Este recurso fue seleccionado por el profesor Elvin Concepción, con referencia de
las fuentes: Arens, Alvin, (2008), Auditoría, un enfoque integral, Pearson
educación y Genaro Soriano, (2009), Auditoría para la Información, Editora:
Somos Artes Gráficos. Lic. Félix Infante, Autor.
El término propiedad, planta y equipo incluye todos
los activos tangibles con una vida de servicio de más
de un año, que se utilizan en la operación de! negocio
y que no son adquiridos con el propósito de reventa.
Generalmente, se reconocen tres subgrupos
importantes de esos activos:
1. Los terrenos, como propiedad utilizada en la
operación del negocio, tienen la característica
significativa de no estar sujetos a depreciación.
2. Edificios, maquinaria, equipo y mejoras en los
terrenos, como las cercas v los estacionamientos, tienen vidas de servicio imitadas
y están sujetas a depreciación.
3. Recursos naturales (activos no renovables que se amortizan o agotan), como
los pozos de petróleo, las minas de carbón y los cultivos de madera, están sujetos
a agotamiento, a medida que los recursos son extraídos o removidos. Los montos
en cifras monetarias de las adquisiciones y ventas de propiedad, planta y equipo
generalmente son grandes, pero están concentrados en unas pocas
transacciones.
Enfoque de los auditores en la auditoría de la propiedad, planta y equipo
Los objetivos de los auditores en la auditoría de la propiedad, planta y equipo son:
1. Considerar el control interno sobre la propiedad, planta y equipo.
2. Determinar la existencia de la propiedad, planta y equipo registrados.
3. Establecer la inclusión completa de la propiedad, planta y equipo registrados.
4. Establecer si el cliente tiene derechos sobre la propiedad, planta y equipo
registrados.
5. Establecer la precisión numérica de las planillas de propiedad, planta y equipo.
6. Determinar si la valuación o asignación del costo de la propiedad, planta y
equipo está en concordancia con los principios de contabilidad generalmente
aceptados.
7. Determinar si la presentación y las revelaciones sobre la propiedad, planta y
equipo, incluido la revelación de los métodos de depreciación, son apropiadas.
Junto con la auditoría de la propiedad, planta y equipo, los auditores obtienen
también evidencia sobre las cuentas relacionadas del gasto por depreciación, la
depreciación acumulada y el gasto de reparaciones y de mantenimiento.
INTRODUCCIÓN A LAS PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPOS (ACTIVOS
FIJOS.)
Los activos fijos son aquellos que se mantienen durante más de un año y se
utilizan para llevar a cabo la actividad de la empresa. Los terrenos, edificios,
equipos, muebles, y maquinaria son ejemplos de activos fijos. Cuando se compra
un activo fijo, todos los costos incurridos para su adquisición e instalación se
cargan a la cuenta de activos fijos. Los gastos que se relacionan con los terrenos
se pueden cargar tanto a "terrenos", a "mejoras de terrenos" o a "inmuebles",
dependiendo de lo permanentes que sean y de cuánto tiempo se espera que
duren.
DEPRECIACIÓN.
Todos los activos fijos, excepto los terrenos, se deprecian. Los factores que
contribuyen a la depreciación son físicos y funcionales. La depreciación física
surge del propio uso del activo. La depreciación funcional se debe a factores de
obsolescencia tales como los avances tecnológicos o una menor demanda del
producto. El objetivo de registrar la depreciación es mostrar la menor utilidad de un
activo, pero no la disminución de su valor de mercado. La depreciación solamente
reduce el valor de las cuentas de activos fijos, pero no reduce las cuentas de Caja
o cuentas bancarias, ni afecta los flujos de fondos.
DETERMINACIÓN DE LA DEPRECIACIÓN.
Los factores que determinan el gasto por depreciación son: el costo inicial, el valor
residual y la vida útil. La depreciación solamente puede estimarse, pues depende
de varios elementos potencialmente cambiantes. El valor residual es el valor del
bien una vez que lo considera en desuso. El cálculo de la depreciación se basa en
el costo inicial menos valor residual. Existen varios métodos para calcular la
depreciación. El método lineal es el más popular, pero pueden utilizarse otros
sistemas para calcular la depreciación que se refleja en los estados contables y a
efectos impositivos.
MÉTODO LINEAL (O DE CUOTA CONSTANTE).
El método lineal de depreciación carga el mismo monto por depreciación a cada
período de vida útil del activo. Se determina restando el valor residual al costo
inicial y dividiéndolo por el número estimado de años de vida útil. Por su
simplicidad, es el método más extensamente utilizado. Ejemplo Ilustrativo: Para
calcular la depreciación de un activo por el que se han pagado $30.000 y tiene un
valor residual de $5.000, con una vida útil de 60 meses, utilizando el método
constante de depreciación calcularíamos de esta manera: 30.000 - 5.000 = 25.000
/ 60 meses = 416.67: la depreciación mensual seria de $416.67
MÉTODO DE UNIDADES DE PRODUCCIÓN.
El método de unidades de producción determina el cargo por depreciación de
acuerdo a la cantidad de activo utilizada. La vida útil del activo se expresa en
forma de capacidad productiva. El costo inicial menos el valor residual se divide
por la capacidad productiva para determinar una tasa de depreciación por
unidades de uso. Las unidades del uso se pueden expresar, por ejemplo, en
cantidad de mercancía producida, horas empleadas, número de recortes, millas
recorridas o toneladas transportadas. El gasto por depreciación de un período se
determina multiplicando el uso por una tasa fija de depreciación por unidad de
producción. Este método de depreciación se utiliza habitualmente cuando el uso
del activo varía de un año a otro. Ejemplo ilustrativo: Para calcular la depreciación
correspondiente a una fotocopiadora con valor de adquisición de $45.000, valor
residual de $3.000 y capacidad productiva de 1.000.000 de copias utilizando el
método de unidades de producción haríamos lo siguiente: a) primero
determinamos una tasa fija de depreciación: 45.000 - 3.000 = 42.000 /1.000.000 =
0,04 por unidad. b) procedemos a calcular depreciación actual utilizando la tasa
fija de 0,04 por unidad de la siguiente manera: Supongamos que el registro de la
fotocopiadora indica que durante el año 2006 se hicieron 80.000 copias, es decir:
80.000 x 0,04 = 3.360. La depreciación correspondiente al año 2006 es de $3.360.
Nota: En los años consecutivos, la depreciación será diferente debido a que la
producción varia de un año a otro, sin embargo la tasa de depreciación que se
debe utilizar siempre será del 0,04 por unidad.
MÉTODO DE SALDO DECRECIENTE (O DE DESCUENTO COMPUESTO).
El método de saldo decreciente es una forma popular de depreciación acelerada.
La tasa utilizada suele ser el doble de la empleada por el método lineal. Este
método no tiene en cuenta el valor estimado de recuperación en la determinación
de la tasa de depreciación ni en el cómputo de la depreciación periódica. Sin
embargo, un activo no se puede depreciar más allá del valor residual estimado. El
gasto por depreciación es más alto en el primer año, y disminuye cada año que
pasa.
MÉTODO DE SUMA DE DÍGITOS.
El método de suma de dígitos según la vida útil del activo es otra forma de
depreciación acelerada. La depreciación anual se calcula restando el valor
residual al costo original, y multiplicando el resultado por una tasa fraccionaria de
depreciación. El denominador de la fracción es la suma de los años de vida útil.
Por ejemplo, para una vida útil de 5 años, el denominador es igual a 1 + 2 + 3 + 4
+ 5 = 15. El numerador es el año en orden inverso: para el primer año, el
numerador es 5 y por tanto la fracción es 5/15.
COMPARACIÓN DE LOS MÉTODOS DE DEPRECIACIÓN.
Los diferentes métodos de depreciación generan resultados distintos, por lo que
en ciertas circunstancias se recomienda la utilización de un método concreto de
depreciación. Cuando el uso de un activo fluctúa de un período a otro, se
recomienda el método de unidades de producción. En el caso de activos que
disminuyen su utilidad en los primeros años y están sujetos a altos gastos de
mantenimiento a medida que envejecen, debe utilizarse un método de
depreciación acelerada, como el de saldo decreciente o el de suma de dígitos.
DEPRECIACIÓN E IMPUESTO SOBRE LA RENTA.
A efectos impositivos, antes de 1981 se permitía el uso de los métodos lineal,
decreciente, de suma de dígitos y de unidades de producción. Entre 1980 y 1987
se podía utilizar el método lineal o de Recuperación de Costo Acelerado (ACRS).
La Ley de Reforma Fiscal de 1986 revisó el ACRS y proporcionó un índice de
tasas de depreciación para ocho tipos de activos fijos. El uso de un método
acelerado de depreciación reduce la carga impositiva e incrementa los flujos de
fondos.
REVISIÓN DE LAS ESTIMACIONES DE DEPRECIACIÓN.
Puesto que la depreciación es una estimación, es necesario revisar
periódicamente la vida útil de un activo. Puede hacer falta una revisión en caso de
error en la estimación del valor residual, de los años de vida útil, o de ambos. Esta
revisión no afectará a la depreciación registrada en años anteriores. La revisión de
la depreciación afecta solamente a los gastos por depreciación del futuro.
REGISTO DE GASTOS POR DEPRECIACIÓN.
Cuando hay que registrar una depreciación, se carga a una cuenta de "gastos de
depreciación" y se acredita la de "depreciación acumulada". La depreciación
acumulada es una cuenta reguladora de activo que disminuye el valor de los
activos fijos. El uso de una cuenta reguladora permite mostrar los activos a su
costo y simplifica los cálculos si hace falta una revisión o se utilizan distintos
métodos de depreciación. Cuando se vende un activo, se ajustan todas las
cuentas relacionadas con la depreciación de ese activo.
INVERSIÓN DE CAPITAL Y GASTOS DE EXPLOTACIÓN.
Los gastos en activos fijos se clasifican en dos categorías:
1) - Inversión de capital: aumentan la capacidad productiva, eficacia o vida útil del
activo.
2) - Gastos de explotación: comprenden el mantenimiento y reparaciones.
Si un gasto aumenta la eficacia o la capacidad de un activo fijo, se carga a la
cuenta de ese activo. Si un gasto aumenta la vida útil de un activo fijo, se carga a
la cuenta " depreciación acumulada". Los gastos de explotación se registran en el
período en que se efectúan.
BAJA DE ACTIVOS FIJOS.
Los activos fijos se dan de baja contablemente si se desechan, venden, o
intercambian por otros activos. Sea cual sea la forma de la baja, hay que eliminar
su valor contable de los libros. Cuando un activo se hace totalmente inútil, se
elimina de los libros debitando la cuenta de depreciación acumulada y acreditando
la cuenta de activos. En caso que un activo se suprima antes de agotar su vida útil
estimada, la pérdida debe debitarse en la cuenta de pérdidas por eliminación de
activos fijos.
BAJA DE ACTIVOS FIJOS.
Cuando se vende un activo fijo, se debitan las cuentas de efectivo (Caja) y
depreciación acumulada, y se acredita la cuenta de activo. Si hubiera una pérdida
o ganancia por la venta, debe registrarse en la cuenta de pérdidas (o ganancias)
por eliminación de activos fijos. Cuando se intercambian activos fijos viejos por
activos fijos nuevos, se aceptar el no reconocimiento de las ganancias. El monto
debido tras el intercambio se denomina boot y equivale a la cantidad de dinero que
debe pagarse. En esta situación, el asiento contable es el siguiente:
Debitar la depreciación acumulada (del equipo viejo),
Debitar activos fijos (equipo nuevo),
Acreditar activos fijos (equipo viejo) y
Acreditar efectivo/caja.
MAYORES AUXILIARES PARA ACTIVOS FIJOS.
Cuando una empresa debe controlar una gran cantidad de activos fijos, se
recomienda el uso de un libro mayor auxiliar, en el que se guarda información
detallada sobre cada activo fijo. Se asigna un número a todos los activos fijos que
los identifica de forma específica. La primera parte de este número corresponde a
la cuenta de libro mayor general, mientras que la segunda parte representa la
identificación asignada al activo. Es recomendable comparar periódicamente el
saldo del libro mayor auxiliar con las cuentas de control del libro mayor general.
Los libros mayores auxiliares son muy útiles a la hora de determinar los gastos por
depreciación, completar formularios de impuestos y seguros, o de registrar la baja
de activos fijos.
MÉTODO DE DEPRECIACIÓN DE TASA COMPUESTA.
El método de depreciación de tasa compuesta determina la depreciación de un
grupo de activos fijos similares utilizando una sola tasa. Esta tasa se determina
dividiendo la depreciación anual por el costo original total de los activos. Aunque
pueden añadirse o eliminarse ciertos equipos específicos, este método presume
que la mezcla de activos se mantiene estable. Las ganancias y pérdidas por la
baja de activos no se registran.
ALQUILER DE ACTIVOS FIJOS.
Una empresa puede alquilar una propiedad durante un período específico de
tiempo con un contrato denominado "de arrendamiento". El arrendador es el
dueño de la propiedad, y el arrendatario es quien tiene el derecho a utilizarla. Los
arrendamientos que se extienden durante la mayor parte de la vida útil de un bien
y que al final del contrato transfieren la posesión de dicho bien al arrendatario se
denominan arrendamientos financieros o leasing. Los activos alquilados bajo
contrato de arrendamiento financiero deben reflejarse en el balance general, por lo
que se debita activos fijos y se acredita una cuenta de pasivos por arrendamiento.
Los arrendamientos operativos suelen hacerse a corto plazo y el arrendatario no
adquiere la propiedad arrendada al finalizar el contrato.
ACTIVOS INTANGIBLES.
Los activos intangibles no tienen existencia física. No se ponen en venta, y en
general, son muy valiosos para la empresa. Incluyen patentes, derechos de autor,
marcas registradas, valores llave y franquicias. Excepto en el caso de los valores
llave, la mayoría de los activos intangibles cuentan con protección legal de uso
exclusivo. El costo de obtener protección legal para el activo intangible se debe
cargar a la cuenta del activo intangible. La pérdida de valor periódica del activo
intangible se llama amortización, y se registra anualmente. Los costos de
investigación y desarrollo se tratan como gastos del año en que se realizaron, y no
como activos intangibles, debido a la incertidumbre de su éxito futuro.
AGOTAMIENTO.
El consumo periódico de recursos naturales se denomina agotamiento. Los
depósitos minerales, el carbón, la madera, el gas natural y el petróleo están
sujetos a agotamiento. Se debita el gasto por agotamiento y se acredita el
agotamiento acumulado en función del monto de utilización de los recursos en un
período. El uso es la producción del año corriente como fracción de la capacidad
total, y su cálculo es esencialmente similar al método de depreciación por
unidades producidas.
