derecho
público, con personalidad jurídica y patrimonio propio, con jurisdicción nacional; tiene
autonomía de gestión administrativa, legal y económica, para el cumplimiento de su misión
institucional, debe sus orígenes a hitos históricos como ser:
• La llegada de los primeros aviones tipo “Breilot” y posteriormente curtis
wasp 1913,
• El primer vuelo realizado con unas duración de 25 minutos en las localidades
de Uyuni y el Lago Poopo 1921
• Creación de la Escuela Nacional de Aviación durante la presidencia de Don
Bautista Saavedra quien estimula mediante la promulgación de Leyes y
Decretos estimula la actividad aeronáutica en la Bolivia 1923.
• Inicio de actividades del “transporte aéreo nacional” inpulsado por la misión
alemana junker entre el periodo 1924-1925.
Debido a la constante actividad aérea que se venía desarrollando posterior a los
conflictos bélicos con el Paraguay periodo 1932-1935, es que, en el año 1947 bajo la presidencia
de Mamerto Urriolagoitia, se creó mediante ley La Dirección General de Aeronáutica Civil
como la entidad encargada de normar y regular la actividad del transporte aéreo civil.
A continuación, se procede con el reconocimiento del fondo documental del Archivo
Histórico de la DGAC.
pág. 70
5.1. Dependencia Administrativa
DGAC tiene una estructura organizacional lineal conformada por los siguientes niveles:
➢ Nivel Ejecutivo. - Es la Máxima Autoridad Ejecutiva de la Institución,
desempeñará sus funciones en forma exclusiva y a tiempo completo
➢ Staff. - Compuesto por las áreas que brindan apoyo, asesoría y control bajo el
mando del director ejecutivo.
➢ Nivel Directivo. - Compuesto por las Direcciones de Área que se encargarán de
dirigir y gestionar las actividades de la Institución.
➢ Nivel Técnico Operativo. - Compuesta por las diferentes unidades o áreas
organizacionales, compuesto de profesionales y técnicos cuya responsabilidad
principal radica en ejecutar las acciones sustantivas en coordinación con el nivel
de apoyo de la Institución.
➢ Nivel Apoyo Técnico Operativo. - Compuesta por las diferentes unidades o
áreas
organizacionales, compuesto de profesionales y técnicos cuya responsabilidad
principal radica en ejecutar las acciones administrativas apoyando los
requerimientos de las áreas sustantivas, en conformidad con la Ley 1178, Ley
2902 y afines.
➢ Nivel Apoyo Operativo. - Compuesto por la Comisión de Faltas y Sanciones,
Accidentes e Incidentes AIG y el Instituto Nacional de Aviación Civil; unidades
organizacionales que son independientes en cuanto a las acciones y la toma de
decisiones.
pág. 71
El Área de Archivo tiene dependiente de Secretaria General que se encuentra dentro del
nivel de Staff.
Figura 4. Dependencia administrativa
Fuente: Elaboración propia
5.2. Infraestructura
a) Ubicación
El Archivo Histórico de la DGAC se encuentra ubicada en la zona Villa Bolivar "A" de
la ciudad del Alto en predios dentro del Aeropuerto Internacional El Alto, del departamento de
La Paz.
b) Edificio
Es una construcción adaptada adecuado a la necesidad de resguardo construida en una
superficie de 180 m2 dividida en 2 ambientes de una superficie total de 500m2.
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Ambiente Nª 3
Deposito de Activos
Fijos
Ilustración 1. Ambientes donde se custodia la documentación
Fuente: https://www.google.com.bo/maps
Al ser una construcción adaptada la misma solo cumplen con la función de resguardo
cuyos ambientes tienes las siguientes características:
Cuadro 5. Características de ambientes
SISTEMAS DE SEGURIDAD
AMBIENTES SUPERFICIE CONSTRUCCION SERVICIOS BASICO
No cuenta con alarmas, sistema de antincendios
Ambiente Nº 1 180 m2 Ambiente de 2 pisos Luz y agua y equipos de control del ambiente para la
preservación y conservación
No cuenta con alarmas, sistema de antincendios
Ambiente Nº 2 60 m2 Galpon Luz y equipos de control del ambiente para la
preservación y conservación
Fuente: Elaboración propia
c) Inmobiliario
Los inmobiliarios que tiene esta dependencia son adaptados a la necesidad del Archivo
los documentos más “actuales” se encuentra resguardados en estantes metálicos y en cajas de
cartón no normalizadas, sin embargo, los documentos históricos carecen mobiliario porque se
encuentran en cajas de diferentes tamaños y yutes.
pág. 73
Figura5. Cajas de resguardo no normalizadas
Fuente: Archivo fotográfico Quiller, 2018
Figura6. Mobiliarios y tipos de soporte
Fuente: Archivo fotográfico Quiller, 2018
pág. 74
5.3. Recursos Humanos
Actualmente Archivo Histórico de la DGAC, cuenta con la asignación de dos (2)
funcionarios.
Archivo Historico
DGAC
Administrativo III en Archivo
Busqueda Auxiliar III Recepción
Figura 7. Personigrama del Archivo Histórico de la DGAC
Fuente. Elaboración propia.
A continuación, se muestra la descripción de puestos de acuerdo a manual de descripción
de puestos aprobado con Resolución Administrativa Nº 519 de fecha 30 de noviembre de 2018.
Cuadro 6. Cuadro descriptivo del manual de puestos nivel 21
Fuente: Manual de descripción de puestos 2018
pág. 75
Cuadro 7. Cuadro descriptivo del manual de puestos nivel 24
Fuente: Manual de descripción de puestos 2018
El personal cuenta formación empírica para el manejo documental, desde la recepción
hasta su disposición final y acceso.
5.4. Fondo Documental del Archivo Histórico de la DGAC
El fondo documental de la DGAC, es un Archivo Publico, compuestos por un conjunto
documentos públicos producidos y recibidos, resultantes de las actividades de la institución, en
el marco de sus atribuciones emanadas por el aparato gubernamental.
pág. 76
5.4.1. Fechas Extremas
De acuerdo a inventarios realizados por diferentes funcionarios dependientes del
Archivo Histórico de la DGAC se evidencia expedientes desde el año 1941 hasta la gestión
2016.
Cuadro 8. Registros de Inventarios
FECHAS EXTREMAS
INVENTARIOS Gestión Gestión
Inicio Final
Inventario de Documentos (DSO) de 2000-2011 2000 2011
Inventario de Documentos ( DSO ) Empastados 2008-2013 2008 2014
Inventario de Documentos Antigua 1999 1984 1999
Inventario de Documentos de Inspecciones 1984 2010
Inventario de Documentos de Personal Inspectores (OPS) 1999 1999
Inventario de Documentos Files de Diferentes Empresas de Aeronaves OPS 1976 2010
Inventario de Inspecciones de Aeronaves En Binder 1969 2015
Inventario de Auditoria Oma´S En Files Amarillos Ds-1,Ds-2,Ds-3 2009 2014
Inventario de Correspondencia General Air 1996 2010
Inventario de Documentos Antiguas Anteriores 1999 1997 2000
Inventario de Inspecciones no Programadas 2014 1974 2015
Inventario de Inspeciones En Rampa En Files Celestes En Cajas 2006 2011
Inventario de Manuales Air ( 1 Estantes) 1951 2010
Inventario de Manuales Air ( 2 Estantes) 1964 2012
Inventario de Manuales Air ( 3 Estante ) Tranf. 7 1992 2016
Inventario de Manuales Anillados Air (En Soportes Bibliograficos) 1941 2012
Inventario de Matriculas Canceladas General de La Paz 1996 2011
Inventario de Matriculas Canceladas Santa Cruz 1996 2008
Inventario Files Personal Inspectores Air 0 0
Fuente: Elaboración propia en relación a inventarios y verificación In-situ
Aclarar que muchos de los registros de los inventarios no registran fechas extremas por lo cual
se realizó una verificación en situ para determinar una data exacta.
5.4.2. Medición del Fondo Documental
Debido a la variedad de Unidades de Instalación convencionales y no convencionales
para determinar la dimensión del fondo documental del Archivo Histórico de la DGAC, se toma
pág. 77
como unidad de medida el metro lineal (m) a continuación se detalla cantidades por tipo de
soporte y su conversión a centímetros (cm) y posteriormente a metros lineales.
La fórmula a utilizar y determinar la cantidad total en metros lineales será una regla de
3 simple4, teniendo como datos 3 valores y determinar el 4to valor.
A= Total de centímetros
B= Metro Lineal Y= A*B
X= 100 centímetros X
Y= resultado
Cuadro 9. Detalle de soportes documentales y su expresión a centímetros
b
a
SOPORTE ANCHO DE LOMO EXPRESADO EN a*b
Nº EXPEDIENTE
CENTIMETROS
CARPETA DE PALANCA 515 8 4120
BINDER LOMO ANCHO 2682 10,414 27930,348
BINDER MEDIO LOMO 83 5,217 433,011
CAJAS 107 40 4280
ENPASTADOS 389 5 1945
FILE 358 4 1432
ANILLADO 195 5 975
TOTAL CENTIMETROS 41.115 cm
Fuente: Elaboración propia
Remplazando
A= 41.115 cm Y= 41.115 cm*1 m
B= 1 m 100 cm Resultado Y= 411 m
X= 100 centímetros
Y= Total en metros lineales
El Archivo Histórico de la DGAC tiene un aproximado de 411m (Cuatrocientos once
metros lineales).
4 Operación aritmética para resolver problemas de proporcionalidad entre 3 valores conocidos y
una incógnita
pág. 78
5.4.3. Tratamiento Archivístico
Con el objeto de entender la administración de archivo es necesario considerar aspectos
del tratamiento archivístico.
a) Clasificación Documental
La clasificación documental permite estructurar el fondo documental asimismo
coadyuva en los procesos de búsqueda e identificación de las series documentales.
Al respecto el Archivo Histórico de la DGAC, no cuenta con cuadro de clasificación
documental que permita realizar una organización documental.
b) Descripción
Los niveles de descripción no son uniformes debido a los grados de criterios que se
fueron desarrollando en cada uno de los inventarios esto debido al carácter emperico del
personal.
Al respecto se denota que muchos de las series documentales no cuentan con una
descripción concisa evidenciado en algunos casos la utilización de “documentos varios,
correspondencia con varias instituciones, otros informes” estos son algunos ejemplos que
denotan la falta de homogenización entres series documentales y los procesos inherentes a su
proceso como origen del trámite.
En ese sentido tenemos las características fundamentales de la unidades documentales y
el instrumento de consulta unificados carece de la mencionada por no ser aun procesada ni
incluida por requerimientos actualizados, dentro del fondo documental a procesar tiene una gran
variedad documental aglomerada como ser de las diferentes unidades, existe la del registro
aeronáutico nacional, la de operaciones en cuanto sus divisiones aeronavegabilidad, sus
pág. 79
manuales y sus operaciones plasmadas en mecanismos, también existes escuelas de diversas
empresas, antiguas aerolíneas que ya no operan actualmente como el LAB y otras empresas,
tanto así como la administración de activos fijos u otras actividades que se desarrollaban como
OACI, o el reglamento aeronáutico nacional uno de los primeros RAB, cabe redundar la
existencia de planos no descritos que se desconocen de donde son.
En ese contexto además de los inventarios mencionados en párrafos anteriores no existe
mayor descripción documental.
c) Sistema de Ordenación
No se identifica un sistema de ordenación homogéneo ni codificación que de una
ubicación final de los expedientes como por ejemplo:
Sistemas alfabéticos, numérico y/o mixto
Asimismo, carece de señalización en ambientes para la búsqueda e identificación en
estantes, gaveteros y otros medios no convencionales donde se instalaron los expedientes, lo
cual repercute la dependencia al personal encargado del Archivo Histórico, quien son los que
conocen la ubicación física de los expedientes y su distribución en los 2 (dos) ambientes de
resguardo documental.
d) Instrumentos de Consulta
Los instrumentos de consulta son aquellos que permiten “…Identificar y analizar los
documentos para su localización en el espacio físico, través de los instrumentos de consulta,
específicamente de los instrumentos de descripción (Inventarios, Guías, Índices y Catálogos)”
(Cuba, 2011, p.83)
El Archivo Histórico de la DGAC, solo cuenta con los siguientes instrumentos:
pág. 80
Cuadro 10. Instrumentos de consulta en el Archivo Histórico
INSTRUMENTOS DE CONSULTA CUENTA NO CUENTA
INVENTARIO SI -
ÍNDICES NO
GUÍAS NO
CATÁLOGOS NO
Fuente: Elaboración propia
En ese contexto se evidencia que el Archivo Histórico, cuenta con inventarios por
unidades funcionales.
Figura 8. Inventario de Unidades Organizacionales
Fuente: Elaboración Propia.
pág. 81
Con la revisión de inventarios se denotan distintos criterios de relevamiento de series
documentales al respecto se detalla las siguientes características:
Cuadro 11. Características de inventarios
N° Características de Inventarios en Archivo Histórico de la DGAC
1 Ausencia de Códigos de Clasificación Falta de cuadro de clasificación documental
Se evidencia distintos criterios de la descripción
2 Normalización de Fechas extremas
de fechas extremas
Debido a la falta de foliación en los expedientes
3 Ausencia de Foliación transferidos no todos los inventarios cuentan con
este dato.
Normalización en la identificación de Unidades No cuenta con la unidad generadora en los
4
Generadoras campos de descripción
Los inventarios del fondo documental consignan
distintos campos, mismo que lo hará de unificar
5 Inventarios documentales no estandarizados
conlleva un problema, por los distintos criterios y
formatos con los que cuentan.
Fuente: Elaboración Propia
5.4.4. Sistemas informáticos de acceso
En cuanto a sistema se refiere, carece de herramientas informáticas que permitan de
manera integral realizar y/o facilitar la búsquedas, consultas y registros de expedientes.
Al respecto se evidencia la utilización del instrumento ofimático de office Excel
utilizado para la realización de inventarios.
pág. 82
Figura 9. Registros de inventarios en Excel
Fuente: Proporcionado en visita realizada durante la gestión 2019.
La aplicación y/o utilización de herramientas ofimáticas coadyuvan con el manejo de
datos, sin embargo, los inventarios carecen de un orden lógico, coherente y una estandarización
en el tipo de registro, debemos recordar que son herramientas que deben ayudar, pero ello
depende del uso adecuado y criterios que se utilice.
5.4.5. Preservación
Para una adecuada preservación es importante tener mínimamente encuentra factores
como ser: iluminación adecuada, ventilación, temperatura, humedad, tipo de soporte
documental y métodos de preservación en la transferencia documental del Archivo Central al
Archivo Histórico.
Al ser ambientes adaptados las instalaciones del resguardo del Fondo Documental se
evidencian que no cuentan con sistemas de control de temperatura, sistemas de seguridad
incendio o control de humedad.
Asimismo, como métodos de preservación documental no se denotan acciones y/o
protocolos para la preservación documental, existen secciones dentro del Fondo Documental en
pág. 83
estado de hacinamiento documental y debido a la falta de una organización y/o de procesamiento
esta se encuentra agrupada en distintos soportes de “resguardo” como se aprecia en la siguiente
imagen:
Fotografía 1. Deposito documental
Fuente: Archivo fotográfico Quiller, 2018
Existe además dentro de cada soporte una sobre carga de fojas así como también la
presencia de elementos nocivos que pueden dañar la integridad física del documento como ser
grapas, clips, fástenes y cinta adhesiva trasparente.
5.4.6. Servicios
Los servicios que presta en el Archivo Histórico de la DGAC son:
➢ Préstamo
➢ Consultas
➢ Reprografía
➢ Fedatario
Al respecto es importante señalar que la única instancia para aprobar la autorización de
los servicios es la secretaria general, asimismo en caso de consulta dentro las instalaciones es
pág. 84
necesario tener credenciales de autorización emitidas por la DGAC, SABSA y poseer una
solicitud a la MAE quien da el visto bueno de poder acceder físicamente al documento con
consentimiento del encargado de archivo, y este debe ser resguardado por el personal que trabajo
en esas instalaciones y observar que no se saque fotos ni se sustraigan los documentos o que se
mutilen piezas de interés.
5.5. Consideraciones finales del análisis situacional
El análisis situacional del estado del Archivo Histórico de la DGAC, muestra una
descripción del fondo documental a continuación se muestra se detalla el cuadro resumen del
estado:
Cuadro 12. Análisis situacional
Resumen Situacional
Dependencia Administrativa del
Secretaria General
Archivo Historico de la DGAC
Tipo de nivel dentro la estructra
Staff
organizacional
Infraestructura Adaptada
Recursos Humanos 2 funcionarios con formación empírica
Fondo Documental Dirección General de Aeronáutica Civil
Fecha Extremas 1941-2016
Metros Lineales 411 metros lineales
Organización Documental Tratamiento Archivístico
No cuenta con Cuadro de
Clasificación Documental
Clasificación Documental
Descripción Documental
Descripción
Empírica
Instrumentos de Consulta Inventarios
Se evidencia herramienta única de registro y consulta ofimática
Sistemas Informáticos
Office Excel
pág. 85
Carece de procedimientos mínimos de preservación documental
Preservación relacionados con el control de iluminación, humedad y demás factores
de riesgo.
Servicios Préstamo, Consultas, Reprografía, Fedatario
Fuente: Elaboración propia
5.6. Resultados de encuestas y entrevistas
Los resultados obtenidos a través de encuestas y entrevistas realizadas al personal del
Archivo de la DGAC.
5.6.1. Encuestas
Este cuestionario fue aplicado a 6 funcionarios 2 de los cuales siguen en funciones y 4
que actualmente trabajan en otras unidades organizacionales: A continuación, se muestra los
resultados
Cuadro 13. Análisis de la encuesta
AREA PREGUNTAS OPCIONES RESULTADOS
El 67% de los encuetados
CARACTERÍSTICAS DE 1.- ¿Usted considera la función Apoyo respondieron que el Archivo es
LA UNIDAD de la Archivo Histórico es de Estratégico de apoyo y 33% considera que
ORGANIZACIONAL carácter…? Ambos es de carácter estratégico y de
apoyo
2.- ¿Realiza transferencias
documentarias de acuerdo SI NO El 100% indica que No
algún procedimiento?
3.- ¿Existe un registro de la
SI NO El 100% indica que Si
documentación?
a) Inventarios
MANEJO DE LA
b) Inventarios normalizados
TRANSFERENCIA
(características: Unidad de origen, titulo,
DOCUMENTAL
descripción, fecha de extremas, código,
4.- ¿Si el inciso anterior es SI,
numero de hojas, gestión). El 100% señala solo inventario
señalar el tipo de registro?
c) Registros no convencionales (Listas de
carpetas, actas de entrega, etc)
d) Medio Electrónicos (CD, Correo
electrónico,)
a) Realiza las actividades de
Identificación, Clasificación,
IDENTIFICACIÓN DE
5. ¿Qué tipo de actualización de registros (inventarios,
OPERACIONES
procedimientos realizan con la catálogos, índice ) y descripción El 100% señala la opción b)
ARCHIVÍSTICAS Y
documentación transferida? b) Desarrolla sus actividades de acuerdo
CONSERVACIÓN
a procedimientos ya establecidos por ex
funcionarios.
pág. 86
6. ¿Se utilizan método de
SI NO El 100 % indica que No
conservación utiliza?
Estantes de madera
Estantes metálicos
El 100 % indica que se utilizan
Gaveteros metálicos
7. ¿Qué mobiliario utiliza para estantes metálicos, de madera,
Gaveteros de madera
el archivo físico? gaveteros metálicos y madera,
Cajas
cajas y otros
Todos
Otros:
8. ¿Existen documentos
SI NO El 100 % indica que Si
almacenados que no revisó?
9. ¿Cuál es el estado de Buena
conservación de la Regular El 100 % indica que es Regular
documentación? Mala
CONTROL DE 10. ¿Utiliza algún método de Boleta El 100 % indica que utilizan otro
CONSULTA Y control sobre el procedimiento Cuadernos método para el control de
PRESTAMO de consulta y préstamo? Otros registros préstamos
Fuente: Elaboración propia
5.6.2. Entrevista
Para este efecto y tras varios intentos solo se logró la entrevista con el Sr. Oscar Quiller
funcionario de la DGAC con 19 años de antigüedad en la institución.
A continuación, se procede con el listado de pregunta y respuesta al entrevistado
¿Existe y/o existió normas que regulen el trabajo sobre el manejo documental?
Respuesta. – No existe reglamento o manuales que nos diga cómo hacer nuestro trabajo,
solo nos dicen verificar con el formulario que no envían.
¿Necesitan apoyo y/o capacitación en la organización de archivo?
Respuesta. – Claro hermano (con una sonrisa) antes éramos 5 funcionarios ahora solo
quedamos 2 y el único que conoce donde esta o como fue guardado soy yo la otra compañera
recién está conociendo la mandaron aquí porque está castigada, pero hay vamos sería bueno una
capacitación, pero más a ella yo creo que lo hago bien.
¿Toda la documentación esta inventariada?
Respuesta. – No
¿Porque?
pág. 87
No sé, había la idea de inventariar todo, pero como nos quitaron gente se quedó así
¿Considera importante realizar el inventario de esa documentación?
Claro que si a veces no piden esa documentación y tenemos que buscar por todos lados
y estar seguro de que no tenemos.
¿Cómo realiza las búsquedas?
Respuesta. – Busco primero reviso en los Excel que dejaron varios de mis compañeros
y veo también si esta escaneado encuentro la unidad y si esta voy a buscar en los físicos y si no
está en los inventarios busco en los estantes y cajas o donde puede estar esto lo haga a la memoria
¿Sabe que existe Norma de apoya y resguarda los archivos?
Respuesta. – No desconocía
Deducción final
Para finalizar los resultados el desarrollo de un plan de acciones para cumplir el
tratamiento archivístico ordenado y respectivamente listo para una disposición al usuario.
Logrando que el Archivo Histórico de la Dirección General de Aeronáutica Civil de la
ciudad de La Paz, logre así la satisfacción en usuarios internos como externos; también se verán
los resultados en el desarrollo de las actividades realizadas por el personal. Con la aplicación de
esta propuesta se podrá hacer prevalecer el nombre de Archivo Histórico el cual la posee.
5.7. Matriz FODA
Se ha realizado el análisis de las fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas del
Archivo Histórico de la Dirección Aeronáutica Civil, en ese entendido se describe con mayor
precisión los elementos que coadyuvaran con el planteamiento de estrategias para el proyecto.
pág. 88
Cuadro 14. Descripción del FODA
FORTALEZAS DEBILIDADES
FACTORES F1.- El archivo histórico cuenta con un Fondo D1.- Criterios archivístico inadecuados
Documental Histórico Patrimonial D2.- Personal no capacitado en el manejo
INTERNOS F2.- La DGAC cuenta con certificación ISO 9001/2015 documental.
F3.- Personal con experiencia multidisciplinaria y con D3.- Infraestructura inadecuada para archivo
conocimiento de la historia de la institución. D4.- La Documentación no está sistematizada ni
F4.- El Archivo cuya dependencia lineal es Secretaria ordenada en su totalidad.
General se encuentra en el Nivel Staff Compuesto por D5.- Carece de equipamiento inmobiliario para la
las áreas que brindan apoyo, asesoría y control bajo el custodia documental
mando del Director Ejecutivo. D6.- Medios de envió (transporte) de documentos
F5.- La DGAC es la máxima autoridad de aeronáutica deficiente.
que representa al estado Boliviano D7.- Carencia de normativa de organización
documental del Archivo Histórico.
D8.- Falencias en los procesos de búsqueda y
recuperación
OPORTUNIDADES
ESTRATEGIA FO ESTRATEGIA DO
O1.-Existe metodología para el tratamiento
documental.
O2.- Resguardo de documentación F1, F2,-O1, O4, O8 D1, D6, D7, D8- O1, O2, O4
patrimonial. Como oportunidad de mejora (Principio ISO), Normar el tratamiento documental mediante el
O3.- El área de Archivo forma parte del mediante el uso de la metodología y establecimiento de criterios archivísticos que
tratamiento documental, dar cumplimiento a permitirá homogenizar actividades en la
OPORTUNIDADES
STAFF
O4.- La legislación nacional vela el la normativa nacional. sistematización de la información y mejorar los
cuidado patrimonial del documento. F3-O7 canales de acceso a la memoria histórica de la
O5.- Cuenta por con instalaciones propias. Capacitar a los recursos humanos mediante la Institución
O6.- Uso de nuevas tecnologías de la gestión de instituciones nacional o D3, D5- O5
información. internacionales Gestionar mediante DGAC la adecuación de las
O7.- Acceso de capacitación técnica a F4-O2 instalaciones de archivo histórico para el
través de instituciones nacionales e Al ser un área perteneciente al nivel Staff que resguardo documental
internacionales brinda apoyo, asesoría y control se debe D4- O6
O8.- Mejora continua principio establecido precautelar el resguardo del patrimonio Una adecuada sistematización, homogenización del
en la ISO 9001:2015 documental. patrimonio documental permitirá a sentar las bases
para el uso y/o desarrollo de nuevas tecnologías de
información.
pág. 89
FACTORES EXTERNOS
AMENAZAS
ESTRATEGIA FA ESTRATEGIA DA
A1.- Insatisfacción del usuario
A2.- Demora en el proceso de atención de F1, F4- A3, A2 D1- A1, A2
demandas de información Procurar criterios adecuados para la atención Controlar los niveles de demora en la atención para
A3.- Pérdida de prestigio como institución. de usuarios mediante la mejora de servicios y minimizar los niveles de insatisfacción en usuarios
AMENAZAS
A4.- Dispersión y perdida documental acceso al fondo documental. internos y externos
F4, F5 – A3, A4
Establecer criterios de control y proteger la
documentación
Fuente: Elaboración propia
pág. 90
Capítulo VI
Propuesta Técnica
6. Descripción de la Propuesta
La implementación del tratamiento archivístico del archivo histórico de la DGAC se
basa en establecer las directrices para la organización documental, control, capacitación y
servicios. Se plantea la propuesta para la recuperación, preservación y difusión de la memoria
institucional de la DGAC.
La ejecución de la presente propuesta es de 9 meses, desarrollando su aplicación por
fases y operaciones.
En ese sentido la propuesta se enmarca en tres componentes:
Satisfacción
B
Organización E
Documental N
Control
mediante
Documental
E
Criterios F
Archivísticos I
C
I
A
Servicio R
Capacitación de
Recursos Humanos
I
O
S
Figura 10. Componentes de propuesta
Fuente. Elaboración propia.
Ello permitirá mejorar procesos en la organización, control, transferencia, conservación
y acceso, bajo la premisa todos los documentos son vitales y/o esenciales en una organización
y constituyen en uno de los activos de información más valioso y permite la construcción de la
memoria institucional.
pág. 91
6.1. Propósito y Alcance
Lograr establecer directrices archivísticas para el tratamiento documental del Archivo
Histórico de la DGAC, a través de la ejecución oportuna de acciones a corto plazo en procesos
de Organizacional Documental, Control, Capacitación y Servicio para el acceso a la información
oportuna.
6.2. Directrices para el Tratamiento Archivístico del Archivo Histórico de la DGAC
6.2.1. Propuesta de Organigrama
Establecimiento del Archivo Histórico dentro de la estructura organizacional, a objeto
de establecer funciones y consignar presupuesto adicional para la ejecución de procesos,
procedimientos y actividades.
A continuación, se propone una estructura lineal:
a) Dependencia
Dirección Ejecutiva
b) Nivel
Staff.- Pertenecientes a las áreas que brindan apoyo, asesoría y control.
c) Relaciones de coordinación
Todas las Direcciones, Unidades y Áreas de la DGAC
d) Propósito y alcance
Lograr una gestión de información histórica eficiente y eficaz, a través de la ejecución
oportuna de procesos y procedimientos para la Organización Documental, Control, Preservación
y Acceso.
pág. 92
Unidad de Gestión de
Información Historica
Jefatura
Area de Valoración
Area de Descripción y Area de control,
y Transferencia
Preservacion Documental acceso y servicios
Profesional en Ciencias Documental
de la Información Profesional en Ciencias de la
Profesional en Ciencias de la Información
Información
Figura 11. Propuesta de organigrama
Fuente. Elaboración propia
6.2.2. Procesos Operativos
Para el efecto se presenta el siguiente esquema de trabajo con acción en tres fases e
implementación de Directrices en las siguientes operaciones y/o procesos:
PROCESOS OPERATIVOS EN EL TRATAMIENTO
ARCHIVISTICO
B
Fase de
Organización E
Fase de Capacitación de Fase de Control Servicios
Documental
Documental N
Recursos Humanos
Satisfacción E
Formación Operación de
Teórica Identificación F
Inventarios Consulta de I
documentos
Formación en Operación de C
Técnicas del
TRATRAMIENTO ARCHIVISTICO
Clasificación
Tratamiento I
Archivístico
Formulario de A
Operación de Préstamo de
Transferencia
Descripción documentos R
Operación de Servicio O
Tablas de
Ordenación Fedatario o
Retención
fotocopia S
Documental
Operación de
Instalación
Figura 12. Procesos operativos para la implementación de directrices
Fuente. Elaboración propia.
pág. 93
6.2.3. Fase Organización Documental Mediante Criterios Archivísticos
Directriz, Todo documento que forma parta del Fondo Documental de la DGAC deberá
tener un tratamiento archivístico.
6.2.3.1. Operación de Identificación
Directriz, Toda serie documental debe ser debidamente identificada aplicando los
principios de Respeto a la procedencia, Respeto a la estructura interna y orden natural
Para esta operación se realizará el acopio de documentos para identificar los documentos
pertenecientes a la institución DGAC y otros que tienen relación a ella.
Fotografía 2. Operación para identificar
Fuente: Fotografía de Muestreo como ejemplo.
Como se vio en párrafos anteriores la documentación se encuentra dispersa y en distintos
lugares mediante el acopio se pretende aglutinar toda la documentación y proceder con esta
primera etapa del tratamiento archivístico para realizar el análisis del fondo documental y sus
unidades generadoras.
pág. 94
Al respecto las premisas a aplicarse serán
• “La documentación no se mezcla” Respeto a la procedencia de las series
documentales.
• “La documentación no se mezcla” Respeto a la estructura interna y orden natural
del fondo documental
Se desarrollará un análisis de la organización productora y sus unidades dependientes,
debido a la característica de fondo documental no tratado y al ser documentación muy antigua
se acudirá a fuentes de información entorno la función de la institución de forma que conozca
con mayor profundidad el organismo productor de la documentación.
Para ello se recurrirá al mapeo documental para la recopilación de los siguientes
documentos:
a) Estructuras y/u Organigramas de la institución
b) Normas que se relaciones con los procedimientos de unidades generadoras
c) Flujo documental (diagramas, esquemas y/o procedimientos)
Logrando responder subsecuentemente preguntas sobre la circunstancia de creación de
series documentales.
Cuadro 15. Preguntas circunstanciales
Unidad Generadora
¿Dónde se ubica institucionalmente y jerárquicamente?
¿Qué funciones cumplía?
¿Series documentales generadas?
¿Qué tipos de documentales se generaban?
Fuente: Elaboración Propia
pág. 95
Esta recopilación y análisis permitirá desarrollar instrumentos guías para la identificación:
a) Repertorio de estructuras organizacionales
b) Índice de normas que determinen funciones y/o procedimientos
c) Lista de series documentales
d) Lista maestra de tipos documentales
Estos instrumentos documentales permitirán realizar una identificación lo más cercana
posible permitiendo delimitar las series documentales y diferenciarlas.
Al respecto una vez determinado los procesos en función a la información recopilada se
implantará una ficha de identificación de expedientes misma que tendrá los siguientes datos:
Cuadro 16. Ficha de Identificación de Expediente.
ARCHIVO HISTORICO-DGAC
Organigrama:
Productor (es):
Función:
Series documental
Título del Documento
Volumen Fojas
Fechas Extremas
Tipo de Soporte
Ubicación Temporal
Estado del Soporte Bueno Regular Deterioro
Fuente: Elaboración Propia
pág. 96
La presente ficha será llenada por personal capacitado y será parte de la primera etapa
que es la identificación y dará paso al desarrollo del siguiente instrumento que será insumo para
las operaciones de clasificación, descripción Ordenación e Instalación.
Así mismo en esta etapa no se realizará la reorganización interna de las series
documentales en respeto al principio de “orden original”, pero se cambiarán los soportes de
aquellos documentos así lo requieran.
Una vez realizado el llenado de las fichas de identificación de expedientes se procederá
con la generación preliminar de una Guía General del Estado del Fondo Documental
instrumento de descripción preliminar de consulta y producto de la identificación, que servirá
de insumo para la Clasificación Documental.
Recopilación documental:
1.- Estructuras y/u Organigramas
2.-Procedimientos
3.-Flujo documentales
Preguntas de Circunstancia
Operación de Identificación
Premisa Desarrollo de guias de Identificación:
Respeto a la a) Repertorio de estructuras organizacionales
procedencia
b) Índice de normas que determinen funciones y/o procedimientos
Respeto a la estructura c) Lista de series documentales
interna y orden natural d) Lista maestra de tipos documentales
Implementación de la ficha de identificación de
expedientes
Figura 13. Esquema de la Operación de Identificación
Fuente: Elaboración propia.
pág. 97
6.2.3.2. Operación de Clasificación
Directriz, Establecimiento de categorías documentales del fondo documental, basada en
las funciones y la estructura orgánica de la DGAC, mediante el establecimiento del Cuadro de
Clasificación Documental (CCD).
La CCD será de tipo orgánico – funcional realizando la clasificación con la estructura
establecida por la norma ISAD-G.
Fondo
Subfondo
Serie
Subserie
Unidad documental
compuesta - Unidad
documental simple
Figura 14. Estructura del fondo documental
Fuente: Elaboración propia según lo establecido la norma ISAD (G)
La clasificación obedecerá a un esquema de categorización documental dentro del fondo
documental, para ello es necesario conocer los procesos que dieron inicio y fin a un determinado
tramite y/o asunto.
pág. 98
En ese contexto y en función al trabajo intelectual realizado en el proceso de
identificación nos permitirá tener como insumo: Guía General del Estado del Fondo
Documental resultado del desarrollo de la etapa de Identificación.
Al respecto se utilizará el criterio de clasificación funcional agrupando de acuerdo a la
estructura vigente en cada línea de tiempo identificando las unidades organizacionales
productoras, siguiendo una división jerarquizada desde las divisiones más amplias hasta el área
básica definiendo hasta un máximo de 9 niveles. La codificación utilizada será combinada, para
los primeros 5 niveles se utilizan letras del alfabeto y para los últimos 4 niveles se utilizan
números. Sin embargo, el cuadro de clasificación será sujeto al análisis e insumos determinado
en el proceso de identificación el código general será alfa numérico:
Cuadro 17. Código Archivístico para descripción de series
Unidad Unidad Codificación
Fondo SubFondo
Serie Subserie Documental Documental
Compuesta Simple
Alfabético Alfabético Numérico Numérico Numérico Numérico
DGAC / DGA / 999 /
999 / 999 / 9999
DGAC DGAC 9999 9999 9999 9999
Fuente: Elaboración Propia
Clasificar por unidades generadoras (DNA, DSO, DTA, DRAN, DJ, DAF y otras áreas
a identificar), dentro del fondo documental en ambientes del Archivo Histórico de la DGAC, se
procederá a realizar la división por soportes, abrir las cajas uno por uno y despejar en área que
corresponde y seleccionar por direcciones sin importar en que soporte se encuentren.
pág. 99
Con el cuadro de clasificación se obtendrá una visión general del fondo documental, ya
que presenta las temáticas, las cuales son las líneas de consulta. La clasificación será de gran
ayuda para llevar a cabo las siguientes etapas; Descripción y Ordenación e Instalación.
6.2.3.3. Operación de Descripción
Directriz, Representar en términos amplios las cualidades de todo documento
perteneciente al fondo documental de la DGAC, mediante el análisis y descripción documental,
según lo establecido en la norma Internacionales ISAD G.
Parámetro, determinar los caracteres externos e internos de la información contenida
en los documentos y plasmarla en instrumentos descriptivos en el marco de la norma
internacional ISAD G.
Cuadro 18. Áreas y Elemento según las ISAD (G)
ÁREA ELEMENTOS
Área de 1. Código de Referencia
2. Titulo
Identificación 3. Fecha (s)
4. Nivel de Descripción
5. Volumen y soporte de la unidad de descripción (cantidad-tamaño-o
dimensiones)
Área de Contexto 6. Nombre (es) del/ de los productor (es)
7. Historia de la Institucional/Reseña biográfica
8. Historia archivística
9. Forma de ingreso
Área de Contenido y 10. Alcance y contenido
11. Valoración, selección y eliminación
Estructura 12. Nuevos ingresos
13. Organización
Área de Condiciones 14. Condiciones de acceso
15. Condiciones de reproducción
de Acceso y Uso 16. Lengua/escritura de los documentos
17. Características físicas y requisitos técnicos
18. Instrumentos de descripción
pág. 100
Área de 19. Existencia y localización de los documentos originales
20. Existencia y localización de copias
Identificación 21. Unidades de descripción relacionadas
22. Nota de publicaciones
Asociada
Área de Notas 23. Nota
Área de Control de 24. Nota del Archivero
25. Reglas o normas
Descripción 26. Fecha (s) de las discreciones
Fuente: Normas Internacionales ISAD (G)
Se realizará la descripción de documentación por medio de ciertos elementos, con la
finalidad de conocer su contenido y su localización física, se utilizan las normas de descripción
archivística misma que se plasmara en el instrumento de descripción inventario.
Inventario: Instrumento que describirá la relación sistemática y detallada de las
unidades del fondo documental, siguiendo la organización de las series documentales.
Para iniciar la descripción se utilizarán los insumos establecidos en los procesos de
Identificación y Clasificación siguiente este proceso sistemático los expedientes compuestos por
Unidades de descripción (simple o compuesta) podrán se ubicadas y recuperadas ágilmente y se
tendrá una lógica donde se podrá entender la historia de las funciones de la Unidad
Organizacional y por ende de la Institución misma. Al describir los niveles físicos es
imprescindible que los niveles lógicos estén definidos en virtud de la descripción multinivel
cuya característica principal es que va de lo general a lo particular, evitando la repetición de
información, describiendo la información pertinente al nivel que describimos y permitiendo la
vinculación entre los niveles de descripción.
pág. 101
FORMATO DE REPORTE DE INVENTARIO GENERAL
Dirección de General de Aeronáutica Civil
INVENTARIO GENERAL
UNIDAD ORGANIZACIONAL
Dirección Unidad
Área Sigla
UNIDADES DOCUMENTALES
Nivel de Descripción
ARE
AREA DE IDENTIFICACIÓN CONT
ESTRU
N
Fecha Volumen
Código de
Serie Productor Título Soporte Alcance
referencia Unidad *
Inicial Final Tomo Fojas
Instalación
AREA DE CONTROL
Validado y supervisado por Del
Funcionario Al:
(Apellidos y nombres)
(Apellidos y nombres)
* Unidad de Instalación: Carpetilla, Legajo, Empastado, Anillado, Carpeta, CD, DVD, Cassette, Planos, Mapas. Otro (especificar)
Figura 15. Modelo de inventario
Fuente: Elaboración Propia
pág. 102
6.2.3.4. Operación de Ordenación
Directriz, toda serie documental deberá contar con espacio físico designado de forma lógica
e intuitiva facilitando el acceso en el proceso de búsqueda.
Una vez realizado la Identificación, Clasificación y Descripción se procederán con las
operaciones de ordenación eh instalación en estantes para un mejor acceso bajo un orden lógico.
Para ello se establece los siguientes aspectos: Por Cuadro de Clasificación, Inventario
General.
El Fondo Documental estará ordenado físicamente siguiendo la clasificación intelectual,
tomando en cuenta la línea de tiempo de atención de una tramite (Cronológico) y el factor de
orden geográfico y/o personal será alfabético (Expedientes de Personas Naturales y Expedientes
con características de procedencia geográfica)
Los documentos de acuerdo a secciones deben tener un orden:
a) Orden cronológico ascendente.
1981 - 1982 - 1985
b) Orden cronológico numérico
• PEL - por número de licencia
Fotografía 3. Soporte colgante de PEL (Licencias de personal)
Fuente: http://angie05daniela.blogspot.com
pág. 103
El orden permitirá facilitar la ubicación de los documentos para su visualización y
debido a las características de los soportes documental de cada serie estás tendrá la descripción
sucinta mediante el uso de la signaturización en marbetes, rótulos y tejuelo o cejilla, a
continuación, se detalla la información que deberá contener:
a) Logo institucional
b) Fondo Documental
c) Procedencia (Unidad funcional)
d) Sigla
e) Código de Clasificación
f) Descripción (Serie-Subserie)
g) Gestión o Fechas Extremas
h) Numeración del Soporte (Volumen- Tomo)
Marbetes
SOPORTE
Aplicación
CARPETA DE PALANCA
BINDER LOMO ANCHO
BINDER MEDIO LOMO
ENPASTADOS
Figura 16. Modelo de marbete
Fuente: Elaboración propia
pág. 104
Tejuelo
Fuente: elaboración propia
Aplicación
SOPORTE
FILE (CARPETILLA)
ANILLADO
Figura 17. Modelo de tejuelo o cejilla
Fuente: Elaboración propia
Rótulo
SOPORTE
Aplicación
CAJAS
NORMALIZADAS
Figura 18. Modelo de Rótulo
Fuente: Elaboración Propia
pág. 105
6.2.3.5. Operación de Instalación
Directriz, Toda serie documental deberá contar soportes adecuados a objeto de
preservar la integridad documental.
A objeto de homogenizar los soportes se utilizar cajas AG-12 de cartón con PH neutro,
para la contención y resguardo de documentos, misma que tendrá la descripción del contenido
y la signaturización topográfica.
Ilustración 2. Soportes que almacena documentación
Fuente: https://www.google.com/search?
La Instalación será realizada en estantería y mecanos metálicos realizando la instalación
de acuerdo a la interrelación de izquierda a derecha para una mejor búsqueda y una lógica
ubicación de las series documentales.
Cada mecano, estante y balda tendrá una signaturización topográfica dentro del espacio
asignado dentro los espacios consignados para el fondo documental.
pág. 106
Ilustración 3. Modelo de ordenación de izquierda a derecha, de arriba a abajo
Fuente: http://fabioarturocastillofonseca.blogspot.com/p/ubicacion-de-los-estantes.html
Así mismo cada deposito tendrá mapa guía del fondo documental sus sub fondos y
secciones con la ubicación y el listado de cada estante y baldas de cada deposito.
Ilustración 4. Mapa guía de los ambientes
Fuente: Elaboración propia
pág. 107
6.2.3.6. Operación Conservación
Directriz, Realizar un adecuado mantenimiento del fondo documental del Archivo
Histórico de la DGAC a objeto de garantizar la consulta por un mayor tiempo realizando
actividades de conservación preventiva.
Resguardo de Expedientes
Para la instalación de expedientes en cajas AG-12 se deberá realizar bajo los siguientes
parámetros:
Parámetro 1, Extraer las amenazas metalizas al documento (clip-grampas).
Parámetro 2, Cambiar fastén metálico por plástico.
Parámetro 3, quitar los adhesivos que puedan existir.
Parámetro 4, cambiar los soportes viejos por nuevos.
Condiciones Ambientales
Es importante señalar que un ambiente adecuado coadyuva con la preservación de
documentos para ello es importante establecer los siguientes parámetros dentro los edificios:
Parámetro 1, Iluminación de las salas 300 a 500 lux
Parámetro 2, Temperatura entre 18 ºC y 22 ºC
Parámetro 3, Ruido ambiéntela entre 30 a 50 db
Al respecto es importante determinar las condiciones climáticas (temperatura, humedad
relativa, iluminación, contaminación atmosférica), tanto de la zona geográfica como de
ubicación del archivo, ha objeto de identificar los procedimientos de control a utilizar entre estos
pueden ser: Sistemas de aire acondicionado, deshumidificadores, calefacción, entre otros.
pág. 108
Limpieza
Con la finalidad de mantener el fondo documental libre de extraños factores de riesgo
que afecten a la integridad de los documentos es necesario dar los siguientes parámetros:
Parámetro 1, El personal encargado deberá realizar la limpieza deber contar con
Guardapolvo, guantes, barbijos, alcohol en gel y desinfectantes, serán algunos de los elementos
necesarios que podrán evitar cualquier riesgo para la salud humana y además de introducir
elementos extraños que puedan dañar la integridad de los documentos
Parámetro 2, Limpieza en seco, no se debe abrir una unidad de documento si
previamente no se limpió por fuera. Si se lo abriera, la suciedad ingresaría a su interior
complicando la tarea.
Parámetro 3, Utilizar uniforme e instrumentos de protección, para que realicen las
tareas básicas en un archivo como ser tratamiento documental y consultas, deberán estar
concientizados de la importancia de la misma, sabiendo manipular el material con delicadeza y
conociendo los riesgos que esto implica sino se cuenta con una protección adecuada.
Parámetro 4, Los materiales impresos se pueden limpiar con una aspiradora de
succión suave, también con un trapo limpio de franela o brochas de cerdas suaves con
movimientos de adentro hacia afuera.
Parámetro 5, Establecer cronograma de limpieza periódicamente de las unidades
documentales para evitar su deterioro, de la misma forma se debe realizar este procedimiento
con los lugares en los que estos se encuentran almacenados para evitar la presencia de insectos,
pág. 109
microorganismos y otros factores que pueden alterar las características de los materiales (polvo,
acidez, oxidación, etc.).
Prevención y Atención de Desastres
Es importante señalar que los principales factores de desastres son los causados por la
mano de hombre y los de orden natural para ello se establece los siguientes parámetros:
Parámetro 1, Crear equipos de contingencia para la atención y prevención de desastres,
a objeto de estar preparados para actuar rápidamente en el control de una emergencia.
Parámetro 2, Capacitación del personal de archivo sobre cómo actuar ante una
emergencia; realizando simulacros, y diversas actividades que les permita reaccionar
adecuadamente en un momento dado.
Parámetro 3, Tener identificado los soportes existentes en el archivo, la ubicación y la
medida que se debe tomar cuando se presente un siniestro (por ejemplo: incendio,
inundación, terremotos, maremotos, etc.).
Parámetro 4, Permeabilizar periódicamente las paredes exteriores.
Parámetro 5, Revisión periódica de instalaciones eléctricas, cañerías en mal estado,
fugas de aire, entre otros.
Parámetro 6, Establecer rutas de evacuación, según planos de la infraestructura.
Parámetro 7, Los elementos que albergan la documentación en el archivo deben estar
construidos, preferiblemente, en metal.
pág. 110
Parámetro 8, Ubicar detectores de incendio y/o alarmas en las áreas del edificio
instalando extinguidores manuales de polvo químico seco o solkaflan, debido a que estos
son los más aconsejables.
Parámetro 9, Colocar señalización que permita evacuar rápidamente del lugar (salidas
de emergencia, no usar ascensor en caso de emergencia, etc…).
Parámetro 10, Nunca mantener los documentos al nivel del piso o pegadas a la pared.
6.2.4. Fase Control Documental
Directriz, Todo documento perteneciente al fondo documental de la DGAC, debe de
estar registrado desde su ingreso hasta disposición física final y estar lista para su consulta en
las actividades de préstamo y/o consulta.
Se homogenizar los instrumentos archivísticos implementando modelos de inventario,
transferencia documental, tablas de retención en las fases previas al Archivo Histórico y
formulario de préstamo documental.
6.2.4.1. Transferencia Documental
Definidas como el procedimiento mediante el cual los documentos pasan de un archivo
a otro periódicamente se identifican el conjunto de documentos cuyo trámite ha finalizado en
una determinada fase, las fracciones de series que han prescrito el valor administrativo y que no
tienen alta frecuencia de consulta y uso, luego se procede a realizar la transferencia. Esta tarea
lo realiza el jefe o responsable del Archivo Central.
La transferencia de los documentos supone tanto la entrega ordenada de los mismos de
una fase a otra del proceso archivístico como el traspaso de las responsabilidades de custodia y
pág. 111
conservación. La transferencia se realiza mediante el traslado de fracciones cronológicas de
series documentales.
Para iniciar la transferencia es necesario realizar labores de limpieza documental, como
resultado de un primer nivel de valoración, es decir deberán separar duplicados e impresos que
no forman parte del expediente, así como retirar objetos metálicos, que son empleados en la
gestión del trámite, para darle seguridad a los expedientes.
Para este efecto y de acuerdo al nivel de transferencia se considera oportuno implantar
un modelo de transferencia por serie documental.
Cuadro 19. Inventario por serie
Fuente: Elaboración propia
pág. 112
El desarrollo del modelo presentado en el marco de la ISAD-G tomando en cuenta las
siguientes áreas: Área de Control, Área de contenido y Estructura, Área de Acceso y el Área de
Notas.
6.2.4.2. Tablas de Retención Documental
Las Tablas de Retención es un instrumento que determina plazos de transferencia de
series producidas o recibidas por una unidad en el cumplimiento de sus funciones o a las cuales
se asigna el tiempo de permanencia en cada fase de archivo.
Es importante implementar este instrumento para estandarizar como proceso previo a la
transferencia.
Cuadro 20. Tabla de retención documental
Fuente: Elaboración propia
Fuente: Elaboración propia
pág. 113
Su implementación deberá realizar en las tres fases que contempla el sistema de archivos
de la DGAC, a objeto de garantizar un proceso de transferencia documental más adecuado de
las series documentales.
6.2.4.3. Servicio Préstamo Documental
El acceso es fundamental y es la razón de ser de una Unidad Organizacional y por esa
misma razón se debe viabilizar el préstamo documental sea por la vía solicitada requerida, en
ese sentido es deber del Archivo brindar el servicio y también precautelar la custodia,
conservación y devolución del documento.
Cuadro 21. Formulario de solicitud y autorización de consulta documental
.
Fuente: Elaboración propia
pág. 114
Este documento permitirá al archivo realizar un seguimiento sobre los documentos
facilitados, asimismo de acuerdo a las variables que tiene se podrá realizar informes trimestrales
sobre el servicio de préstamo.
6.2.5. Fase de Capacitación de Recursos Humanos
Directriz, formar a personal empírico sobre la importancia del tratamiento documental
y manipular adecuadamente los documentos.
6.2.5.1. Programa de capacitación
Al respecto se diseñó el programa de capacitación que está conformado por diferentes
módulos que abarcan todo el proceso documental desde la producción de documentos hasta su
destino final. Los objetivos por módulo se presentan en el siguiente cuadro:
Cuadro 22. Programa de capacitación
No. Módulo Objetivo Publico Meta
1 Fundamentos Teóricos Proporcionar Conceptos y Definiciones del
Tratamiento Archivístico
2 Uso de Herramientas de Descripción: Guías de Dar conocimientos al personal en el uso Personal dependiente
estado de Series Documentales, Cuadro de adecuado de herramientas de descripción. del Archivo Histórico
Clasificación Documental, Ordenamiento de la DGAC
Conservación y Acceso (Servicio)
3 Procedimientos de Descripción Documental Formar personal en las actividades de
Descripción Documental.
Fuente: Elaboración Propia
Actividades
Las actividades a desarrollar son:
• Coordinar con la Unidad de Recursos Humanos la realización de la capacitación y la
emisión de memorándum de designación.
• Definir el cronograma especificando fechas exactas.
• Preparar el material a utilizar en la capacitación, de tal forma que sea didáctico.
pág. 115
• Considerando la cantidad de personas, la parte práctica se podría realizar a través de
videos, por ejemplo, el llenado de las Fichas de Descripción, Inventarios u
Formularios de Préstamo.
La metodología a utilizar se base en la premisa “aprender – haciendo”, es decir que
contempla:
Parte teórica apoyada en los manuales y el material elaborado.
Parte práctica, es decir la puesta en práctica de la teoría reflejada en prácticas con el
apoyo de material audiovisual Videos y la aplicación de estudios de caso.
Duración total
El Plan de capacitación está dividido por módulos, cada uno con un tiempo de duración
adecuado entre horas teóricas y prácticas, haciendo un total de 18 horas.
6.2.6. Servicios y Productos
Directriz, Los servicios deben ser brindados en el marco del acceso a la información a la
ciudadanía.
Una de las principales funciones y/o la razón de ser de una unidad de información, es la
de prestar servicio atreves del acceso para ello el Archivo Histórico de la DGAC proporcionara
los siguientes servicios una vez desarrollo e implementado el presente proyecto
6.2.6.1. Fotocopia Simple o Reprografía
Los usuarios pueden solicitar una fotocopia de los documentos conservados en los
Archivos de Gestión u Oficina.
pág. 116
6.2.6.1. Servicio fedatario
Los usuarios pueden solicitar una fotocopia legalizada de los documentos conservados
en del Fondo Documental, la legalización la realiza el responsable de la custodia de la
documentación en ese momento.
6.2.6.1. Préstamo
El préstamo a realizar debe ser por conducto regular, dando la seguridad al documento
y evadiendo la perdida.
6.2.6.1. Productos
Asimismo, como parte del presente proyecto se adjunta un Reglamento de Archivo
Histórico el normara todos los procedimientos del tratamiento archivístico.
Como parte también del buen uso se adjunta un protocolo de manejo documental para el
resguardo del personal del archivo histórico.
pág. 117
Capítulo VII
Consideraciones Finales
7. Conclusiones y Recomendaciones
Mediante este proyecto se pretende implementar un adecuado tratamiento archivístico
en el cual uno puede lograr rescatar la información contenida en los documentos de archivo para
poner a disposición del usuario final, esta propuesta esta con la viabilidad aceptable además de
ser ejecutable en el archivo de la DGAC., pueda que al momento de tratarse se logre menos
cantidad de lo que estamos esperando tratar por ser de años más actuales y adjuntar al archivo
histórico.
Bajo la premisa la información es poder, base fundamental para la toma de decisiones
y considerando al documento público patrimonio de un Estado, debido a que refleja la historia
misma de una institución, la implementación este proyecto, permitirá contribuir con la
recuperación, preservación y difusión de la Memoria Institucional, a través de la aplicación de
lineamientos archivísticos para el tratamiento de los documentos de archivo principal objetivo
del presente proyecto y se los realizara a través de: Organizar toda la documentación histórica
para facilitar la consulta al usuario, Capacitar al personal existente para el manejo de
documentos, Ejecutar criterios archivísticos.
El proyecto permitirá la implementación de Directrices entorno al tratamiento
archivístico, con acciones a corto plazo en los procesos (fases y operaciones) que se llevan a
cabo en el archivo histórico los cual permitirá incorporar: Prestar un servicio, Inventario General
en custodia, transferencia documental por series documentales, uso de las áreas de las ISAD-G
pág. 118
en la toma de inventarios, uso de tablas de Retención Documental en las tres fases del sistema
de archivo de la DGAC.
Al respecto el desarrollo de las 4 primeras fases permitirá desarrollar un cuadro de
Clasificación Documental previa investigación y uso de una línea de tiempo de la DGAC en
función del fondo documental donde se intervenga las 4 fases del proyecto.
El tratamiento archivístico tiene como finalidad principal el acceso a los documentos a
través de los servicios a los usuarios internos (máximas autoridades, asesores, consultores y
otros funcionarios profesionales de planta y contratos de prestación de servicios de la DGAC
Los servicios de archivo son los procesos mediante los cuales se pone a disposición de los
usuarios la documentación de la institución con diferentes fines (control, información, etc.).
En los archivos de oficina los usuarios pueden conocer en cualquier momento el estado
de la tramitación y los procedimientos a seguir como interesado.
En ese contexto las Directrices establecidas en cada fase establece un proceso
sistemático en la línea de ejecución del presente proyecto.
pág. 119
8. Bibliografía
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pág. 120
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ca_como_ciencia
pág. 121
Anexo 1. Encuesta
Formulario de Evaluación manejo de Documentación
IDENTIFICACIÓN
Unidad Organizacional: Archivo Histórico de la DGAC
CARACTERÍSTICAS DE LA UNIDAD ORGANIZACIONAL
1. ¿Usted considera la función de la Archivo Histórico es de carácter…?
Apoyo Estratégico
Ambos
MANEJO DE LA TRANSFERENCIA DOCUMENTAL
2. ¿Realiza transferencias documentarias de acuerdo a la normativa institucional?
SI NO
3. ¿Existe un registro de la documentación?
SI
NO
4. ¿Si el inciso anterior es SI, señalar el medio de registro?
a) Inventarios
b) Inventarios normalizados (características: Unidad de origen,
titulo, descripción, código, numero de hojas, gestión).
pág. 122
c) Registros no convencionales (Listas de carpetas, actas de entrega,
etc)
d) Medio Electrónicos (CD, Correo electrónico,)
IDENTIFICACIÓN DE OPERACIONES Y TAREAS ARCHIVÍSTICAS
5. ¿Qué tipo de procedimientos realizan con la documentación transferida?
a) Realiza las actividades de Identificación, Clasificación, actualización de
registros (inventarios, catálogos, índice) y descripción
c) Desarrolla sus actividades de acuerdo a procedimientos ya establecidos por ex
funcionarios.
6. ¿Se utilizan método de conservación?
SI
NO
7. ¿Qué mobiliario utiliza para el archivo físico?
Estantes de madera
Estantes metálicos
Gaveteros metálicos
Gaveteros de madera
Cajas
Todos
pág. 123
Otros: _____________________________________________________________
8. ¿Existen documentos almacenados que no revisó?
SI NO
9. Estado y conservación de los documentos
¿Cuál es el estado de conservación de la documentación?
Físico
Buena
Regular
Mala
Observaciones:
__________________________________________________________
Consultas al Archivo
10. ¿Utiliza algún método de control sobre el procedimiento de consulta y préstamo?
Boleta
Cuadernos
Otros registros
pág. 124
Anexo 2. Reglamento de la unidad de información histórica
DIRECCIÓN GENERAL DE AERONAUTICA CIVIL
REGLAMENTO DE LA UNIDAD DE
GESTIÓN DE INFORMACIÓN HISTORICA
(ARCHIVO HISTORICO) DE LA DGAC
LA PAZ – BOLIVIA
2021
pág. 125
CAPÍTULO I
ASPECTOS GENERALES
Artículo 1. (MARCO NORMATIVO)
El presente Reglamento tiene como marco normativo, las siguientes disposiciones:
a. Constitución Política del Estado, de 7 de febrero de 2009. Art. 237
b. Código Civil Boliviano de 2 de abril de 1676.
c. Ley Nº 1178, de 20 de julio de 1990, de Administración y Control Gubernamentales.
d. Ley Nº 1600, de 28 de octubre de 1994, Sistema de Regulación Sectorial.
e. Ley Nº 2341, de 23 de abril 2002, de Procedimiento Administrativo.
f. Ley No. 2027- Ley del Estatuto del Funcionario Público Art. 8 - Deberes. Los servidores
públicos tienen los siguientes deberes: h) Conservar y mantener, la documentación y
archivos sometidos a su custodia, así como proporcionar oportuna y fidedigna
información, sobre los asuntos inherentes a su función.
g. Ley N° 164, de 08 de agosto de 2011, Ley General de Telecomunicaciones Tecnologías
de Información y Comunicación.
h. Ley N°366 del 29 de Abril de 2013, Ley del Libro y la Lectura “Oscar Alfaro”
i. Ley Nº 223, de 2 de marzo de 2012, General para Personas con Discapacidad, tiene por
objeto garantizar a las personas con discapacidad, el ejercicio pleno de sus derechos y
deberes en igualdad de condiciones y equiparación de oportunidades, trato preferente
bajo un sistema de protección integral.
j. Decreto Supremo N° 23934, de 23 de diciembre de 1994, Reglamento Común de
Procedimientos Administrativos.
k. Decreto Supremo N° 27113, de 23 de julio de 2003, Reglamento a la Ley N° 2341 de
Procedimientos Administrativos
l. Decreto Supremo 3525 de 4 de abril de 2018. Establece la Política de Atención a la
Ciudadanía: Bolivia a tu Servicio y el Portal de Trámites del Estado y Norma el archivo
digital, la interoperabilidad y la tramitación digital.
m. Resolución Suprema Nº 217055, de 20 de mayo de 1997, Normas Básicas del Sistema
de Organización Administrativa.
n. Normas ISO 15489-1 Fundamentación Teórica e ISO 15489-2 Directrices para la
Gestión Documental
o. Normas ISO 13018 sobre Digitalización
p. Normas ISO Serie 30300 de Sistemas de Gestión Documental
Artículo 2 (OBJETO)
El objeto del presente reglamento, es regular el funcionamiento y uso de la Unidad de
Gestión de Información Histórico – Archivo Histórico de la Dirección de Aeronáutica Civil
pág. 126
cuya finalidad es la de recibir, ordenar, describir, conservar y custodiar el patrimonio
documental e histórico de la institución, así como garantizar el ejercicio del derecho de acceso
a la información pública, con criterios de efectividad y calidad.
Artículo 3 (ALCANCE)
Este reglamento será de uso y aplicación obligatoria para todas las servidoras y
servidores públicos de la Dirección de Aeronáutica Civil, los consultores de línea y todo
personal que genere y/o reciba información en el ejercicio de sus funciones.
Artículo 4. (NATURALEZA)
El Archivo de la Dirección de Aeronáutica Civil es un bien de dominio público y
brindara un servicio de la institución, cuya principal función es la conservación histórica de la
memoria institucional, mediante el tratamiento archivístico adecuado para prestar servicios a la
propia institución y a los ciudadanos que los requieran.
Estas funciones y otras que se consideren integrantes de este servicio se desarrollarán
conforme a lo regulado en el presente reglamento.
Artículo 5. (PATRIMONIO DOCUMENTAL DE LA DIRECCIÓN DE
AERONÁUTICA CIVIL)
Forman parte del patrimonio documental de la Dirección de Aeronáutica Civil:
i) Los documentos producidos en el ejercicio de sus funciones, por todos y todas las y
los servidores públicos de la Dirección de Aeronáutica Civil sin ninguna diferencia o excepción.
ii) Los documentos recibidos por conducto regular de:
Todos los órganos del Estado y de la Administración Pública.
pág. 127
Las personas jurídicas en cuyo capital participe mayoritariamente el Estado, así como
las personas privadas, físicas o jurídicas.
Las instituciones privadas gestoras de servicios públicos
Las personas que desempeñen cargos públicos en cualquiera de los órganos de los
apartados anteriores
Las personas que presten algún tipo de servicio eventual a la Dirección de Aeronáutica
Civil.
Artículo 6. (OBLIGACIONES GENERALES)
1. Es obligación de todas las Unidades Funcionales ubicadas a nivel nacional y
dependientes Dirección de Aeronáutica Civil, formar archivos centrales en el lugar de su
funcionamiento y transferir al archivo histórico.
2. Será responsable de la conservación, custodia y acceso de la documentación histórica.
3. Es deber de cada servidor público custodiar y cuidar la documentación e información
que por razón de su empleo, cargo o función conserve bajo su cuidado o a la cual tenga acceso
durante su trámite e impedir o evitar la sustracción, destrucción, ocultamiento o utilización
indebida, hasta que la misma sea transferida al archivo histórico.
4. No pueden existir documentos, series ni expedientes inactivos oficiales no transferidos
a la Unidad de Gestión de Información Histórico que custodia información institucional, bajo
los parámetros que la transferencia documental y la normativa institucional.
5. Toda persona que desempeñe funciones en la Dirección de Aeronáutica Civil está
obligada a entregar los documentos que haya generado en razón de su cargo y cuyo trámite haya
pág. 128
concluido, de acuerdo al cronograma de transferencia documental anual, coordinando con él o
la responsable de realizar la transferencia.
6. A fin de garantizar la calidad del contenido de la documentación transferida al Unidad
de Gestión de Información Histórica-Archivo Histórico, ésta deberá guardar estrecha relación
con los reportes de los resultados alcanzados en la gestión y reflejados en la Evaluación Anual
del POA correspondiente, lo que no implica su ordenamiento por actividades, quedando
expresamente definido que el orden del archivo respeta las funciones de cada área.
7. Anualmente, la Dirección de Aeronáutica Civil deberá asignar los recursos suficientes
para el adecuado cumplimento de las actividades planificadas por el Unidad de Gestión de
Información, incluyendo las de capacitación, conservación y custodia del archivo institucional,
en el marco del Plan Operativo Anual.
8. El Unidad de Gestión de Información Histórica en coordinación con la Secretaria
General desarrollará, como parte de la formación al personal nuevo y la política del talento
humano, cursos de capacitación sobre el manejo documental, archivístico y el sistema que lo
sostenga.
9. El Unidad de Gestión de Información Histórica en coordinación con la Secretaria
General desarrollará, plan de conservación preventiva anual.
Artículo 7. (DEFINICIONES)
Archivo de la Dirección de Aeronáutica Civil
1. Se denomina Archivo de la Dirección de Aeronáutica Civil al conjunto de documentos
de cualquier época y soporte documental producido, adquirido y/o recibido por la institución en
pág. 129
el ejercicio de sus funciones, conservados y debidamente organizados para su utilización en la
gestión administrativa, la información, el conocimiento y la investigación.
2. El Archivo de la Dirección de Aeronáutica Civil formará parte del Sistema Nacional
de Archivos.
Documento de Archivo
1. Se entiende por documento de archivo toda expresión en lenguaje natural o
convencional y cualquier otra expresión gráfica, sonora o en imagen, recogida en cualquier tipo
de soporte, incluidos los soportes informáticos, y elaborada como testimonio de un hecho o
acción de acuerdo con las características de tipo material y formal.
2. Se denomina expediente, al conjunto ordenado de documentos y actuaciones que
sirven de antecedente y fundamento a la gestión administrativa, así como las diligencias
encaminadas a ejecutarla.
3. Los expedientes se formarán mediante la agregación sucesiva de cuantos documentos,
pruebas, dictámenes, decretos, acuerdos, notificaciones y demás diligencias deban integrarlos,
y sus hojas útiles serán rubricadas y foliadas por los funcionarios encargados de su tramitación.
SECCIONES DEL ARCHIVO
Archivos Sustantivos. Cuya documentación generada contribuye directamente al
cumplimiento del objetivo por el que fue creada la entidad.
1. Los archivos de la documentación y los expedientes que se refieren a todos los
documentos internos y externos que forman parte de las tareas de la DGAC
2. Los expedientes técnicos están compuestos por todos los documentos desde que se
inicia el trámite hasta su conclusión.
pág. 130
3. El contenido, orden y tratamiento de la documentación generada por los trámites
técnicos estará regulado según procesos y procedimientos definidos por la Unidad
Organizacional que desarrolle los procedimientos en coordinación con cada una de las
Direcciones Técnicas.
4. Los expedientes técnicos entran al Unidad de Gestión de Información Histórica-
Archivo Histórico en orden geográfico primero, dentro de ellos por orden alfabético y al interior
cronológico.
Archivos Administrativos. Formado por la documentación que se genera en
cumplimiento de funciones que contribuyen indirectamente al objetivo por el que fue creada la
entidad
Se denomina así a los documentos y/o expedientes generados o recibidos por cualquiera
de los niveles administrativos, operativos, áreas sustantivas, oficinas de apoyo, etc., de la
Dirección de Aeronáutica Civil, tanto nacionales como departamentales, regionales o locales,
que las servidoras o los servidores de la institución, en sus actividades ordinarias generan,
procesan, derivan o archivan como material de permanente utilización. Esta sección tiene
carácter descentralizado y debe ordenarse, conservar y custodiar en el lugar donde fue generado.
Archivos de Asesoramiento, son los constituidos por documentos de carácter
consultivo.
pág. 131
CAPÍTULO II
RESPONSABILIDADES Y OBLIGACIONES
Artículo 8. (RESPONSABLES)
I. Son responsables del cumplimiento del presente Reglamento todas y todas los
servidores públicos y consultores de línea de la DGAC. Su difusión y supervisión estará a cargo
de la secretaria general.
II. Son responsables de la transferencia documental, los generadores de la misma, en
cada área funcional y administrativa de la Dirección de Aeronáutica Civil, debiendo cada una
designar a una o un servidor/a como encargado de ordenar, depurar y entregar anualmente la
documentación generada por las y los servidores de la oficina, para su transferencia al Unidad
de Gestión de Información Histórica-Archivo Histórico.
III. El incumplimiento al presente Reglamento generará responsabilidades y sanciones
administrativas.
IV. Unidad de Gestión de Información Histórica desempeñará sus funciones en la oficina
central.
V. A nivel regional o local la responsabilidad será de los Directores Distritales que
delegarán la gestión archivística en las secretarias y/o asistentes administrativos o quien fuere
designado para este efecto.
VI. La Unidad de Recursos Humanos, designara el personal responsable mediante
memorándum.
pág. 132
Artículo 9. (FUNCIONES GENERALES)
Además de las establecidas en sus Planes Operativos Individuales, son funciones del o
la responsable del Unidad de Gestión de Información Histórica-Archivo Histórico de la
Dirección de Aeronáutica Civil:
1. Cumplir y hacer cumplir el presente Reglamento.
2. Establecer directrices en materia archivística en la institución, mediante la emisión de
manuales, circulares, y comunicaciones internas.
3. Implementar un Sistema Común de Archivo Unificado aplicado a toda la institución.
4. Brindar capacitación en materia archivística a los servidores y servidoras públicas
encargados de su administración.
5. Establecer el plan de conservación documental, conocido como calendario de
permanencia, mediante el cual se regule la producción documental y se establezca su vigencia
y conservación.
6. Brindar asesoría, apoyo técnico y normativo en la formación y administración de los
archivos centrales de todas las oficinas distritales de la Dirección de Aeronáutica Civil.
7. Elaborar y actualizar permanentemente, las directrices reguladoras de la clasificación,
ordenación y tratamiento de la documentación de las diferentes unidades funcionales y
administrativas de la Dirección de Aeronáutica Civil.
8. Supervisar las labores archivísticas, mediante visitas de inspección, informes y
recomendaciones.
pág. 133
9. Proponer directrices para la correcta ubicación física de los documentos, indicando
las condiciones idóneas que han de reunir los locales del depósito y las instalaciones necesarias
para su utilización y seguridad.
10. Planificar, organizar y controlar las transferencias anuales al Unidad de Gestión de
Información Histórica-Archivo Histórico de la Dirección de Aeronáutica Civil
11. Recibir y conservar adecuadamente la documentación generada en la oficina
nacional.
12. Ocuparse de la formación de inventarios, catálogos, índices, repertorios y demás
instrumentos de descripción documental que considere necesarios para facilitar un adecuado
acceso de los usuarios a la documentación.
13. Facilitar el acceso y la consulta de la documentación a todos los ciudadanos y
ciudadanas en general, de acuerdo con el marco legal y reglamentario existente.
14. Elaborar directrices, lineamientos y otros instrumentos necesarios para la ejecución
e institucionalización de los procedimientos del manejo de la documentación y registros en el
alcance del Sistema de Gestión de Calidad.
15. Si existiera documentación que, concluido su trámite, no fuese transferida a la
Unidad de Gestión de Información Histórica-Archivo Histórico, de oficio recuperar, elaborar el
inventario y transferir la documentación al mencionado Archivo.
16. Expurgar la documentación según las normas de expurgo vigentes y las que, en su
caso, apruebe la institución.
17. Custodiar el sello del Archivo, las llaves, depósitos, sala de consulta y cualquier
dependencia del mismo.
pág. 134
CAPÍTULO III
PROCEDIMIENTOS
Artículo 10. (TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES)
1. La Oficina Central, Direcciones Distritales y cualquier otra oficina que fuera creada
en el tienen la obligación de formar archivos centrales en el lugar de su funcionamiento,
conservando en ellos la documentación hasta su correspondiente transferencia al archivo
nacional histórico, obviando el paso de la transferencia a un archivo central
2. Las distintas áreas de la Dirección de Aeronáutica Civil remitirán al Unidad de
Gestión de Información Histórica-Archivo Histórico de sus respectivas oficinas, los expedientes
y documentos, atendiendo al cronograma anual de transferencia documental emitido por el/la
responsable del Unidad de Gestión de Información Histórica-Archivo Histórico
3. El o la responsable de realizar la transferencia documental a la Unidad de Gestión de
Información Histórica-Archivo Histórico en cada oficina facilitará la preparación de los
expedientes debidamente codificados para conservar y ordenar la documentación .
4. Los envíos se efectuarán una vez al año en las condiciones que establezca el archivo,
en colaboración con los diferentes generadores de información, jefes de unidad y el personal
encargado del manejo de los mismos.
5. Los expedientes se enviarán en perfecto estado, ordenados y foliados, en soportes
adecuados y con las condiciones de acidez del cartón requeridas para la adecuada conservación
de la documentación, eliminando previamente duplicados, faxes y fotocopias inútiles, así como
grapas, clips, plásticos, pos-it’s y cualquier otro elemento que pueda perjudicarla, y tendrán una
pág. 135
relación de contenido en la que se enumere y describa cada uno de los documentos que
conforman el trámite.
6. Los documentos en soporte digital se transferirán de la misma manera, acompañados
de un índice sobre los datos que contienen, aplicación en la que se han efectuado y características
técnicas necesarias para la recuperación de la información. En general deben ser archivos en
formato PDF y tener una resolución de 300 PPI.
7. El/la responsable del archivo deberá acompañar la transferencia con la
correspondiente “Relación de Entrega” (inventario en formato único definido), debidamente
complementada con las firmas y rúbricas correspondientes, numerando las carpetas en forma
correlativa en relación con la base de datos alimentada.
8. El Unidad de Gestión de Información Historica-Archivo Historico podrá rechazar
todos aquellos envíos que no cumplan los requisitos señalados, el orden definido y los reportes
de inventario necesarios.
Artículo 11. (INGRESOS EXTRAORDINARIOS)
Los ingresos extraordinarios de documentos en el Unidad de Gestión de Información
Histórica-Archivo Histórico, fuera del cronograma anual, requerirán autorización formal
firmada por el Director Ejecutivo de la Dirección de Aeronáutica Civil y la justificación
necesaria, según la normativa institucional vigente y tomando en cuenta la tabla de temporalidad
y el espacio físico para su conservación.
Artículo 12. (CLASIFICACIÓN Y DESCRIPCIÓN)
1. Los documentos ingresados, tanto físicos como digitales recibirán el tratamiento físico
archivístico preciso para su correcta descripción e instalación.
pág. 136
2. Para efectos de ubicación física, búsquedas y registro se utilizará el sistema diseñado
para el efecto, el mismo que será administrado técnicamente.
3. El o la responsable del Archivo elaborará las normas de régimen interno para la
organización y descripción de las series documentales conservadas en las distintas oficinas de
la Dirección de Aeronáutica Civil, basándose siempre en las técnicas de gestión documental.
Artículo 13. (SELECCIÓN Y EXPURGO)
1. Cuando lo considere necesario, el o la responsable del Archivo propondrá a la MAE
la emisión de reglamentos de expurgo para aplicar en las oficinas de la Dirección de Aeronáutica
Civil tendientes a evitar la proliferación de documentación y en estricta obediencia con las
Tablas de Temporalidad que forman parte de los instrumentos archivísticos.
2. La selección de documentos originales para su conservación permanente o
eliminación solamente podrá realizarse en el Unidad de Gestión de Información Histórica-
Archivo Histórico de acuerdo con las Tablas de Temporalidad o Calendario de Permanencia y
la legislación vigente.
3. A tal efecto se creará una comisión de valoración y selección de la documentación
compuesta por el Director de Administración y Finanzas, el o la Responsable del Archivo, un
representante de la oficina productora de la documentación que en ese momento se esté
valorando y una persona delegada por la Máxima Autoridad Ejecutiva. Dicha comisión estará
presidida por el o la Responsable del Archivo.
4. La comisión será la encargada de valorar y seleccionar las distintas series producidas
por la institución y de corregir y actualizar el calendario de conservación de las mismas,
conforme a los criterios y procedimientos archivísticos vigentes.
pág. 137
5. El archivo llevará un registro de la documentación eliminada en el que constarán como
mínimo los datos siguientes: título de la serie afectada, fechas extremas, fecha de eliminación,
y unidad productora.
6. Las características de los documentos eliminados figurarán en el acta de expurgo
correspondiente.
CAPÍTULO IV
CONSERVACIÓN Y REPRODUCCIONES DE LA DOCUMENTACIÓN
Artículo 14. (INSTALACIONES)
1. En la oficina central, el Archivo donde se encuentren los documentos y/o expedientes
técnicos y de Resoluciones Administrativas, deberá estar ubicado en el edificio de la Dirección
de Aeronáutica Civil. Adicionalmente, se dispondrá la ubicación de los documentos
administrativos y de asesoramiento, en lugares adquiridos o alquilados por la institución para su
custodia.
2. El local donde se albergará la documentación constará de zonas diferenciadas: una
zona de conservación, sala de trabajo y consulta y otra zona de depósitos, fácilmente accesible.
3. Las instalaciones tanto del edificio o local como del mobiliario deberán cumplir las
normas para los edificios e instalaciones de archivos.
4. Ninguna persona o personas ajenas al archivo podrán entrar en los depósitos de
documentación sin la autorización de la/el responsable de archivo y siempre deberán acceder
acompañadas de personal del archivo.
5. En las oficinas distritales, el Archivo se ubicará en el edificio o local donde funcione
la Dirección de Aeronáutica Civil. Para esto se asignará un espacio al que solo acceda el o la
pág. 138
Responsable, debiendo tomarse todas las medidas de seguridad que fueren pertinentes para su
resguardo y cuidado.
Artículo 15. (REPRODUCCIONES)
1. Se procurará la reproducción, a través de los medios o procedimientos más adecuados,
de aquellos documentos para los que su contenido o estado de conservación, hagan
recomendable el uso restringido del original.
2. La reproducción digital de los documentos se realizará a través de un sistema que
incluirá la digitalización o escaneo, la sistematización, la clasificación y el archivo en un formato
accesible y en un soporte específico o disco duro y protegido con códigos, resguardado en las
oficinas del Unidad de Gestión de Información Histórica-Archivo Histórico y al que solo tendrá
acceso el o la responsable de Archivo.
3. La Documentación en custodia del Unidad de Gestión de Información Histórica-
Archivo histórico, tanto en formato físico como digital, sólo podrá ser consultada en el ambiente
donde funcionan las oficinas del Archivo de la Dirección de Aeronáutica Civil en La Paz bajo
ninguna circunstancia podrá ser trasladado a otro espacio dentro o fuera de la institución.
4. En caso de solicitud de reproducción por un usuario externo en el marco de un proceso
judicial, de documentación original podrá ser entregada al solicitante bajo la supervisión y
acompañamiento del o la encargada de archivo.
4. Se procurará la reproducción del archivo digital para realizar servicio de consulta,
previa autorización y coordinación con las autoridades jerárquicas del área que generó una
determinada documentación, de series documentales definidas a fin de lograr su conservación y
optimizar el uso de espacio físico.
pág. 139
5. Se procurará la reproducción del archivo digital de aquellos documentos considerados
de importancia histórica, definida por la MAE, con el fin de obtener un archivo de seguridad
que deberá ser conservado en lugar diferente al del archivo físico.
Artículo 16. (CONSERVACIÓN Y RESTAURACIÓN)
1. El o la Responsable del Archivo, deberá asesorar a las distintas áreas de la institución,
sobre la calidad de los soportes documentales utilizados en prevención de su mejor
conservación.
2. Propondrá la adopción de las medidas oportunas para la restauración de los
documentos deteriorados.
3. Procurará la reproducción retrospectiva y progresiva a través de medios electrónicos
para su mejor conservación y almacenamiento (digitalización).
CAPÍTULO V
ACCESO Y SERVICIOS
Artículo 17. (ACCESO Y SEGURIDAD DEL ARCHIVO) .
I. Restricciones
Los documentos generados en el cumplimiento de las funciones dadas por ley a la
Dirección de Aeronáutica Civil son de acceso público y solo podrá restringirse su acceso en los
siguientes casos:
1. Cuando contengan planos originales de estaciones de servicio y los mismos no puedan
ser duplicados por su estado de conservación, se encuentren ilegibles o en mal estado y el
proceso de fotocopia ponga en riesgo la información contenida en ellos.
pág. 140
2. Cuando la documentación incluya denuncias y hayan sido dirigidos a la MAE, bajo
condición de reserva y confidencialidad solicitada por el denunciante.
3. Cuando se trate de documentos de respaldo que no hayan sido originados en la
Dirección de Aeronáutica Civil, no sean originales o cuya autenticidad no pueda ser certificada.
4. Cuando se refieran a temas señalados expresamente en los Art. 5, 6, 7 y 8 del Decreto
Supremo N° 28168 “de Acceso a la Información Pública”.
5. Cuando se trate de documentos recibidos que contengan denuncias malintencionadas
o maliciosas contra servidores y servidoras de la institución comprobadamente falsa, anónima
o injuriosa o contra autoridades, ciudadanas o ciudadanos, basadas en supuestos o que tengan
como fin afectar el derecho a la honra, el buen nombre y la honorabilidad de las personas y la
institución.
6. Cuando se refiera a declaraciones o testimonios recolectados en un proceso de
investigación en los que la Dirección de Aeronáutica Civil esté interviniendo.
7. La Dirección de Aeronáutica Civil podrá restringir parcialmente el acceso a los
documentos referidos a temas que están en proceso de investigación, análisis o conclusión. En
estos casos, la información será difundida y los documentos serán de acceso público en cuanto
se dé por terminado el objetivo del proceso.
8. El acceso a los expedientes laborales de las y los servidores públicos será autorizado
por el Director de Administración y Finanzas.
II. En todos los casos, la solicitud se realizará en un formulario único y deberá
obligatoriamente estar suscrito por el solicitante, su inmediato superior y por el o la Responsable
de Archivo.
pág. 141
Artículo 18. (SERVICIOS A SERVIDORES PÚBLICOS)
1. Los servidores públicos de la DGAC podrán acceder a la documentación custodiada
en el Unidad de Gestión de Información Histórica mediante dos procedimientos: la consulta en
sala (documentos en soporte físico) y el acceso al archivo digital
2. Cada oficina tiene acceso libre a la consulta de los documentos generados y
transferidos por ella misma tanto en formato físico como digital.
3. Para el acceso de los documentos enviados por otra oficina, se deberá especificar en
la boleta de préstamo el motivo de la solicitud.
4. La consulta podrá realizarse directamente en la sala del archivo llenando una boleta
de solicitud de documentación. Igualmente se podrán realizar consultas por teléfono para la
solicitud de búsquedas en la base de datos de expedientes concretos, o datos precisos, siempre
que no impliquen la interrupción del trabajo habitual del archivo.
5. Los expedientes, documentos o series documentales del archivo no podrán salir de las
dependencias institucionales, salvo en los siguientes casos:
a. En caso que el Unidad de Gestión de Información Histórica-Archivo histórico tuviera
un depósito fuera del edificio en el que funcionen las oficinas.
b. Cuando se acuerde su reproducción mediante digitalización o cualquier otro
procedimiento para su mejor conservación o para copias de seguridad.
c. Para ser encuadernado cuando el formato del documento lo requiera.
d. Para ser sometidos a procesos de restauración.
e. Para la realización de exposiciones.
pág. 142
En todos los casos se adoptarán las medidas necesarias para garantizar la seguridad y la
adecuada conservación de los documentos, así como el reintegro de los mismos. En ningún caso,
la salida de documentos del archivo en los casos señalados podrá hacerse sin la autorización
expresa y por escrito del encargado del archivo y la existencia claramente determinada de un
responsable, persona física o jurídica que se haga cargo del traslado, custodia y devolución de
los mismos.
Artículo 19. (SERVICIO A LOS CIUDADANOS)
1. Los ciudadanos tienen derecho a consultar libremente los documentos conservados en
el archivo de la DGAC.
2. Este derecho no tiene más limitación que la debida a la naturaleza de los documentos,
a su estado de conservación o a otros factores derivados de la legislación vigente, documentos
que vayan de acuerdo con la normativa de la Dirección de Aeronáutica Civil.
3. La consulta de la documentación de libre acceso principalmente referida a documentos
presentados por las entidades reguladas se realizará mediante la presentación de una solicitud
escrita en cualquiera de las oficinas de la DGAC y la especificación del motivo de consulta.
4. El costo del servicio de reproducción, reprografía o fotocopia solicitada por los
Regulados, deberá ser cancelada en su totalidad por el solicitante directamente al prestador de
este servicio no dependiente de la DGAC, en cuyo caso, un funcionario de archivo acompañará
el proceso para evitar pérdida y deterioro de la documentación original.
5. El Archivo llevará un registro estadístico mensual de consultas externas.
6. El préstamo a domicilio de la documentación del Unidad de Gestión de Información
Histórica-Archivo histórico está totalmente prohibido.
pág. 143
7. En todos los casos y, se recomienda priorizar el uso y acceso de la documentación
digital, evitando el uso de papel, tanto para el servicio al público interno como externo.
Artículo 20. (SERVICIO A LOS INVESTIGADORES)
1. Podrán consultar los documentos de libre acceso siguiendo el procedimiento
establecido.
2. Cuando los investigadores acrediten un interés histórico, científico o cultural relevante
podrán realizar petición genérica sobre una serie documental o conjunto de materias y recibirán
todo el apoyo del personal de archivo.
3. Los investigadores tendrán libre acceso a todos los documentos que se conservan en
el archivo con el fin de completar investigaciones cuantitativas en las que no vaya a hacerse
mención de los datos cualitativos, y previo compromiso de garantizar debidamente la citación
de la fuente.
4. Deberán presentar una carta de presentación de la universidad, entidad académica y/o
cultural.
5. El investigador se comprometerá también a entregar copia al archivo del resultado de
su investigación para su uso y consulta en la biblioteca especializada de la DGAC
6. El encardado/da de archivo abrirá un expediente de investigador a cada uno de los
usuarios de este tipo que consulte documentación para realizar el seguimiento y apoyo
respectivos.
Artículo 21. (COPIAS LEGALIZADAS)
pág. 144
• Todos los usuarios tienen derecho a que el archivo les facilite copias de los documentos
de libre acceso que se custodian en él, salvo en el caso de que este procedimiento afecte a la
conservación del documento solicitado o éste no reúna las condiciones de conservación
adecuadas para su copia.
• Se otorgan fotocopias legalizadas firmadas de la documentación que genera el ejercicio
de las funciones de la DGAC, en cuanto a la correspondencia recibida como la enviada, no así
de la documentación presentada como anexo, sustento o respaldo de un trámite o serie
documental.
• Está a cargo de proveer el servicio de fotocopia legalizada la persona bajo cuya
responsabilidad está la custodia de la documentación original solicitada.
• Las copias simples, préstamos y fotocopias legalizadas serán autorizados de acuerdo a
las especificaciones del Art. 17 Numeral II del presente Reglamento.
CAPÍTULO VI
PROTECCIÓN Y CONSERVACIÓN DEL ARCHIVO
Artículo 22. LINEAMIENTOS GENERALES.
Se establecen las condiciones para los locales destinados como sedes de archivos,
estantería, mobiliario, contenedores y para la conservación preventiva de documentos.
Capacidad de almacenamiento. Los depósitos se dimensionarán teniendo en cuenta la
disposición de espacio suficiente para albergar la documentación acumulada y su natural
incremento de acuerdo con los parámetros establecidos en las Tablas de Retención Documental
y los documentos de apoyo necesarios.
pág. 145
Condiciones ambientales generales
• Ventilación. La ventilación interna debe permitir que las condiciones ambientales del
depósito y espacio del mismo garanticen la conservación del documento y en cada estante,
ventilación entre ellos.
• Iluminación. Se debe evitar la incidencia de luz directa sobre documentación y
contenedores, cuando no sea posible suprimir las fuentes naturales de luz se deben utilizar
cortinas en las ventanas.
• Las instalaciones eléctricas deben estar por fuera del local de depósito y deben estar
en perfectas condiciones.
• No ingresan en el archivo faxes, debido a la poca durabilidad de la tinta en este medio,
por lo tanto, antes de pasar al archivo deben ser reemplazados por una fotocopia.
• Contenedores. Para los documentos de conservación total no se recomienda la
perforación de los documentos ni que estén en contacto con material metálico, por lo tanto debe
eliminarse clips, grapas y cualquier otro sujetador metálico.
• Se recomienda que las Carpetas sean de un material que tenga PH neutro, de color
preferiblemente claro, los tintes y pigmentos deben ser resistentes a la abrasión y ser insolubles
en agua.
• Para documentos de formato análogo como microfilm, cintas fonográficas, cintas de
video, rollos cinematográficos o fotografía entre otros y digitales como disquetes y CD., se
tendrá cuenta lo siguiente:
• Para las fotografías y negativos se recomienda almacenarse en sobres individuales y en
cajas de pH neutro y nunca emplear materiales plásticos. Mantenimiento de instalaciones
pág. 146
Garantizar la limpieza de pisos y estantería con sustancias que no eleven el nivel de humedad
en el ambiente. Se debe hacer recorridos periódicos de inspección para observar si los depósitos
y la documentación se mantienen en excelentes condiciones de aseo y seguridad. La inspección
debe confirmar entre otras que los extintores, si los hay, estén en condiciones de uso.
Art. 23 (APLICACIÓN)
El presente reglamento una vez aprobado por la Máxima Autoridad Ejecutiva mediante
Resolución Administrativa, será difundido a través de la Unidad de Planificación, a todas las
Direcciones, Direcciones Distritales y Unidades Funcionales de la institución, por lo tanto
ningún servidor público o consultor de la Dirección de Aeronáutica Civil podrá alegar
desconocimiento del mismo como excusa o justificación de omisión, infracción o violación de
cualquiera de sus artículos.
Adjunto, y de forma indivisible se encuentra el manual y otros instrumentos de manejo
archivístico de la Dirección de Aeronáutica Civil.
pág. 147
Anexo 3. Protocolo de seguridad para el tratamiento archivístico
DIRECCIÓN GENERAL DE AERONAUTICA CIVIL
PROTOCOLO DE SEGURIDAD PARA
EL TRATAMIENTO ARCHIVÍSTICO
LA PAZ – BOLIVIA
2021
pág. 148
Para la adecuada gestión de seguridad de los documentos es necesario implantar normas
que permitan realizar las actividades de trámite, clasificación, ordenación e instalación en el
archivo Central e Histórico, transferencias y traslados de documentos, de manera eficiente,
evitando, controlando y reduciendo riesgos potenciales.
La aplicación de terminadas prácticas de seguridad, deben imponerse en forma severa
con el objeto de asegurar la prevención y conservación del orden, aseo y seguridad de las
personas, materiales y equipos utilizados en los archivos y las actividades relacionadas.
Para ello es necesario tomar en cuenta las siguientes reglas:
• Cumplir las normas de prevención de accidentes contenidas en el presente documento.
• Informar al responsable de área o inmediato superior, al notar cualquier condición
insegura.
• No ejecutar ninguna operación si no está autorizado y si no sabe pregunte.
• Antes de comenzar a trabajar, pensar en realizar la actividad de la forma más segura.
• Estar alerta a las condiciones inseguras, corregirlas y notificarlas inmediatamente.
• Mantener limpieza y orden en todo aspecto.
pág. 149
PARTE 1- ASPECTOS GENERALES
1. OBJETIVOS
Objetivo general
Dar las medidas mínimas de seguridad tanto para el manejo y tratamiento de los
documentos, como de las personas que manipulan la documentación, de tal manera que se pueda
controlar y reducir los riesgos potenciales relacionados en cada una de las fases del Archivo
Objetivos Específicos
• Conservar la documentación en buen estado desde las actividades previas a la transferencia.
• Proteger la integridad y seguridad física de las personas que manipulan documentos.
• Proteger el medio ambiente en general, contra los riesgos que directa o indirectamente
pueden afectar a la salud, la seguridad y el medio ambiente.
2. BASE LEGAL
Para el efecto se considera el siguiente marco legal, sobre las que se ha elaborado el
presente protocolo, los siguientes documentos:
➢ La Constitución Política del Estado de 7 de febrero de 2009 en aplicación a los Art. 46.
I toda persona tiene derecho al trabajo digno, con seguridad industrial, higiene y salud
ocupacional.
➢ La Constitución Política del Estado de 7 de febrero de 2009 en aplicación a los Art.112
Los delitos cometidos por servidores públicos son imprescriptibles, Art. 235 Sobre
obligaciones de los servidores públicos y Art. 237 Obligaciones para el ejercicio de la
función pública, en cuanto a los documentos que generan, conservan y son el reflejo de
las actividades y funciones ejercidas por los servidores públicos en un determinado
puesto de trabajo.
pág. 150
➢ Decreto Ley Nº 16998, Ley General de Higiene Seguridad Ocupacional y Bienestar del
2 de agosto de 1979.Garantiza condiciones laborales adecuadas y protege a las personas
y el medio ambiente contra riesgos que directa o indirectamente afectan la salud, la
seguridad y el equilibrio ecológico.
➢ Decreto Supremo 108 del 1 de mayo de 2009, Garantiza el cumplimiento de la normativa
vigente relacionada con la higiene, seguridad ocupacional y bienestar que deben cumplir
las personas naturales o jurídicas que tengan una relación contractual con entidades
públicas.
Otras disposiciones:
• ISO NB-OHSAS 18001. Sistemas de Gestión de la Seguridad y la Salud Ocupacional -
Requisitos. Brinda los parámetros para poder controlar sus propios riegos de seguridad y
salud ocupacional, aplicable a cualquier organización que busca eliminar o minimizar
riegos para los empleados y para otras partes interesadas que puedan estar expuestas a
riesgos de salud y seguridad ocupacional relacionadas con sus actividades.
3. CAMPO DE APLICACIÓN
El presente Protocolo por todo el personal dependiente del archivo en sus distintas fases.
4. RESPONSABILIDADES
La secretaria general deberá velar por la correcta aplicación del presente protocolo de
seguridad.
Los Encargados del Archivo de Gestión, Archivos Central y Archivos Histórico son
responsables de dar a conocer a sus colaboradores el contenido del presente protocolo y cuando
corresponda, difundir las actualizaciones y modificaciones que puedan surgir.
pág. 151
La secretaria general, es responsable de la actualización del protocolo en base a los
procesos archivísticos.
Los trabajadores en general que reciban o custodien documentos como parte de sus
actividades deben cumplir con las normas establecidas en el presente protocolo.
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PARTE 2- NORMAS DE SEGURIDAD PARA EL TRATAMIENTO
ARCHIVÍSTICO
1. FASE DE TRÁMITE Y ARCHIVO DE GESTIÓN
La fase de trámite corresponde: la recepción o producción de documentos, la derivación
y el despacho como parte de un acto administrativo, debe considerar:
• No utilizar papel reciclado para la impresión de los documentos importantes.
• Los documentos “importantes” no se perforan (boletas de garantía, cheques, Certificados
de Devolución Impositiva y otros), los mismos que se debe introducir en sobres (papel) si
tiene que conservar.
• No forzar la capacidad de las carpetillas ni de los archivadores de palanca. De ser
necesario, se abrirán varias carpetas y se numerarán correlativamente: volumen I, II, …
• Evitar el uso de elementos metálicos para unir los documentos importantes (grapas,
fastener, etc.), gomas elásticas ni carpetas o camisas de plástico.
• Utilizar el material de oficina más aconsejable para garantizar la perdurabilidad de los
documentos: papel permanente, clips de plástico, cola de celulosa, etiquetas de papel
engominado, cajas de cartón neutro, hojas y cajas con PH neutro, armarios y contenedores
metálicos.
• Medidas de control ambiental: Los documentos en soporte papel requieren una
temperatura entre 15 y 25ºC, una humedad relativa de 45 a 65% y una luz artificial que no
supere los 200 lux. Estas condiciones son difíciles de conseguir en una oficina y no
siempre son compatibles con las condiciones ambientales que requerimos los seres
humanos. No obstante, se pueden tomar las siguientes medidas en las oficinas:
➢ Contra la luz: No situar los documentos al lado de las ventanas ni cercanos a focos
fluorescentes, la luz no debe incidir directamente sobre el papel.
➢ Contra la humedad: No archivar documentos en zonas por donde pasen
cañerías o exista humedad.
➢ Contra el polvo: Utilizar carpetillas y contenedores (de papel, cartulina o
cartón).
pág. 153
➢ Contra el calor: Archivar los documentos lejos de fuentes de calor directo.
2. TRANSFERENCIAS DOCUMENTAL
La transferencia documental supone tanto la entrega ordenada de los mismos de una fase
a otra del proceso archivístico, así como el traspaso de las responsabilidades de custodia y
conservación. Para las transferencias se deben tomar en cuenta los siguientes puntos:
a. Calendario de transferencias documentales
• Realizar todas las gestiones para contar con la capacidad de recibir transferencias
• Preparar el calendario de transferencias a inicios de la gestión considerando la
disponibilidad de recursos humanos como número de archivistas, auxiliares,
asistentes y suficiente espacio físico para la recepción.
• Preparar el espacio físico en estantería para la instalación de la nueva documentación.
• Organizar la documentación en el Archivo Central e Histórica de tal forma que sea
fácilmente accesible y rápidamente localizable para cualquier consulta, registrando la
correspondiente ubicación topográfica.
• Asegurar el acceso a la documentación una vez realizada la transferencia.
• Asegurar la conservación adecuada de acuerdo al tipo de soporte (papel, soporte
magnético, etc.).
• Establecer un tiempo prudencial para que se prepare la documentación de archivo a
ser transferida.
• Remitir a todas las Unidades Funcionales en formato impreso y digital el Calendario
de Transferencias, el procedimiento de transferencias, el modelo de instrumentos de
control o Relación de Entrega.
• En cada uno de las fases solo se usura un solo modelo de transferencia documental.
• Capacitar y realizar una inducción sobre el tema archivístico al personal nuevo
encargado de los Archivos de Gestión, Central e Histórico.
pág. 154
b. Procedimiento de Transferencias Documentales
• Comprobar que los documentos de archivo a transferir sean originales, fotocopias
autenticadas o fotocopias con sellos de recepción originales utilizadas como
constancia de entrega (aunque no tienen valor legal).
• Retirar las fotocopias simples, teniendo la seguridad de la existencia del original,
borradores, anotaciones y material de apoyo informativo (boletines, leyes, gacetas,
libros, etc.).
• Comprobar que las unidades documentales se encuentren ordenadas, cada unidad de
instalación debe contener un máximo de 200 hojas, según el Art. 79 de la Ley 2341
que a la letra dice: “los expedientes serán compaginados en cuerpos numerados que
no excedan doscientas (200) fojas, salvo en los casos en que tal límite conlleve
división de escritos o documentos que constituyen un solo texto”.
• La documentación debe estar foliada según el Art. 80 de la Ley 2341 que a la letra
dice: “Todas las actuaciones se foliarán siguiendo el orden correlativo de
incorporación al expediente, incluso cuando se integren con más de un cuerpo de
expediente. Las copias de escritos, notas, informes o disposiciones que se agreguen
junto con su original, se foliarán también por orden correlativo”.
• La foliación garantiza la integridad y seguridad de la documentación transferida, sin
embargo, los documentos “importante” no se folian, más bien se folía la unidad de
instalación en la que se introdujo (sobre de papel).
• La unidad documental compuesta (expediente) debe estar completa, no se podrán
transferir fracciones de unidades documentales. Si las unidades documentales
compuestas (expedientes) van acompañadas de antecedentes que por su volumen no
pueden ser incorporados a ellos se confeccionarán anexos, los que serán foliados en
forma independiente y mantendrán el número del respectivo expediente de acuerdo
al art. 81 de la Ley 2431.
• Revisar y si es preciso restituir el orden (si está alterado) y/o reintegrar los
documentos faltantes en la unidad documental.
pág. 155
• Realizar la limpieza y preparación de los documentos, retirando los objetos metálicos
que pueden degradar el soporte del documento y que son empleados en la gestión del
trámite para dar seguridad a los expedientes.
• Conformar legajos, sujetos con balduque5 o pita de algodón con sus respectivas
carátulas.
• Organizar los documentos de la transferencia en cajas dotadas por el Archivo Central.
c. Relación de Entrega de Documentos
• Realizar el control de los documentos in situ (en la unidad funcional) antes de realizar
el traslado.
• Verificar cuidadosamente cada uno de los datos establecidos en el formulario de
transferencia.
• Una vez verificado sellar con cinta de embalaje cada unidad de instalación (cajas).
• La Relación de Entrega debe llevar la firma del personal de la unidad funcional
encargado de la elaboración y transferencia.
d. Control de Traslado de Documentos
Riesgos laborales asociados y un mínimo de medidas de seguridad y políticas de
prevención, entre las que se pueden mencionar:
• Utilizar ropa de trabajo (que deben proveer las instituciones públicas de acuerdo al
D.S. 108 del 1 de mayo de 2009), principalmente botas, guantes y cascos si fuera
necesario.
• Evitar el uso de zapatos con tacones y llevar el cabello recogido.
5 Balduque: cinta de algodón, roja en origen, empleada en los archivos para atar legajos o expedientes. En:
Colombia. Archivo General de la Nación. Hacia un diccionario iberoamericano de terminología archivística.
Madrid, 1996.
pág. 156
• No utilizar elementos que puedan representar un peligro como anillos, relojes,
pulseras, collares, etc. que se pueden enganchar en alguna unidad de instalación o en
la movilidad.
• No realizar sobre esfuerzos, si la unidad de instalación es muy pesada, pedir ayuda o
recurrir al trabajo en equipo.
• Al notar cualquier condición insegura se debe informar al responsable.
• Prohibir el consumo de cigarrillos y fumar en el desarrollo del traslado.
• Evitar tocarse la cara, los ojos, la boca, la nariz o los oídos con las manos sucias.
• Cuando las distancias de carga y descarga son lejanas, utilizar algún tipo de equipo
de comunicación (radio, handye’s u otros).
• Para grandes volúmenes de documentos y distancias largas, utilizar carretillas o
carritos porta documentos.
De la misma forma los documentos deben sujetarse a las siguientes medidas de
seguridad:
• No tirar o golpear las unidades de instalación.
• No dejar caer las unidades de instalación.
• No sobrecargar al apilado de las unidades de instalación.
• Mantener el orden de las unidades de instalación, no trasladar en desorden.
• Colocar los documentos ordenados de manera sistemática considerando siempre la
accesibilidad y la identificación.
• Evitar que llegue algún tipo de sustancia que pueda dañar el contenido de las unidades
de instalación (agua, aceite, líquidos inflamables, comida, etc.).
e. Unidades de instalación
• Las unidades de instalación deben ser seguras y proporcionadas por el Sistema de
Archivo pertenecientes a la DGAC las cajas son fabricadas con cartón especial de
doble fondo, cuya característica especial es el PH neutro.
• No utilizar unidades de instalación en mal estado.
• Todas las unidades de instalación deben contar con identificación de acuerdo a lo
establecido.
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3. NORMAS DE SEGURIDAD EN EL TRASLADO
La transferencia de los documentos supone tanto la entrega lógica, es decir en
instrumentos de control como la entrega física de los mismos, en éste caso se deben tomar en
cuenta los siguientes puntos:
a. Orden y limpieza personal
• Siempre que está realizando un trabajo prestar la mayor atención, la distracción es
una de las principales causas de accidentes.
• Está totalmente prohibido presentarse al trabajo habiendo ingerido antes bebidas
alcohólicas.
• Se prohíbe estrictamente introducir, tener e ingerir bebidas alcohólicas en el recinto
de trabajo. Así como la tenencia, consumo o estar bajo influencia de drogas o
sustancias estupefacientes o psicotrópicas.
• Cubrir el cabello o llevarlo recogido, usar ropa limpia, quitarse las joyas, mantener
las manos lejos de su boca, ojos, nariz y cabello.
b. Orden y limpieza en el sitio de trabajo
Se admite universalmente que un buen orden constituye un requisito esencial para
el desarrollo eficiente y económico de las actividades.
• Todos los trabajadores deben tener interés personal en el orden y aseo del sitio de
trabajo.
• Informar al respectivo responsable de área, tan pronto sea posible, acerca de cualquier
filtración de agua o de otras sustancias.
• El material utilizado (cajas) debe almacenarse en forma ordenada y en condiciones
que garanticen la estabilidad de los mismos, dejando pasillos libres para el tránsito.
• Eliminar los obstáculos del área de trabajo para evitar el riesgo de tropezar.
• El orden y limpieza es tarea de todos, por eso es importante mantener el sitio de
trabajo, ordenado, limpio y seguro.
• Utilizar los recipientes adecuados para la basura y evacuarlos diariamente.
• Utilizar de forma adecuada los sanitarios y realizar mantenimiento periódico.
pág. 158
c. Ropa de trabajo
• No usar pulseras, cadenas, aretes, relojes, corbatas, entre otros que pueden
engancharse en materiales o equipos de trabajo.
• Es obligatorio el uso de la ropa de trabajo, cuando le sean provistas según las
necesidades de su trabajo, éstas fueron diseñadas para su seguridad.
• Es obligatorio el uso de botas de seguridad, cuando le sean provistas.
• Es de obligatorio cumplimiento el uso del equipo de protección personal suministrado
por la empresa (barbijos, guantes, lentes, etc.).
d. Protección de ojos y manos
• Es obligatorio el uso de lentes de seguridad para los ojos, sobre todo en lugares donde
se resguarde documentos que tengan mucho polvo y/o contenga objetos extraños
mezclados (basura, animales bibliógrafos).
• No tocar los ojos con las manos sucias o tratar de sacar algún cuerpo extraño de los
mismos, mejor acudir a un médico.
• Utilizar guantes quirúrgicos para manipular los documentos y guantes de cuero para
manipular cajas.
e. Caídas o accidentes
• Mantener cada cosa en su lugar.
• Tomar en cuenta los avisos en las instalaciones, los colores, símbolos y signos tienen
significados de alerta.
• Almacenar los materiales (cajas) en forma adecuada y ordenadas en condiciones que
garanticen su estabilidad.
• No correr, caminar, si sube o baja escaleras agárrese del pasamano.
• Si derrama algo, séquelo y si se le cae, levántelo.
f. Manipulación de materiales y equipos
• Utilizar los materiales adecuados para cada trabajo (cajas archiveras, pitas, escaleras
móviles, etc.).
• Dejar los materiales y equipos en sus respectivos sitios y en buen estado.
pág. 159
• Retirar o cambiar todas las cajas archiveras en mal estado e identificarlas de manera
inmediata.
• Todos los equipos deben ser inspeccionados periódicamente para estar disponibles
(Ej. Extintores, montacargas, carritos porta documentos).
• Todos los trabajadores deben tener cuidado, evitando que algunos materiales como
unidades de instalación se deslicen y golpeen a un compañero.
g. Trabajo con escaleras
• No improvisar, debe verificar que la escalera sea estable.
• Se prohíbe empalmar escaleras cortas para hacer una más larga.
• Al ejecutar trabajos laterales desde una escalera, el trabajador debe tener cuidado de
que la misma no se caiga de lado, debido a inclinación excesiva o a esfuerzo hacia un
costado, debe verificar el contrapeso.
• Al ascender o descender, el trabajador debe estar siempre de frente a la escalera.
• Al ascender o descender, es importante que el trabajador se agarre firmemente con
las manos de la escalera y tenga cuidado de colocar bien los pies en los peldaños de
la misma.
• Es responsabilidad de todo trabajador que tenga que usar una escalera, examinarla
antes para ver si tiene algún defecto visible. Las escaleras defectuosas deben ser
retiradas inmediatamente del servicio para hacer las reparaciones necesarias o para
descartarlas como inútiles.
• Cuando se usa una escalera portátil recta, la base de la misma debe estar retirada del
objeto contra el cual se apoya más o menos lo equivalente a una cuarta de la longitud
de la escalera.
• Las escaleras de madera no deben estar pintadas. Deben barnizarse para facilitar
inspecciones visuales.
• Procurar no pasar por debajo de una escalera. Puede caer un material o puede empujar
la escalera y hacer caer al trabajador subido en ella.
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h. Levantamiento de unidades de instalación (peso)
Para levantar de manera que se eviten casi todas las posibilidades de lesiones
corporales, deben seguir ciertas reglas:
• Los pies, deben estar convenientemente separados para obtener un buen equilibrio
corporal; se colocan lo más cerca posible del objeto que se piensa levantar.
• La espalda en posición recta, tan vertical como sea posible del objeto que se piensa
levantar.
• El objeto se levanta enderezando las piernas, mantener la carga cerca del cuerpo tanto
como sea posible.
• Cuando se desee colocar el objeto en un sitio hacia adentro no debe inclinarse hacia
delante. De ser posible colocar la carga sobre el borde del estante o mesa y luego
empujarla.
• Si se debe mover un carrito (porta documentos) en una pendiente hacia arriba hay que
tirar de la misma; o empujarla, si se baja la pendiente.
• Los objetos o materiales no deben arrojarse; si esto no se puede evitar habrá que
colocarse de manera que no golpee a ningún trabajador.
• El manejo de objetos y materiales no siempre es fácil como parece, y generalmente
es aconsejable detenerse a pensar.
i. Manejo de montacargas
• Para manejar los montacargas se debe conocer su funcionamiento.
• Los montacargas deben ser conducidos, exclusivamente por personas autorizadas.
• El operador del montacargas debe velar por el cuidado, revisar con regularidad las
condiciones y solicitar la inmediata corrección de cualquier defecto.
• No maneje con las manos sucias.
j. Primeros auxilios
• Se debe contar con personas entrenadas para realizar los primeros auxilios. Los
primeros auxilios, son para proteger y no para dañar.
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k. Prevención de incendios
• Los equipos contra incendios son para usarlos ÚNICAMENTE en caso de incendio,
se prohíbe su uso para otro fin sin la debida autorización.
• Se prohíbe terminantemente fumar en cualquier instalación del Sistema de Archivo y
sujetarse a la Ley 1333 (Medio Ambiente).
• Se prohíbe el almacenamiento de materiales cerca o alrededor de un extintor de
incendio que pueda impedir el libre acceso al mismo.
• Se prohíbe la obstrucción de las salidas de escape para casos de incendios.
• Reportar al responsable de área o al inmediato superior, todos los peligros de
incendios que observe durante su trabajo (cables eléctricos sueltos, material
inflamable, otros).
• Evitar el uso de material eléctrico en malas condiciones (cortapicos, enchufes,
extensiones de corriente), evitar empalmar cables.
l. Uso de extintores
• Los extintores son efectivos en etapas iniciales, en pequeños fuegos.
• Se debe tener en cuenta que es mejor usar varios extintores al mismo tiempo y no uno
después de otro.
• Se debe dar la cara al fuego y prestar atención a posible reignición.
• Atacar el fuego a favor del viento.
• En la extinción de incendio con polvo químico empiece a extinguir en la base y de
frente al fuego.
• Una vez usado el extintor se debe recargar de inmediato.
• No colgar un extintor de incendios que haya sido usado antes en el mismo gancho.
Debe notificarse al responsable de área o inmediato superior cuando se usa cualquier
extintor, por pequeña cantidad de sustancia química que se haya usado.
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