Sistemas de gestión de Head Start
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Sistemas de gestión de Head Start: Preguntas de guía
Introducción
La rueda de los sistemas de gestión de Head Start es una
representación visual de los doce sistemas de administración,
planificación y supervisión del programa, de suma importancia
para lograr una infraestructura sólida y una prestación de servicios
de alta calidad. El liderazgo y el gobierno, las bases de una gestión
eficaz, se muestran rodeando los doce sistemas. El liderazgo del
programa de Head Start consiste en tres entidades clave: cuerpo
directivo/Consejo tribal, Consejo de políticas y personal de gerencia. El cuerpo directivo/Consejo
tribal asume las responsabilidades legales y fiscales del programa, el Consejo de políticas determina
la dirección y el personal de gerencia supervisa las operaciones diarias. Juntos, forman una fuerza
que brinda liderazgo y dirección estratégica. Los sistemas de gestión son fundamentales para la
operación eficaz de los servicios que se muestran en el círculo azul interno, que a su vez acarrean
resultados de calidad en la niñez y la familia. Las siguientes preguntas pueden utilizarse para evaluar
las fortalezas existentes y las áreas de posible crecimiento en las operaciones del programa de Head
Ingrediente principal Preguntas a considerar
• ¿Cómo saben que el cuerpo directivo/Consejo tribal
conoce su papel y sus responsabilidades como líderes
del programa Head Start?
• ¿Cómo se representa la pericia requerida (por ej.,
financiera, legal, educación temprana) en el cuerpo
directivo/Consejo tribal? Si se hicieron excepciones,
¿cómo se documentaron?
• ¿Cómo está compuesto el Consejo de políticas?
¿Cómo se representan las opciones del programa en el
Consejo de políticas?
Liderazgo y gobierno • ¿Cómo se establece la comunicación entre el cuerpo
directivo/Consejo tribal, el Consejo de políticas y el
personal de gerencia clave para apoyar la toma de
decisiones del programa?
• Si corresponde, ¿cómo se involucran los miembros del
cuerpo directivo/Consejo tribal en las actividades de
planificación estratégica?
• ¿Las prácticas de liderazgo y comunicación permiten
tomar decisiones estratégicas que promuevan el avance
de los programas?
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Sistemas de gestión Preguntas a considerar
• ¿Cuál es el cronograma del proceso de planificación
anual del programa? Debe incluir:
– Revisión y/o actualización del estudio de la
comunidad
– Desarrollo/revisión de metas y objetivos
– Desarrollo/revisión del plan de servicios
– Plan de acción
– Monitoreo continuo
Planificación del – Autoevaluación
programa y Diseño del
sistema de servicios • ¿Cómo se involucran las siguientes partes interesadas
en el proceso de planificación del programa?
– Personal del programa
– Miembros del cuerpo directivo/Consejo tribal
– Miembros del Consejo de políticas
– Miembros de la comunidad
• ¿Las medidas de planificación mejoran los resultados de
los niños, las familias y las comunidades?
• ¿Cómo reflejan las actividades de gestión de datos
(preparar, recopilar, agregar y analizar, usar y
compartir) las operaciones del programa, incluyendo el
proceso de planificación del programa?
• ¿Cómo se utiliza al personal en el proceso de gestión
de datos?
Datos y evaluación • ¿Qué métodos bien seleccionados e implementados
para la recopilación y el análisis de los datos se utilizan
para determinar el impacto?
• ¿Los datos ayudan a contar cómo estamos marcando
una diferencia en la vida de los niños, las familias y la
comunidad?
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Sistemas de gestión Preguntas a considerar
• ¿Cuál es el cronograma de las actividades de
administración financiera? Debe incluir, entre otras
cosas:
– Desarrollo y revisión del presupuesto
– Monitoreo de los gastos reales en comparación con
las proyecciones presupuestadas
– Hacer gastos importantes
– Actividades de auditoría
• ¿Cómo se involucra el personal, los miembros
del cuerpo directivo/Consejo tribal y del Consejo
de políticas en las actividades de administración
financiera?
Administración
financiera • ¿Cómo reflejan las políticas y los procedimientos las
medidas de administración financiera?
• ¿Cómo se relaciona el proceso de presupuesto con las
actividades de planificación del programa?
• ¿Cómo refleja el proceso de presupuesto las medidas
en el desarrollo de recursos?
• Si corresponde, ¿cómo se están utilizando los comités
asesores para apoyar las actividades de administración
financiera?
• ¿Contamos con auditorías claras y se han maximizado
los recursos?
• ¿Cómo se adapta el estudio de la comunidad a las
necesidades de servicio de los niños y las familias?
¿El estudio de la comunidad incluye datos sobre las
escuelas y el cuidado de los niños? ¿Cómo refleja el
estudio de la comunidad el proceso de planificación
del programa?
Estudio de la • ¿Cuál es el cronograma del proceso de autoevaluación?
comunidad y ¿Cómo se refleja en el proceso de planificación del
autoevaluación programa? ¿Quiénes están involucrados en el proceso?
• ¿Cómo se comparten los resultados de la
autoevaluación con el personal y los líderes del
programa?
• ¿Las actividades de recopilación y análisis de datos re-
flejan la manera en que prestamos los servicios?
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Sistemas de gestión Preguntas a considerar
• ¿Cómo garantiza el sistema de gestión y monitoreo de
las instalaciones y los entornos de aprendizaje que se
cumplan con los reglamentos de salud y seguridad?
• ¿Cómo apoyan los entornos de aprendizaje cerrados y
al aire libre las necesidades de los niños, la familia y el
Instalaciones y personal?
entornos de • ¿Cómo se trata la administración de las instalaciones
aprendizaje desde el punto de vista de la planificación del
programa y la administración financiera?
• ¿Las instalaciones y los entornos de aprendizaje brindan
lugares seguros y estimulantes para apoyar a los niños y
sus familias?
• ¿Cómo se adapta el sistema de transporte a las
necesidades de las familias?
• ¿Cómo monitoreamos el cumplimiento del sistema de
transporte con los reglamentos estatales y federales?
• ¿Qué sistemas de seguridad existen para garantizar el
Transporte recuento de todos los niños después de cada viaje?
• ¿Cuáles son las consecuencias en el presupuesto del
mantenimiento y las reparaciones?
• ¿El sistema de transporte moviliza a los niños de forma
segura y eficaz de un lugar a otro?
• ¿Cómo se adapta la tecnología (hardware y software)
a las operaciones del programa y las actividades de
planificación?
Sistemas de
• ¿Cómo se aborda los problemas tecnológicos en la
tecnología e administración financiera?
información
• ¿Contamos con la tecnología correcta para apoyar el
programa de Head Start?
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Sistemas de gestión Preguntas a considerar
• ¿Cómo abordan los planes de entrenamiento y
desarrollo profesional el conocimiento y las habilidades
necesarias para cumplir con las metas y los objetivos
del programa?
• Además de los recursos de entrenamiento y asistencia
Entrenamiento y técnica (tanto la asistencia técnica regional como
desarrollo los centros nacionales), ¿cómo se utilizan los fondos
de capacitación y asistencia técnica para acceder a
profesional
recursos de desarrollo profesional adicionales?
• ¿Las actividades de entrenamiento y desarrollo profe-
sional permiten al personal y a los voluntarios convertir
los programas de Head Start de programas de cum-
plimiento a programas de excelencia?
• ¿Cómo aborda el plan de comunicación la
comunicación interna y externa entre los líderes del
programa, el personal, las familias y la comunidad?
• ¿Cómo abordan las políticas y los procedimientos
de comunicación los problemas clave, como
la administración de los medios sociales y la
Comunicación confidencialidad?
• ¿Qué enfoques de comunicación se utilizan para
cumplir con las necesidades de poblaciones con
culturas e idiomas específicos?
• ¿El programa se comunica eficazmente con las partes
interesadas internas y externas?
• ¿Cómo utiliza el sistema de mantenimiento de
registros y presentación de informes la tecnología para
administrar la información?
• ¿Cómo abordan las políticas y los procedimientos de
mantenimiento de registros y presentación de informes
temas fundamentales como la confidencialidad?
Mantenimiento • ¿Cómo brinda el sistema de presentación de informes
de registros y información clave a los líderes del programa (cuerpo
presentación de directivo/Consejo tribal, Consejo de políticas) para que
informes tomen decisiones de manera puntual y minuciosa?
• ¿Cómo genera el sistema de mantenimiento de
registros y presentación de informes en tiempo real
que mejoren los servicios del programa?
• ¿El sistema de mantenimiento de registros y present-
ación de datos ayuda al programa a construir y manten-
er la memoria institucional?
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Sistemas de gestión Preguntas a considerar
• ¿Cómo informa el monitoreo continuo las operaciones
y el proceso de planificación del programa?
• ¿Cuál es el cronograma de las actividades de
monitoreo continuo?
• ¿Cómo se entrena y compromete al personal en las
Monitoreo continuo medidas de monitoreo continuo?
y mejora continua
• ¿Cómo se comparten los resultados del monitoreo
continuo con el personal y los líderes del programa?
• ¿El sistema de supervisión continua apoya las medidas
de planificación?
• ¿Cómo la estructura organizativa apoya al personal
para brindar servicios de alta calidad a los niños y las
familias?
• ¿Cuál es el proceso para contratar y apoyar al
personal?
• ¿Cómo garantizamos que los miembros del personal
tengan los conocimientos adecuados y hayan adquirido
Recursos humanos las competencias necesarias para cumplir con las
responsabilidades de su trabajo?
• ¿Cómo promueve la sustentabilidad el programa?
• ¿Cómo reflejan las actividades de recursos humanos
las medidas presupuestarias?
• ¿El programa cumple eficazmente con las necesidades
de desarrollo profesional del personal?
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